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Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior
Línea de atención al usuario en Bogotá: 4173535 y Nacional: 01900 331 3777 www.icetex.gov.co Carrera 3ª No. 18 – 32. Bogotá, D. C., Colombia PBX: 382 16 70
Procedimiento para la legalización del crédito condonable por parte de los
Aspirantes Aprobados de la Segunda Convocatoria de Gobierno
Electrónico
El tiempo para legalizar el beneficio será de máximo quince (15) días calendario,
contados a partir de la fecha de publicación de los resultados.
Para la legalización del crédito condonable de la Segunda Convocatoria de
Gobierno Electrónico del Fondo de Promoción de Gobierno y Empresa TI, el
aspirante con estado de “Aprobado”, tiene dos alternativas:
a) Efectuar el proceso de legalización de manera presencial o
b) Efectuar el proceso de legalización de manera virtual.
A continuación se explican los pasos a seguir para cada una de los dos
alternativas.
1) Proceso de legalización de manera presencial.
Una vez efectuada la aprobación del deudor solidario y la inscripción, los
seleccionados como aspirantes aprobados deberán adelantar los trámites
necesarios para la legalización del crédito condonable directamente en el
ICETEX, a través de sus diferentes oficinas Nacionales, dentro de los términos
establecidos. Para ello, deberá presentar los siguientes documentos:
PASO 1: Preparar previamente la siguiente documentación, la cual debe ser
entregada en las oficinas de ICETEX en las diferentes regionales o Instituciones de
Educación Superior, legajada en una carpeta de cartón, las garantías (pagaré y
carta de instrucciones no se deben legajar).
1- Formulario de inscripción ante ICETEX debidamente diligenciado, impreso y
con firma y huella. Para imprimir el Formulario siga los siguientes pasos:
a) Ingrese a la página web www.icetex.gov.co enlace Fondos.
b) Click en el enlace Impresión de Formulario.
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-
co/fondos/m%C3%B3dulodesolicitudyrenovaci%C3%B3ndecr%C3%A9dito/impresi
%C3%B3ndeformulario.aspx y tenga en cuenta la siguiente información:
Constituyente: Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Fondo: Fondo de Promoción de Gobierno y Empresa TI
Convocatoria: Segunda Convocatoria de Gobierno Electrónico
2- Fotocopia del documento de identidad del aspirante.
3- Original de certificación laboral o certificación de contrato vigente y de
contratos complementarios.
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4- Original o copia del portafolio académico oficial del programa a cursar
expedido por la INSTITUCIÓN.
5- Original de la carta de solicitud del aspirante, según formato incluido en el
Anexo No. 01: "Carta de Solicitud del Aspirante SEGUNDA CONVOCATORIA
DE GOBIERNO ELECTRÓNICO”.
6- Original del recibo de matrícula o constancia de admisión expedida por la
INSTITUCIÓN. En todo caso, el beneficiario deberá entregar al ICETEX el
original del recibo de matrícula apenas la INSTITUCIÓN lo expida.
7- Para solicitudes en las que el aspirante ya haya iniciado estudios en el
programa, de manera previa a la presente Convocatoria, y que requiere
crédito condonable para la continuación del mismo, además de lo
anunciado, el solicitante debe adjuntar información oficial o certificación
oficial expedida por la INSTITUCIÓN en la que conste:
La terminación del nivel o periodo académico inmediatamente anterior.
El PROMEDIO de notas ACUMULADO, el cual debe corresponder a mínimo
tres punto cuatro (3.4), en una escala de cero (0) a cinco punto cero (5.0),
o el equivalente a este promedio en otras escalas de calificación.
La cantidad de periodos o ciclos por cursar.
El valor de la matrícula.
8- Para soportar la calidad de Deudor Solidario debe anexar:
a) Fotocopia del documento de identidad del deudor solidario.
b) Formulario del deudor solidario. Para imprimir ingrese al link
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-
co/fondos/m%C3%B3dulodesolicitudyrenovaci%C3%B3ndecr%C3%A9dito/f
ormulariodeinscripci%C3%B3n.aspx
Si diligencio el Formulario para solicitud con Deudor Solidario haga click en imprimir el formulario Si diligencio el Formulario para solicitud sin Deudor Solidario haga click en imprimir el formulario
El número de referencia CIFIN aparece en el recibo de pago del estudio
del deudor solidario.
c) Carta de Certificación Laboral del Deudor Solidario con fecha de
expedición no mayor a 30 días, que incluya asignación salarial, cargo,
fecha de ingreso y tipo de contrato.
d) Si el deudor solidario es trabajador independiente, anexar Certificación de
Ingresos expedida por la autoridad competente. Si es expedido por
contador público se debe acompañar con copia legible de la tarjeta
profesional y del documento de identidad del contador.
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e) Certificado de Ingresos y Retenciones, si es trabajador dependiente y/o
declaración de renta del año anterior, si está obligado a declarar. Es
importante señalar que en cuanto al documento “Declaración de Renta
del año anterior”, los formularios que se pueden anexar son el 110,210 y
230.
f) Certificación de ingresos adicionales según sea el caso.
g) En caso de ser pensionado, demostrar ingresos diferentes a la pensión -
adjuntar certificación de ingresos adicionales expedida por la autoridad
competente. Si es expedido por contador público se debe acompañar
con copia legible de la tarjeta profesional y del documento de identidad
del contador.
Nota: Si el aspirante aprobado es el mismo deudor solidario de igual manera debe
presentar la documentación relacionada en los ítems anteriores.
Requisitos del deudor solidario
El deudor solidario es la persona –natural o jurídica- que respalda la obligación
adquirida por el estudiante con el ICETEX, durante el periodo de estudio y la
etapa de amortización del crédito.
Importante:
El estudio y aprobación del deudor solidario del crédito educativo está a cargo
de la CIFIN (Central de Información Financiera), organismo que procesa y
suministra al ICETEX la información relativa a los clientes y usuarios de los sectores
financieros, real, solidario y asegurador. Si presenta algún inconveniente, por favor
verificar con la CIFIN su historial crediticio.
El deudor solidario firma con el beneficiario la carta de instrucciones y el pagaré,
por lo tanto debe cumplir los siguientes requisitos:
a) Si es persona natural:
Tener domicilio permanente en Colombia.
Tener capacidad legal para contraer obligaciones.
No ser deudor moroso del ICETEX.
No ser deudor solidario de más de dos beneficiarios ante el
ICETEX.
No ser mayor de 65 años al momento de legalizar el crédito.
Demostrar ingresos que permitan garantizar la deuda.
Si es pensionado, demostrar ingresos diferentes a los de la
Pensión.
Tener historial financiero y crediticio favorable.
No estar reportado con calificación negativa en ninguna central de
Riesgo financiero.
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Obtener un puntaje de calificación superior al mínimo establecido en el
modelo de estudio adoptado por el ICETEX.
Las demás que el ICETEX considere necesario.
b) Si es persona jurídica:
Tener domicilio permanente en el país.
Tener capacidad legal para contraer obligaciones.
No ser deudor moroso del ICETEX.
Contar con más de dos años de constitución legal.
Demostrar un patrimonio neto superior a la obligación contraída.
Tener una duración igual o mayor a la vigencia del crédito educativo,
incluido el período de amortización y tres años más.
Tener autorización por parte de la Junta de Accionistas o de Socios, según
la empresa, para servir como deudor solidario, con monto máximo
permitido.
Tener historial financiero y crediticio favorable.
Obtener un puntaje de calificación superior al mínimo establecido en el
modelo de estudio adoptado por el ICETEX.
Para el caso en que el deudor es una persona jurídica se debe adjuntar la
siguiente documentación:
Formulario del deudor solidario. Para imprimir ingrese al link
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-
co/fondos/m%C3%B3dulodesolicitudyrenovaci%C3%B3ndecr%C3%A9dito/f
ormulariodeinscripci%C3%B3n.aspx
Si diligencio el Formulario para solicitud con Deudor Solidario imprimir el
formulario
Si diligencio el Formulario para solicitud sin Deudor Solidario imprimir el
formulario
Fotocopia legible del documento de Identidad del Representante Legal.
2 Fotocopias legibles del NIT (Número Identificación Tributaria).
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Estados Financieros del último ejercicio contable
Estar facultado para asumir esta clase de obligaciones previa certificación
del representante legal.
Cambios de deudor solidario
No es posible realizar cambios de deudor solidario, en ningún momento del
crédito, ni para la legalización, ni durante su ejecución o amortización. El
Reglamento de Crédito Educativo prevé cambio de deudor solidario, solo en los
siguientes casos:
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Cuando éste ha fallecido.
Cuando se le ha reconocido incapacidad física total, debidamente
certificada por la autoridad competente.
Cuando el deudor solidario presente pena privativa de la libertad o
detención.
La solicitud debe ser remitida por el estudiante al ICETEX, acompañada de las
constancias y/o certificaciones de tal novedad, para que el Instituto pueda
autorizar ante la CIFIN el estudio de otros candidatos para reemplazar el deudor
solidario.
PASO 2: Una vez entregada la información anterior en el ICETEX, se le generaran
los siguientes documentos:
1. Un pagaré con espacios en blanco. La suscripción del pagaré implica la
firma del mismo por parte del posible beneficiario y del deudor solidario así
como la impresión de las huellas dactilares. No requiere reconocimiento de
firmas ante Notario Público.
2. Una carta de instrucciones. En la cual el posible beneficiario expresa
conocer y aceptar las obligaciones adquiridas con el ICETEX y lo autoriza
para llenar los espacios en blanco del pagaré. Implica la impresión de las
huellas dactilares. Requiere reconocimiento de firmas ante Notario Público.
Recuerde que la generación de la garantía (pagaré y carta de instrucciones) se
hace en las oficinas del ICETEX. El deudor firma con el beneficiario la carta de
instrucciones y el pagaré.
PASO 3: Una vez diligenciadas las garantías (pagaré y carta de instrucciones) el
usuario debe entregarlas en las oficinas del ICETEX y así culminar el proceso de
legalización.
2) Proceso de legalización de manera virtual.
El aspirante con estado de “Aprobado” debe efectuar el proceso de legalización
por medio del sistema de atención virtual del ICETEX.
El sistema de atención virtual es el medio de atención que tiene el ICETEX
dispuesto en www.icetex.gov.co desde diciembre del año 2005, para atender
las solicitudes, inquietudes, quejas y reclamos de los usuarios, cuando un usuario
utiliza este sistema puede ver el historial de sus requerimientos así como la
respuesta enviada por ICETEX, además a cada contacto por este medio se
genera un número de radicado y fecha, el tiempo límite de respuesta es de 24
horas, está capacitado para recibir y enviar archivos y tiene un historial de los
contactos que hacen los usuarios por los diferentes canales.
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Teniendo en cuenta lo anterior se pueda realizar el procedimiento de legalización
de los créditos aprobados de la Segunda Convocatoria de Gobierno Electrónico
del Fondo de Promoción de Gobierno Y Empresa TI por medio de este sistema de
Atención Virtual, con el fin de evitar la afluencia de público en las oficinas del
Instituto y sin ocasionar tiempos de atención y espera muy altos y sobre todo
brindar un buen servicio.
Para realizar el proceso de legalización mediante el sistema de atención virtual
del ICETEX, el aspirante en estado de “Aprobado”, debe seguir el siguiente
procedimiento:
PASO 1: Recepción de documentos para legalizar
Se recibirán por medio del Sistema de Atención Virtual los siguientes documentos
escaneados, los cuales aparecen en los términos de la convocatoria de este
Fondo en la página web del ICETEX:
Preparar previamente la siguiente documentación:
1- Formulario de inscripción ante ICETEX debidamente diligenciado, impreso y
con firma y huella. Para imprimir el Formulario siga los siguientes pasos:
a) Ingrese a la página web www.icetex.gov.co enlace Fondos.
b) Click en el enlace Impresión de Formulario.
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-
co/fondos/m%C3%B3dulodesolicitudyrenovaci%C3%B3ndecr%C3%A9dito/impresi
%C3%B3ndeformulario.aspx y tenga en cuenta la siguiente información:
Constituyente: Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Fondo: Fondo de Promoción de Gobierno y Empresa TI
Convocatoria: Segunda Convocatoria de Gobierno Electrónico
2- Fotocopia del documento de identidad del aspirante.
3- Original de certificación laboral o certificación de contrato vigente y de
contratos complementarios.
4- Original o copia del portafolio académico oficial del programa a cursar
expedido por la INSTITUCIÓN.
5- Original de la carta de solicitud del aspirante, según formato incluido en el
Anexo No. 01: "Carta de Solicitud del Aspirante SEGUNDA CONVOCATORIA
DE GOBIERNO ELECTRÓNICO”.
6- Original del recibo de matrícula o constancia de admisión expedida por la
INSTITUCIÓN. En todo caso, el beneficiario deberá entregar al ICETEX el
original del recibo de matrícula apenas la INSTITUCIÓN lo expida.
7- Para solicitudes en las que el aspirante ya haya iniciado estudios en el
programa, de manera previa a la presente Convocatoria, y que requiere
crédito condonable para la continuación del mismo, además de lo
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anunciado, el solicitante debe adjuntar información oficial o certificación
oficial expedida por la INSTITUCIÓN en la que conste:
La terminación del nivel o periodo académico inmediatamente anterior.
El PROMEDIO de notas ACUMULADO, el cual debe corresponder a mínimo
tres punto cuatro (3.4), en una escala de cero (0) a cinco punto cero (5.0),
o el equivalente a este promedio en otras escalas de calificación.
La cantidad de periodos o ciclos por cursar.
El valor de la matrícula.
8- Para soportar la calidad de Deudor Solidario debe anexar:
h) Fotocopia del documento de identidad del deudor solidario.
i) Formulario del deudor solidario. Para imprimir ingrese al link
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-
co/fondos/m%C3%B3dulodesolicitudyrenovaci%C3%B3ndecr%C3%A9dito/f
ormulariodeinscripci%C3%B3n.aspx
Si diligencio el Formulario para solicitud con Deudor Solidario imprimir el
formulario
Si diligencio el Formulario para solicitud sin Deudor Solidario imprimir el
formulario
El número de referencia CIFIN aparece en el recibo de pago del estudio
del deudor solidario.
j) Carta de Certificación Laboral del Deudor Solidario con fecha de
expedición no mayor a 30 días, que incluya asignación salarial, cargo,
fecha de ingreso y tipo de contrato.
k) Si el deudor solidario es trabajador independiente, anexar Certificación de
Ingresos expedida por la autoridad competente. Si es expedido por
contador público se debe acompañar con copia legible de la tarjeta
profesional y del documento de identidad del contador.
l) Certificado de Ingresos y Retenciones, si es trabajador dependiente y/o
declaración de renta del año anterior, si está obligado a declarar. Es
importante señalar que en cuanto al documento “Declaración de Renta
del año anterior”, los formularios que se pueden anexar son el 110,210 y
230.
m) Certificación de ingresos adicionales según sea el caso.
n) En caso de ser pensionado, demostrar ingresos diferentes a la pensión -
adjuntar certificación de ingresos adicionales expedida por la autoridad
competente. Si es expedido por contador público se debe acompañar
con copia legible de la tarjeta profesional y del documento de identidad
del contador.
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Nota: Si el aspirante aprobado es el mismo deudor solidario de igual manera debe
presentar la documentación relacionada en los ítems anteriores.
Requisitos del deudor solidario
El deudor solidario es la persona –natural o jurídica- que respalda la obligación
adquirida por el estudiante con el ICETEX, durante el periodo de estudio y la
etapa de amortización del crédito.
Importante:
El estudio y aprobación del deudor solidario del crédito educativo está a cargo
de la CIFIN (Central de Información Financiera), organismo que procesa y
suministra al ICETEX la información relativa a los clientes y usuarios de los sectores
financieros, real, solidario y asegurador. Si presenta algún inconveniente, por favor
verificar con la CIFIN su historial crediticio.
El deudor solidario firma con el beneficiario la carta de instrucciones y el pagaré,
por lo tanto debe cumplir los siguientes requisitos:
c) Si es persona natural:
Tener domicilio permanente en Colombia.
Tener capacidad legal para contraer obligaciones.
No ser deudor moroso del ICETEX.
No ser deudor solidario de más de dos beneficiarios ante el
ICETEX.
No ser mayor de 65 años al momento de legalizar el crédito.
Demostrar ingresos que permitan garantizar la deuda.
Si es pensionado, demostrar ingresos diferentes a los de la
Pensión.
Tener historial financiero y crediticio favorable.
No estar reportado con calificación negativa en ninguna central de
Riesgo financiero.
Obtener un puntaje de calificación superior al mínimo establecido en el
modelo de estudio adoptado por el ICETEX.
Las demás que el ICETEX considere necesario.
d) Si es persona jurídica:
9- Tener domicilio permanente en el país.
10- Tener capacidad legal para contraer obligaciones.
11- No ser deudor moroso del ICETEX.
12- Contar con más de dos años de constitución legal.
13- Demostrar un patrimonio neto superior a la obligación contraída.
Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior
Línea de atención al usuario en Bogotá: 4173535 y Nacional: 01900 331 3777 www.icetex.gov.co Carrera 3ª No. 18 – 32. Bogotá, D. C., Colombia PBX: 382 16 70
14- Tener una duración igual o mayor a la vigencia del crédito educativo,
incluido el período de amortización y tres años más.
15- Tener autorización por parte de la Junta de Accionistas o de Socios, según
la empresa, para servir como deudor solidario, con monto máximo
permitido.
16- Tener historial financiero y crediticio favorable.
17- Obtener un puntaje de calificación superior al mínimo establecido en el
modelo de estudio adoptado por el ICETEX.
Para el caso en que el deudor es una persona jurídica se debe adjuntar la
siguiente documentación:
Formulario del deudor solidario. Para imprimir ingrese al link
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-
co/fondos/m%C3%B3dulodesolicitudyrenovaci%C3%B3ndecr%C3%A9dito/f
ormulariodeinscripci%C3%B3n.aspx
Si diligencio el Formulario para solicitud con Deudor Solidario imprimir el
formulario
Si diligencio el Formulario para solicitud sin Deudor Solidario imprimir el
formulario
Fotocopia legible del documento de Identidad del Representante Legal.
2 Fotocopias legibles del NIT (Número Identificación Tributaria).
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Estados Financieros del último ejercicio contable
Estar facultado para asumir esta clase de obligaciones previa certificación
del representante legal.
Cambios de deudor solidario
No es posible realizar cambios de deudor solidario, en ningún momento del
crédito, ni para la legalización, ni durante su ejecución o amortización. El
Reglamento de Crédito Educativo prevé cambio de deudor solidario, solo en los
siguientes casos:
Cuando éste ha fallecido.
Cuando se le ha reconocido incapacidad física total, debidamente
certificada por la autoridad competente.
Cuando el deudor solidario presente pena privativa de la libertad o
detención.
La solicitud debe ser remitida por el estudiante al ICETEX, acompañada de las
constancias y/o certificaciones de tal novedad, para que el Instituto pueda
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autorizar ante la CIFIN el estudio de otros candidatos para reemplazar el deudor
solidario.
PASO 2. Revisión por Agentes de Atención Virtual:
Los Agentes de atención virtual que atienden el caso, deberán revisar que estos
documentos estén completos, de acuerdo a los indicados en la convocatoria,
cuando el listado sea el indicado, el agente de atención puede enviar las
garantías: Un pagaré y Una carta de instrucciones en formato PDF para que el
usuario lo diligencie así:
Un pagaré con espacios en blanco. La suscripción del pagaré implica la firma del
mismo por parte del posible beneficiario y del deudor solidario así como la
impresión de las huellas dactilares. No requiere reconocimiento de firma ante
notario o autoridad competente.
Una carta de instrucciones. En la cual el posible beneficiario expresa conocer y
aceptar las obligaciones adquiridas con el ICETEX y lo autoriza para llenar los
espacios en blanco del pagaré. Implica la impresión de las huellas dactilares.
Requiere reconocimiento de firma ante notario o autoridad competente.
Si los documentos enviados por el usuario no están completos o no sean los
exigidos en la convocatoria, se debe responder o informar al usuario por este
mismo medio qué documentos faltan o qué debe cumplir para legalizar el
crédito, según sea el caso.
PASO 3. Entrega de garantías.
Una vez diligenciadas las garantías (pagaré y carta de instrucciones) el usuario
debe entregarlas en las oficinas del ICETEX, para su respectiva revisión y
culminación de legalización del crédito. En este punto los agentes de atención
deberán revisar los literales de los documentos que coincidan con los que se
enviaron o comparando estos con un modelo, con el fin de evitar alguna
alteración de ellos.
PASO 4: El agente de atención cuando recibe las garantías del usuario, ingresa al
sistema verifica la información e imprime los documentos y luego adjunta estos
documentos en la carpeta junto con las garantías para la entrega a DATAFILE.
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Instructivo de Legalización Virtual
1. Ingresar a través de la página web www.icetex.gov.co
2. Click en el enlace ATENCIÓN AL CIUDADANO
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3. Ingresar por el Link Atención en línea
Debe registrarse en el link de atención en línea, se recomienda revisar los datos,
ya que son importantes para que el sistema lo identifique.
Luego en este link encontrará el espacio en donde puede realizar la solicitud para
legalizar el Crédito otorgado de la Segunda Convocatoria de Gobierno
Electrónico del Fondo de Promoción de Gobierno y Empresa TI, y adjuntar los
documentos escaneados que se requieren en el manual de legalización. De esta
forma su requerimiento quedará radicado con un número y fecha
correspondiente.
En 24 horas y validada la información que el usuario suministró, le llegará la
respuesta, con las garantías del crédito: el pagaré y carta de instrucciones, a este
mismo sistema de Atención Virtual y al correo que ingresó al registrarse.
Las garantías, una vez diligenciados los campos dispuestos al final de los
documentos señalados, firmados con huellas y realizado el reconocimiento de
firmas a la Carta de Instrucciones, el beneficiario debe entregar estos
documentos de forma física en las oficinas de atención al usuario del Icetex.