IMPLEMENTAREA LEADERMĂSURA 431

SUB-MĂSURA 431.2„FUNCȚIONAREA GAL, DOBÂNDIREA DE

COMPETENȚE ȘI ANIMAREA TERITORIULUI”

AM - PNDR

431.1 (fazele 1, 2 şi 3)Construcţie Parteneriate

Public-private

Selecţia GAL

GAL (81)

APDRP

431.2 Funcţion. GAL, dobândirea de competenţe şi

animareateritoriului

41Implementarea

strategiei de dezvoltare

locală

421Implementarea

proiectelorde cooperare

411Creşterea

competitivităţii sectoarelor agricole şi forestier

412Îmbunătăţirea

mediului si spaţiului rural

413Calitatea

vieţii şidiversificarea

economiei rurale

1. CONTRACTAREA

Fluxul procedural privind contractarea proiectelor

1.1 Primirea la CRPDRP de la SL-DATL a listei cu GAL selectate din lista transmisă de Serviul LEADER de la AM - PNDR

1.2 Notificarea de către CRPDRP a GAL privind încheierea Contractelor de Finanţare (CF)

1.3 Elaborarea şi semnarea CF între APDRP – CRPDRP şi beneficiari (GAL). Întocmirea Propunerii de Angajarea Cheltuielilor (PAC) şi a

Angajamentului Bugetar Individual (ABI)

1.4 Transmiterea de către CRPDRP a unui exemplar al CF/Act Adiţional la OJPDRP de care aparţine GAL

1.5 Avizarea de către CRPDRP a solicitării de modificare a CF

1.6 Elaborarea şi semnarea Actelor Adiţionale la CF între CRPDRP şi Beneficiari

1.7 Încetarea CF

Cuprinde:•lista GAL-urilor selectate localizate pe regiuni şi pe judeţe;•valoarea publică totală eligibilă a strategiei (EURO);•datele de contact ale GAL,Transmisă către următoarelor structuri ale APDRP: •Centrelor Regionale de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit (CRPDRP);•Oficiilor Județene de Plăți pentru Dezvoltarea Rurală și Pescuit (OJPDRP); •Direcției Relații Publice - APDRP în vederea publicării pe site-ul Agenţiei.

1.1 Transmiterea de către DATL– SL a formularului L/E 6.1:1.1 Transmiterea de către DATL– SL a formularului L/E 6.1:

• SEC va transmite notificarea, inclusiv formularul cadru de Buget ce va deveni Anexa II la Contractul de Finanțare (aprobat de AG şi semnat de Preşedintele acestuia).

• termen - 60 zile lucrătoare de la primirea notificării–GAL se va prezenta pt. semnarea CF

1.2 Notificarea de către CRPDRP - SEC a GAL selectate, privind încheierea CF (Formular L/C1.2 )

1.3 Elaborarea și semnarea CF între APDRP- CRPDRP și GAL. Întocmirea PAC şi a ABI.

Documentele care vor însoţi CF

Anexa I – Prevederi generale

Anexa II – Formular de buget

Anexa III – Instrucţiuni privind achiziţiile publice pentru beneficiarii PNDR

Anexa IV – Instrucţiuni de plată

Anexa V – Planul de Dezvoltare Locală

Anexa VI – Certificatul/Autorizaţia Auditoriului propus în cadrul proiectului

Anexa VII – Alte elemente

• Decizia de Autorizare, eliberată de către AM PNDR – copie şi original;• Certificat de înregistrare fiscală – copie şi original;• Încheierea civilă a judecătoriei teritoriale privind soluţionarea cererii pentru înregistrarea şi înfiinţarea asociaţiei, având ca obiect înregistrarea în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor;• Certificat de înscriere a persoanei juridice fără scop patrimonial, de la judecătoria teritorială;• Copie conformă cu originalul după Statutul asociaţiei, din care să reiasă reprezentantul legal al acesteia;• Document de înregistrare de la APIA (codul RO) – copie şi original;• Document de identitate Reprezentant Legal – copie şi original;• Procură notarială pentru reprezentantul legal, în cazul în care acesta nu este acelaşi cu cel din documentele de înregistrare - original;• Datele de contact GAL – nr. de telefon, fax, e-mail, însuşite de către reprezentantul legal;• Datele de identificare ale auditorului propus în cadrul proiectului, inclusiv

Autorizația/Certificatul Auditorului;• Adresa din partea Băncii din care să rezulte : nr. Cont IBAN, titular cont și adresa băncii.

Documentele prezentate de GAL pentru încheierea CFDocumentele prezentate de GAL pentru încheierea CF

În situaţia în care:

GAL prezintă

toate documentele necesare

SEC•întocmeşte ABI și PAC – se folosesc formularele din versiunea aprobată a Manualului de Contractare, secțiunea Formulare.•avizează de către Șeful SEC. Valoarea contractului (lei) va fi cea aferentă întregii perioade de funcţionare a GAL (≤ 20% din totalul cheltuielilor publice eligibile din PDL în perioada de implementare a strategiei), înscrisă de beneficiar în Formularul de Buget. Rata de conversie utilizată pentru transformare va fi cea publicată de BCE pe Internet la adresa : http://www.ecb.int/index.html, din ziua aprobarii Raportului de Selectie de catre AM – PNDR (03.06.20011).•PAC şi ABI se transmit spre avizare la expertul cu atribuţii contabile şi apoi la CFPP.

GAL: •nu prezintă documentele necesare;•nu se prezintă în termen de 2 zile de la expirarea termenului de prezentare pentru semnare;•nu notifică CRPDRP cerând un nou termen (justificat) de prezentare,

SEC:• declară contractul neîncheiat;• completează Nota de constatare a neîncheierii contractului – Formularul L/C1.16.1 (aprobată de Directorul CRPDRP);• transmite spre luare la cunoștință către: • Expertul cu atribuții de monitorizare la CRPDRP; • SVCF – OJPDRP; • DATL - SL.

Numărul de înregistare al CF este compus din următoarele cifre:

C . . . . . . . 0 1

Numărul sub-măsurii

Codul Judeţului

Numărul de ordine de înregistrare în registru

Codul Regiunii

Nr. de referinţă al apelului la selecție GAL

Contract de Finanțare

An alocație financiară

Ultimele trei cifre ale Deciziei de Autorizare GAL, emisă de AM PNDR

• Planul de Dezvoltare Locală;• Documentele prezentate de Beneficiar;• Bugetul pe întreaga perioadă contractuală;• Lista GAL selectate pentru contractare, extrase din Listele

transmise de către AM PNDR.

Documente care stau la baza încheierii CF (formularul L/C1.1):

Valoarea totală a CF:

Componenta a (≤ 80% din valoarea

totală a măsurii 431.2);

Componenta b(≥ 20% din valoarea

totală a măsurii 431.2);

După încheierea CF:

SEC – completează:•Formularul L/C1.4 - Fișa de verificare a CF, utilizat pentru a verifica dacă a fost realizată corect fiecare etapă procedurală;•Formularul L/C1.14 – „Pista de audit pentru contract” – semnat de fiecare dintre reprezentanții compartimentelor care avizează CF;•Seful SEC va semna CF, inclusiv Fișa de verificare a contractului PAC şi ABI.•CF sunt semnate de: consilierul juridic, controlul financiar preventiv propriu și aprobate ulterior de către Directorul CRPDRP.

Consilierul juridic• avizează CF;• semnează pista de audit;• solicită în scris inf. suplim. prin intermediul SEC.

SEC• solicită informaţii de la GAL folosind Form. L/C1.3 „Solicitare informații suplimentare”

Dacă GALtransmite răspunsul în termen »• SEC reia fluxul procedural.

• transmite la CFPP inclusiv dosarul administrativ al CF cu toate

documentele aferente

Dacă GALnu transmite răspunsul întermen » CF este clasat

de către SEC ca neîncheiat.

• CFPP avizează CF, PAC, ABI;• semnează pista de audit (L/C1.14);

• transmite documentele la SEC.

CFPP nu avizează; solicită informaţii – prin SEC

de la GAL prin formularul L/C1.3.

Avizarea Contractelor de Finanțare – Angajamentelor legale

Directorul CRPDRP• după ce SEC completează Fișa de verificare L/C1.4:• avizează CF;• Secretariatul CRPDRP semnează pista de audit şi transmite CF la SEC;

SEC• verifică existența tuturor vizelor pe CF;• ştampilează cu ștampila CRPDRP fiecare pagină a CF și a anexelor acestuia;• înregistrează CF (L/C1.1) în Registrul privind situația contractului (L/C1.13);• prezinta spre semnare CF către GAL, la termenul precizat in Notificarea transmisa acestuia;• transmite adresă către GAL a căror contracte nu au fost încheiate (şi motivaţia) însoţită de Formularul L/C1.16.1;

Beneficiarul (GAL)nu se prezintă pentru semnare în termen:

•CF se clasează ca neîncheiat.

Benificiarul (GAL) semnează contractul prin:• reprezentantul legal prevăzut în CF sau,• împuternicit al reprezentantului legal (prin procură autentificată la notariat).

Alte atribuţii ale SEC:

•prezintă Beneficiarului condițiile contractuale și pașii procedurali;•transmite copii xerox ale CF la SAP – CRPDRP și către expertul cu atribuții de contabilitate de la nivelul CRPDRP;•CF (încheiate/neîncheiate), dosarele administrative care conțin documentele prezentate de către Beneficiar înainte de încheierea CF vor fi arhivate temporar de către SEC, în arhive temporare, conform Manualului de proceduri pentru arhivare al APDRP.•întocmește o listă centralizatoare cu toate CF încheiate la nivelul CRPDRP, pe Sub-măsura 431.2, pe care o transmiste atât la DATL – APDRP, cât și expertului responsabil cu monitorizarea de la nivelul CRPDRP, pentru a fi incluse în sistemul de monitorizare al APDRP.•transmite o copie a CF/Acte adiţionale la SVCF-OJPDRP care transmite o copie a CF/Acte adiţionale la SVCP-OJPDRP.•transmite electronic (lunar) Registrul privind situația CF – Formularul L/C1.13, către:•Contabilizare Plăți - CRPDRP;•Expertul din cadrul SEC - CRPDRP responsabil cu monitorizarea-transmitere saptămânală;•Oficiile județene care fac parte din Centrul Regional.

Cazuri care nu necesită întocmirea de Act Adițional

• Schimbarea adresei sediului administrativ;• Schimbarea contului bancar sau al băncii pentru Beneficiar;• Înlocuirea responsabilului legal al Contractului;• Alte situații temeinic justificate: pot fi legate de modificări ale• Raportului Inițial – pentru „componenta b”, care prevăd: schimbarea calendarului de desfășurare a activitaților ca încadrare în timpul de execuție;• numărul de participanți la evenimente (se acceptă diferențe de max. 20%);• schimbarea etapelor din cadrul unei activități care nu afectează însă realizarea acesteia;• modificări bugetare (maxim 10% din suma totală inițială din CF) în sensul realocărilor între liniile bugetare, dacă acestea nu schimbă scopul principal al CF, fără a se modifica valoarea totală eligibilă nerambursabilă înscrisă în CF, pentru ambele componente (a și b).

1.5 Avizarea solicitării de modificare a CF

Cazuri care fac obiectul unui Act Adițional (L/C1.6.1)

• Modificări în conținutul Anexei V - „Planul de Dezvoltare Locală” la CF (doar cu acordul AM PNDR), fără a schimba criteriile de eligibilitate și punctajul obținut la selecție;• Modificări ale tipurilor de activități și a numărului acestora, menționate în Raportul Inițial, pentru componenta „b” a Sub-măsurii 431.2;• Rectificarea bugetului prin realocari ale valorilor între capitolele acestuia, mai mari de 10% din suma înscrisă iniţial în cadrul bugetului, fără a majora valoarea totală eligibilă angajată prin CF, pentru ambele componente (a și b) ale Sub-Măsurii 431.2;• Modificarea duratei de execuție a Contractului;• Modificări în legislația europeană sau națională care impun modificarea CF.

Modificările CF (Formularul L/C1.1) trebuie să fie specificate prin:

Pot exista două situaţii:

-

Fluxul procedural al modificării Actului adiţional la solicitarea beneficiarului

Beneficiarul• depune la SVCF – OJPDRP solicitarea prin Nota explicativă (formularul L/C 1.5) şi anexe după caz.

SVCF–OJPDRP • analizează şi completează Raportul L/C 1.8;• solicită informaţii dacă este cazul (L/C1.3).

Dacă se solicită modificarea PDL • se solicită prezentarea acordului AM – PNDR privind solicitarea.

Beneficiarul răspunde:• Verificare SVCF;• Aprobare Dir. Adj. OJPDRP;• Transmitere la SEC.• Transmite beneficiarului - L/C 1.9 „Notificarea de acceptare a modificărilor prin Act Adițional”,

Beneficiarul nu răspunde:• este notificat cu neacceptare formularul (L/C1.11).

Dacă se respinge aprobarea Solicitării de modificare • beneficiarul este înştiinţat - L/C 1.7. „Notificarea de neac- ceptare a Actului Adițional”

1.6 Elaborarea și semnarea Actelor Adiționale la CF încheiat între APDRP - CRPDRP și Beneficiari

•Se transmite către Beneficiar formularul L/C 1.12 „Notificare privind modificarea Contractului de Finanțare prin Act Adițional” sau L/C 1.9 – „Notificare de acceptare a modificărilor prin Act Adițional”

Dacă nu este necesar acordul AM-PNDR• SEC - completează Actul Adițional (Formularul L/C1.6.1) – termen 15 zile

Dacă este necesar acordul AM-PNDR• SEC completează Actul Adițional (Formularul L/C1.6.1) numai după transmiterea de către beneficiar a acordului AM – PNDR – termen 15 zile

SEC verifică prin completarea „Fișei de verificare a Actului Adițional” (Formularul L/C1.4.1), completează Pista de audit (Formularul L/C1.14), urmărește înregistrearea de către referent în formularul L/C1.13.

Actul Aditional va fi semnat (înainte de a primi avizul Direcţiilor de specialitate) şi de către Şeful SEC – CRPDRP.

După semnarea Actului adiţional - SEC va transmite:• o copie a Actului Adițional la SAP-CRPDRP;• o copie a acestuia la SVCF-OJPDRP. • SVCF – OJPDRP va transmite o copie a Actului Adițional și la SVCP-OJPDRP.

Dacă beneficiarul• Nu se prezintă la termen pentru semnarea Actului adiţional;• Nu transmite eventualele solicitări de informaţii suplimentare de către Oficiul juridic, CFPP, Directorul CRPDRP.• SEC – notifică beneficiarul de neacceptarea Actului Adițional (formularul L/C1.7).

NotăPe parcursul tuturor etapelor procedurale aferente întocmirii și semnării CF/Actelor Adiționale, persoanele responsabile de derularea pașilor procedurali vor completa și vor semna Pista de audit (Formular L/C1.14).

1.7 Încetarea contractului Cu acordul părţilor sau la iniţiativa APDRP (din vina beneficiarului):

SEC va întocmi:• formularul IRD 0.1 - „Nota de descoperire a unei neregularități”;• formularul L/C1.16 „Notă de aprobare a încetării contractului”,, în care se vor specifică motivele încetării care se transmite la :• Juridic;• Director.• Se înştiinţează beneficiarul - formularul L/C1.17 - „Înștiințarea Beneficiarului asupra încetării contractului”;• transmite o copie a „Notei de aprobare a încetării Contractului” la: • DCA;• Direcția Coordonare Programe; • SAP-CRPDRP;• SVCF-OJPDRP.• SVCF-OJPDRP va tramsmite o copie a Notei, la SVCP-OJPDRP

Înființarea Dosarului Administrativ

Se înfiinţează la nivelul fiecărei structuri a APDRP care este implicată în gestionarea acestui contract.

SEC şi SVCF • pentru fiecare GAL în parte, începând cu listele cu GAL selectate/neselectate primite de la DATL ;

SL – DATL • începând cu momentul stabilirii contractelor de verificat pe eșantion conform prevederilor procedurale.

Verificarea pe eșantion a CF de către SL – DATL

GAL depune Raportul de progres la OJPDRP

SVCF• verifică Raportul – formularul RT 14.2 – 04.1;• completează semestrial fişele de completare a factorilor de risc astfel: • formularul L/E2.1.1 – pentru anul 2012;• formularul L/E2.1.2 – pentru anul 2013;• formularul L/E 2.1.3. – pentru anii 2014 şi 2015.

Reguli de completare a factorilor de risc

Pt. perioada: semnarea CF – 31.12.2011• previziuni pentru prima perioadă de implementare (FR I1, I2, I3 și I4) : • informaţii ale bugetului estinativ pt. funcţ. şi anim.;• previziunile pt. acțiunile ce vor fi întreprinse și proiectele ce vor fi selectate de către GAL

Semestrele anului 2013• previziuni pentru semestrele anului 2013 şi stadiul implementării strategiei (FR I1, I2, I3, I4 și I5).

Semestrele anilor 2014 şi 2015 • stadiul implementării proiectelor contractate ca urmare a selectării acestora de către GAL;• informații privind bugetul semestrial estimativ pentru funcționare și animare;• stadiul implem. strategiei

Factori de risc (contractatre - 2012) Punctaj PondereI1. Ponderea Capitolelor I și III în bugetului aferent Componentei a pentru semestrul următor

  25%

> 80% 3  70 – 80% 2  60 – 70% 1  

I2. Ponderea cheltuielilor aferente Componentei b în cadrul sub-măsurii 431.2 pentru semestrul următor

  25%

20 - 25% 3  25-30% 2  30-35% 1  

I3. Ponderea Capitolelor I și II în bugetul aferent Componentei b pentru semestrul următor

  30%

> 60% 3  50 – 60% 2  40 – 50% 1  

I4. Numărul de proiecte prevăzute a fi selectate de către GAL pentru semestrul următor

  20%

> 30% din totalul proiectelor prevăzute în strategie 3  30 – 40% din totalul proiectelor prevăzute în strategie 2  40 – 50% din totalul proiectelor prevăzute în strategie 1  

Fişe completare factori de risc

Factori de risc (2013) Punctaj PondereI1. Ponderea Capitolelor I și III în bugetului aferent Componentei a pentru semestrul următor

  20%

> 80% 3  70 – 80% 2  60 – 70% 1  

I2. Ponderea cheltuielilor aferente Componentei b în cadrul sub-măsurii 431.2 pentru semestrul următor

  20%

20 - 25% 3  25-30% 2  30-35% 1  

I3. Ponderea Capitolelor I și II în bugetul aferent Componentei b pentru semestrul următor

  20%

> 60% 3  

50 – 60% 2  40 – 50% 1  I4. Numărul de proiecte prevăzute a fi selectate de către GAL pentru semestrul următor

  20%

> 50% din totalul proiectelor prevăzute în strategie 3  40 – 50 % din totalul proiectelor prevăzute în strategie 2  30 – 40% din totalul proiectelor prevăzute în strategie 1  

I5. Valoarea proiectelor contractate ca urmare a selecției de către GAL în semestrul anterior, raportat la previziunile din Raportul de Progres

  20%

< 70% 3  70 – 75% 2  75 – 80% 1  

Factori de risc Punctaj PondereI1. Ponderea Capitolelor I și III în bugetului aferent Componentei a pentru semestrul următor

  25%

> 80% 3  

70 – 80% 2  60 – 70% 1  

I2 Ponderea componentei b a sub-măsurii 431.2 în bugetul estimativ de funcționare, animare și instruire pentru semestrul următor

  25%

> 20% 3  15 – 20 % 2  

15 - 10% 1  I3 Stadiul implementării proiectelor selectate de către GAL raportat la previziunile din Rapoartele de Progres (în semestrul anterior)

  25%

> 30% dintre proiecte nu au fost derulate cu respectarea termenelor previzionate 3  

25 – 30% dintre proiecte nu au fost derulate cu respectarea termenelor previzionate 2  

20 – 25% dintre proiecte nu au fost derulate cu respectarea termenelor previzionate 1  

I4 Valoarea proiectelor contractate ca urmare a selecției de către GAL, raportat la previziunile din Raportul de Progres

  25%

< 70% 3  70 – 75% 2  

75 – 80% 1  

Fişa de verificare a Raportului de Progres (formular RT14.2-04.1)

Informații de verificat Expert SVCF Șef serviciu SVCF

DA NU Nu este cazul

DA NU Nu este cazul

1. Previziunea bugetară stabilită pentru componenta a în Raportul de Progres anterior a fost respectată, cu o abatere de maxim +/- 20%?

x x

2. Sunt incluse în Raportul de Progres justificări pentru eventualele diferențe (pentru componenta a)?

x x

3. Previziunea bugetară stabilită pentru componenta b în Raportul de Progres anterior a fost respectată, cu o abatere de maxim +/- 20%?

x x

4. Sunt incluse în Raportul de Progres justificări pentru eventualele diferențe (pentru componenta b)?

x x

5. Numărul de acțiuni previzionat pentru componentele a și b a fost respectat, în proporție de cel puțin 70%?

x x

6. Numărul de proiecte previzionat a fi selectate de către GAL pentru măsurile 41 și 421 a fost respectat, în proporție de cel puțin 70%?

x x

7. Valoarea proiectelor selectate de către GAL pentru măsurile 41 și 421 s-a încadrat în previziunea bugetară stabilită, în proporție de cel puțin 70%?

x x

Stabilirea eșantionului de către SL-DATL

Dacă există mai multe contracte cu același risc - se va selecta pentru verificarea pe eșantion, contractul care a obținut cel mai mare punctaj pentru un factor de risc în ordinea prezentării acestora (I1,I2,I3,I4,I5).

Pentru a putea executa verificările necesare ale CF, SEC-CRPDRP: • transmite la SL-DATL o copie a CF încheiate, din eșantion, şi toate anexele aferente CF care se regăsesc în „Lista cu contracte de verificat pe eșantion”; • nu vor fi retransmise CF şi documentele anexe care au fost transmise anterior cu ocazia altor liste.

Urmărirea derulării contractului

Raportul de progres trebuie să cuprindă

• o previziune a activităților pe care GAL-ul intenționează să le deruleze în semestrul respectiv în cadrul sub-măsurii 431.2 - componentele a și b, măsura 41 și măsura 421;• bugetul aferent semestrului calendaristic pentru care se depune raportul;• stadiul de implementare a Planului de Dezvoltare Locală pentru perioada precedentă;

GAL transmite la SVCF – OJPDRP, în prima decadă a fiecărui semestru, formularul RT 14.2 - 04 – „Raport de progres”

SVCF – OJPDRP verifică Raportul de progres, completând „Fișa de verificare a Raportului de Progres” (Formularul - RT 14.2 – 04.1).

Fluxul procedural al transmiterii Rapoartelor de Progres

Pot exista 4 situaţii:

4. În Formularul - RT 14.2 – 04.1 se bifează „NU” la punctele 5 și/sau 6 -rezultând că în cadrul unui semestru, GAL-ul a realizat mai puțin de 70% din acțiunile propuse în cadrul sub-măsurii 431.2 și/sau 70% din numărul de proiecte selectate în cadrul măsurilor 41 și 421.

SL - DATL • va înștiința AM-PNDR cu privire la situația identificată, în v vederea luării unor măsuri pe care le consideră necesare (ex: retragerea autorizației);• dacă Autorizația GAL este retrasă de AM PNDR, contractul aferent sub-măsurii 431.2 va fi reziliat și se va proceda la recuperarea eventualelor debite ale GAL-ului către APDRP.

De asemenea – dacă după verificarea pe eșantion, apreciază ca necorespunzătoare activitatea GAL, SL–DATL va înștiința AM-PNDR despre situația identificată, pt. luarea de măsuri (ex: retragerea autorizației);• transmite către SVCF – OJPDRP rezultatul verificării din care va reieşi că Rap. de Progr. se pot considera avizate și GAL-ul poate să funcționeze în continuare, sau, au fost transmise adrese de înștiințare către AM PNDR în vederea luării măsurilor necesare.

SVCF–OJPDRP transmite Fișele de verificare a Rapoartelor de Progres și Rapoartele la SL – DATL ( în acelaşi timp cu transmiterea Fișelor de completare a factorilor de risc către SEC – CRPDRP).

Urmărirea derulării contractului (paşi procedurali) pentru Componenta a

CRPDRP verifică Dosarul Cererii de Plată și autorizează plata;

GAL • își desfășoară activitățile pentru care a fost selectat și consemnează cheltuielile de funcționare;• depune Dosarul Cererii de Plată la SVCP – OJPDRP pentru o verificare a conformității cheltuielilor de funcționare, în urma căreia dosarul este transmis de către SVCP – OJPDRP la CRPDRP.

APDRP efectuează plata către GAL, reprezentând cheltuieli eligibile acoperite de Sprijinul public.

Cheltuielile eligibile

Cap. I: Salarii și alte tipuri de remuneraţii pentru personalul GAL – angajaţi cu contract de muncă, contract pe drepturi de autor, prestare servicii ca persoană fizică autorizată; •Salariul brut pentru managerul GAL va fi de maxim 6 salarii minime brute pe economie pe lună (la data autorizarii platii), iar pentru restul personalului angajat, salariul brut poate fi de maxim 4 salarii minime brute pe economie pe lună (la data autorizarii platii). • Vor fi incluse și diurnele necesare.Cheltuielile privind platile catre bugetul de stat aferente salariilor si altor tipuri de remuneratii (CAS, impozite, etc.) sunt eligibile.

Cap. II: •Cheltuieli pentru plata chiriei sediului GAL; în conf. cu prețul pieţei, ≤ de 3 euro/m2 pe suprafaţă utilă ;•Cheltuieli pt. întreţinerea sediului GAL (curăţenie, igienizare etc.);•Cheltuieli pt. închirierea/achiziția/ întreţinerea de bunuri: mijloace de transport, echipamente necesare pentru desfășurarea activităților GAL;•Cheltuieli pt. achiziţia de consumabile – hârtie, tonere, birotic etc.•Cheltuieli legate de comunicare (telefonie, internet, poșta și servicii poștale etc.) și plata utilităților (energie electrică, energie termică, alim. cu gaze naturale etc.);•Cheltuieli pt. asig. transp. (transport rutier, transport feroviar, transport aerian, închirierea de autovehicule, etc.); •Cheltuieli pt. participarea la activitățile RNDR şi REDR seminarii, etc. – transport, cazare, masă, diurnă etc; •Achiziţia mijloacelor de transport - neeligibilă;•Decontarea chelt. de transport cu autot. propr. pers. -în limita contrav. a 7,5 litri carburant/100 km parcurşi pe distanţa cea mai scurtă.• Cazarea - hotel de maxim 3 stele; pentru hotel de 4 stele - decont 50% din cheltuieli. •Diurna - legislația națională în vigoare pentru sectorul public.

•Cap III – servicii de care va beneficia GAL şi nu deţine personal angajat cu atribuţii în realizarea acestora: •Cheltuieli pentru servicii externalizate, legate de implem. strategiei de dezv. locală – consultanţă, expertiză etc.;•Cheltuieli pentru servicii externalizate, pentru funcţionarea eficientă a GAL – servicii de audit, contabile, servicii informatice, etc.

Documentele justificative:

Pentru plata salariilor personalului GAL :•Lista completă a personalului și a remunerațiilor acestuia;•Documentul care justifică modificarea fiecarei componente a remunerației;•Decizia de numire/ recrutare a personalului (inclusiv Fișa de Post, diplome, CV-uri, etc.)

Pentru plata cheltuieliloraferente transportului intern și extern; plata diurnei pentru cheltuielileprivind cazarea și masa •Centralizatorul Ordinelor de deplasare pentru delegațiile interne/ Deconturilor de cheltuieli pentru delegațiile externe (inclusiv fundamentarea deplasării), pentru plata diurnei ; •Bilete de calatorie pentru mijloacele de transport în comun (interne/externe), sau bonuri de combustibil pentru deplasări cu mijloace auto proprii (deplasări interne).

Pentru plata cheltuielilor aferente achizițieide bunuri și servicii•Factura aferenta Plății cheltuielilor pentru achiziția de bunuri/ servicii•Contractul de furnizare bunuri/ prestari servicii (dacă este cazul)•Procesele verbale de recepție a bunurilor/ serviciilor achiziționate (dacă este cazul)

Pentru plata cheltuielilor legate de comunicare •Factura cheltuielilor legate de comunicare.

Pentru alte cheltuieli care sunt eligibile, dar nu au fost meționate în precizările de mai sus, • se admit documente ustificative în vederea efectuării Plății.

Componentele Dosarului Cererii de Plată (conform Manualului de procedură pentru autorizare Plăți M01-07)

• Cererea de Plată;• Declarația de Cheltuieli;• documentele justificative pentru cheltuielile de funcționare aferente perioadei pentru care se solicită plata.• Se va depune la SVCP - OJPDRP-ul pe raza căruia funționeaza GAL.

Urmărirea derulării contractului pentru Componenta b

Cheltuielile eligibileÎn cadrul acestei componente, nu vor fi cuprinse cheltuieli incluse în cadrul componentei a.În cazul în care GAL are personal angajat cu atribuţii în realizarea unor activităţi prevăzute în componenta b (ex.: animator), cheltuielile pentru remuneraţia acestuia vor fi cuprinse în cadrul componentei a – cap. I.

Cap. I – Cheltuieli pentru instruire – angajaţi GAL şi lideri locali:• taxele/servicii de instruire;• transport;• cazare;• masă;• diurna (diurna va fi cea stabilită de legislația națională în vigoare pentru sectorul public).

Cap. II – Cheltuieli pentru realizarea de studii ale zonei:• serviciile prestate în vederea realizării de studii la nivelul teritoriului, legate de implem. strategiei de dezvoltare locală;

Cap. III - Cheltuieli pentru evenimente de promovare:• materiale informative;• consumabile în cadrul acţiunilor;• închirierea de echipamente, logistică pentru derularea acţiunilor;• închirierea de spații adecvate pentru derularea activităților proiectului;• asigurarea transp. pentru realizarea activităților din cadrul proiectului;• cazarea și masa în cadrul activităților proiectului;• transportul, cazarea și masa participanților la acțiuni de informare – promovare și anim. a teritoriului (seminarii, grupuri de lucru, etc.).

Cap. IV-Cheltuieli pentru furniz. Informației privind strategia de dezv. locală• materiale informative (broșuri, pliante, afișe, spoturi etc.);• consumabile în cadrul acţiunilor;• echipamente, logistică pentru derularea acţiunilor;• închirierea de spații adecvate pentru derularea activităților;• asigurarea transportului pentru realizarea activităților;• cazarea și masa în cadrul activităților proiectului;• transportul, cazarea și masa participanților la acțiuni de informare – cu privire la strategia de dezvoltare locală (seminarii, grupuri de lucru, etc.).

Ca

p. V

- Alte

ch

eltu

ieli p

en

tru a

nim

are

a te

ritoriu

lui

Promovarea •are ca scop prezentarea informaţiilor privind activităţile care se vor desfăşura, înainte de momentul derulării acestora, inclusiv a rezultatelor preconizate cu aplicabilitate clară asupra nevoilor (sociale, economice, culturale) publicului ţintă;•se realizează prin diferite mijloace de comunicare directă (întâlniri, evenimente publice etc.) sau în masă (materiale tipărite – pliante, broşuri, afişe, comunicare prin mass media etc.);•are ca obiectiv mobilizarea publicului ţintă în vederea susţinerii, acceptării/ asumării activităţilor care se vor implementa.

Informarea•are ca scop diseminarea informaţiilor privind activităţile întreprinse după data susţinerii comunicării, precum şi rezultatele obţinute şi beneficiile directe ale acestora asupra publicului receptor;•se realizează prin diferite mijloace de comunicare directă (întâlniri, evenimente publice etc.) sau în masă (materiale tipărite – pliante, broşuri, afişe, comunicare prin mass media etc.);•are ca obiectiv asigurarea transparenţei acţiunilor întreprinse, precum crearea unui capital de imagine şi atitudine pozitivă

Semnificaţia noţiunilor de Promovare şi informare în cadrul chneltuielilor pentru componenta b

Contractul va fi declarat finalizat după ultima plată executată de către Agenție și primirea de către Beneficiar a Notificarii AP13.1. Beneficiarul este înștiințat astfel care este valoarea eligibilă rambursată și că relația financiară s-a încheiat.

Achiziții• GAL depune la OJPDRP, ca anexă, la Raportul de Progres, „Programul de Achiziții pentru Proiect” numai în primul semestru al fiecărui an calendaristicce;• Verificarea și aprobarea Achizițiilor efectuate de Beneficiari, se va desfașura în conformitate u prevederile din „Instrucțiuni privind Achizițiile publice pentru beneficiarii PNDR” (Anexa III la CF).

• valoarea estimată a bunurilor și serviciilor se încadrează în limita pragului valoric legal - achiziționare directă a acestora;

• pragul lor valoric indică aplicarea unei proceduri de licitație, ce se va face respectând prevederile procedurale din „Instrucțiuni privind Achizițiile publice pentru beneficiarii PNDR” – Anexa III, la CF.

• conform art. 38 alin. (2) al Reg. Comisiei (CE) 1974/2006, GAL pot solicita plata unui avans de maxim 20% din valoarea sprijinului public aferent componentelor a și b ale sub-măsurii 431.2;• se va depune o solicitare în acest sens, la SVCP - OJPDRP, utilizând formularele menționate în Instrucțiunea de Plată (anexa IV la Contractul de Finanțare);• garanții echivalente care corespunde unui procent de 110 % din valoarea avansului;• garanția se eliberează cel târziu la data încheierii strategiei de dezvoltare locală;• avansul se recuperează la ultima tranşă de plată;• pentru proiectele care au beneficiat de avans, valoarea finanţării nerambursabile solicitată de beneficiar pentru decontare la ultima tranşă de plata trebuie să acopere cel puţin valoarea avansului acordat;• în cazul în care, la ultima tranşă de plată, nu poate fi recuperat avansul acordat, se execută Scrisoarea de garanţie proporţional cu valoarea avansului nejustificat (nerecuperat).

GAL-urile au beneficiat de avans, se va verifica, la depunerea DCP•val. cheltuielilor (a+b) solicitate de beneficiar până în prezent (inclusiv pentru DCP) trebuie să fie ≤ cu 20% din val. totala a chelt. plătite pentru proiecteledin cadrul strategiei de dezv.loc. •se va solicita expertului contabil din cadrul CRPDRP/DCPFE, fişa contului aferentă strategiei.

GAL-urile nu au beneficiat de avans•val. cheltuielilor (a+b) solicitate în primul an de funcţ. (inclusiv pentru DCP) este <20% din val. a+b din CF, aceasta se acceptăindiferent de procentul pecare îl reprezintă în valoarea totală a chelt.platite pentru proiectele din cadrul strategiei de dezvoltare locala.

GAL-urile nu au beneficiat de avans•val. cheltuielilor (a+b) solicitate în primul an de funcţionare (şi începând cu a XIII-a lună de funcţ.) este >20% din val. a+b din CF, val. a+b solicitate până în prezent (inclusiv pentru prezentul DCP) să fie cel mult egala cu 20% din val. totală a cheltuielilor plătite pentru proiectele din cadrul strategiei de dezvoltare locală.

Plata în avans

Rapoartele de activitate ale Beneficiarului

Rapoartele Iniţiale de Activitate (RIA)

Beneficiarul 15 zile de la semnarea CF - prezintă la OJPDRP-SVCF:• RIA (formularul RT14.2 - 1.1);• calendar de desfășurare a activităților prevăzute în RIA;• numărul de RIA, luna și anul când acestea vor fi depuse pe parcursul primului an de implem.a strat..

SVCF – OJPDRP • realizează o programare a vizitelor pe teren (câte 2 experţi) în vederea aprobării RIA;• completează „Fișa de Verificare pe Teren a implem. CF (formularul RT14.2-1.6);• pot exista situaţii de avizat sau avizat parţial - refacerea RIA;• completează formularul RT14.2-1.1.1 – Lista de verificare pt. avizarea RIA;• comunică concluzia Verificării (AVIZAT/ NEAVIZAT) Beneficiarului un exemplar original avizat/neavizat al RIA şi o Notificare de aprobare/neaprobare a RIA (formular L/C 1.18);• transmite o copie a RIA la SAP- CRPDRP şi SEC – CRPDRP.

În formularulRT14.2-1.1.1 există cel putin o bifă “NU”:= >NeavizareaRIA. •RIA poate fi declarat NEAVIZAT de maxim 3 ori.

Raportul Intermediar de Activitate (formularul RT14.2-1.2)

GAL• depune Raportul în conformitate cu termenele prevăzute în Raportul Iniţial de Activitate și numai dacă Beneficiarul solicită plata intermediară;

SVCF • verifică Raportul completând Fișa de verificare a Raportului Intermediar de Activitate (formular RT14.2-1.3);• comunică Beneficiarului concluzia Verificării (AVIZAT / AVIZAT Parțial/NEAVIZAT);• transmite câte o copie a Raportului și a „Fișei de verificare pentru aprobarea raportului” la SAP-CRPDRP și la SEC – CRPDRP.• În cazul neavizării/avizării parțiale, Beneficiarul reface Raportul. Raportul Intermediar poate fi redepus de maxim 2 ori.

Raportul Final de Activitate (RFA) (formularul RT14.2-1.4)

GAL• în termen de 10 zile după încheierea activităților aferente fiecărui an contractual. transmite RFA la SVCF-OJPDRP.

SVCF-OJPDRP• verifică Raportul completând „Fișa de verificare a RFA” (formular RT14.2-1.5);• comunică Beneficiarului concluzia Verificării (AVIZAT / AVIZAT Parțial/ NEAVIZAT);• transmite câte o copie a Raportului și a „Fișei de verificare pentru aprobarea raportului” la SAP-CRPDRP și la SEC – CRPDRP.• În cazul neavizării/avizării parțiale, Beneficiarul reface Raportul. Raportul Final poate fi redepus de maxim 2 ori.

Verificarea pe eșantion în etapa de derulare a contractuluiSL – DATL stabileşte eșantionul de verificare de 5- 10 % din numărul total de CF încheiate – conform cap. 6 din Manualul de procedură;

Verificarea pe teren (componenta a) SL – DATL • vizite pe teren (câte 2 experţi) conform Graficului stabilit (formularul L/E 7.5);• notifică Beneficiarul privind data şi ora verificării pe teren, cu cel puţin două zile înainte de efectuarea acesteia; • la fiecare verificare vor completa Formular RT14.2-1.6 – „Fișa de verificare pe teren în etapa de derulare a contractului”;• vor verifica şi acţiuni din componenta b dacă: vizita pe teren coincide cu organizarea de evenimente specifice componentei b; Dir. Gen. APDRP solicită controlul acțiunilor din componenta b;

Verificarea pe teren (componenta b)

SL- DATL • verifică Rap.de activit. aferente CF din eșantion completând Fișele de verificare (formularele RT14.2-1.3 si RT14.2-1.5);• Dir. Gen. APDRP poate solicita controlul acțiunilor specifice comp. b odată cu verificarea acţ. specifice comp. a – Formular RT14.2-1.6 – „Fișa de verificare pe teren în etapa de derulare a CF”;• întocmește Fișa de verificare pe eșantion RT14.2-1.7 • verificare de către Șeful SL-DATL; avizare de către Directorul DATL.

OJPDRP • transmite o copie a Rap. Inițiale, Interm. și Finale însoțite de copii ale Fișelor de verificare aferente contractelor din „Lista cu CF de verificat pe eșantion” (formular L/E 7.3.4);

Medierea diferenţelor de evaluare •constată diferențe între verificarea „2 ochi” și cea de „4 ochi”•mediere Director DATL; •Soluția finală – Directorul DATL- decizia justificată prin completarea secțiunii

Observațiile SL.

• constată diferențe de verificare între OJPDRP şi SL-DATL• întocmeşte Raportul asupra verificării prin sondaj în etapa de derulare a contractului (RT14.2-1.8) - partea I, și îl transmite la OJPDRP, prin intermediul Borderoului L/E3.3;• experții SVCF-OJPDRP care au verificat Rapoartele de activitate pentru care s-a întocmit „Raportul asupra verificării prin sondaj în etapa de derulare a contractului” RT14.2-1.8 – partea I, vor completa partea a-II-a a Raportului cu punctele de vedere care au condus la decizia de avizat/ avizat cu observații;

Decizia privind Verificareala nivel SL-DATL a contractelor din eșantion va fi definitivă.

SL-DATL

Pentru etapa de derulare a contractului, experții responsabili de pașii procedurali vor completa și semna Pista de Audit pentru derularea contractului (Formular RT14.2-1.9).

CONTABILIZARE ȘI MONITORIZARE EX-POST

1. Reconcilierea Lunară a proiectelor finanțate în cadrul Sub-măsurii 431.2

Până în data de 10 a fiecărei luni - SL-DATL:• elaborează Formularul L/T 14.2 - 44 - Reconciliere lunară (ce cuprinde valoarea operatiunilor privind sub-măsura 431.2, la sfârșitul lunii anterioare);• înaintează Şefului SL-DATL spre verificare;• transmite Directorului DATL spre avizare. • înregistrarea în registrul DATL;• transmite spre avizare formularul la Direcția Contabilitate Plăți Fonduri Europene și Direcția Coordonare Programe – Serviciul Monitorizare, Evaluare si Raportare.

Formularul L/T 14.2 - 44 (Reconciliere lunară)

Sectiunea 1 – Aferentă valorii operatiunilor privind sub-măsura 431.2:

a)Valoare cumulată la sfârșitul lunii precedente;b) Valoare contracte luna curentă;c) Valoare cumulată a contractelor la sfârşitul lunii curente

Secțiunea 2–Aferentăvalorilor contractate (EURO) pentru fiecare rubrică din Secțiunea 1. Aceasta conţine datereferitoare la valorile operatiunilor de sub-măsurii 431.2 contractate pe cele trei rubrici ale Sectiunii 1,asa cum aparinregistrate la DATL, DCPFE si DCP.

Secțiunea 3 - Aceasta conţine valorile aferente diferențelor (dacă este cazul) între valorile înregistrate la DATL, DCPFE si DCP pe fiecare rubrica ale Secțiunii 1.

Secțiunea 4 - Aceasta conține o rubrică de observatii pentru diferențele menționate în Secțiunea 3.

.

Transmiterea datelor către Serviciul Monitorizare

Până în data de 10 a fiecărei luni - SL-DATL:• elaborează formularul Stadiul proiectelor finanțate prin sub-măsura 431.2 (Formular L/T 14.2 - 30) ce cuprinde operațiunile aferente sub-măsurii 431.2 la sfarsitul lunii anterioare;• înaintează formularul Şefului SL-DATL spre verificare şi semnare;• transmite Directorului DATL spre avizare;• transmite formularul la Direcția Coordonare Programe – Serviciul Monitorizare, Evaluare şi Raportare

Monitorizarea semestrială a progresului înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei

de dezvoltare locală

Semestrial, GAL • transmite către SVCF – OJPDRP Rapoartele de Progres (conform secțiunii 7.1 a prezentului Manual de Procedură);

SVCF – OJPDRP • centralizează datele furnizate de către Beneficiari în Rapoartele de Progres și completează în cadrul formularului RT 14.2 – 1.10 „Raport semestrial privind progresul înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei de dezvoltare locală”, pentru toate GAL-urile din județ;

RT 14.2 – 1.10 „Raport semestrial privind progresul înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei de dezvoltare locală”,

Secțiunea I:• Număr total de CF de finanțare în curs de implementare pe sub-măsura 431.2;• Valoarea CF în derulare;• Valoarea semestrială a cheltuielilor de funcționare aferentă tuturor GAL;

Secțiunea II: • Număr total de proiecte selectate de către GAL-uri;• Valoarea totală a proiectelor selectate de către GAL-uri;• Număr total de contracte încheiate ca urmare a selectării de către GAL a proiectelor aferente măsurilor cuprinse în strategie;• Valoarea totală a contractelor încheiate ca urmare a selectării de către GAL a proiectelor aferente măsurilor cuprinse în strategie;• Numărul proiectelor selectate de către GAL-uri care au fost finalizate;• Valoarea proiectelor selectate de către Gal-uri care au fost finalizate;

După întocmirea Raportului de Progres RT 14.2 – 1.10

SVCF–OJPDRP:• verifică şi avizează Raportul RT 14.2–1.10;• înaintează documentul către SEC – CRPDRP;

SEC – CRPDRP:• centralizează toate datele primite din partea SVCF – OJPDRP prin completarea formularului RT 14.2 – 1.10 „Raport semestrial privind progresul înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei de dezvoltare locală”, pentru toate GAL-urile din regiune;• Semnat şi avizat de Şefului SEC – CRPDRP, Directorului CRPDRP; • retransmite documentul la SL – DATL.

SL – DATL:• centralizează toate datele primite din partea tuturor CRPDRP-urilor prin completarea formularului RT 14.2 – 1.10 pentru toate GAL-urile de la nivel național;• Documentul este verifiat şi avizat de Şefului SL – DATL, Directorului DATL;• transmite la Direcția Coordonare Programe – Serviciul Monitorizare, Evaluare si Raportare.

Monitorizare Ex-post

Direcția Control și Antifraudă - • prin Serviciul Control Ex-post, în conformitate cu procedurile specifice de lucru.

VĂ MULŢUMESC PENTRU ATENŢIE VĂ MULŢUMESC PENTRU ATENŢIE

VĂ MULŢUMESC PENTRU ATENŢIE

VĂ MULŢUMESC PENTRU ATENŢIE