procedure_logistique

8/7/2019 procedure_logistique

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Organisation & mission des rceptions Mission du rceptionnaire

Formation Le rceptionnaire ne peut tre quune personne forme aux contrles et lutilisation deloutil de rception.

Mission de contrle Le Rceptionnaire assure une mission de contrle et dhermticit :

Aucun mouvement, quil soit de marchandise ou de personne, ne doit chapper son contrle.

Il engage sa responsabilit sur : Les quantits entres ou sorties en nombre de colis/unit

dexpdition, La qualit des colis rceptionns ou expdis, La qualit du traitement des litiges de rception avec les

transporteurs.

Il assure lhermticit et la propret de la cour et des quais de rception.

Il fait respecter le protocole de scurit et la charte des transports signeentre le magasin et les transporteurs.

Rle de la 1 re rception La 1 re rception a plus que jamais un rle primordial :

Plus de la moiti des marchandises passent directement en linaire ou en rserve :

contrle alatoire sur les fournisseurs directs

sur les entrepts :

les produits sensibles

Les contrles manuels dclenchs en 1re rception : rserves en

cours de transport

Dtermination des responsabilits entre le fournisseur et le transporteur lors delitiges ultrieurs.

Dans le processus dacclration des flux physiques dentres de marchandises enmagasin : tri des marchandises, balisage des flux


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Contrles de premire

rception

La premire Rception exerce donc un contrle sur :

La qualit de la prestation du transporteur, contrat de transport :

Le dnombrement de marchandise prise en charge par le transporteur estprsent lors du dchargement du camion. :

- nombre colis/palettes/units dexpdition indiqus sur le bon de transport ou lalettre de voiture

Les units dexpdition (colis, palettes...) sont en bon tat :

1. Dtection de vols en cours de transport : hermticit du camion ou dela remorque, cheminement correct du cble T.I.R. pour les savoyardes

(camions bchs), plombs non conformes ou dtriors, colis ouverts,

2. Dtection darticles invendables : colis mouills, colis abms

3. Dgerbage des units dexpdition

Les litiges ou rserves dtects en premire rception sont nots surle bon de transport ou la lettre de voiture et co-signs par le chauffeur et lerceptionnaire.

Les heures darrive et de dpart du camion sont inscrites sur le bonde transport ou la lettre de voiture.

Lhermticit des boxes cartons agrafs (contenant des produitssensibles) est systmatiquement contrle en 1re rception.

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Cour de service et accs rception

Surveillance du quai La surveillance du quai est assure par le Rceptionnaire.

Accs extrieur scuris Les accs, donnant vers lextrieur, sont scuriss.

Accs autoris La cour de service fait partie de lenceinte de lHypermarch et ce titre, il ne doitpas tre possible dy pntrer sans autorisation.

Les alles et venues dans la cour de service doivent tre motives, connues et

contrles par le Rceptionnaire :

La liste des mouvements autoriss et non autoriss est connue durceptionnaire

En dehors des heures

douverture

En cas dabsence du Rceptionnaire :

Les accs la cour de service se font sous contrle.

Exemples : Cls confies une personne dsigne, camra, prsence de la

scurit etc..

Accs par la cour Laccs du magasin par la cour de service est interdit au personnel.

Accs la cour ferms A chaque fois que cela est possible, les accs la cour de service seront ferms.

Camra P.C. Il est conseill dinstaller une camra relie au P.C. permettant le balayage de lensembledu quai de jour comme de nuit.

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Fonction indpendante Le Rceptionnaire assure une fonction indpendante, non soumise au commercial :

Il est la seule personne fixer les rendez-vous avec les transporteurs.

Il est la seule personne autorise crer les rceptions.

Il cre les rceptions au vu de la marchandise.

Il signale, aux Responsables Appro ou C.D.G., toute anomalie de fonctionnement.


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Rception et bureau du rceptionnaire

Zones de rception La rception est divise en zones matrialises par un marquage au sol :

3 Zone de dchargement et de contrle : la zone est vide au moment dudchargement.

3 Zone de tri ou dclatement : flux de marchandises

3 Zone de retours : dpt des retours fournisseurs en attente denlvement.

croisement des flux rception / expdition

Dgagement des quais Laire de rception est toujours dgage :

Le nombre de camions en cours de dchargement est limit au nombre derceptionnaires : programmation des heures de rendez-vous ;

Bureau du rceptionnaire Le bureau du rceptionnaire est dispos de sorte que le rceptionnaire ait une bonnevisibilit du quai et de la cour.

Le bureau du Rceptionnaire doit tre surveill ou ferm, son entre estformellement interdite toute personne trangre non accompagne.

En dehors des heures douverture, le bureau du rceptionnaire est ferm cl. Les cls sont dposes au P.C. scurit.

Le tampon de rception est mis sous cl.

Toute disparition de document engage la responsabilit du rceptionnaire.

Matriel disposition Chaque rception doit mettre en place ou disposer au minimum de :

Elment Fonction

Un planning de rception Gestion des rendez-voustransporteurs : affichage du planningactualis et dat

Communication du planning aux Chefsde march et gestionnaires dappros

Un tlphone

Une imprimante laser

Un fax

Tampon de rception A apposer sur les documents officiels delivraison ou de retours

Tampon de refus A apposer lors de refus de livraison

Un appareil photographiquenumrique : plus de qualit, permet unetransmission WEB

Remarque :

Lappareil peut tre utilis

conjointement par le Service Scurit

et la Rception

Etayer les dossiers de litiges au dchargement

Support et documents Chaque rception doit disposer de support ou documents suivants :

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Elment Fonction

Catalogue des diffrents emballages Photo lappui, dsignation, taux deconsignation

Avis de rception manuels Frais gnraux uniquement

Avis de sortie Retour de marchandises vers les fournisseursou entrepts

Avis de cession Cessions de marchandises entre magasins

Carnet de refus :

3 contrle de temprature

3 dpassement dlai de livraison

Pour confirmation au fournisseur

NB : Les refus sont motivs sur le bon du

transport co-signs par le rceptionnaire etle chauffeur.

Carnet de rserves Pour confirmation au fournisseur

NB : Les rserves sont motives sur le bondu transport co-signes par le rceptionnaire

et le chauffeur

Bon de rception frais gnraux Rception des frais gnraux

Un exemplaire du protocole de scuritsign avec les transporteurs Opration de chargement et dedchargement

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Gestion des flux de marchandises

Planning de livraisons Le Rceptionnaire reoit ses livraisons en fonction du planning de livraisons :

Le planning est tabli en concertation avec les Chefs de rayon.

Le planning est rvis en permanence et au minimum tous les trois mois.

Elments du planning Le planning de livraison doit comporter :

Les jours de rendez-vous dont le samedi. Les plages horaires de 15,20,30 minutes. Le nom des transporteurs permanents. Des cases vides pour indiquer les transporteurs ou rendez-vousponctuels. Un espace pour indiquer le volume exprim en colis ou en palette. Des zones bloques pour les runions, les pauses, les retours ou autresobligations

Flux de marchandises Le Rceptionnaire a tout pouvoir pour faire respecter cette organisation.

Lorganisation des flux est sous la responsabilit du Rceptionnaire et doit permettreune vacuation immdiate des marchandises rceptionnes.

Fax dannonce transporteur Le FAX dannonce et de validation des livraisons comporte :

Le n de rayon ou le type de produit.

Le nom du fournisseur.

Le n de la commande.

Le nombre de palettes ou colis avec des colonnes pour donner ou refuser

laccord. Une zone observation pour indiquer la cause du refus ou futures dates de

prsentation.

cf. modle

La veille de la livraison Le rceptionnaire vrifie :

Fournisseurs directs Plate-forme

La prsence de la commande en fonction dufax.

La prsence de la commande en fonction dufax envoy la veille : commande /nombre decolis ou dunits dexpdition (U.E).

Traitement faxtransporteurs

Les transporteurs communiquent la veille, par fax, les commandes livrer (maxi en fin dematine) Annexe 5

Le tlphone peut, de faon exceptionnelle, tre utilis.

Aprs la rception du FAX, le rceptionnaire vrifie lexistence de la commande dans leportefeuille de commandes :

Si alors

Existence de la commande Annote sur le FAX lheure du rendez-vousdans la case OUI de Accord en regarddes N de commandes autoriss.

Absence de commande Cocher la case NON de Accord enregard du N de commande refus et le motifdu refus

Renvoi du fax, ainsi complt, au transporteur.

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Livraison fournisseurs directes

Contrle alatoire Les fournisseurs directs sont contrls en seconde rception, de faon alatoire, lafrquence dpend de la classe auquel appartient le fournisseur.

En premire rception, deux types de flux de marchandises :

Flux de marchandises avec contrle de seconde rception

Flux de marchandises sans contrle de seconde rception

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Livraison fournisseurs directes

Documents obligatoires Le chauffeur remet obligatoirement au rceptionnaire les documents de rception :

Le bon de transport ou lettre de voiture

Le bon de livraison

Remarque :

Labsence de bon de transport ou lettre de voiture et/ou bon de livraison du fournisseurest un motif de refus de la marchandise.

Plates-formes Le rceptionnaire, pour les plates-formes, en cas de rajout sur le fax, vrifie dans loutilde rception :

La prsence de la commande

La date de livraison attendue

Les contrles Le rceptionnaire effectue les contrles qualitatifs et quantitatifs :

Ltat des units dexpdition : colis ou palettes ...,unit dexpditionendommage : colis ouvert, abm ou palette filme dtriore.

La quantit des units dexpdition livres : palettes ou colis ou poids, cohrenceentre le nombre dunits dexpdition reu par la rception et celui annonc sur lebon de transport ou la lettre de voiture.

Cheminement correct ducble T.I.R.

Le cheminement correct du cble TIR est le suivant :

- passage de ce dernier dans tous les pontets, attention lavant de laremorque en partie suprieure.

- tat et longueur du cble(et non des deux cbles ! !).

Face avant dela remorque bche.

Cheminement correctdu cble T.I.R.

Pontets A proscrire ! !

Bord de la bche.

uite

Plomb homologu Le plomb homologu est le scell mtallique bords recourbs.

Exemple type TYD

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Liste des produitssensibles

Les contrles de seconde rception entrepts sont obligatoires sur la liste des produitssensibles et les box agrafs de produits sensibles livrs par lentrept :

vrifier lintgrit du box en premire rception, rserves mettre sur lalettre de voiture dans le cas contraire puis contrle forc en seconde rception.

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Les emballages

Echange standard Le rceptionnaire pratique lchange standard.

Suivi des emballages La gestion des emballages se fait par la lettre de voiture.Un suivi doit permettre au rceptionnaire de justifier la dette emballage, parentrept et par fournisseur, pour lesquels le magasin ne peut pratiquer lchangestandard (Callens, Lebrun etc...).

Cf. document de suivi propos en annexe.

Emballages restitus Les emballages restitus sont imprativement nots sur le Bon de Transport ou laLettre de Voiture.

Principe et suivi entrept Lorsque lchange standard nest pas possible, lentrept, en accord avec le magasin, faitun enlvement par le transporteur habituel.

Gestion entrept Les entrepts grent les sorties et les entres demballages partir des lettres devoiture :

Validation des palettes rceptionnes sur lettres de voiture.

Annonce des palettes restitues sur la lettre de voiture.

Etat de la dette Chaque fin de mois le rceptionnaire reoit un tat de la dette palettes quil doit valider,avec son propre suivi et retourner :

Linterlocuteur entrept :Service Gestion des palettes de lEntrept dorigine.

Frais retour emballages Les frais relatifs au retour des emballages en entrepts sont intgrs dans le Taux dePrestation Logistique pay par chaque Magasin :

En cas de retour massif d un stockage volontaire magasin, les frais de retoursont la charge du magasin.

Lorsque le transporteur refuse rgulirement la prise en charge des palettes enretour, il y a lieu de mentionner sur la lettre de voiture. Refus de reprise deXX palettes

Niveau de la dette et

puration

La dette emballage vis--vis des entrepts et des fournisseurs :

doit reprsenter approximativement la valeur des emballages dune livraisonmoyenne.

doit tre apure au moins une fois par trimestre.

Rangement Les emballages sont rangs par catgorie, sur des emplacements dfinis.

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La seconde rception marchandises

Prsentation

Fonction & mission de lemploy logistique de seconde rception

Formation Lemploy logistique de seconde rception ne peut tre quune personne forme auprincipe du contrle de seconde rception.

Mission Lemploy logistique de seconde rception assure une mission de contrle.

Il engage sa responsabilit sur :

Les quantits entres ou sorties en nombre de pices,

La qualit de la marchandise rceptionne,

La codification : le bon passage en caisse de chacun des articles

Il assure la propret de la zone de seconde rception et de la zone de mise enconformit

Garant du contrle des

marchandises

Lemploy logistique de seconde rception est le garant quaucune marchandise ne quitte lazone de seconde rception sans avoir t contrle.

Polyvalent Lemploy logistique de seconde rception doit tre polyvalent : Il doit pouvoir contrleraussi bien du textile que du bazar, de lEM ou du PGC .

Tches transformation dela marchandise

Lemploy logistique de seconde rception assure galement des tches detransformation de la marchandise: antivolage, tiquetage, filmage

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Zone de seconde rception & matriel

Situation gographique La zone de seconde rception :

Doit tre la plus proche possible de la premire rception. Doit tre clairement dlimite.

Les tables doivent tre dans le sens des flux. Les chanes de contrle sont organises par type de flux : rappro,promo et saisonnier.

Matriel disposition Le matriel ncessaire pour effectuer un contrle de qualit et rapide :

Ecran, clavier et douchette en parfait tat de fonctionnement Imprimante laser Feuille de procs verbal de seconde rception.

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Les contrles de seconde rception

Rapprochement

marchandises / documents

Lemploy logistique de seconde rception :

Etape Action

1 rcupre lavis de livraison, le bon de livraison

2 repre la marchandise correspondante

3 vrifie le nombre de colis annonc sur lAL avec les colis physiques

4 vrifie le numro de commande inscrit sur les colis

5 Puis

Si... alors...

Concordance Il peut commencer son contrlequantitatif

Anomalies Il se rapproche de la premirerception pour vrification.

Deux mthodes de contrle Deux mthodes de contrles sont possibles dans loutil de rception :

Rception avec prcompte : flashage du produit et saisie de la quantit. Cest uncontrle la commande qui est effectu.

Rception avec contrle manuel : copie de la commande lcran.

Rception dans les 48heures

Une rception doit tre traite dans les 48 heures qui suivent son arrive. Pass ce dlai,le fournisseur nest plus tenu de donner suite aux litiges ventuels.

NB : la rgle des 48 heures est purement contractuelle et na pas de valeur juridique.

Charte Logistique /Magasins

La charte Logistique-Magasins fixe des dlais particuliers pour le traitement des litiges.Au-del de ces dlais, les rserves ne sont pas prises en compte :

Dans les 24 heures ouvres, aprs la livraison en PGC suivant la 1re rception.

Dans les 48 heures ouvres, aprs la livraison en non alimentaire suivant la 1re

rception.

Les rserves formules auprs de la Logistique concernent uniquement un nombredarticles errons lintrieur des colis ou sur une erreur de code.