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“the BPM process’ factory” Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 1 BPM & BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s “the BPM process’ factory” Describiendo los conceptos BPM y BPMS, clarificando las diferencias con los ERP’s y justificando su imprescindible convivencia

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El documento introduce los conceptos BPM y BPMS y compara las aplicaciones procedimentales con las transaccionales

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 1

BPM & BPMSversus ERP’s, DMS’s y CRM’s

“the BPM process’ factory”

Describiendo los conceptos BPM y BPMS, clarificando las diferencias con los ERP’s y justificando su imprescindible convivencia

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 2

Contenido

� Introducción.

� BPM - Cambio de Paradigma.

� BPMS – Corazón de la Organización.

� BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s.

� BPMS versus Aplicaciones Webs a Medida.

� Futuro de la Tecnología BPMS.

� Plataforma proceedit.

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Introducción

� Terminología Básica Utilizada.

� Procesos BPM - Definición.

� Procesos BPM - Ejemplos.

� BPM versus BPMS.

� ¿BPMS es algo Nuevo?

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Introducción

Terminología Básica Utilizada

� BPM: Disciplina de Gestión de las Organizaciones que secaracteriza por el enfoque en organizar las actividades porProcesos.

� Proceso: Conjunto de tareas con un determinado fin y enel que participan diversos actores y/o se utilizandeterminados recursos de la Organización.

� BPMS: Tecnología informática que ayuda y soporta laimplantación y operación de los Procesos en lasOrganizaciones.

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Introducción

Procesos BPM - Definición

� Definición: Un Proceso BPM puede definirse como:

1. La formalización de un Procedimiento normalizado de trabajo, en unconjunto de Tareas Personales a realizar, en forma colaborativa, porvarias personas, internas y externas a la Organización, utilizando paraello determinados recursos materiales e informativos;

2. Combinadas dichas Tareas Personales, en forma de flujos secuenciales,paralelos y/o retroactivos; con Eventos, Compuertas y Tareas deSistema, que implementan la Lógica de Negocio o Procedimiento a seguirpor el Proceso, y posibilitan la interacción automática de datos, voz, vídeoy documentos con los sistemas corporativos;

3. Y cuya realización cumple con un fin concreto, con un principio y un finclaros, en las labores de gestión de una Organización.

� Ejemplo: Proceso de ingreso, validación, asignación, aprobación,contabilización y pago de las facturas recibidas de los proveedores.

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Introducción

Procesos BPM - Ejemplos

� El número de procesos distintos que opera una organización es enorme. Podemoshablar de decenas en Microempresas, centenares en Pymes, miles en GrandesEmpresas y Administración Pública, y decenas de miles en Corporaciones.

� Entre algunos de los más comunes en cualquier organización, podríamos citar:

� Imputación de Horas a Proyectos.

� Imputación de Gastos a Proyectos.

� Planificación, Lanzamiento y Seguimiento de Actividades.

� Ingreso, Registro y Revisión Normalizados de Documentos de Entrada.

� Edición, Revisión, Aprobación, Emisión y Registro Normalizados de Documentos de Salida.

� Almacenamiento y Distribución de Documentos de Entrada y Salida.

� Gestión de las Decisiones por Consenso.

� Gestión de Artículos y Realización de Ofertas.

� Gestión de Pedidos a Proveedores.

� Facturación de Servicios a Clientes.

� Ingreso, Tratamiento y Contabilización Automatizada de Documentos Contables.

� Gestión y Contabilización de Anticipos y Gastos de Viaje.

� Gestión de Quejas y Reclamaciones.

� Solicitud y Control de Vacaciones.

� Organización y Seguimiento de Reuniones.

� Gestión de Recursos Compartidos.

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Introducción

BPM versus BPMS

� Business Process Management (BPM). Concepto de gestiónde una organización que se basa esencialmente en que,conjuntos de tareas automáticas y personales, realizadas con unobjetivo común, por diversos sistemas (procedimentales,transaccionales, colaborativos e informativos); y diferentes tiposde actores (empleados internos, empleados externalizados,externos y invitados anónimos); se agrupan en entidadessuperiores llamadas “Procesos”.

� Business Process Management Suite (BPMS). Tecnologíainformática compuesta por una serie de aplicaciones integradas,que permite la automatización los Procesos de una Organizaciónbajo el concepto BPM.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 8

Introducción

¿BPMS es algo Nuevo?

� No, en cuanto al concepto de organización por procesos(BPM) y tampoco en su automatización (de hecho lasindustrias hace muchas décadas que trabajan con lasoperaciones automatizadas)

� Pero sí que es nuevo en cuanto a su aplicación en elentorno de tareas personales administrativas,comerciales, técnicas y de gestión (tareas de los “cuellosblancos”) y en especial, en el sector Servicios.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 9

BPM – Cambio de Paradigma

� Organización Tradicional versus Organización Extendida.

� Diagrama Operativo.

� Cuadro de Diferencias.

� Diagrama Base de Datos.

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BPM - Cambio de Paradigma

Organización Tradicional versus Extendida

� La aplicación del concepto BPM en las Organizaciones posibilita uncambio de paradigma de gestión, por el que se pasa:

� De una Organización Tradicional, tipo árbol, en la que el trabajo se organiza porfunciones que agrupan transacciones internas y contra terceros, y se distribuye aempleados asignados a áreas funcionales jerarquizadas piramidalmente yaisladas; con un flujo de órdenes, documentos e información esencialmentevertical: jefe-empleado-jefe;

� A una Organización Extendida, tipo malla, en la que el trabajo se organiza portareas agrupadas en Procedimientos normalizados, optimizados y formalizados;que se implementan en Procesos BPM que fluyen horizontalmente, transportandoinstrucciones, documentos e información generada; cruzando y yendo más alláde la propia estructura interna de la Organización; y para los que, tanto losempleados internos, los externalizados, los terceros e incluso invitados anónimos,realizan tareas colaborativas de forma secuencial, en paralelo y/o con retornos(ver siguientes diagrama y cuadro).

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 11

BPM - Cambio de Paradigma

Diagrama Operativo

Terceros Terceros Terceros

UsuariosInternos

UsuariosInvitados

UsuariosExternos

Aplicaciones ExternasAplicaciones Externas

Empleados

Terceros

FunciónOrganizaciónTradicional

OrganizaciónExtendida

Foco en el Registro de Transacciones Foco en el Soporte a Procedimientos

UsuariosExternalizados

Aplicaciones Internas

Aplicaciones Internas

Proceso

Com

unicac

ión E

stru

ctura

da

Com

unicac

ión N

o E

stru

ctura

da

Supervisores

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 12

BPM - Cambio de Paradigma

Cuadro de Diferencias

Característica Organización Tradicional Organización Extendida Estructura Árbol Malla

Áreas Funcionales Cerradas Abiertas

Asignación Operativa Responsabilidad Funcional Actor en Procesos

Unidad Operativa Transacción Procedimiento

Portador de Información Documento Tarea

Flujo de Información Vertical y Manual Horizontal y Automatizado

Estructura de Datos Una única Base de Datos y Relaciones. Dato único.

Diversas Bases de Clasificaciones, Entidades, Relaciones, Atributos, Relaciones, Eventos y Estados, sincronizadas entre sí a través de una Base Unificada de Conocimiento y los correspondientes conectores

Aplicación de Políticas Órdenes Reglas de Negocio

Actores Jefes, Empleados y Terceros Supervisores, Empleados internos, Externalizados, Externos, Invitados anónimos, Terceros

Control de los Actores Presencia Física Resultados

Función de Supervisión Firma de cada Documento Resolución de Excepciones

Calendario / Horario Por Sede Personal

Jornada Operativa 8 horas/día, 5 días/semana 24 horas/día, 7 días/semana

Ubicación de los Actores Fija en Sedes Móvil

Modelo de Relación Impositivo Colaborativo

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BBDD

BBDD

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 13

AplicaciónCorporativaTransaccional

BPM - Cambio de Paradigma

Diagrama Bases de Datos

OtrasAplicaciones

OtrasAplicaciones

Terceras Aplicaciones

Otras Aplicaciones

OtrasAplicaciones

OrganizaciónTradicional

OrganizaciónExtendida

Concepto de Dato Único => Una únicaEstructura de Datos y Relaciones

Múltiples Estructuras de Datos, Relaciones, Documentos y MetaDatos a Sincronizar

BBDDBBDD BBDD BBDD

BBDD

� �

Aislada

BBDD

� �

BBDD

Otras Aplicaciones

Procesos BPM

TercerasAplicaciones Unificada y

Sincronizada

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 14

BPMS – Corazón de la Organización

� Definición.

� Cita Informe Gartner BPMS.

� Nuevo Core Tecnológico.

� Los Cinco Entornos.

� Motor, Bus e Interface Unificada.

� Transportador del Conocimiento.

� Diagrama Operacional Completo.

� Soporte de la Organización Extendida.

� Funcionalidades Requeridas.

� Herramienta Estratégica.

� Utilidad y Universalidad.

� Los 12 Vectores.

� Aportaciones a la Organización.

� Gestión en Tiempo Real.

� WorkFlow versus BPMS.

� Evolución Tecnológica.

� Tecnología BPMS “Activity-List-Driven”.

� ¿Qué aporta la MetaTecnologíaBPMS Flexible?

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 15

BPMS - Corazón de la Organización

Definición

� BPMS es una tecnología que soporta la automatización de lastareas personales que se realizan en las organizaciones,previamente agrupadas en procesos (los Procesos BPM).

� Estos Procesos BPM interaccionan con:

� Empleados. Implican a los empleados tanto fijos, como los remotos ylos móviles de la Organización: Vendedores, Delegados, Repartidores,Técnicos de Mantenimiento, Peritos, Inspectores, Visitadores, …

� Terceros. Implican también a actores que no son empleados de laOrganización pero con los cuales se relaciona: Clientes, Proveedores,Agentes, Colaboradores, Subcontratas, Ciudadanos, Alumnos,Usuarios, Pacientes, …

� Aplicaciones. Interaccionan automáticamente con el resto deaplicaciones de gestión de la Organización.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 16

BPMS - Corazón de la Organización

Cita Informe Gartner BPMS

� “… , 2008 marked a turning point for BPM as a discipline.Hundreds of interactions with enterprises lead us toconclude that they are scaling up their efforts to establishBPM as an enterprise program – not just apply itsmethods and technologies to one-off projects. A BPMSshould support BPM throughout the business process lifecycle.” Fuente: Informe Gartner BPMS 2.009.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 17

BPMS - Corazón de la Organización

Nuevo Core Tecnológico

� El concepto de gestión BPM se implanta en las Organizacionesmediante la tecnología BPMS*, la cual se convierte en su nuevo“Core Tecnológico” con las funciones de: Motor Procedimental,Bus de Información e Interfase Unificada de su sistemaorganizativo, permitiendo la interacc¡ón procedimentalautomatizada entre: empleados, usuarios externos, usuariosexternalizados, invitados y terceros; recursos materiales einformativos; y los diversos sistemas de Gestión de laOrganización formados por aplicaciones Transaccionales,internas y externas, Colaborativas e Informativas (ver siguientediagrama Los Cinco Entornos).

* BPMS, acrónimo de Business Process Management Suite.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 18

Aplicaciones Transaccionales

Plataformas BPMSy Procesos BPM

BPMS – Corazón de la Organización

Los Cinco Entornos

UsuariosColaborativos

Externos

UsuariosTransaccionales

Internos

UsuariosSupervisores

Usuariosde Terceros

OrganizaciónExtendida

OrganizaciónExternalizada

Terceros Dirección

Aplicaciones Colaborativas

Aplic

aciones

de

Terc

eros

Aplic

aciones

Info

rmat

ivas

Documentos y Metadatos

Datos y Relaciones

BPMS

UsuariosColaborativosInternos

UsuariosTransaccionalesExternalizados

Office, Outlook, Exchange, Web, Intranet, Extranet, …

Bases Documentales

Bases de Datos Relacionales

BI, …

CRM, ERP, CSM, RRHH, …

ERP, …

Plataformas BPMS

e-commerce

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 19

BPMS - Corazón de la Organización

Motor, Bus e Interfase Unificada

� Las Plataformas BPMS y los Procesos BPM que con ellas se desarrollan, seconvierten en el nuevo “Core Tecnológico”, o capa tecnológica central yprincipal de la Arquitectura de Sistemas de las nuevas organizacionesextendidas, que integra sus diversos Sistemas de Gestión, formados poraplicaciones Transaccionales, Procedimentales, Colaborativas e Informativasy las de los Terceros que interactúan con la Organización, constituyéndoseasí en su:1. Motor Procedimental que gestiona el diseño, desarrollo, operación y monitorización

de los procedimientos de la Organización.

2. Bus de Comunicación normalizado de Tareas, Voz, Datos, Vídeo y Documentosentre los usuarios y las aplicaciones del sistema organizativo, tanto internas comoexternas.

3. Interface Principal y Unificada de los usuarios con los sistemas, permitiendo lainteracc¡ón procedimental automatizada entre: supervisores, empleados internos,externalizados, externos e invitados anónimos; y los recursos materiales einformativos que han de gestionar.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 20

BPMS – Corazón de la Organización

Transportador del Conocimiento

Vídeo

Documentos

Tareas

Voz

Datos

BPMS

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 21

BPMS – Corazón de la Organización

Diagrama Operacional Completo

UsuariosColaborativos(Empleados,

Externos, Invitados)

UsuariosTransaccionales

(Empleados, Externos)

G/On 80 % ����

20 % ����Empleados de relativo bajo valor añadido, fáciles de externalizar

Conectores entreAplicaciones

Empleados de relativo alto valor añadido, difíciles de externalizar

Proceso BPM 1

Aplic

aciones

de

Terc

eros

Aplic

aciones

Info

rmat

ivas

G/On

G/OnÁreaTransaccional

ÁreaColaborativa

G/On

OCR Office IntranetVoiceMailMensajeríaMulticanalExchange Extranet

UsuariosTerceros

Gestor deProyectos

Gestor deExpedientesCAD

CRM Ventas Compras Contratos Producción Distribución Mantenimiento

PostVenta

ContabilidadRRHH TesoreríaCartera

WebPresupuestado

Stocks

ÁreaProcedimental

UsuariosSupervisores

Plataformas BPMS

Bases de Datos y Relaciones

Proceso BPM 2 Proceso BPM ... Proceso BPM n

Bases Documentales

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 22

BPMS – Corazón de la Organización

Soporte de la Organización Extendida

Usuarios

Invitados Externos Externalizados Empleados Sistema Aplicaciones

Fases

Inicio Proceso

Atención Externa

Atención Interna

Registro Transacción

Gestión Externa

Gestión Interna

Registro Transacción

Notificación Gestión

Fin Proceso

IM

TareaPersonal

DX

TareaSistema

BBDDTarea

Personal

TareaPersonal

TareaPersonal

FN

CL

email

TareaSistema

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 23

BPMS – Corazón de la Organización

Funcionalidades Requeridas - Listado

� La implantación de Procesos BPM en una Organización requierepara su éxito el que se implanten sobre Plataformas BPMS confunciones avanzadas, a ser posible, integradas en un sóloentorno operativo y de interface única con los usuarios y losadministradores del sistema (ver el siguiente diagrama):

� Diagramador de Procesos BPM.

� Motor de Procesos BPM.

� Motor de Reglas de Negocio.

� Herramientas de Integración.

� Procesos Patrón.

� Monitor de Procesos.

� Intranet.

� Gestión Documental.

� Extranet.

� Plataforma de Interacción Web.

� Plataforma de Comercio Electrónico.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 24

Intranet

BPMS – Corazón de la Organización

Funcionalidades Requeridas - Diagrama

Motor deProcesos BPM

Plataformade Interacción

Web

Plataforma integrada que facilita que usuarios anónimos Invitados puedan también interaccionar con los Procesos BPM.

Plataformade ComercioElectrónico

Diagramadorde procesos

Motor deReglas de Negocio

Herramientasde Integración

ProcesosPatrón

Monitor deProcesos

Gestión Documental

Extranet

Herramienta para visualizar en tiempo real e incluso interactuar con el funcionamiento de las Instancias de los Procesos BPM.

Procesos listos para usar.

Plataforma integrada que facilita el comercio electrónico, interactuando con los Procesos BPM de la Organización.

Utilidades desarrolladas para la interacción automatizada de los Procesos BPM con las aplicaciones corporativas, mediante WebServices y el Adapter Server (generador de conexiones ODBC).

Funcionalidad que permite la creación de tantos Portales Externos como se desee, para proporcionar a los Usuarios Externos un entorno colaborativo y personalizado para interactuar con los Procesos BPM y la documentación de la Organización.

Plataforma Colaborativa que se convierte en el entorno de trabajo de los Empleados de la Organización para el acceso a la información y documentación corporativa, agrupada en Familias Entidades y a las Tareas Personales de los Procesos BPM que deben realizar.

Plataforma de gestión de la información no sólo de los documentos corporativos sino de su información estructurada asociada (MetaDatos).

Utilidades desarrolladas sobre Visio que facilita la diagramación de los modelos de las Clases de Procesos BPM y su exportación al Motor de Procesos BPM para la creación automática de los Objetos y el WorkFlowque los organiza.

Funcionalidad que permite la definición de Reglas de Negocio, externas a la Clase de Proceso, que permite que un proceso pueda funcionar de forma distinta según alguna variable de entorno.

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BPMS – Corazón de la Organización

Herramienta Estratégica

� La Tecnología BPMS se convierte en una herramienta estratégica para las organizaciones ya quese convierte en el nuevo Core del Negocio al soportar las aplicaciones procedimentales orientadasa Procesos, eje del nuevo concepto de gestión de las Organizaciones, y actuar como capa para laintegración de estas aplicaciones procedimentales con las aplicaciones corporativastransaccionales, las colaborativas, las informativas y las de terceros, aportando por ello:� Gestión de Políticas Corporativas. Provee un mecanismo rápido de discusión, implantación, comunicación,

cumplimiento, control e incentivación, todo ello automatizable, de las políticas corporativas y de la lógica denegocio que las aplica.

� Gestión del Conocimiento. Normaliza, formaliza y difunde el conocimiento, detallado paso a paso, de lasoperaciones de la Organización, lo que independiza a los procesos de los usuarios que los han de realizar, reducelas necesidades de formación administrativa en procedimientos, elimina errores y libera recursos para actividadesde mayor valor añadido, facilitando la toma de decisiones sobre información completa y relevante.

� Soporte a la Externalización. Resulta imprescindible como base operativa para la externalización de procesos,o parte de los procesos, en funciones de bajo valor añadido, sin perder por ello su traceado y control.

� Soporte al Crecimiento y Globalización. Constituye una base sólida para el crecimiento sostenible y global decualquier Organización, ya que afrontar más Operaciones en un mayor número de Escenarios Operativos, noimplica necesariamente la necesidad de más Empleados y Supervisores.

� Ventaja Competitiva Sostenible. Da un soporte operativo para el análisis de mejora, la reingeniería y laoptimización continua de los procesos, facilitando la remodelación de los procesos para la adaptación del modeloorganizativo a los continuos cambios del entorno laboral, social, normativo, competitivo y operativo.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 26

BPMS – Corazón de la Organización

Utilidad y Universalidad

� Utilidad. Tecnología emergente útil.

� Novedad => interés => apertura a probar.

� Beneficio inmediato => rápida expansión.

� Eficiencia => Ventaja Competitiva Sostenible.

� Universalidad.

� De aplicación y uso absolutamente horizontal a y por:� Todas las Áreas Funcionales.

� Todos los empleados y actores de la Organización extendida: directivos, supervisores,empleados internos, clientes, proveedores, colaboradores, vendedores, agentes,distribuidores, ciudadanos, alumnos, pacientes, socios, auditores, gestores, operadores deservicios externalizados y terceros en general.

� De aplicación y uso absolutamente transversal a y por:� Todos los Sectores de Actividad.

� Cualquier tamaño de Organización.

� Cualquier hora y desde cualquier ubicación, con acceso a Internet.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 27

BPMS – Corazón de la Organización

Los 12 Vectores - Listado

1. Normaliza.

2. Formaliza.

3. Dinamiza.

4. Interacciona.

5. Agiliza.

6. Difunde.

7. Avisa.

8. Centraliza.

9. Informa.

10. Motiva.

11. Premia.

12. ¡Productividad!

� Podemos resumir las contribuciones de la TecnologíaBPMS en 12 vectores principales que contribuyende forma esencial al desarrollo sostenible de laOrganización:

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 28

BPMS – Corazón de la Organización

Los 12 Vectores – 1 a 6

1. Normaliza. Facilita la implantación de procedimientos normalizados detrabajo y su adaptación inmediata a los cambios.

2. Formaliza. Dice a los empleados y externos cómo y con qué elementoshan de realizar sus tareas, independientemente de dónde estén.

3. Dinamiza. Hace llegar las tareas personales de cada empleado a sudebido tiempo y al dispositivo de conectividad adecuado.

4. Interacciona. Puede mandar tareas a usuarios externos no empleadosde la organización e intercambia información con las aplicaciones degestión, tanto internas como externas a la propia Organización.

5. Agiliza. Permite en pocas horas readaptar los procesos para responder acambios en el entorno de Mercado, Social, Laboral, Normativo,Competitivo o de Estrategia Corporativa.

6. Difunde. Las Reglas de Negocio difunden la alineación de la acción conla estrategia.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 29

BPMS – Corazón de la Organización

Los 12 Vectores – 7 a 12

7. Avisa. Permite la supervisión por excepción, se actúa sólo cuando ocurre algofuera de lo normal, no hay que estar pues vigilando permanentemente.

8. Centraliza. Recoge toda la información (datos y documentos) en un únicopunto, lo que facilita su acceso, mejora la seguridad y elimina duplicidades yerrores.

9. Informa. Proporciona total visión en tiempo real de lo que ocurre en laorganización, trazabilidad de lo que ha ocurrido en el pasado y posibilidad desimulación de lo que va a ocurrir en escenarios futuros.

10.Motiva. Permite el control y, porque no, la retribución de los empleados,externalizados y externos, por tarea realizada, y no por simple presencia en elpuesto de trabajo.

11.Premia. Premia a los buenos empleados con un trabajo más organizado,cómodo y sin stress.

12.¡Productividad! Todo lo anterior puede resumirse en un significativo aumentode productividad.

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 30

BPMS – Corazón de la Organización

Aportaciones a la Organización

La tecnología BPMS aporta:� Novedad Útil.� Completa Horizontalidad.� Total Transversalidad. � Formaliza la Experiencia.� Normaliza los Procedimientos.� Rápida Implantación.� Fácil Integración.� Máxima Automatización. � Beneficio Inmediato.� Facilita la Formación.� Difunde la Estrategia.� Evita Errores.

� Objetiva las Cargas de Trabajo.� Evita Cuellos de Botella.� Soporta la Organización Extendida.� Controla la Externalización.� Globalización Escalable.� Reingeniería Continua.� Permite Cambios Frecuentes.� Monitorización Interactiva en Tiempo Real.� Total Trazabilidad. � Supervisión por Excepción.� KPI’s en Tiempo Real.� Optimización Medible.� .…� ¡Ventaja Competitiva Sostenible!

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 31

BPMS – Corazón de la Organización

Gestión en Tiempo Real

� La Tecnología BPMS aporta a la gestión de las organizaciones una nueva dimensión, eltratamiento del tiempo real, lo que le proporciona elementos vitales de soporte operativo einformación relevante para acortar el ciclo de vida, el ciclo de mejora y adaptación continuade sus políticas y procedimientos al entorno competitivo y regulatorio, con tres elementosprincipales:� Oportunidad. Planteando a cada Ejecutor lo que tiene que hacer y en el momento en que lo tiene que

hacer.

� Control por Excepción. Informando en tiempo real al Supervisor de las acciones que no evolucionansegún el plan previsto.

� Trazabilidad. Permite la total trazabilidad procedimental de las operaciones de las organizaciones porUsuarios, Tareas y Procesos, además de por Transacciones y Documentos; en tiempo real y para suanálisis histórico, supervisando por excepción.

� KPI’s*. Facilita un soporte informativo (KPI’s) para la optimización medible en tiempo real de laeficacia y eficiencia de los Procesos de la Organización, como resultado de su reingeniería yoptimización continua para adaptarse a los cambios del entorno.

� BI*. Proporciona a las aplicaciones de BI información muy relevante, en tiempo real, para el análisis ycontrol de resultados de las operaciones de la Organización por parte de Directivos y Supervisores.

* KPI, acrónimo de Key Performance Indicator.

* BI, acrónimo de Business Intelligence.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 32

BPMS – Corazón de la Organización

WorkFlow versus BPMS

Aplicaciones de WorkFlow de

propósito general“Code-Driven”

Aplicaciones BPMS“Code-Driven”

Módulos WorkFlowde ERP’s

“Code-Driven”

Módulos WorkFlowde DMS’s

“Code-Driven”

Aplicaciones BPMS“Model-Driven” y“Code Generation”

Aplicaciones BPMS“Model-Driven” y

“0 Code”

Aplicaciones de WorkFlow

AplicacionesBPMS

MetaTecnologíaBPM Flexible

Aplicaciones BPMS“Activity-List-Driven”

y “0 Code”

Módulos WorkFlowde CRM’s

“Code-Driven”

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 33

BPMS – Corazón de la Organización

Evolución Tecnológica

ProcesosBPM a medida

Tecnología BPMS

Herramientasde WorkFlow

Procesos BPMEstándares

MetaTecnologíaBPM Flexible

+

-

Complejidad Tecnológica

Facilidad de “Despliegue” +-

Sostenibilidad

Aplicabilidad

Reusabilidad proceedit

PBM’s

PBE’s

PBF’s

ServiciosSaaS

CloudComputing

Flexibilidad (On-Demand)

Alta Disponibilidad

ViabilidadConceptual

1.990’s

2.007-8

2.008-10

2.011 ...

Módulos ERPcon WorkFlow

2.000

PBC’sPBD’s

PBM – Proceso BPM a MedidaPBF – Proceso BPM FlexiblePBC – Proceso BPM ComponentePBD - Proceso BPM DedicadoPBE - Proceso BPM Estándar

Viabilidad Tecnológica

Tecnología BPMCode - Driven

Tecnología BPMSModel - Driven

Tecnología BPMSActivity - List - Driven

Generalización

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 34

BPMS – Corazón de la Organización

Tecnología BPMS “Activity-List-Driven”

PegaSystems

MetaStorm

Lombardi(IBM)

AuraPortal

Global360

OracleBPM

HandySoft …

Procesos BPMy/o Conectores

Genéricos

Procesos BPMy/o Conectores

“a medida”

Procesos BPMEstandarizados“prêt-a-porter”

Procesos BPMy/o Conectores

Dedicados

Ultimus

MetaClase deProceso BPM

Flexible

BizAgi SoftwareAG

MetaTecnologíaBPMS Flexible

MS Project

MS Outlook

Tecnología BPMS “Activity-List-Driven”

Tecnología BPMS “Model-Driven”

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 35

BPMS – Corazón de la Organización

¿Qué aporta la MetaTecnología BPMS Flexible?

� La MetaTecnología BPMS Flexible es una capa superior a las Tecnologías BPMSactuales, desarrollada por proceedit, que gestiona la lógica general de negocio decada proceso, independientemente de su formalización concreta en lasinteracciones con usuarios y aplicaciones.

� Nuestra Tecnología proyecta las aplicaciones BPMS a un nivel completamentenuevo de funcionalidad llamado: “activity-list-driven” que aporta, entre otrasventajas:1. Cambios del proceso en caliente, a nivel de instancia, con tecnología “hot-swap”.

2. Reutilización de Procesos BPM y Conectores.

3. Facilidad de Personalización y Localización.

4. Co-uso de diferentes Plataformas BPMS en un único Proceso BPM.

5. Diseño declarativo de las Clases de Proceso BPM.

6. Interfase de Usuario estandarizada y unificada.

7. Simulación de diferentes escenarios.

8. Información unificada.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 36

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

� BPMS – Aplicabilidad.

� Definiciones:� ERP.

� DMS.

� CRM.

� Comparativa ERP/BPMS.� General.

� Usuarios.

� Diagrama.

� Resumen.

� Conclusiones.

� Nuestra Visión.

Page 37: Proceedit 20101220 BPM & BPMS versus ERPs, DMSs y CRMs

“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 37

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

BPMS - Aplicabilidad

� BPMS es una tecnología completamente nueva (está disponible desdehace sólo dos o tres años) y distinta, podríamos decir opuesta, a la delos ERP’s*, DMS’s* y CRM’s*, y a las diversas aplicacionescolaborativas que manejan las empresas; tanto en su concepcióntécnica, como en su forma de interactuar con los usuarios.

� En cuanto a los entornos y funciones concretas de aplicabilidad de laTecnología BPMS, podríamos resumirlo en la siguiente frase:

* ERP = Enterprise Resource Planning; DMS = Document Management Systems; CRM = Customer Relationship Management.

“Todo lo que es muy complejo, sino inviable por su elevado coste,

de automatizar con las tecnologías ERP, DMS y CRM; se resuelve

con BPMS de forma natural, en menos tiempo, con menor

inversión y alcanzando una mayor satisfacción de los usuarios”.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 38

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Definiciones - ERP

� ERP, acrónimo de Enterprise Resource Management, es una denominación que aplica a unconjunto de módulos aplicativos que permiten gestionar de forma integrada las actividadestransaccionales de una organización.

� Aunque cada fabricante de ERP’s aporta funcionalidades diversas en sus productos, las que deforma más común son soportadas son: CRM (Customer Relationship Management), Ventas,Compras, Contratos, Producción, Distribución, Gestión de Almacenes, Mantenimiento, ServicioPost-Venta, Recursos Humanos, Contabilidad, Cartera, Tesorería, ...

� Los ERP’s acostumbran a compartir los datos entre los módulos aplicativos en una sola Base deDatos de tipo Relacional, manteniendo el principio de integridad referencial.

� Los primeros ERP’s nacen hace unos 20 - 25 años como evolución natural de un tipo deaplicaciones de más corto alcance denominadas MRP (Material Resource Planning) orientadas a lagestión de la producción, y han sufrido varias generaciones tecnológicas, siendo quizás las mássignificativas la de la incorporación de Bases de Datos Relacionales y la de la transformación delas interfaces de usuario a tecnología Web.

� Se trata de un tipo de productos muy maduros y con mucha especialización en sectores diversos,calculándose que hay en el Mundo unos 5.000 productos ERP’s de distintos fabricantes, aúndespués de haber sufrido un proceso de concentración importante en mano de las empresaslíderes del sector: Microsoft, Oracle, SAP, Sage, …

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 39

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Definiciones - DMS

� DMS, acrónimo de Document Management System, es una denominación que se aplica a lasplataformas de gestión de el almacenamiento y recuperación de documentos.

� Aunque cada fabricante de DMS’s aporta funcionalidades diversas en sus productos, las que deforma más común están soportadas son: Gestión de MetaDatos Asociados a Documentos, Filtrosde Búsqueda por MetaDatos y Contenido, Versionado de Documentos, …

� Los DMS’s acostumbran a guardar la información de forma comprimida para el ahorro de espacioen disco y las productos líderes mundiales son muy pesados y caros con lo que han tenido pocadifusión excepto en grandes Organizaciones.

� Han surgido dos tendencias en lo últimos años que han derivado en dos tipos de productos quepodríamos llamar los sucesores de los DMS:� Los CMS (Content Managament System) normalmente utilizados como soporte para la gestión no sólo de

documentos sino de datos estructurados siempre conectados a una aplicación Web de presentación y a unaaplicación de mantenimiento del contenido; y

� Las plataformas de almacenamiento virtual de documentos, normalmente ligadas a herramientas colaborativasaccesibles desde la web y orientadas al trabajo de pymes, profesionales y público en general.

� El mercado de los productos que genéricamente podríamos llamar de "Gestión y Almacenamientode la Información" es muy dinámico y atomizado, en el que, aparte de unos pocos productos yamuy maduros orientados a las grandes corporaciones y Administración Pública, se puedeencontrar una representación muy numerosa de nuevos productos a los que se aplica de formacreciente el modelo de Servicio SaaS en Cloud Computing.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 40

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Definiciones - CRM

� CRM, acrónimo de "Customer Relationship Management", se refiere a sistemas informáticos de apoyo a lagestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.

� Aunque cada fabricante de CRM’s aporta funcionalidades diversas en sus productos, las que de forma máscomún están soportadas son: Base de Datos de Clientes y Contactos, Gestión de Oportunidades yProyectos, Registro de Gestiones con Clientes (Llamadas telefónicas, visitas, envíos de documentación,ofertas, invitaciones a presentaciones, …), Listado de Ofertas y Pedidos por Cliente, RepositorioDocumental, Guiones de Telemarketing, …

� Los CRM’s, nacidos como aplicativos separados del resto de las programas de gestión de lasOrganizaciones, acostumbran a no compartir los datos y documentos con las aplicaciones de tipo ERP yDMS, formando pues islas informativas.

� La tendencia de los últimos años ha sido la de, o bien que los fabricantes de ERP han desarrollado suspropios módulos de CRM, en este caso sí con la información integrada con el resto de módulos, o bienotros fabricantes de ERP han optado por la adquisición de productos CRM ya consolidados del mercado yse hallan en pleno proceso de integración de los mismos con sus aplicaciones ERP.

� Se trata de un tipo de productos ya maduros con muy poco recorrido futuro como aplicacionesindividuales, estimándose que puede haber del orden de 500 productos distintos, la mayoría de pocoalcance.

� Como curiosidad, SalesForce, un aplicativo de la categoría CRM, fue el primer éxito mundial de desplieguede un producto con un modelo de negocio basado exclusivamente en el acceso al mismo como ServicioSaaS.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 41

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Comparativa ERP/BPMS - General

Característica ERP’s BPMS’s

Enfoque Transaccional Procedimental

Alcance Sólo a ciertas áreas de la Organización Todas las áreas de la Organización

Implantación, Personalización y

Cambios

Compleja, lenta, requiere del Implantador y en muchos casos, del Fabricante

Fácil, sin programación, sólo configuración, muy visual, no requiere, necesariamente,

de personal técnico externo

Interfaces Humanas

Menús, Pantallas y Listados estándares Tareas diseñadas ad-hoc, con formularios e instrucciones a medida

Puesta en Marcha Debe realizarse por módulos o grupos de módulos completos, no puede ser gradual

Puede realizarse en forma gradual, proceso por proceso

Acción “Pull”, pasivo, espera que el usuario actúe

“Push”, proactivo, plantea tareas a los usuarios en el momento en que las han de

realizar. Alerta en caso de que no se realicen las tareas en el plazo previsto.

Propone caminos alternativos en caso de incidencias (por excepción)

DocumentosPuro repositorio organizado en carpetas y subcarpetas, con ingreso y etiquetado

manual sin controlar versionado

Ingreso, Edición, Aprobación y Distribución activa mediante procesos automatizados con asignación normalizada de nombres y

metadatos y gestión del versionado

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 42

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Comparativa ERP/BPMS - Usuarios

Característica ERP’s BPMS’s

Usuario“Transaccional”: especializado, con

formación específica, sólo accede a una pequeña parte de la aplicación

“Procedimental”: cualquier empleado de la organización, externalizado o externo, sin formación específica (las instrucciones van contenidas en las propias tareas). Todos los

usuarios acceden a muchos procesos

Tipo de Usuarios Internos

Ejecutores, Validadores, Controladores, Contabilizadores, Verificadores, …

Solicitadores, Ingresadores, Supervisores, Aprobadores, Decisores, Consultadores,

Aportadores, Interesados, …

% de Usuarios sobre Empleados

Típicamente 20 % ���� Típicamente 80 % ����

% Tiempo de Uso Típicamente 80 % ���� Típicamente 20 % ����

Implicación de Terceros

En una gran mayoría, desconectados, sólo emiten y reciben documentos que interaccionan manualmente con la

aplicación

Integrados en los procesos, reciben y emiten tareas y comparten datos y

documentos

Tipo de Terceros Implicados

En la mayoría de los casos, como mucho, Agentes y Distribuidores

Socios, Asociados, Clientes, Proveedores, Colaboradores, Agentes, Distribuidores, Subcontratados, Ciudadanos, Usuarios,

Alumnos, Pacientes, Visitantes, Interesados, …

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 43

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Comparativa ERP/BPMS - Diagrama

Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3� Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea n

TransAcción 1

���

���

�Conducela Acción

Registrael Pasado

Actores >

Proceso >

Acciones

BPMS

ERP

���

AlmacenaDocumentos

DMS

DocumentosTransacciones

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 44

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Comparativa ERP/BPMS - Resumen

� En contraposición con los ERP’s, DMS’s y CRM’s, la tecnologíaBPMS se caracteriza por:

� Automatizar procedimientos, no transacciones.

� Empujar al usuario a hacer las tareas cuándo y cómo ha de hacerlas, yno cuándo y cómo los usuarios lo deciden, y les proporciona el con quéha de hacerlo, evitando así al usuario a tener que buscar los elementosde información requeridos para resolver la tarea.

� El portador de información es la propia Tarea, y no el Documento. LaTarea contiene todo lo que el Ejecutor necesita conocer y revisar pararealizarla, incluidos uno o varios documentos.

� Trabajar en tiempo real, conociendo los calendarios y jornadas de cadaempleado.

� Se adapta en sus interfaces a las necesidades de los usuarios en vez deforzar a los usuarios a adaptarse a las funcionalidades de lasaplicaciones.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 45

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Comparativa ERP/BPMS - Conclusiones

1. No competencia. Los ERP’s y los BPMS’s son tecnologías distintasque no entran en competencia real ni aún con aquellos ERP’s quedisponen de módulos de WorkFlow para suportar los circuitos devalidación y aprobación de documentos comerciales, contables yfinancieros, flujos que tienen un objeto y alcance muy distinto al de losprocesos que se desarrollan con las Plataformas BPMS.

2. Necesarias. Las dos tecnologías son necesarias ya que responden adistintas necesidades y funcionalidades requeridas por todas lasorganizaciones, que no se pueden cubrir ni de manera eficaz yeficiente, ni en su totalidad, con una sola de las dos tecnologías.

3. Complementarias. Las Plataformas BPMS y los ERP’s son, por tanto,tecnologías complementarias que deben coexistir en las arquitecturasde sistemas de las organizaciones y actuar de forma coordinada,integrada y sincronizada.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 46

BPMS versus ERP’s, DMS’s y CRM’s

Nuestra Visión

� El ERP, y sus aplicaciones satélite, y entre ellas los CRM’s, tienden a convertirse en unmotor transaccional, invisible para la mayoría de los usuarios de la Organización queacceden a él sólo indirectamente y sin ser conscientes de ello, a través de Procesos BPMdiseñados ad-hoc para cada conjunto de gestiones a realizar organizadas en procesos.

� Cada Organización debe decidir qué tipo de información (dato o documento y susmetadatos) tendrá como contenedor maestro al ERP y cual lo tendrá en la plataformaIntranet y de Gestión Documental (DMS) asociada a la herramienta BPMS.

� Deben desarrollarse los conectores adecuados para asegurar la interoperatibilidad entrelas dos Plataformas, ERP y BPMS, permitiendo la sincronización entre la informacióncontenida como maestra en cada aplicación.

� Las Plataformas BPMS y los Procesos BPM que se desarrollan con ellas, se convierten enla Capa de Integración y Bus de Comunicación entre las diversas aplicacionescorporativas, y en una Interface Unificada para:� El acceso a las aplicaciones de colaboración de los usuarios de la Organización, entendidos éstos en

sentido amplio (Internos, Externos, Externalizados, Invitados y Visitantes) y

� El acceso indirecto a las aplicaciones transaccionales con la integración de tareas, voz, datos, vídeo ydocumentos.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 47

BPMS versus Aplicaciones Web a Medida

� BPMS como Generador de Aplicaciones Web.

� Comparativa:� Desarrollo.

� Funcionalidades.

� Conclusiones.

� Nuestra Visión.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 48

BPMS versus Aplicaciones Web a Medida

BPMS como Generador de Aplicaciones WeB

� Podríamos definir las Plataformas BPMS modernas comoherramientas de desarrollo de alto nivel y entornos decolaboración e interacción muy completos y abiertos (bajola filosofía SOA*), orientados al desarrollo rápido deaplicaciones web de negocio complejas (los ProcesosBPM) que se relacionan tanto con humanos como conotros aplicativos y sistemas, gestionando flujos de tareasen tiempo real, tanto personales como automáticas, quemanejan elementos de información de cualquier tipo(datos, documentos, voz, video, …).

* SOA = Service Oriented Applications.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 49

BPMS versus Aplicaciones Web a Medida

Comparativa – Desarrollo

Característica Aplicaciones Web a Medida BPMS’s

Concepto de desarrollo

Tendencia a la copia de la funcionalidad de las aplicaciones transaccionales tradicionales del

tipo Cliente / Servidor

Reconsideración completa del proceso de negocio de la Organización, con enfoque en las tareas, organizadas en

procesos, y con interacción automática con usuarios internos y externos

Proceso de desarrollo

Tradicional y lento, captura de requerimientos, análisis funcional, programación, pruebas y ajustes

Análisis de requerimientos interactivo, proceso a proceso sobre el diagrama del proceso. Pruebas y ajustes con la maqueta que no requiere programación. Muy rápido.

Esfuerzo principal Programación, Pruebas y Ajustes Análisis de Requerimientos, Configuración y Reingeniería Continua

Tiempo de desarrollo

De meses a años, dependiendo de la complejidad De semanas a meses, dependiendo de la complejidad

Puesta en Marcha Pesada, todo debe funcionar a la vez

Gradual y ligera, Intranet, Extranet y Gestión Documental disponibles desde el primer día. Los Procesos se van liberando uno a uno, conforme se van terminando

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 50

BPMS versus Aplicaciones Web a Medida

Comparativa - Funcionalidades

Característica Aplicaciones Web a Medida BPMS’s

Generación de WorkFlows

Tratamiento pesado, requiere programación a medida o

integración de alguna herramienta de mercado

Funcionalidad nativa, muy avanzada, disponible sin programación, desde el primer día

Tratamiento de documentos

Requiere integración con una herramienta de Gestión

Documental

Algunas Plataformas BPMS integrada ya una Gestión Documental que se integra sin necesidad de programación,

por tanto, disponible desde el primer día

Generación automática de documentos

Requiere programación a medida Disponible, sin programación, desde el primer día, integrada en los procesos BPM, incluyendo la firma electrónica

Otras Funcionalidades

Avanzadas

Requieren programación o integración con distintas herramientas de mercado

Funcionalidades nativas ya disponibles, utilizables sin programación desde el primer día: Modelado de Procesos, Motor de Reglas de Negocio, Adapter Server, Calendarios,

Tratamientos Distribuidos, Formularios Dinámicos, Plataforma de Interacción web Integrada, WebServices, Publicación

WebService de los Formularios, Envío Automático de Emails, Portales Externos Ilimitados, Cuatro niveles distintos de usuarios (Internos, Externos, Invitados y Visitantes), Multiidioma real, Tres tipos de licenciamiento (Licencia

Nominativa, Concurrente y Corporativa), Monitorización de Procesos, ...

Page 51: Proceedit 20101220 BPM & BPMS versus ERPs, DMSs y CRMs

“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 51

BPMS versus Aplicaciones Web a Medida

Comparativa - Conclusiones

� Redundancia. Las Aplicaciones Web a Medida, por una parte, y las Plataformas BPMS ampliadas a Intranet, Extranet, Gestión Documental, Reglas de Negocio y Plataforma Web por otra, son tecnologías redundantes que entran en clara competencia.

� Ventaja. La ventaja es clara para éstas últimas, las Plataformas BPMS, por sus funcionalidades mucho más avanzadas ya disponibles, integración en un entorno operativo y de colaboración ya desarrollado, la facilidad de generación de flujos en tiempo real, el menor tiempo y coste de desarrollo, la facilidad de personalización, mantenimiento y adaptación a los cambios constantes en la forma de gestionar las Organizaciones, lo que se impone en un mundo tan cambiante y competitivo como el actual.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 52

BPMS versus Aplicaciones Web a Medida

Nuestra Visión

� Las Plataformas BPMS modernas representan una opción muy avanzada y eficiente parael desarrollo de aplicativos Web de cualquier tipo, especialmente en el caso de lasaplicaciones de Negocio que tengan que estar respaldadas e integradas con lasaplicaciones corporativas como, por ejemplo, una aplicación de gestión integradatransaccional, tipo ERP.

� La integración de funcionalidades nativas que aportan las Plataformas BPMS, comomínimo las de tecnología “model-driven” y “0-code” y, muy especialmente las “activity-list-driven”, no requiriendo programación excepto para ciertas interfaces con otrosaplicativos y facilitando la adaptación constante a las necesidades de la Organización,incluso con la Instancia en caliente; representa una oportunidad de primer orden paraque cualquier Organización, de cualquier sector y tamaño, dé un salto tecnológico deforma muy eficaz, rápida y rentable hacia el desarrollo de entornos colaborativos muypotentes entre sus diversos tipos de Usuarios:� Empleados de la Organización, considerados como Usuarios Internos.

� Empleados externalizados y empleados de otras organizaciones con las que colabora o da servicio laOrganización (Clientes, Proveedores, Agentes, Distribuidores, Colaboradores, Alumnos, Ciudadanos,Pacientes, …) considerados como Usuarios Externos;

� Visitantes anónimos, considerados como Usuarios Invitados.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 53

Futuro de la Tecnología BPMS

� Nuestra Visión.

� Nueva Industria.

� Fabricantes y Partners.

� Actor Relevante.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 54

Futuro de la Tecnología BPMS

Nuestra Visión

� Aún con las más modernas herramientas BPMS, el desarrollo a medida de todos losProcesos BPM que puede llegar a requerir una Organización, es una tarea ingenteque ni tan sólo los más potentes Fabricantes de tecnologías BPMS pueden abordaren solitario, ya no sólo por la dimensión del reto, sino porque, lógicamente, estánprincipalmente ocupados y preocupados con el desarrollo del Core de susproductos.

� Por supuesto que, tampoco los Partners de los Fabricantes, uno a uno, no tienen nila capacidad en recursos, ni el conocimiento de Negocio suficiente en diversasÁreas Funcionales y Sectores de Actividad, para desarrollar todos los Procesos BPMque, potencialmente, puede requerir cualquier Cliente, aún no siendo una granOrganización, en un máximo grado de despliegue de la tecnología BPMS.

� Habrá pues, necesariamente, que repartir y compartir el esfuerzo de desarrollo deProcesos BPM en forma colaborativa y estandarizarlos en forma de Procesos BPMEstándares (PBE’s) parametrizables para aumentar su reusabilidad y concebidos demanera que se facilite su evolución y soporte sostenibles.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 55

Programa de Estandarización de Procesos BPM

Nueva Industria

� Creemos que la “fabricación” de Procesos BPM Estándares (PBE’s) supondráel nacimiento de una nueva Industria en el Sector de la Consultoría eImplantación de Soluciones Informáticas, por varias razones:

1. Por tratarse de una tecnología absolutamente diferencial que cambia la formade desarrollar aplicaciones, integrando al Cliente, la Consultoría de Negocio y laConsultoría Tecnológica en el proyecto, en paralelo, no de forma secuencial.

2. Por requerir de profesionales con una formación más generalista, combinandosólidos conocimientos tecnológicos con conocimientos de negocio.

3. Por su enorme volumen de mercado que sobrepasa en más de dos órdenes demagnitud al mercado potencial del resto de los subsectores de negocio del ÁreaTecnológica.

4. Por que sus productos y servicios son de aplicación absolutamente universal,para todos los usuarios de todas las áreas funcionales de todas lasorganizaciones.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 56

Futuro de la Tecnología BPMS

Fabricantes y Partners

� Estamos convencidos de que los pocos Fabricantes deaplicaciones BPMS que podrían llegar a resultar ganadores enla carrera de imponerse como producto referente en éstemercado, serían precisamente aquellos que consiguieranDesarrollar y Estandarizar, en el menor tiempo posible, elmáximo número de Procesos BPM Estándares; ellos solos o,mucho más probable, en estrecha colaboración con su red dePartners e incluso con otros Fabricantes de Aplicaciones ySistemas complementarios; pero dada la magnitud del reto encuanto a dimensión y dificultad del modelo de relación aestablecer, no vemos que esta pueda ser la opción másprobable.

Page 57: Proceedit 20101220 BPM & BPMS versus ERPs, DMSs y CRMs

“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 57

Futuro de la Tecnología BPMS

Actor Relevante

� Por contra, sí que a nuestro entender es muy posible y más queprobable que el Actor más relevante del mercado no sea ni unFabricante ni un grupo de ellos apoyados por sus respectivos partners,sino una plataforma colaborativa que agrupe esfuerzos de Fabricantes,Consultores de Negocio, Implantadores, Integradores, ISP’s, Telco’s eincluso Clientes usuarios, en el desarrollo y comercialización ya no deherramientas BPMS, sino de las soluciones desarrolladas con ellas.

� Nuestro proyecto, la Plataforma colaborativa proceedit, siendoindependiente de los Fabricantes de Plataformas BPMS, perointegrándolas a todas y, por tanto pudiendo combinar el conocimientoaportado por los Clientes y los Partners de todos los Fabricantes deBPMS, será sin lugar a dudas referencia, actor relevante y líder naturalde ésta nueva Industria.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 58

Plataforma proceedit

� Respuesta a un Reto.

� Misión.

� Proceso BPM Estándar.

� Niveles y Elementos.

� Los 10 Elementos y sus Relaciones.

� Ideas Fuerza.

� Proyecto Abierto a Todos.

� Ventajas para el Cliente.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 59

Plataforma proceedit

Respuesta a un Reto

� La Plataforma proceedit “the BPM process’ factory”, es la respuestaal reto que nos plantea el nacimiento de la nueva Industria delBPMS, es decir, el despliegue rápido, asequible y sostenible delmáximo número de Procesos BPM en las Organizaciones Clientes.

� Reto que afrontamos mediante la creación de un ClusterMultinacional como soporte para el desarrollo y comercialización deProcesos BPM Estándares (PBE’s) sobre las Plataformas BPMS queescoja el Cliente, ofreciéndole a éste dos modalidades de acceso alas soluciones:

� "try & buy": desarrollo y prueba sin compromiso y despliegue con comprade licencia más mantenimiento opcional.

� "try & lease": desarrollo y prueba sin compromiso y despliegue comoServicio SaaS en Cloud Computing.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 60

Plataforma proceedit

Misión

� Siendo la principal misión de nuestro Cluster Multinacional:

� El Análisis, Desarrollo, Configuración, Programación, Integración,Implantación, Pruebas, Formación, Soporte, Mantenimiento,Estandarización, Personalización, Localización y Distribución, de:

� La MetaTecnología BPMS Flexible, Procesos BPM y Conectores, yaplicaciones y sistemas complementarias que forman parte de nuestraArquitectura Tecnológica Integrada,

� De forma colaborativa entre los Miembros de la Plataforma con capacidadesen Consultoría de Negocio y Tecnológica,

� Para cubrir los requerimientos de soluciones Procedimentales de cualquierÁrea Funcional de Organizaciones de cualquier Sector de Actividad,

� En conexión con el resto de las aplicaciones corporativas ya seanTransaccionales, Colaborativas e Informativas, de la Organización Cliente.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 61

Futuro de la Tecnología BPMS

Proceso BPM Estándar

� Un Proceso BPM Estándar (PBE) es aquel Proceso BPM que,una vez desarrollado a medida (Proceso PBM), para un Clientey una aplicación determinados, ha sido aportado como un Activopor el Implantador y/o Cliente a la Plataforma proceedit, ysometido posterior y sostenidamente a un procedimientonormalizado de Estandarización y Mantenimiento Evolutivo paraconvertirlo en una única solución vertical “prêt-a-porter”,reutilizable, adaptable y sostenible, incorporando a la misma encada nueva versión, a solicitud de los Clientes, mayoresfuncionalidades y versatibilidad, posibilitando así su uso pordistintos Clientes, cada uno con requerimientos distintos,aunque trabajando todos con una única versión.

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“the BPM process’ factory”

Canalesproceedit

Productosproceedit

Programasproceedit

Serviciosproceedit

Plataformaproceedit

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 62

Plataforma proceedit

Niveles y Elementos

Cluster Multinacional Consorcios para Financiación Pública

Factoría de Procesos BPM

MetaTecnología BPMSFlexible

Programa de Desarrollo de Procesos BPM

Programa de Estandarización de

Procesos BPM

Catálogo de Procesos BPM y Conectores

Arquitectura Tecnológica Integrada

Clientes

Cluster Multinacional ISP’s & Telco’s

Clientes

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“the BPM process’ factory”

Licencias y Mantenimiento

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 63

Plataforma proceedit

Los 10 Elementos y sus Relaciones

ISP´s y Telco´s

Consorcios para Financiación

Pública ClusterMultinacional

MetaTecnologíaBPMS Flexible

ArquitecturaTecnológicaIntegrada

Catálogo deProcesos BPMy Conectores

Clientes

Servicios SaaS y Cloud Computing

Procesos BPM y Conectores

Productos y Servicios

Conocimiento de Negocio

Servicios de Consultoría de Negocio y Tecnológica

Financiación

Financiación y Recursos

Programa deEstandarización de

Procesos BPM

Estandarización de procesos BPM

y Conectores

Productos y Servicios

Productos

try & buy

try & lease

1 €/hora/UIC

Programade Desarrollo deProcesos BPMy Conectores

Factoría deProcesos BPMy Conectores

10 % Royalty

Desarrollo

Procesos BPMy Conectores Estándares

Tecnología de Estandarización

Procesos BPM y Conectores

Royalties

Procesos BPMy Conectores

Desarrollo

15 Socios

9 Clientes

11 Procesos

9 %/mes190+ Procesos

Tecnología de Desarrollo

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 64

Plataforma proceedit

Ideas Fuerza

Servicio

FinanciaciónUnión

Metodología

Integración

Acumulación

Conocimiento

Reusabilidad ySostenibilidad

try & buy

try & lease

1 €/hora/UIC

Colaboración

Recursos 10 % Royalty

9 %/mes

15 Socios

11 Procesos

190+ Procesos

9 Clientes

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 65

Plataforma proceedit

Proyecto Abierto a Todos

� Hemos definido siete posibles perfiles de Socios participantes en la Plataformaproceedit, cada uno con sus aportaciones:

4. Distribuidor. Empresas de distribucióninformática (cadenas minoristas) que nosaporten capilaridad hacia Pymes.

5. ISP & Telco’s. Operadores que prestanservicios de Data Center, Comunicaciones eInternet que nos aportan la capacidad deprestación de Servicios SaaS y CloudComputing y su base de clientes.

6. Financiero. Socios financieros que nosaporten capital y relaciones estratégicas conpotenciales clientes.

7. Clientes finales. ¡Qué mejor Socio que unusuario de nuestros productos y servicios quenos puede aportar su conocimiento de negocio,requerimientos operativos, darnos visibilidad yrecomendarnos!

1. Fabricante. Fabricantes que nos aportentecnología que encaje en el proyecto,dentro de la Arquitectura TecnológicaIntegrada, y clientes directos o los de susrespectivas redes de partners.

2. Implantador. Empresas Implantadores,integradores y comercializadores detecnología, partners de los respectivosfabricantes de los productos queconforman la Arquitectura TecnológicaIntegrada, que nos aporten procesos yarealizados, capacidad de desarrollo yestandarización, y clientes.

3. Consultor. Empresas consultoras quenos aporten conocimiento de negocio yrelaciones de confianza con clientes.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 66

Plataforma proceedit

Ventajas para el Cliente

1. “0” Riesgo. El Cliente no ha de pagar nada hasta no disponer del Proceso BPM y/o Conector(es)acabados y operando, de acuerdo con el Análisis previamente aprobado y, por tanto, no ha deestar expuesto ningún riesgo, ni tecnológico, ni financiero.

2. Ahorro. El Cliente paga por sus Procesos BPM y Conectores sólo una licencia de Uso Indefinidocon un coste de 1 euro/hora por Hora de Desarrollo de su Proceso y por Usuario InternoConcurrente del mismo, en vez del coste de desarrollo a medida; lo que representa, dependiendodel número de Usuarios contratados, un ahorro de entre el 80 al 90 % del coste normal dedesarrollo.

3. Autofinanciación. El Cliente recibe un Royalty del 10 % por las ventas realizadas a otros clientesde los Procesos BPM y Conectores desarrollados para él, una éstos hayan sido estandarizados ycatalogados por la Plataforma; ingresos que, rápidamente, le pueden ayudar a amortizar suinversión y, aún más, a obtener beneficio económico.

4. Sostenibilidad. Queda garantizada la sostenibilidad futura de los Procesos BPM y Conectoresdesarrollados para el Cliente, al quedar éstos catalogados en el Catálogo de Procesos BPM yConectores de proceedit y, por tanto disponer de un programa continuado y sostenido demantenimiento evolutivo y soporte para el desarrollo de nuevas versiones, compatibles con lasantiguas, y para la adecuación de los Procesos BPM y Conectores ya desarrollados a las nuevasfuncionalidades que vaya incorporando las Plataformas BPMS en el futuro.

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“the BPM process’ factory”

Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 67

Contacto

� Si desean más información o concretar ya su participaciónen nuestro Cluster Multinacional, estamos a sudisposición:

� Joseba Alonso (Director de Desarrollo de Negocio):

Teléfono: 00 34 933 906 706 / 00 34 607 521 557

Skype: jalonso.proceedit

email: [email protected]

� Josep Mª Cos (Director General):

Teléfono: 00 34 933 906 706 / 00 34 660 193 163

Skype: jmcos.proceedit

email: [email protected]

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Versión 01 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 68

Agradecimiento

¡Gracias por su atención!