proceedit 20120719 metodología en gestión documental
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Automatización de la gestión documental mediante gestión de procesos (BPM) para su catalogación e ingreso en el repositorio documental unificado.TRANSCRIPT
Metodología en Gestión Documental V 01 P 1
Metodología en Gestión Documental
Metodología en Gestión Documental V 01 P 2
Contenido
� Situación Habitual en Gestión del Conocimiento
� Errores Comunes
� 6 Claves para el Éxito
� Automatización Proceso de Ingreso
� Casos de Deduplicación
� Estrategias de Archivo y Recuperación
� Diagrama Gestión Documental Tradicional
� Diagrama Búsqueda Semántica
� Diagrama Gestión Documental Semántica
� Estructura de Catalogación Documental
� Etiquetado de Documentos – Ejemplos
� Modelo de Datos
� Configuración Áreas, Clase, Entidades y Tipos
� Información Asociada a Documento
� Información Asociada a Ejemplar
� Contacte con Nosotros
� Agradecimiento
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Situación Habitual en Gestión del Conocimiento
� Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización.
� Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o que genera.
� Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados y formalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos.
� Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma no reglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior.
� Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permiten búsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos.
� Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera, en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en el público.
� Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo en el momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan.
� Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué.
� Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Es complejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre.
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Errores Comunes� Creer que el problema de la Gestión de Documentos y Expedientes se resuelve instalando
una solución de gestión documental y dando instrucciones a los usuarios de cómo usarla.
� No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda su extensión, con lo cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por los propios usuarios, lo que introduce “ruido” en el sistema.
� Pretender la gestión de todos los tipos de Documentos una única estructura de MetaDatos y un único procesos de tratamiento.
� Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento de Documentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formación y/o poca voluntad de seguir la norma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperación de los Documentos.
� Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus Documentos adjuntos de forma directa sin un tratamiento previo.
� Permitir que los usuarios sigan guardando sus Documentos en repositorios locales.
� No prever el ingreso de los Documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente o el canal origen del Documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino y canal de envío de los mismos.
� Adaptar la gestión procedimental (Expedientes) de los Documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestión Documental y no al revés, adaptar la herramienta o dotar a la solución de aplicaciones complementarias para que, en su conjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente.
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Bases para una Solución Efectiva
� En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para la implantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a los siguientes puntos:
� Definición de la estructura documental:
� Tipologías de Documentos, definidas por un Thesaurus estructurado de n niveles.
� Ontología de cada Tipo de Documento, proveyendo un conjunto estructurado de MetaDatos de contenido semántico.
� Máscaras de Etiquetado normalizado de documentos por Tipo de Documento y Cliente.
� Modelo de Datos.
� Catalogación de:
� Fuentes y canales posibles orígenes de documentos por tipos.
� Destinos y canales de distribución de documentos por tipos.
� Automatización de Procesos:
� Procesos generales de gestión de los documentos, comunes para todos los tipos de documentos.
� Procesos particulares de tratamiento de documentos según su tipo.
� Definición de políticas formales de:
� Permisos.
� Versionado
� Copias.
� Archivo local.
� Provisión de sistemas físicos de:
� Captura e ingreso.
� Archivo y custodia.
� Recuperación.
� Distribución.
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6 Claves para el Éxito
Único Punto de Entrada
Catalogación Automática
Búsqueda Semántica
Único Punto de Distribución
Repositorio Unificado
Rastreo y Captura Automatizada
1
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3
4
5
6
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Automatización Proceso de Ingreso
Extracción del Contenido + Datos y Relaciones Asociados
Definición de la Tipología (Área, Clase, Tipo y Frecuencia)
Aplicación de Plantillas, Estilos
Factura a Cliente, Factura de Proveedor, Albarán de Entrega, Pedido, Extracto Bancario, Recibo Bancario, Nómina, Albarán de Transporte, Contrato, Informe de Actividad Mensual , Listado de Clientes, Liquidación de Intereses, Extracto de Cuenta, Aviso de Impago, Análisis de Riesgo, Notificación de Inspección, …
EsquemasContenidos
DMS/ECM/SNS
Deduplicación, Versionado, Copiado, Etiquetado y Archivo
Dominio Origen, Dirección Correo Origen, Teléfono Origen, Fecha Envío, Canal Recepción, Soporte, Documentos Adjuntos, Tamaño, Extensión, Número de Páginas, …
EstándaresDMS/ECM/SNS
Extracción
Definición
Estandarización
Deduplicación
Inferencia de Metadatos del Contenido y de Datos y Relaciones AsociadosDiccionarios
Inferencia
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Estrategias de Archivo y Recuperación
Repositorio Local
Captura
Normalización
Copia Local
Copia Central
Copia Remota
Custodia Física
Repositorio Centralizado
Almacén Físico
Recuperación
Repositorio Remoto
Opcional, no recomendado
Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación de desastres
Original para Auditorías e inspecciones
Repositorio Transaccional
Imagen, sólo para consulta
Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación semántica
Imagen o fichero para consulta, edición y reenvío
Imagen más MetaDatos o fichero. Altamente recomendable como medida adicional de seguridad
Imagen o fichero
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Casos de Deduplicación
Nombre
Distinto
Nombre
Igual
Contenido Distinto
1. Normalizar Nombres
2. Generar Documentos Distintos
Contenido Igual
1. Normalizar Nombre
2. Generar Copias
1. Normalizar Nombre
2. Unificar Documentos
3. Generar Copias
1. Normalizar Nombres
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Diagrama Gestión Documental Tradicional
Repositorio A Repositorio B Repositorio … Repositorio N
MD
Seguridad basada en Repositorio, no a nivel de
Ítem
MD MD MD
Hay que seleccionar en qué Repositorio guardar
el Documento
Recuperación de Documentos cerrada, a través de Repositorios, Filtros sobre Metadatos,
Bandejas y Vistas
Estructura de MetaDatosAsociada a Repositorio
=> Repositorio = Tipo de Documento
P 11
Diagrama Búsqueda Semántica
MetaDatosEstructurados del Documento B
MetaDatosEstructurados del Documento A
Búsqueda Semántica
Proceso de Catalogación
Relaciones Inferidas entre Documentos
Proceso de Catalogación
1 2
3
4
V 01Metodología en Gestión Documental
Búsqueda Semántica sobre MetaDatos Estructurados
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Diagrama Gestión Documental Semántica
Repositorio Único Web 3.0
MD
Seguridad basada a nivel de Ítem
MD
Recuperación semántica de Documentos abierta a todo lo publicado en la
Web 3.0
Los Documentos se guardan todos en un único Repositorio
Documental
Estructura de MetaDatosAsociada a Tipo de
Documento
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Estructura de Catalogación Documental - 1
Tipología
Clase
Tipo
Frecuencia
Asociado a la naturaleza, función o acción del Documento: Comprobante, Extracto, Liquidación, Envío, Propuesta, …
Asociado a la entidad o acción documentada: Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, …
Asociado al ritmo en que se produce: Diario, Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período, … Si es puntual, no se informa.
ÁreaIndica a qué área principal de la Organización pertenece o afecta el Documento
OrigenFecha
Creador
OriginadorIdentificador de la Organización en la que se origina el Documento
Identificador del creador, persona o aplicación, creador del Documento.
1
DestinoDestinatario
Fecha
Destino
Indica el momento o periodo que cubre el contenido del Documento: Fecha, Período, Puntual, …
Identificador de la Organización destinataria del Documento.
Identificador de la Persona de la Organización destinataria del Documento.
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Estructura de Catalogación Documental - 2
Versionado
Sujeto
Versión
Copia
Idioma
Asociado a la evolución del Documento, expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12
Asociado a la distribución del Documento: Borrador, Original, Original Firmado, Copia, …
Periodo
Idioma del contenido del Documento (código ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, …
Indica el momento en que se ha generado o el periodo que cubre el contenido del Documento: Fecha, Período, Puntual, …
Sujeto
Entidad
Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el Documento: Cuenta, Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido, Contrato, …
Identificador de la Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el Documento: No. de Cuenta, Código de Cliente, Número de Cartera, Proveedor, Referencia de Proyecto, Código de Pedido, …
1
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Etiquetado de Documentos - Ejemplos
proceedit jmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O
proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O
proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O
Documento generado por persona
Documento generado por aplicación
email saliente
Metodología en Gestión Documental V 01 P 16
Modelo de Datos Simplificado
FechaPeriodoRevisiónRepositorio OrigenRepositorio destinoTipo de GeneraciónSoporte
Documento
Área Documental
Clase
Tipo
Frecuencia
Organización
Creador
Entidad SujetoIdioma
Persona
Ejemplar
Aplicación
Documento
ProveedorCuentaClienteCartera
Copia
B BorradorO OriginalO Original FirmadoC0 Copia 0C1 Copia 1
Origen
Destino
Destinatario
Acciones Requeridas
Roles para Acciones
Acciones
EstadosRepositorio OrigenRepositorio DestinoControl de VersionesNiveles de VersiónControl de CopiasFracción TiempoAcuse de reciboFirma Destinatario
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Configuración Áreas, Clases, Entidades y Tipos
� En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales, Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema:
� Áreas:
� CM Comercial.
� AM Administración.
� CP Compras.
� MK Marketing.
� PD Producción.
� LG Logística.
� MT Mantenimiento.
� CL Calidad.
� OP Operaciones.
� IG Ingeniería.
� CT Construcción.
� FN Finanzas.
� ID Investigación.
� PY Proyectos.
� …
� Clases:
� Presentación.
� Propuesta.
� Extracto.
� Pedido.
� Albarán.
� Factura.
� Informe.
� Recibo.
� Comprobante.
� Certificado.
� Memorando.
� Acta.
� Comunicado.
� Alta.
� Baja
� Tipos:
� Presentación de Empresa.
� Factura de Proveedor.
� Extracto de Cuenta.
� Propuesta de Reunión.
� Estudio de Mercado.
� Envío de Documentos.
� Ficha de Contacto.
� Alta de Paciente.
� Acta de Reunión.
� Albarán de Entrega.
� Lista de Clientes.
� …
� Análisis.
� Estudio.
� Envío.
� Resumen.
� Valoración.
� Tasación.
� Comunicado.
� Tarea.
� Ficha.
� Imagen.
� Vídeo.
� Foto.
� Fichero
� Lista.
� …
� Entidades:
� Empresa.
� Proveedor.
� Cuenta.
� Reunión.
� Mercado.
� Documentos.
� Contacto.
� Paciente.
� Reunión.
� Entrega.
� Clientes.
� Intereses.
� MIFID.
� Posición.
� …
Metodología en Gestión Documental V 01 P 18
Información Asociada a Documento
� Área Documental.
� Clase de Documento.
� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …).
� Tipo de Documento.
� Máscara para construir el Título.
� Organización Origen.
� Creador (Sistema, Empleado).
� Generación (manual, automático).
� Frecuencia de generación.
� Acciones requeridas (Generación, Edición, Revisión, Aprobación, …).
� Actores requeridos (Generador, Editor, Revisor, Aprobador).
� Soporte.
� Repositorio origen.
� Repositorio destino.
� Destino o destinos.
� Versionado (Sí/No).
� Niveles de Versionado.
� Estados Posibles.
� Control de copias (Sí/No).
� Fracción temporal (Día, Hora, Minuto, Segundo, …).
� Requiere firma Destinatario (Sí/No).
Metodología en Gestión Documental V 01 P 19
Información Asociada a Ejemplar
� Elemento:
� Área Documental.
� Clase de Documento.
� Tipo de Documento.
� Frecuencia.
� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …)
� Título.
� Tipo de generación.
� Soporte.
� Ruta repositorio origen.
� Ruta repositorio destino.
� Versión:
� Acción.
� Actor.
� Fecha.
� Periodo.
� Versión.
� Estado.
� Copia:
� Destino.
� Fecha.
� Permisos.
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