Unidad de Innovacin

MOOCTema 6Grupo de procesos de seguimiento y control Grupo de procesos de cierre

Contenido

3Introduccin

Procesos de seguimiento y control3rea de Integracin3rea de Alcance5rea de Tiempo6rea de Costos7rea de Calidad8rea de Comunicaciones9rea de Riesgos9rea de Adquisiciones10rea de Interesados11

IntroduccinEn este tema presentaremos el grupo de procesos de monitorizacin y control. Durante esta fase se realiza un seguimiento del desarrollo del proyecto y se implementan las correcciones necesarias. En esta etapa se identifican los cambios a realizar y se asegura que slo se llevan a cabo los que han sido aprobados. En concreto, vamos a ver los procesos del rea de alcance, los de tiempo y los de costes.Procesos de seguimiento y control

rea de Integracin 1.- Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto

El proceso de monitorizar y controlar el trabajo del proyecto se lleva a cabo para observar los acontecimientos que van sucediendo en el proyecto, comparando la planificacin con el desempeo real. Es un proceso muy importante y en proyectos grandes es normal que se dedique regularmente un tiempo concreto del director del proyecto a labores de seguimiento.

La monitorizacin del trabajo consiste en recopilar, medir, distribuir y evaluar la informacinde desempeo del proyecto, y se realiza de forma continua hasta el cierre del proyecto. Se trata de una funcin de integracin, ya que el director de proyecto debe equilibrar e interpretar las demandas de todas las rea de conocimiento (no slo alcance, coste o tiempo, sino tambin calidad, riesgos, etc.) para garantizar que el proyecto sigue su curso con el rumbo adecuado.

Esta labor de seguimiento incluye detectar nuevas solicitudes de cambio, aplicar acciones correctivas o preventivas y emplear un sistema de autorizacin del trabajo, que es la herramienta de que dispone el director de proyecto para autorizar formalmente el comienzo de los paquetes de trabajo y las actividades.

Las principales entradas de este proceso son el plan de direccin y los informes de desempeo, y como fruto de la labor de seguimiento del proyecto se obtienen, aparte de la actualizacin normal de los documentos del proyecto y del plan de direccin (si procede), las solicitudes de cambio.

El fin de las solicitudes de cambio es ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto, del producto, de los requisitos de calidad o de las lneas base del proyecto.

2.- Realizar el control integrado de cambiosEs inevitable que surjan cambios en el proyecto. Adems, se pueden solicitar cambios en cualquier momento y afectando a cualquier rea del proyecto. Sin embargo, todos los cambios deben ser analizados, evaluados, priorizados y aprobados o rechazados a travs del proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios.

Un aspecto fundamental de este proceso es evaluar el impacto y el alcance de los cambios antes de decidir sobre su aprobacin. As, un cambio propuesto en el alcance o el cronograma debe ser revisado y analizado su impacto sobre el presupuesto, los riesgos o los criterios de calidad, por ejemplo.

En el caso de que los cambios sean aprobados, ser necesario replanificar y realizar una actualizacin de la documentacin del proyecto, tarea que tambin es llevada a cabo en este proceso. La implementacin de los cambios, sin embargo, es parte del proceso de Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto.

Para llevar a cabo este proceso es necesario tener en cuenta, fundamentalmente, el plan de direccin del proyecto, donde se especifica en todo momento cmo proceder en asuntos relacionados con cualquier rea de conocimento, y las solicitudes de cambio. El estado de esas solicitudes ser actualizado al trmino de este proceso, y quiz el plan para la direccin y otros documentos.

rea de Alcance

1.- Validar el alcanceEn el proceso de validar el alcance se aceptan formalmente los entregables del proyecto por parte del cliente o patrocinador. Es necesario generalmente mantener reuniones planificadas y frecuentes, y las principales tcnicas que se utilizan son la inspeccin y las tcnicas grupales de toma de decisiones. Lo habitual es que los entregables que se presentan al cliente hayan sido verificados previamente en el proceso de controlar la calidad. Aparte del plan para la direccin del proyecto, las entradas de este proceso ms importantes son la documentacin y matriz de trazabilidad de requisitos, cuyo cumplimiento debe ser examinado, as como los entregables verificados por el equipo en el proceso de calidad ejecutado previamente. Al finalizar este proceso obtenemos las siguientes salidas: Entregables aceptados.

Solicitudes de cambio, que sern o no aceptadas en el futuro.

Informacin de desempeo del trabajo.

Actualizacin de los documentos del proyecto.

4.- Controlar el alcanceDurante este proceso se monitoriza el alcance del proyecto y del producto y con los datos obtenidos se modifica el alcance si es necesario. Naturalmente, para desarrollar este proceso es necesario tener bien definido qu es el alcance, y por tanto haber definido correctamente la lnea base del alcance.

Este proceso requiere una gran proactividad por parte del director de proyecto, siendo su principal herramienta el anlisis de variacin, que consiste en determinar las causas de las diferencias detectadas en el alcance y su importancia para decidir si es necesario realizar cambios e incorporaciones. Si fuera procedente, se realizaran las correspondientes solicitudes de cambio que el proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios evaluara.

Las principales entradas son:

Plan para la direccin del proyecto.

Documentacin y matriz de trazabilidad de requisitos.

Datos de desempeo del trabajo.

Activos de los procesos de la organizacin.

Las salidas de este proceso son:

Informacin de desempeo del trabajo.

Solicitudes de cambio.

Actualizaciones al plan para la direccin y los documentos del proyecto.

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin.

rea de Tiempo1.- Controlar el cronograma El objetivo de este proceso es monitorizar el grado de ejecucin de las tareas del proyecto, as como controlar los cambios en la lnea base del cronograma. Para ello es necesario que el director de proyecto conozca cmo se est ejecutando el proyecto y pueda compararlo con una lnea base del cronograma correctamente definida.

El control del cronograma implica determinar qu elementos del cronograma han cambiado y cuantificar su impacto, gestionar las solicitudes de cambio y actualizar las lneas base, documentos y actividades a medida que los cambios se aplican. Tambin se debe buscar qu est originando cambios en el proyecto para influir sobre las fuentes de los cambios y minimizarlos en la medida de lo posible.

Si el director de proyecto llega a la conclusin de que ya no es posible cumplir con la fecha de finalizacin acordada, podra recomendar la cancelacin del proyecto antes de seguir malgastando recursos.

Entre las tcnicas ms destacadas se encuentran la gestin de adelantos y retrasos en las tareas, as como la compresin del cronograma, que consiste en acelerar las actividades retrasadas, bien aadiendo recursos, bien realizando algunas actividades en paralelo.

Las entradas a este proceso son:

Plan para la direccin del proyecto.

Cronograma.

Datos del desempeo.

Calendario del proyecto.

Datos del cronograma.

Activos de los procesos de la organizacin.

Al final de este proceso se obtienen mediciones sobre el desempeo de trabajo, una previsin de la fecha de finalizacin de las actividades del proyecto y las solicitudes de cambio necesarias. Las salidas de este proceso son:

Informacin del desempeo.

Pronstico del cronograma.

Solicitudes de cambio.

Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto.

Actualizaciones a los documentos del proyecto.

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin.

rea de Costos1- Controlar los costosEl proceso de controlar los costos es similar al de controlar cualquier otro rea de conocimiento pero con el foco puesto en lo costos y el presupuesto. Se encarga monitorizar el grado de ejecucin del presupuesto y controlar los posibles cambios en la lnea base del coste. Durante este proceso el director de proyecto centra su trabajo en:

Gestionar las solicitudes de cambio, detectando nuevas necesidades y asegurndose de que se aplican los cambios de presupuesto aprobados.

Controlar que no se incumplan las restricciones de financiacin y sobrecostes establecidas en el proyecto.

Realizar el seguimiento del grado de ejecucin de los costes, registrar el desempeo real y contrastarlo con la lnea base del coste.

Para llevar a cabo este proceso se utilizan algunas herramientas de especial importancia, como:

Las proyecciones y estimaciones de costes.

Mtodo del valor ganado, que proporciona indicadores para integrar las mediciones del desempeo de alcance, cronograma y coste.

Anlisis de reserva, que consiste en ajustar las reservas disponibles en funcin de los nuevos riesgos identificados y la evolucin del presupuesto.El mtodo del valor ganado se centra en medir el estado del proyecto en un determinado instante, a partir de distintos ratios que tienen como base las siguientes variables:

AC (actual cost): valor estimado del trabajo planificado.

PV (planned value): costo real en que se ha incurrido.

EV (earned value): valor estimado del trabajo realmente ejecutado.

BAC (budget at completion): presupuesto total del proyecto.

EAC (estimated at completion): cunto esperamos hoy que cueste el proyecto.

ETC (estimated to complete): proyeccin del coste restante para terminar el proyecto.

VAC (variance at conclusion): desviacin que se espera al finalizar el proyecto.

Al terminar este proceso es posible que sea necesario actualizar el plan de direccin del proyecto, y se obtienen tambin solicitudes de cambio, informes sobre el desempeo del trabajo y proyecciones del presupuesto.

Las salidas ms importantes de este proceso son:

Informacin de desempeo.

Pronstico de costos.

Solicitudes de cambio.

rea de Calidad

1- Controlar la calidad

Controlar la calidad es el proceso por el que se monitorizan y registran los resultados de la ejecucin de las actividades de calidad del proyecto. De este modo se verifica que los entregables estn siempre dentro de los lmites de calidad exigidos. Uno de los objetivos de este proceso es asegurar la aceptacin de los entregables por parte del cliente, que se realiza en el correspondiente proceso de verificacin del alcance.

En numerosas ocasiones, especialmente en proyectos grandes, el control de la calidad es realizado por un depatarmento de calidad, que informa posteriormente al director de proyecto de los problemas encontrados y tramita las solicitudes de cambio que procedan. Se parte de la informacin registrada en el plan de direccin, las listas de control o las mtricas de calidad, entre otros.

Las 7 herramientas bsicas para realizar el control de calidad, que deben conocerse son las siguientes:

Diagramas de causa y efecto, que agrupa diferentes causas por temtica que originan el problema.

Diagramas de flujo, que representan actividades de un proceso.

Listas de comprobacin.

Diagramas de Pareto, utilizados para representar los problemas ms importantes.

Histogramas o grficos de barras.

Diagramas de control, para representar los lmites de calidad que no se deben sobrepasar.

Diagramas de dispersin, que ilustra cmo de relacionadas o dependientes son dos variables.

Los resultados ms importantes que obtenemos al finalizar este proceso son:

Mediciones.

Cambios validados y solicitudes de cambio nuevas.

Informacin del desempeo.

Lecciones aprendidas.

Entregables verificados.

Actualizaciones al plan de direccin del proyecto.

rea de Comunicaciones

1- Controlar las comunicacionesEl objetivo principal de este proceso es monitorizar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, evaluar cmo se estn desarrollando para garantizar que la informacin fluya segn lo planificado, de modo que se satisfagan las necesidades de informacin de los interesados en tiempo y forma.

En el plan de gestin de las comunicaciones se incluyen medidas para controlar la eficiencia y la efectividad de las comunicaciones. El beneficio clave de este proceso es que asegura que en cualquier momento existe un flujo de informacin ptimo entre todos los participantes, y ayuda a identificar dnde hay interrupciones.

Para llevarlo a cabo es necesario conocer el plan de direccin del proyecto, el registro de incidentes y los datos de desempeo. Las principales salidas de este proceso son:

Informacin del desempeo del trabajo.

Solicitudes de cambio.

Actualizaciones al plan de direccin, los documentos del proyecto y los activos de los procesos de la organizacin.

rea de Riesgos

1- Controlar los riesgos

El proceso de controlar los riesgos asume que el director de proyecto ha realizado una correcta planificacin de riesgos, habiendo definido los propietarios de los riesgos, su impacto y probabilidad, planes de contingencia, etc.

Uno de los objetivos ms importantes de este proceso es optimizar de manera continua la respuesta a los riesgos. Para ello se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:

Implementar los planes de respuesta a los riesgos.

Dar seguimiento a los riesgos identificados.

Monitorizar los riesgos residuales.

Identificar nuevos riesgos.

Evaluar la efectividad del proceso de gestin de riesgos a lo largo del proyecto.

Algunas de las herramientas utilizadas durante este proceso son:

La reevaluacin de los riesgos, que debern estar programadas para identificar nuevos riesgos, volver a evaluar los actuales y cerrar aquellos que estn obsoletos.

Auditoras de riesgos, que determinan la eficacia tanto de las respuestas a los riesgos como del proceso de gestin de riesgos.

Anlisis de reservas de contingencias, para actualizarlas si fuera necesario.

rea de Adquisiciones

1- Controlar las adquisiciones

Durante este proceso se revisan las contrataciones externas con el objetivo de garantizar el grado de satisfaccin y cumplimiento de las condiciones contractuales, tanto del comprador como del vendedor. Es importante realizar un control financiero para que se cumplan las condiciones de pago definidas, siempre acordes al avance del trabajo realizado por el proveedor y a lo establecido en el contrato.

Adems, si fuera necesario, se recopila la informacin para una posible finalizacin anticipada del trabajo contratado.

Algunas de las herramientas utilizadas durante este proceso son:

Revisin del desempeo de las adquisiciones: una revisin completa del avance de los distintos vendedores para cumplir con la calidad y el alcance, dentro del plazo y costo acordados en el contrato.

Inspecciones y auditoras.

Administracin de reclamaciones.

rea de Interesados

1- Controlar la participacin de los interesados

Durante este proceso se realiza un seguimiento de la participacin de los interesados con el objetivo de implicarlos activamente en el proyecto con los beneficios en eficacia y eficiencia que ello conlleva. Mantener una buena relacin con los interesados y controlar su grado de implicacin y compromiso es una tarea continua que realiza el director de proyecto hasta que el proyecto llega a su fin.

Para realizar este control, se llevan a cabo reuniones, Juicios de expertos y se usa el sistema de gestin de la informacin, que permite a la direccin almacenar y distribuir a los interesados la informacin relativa a los costos, avance del cronograma y desempeo del proyecto.

Como en todos los procesos de control, es tarea del director de proyecto comparar lo sucedido con lo especificado en el plan, con el fin de analizar desviaciones y detectar errores, problemas en la implicacin de los interesados y necesidades de cambio. Se utiliza tambin el registro de polmicas, herramienta que permite realizar seguimiento a los problemas, desacuerdos o inquietudes ms significativos.

La salida ms destacable de este proceso son las solicitudes de cambio y la informacin del desempeo.

Procesos de cierre

rea de Adquisiciones

1- Cerrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones es el proceso en el que finalizan cada una de las adquisiciones realizadas durante el proyecto con el objetivo de almacenar la documentacin relacionada con las mismas para su uso posterior.

Durante este proceso, para cada una de las adquisiciones del proyecto, se realizan las siguientes acciones:

Verificar que todo el trabajo haya sido aceptado y los entregables sean correctos.

Cierre de los acuerdos contractuales llevados a cabo a lo largo del proyecto.

Resolucin de las reclamaciones abiertas.

Pago de todas las cantidades retenidas.

Las adquisiciones se cierran cuando el contrato se extingue, bien porque se ha completado satisfactoriamente, bien porque ha sido rescindido antes de que todo el trabajo se haya terminado.

Algunas de las herramientas usadas en este proceso son:

Auditoras de las adquisiciones, con las que se realiza una revisin completa de los procesos relacionados con las adquisiciones con el objetivo de identificar xitos y fracasos.

Negociacin de adquisiciones: para obtener los acuerdos definitivos y equitativos en todos los asuntos, reclamaciones y controversias relacionados con las adquisiciones. En caso de no conseguir el acuerdo mediante la negociacin, se recurre a la mediacin o arbitraje y como ltima instancia a los tribunales.

Al finalizar este proceso, se habr cerrado todas las adquisiciones y se actualizarn los activos de los procesos de la organizacin.

rea de Integracin

1- Cerrar proyecto o fase

Este proceso completa el grupo de procesos de cierre del proyecto, junto con el anterior proceso de cierre de adquisiciones. Consiste en el cierre de todas las actividades de los diferentes grupos de procesos para realizar el cierre formal de una fase o del proyecto.

A este proceso se le debe dar la importancia que merece. Un director de proyecto debe entender qu significa el cierre del proyecto y dedicar recursos suficientes a realizar este proceso, con el que llevar a cabo las siguientes actuaciones:

Revisin de toda la informacin necesaria del proyecto para asegurar que se han cumplido los objetivos propuestos.

Acciones para la transferencia de productos, servicios o resultados del proyecto.

Documentacin de las lecciones aprendidas y archivado de la informacin del proyecto para su futuro uso.

Emisin de un informe final que confirme que el proyecto ha sido exitoso.

Obtencin de la aceptacin formal del proyecto y sus entregables.

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