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PROCURADURIAGENERAL DE LA NACION
VICEPROCURADURíA GENERAL DE LA NACiÓN
MEMORANDO No.
DE: VICEPROCURADORA GENERAL DE LA NACiÓN
PARA: Procuradores Delegados (Proceso Disciplinario y Preventivo),Procurador Auxiliar para asuntos Disciplinarios, Veedor,Procuradores Regionales, Procuradores Distritales, ProcuradoresProvinciales y Jefe Oficina de Control Interno
ASUNTO: Gestión Vigencia 2016 - Integración de los Sistemas de Información
FECHA: 2 1 2016
Como es de conocimiento general, estamos ad portas de culminar la actualadministración y por consiguiente, a dar cumplimiento a lo establecido en la Ley951 de 2005, "Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión", que establece laobligación "de entregar al servidor público entrante un informe mediante acta deinforme de gestión", con "los asuntos y recursos a su cargo".
Igualmente señala, que "el término para rendir el informe de que trata la presenteley, deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo,cualquiera que hubiere sido la causa de ello".
De otra parte, estamos en la obligación de rendir a la Contraloría General de laRepública "Cuenta o Informe Anual Consolidado" sobre las actuaciones legales,técnicas, contables, financieras y de gestión, como resultado de la administración,manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos.
Después de realizar un análisis y evaluación sobre los resultados alcanzados y lainformación a diciembre 31 de 2015, y dada la obligación manifiesta y laresponsabilidad que representa para cada uno, de dar cuenta de manera oportunay confiable, sobre los aspectos relacionados con la situación administrativa,desarrollo, cumplimiento o en su caso desviación de programas y demásinformación y documentación relativa a los procesos a nuestro cargo, se haceimportante impartir los siguientes lineamientos:
PROCURADURIAGENERAL DE LA NACION
A. PROCESO DISCIPLINARIO
1. Quejas y Denuncias Ciudadanas
Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE LAS QUEJAS yDENUNCIAS PENDIENTES DE EVALUACIÓN' en formato Excel, por cadadependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, quecontenga:
INVENTARIO DE LAS QUEJÁS y DENUNCIAS PENDIENTES DE EVALUACiÓN
Procuraduría: Fecha de corte:
2
n
Nota 1: No deben existir Quejas y Denuncias Pendientes de Evaluación, con másde un (1) mes de antigüedad a la fecha de recibo y radicación.
11. Indagaciones
Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE INDAGACIONES ENTRÁMITE' en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31de julio y 30 de noviembre de 2016, que contenga:
INVENTARIO DE LAS INDAGACIONES EN TRÁMITE
Procurad uría: Fecha de corte:
2
n
FECHAvRADICADO
RIESGO DEPRESCRIPCION,
Nota 1: No deben existir Indagaciones en Trámite, con más de ocho (8) meses deantigüedad a la fecha de recibo o radicación.
Nota 2: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventarioregistrado en el Sistema de Información Strategos y las indagaciones a cargo decada funcionario de la dependencia, registradas en el Sistema de InformaciónMisional SIM.
I• I
PROCURADURIAGENERAL DE LA NACION
111. Investigaciones
Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE INVESTIGACIONESEN TRÁMITE' en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril,31 de julio y 30 de noviembre de 2016, que contenga:
INVENTARIO DE LAS INVESTIGACIONES EN TRÁMITE
Procuraduría: Fecha de corte:
1
2
n
RIESGO DEi:s'PRESCRIPCION
Nota 1: No deben existir procesos de Investigaciones prescritos.
Nota 2: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventarioregistrado en el Sistema de Información Strategos y las investigaciones a cargo decada funcionario de la dependencia, registradas en el Sistema de InformaciónMisional SIM.
IV. Procesos con procedimiento especial (verbal)
Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE PROCESOS CONPROCEDIMIENTO ESPECIAL (VERBAL) EN TRÁMITE' en formato Excel, porcada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de2016, que contenga:
INVENTARIO DE PROCESOS CON PROCEDIMIENTO ESPECIAL (VERBAL)EN TRÁMITE
Procuraduría:
2
n
Fecha de corte:RIESGO DE
PRESCRIPCION
Nota 1: No deben existir procesos con procedimiento especial (verbal) prescritos.
Nota 2: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventarioregistrado en el Sistema de Información Strategos y los Procesos conprocedimiento especial (verbal) a cargo de cada funcionario de la dependencia,registrados en el Sistema de Información Misional SIM.
PROCURADURIAGENERAL DE LA NACION
V. Procesos en Segunda Instancia
Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE PROCESOS ENSEGUNDA INSTANCIA EN TRÁMITE" en formato Excel, por cada dependencia,con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, que contenga:
INVENTARIO DE PROCESOS EN SEGUNDA INSTANCIA EN TRÁMITE
Procuraduría:
2
n
FECHARADICADO
Fecha de corte:RIESGO DE
PRESCRIPCION
Nota 1: No deben existir procesos en Segunda Instancia prescritos.
Nota 2: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventarioregistrado en el Sistema de Información Strategos y los Procesos en SegundaInstancia a cargo de cada funcionario de la dependencia, registrados en elSistema de Información Misional SIM.
B. PROCESO PREVENTIVO
1. Asuntos Abreviados y Ordinarios
Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE LOS ASUNTOSABREVIADOS Y ORDINARIOS EN TRÁMITE" en formato Excel, por cadadependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, quecontenga:
INVENTARIO DE LOS ASUN¡TOSABREVIADOS y ORDINARIOS EN TRÁMITE
Procuraduría: Fecha de corte:
N° ASUNTC:rABERVIARO I ORDINARIO NÚMERO~Ji FECHA RADICADO 11i~iiil)" ESTADO 'í;l 41iJ1
2
n
Nota 1: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventarioregistrado en el Sistema de Información Strategos y los Asuntos Abreviados yOrdinarios a cargo de cada funcionario de la dependencia, registrados en elSistema de Información Misional SIM.
PROCURADURlAGENERAL DE LA NACION
11. Casos Preventivos
Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE LOS CASOSPREVENTIVOS EN TRÁMITE" en formato Excel, por cada dependencia, concortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, que contenga:
INVENTARIO DE LOS CASOS PREVENTIVOS EN TRÁMITE
Procuraduría: Fecha de corte:liilllJ N° i,:14W" CASO PREVENTIVO NÚMERO :ijJjJ FECH/i;1RADICADO
i",, ESTADO "" 'it
1
2
n
Nota 1: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventarioregistrado en el Sistema de Información Strategos y los Casos Preventivos a cargode cada funcionario de la dependencia, registrados en el Sistema de InformaciónMisional SIM.
Los inventarios relacionados anteriormente, se deberán enviar a más tardar el 12de mayo, el 12 de agosto y el 12 de diciembre respectivamente, con la fecha decorte establecida a: Oficina de Planeación [email protected], y ala Oficina de Control Interno [email protected].
La Oficina de Control Interno adelantará la labor de supervisión sobre lainformación remitida, para asegurar que los inventarios sean presentados deacuerdo con los términos de oportunidad y calidad establecidos.
Cordialmente,
Revisó: Oficina Jurídica/MLRS
Proyectó: Oficina de Planeaciónl NEVA
