Program Medallion

CAPITOLUL I

1.1. Prezentarea firmei

Nume: SC. PassionClub. SRL

Sediul social : Adresa Strada Valea Oltului, nr. 117 A, Sector 6, Bucuresti.

CUI RO 155855817

J 40/9560/2003

Capital social 3000 RON

Domeninul de activitate principal: prestari servicii turistice de cazare si de

alimentatie

Sediul firmei este alcatuit din Hotel Passion 4*, cu 2 restaurante pentru

evenimente si unul pentru oaspetii pensiunii si numai

Hotelul Passion 4*,este situata in imediata vecinatate a cartierului ANL Brancusi,

la 5 minute. de mers cu masina de Plazza Romania. .Este situata intr-o zona linistita si

ofera conditii de cazare excelente cotate la 4*. Hotelul are si restaurant unde se poate

servi micul dejun,pranzul sau cina.Dispune de parcare proprie, monitorizata video (12

masini).  Firma mai presteaza si servicii de catering pentru firmele din zona sectorului 5

si 6. Hotelul dispune si de o terasa de 50 persoane deschisa in timpul verii.

Tarife camere

Camera Single, 1 persoane 30.00 EUR camera cu un pat ,baie proprie cu dus

Camera Double, 1 persoane 38.00 EUR camera cu pat matrimonial, baie proprie,

TV cablu, minibar, acces internet wirreles gratuit, 2 persoane 42.00 EUR Apartament -

3 persoane 60.00 EUR

Numarul total de camere 19, dispuse pe 2 etaje si o mansarda

Cazarea se face in functie de numarul de persone .

Facilitati generale

Acces internet Acces internet wireless Aer conditionat

1

Camere nefumatori Curte Gratar în curte

Loc de joaca copii Parcare Restaurant propriu

Room-service Sala de conferinte Seif la receptie

Servicii secretariat Spalatorie rufe Terasa

Dotari in camera

Acces internet Aer conditionat Baie proprie

Birou de lucru Două paturi separate Minibar / Frigider

Pat dublu Telefon TV

Uscator de par    

Modalitati de plata

MasterCard USD & EUR VISA

1.2 Sistem informaţional

2

În cadrul teoriei sistemelor, un loc important îl ocupă sistemele deschise, sisteme

ce pot realiza o stare de echilibru dinamic cu mediul exterior. Principalele caracteristici

structurale rămân constante, în timp ce sistemul realizează un schimb continuu de

informaţii cu mediul. Sistemele economice sunt considerate cazuri particulare ale

sistemelor deschise.

Privită ca sistem, o firmă poate fi structurată la rândul ei în trei mari subsisteme:

subsistemul operaţional (condus), subsistemul decizional (de conducere) şi subsistemul

informaţional (de legătură).

Sistemul informaţional este reprezentat de totalitatea metodelor, procedurilor şi

mijloacelor folosite în procesul informaţional. El poate fi definit ca un ansamblu

organizat şi integrat de operaţii de culegere, transmitere, prelucrare, sistematizare, analiză

şi păstrare, difuzare şi valorificare a informaţiilor. Permiţând actualizarea datelor de

intrare şi legarea informaţiilor din toate domeniile de activitate, sistemul informaţional

trebuie să fie capabil să furnizeze rapoarte periodice privind desfăşurarea activităţii, dar şi

rapoarte la cerere, determinate de semnalarea unor situaţii neobişnuite. Ele

fundamentează activitatea de analiză şi prognoză, permit luarea rapidă şi eficientă a

măsurilor ce se impun. Rolul determinant al informaţiilor în procesul conducerii a impus

definirea unei noi noţiuni, decizia, ca fiind o informaţie de comandă pentru sistemul

operaţional..

Eficienţa deciziilor luate depinde de calitatea informaţiilor furnizate. Împreună cu

datele ce exprimă înregistrarea fenomenelor şi proceselor la momentul producerii lor,

informaţiile şi deciziile realizează legătura între sistemul operaţional şi cel de conducere.

Scopul principal al sistemului este de a furniza fiecărui utilizator toate

informaţiile necesare. Preluând datele de la sistemul operaţional, sistemul informaţional

asigură pe de o parte informaţiile necesare fundamentării deciziilor, primeşte şi transmite

deciziile formulate de sistemul de conducere, iar pe de altă parte asigură legătura dintre

mediul intern al firmei şi cel exterior ei.

Structura generală a unui sistem informatic

Evidenţierea structurii generale a unui sistem informatic se obţine pornind de la

funcţia acestuia de a prelucra datele în vederea obţinerii informaţiilor necesare unei

desfăşurări normale a activităţilor într-o firmă. Principalele componente sunt: intrări,

3

prelucrări, ieşiri. Intrările sunt reprezentate de mulţimea datelor încărcate, gestionate şi

prelucrate în cadrul sistemului. Prelucrările reprezintă un ansamblu omogen de proceduri

automate cu funcţie de:

• creare şi actualizare a bazei de date;

Structura generală a unui sistem informatic

Evidenţierea structurii generale a unui sistem informatic se obţine pornind de la

funcţia acestuia de a prelucra datele în vederea obţinerii informaţiilor necesare unei

desfăşurări normale a activităţilor într-o firmă. Principalele componente sunt: intrări,

prelucrări, ieşiri.

Intrările sunt reprezentate de mulţimea datelor încărcate, gestionate şi prelucrate

în cadrul sistemului.

Prelucrările reprezintă un ansamblu omogen de proceduri automate cu funcţie

de: • creare şi actualizare a bazei de date;

• consultare a bazei de date; • reorganizare a bazei de date; • salvare/restaurare a bazei de

date.

Ieşirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor

desfăşurate. Ieşirile pot fi obţinute în urma unor operaţii de transfer a datelor, sau pot fi

obţinute în urma operaţiilor de calcul ce au la bază algoritmi prestabiliţi. În funcţie de

conţinutul şi forma lor de reprezentare, ieşirile pot fi clasificate astfel: • indicatori

sintetici, regăsiţi în tablourile de bord oferite managerilor (cifra de afaceri, profitul brut,

profitul net).

• rapoarte, situaţii ce regrupează diferiţi indicatori sintetici sau analitici (balanţa de

verificare, bilanţul contabil, statul de plată).

• grafice, ce permit reprezentarea într-o formă sugestivă a dinamicii indicatorilor sintetici

şi analitici, a modificărilor de structură. • foi de calcul electronice, generate cu ajutorul

procesoarelor de tabele.

Rezultatul obţinut poate fi furnizat direct utilizatorilor, sau poate fi obiectul

importului/exportului către sisteme de gestiune a bazelor de date.

• ieşiri destinate altor sisteme, reprezentate de fişiere transmise on-line sau off-line în

vederea prelucrărilor ulterioare în cadrul altor sisteme informatice. ( de exemplu preluare

operatiunilor de rezervari catre departamentul contabilitate.)

4

1.3 Proiectarea sistemelui informatic

În general proiectarea desemnează activitatea complexă de dezvoltare de sisteme

informatice. Indiferent de metodologie, proiectarea urmăreşte întregul ciclu de viaţă al

sistemului informatic.

În etape distincte, pe diferite nivele de abstractizare, sunt construite modele ce

evidenţiază cele trei dimensiuni: statică, dinamică şi funcţională.

În sens restrâns, proiectarea sistemelor informatice este una din etapele în care

sunt grupate activităţile desfăşurate pentru realizarea unui sistem informatic.

Obiectivele unitatii presupun prestarea de servicii turistice de buna calitate,

organizarea de evenimente si festivitati, satisfacerea oaspetilor si uramrirea bunei

desfasurari a sejurului acestora.

Analiza SWOT a programului informational

Programul Medallion opereaza pentru gestinarea riguroasa a activitatilor

hoteliere, in general pentru gestionarea razervarilor fiind in stransa legatura cu

departamentul de contabilitate si nu numai.

Punctele forte:

Programul, afiseaza corect si explicit starea camerelor si rezeravarie eectuate

pentru o anumita data, precum si toate detaliile necesare operatorului pentru cunoasterea

gradului de ocupare la o anumita data calendaristica.

Transmite corect si preciz toate inregistrarile effectuate de receptie

departamentului de contabilitate

Manevrarea operatiunilor este relativ usoara nefiid necesar un training de lunga

durata pentru personal.

Puncte slabe

In cadrul firmei prezentate nu are legatura cu POS-ul restaurantului pentru

urmarirea activitatii acestuia.

Programul de facturare este independent de programul Medallion.

Facturarera notelor de plata din restaurant nu sunt regasite in program fiind

necesar accesarea unui cont nou intotdeauna cand este solicitatata una de catre client.

5

Oportunitati

Asigura o informare asupra companiilor cu care se lucreaza si care au contract cu

firma, acestea fiind stocate intr- un fisier care se regaseste in accesarea rezervarilor din

grupuri – respectiv companii.

Emite informatii necesare asupra fiecarui document ce va fii solicitat de catre

operator.

Riscuri In afara de posibillitatea blocarii programului nu se cunosc alte riscuri ce

pesupun utilizarea acestuia.

Fluxul informational

Raport servicii sumar

Nr.Crt ATRIBUT Nr.Crt ATRIBUT 1 CodClient 10 Numar

invoice 2 Denumire

Client 11 Data

3 AdresaClient 12 ……4 Profit Ultimul

cl.14 ……..

5 TipDocument

15 NumărFactura

6 NumărDocument

16 SumaÎncasată

7 DataDocument

17 ……

8 SumaDocument

18 Alte consumatii

Diagrama de aprovizionare

6

Raport date facturi

FACTURI

Factura

Furnizor: SC. PassionClub. SRL

Sediul social : Adresa Strada

Valea Oltului, nr. 117 A,

Sector 6, Bucuresti.

CUI RO 155855817

J 40/9560/2003

Capital social 3000 RON

Nr.crt. Denumirea serviciilor U.M. Prêt unitar(faraTVA)Ron

Val Ron

Val .TVARon

0 1 2 3 4 5

1

2

Prestari servicii din cazare

Alte servicii

4

1

141,24

54

26.83

10.26

DOC LATA

NrDoc TipDoc DatăDoc

SumăPlată

Factură plătită

DataFactură

NumărFactură

7

Sc. PassionClub.Srl

Total 165,24 37,09

202,33

In funcţie de poziţia faţă de sistemul informatic, în cadrul modelului conceptual al

prelucrărilor se identifică evenimente interne şi evenimente externe. Evenimentele

externe provin din exteriorul sistemului studiat şi declanşează în interiorul lui executarea

unor activităţi. Evenimentele externe nu pot fi controlate, asupra lor neputându-se

interveni. Exemplu: modificarea cursului leului, modificarea procentului de TVA,

modificarea procentului în cazul impozitului pe salarii. Evenimentele interne survin la

încheierea unei operaţii din cadrul sistemului studiat şi se grupează în evenimente rezultat

şi evenimente intermediare. Evenimentele rezultat, reprezentate de ieşiri ale prelucrării

în cadrul sistemului informatic proiectat, sunt destinate mediului extern al sistemului.

Evaluarea performantelor si limitelor sistemului exitent.

Definirea unui sistem informatic este o decizie determinată de avantajele tehnologiilor

informaţionale aduse mediului de afaceri. Împărţirea în subsisteme, specificarea unor

priorităţi sau schimbarea condiţiilor concrete de lucru, se regăsesc atât în cerinţele legate

de funcţiile sistemului (fundamentarea deciziilor imediate, urmărirea producţiei) cât şi în

cele nefuncţionale, ce referă proprietăţile calitative ale sistemului( flexibilitate,

portabilitate).

8

Diagrama de flux a documentelor de receptie

Client Receptie contabilitate

Semnarea fisei

de cazare

Inregistrare fisa de cazare

Introducerea in program a rezervarii

I

ncasarea contravalorii

I

ntocmire facturii si a notei de plata- predarea acestora

Preluare camera Intocmire rapoarte Predare

contabilitate la

sfarsitul zilei

Analiza

rapoarte

9

CAPITLUL II

Medallion System este singurul sistem de gestiune hoteliera in varianta Windows

din Romania ce cuprinde toate modulele necesare desfasurarii activitatii intr-un hotel,

fiind conceput pentru a spori eficienta, profitul si serviciile oferite clientilor. Sistemul

poate fi instalat in orice tip de hotel, pornind de la proprietati cu mai putin de 30 de

camere pana la hoteluri cu peste 1000 de camere.

Sistemul Medallion PMS ofera o solutie software pentru administrarea integrata si

facila a tuturor operatiunilor hotelului.

O caracteristica esentiala a sistemului este functia sa de rezervari, care foloseste o

reprezentare grafica a proprietatii, detaliata dupa Planul Camerelor, Tipul Camerelor si

ecranele de Rezervari. Aceasta solutie este ideala pentru hotelurile care prefera un sistem

intuitiv care sa reproduca grafic caracteristicile proprietatii.

Flexibilitatea nelimitata a sistemului Medallion va ajuta sa maximizati eficacitatea

operatiunilor.

Caracterizat prin operatiuni simple care nu necesita folosirea mai multor ecrane

simultan, Medallion este destinat in special personalului hotelier care nu dispune de

timpul necesar pentru traininguri sofisticate si de lunga durata. Medallion ofera

posibilitatea de a lucra asa cum doriti dumneavoastra, punand la dispozitie detalii cum ar

fi tarife de sezon, rezervari de familie, note de plata nelimitate pentru client si camera,

sectiuni rezervate agentiilor de turism, modalitati de plata diverse, etc.

Sistemul Medallion este integrat cu programele Microsoft Office - Word, Excel,

Outlook etc., ceea ce ofera posibilitatea ca toate datele continute in sistem sa poata fi

reproduse in formate flexibile si usor de inteles. Sistemul va ajuta astfel sa folositi

eficient informatia si sa imbunatatiti potentialul afacerii.

10

Sistemul Medallion se bazeaza pe servere SQL si este compatibil cu Microsoft

Windows NT 2000. Orice informatie de care aveti nevoie se poate obtine rapid datorita

designului intuitiv al sistemului. Cu un singur mouse click puteti verifica informatiile

despre clientii hotelului, notele de plata, ocuparea camerelor etc.

Sistemul imbunatateste de asemenea productivitatea biroului de contabilitate prin

posibilitatea de a opera mai multe aplicatii simultan.

Prezentare plan Medallion

Planul sistemului de operare medallion cuprinde ansamblul de activitati necesare

bunei desfasurari a operatiunilor hoteliere si a transmiterii de informatii corecte si

precise departamentului contabilitate cu care se afla in stransa legatura.

In partea stanga sunt afisate tipul de camere, numarul si status-ul acestora. Adica

in cazul in care camera este afisata cu rosu acest lucru semnifica faptul ca este curata si

pregtita pentru inchiriere, daca apare culoarea galbena camera a fost eliberata si este

murdara. In partea de sus a imaginii apare semnul “x” rosu care reprezinta logarea

operatorului. A treia casuta reprezinta cont nou, care se poate solicita pentru orice nou

eveniment sau optiune extra folosita de client.

Mai departe avem casutele cu rezervari pentru individual si grup, unde se vor face

rezervarile si notele de plata.

11

Rapoartele sunt folosite pentru a vizualiza toate operatiunile efectuate in ziua

respectiva.

Inchiderea de zi se face dupa urmatorul model: Rapoarte- servicii prestate

detaliate, servicii prestate sumar. Aceatea se printeaza si se duc la departamentul

contabilitate.

Apoi se acceseaza casuta – show raport- delogare- logare cu user si password night- si

dupa inchiderea care de marcat – logarea utilizatorului.

Registrul de casa - serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor si

platilor in numerar efectuate prin casieria unitatii, pe baza actelor justificative, ca

document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa, ca document de

inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.

Sistemul permite intocmirea Registrului de Casa in format electronic si ofera posibilitatea

de a tipari Registrul de Casa intr-un format clasic (standard). Casa este separata in functie

de moneda si sediu.

12

Prin utilizarea acestui modul se va reduce timpul pierdut pentru întocmirea de meniuri

aferente meselor organizate, pentru planificarea meselor organizate şi a conferinţelor,

pentru transmiterea informaţiilor şi efectuarea analizelor de rentabilitate pe proiect

.-obţinerea informaţiei corecte în timp real;

-luarea deciziilor corecte la timpul potrivit pe baza informaţiilor primite;

-planificarea şi gestionarea resurselor în timp util;

- reducere costuri de concepere, realizare, transmitere şi contractare pentru meniuri,

cocktail-uri, mese festive, aniversări, nunţi

Medallion System cuprinde toate modulele necesare informatizarii departamentului Front

Office:

Rezervari (individuale si de grup)

Planning grafic de rezervare

Managementul tarifelor

Istoric clienti (individuali, companii, agentii de turism)

Modul grupuri

Note de plata si facturare clienti

Conectivitate cu suita MS Office

Confirmari automate (e-mail)

Rapoarte predefinite (zilnice / lunare / anuale)

Rapoarte statistice si de prognoza

Modul comisioane agentii de turism

Modul control sistem

Tarife si scheme tarifare multi-currency

Interfatare cu alte sisteme din hotel

Rapoarte de inchidere de zi (Night Audit)

Numar nelimitat de servicii si plati

Program fidelizare bazat pe cumul de puncte

Rezervari on-line

13

Cum se efectueaza o rezervare

Orice informatie necesara se poate obtine rapid datorita designului intuitiv al

sistemului. Cu un singur mouse click puteti verifica informatiile despre clientii hotelului,

notele de plata, ocuparea camerelor etc. Sistemul imbunatateste de asemenea

productivitatea biroului de contabilitate prin posibilitatea de a opera mai multe aplicatii

simultan.

Datorita usurintei in utilizare pentru piata fortei de munca din sectorul hotelier,

piata caracterizata de fluctuatii de personal. Sistemul necesita foarte putine ore de

scolarizare chiar si pentru un utilizator neexperimentat. Designul familiar face ca orice

informatii despre clienti, note de plata, disponibil camere si grad de ocupare sa fie gasite

foarte usor. Medallion PMS ajuta in optimizarea rezervarilor, evaluand inteligent

14

obiceiurile clientilor pentru a putea crea campanii de marketing eficiente si pentru a

preintampina si raspunde cu succes diverselor cereri ale clientilor, acestia revenind mereu

in hotel.

Rezervarea se poate realiza in 2 moduri

1 rezervare cu confirmare ( check in confirmat ) cand rezervarea a fost confirmata si

efectuata cu plata contravalorii serviciilor la receptie

2 rezervare neconfirmata cand nu se cunosc detalii asupra sosirii clientului

In cazul in care o rezervare poate fi confirmata dar se poate intampla ca oaspetele sa nu

ajunga pentru efectuarea acesteia , rezervarea se anuleaza prin no show.

La preluarea camerei de catre client se va completa un chestionar cu numele si cateva

date din bulletin

La eliberarea camerei acesta va primi chitanta si factura conform cu serviciile

consummate si optionale de care a beneficiat pe durata sederii.

2.1. Principiile proiectării şi realizării sistemului

Principalele functii ale softului pentru hotel putem enumera:

- operarea poate fi facuta din unul sau mai multe calculatoare simultan pentru una sau

mai multe unitati de cazare aflate in retea (in cazul complexurilor hoteliere cu 2 sau mai

multe locatii de cazare apropiate si legate in retea);

- poate fi folosita atat in sistem hotelier de tranzit cat si pentru turism organizat (grupuri)

putandu-se emite foarte usor documente de plata (bunuri fiscal sau facturi);

- in cazul grupurilor se emit automat, pe baza unor criterii specificate de utilizator,

borderouri de prestatii, factura precum si invoice unde este cazul;

- prelucreaza bilete de odihna si tratament, note de plata, vauchere, intrari pe cont

propriu; restricţiile impuse de mediul în care va funcţiona sistemul. Introduce elemente

noi necesare trecerii la implementare.

15

La ora actuală, tendinţa de standardizare în conceperea sistemelor informatice determină

o diminuare a fazei de proiectare, prioritate având modalităţile de implementare şi

identificarea efectele pe care noul sistem le poate avea asupra unităţii beneficiare. Faza de

proiectare se reduce la elaborarea unor specificaţii tehnice de implementare.

- tine evidenta ocuparii camerelor si editeaza diagrame si liste pe criterii diverse:

perioade, nationalitate, agentie, tip intrare, etc;

- permite rezervarea in avans a camerelor (atat pentru grupuri cat si individual) si listeaza

diagrama cu camere disponibile intr-o perioada data;

- listeaza raportul de gestiune si registrul jurnal precum si o serie de situatii care

furnizeaza informatii despre activitatea hoteliera zilnica sau periodica precum si situatia

financiara;

- permite introducerea de avansuri de la parteneri si stornarea acestora pe masura prestarii

serviciilor turistice;

- permite definirea definirea de tarife si pachete turistice;

- tine evidenta produselor vandute din minibar pe fiecare camera si total pe zi sau

perioada;

- permite vanzarea de la receptie cu emitere de bon fiscal pentru produse si servicii

diverse;

- listeaza bonuri fiscale si rapoartele fiscale (X, Z, lunar) pe o imprimanta fiscala avizata

legata la calculator;

- listeaza facturi fiscale pe listing pretiparit autocopiant, pentru clienti diversi sau

agentiile de turism;

- scoate rapoarte (monetare) paralele cu rapoartele fiscale (X, Z) pentru verificare

ulterioara;

- permite preluarea automata in contabilitate a bonurilor si a facturilor fiscale emise cu

ajutorul aplicatiei;

- in situatia existentei unei centrale telefonice digitale permite preluarea informatiilor din

centrala si trimiterea telefoanelor pe camere precum si liste zilnice sau periodice cu

telefoanele date;

- in situatia existentei unui sistem de de intrare in camera cu cartela magnetica permite

preluarea gestionarii si emiterii cartelelor magnetice;

16

- operarea softului pentru restaurant se poate face atat cu mouse-ul cat si cu tastatura.

Eficienta economica

Folosind Medallion, puteti reduce costurile de operare call center rezervari si

devine mult mai usor pentru clienti sa-si faca rezervari in hotelul sau in lantul de hoteluri

pe care il administrati.

WBE reprezinta o serie de pagini web si componente software ce pot fi

incorporate in site-ul hotelului, sau lantului, pentru a le oferi oaspetilor cotatii si

disponibilitati de rezervare online. Odata implementat, oaspetii pot face rezervari

specificandu-si preferintele, exact ca si cand ar discuta cu un reprezentat call center/

hotel. WBE le permite oaspetilor sa-si personalizeze alegerea si le recunoaste profilul la

urmatoarea utilizare. Sistemul de rezervari va permite sa transmiteti din sistemul de

gestiune hoteliera, tarifele si tipurile de camere si sa controlati prin intermediul WBE

disponibilitatea acestora.

Noua economie, specifică societăţii informaţionale, transformă informaţia digitală

în valoare economică şi socială, creează noi industrii modificându-le pe cele existente,

afectând profund viaţa cetăţenilor. Informaţiile traduse într-un limbaj universal

(computerizat) sunt privite ca o materie primă strategică, fundamentală dezvoltării

economice şi sociale.

17