Project assessment / Projekti hindamine

Joint Technical Secretariat / Ühine Tehniline Sekretariaat

Applicant Seminar /Seminar toetuse taotlejatele

Assessment procedure

Is done using 3 step approach – evaluation of projects in- opening session (checking that the Applications have

arrived before the deadline);- administrative check and eligibility verification (i.e. if

the project fulfils the formal requirements of the programme) and

- quality assessment.

Projects are assessed by the Joint Technical Secretariat and Selection Committee, additional experts can be invited to express their opinion on projects in specific fields.

The final decision on projects to be supported is taken by the Joint Monitoring Committee

2

Hindamise protseduur

Tehakse kolmes etapis – projektide hindamine- avamise menetlus (kontrollitakse, kas taotlus on esitatud

tähtaegselt);- halduskontroll ja abikõlblikkuse kinnitamine (st. kas

projekt vastab programmi vorminõuetele) ning - kvaliteedi hindamine.

Projektide hindamist teostab ühine tehniline sekretariaat ja hindamiskomisjon, lisaeksperte kaasatakse hinnangu andmiseks spetsiifiliste valdkondade projektide kohta.

Lõppotsuse toetatavate projektide kohta langetab ühine seirekomitee

3

Result of the opening session

4

received after the deadline

received withindeadline

Deadline of:

-arrival of electronic form;

-dispatch of paper version;

-receipt of paper version

Avamismenetluse tulemused

5

laekunud pärast tähtaega

laekunud tähtaegselt

Tähtaeg:

-elektroonilise vormi esitamiseks;

-paberversiooni saatmiseks;

- paberversiooni laekumiseks

Administrative check criteria

Application received in time (paper and electronic versions)

Correct forms have been used

Application is filled in English, is signed, dated and stamped

Declaration by the Applicant is enclosed (signed, dated and stamped)

Partnership Statements are enclosed (signed, dated and stamped)

Logical Framework has been completed in English

6

Legal Entity Sheet is enclosed

Letter of endorsement by the Associates is enclosed

All documents what requested in the decision letter are submitted:

- Statutes, Registration Certificates, requested Financial Reports and Audit Report, statements from Tax Authority are enclosed for all partners (if requested) ,

- Budget is expressed in EUR.

Halduskontrolli kriteeriumid

Taotlus on laekunud tähtajaks (nii paberkandjal kui ka elektroonilisel kujul)

Kasutatud on korrektset taotlusvormi

Taotlus on inglise keeles, allkirjastatud, kuupäevaga varustatud ja tembeldatud

Taotleja kinnitus on lisatud (allkirjastatud, kuupäevaga varustatud ja tembeldatud)

Partnerluskinnitused on lisatud (allkirjastatud, kuupäevaga varustatud ja tembeldatud)

Loogiline maatriks on täidetud inglise keeles

7

Juriidilise isiku andmeleht on lisatud

Kaasatud osapoole kinnituskiri on lisatud

Kõik dokumendid, mille esitamist nõuti otsuse teatavakstegemise kirjas, on esitatud:

- Põhikiri, registreerimistunnistus, majandusaastaaruanne ja audiitori järeldusotsus, riikliku maksuameti kinnitus on esitatud kõigi partnerite poolt (kui on nõutud) ,

- Eelarve on kajastatud eurodes.

Clarifications during administrative check

Minor clarifications are possible (reply to be provided to the JMA within 10 working days)

NB! Be ready to provide information not only on the Applicant, but also regarding the project partners!

Provide precisely requested information and do not start negotiations with the JMA, as the clarifications are requested only once

Provisional time for the administrative check – October 2012

8

Selgitused halduskontrolli ajal

Väiksemad selgitused on võimalikud (vastus tuleb esitada korraldusasutusele 10 tööpäeva jooksul)

NB! Olge valmis esitama infot nii taotleja kui ka partnerite kohta!

Esitage täpne info ning ärge laskuge läbirääkimistesse korraldusasutusega, sest selgitusi küsitakse ainult üks kord

Halduskontrolli indikatiivne ajakava – oktoober 2012

9

Result of the administrative check

10

not passed (at least one “NO”)

passed

NB! During the administrative check clarifications can be requested from the Applicants

Be ready to provide them in October!

Halduskontrolli tulemused

11

ei läbinud (vähemalt üks “EI”)

läbinud

NB! Halduskontrolli ajal võidakse küsida toetuse taotlejalt selgitusi

Olge valmis neid esitama oktoobris!

Eligibility verification criteria

Applicant and partners are eligible (territory and type);

At least two partners participate in the project (at least on from EE/LV and at least one from RU);

Project duration is within the set limits (does not exceed 24 month and 31. December 2014);

Project budget is within the set limits;

Project activities are located in the Programme area;

Project does not duplicate already funded activities.

12

NB! If you have doubts regarding eligibility of partners or duplication with already financed projects, please contact the National Authorities of the respective countries!

Abikõlblikkuse kinnitamise kriteeriumid

Taotleja ja partnerid on abikõlblikud (piirkond ja tüüp);

Projektis osaleb vähemalt kaks partnerit (vähemalt üks Eestist/Lätist ja vähemalt üks Venemaalt);

Projekti kestus on kehtestatud ajapiirangus (ei ületa 24 kuud ja 31. detsember 2014);

Projekti eelarve on määratletud piirides;

Projekti tegevuste asukoht on programmipiirkonnas;

Projekt ei dubleeri tegevusi, mida juba rahastatakse.

13

NB! Kui Teil on kahtlusi partneri abikõlblikkuse või juba rahastatud projektide dubleerimise kohta, palun võtke ühendust riiklike asutustega vastavas riigis!

Result of the eligibility verification

14

passed

not passed (at least one “NO”)

NB! No clarifications will be requested during the eligibility verification!

Abikõlblikkuse kontrolli tulemused

15

läbis

ei läbinu(vähemalt üks “EI”)

NB! Abikõlblikkuse kontrollimisel ei küsita täiendavaid selgitusi!

Quality assessment criteria

16

NB! In order to be approved or included into the reserve list, project has to get at least 60 points out of 100!

Categories of criteria: Max score

Financial and operational capacity 20

Relevance of the project 25

Proposed methodology 25

Sustainability of project results 10

Budget and cost-effectiveness 20

Total 100

Kvaliteedi hindamise kriteeriumid

17

NB! Selleks, et kvalifitseeruda toetuse saamiseks või varunimekirja kandmiseks, peab projekt saama vähemalt 60 punkti 100-st!

Valikukriteeriumid: Max punktisumma

Finants- ja tegevussuutlikkus 20

Projekti asjakohasus 25

Pakutud metoodika 25

Projekti tulemustejätkusuutlikkus

10

Eelarve ja kulutasuvus 20

Kokku 100

Quality criteriaFinancial and operational capacity

Experience in the project management

Technical capacity

Financial capacity of the Applicant and its partners

18

NB! In this category project has to get at least 12 points out of 20!

Kvaliteedi kriteeriumidFinants- ja tegevussuutlikkus

Projektijuhtimiskogemus 5

Tehniline suutlikkus 5x2

Taotleja ja partnerite finantssuutlikkus 5

19

NB! Selles kategoorias peab projekt saama vähemalt 12 punkti 20-st!

Quality criteriaRelevance

Relevance to Programme objectives and to EU horizontal

policies

Cross border relevance

Relevance to needs of target regions

Relevance of beneficiaries and target groups

20

NB! In this category project has to get at least 16 points out of 25!

Kvaliteedi kriteeriumidAsjakohasus

Projekti asjakohasus Programmi eesmärkide ja EU

horisontaalsete poliitikate kontekstis 5x2

Piiriülene asjakohasus 5

Asjakohasus sihtregioonide vajaduste kontekstis 5

Toetuse saajate ja sihtrühmade asjakohasus 5

21

NB! Selles kategoorias peab projekt saama vähemalt 16 punkti 25-st!

Quality criteriaMethodology

Consistency of activities and action plan

Coherence of project design and relevance of the

partnership

Expected results are objectively verifiable

22

Kvaliteedi kriteeriumidMetoodika

Tegevuste ja tegevusplaani kooskõla 5x2

Projekti ülesehituse sidusus ja partnerluse asjakohasus

5x2

Oodatavad tulemused on objektiivselt kontrollitavad 5

23

Quality criteriaSustainability

Project’s potential multiplier effects

Sustainability of project results

24

Kvaliteedi kriteeriumidJätkusuutlikkus

Projekti potentsiaalne mitmekordne mõju 5

Projekti tulemuste jätkusuutlikkus 5

25

Quality criteriaBudget and cost-effectiveness

Coherence between planned project activities, effects

and proposed budget

Necessity of the planned costs for the project

implementation

Technical quality of the project budget

26

Kvaliteedi kriteeriumidEelarve ja kulutasuvus

Projektis kavandatavate tegevuste, mõjude ja

kavandatava eelarve kooskõla 5x2

Kavandatavate kulude vajalikkus projekti elluviimiseks 5

Projekti eelarve tehniline kvaliteet 5

27

Award of Grant

Based on the proposal of the Selection Committee decision is taken by the Joint Monitoring Committee

28

not approved

approved (with minor corrections)

put on the reserve list

Grants are awarded to the applications having highest score

NB! Financing for the 2nd Call for Proposals is limited!

Toetuse määramine

Hindamiskomisjoni ettepaneku alusel võtab otsuse vastu ühine seirekomitee

29

rahuldamata

rahuldatud (väiksemate parandustega)

kanda reserv-nimekirja

Toetust määratakse kõrgeima skooriga taotlustele

NB! Teise taotlusvooru rahaline maht on piiratud!

Good project features

Shows clear need for the cross-border cooperation

Has clear focus on the problem to be solved

Situation analyses and problem description are specific, not general

Investment needs are justified and explained in sufficient detail

Information in the activity description and project budget does match

Project has a clear focus on the target group and target territory

Durability of project results is foreseen and explained

Partnership is relevant (important players are not missing in the partnership)

30

Hea projekti tunnused

Projekt näitab tõelist piiriülese koostöö vajadust

Projekt keskendub lahendust vajaval probleemil

Olukorra analüüs ja probleemi kirjeldus on spetsiifilised, mitte üldised

Vajadus investeeringute osas on põhjendatud ja piisavalt detailselt lahti seletatud

Andmed tegevuste kirjelduses ja projekti eelarves ühtivad

Projekt keskendub sihtrühmal ja sihtregioonil

Projekti tulemuste kestvus on kavandatud ja selgitatud

Partnerlus on asjakohane (olulised isikud on kaasatud partnerlusse)

31

Important notice!

Please note that any attempt to influence the Joint Monitoring Committee, the Joint Managing Authority, the Joint Technical Secretariat, the Selection Committee or the assessors during the assessment or decision taking procedure may result in the immediate exclusion of the respective Application from further consideration.

Please note that grants may not be awarded to applicants who during the application and contracting procedure are guilty of misrepresentation in supplying the information required by the JMC and/or Joint Managing Authority as a condition of participation in the contract procedure or fail to supply this information.

32

Oluline märkus!

Palun pidage meeles, et mis tahes katsed mõjutada ühist seirekomiteed, ühist korraldusasutust, ühist tehnilist sekretariaati, hindamiskomisjoni või hindajaid hindamis- ja otsustusmenetluse käigus võivad põhjustada asjaomase taotluse viivitamatu väljaarvamise edasisest valikuprotsessist.

Juhime tähelepanu, et toetusi ei või eraldada taotlejatele, kes on taotlemise- ja lepingu sõlmimise protsessis jätnud esitamata ühise seirekomitee või korraldusasutuse poolt küsitud info, mis oli eeltingimuseks toetuslepingu sõlmimisel.

33

JTS contacts

www.estlatrus.eu

Email: info@estlatrus.eu

Phone: +371 6750 9520

Address: Ausekla Str. 14-3, Riga

34

ÜTS kontaktid

www.estlatrus.eu

E-post: info@estlatrus.eu

Tel.: +371 6750 9520

Aadress: Ausekla tn. 14-3, Riga

35