project lessons learned -...
TRANSCRIPT
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page i
PROJECT LESSONS LEARNED
PELAKSANAAN PROJEK INFRASTRUKTUR
KEJOHANAN SUKAN MALAYSIA XVII PERLIS 2014
UNIT SISTEM & KOMPETENSI PENGURUSAN PROJEK
BAHAGIAN PEMBANGUNAN PENGURUSAN PROJEK
CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU
JKR MALAYSIA
31 MAC 2015
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page ii
ISI KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN .............................................................................................................. 1
2.0 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT ......................................................................... 2
3.0 PENDEKATAN JKR PERLIS DALAM PENGURUSAN & PEMANTAUAN
PROJEK .................................................................................................................................... 4
4.0 METODOLOGI LESSON LEARNED ......................................................................... 5
5.0 IKTIBAR PROJEK (PROJECT LESSON LEARNED) ............................................... 7
6.0 RUMUSAN DAN CADANGAN ................................................................................ 11
6.1 ASPEK KEKUATAN (WHAT WENT WELL) ................................................ 11
6.2 ASPEK KELEMAHAN (WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER) ... 12
6.3 CADANGAN .......................................................................................................... 13
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 1
1.0 PENGENALAN
Kerajaan Negeri Perlis telah dilantik untuk menganjurkan kejohanan SUKMA
2014 dengan peruntukan sebanyak RM76.17 juta yang telah diberikan secara
geran oleh Kerajaan Persekutuan pada 19 November 2012. JKR Negeri Perlis
pula telah dilantik sebagai agensi pelaksana dan dibantu oleh JKR Ibu Pejabat
yang bertindak sebagai penasihat. Pelaksanaan infrastruktur projek SUKMA ini
terbahagi kepada dua (2) iaitu pembinaan projek baru dan projek naiktaraf
seperti jadual di bawah.
Jadual 1: Projek Naiktaraf
Bil. Nama Projek Kos (RM) Kaedah
Perolehan
1. Naiktaraf Stadium Utama
Negeri
RM 14,800,000.00
Reka & Bina
2. Naiktaraf Pusat Akuatik
Kompleks Sukan Negeri
Perlis
RM 15,000,000.00
Reka & Bina
3. Naiktaraf Gelanggang Tenis
di Kompleks Sukan Negeri
Perlis
RM 1,990,000.00
Reka & Bina
4. Naiktaraf Kelab Golf Putra
RM 3,099,984.50
Konvensional
Perunding
5. Naiktaraf Padang Hoki di
Kompleks Sukan Negeri
Perlis
RM 2,015,000.00
Reka & Bina
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 2
Jadual 2: Projek Baru
Bil. Nama Projek Kos (RM) Kaedah
Perolehan
1. Gelanggang Skuasy di
Kompleks Sukan Negeri
Perlis
RM 7,000,000.00
Reka & Bina
2. Lapang Sasar Menembak Sg
Batu Pahat
RM 7,470,700.00
Reka & Bina
3. Pembinaan Dewan
Serbaguna untuk
Gelanggang Badminton
Kompleks Sukan Negeri
RM 7,000,000.00
Reka & Bina
4. Pembinaan Tangki Air
Menara Serta Lain-lain Kerja
Berkaitan Dari Simpang
Empat Abi Ke Kompleks
Sukan Negeri Perlis
RM 6,800,000.00
Reka & Bina
2.0 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT
2.1 SUK Negeri
Diberi kuasa memulakan proses perolehan bagi senarai kontraktor yang
telah diluluskan untuk projek SUKMA XVII 2014.
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 3
2.2 Kementerian Belia & Sukan
Pengerusi Jawatankuasa Adhoc peringkat persekutuan.
Telah bersetuju supaya Kerajaan Negeri Perlis sebagai tuan rumah bagi
penganjuran SUKMA XVII 2014.
Memperuntukkan sebanyak RM76.17 juta secara geran kepada
Kerajaan Negeri Perlis untuk pelaksanaan infrastruktur projek.
2.3 Majlis Sukan Negeri (MSN)
Pengerusi Jawatankuasa Induk Infratruktur SUKMA peringkat negeri
Perlis.
2.4 JKR Negeri Perlis
Sebagai agensi pelaksana bagi infrastruktur projek SUKMA XVII 2014.
2.5 JKR Ibu Pejabat
Sebagai penasihat pengurusan projek bagi pelaksanaan projek SUKMA
XVII 2014.
2.6 Persatuan Sukan
Persatuan Renang Amatur Malaysia (ASSUM)
Persatuan Menembak Kebangsaan Malaysia
Kesatuan Olahraga Amatur Malaysia
Persatuan Kelab Golf Putra Perlis
Persatuan Badminton Malaysia (BAM)
Squash Racquets of Malaysia ( SRAM )
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 4
3.0 PENDEKATAN JKR PERLIS DALAM PENGURUSAN &
PEMANTAUAN PROJEK
JKR Perlis telah mengambil beberapa pendekatan dalam melaksanakan projek
SUKMA XVII 2014 dari peringkat awal perancangan lagi bagi memastikan
pelaksanaan pengurusan dan pemantauan projek yang efektif dan menepati
aspek skop, masa dan kos yang ditetapkan:
Jadual 3: Pendekatan Yang Diambil
Peranan & Tanggungjawab Pengurusan Sumber Pengurusan Komunikasi
Permulaan
Pembahagian tugas telah dibuat
oleh Pengarah Projek mengikut
organisasi sediada.
Perancangan
Meningkatkan kompetensi
pasukan projek melalui
pelaksanaan kursus seperti:
1. Design & Build
2. Penjadualan Projek
3. Pengurusan Risiko
Mesyuarat rundingan terus
dengan JPBD untuk memberikan
ulasan mengenai lukisan yang
dikemukakan kontraktor.
Perancangan
Merujuk dan menggunakan
dokumen Pelan pengurusan
Projek (PMP) yang telah
disediakan sebagai kaedah dalam
melaksanakan pengurusan
projek.
Permulaan
/Perancangan
/Pelaksanaan
/Pemantauan
Komitmen Pengarah Projek dan
Pasukan Projek yang tinggi serta
kerjasama yang erat antara
disiplin.
Menggunakan teknik dan kaedah
penjadualan projek dalam
pemantauan & pengesanan
kemajuan projek.
Mesyuarat awalan telah dibuat di
peringkat tertinggi bagi
penentuan skop dan kos siling
projek (KBS, MSN dan UPEN).
Permulaan
/Perancangan
/Pelaksanaan
/Pemantauan
Audit kawalan kualiti dijalankan
ditapak setiap hari. NCR akan
dikeluarkan sekiranya berlaku
percanggahan dengan spesifikasi
yang ditetapkan.
Kekerapan mengadakan
mesyuarat bersama stakeholder
bagi mendapatkan maklumbalas
keperluan/skop kerja, kelulusan
bahan dan membuat keputusan.
Permulaan
/Perancangan
/Pelaksanaan
/Pemantauan
Intervensi dan bantuan daripada
pasukan Ibu Pejabat JKR sejak dari
awal projek telah membantu
dalam kejayaan pelaksanaan
projek.
Aspek Pendekatan Yang Diambil
Fasa
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 5
Kejohanan SUKMA XVII Perlis 2014 telah berlangsung pada 24 Mei 2014
hingga 4 Jun 2014.
4.0 METODOLOGI LESSON LEARNED
Pengumpulan maklumat lesson learned dibuat melalui pelaksanaan bengkel
bersama Pasukan Projek JKR Perlis yang telah diadakan pada 24-26 Jun 2014
dan 18-20 Ogos 2014 iaitu selepas berlangsungnya kejohanan SUKMA XVII
2014. Bengkel ini telah dijalankan untuk mengumpul semua maklumat dan
pengalaman pasukan projek dalam melaksanakan projek SUKMA. Penjanaan
maklumat adalah mengikut kitarhayat projek dan merangkumi seperti berikut:
Clarity of project objectives/deliverables and expectations
Project planning
Project execution
Project monitoring
Overall project assessment
Semua maklumat tersebut telah diklasifikasikan kepada tiga aspek utama
seperti berikut:
What went well?
What could have been done better and
What are the lessons learned?
Setiap pasukan projek JKR Perlis telah diminta untuk memberikan
maklumbalas dan maklumat tersebut telah direkodkan menggunakan templat
yang telah disediakan seperti di Lampiran A.
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 6
Setelah selesai sesi bengkel dan pengumpulan maklumat, panel/fasilitator
kemudiannya telah menggabungkan (consolidate) dan menjalankan analisa
hasil maklumat yang diperolehi mengikut knowledge areas yang telah
dikenalpasti.
Carta Alir Project Lesson Learned
Knowledge Cafe workshop to gather information
relevant to lesson learned.
Consolidate information according to knowledge
areas & project life-cycle
Analysis project lesson learned according to
knowledge areas
Finding and recommendation
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 7
5.0 IKTIBAR PROJEK (PROJECT LESSON LEARNED)
Jadual 4 menunjukkan analisa hasil maklumat yang diperolehi dan telah
dikategorikan mengikut knowledge areas & kitar hayat projek.
Jadual 4: Analisa Keseluruhan
Elements
What Went Well
WCHBeen Done Better
Lesson Learned
1 Scope 2 1 2
2 Time 2 4 2
3 Cost 3 0 1
4 Quality/Audit 1 4 2
5 HR/Organisation 1 0 1
6 Comm/Stakeholders 5 1 4
7 Risk 0 1 0
8 Procurement 0 8 7
9 Integration 3 0 2
10 Specification 1 1 0
11 Governance 1 0 0
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Scope
Time
Cost
Quality/Audit
HR/Organisation
Comm/Stakeholders
Risk
Procurement
Integration
Specification
Governance
Lesson Learned
WCHBeen Done Better
What Went Well
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 8
Knowledge
AreasIsu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well What Could Have Been Done Better
Skop Skop kerja utama yang jelas WWW WWW
1. Skop yang jelas membolehkan JKR
merancang, menjadual & membuat
pembahagian tugas dengan lebih efisyen.
2. Program kerja dipantau melalui mesyuarat
tapak,koordinasi dan pembincangan.
3. Penggunaan PMP dalam aspek pengurusan
projek.
StakeholderPenglibatan / mengenalpasti semua
stakeholder dengan jelasWWW WWW WWW
1. Penglibatan awal stakeholder
2. Penglibatan semua stakeholder dalam setiap
mesyuarat dan perbincangan
KosKos siling yang jelas dan mengikut
skop / tidak melebihi kos siling
WWW /
WCHBDBWWW WWW WWW
1. Penglibatan MSN dan agensi pelaksana ketika
menentukan kos siling pada peringkat awal
2. Sebarang pertambahan skop telah dirujuk
segera kepada pelanggan untuk mendapatkan
penjelasan.
3. Tindakan intervensi dan bantuan daripada IP
JKR telah dibuat sejak awal projek.
Kos siling yang tidak mencukupi menyebabkan
kontraktor tidak dapat meneruskan kerja kerana
harga tawaran yang lebih tinggi (badminton,
kolam renang, stadium & gelanggang squash).
Skop
Kemudahan sukan memenuhi
spesifikasi / dijelas dgn bertulis dan
mudah akses
WWW /
WCHBDB
Penglibatan semua persatuan sukan dalam
penentuan skop
1. Tiada penglibatan Persatuan Renang (ASUM)
2. Persatuan Sukan tidak memberi maklumat
secara bertulis/berdokumen dalam
mengenalpasti keperluan teknikal berkaitan.
(kekuatan proses & prosedur / fungsi
sumber (kompetensi))(Masalah / Kelemahan / Kekangan)
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 9
Knowledge
AreasIsu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well What Could Have Been Done Better
Masa
Tempoh pelaksanaan projek lebih
realistik / tempoh masa yang
mencukupi untuk laksana kajian
terperinci bagi projek naiktaraf dari
segi kos dan kontrak / Kontraktor
perlu mengemukakan cadangan kerja
lebih awal sejurus rundingan harga
dibuat.
WCHBDB WCHBDB WCHBDB
1. Kelewatan perlantikan JKR sebagai agensi
pelaksana
2. Pihak kontraktor dan JKR tidak cukup masa
untuk membuat kajian keadaan sebenar di tapak.
3. Menyebabkan skop kerja yang dikemukakan
kontraktor tidak jelas sehingga proses rundingan
harga menjadi sukar dan terpaksa dibuat
berulang kali dan mengakibatkan tempoh
pembinaan menjadi singkat.
4. Kelewatan kaedah perolehan - menyebabkan
masalah berkaitan masa, kualiti dan kos.
PerolehanPerlantikan perunding reka & bina
perlu diteliti oleh JKR terlebih dahuluWCHBDB
Masa yang singkat menyebabkan :-
1. pemilihan perunding yang tidak kompeten
2. lukisan pembinaan tidak dapat disemak
dengan sempurna
MasaPenggunaan kaedah penjadualan
projek / lebih jelas & terperinci
WWW /
WCHBDBWWW
Penggunaan penjadualan projek telah
memudahkan aktiviti pengurusan, pemantauan
dan pengawalan program kerja.Kontraktor tiada planner yang kompeten
SkopMaklumat projek yang lengkap dan
didokumenkan WWW
Penglibatan awal pelanggan, Kerajaan
Negeri,MSN dan Persatuan Sukan.
Kecuali maklumat Projek Kolam Renang , Projek
Badminton, Projek Stadium & Projek Kelab Golf
yang tidak lengkap.
Stakeholder
/Komunikasi
Sebarang isu/masalah yang
memerlukan kelulusan atau
keputusan dapat diselesaikan dan
dimuktamadkan dengan segera.
WWW WWW
1. Mesyuarat bersama stakeholder telah
diadakan dengan lebih kerap
2. Pihak kontraktor / perunding telah membuat
permohonan terus kepada persatuan sukan
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 10
Knowledge
AreasIsu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well What Could Have Been Done Better
Kos
Pembayaran kepada kontraktor
dibuat mengikut status kemajuan
kerja bulananWWW WCHBDB
1. Bayaran dibuat secara konsisten telah
membantu melancarkan kerja kontraktor
2. Kerjasama pihak Kewangan Negeri dan JKR
menjadikan tempoh pembayaran kemajuan
kerja kontraktor lebih singkat
JKR tidak bertindak sebagai pay-master kepada
perunding menyebabkan perunding lebih
mengikut arahan kontraktor dan mengabaikan
arahan JKR.
KualitiWakil perunding (RA, RE, CoW) perlu
berada di tapak bina sepenuh masa.WCHBDB
1. Tiada pemantauan sepenuhnya oleh wakil
perunding di tapak menyebabkan kerja yang
dijalankan tidak mengikut spesifikasi yang
ditetapkan.
2. Kontraktor gagal mendapatkan (RA, RE, CoW)
kerana tempoh masa pembinaan yang singkat.
Human
resource
(Perunding)
/ Risiko
(JKR)
Perunding yang dilantik mestilah
kompeten dan berpengalaman dalam
pelaksanaan projek / lebih proaktif
memainkan peranannya dalam
pemantuan projek di tapak.
WCHBDB WCHBDB
1. Banyak kerja tertangguh disebabkan
kelewatan perunding membuat keputusan.
2. Tiada pemantauan sepenuhnya oleh wakil
perunding di tapak menyebabkan laporan kualiti
kerja tidak dapat dikawal dan bayaran tidak
dapat dilakukan dengan sebaiknya.
3. Laporan yang diterima JKR juga bercanggah
diantara perunding dan kontraktor.
Kualiti
Kontraktor perlu menyediakan
beberapa alternatif penyelesaian bagi
sebarang isu/masalah yang berlaku.
WCHBDBKajian terperinci keadaan sediada di tapak tidak
dibuat disebabkan kekangan masa.
Kualiti
Memperkasakan auditing terhadap
kualiti produk / Laporan kawalan
kualiti yang selaras dengan kehendak
persatuan sukan/JKR.
WWW /
WCHBDB
1. Audit ditapak telah dijalankan secara berkala.
2. NCR telah dikeluarkan sekiranya berlaku
percanggahan.
3. Laporan kawalan kualiti yang tidak
bercanggah dengan spesifikasi & piawaian yang
digunakan telah melicinkan proses pemantauan
dan kawalan projek
1. Tiadanya dedicated audit team dalam pasukan
JKR
2. Kekurangan pengetahuan mengenai konsep
kontrak reka dan bina dipihak
kontraktor/perunding telah memberi kesan
keatas kelancaran pengurusan kualiti .
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 11
6.0 RUMUSAN DAN CADANGAN
Penganjuran Sukan SUKMA XVII Perlis telah dapat dilangsungkan dengan
jayanya walaupun terdapat beberapa masalah dalam menyempurnakan venue
sukan di saat akhir kejohanan seperti penyediaan dewan badminton, kolam
renang dan juga kelab golf. Pada keseluruhannya, semua venue sukan dapat
berfungsi/digunakan dan tidak menjejaskan acara sukan yang sedang
dilangsungkan walaupun terdapat beberapa insiden seperti berlaku kebocoran
di dewan badminton dan juga runtuhan kanvas rentang di kolam renang.
Project Lesson Learned yang boleh dipelajari adalah merangkumi dua (2)
aspek penting dari sudut menjayakan program SUKMA ini iaitu :
6.1 Aspek kekuatan (What Went well)
JKR Perlis dengan kerjasama dan dorongan daripada JKR Ibu Pejabat telah
menunjukkan komitmen yang baik dan semangat kerja berpasukan yang jitu
dalam melaksanakan program yang telah diamanahkan. Dengan kekangan
jumlah sumber manusia yang terhad, JKR Ibu Pejabat telah membuktikan
bahawa “kompetensi mengurus projek” memainkan peranan penting dalam
melaksanakan tugasan untuk menjayakan program SUKMA XVII ini.
Kompetensi yang dimaksudkan disini adalah :
Mempunyai kemahiran dalam mempercepatkan proses kerja dimana
banyak bengkel dan mesyuarat secara kelompok telah diadakan
bersama dengan stakeholders cth: Perolehan;
Mempunyai pengetahuan dalam pengurusan projek bagi merancang
dan melaksanakan kerja cth: Pelan Perancangan Projek Bersepadu;
Mempunyai teknik yang betul dalam memantau pelaksanaan projek dan
memastikan tanggungjawab dibuat secara professional cth: penggunaan
penjadualan projek dan program serta audit kawalan kualiti yang baik
(show proof to ALL).
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 12
6.2 Aspek Kelemahan (What Could Have Been Done Better)
Kekangan yang paling ketara sekali adalah yang melibatkan masa atau
tempoh pelaksanaan projek yang terlalu singkat dan tidak realistik. Ini telah
menyebabkan beberapa projek seperti kolam renang, dewan badminton dan
juga naik taraf stadium telah mengalami masalah untuk disiapkan dengan
sempurna. Tempoh sepuluh (10) bulan yang telah diperuntukkan bagi tujuan
pembinaan telah menjadi lima (5) hingga enam (6) bulan sahaja disebabkan
proses perolehan dan juga penentuan skop. Ini telah mengakibatkan JKR dan
juga kontraktor serta perunding tidak dapat mengikut prosedur dan tatacara
pembinaan yang lazim. Oleh kerana tempoh kerja yang singkat juga, telah
menjejaskan kualiti pembinaan dan menyebabkan ada skop kerja yang
terlepas pandang dan tidak mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. Perkara
ini akhirnya telah mengakibatkan banyak kerja reworks dan defects terpaksa
dibuat (terlalu banyak NCRs).
Contohnya di venue kolam renang, kerja perubahan akhir yang melibatkan
pertukaran anti slip mat dan pemendekkan platform terjunan terpaksa dibuat
atas permintaan daripada pihak Persatuan Renang Negara (ASSUM). Masalah
ini timbul disebabkan kurangnya komunikasi antara pihak perunding dengan
persatuan sukan.
Di samping itu juga, perlantikan kontraktor dari luar Negeri Perlis untuk
melaksanakan projek ini didapati tidak menunjukkan komitmen dalam
memberikan sumber staf teknikal yang secukupnya. Ini adalah disebabkan oleh
faktor logistik dan juga tempoh pembinaan yang singkat. Wakil tapak daripada
perunding yang dilantik juga tidak memahami kehendak JKR dan
menyebabkan sering berlaku percanggahan mengakibatkan masa yang lama
diambil untuk membuat keputusan.
SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015
Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 13
6.3 Cadangan
Daripada PLL SUKMA XVII Perlis ini adalah dicadangkan beberapa perkara
yang perlu diambilkira untuk pelaksanaan SUKMA yang akan datang kepada
pihak Kerajaan Negeri dan juga Agensi Pelaksana. Bagi mengatasi kelemahan
yang telah berlaku dalam melaksana pembangunan infrastruktur sukan
SUKMA ini, perkara berikut adalah dicadangkan:
a) Perancangan lebih awal –Tempoh perlantikan agensi pelaksana bagi
pembangunan infrastuktur sukan mestilah seawal mungkin agar masa
mencukupi untuk membuat perancangan dan pelaksanaan pembinaan
projek dengan lebih efektik dalam aspek skop, kos dan masa;
b) Penubuhan pasukan projek khas bagi tujuan memberi fokus kepada
pelaksanaan projek SUKMA di negeri;
c) Mewujudkan pelan komunikasi yang efektik di semua peringkat bagi
tujuan menyegerakan penyelesaian sekiranya ada isu berbangkit
terutamanya yang melibatkan keperluan dengan pihak Persatuan
Sukan dan MSN Negeri;
d) Lantikan daripada kontraktor tempatan adalah disyorkan agar lebih
mudah untuk mendapatkan komitmen dan mengurangkan risiko logistik
dan sumber.