project studi kasus toko langganan sistem informasi akuntansi
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
(REVENUE CYCLE)
STUDI KASUS
TOKO LANGGANAN
Anggota Kelompok 5 :
I Made Dhira W (13.41011.0017)
Raysa Machfud Diana (13.41011.0025)
Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi
Fakultas Teknologi dan Informatika Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
2015
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................................................................. i
DAFTAR ISI .............................................................................................................................. ii
STUDI KASUS .......................................................................................................................... 1
A. Profil Badan Usaha ......................................................................................................... 1
B. Proses Bisnis ................................................................................................................... 1
C. Gambaran Bisnis ............................................................................................................. 2
D. Analisa Proses Bisnis ...................................................................................................... 4
E. Pendapat .......................................................................................................................... 9
1
STUDI KASUS
a. Profil Badan Usaha
Badan usaha ini pertamakali didirikan pada tahun 2001 dengan nama “ Toko
Langganan ” berlokasi di daerah Pasar Baru, Jakarta Pusat. Toko ini bergerak dibidang
perdagangan perhiasan yang terbuat dari logam dan batu mulia seperti emas, berlian,
mutiara, dan permata yang dijual secara tunai atau kredit. Selain menjual perhiasan toko
ini juga dapat melayanin pembelian permata atau berlian yang bersetifikat internasial
GIA (Gemological Institute America) dan setifikat dari Indonesia yang sudah
berstandart Internasional AGL (Adamas Gemological Laboratory of Indonesia). Toko
ini juga melayani pesanan barang yang didesain sendiri oleh pelanggan seperti cincin
pernikahan atau satu set perhiasan.
Toko ini merupakan bisnis keluarga yang dikelolah oleh pihak keluarga sendiri
dan kepemilikannya hanya diwariskan kepada keluarga. Di toko ini memperkerjakan
dua karyawan yang bertugas sebagai penjaga serta melayai pelanggan, pemilik juga
berperan sebagai bagian penjualan serta bagian keuangan. Jam operasi toko dari hari
Senin hingga Sabtu pukul 10:00 sampai dengan 15:00 WIB.
Salah satu permasalahan yang sering dihadapi toko ini adalah kurang adanya
pengendalian terhadap penjualan secara kredit serta saat terjadi pemasukan tidak ada
pencatatan secara detail pada pencatatan keuangan.
b. Proses Bisnis
Berikut adalah proses bisnisnya :
1. Saat ada pelanggan datang akan langsung dilayani oleh karyawan yang ada atau
pemiliknya.
2. Proses pembelian terjadi saat pelanggan telah memilih barang yang akan di beli.
Penjualan secara kredit hanya diberikan kepada pelanggan yang telah dikenal dan
setidaknya melakukan pembelian lebih dari sepuluh kali. Selain itu maka tidak
dapat melakukan pembelian kredit.
3. Transaksi penjualan secara tunai :
a) Proses pembuatan nota penjualan dilakukan oleh karyawan setelah
pelanggan menetapkan barang yang akan dibeli. Kemudian nota tersebut
akan diberikan kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran.
2
b) Setelah bukti pembayaran diterima dan dipastikan nominalnya oleh
pegawai, kemudian pemilik akan langsung membuatkan surat barang
sebagai bukti (akte) barang.
4. Transaksi penjualan secara kredit :
1. Transaksi secara kredit akan langsung ditangani oleh bagian keuangan.
2. Bagian keuangan akan memastikan terlebih dahulu bahwa pelanggan
tersebut adalah pelanggan tetap yang telah memenuhi kriteria untuk
melakukan pembelian secara kredit.
3. Setelah pelanggan menetapkan barang yang akan dibeli bagian keuangan
akan langsung membuatkan nota DP (down payment) serta surat barang.
4. Jangka waktu pembayaran ditetapkan sesuai perjanjian antara kedua belah
pihak biasanya tidak lebih dari tiga minggu setelah tanggal pembelian.
5. Transaksi pemesanan barang :
1. Transaksi pemesanan barang akan secara langsung ditangani oleh bagian
pemesanan.
2. Setelah pelanggan memberikan design yang diinginkan, bagian keuangan
akan mengestimasikan terlebih dahulu lama waktu pembuatan serta ongkos
yang dikenakan. Jika pelanggan setuju dengan waktu yang ditetapkan dan
ongkos tersebut maka akan dilanjutkan dengan pembuatan nota pemesanan
barang.
3. Nota akan diterima oleh pelanggan, setelah itu wajib memberikan DP (down
payment) sebesar 50% dari total nominal yang ada dalam nota.
4. Barang dan surat barang akan diberikan saat pelanggan telah melunasi sisa
pembayaran yang ada.
c. Gambaran Bisnis
Berdasarkan proses bisnis yan telah diuraikan, berikut gambar Document Flow :
3
Docflow Transaksi Penjualan & Sistem Pembayaran
Pelanggan Bagian Penjualan Bagian Keuangan Bagian Pemesanan
Mulai
Melakukan pembelian
Nota Penjualan
Secara Kredit
Ya
A
TidakPembuatan
Nota Penjualan
2
1 Nota Penjualan
Pembayaran
Bukti Pembayaran
Pembuatan Surat Barang
2
1 Surat Barang
Surat Barang
Verifikasi Kredit
Disetujui
Data Pelanggan
Tidak B
Pembuatan Surat Barang
dan Nota
Ya
21 Surat Barang
2
1Nota
Penjualan Uang Muka
2Surat
Barang
2Nota Penjualan Uang Muka
End
C
Pembayaran
Bukti Pembayaran
21
1
4
A
3
Bukti Pembayaran
C B
Pengecekan Pembayaran
Melakukan Pemesanan
Pesan Barang
Ya
Design barang
Tidak
Mengecek Persediaan Bahan, Jadwal
Tukang, dan Lama Pembuatan
Persediaan Bahan
mencukupi
Data Pesanan
Pembuatan Nota Persetujuan Pemesanan
Nota Persetujuan
Persetujuan Pemesanan
SetujuPembuatan
Nota Pesanan
2
1Nota
Pemesanan
Nota Pemesanan
Pembayaran DP
Bukti Pembayaran
Ya
Ya
Pembuatan Barang
Pembuatan Surat Barang
2
1 Surat Barang
1
Rincihan Barang
Data Pesanan
Surat Barang
Pelunasan Utang
Bukti Pembayaran
D
D
E
E
Tidak
F
Tidak
F
Data Pelanggan
4
d. Analisa Proses Bisnis
Berdasarkan docflow atas, dapat dianalisa kekurangan yang ada pada system toko
tersebut sebagai berikut :
1. Kelemahan terbesar system yang sudah ada adalah menentu pelanggan yang
diperbolehkan melakukan pembelian secara kredit. penjualan kredit diberikan
hanya berdasarkan pelanggan yang sering melakukan pembelian artinya hanya
berdasarkan kepercayaan antar penjual dan pembeli.
2. Jangka waktu yang ditetapkan berdasarkan perjanjian antar kedua pihak. Pada
kenyataannya banyak pelanggan yang membayar lewat dari batas waktu yang telah
ditetapkan dan tidak ada sanksi yang mengikat.
3. Kedisiplinan dalam hal pencatatan pemasukan juga sangat lemah, ini menyebabkan
pemilik tidak bisa mengetahui secara detail pemasukan yang didapat setiap hari atau
bulannya. Hal ini juga berdampak pada pengurusan pajak pendapat setiap akhir
tahun.
4. System sangat bergantung pada pemilik sehingga mengharuskan pemilik selalu ada
di tempat setiap saat.
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Transaksi Penjualan
a. Pada proses penerimaan pesanan barang
No. Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang
memiliki catatan kredit buruk
Tidak diperbolehkan lagi melakukan
pembelian secara kredit
2. Legitimasi pemesanan kredit
Tanda tangan diatas dokumen surat
perjanjian yang kuat dimata hokum
(materai Rp 6000)
3. Penawaran harga barang yang dilakukan
oleh pelanggan
Memberikan harga pada label barang
dengan nominal lebih dari harga pokok
sebenarnya
4. Barang pesanan tidak tepat waktu Proses pengestimasian lebih diakuratkan
lagi
5
b. Pada proses penagihan dan piutang usaha
No. Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Kegagalan untuk menagih pelanggan
Sebelumnya adanya transaksi penjualan
kredit, harus menetapkan piutang tak
tertagih terlebih dahulu untuk mengurangi
jumlah kerugian yang mungkin terjadi.
2. Kesalahan dalam penagihan Penyimpanan nota secara fisik dan file.
e. Pada proses penerimaan kas
No. Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Pencurian kas Kendali atas kasir dipegang langsung oleh
pemilik
2. Pemakaian kas untuk keperluan pribadi
pemilik
Menerapkan penjurnalan prive pada
sistem
f. Masalah-masalah pengendalian umum
No. Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Kehilangan Data Tetap menggunakan data fisik sebagai
alternatif
2. Kehilangan barang dagangan Pemasangan dan penempatan CCTV yang
tepat
3. Bencana alam Mengasuransikan badan usaha
System Flowchart sebagai pembanding serta pemberian solusi atas masalah yang
terjadi agar mempermudah melakukan analisa.
6
Sysflow Transaksi Penjualan & Sistem Pembayaran
Pelanggan Bagian Penjualan Bagian Keuangan Bagian Pemesanan Bank
Mulai
Melakukan
pembelian
Nota
Penjualan
Secara
Kredit
Ya
A
TidakPembuatan Nota dan
Pencatatan Penjualan
2
1
Nota
Penjualan
Pembayaran
Bukti
Pembayaran Pembuatan
Surat Barang
2
1
Surat
Barang
Surat
Barang
Verifikasi
Kredit
Disetujui
Data
Pelanggan
Tidak B
End
Pembayaran
Utang
Bukti
Pembayaran
A
B
Tabel
Penjualan
Penandatanganan Surat
Barang
2
1
Surat
Barang
Ya
Nota Piutang
Dan
Penjurnalan
Nota
Piutang
Menyimpan
Akte Barang
Tabel
Akte
Batang
Tabel
Piutang
Verifikasi
Pembayaran
dan Update
PiutangTabel
Piutang
Tabel
Barang
Verifikasi
Pembayaran
Tabel
Penerimaan
Kas
Rekening
Korang
Cetak Bukti
permutasian
Melakukan
Pemesanan
Design
barang
Tidak
Mengecek
Persediaan Bahan,
Jadwal Tukang,
Harga dan Lama
Pembuatan
Persediaan
Bahan
mencukupi
Data Pesanan
Pembuatan Nota
Persetujuan
Pemesanan
Nota
Persetujuan
Ya
ETidak
Data
Pelanggan
Persetujuan
Pemesanan
Setuju
Nota
Pemesanan
Pembayaran DP
Bukti
Pembayaran
F
Tidak
Pembuatan Nota dan
Pencatatan Pesanan
Data PesananData
Pelanggan
Ya
C
C
Pembuatan Detail
Data Barang dan
Pencatatan Piutang
Tabel
Barang
Tabel
Penerimaan
Kas
Tabel
Piutang
E
F
Pesan
Barang
Ya
Surat Penagihan
Piutang
Surat
Tagihan
F
G
Input
PembayaranInput
Pembayaran
Input Spesifikasi
design Barang
Input
Pembayaran
Input Pembayaran dan
Rekening Koran
Input Surat
Barang
7
Context Diagram Transaksi Pendapatan
Sistem Informasi Pendapatan
PelangganBank
Bagian Produksi
Order list
Barang dan Penagihan
Deposit
Rekening Koran
Pro
duk
Info
rma
si b
ahan
bak
u
Permintaan barang
Design Barang
Respon permintaan
Surat Barang
8
DFD Level 0 Transaksi Pendapatan
1.0Menerima Pesanan
Barang
2.0Penagihan dan Piutang Usaha
3.0Penerimaan Kas
Tabel Barang
Tabel Pelanggan
Tabel Penjualan
Tabel Penerimaan Kas
Tabel Piutang
Bagian produksi
Pelanggan
Bank
Pembelian
Detail Barang
Pesanan Barang
Barang dan Tagihan
Info
rma
si B
ahn
Bak
u
Des
ign
Bara
ng
Update Data Pelanggan
Buk
ti P
em
bay
ara
n
Surat Barang
Update Penjualan
Data Pelanggan Per
min
taan
Kre
dit
Barang Pesanan
Data Pelanggan dan Kredit Limit
Tabel Pemesanan
Update Pemesanan
Data Pemesanan
Update Piutang
Sura
t B
aran
g P
esan
an, B
aran
g da
n T
agih
an
Nota DP
Tagi
han
Ang
sura
n
Buk
ti P
em
bay
ara
n A
ngsu
ran
Daftar Piutang
Update Piutang
Update Penerimaan Kas
Rekening Koran
Deposit
Dat
a Pe
lan
ggan
Upd
ate
Pel
angg
an
Daftar Piutang
9
g. Pendapat
Dilihat pada analisis proses bisnis di toko langganan ini, terdapat sejumlah
kekurangan yang ada. Berikut adalah kekurangan-kekurangan yang ada pada proses
bisnis di toko langganan :
1. Pengendalian pembelian secara kredit
Di toko langganan ini, penjualan secara kredit hanya mempunyai satu syarat
yaitu pelanggan yang sudah dikenal oleh pemilik dan menjadi pelanggan tetap
setidaknya minimal sudah melakukan pembelian sebanyak sepuluh kali.
Selain itu didalam proses pembelian kredit ini pelanggan harus membayar DP
(Down Payment) terlebih dahulu, kemudian pemilik toko akan membuat perjanjian
lisan kepada pelanggan tentang jangka waktu pelunasan yang harus dibayarkan oleh
pelanggan.
Tidak efektifnya pengendalian penjuala secara kredit ini akan menimbulkan
hal-hal yang tidak diinginkan. Solusinya adalah toko langganan ini harus
menetapkan syarat-syarat yang lebih efektif, yaitu seperti :
1) Pembelian kredit harus menyertakan fotocopy KTP
2) Pemilik harus membuat surat perjanjian secara tertulis dengan materai, dan
harus di tanda tangani oleh pemilik dan pelanggan yang akan melakukan
kredit. Surat perjanjian ini berisi tentang waktu pembayaran, dan sanksi yang
diberikan bila melebihi batas waktu pembayaran yang telah ditentukan.
2. Catatan keuangan
Masalah selanjutnya adalah tentang pencatatan pemasukan, di toko langganan
tidak terdapat pencatatan transaksi penjuala secara detail. Segala pengeluaran dan
penerimaan tidak tercatat dengan baik. Maka pemilik tidak bias mengetahui
pemasukan setiap hari atau bulannya. Hal ini berdampak pada pajak penghasilan
pemilik toko, selama ini pengurusan pajak penghasilan hanya berdasarkan
perkiraan saja. Dari masalah tersebut seharusnya terdapat bagian keuangan yang
bertugas untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran toko setiap tahunnya.
10
3. Kegiatan transaksi sangat bergantung pada keberadaan seorang pemilik
Pada masalah ini semua kegiatan transaksi masih bergantung pada seorang
pemilik. Setiap adanya pembelian, penawaran, dan pembuatan surat barang semua
harus dilakukan oleh pemilik. Dengan adanya masalah ini sebuah system harus
dirancang agar tidak bergantung pada keberadaan pemilik. Masalah ini dapat
ditangani dengan membuat sistem database dari barang yang melputi harga barang
dan rincian barang.
Rincian barang yang terdapat dalam sistem berguna untuk membuat surat
barang sehingga pemilik tidak menulis ulang tentang surat barang yang akan dibeli.
Pada database diinputkan harga barang sesuai harga pokok, akan tetapi harga yang
tertera pada label barang berbeda dengan harga barang yang ada di database.
4. Keterlambatan dalam pesanan barang
Seperti di toko-toko emas lainnya, di toko langganan ini tidak hanya menjual
berbagai macam perhiasan yang sudah jadi saja, melainkan juga menerima pesanan
pembuatan perhiasan seperti cincin dan kalung, pesanan dilakukan biasanya untuk
pernikahan, masalah yang kemungkinan terjadi adalah keterlambatan pembuatan
pesanan barang. Masalah seperti ini sebaiknya harus memperhitungkan waktu
pembuatan dengan cara seakurat mungkin, dengan memastikan secara teliti waktu
yang dibutuhkan tukang dalam membuat barang. Serta memastikan kembali
ketersediaan tukang.