qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf

Projectdiagrammen

Gemaakt met behulp van het open source programma

GanttProject

4-10-2011

Robbert Timmer

1

Plannen ....................................................................................................................................... 2

Waarom plannen .................................................................................................................... 2 Projectdiagrammen ................................................................................................................. 3

Gantt-grafiek .............................................................................................................................. 4

De onderverdeling van een Gantt-grafiek .............................................................................. 4 De taken in het project. ...................................................................................................... 4 De mijlpalen ....................................................................................................................... 5 De begin en eind datum van de verschillende taken ......................................................... 5 De doorlooptijd .................................................................................................................. 6

De benodigde werkdagen ................................................................................................... 6 De benodigde werktijd ....................................................................................................... 6 De onderlinge afhankelijkheid van de taken. ..................................................................... 6

Taak volgorde ..................................................................................................................... 7 De kritische taak ................................................................................................................. 7 Het kritieke pad .................................................................................................................. 8 Slack time ........................................................................................................................... 9

Personen ............................................................................................................................. 9 De huidige datum. .............................................................................................................. 9

Opdrachten ............................................................................................................................... 10 Het maken van taken ............................................................................................................ 10

Maken van mijlpalen ............................................................................................................ 10 Het veranderen van het aantal werkdagen ............................................................................ 11 Koppelen van taken .............................................................................................................. 12

Het wijzigen van de taakvolgorde. ....................................................................................... 12

Kritische pad ........................................................................................................................ 13 Slack time (speling) .............................................................................................................. 13 Personen ............................................................................................................................... 14

Personen toevoegen aan een project ................................................................................. 14 Personen koppelen aan een taak ....................................................................................... 14

Inleveren opdrachten ............................................................................................................ 14

2

Plannen

Om doelmatig te werken binnen een project zullen de verschillende activiteiten gepland

moeten worden. Een goede planning is belangrijk voor een project. Projecten kunnen

verliesgevend worden door een onjuiste of slechte planning.

Er zijn verschillende

hulpmiddelen om een planning te

maken. Plannen kan met behulp

van een planbord. Zie Figuur 1.

Op dit bord wordt met behulp

van kaarten aangegeven welke

taken op welke dag gepland zijn.

Het nadeel van een planbord is

dat alles wijzigingen in de

planning handmatig doorgevoerd

moeten worden. Dit houdt in dat

bij iedere wijziging van een taak

de volledige planning

nauwkeurig doorgenomen moet

worden om de gevolgen van die

wijziging overal in de planning

door te voeren.

Steeds vaker wordt de computer ingeschakeld om het plannen te ondersteunen. Het voordeel

van het gebruik van planningssoftware is dat bij een wijziging van een taak de software bij

kan houden welke gevolgen dat heeft voor de totale planning.

Bij een planning wordt de vraag beantwoord: ‘Wie doet wat wanneer?’. Het maken van een

planning kan een ingewikkelde bezigheid zijn. Soms wordt een planning ervaren als

betuttelend en controlerend.

Waarom plannen

Een planning heeft de volgende doelen:

De totale duur van het project vaststellen. Vaak wordt de eindtijd van een project als

uitgangspunt genomen om door terug te rekenen alle projecttaken te plannen. Soms

wordt van de begintijd uitgegaan en uitgerekend hoe lang een project gaat duren.

Het vaststellen van de gevolgen van een vertraging van een bepaalde taak voor de rest

van het project. Als sommige taken wat uitlopen, heeft dit geen invloed op de eindtijd

van een project. Uitloop van andere taken heeft juist wél direct een vertraging van het

project tot gevolg.

Het organiseren van de werkzaamheden van de projectmedewerkers. Men weet dan

wanneer wat gedaan moet worden en hoeveel tijd ervoor beschikbaar is.

Het bewaken van de voortgang van het project. Hoe ver zijn we inmiddels gevorderd?

Hoeveel budget is er al verbruikt?

Het bepalen van de kosten van het project. De inzet van mensen en middelen is met

behulp van uurtarieven en prijzen om te rekenen naar kosten.

Figuur 1 planbord

3

Projectdiagrammen

Een goed hulpmiddel om een project planning te visualiseren zijn grafieken. Deze kunnen erg

verhelderend werken en een goed beeld geven van hoe een planning in elkaar steekt. Ook

helpt het goed om een project en vooral zijn ontwikkeling door de tijd heen te zien. Daarnaast

is met behulp van grafieken goed te zien hoe bepaalde deeltaken ten opzichte van elkaar

afhankelijk. Er zijn verschillende soorten grafieken de twee bekendste zijn Gantt-grafieken en

PERT-grafieken. Uit beide grafieken kan verschillende informatie gehaald worden. Gantt-

grafieken kunnen goed gebruikt worden voor de voortgangscontrole.

PERT-grafieken kunnen goed gebruikt worden als de onderlinge relatie tussen de

verschillende taken zichtbaar moet zijn.

Figuur 3 Een simpele PERT-grafiek

Figuur 2 Een simpele Gantt-grafiek

4

Gantt-grafiek

De Gantt-grafiek (Engels: Gantt-chart) is een grafiek ofwel diagram dat gebruikt kan

worden als hulpmiddel bij projectmanagement. Een Gantt-grafiek wordt ook wel

strokendiagram of staafdiagram genoemd. Het is mogelijk om in een Gantt-grafiek

gemakkelijk en in één oogopslag verschillende belangrijke projectgegevens weer te geven.

De onderverdeling van een Gantt-grafiek

De Gantt-grafiek is onder te verdelen in twee gedeelten: Het linker- en het rechtergedeelte.

In het linkergedeelte staan de vaste project gegevens. Zie Figuur 4 linker gedeelte Gantt-

grafiekFiguur 4.

De taken in het project.

Onder de kolom “naam”staan de taken van het project. Deze taken moeten zoveel mogelijk

een heldere naam hebben. Met een heldere naam wordt bedoeld dat deze naam iets moet

zeggen over de taak zelf. In het voorbeeld is gekozen voor de namen A t/m F Deze namen

zeggen niets over de inhoud van de taken. De namen zij dus eigenlijk niet goed gekozen.

Ga naar http://www.ganttproject.biz en klik op de link

- Open met behulp van dit programma het bestand "gantt_01.gan".

- Sla het bestand op met de naam "eigennaam_gantt_01.gan".

- Kijk achterin dit document voor de vragen die gemaakt moeten worden tijdens het

lezen van dit document.

- Beantwoord de vragen in een bestand met de naam eigennaam_vragen_gantt_01.gan".

- Maak opdracht 1.1

Figuur 4 linker gedeelte Gantt-grafiek

5

6

De mijlpalen

Dit is een (tussen)product dat tijdens een project ontstaat. Het eind van een taak of groep

taken kan een mijlpaal vormen. Het is belangrijk voldoende mijlpalen vast te stellen.

Mijlpalen vormen meetpunten waarmee de planning bewaakt kan worden. Als een mijlpaal op

de geplande datum niet is bereikt, is er vertraging opgetreden. In de voorbeeld planning van

Figuur 2 zijn twee mijlpalen gemaakt. De start en de finish van het project.

Maak opdracht 1.2

De begin en eind datum van de verschillende taken

Onder deze kolommen staat de dag waarop de taak moet beginnen en de dag waarop de taak

moet eindigen. Uit deze twee datums kan de doorlooptijd van de taak gehaald worden. Taak A

begint op 01-10-09 en loopt tot en met 07-10-09. De doorlooptijd is dus 6 dagen. Vaak

worden taken op begindatum onder elkaar gezet.

Natuurlijk is het mogelijk om in het linker gedeelte meer vaste gegevens zichtbaar te maken

bijvoorbeeld: wie is de coördinator van de taak, hoeveel procent van de taak gereed is en wat

is de prioriteit die aan de taak gegeven is.

Vooral wie de coördinator van de taak is kan zeer nuttig zijn. Op deze manier is makkelijk te

zien wie verantwoordelijk is voor welke taken en wie aangesproken kan worden als er iets

dreigt mis te gaan of wanneer er vragen zijn over de taak.

In het rechter gedeelte zijn de variabele projectgegevens zichtbaar. Zie Figuur 5.

Figuur 5 rechter gedeelte Gantt-grafiek

7

De doorlooptijd

Dit is de verstreken tijd tussen het begin en het einde van een taak.

De bovenste horizontale as geeft de tijd in dagen aan en het lichtblauwe balkje is dus zo lang

als de taak duurt. Taak A loopt van donderdag tot en met de dinsdag van de volgende week en

heeft een doorlooptijd van 6 dagen.

De benodigde werkdagen

Dit is het aantal werkdagen wat in de doorlooptijd valt. In de software GanttProject worden de

benodigde werkdagen omschreven als de duur van een taak.

Maak opdracht 1.3

De benodigde werktijd

Dit is het aantal werkuren dat nodig is om een taak uit te voeren. Je moet dit niet verwarren

met de doorlooptijd of de benodigde werkdagen. Bij taak A is de doorlooptijd 6 dagen terwijl

er maar 4 dagen gewerkt wordt. Twee dagen vallen in het weekend.

Uit een Gantt-grafiek kan niet in een oogopslag de benodigde werktijd gehaald worden!

Dat een taak 6 dagen duurt zegt niets over het aantal dagen of het aantal uren wat aan de taak

gewerkt kan worden. Het totaal aantal uren wat aan een taak gewerkt kan worden wordt

bepaald door het aantal dagen wat er gewerkt wordt, het aantal personen wat aan de taak

werkt en het aantal uur wat per persoon per dag gewerkt kan worden.

Ook is van belang welke dagen in de geplande periode vallen. Je moet dan vooral denken aan

zon-, feest- en vakantiedagen.

De onderlinge afhankelijkheid van de taken.

Dit wordt weergegeven met een pijl. In dit geval

is het einde van taak D gekoppeld aan het begin

van de volgende taak, in dit geval E. Zie Figuur 6

Op deze manier kun je dus goed zien welke op

welk moment de ene taak is afgelopen en een

andere taak kan beginnen. Dit houdt in dat eerst

taak D af moet zijn voordat taak E kan beginnen. Hieruit volgt ook dat als de geplande tijd

die voor taak D staat overschreden wordt, taak D pas later kan beginnen.

In totaal zijn er vier vormen van onderlinge afhankelijkheid.

Maak opdracht 1.4

Figuur 6 taakafhankelijkheid einde-begin

8

Je kan pas je lekke band maken als je ook de spullen hebt om deze band te plakken.

Er kan natuurlijk ook gesteld worden dat je eerst een lekke band moet hebben voordat je hem

kan gaan plakken. Deze twee taken zijn afhankelijk van elkaar.

De onderlinge afhankelijkheid moet altijd aangegeven worden middels pijlen. Zijn taken niet

met elkaar verbonden dan is er dus ook geen onderlinge afhankelijkheid.

De drie andere manieren van taakafhankelijkheid zijn in Figuur 7, Figuur 8, en

Figuur 9 weergegeven.

Taak volgorde

Om de logische tijdsvolgorde van de verschillende taken duidelijker naar voren te laten

komen kunnen taken in de Gantt-grafiek ten opzichte van elkaar verschoven worden.

Maak opdracht 1.5.

De kritische taak

Dit is een taak die bij verandering in doorlooptijd de geplande eindtijd van het gehele project

beïnvloedt. De kritische taak is altijd gekoppeld aan het kritieke pad .

Figuur 9 taakafhankelijkheid begin-begin

Figuur 7 taakafhankelijkheid begin-einde Figuur 8 taakafhankelijkheid einde-einde

9

Het kritieke pad

Dit is de keten van kritische taken. De taken die op het kritieke pad liggen zullen bij

verandering in de doorlooptijd de geplande eindtijd van het gehele project beïnvloeden. Zie

Figuur 10. Hierin is te zien dat er twee kritieke paden zin. De taken A en C vormen een kritiek

pad en de taken B, D en E vormen een kritiek pad.

Het kritieke pad kan bij het veranderen van de doorlooptijd van taken veranderen. Als

bijvoorbeeld taak B een dag vertraging heeft dan zal er nog maar een kritiek pad zijn. Zie

Figuur 11.

In GanttProject kan eenvoudig het kritische pad zichtbaar gemaakt worden.

Maak opdracht 1.6

Figuur 10 kritieke pad

Figuur 11 gewijzigd kritieke pad

10

Slack time

Dit is het verschil tussen de voor het kritieke pad benodigde tijd en de voor een ander tracé

benodigde tijd. ‘Slack time’ is de Amerikaanse term voor speling.

In Figuur 11 is te zien dat de doorlooptijd van taak A, C en F kan veranderen zonder

gevolgen voor de geplande eindtijd.

Maak de zes vragen uit opdracht 1.7

Personen

Binnen een project worden personen ingezet om taken te voltooien. Soms werkt er maar een

persoon aan een taak soms werken er meerdere personen aan een taak. Het aantal personen

wat aan een taak werkt heeft invloed op de benodigde werktijd. Als twee personen een

werkdag van acht uur aan een taak werken dan is er zestien uur gewerkt. Dit houdt ook in dat

wanneer een persoon die dag niet aan die taak kan werken, doordat hij bijvoorbeeld ziek is, de

taak minimaal een dag uitloopt.

Het personeel valt onder de noemer resources. Resources zijn letterlijk de hulpbronnen van

het project. Deze zijn onder te verdelen in:

• de personen die aan het project werken;

• de middelen die gebruikt of verbruikt worden.

De inzet van resources wordt altijd beperkt door geld. Zowel personen als middelen kosten

geld

Maak opdracht 1.8

De huidige datum.

Deze wordt weergegeven door een rode lijn. Je kan dus altijd snel zien waar in de planning

bent.

11

Opdrachten

Het maken van taken

Bij het starten van een nieuw project moet er begonnen worden met het aanmaken van de

verschillende taken van dat project.

Het maken van taken kan op de volgende manier

In de werkbalk van het programma GanttProject staat een blauwe pijl. Zie Figuur 12.

Figuur 12 nieuwe taak aanmaken

Klik op acht keer op dit icoon. Hierdoor zullen er acht nieuwe taken aangemaakt worden.

Verander de namen van de taken in

- (10) start

- A

- B

- C

- D

- E

- F

- (50) finish

Maken van mijlpalen

Om controle punten in een project aan te geven worden mijlpalen gemaakt.

Het maken van mijlpalen kan op de volgende manier

a. Klik op de bovenste taak “(10) start ” De balk waar de taak in staat wordt grijs.

b. Als de cursor op deze grijze balk staat klik je een keer met de rechtermuis. Een

pop-up scherm komt tevoorschijn.

c. Klik op “Taak eigenschappen ”. Een pop-up scherm met de eigenschappen van die

taak komt tevoorschijn.

d. Vink het vakje mijlpaal aan. Zie Figuur 13.

e. Klik op “Ok”

f. Herhaal deze handelingen voor taak “(50) finish “.

12

Figuur 13 maken van een mijlpaal

Het veranderen van het aantal werkdagen

Het veranderen van de benodigde aantal werkdagen kan op de volgende manier:

Ga in het rechtergedeelte van de Gantt-grafiek met de cursor op de taak staan waarvan je het

aantal werkdagen wilt veranderen.

a. Dubbelklik met de linker muisknop op deze taak. Een pop-up scherm met de

eigenschappen van die taak komt tevoorschijn.

b. Verander de waarde in het invulvlak "duur". Zie Figuur 3Fout! Verwijzingsbron niet

gevonden..

c. Klik op "Ok".

Verander het aantal werkdagen van de volgende taken in de aangegeven waarden:

- A wordt 4

- B wordt 3

- C wordt 3

- E wordt 3

- F wordt 2

Figuur 14 aanpassen aantal werkdagen

13

Koppelen van taken

Om de onderlinge afhankelijkheid van de verschillende taken aan te geven worden de

verschillende taken aan elkaar gekoppeld.

Het koppelen van taken kan op de volgende manier:

Ga in het rechtergedeelte van de Gantt-grafiek met de cursor op de taak staan die je wilt

koppelen met een volgende taak.

a. Klik met de linkermuisknop op deze taak en houd deze ingedrukt.

b. Beweeg de cursor naar de taak die aan de eerste taak gekoppeld moet worden. Er

wordt nu een pijl gemaakt.

c. Laat de linkermuisknop los.

d. De taken zijn gekoppeld.

Koppel de volgende taken aan elkaar:

- (10) start wordt gekoppeld aan A en aan B.

- A wordt gekoppeld aan C

- B wordt gekoppeld aan D en aan F

- C wordt gekoppeld aan (50) finish

- D wordt gekoppeld aan E

- E wordt gekoppeld aan (50) finish

- En F wordt gekoppeld aan (50) finish

Het wijzigen van de taakvolgorde.

Om de logische tijdsvolgorde van de verschillende taken duidelijker

naar voren te laten komen worden de taken verschoven.

Het verschuiven van de taken kan op de volgende manier:

Ga in het linkergedeelte van de Gantt-grafiek met de cursor op de

taak staan die je wilt verschuiven.

a. Klik met de linkermuisknop op deze taak. De taak wordt

dan grijs.

b. Klik vervolgens op de gele pijl die de geselecteerde taak

omhoog of omlaag moet verplaatsen. Zie Figuur 4.

Verander de volgorde van de taken in A, C, E, D, B en F.

De Gantt-grafiek moet er nu als in

Figuur 16 uitzien.

Figuur 15 wijzigen taakvolgorde

14

Figuur 16 eindresultaat wijzigingen

Kritische pad

Om het kritische pad in een project binnen GanttProject zichtbaar te maken klik je twee keer

op het rechtse icoon van de taakbalk. Zie Figuur 17.

Figuur 17 kritieke pad zichtbaar maken

Slack time (speling)

1. Welke taak heeft in de planning die je gemaakt hebt slack time?

2. Hoeveel slack time heeft deze taak?

3. Het aantal werkdagen van deze taak wordt verhoogd naar 5. Geef aan welke gevolgen

dit heeft voor de planning.

4. Welke taken zitten nu in het kritieke pad?

5. Welke ta(a)k)en) heeft (hebben) nu slack time? Let op dit kan meer dan een taak zijn!

6. Welke mogelijke combinaties zijn er in de planning voor het uitlopen van de

verschillende taken?

15

Personen

Personen toevoegen aan een project Personen binnen GanttProject zijn toe te voegen onder het tabblad

“Personen. Zie

Figuur 19 nieuw persoon invoegen

.

Als op dat tabblad geklikt is kan vervolgens in de werkbalk op “Personen” geklikt worden.

Zie Figuur 19. Figuur 18 tabblad personen

Figuur 19 nieuw persoon invoegen

In het pop-up scherm wat nu verschijnt kan vervolgens de naam en contactgegevens van de

persoon ingevuld worden.

- Voeg vier verschillende personen aan het project toe.

- Geef deze personen de namen Daan, Sem, Emma en Julia.

Personen koppelen aan een taak

Om de personen aan een taak te koppelen moet eerst naar het tabblad “Gantt” gegaan worden.

Vervolgens kan in het pop-up scherm “Taakeigenschappen” op het tabblad “Personen” geklikt

worden.

Kijk bij “Maken van mijlpalen” hoe je het pop-up scherm van de taakeigenschappen van een

taak kan openen.

Klik op het vlak onder persoonsnaam om een persoon aan de taak te koppelen

16

- Koppel alle vier de personen aan de verschillende taken uit het project.

- Zorg ervoor dat de taken evenredig over de verschillende personen verdeeld zijn. Er

mogen geen personen overbelast zijn! Dit kan gecontroleerd worden in het tabblad

“Personen”. Bij overbelasting zal de

Inleveren opdrachten

Sla de Gantt-grafiek en het document waarin de vragen gemaakt zijn op en lever de bestanden

in.