1

NAZIV PROJEKTA:Poboljanje programa za prevenciju i suzbijanje maloljetnikog prestupnitva

Autori: Deana Despotovi VP DL MAN 69271 Gordana Erki VP DL MAN 69157 Nihad Aganovi VP DL 67397 Admir Belki VP DL 50153

Sarajevo, 2012. godineSadraj1. PLAN OPSEGA POSLOVA21.1 Uloge i odgovornosti21.2. Definisanje obuhvata21.3. Work Breakdown Structure31.4. Nain provjere i kontrole obuhvata52. PLANIRANJE AKTIVNOSTI, TRAJANJE I REALIZACIJE U VREMENU52.1. Definisanje aktivnosti -ganttogram62.2. Odreivanje slijeda aktivnosti network diagram72.3. Procjena trajanja aktivnosti73. PLANIRANJE TROKOVA73.1. Procjena trokova umetnuti prilozi br. 5 i 683.2. Proraun trokova84. PLANIRANJE KVALITETE95. PLANIRANJE LJUDSKIH RESURSA105.1. Uloge i odgovornosti105.2. Matrica odgovornosti116. PLANIRANJE KOMUNIKACIJA126.1. Stakeholderi126.2. Matrica uticajno-interesnih skupina136.3. Plan komunikacije147. PLANIRANJE UPRAVLJANJA RIZIKOM147.1. Identifikacija rizika157.2. Kvalitativna analiza rizika157.3. Kvantitativna analiza rizika167.4. Planiranje ublaavanja rizika178. PLANIRANJE I UGOVARANJE NABAVE178.1. Planiranje kupovine i ugovaranja179. PRILOZI171. PLAN OPSEGA POSLOVA

Uvod

Na prostoru Kantona Sarajevo stopa maloljetnikog kriminaliteta je u stalnom porastu. BiH je siromano postkonfliktno drutvo u tranziciji i odgovor drutva na ovu pojavu poiva na ostacima modela reagiranja iz prijeratnog perioda. Stopa kriminaliteta je u stalnom porastu. Projekt se odnosi na izradu novih, poboljanih i efikasnijih programa za rjeavanje problema maloljetnikog prestupnitva. Izradu programa i njihovo stavljanje u funkciju provodi projektni tim sastavljen od strunjaka na polju projekt menadmenta, psihologije i djelatnika MUP-a. Time se zavravaju aktivnosti projektnog tima, a rad nastavljaju postojee institucije u okviru novih i poboljanih programa i aktivnosti iz projekta.

1.1.Uloge i odgovornosti

ImeUlogaOdgovornosti

Gordana ErkiProjektni menader Upravljanje integracijom projekta

Deana Despotovilan tima Struna istraivanja za poboljani program za prevenciju i resocijalizaciju

Nihad Aganovilan timaKomuniciranje i ljudski resursi. Izgradnja kapaciteta kljunih aktera

Admir Belkilan timaIstraivanje postojeeg stanja i analiza

1.1. Uloge i odgovornosti

1.2. Definiranje obuhvata

U okviru ovog projekta provest emo istraivanja postojeeg stanja u cilju da iznaemo bolja rjeenja i poboljamo postojee programe za prevenciju i suzbijanje maloljetnikog prestupnitva. Svrha projekta jeste smanjiti stopu kriminaliteta maloljetnikog prestupnitva Novim, poboljanim programom planiramo obuhvatiti postojee institucije i djelatnike, ali s novim aktivnostima i novim pristupom ovom problemu. Projektni tim e napraviti nove programe i aktivirati ga tako to e obuiti i ukljuiti postojee djelatnike u programe. Za navedene aktivnosti planiramo da e biti dovoljno najvie radnih 80 dana ili 6000,00 KM. Ove aktivnosti planiramo pokriti sredstvima od Ministarstva socijalne politike i rada, tako to emo aplicirati na njihov natjeaj o dodjeli sredstava za socijalne programe. Raunamo na komplementarnost s ostalim postojeim i planiranim inicijativama institucija, dobru suradnju i podrku istih, radi ostvarivanja zajednikih ciljeva. Za daljnji nastavak rada, za veinu aktivnosti, djelatnici su ve plaeni u okviru svoga radnog mjesta, a za aktivnosti prevencije planirali smo da budu financirani iz lokalnog opinskog budeta te tako osigurali samoodrivost ukupnog projekta u budunosti. Ovaj projekt ne podrazumijeva osnivanje novih institucija, niti otvaranje novih radnih mjesta. Oekivani rezultat: Kvalitetan projekt i njegova uspjena implementacija doprinijeti e kvalitetnijem i efikasnijem rjeavanju problema maloljetnikog prestupnitva. Sve ove aktivnosti u konanici rezultiraju poboljanju postojeih programa i vode ka smanjenju stope kriminaliteta poinjenog od strane maloljetnika.

1.3. Work Breakdown Structure

1. Analiza postojeeg nivoa koordinacije kljunih aktera 1.1. Analiza postojeeg sistema koordinacije 1.2. Analiza programa prevencije 1.3. Analiza programa resocijalizacije 2. Izgradnja kapaciteta kljunih aktera 2.1. Obuka za osoblje 2.2. Poboljanje komunikacije izmeu kljunih aktera 2.3. Usaglaavanje plana koordinacije poslovne suradnje (Ugovor)3. Poboljanje postojeih programa prevencije 3.1. Auriranje programa (seminari, fokus grupe...) 3.2. Formiranje lokalnih timova 3.3. Pilot projekat

4. Poveanje mogunosti zapoljavanja maloljetnikih prestupnika 4.1. Izrada programa za zapoljavanje

Work Breakdown Structure rjenik - detaljniji opis komponenti projekta:

NivoWBS kodStavkaDefinicija/opis

1.1.Analiza postojeeg nivoa Rezultat e biti pouzdane informacije o sadanjem stanju i mogunostima izmjene programa

1.1.1.Analiza postojeeg sistema koordinacijeAnalizirati dosadanju suradnju i komuniciranje izmeu kljunih aktera

1.1.2.Analiza postojeih programa prevencijeIdentificirati i analizirati postojee aktivnosti

1.1.3.Analiza programa resocijalizacijeIdentificirati i analizirati postojee programe, ukoliko postoje

2.2.Izgradnja kapaciteta kljunih akteraIdentificirati i osposobiti aktere koji e biti ukljueni u

nove programe

2.2.1.Obuka za osobljeObuiti osoblje za rad po novim programima i osposobljavanje za samostalan nastavak rada bez projektnog tima.

2.2.2.Poboljanje komunikacije izmeu kljunih akteraUvezivanje kolskih, policijskih, sudskih institucija i zavoda za zapoljavanje u jednu funkcionalnu cjelinu

2.2.3.Usuglaavanje plana koordinacije poslovne suradnjeUsuglaavanje plana i potpisivanje ugovora koji obvezuje kljune aktere na provoenje aktivnosti definirane planom

3.3.Poboljanje postojeih programa prevencijeIzrada novih poboljanih programa prevencije

3.3.1.Auriranje programaOdravanje seminara i sl. aktivnosti u cilju promocije novog programa s ciljem irenja njegove primjene na druge opine i kantone

3.3.2.Formiranje lokalnih timovaFormirati timove koji e na lokalnom nivou provoditi aktivnosti prevencije po kolama (opinski budet)

3.3.3.Pilot projektProjekt vode lokalni timovi, a aktivnosti koje e biti obuhvaene kroz radionice definiraju roditelji i djeca pod rizikom (sportske, umjetnike i sl. aktivnosti)

4. 4.Poveanje mogunosti zapoljavanja maloljetnikih prestupnikaOsigurati da zavodi za zapoljavanje omogue poticaje za poslodavce koji primaju u radni odnos prestupnike i na taj nain smanjiti recidivizam

4.4.1.Izrada programa za zapoljavanjeOmoguiti obuku prestupnika za deficitarna zanimanja

1.2. WBS rjenik

1.4. Nain provjere i kontrole obuhvata

Svakog ponedjeljka planiran je sastanak projektnog tima i na taj nain e svi biti pravovremeno upoznati sa tijekom provoenja projektnih aktivnosti, eventualnim problemima i izmjenama, kao i rezultatima i uspjesima. Samim tim i projektni menader imat e pod kontrolom provoenje aktivnosti koje su definirane obuhvatom projekta. Poslije provedenih aktivnosti analize postojeeg stanja, pristupit e se izradi prijedloga plana koji e biti predloen kljunim akterima. Nakon toga slijedi usuglaavanje plana i potpisivanje ugovora projektnog menadera sa predstavnicima kljunih institucija. Od momenta potpisivanja ugovora, lanovi projektnog tima obavjetavaju projektnog menadera o aktivnostima koje rade u suradnji sa kljunim akterima.

1. PLANIRANJE AKTIVNOSTI, TRAJANJE I REALIZACIJE U VREMENU

Na slijedeoj strani su Ganttogram i mreni dijagram izraeni u MS Projekt 2003 i prikazuju planiranje aktivnosti, trajanje i realizaciju u vremenu:

2. PLANIRANJE TROKOVA

Slijedi tabelarni prikaz svih resursa koji se koriste u projektu (MS Project 2003):

4. PLANIRANJE KVALITETE

Standard kvalitete koji elimo postii jeste dobra praksa iz drugih europskih zemalja (Belgija, Holandija i sl.), prenesena u koliini i kvaliteti koja je izvodiva u naoj zemlji. Izrada programa aktivnosti, izgradnja kapaciteta kljunih aktera, bolje uvezivanje kao i nain uvezivanja kljunih aktera u povezan i efikasan sistem nije izmiljanje neega do sada nepostojeeg, ve jednostavno pokuaj da poboljamo i moderniziramo sistem po ugledu na to kako su iste probleme rijeile naprednije zemlje. Tako da moemo rei da u planiranju kvalitete koristimo benchmarking. Dakle, nakon provedenih analiza postojeeg stanja u naoj zemlji moi emo identificirati i postaviti realne standarde, ije e ispunjenje biti na cilj i naa eljena kvaliteta.Osiguranje kvaliteta planiramo postii periodikim procjenama uinka projekta, u cilju osiguranja da projekt zadovolji relevantne standarde kvaliteta. Ukoliko rezultati kontrole kvalitete zahtijevaju neophodne izmjene, korektivne i preventivne mjere, auriranje plana pristupit e se istim u cilju poboljanja uinka na projektu.

5. PLANIRANJE LJUDSKIH RESURSA

5.1. Uloge i odgovornosti

Tabelarni prikaz uloga, odgovornosti, autoriteta i vjetina koje su dodjeljene u projektu Poboljanje programa prevencije i suzbijanja maloljetnikog prestupnitva

Redni brojUlogaOdgovornostAutoritetZnanja i vjetine

1.Projektni menader Upravljanje integracijom projektaIma mogunost donoenja odlukaProject menadment, timski rad

2.lan tima 1.Struna istraivanja za poboljani program za prevenciju i resocijalizacijuMogunost donoenja odluka na nivou aktivnosti za koju je odgovoranKomuniciranje, pregovaranje, poznavanje zakona u BiH i zakona u EU (preuzete konvencijom u BiH), timski rad

3.lan tima 2.Komuniciranje i ljudski resursi. Izgradnja kapaciteta kljunih akteraMogunost donoenja odluka na nivou aktivnosti za koju je odgovoranSocijalni pedagog i psiholog, poznavanje savremenih pristupa mal. prestupnitva u EU

4.lan tima 3.Istraivanje postojeeg stanja i analizaMogunost donoenja odluka na nivou aktivnosti za koju je odgovoranPoznavanje prava i zakonodavstva, istraivanje i pregovaranje, timski rad

1.3. Uloge i odgovornosti

5.2. Matrica odgovornosti

Projekt se zasniva na istraivanjima, analizama, pisanju programa i implementaciji poboljanog programa. Na osnovu toga moemo zakljuiti da je veina projektnih aktivnosti povezana razmjenom informacija i podataka, odnosno, ono to je output za jednu aktivnost to je input za drugu aktivnost. S toga na matrici moete vidjeti da za svaku aktivnost imamo osobu koja odobrava, lana tima koji je odgovoran za aktivnost i da veina ostalih lanova dodjeljuje inpute za aktivnosti.A-odgovoran; P-uestvuje; R-pregleda; I-daje input; S- odobravaLjudski resursi

GordanaAdmirNihadDeana

1.1. Analiza postojeeg sistema koordinacijeSAII

1.2. Analiza postojeih programa prevencijeSAII

1.3. Analiza programa resocijalizacijeSAII

2.1. Obuka za osobljeSAI

2.2. Poboljanje komunikacije izmeu kljunih akteraSIIA

2.3.Usuglaavanje plana koordinacije poslovne suradnjeS, AIII

3.1. Auriranje programaSAIR

3.2. Formiranje lokalnih timovaSAAI

3.3. Pilot projekatSAIR

4.1. Izrada programa za zapoljavanjeS, AIII

1.4. Matrica odgovornosti

6. PLANIRANJE KOMUNIKACIJA

6.1. Stakeholderi

Slijedi tabelarni prikaz zainteresiranih strana, njihovih interesa i utjecaja, te strateki odgovor projektnog menadmenta:

Zainteresirane straneInteres(i) zainteresirane strane na projektuProcjena utjecajaPotencijalne strategije za dobivanje podrke i smanjivanje prepreka

Dravne institucijeVea uvezanost i efikasnost sistemaPozitivan i podravajui utjecajKvalitetan program koji garantira bolju uvezanost i funkcioniranje sistema sudstva, policije, slube za soc. rad, slube za zapoljavanje, kola i posljedino smanjenje kriminala. Smanjivanje prepreka: projektni tim uvodi novi program, a u budunosti ga izvravaju dosadanji uposlenici institucija

Graani Kantona SarajevoSigurnost graana i zatita njihove imovineOekujemo suradnju kroz bolju informiranostInformiranje graana i poziv na ukljuenost i suradnju. Suvremeni koncepti poimanja odgovora drutva na kriminalitet mladih treba biti iroko prihvaen u javnosti.

Udruga Dodir sa zakonom poetak ili krajOdobrenje financiranja i provoenja projekta, odnosno, ispunjenje krajnjih ciljeva projekta.Stvaranje boljeg, ljepeg i sigurnijeg mjesta za ivot. Bolja budunost za djecu pod rizikom i prestupnike, smanjenje recidivizmaSmanjenje kriminala, iji su poinitelji maloljetnici, putem stvaranja efikasnog sistema i institucija, koje se bave ovim problemom.

1.5. Stakeholder

6.2. Matrica uticajno-interesnih skupina

Nizak interesni nivo Visok interesni nivoVelika snaga

*Dravne institucije(Financijeri i kljuni akteri projekta)

Drati zadovoljnimPaljivo upravljati*Udruga Dodir sa zakonom-poetak ili kraj

*Graani

Nadgledati

Mala snagaVoditi rauna da su informirani

1.6. Matrica utjecajno-interesnih skupina

Kao to vidimo na matrici na kljuni stakeholder su dravne institucije. One imaju veliku snagu i visok interesni nivo: najprije Ministarstvo socijalne politike daje nam sredstva i zainteresirano je da budu efektivno i efikasno utroena Dravne institucije kao kljuni akteri su visoko zainteresirani jer projekt direktno utjee i na njihov rad, a imaju i veliku snagu jer uspjeh projekta velikim dijelom ovisi o kvaliteti njihove suradnji Udruga Dodir sa zakonom-poetak ili kraj- lanovi ove udruge ine projektni tim i time ispunjavaju uvjet iz Javnog poziva za dodjelu sredstava (da su pravno lice)- u tome je snaga Udruge, a s druge strane Udruga e takoer imati viestruke koristi od projekta (npr. kredibilitet za budue projekte), pa je zainteresirana za rezultate Za graane smatramo da imaju srednju snagu i srednju zainteresiranost. Graani su zainteresirani najprije za veu osobnu sigurnost, da se smanji kriminalitet i recidivizam, potom za pokuaj da se djeca preodgoje i izau na pravi put, a najmanje zainteresirani za aktivno ukljuivanje i pomo. Promocijom poboljanih programa treba utjecati na svijest i mentalitet graana, te ih zainteresirati i ukljuiti u program

6.3. Plan komunikacije

Plan komunikacije prikazuje slubeni plan izvjetavanja radi dokumentiranosti aktivnosti i kontrole. U slubi efikasnosti i efektivnosti smatramo da je nuno odravati i sastanke jednom tjedno.

Cilj komunikacijeNaziv dokumentaFormat/MedijKontakt osobaRok

Projektni menaderUpoznavanje s tekuim radomSedmini izvjetajE-mailGordanaSvakog ponedjeljka

lan tima odgovoran za aktivnosti 1.1. 1.2. 1.3. 3.1. 3.2. 3.3.Upoznavanje s tekuim radom,stvaranje evidencijeSedmini izvjetajE-mailAdmirSvakog ponedjeljka

lan tima odgovoran za aktivnosti 2.1. 3.2. Upoznavanje s tekuim radomSedmini izvjetajE-mailNihadSvakog ponedjeljka

lan tima odgovoran za aktivnost 2.2.

Upoznavanje s tekuim radom, davanje instrukcijaSedmini izvjetajE-mailDeanaSvakog ponedjeljka

1.7. Plan komunikacije

7. PLANIRANJE UPRAVLJANJA RIZIKOM7.1. Identifikacija rizika

Rizici koji mogu biti relevantni projekt Poboljanja programa za maloljetniko prestupnitvo su rizici okoline, pravni i politiki te rizici timskog osoblja. Mogui rizici: sporovi oko ugovora, financijski rizici, kanjenje dozvola i odobrenja i birokratsko ponaanje.Rizike moemo identificirati prikupljanjem informacija: Oluja mozgova tematski sastanak tima Razgovori (intervjui) sa strunjacima ili iskusnijim voditeljima ili lanovima tima sa slinih projekata SWOT analiza Delphi tehnika

U svrhu identificiranja rizika prikazujemo matricu potencijalnih rizika i strategija za rjeavanje istih: Swot matrica

Unutarnji imbenici

Vanjski imbenici

Unutarnje snage (S)Snage u menadmentu, eksperti u timu, istraivanje,Unutarnje slabosti (W)Slabosti u menadmentu ili projektnom timu

Vanjske prilike (O)Sadanje socijalne i politike prilike, zainteresiranost drave za projekte socijalne politike, loa situacija (porast stope maloljetnikog kriminaliteta), nepostojanje uvezanog sustava

SO strategija:Potencijalno najuspjenija strategija, upotreba snaga organizacije da bi se iskoristile prilikeIskoristiti trenutnu socijalno politiku situaciju i potrebu za poboljanja socijalno-pravnih programa uz koritenje strunjaka ukljuenih u projektWO strategija:Razvojna strategija prevladavanja slabosti u cilju iskoritavanja prilikaOsigurati zamjene za svakog lana projektnog tima i menadera, npr. da bolest jednog lana ne dovede u pitanje vremenski obuhvat ili kvalitetu obavljanja posla

Vanjske prijetnje (T)Konkurencija (elja dravnih institucija da prostor naeg projekta sauva za svoj potencijalni projekat), nedostatak podrke dravnih institucija

ST strategija:Upotreba snaga da bi se nosilo s prijetnjama ili ih se izbjegloProjektni tim treba svojom strunou i provedenim istraivanjima dokazati izvodljivost i samoodrivost projekta kao i njegovu korist za uposlenike dravnih institucija, jer e oni u budunosti raditi te poslove na kvalitetniji i efikasniji nain

WT strategija:Smanjivanje obima poslovanja ili zajedniki poduhvatPravovremeno osigurati zamjene za lanove tima ako iz nekih razloga otkau suradnju, ukoliko su problem kljuni akteri pozvati se na ugovor,za izbjegavanje ove situacije vano je paljivo i detaljno provesti usuglaavanje plana suradnje

1.8. SWOT matrica

7.2. Kvalitativna analiza rizika Kvalitativna analiza rizika je identifikacija izvora rizika zajedno s elementima koji aktiviraju izvore, tzv.okidai, te se zatim procjenjuje njihov utjecaj na projekt. Cilj je odreivanje glavnih izvora rizika i opis njihovih vjerojatnih posljedica. Sporovi oko ugovora su najei rizici u projektu. esto nastaju zbog razliitog tumaenja ugovornih odredbi i neefikasnog naina rjeavanja problema, a moe nastati i zbog birokratskog ponaanja kljunih aktera.. Preventivna mjera koju emo poduzeti u cilju smanjivanja nesigurnosti jeste paljivo provoenje usuglaavanja plana sa kljunim akterima iji je rezultat efektivan ugovor. Kanjenje dozvola i odobrenja je eksterni rizik koji ne moemo kontrolirati, a moe utjecati na vremenski obuhvat projekta. Rizik osoblja - uvijek postoji mogunost da iskrsnu problemi i da jedan od lanova osoblja ne moe nastaviti rad na projektu. Voditelj projekta na ovaj interni rizik moe djelovati u cilju smanjivanja mogue tete tako to e za svakog lana predvidjeti zamjenu. Financijski rizici - promjena trinih cijena u odnosu na cijene iz ponude. Cijene rada osoblja su ugovorene po radnom satu, a materijalni trokovi su niski, pa ovaj rizik nije od velike vanosti za projekt.Prema prioritetima navedene rizike moemo rangirati : A kanjenje dozvola i odobrenja B sporovi oko ugovora C rizik osobljaNa tabeli prikazujemo kvalitativne procjene navedenih rizika:Ugroenost

VjerojatnostNiska SrednjaVisoka

Niska CBA

SrednjaCBA

VisokaBAA

1.9. Kvalitativna procjena rizika

7.3. Kvantitativna analiza rizika Kvantitativne metode su nain numerikog odreivanja vjerojatnosti da e projekt ostvariti svoje ciljeve u smislu vremena i trokova. Osnivaju se na simultanim procjenama utjecaja svih identificiranih i kvantificiranih rizika. Rezultat je distribucija vjerojatnosti trokova i trajanja projekta. Kvantitativna procjena se temelji na pojmu trokova rizika, gdje se za mogui rizik promatraju tri vrijednosti: trokovi eliminiranja rizika trokovi sanacije posljedice rizika trokovi ako se rizici ignoriraju

7.4. Planiranje ublaavanja rizika Od krucijalne vanosti je usuglaavanje plana koordinacije poslovne suradnje. Kao rezultat ove aktivnosti je ugovor, koji je osnovna mjera zatite od eventualnih problema u suradnji s akterima. U cilju kontrole rizika poduzima se i aktivnost poboljanje komunikacije izmeu kljunih aktera.

8. PLANIRANJE I UGOVARANJE NABAVE8.1. Planiranje kupovina i ugovaranja Projekat ne zahtijeva vee materijalne nabavke, a potrebni materijal male je vrijednosti te s toga ne zahtijeva posebno planiranje i ugovaranje nabavke. Jedini potroni materijal jeste uredski materijal.Telefonski trokovi se plaaju po dostavljenoj fakturi. Trokovi puta isplauju se po putnom nalogu u skladu sa vaeim zakonom u FBiH preeni km x 20% cijene litra goriva.

9. Prilozi: Izvjetaji MS Project 2003:1. Ganttogram (ve je prikazan u PDF formatu, zbog bolje vidljivosti prilaem odtampan primjerak)2. Izvjetaj o budetu 3. Cash flow4. Network diagram (odtampan primjerak, ve prikazan u PDF-u)5. Prikaz resursa (priloen uz 8. stranicu)6. Prikaz zadataka (priloen uz 8. stranicu)7. Upotreba resursa - kalendar

16