projekt boljŠe izrabe informacijske tehnologije v …sestavili smo preprost anketni list, ki smo ga...

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Smer: Informatika v organizaciji in managementu

PROJEKT BOLJŠE IZRABE INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE V JAVNEM ZAVODU PIONIRSKI DOM

Mentor: izr. prof. dr. Tomaž Kern Kandidat: Primož Zupančič

Kranj, september 2007

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju, izr. prof. dr. Tomažu Kernu, za pomoč in usmerjanje pri izdelavi diplomske naloge. Hvala direktorici zavoda, ga. Viktoriji Potočnik, za pomoč in sodelovanje pri pridobivanju podatkov. Zahvaljujem se tudi lektorici, ga. Ksenji Kržišnik, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo.

POVZETEK Diplomska naloga prikazuje projektni pristop k izboljšavi poslovanja podjetja na podlagi izboljšane uporabe informacijske tehnologije. Predstavili smo zasnovo in potrebne spremembe, na katerih je nato potrebno graditi naprej. Podjetje, katerega problem rešujemo, potrebuje korenito obnovo informacijskega sistema, ker sedanji informacijski sistem podjetja že dolgo časa ni bil obnovljen. Menjavale in dodajale so se le posamezne komponente informacijskega sistema, glede na najnujnejše potrebe poslovanja podjetja. Glavni problem trenutnega stanja je velik delež papirnega poslovanja. Ključne informacije in dokumenti niso na voljo v vsakem času, ko jih kdo potrebuje. Raztreseni so po različnih računalnikih, ali pa se nahajajo le v papirni obliki. Reševanja problema smo se lotili z ugotavljanjem in analiziranjem trenutnega stanja strojne in programske opreme ter lokalnega omrežja. Sočasno smo z razgovori s posameznimi delavci ugotovili potek določenih delovnih procesov v podjetju. Sestavili smo kratek anketni vprašalnik, s katerim smo dobili približno oceno znanja delavcev s področja uporabe informacijske tehnologije. Na podlagi vseh pridobljenih podatkov smo predlagali potrebne spremembe za izboljšanje stanja, ki smo jih predstavili v obliki zasnove projekta boljše izrabe informacijske tehnologije v podjetju. Določili smo potrebne resurse za izvedbo dejavnosti posodobitve lokalnega omrežja, strojne in programske opreme, prenove procesov ter izobraževanje delavcev v določenih rokih ter okvirne stroške za izvedbo prenove. KLJUČNE BESEDE

- poslovni procesi - prenova procesov - informacijska tehnologija - projekt

ABSTRACT This diploma paper shows a project approach to improve the company's business with the help of the improved informational technology. It presents the plan and the needed changes, which should serve as the base for future improvements. The company whose problem we are solving needs to have its informational system modernized substantially, as the present one has not been updated for quite some time. Only some components of the informational system have been exchanged and added according to the most urgent needs of the company's business. The main problem of the current state is a huge proportion of commerce done in paper. The key information and the documents are not available at any time, when somebody needs them. They are scattered around the numerous computers or they exist only in a paper form. We took up the solving of the problem by finding out and analysing of the current state of the hardware, software and the local network. At the same time and during several discussions with individual colleagues we found out the procedure of certain working processes in the company. We have prepared a short questionnaire with which we have worked out an approximate evaluation of the knowledge of the workers in the field of informational technology. On the basis of the collected data we have suggested the needed changes for the improvement of the state, which have been shown as a plan of the project of a better use of the information technology in the company. We have determined the needed resources for the carrying out of the activity of the local network, hardware and software, the updating of the processes and the education of the workers within certain deadlines as well as the approximate costs for the carrying out of the modernisation. KEYWORDS

- business processes - updating of the processes - informational technology - project

KAZALO 1 UVOD ............................................................................................................... 2

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA.................................................................. 2 1.2 PREDSTAVITEV PODJETJA ................................................................... 2 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE ............................................................. 4 1.4 METODE DELA ........................................................................................ 4

2 TEORETIČNA IN METODOLOŠKA IZHODIŠČA .............................................. 5 2.1 INFORMACIJSKI SISTEM........................................................................ 5 2.2 INFORMACIJSKA TEHNOLOGIJA........................................................... 7

2.2.1 ZNAČILNOSTI UPORABE IT V MALIH PODJETJIH............................. 8 2.3 PROJEKTI ................................................................................................ 8

Projektni informacijski sistem .......................................................................... 10 Projektni dokumentacijski sistem..................................................................... 10 Mrežno planiranje............................................................................................ 11 Programsko orodje MS Project 2003............................................................... 11

3 APLIKATIVNI DEL .......................................................................................... 12 3.1 POSNETEK OBSTOJEČEGA STANJA .................................................. 12

3.1.1 POSNETEK PROCESOV ................................................................... 12 3.1.2 PROGRAMSKA OPREMA.................................................................. 15 3.1.3 STROJNA OPREMA........................................................................... 17 3.1.4 LOKALNO OMREŽJE ......................................................................... 18 3.1.5 ANKETA O POZNAVANJU IN UPORABI IT........................................ 19

3.2 ANALIZA OBSTOJEČEGA STANJA....................................................... 21 3.2.1 ANALIZA PROCESOV........................................................................ 21 3.2.2 ANALIZA PROGRAMSKE IN STROJNE OPREME ............................ 21 3.2.3 ANALIZA LOKALNEGA OMREŽJA..................................................... 22 3.2.4 ANALIZA REZULTATOV ANKETE ..................................................... 22 3.2.5 SKLEP ANALIZE ................................................................................ 25

4 ZASNOVA PROJEKTA PRENOVE ................................................................. 27 4.1 UDELEŽENCI PROJEKTA ..................................................................... 27 4.2 CILJ PROJEKTA .................................................................................... 28 4.3 PRIPRAVA PLANA PROJEKTA ............................................................. 28

Sprejetje poslovne odločitve o začetku dela .................................................... 30 Posnetek stanja in analiza stanja .................................................................... 31 Izgradnja LAN ................................................................................................. 31 Prenova procesov ........................................................................................... 33 Posodobitev programske in strojne opreme .................................................... 35 Izobraževanje delavcev................................................................................... 35

5 ZAKLJUČKI..................................................................................................... 37 5.1 OCENA UČINKOV.................................................................................. 37 5.2 POGOJI ZA UVEDBO............................................................................. 37 5.3 MOŽNOSTI NADALJNEGA RAZVOJA ................................................... 38

LITERATURA IN VIRI ............................................................................................ 40 PRILOGE ........................................................................................................... 41 KAZALO SLIK..................................................................................................... 41 KAZALO TABEL ................................................................................................. 41 KRATICE IN AKRONIMI ..................................................................................... 41

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

Primož Zupančič: Projekt boljše izrabe informacijske tehnologije v javnem zavodu Pionirski dom stran 2 od 48

1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Pionirski dom je bil ustanovljen že pred petdesetimi leti v takratni državi Jugoslaviji. To poreklo mu je danes verjetno bolj v škodo kot korist, ker se še vedno čutijo posledice takratnega načina razmišljanja in organiziranja dela. Takrat je bil drugačen politični režim, konkurence skoraj ni bilo, poslovanje je potekalo po ustaljenih kalupih brez večjih sprememb. Danes je situacija popolnoma drugačna. Konkurenca je ogromna, zahteva se vedno večja kvaliteta in nižja cena. Potrebno se je prilagajati trgu, spremljati novosti in jih vpeljati v svoje poslovanje. V zadnjih nekaj letih se je informacijska tehnologija skokovito razvila. Prav na tem področju pa se je v Pionirskem domu bolj malo vlagalo. Informacijski sistem nikoli ni bil zasnovan v celoti. Strojna in programska oprema se je kupovala in dodajala po trenutnih potrebah in finančnih zmožnostih. V računalniško opismenjevanje in izobraževanje zaposlenih se ni vlagalo. Poslovanje poteka večinoma v papirni obliki. Veliko dokumentov in informacij se zapisuje le na papir in tako niso na voljo v vsakem času, ko jih kdo potrebuje. Veliko časa se zgublja z ustnim dogovarjanjem med zaposlenimi na sestankih ali po telefonu. Zastarela strojna in programska oprema ni več kompatibilna z novo, ki se počasi dopolnjuje. 1.2 PREDSTAVITEV PODJETJA Javni zavod Pionirski dom se nahaja na Vilharjevi cesti 11, v Ljubljani. Je kulturno izobraževalna ustanova, namenjena predvsem mladini. Zavod sestavljajo: kulturno umetniški oddelek, jezikovna šola, plesna šola in Festivalna dvorana. Na kulturno umetniškem oddelku predšolski otroci skozi igro spoznavajo svet, črke, številke, tuje jezike, se družijo in razvijajo domišljijo. Za osnovnošolce in srednješolce potekajo tečaji in delavnice likovne umetnosti, kiparstva, učenja igranja na kitaro, gledališke umetnosti, filma, fotografije itd. Dejavnosti se iz leta v leto spreminjajo, glede na povpraševanje. Oddelek jezikovne šole je namenjen predšolskim otrokom, osnovnošolcem, srednješolcem in študentom. Učijo se lahko angleškega, nemškega, italijanskega, francoskega ali španskega jezika. Pedagogi izvajajo tudi priprave na maturo in izpite za pridobitev certifikata o znanju tujega jezika. Za pomoč pri pripravi na mednarodne izpite pa so na tem oddelku honorarno zaposleni tudi tuji lektorji. Oddelek plesne šole je namenjen tečajnikom vseh starosti. Naučijo se lahko vseh svetovno znanih plesov, na vseh stopnjah. Ta oddelek pripravlja tudi izvedbo maturantskih plesov in zaključnih plesov osnovnošolcev. Oddelek Festivalne dvorane je namenjen za tehnično izvedbo vseh prireditev in dejavnosti, ki se dogajajo v Pionirskem domu. Skrbi za manjša sprotna vzdrževanja in čiščenje prostorov. Poudarek je na tehnični podpori pri izvedbi prireditev, ki se dogajajo v Festivalni dvorani. To je največji prostor v stavbi, zato zahteva največ



časa za pripravo in vzdrževanje. Namenjena je predvsem za prireditve v okviru dejavnosti Pionirskega doma, lahko pa se tudi najame za razne seminarje, koncerte, zabave, maturantske plese itd. Znana pa je tudi kot prostor, kjer se lahko vsak konec tedna pleše. Slika 1 prikazuje hierarhično organizacijsko strukturo zaposlenih v podjetju. V zavodu je stalno zaposlenih enaintrideset ljudi in približno deset ljudi, ki jih najamejo občasno za razna dela. To so običajno varnostniki, ki so potrebni na večjih množičnih prireditvah, hostese, delavci, ki občasno pomagajo pri težjih fizičnih delih, garderoberke, nadomestni pedagogi v primeru bolezni itd.

DIREKTOR

POMOČNIKADMINISTRATIVNO-RAČUNOVODSKI

DELAVCI-TAJNICA

-RAČUNOVODKINJA-KNJIGOVODKINJA

VODJAKULTURNEGA

ODDELKA

VODJAJEZIKOVNEGA

ODDELKA

VODJAFESTIVALNEDVORANE IN

PLESNE ŠOLE

HIŠNIKELEKTRIČAREKONOMVRATARSNAŽILKE(5 delavk)

PEDAGOGI(4 delavke)

PEDAGOGI(10 delavcev)

Slika 1: Organizacijska struktura zaposlenih v javnem zavodu Pionirski dom

Na vrhu organizacijske sheme (slika 1) je direktorica. Njeni najožji sodelavci so pomočnica, tajnica, knjigovodkinja, računovodkinja in trije vodje oddelkov. Vodja Festivalne dvorane in plesne šole koordinira delo hišnika, električarja, ekonoma, vratarja in petih snažilk. Vodja kulturnega oddelka vodi delo štirih pedagogov, vodja jezikovnega oddelka pa delo desetih pedagogov.



1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE V uvodu predstavljenega problema pričakujemo, da bosta največji težavi strošek prenove in odpor zaposlenih zaradi strahu pred spremembami in zaradi neznanja. Večina zaposlenih, ki uporabljajo osebni računalnik na svojem delovnem mestu, oziroma bi ga morali uporabljati, presegajo starostno mejo štirideset let. Ti delavci so se šolali in imeli prve zaposlitve v času, ko se računalniki doma in v malih podjetji še niso množično uporabljali. Predpostavljamo, da bo mlajša generacija zaposlenih z veseljem sprejela novosti in se jih tudi učila. Pri starejši generaciji zaposlenih pa pričakujemo rahlo nezainteresiranost in odpor. Z novim vodstvom podjetja, ki je nastopilo delo po poteku mandata prejšnjemu direktorju poleti leta 2006 (nova direktorica in pomočnica direktorice), je zavel nov veter, ki nakazuje veliko željo in delavno vnemo za izboljšave na vseh področjih. Pri projektu boljše izrabe informacijske tehnologije v podjetju pričakujemo veliko podporo s strani novega vodstva. Pričakujemo tudi, da se zaradi stroškov projekt v celoti morda ne bo končal v rokih, ki jih bomo navedli. Javni zavod Pionirski dom je namreč neprofitno usmerjena organizacija, ki jo deloma financira tudi mestna občina Ljubljana. Podjetje na podlagi letnega plana nabav in vzdrževanja, zaprosi za finančna sredstva iz mestnega proračuna, ta pa se dodelijo ali pa tudi ne, le enkrat na leto. 1.4 METODE DELA Pregledali smo vse računalnike v podjetju in programsko opremo, ki se uporablja na njih. Sproti smo ugotavljali, kako potekajo posamezni delovni in poslovni procesi, kje se ustvarjajo podatki in kje se shranjujejo. Sestavili smo preprost anketni list, ki smo ga razdelili med vse zaposlene, razen snažilk, s katerim smo ugotovili poznavanje in obseg uporabe IT s strani zaposlenih ter interes zaposlenih za dodatna izobraževanja na tem področju. Rezultate ankete smo statistično obdelali. Za pomoč pri planiranju zasnove projekta boljše izrabe informacijske tehnologije v podjetju smo uporabili orodje Microsoft Project 20031.

1 Programsko orodje za planiranje in vodenje projektov.



2 TEORETIČNA IN METODOLOŠKA IZHODIŠČA Kot navaja Webster (1995), so dosežki v prenosu in hranjenju informacij vodili do uporabe informacijsko-komunikacijske tehnologije2 na skoraj vseh področjih življenja. V obtoku je veliko več informacij kot kdaj koli prej. Večina ljudi je preprosto do določene mere prisiljena sprejemati nove tehnologije, saj morajo ostat v koraku s časom. Nepoznavanje določenih novitet se namreč odraža na prav vseh področjih življenja. Za uspešno delovanje organizacij je poznavanje in uporaba informacijskih sistemov in informacijske tehnologije ključnega pomena. Da lahko uporabljamo informacijske sisteme, ne potrebujemo znanj eksperta s področja računalniških sistemov, vendar pa mora uporabnik poznati tehnologijo informacijskih sistemov do te mere, da: • pozna izrazoslovje in razume temeljne koncepte, ki predstavljajo osnovno

pismenost v informacijski dobi • je sposoben tudi nekaj zgodovinskih pogledov, ki mu omogočajo razumevanje

bodočih trendov v tehnologiji • razume vpliv te tehnologije na delo ljudi in na organizacijo (Gradišar, Resinovič,

1998). V organizacijskem sistemu nastopa informacijski sistem kot njen podsistem in omogoča izvajanje in upravljanje dejavnosti tega sistema in s tem doseganje ciljev (Gradišar, Resinovič, 1998). Informacijski sistem za svoje delovanje uporablja informacijsko tehnologijo, ta pa mora omogočati učinkovitejšo pripravo in izvajanje procesov, boljšo koordinacijo procesov ter lažje vodenje izvajalcev in ne le hitrejšega izvajanja posamičnih opravil (Božnar, Kern, 2002). Informacijska tehnologija zahteva in tudi omogoča prenovo poslovnih procesov. Posebnost projektov prenove poslovnih procesov je za razliko od razvoja novih poslovnih sistemov ta, da udeleženci v projektu prenavljajo poslovni sistem, v katerem delajo in katerega del so (Kern, 2000). Poleg tehnološke opremljenosti je še večjega pomena izobraževanje zaposlenih za uporabo informacijske tehnologije kot orodja pri prenovi poslovnih procesov (Božnar, Kern, 2002). 2.1 INFORMACIJSKI SISTEM Kot je navedeno v (Gradišar, Resinovič 1998) lahko Informacijski sistem (IS) na splošno opredelimo kot sistem, v katerem se obdelujejo, shranjujejo in pretakajo informacije in podatki. Informacijski sistem organizacije pa je sistem, ki uporablja informacijsko tehnologijo za zajemanje, prenašanje, shranjevanje, ustvarjanje in izpisovanje informacij in podatkov potrebnih za izvajanje in upravljanje dejavnosti

2 Širši izraz, ki vse bolj nadomešča izraz informacijska tehnologija katera omogoča širšo komunikacijsko in informacijsko dostopnost.



posameznega dela organizacije ali organizacije kot celote. Informacijski sistem rešuje probleme obdelave podatkov ter probleme premostitve časovne in prostorske pregrade. Brez informacijskega sistema ni možna nobena oblika organizacije (Gradišar, Resinovič 1998). Napredek v elektroniki in mikroelektroniki je omogočil nesluten razvoj informacijske in komunikacijske tehnologije. Pojavili so se računalniki in s tem računalniško podprti informacijski sistemi. Danes se računalniki tako množično uporabljajo v vsakdanjem življenju, da ne govorimo več o računalniško podprtih informacijskih sistemih, temveč samo o informacijskih sistemih, uporaba računalniške in komunikacijske tehnologije pa je pri tem samoumevna. Ločevanje pojma podatek in pojma informacija je ključnega pomena za razumevanje informacijskih sistemov (Gradišar, Resinovič 1998). Podatek je le nosilec informacije oziroma njena fizična predstavitev. Je surovina za oblikovanje informacij. Izražen je z znaki, sliko ali zvokom in ima določene lastnosti kot so zanesljivost, točnost, starost, zgoščenost, uporabnost, pogostost uporabe. Informacija pa je problemsko usmerjeno in nekomu namenjeno sporočilo, ki naslovljencu omogoči ali olajša sprejem odločitve Izražena mora biti s sintaktično pravilnimi znaki, imeti nedvoumno (semantično) vsebino o pojavu, na katerega se nanaša in biti uporabna (pragmatična) za začetek neke akcije (Gričar, 2002).

okolje organizacije

organizacija

informacijski sistem

informacijskatehnologija

Slika 2: Informacijski sistem in informacijska tehnologija v organizaciji (Gradišar, M., Resinovič, G. (1998) Informatika v organizaciji)

Na sliki 2 so prikazana razmerja med okoljem organizacije, organizacijo, informacijskim sistemom in informacijsko tehnologijo. Da lahko organizacija tekmuje z organizacijami iz okolja, potrebuje informacijski sistem, kateremu informacijska tehnologija omogoča zajemanje, shranjevanje, prenašanje, pregledovanje, obdelovanje in izpisovanje podatkov in informacij. Informacijske sisteme klasificiramo glede na naslednje kriterije: • namembnost informacijskega sistema

• informacijski sistemi za obveščanje • informacijski sistemi za upravljanje in odločanje

• nastanek informacijskega sistema • formalni informacijski sistemi • neformalni informacijski sistemi



• pripadnost informacijskega sistema • javni informacijski sistemi • zasebni informacijski sistemi (Gradišar, 1998).

Namen informacijskih sistemov za obveščanje je posredovanje sporočil uporabnikom o stanjih in dogodkih v okolju ali sistemu (tisk, radio, televizija). Informacijski sistemi za upravljanje in odločanje oskrbujejo uporabnike z informacijami za upravljanje matičnega sistema, v katerega je informacijski sistem vgrajen. Formalni informacijski sistem mora biti skrbno načrtovan, nenehno delovati in se prilagajati funkcionalnim in strukturnim spremembam organizacije. Organizacija ga potrebuje za spremljanje vsega pomembnega dogajanja v matičnem sistemu in okolju. V neformalnem informacijskem sistemu pa proces poteka občasno. Nastane lahko zaradi trenutnih potreb, brez neke trdne strukture, urejenega procesa in vnaprej določenih podatkov in informacij, ki krožijo v njem. Zadnja delitev informacijskih sistemov glede na pripadnost se nanaša na vrste in tipe podatkov in informacij v informacijskem sistemu. Javni informacijski sistem zajema podatke in ustvarja informacije pomembne za celotni matični sistem in njegovo okolje. Pri zasebnem informacijskem sistemu pa imajo podatki in informacije nek pomen le za del matičnega sistema ali celo za posameznike v njem (Gradišar, 1998). 2.2 INFORMACIJSKA TEHNOLOGIJA Informacijska tehnologija (IT) so sredstva in vedenje o obravnavanju podatkov: o zbiranju, obdelovanju, hranjenju, posredovanju ter prenašanju podatkov in o oblikovanju informacij (Gričar, 2002). Iz drugega zornega kota pod pojmom informacijska tehnologija razumemo vse vrste strojne in programske opreme ter telekomunikacije s čimer se podpre poslovne procese (Božnar, Kern, 2002). Danes bi zelo težko komunicirali brez sodobne informacijsko-komunikacijske tehnologije. Kot navaja Bell (1995), prihaja zaradi razvoja informacijsko-komunikacijske tehnologije do velikih družbenih sprememb. Povezava različnih tehnologij (telefona, računalnika, kabelske televizije, zgoščenk, itd.), prenos podatkov, zmanjšanje in opuščanje papirja v transakcijah, vodijo do velike reorganizacije v načinih komuniciranja med ljudmi. Kot navajata Božnar in Kern (2002), ima informacijska tehnologija velik vpliv na organiziranost in poslovanje podjetja. Nekaj vplivov, ki jih navajata so: • IT omogoča korenite spremembe v načinu dela • IT omogoča integracijo poslovnih funkcij na vseh nivojih znotraj podjetja in med

podjetji • IT predstavlja za podjetja, ki ponovno ovrednotijo svoje poslanstvo, nove

strateške priložnosti • učinkovita izraba informacijske tehnologije terja spremembe v vodenju in

organizacijskih strukturah • največji izziv za management je vodenje podjetij skozi potrebne spremembe, ki

bodo omogočile delovanje v globalnem tekmovalnem okolju.



2.2.1 ZNAČILNOSTI UPORABE IT V MALIH PODJETJIH Najpogostejši kriterij, ki ga uporabljajo številni avtorji za opredelitev malega podjetja, je število zaposlenih. V skladu z (Gadena, 1998), je podjetje kategorizirano kot malo, če ima do 50 zaposlenih. Tudi 51. člen Zakona o gospodarskih družbah v Sloveniji uporablja to število za enega izmed treh kriterijev pri kategorizaciji velikosti podjetja. Zato lahko javni zavod Pionirski dom, s trenutno 31 zaposlenimi in povprečnim letnim dohodkom manjšim od 280 mio sit, uvrstimo med mala podjetja. Za razliko od velikih podjetij, je za večino malih podjetij značilno, da imajo preprosto in zelo centralizirano strukturo ter razmeroma skromne kadrovske, finančne in materialne vire. Razlikujejo se tako po organizaciji, informacijskem sistemu in operativnem načinu dela (Werber, Zupančič, 2002). Zato jih ne moremo obravnavati kot pomanjšano obliko velikih podjetij. Mala podjetja so zelo občutljiva na spremembe v okolju, ker nimajo možnosti vplivati na zunanje dejavnike (Levy in Powell, 1998), po drugi strani pa kažejo velike zmožnosti za hitro prilagajanje spremembam v okolju. Mala podjetja le izjemoma uporabljajo informacijski sistem kot komunikacijski vmesnik med organizacijskimi nivoji ali enotami; računalnik uporabljajo predvsem kot orodje za avtomatizacijo obstoječih procesov, manj pa ga izkoriščajo za izboljšanje fleksibilnosti podjetja in doseganje konkurenčne prednosti (Heikkila idr.,1991; Levy in Powel, 1998). Direktorji malih podjetij in zaposleni imajo običajno manj izkušenj z računalnikom, zato so tudi njihove zahteve po dodatnih informacijskih funkcijah skromnejše. V večini malih podjetij Informacijski sistem v glavnem podpira računovodske funkcije. Prevladujejo programske rešitve, ki omogočajo izdelavo dokumentov in poročil operativne narave, kot so obračun plač, računi, evidence materialnih sredstev, itd. Najbolj pogosto se uporabljajo kupljene, komercialno dosegljive rešitve. Majhne baze podatkov z razmeroma malo transakcijami zahtevajo le majhne in preproste računalniške sisteme. Zato IS v malih podjetjih običajno sloni na enem ali več osebnih računalnikih, ki so vedno bolj pogosto tudi povezani v mrežo (Werber, Zupančič, 1993). Mala podjetja običajno ne morejo zaposliti svojega poklicnega informatika, zato so odvisna od tehnične in informacijske podpore zunanjih partnerjev (Simha in Cedric, 1995). Pogosto so mala podjetja nezadovoljna z nabavljeno programsko opremo, ker ni prilagojena posebnostim njihovega poslovanja in/ali jo je težko uporabljati (Heikkila idr.,1991). Končni uporabniki, ki razvijajo manjše aplikacije s svojega strokovnega področja, običajno nimajo dovolj znanj o razvoju programske opreme in IS, zato namenijo premalo pozornosti sistemski analizi, načrtovanju baze podatkov in drugim uveljavljenim metodam razvoja IS (Schleich idr., 1990; Zinatelli in Cavaye, 1995). Tako končni uporabniki pogosto razvijejo rešitve, ki ne opravljajo dobro naloge, za katero so jih namenili in jih je tudi težko vzdrževati (Werber, Zupančič, 2002). 2.3 PROJEKTI Obstaja veliko definicij za opredelitev projekta. V skladu s (Hauc, 1982) je projekt zaključen proces oblikovanja in izvajanja določenih del – dejavnosti, ki so med seboj logično odvisne in povezane za dosego podciljev; z nadaljno povezavo dejavnosti se preko podciljev postopno doseže končni objektni in namenski cilj projekta. Rant



(1987) navaja, da je projekt več časovno in strukturno med seboj povezanih opravil. Iz vseh bolj ali manj podobnih definicij pa lahko izluščimo nekaj skupnih pojmov, s katerimi lahko opredelimo projekt. • Projekt je ciljno usmerjen proces. Izhajamo iz problemskega stanja, to je stanja

sistema, ki v okviru danih omejitev ni optimalno in obstaja želja po izhodu iz tega stanja. Na podlagi problemskega stanja določimo namenski cilj, ki je opredeljen kot stanje, ki mora biti po končanem projektu doseženo, ter objektni cilj, ki nam pove, s katerim objektom oziroma objekti bo namenski cilj dosežen. Objektni cilj, ki jih je lahko tudi več, mora biti konkreten, dočim je namenski cilj lahko dokaj abstrakten.

• Projekt je enkraten in neponovljiv proces. Nikdar se ne more ponoviti pod popolnoma enakimi pogoji. Vendar pa »šablone« vendarle obstajajo zato je smiselno uporabiti znanje in izkušnje, ki so bile pridobljene pri predhodnih projektih.

• Projekt je vodljiv proces. Motnje iz okolja vplivajo na temeljni transformacijski proces (dejavnosti) ter na njegove vložke in izhode. Zato je potrebno kontrolirati (čase, resurse, stroške, rezultate), analizirati in z ukrepi vodenja vplivati na temeljni transformacijski proces in njegove vložke.

• Projekt je členjen na zaporedje dejavnosti. Dejavnost je opravilo, ki ga je treba opraviti, da se na poti h končnemu cilju preide z nižje stopnje – manj popolnega stanja, na višji nivo – v bolj popolno stanje.

• Projekt je časovno omejen proces. • Projekt uporablja resurse. Resurs (vir) je vse, kar je potrebno za izvajanje

dejavnosti. To so ljudje (notranji in zunanji izvajalci), sredstva za delo (stroji, naprave, orodja, itd), predmeti dela (material, sestavni deli, itd).

• Projekt je povezan s stroški. Ti so povezani z dodelitvijo resursov na dejavnosti in z izvajanjem dejavnosti. Najbolj preprosto jih delimo na variabilne stroške, ki so odvisni predvsem od trajanja dejavnosti in cene resursa na enoto, fiksne stroške, ki so odvisni izključno od cene resursa, ter stroške vodenja projekta.

• Projekt se izvaja v specifični organizacijski obliki. Projekt traja le določen čas, zato se tudi organizacija dela in ljudi vzpostavi le za določen čas. Običajne organizacijske oblike so za to manj primerne zato obstojijo prav posebne oblike organizacije: matrična, čista projektna organizacija, dinamične mreže, itd.

• Projekt je predviden za skupinsko oziroma timsko delo. Tim je v načelu skupina enakovrednih ljudi, ki težijo k skupnemu cilju, zato so motivirani in jih ni treba posebej priganjati k delu. Vodja tima je enakovreden ostalim udeležencem tima in predstavlja tim navzven.

• Projekt je povezan s tveganjem. Tveganje v projektu razumemo kot možnost, da se dogodijo nepredvideni dogodki, ki ovirajo ali onemogočajo izvedbo s planom določenih dejavnosti in negativno vplivajo na uspeh projekta. Poglavitna tveganja se nanašajo na rezultat projekta, kakovost, čas trajanja, rok zaključka, uporabo resursov, stroške v projektu, itd (Kern 2005/2006).

Udeležence v projektu (slika 3) delimo na tri glavne skupine. Glavni sistem je naročnik projekta (skupina ljudi ali posameznik), ki opredeli cilje in omejitve, postavlja prioritete, upravlja projekt, ga financira in prevzame rezultate projekta. Je vedno lastnik ali upravljalec kapitala v sistemu, ki naroči projekt.



Skrbniški sistem je vodstvo projekta, ki potrdi plan projekta, odloča o načinu izvajanja projekta, spremlja projekt in ga operativno vodi. To je lahko posameznik (vodja projekta), navadno pa je to skupina ljudi (vodstveni tim), ki so pooblaščeni za vodenje projekta s strani glavnega sistema. Izvajalni sistem so izvajalci projekta, ki operativno izvajajo posamezne dejavnosti in poročajo o stopnji realizacije. Kadar so izvajalci projekta zaposleni v poslovnem sistemu, ki naroči in vodi projekt, imenujemo tak projekt interni, drugače pa eksterni (Kern 2005/2006).

text

GLAVNISISTEM

IZVAJALNISISTEM

SKRBNIŠKISISTEM

upravlja

vodi

PODJETJE

PROJEKT

Slika 3: Skupine udeležencev v projektu (Kern, 2005/2006)

Projektni informacijski sistem Namen projektnega informacijskega sistema je v toku projekta zagotavljati in vzdrževati informacije, ki so potrebne za upravljanje, vodenje in izvajanje projekta, na nivoju glavnega sistema, skrbniškega sistema in izvajalnih sistemov. Kakovosten informacijski sistem mora biti preprost, fleksibilen in cenen. Podpirati mora vse procese, ki potekajo v sistemu, biti prilagojen zahtevam uporabnikov, zanesljiv, točen in ažuren. Njegovo vzdrževanje in nadgrajevanje mora biti enostavno (Kern 2005/2006). Projektni dokumentacijski sistem Projektna dokumentacija je skupek dokumentov, ki se nanašajo na projekt. Dokument v projektni dokumentaciji je struktura sestavljena iz oblike in podatkov. Sporočilo sestavljeno iz oblike in podatkov postane informacija v trenutku, ko ga uporabnik (resurs) percipira in razume. Nosilec sporočila pri tem ni pomemben (papir, magnetni medij, zvok, slika, itd). Dokument v projektnem informacijskem sistemu lahko torej obravnavamo tudi kot skupino podatkov, ki imajo neko formo, kar daje resursu zadostno informacijo, da opravi določeno opravilo oziroma dejavnost (Kern 2005/2006).



Mrežno planiranje Mrežno planiranje je metoda za planiranje, kontroliranje in na podlagi analize, vodenje projekta. Temelji na prikazu dejavnosti in dogodkov s pomočjo mrežnega diagrama, ki v grafični obliki predstavlja njihovo zaporedje oziroma soodvisnost. Dogodek je stanje, ki nastopi, ko se neka dejavnost začne ali konča. Med dvema zaporednima dogodkoma lahko poteka samo ena dejavnost in z istim dogodkom se lahko začne ali konča več dejavnosti. Za dejavnost velja, da traja določen čas, ima začetni in končni dogodek, povezuje točno dva dogodka, njen začetek je pogojen z nastopom začetnega dogodka in je načeloma vezana na vire, ki so potrebni za njeno izvedbo. Pri mrežnem planiranju je potrebno opredeliti strukturo projekta, resurse in čase trajanja dejavnosti. Potrebno je narediti izračun in optimizacijo stroškov in zasedenosti resursov. Potrebno je spremljanje realizacije projekta. Ker je vse to »ročno« težko opraviti dovolj hitro in uspešno, si pomagamo z računalniško podprtim mrežnim planiranjem (Kern 2005/2006). Programsko orodje MS Project 2003 Eden izmed svetovno znanih računalniških programov za organiziranje projektov je Microsoft Project 2003, ki smo ga tudi uporabili za potrebe tega diplomskega dela. Program je primeren za uporabnike z različnimi zahtevami. Omogoča preplaniranje časov in resursov, ki so potrebni za končanje projekta. S pregledovanjem poteka projekta z različnih perspektiv lahko ugotovimo, ali bomo dosegli zastavljeni cilj. Z identifikacijo konfliktov časov in resursov lahko poizkusimo več scenarijev »kaj če« in rešimo projekt, da nam ne pobegne iz rok. Lahko delamo popravke v časih dejavnosti in stroških ter avtomatsko podaljšamo vse ostale dejavnosti v projektu. Lahko kreiramo poročila trenutnega stanja projekta, da pomagamo članom projektnega tima pri odločitvah o prioritetah in managementu informirane odločitve (Marmel, 2004).



3 APLIKATIVNI DEL Aplikativni del zajema pregled in analizo obstoječega stanja v organizaciji. Pregledali smo, kateri procesi potekajo v organizaciji, kje se ustvarjajo podatki, kakšna programska in strojna oprema se uporablja, kakšno je stanje lokalnega omrežja ter koliko in kako delavci uporabljajo informacijsko tehnologijo pri svojem delu. 3.1 POSNETEK OBSTOJEČEGA STANJA 3.1.1 POSNETEK PROCESOV Ugotoviti želimo, koliko so procesi organizacije podprti z IT. Natančno definiranje procesov organizacije zahteva kompleksno znanje, ki se težko najde pri posamezniku, zato bi potrebovali tim strokovnjakov z interdisciplinarnimi znanji (Vila, Kovač 1998). Ker bi to presegalo okvire diplomskega dela, smo sami poiskali bistvene procese in jih razdelili v tri skupine. Temeljni procesi (dodajajo vrednost za uporabnike, so povezani s poslanstvom organizacije in usmerjeni na rezultate): • organizacija prireditev • izvedba izobraževanja • izvedba kulturnih delavnic • izvedba kulturnih dnevov • oddajanje prostorov. Podporni procesi (ne dodajajo vrednosti neposredno pač pa so pomembni za delovanje celotne organizacije in omogočajo uspešno ter učinkovito izvajanje temeljnih in vodstvenih procesov): • pisarniško poslovanje • nabava • vzdrževanje • kadrovanje • financiranje • Informiranje • komuniciranje. Vodstveni procesi: • vodenje projektov • izvajanje zakonskih regulativ



• trženje • priprava letnega plana • priprava letnega poročila • priprava investicijskega plana • priprava reklame. Da bi dobili predstavo, koliko so procesi podprti z IT, smo podrobneje pogledali enega izmed temeljnih procesov, proces organizacije prireditve (slika 4). Ta poteka na oddelku Festivalne dvorane, ki je namenjena za lastne prireditve Pionirskega doma ali pa za prireditve zunanjih izvajalcev. Za primer smo vzeli, da želi stranka najeti prostor za svojo prireditev. Stranka največkrat osebno pride na sestanek k vodji oddelka. Najprej pogledata, če je željeni datum za prireditev še prost. To preverita na papirnem koledarju, kamor vodja oddelka vpisuje prireditve. Vodja oddelka namreč ne uporablja nikakršnega koledarja v računalniški obliki oziroma kakršnekoli aplikacije za organiziranje prireditev. Če je željeni termin že zaseden, se dogovorita za nadomestni termin, če je to mogoče. V nasprotnem primeru se pogodba ne sklene. Ko določita termin prireditve, sledi fizični ogled prostorov. Računalniška baza slik ali videoposnetkov prostorov in preteklih prireditev ne obstaja. Če stranki prostori ustrezajo, se morata dogovoriti še o potrebni opremi in postavitvi opreme kot je : ozvočenje, osvetljava, stoli, mize, oder in podobno. Tudi tukaj si ne moreta pomagati z IT, ker se seznami opreme, podatki o razpoložljivi priklopni moči in podobno, ne nahajajo v računalniški obliki. Včasih razpoložljiva oprema ne zadosti potrebam stranke. Takrat se v izvedbo prireditve vključijo še zunanji izvajalci. Največkrat gre za dodatno ozvočenje in osvetljavo. Sledi še dogovor o ceni in podpis pogodbe oziroma sprejem naročilnice, ki jo nato prejme računovodstvo. V administrativni službi se podatki z naročilnic in pogodb nato vnesejo v računalnik in izdajo račun. Tudi vse ostale pogodbe, ki se sklenejo z obiskovalci tečajev na ostalih oddelkih, se šele tukaj pretvorijo v računalniško obliko in se podatke o strankah vnese v računalniško bazo. Vodje oddelkov, ki sklepajo pogodbe s strankami, to namreč delajo na papirni obrazec. Podobno stanje je na ostalih oddelkih, kjer se IT prav tako slabo uporablja za podporo delovnih procesov. Na oddelku jezikovne šole se računalnika v glavnem uporabljata za učne priprave pedagogov, nabiranje informacij z interneta in za prebiranje ter pošiljanje elektronske pošte. Podatki o urnikih pouka, prihodu in odhodu delavcev na delo, številu učnih skupin posameznega pedagoga, številu tečajnikov na skupino in podobno, se vpisujejo le na papir. Če se kakšni podatki že vpišejo v računalnik, je to največkrat za potrebe tiskanja na papir, za kasnejše evidence pa se v računalniku ne shranjujejo. Koliko teh podatkov se nahaja v računalniški obliki, je prepuščeno zgolj usposobljenosti uporabe računalnika posameznih delavcev. Na kulturnem oddelku imajo vsi pedagogi, razen enega, svoj računalnik. Posledica tega je, da več uporabljajo računalnik kot na oddelku jezikovne šole in imajo tudi več podatkov shranjenih v računalniku. Proces organiziranja delovnega časa delavcem oddelka Festivalne dvorane poteka sproti. Delavci dobijo razpored delovnega časa, praviloma za en teden v naprej, v obliki natisnjene računalniške preglednice, ki jo na svojem računalniku naredi vodja oddelka. Ta razpored je potem obešen na oglasni deski v vratarnici. Če koga od ostalih delavcev zavoda (vodje oddelkov, direktorica...) zanima, kdaj je kdo iz tehnične ekipe prisoten v službi, mora tako osebno stopiti do vratarnice ali



kontaktirati vodjo oddelka. Preglednica se namreč nahaja le v računalniku vodje oddelka.

Preverjenje prostegatermina

Termin je prostIzvedba ni možna Ne

Preverjanjeustreznosti prostorov

Prostori soustrezni

Ne

Preverjanje tehničnihzahtev

Tehničnapodpora jeustrezna

Dogovarjanje zzunanjimi izvajalci

Ne

Podpisovanjepogodbe

Da

Da

Da

Izvedba prireditve

Sprejem naročilaprireditve

Koledar prireditev

Pogodba /naročilnica

Slika 4: Proces naročila prireditve



3.1.2 PROGRAMSKA OPREMA Popisali smo samo najbolj pomembno programsko opremo, ki je potrebna za delovanje računalnikov in poslovanje podjetja.

Lokacija Št. rač.

Proizvajalec programske opreme – ime programa

Uprava 3

VASCO - fakturiranje

VASCO - virmani DZS - potni nalogi

4

VASCO - plače

VASCO - blagajna Grega Brečko s.p. – šolnina (za vodenje evidence

tečajnikov)

5

VASCO - glavna knjiga

GRAD - Žezlo (za vodenje evidence osnovnih sredstev)

Plesna šola

10 20

Andersen d.o.o. – Prireditelj (za prodajo vstopnic)

Tabela 1: Poslovna programska oprema

Tabela 1 prikazuje, katera poslovna programska oprema se uporablja v podjetju. V knjigovodstvu se uporablja program podjetja Vasco za vodenje glavne knjige in program Žezlo podjetja Grad, za vodenje evidence osnovnih sredstev. Računovodstvo uporablja programe podjetja Vasco za vodenje blagajne in izračun plač ter program Šolnina podjetja Grega Brečko s.p. za vodenje evidence tečajnikov. Tajništvo uporablja programe podjetja Vasco za fakturiranje, za delo z virmani ter program za vodenje potnih nalogov podjetja DZS. Računalnika, ki se uporabljata za prodajo vstopnic v plesni šoli in Pionirskem domu imata nameščen program Prireditelj podjetja Andersen d.o.o. Tabela 2 prikazuje, katera sistemska programska oprema se nahaja na računalnikih. Vsi operacijski sistemi so Windows proizvajalca Microsoft, angleške in slovenske verzije. Uporabljajo se vse verzije od Windows 95, pri starejših računalnikih, do Windows XP pri novejših računalnikih. Pisarniški paketi so prav tako vsi znamke Windows, od verzije MS office 97 do MS office XP. Od antivirusnih programov je največkrat nameščen plačljivi F-secure. Na treh računalnikih so nameščeni brezplačni antivirusni programi, na nekaterih pa nobeden. Za odjemanje elektronske pošte se uporabljata Outlook in Outlook express.



Lokacija Št. rač. OS MS Office antivirus

XP sp2 e-pošta

Strežnik 1 XP PRO ANG / F-secure X /

2 WIN 98 ANG 97 SLO AVG / outlook

3 XP PRO SLO

2003 PRO SLO F-secure X outlook

Uprava 4 XP PRO ANG PRO XP SLO F-secure X express

5 WIN 2000 ANG 97 SLO F-secure / express

6 XP PRO ANG

2003 PRO ANG F-secure X outlook

7 WIN 98 ANG 97 SLO / / express

Vodje oddelkov 8 XP PRO

ANG PRO XP ANG F-secure X express

9 WIN 98 ANG

2000 PRO ANG AVG / express

Plesna šola 10 XP PRO

ANG PRO XP ANG / / express

Jezikovna 11 XP PRO SLO 97 SLO / / express

šola 12 XP PRO SLO PRO XP SLO F-secure X outlook

13 XP PRO ANG PRO XP ANG F-secure X express

14 XP PRO ANG PRO XP ANG F-secure X express

Kulturni 15 WIN 95 ANG / / / /

oddelek 16 WIN 98 ANG PRO XP ANG AVG / express

17 WIN 2000 ANG 97 SLO / / express

18 XP PRO ANG 97 SLO / / express

Festivalna 19 XP HOME ANG

2003 PRO ANG AVAST X express

dvorana 20 WIN 98 ANG 97 SLO / / /

Tabela 2: Sistemska programska oprema



3.1.3 STROJNA OPREMA Tabela 3 prikazuje, kakšni procesorji se nahajajo v računalnikih, koliko imajo delovnega pomnilnika, koliko zunanjega pomnilnika in kateri tiskalnik je priklopljen na računalnik. Večina procesorjev je znamke Pentium in Celeron proizvajalca Intel. Zmogljivosti delovnih pomnilnikov so pri najstarejših računalnikih šele od 16MB naprej pa vse do 512MB pri novejših. Prav tako je velik razpon pri zmogljivostih zunanjih pomnilnikov, ki so od 1,5GB do 230GB. Tiskalniki so vsi, razen enega, znamke HP.

Lokacija Št. rač. Procesor RAM(MB) HD(GB) Tiskalnik

Strežnik 1 P 1,8 512 230+230 /

2 P 300 128 6,5 /

3 AMD 1,8 256 80 HP 990Cxi

Uprava 4 C 2,8 512 160 HP 1100

5 P 1000 128 20 HP 1100

6 C 1,5 256 30 /

Vodje 7 P 100 16 1,5 HP 710C oddelkov 8 P 1,6 512 40 HP 840C

9 C 400 64 3 / Plesna

šola 10 C 1,4 256 20 HP1100

Jezikovna 11 C 850 256 40 HP 710C šola

12 C 2,8 512 160 Canon MP510

13 P 1,4 512 30 /

14 C 1,4 256 40 /

Kulturni 15 P 133 16 1,5 HP 840C oddelek 16 C 700 128 20 /

17 C 600 64 7 HP 695C

18 P 355 128 40 /

Festivalna 19 P 1,4 512 40 / dvorana 20 C 600 256 30 HP 610C

Tabela 3: Strojna oprema



3.1.4 LOKALNO OMREŽJE Slika 5 prikazuje trenutno povezavo strojne opreme v podjetju. Podjetje ima pogodbo za dva ADSL3 priključka in na obeh je zgrajeno lokalno omrežje. Lokacijsko se oba priključka nahajata v isti stavbi, vendar vsak na svoji strani. Razdalja med njima je kar precejšnja (več kot 100m).

Loka

lno

omre

žje

2Usmerjevalnik

Prenosniračunalnik

Prenosniračunalnik

Osebniračunalnik

Laserskitiskalnik

Tiskalnik

Osebniračunalnik

Tiskalnik

Loka

lno

omre

žje

1

Internet

Usmerjevalnik

Prenosniračunalnik

Strežnik

Prenosniračunalnik

Osebniračunalnik

Laserskitiskalnik

Tiskalnik

Osebniračunalnik

Tiskalnik

Modem Osebniračunalnik

Tiskalnik

Slika 5: Obstoječe stanje povezav strojne opreme

Prvo lokalno omrežje služi za podporo poslovanja uprave podjetja. Povezuje strežnik in osebne računalnike direktorice, pomočnice direktorice, tajnice, računovodkinje, knjigovodkinje in enega vodje oddelka. Blizu tega omrežja so še prostori, v katerih se uporabljajo računalniki, ki niso priklopljeni na omrežje. To so:

3 Nesimetrični digitalni naročniški vod (Asymmetric Digital Subscriber Line)



pisarna vodje oddelka, ki uporablja klicni dostop do interneta, blagajna in prostori foto delavnice, kjer ni nobene povezave z internetom. Skoraj vsi računalniki imajo priklopljen svoj tiskalnik. Večinoma so brizgalni tiskalniki, dva laserska pa se zaradi večje količine tiskanja uporabljata na upravi in oddelku jezikovne šole. Drugo lokalno omrežje povezuje računalnike, ki jih uporabljajo pedagogi kulturnega oddelka in jezikovne šole ter en računalnik, ki se nahaja v tonski kabini Festivalne dvorane. Na kulturnem oddelku ima vsak pedagog svoj računalnik ( nekateri celo dva, za potrebe igralnih uric z otroki), v jezikovni šoli pa si dva računalnika deli deset pedagogov in vodja oddelka. Polovica računalnikov ima priklopljene svoje tiskalnike, ostali pa nimajo možnosti tiskanja. 3.1.5 ANKETA O POZNAVANJU IN UPORABI IT Pri reševanju problema slabe izrabe IT v konkretnem primeru, ki ga obravnavamo v tem diplomskem delu, menimo, da je zelo pomembno ugotoviti, koliko in kako delavci uporabljajo računalnik ter koliko so pripravljeni za dodatna izobraževanja s področja informacijske tehnologije. V ta namen smo sestavili anketni list z dvajsetimi vprašanji. S številom vprašanj nismo hoteli pretiravati, ker smo se bali, da bi v nasprotnem primeru dobili premalo izpolnjenih anketnih listov, ker je bila anketa anonimna in neobvezna. Spraševali smo jih predvsem, koliko uporabljajo računalnik in za kaj ga največ uporabljajo (urejevalniki besedil, preglednice, internet...). Od šestindvajsetih anketnih listov, ki smo jih razdelili med vse zaposlene, razen snažilk, smo dobili nazaj štiriindvajset korektno izpolnjenih. V tabeli 4 je prikazano število odgovorov na posamezno vprašanje.



ne uporabljam < 1 leto < 5 let > 5 let

1. Koliko časa že uporabljate osebni računalnik? 2 2 0 20

nikoli občasno nekajkrat na teden

vsakodnevno

2. Kako pogosto uporabljate osebni računalnik? 3 2 17 3. Kako pogosto uporabljate urejevalnik besedil (MS Word ali kaj podobnega)? 2 4 6 10 4. Kako pogosto uporabljate preglednice (Excel ali kaj podobnega)? 8 9 2 3 5. Kako pogosto uporabljate program za urejanje baz podatkov? 15 6 0 1

6. Kako pogosto uporabljate internet? 1 3 3 15 7. Kako pogosto uporabljate elektronsko pošto? 2 3 3 14

ne da delno 8. Veste kaj je »glava in noga« v urejevalniku besedil MS Word? 9 10 3 9. Znate v preglednici izračunati povprečno vrednost izbranih celic? 17 5 10. Znate v preglednici narisati graf s podatki izbranih celic? 15 3 4

ne da ne vem 11. Uporabljate kakšen poštni odjemalec za elektronsko pošto? 4 11 7 12. Znate nastaviti nov poštni račun v poštnem odjemalcu? 19 3

ne da delno

13. Veste kaj je računalniški virus? 0 17 5

ne da občasno 14. Si delate varnostne kopije pomembnih podatkov, ki jih imate v računalniku? 6 10 6

ne da 15. Znate namestiti ali posodobiti programsko opremo? 14 8 16. Znate priklopiti in namestiti strojno opremo (tiskalnik, monitor...) 10 12

ne da delno 17. Ali nivo računalniškega znanja zadostuje vašim trenutnim potrebam? 6 4 12 18. Bi se udeležili računalniškega tečaja, če vam ga plača podjetje? 2 22

Med slu. čas. v prost. času vseeno

19. Kdaj bi se želeli izobraževati? 8 1 13

< 40 let > 40 let

20. Koliko ste stari? 7 17

Tabela 4: Rezultati ankete



3.2 ANALIZA OBSTOJEČEGA STANJA 3.2.1 ANALIZA PROCESOV Ugotavljamo, da je povezava med različnimi deli procesov slaba, predvsem tam, kjer gre preko meja organizacijskih enot. Poleg tega so procesi slabo informacijsko podprti. Posledica tega je večkratno vnašanje istih podatkov. Premalo podatkov se nahaja v skupni bazi na strežniku, oziroma jih tam sploh ni. Podatki na strežniku se ne kopirajo na dodatno varnostno kopijo. Celo v administrativno-računovodskem oddelku se določeni podatki nahajajo samo na računalnikih posameznih delavcev, kjer se tudi ne delajo varnostne kopije. Vodje oddelkov nimajo vpogleda v bazo podatkov o strankah in tudi ne vzdržujejo nikakršne svoje podatkovne baze (evidenca strank, tehnična oprema, fotografije prostorov, fotografije že preteklih prireditev, cenik ...). Na oddelku Festivalne dvorane se ne uporablja noben (računalniški) obrazec, kamor bi se vpisovalo vse potrebne podatke za izvedbo prireditve. Tako tudi ni možna evidenca in statistična obdelava podatkov o prireditvah s strani administrativne službe. Edina evidenca strank se nahaja v administrativni službi za potrebe izdaje računov. Vodje vseh oddelkov premalo izkoriščajo tehnologijo, ki jo imajo na voljo, za izdelavo lastnih evidenc in podatkovnih zbirk, ki bi lahko bile locirane na strežniku, z možnostjo vpogleda (z omejenim dostopom) ostalih vodij. Ostali delavci prav tako premalo koristijo programsko opremo, ki je že nameščena v računalnikih, za organiziranje lastnega dela in predvsem za komunikacijo z ostalimi zaposlenimi. Uporabljajo se zasebni poštni naslovi namesto službenih. Za odjemanje elektronske pošte se večinoma uporablja Outlook express, uporabljali pa bi lahko polno verzijo Outlooka, ki omogoča več možnosti. 3.2.2 ANALIZA PROGRAMSKE IN STROJNE OPREME Veliko programske in strojne opreme je že zastarele in ne omogoča normalnega poslovanja podjetja. Zastareli računalniki so se iz bolj pomembnih delovnih mest pomikali k manj pomembnim, namesto, da bi se jih odpisalo in zamenjalo z novimi, tako pa se še vedno uporabljajo in povzročajo občasne zastoje v delovnem procesu. Veliko število tiskalnikov, ki se uporabljajo namesto enega bolj zmogljivega in priključenega v lokalno omrežje, povzroča nepotrebne stroške podjetju in zasedajo prostor na delovnih mizah delavcev. Na oddelku jezikovne šole sta dva računalnika absolutno premalo za delo desetih pedagogov in vodje oddelka. Administrativno-računovodski oddelek ima za svoje potrebe dokaj dobro urejeno programsko opremo. Uporabljajo se že narejene programske rešitve priznanih proizvajalcev na slovenskem trgu. Morda se uporablja preveč različnih proizvajalcev programske opreme. Lahko bi se odločili za enega proizvajalca, ki podpira vse potrebne module za poslovanje podjetja in s tem zmanjšali stroške uporabe in vzdrževanja programske opreme. Program Glavna knjiga še vedno deluje v programskem okolju DOS, tako ni možna povezljivosti z ostalimi programi, ki delujejo v okolju Windows. Vodje oddelkov ne uporabljajo nobene programske rešitve za vodenje svojega oddelka. Lahko bi se uporabilo že nameščene programe kot so Excel ali Access. Nekateri računalniki delujejo brez antivirusnega programa.



3.2.3 ANALIZA LOKALNEGA OMREŽJA Podjetje ima po nepotrebnem dve ločeni lokalni omrežji, za kateri plačuje dva ADSL priključka. Nekateri računalniki še niso priklopljeni na lokalno omrežje in tako dostopajo do medmrežja preko analognega modema. Nekateri računalniki pa tudi te možnosti nimajo, ker v bližini ni telefonskega priključka. Postavitev strežnika in ostale strojne opreme za delovanje lokalnega omrežja, ne ustreza varnostnim normativom. Oprema je nameščena v pisarni, zdaj že bivšega pomočnika direktorja, na upravi podjetja. Oprema ni zaščitena pred fizičnimi posegi nepooblaščenih oseb. Nahaja se na priročnih mizah, nekaj pa je celo leži na tleh. Možnosti za poškodovanje te opreme, tudi nehote, so zelo velike. Strežnik ni zaščiten z brezprekinitvenim napajalnikom. 3.2.4 ANALIZA REZULTATOV ANKETE Od 24 anketiranih, jih 84% uporablja računalnik več kot 5 let, 8% jih ne uporablja in 8% jih uporablja manj kot 5 let oziroma manj kot 1 leto (slika 6).

8%4%

4%

84%

Ga ne uporabljam

Manj kot 1 leto

Manj kot 5 let

Več kot 5 let

Slika 6: Koliko časa že uporabljajo osebni računalnik

Tisti, ki uporabljajo računalnik, jih 74% uporablja vsakodnevno, 9% nekajkrat na teden in 17% občasno (slika 7).



17%

9%

74%

Občasno

Nekajkrat na teden

Vsakodnevno

Slika 7: Pogostost uporabe osebnega računalnika

Slika 8 prikazuje frekvenco uporabe posameznik programov v pisarniškem paketu in interneta. Največ uporabljajo internet, elektronsko pošto in urejevalnik besedil. Pol manj uporabljajo preglednice in skoraj nič programe za urejanje podatkovnih zbirk.

4,6

2,2

0,9

5,45,1

0

1

2

3

4

5

6

Urejevalnikbesedil

Preglednice Podatkovnebaze

Internet Elektronskapošta

nik

oli

obč

as

no

vs

ak

od

ne

vn

o

Slika 8: Povprečna uporaba urejevalnikov besedil, preglednic, podatkovnih baz, interneta in elektronske pošte

Z enim samim vprašanjem na temo urejevalnika besedil MS Word (Veste kaj je »glava in noga«), smo hoteli dobiti predstavo, koliko znajo uporabljati urejevalnik



besedil. Lahko bi dodali še vrsto vprašanj na to temo, vendar smo se zaradi že prej omenjenega razloga omejili s številom vprašanj. Menimo, da odgovor na to vprašanje dokaj dobro predstavi sliko o znanju in uporabi urejevalnika besedil. Od dvajsetih anketirancev, ki uporabljajo urejevalnik besedil, jih je polovica odgovorilo da vejo, kaj je to, 15% je odgovorilo da delno vejo in 35% da ne vejo. Od anketirancev, ki vsakodnevno uporabljajo urejevalnik besedil, jih le 60% ve, kaj je to. Podobno smo želeli z dvema vprašanjema na temo preglednic ugotoviti, kako dobro anketiranci poznajo to orodje. Na vprašanje ali znajo v preglednici izračunati povprečno vrednost izbranih celic, je izmed 14 anketirancev, ki uporabljajo preglednice, pritrdilno odgovorilo 23% anketirancev. Na vprašanje, ali znajo v preglednici narisati graf s podatki izbranih celic, je 21% odgovorili pritrdilno, 29% delno, polovica pa jih tega ne zna (slika 9).

Ne50%

Delno29%

Da21%

Slika 9: Delež zaposlenih, ki znajo v preglednici narisati graf s podatki izbranih celic

Od 22 anketirancev jih 20 uporablja elektronsko pošto. Na vprašanje, ali uporabljajo kakšen poštni odjemalec, jih je 55% odgovorilo z da, 10% z ne, 35% pa jih ne ve, kaj to je. Skoraj polovica anketirancev, ki vsakodnevno uporabljajo elektronsko pošto, ne uporablja poštnega odjemalca. Samo 15% pa jih zna nastaviti nov poštni račun v poštnem odjemalcu. Velika večina anketirancev je odgovorila, da vejo, kaj je računalniški virus. Kljub temu pa se večina anketirancev očitno ne zaveda, kako ranljivi so podatki v računalniku. Varnostne kopije pomembnih podatkov si namreč dela manj kot polovica anketirancev (slika 10).



Da47%

Včasih24%

Ne29%

Slika 10: Delež zaposlenih, ki si delajo varnostne kopije pomembnih podatkov

36% anketirancev trdi, da znajo samostojno namestiti, ali posodobiti programsko opremo in 55% jih trdi, da znajo priklopiti in namestiti strojno opremo kot so tiskalnik, monitor in podobno. Glede na odgovore na prejšnje vprašanje močno dvomimo, da bi kar 55% anketirancev znalo namestiti strojno opremo, ker je pri tem velikokrat potrebno namestiti tudi novo programsko opremo. S svojim računalniškim znanjem je zadovoljnih 17% anketirancev, 53% je delno zadovoljnih in le 30% jih ni zadovoljnih. Kljub temu pa bi vsi, razen dveh radi hodili na kakšen računalniški tečaj, če bi jim ga plačalo podjetje. 71% anketirancev je starih več kot 40 let. 3.2.5 SKLEP ANALIZE Na podlagi rezultatov lahko sklepamo, da zaposleni dokaj slabo uporabljajo informacijsko tehnologijo in ne izkoriščajo ogromno možnosti, ki jih nudi. Večina delavcev uporablja računalnik že več kot pet let in to vsakodnevno. Največ uporabljajo računalnik za urejanje besedil, brskanje po internetu in elektronsko pošto. Pol manj uporabljajo preglednice, skoraj nič pa programe za urejanje podatkovnih baz. Znanje uporabe teh programov, pri večini delavcev, ne zadosti potrebam vsakodnevnega poslovanja podjetja. Razveseljivo pa je dejstvo, da se je večina delavcev pripravljenih dodatno izobraževati na tem področju. V podjetju ni zaposlenega informatika, ki bi se ukvarjal z IT, vzdrževal in posodabljal opremo, predlagal izboljšave in pomagal zaposlenim pri uporabi le te. Namesto tega prihaja v podjetje več ljudi iz različnih podjetij, ki vzdržujejo vsak svojo programsko in strojno opremo, nihče pa nima pregleda nad stanjem in delovanjem te opreme kot celote. Računalniki se uporabljajo za avtomatizacijo določenih procesov, predvsem v administrativno-računovodski službi, na ostalih oddelkih pa jih v glavnem uporabljajo za pisanje besedil in elektronsko pošto. Vsi uporabniki računalnikov nimajo dostopa do širokopasovne povezave z



internetom in niti nimajo vsak svojega računalnika. S tem je oteženo ažurno komuniciranje s pomočjo elektronske pošte, zato se nanjo ni moč zanašati. Zaradi slabe povezave med različnimi deli procesov, ki potekajo na posameznih oddelkih, zaposleni niso prisiljeni v boljšo uporabo IT. Za njihovo delo nihče do sedaj ni zahteval kakšno posebno računalniško znanje. Nekaj strojne in programske opreme, ki se še vedno uporablja v podjetju, niti ne omogoča normalnega dela, ker je preveč zastarela.



4 ZASNOVA PROJEKTA PRENOVE Na podlagi analize predlagamo prenovo poslovnega sistema. V okviru diplomskega dela se bomo osredotočili predvsem na organizacijo projekta prenove. Predlagana rešitev temelji na naslednjih dejstvih: • javni zavod Pionirski dom je majhno podjetje • finančna sredstva so dokaj omejena • zaposleni imajo slabo računalniško znanje • starejši delavci se težje učijo in prilagajajo spremembam • trenutni način dela v podjetju, ki pretežno temelji na papirnem poslovanju, je

dokaj močno zakoreninjen. Trajanje posameznih dejavnosti in določeni stroški so približne ocene, ki smo jih določili na podlagi poizvedovanj pri podjetjih, ki se ukvarjajo s temi panogami. 4.1 UDELEŽENCI PROJEKTA Pionirski dom nima zaposlenega nobenega strokovnjaka s področja IT, zato lahko nastopa le v vlogi glavnega sistema (slika 11). V njem morajo sodelovati: • direktorica kot naročnica in glavna odgovorna • pomočnica-pravnica, ki ima največ znanja glede pravilnikov in zakonov • administrativno-računovodska služba, ki ima največ podatkov glede finančnih

zmožnosti • vodje oddelkov, ki najbolje vedo, kako potekajo procesi na njihovih oddelkih • hišnik, ki najbolje pozna objekt za namen izvedbe instalacij • električar- vzdrževalec, ki ima največji pregled nad stanjem in uporabo vseh

električnih naprav.

GLAVNI SISTEM

IZVAJALNI SISTEM

SKRBNIŠKI SISTEM

PIONIRSKI DOM DRUGA PODJETJA

Slika 11: Delitev dela udeležencev projekta



V skrbniškem in izvajalnem sistemu pa sodelujejo zunanja podjetja s svojimi strokovnjaki: • informatik, ki odloča o vsem v projektu, razen o spremembah ciljev, omejitvah in

prioritetah • programer za izvedbo določenih računalniških aplikacij na nivoju oddelkov • tehniki telekomunikacij za izvedbo del na inštalacijah. 4.2 CILJ PROJEKTA Na začetku je potrebno opredeliti problemsko stanje ter namenski in objektni cilj. V našem primeru je problem slaba izraba informacijske tehnologije, kar podaljšuje čas opravljanja delovnih procesov, povzroča slabe evidence, izgubo podatkov in posledično vodi v slabšo konkurenčnost podjetja. Naš namenski cilj je, da delavci uporabljajo sodobno IT za medsebojno komuniciranje, poslovanje podjetja in vodenje oddelkov4. Da bi to dosegli potrebujemo nekaj objektnih ciljev: • V letu 2007 je izbrana in nameščena ustrezna programska in strojna oprema, ki

je povezana v enotnem lokalnem omrežju. • Narejene so specifične programske aplikacije za podporo vodenju posameznih

oddelkov. • Delavci imajo osnovno znanje s področja uporabe IT. 4.3 PRIPRAVA PLANA PROJEKTA Na osnovi definiranega problemskega stanja ter namenskih in objektnih ciljev lahko začnemo določati prve korake za dosego teh ciljev. V ta namen smo uporabili programsko orodje Microsoft Project 2003, v katerem smo najprej določili datum začetka projekta in generalni delovni čas. V nadaljevanju smo določili večje faze, ki smo jih nato razbili na več logičnih sekvenc korakov. Ti koraki oziroma dejavnosti so sestavljene iz med seboj povezanih resursov, časov in stroškov. Pri planiranju dejavnosti je potrebno upoštevati zaporedje prioritet med časi, kvaliteto in denarjem. Če želimo, na primer skrajšati čas neke dejavnosti, ne da bi povečali stroške, se to pozna na kvaliteti. Glavne faze projekta so: • sprejetje poslovne odločitve o začetku dela • posnetek stanja • analiza stanja • izgradnja LAN • prenova procesov • posodobitev SW in HW • izobraževanje delavcev.

4 Pri tem je potrebno poudariti, da je nujno potrebno prenoviti tudi procese, vendar se v podrobnosti prenove v okviru diplomskega dela ne bomo spuščali.



Vsaki fazi določimo tudi potrebne resurse za izvedbo faze. Zato smo naredili bazo razpoložljivih resursov: • Direktor (Dir) • Pomočnik direktorja (Pom) • Računovodja (Rač) • Knjigovodja (Knj) • Tajnica (Taj) • Vodja oddelka Festivalne dvorane (VFD) • Vodja oddelka kulture (VCKV) • Vodja oddelka jez. šole (VTJ) • Informatik (I) • Programer (P) • Tehnik telekomunikacij (TTK) • Hišnik (H) • Električar (E) • Delavci PD (D)

Vsi resursi so tipa »delo«, kar pomeni, da njihova dodelitev vpliva na trajanje dejavnosti. V našem primeru so to delavci, katerih delo traja nekaj časa in povzroča stroške. Delavci Pionirskega doma bodo svoje delo opravili v okviru svojih rednih zadolžitev, zato stroškov za njihovo delo nismo upoštevali. Slika 12 je prikaz končnega rezultata zasnove projekta po narejeni analizi in izravnavi preobremenjenih virov.



Slika 12: Ekranska slika povezav dejavnosti in asigniranih resursov

Glavne faze projekta smo razdelili na več dejavnosti. V nadaljevanju sledi opis posameznih faz. Sprejetje poslovne odločitve o začetku dela Sprejetje te odločitve pride s strani glavnega sistema, torej vodstva Pionirskega doma. Datum sprejetja je v bistvu čas, ko se projekt začne. V nadaljevanju lahko ta čas poljubno spremenimo, brez večjih posegov v ostale časovne opredelitve projekta.



Posnetek stanja in analiza stanja S posnetkom in analizo stanja pridemo do informacij, na podlagi katerih se odločamo, kaj je potrebno spremeniti, da pridemo do želenega stanja. Ti dve fazi, ki smo jih že obdelali v aplikativnem delu, sta temeljni fazi za vse nadaljne dejavnosti v projektu. Ugotavljanje bistvenih procesov je prva dejavnost, ki se začne takoj po sprejetju poslovne odločitve o začetku dela. Tukaj glavno delo opravi informatik, kateremu z informacijami na posameznih oddelkih pomagajo zaposleni delavci Pionirskega doma. Tudi dejavnostim posnetka stanja SW, HW in LAN je dodeljen isti datum začetka, vendar se zaradi zasedenosti informatika pričnejo kasneje. V fazi posnetka stanja smo hoteli čimprej opraviti anketo o poznavanju IT pri zaposlenih, da bi lahko zaposlene kar najhitreje poslali na izobraževalne računalniške tečaje, ki lahko trajajo tudi več mesecev. Dejavnostim posnetka stanja logično sledijo dejavnosti analize stanja (slika 13).

Slika 13: Ekranska slika povezav dejavnosti posnetka in analize stanja

Izgradnja LAN Faza izgradnje oziroma dograditve LAN se lahko prične po narejeni analizi že obstoječega omrežja. Potreben je ogled objekta, da se ugotovi možnosti napeljave žičnih povezav. Sledi predlog načrta, potrditev načrta, izbor izvajalca in na koncu sama dograditev omrežja. Predlagano izboljšavo omrežja prikazuje slika 14.



Loka

lno

omre

žje

2

Prenosniračunalnik

Prenosniračunalnik

Osebniračunalnik

Osebniračunalnik

Tiskalnik

Loka

lno

omre

žje

1

Internet

Usmerjevalnik

Prenosniračunalnik

Strežnik

Prenosniračunalnik

Osebniračunalnik

BP

Multifunkcijskanaprava

Optična povezava

Brezžično stikalo

Prenosniračunalnik

Slika 14: Prenovljeno lokalno omrežje

S povezavo obeh omrežij razpolovimo stroške priključkov in dobimo enotno povezljivost vseh računalnikov v podjetju. Kvalitetnejša multifunkcijska naprava, priklopljena na omrežje, ki združuje funkcije tiskanja, kopiranja in skeniranja, nadomesti veliko število brizgalnih in laserskih tiskalnikov. Po en tiskalnik pustimo na vsakem oddelku za potrebe tiskanja manjšega števila strani. Z brezžičnim stikalom omogočimo povezavo na internet strankam Pionirskega doma. Strežniku dodelimo dislocirani zunanji disk za potrebe shranjevanja varnostne kopije. Določimo vsakodnevno varnostno kopiranje podatkov strežnika na DVD medij. Strežnik zavarujemo pred izpadom električne energije z brezprekinitvenim napajalnikom.



Prenova procesov Uporaba IT lahko pripomore k učinkovitejšemu delu le v primeru, da z njo podpremo ustrezno oblikovane poslovne procese. Za uspešnost organizacije je prav tako pomembna povezava procesov, ki potekajo skozi več oddelkov in organizacijo povezujejo (Kern 2002). V aplikativnem delu smo ugotovili, da je povezava med procesi zelo malo podprta s sodobno IT. S kreiranjem določenih računalniških obrazcev in manjših aplikacij na nivoju vodenja oddelkov želimo ustvariti iztočnico za postopni prehod na elektronsko obdelavo podatkov in dokumentov, ter vzpodbuditi zaposlene k razmišljanju o prednostih uporabe sodobne IT. Za ugotavljanje zahtev oziroma predlaganje možnih izboljšav smo dodelili informatika (za pokrivanje tehničnega področja) ter pomočnika direktorja s svojimi željami po izboljšavah, ker najbolje pozna organizacijo kot celoto. Delavci Imajo na voljo dovolj zmogljivo strojno opremo, programska orodja in pakete za delo z bazami podatkov in preglednicami, vendar so premalo informacijsko pismeni, da bi lahko sami kreirali kakšne programske rešitve. Zato smo to delo dodelili programerju. Po končanem programiranju sledi še testiranje, ki ga opravita programer in informatik (slika 15).

Slika 15: Ekranska slika povezav dejavnosti prenove procesov

Za primer navajamo možnost kreiranja računalniškega obrazca za vpisovanje mesečno opravljenih delovnih ur na oddelku Festivalne dvorane z orodjem Excel. Trenutno je sistem tak, da vsak delavec ob zaključku meseca, na papirni obrazec, za vsak dan vpiše normalno opravljene delovne ure, nadure, nočne ure, nedeljske ure ter ure bolniške in dopusta. Seštevek ur s teh obrazcev nato vodja oddelka prenese na drug papirni obrazec in ga odda v računovodstvo, kjer podatke prenesejo v računalnik, da lahko obračunajo plače. Z računalniško preglednico lahko ta postopek zelo pospešimo in zmanjšamo možnost napak, ki se lahko pojavijo pri večkratnem prepisovanju istih podatkov. V preglednico lahko vnesemo matematične formule, s katerimi avtomatsko preračunamo vse prej omenjene ure na podlagi vpisanih ur prihoda in odhoda delavcev na delo. Isto preglednico tako uporabljajo zaposleni, ki vpisujejo ure, vodja oddelka, ki pregleda ure ter računovodstvo, ki ure obračuna. Tudi za nadaljne statistične obdelave je taka oblika mnogo bolj primerna. Kot primer aplikacije na nivoju oddelka pa navajamo možno računalniško podprto pogodbo o najemu Festivalne dvorane (slika 16). Aplikacija je lahko narejena z orodjem Access. Vsebovati mora preprost uporabniški vmesnik za vnos podatkov o strankah, delavcih, opremi in cenikih. Glavni izhodni dokument takšne aplikacije je pogodba o najemu dvorane, ki vsebuje vse potrebne podatke o stranki ter cene za najem prostorov, opreme in osebja.



Preverjenje prostegatermina

Termin je prostIzvedba ni možna Ne

Preverjanjeustreznosti prostorov

Prostori soustrezni

Ne

Preverjanje tehničnihzahtev

Tehničnapodpora jeustrezna

Dogovarjanje zzunanjimi izvajalci

Ne

Podpisovanjepogodbe

Da

Da

Da

Izdaja računa

Sprejem naročilaprireditve

Preverjanje stranke vpodatkovni bazi Podatkovna baza

o strankah

Stranka je vpodatkovni bazi

Vnos stranke vpodatkovno bazo

Ne

Izvedba prireditve

Da

Koledar prireditev

Podatkovna bazatehniène opreme

Vnos prireditve vkoledar

Foto arhiv

Vnos fotografij varhiv

Slika 16: Prenovljen proces naročila prireditve



Podatkovna struktura aplikacije mora biti urejena tako, da omogoča vrsto koristnih poizvedb, s katerimi imamo celoten pregled nad zasedenostjo oziroma zaslužkom dvorane, amortizacijo opreme ter zasedenostjo delavcev na prireditvah. Lahko dodamo tudi bazo fotografij preteklih prireditev, s katerimi najlažje pokažemo stranki različne možnosti postavitve opreme, dekoracije in podobno. Proces računalniško podprtega sklepanja pogodbe prikazuje slika 16. Posodobitev programske in strojne opreme Faza posodobitve programske in strojne opreme se začne po končani analizi SW in HW. Prva dejavnost te faze je ugotavljanje zahtev, kateri sledita nakup opreme in instalacija opreme (slika 17). Glavno zadolžitev ima informatik, kateremu pomagata pomočnik direktorja in električar. Pomočnik direktorja sodeluje pri nakupu opreme v smislu zbiranja in analiziranja predračunov, električar pa sodeluje pri instalaciji opreme. Pri ugotavljanju zahtev smo pozorni predvsem na operacijski sistem delovnih postaj, ki mora biti za dobro delovanje omrežja, enoten. Večina delovnih postaj v podjetju uporablja OS Windows XP Pro in te delujejo dobro. Zato predlagamo zamenjavo osmih delovnih postaj, ki še vedno delujejo na podlagi operacijskega sistema Windows 98 ali celo starejšega, z novimi, na katerih bo nameščen operacijski sistem Windows XP Pro. Osebni računalnik, ki trenutno deluje kot strežnik, je potrebno zamenjati s profesionalnim strežnikom, ker mora zanesljivo delovati vsak dan.

Slika 17: Ekranska slika povezav dejavnosti posodobitve SW in HW

Izobraževanje delavcev Zadnja faza našega projekta je izobraževanje delavcev za delo v prenovljenih procesih in uporabo nove IT. Omenjamo jo nazadnje, ker traja v bistvu skozi ves projekt, lahko pa se nadaljuje v nedogled, ker nikoli ne znamo toliko, da se nam ne bi bilo potrebno več izobraževati. V plan projekta smo jo uvrstili kar najhitreje in sicer, takoj za analizo ankete o poznavanju IT pri zaposlenih (slika 18). S tem dosežemo, da bodo delavci ob zagonu nove strojne opreme in programskih rešitev, že dokaj pripravljeni. Izbor tečajev in razporeditev posameznih delavcev na tečaje določita informatik in pomočnik direktorja. Večina delavcev potrebuje osnovne tečaje uporabe urejevalnika besedil, preglednic, prezentacijskih programov in predvsem elektronske pošte. Vodstveni delavci potrebujejo poleg osnovnih tečajev še nadaljevalne tečaje s področja preglednic in urejanja baz podatkov. S pridobljenim znanjem bodo v bodoče lažje komunicirali z informatikom o svojih željah in potrebah s področja uporabe IT. Lahko pa si bodo kakšne programske rešitve na svojem področju naredili tudi sami.



Slika 18: Ekranska slika povezav dejavnosti izobraževanja delavcev



5 ZAKLJUČKI 5.1 OCENA UČINKOV Po zaključku izobraževalnih tečajev bodo delavci bolje uporabljali informacijsko tehnologijo pri vsakdanjem delu. Hitreje in bolj organizirano bo potekala komunikacija med zaposlenimi in strankami podjetja. Delo in nadzor nad dokumenti bo bolje organizirano in učinkovito. Zmanjšali se bodo stroški tiskanja in servisiranja tiskalnikov. Skupna raba dokumentov shranjenih v strežniku bo omogočala hitrejše in bolj učinkovito delo. Enotna programska oprema nameščena na vseh delovnih postajah bo omogočala večjo povezljivost aplikacij in enostavnejše vzdrževanje. Z namestitvijo strežniške opreme v namensko računalniško omaro ter namestitvijo dislocirane enote za shranjevanje podatkov se bo povečala varnost in zanesljivost lokalnega omrežja. S prekinitvijo pogodbe enega ADSL priključka bomo razpolovili stroške gostovanja v medmrežju. Z večjo uporabo informacijske tehnologije bodo zaposleni vsakodnevno osebnostno napredovali in predlagali možne izboljšave. Marsikatere probleme bodo lahko rešili tudi sami in s tem organizaciji prihranili nekaj stroškov na račun pogostih obiskov zunanjih partnerjev. 5.2 POGOJI ZA UVEDBO Za uspešno prenovo je seveda potrebno zagotoviti finančna sredstva, ki jih samo podjetje nima dovolj. Večino sredstev bo potrebno pridobiti s pomočjo sponzorjev in mestne občine. Koliko bo teh sredstev, je odvisno od pogajalskih spretnosti vodstva podjetja. Približna ocena stroškov prenove se giblje okoli 20.000€. V tej oceni so zajeti stroški materiala, nabave nove opreme (delovne postaje, strežnik, multifunkcijska naprava, programska oprema, ...), dela zunanjih partnerjev (informatik, monterji, programer) in osnovnih računalniških tečajev, s področja urejevalnikov besedil, preglednic, elektronske pošte in interneta za približno dvajset zaposlenih. Nismo upoštevali stroškov dela delavcev Pionirskega doma, ker je njihov delež zelo majhen v primerjavi z ostalimi stroški, delno pa se njihovo delo na projektu obnove tudi prekriva z rednimi zadolžitvami, ki jih opravljajo na svojih delovnih mestih. Pripravljenost delavcev za dodatna izobraževanja s področja uporabe informacijske tehnologije je bistvenega pomena za uspeh uvedbe izboljšav. Pri tem je problem velik delež starejših delavcev, za katere je značilno, da so manj motivirani za izobraževanje. Poleg tega je sam plačni sistem v javnih zavodih nestimulativen. Plače delavcev so sestavljene iz osnovne plače, delovne uspešnosti in dodatkov. Osnovna plača se določi na podlagi osnove za obračun plač in količnikov, določenih v skladu z Zakonom o razmerju plač v javnih zavodih. Tako je izničen učinek razloga za plačo, ki delavce motivira. Del plače za delovno uspešnost pripada zaposlenemu, ki bistveno presega pričakovane delovne rezultate in lahko znaša največ 20%



osnovne plače. Motiviranje delavcev z napredovanji je prav tako omejeno. Horizontalno lahko napredujejo največ za pet plačilnih razredov, vertikalno pa je zaradi hierarhične organizacijske strukture omejeno s številom delovnih mest na višjih nivojih. Naloga direktorice je najti ustrezno motivacijo za zaposlene, da bodo spoznali, da je IT v službi človeka in ne obratno. Svoje sodelavce mora voditi z dobrim zgledom in jim jasno predstaviti cilje in naloge, ki jih je potrebno doseči. Mora jim pomagati pri reševanju problemov, jim omogočiti usposabljanje, napredovanje in osebni razvoj. Uspešnejše posameznike mora ustrezno nagraditi. 5.3 MOŽNOSTI NADALJNEGA RAZVOJA Prva naloga podjetja bi morala biti da ustrezno izobrazi vse vodstvene in upravne delavce podjetja za delo s sodobno informacijsko tehnologijo. Za enega izmed prvih ciljev bi si lahko zadali pridobitev ECDL (European Computer Driving Licence) certifikata. To je evropsko računalniško spričevalo, ki potrjuje, da zna imetnik tega spričevala uporabljati osebni računalnik in splošne računalniške aplikacije. ECDL spričevalo je mednarodno priznana listina in standard računalniških znanj v neračunalniških poklicih. Temelji na enotnem učnem načrtu, kar vsakemu udeležencu zagotavlja visok nivo mednarodnim zahtevam prilagojenega znanja. S pridobljenim znanjem bodo delavci bolje organizirani in učinkoviti. Izdelovali bodo funkcionalne in privlačne datoteke, dokumente profesionalnega videza, izkoriščali medsebojno povezljivost dokumentov ter bili bolj prepričani in samozavestni pri uporabi računalniških orodij (www.ecdl.si). V bodoče je potrebno organizirati sistematično izobraževanje zaposlenih na področju uporabe informacijske tehnologije. Za podjetje je to sigurno dobra naložba v večjo produktivnost zaposlenih. Na trgu ponudnikov informacijske tehnologije obstaja veliko programskih rešitev, namenjenih omrežnim potrebam manjših organizacij in podjetij. Omogočajo skupno rabo tiskalnikov in datotek, varno internetno povezavo za vse omrežne računalnike, dostop do podatkov, tudi kadar nismo v pisarni, interno spletno mesto podjetja in sistem za sporočila s številnimi funkcijami, ki omogočajo tudi dostop do e-pošte z mobilnimi napravami (www.microsoft.com/slovenija/malapodjetja). Če ima podjetje zanesljivo omrežje, se lahko zaposleni bolje posvetijo poslom, namesto tehnološkim težavam. Z uvedbo takšne rešitve bi uporaba intraneta / interneta, elektronske pošte in faksa postala samoumevna. Delavci bi lahko dostopali do podatkov in informacij, o katerih danes niti ne razmišljajo. Uporaba informacijske tehnologije bi se vse bolj širila in vedno manj zaposlenih bi menilo, da je informatika nujno zlo. Podjetje bi moralo začeti razmišljati o uvedbi delovnega mesta hišnega informatika, ki bi bil vedno na razpolago pri reševanju vsakodnevnih problemov. Tako bi ena oseba komunicirala z vsemi zunanjimi vzdrževalci programske in strojne opreme, s katerimi trenutno sodeluje podjetje. Informatik bi nase prevzel vedno več dela in vzdrževanja, zmanjšalo bi se število zunanjih vzdrževalcev, reševanje problemov bi bilo hitrejše in bolj učinkovito. Redno zaposlen informatik bi se lahko posvetil tudi vzdrževanju spletne strani podjetja, ki ga sedaj izvaja zunanje podjetje. Prireditvena dejavnost, s katero se ukvarja podjetje, zahteva skoraj vsakodnevno posodabljanje informacij, kar pa je težko realizirati z zunanjimi vzdrževalci, ker komunikacija traja predolgo. Hišni informatik bi najlažje naredil vse potrebne obrazce za prijavljanje strank preko spleta na različne dejavnosti in dogodke, ki se odvijajo v podjetju.



Poleg tega bi informatik skrbel za varnost, razvoj in sprotno posodabljanje informacijskega sistema. Vendar pa se v javnih zavodih ne da kar tako zaposliti delavca, kot v zasebnih podjetjih. Sistemizacija delovnih mest v javnih zavodih je določena s strani države, ta pa se zelo počasi prilagaja hitrim spremembam in novostim v znanosti in tehnologiji. V javnih zavodih s področja kulture ni predvidenega nobenega delovnega mesta, ki bi pokrivalo potrebe podjetja po sodobni informacijski tehnologiji. Zato je potrebno kreirati novo delovno mesto, ga ovrednotiti, utemeljiti in predlog poslati na mesto občino, kjer ga nato lahko odobrijo. Za to pa je potreben določen napor in zavedanje vodstva podjetja, da je za uspešno delovanje podjetja potreben tudi kvaliteten tehnični kader.



LITERATURA IN VIRI Bell, D. (1995) Theories of the Information Society, Routledge, London.

Božnar, M., Kern, T. (2002) Vpliv informacijske tehnologije na organiziranost podjetja s poudarkom na procesih, Organizacija, 35(10), strani 659-664.

Gradišar, M., Resinovič, G. (1998) Informatika v organizaciji, Založba Moderna organizacija, Kranj.

Gričar, J. (2002) Študijsko gradivo: Poslovni informacijski sistem.

Hauc, A. (1982) Organiziranje projekata, Informator, Zagreb.

Heikkila, J.,Saarinen, T., Saaksjarvi, M. (1991) Success of software packages in small business: an exploratory study, European Journal of Information Systems, Vol. 1, strani 159-169.

Kern, T. (2000) Pripravljalna stopnja projektov prenove poslovnih procesov, Projektna mreža Slovenije – Revija za projektni management 1, strani 26-31.

Kern, T. (2005/2006) Študijsko gradivo: Metode in tehnike projektnega dela.

Levy, M., Powell, P. (1998) SME flexibility and the role of information systems, Small Business Economics, Vol. 11, strani 183-196.

Marmel, E. (2004) Microsoft Office Project 2003 Bible, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana.

Microsoft za mala podjetja, http://www.microsoft.com/slovenija/malapodjetja, (20.02.2007).

Rant, M. (1987) Operativna priprava proizvodnje, Moderna organizacija, Kranj

Simha, M., Cedric, L. (1995) Determinants of information technology success in small businesses, Journal of Computer Information Systems, Spring, strani 75-83.

Slovensko društvo Informatika, http://www.ecdl.si, (20.06.2007).

Urh, B., Kern, T. (2005) Študijsko gradivo: Microsoft Project Professional.

Vila, A., Kovač, J (1998) Osnove organizacije in managementa, Založba Moderna organizacija, Kranj.

Webster, F. (1995) Theories of the Information Society, Routledge, London.

Werber, B., Zupančič, J. (2002) Uporaba informacijske tehnologije v malih podjetjih v Sloveniji, Organizacija, 35(1), strani 23-32.

Werber, B., Zupančič, J. (2002) Ključni dejavniki uspeha informacijskih sistemov v malih podjetjih v Sloveniji, Organizacija, 35(2), strani 82-89.

Zinatelli, N., Cavaye, A. (1995) An enpirical investigation of factors influencing end user computing success in small firms, ACIS´95, 27-29 September, Perth, Australia, strani 19-32.



PRILOGE Priloga 1: Anketni list o poznavanju in uporabi informacijske tehnologije KAZALO SLIK Slika 1: Organizacijska struktura zaposlenih v javnem zavodu Pionirski dom Slika 2: Informacijski sistem in informacijska tehnologija v organizaciji (Gradišar,

Resinovič, 1998) Slika 3: Skupine udeležencev v projektu (Kern, 2005/2006) Slika 4: Proces naročila prireditve Slika 5: Obstoječe stanje povezav strojne opreme Slika 6: Koliko časa že uporabljajo osebni računalnik Slika 7: Pogostost uporabe osebnega računalnika Slika 8: Povprečna uporaba urejevalnikov besedil, preglednic, podatkovnih baz,

interneta in elektronske pošte Slika 9: Delež zaposlenih, ki znajo v preglednici narisati graf s podatki izbranih

celic Slika 10: Delež zaposlenih, ki si delajo varnostne kopije pomembnih podatkov Slika 11: Delitev dela udeležencev projekta Slika 12: Ekranska slika povezav dejavnosti in asigniranih resursov Slika 13: Ekranska slika povezav dejavnosti posnetka in analize stanja Slika 14: Prenovljeno lokalno omrežje Slika 15: Ekranska slika povezav dejavnosti prenove procesov Slika 16: Prenovljen proces naročila prireditve Slika 17: Ekranska slika povezav dejavnosti posodobitve SW in HW Slika 18: Ekranska slika povezav dejavnosti izobraževanja delavcev KAZALO TABEL Tabela 1: Poslovna programska oprema Tabela 2: Sistemska programska oprema Tabela 3: Strojna oprema Tabela 4: Rezultati ankete KRATICE IN AKRONIMI ADSL: Asymmetric Digital Subscriber Line: nesimetrični digitalni naročniški vod ECDL: European Computer Driving Licence: evropsko računalniško spričevalo HW: Hardware: strojna oprema IS: Informacijski sistem IT: Informacijska tehnologija LAN: Local Area Network: lokalno omrežje SW: Software: programska oprema



Anketni list o poznavanju in uporabi informacijske tehnologije Namen ankete je ugotoviti približno stanje o znanju in uporabi informacijske tehnologije s strani zaposlenih v Pionirskem domu. Anketa je anonimna. Obkrožite odgovor, ki vam najbolj ustreza. Če ustrezni odgovor za vas ni podan, ne obkrožite ničesar. Prosimo, da odgovarjate dejansko tako, kot sami veste, ker bi radi dobili čim bolj resnično podobo stanja. Hvala za Vaše sodelovanje.

1. Koliko časa že uporabljate osebni računalnik?

o ga ne uporabljam o manj kot 1 leto o manj kot 5 let o več kot 5 let

2. Kako pogosto uporabljate osebni računalnik?

o občasno o nekajkrat na teden o vsakodnevno

3. Kako pogosto uporabljate urejevalnik besedil (MS Word ali kaj podobnega)?

o nikoli o občasno o nekajkrat na teden o vsakodnevno

4. Kako pogosto uporabljate preglednice (Excel ali kaj podobnega)?


5. Kako pogosto uporabljate program za urejanje baz podatkov (MS Access ali kaj podobnega)?




6. Kako pogosto uporabljate internet?


7. Kako pogosto uporabljate elektronsko pošto?


8. Veste kaj je »glava in noga« v urejevalniku besedil MS Word?

o ne o delno o da

9. Znate v preglednici izračunati povprečno vrednost izbranih celic?

o ne o da

10. Znate v preglednici narisati graf s podatki izbranih celic?

o ne o delno o da

11. Uporabljate kakšen poštni odjemalec za elektronsko pošto?

o ne vem, kaj je to o ne o da

12. Znate nastaviti nov poštni račun v poštnem odjemalcu?

o ne o da

13. Veste kaj je računalniški virus?

o ne o delno o da



14. Si delate varnostne kopije pomembnih podatkov, ki jih imate v računalniku (npr. na CD ROM, USB ključ,...)?

o ne o včasih o da

15. Znate namestiti ali posodobiti programsko opremo?

o ne o da

16. Znate priklopiti in namestiti strojno opremo (tiskalnik, monitor...)

o ne o da

17. Ali nivo računalniškega znanja zadostuje vašim trenutnim potrebam?

o ne o delno o da

18. Bi se radi udeležili kakšnega računalniškega tečaja, če vam ga plača

podjetje?

o ne o da

19. Kdaj bi se želeli izobraževati?

o med službenim časom o v prostem času o vseeno

20. Koliko ste stari?

o pod 40 let o nad 40 let

Tukaj lahko napišete vaše opombe in želje v zvezi s to anketo. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

projekt boljŠe izrabe informacijske tehnologije v …sestavili smo preprost anketni list, ki smo ga...

Documents