projektisalkku ja projektin ohjausryhmä · hallinta val i n t a i n n valittujen investointien...

Pekka Mäkelä, Proja Oyj 1

Projektisalkku ja projektin

ohjausryhmäProjektinhallintapäivä

22.08.2007


Mitä salkunhallinta vaikuttaa ohjaukseen?

? …


Projektisalkku• PMI The Standard for Portfolio Management 2006:

– Salkku on ohjelmista, projekteista ja muista töistä yhdistetty kokonaisuus, jolla tuetaan tehokasta hallintaa strategisen tavoitteiden saavuttamista

• IPMA Competence Baseline 2007:– Salkku on joukko projekteja ja ohjelmia, joiden välillä ei välttämättä ole

riippuvaisuuksia, ja jotka on saatettu yhteen salkun kokonaisvalvonnan, koordinoinnin ja optimoinnin vuoksi. Tärkeät asiat salkkutasolla raportoidaan organisaation ylimmälle johdolle salkkujohtajan toimesta, yhdessävaihtoehtoisten ratkaisumallien kanssa. Tämä mahdollistaa tosiasialliseen tietoon perustuvan päätöksenteon


Projektin ohjausryhmä?• Asettajan nimeämä joukko henkilöitä, jotka

– muodostavat projektin ylimmän päättävän elimen– edustavat kaikkia projektin tärkeimpiä intressiryhmiä ja

• ovat vastuussa – projektin toiminnan suuntaamisesta ja tulosten hyväksymisestä sekä– projektipäällikön ohjaamisesta ja valvomisesta– projektin onnistumisesta tai epäonnistumisesta– sidosryhmien tiedottamisesta ja sitoutumisen seurannasta


Miksi salkku?

• META Group – IT salkun hallinnalla on saavutettu jatkuvaa tehokkuuden parannusta

kustannusten vähenemisenä aina 30%– Source: META Group / Doing the “ROIght Stuff” the Right Way: Portfolio

Management Lessons Learned (2005)

• MIT Sloan School of Management – Tutkimustulokset viittaavat, että tehokkaalla IT:n governancella

(Salkunhallinnan ollessa yksi avainprosesseista) saavutaan 20% suuremmat tuotot kuin muissa vastaavissa yhtiöissä

– Source: MIT Sloan School of Management / IT Governance on One Page (2004)


Salkun ja projektin Salkun ja projektin suhdesuhde

•• PortfolionPortfolion strateginen hallinta strateginen hallinta ylhylhäääältltää--alasalas

•• Toiminnallinen hallinta Toiminnallinen hallinta alhaaltaalhaalta--ylylööss

•• Hallitaan investointien koko Hallitaan investointien koko elinkaari ehdotuksesta hyelinkaari ehdotuksesta hyöötyjen tyjen mittaamiseenmittaamiseen

•• YhdistYhdistääää kaikki yrityksen tasot kaikki yrityksen tasot johdosta tyjohdosta työöntekijntekijööihin ihin

•• NNääkyvyys kaikille tasoillekyvyys kaikille tasoille•• Yksi jYksi jäärjestelmrjestelmää tallennukseentallennukseenO

ikei

den

inve

stoi

ntie

n va

linta

Oik

eide

n in

vest

oint

ien

valin

ta

Valittujen investointien tehokas toteutusValittujen investointien tehokas toteutus

ToimivaPortfolio-

hallinta

HyHyöötyjen tyjen realisointirealisointi

Tehokasprojektien

hallinta


Salkunhallinnan prosessi karkeastiSalkunhallinnan prosessi karkeasti


Salkku tuotannon ja projektin yhdistäjänä

Projektinkohdealue

OR

PP

ValintaOmistajuusInvestointiToiminnan tavoitteetSitouttaminenProjektisuunnitelma jasen toteutumisen valvontaTiedottaminen

Projektipäälliköntyöpanos

Tekijöiden työpanoksetTehtävien suorittaminen

ProjektiTuotanto

Salkun hallinnan antama tuki


Salkun kSalkun kääyttyttääjien roolitjien roolit

HenkilHenkilöö- Tehdyn työn raportointi- Vastuu tehtävistä- Projektien varaukset

OhjausryhmOhjausryhmää/Projektip/Projektipäääällikkllikköö- Projektien tiedot- Projektin tietämyskanta

LinjaesimiesLinjaesimies- Tiimin henkilöiden kuormitus- Taidot

Johto / OhjausryhmJohto / Ohjausryhmää- Salkut / portfoliot

Määrä-muotoinen

tieto

Doku-mentit

ViestintäOhjausryhmOhjausryhmäänn

jjääsenetsenet-Taloustiedot-Tilanne


Vastuut projektien ohjauksen tuloksistaSalkun hoitaja Ohjausryhmä Projektipäällikkö

- Tuloksen ominaisuudet täyttävät investoinnin edellytykset ja sidosryhmien vaatimukset- Ohjausryhmän tiedottaminen projektin tilanteen ja sen loppuun saattamisen suunnitelmista- Asiantuntijoiden tiedottaminen tehtävistänsä ja niiden keskinäisistä suhteista- Asiantuntijoiden motivointi hoitamaan oman vastuunsa

- Tuloksen ja projektin omistus- Investoinnin onnistuminen- Sidosryhmien vaatimusten täyttyminen- Sidosryhmien informaatiotarpeiden tyydyttäminen- Käyttöönottoon tarvittava sitoutuminen- Omien projektissa olevien henkilöiden panoksen varmistaminen- Suunnitelmaan tulleiden muutosten priorisointi- Projektipäällikön toiminnan valvonta

-Ympäristön muuttumisen seuranta-Liiketoiminnan tavoitteiden muutosten vaikutuksien peilaaminen projektisalkun sisältöön-Panostusten priorisointi ja tasaaminen saatavuuden suhteen-Vastaa salkun näkyvyydestä ja raportoinnista-Ylläpitää salkun ja projektinhallinnan prosesseja-Valvoo hyötyjen/arvojen saavuttamista

Pekka Mäkelä, Proja Oyj

Salkun kokonaiskuvaSalkun kokonaiskuva• Järjestelmämielessä salkku on tietystä näkökulmasta poimittu

näkymä projektimassaan• Ne on muodostettu käyttämällä projekteille annettuja

luokittelevia tietoja kuten omistaja, osasto, tyyppi, ohjelma, jne

11


Resurssien saatavuus avainkysymysResurssien saatavuus avainkysymys• Salkun projektien ja muiden tehtävien resurssivaateiden sekä

projektituotannon pullonkaulojen ratkaiseminen• Vahvistetaan projektien resurssivarauksia tai allokoida henkilöitä

projektiin• Etsiä henkilöitä taitojen avulla

12


Ohjausryhmän näkymät– Omien projektien perustiedot yhteen vedettynä– Projektin tiedot jäsennetty välilehdille PMBokin mukaan – Yksinkertainen ja selkeä rakenne– Laskennallisia indikaattoreita osoittamaan projektien tilaa– Linkit projektikohtaisiin dokumenttihallinnan ja tiimin

kommunikaation sivustoille


• Projektin tavoitteet ja lopputulokset koottuna yhteen paikkaan– Kuvaukset ja vastuut– Projektin rakenne (wbs) ja tavoitepäivät (milestones)– Tavoitteena hallita projektin laajuutta

14

Projektin tavoite ja tuloksetProjektin tavoite ja tulokset


• Projektin asiakkaat ja sopimukset koottuna• Projektin toimittajat / alihankkijat ja heidän

sopimukset koottuna

Sidosryhmien hallintaSidosryhmien hallinta

15


Projektin aikatauluun liittyvProjektin aikatauluun liittyväät tekijt tekijäätt• Tehtäväluettelo vastuuhenkilöineen• Tehtävien resursointi ja arvioidut työmäärät• Aikataulunäkymä

16


Kustannukset ja tulotKustannukset ja tulot

17

• Kustannukset suunnitellaan kustannuslajeittain • Tulot suunnitellaan tulolajeittain


LaatusuunnitelmatLaatusuunnitelmat• Projektiin liittyvät laatuaspektit pyritään kirjaamaan

– Mitkä asiat vaikuttavat projektin laatuun– Miten laatua mitataan, mitä asioita seurataan, mitä niille

pitää tehdä ja kenen


ProjektitiimiProjektitiimi jaja heidheidäänn varauksetvaraukset

19

• Projektiorganisaation luonti– Resurssipyynnöt/varaukset projektille, henkilöiden roolit,

tarve, ajanjakso


Projektin henkilProjektin henkilöött

20

• Ohjausryhmä rooleineen• Tiimityön kehittämiseen liittyvät tapahtumat


• Tiedottaminen projektin sidosryhmille – Suunnitelmassa mitä, kenelle ja milloin

TiedottaminenTiedottaminen

21


• Projektin epävarmuuksiin varautuminen– Havaitsija ja omistaja– Ehdotus ratkaisuksi– Sovitut toimenpiteet ja niiden päivämäärät

RiskitRiskit

22


Projektin dokumentaatioProjektin dokumentaatio• Projektidokumenttien käsittely

– Jokaisella projektilla on oma dokumenttisivustonsa• Toteutettu Windows SharePoint Services palveluiden avulla

– Pääsy miltä tahansa toiminnalliselta välilehdeltä– Sivustolle voi tulla myös suoran sivun osoitteella


Projektin sisProjektin sisääinen viestintinen viestintää– Jokaisella projektilla on oma dokumenttisivustonsa– Pääsy miltä tahansa toiminnalliselta välilehdeltä– Sivustolle voi tulla myös suoran sivun osoitteella


Kiitos !Kiitos !

Pekka MäkeläPROHA OYJ

projektisalkku ja projektin ohjausryhmä · hallinta val i n t a i n n valittujen investointien...

Documents