projektmanagement beteiligte
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Projekte erfolgreich managenProject Management
101Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
LayoutsModulgliederung
1 Grundlagen2 Organisation2.1 Projektbeteiligte
2.1.1 Auftraggeber2.1.2 Lenkungsausschuss2.1.3 Projektleiter2.1.4 Projektteam
2.2 Grundformen der Organisation2.2.1 Linienorganisation2.2.2 Staborganisation2.2.3 Matrixorganisation2.2.4 Reine Projektorganisation / Task Force2.2.5 Summary
Heute:
Projektbeteiligte
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 102
Projektbeteiligte
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 103
Projektbeteiligte
AufsichtsratVorstand / GF
RessortsFachbereiche/-abteilung(en)
Projektauftraggeber
104Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Projektbeteiligte
Aufgaben• Formulierung des Projekt-auftrags• Freigabe der Projektphasen• Festlegung der Organisation• Ernennung Projektleitung
Kompetenz• Ressourcen-entscheidung• Gesamtprojekt-entscheidungen
Verantwortung• Ressourcen-verantwortung• Projektver-antwortung
Projektauftraggeber
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 105
Projektbeteiligte
Differenzierung zum AuftraggeberLenkungsausschuss
Wird vom Projektauftraggeber initiiert und vertritt dessen Interessen. Nimmt der Auftraggeber die Kontrollfunktion selbst wahr, entfällt der Lenkungsausschuss.Je nach Projektgröße ist der Lenkungsausschuss als zusätzliche organisatorische Größe zwischen geschaltet.
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 106
Projektbeteiligte
Aufgaben• Beratung• Prüfung- und Kontrolle• Schlichtung• Aufbereitung zur Freigabe der Projektphasen• Ernennung Projektleitung
Kompetenz• Alle für die Entscheidungs-vorbereitung des AG notwendigen
Verantwortung• Trägt einen Teil der Projekt-veranwortung
Lenkungsausschuss
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 107
Projektbeteiligte
DifferenzierungDer Projektleiter wird durch den Projektauftraggeber resp.
Lenkungsausschuss eingesetzt
Projektleitung
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 108
Projektbeteiligte
Aufgaben• Projektführung• Bennen des Projektteams• MA-Führung• Aufgabenplanung• Ressourcen-planung• Berichten an den AG bzw. LA
Kompetenz• Direktionsrecht• Informationsrecht• Auswahlrecht• Entscheidungs-recht• Vertragsrecht• Mitspracherecht
Verantwortung• Erfolg / Misserfolg des Projekts• Führungsverant-wortung
Projektleitung
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 109
FührungProjektleitung
110Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Führung
• Unternehmensführung• Personalmanagement• Mitarbeiterführung
Dimensionen der Führung
Führung
Unternehmensführung• Unternehmensspezifische Werte, Ziele, Normen (Unternehmensgrundsätze, -politik, -kultur)• Führungsorganisation (Handlungsspielräume formelle Kompetenz)• Arbeitsorganisation• Anreizsysteme• Grundsätze Personalauswahl, -einsatz, -entwicklung
Personalmanagement• Abteilungsspezifische Werte, Ziele, Normen• Arbeitsregeln und –organisation• Delegation und Stellvertretungen• Grundregeln der Zusammenarbeit• Entwicklungsmöglichkeiten in der Gruppe
Mitarbeitendenführung• Interaktionelle Werte, Ziele, Normen• Situative Interpretation, Umsetzung und Erfolgskontrolle• Interaktionelle Information und Kommunikation• Interaktionelle Konfliktregelung• Individuelle Unterstützung, Coaching, Förderung• Pflege und Entwicklung sozioemotionaler Beziehungen
Dimensionen der Führung
Führung
…hat die Aufgabe, die MA zielorientiert zu beeinflussen, um die Erfüllung gemeinsamer Aufgaben optimal zu sichern.
Mitarbeitenden Führung
Projektleitung
FührungsaufgabenMitarbeitendenführung
109Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
• Richtung auf ein Ziel geben• Zielorientierte Aufgabensteuerung• Zielerreichung überwachen• Motivation der Mitarbeiter
FührungFührungsaufgabe/-funktion
115Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Direkte MA Führung
Indirekte MA Führung
Strukturelle MA Führung
Ergänzung durchRichtlinienAnweisungenStellenbeschreibungen
Führung
Der Führungsstil beschreibt die situative Qualität der Führungsbeziehung
zwischen Vorgesetztem/Vorgesetzter und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Führungsstil
116Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Projektleitung
Autokratischer
Führungsstil
110Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
& Autoritärer Führungsstil
Führung
Autokratisch• Geringe MA Orientierung• Wenig Entscheidungsbeteiligung der MAPatriarchisch• Höhe MA Orientierung und Fürsorge,• relativ wenig Entscheidungsbeteiligung und Delegation
Autoritär• Keine Beteiligung der Mitarbeitenden am Entscheidungsprozess• Geprägt durch Anweisungen, Anordnungen, Aufgaben• Auch: hierarchischer Führungsstil
Führungsstil
118Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
FührungFührungsstil
111Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Partizipativer Führungsstil
Führung
Partizipativ• Beteiligung/Einbeziehung der Mitarbeitenden am Entscheidungsprozess• Motivierung der Mitarbeitenden und meh Spielräume für selbständiges
Arbeiten• Entscheidung wird durch die Führungskraft getroffen
Führungsstil
120Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
FührungFührungsstil
112Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Kooperativer Führungsstil
Führung
Kooperativ• Hohe Teamorientierung und• Hoher Anteil an gemeinsamen Problemlösungen
Kollegial - delegativ• Hohes fachliches und zwischenmenschliches Vertrauen• Weitgehend selbstständiger Entscheidungs- und Handlungsspielraum der
MA
Führungsstil
122Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
FührungFührungsstil
113Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Laissez faire Führungsstil
Führung
Laissez faire• Geringe MA Orientierung• Weitestgehender Rückzug des Vorgesetzten aus der Führungsrolle
Führungsstil
124Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
FührungFührungsstil
125Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Situativer Führungsstil
Führung
Situativ• Variable nach Reifegrad der Mitarbeitenden
Führungsstil
126Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Führung
Führungsstil und FührungsmethodenSummary
114Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Führungsstil (Auswahl) Führungsmethode (Auswahl)Autokratisch / Autoritär Management by ObjectivesPartizipativ Management by DelegationKooperativ Management by Exception
Laissez-Faire Management by Results
Situativ
Führung
Management by Objectives (MbO)
• Führung durch Zielvorgabe oder –vereinbarung• Qualitative und Quantitative Ziele• Dynamisierung von Delegationsprozessen• Kernaufgaben werden beschrieben
Führungsmethoden
128Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Führung
Management by Delegation (MbD)
• Übertragung von Aufgabenbereichen an die MA,• delegierte Befugnisse und Verantwortlichkeiten• selbständiges handeln• Bestandteil der Stellenbeschreibung und der Führungsgrundsätze• Ziel: mündige, selbständige MA
Führungsmethoden
129Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Führung
Management by Exception (MbE)
• Die FK geht grds. davon aus, dass sich das Team selbst reguliert• Eingreifen ist nur in Ausnahmefällen erforderlich
Z.B. wenn die Zielerreichung gefährdet ist und das Team nicht aus eigener Kraft in der Lage ist, die ZE zu korrigieren.
• Voraussetzung: Management by Delegation
Führungsmethoden
130Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Motivation
115Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Motivation
116Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
DefinitionMotivation ist die Summe aller Antriebe eines Menschen, die ihn von sich aus zum Handeln bringen
Gegenteil: Manipulation
Voraussetzung zur Motivation:Kenntnis der Mitarbeiterbedürfnisse
Bedürfnispyramide
133Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Motivation
Das können Motivationsfaktoren sein
118Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
• Anerkennung• Entgelt• Entwicklungsmöglichkeit• Verantwortung• Selbstverwirklichung
Projektbeteiligte
Kompetenzen und FähigkeitenProjektleitung
Aufgabe Zugewiesene Bündelung von Tätigkeiten
Kompetenz Zugeteilte Rechte und Befugnisse
Verantwortung Pflicht, Rechenschaft abzulegen
Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung einer Stelle müssen übereinstimmen.
Organisatorisches „Kongruenzprinzip“
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 135
Projektbeteiligte
Kompetenzen und Fähigkeiten
• Direktionsrecht• Informationsrecht• Auswahlrecht• Entscheidungsrecht• Vertragsrecht• Mitspracherecht
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 136
Projektbeteiligte
Anforderungsprofil
Fachkompetenz • Fachliches Know-how• Project Management-erfahrung• Berufserfahrung• Problemlösungserfahrung• Handlungskompetenz
Persönliche Kompetenz • Leistungsmotivation• Lern- undVeränderungsfähigkeit• Belastbarkeit• Analytisches Denken
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 137
Projektbeteiligte
AnforderungsprofilSozialkompetenz • Führungsfähigkeit
• Konfliktfähigkeit• Überzeugungsfähigkeit• Beziehungsmanagement• Teamfähigkeit• Informelle Macht• Durchsetzungsvermögen• Motivierend• Kreativ• Kommunikationsfähigkeit
Führungskompetenz • Zielmanagement• Konsequenz / In-Tolerant• Führungsmethodik• Mitarbeiterorientierung
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 138
Projektbeteiligte
Anforderungsprofil
Anwendungskompetenz • Anwender, Umsetzer, Nutzer Macher bzw. Hands-on-Mentalität
Entscheidungskompetenz(extern gesteuert Befugnisse)
• Formelle Autorität, formelle Macht und Entscheidungsbefugnis• Verfügungsmacht über Ressourcen
Der Vollständig-keit halber
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ProjektbeteiligteProjektleiter – Kompetenzbewertung
140Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Kompetenzprofilbereiche für den Projektleiter Punktebewertung1 2 3 4 5
1. Fachkompetenz (FK)1.1 Erfordernis zur ständigen Aktualisierung 1.2 Erfahrungswissen1.3 Fachliche Projektbearbeitung1.4 Fähigkeit, im Projektsinne zu handeln1.5 Wissen BWL (inkl. Organisation)
Summen Fachkompetenz (Spalten)Gesamtpunktzahl Fachkompetenz
Quelle: Hesseler, M., (2007), Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 145
Projektbeteiligte
2. Sozialkompetenz (SK)2.1 Fähigkeit, Verständnis und Bereitschaft, miteinander im Team
zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren2.2 Beherrschung der und Vertrautheit mit informellen Beziehungen
2.3 Vertrautheit, Fähigkeit und Bereitschaft zur Konfliktbewältigung
2.4 Interesse an Selbstorganisation2.5 Bereitschaft zur Informationsverarbeitung (Beschaffung,
Weitergabe, Dokumentation) 2.6 Fähigkeit, mit der Schnittstelle betriebliche Organisation und
Projektarbeit umzugehen2.7 Fähigkeit und Bereitschaft, optimal mit Mitarbeitern umzugehen
und das Projektteam professionell zu führen2.8 Verständnis für soziale Anerkennung2.9 Fähigkeit und Bereitschaft, seine Rolle im Projekt zu 'spielen' und
Spielregeln einzuhalten2.10 Bereitschaft, seine Meinung zu äußern2.11. Fähigkeit und Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme
Summen Sozialkompetenz(Spalten)Gesamtpunktzahl Sozialkompetenz
Projektleiter – Kompetenzbewertung
141Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Quelle: Hesseler, M., (2007), Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 145
Projektbeteiligte
3.2 Fähigkeit und Bereitschaft, die Verfügbarkeit der Ressourcen zu sichern
3.3 Fähigkeit zur Informationsverarbeitung, Koordination und Lenkung (projektintern, Schnittstellen)
3.4 Fähigkeit und Bereitschaft zur sachlichen Beurteilung und Begründung
3.5 Fähigkeit, einen Schlusspunkt zu setzen3.6 Beherrschung des sozialen Entscheidungsumfeldes3.7 Fähigkeit zur RisikoabwägungSummen EntscheidungskompetenzGesamtpunktzahl Entscheidungskompetenz
Projektleiter – Kompetenzbewertung
142Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
3. Entscheidungskompetenz (EK)3.1 Fähigkeit und Bereitschaft, seine formale Zuständigkeit und
Verantwortung zu nutzen
Quelle: Hesseler, M., (2007), Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 145
Projektbeteiligte
4. Methodenkompetenz (MK)4.1 Fähigkeit zum Systemdenken4.2 Fähigkeit zur Problemlösung, z.B. Fähigkeit, Wichtiges von
Unwichtigem unterscheiden4.3 Erfahrung, systematisch zu arbeiten4.4 Gezielte Beherrschung der Methoden und Instrumente des PM
(einschließlich Projektsteuerung) 4.5 Vertrautheit mit projektbegleitenden Maßnahmen QM, VM, RM,
ÄM4.6 Beherrschung von Workshops, Projektmeetings,
Besprechungen, Gesprächsituationen (Moderation)4.7 Beherrschung, Verständnis, Bereitschaft zur Team-/
Arbeitsorganisation4.8 Fähigkeit zur persönlichen Arbeitsorganisation (z.B.
Zeitmanagement, Stressbewältigung)Summen Methodenkompetenz
Gesamtpunktzahl Methodenkompetenz
Projektleiter – Kompetenzbewertung
143Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Quelle: Hesseler, M., (2007), Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 145
Projektbeteiligte
5. Anwendungskompetenz (AK)5.1 Organisationstalent5.2 Mut, Verhandlungsgeschick und Überzeugungskraft zur
Akzeptanzsicherung bei Stakeholdern5.3 Fähigkeit/Bereitschaft, sich mit dem Kunden (Auftraggeber)
abzustimmen
Projektleiter – Kompetenzbewertung
144Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
5.4 Fähigkeit und Bereitschaft, die übergreifenden Realisierungsbedingungen (extern, intern) einzukalkulieren
5.5 Beherrschung von PM-Tools/-software5.6 Ergebnisorientierung5.7 Akzeptanz durch Linienvorgesetzten/Fachvorgesetzten
Summen AnwendungskompetenzGesamtpunktzahl Anwendungskompetenz
Quelle: Hesseler, M., (2007), Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 145
Projektbeteiligte
6. Personale Kompetenz (PK)6.1 Fähigkeit, im richtigen Mix zu fördern und zu fordern6.2 Fähigkeit zur Annahme von Kritik und zur Selbstkritik6.3 Durchsetzungsfähigkeit6.4 Belastbarkeit6.5 Lernfähigkeit/-bereitschaft6.6 Fähigkeit im Rahmen persönlicher Akzeptanz zu integrieren
6.7 Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren und Ergebnisse nachzufassen
6.8 Fähigkeit selbstständig Initiative zu ergreifen6.9 Kreativität6.10 Emotionale Intelligenz
Summen Personalkompetenz (Spalten)Gesamtpunktzahl Personalkompetenz
Geamtsumme Personalkompetenz
Projektleiter – Kompetenzbewertung
145Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Quelle: Hesseler, M., (2007), Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 145
Projektbeteiligte
Aufgaben• Erarbeitung, Analyse und Bewertung von Lösungsalternativen• Sicherstellung der Anforderung des Qualitätsmanagements• Implementierung und Test von Lösungsalternativen• Protokoll erstellen undrückmelden an der Projektleiter
Kompetenz• Fachliches Know-how• Teamfähigkeit• Lern- und Veränderungs-fähigkeit• Kreativ• Leistungsmotivation (Engagement)
Verantwortung• Erfolg / Misserfolg der Ergebnisse• Sachliche Beurteilung der ausgearbeiteten Varianten• Richtige und effiziente Umsetzung der Lösungen• Dokumentation und Rechtfertigung der Vorgänge
Projekteam
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 146