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Projektmanagement
Happy Projects! - Kapitel E
Lukas GarstenauerAlexander Gruschina
WS 2013-14
Übersicht● Überblick Projektmanagement
● Projektmanagement Kontext
● Projektstartprozess
● Projektkoordinationsprozess
● Projektcontrollingprozess
● Bewältigung einer Projektdiskontinuität
● Projektabschlussprozess
● Projektmarketing
● Projektadministration
Überblick Projektmanagement
● Projektmanagement ist ein Prozess projektorientierter Organisationen.
● Prozessziele, -grenzen, -strukturierung werden für das gesamte Projekt vorgenommen.
● Detaillierte Ziele, Vorgänge Zuständigkeiten, Methoden, Ergebnisse werden in den Teilprozessen definiert.
● Beginn: Projektauftrag erteilt
Ende: Projektabnahme erfolgt
● Ziele:– Schaffung struktureller Voraussetzung für
Projektziele
– Management der sozialen, zeitlichen, inhaltlichen Projektgrenzen
– Aufbau und Abbau der Projektkomplexität
– Management der Projektdymanik
– Effiziente Durchführung der einzelnen Projektprozesse
● Nicht-Ziel:
– Durchführung Inhaltlicher Prozesse
Überblick ProjektmanagementÜberblick Projektmanagement
Überblick ProjektmanagementZiele der einzelnen Prozesse und zeitliches Auftreten im Projekt
Projektstart (1x, Anfang):Das Projekt als soziales System zu etablieren.
Projektcontrolling (regelmäßig, zwischen Anfang und Ende):Die Entwicklung des Projektes zu fördern.
Projektabschluss (1x, Ende):Projekt als soziales System aufzulösen.
Bewältigung einer Projektdiskontinuität (eventuelles Auftreten):Neue Identität für Projekt schaffen
Projektkoordination (ständig, von Anfang bis Ende):Projektkommunikation zur laufenden Leistungserfüllung sichern.
Projektmanagement KontextProzesse des Projektkontext
Projektbeauftragungsprozess (vor dem Projektstart):Projektart wird festgelegt.Grundlegenden Strukturen des Projektes werden
festgelegt.Informationssammlung und Ist-AnalyseGrobe Definition von ProjektzielenErstansätze von ProjektplänenPlanung der Projektorganisation
Investitionscontrollingprozess (nach Abschluss des Projekts):Auswertung der DokumentationGrundlage für Evaluierung, -messung des Erfolges
ProjektstartprozessZiele:
Informationstransfer aus der Vorprojektphase in das ProjektDefinition der Erwartungen an die NachprojektphaseEntwicklung von Projektpläne zu Management von:
ProjektzieleLeistungenKostenTermineRisiken
Design der ProjektorganisationEntwicklung der ProjektkulturPlanung von Maßnahmen zum DiskontinuitätenmanagementDefinition von Strukturen für folgende Projektmanagement-TeilprozesseErstellung der Dokumentation „Projektstart“
Zeitliche Abgrenzung:Beginn: Projektauftrag erteiltEnde: Dokumentation „Projektstart“ abgelegtDauer: 2-3 Wochen
● Planung:
– Entwicklung des Designs des Projektmanagementprozesses (Situationsanalyse)
● Vorbereitung:
– Pläne für Krisen, Chancen Vorbeugung
– Erstansätze von Projektpläne und -Marketing
● Durchführung:
– Projektteilnehmer auswählen (Workshops, Einzelinterviews)
● Nachbearbeitung:
– Erstellung von Projektmanagemet-Dokumenten und Verteilung an Mitglieder
– Durchführung von Projektmarketing
ProjektstartprozessAblauf:
● Zuständig für Durchführung sind:
– Projektmanager, -Auftraggeber, -Team, und einzelne Projektmitglieder
● Benötigte Ressourcen und Kosten für den Projektstart werden ermittelt.
● Projetauftraggeberteam und Vertreter relevanter Umwelten werden am Ende der Workshops mittles Grafiken, Charts über die Ergebnisse informiert.
ProjektstartprozessOrganisation:
● Wird anhand der Kosten und Dauer des Projektstartprozesses ermittelt.
● Ergebnisse des Startprozesses sind vor allem die entwickelten Projektpläne und die Etablierung des Projekts als soziales System.
● Der Projektstartprozess ist durch Sitzungs – und Workshop-Protokolle zu dokumentieren
ProjektstartprozessQualität:
Projektstartprozess
Unterschiedliche Projektstarts:
Unterschiedliche Projektarten sind verschieden zubehandeln.
● Ziele:
– Sicherung des laufenden Projektfortschritts und der Qualität der Arbeitspaketergebnisse.
– Laufende Koordination von Ressourcen.
– Kontrollieren des Arbeitspaketfortschritts.
– Abnahme von Arbeitspaketen.
● Zeitliche Abgrenzung:
– Anfang bis Ende des Projekts
Projektkoordination
Ablauf:
– Die Kommunikation des Projektmanagers erfolgt in persönlichen Gesprächen, Email, Fax, Telefon..
– Projektmanager nimmt in Subteamsitzungen teil.
– Koordinationsprozess benötigt keine explizite Planung weil er laufend stattfindet .
– Einzelne Kommunikationen des Projektmanagers benötigen eine Strukturierung.
Projektkoordination
Organisation:
– Projektmanager erfüllt Koordination mit Projektauftraggeberteam.
– Projektmitgliedern
– Projektmitarbeitern
– Vertreter relevanter Umwelten
Projektmanager kann bei von einem Assistenten oder Controller unterstützt werden.
Projektkoordination
Qualität:
– Ist hauptsächlich die Kommunikation des Projektmanagers mit den Projektmitgliedern.
– Projektmanager benötigt eine entsprechende Kompetenz.
– Und nutzt Hilfsmittel:● TODO Listen● Projektzielplan● Projektstrukturplan● Sitzungsprotokolle● Abnahmeprotokolle
Projektkoordination
Ziele:
– Feststellung des Projektstatus
– Vereinbarung steuernder Maßnahmen
– Neuvereinbarung von Projektzielen, -Kultur, -Organisation
– Updating der Projektpläne
– Erstellung von Controllingberichte (Projektfortschritt)
Zeitlicher Ablauf:
Begin: Fixierte Termine (Projektstart)
Ende:Controllingbericht abgelegt
Dauer: 1-2 Wochen
Projektcontrolling
● Wird benötigt um auf Änderungen im Projekt zu reagieren. (Ressourcen, Ziele)
● Termine werden Zeitlich festgelegt (Meilensteine im Projekt, regelmäßig)
● Bei Abweichungen im Projekt sind Maßnahmen zu ergreifen (neue Potenziale, unerwünschte Abweichungen)
● „grobe statt feine“ Steuerung des Projektes
Projektcontrolling
Ablauf:
– Struktur wird bereits im Projektstart geplant:● Häufigkeit● Inhalte und Form der Berichte● Kommunikationsformen
– Mindestanforderungen, welche das Controlling erfüllen soll, sind vom Auftraggeberteam zu definieren
Projektcontrolling
Ablauf:
– Zur Vorbereitung der Controllingkommunikation ist folgendes vom Projektmanager und den Projektmitgliedern zu erfüllen:
● Erfassung von Ist-Daten, Soll-Ist-Vergleiche, Durchführung von Abweichungsanalysen
● Planung von Steuernden Maßnahmen● Updating von Projektplänen und Vorsorgeplänen● Erstellung von Berichten (Fortschritt, Abweichungen)
– Die Durchführung besteht aus Projektteamsitzung und Auftraggeberteamsitzung.
– Dabei wird eine neue Projektwirklichkeit konstruiert.
Projektcontrolling
Organisation:
– Erfolgt durch Projektmanager, Projektauftraggeberteam und das Projektteam.
– Erfolgt nicht durch projektexterne Stellen wie z.B einen Bereichscontroller.
– Der Projektmanager berichtet dem Bereichscontroller lediglich die Fortschritte des Projekts.
Projektcontrolling
Qualität:
– In der Praxis wird ein formales Controlling nur bei finanziell riskanten Projekten durchgeführt. (großer Aufwand)
– Die entsprechende Projektcontrollingqualität wird durch die Durchgängigkeit der erstellten Projektpläne (Projektstart) und den festgelegten Kommunikationsformen gesichert.
Projektcontrolling
Bewältigung Projektdiskontinuität
● Eine Projektdiskontinuität kann eintreten
● Formen der Bewältigung sind:
– Redesign des Projekts
– Projektunterbrechung
– Abbruch
● Projektunterbrechung und Abbruch werden als Projektabschlussprozess bezeichnet.
Bewältigung Projektdiskontinuität
Ziele:
– Bewältigung einer Projektkrise oder Projektchance
– Beschränkung des möglichen Schadens, Förderung von einer Chance
– Schaffung von Grundlagen für eine erfolgreiche Fortführung des Projekts.
Zeitliche Abgrenzung:
Beginn: Wahrnehmung einer Diskontinuität
Ende: Beendigung der Diskontinuität
Dauer: mehrere Wochen
Management Aufgaben:
– Förderung eine Chance, bzw. Vermeidung von Projektkrisen.
– Es sind Vorsorgende Maßnahmen zu entwickeln.
– Diese werden im Startprozess definiert und im Controlling wahrgenommen.
– Der optionale Prozess selbst ist nur für die Bewältigung vorgesehen.
Bewältigung Projektdiskontinuität
Wegen ihrer Komplexität und Dynamik haben Projekte grundsätzlich ein hohes Potential für Diskontinuitäten.
Bewältigung Projektdiskontinuität
Ablauf:
– Man kann eine Projektdiskontinuität nicht messen, deshalb muss sie explizit definiert werden.
– Voraussetzung für die Bewältigung ist eine bewusste Definition der Diskontinuität als neue Projektwirklichkeit.
– Diese Definition stellt die Aufmerksamkeit der Projektmitglieder sicher.
Bewältigung Projektdiskontinuität
● In der Regel werden zur Bewältigung externe Experten benötigt die das nötige Know-How zur Bewältigung besitzen.
NO-NOs:
– Verzögerungs- und Verschleierungstaktik
– Negieren der Situation
– Schuldzuweisungen
– Delegation nach oben
Bewältigung Projektdiskontinuität
E1.7 Beschreibung des
Projektabschlussprozesses
Ziele
• Inhaltliche Restarbeiten• Planung der Nachprojektphase• Transfer von gewonnenem Know-how• Projektabschlussbericht, Ist-Projektmanagement-
Dokumentation• Investitionsevaluierung• Gestaltung der Umweltbeziehungen• Beurteilung des Projekterfolgs• Formale Projektabnahme• Effiziente Gestaltung des Projektabschlussprozesses
Zeitliche Abgrenzung
• Beginn: Veranlassung des formalen Projektabschlusses
• Ende: Projekt erfolgreich abgenommen
• Dauer: 2-3 Wochen
Professioneller Projektabschluss ist gefordert
• Ziele erreicht Projekt muss finalisiert werden• Unsicherheit kann zu Verzögerungen führen• Wesentliche Projektaufgaben erfüllt• Unattraktive Restaufgaben zu erledigen• Teammitglieder oft bereits in neuen Projekten• Inhaltliche und zeitliche Grenzen endgültig setzen• Endereignisse: Übergabe des Abschlussberichts,
Abschlusspräsentation, Abschlussfest• Formale Beendigung = Freigabe von Ressourcen und
Energien für neue Aufgaben
Ablauf des Projektabschlussprozesses
• Erste Planung bereits im Projektstartprozess (Kosten sind zu berücksichtigen)
• Vorbereitung der Projektabschlusskommunikation
• Abschließende Kommunikationen: Abschluss-Workshop, Abschlusssitzung, Social Event, Erfahrungsaustausch-Workshop
Ablauf des Projektabschlussprozesses
Abschluss-Workshop:- Beurteilung des Projekterfolgs- Beurteilung der Leistung der Mitglieder- Infos über die Personaldispositionen
Abschluss-Sitzung:- Beurteilung des Projekts durch Projektauftraggeberteam- Reflexion der Erfüllung der Projektauftraggeberrolle- Formale Projektabnahme
Nachbereitung der Projektabschlusskommunikation– Fertigstellung der Projektabschluss-Dokumentation– Abschließendes Projektmarketing– Schließen der Projektkostenstelle
Organisation des Projektabschlussprozesses
• Mitglieder der Projektorganisation
• Vertreter der Stammorganisation der projektorientierten Organisation
• Vertreter der relevanten Umwelten
Qualität des Projektabschlussprozesses
• Dynamik des Geschäftsalltags• Mangelnde Professionalität im Projektmanagement• Qualität wird anhand der Durchgängigkeit von
Projektmanagement-Methoden beurteilt:– Projektzieleplan– Business Case Analyse
• Beurteilung des Projekterfolgs– Projekt-Umwelt-Analyse
• Auflösung von Projekt-Umwelt-Beziehungen• Grundlage für abschließendes Projektmarketing
• Sozialer Projektabschluss– Feedback– Positives und Negatives ansprechen– Soziale Kompetenzen sind gefordert
Projektabschluss bei unterschiedlichen Projektarten
• Reflexionsarbeit einfacher bei erfolgreichen Projekten• Umgang mit Misserfolg führt zu hoher sozialer
Komplexität• Gründe für Verlust eines Auftrags selten analysiert• Konzeptionsprojekte: Transfer des gesammelten Know-
how in Realisierungsprojekte• Repetitive Projekte: Lernen für ähnliche Projekte
(Pilotprojekt)
E1.8 Projektmarketing
Zu wenig Projektmarketing!
• Starke inhaltliche Orientierung
• Geringe Marketingorientierung
• Mangelndes Projektmarketing Nicht genügend Managementaufmerksamkeit
• Qualität UND Akzeptanz wichtig
Erfolg = Qualität x Akzeptanz
Ziele des Projektmarketing, oder:„Tu Gutes und sprich darüber“
• Sicherung der Managementaufmerksamkeit
• Sicherung der adäquaten Ressourcen
• Sicherung der Akzeptanz
• Minimierung von Konflikten
• Förderung der Identifikation von Mitarbeitern mit dem Projekt
Projektmarketing: Definition
• Projektbezogene Kommunikation mit relevanten Projektumwelten
• Fokus auf Kommunikation des Projekts
…in den Teilprozessen
• Meist kein eigenes Arbeitspaket, aber in allen Teilprozessen enthalten und zu erfüllen
• Beginn: Projektauftrag
• Gleichmäßige Intensität über Projektlaufzeit
• Informelles Projektmarketing möglich
• Bewältigung von Projektdiskontinuitäten
• Projektabschluss: Projektergebnisse, Projektarbeit und Beiträge der Mitglieder
Hilfsmittel
• Projekt-Umwelt-Analyse (PUA)– Projektspezifische Marketingstrategien– Konkrete Maßnahmen
• Projektkulturentwicklung– Projektname, Projektlogo, Projektslogan
• Printmedien• Projektbezogene Events• Give aways• Online• Visits• Projektmanagement-Dokumentationen
Zuständigkeiten
• Alle Mitglieder der Projektorganisation tragen Verantwortung
• Punktuelle Mitarbeiter ausgeschlossen
• Marketingkompetenz notwendig
Budgetierung
• Kosten des Projektmarketings sind zu berücksichtigen
• Personalkosten, Sachkosten (für Hilfsmittel)
Projektmarketing für unterschiedliche Projektarten
• Besonders bei internen Projekten wichtig
• Akzeptanzsicherung ist zentrale Herausforderung
• Externe Projekte: Soziale Komplexität niedriger
• Erfolgreiche Projekte einfacher zu kommunizieren
E1.9 Projektadministration
Projektadministration: Definition
• Prozess der administrativen Abwicklung von Projekten, beinhaltet
– Administration von • Projektpersonal• Projektebezogene Kunden- und
Lieferantenverträge• Projektinfrastruktur
– Ablage der • Projektkorrespondenz• Projektdokumente
• Keine Teilaufgabe des Projektmanagement• Zusätzliche Aufgabe
Ziele der Projektadministration
• Sicherung
– Nachvollziehbarkeit von Dokumenten und Korrespondenz
– Rascher Zugriff auf Personal-, Kunden- und Lieferdaten
Aufgaben der Projektadministration
• Administration– Projektpersonal
– Kundenauftrag
– Projektinfrastruktur
• Ablage– Projektkorrespondenz
– Projektdokumente
• Eigenständige Aufgabe
• Eigenes Arbeitspaket
Rollen zur Erfüllung der Projektadministration
• Große Projekte: Projektadministrator
• Kleine bis mittlere Projekte: Personal in Personalunion
Budgetierung
• Im Projektbudget zu berücksichtigen
• Personalkosten, Sachkosten
E2 Gestaltung des Prozesses: Projektmanagement
E2.1 Einsatz von Projektmanagement-Methoden
• In Organisationsrichtlinien von projektorientierten Unternehmen zu vereinbaren
• Einteilung in– Projektstart
– Projektkoordination
– Projektcontrolling
– Bewältigung einer Projektdiskontinuität
– Projektabschluss
– kann / muss
Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)
Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)
E2.1 Einsatz von Projektmanagement-Methoden - Projektpläne
• Projektplan = Modell des Projekts• Resultiert aus Projektmanagementmethoden• Verwendung von Managementmethoden zur Entwicklung
einer Management-Komplexität, die der Komplexität des Projekts entspricht
• Qualität wird durch Multi-Methodeneinsatz gesichert• Detaillierungsgrad abhängig von Projektkomplexität• Erstmalige Erstellung in Projektstart-Workshop• Projektpläne oft als Dokumentationsinstrument verstanden
– Entscheidungsinstrumente– Führungsinstrumente– Kommunikationsinstrumente– Dokumentationsinstrumente
E2.2 Einsatz von Standardprojektplänen
• Wiederholtes Durchführen bestimmter Projektarten• Instrument des organisatorischen Lernens• z.B.: Projektstrukturpläne, Arbeitspaketspezifikationen,
Meilensteinlisten, Projektorganigramme• Effizienz kann durch adäquaten Einsatz wesentlich
gesteigert werden• Müssen den jeweiligen Projektbedingungen
entsprechend adaptiert werden
E2.3 Einsatz adäquater Projekt-Kommunikationsformen
Einzelgespräch
• Teilnehmer: Projektmanager, Projektteammitglied
• Ziel: Austausch von Informationen über das Projekt, wechselseitige Erwartungen bez. Zusammenarbeit
„Kick-Off-Meeting“
• Einmalig im Projektstartprozess
• Teilnehmer: Projektteam, Projektauftraggeberteam, Projektmanager
• Ziel: Information des Projektteams über das Projekt
• Meist „Einwegkommunikation“, wenig Interaktion
• 2-3 Stunden Umfang
Projekt-Workshop
• Teilnehmer: Projektteam, eventuell Vertreter relevanter Projektumwelten
• Teilnehmeranzahl: ~15 Teilnehmer
• Ziel: gemeinsames Entwickeln des „Big Project Picture“
• Interaktionen der Teammitglieder ist wesentlicher Beitrag zu Projektkulturentwicklung
• Standort: außerhalb des tägl. Arbeitsplatzes
• Präsentation der Ergebnisse am Ende
Projekt-Teamsitzungen
• Teilnehmer: Projektteam
• Ziel: Information über Projektstatus und weitere Vorgehensweise
Projektauftraggeber-Teamsitzungen
• Teilnehmer: Projektauftraggeberteam, Projektmanager
• Ziel: Information über Projektstatus, Treffen strategischer Projektentscheidungen
E2.4 Gestaltung der projektbezogenen Infrastruktur
• ICT-Infrastruktur
• Räumliche Infrastruktur
• Bei virtuellen Projektorganisationen große Herausforderung
• Planung erfolgt in Projektsitzungen
E2.5 Projektmanagement-Consultants und Projektmanagement-Coaches
• Zur Bewältigung von sozialer Komplexität• Projektstartprozess, Bewältigung von Diskontinuitäten• Beratungsobjekte
– Projekt– Projektmanager– Projektteam
• Consultant: Beratung für ganzes Projekt• Coach: Beratung für Projektmanager und/oder Projektteam• Entscheidung über Verwendung wird gemeinsam getroffen
E2.6 Einsatz von Projektmanagement-Checklisten
• Zur Steigerung der Effizienz
• Beispiele– Einsatz von Projektmanagement-Methoden
– Design eines Projektstart-Workshops
– Design eines Projektcontrolling-Workshops
– Tagesordnung einer Projektauftraggeber-Teamsitzung
– ICT-Einsatz in Projekten
– Inhaltsverzeichnis der Projektmanagement-Dokumentation