PROJEKTORIPROJEKTORI- projektitoiminnan kehittäminen ja sitä tukevan

tietojärjestelmän esittely –

Erkki Rämö ja Teemu Tammivaara

• Projektitoiminnan kehittäminen• Projektitoiminnan tavoitteita• Projektorin tuomat lisäarvot • Projektorin ominaisuuksien esittelyä• Käytön tunnuslukuja

Erkki Rämö, Teemu Tammivaara

Esityksen sisältö

Mikä projekti on?

T&K-projekti

Kehittämisohjelma

Keskittyytuloksiin

Tyydyttääasiakkaan

tarpeen

Ylittää useinfunktiorajat

Toiminnan kehittämisprojekti

• Tavoite• Resurssit• Aikataulu

• projektitoiminta voimakkaassa kasvussa -> tarve tukea projektien suunnittelua, toteutusta ja seurantaa, t&k-työ projektimuotoista

• projektitoiminnan laadullinen kehittämistarve• merkittävät taloudelliset tavoitteet mm. ulkoisen

rahoituksen tuojana• projektitoiminta kiinteäksi osaksi toiminnan ja

talouden suunnittelua (ennustettavuus)• alueellista vaikuttavuutta ja näkyvyyttä ulospäin

lisättävä• raportointi- ja tilastointitarpeet• käytännön projektityöskentelyn kehittäminen ja

helpottaminen!

Kehittämisen tausta

Projektitoiminnan kehittämisen osa-alueita

• projektiohjeistus ja –osaaminen• prosessi ja sen vaiheistus• resurssien hallinta, päätöksenteon tuki• tiedon saatavuus• raportointi, vaikuttavuus, tulosten levittäminen• työkalut ja menetelmät• projektijohtaminen, linkitys strategiaan ja

organisaation tavoitteisiin• mittaaminen, seuranta, arviointi -> kehittäminen

Vaativassa projektitoimintaympäristössä mikäänosa-alue ei tuo yksin menestystä!

Asettaminen

Suunnittelun käynnistäminen

S1S1

S0S00. Idea / ehdotus

1. Suunnittelu

2. Asettaminen

T1T1

T2T2

T3T3

3. Toteutus

4. Arviointi

5. Päättäminen

Tulosten hyväksyntä

Projektin johtamisen vaiheetProjektin näkökulma

Tärkeimmät ohjauspisteet

Toteutus

Valmistelu

StrategistenStrategistensuuntaviivojensuuntaviivojen

ja ja tavoitteidentavoitteidenasettaminenasettaminen

ToiminnanToiminnansuunnittelu,suunnittelu,budjetointi budjetointi

ja resurssointija resurssointi

ToimeenpanoToimeenpanoja ja

seurantaseurantaVuosi-Vuosi-

raportointiraportointi

Vuosi nVuosi n Vuosi n+1Vuosi n+1 Vuosi n+2Vuosi n+2

Projektien johtamisen vaiheetHallinnon näkökulma

Ongelma jatavoiteasettelu

Suunnittelu Implementointi Järjestelmänkäyttö

”Harmaa vyöhyke”, jossa ratkaistaan toiminnallisiaja taloudellisia ongelmia sekä priorisoidaan tarpeita

Projektihenkilöstön ”Bottom-Up” aktiviteetitprojektinhallinta, resurssit, henkilöt, talous, taidot, projektiosaaminen, ..

Johdon ”Top-Down” aktiviteetitorganisaatio, tavoitteet, suunnittelu, talous,…

Projektinhallinnan kehittämisprosessi

Projektorin tärkeimmät piirteet ja vahvat ominaisuudet (1)

YLEISET: • kaikki ammattikorkeakoulun projektitiedot yhdessä paikassa ja käytettävissä intranetissä tai www:ssä• joustavuus: nopea konfigurointi, käyttäjähallinta • ulkoiset käyttäjät + kieliversiot• tukee projektien arviointia ja päätöksentekoa• tiedottamisen helpottaminen ja ”automatisointi”• monipuoliset hakutoiminnot• helppokäyttöinen, koulutustarve pieni• suunniteltu amk-tyyppiselle organisaatiolle• kehitystiimi tukee projekihallinnan kehittymistä• käyttöönoton vaivattomuus ja riskittömyys

TUKEE KAIKKIA PROJEKTIVAIHEITA:• projektiehdotukset• projektisuunnittelu ja –seulonta• projektin asettaminen• projektin toteutus• projektin päättäminen• tulosten levittäminen• jälkiarviointi -> oppiminen• dokumenttien liittäminen

– arkistointi

Projektorin tärkeimmät piirteet ja vahvat ominaisuudet (2)

S1S1

S0S00. Idea / ehdotus

1. Suunnittelu

2. Asettaminen

T1T1

T2T2

T3T3

3. Toteutus

4. Arviointi

5. Päättäminen

Toteutus

Valmistelu

Vaikuttavuus ja palvelukyky:Vaikuttavuus ja palvelukyky:

• tulosten levittämien • projektitiedot saatavilla -> kumppaneiden osallist. • yhteistyökumppaniraportit• talousraportit• linkki julkaisutietokantaan• jälkiarviointi -> oppiminen

Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen

Resurssien hallintaResurssien hallinta

• budjetointi, ennakkosuunnittelu• projektin kustannusseuranta suoraan kirjanpitojärjestelmästä• talousraportit• projektisalkun hallinta (AMK, tulosalue, ko, yksikkö)• asiantuntijaraportit (henkilöiden allokointi projekteihin)

Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen

Prosessit ja rakenteetProsessit ja rakenteet

• laadukas projektin läpiviennin prosessi sisäänrakennettuna• yhtenäinen alusta helpottaa ja nopeuttaa liikkeellelähtöä• hajautettuja verkostomaisia projekteja tukeva teknologia (myös kv)• projektien ennakko- ja jälkiarviointi• kehitysohjelmien hallinta• tieto yhdessä paikassa kaikkien käytettävissä - > tukee poikkialaisuutta, aktivoi henkilöstöä

Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen

Osaaminen ja uudistuminenOsaaminen ja uudistuminen

• asiantuntijarekisteri -> löydetään sopivia resursseja• yhteistyökumppanit -> löydetään uusia yhteistyökumppaneita• projektiohjeet ja lomakkeet -> yhteiset toimintamallit• alusta projekti-ideoiden käsittelylle -> ”aloitelaatikko”

Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen

Monipuolinenhakutoiminto

Projektin perustiedot

Projektin perustiedot

Resurssitiedot(henkilöt)

Rahoitustiedot(oma, ulkop.)

Yhteistyökumppanit

Aikataulutiedot(kesto, vaihe)

Liitedokumentit

Projektorin pääominaisuudet

Budjetti- ja toteutumatiedot

Luokittelu(yksikkö, proj.tyyppi,rahoituslähde, jne.)

Seulonta,arviointiohjaus

Kehitysohjelmat

Raportti-generaattori

•Selainkäyttöliittymä (Explorer)•SQL Server tietokanta verkossa

•Ohjelmisto saadaan parametrien avulla nopeasti käyttöön•Taloushallinnon liittymä (räätälöidään asiakaskohtaisesti)

Palvelut (Turun amk, Mansoft tietotekniikka Oy)•Ohjelman käyttöoikeuden vuokraus (ASP)•Koulutus•Käyttötuki ja ylläpito•Käyttäjille kehitystiimi

Käyttöympäristö

Käytön tunnuslukuja 21.9.2006 (Turun AMK)

• 1032 projektia: 712 aktiivista + 320 päättynyttä (pas.)• 5 kehitysohjelmaa• 1205 asiantuntijaa, joista n. 400 yhteistyökumppania • 325 yhteistyöorganisaatiota

Projektorin käyttötilasto

0102030405060708090

2001 2002 2003 2004

vuosi

min

l

km

käyttäjiä / päivä

käytön kesto / kerta

• EVTEK http://projektori.evtek.fi

• Hämeen ammattikorkeakoulu http://projektori.hamk.fi/index.asp

• Päijät-Hämeen koulutuskonserni http://projektori.phkk.fi/index.asp

• Stadia http://projektori.stadia.fi/index.asp

• Turun ammattikorkeakoulu http://projektori.turkuamk.fi

• Turun kaupunki http://hankerekisteri.turku.fi/index.asp

Käyttäjät

Päävalikko