projektplan moodle · web viewnysatsning på moodle som kompletterande lärplattform vid umeå...

Rektor PROJEKTPLAN2016-04-12Dnr: FS 2015/1520

Sid 1 (20)

PROJEKTPLAN

Nysatsning på Moodle som kompletterande lärplattform vid Umeå universitet

ProjektledareJörgen Ivarsson

UppdragsgivareRektor

Ansvarig organisatorisk enhetOrg.kod: 7301Namn: UPLOrg.kod: 7512Namn: IT-enheten

ProjekttidStart: 2016-04-12Avslut: 2016-12-30

IT-projekt Ja Nej

Projektwebb http://www.upl.umu.se/projekt/moodle/

Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare

Version1.0


Sid 2 (20)

Planeringsenheten Universitetsdirektör

VersionshistorikVersion Datum Fastställd av Utförda ändringar

1.0 2016-04-12 Rektor Uppdragsgivare

Rektor fastställer version 1.0 av projektplanen.


Sid 3 (20)

1 Innehåll2 Direktiv........................................................................................................................4

2.1 Definitioner och förkortningar.............................................................................43 Beskrivning..................................................................................................................4

3.1 Syfte.....................................................................................................................43.1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten..............................................4

3.2 Bakgrund..............................................................................................................43.3 Projektmål............................................................................................................43.4 Avgränsning.........................................................................................................5

4 Organisation................................................................................................................54.1 Beskrivning av ansvar..........................................................................................5

4.1.1 Uppföljning.......................................................................................................54.2 Bemanning...........................................................................................................5

4.2.1 Uppdragsgivare................................................................................................54.2.2 Styrgrupp..........................................................................................................64.2.3 Projektledare....................................................................................................64.2.4 Projektgrupp.....................................................................................................74.2.5 Referensgrupp..................................................................................................7

5 Genomförande.............................................................................................................85.1 Tidplan.................................................................................................................85.2 Beslutspunkter.....................................................................................................85.3 Etapper................................................................................................................85.4 Milstenar..............................................................................................................85.5 Resurser...............................................................................................................8

6 Ekonomi.......................................................................................................................96.1 Ekonomihantering................................................................................................96.2 Budget projektkostnader....................................................................................106.3 Ansvarig projektekonom....................................................................................106.4 Projektkonton.....................................................................................................10

7 Kalkyl över framtida driftskostnader.........................................................................118 Kommunikationsplan.................................................................................................129 Risk- och sårbarhetsanalys........................................................................................13


Sid 4 (20)

2 DirektivUniversitetspedagogik och lärandestöd (UPL) har tillsammans med IT-enheten, via förvaltningsobjektet E-lärande, av rektor tilldelats uppdraget att genomföra en nysatsning på Moodle så att den blir ett jämförbart komplement till Umeå universitets lärplattform Cambro.

UPL har tillsammans med IT-enheten, i enlighet med FS -1520-15, genomfört en förstudie för att utreda vilka behov som nysatsningen på Moodle ska svara mot. Utifrån förstudien ska detta projekt införa och etablera Moodle som ett kompletterande IT-stöd i utbildningsverksamheten. Lärplattformen planeras att förvaltas inom det befintliga förvaltningsobjektet E-lärande.

2.1 Definitioner och förkortningarOrd Förklaring

Lärplattform En webbaserad kursmiljö för kommunikation mellan lärare och studenter

Moodle Moodle är en webbaserad lärplattform (Learning Management system)

ITS Enheten för IT-stöd och utveckling. http://www.its.umu.se

3 Beskrivning3.1 SyfteEn nysatsning på Moodle svarar mot ett uttryckt önskemål från utbildningsverksamheten samt breddar Umeå universitets utbud av digitala lärmiljöer. En central förvaltningsorganisation garanterar tillgänglighet och säkerhet för såväl studenter som anställda.

3.1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamhetenArbetet med förstudien till projektet har inneburit ett flertal besök till institutioner och träffar med en användargrupp för de institutioner som i dag använder lokala Moodleinstallationer (UMUG). Information om projektet har också tagits upp i prorektor Anders Fällströms blogg där han skrivit om lärplattformen samt i ett utskick i Nyheter för anställda vecka 42 2015.


Sid 5 (20)

3.2 BakgrundÅr 2012 tilldelades IT-enheten 100.000 kr för att sätta upp en universitetsgemensam Moodle. Utgångspunkten var att tillsammans med befintliga användare av Moodle vid Umeå universitet ta fram en lärplattform anpassad till universitetets autentiseringslösning CAS, samt att införa motsvarande funktioner för kursadministration som fanns för Cambro. Någon universitetsgemensam support- eller förvaltningsorganisation kopplades inte till Moodle.

Efter införandet 2012 är det i huvudsak Institutionen för språkstudier som använder den universitetsgemensamma Moodle. Att få användare flyttade över till lärplattformen anses bero på att en lämplig support- och stödorganisation aldrig etablerades. De användare som idag finns i den universitetsgemensamma Moodle har fått viss support från institutionens för språkstudiers systemadministratör och Humanistiska fakultetens IKT-coach.

Synpunkter har även framförts att behovet i mindre utsträckning har handlat om lärplattformen Moodle och mer handlat om att institutioner och program värnat om det självbestämmande som kommer av att äga sin egen lärplattform. De lokala initiativen finns kvar och har vuxit i antal och omfattning. Pedagogiska institutionen har valt att agera tjänsteleverantör för Moodle till andra program och institutioner vid lärosätet. Detta kan tolkas som att ett betydande antal lärare fortfarande anser att det finns ett stort värde i att använda Moodle som ett alternativ till Cambro.

Flera institutioner och lärare som idag bedriver utbildning i Moodle vill fortsätta göra det, men önskar att plattformen erbjuds som universitetsgemensam tjänst. Några av de fördelar man ser med en universitetsgemensam lärplattform är:

Förstärkt stöd- och supportorganisation och därmed uppnå ökad nytta i användningen av lärplattformen

Enklare för studenter och anställda att hitta sin kurs med en universitetsgemensam Moodle

Minskade lokala kostnader för support, drift och utveckling

Möjliggör systemintegrationer mellan lärplattform och andra centrala tjänster

Minskad risk och sårbarhet för till exempel dataintrång, elavbrott och personberoenden

Styrgruppen för förvaltningsobjektet E-lärande har tillsammans med Prorektor Anders Fällström för avsikt att genomföra en nysatsning som gör Moodle till ett jämförbart alternativ till Cambro. Initiativet är samtidigt ett viktigt steg i riktningen att förverkliga Umeå universitets vision 2020, där det står:


Sid 6 (20)

”Vi är ett av Europas ledande universitet när det gäller nyskapande fysiska och virtuella miljöer. En större del av våra utbildningar integrerar campus- och nätundervisning och kan genom flexibla undervisningsformer genomföras oberoende av tid och rum.”

3.3 ProjektmålUppdraget består i att genomföra en nysatsning på befintlig universitetsgemensam Moodle. Satsningen drivs utifrån verksamhetens behov, där målet är att användare av Moodle erbjuds stöd och support likvärdig den som erbjuds i Cambro. Projektet ska etablera en förvaltnings- och supportorganisation för universitetsgemensamma Moodle, samt upprätta en teknisk miljö som klarar de krav som identifierats i förstudien (se bilaga 1). Resultatet av projektet planeras att överlämnas till och förvaltas inom förvaltningsobjektet E-lärande.

Effektmål

Nr. Mål

1. Den universitetsgemensamma Moodle ska ge ett bra stöd för e-lärande och möta verksamhetens behov enligt lösningsförslag i förstudiens slutrapport samt de två bilagorna Funktionella och Icke-funktionella krav. Behovet av egna lokala Moodle ute på institutioner bör därmed minska.

2. Omfattning och täckning av användarstöd för den universitetsgemensamma Moodle är kraftigt förbättrat och det användarstöd som beskrivs i slutrapporten för förstudien är uppfyllt.

3. Den universitetsgemensamma Moodle har inom tre år vuxit i omsättning (antal användare och kurser) med 300 %. Under 2015 har 8744 användare loggat in i Moodle och 148 kurser skapats, vilket anges som nollvärde.

4. Pilotprojekt genomfört med minst 2 institutioner och utvärderat innan 2016-12-31

Produktmål


Sid 7 (20)

Nr. Mål

1. Förvaltningsobjektet E-lärande har utökats med IT-stödet Moodle med de integrationer med andra IT-stöd som beskrivs i förstudiens slutrapport.

2. Universitetsgemensamma Moodle har en etablerad supportorganisation som tillgodoser verksamhetens behov av utbildning, stöd och support enligt lösningsförslag i förstudiens slutrapport .

3. Universitetsgemensamma Moodle har en etablerad förvaltningsorganisation som tillgodoser verksamhetens behov enligt lösningsförslag i förstudiens slutrapport samt av en lärplattform med stabil drift och god säkerhet enligt de tekniska krav som specificerats i förstudiens två bilagor Funktionella och Icke-funktionella krav.

4 En tydlig process för migrering av kurser från lokala installationer till den universitetsgemensamma Moodle har tagits fram enligt lösningsförslag i förstudiens slutrapport .

3.4 AvgränsningProjektet syfte är inte att upphandla en ny lärplattform för Umeå universitet, utan att vidareutveckla förvaltning och stödorganisation kring den Moodle som finns idag, samt förbättra teknisk miljö. Det åligger respektive institution/program att besluta om, samt att genomföra, migrering till den universitetsgemensamma Moodle.

4 OrganisationUniversitetspedagogik och lärandestöd (UPL) tillsammans med IT-enheten, via förvaltningsobjektet E-lärande, är organisatoriska genomförare av projektet och har ansvaret för bemanning av projektgruppen.

4.1 Beskrivning av ansvar

Uppdragsgivarens ansvar

Uppdragsgivaren är den som ger uppdraget och är beställare av arbetet.

fastställer projektets syfte och inriktning utser projektledare


Sid 8 (20)

anger projektledarens befogenheter och ansvar anger projektets tids- och resursramar och ser till att erforderliga resurser ställs

till projektets förfogande

Styrgruppens ansvar

Styrgruppen har ansvaret för projektets planering, kontroll och styrning då det gäller resurser och sakinnehåll. Den skall pröva och godkänna de planer som utarbetas av projektledaren och projektgruppen. Vidare skall den verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner. Gruppen ska vidare säkerställa att verksamheten på lämpligt sätt involveras under hela processen.

Styrgruppen:

tolkar uppdraget/direktiven för arbetet medverkar vid utformningen av projektplanen och godkänner denna beslutar i administrativa frågor av större vikt, till exempel tidsplaner och

fördelning av projektets budget samt projektmedlemmar följer och stödjer projektarbetet värderar och diskuterar de förslag som projektgruppen utarbetar informerar uppdragsgivaren om projektets resultat delegerar ansvar, befogenheter och ställer krav tar ställning till slutrapporten och överlämnar den till uppdragsgivaren för beslut

Projektledarens ansvar

Projektledaren är direkt underställd styrgruppen och ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplaner. Projektledaren sköter arbetsledning och samordning. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektuppdragets mål uppnås.

Exempel på andra uppgifter:

upprättar projektplan i samverkan med styrgruppen föreslår projektmedlemmar leder och samordnar arbetet i projektet, informerar och motiverar rapporterar till styrgrupp och intressenter föredragande på styrgruppens sammanträden sammankallar till och leder projektmöten rapporterar större avvikelser samt föreslår korrigeringar vidtar lämpliga åtgärder vid störningar i projektet svarar för dokumentation av projektet definiera beslutspunkter för projektet

4.1.1 Uppföljning

Generell uppföljningPlaneringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet årligen, i februari månad.


Sid 9 (20)

Uppdragsgivarens och styrgruppens uppföljningDet åligger respektive projekts uppdragsgivare och eventuell styrgrupp att i dialoger med projektledare och vid interna mötesfora inom projekten mer specifikt följa upp genomförandet av projektet (inkl milstenar). Uppdragsgivaren ska vid dessa möten ge projekten ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske.

ÖvrigtOm projektet innehåller IT ska alltid IT-chefen involveras. I de fall där studenter berörs av projektet bör det övervägas om de även ska finnas med i projektorganisationen. För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 och www.fokus.umu.se

4.2 Bemanning

4.2.1 Uppdragsgivare

Namn Anders Fällström

Funktion/motsv Prorektor

E-post [email protected]

Telefon 090-786 66 28

4.2.2 Styrgrupp

Projektet har en styrgrupp Ja Nej

Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv

Katarina Winka UPL Systemägare

Sören Berglund IT-enheten Tekniskt ansvarig

Studentrepresentation Studentkårerna Utbildningsbevakare

4.2.3 Projektledare

http://www.fokus.umu.se/

http://www.anstalld.umu.se/digitalAssets/39/39567_regler-fr-universitetsgemensamma-projekt-och-uppdrag.pdf

http://www.anstalld.umu.se/digitalAssets/39/39567_regler-fr-universitetsgemensamma-projekt-och-uppdrag.pdf


Sid 10 (20)

Namn Jörgen Ivarsson


Telefon 090-786 74 48

CAS jonivn86

4.2.4 Projektgrupp

Projektet har en projektgrupp Ja Nej

Projektledaren kommer att föreslå personer som ska utgöra projektgruppen. Dess sammansättning beslutas och godkänns av styrgruppen enligt avsnitt 4.1.

4.2.5 Referensgrupp

Projektet har en referensgrupp Ja Nej

5 Genomförande5.1 TidplanStart: 2016-04-12Avslut: 2016-12-30

5.2 Beslutspunkter

BP Beskrivning Datum

BP1 Rektor fastställer projektplanen 2016-04-12

BP2 Rektor fastställer slutrapporten 2016-12-30


Sid 11 (20)

5.3 Etapper

Nr Beskrivning

1 Projektplanering och bemanning, förtydligande av teknisk infrastruktur, design, innehållsstruktur, användartester

2 Pilotprojekt med deltagande från verksamheten

3 Lansering, användarutbildning, migrering, överlämning till förvaltning

Figur 1 Etapper i införandeprojektet


Sid 12 (20)

5.4 Milstenar

Nr Leverans Datum

1 Fastställd struktur för supportorganisation 2016-09-01

2 Fastställd förvaltningsorganisation inklusive process för hantering av inkomna synpunkter/förslag från verksamheten

2016-09-01

3 Genomförd pilotstudie 2016-11-01

4 Genomförd lansering 2016-12-30

5 Färdigställd slutrapport 2016-12-30

5.5 Resurser

Funktion Namn Timmar

Projektledare Jörgen Ivarsson 590

Resurspersoner, UPL 1 930

Verksamhetstestare 740

Utvecklare, ITS

1 840

Testare, ITS

Driftstekniker, ITS

5.6 Beskriv kortfattat hur fördelningen av arbetet planeras inom projektet.

Dessa aktiviteter fördelas inom de specifikation av timmar som fördelats i föregående avsnitt.

Nr Aktivitet Leverans


Sid 13 (20)

1 Detaljera systemdesign Systemarkitekturdokument (SAD)

2 Ta fram testplan Testplan

3

Framtagande av kriterier för när en funktion anses vara klar

Avslutskriterier för utvecklingsarbete

4Sätta upp driftmiljö Driftmiljö

Driftdokumentationo Driftsättningsdokumento Återställningsrutiner

5 Konfigurationsarbete Konfigurerad miljö Dokumentation

6Designarbete (grafisk presentation) Anpassad till grafisk profil

7Utveckling av system för kursadministration Applikation för att skapa kurser och hantera användare i

systemet

8 Kodanpassningar Lokalanpassningar som behöver underhållas

9 Systemintegrationer Systemsamband som dokumenterats och underhålls

10 Kodtestning Testprotokoll

11

Upprätta flöden för hantering av supportärenden rörande Moodle

Processkarta

12 Acceptanstester Testprotokoll

13 Pilotstudie Accepterad utformning av tjänst

14Etablera referensgrupp för E-lärande Instruktion för referensgrupp

15 Utbildning slutanvändare Utbildningsmaterial

16

Utbildning systemadministratörer och support

Dokumentation support


Sid 14 (20)

17

Migrering av kurser i befintlig universitetsgemensam Moodle

18 Driftsättning

19 Lansering Lanseringsplan

20

Avveckling befintlig universitetsgemensam Moodle

21 Överlämning till förvaltning Förvaltningsplan 2017

6 Ekonomi6.1 Ekonomihantering

Godkända kostnaderGodkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, dvs tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade.

Stödverksamhetens kostnaderKostnader för stödverksamhet på universitets-, fakultets-, förvaltnings-, institutions- och enhetsnivå är inte godkända kostnader. Det innebär att automatiskt bokförda påslag medfinansieras av respektive nivå. Medfinansiering sker enligt fastställda rutiner.

Särskilt projektkontoEtt projekts kostnader och intäkter ska redovisas på ett för projektet särskilt projektkonto inom den organisatoriska enhet som ansvarar för projektet. Projektledaren meddelar snarast efter att projektplanen beslutats projektkonto till uppföljningsansvarig vid planeringsenheten. Planeringsenheten uppdaterar projektplanen med information om aktuellt projektkonto.

Fakturor som ska belasta ett projekt attesteras och betalattesteras i ansvarig organisatorisk enhets ordinarie fakturaflöde. Lönekostnader ska konteras med aktuellt projektkonto i personalsystemet. Kostnader och intäkter ska bokföras löpande.

Utbetalningar tertialvisMedel motsvarande de bokförda kostnaderna kommer att överföras till aktuellt projektkonto tre gånger per år (30 april, 31 augusti och 31 december) och i samband med att projektet avslutas. Utbetalningar görs endast för de kostnader som är godkända i projektplanens budget.

Saldo mellan åren


Sid 15 (20)

Eventuellt saldo som är bokfört på projektkontot per 31 dec överförs till nästa budgetår så länge projektet pågår.

ProjektavslutBeviljat belopp får ej överskridas. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir högre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet bära den överskjutande kostnaden.

Om ett projekts kostnader av någon anledning blir lägre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet inte förfoga över den positiva differensen.

6.2 Budget projektkostnader

2016 2017 2018 2019 TOTALTINTÄKTER

Anslag 2800000 2800000Bidrag 0 0

Summa 2800000 0 0 0 2800000

KOSTNADER 2016 2017 2018 2019 TOTALTPersonalkostnader 2600000 2600000Lokalkostnader 0Övriga driftskostnader 200000 200000Räntekostnader 0Avskrivningar 0

Summa 2800000 0 0 0 2800000

SALDO 0 0 0 0 0

Kommentarer till budgeten: Halva summan (1400 tkr) är kostnader avseende IT. Omfördelning mellan Personalkostnader och Övriga driftskostnader kan behöva ske till följd av hur personresurser knyts till projektet.

6.3 Ansvarig projektekonom

Projektekonom 1 Sara Öström, UPL


Telefon 090 – 786 59 77


Sid 16 (20)

Projektekonom 2 Åsa Nordström, IT-enheten


Telefon 090 – 786 75 66

6.4 Projektkonton

Projektkonton för kostnader

Projektkonto(nr)

Projektkonto(benämning)

V-het(nr)

År Summa

730100121 (UPL)

Moodle 2016 91 2016 1 400 000

751225512 (IT-enheten)

Moodle projekt 91 2016 1 400 000

TOTALT 2 800 000

Projektkonton för finansiering

Projektkonto(nr)

Projektkonto(benämning)

V-het(nr)

Kontotyp År Summa

700011040 Projektkontonamn 11 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering

2016 2 800 000

TOTALT 2 800 000

7 Kalkyl över framtida driftskostnaderHär ska hela kostnaden ingå, det vill säga vad projektet kommer att kosta årligen totalt.


Sid 17 (20)

Beskrivning U= UPL IT= IT-enheten

Pris GEM Total kostnad

U Förvaltningsstyrning 50.000 kr - 50.000 kr

UAcceptanstest/Referensgrupp 80.000 kr - 80.000 kr

UAnvändarstöd/Utbildning 620.000 kr - 620.000 kr

Delsumma UPL 750.000 kr

ITDriftmiljö

ITProduktionsmiljö

ITTest och staging

250.000 kr

-

250.000 kr

ITPersontid ITS 1.000.000 kr

- 1.000.000 kr

Delsumma IT-enheten 1.250.000 kr

SUMMA 2.000.000 kr


Sid 18 (20)

8 KommunikationsplanMålgrupp Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Ansvarig

Anställda Kännedom om att införandeprojektet pågår och därefter lansering. Känd kontaktinformation till projektet

Projektwebbplats

Utskick i Nyheter för anställda

Utskick i UPL nyhetsbrev

Rektorsbeslut i diariet

Projektledare Uppdragsgivare Övrig

Fakultetsledningarna Kännedom om att införandeprojektet pågår och därefter lansering. Känd kontaktinformation till projektet

Nyheter för anställda

Chefsnytt


Studentkårerna Kännedom om att införandeprojektet pågår och därefter lansering. Känd kontaktinformation till projektet

Deltagande i styrgrupp Projektledare Uppdragsgivare Övrig Styrgrupp


Sid 19 (20)

9 Risk- och sårbarhetsanalysRisk Sannolikhe

t

(1-låg, 5 hög)

Konsekvens

Risknivå (S*K) Åtgärder för riskminimering

Åtgärder vid realitet Ansvarig

Budgetproblem 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Låg (<6) Medel (6 – 11) Hög (>12)

Statusrapporter till styrgrupp

Prioritera bort funktionalitet eller migreringsstöd.

Projektledare Uppdragsgivare Övrig Styrgrupp

Resursförsörjning 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Låg (<6) Medel (6 – 11) Hög (>12)

Kontinuerlig uppföljning av resursläget.

Tidigt säkra upp med externa konsulter vid tecken på problem.


Ändrat arbetssätt accepteras ej

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Låg (<6) Medel (6 – 11) Hög (>12)

Information till berörda. Acceptanstest

Information till beställaren för vidare hantering. Revidera teknisk lösning där möjligt.

Projektledare Uppdragsgivare Övrig Styrgrupp

Teknikbrister 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Låg (<6) Medel (6 – 11) Hög (>12)

Tekniska lösningen är känd vilket minimerar risken för brister.

Åtgärda brister eller gör work-around.



Sid 20 (20)

Integrationer. Källsystem kan/får inte leverera information projektet behöver

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Låg (<6) Medel (6 – 11) Hög (>12)

Tidig dialog med förvaltningsansvariga för det system som ska ha en integration med Moodle.

Åtgärdshantering. Projektledare Uppdragsgivare Övrig Styrgrupp

projektplan moodle · web viewnysatsning på moodle som kompletterande lärplattform vid umeå...

Documents