propuesta de actualizaciÓn de tablas de retenciÓn
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PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) PARA LA ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD – ASMET
SALUD EPS S.A.S DE LA CIUDAD DE POPAYÁN - CAUCA
Presentado por: JENNYFER NATALIA DÍAZ CHICANGANA
RICARDO ALBERTO MONTENEGRO ZAMBRANO
Trabajo de grado para optar el título de
ESPECIALISTA EN ARCHIVÍSTICA
Asesor GERMÁN ALBERTO AMAYA GUIO
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
ESCUELA DE POSGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA
TUNJA 2021
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN 5
1. HISTORIA ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD EPS S.A.S 6
1.1. CONTEXTO GENERAL 6
1.2. CONTEXTO HISTÓRICO ASMET SALUD EPS S.A.S 8
1.3. CONTEXTO INSTITUCIONAL 11
1.4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO 14
1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA 16
2. SITUACIÓN ACTUAL DE ARCHIVO ASMET SALUD EPS S.A.S 20
2.1. FICHA DE IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN 21
2.2. ANÁLISIS DE INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES 22
2.3. ANÁLISIS CONDICIONES AMBIENTALES Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 26
2.3.1. Condiciones ambientales. 27
2.3.2. Conservación documental. 28
2.4. ANÁLISIS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 40
3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 43
3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 43
3.2. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 44
3.2.1. Identificación de unidades administrativas y codificación. 44
3.2.2. Series y subseries documentales. 46
3.2.3. Cuadro de Clasificación Documental de Asmet Salud EPS S.A.S 52
3.3. PROPUESTA DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 69
3.4. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 94
3.4.1. Objetivo 69
3.4.2. Alcance 69
3.4.3. Definiciones 69
3.4.4. Metodología para la aplicación de tablas de retención documental 71
4. PROCESO DE APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL 85
5. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 90
6. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES 91
7. BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA 93
7.1 BIBLIOGRAFÍA 93
7.2 WEBGRAFÍA 94
TABLAS
Tabla 1. Antecedentes históricos de la organización ................................................... 9
Tabla 2. Ficha de identidad de la organización ........................................................... 21
Tabla 3. Depósitos de archivo ...................................................................................... 22
Tabla 4. Datos de archivo .............................................................................................. 23
Tabla 5. Control documental ......................................................................................... 24
Tabla 6. Plan de seguridad ............................................................................................ 25
Tabla 7. Planta física de los depósitos de archivo ...................................................... 26
Tabla 8. Condiciones ambientales depósitos de archivo ........................................... 27
Tabla 9. Sistema de almacenamiento ........................................................................... 28
Tabla 10. Tipos de unidades de conservación ............................................................ 29
Tabla 11. Procesos de la gestión documental ............................................................. 41
Tabla 12. Agrupaciones documentales ........................................................................ 45
Tabla 13. Codificación unidades administrativas ........................................................ 46
Tabla 14. Series y subseries documentales ................................................................ 46
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Mapa de procesos Asmet Salud EPS SAS ............................................ 15
Ilustración 2. Estructura orgánica hasta año 2018 ...................................................... 17
Ilustración 3. Estructura orgánica actual ..................................................................... 18
Ilustración 4. Sede administrativa Bogotá ................................................................... 30
Ilustración 5. Sede administrativa y bodega Caldas ................................................... 31
Ilustración 6. Sede administrativa Caquetá ................................................................. 32
Ilustración 7. Sede administrativa y bodega Cauca .................................................... 32
Ilustración 8. Sede administrativa y bodega Cesar ..................................................... 33
Ilustración 9. Sede administrativa y bodega Huila ...................................................... 34
Ilustración 10. Sede administrativa y bodega Nacional .............................................. 35
Ilustración 11. Sede administrativa y bodega Nariño .................................................. 36
Ilustración 12. Sede administrativa y bodega Quindío ............................................... 37
Ilustración 13. Sede administrativa Risaralda ............................................................. 38
Ilustración 14. Sede administrativa Santander ............................................................ 38
Ilustración 15. Sede administrativa y bodega Tolima ................................................. 39
Ilustración 16. Sede administrativa y bodega Valle .................................................... 40
Ilustración 17. Proceso organización archivo de gestión ........................................... 72
PRESENTACIÓN
Las empresas públicas y privadas tanto en Colombia como en el mundo, cuentan
con un activo imprescindible para su funcionamiento, como es la información, que
se debe tratar de una manera óptima y que además está soportada en
documentos de archivo, a los cuales se les debe aplicar procesos técnicos y
procedimientos que permitan posteriormente su acceso y consulta. Por tal motivo,
en Colombia, existe una normatividad frente a los archivos y su manejo, donde el
uso de instrumentos archivísticos se ha vuelto vital para el flujo de información
oportuna en las organizaciones.
Tanto así, que de manera indirecta la legislación vigente se aplica para la
empresas privadas, dado que el desarrollo de sus actividades y funciones
conforme a la filosofía organizacional son vigiladas y controladas por aquellos
órganos o entidades públicas de creación legal y que hacen parte de la rama
ejecutiva del poder público como lo son las superintendencias.
Por ende, Asmet Salud EPS SAS, cuya naturaleza jurídica es de carácter privado
pero que se encarga de administrar los recursos del régimen subsidiado en salud,
bajo un esquema de aseguramiento, de conformidad con la ley 100 de 1993, le
compete seguir orientaciones frente a la organización de los archivos y creación
de instrumentos archivísticos, de tal forma, que el presente trabajo responde por
un lado a las necesidades de la empresa, ya que en el año 2020 hubo cambios en
su estructura organizacional y en su manual de funciones, y por otra parte, a las
de su órgano regulador que es la superintendencia de salud, ente que
inspecciona, vigila y controla el quehacer de la institución.
De acuerdo a lo anterior, y en especial sobre los cambios estructurales y
funcionales de la empresa, se precisa actualizar la Tabla de Retención
Documental, cumpliendo con la normativa vigente, así como el proceso de
administración de archivo, buscando la eficiencia administrativa y la óptima
prestación de servicios.
1. HISTORIA ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD
EPS S.A.S
1.1. CONTEXTO GENERAL
El sistema de salud en Colombia, forma parte del Sistema de Seguridad Social,
regulado por el gobierno nacional por intermedio del Ministerio de Salud y
Protección Social, bajo mandato constitucional y delegado en parte al sector
privado.
A su vez, el régimen general de seguridad social integral vigente, está regulado
por la Ley 100, expedida en 1993. La Ley 100 de 1993, norma primordial del
sistema de seguridad social integral, cuyo componente es la salud1 y que este
pertenece a un derecho universal, donde el gobierno y las empresas no lo pueden
dejar pasar desapercibido, ya que está instituido en “la Declaración Universal de
los Derechos Humanos elaborada por los representantes de todas las regiones del
mundo con diferentes antecedentes jurídicos y culturales y proclamada por la
Asamblea General de las Naciones Unidas en París, el 10 de diciembre de 1948”2.
En ese orden de ideas y con base en los mecanismos que forman parte del
sistema de salud, están los aseguradores de salud, los cuales Borrero y Gómez3
1 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La
salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 2 NACIONES UNIDAS. La declaración universal de los derechos humanos. [En línea], [Visto en
internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://www.un.org/es/about-us/universal-declaration-of-human-rights 3 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La
salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:
mencionan que son entidades privadas que aseguran a la población, actúan como
intermediarias y administradoras de los recursos que provee el estado en forma de
prima anual denominada Unidad de Pago por Capitación (UPC) por medio de las
entidades promotoras de Salud (EPS) y las administradoras de riesgos laborales
(ARL).
Por consiguiente, aquella unidad garante, es decir, las Entidades Promotoras de
Salud, EPS conforme a Borrero y Gómez, tienen unas funciones específicas que
consisten en:
Organizar y garantizar, la prestación de los servicios de salud que se
encuentran en el POS, Plan Obligatorio de Salud, y que además, son las
responsables de la gestión de riesgos derivados de la enfermedad general o
no ocupacional y que se puede vincular al servicio de salud por medio de
dos modelos de aseguramiento, mediante el sistema del régimen
contributivo y el de régimen subsidiado, en el primero están vinculados todos
los empleados y empleadores con capacidad de pago quienes hacen un
aporte mensual para salud y pensión y el régimen subsidiado que cobija a
todas las personas pobres y vulnerables en donde los servicios de salud
están amparados con los recaudos de solidaridad de los demás entes
participantes en el sistema4.
Por ello, Asmet Salud es responsable de la afiliación, registro de los afiliados y
recaudo de sus aportes, de tal manera, que en cumplimiento de su misión,
https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 4 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La
salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1
actualmente tiene vinculados cerca de dos millones de afiliados en el sistema
de régimen subsidiado y setenta y cuatro mil en el régimen contributivo, a los
cuales a través de un modelo de gestión integral del riesgo, se contribuye al
mejoramiento de sus condiciones de salud y garantizar de esta forma el POS.
1.2. CONTEXTO HISTÓRICO ASMET SALUD EPS S.A.S
Por tanto, Asmet Salud es una EPS SAS que brinda los dos tipos de regímenes a
los ciudadanos y usuarios, quienes requieren de los servicios y que lo ha estado
realizando desde el “año 1995 donde surgió la Asociación Mutual La Esperanza
“Asmet Salud ESS” como una empresa solidaria de salud (ESS), en el municipio
de El Tambo Cauca”5, y en el año 2001, cumpliendo con el “Decreto 1804, se
incorporaron a ASMET SALUD un total de 13 Empresas Solidarias de Salud:
Patía, Balboa, Mercaderes, Puracé, Cajibío, Morales y Buenos Aires, en el Cauca;
San Agustín, en el Huila; Planadas, en Tolima; Pensilvania, en Caldas; Belén de
Umbría, en Risaralda; Florencia, en Caquetá y Puerto Carreño, en Vichada,
quedando con presencia en 14 departamentos y 133 municipios de Colombia”6.
En la siguiente tabla se refleja los antecedentes históricos de la organización a
través del tiempo.
5 YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible
en: https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud 6 CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL –
RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-reorganizacion-institucional-resolucion-127-de-2018-sns/
Tabla 1. Antecedentes históricos de la organización
PERIODO NATURALEZA
JURÍDICA NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
OBSERVACIÓN
1995-2001 Privada Asociación Mutual la
Esperanza de El Tambo
Constitución mediante otorgamiento de la Personería Jurídica Número 3393 del 23 de noviembre de 1995, expedida por DANSOCIAL. En el año de 2001, cumpliendo con el Decreto 1804, quedando con presencia en 14 departamentos y 133 municipios de Colombia. Fueron conformadas 10 Sedes Regionales para coordinar la operación: Cauca, Nariño, Caquetá, Vichada, Huila, Tolima, Nororiente, Quindío, Risaralda y Caldas y se inició la unificación de la operación a nivel nacional.
2002-2006 Privada Asmet Salud ESS
Se definió su Plataforma Estratégica 2002-2006, se dedicó a estructurar sus procesos de Aseguramiento, Sociales, Administrativos, Financiero y de Sistemas, que permitieran satisfacer las necesidades de los clientes, así se inició la implementación del sistema de gestión de calidad. A través del ajuste a la estructura orgánica, planta de cargos y escala salarial, se empezó a generar unidad empresarial.
2007-2011 Privada Asmet Salud ESS
EPS-S
En el año 2008 se hizo una reorganización empresarial en la cual se cambió la estructura por áreas, por una estructura de gestión por procesos, la cual permitió un enfoque sistémico de la organización como conjunto de partes integradas interrelacionadas e interdependientes entre ellas, con énfasis en los resultados y en el cierre de ciclos de mejora.
2012-2015 Privada Asmet Salud EPS-S
En el 2012 se actualizó nuevamente la plataforma estratégica 2012-2016, con aplicación de la metodología Balance Score Card y en el 2013 se realizaron ajustes en la operación para fortalecer la Gestión de Riesgo en Salud, la Gestión de Información en Salud, la Auditoría de Calidad, la Planeación y el Control Interno, se ajustó el modelo de atención y prestación de servicios y de gestión del talento humano, para fortalecer la cultura Asmet Salud orientada al servicio.
PERIODO NATURALEZA
JURÍDICA NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
OBSERVACIÓN
2016-2018 Privada Asmet Salud EPS-S
Se redefine la plataforma estratégica (misión, visión, objetivos e indicadores estratégicos, valores) para el periodo 2017-2023, también se gestiona el proceso de transformación empresarial incluyendo el cambio en la estructura organizacional.
2021 (actualmente)
Privada Asmet Salud EPS
SAS
Fuente: elaboración propia
En el año 2018, la empresa “Asmet Salud procede a realizar reorganización
institucional para vincular nuevos capitales y así enervar el déficit en capital y
patrimonio técnico requerido, así como cumplir el régimen de inversiones de sus
reservas técnicas, considerando que sus actuales asociados no estaban en
capacidad de realizar los aportes necesarios. Por tanto, se constituyó una nueva
sociedad de tipo comercial, creada como Sociedad por Acciones Simplificada”7 y
que mediante resolución 127 de 24 de enero de 2018 la Superintendencia
Nacional de Salud (SNS), aprobó en plan de reorganización institucional -
escisión, proceso iniciado desde el año 2016, momento en el cual presentó
solicitud ante la SNS.
De este modo, se puede evidenciar que la trayectoria de Asmet Salud EPS SAS
es bastante extensa y que como soporte de lo desarrollado y gestionado durante
su ciclo de vida ha generado un gran volumen de documentos, los cuales se han
ubicado en los respectivos depósitos y unidades de conservación que la empresa
tiene, además ha estado aplicando tablas de retención documental, el cual es un
instrumento archivístico indispensable para la organización de los acervos
documentales producidos o recibidos.
7 CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL –
RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-reorganizacion-institucional-resolucion-127-de-2018-sns/
No obstante, en el año 2020 y siguiendo con la reestructuración institucional,
además de las necesidades internas por mejorar la prestación de servicios y
buscar una eficiencia administrativa óptima, la empresa realiza escisión de
algunas unidades administrativas y/o procesos, así como cambios en los nombres
y adición de funciones, ocasionando modificaciones sobre el manejo de los
documentos, archivamiento equivocado y detención del mismo por falta de
identificación de la serie y subserie documental respectiva conforme a los
lineamientos institucionales de gestión documental en la operación física e
intelectual de archivo.
1.3. CONTEXTO INSTITUCIONAL
Asmet Salud EPS S.A.S, es una empresa de salud, constituida mediante
documento privado del 11 de diciembre de 2015 de la Asamblea Constitutiva,
registrada en la Cámara de Comercio del Cauca bajo el número 38672 del libro IX
del Registro Mercantil, el día 16 de diciembre de 2015, con domicilio principal en la
ciudad de Popayán (Cauca), la cual se encarga de administrar los recursos del
régimen subsidiado en salud, bajo un esquema de aseguramiento, de conformidad
con la ley 100 de 1993 y normas reglamentarias8. No obstante, cabe mencionar
que aquella empresa inició con la denominación de Asociación Mutual La
Esperanza de El Tambo “Asmet Salud ESS”, la cual realizó su Asamblea de
Constitución el 14 de julio de 1995 a partir de la organización comunitaria de
líderes del municipio de El Tambo Cauca y que posteriormente fue legalizado su
proceso de constitución mediante otorgamiento de la Personería Jurídica Número
8 ARENAS CASTRO, Carolina, et al. Plan de Responsabilidad Social Empresarial para Asmet
Salud EPSA SAS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/35416/Amunozmun.pdf?sequence=3&isAllowed=y
3393 del 23 de noviembre de 1995, expedida por DANSOCIAL9. Desde esta
perspectiva, la empresa lleva 24 años prestando sus servicios, a lo cual Vargas &
Aldana lo definen como el “conjunto de actividades, actos o hechos aislados o
secuencia de actos trabajados, de duración y localización definida gracias a los
medios humanos, materiales puestos a disposición de un cliente individual o
colectivo, según procesos, procedimiento y comportamiento que tienen un valor
económico y, por tanto, traen beneficios o satisfacciones como factor
diferenciador”10.
En este orden de ideas, Asmet Salud EPS S.A.S es una empresa que pertenece a
uno de los sectores más importantes dentro de la economía que es la de servicios,
encaminada hacia la salud, donde según la OMS (Organización Mundial de la
Salud) define al sector salud como “el conjunto de valores, normas, instituciones y
actores que desarrollan actividades de producción, distribución y consumo de
bienes y servicios cuyos objetivos principales o exclusivos son promover la salud
de individuos o grupos de población”11. También podemos definir dicho sector
como aquel mercado en el cual se transan los servicios de salud, existiendo una
demanda por parte de la población y una oferta a partir de los médicos y de las
instituciones prestadoras de servicios de salud12.
9 YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible
en: https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud 10 VARGAS QUIÑONES, Martha y ALDANA DE VEGA, Luz Ángela. Calidad y servicio: conceptos y
herramientas. Bogotá: Ecoe ediciones Ltda., 2006. p.142. 11 Organización Panamericana de la Salud – PAHO. Análisis del sector salud: Herramientas para la
formulación de políticas. [En línea], [Visto en internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.paho.org/hq/documents/events/guatemala04/ArmandoGuemes.pdf?ua=1 12 Ministerio de la Protección Social. Proyecto evaluación y reestructuración de los procesos,
estrategias y organismos públicos y privados encargados de adelantar las funciones de vigilancia y control del sistema de salud. [En línea], [Visto en internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.minsalud.gov.co/salud/Documents/Marco%20Conceptual%20de%20An%C3%A1lisis%20de%20los%20Sistemas%20de%20Salud-%20CAP%201.pdf
Por lo tanto, el servicio que presta Asmet Salud EPS S.A.S satisface a una gran
cantidad de usuarios, pacientes y acompañantes, quienes requieren de una
atención oportuna, puesto que es una actividad sustantiva de las Empresas
Promotoras de Salud (EPS), debido a que “se trata de un fenómeno social-cultural
que deviene del proceso salud/enfermedad/atención (s/e/a), propiciando las
interacciones entre el personal de salud y el sujeto/persona”13.
En virtud de ello y que la EPS, no solo prima la atención a sus usuarios, también
es pertinente fortalecer sus procesos internos para que de esta manera aquella
parte misional se desarrolle de una forma oportuna, de modo que, la dinámica
administrativa y organizacional debe ser adecuada, por tal razón, contar con una
estructura organizacional actualizada le permite determinar “el marco en el que se
desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas,
agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos”14.
Y así, también garantizar un desarrollo óptimo de los procesos documentales que
se generan a razón de las funciones que presta frente a la misión establecida,
teniendo en cuenta los cambios generados en el último año.
13 MAYA, Alfredo, et al. Una mirada crítica sobre la noción: paciente/usuario/cliente desde la
antropología en salud [En línea], mayo 2017 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.medigraphic.com/pdfs/conamed/con-2017/con172h.pdf 14 ESQUIAQUI, Giovani y ESCOBAR, William. Estructura organizacional y estrategia empresarial
[En línea]. Trabajo de grado Especialización en Gestión del Desarrollo. Bogotá D.C. Universidad Militar Nueva Granada. Facultad de Ciencias Económicas, 2012. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020].Disponible en: https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/7083/EsquiaquiEsquiaquiGiovanni2012.pdf;jsessionid=94071CF35661C125815204A16BD25FAC?sequence=2
1.4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO
Durante el año 2020, la empresa sufrió un proceso de reestructuración
administrativa, lo que ha conllevado a que el manual de funciones y procesos
estén desactualizados, así como el organigrama, donde ciertas dependencias se
les asignó y/o eliminó funciones, ocasionando que algunos documentos no se
archiven bajo ninguna serie documental creada en las vigentes Tablas de
Retención, esto ha incrementado el flujo de documentos en los archivos de
gestión, de igual manera, se ha generado duplicidad de documentos, pérdida de
los mismos y formación de fondos documentales acumulados.
Sin embargo, Asmet Salud no solo está inmersa en una estructura organizacional,
sino que también cuenta con unos procesos que le permiten gestionar de forma
eficiente sus servicios; en este orden de ideas, aquellos se definen como “una
serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la
consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se
contribuye a la satisfacción de una necesidad”15. Por tanto, en una organización se
identifican e integran los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de
evaluación, en donde se establecen aquellos aspectos relevantes, y se refleja en
un mapa de procesos, donde Eslava precisa que: “es una representación gráfica
de la forma como opera la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes
y muestra las relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, además es
la base para construir el sistema de gestión de la entidad y permite a todos los
15 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la racionalización
de trámites, procesos y procedimientos [En línea], junio 2002 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020].Disponible en: http://www.pereira.gov.co/Transparencia/GestionHumana/Gu%C3%ADa%20para%20la%20racionalizaci%C3%B3n%20de%20tr%C3%A1mites,%20procesos%20y%20procedimientos.pdf
colaboradores comprender cómo funciona integralmente, así como facilita que
todos entiendan cómo afectan el trabajo de otros y viceversa”16.
Ilustración 1. Mapa de procesos Asmet Salud EPS SAS
No obstante, dentro de aquellos procesos que son fundamentales están los de
apoyo, entre ellos, se encuentra la gestión documental, la cual se puede definir
como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”17. En este sentido, se precisa hablar del “conjunto de
documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
16 ESLAVA, Leidy. Documentación del proceso financiero para la implementación de la Suite
financiera Siesa Interprise en la empresa Sonría basado en la norma ISO 9001:2015 [En línea], citado por HARRINGTON, James. Trabajo de grado Ingeniería Industrial. Bogotá D.C. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería, 2018. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://repository.ucatolica.edu.co/jspui/bitstream/10983/22615/1/Trabajo%20de%20Grado%20Final.pdf 17 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.6.
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia”18, término asociado al archivo de una institución e inherente
a la gestión documental.
En consecuencia, y que por la generación y/o eliminación de funciones de algunas
dependencias por el cambio estructural de la entidad, el archivo de éstas se debe
organizar y para ello, requiere de la Tabla de Retención Documental actualizada,
el cual es un instrumento archivístico que contiene un listado de series y subseries
con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una
disposición final19.
Por ende, es algo a lo que se le debe colocar bastante atención, pues al haber una
inadecuada organización de los archivos afecta el cumplimiento oportuno de los
objetivos de la empresa, además se puede incurrir en corrupción administrativa y
el uso de los recursos materiales y financieros no se optimizaría frente a los
gastos de operaciones o de funcionamiento, asimismo, no se brindaría una óptima
prestación de los servicios a la comunidad afiliada y público en general, quienes
son la razón de ser de la EPS.
1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Respecto a la estructura orgánica que rigió hasta el año 2018 en un inicio se
planteó la elaboración de las tablas de retención documental teniendo en cuenta
18 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.1. 19 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.9.
las siguientes áreas funcionales: Presidencia, gestión de planeación y riesgos
corporativos, gestión de calidad, gestión de evaluación y control, gestión jurídica,
gestión administrativa y talento humano, gestión financiera, gestión tecnológica,
gestión comercial, gestión servicios de salud y gestión de operaciones.
Ilustración 2. Estructura orgánica hasta año 2018
De acuerdo con la ilustración anterior, se plantea la actualización de las tablas de
retención documental con base en los cambios que ha sufrido la estructura
orgánica nacional en los dos últimos años, y que según acuerdo de planta del año
2020 se refleja de la siguiente manera: presidencia, secretaría general y jurídica
anteriormente denominada gestión jurídica, gerencia control interno anteriormente
denominada gestión de evaluación y control, gerencia talento humano (se divide
de la gerencia administrativa), dirección de comunicaciones anteriormente
denominada gestión comercial, vicepresidencia planeación y riesgos corporativos,
gerencia de innovación y optimización de procesos anteriormente denominada
gestión de calidad, gerencia transformación digital anteriormente denominada
gerencia de tecnología, vicepresidencia servicios de salud, gerencia modelos de
contratación (dependencia creada recientemente), vicepresidencia operaciones y
vicepresidencia administrativa y financiera, la dirección administrativa y la
dirección de contabilidad e impuestos como se muestra en la siguiente ilustración.
Ilustración 3. Estructura orgánica actual
Es por ello que a partir de la estructura orgánico funcional actualizada de la
empresa se basa el desarrollo de la investigación sobre la “Propuesta de
actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) para la entidad
promotora de salud – Asmet Salud EPS S.A.S de la ciudad de Popayán - Cauca”
la cual nace de la necesidad del cambio que ha sufrido la empresa actualmente,
debido al proceso de reestructuración administrativa, que ha conllevado a que el
manual de funciones y los procesos estén desactualizados, así como el
organigrama, ocasionando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna
serie documental establecida en las vigentes Tablas de Retención.
Una vez actualizadas las TRD, facilitará la recuperación de la información, de igual
manera, permitirá la racionalización de la producción documental, así mismo, se
garantizará el control y acceso de los documentos en las diferentes fases de
archivo, además con las TRD se podrá regular la transferencia de los documentos
de las oficinas al archivo central, asegurando el manejo integral de estos que se
han generado en los procesos administrativos y misionales, y de esta forma, dar
cumplimiento a la normatividad nacional que rige los asuntos organizacionales de
la empresa.
2. SITUACIÓN ACTUAL DE ARCHIVO ASMET SALUD EPS S.A.S
El diagnóstico integral de archivo es un proceso que permite establecer el estado
real de los documentos frente a varios aspectos que lo integran, por tal razón, el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante Decreto 1080 de
2015, lo define como el “procedimiento de observación, levantamiento de
información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se
determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios”20. Por tal motivo,
actuar sobre uno de los activos más importantes de la empresa, como lo es la
información, resalta la relevancia y proceder de buenas prácticas en la
administración y gestión organizacional.
Por tanto, este instrumento permite dar una visión sobre aquellos componentes
que garantizan la gestión oportuna y adecuada de los documentos que se
producen en cada una de las áreas funcionales, recalcando de esta manera el
gran valor que la gestión documental brinda a la organización en la toma de
decisiones.
El presente trabajo de investigación contempla la necesidad de actualizar las TRD
de la empresa Asmet Salud EPS SAS, debido entre otras razones que se
evidencia un proceso de reestructuración administrativa lo que ha ocasionado que
el manual de funciones y procesos estén desactualizados, así como el
organigrama, donde ciertas dependencias se les asignó y/o eliminó funciones,
provocando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna serie
documental creada en las vigentes Tablas de Retención, esto ha incrementado el
flujo de documentos en los archivos de gestión, de igual manera, se ha generado 20 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Decreto 1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura”
[En línea], mayo 2015 [Visto en internet 1 de abril de 2021]. Disponible en: https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/
duplicidad de documentos, pérdida de los mismos y formación de fondos
documentales acumulados, haciéndose necesaria una actualización de las tablas
de retención documental que estén acordes con la realidad actual de la
organización.
En este sentido, el Diagnóstico Integral de Archivos se llevó a cabo en las sedes
departamentales de Asmet Salud EPS S.AS en un nivel más general, y en su sede
nacional en un nivel más detallado, teniendo en cuenta todos los depósitos de
archivo y archivos de gestión.
2.1. FICHA DE IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN
Tabla 2. Ficha de identidad de la organización
Nombre de la organización
ASMET SALUD EPS S.A.S
NIT 900935126-7
Carácter de la organización
Privada Ciudad Popayán - nivel central
Sector Salud Dirección Carrera 4 No. 18N 46
Página web www.asmetsalud.com Teléfono (57) 8312000
Representante legal
Cristian Renato Andrade
Sedes
Caldas, Caquetá, Cauca, Cesar, Huila, Nariño, Quindío, Risaralda,
Santander, Tolima, Valle y Bogotá
Misión Somos una aseguradora en salud que a través de un modelo de gestión integral del riesgo, contribuimos al mejoramiento de las condiciones de salud de nuestros afiliados.
Visión Al 2023 seremos la mejor opción de aseguramiento social en salud, generando confianza en el sector y sostenibilidad financiera.
Valores corporativos
Asumimos como propios los objetivos de la organización, poniendo a disposición de la empresa nuestras capacidades, esfuerzos y responsabilidad con el logro.
Proyectamos con nuestro actuar seguridad y credibilidad al relacionarnos con afiliados, proveedores, clientes y entre colaboradores, generando relaciones mutuamente beneficiosas.
Cumplimos los objetivos optimizando el uso de los recursos para lograr el impacto deseado.
Nos comportamos de acuerdo con las políticas y valores que nos identifican como empresa, actuando con coherencia entre el pensar, el decir y el actuar.
Gestionamos soluciones a las necesidades de las personas, creando una experiencia memorable que genere, compromiso y lealtad.
Fuente: elaboración propia
2.2. ANÁLISIS DE INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES
A continuación se identifica de manera general el análisis de la infraestructura con
la que cuenta la organización, así como las instalaciones en donde se encuentran
los depósitos de archivo.
Tabla 3. Depósitos de archivo
SEDE UBICACIÓN DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN
BOGOTÁ Carrera 7 No. 35-23 Teusaquillo
Sede administrativa
CALDAS Carrera 24 No. 6-85 Recta Coliseo
Sede administrativa
CAQUETÁ Carrera 8B No. 6-53 Las Av. Sede administrativa
CAUCA Carrera 4 No. 18 N 46 La Estancia
Sede administrativa
CESAR Calle 17 No. 15-20 Guatapuri Sede administrativa
HUILA Calle 14 No. 8B 26 Sede administrativa
NACIONAL Carrera 4 No. 18 N 46 La Estancia
Sede administrativa
NARIÑO Carrera 24 No. 14-85 Sede administrativa
QUINDIO Avenida Bolívar 12N 29 Sede administrativa
RISARALDA Avenida 30 de agosto No. 32-59
Sede administrativa
SANTANDER Calle 18 No. 21-34 Sede administrativa
TOLIMA Carrera 4D No. 35-25 Cádiz Sede administrativa
VALLE Carrera 39 No. 5a-96 Sede administrativa
Para el presente proyecto de investigación se tendrá en cuenta la información
detallada de la sede nacional, en donde se desarrollará la actualización de las
tablas de retención documental y de la cual para conocer más a fondo se anexa la
siguiente información respecto a datos del archivo:
Tabla 4. Datos de archivo
Aspectos SI NO
¿Existe comité de archivo? X
¿Existe reglamentos de archivo? X
¿Existen inventarios documentales? X
¿Clasifican los documentos? X
¿Se realiza eliminación documental? X
¿Se realizan transferencias documentales?
X
¿Existe manual de procedimiento para transferencias documentales?
X
El archivo en la estructura de la organización depende de forma directa de la
Dirección Administrativa y ésta a su vez depende de la Vicepresidencia
Administrativa y Financiera. De la fecha de creación no se cuenta con acto
administrativo como tal en el cual se pueda evidenciar, sin embargo es
indispensable decir que desde el año 1995 que surgió la EPS se han adelantado
esfuerzos por optimizar la organización de sus documentos a través de la
anteriormente llamada dependencia de Gestión de Recursos, garantizando desde
ese mismo momento la radicación, distribución y trámite de los documentos que
ingresaban a la organización.
Respecto a la tabla anterior, es importante decir que la organización cuenta con el
comité interno de archivo, creado mediante Resolución No. 03 de enero de 2019,
de igual manera, la organización cuenta con un manual de normas y
procedimientos para archivo y correspondencia en donde se brindan pautas para
la elaboración de documentos (comunicaciones oficiales) así como las principales
características a tener en cuenta a la hora de organizar los mismos.
Por otra parte, se cuenta con los inventarios documentales, tanto de la
documentación que reposa en el archivo central así como de lo que se envía por
transferencia al archivo histórico, también se realiza eliminación documental de
acuerdo con las vigentes tablas de retención y siguiendo el manual de aplicación
de dicho instrumento. De igual manera, se realizan transferencias documentales
primarias de forma trimestral, esto debido al gran número de documentos
producidos por las diferentes áreas y que busca reducir la acumulación de
documentos en escritorios y por último y no siendo la menos importante aclarar
que existe un procedimiento establecido para realizar las transferencias de los
archivos de gestión al archivo central.
Tabla 5. Control documental
Aspectos SI NO
¿Se ha presentado pérdidas de documentación?
X
¿Tienen archivos especializados? X
¿Poseen documentación de entidades suprimidas?
X
¿Poseen instrumentos de control y registro?
X
De acuerdo con la tabla anterior “control documental” en la historia de la
organización a la fecha no se ha perdido documentación y en la más reciente
reestructuración que sufrió la empresa la documentación de la escisión quedó bajo
custodia de la EPS, cuyo valor es histórico y por ello se conserva de forma
permanente. No se cuenta con archivos especializados, y en cuanto a
documentación de entidades suprimidas se custodian historias clínicas de IPS
liquidadas que han transferido estos expedientes a los archivos de la organización,
ya que pertenecen a usuarios afiliados a la EPS, respecto a los instrumentos de
control y registro, Asmet Salud cuenta con inventarios documentales, libros
radicadores, y las tablas de retención documental en este momento en proceso de
actualización.
Tabla 6. Plan de seguridad
Aspectos SI NO
¿Existe un plan de seguridad industrial?
X
¿Existe un plan de prevención de desastres?
X
¿Los colaboradores que laboran en el archivo usan los elementos de protección personal?
X
¿Existe señalización de evacuación? X
¿Hay extintores? X
¿Los saben usar? X
¿Se cuenta con los planos de la edificación?
X
¿Se cuenta con los planos del depósito de archivo?
X
En cuanto al plan de seguridad, la organización cuenta con un sólido sistema de
seguridad y salud en el trabajo dentro del cual también se contempla el plan de
prevención de desastres, brindando de esta manera políticas y procedimientos
generales para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz, las situaciones de
emergencia o desastre que se puedan presentar en la empresa y en sus
diferentes sedes y reducir la amenaza, la vulnerabilidad y su impacto. De esta
forma, se ha garantizado que los colaboradores que laboran en los depósitos de
archivo siempre usen los elementos de protección personal (EPP), se han
garantizado que exista señalización de las rutas de evacuación en caso de
presentarse alguna emergencia y también la instalación de extintores para lo cual
se ha capacitado al personal en el uso de estos en caso tal de que se llegasen a
necesitar. Y por último, la organización cuenta con los planos de la edificación y
del depósito de archivo, los cuales permiten identificar los diferentes lugares con
los que cuenta la empresa.
Tabla 7. Planta física de los depósitos de archivo
Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial
Áreas Puestos de trabajo, sala de consulta y depósito de archivo
Puestos de trabajo, sala de consulta y depósito de archivo
Ubicación dentro del edificio Sótano 1 nivel
Materiales de piso, pared y techo
Piso, paredes y techo en cemento
Piso y paredes en cemento y techo en eternit.
Estado y mantenimiento de piso, pared y techo
El estado de mantenimiento del piso se observa en buen estado, algunas paredes presentan humedad igual que una parte del techo.
El estado de mantenimiento del piso se observa en buen estado, paredes en buen estado y techo con algunas averías por fuertes vientos.
Con base en los aspectos de la anterior tabla, en la planta física de los depósitos
de archivo donde se custodia la documentación de la EPS se logra evidenciar que
dichos depósitos cuentan con algunas condiciones mínimas requeridas para la
custodia de archivo, puesto que el material de piso en ambos depósitos es de
cemento y concentra gran almacenamiento de polvo, conllevando a que la
limpieza de estos lugares se dificulte. De igual manera, preocupa en gran medida
el hecho de que el depósito ubicado en el edificio está en el sótano, lugar donde
se logra visualizar a primera vista la tubería que canaliza las aguas negras, esto
sin lugar a duda es perjudicial para el archivo en caso tal de que alguna de ellas
se rompa se perdería mucha documentación que se afectaría de forma directa por
aquellos elementos.
2.3. ANÁLISIS CONDICIONES AMBIENTALES Y CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL
Las ubicaciones de algunos depósitos de archivo de Asmet Salud EPS S.A.S, no
presentan las condiciones adecuadas para la conservación de documentos ni para
el desarrollo de los procesos archivísticos por parte del personal designado, lo que
fundamentalmente se debe a que los espacios son insuficientes e inadecuados
para el almacenamiento y distribución de la documentación, según el Acuerdo 037
de 2004, el 049 de 2000 y la Norma Técnica NTC 5921 de 2012. A pesar de que
algunos depósitos de almacenamiento son adecuados; las áreas de
procesamiento de archivo, consulta y la estantería existente es insuficiente o estas
no cumplen con todas las medidas de prevención de riesgos de incendio,
inundación, o aislamiento y control de condiciones de humedad y temperatura.
2.3.1. Condiciones ambientales.
Las condiciones ambientales de cada uno de los depósitos de archivo de Asmet
Salud EPS SAS es diferente, puesto que compone a varias sedes ubicadas a nivel
nacional, por tanto, los pisos térmicos varían según la ubicación de la ciudad o
departamento, dado que Colombia posee un singular clima conforme a la altitud,
es decir, a la altura sobre el nivel del mar en la que se encuentren estos. Así, en la
siguiente tabla se reflejan los datos obtenidos de los depósitos de archivo de la
sede nacional que se encuentran ubicados en la ciudad de Popayán.
Tabla 8. Condiciones ambientales depósitos de archivo
Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque
industrial
Nombre del sitio Edificio sede nacional Bodega parque industrial
Depósito Archivo central Archivo central e histórico
Humedad 62% 61%
Iluminación Iluminación artificial con luz fluorescente
Iluminación artificial con luz fluorescente
Temperatura 24 °C 23.5 °C
Ventilación Natural por existencia de puertas y ventanas
Natural por existencia de puertas y ventanas
Para obtener los resultados reflejados en la tabla anterior, se tuvo en cuenta las
mediciones de humedad y temperatura registradas durante una semana, se
empleó un termohigrómetro para la toma de dichas variables de acuerdo con los
requerimientos establecidos en la normatividad archivística colombiana.
Según el acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación se estipula que la
temperatura adecuada debe oscilar entre 15 a 20 °C con una fluctuación diaria de
4°C, de acuerdo con esto se tiene un promedio de temperatura en archivo del
edificio del 24 °C y en bodega de Parque Industrial un promedio de 23.5 °C
respectivamente, lo cual refleja que se encuentran ambos depósitos sobre un
rango superior del óptimo. Por otra parte, el mismo acuerdo estipula que la
humedad relativa en los depósitos de archivo debe oscilar entre el 46% y 60% con
fluctuación diaria del 5%, en este sentido el archivo del edificio sede nacional
registró una medición del 62% y la bodega del Parque Industrial el 61% superando
el porcentaje ideal.
2.3.2. Conservación documental.
Para garantizar la conservación de los documentos es indispensable contar con
unidades de almacenamiento de archivo acordes a la normativa que en todo caso
resguarde la información de la mejor manera posible. A continuación se detalla por
depósito de archivo las especificaciones de estantería y archivadores con los que
cuenta la organización para el almacenamiento y custodia de la documentación.
Tabla 9. Sistema de almacenamiento
Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial
Estantería Estantería fija abierta, ubicada paralelamente, en metal, y buen estado
Estantería industrial abierta, ubicada paralelamente, en metal ignífugo, y buen estado
Archivadores Archivadores de madera, ubicados contra la pared, en buen estado.
N/A
De acuerdo con la inspección realizada a los depósitos de archivo de la EPS, se
pudo evidenciar que en el edificio nacional en el área de archivo se encuentra
estantería fija abierta metálica anclada a la pared con espacios entre una y otra de
80 centímetros para realizar consulta y ubicación de cajas. También se observan
archivadores en madera ubicados sobre pared y en buen estado. Por otro lado, en
la bodega del Parque Industrial se logró evidenciar la existencia de estantería
industrial abierta en metal ignifugo y en buen estado, por tanto, se logra
determinar que estas condiciones de estantería permite la conservación de los
documentos y reduce su deterioro físico.
En la siguiente tabla se logra reflejar las unidades de conservación existentes en
los depósitos de archivo de la EPS en la sede nacional:
Tabla 10. Tipos de unidades de conservación
Aspectos Edificio sede
nacional Bodega parque
industrial
Legajos N/A N/A
Tomos X X
Cajas X X
Carpetas X X
AZ X N/A
Libro X X
Así entonces, se pudo evidenciar que en la organización en los archivos de
gestión y en el archivo central se encuentran unidades de conservación tales
como tomos, cajas, carpetas, AZ y libros. Es de gran relevancia decir que algunas
de estas unidades de conservación no cumplen con las especiaciones técnicas
establecidas por el ente rector en la materia como lo son las AZ, pues se evidencia
un mayor grado de deterioro físico por perforaciones.
Ahora bien, se logró observar que hay riesgo biológico por presencia de insectos,
a nivel de documentos algunos de ellos presentan deterioro físico por rasgaduras,
dobleces, perforaciones, aumentando considerablemente el riesgo químico por
cuanto se evidencia decoloración de éstos por la tinta utilizada. De cierta manera,
la organización se ha preocupado por garantizar la conservación de sus
documentos y respecto a ellos, los documentos se archivan en carpetas, las
carpetas se ubican en cajas y éstas a su vez en estantería, cabe mencionar que
para el archivo se han programado jornadas de limpieza a profundidad siempre
con la fiel convicción de salvaguardar la historia institucional y conservar los
documentos.
A continuación, se muestran los registros fotográficos que permiten ilustrar el
estado actual de los distintos depósitos de archivo en Asmet Salud EPS S.A.S. en
las diferentes sedes departamentales y en su sede nacional.
Ilustración 4. Sede administrativa Bogotá
Fuente: Asistente administrativo oficina Bogotá
Se observa falta de estantería, cajas colapsadas, encima de estantería, cajas no
aptas para archivo, formas no homogéneas de identificación de unidades o sin
identificación, documentación sin unidades de conservación y estanterías
utilizadas para fines diversos a la custodia de documentación.
Ilustración 5. Sede administrativa y bodega Caldas
Fuente: Coordinador administrativo sede Caldas
El mobiliario de almacenamiento no es suficiente para la documentación, pues el
volumen documental suele sobrepasar su capacidad. Además las carpetas deben
estar almacenadas en cajas para evitar su progresivo desgaste y deterioro.
Formas no homogéneas de identificación de unidades o sin identificación,
documentación sin unidades de conservación.
Ilustración 6. Sede administrativa Caquetá
Fuente: Coordinador administrativo sede Caquetá
En general se observa una buena conservación de las cajas, se logra la ubicación
rápida por medio de la identificación de los rótulos.
Ilustración 7. Sede administrativa y bodega Cauca
Fuente: Coordinador administrativo sede Cauca
En archivo de edificio se logra observar cajas en los pasillos sobre piso, y
estantería sin el último entrepaño. En bodega de parque industrial (derecha) se
logra observar desorden en la ubicación de cajas sobre estantería industrial.
Ilustración 8. Sede administrativa y bodega Cesar
Fuente: Coordinador administrativo sede Cesar
Se observa en archivos custodiado en sede, rotulación de cajas con nombres de
series documentales inexistentes e información poco legible para consulta.
El archivo que se encuentra en custodia por la empresa ALPOPULAR cumple con
los lineamientos establecidos para la custodia de archivo.
Ilustración 9. Sede administrativa y bodega Huila
Fuente: Coordinador administrativo sede Huila
Se observa en el archivo custodiado en sede la falta de organización de las
unidades de conservación, así como cajas de diferente formato que no se deben
utilizar para custodia de documentos.
En el archivo custodiado en la bodega se observa cajas almacenadas en posición
inversa, y no se logra identificar el contenido de las mismas.
Ilustración 10. Sede administrativa y bodega Nacional
Fuente: Profesional gestión documental
Se observa una buena organización de las cajas de archivo tanto en archivo del
edificio como en bodega de parque industrial. Se logra identificar las unidades de
conservación y por tal motivo la consulta es eficiente.
Ilustración 11. Sede administrativa y bodega Nariño
Fuente: Coordinador administrativo sede Nariño
Se observa una buena disposición de cajas sobre estantería tanto en archivo de
edificio como en servicio tercerizado.
Ilustración 12. Sede administrativa y bodega Quindío
Fuente: Coordinador administrativo sede Quindío
En el archivo central se observan cajas apiladas sin estiba, y sin ningún tipo de
soporte. En bodega cajas mal ubicadas, formas no homogéneas de identificación
de unidades o sin identificación documentación y cajas que no están en dirección
correcta.
Ilustración 13. Sede administrativa Risaralda
Fuente: Coordinador administrativo sede Risaralda
Se observa formas no homogéneas de identificación de unidades o sin
identificación de la documentación.
Ilustración 14. Sede administrativa Santander
Fuente: Coordinador administrativo sede Santander
No se cuenta con estantería suficiente para el almacenamiento de cajas, se
observa además formas no homogéneas de identificación de unidades o sin
identificación de la documentación y cajas caídas por falta de organización.
Ilustración 15. Sede administrativa y bodega Tolima
Fuente: Coordinador administrativo sede Tolima
Cajas sobre última bandeja de estantería, sin ningún tipo de protección, ubicadas
en la dirección incorrecta y formato no autorizado para archivo. En bodega se
observa que las cajas no están ubicadas en estantería y tampoco en ningún tipo
de soporte como estibas.
Ilustración 16. Sede administrativa y bodega Valle
Fuente: Coordinador administrativo sede Valle
En términos generales se observa buena organización y ubicación de cajas de
archivo sobre estantería tanto en archivo de sede como en servicio tercerizado.
2.4. ANÁLISIS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Los procesos que desarrolla Asmet Salud EPS SAS, teniendo en cuenta el
proceso macro, como lo es la gestión documental y un proceso técnico, como lo
es la organización documental se evidencian varios aspectos que la empresa
procura ir mejorando para la optimización de procedimientos.
Con base en el Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015”por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, a continuación se
presentan algunos aspectos encontrados en la aplicación de los procesos del
Programa de Gestión Documental.
Tabla 11. Procesos de la gestión documental
PROCESO OBSERVACIONES GENERALES
PLANEACIÓN
• Debe existir articulación de las áreas funcionales de tecnología, calidad, control interno, y planeación, para el desarrollo de las diferentes actividades encaminadas a optimizar la gestión documental dentro de la organización.
• Aunque la organización cuenta con personal con experiencia en gestión documental, es necesario reforzar la capacitación continua del personal adscrito al área de gestión documental.
• La organización cuenta con manuales, reglamentos y procedimientos que regulan las actividades de gestión documental; sin embargo, se deben integrar otros procesos como los referentes a documentos electrónicos, soportes distintos al papel, y aquellos que no estén integrados según la normatividad vigente.
• Se requiere establecer una política de digitalización asociada al uso de nuevas tecnologías, dado que actualmente se está realizando digitalización series documentales sin metadatos, por lo tanto dicho proceso carece de toda autenticidad y valor probatorio.
PRODUCCIÓN
• La organización cuenta con formatos estandarizados que garantizan la operación diaria en los procesos de gestión documental, cada uno con su respectivo versionamiento, uso de la imagen institucional, y en general, su integración a los sistemas de calidad de la entidad.
• Se deben establecer lineamientos para la normalización, almacenamiento y disposición de documentos en soportes como CDs, discos duros u otros formatos diferentes al papel.
• No se cuenta con un control de firmas autorizadas para documentos externos y el control de las firmas para los documentos internos.
• El aplicativo utilizado para la gestión documental “Consecutivos WEB” genera un número único consecutivo para las comunicaciones oficiales.
• La organización no cuenta con registro de firmas digitales.
GESTIÓN Y TRÁMITE
• La organización cuenta con ventanilla única de correspondencia.
• Existe un procedimiento establecido para la recepción, distribución y trámite de comunicaciones.
• Se utilizan sistemas de gestión documental para el seguimiento y control de las comunicaciones oficiales - Docunet Web; sin embargo, se debe evaluar la posibilidad de integración de otros sistemas de información, con el fin de optimizar la gestión documental en la organización.
• Los colaboradores responsables del trámite de documentos conocen los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
ORGANIZACIÓN
• Se cuenta con TRD lo que permite que la organización de los archivos de gestión sea una actividad mucho más sencilla de realizar, pero no están actualizadas y dificulta el archivamiento de documentos para las nuevas dependencias.
PROCESO OBSERVACIONES GENERALES
• En la mayoría de las áreas no se cumple con los lineamientos para la foliación de documentos (doble foliación, con marcador o esfero, indebida ubicación de la numeración) o no se realiza foliación.
• El mobiliario, tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central, no se encuentran debidamente identificados.
• Se elaboró un reglamento interno de archivo y correspondencia, en el cual se establecen directrices y sirve como guía para el desarrollo de las actividades archivísticas; así mismo, existen manuales y procedimientos para la organización de los archivos de gestión, sin embargo estos no se aplican a cabalidad pese a que éstos se socializan constantemente.
• Actualmente la organización cuenta con PGD - PINAR - TCA - CCD - FUID - TRD
TRANSFERENCIA
• Aunque existe un manual de normas y procedimientos para archivo y correspondencia, donde se establece que la transferencia de los archivos de gestión debe seguirse según lo estipulado, éste no se cumple en algunas áreas.
• No existe un procedimiento para la transferencia o migración de documentos electrónicos, o soportes tales como CDs, DVDs, discos duros, entre otros diferentes al papel.
• Se cuenta con un procedimiento de transferencia y su respectivo formato.
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
• Se cuenta con procedimiento para la consulta y préstamo de documentos.
• Con la actualización de las TRD, quedó implementada la disposición final de las series documentales.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
• La organización cuenta con el Sistema Integrado de Conservación, aunque se debe garantizar su aplicación en todas las sedes departamentales.
• Para los documentos que ingresan al sistema Docunet Web se cuenta con servidores que almacenan la información de manera permanente en los sistemas de seguridad.
VALORACIÓN
• Con la actualización de las TRD, quedó implementada la valoración de las series documentales.
• La organización debe elaborar un proceso de evaluación de la documentación, constante y continuo, para determinar sus valores primarios y secundarios.
3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Para la “Propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD)
para la entidad promotora de salud – Asmet Salud EPS S.A.S de la ciudad de
Popayán - Cauca”, se tuvo en cuenta las siguientes fases, con base en el
Minimanual de Tablas de Retención Documental del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado:
3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
La información que se recolectó es de carácter primario, ya que es información
que se tomó directamente de la fuente de información involucrada para el
desarrollo del proceso de actualización de las tablas de retención documental de
la empresa.
En esta fase se recogió la información sobre la historia institucional de Asmet
Salud EPS S.A.S, también información de la última reestructuración administrativa
y diagrama funcional correspondiente al año 2020, de igual manera, se tuvo en
cuenta las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las
funciones, la normatividad tanto interna como externa que afecta el desarrollo de
las actividades propias de la empresa, el organigrama y todos aquellos aspectos
que fueron necesarios para la elaboración de la presente propuesta.
Una vez, recopilada y analizada la información institucional, se procedió con la
elaboración del diagnóstico de archivos (Ver capítulo anterior), este instrumento
permitió verificar el estado actual de la gestión documental dentro de la
organización, identificando aspectos administrativos, archivísticos, conservación
de los documentos, infraestructura y por supuesto de la tecnología utilizada para la
preservación de los soportes digitales; así como también permitió la validación
frente al cumplimiento normativo.
Posteriormente, se utilizó como instrumento de investigación la encuesta, la cual
fue aplicada a los colaboradores que producen documentos en cada una de las
áreas funcionales de la organización, de acuerdo a la actual estructura orgánico-
funcional, donde se establecieron los tipos documentales, su trámite, periodicidad
de producción, cantidad, estado de conservación y también se pudo identificar los
valores primarios, sustentando la relación funciones/documentos.
Y por último, analizada la información, se identificaron las series y subseries
documentales que se tramitan en cada una de las áreas funcionales para crear el
cuadro de clasificación documental.
3.2. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Una vez analizada la información suministrada en las encuestas con los
productores documentales, se procedió a elaborar los Cuadros de Clasificación
Documental de la organización, tras identificar y conformar de series y subseries,
al igual que la asignación de códigos simples para cada una de las series y
subseries definidas, teniendo en cuenta que éstas corresponden a una
determinada área funcional y que en este sentido se derivan de las funciones
asignadas a cada una de ellas de forma jerárquica y que también poseen un
código que les identifica como se verá a continuación.
3.2.1. Identificación de unidades administrativas y codificación.
La identificación de las unidades documentales se basó en el esquema orgánico
funcional más actual de la organización (2020), a partir del conjunto de
documentos que se producen en cada una de las secciones y subsecciones
identificadas teniendo en cuenta las encuestas a los colaboradores o productores
documentales y los manuales de funciones. Por tal razón, fue necesario revisar el
organigrama de la organización e identificar las áreas funcionales y los
responsables de los documentos de dichas áreas.
A continuación se reflejan las agrupaciones de primer nivel de acuerdo con el
organigrama actual de la organización:
Tabla 12. Agrupaciones documentales
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN
ASMET SALUD
EPS S.A.S
PRESIDENCIA
SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
GERENCIA DE CONTROL INTERNO
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
GERENCIA DE TALENTO HUMANO
VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN
VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
Fuente: Elaboración propia
3.2.1.1. Codificación de las unidades administrativas.
Tabla 13. Codificación unidades administrativas
CÓDIGO ÁREA FUNCIONAL/PROCESO
100 PRESIDENCIA
101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO
103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
121 GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
3.2.2. Series y subseries documentales.
Después de analizada la información obtenida de las encuestas documentales y
del estudio del organigrama administrativo y también de las funciones de las
diferentes áreas de la organización, se determinaron las series y subseries
documentales.
Tabla 14. Series y subseries documentales
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL
ACCIONES DE TUTELA
ACCIONES JUDICIALES
ACCIONES DE CONTROVERSIA CONTRACTUAL
ACCIONES DE NULIDAD
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL
ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE DERECHO
ACCIONES DE REPARACIÓN DIRECTA
ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL
ACCIONES EJECUTIVAS
ACCIONES LABORALES
ACCIONES PENALES
ACTAS
ACTAS COMITÉ CONTROL DE CAMBIO
ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ADJUDICACIONES
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
ACTAS COMITÉ DE BIENESTAR
ACTAS COMITÉ DE CONDUCTA
ACTAS COMITÉ DE CONTRALORÍA INTERNA
ACTAS COMITÉ DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL
ACTAS COMITÉ DE JUNTA DIRECTIVA
ACTAS COMITÉ DE MAIAS
ACTAS COMITÉ DE PQRD Y TUTELAS
ACTAS COMITÉ DE RIESGOS
ACTAS DE BAJA BIENES MUEBLES
ACTAS DE CONCILIACIÓN
ACTAS DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
ACTAS DE ESTACIONES DE CÓMPUTO
ACTAS PLAN DE MEJORA AUDITORÍA
ACTAS REUNIÓN CON PRESTADORES DE SALUD
ACTAS REUNIÓN DE PROCESO
ACUERDOS ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA
ACUERDOS DISPONIBILIDAD DE SERVICIO
ASESORÍAS JURÍDICAS
AUDITORÍAS AUDITORIAS ENTES TERRITORIALES
AUDITORIAS ENTES VIGILANCIA Y CONTROL
CAJA MENOR
CERTIFICADOS
CERTIFICADOS DE DEUDA ENTES TERRITORIALES
CERTIFICADOS DE PARAFISCALES
CIRCULARES CIRCULARES INFORMATIVAS
CIRCULARES NORMATIVAS
COBROS POR JURISDICCIÓN COACTIVA
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
CONCILIACIONES
CONCILIACIONES BANCARIAS
CONCILIACIONES DE CARTERA
CONCILIACIONES PREJUDICIALES
CONSECUTIVOS COMUNICACIONES OFICIALES
CONSECUTIVOS CIRCULARES EXTERNA
CONSECUTIVOS CIRCULARES INTERNAS
CONSECUTIVOS COMUNICACIONES INTERNAS
CONSECUTIVOS OFICIOS
CONTRATOS
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
CONTRATOS DE COMODATO
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
CONTRATOS DE PROVEEDORES ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS RED DE SERVICIOS
CONVENIOS CONVENIOS EDUCATIVOS
CONVENIOS EMPRESARIALES
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
DECLARACION DE INDUSTRIA Y COMERCIO
DECLARACION DE RENTA Y COMPENSACIÓN
DECLARACION DE RETENCIÓN IMPUESTO DE VALOR AGREADO IVA
DERECHOS DE PETICIÓN
ESTADOS FINANCIEROS
ESTUDIOS TÉCNICOS DE PROCESOS
EVENTOS INSTITUCIONALES
FICHAS TÉCNICAS
FICHAS TECNICAS DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
FICHAS TECNICAS DE EQUIPO DE TRANSPORTE
FORMULARIOS DE AFILIACIONES Y REGISTROS
GLOSAS
HISTORIAS DE MEDICINA LABORAL
HISTORIAS LABORALES
HISTORIA LABORAL APRENDICES
HISTORIA LABORAL COLABORADORES
HISTORIA LABORAL PASANTES UNIVERSITARIOS
INFORMES
INFORME A ENTES DE CONTROL
INFORME DE AUDITORÍA EXTRAORDINARIA
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
INFORME DE CENSO DE ATENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL
DOMICILIARIA
INFORME DE CONSUMOS DE SERVICIOS PÚBLICOS
INFORME DE CONTRATACIÓN SERVICIOS DE SALUD
INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE GESTIÓN
INFORME DE INDUCCIÓN DE DEMANDA
INFORME DE JORNADAS DE SALUD
INFORME DE MERCADEO
INFORME DE PQRD
INFORME DE PRESIDENCIA
INFORME DE PRESTADORES DE SERVICIO DE SALUD
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA
INFORME DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS DE SALUD
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
INVENTARIOS DOCUMENTALES
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERÍA
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE LIBROS
INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS
LIBROS CONTABLES LIBROS AUXILIARES
LIBROS MAYOR Y BALANCE
MANUALES
MANUAL DE CÓDIGO DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO
MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA
MANUAL DE RIESGO
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL
MANUAL MAIAS
NÓMINA
NOTIFICACIONES NOTIFICACIONES DE CARTERA
NOTIFICACIONES DE USUARIOS
ÓRDENES DE COMPRA
PLANES
PLANES DE ACCIÓN
PLANES DE ACCIÓN PAMEC
PLANES DE AUDITORÍA DE PROCESOS
PLAN DE BENEFICIOS DE COLABORADORES
PLAN DE CAPACIDAD DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
PLAN DE CAPACITACIONES
PLAN DE COMPRAS
PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNAS
PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS
PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL
PLAN DE MEDIOS
PLAN DE MERCADEO
PLAN DE MODELOS DE CONTRATACIÓN EN SALUD
PLANES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO
PLAN DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD
PLAN DE PRUEBAS TECNOLOGÍCAS
PLAN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN
PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA
PLAN INSTITUCIONAL
PLAN MENSUAL DE CAJA
PODERES
PÓLIZAS
PÓLIZA DIRECTORES Y ADMINISTRADORES
PÓLIZA MANEJO GLOBAL
PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL
PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
PÓLIZA VIDA GRUPO
POLÍTICA DE COMUNICACIONES
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL
PQRD - PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y DERECHO DE PETICIÓN
PROCESOS
PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL
PROCESOS DISCIPLINARIOS
PROCESOS INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS
PROCESOS JURISDICCIONALES
PROCESOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCESOS REQUERIMIENTO NURC
PROGRAMAS
PROGRAMA DE ATENCIÓN DOMICILIARIA
PROGRAMA DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PROCESOS
PROGRAMA DE AUDITORÍA PAMEC
PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO
PROGRAMA DE MEDIO AMBIENTE
PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO AFILIADOS
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS DE PACIENTES ALTO COSTO
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD
PROGRAMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
PROGRAMA UNIRAS
PROGRAMAS DE SALUD
RECAUDOS DIARIOS DE PAGO
RECOBROS
RECOBROS A OTRAS EPS
RECOBROS AL ADRES
RECOBROS AL ENTE TERRITORIAL
REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA
REGLAMENTO INTERO DE TRABAJO
REPORTES
REPORTES DE MANTENIMIENTO
REPORTES INSTITUCIONALES
REPORTES NORMATIVOS SI
REPORTES SARLAFT
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL
REPORTES VISITAS TÉCNICAS
RESOLUCIONES
TITULACIONES Y BIENES
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
3.2.3. Cuadro de Clasificación Documental de Asmet Salud EPS S.A.S
Para la construcción del cuadro de clasificación documental se tuvo en cuenta la
estructura orgánica de la empresa, consolidando la información de cada sección
documental y relacionando la información de las series y subseries documentales
establecidas en las encuestas a los productores documentales. De igual manera,
es importante resaltar que este instrumento es la base para la elaboración de la
propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental de la
organización.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
100 PRESIDENCIA 8 CERTIFICADOS 2 CERTIFICADOS PARAFISCALES
100 PRESIDENCIA 9 CIRCULARES 1 CIRCULARES INFORMATIVAS
100 PRESIDENCIA 9 CIRCULARES 2 CIRCULARES NORMATIVAS
100 PRESIDENCIA 27 INFORMES 13 INFORME DE PRESIDENCIA
100 PRESIDENCIA 49 RESOLUCIONES
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
1 ACCIONES DE TUTELAS
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
2 ACCIONES JUDICIALES 1 ACCIONES DE
CONTROVERSIA CONTRACTUAL
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
2 ACCIONES JUDICIALES 2 ACCIONES DE NULIDAD
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
2 ACCIONES JUDICIALES 3 ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE
DERECHO
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
2 ACCIONES JUDICIALES 4 ACCIONES DE REPARACIÓN
DIRECTA
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
2 ACCIONES JUDICIALES 5 ACCIONES DE
RESPONSABILIDAD CIVIL
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
2 ACCIONES JUDICIALES 6 ACCIONES EJECUTIVAS
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
2 ACCIONES JUDICIALES 7 ACCIONES LABORALES
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
2 ACCIONES JUDICIALES 8 ACCIONES PENALES
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
3 ACTAS 5 ACTAS COMITÉ DE
CONDUCTA
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
3 ACTAS 6 ACTAS COMITÉ DE
CONTRALORÍA INTERNA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
3 ACTAS 8 ACTAS COMITÉ DE JUNTA
DIRECTIVA
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
4 ACUERDOS 1 ACUERDOS DE JUNTA
DIRECTIVA
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
5 ASESORÍAS JURÍDICAS
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
10 COBROS POR JURISDICCIÓN
COACTIVA
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
12 CONCILIACIONES 2 CONCILIACIONES DE
CARTERA
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
12 CONCILIACIONES 3 CONCILIACIONES PREJUDICIALES
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
18 DERECHOS DE PETICIÓN
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
37 PODERES
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
42 PROCESOS 1 PROCESOS
ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
42 PROCESOS 2 PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD FISCAL
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
42 PROCESOS 3 PROCESOS DISCIPLINARIOS
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
42 PROCESOS 4 PROCESOS
INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
42 PROCESOS 5 PROCESOS
JURISDICCIONALES
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
42 PROCESOS 6 PROCESOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA
42 PROCESOS 7 PROCESOS REQUERIMIENTO
NURC
100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO
27 INFORMES 1 INFORME A ENTES DE
CONTROL
100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO
27 INFORMES 2 INFORME DE AUDITORIA
EXTRAORDINARIA
100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO
27 INFORMES 3 INFORME DE AUDITORIA
INTERNA
100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO
27 INFORMES 7 INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO
27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN
100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO
27 INFORMES 15 INFORME DE SEGUIMIENTO
A PLANES DE MEJORA
100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO
43 PROGRAMAS 2 PROGRAMA DE AUDITORIA
DE CONTROL INTERNO
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE
PROCESO
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
21 EVENTOS INSTITUCIONALES
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
32 MANUALES 2 MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
32 MANUALES 3 MANUAL DE RIESGO
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
36 PLANES 8 PLAN DE COMUNICACIONES
EXTERNAS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
36 PLANES 9 PLAN DE COMUNICACIONES
INTERNAS
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
36 PLANES 11 PLAN DE MEDIOS
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
36 PLANES 18 PLAN ESTRATÉGICO DE
COMUNICACIÓN
100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
39 POLÍTICA DE
COMUNICACIONES
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
3 ACTAS 4 ACTAS COMITÉ DE
BIENESTAR
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
26 HISTORIAS LABORALES 1 HISTORIA LABORAL APRENDICES SENA
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
26 HISTORIAS LABORALES 2 HISTORIA LABORAL COLABORADORES
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
26 HISTORIAS LABORALES 3 HISTORIA PASANTES
UNIVERSITARIOS
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
33 NÓMINA
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
36 PLANES 4 PLAN DE BENEFICIOS DE
COLABORADORES
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
36 PLANES 6 PLAN DE CAPACITACIONES
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
36 PLANES 17 PLAN DE SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
43 PROGRAMAS 7 PROGRAMA DE MEDIO
AMBIENTES
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
43 PROGRAMAS 8 PROGRAMA DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO
47 REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
3 ACTAS 7 ACTAS COMITÉ DE
GOBIERNO ORGANIZACIONAL
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
3 ACTAS 11 ACTAS COMITÉ DE RIESGOS
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
3 ACTAS 18 ACTA REUNIÓN DE
PROCESO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
6 AUDITORÍAS 1 AUDITORÍAS ENTES
TERRITORIALES
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
6 AUDITORÍAS 2 AUDITORÍAS ENTES
VIGILANCIA Y CONTROL
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
32 MANUALES 1 MANUAL DE CÓDIGO DE
CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
32 MANUALES 4 MANUAL MAIAS
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
36 PLANES 14 PLAN DE OBLIGATORIO
CUMPLIMIENTO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
36 PLANES 20 PLAN INSTITUCIONAL
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
43 PROGRAMAS 10 PROGRAMA DE
SEGUIMIENTO DE CUENTAS DE PACIENTES ALTO COSTO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
48 REPORTES 2 REPORTES
INSTITUCIONALES
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
48 REPORTES 3 REPORTES NORMATIVOS SI
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
48 REPORTES 4 REPORTES SARLAFT
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE
PROCESO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
20 ESTUDIOS TÉCNICOS DE
PROCESOS
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
36 PLANES 2 PLAN DE ACCIÓN PAMEC
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
36 PLANES 3 PLAN DE AUDITORÍA DE
PROCESOS
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
43 PROGRAMAS 3 PROGRAMA DE AUDITORÍA
DE PROCESOS
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
43 PROGRAMAS 4 PROGRAMA DE AUDITORIA
PAMEC
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
43 PROGRAMAS 12 PROGRAMA DE SISTEMA
GESTIÓN DE CALIDAD
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
3 ACTAS 1 ACTAS COMITÉ CONTROL
DE CAMBIO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
3 ACTAS 15 ACTAS DE ESTACIONES DE
CÓMPUTO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE
PROCESO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
4 ACUERDOS 2 ACUERDOS DISPONIBILIDAD
DE SERVICIO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
36 PLANES 5 PLAN DE CAPACIDAD DE
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
36 PLANES 7 PLAN DE COMPRAS
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
36 PLANES 16 PLAN DE PRUEBAS
TECNOLÓGICAS
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
36 PLANES 19 PLAN ESTRATÉGICO DE
TECNOLOGÍA
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
43 PROGRAMAS 5 PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
43 PROGRAMAS 6 PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
48 REPORTES 1 REPORTES DE
MANTENIMIENTO
110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
48 REPORTES 5 REPORTES VISITAS
TÉCNICAS
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
3 ACTAS 9 ACTAS COMITÉ DE MAIAS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
3 ACTAS 16 ACTAS PLAN DE MEJORA
AUDITORÍA
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
3 ACTAS 17 ACTAS REUNIÓN CON
PRESTADORES DE SALUD
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
14 CONTRATOS 5 CONTRATOS RED DE
SERVICIOS
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
27 INFORMES 4 INFORME DE CENSO DE
ATENCIÓN DOMICILIARIA
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
27 INFORMES 9 INFORME DE INDUCCIÓN DE
DEMANDA
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
27 INFORMES 10 INFORMES DE JORNADAS
DE SALUD
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
27 INFORMES 14 INFORME DE PRESTADORES
DE SERVICIO DE SALUD
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
27 INFORMES 16 INFORME DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS DE SALUD
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
36 PLANES 15 PLAN DE PROMOCIÓN DE LA
SALUD Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
43 PROGRAMAS 1 PROGRAMA DE ATENCIÓN
DOMICILIARIA
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
43 PROGRAMAS 9 PROGRAMA DE
SEGUIMIENTO AFILIADOS
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
43 PROGRAMAS 11
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO
PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
43 PROGRAMAS 13 PROGRAMA UNIRAS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
43 PROGRAMAS 14 PROGRAMAS DE SALUD
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
46 REFERENCIA Y
CONTRAREFERENCIA
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
121 GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN
3 ACTAS ACTAS REUNIÓN DE
PROCESO
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
121 GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN
27 INFORMES 6 INFORME DE
CONTRATACIÓN SERVICIOS DE SALUD
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
121 GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN
27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD
121 GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN
36 PLANES 13 PLAN DE MODELOS EN
CONTRATACIÓN DE SALUD
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
3 ACTAS 10 ACTAS COMITÉ DE PQRD Y
TUTELAS
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE
PROCESO
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
23 FORMULARIOS DE
AFILIACIONES Y REGISTROS
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
25 HISTORIAS DE MEDICINA
LABORAL
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
27 INFORMES 11 INFORME DE MERCADO
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
27 INFORMES 12 INFORME DE PQRD
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
34 NOTIFICACIONES 1 NOTIFICACIONES DE
CARTERA
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
34 NOTIFICACIONES 2 NOTIFICACIONES DE
USUARIOS
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
36 PLANES 1 PLAN DE ACCIÓN
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
36 PLANES 12 PLAN DE MERCADEO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
40 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES
41 PQRD - PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y DERECHO DE
PETICIÓN
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE
PROCESO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
9 CIRCULARES 1 CIRCULARES INFORMATIVAS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
9 CIRCULARES 2 CIRCULARES NORMATIVAS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 2 ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ADJUDICACIONES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 3 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 12 ACTAS DE BAJA BIENES
MUEBLES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 14 ACTAS DE ELIMINACIÓN
DOCUMENTAL
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE
PROCESO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 13 CONSECUTIVOS
COMUNICACIONES OFICIALES
1 CONSECUTIVOS
CIRCULARES EXTERNAS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 13 CONSECUTIVOS
COMUNICACIONES OFICIALES
2 CONSECUTIVOS
CIRCULARES EXTERNAS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 13 CONSECUTIVOS
COMUNICACIONES OFICIALES
3 CONSECUTIVOS
COMUNICACIONES INTERNAS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 13 CONSECUTIVOS
COMUNICACIONES OFICIALES
4 CONSECUTIVOS OFICIOS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14 CONTRATOS 1 CONTRATOS DE
ARRENDAMIENTO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14 CONTRATOS 2 CONTRATOS DE COMODATO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14 CONTRATOS 3 CONTRATOS DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14 CONTRATOS 4 CONTRATOS DE PROVEEDORES
ADMINISTRATIVOS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 16 CONVENIOS 1 CONVENIOS EDUCATIVOS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 16 CONVENIOS 2 CONVENIOS
EMPRESARIALES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 22 FICHAS TÉCNICAS 1 FICHAS TECNICAS DE
MAQUINARIA Y EQUIPOS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 22 FICHAS TÉCNICAS 2 FICHAS TECNICAS DE
EQUIPO DE TRANSPORTE
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 27 INFORMES 5 INFORME DE CONSUMOS DE
SERVICIOS PÚBLICOS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 28 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
1 INVENTARIOS
DOCUMENTALES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 28 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
2 PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 28 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
3 PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 28 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
4 SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 28 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
5 TABLAS DE CONTROL DE
ACCESO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 28 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
6 TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 29 INSTRUMENTOS DE
REGISTRO Y CONTROL 1
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE
CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERÍA
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 29 INSTRUMENTOS DE
REGISTRO Y CONTROL 2
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 29 INSTRUMENTOS DE
REGISTRO Y CONTROL 3
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 29 INSTRUMENTOS DE
REGISTRO Y CONTROL 4
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE
PRÉSTAMO DE LIBROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 30 INVENTARIOS GENERAL DE
ACTIVOS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 35 ÓRDENES DE COMPRA
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 36 PLANES 7 PLAN DE COMPRAS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 36 PLANES 10 PLAN DE MANTENIMIENTO
ANUAL
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 1 PÓLIZA DIRECTORES Y
ADMINISTRADORES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 2 PÓLIZA MANEJO GLOBAL
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 3 PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO
MATERIAL
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 4 PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 5 PÓLIZA VIDA GRUPO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 50 TITULACIONES Y BIENES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 51 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
1 TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 51 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
2 TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
3 ACTAS 13 ACTAS DE CONCILIACIÓN
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
7 CAJA MENOR
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
8 CERTIFICADOS 1 CERTIFICADOS DE DEUDA
ENTES TERRITORIALES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
11 COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
12 CONCILIACIONES 1 CONCILIACIONES
BANCARIAS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
17 DECLARACIONES
TRIBUTARIAS 1
DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
17 DECLARACIONES
TRIBUTARIAS 2
DECLARACIÓN DE RENTA Y COMPENSACIÓN
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
17 DECLARACIONES
TRIBUTARIAS 3
DECLARACIÓN DE RETENCIÓN IMPUESTO DE
VALOR AGREADO IVA
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
19 ESTADOS FINANCIEROS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
24 GLOSAS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
27 INFORMES 1 INFORMES A ENTES DE
CONTROL
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
31 LIBROS CONTABLES 1 LIBROS AUXILIARES
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
31 LIBROS CONTABLES 2 LIBROS MAYOR Y BALANCE
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
36 PLANES 21 PLAN MENSUAL DE CAJA
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
44 RECAUDOS DIARIOS DE
PAGO
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
45 RECOBROS 1 RECOBROS A OTRAS EPS
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
45 RECOBROS 2 RECOBROS AL ADRES
140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
45 RECOBROS 3 RECOBROS AL ENTE
TERRITORIAL
3.3. PROPUESTA DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
De acuerdo con lo establecido por la normatividad archivística, para la elaboración
de la TRD se tomó la información de las agrupaciones documentales en forma
jerárquica con la codificación relacionada en cada sección y/o subsección
documental, referenciando el listado de series, subseries conforme al cuadro de
clasificación documental, de igual manera, tras el análisis de la encuesta y manual
de funciones se identificó los tipos documentales, también con base en las
anteriores instrumentos y los de consulta, así como normativa inherente a la
empresa, se estableció el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Para la organización es de gran importancia la actualización de la TRD, teniendo
en cuenta que es necesario incluir nuevas series y tipos documentales de acuerdo
con la reestructuración que sufrió en el año 2020 y que a continuación se
presenta.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN VERSIÓN
AÑO MES DÍA
PRESIDENCIA 100 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
100 8 CERTIFICADOS
Papel 1 9 X X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se conserva permanentemente, se debe garantizar su digitalización con el fin de preservar el documento para efectos de consulta.
100 8 2 CERTIFICADOS PARAFISCALES
Certificado
100 9 CIRCULARES
Papel 1 2 X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva dos años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se elimina ya que no adquiere valores secundarios por cuanto su contenido informativo pierde vigencia para la organización.
100 9 1 CIRCULARES INFORMATIVAS
Circulares informativas
100 9 2 CIRCULARES NORMATIVAS
Papel 1 4 X X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cuatro años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se conserva permanentemente, ya que establece las políticas y procedimientos para la administración de los procesos de la organización y refleja su evolución administrativa. La serie se digitaliza con el fin de preservar el documento para efectos de consulta.
Circulares normativas
Registro de socialización
100 27 INFORMES
Digital 5 10 X X
La subserie se conserva cinco años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva diez años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se conservan totalmente porque adquiere valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la
100 27 13 INFORME DE PRESIDENCIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN VERSIÓN
AÑO MES DÍA
PRESIDENCIA 100 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Informe
investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.
Comunicaciones
100 49 RESOLUCIONES
Papel 1 9 X X
La serie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se conservan totalmente porque adquiere valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.
Resoluciones de presidencia
Resoluciones Supersalud
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
101 1 ACCIONES DE TUTELAS
Papel 1 15 X X
Esta serie documental conserva información que busca defender los derechos fundamentales de los ciudadanos, estas acciones están consagradas en el Artículo 86 de Constitución Política y desarrollado por el Decreto Extraordinario 2191 de 1991 y reglamentado por el Decreto 306 de 1992. Por ello cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se recomienda realizar la selección de un expediente por vigencia como muestra representativa de dicha documentación, de acuerdo al criterio del Secretario General y Jurídico, los demás documentos se eliminarán.
Acción De Tutela
Autos
Contestación
Sentencia I Instancia
Impugnación
Sentencia II
Instancia
Incidente Desacato
Requerimiento Previos
Apertura De Incidente
Decisión De Incidente
Consulta
Inejecución
101 2 ACCIONES JUDICIALES
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción
101 2 1 ACCIONES DE CONTROVERSIA CONTRACTUAL
Alegatos
Anexos
Audiencias
Autos
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Contestación documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Demanda
Llamamiento En Garantías
Nulidades
Pruebas
Recursos
Sentencias
101 2 2 ACCIONES DE NULIDAD
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Alegatos
Anexos
Audiencias
Autos
Contestación
Demanda
Llamamiento En Garantías
Nulidades
Pruebas
Recursos
Sentencias
101 2 3 ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE DERECHO
Papel 1 19 X X Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia,
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Alegatos se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Anexos
Audiencias
Autos
Contestación
Demanda
Llamamiento En Garantías
Nulidades
Pruebas
Recursos
Sentencias
101 2 4 ACCIONES DE REPARACIÓN DIRECTA
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su
Alegatos
Anexos
Audiencias
Autos
Contestación
Demanda
Llamamiento En Garantías
Nulidades
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Pruebas reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará. Recursos
Sentencias
101 2 5 ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Alegatos
Anexos
Audiencias
Autos
Contestación
Demanda
Llamamiento En Garantías
Nulidades
Pruebas
Recursos
Sentencias
101 2 6 ACCIONES EJECUTIVAS
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención
Alegatos
Anexos
Audiencias
Autos
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Contestación en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Demanda
Llamamiento En Garantías
Nulidades
Pruebas
Recursos
Sentencias
101 2 7 ACCIONES LABORALES
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Alegatos
Anexos
Audiencias
Autos
Contestación
Demanda
Llamamiento En Garantías
Nulidades
Pruebas
Recursos
Sentencias
101 2 8 ACCIONES PENALES Papel 1 19 X X Una vez finalizado el proceso con
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Alegatos su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Anexos
Audiencias
Autos
Contestación
Demanda
Llamamiento En Garantías
Nulidades
Pruebas
Recursos
Sentencias
101 3 ACTAS
Papel 2 3 X
Cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se conservan totalmente porque adquieren valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.
101 3 5 ACTAS COMITÉ DE CONDUCTA
Acta comité de conducta
Convocatoria
Registro de asistencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
101 3 6 ACTAS COMITÉ DE CONTRALORÍA INTERNA
Papel 2 3 X
Cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se conservan totalmente porque adquieren valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.
Acta comité de contraloría interna
Convocatoria
Registro de asistencia
101 3 8 ACTAS COMITÉ DE JUNTA DIRECTIVA
Papel 2 18 X X
Cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se conservan totalmente porque adquieren valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.
Acta de junta directiva
Convocatoria
Informe
Registro de asistencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
101 4 ACUERDOS
Papel 2 18 X X
Cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se conservan totalmente porque adquieren valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.
101 4 1 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA
Acuerdos
101 5 ASESORÍAS JURÍDICAS
Papel 1 2 X X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se selecciona el 20% del total de la producción anual, teniendo en cuenta los conceptos más relevantes en materia jurídica que por su complejidad sea de interés para la organización. La muestra seleccionada se digitalizará garantizando su disponibilidad en el sistema de información documental de la organización.
Solicitud de asesoría
Concepto
101 10 COBROS POR JURISDICCIÓN COACTIVA Papel 2 18 X
Esta serie documental contiene documentos que evidencian el procedimiento especial por medio Autos
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Decisión del cual la organización puede hacer efectivo el recaudo de las deudas fiscales a su favor, de acuerdo con la Ley 1437 de 2011. Cumplido su tiempo de retención en el archivo central se eliminará por carecer de valores secundarios para la organización.
Excepciones
Medida cautelar
Notificación
Pruebas
Recursos
Resoluciones
101 12 CONCILIACIONES
Papel 1 9 X X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se digitaliza los documentos para su consulta y el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.
101 12 2 CONCILIACIONES DE CARTERA
Solicitud de conciliación
Citación
Acta de conciliación
Auto
Comunicaciones
Informe de conciliación
Traslado
101 12 3 CONCILIACIONES PREJUDICIALES
Papel 1 9 X X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención
Acta de conciliación
Auto fija ficha
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Comunicaciones se digitaliza los documentos para su consulta y el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.
Traslado
101 18 DERECHOS DE PETICIÓN
Papel 1 4 X X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cuatro años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se digitaliza los documentos para su consulta y el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.
Derecho de petición
Respuesta derecho de petición
Requerimiento de autoridades
Respuesta requerimiento
101 37 PODERES
Papel 2 18 X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva dieciocho años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.
Comunicaciones
Poderes
101 42 PROCESOS
Papel 1 19 X X Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el 101 42 1
PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Autos archivo de gestión, y dieciocho años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Resoluciones
Descargos
Pruebas
Alegatos
Ficha técnica
Decisión
Nulidades
Recursos
101 42 2 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Autos
Versión libre
Descargos
Pruebas
Audiencias
Actas de audiencias
Alegatos
Fallo
Nulidades
Recursos
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
101 42 3 PROCESOS DISCIPLINARIOS
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Nulidades
Pruebas
Recursos
Resolución de decisión
Resoluciones
Solicitud de apertura de investigación
101 42 4 PROCESOS INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras
Alegatos
Autos
Contestación
Decisión
Nulidades
Pruebas
Recursos
Resoluciones
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
101 42 5 PROCESOS JURISDICCIONALES
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Autos
Contestación
Decisión primera
Decisión segunda instancia
Recursos
Pruebas
Solicitud
101 42 6 PROCESOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Papel 1 19 X X
Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan
Autos
Resoluciones
Peticiones
Respuestas
Conceptos
Comunicaciones
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CA S SB ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Recursos parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.
Decretos
Pruebas
Decisión
101 42 7 PROCESOS REQUERIMIENTO NURC
Papel 1 9 X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.
Nurc
Comunicaciones
Respuesta a Nurc
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE CONTROL INTERNO 102 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
102 27 INFORMES
Papel/digital 2 8 X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención y superados los valores administrativos, esta subserie no desarrolla valores secundarios; por lo que se eliminará previo aval del Comité de Archivo y dejando como evidencia del proceso, los respectivos inventarios y acta de eliminación
102 27 1 INFORMES A ENTES DE CONTROL
Informe
Comunicaciones oficiales
102 27 2 INFORME DE AUDITORIA EXTRAORDINARIA
Papel/digital 1 4 X X
Esta subserie contiene los informes de seguimiento al desarrollo de las auditorías extraordinarias, esta subserie es considerada de carácter administrativo, informativo y legal, cumplido su tiempo de retención se deberá conservar permanentemente, ya que adquiere valor histórico para la organización en cumplimiento con la Ley 594 de 2000, de igual manera se debe garantizar su digitalización para su consulta y como medio de conservación del soporte físico.
Informe
Planes de mejora
Papeles de trabajo
Plan de auditoría
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE CONTROL INTERNO 102 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
102 27 3 INFORME DE AUDITORIA INTERNA
Papel/digital 1 4 X X
Esta subserie contiene los informes de seguimiento al desarrollo de las auditorías internas, esta subserie es considerada de carácter administrativo, informativo y legal, cumplido su tiempo de retención se deberá conservar permanentemente, ya que adquiere valor histórico para la organización en cumplimiento con la Ley 594 de 2000, de igual manera se debe garantizar su digitalización para su consulta y como medio de conservación del soporte físico.
Informe
Acta de comunicación de hallazgo
Planes de mejora
Plan de auditoría
102 27 7 INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Papel/digital 1 9 X
Esta subserie contiene los informes de seguimiento del sistema de control interno, esta subserie es considerada de carácter administrativo, informativo y legal, cumplido su tiempo de retención se deberá seleccionar una muestra del 10% de los informes anuales los cuales se conservaran de forma permanente.
Informe
Formato evaluación sistema interno
102 27 8 INFORME DE GESTIÓN Papel/digital 2 8 X X
Esta subserie contiene informes entregados por las diferentes áreas de la organización, esta subserie es
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE CONTROL INTERNO 102 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Informe
considerada de carácter administrativo, informativo y legal, cumplido su tiempo de retención se deberá conservar permanentemente, ya que adquiere valor histórico para la organización en cumplimiento con la Ley 594 de 2000, de igual manera se debe garantizar su digitalización para su consulta y como medio de conservación del soporte físico.
Papeles de trabajo
102 27 15 INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA
Papel/digital 2 8 X
Esta subserie contiene documentos en donde se relacionan las acciones correctivas, preventivas y de mejoras planeadas para eliminar las No Conformidades detectadas en una auditoria. Cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se eliminará por carecer de valores secundarios para la organización.
Informe
Informe consolidado
Solicitud apertura de investigación
laboral
102 43 PROGRAMAS
Papel/digital 2 8 X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se elimina puesto que pierden su vigencia administrativa y los
102 43 2 PROGRAMA DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
Programa
Cronograma
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE CONTROL INTERNO 102 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Seguimiento al programa
programas de auditorías se consolidan en los informes de auditorías internas de acuerdo con circular normativa 017 de 2011.
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 103 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
103 3 ACTAS
Papel 2 8 X X
Estos documentos son de carácter administrativo contienen la evidencia de las reuniones que convoca y participa el área. Al cumplir el tiempo de retención en archivo central se seleccionan para su conservación las de mayor importancia para la organización. Una vez concluido el tiempo de retención, se tomará la muestra para ser conservada mediante medios físicos y electrónicos. Con los demás expedientes, se aplicará lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.
103 3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO
Convocatoria
Acta de reunión
Registro de asistencia
103 21 EVENTOS INSTITUCIONALES
Papel/digital
2 18 x
La serie documental se conserva dos años en el archivo de gestión y se transfiere al archivo central donde permanecerá por dieciocho años más, cumplido este tiempo se realiza una selección cualitativa y cuantitativa del 10% de la serie documental, la cual se conserva totalmente, los demás documentos se eliminan.
Comunicaciones oficiales
Fotografías
Informe
Invitación
Listado de asistencia
Programación de evento
Presencia de medios
Vídeos
103 27 INFORMES Digital 2 3 X Cumplido el tiempo de retención contados a partir del cierre del
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 103 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
103 27 8 INFORME DE GESTIÓN expediente o trámite que le dio inicio y teniendo en cuenta que estos documentos no cuentan con valores secundarios ya que su original reposa en otra área, se debe eliminar el soporte de estos documentos, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de documentos, dejando constancia mediante Inventario y Acta de Eliminación aprobada por el Comité de Archivo.
Informe
Comunicaciones oficiales
Papeles de trabajo
103 32 MANUALES
Digital 1 4 X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención en el archivo central transferir al archivo histórico. La subserie posee valores secundarios porque da cuenta de las estrategias y parámetros para posicionar la imagen empresarial. Debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación.
103 32 2 MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA
Manual
Diseño
Solicitud de diseño
Registro fotográfico
Publicaciones
103 32 3 MANUAL DE RIESGO
Papel 2 8 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se selecciona una muestra
Manual
Cronograma y seguimiento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 103 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Comunicaciones oficiales del 5% del plan por cada año y transferirla al archivo histórico, los demás documentos se deben eliminar siguiendo los parámetros establecidos en el acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.
Matriz de indicadores
Informe de ejecución
103 36 PLANES
Papel/digital
2 8 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se selecciona una muestra del 5% del plan por cada año y transferirla al archivo histórico, los demás documentos se deben eliminar siguiendo los parámetros establecidos en el acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.
103 36 8 PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNAS
Artes o diseño
Boletín informativo
Boletín radial
Cuñas
Fotografías
Pautas publicitarias
Vídeos
103 36 9 PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS
Papel/digital
2 8 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se selecciona una muestra del 5% del plan por cada año y transferirla al archivo histórico, los demás documentos se deben eliminar siguiendo los parámetros establecidos en el acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.
Artes o diseño
Boletín informativo
Multimedia
Recortes de prensa
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ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 103 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
103 36 11 PLAN DE MEDIOS
Papel 2 8 X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención, estos documentos presentan testimonio del diseño, desarrollo y puesta en circulación de mensajes, aviso o campañas empresariales dirigidas a públicos internos y externos como apoyo a la ejecución de estrategias de comunicación, se procede con la selección de una muestra del 50% de la producción total generada cada año y se transferirá al archivo histórico, los demás documentos se eliminan.
Plan
Comunicaciones oficiales
Correos electrónicos
Piezas comunicaciones
Mapas de navegación página web
103 36 18 PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN
Papel 2 8 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza selección mediante muestreo sistemático atendiendo el siguiente criterio: conservar el plan de un año y eliminar el del año siguiente. El documento conservado debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación.
Boletín interno
Boletín de prensa
Plan
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 103 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
103 39 POLÍTICA DE COMUNICACIONES
Papel 1 5 X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cinco años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se transfiere al archivo histórico, ya que la subserie posee valores secundarios porque da cuenta de las políticas y estrategias de comunicación establecidas en la organización. Debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación.
Comunicaciones oficiales
Diseño de política
Política de comunicaciones
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
104 3 ACTAS
Digital 1 9 X X
La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se debe conservar permanentemente, ya que adquiere valores secundarios para la organización. Con el fin de conservar el documento físico se debe garantizar su digitalización para consulta por medio del sistema de gestión documental implementado por la organización.
104 3 4 ACTAS COMITÉ DE BIENESTAR
Acta de reunión
Acta de conformación
Evaluaciones
Lista de asistencia
104 26 HISTORIAS LABORALES
Papel/digital 2 98 X
La subserie documental se conserva dos años en archivo de gestión, posteriormente se conserva noventa y ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza selección aleatoria del 10% de los expedientes de historias labores de aprendices. Los documentos conservados deben reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación. Normatividad aplicada: Ley 594 de 2000 Ley 100 de 1993 Resolución Ministerio de Trabajo 1016 de 1989 Artículo 264 del Código sustantivo de trabajo.
104 26 1 HISTORIA LABORAL APRENDICES
Protocolo * Formato hoja de vida * Cedula * Certificado antecedentes * Diplomas * Constancias laborales * Carnet vacunación
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Seguridad social
* ARL * EPS
Circular 004 de 2002 y 012 DAFP–AGN
Oficio de presentación
* Oficio
Memorandos y actas * Renuncia * llamados de atención * Cuenta bancaria * Autorización de datos personales para empleados * Autorización para la utilización de imágenes
Contrato
* Contrato de aprendizaje
Novedades de nómina
* Incapacidades * Autorización de descuento
SARLAFT *Formato de conocimiento o vinculación de empleado *Declaración de bienes y rentas *Reporte de validación SARLAFT *Acuerdo de confidencialidad SARLAFT
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Sistema de salud y seguridad * certificado de apto * Examen de retiro * Accidente laboral
104 26 2 HISTORIA LABORAL COLABORADORES
Papel/digital 2 98 X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente noventa y ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza selección mediante muestreo cualitativo atendiendo el siguiente criterio: conservar totalmente las historias labores pertenecientes presidentes, vicepresidentes, gerentes y directores y realizar una muestra aleatoria del 10% entre el resto de historias labores de colaboradores. Los documentos conservados deben reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación. Normatividad aplicada: Ley 594 de 2000 Ley 100 de 1993 Resolución Ministerio de Trabajo 1016
Protocolo * Carnet Vacunación * Cédula * Certificado De Antecedentes * Constancias Laborales * Diplomas * Formato Hoja De Vida * Libreta Militar * Autorización Uso De Datos Personales Y Verificación De Referencias
Contratos * Contrato A Termino Fijo * Contrato A Término Indefinido * Contrato De Aprendizaje * Contrato por obra o labor *Otrosí
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Gestión de desempeño * Acta Entrenamiento De Personal * Acta Proceso Inducción General/Certificado De Inducción General. * Acta Proceso Inducción Proceso * Acta Proceso Inducción Puesto De Trabajo * Evaluación Periodo De Prueba * Evaluación Proceso De Inducción * Reporte Individual Plan De Desarrollo * Informe De Valoración De Competencias * Evaluación De Desempeño * Plan De Mejora Individual
de 1989 Artículo 264 del Código sustantivo de trabajo. Circular 004 de 2002 y 012 DAFP–AGN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Actas y Memorandos * Acta Compromiso Uso Chaleco Institucional * Acta Compromiso Éticos * Acta Entrega De Cargo * Acta Entrega De Carné Institucional * Acta Entrega De Dotación * Acta Entrega Documentos Empleados * Acta Entrega Elementos De Protección Personal * Acta Entrega Manual De Cargo * Acta Reglamento Interno De Trabajo * Acta Obligaciones Básicas * Aviso Terminación De Contrato * Cambio Horario Laboral * Condición Declarante De Renta * Cuenta Bancaria * Encargos * Entrega Estación De Computo * Hoja De Vida Brigadista * Licencias * Llamados De Atención * Reglamento Para Biblioteca * Renuncia * Sanción Disciplinaria * Solicitud Modificación Clausula Exclusividad * Solicitud Por Promoción * Vacaciones * Autorización De Datos Personales Para Empleados *Autorización Para La Utilización De Imágenes * Acta De Compromiso Al Cumplimiento De Comportamientos Éticos Y Políticas Empresariales * Comunicación Interna Asignación De Responsabilidades SGSST * Verificación De Referencias Y Antecedentes
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Novedades de nómina * Incapacidades * Legalización Anticipos * Legalización Gasto De Viaje * Libranzas * Orden De Pago * Paz Y Salvo * Póliza De Vida *Formato De Autorización De Descuento
Pagos * certificado de ingresos y retenciones * liquidación de contrato laboral * liquidación de vacaciones * pagos depósitos judiciales * retiro parcial y total de cesantías
Seguridad social * Certificación De Afiliaciones De Contratación Inicial * ARL * EPS * Caja De Compensación Familiar * Pensiones * Cesantías
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Sistema De Salud Y Seguridad * Accidente Laboral * Análisis Puesto De Trabajo * Certificado De Apto * Consentimiento Informado * Enfermedad Profesional * Examen De Retiro * Políticas De Salud Y Seguridad * Recomendaciones Medicas
SARLAFT *Formato de conocimiento o vinculación de empleado *Declaración de bienes y rentas *Reporte de validación SARLAFT *Acuerdo de confidencialidad SARLAFT
104 26 3 HISTORIA PASANTES UNIVERSITARIOS
Pape/digital 2 98 X
La subserie documental se conserva dos años en archivo de gestión, posteriormente se conserva noventa y ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza selección aleatoria del 10% de los expedientes de historias labores de pasantes universitarios. Los documentos conservados deben reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación.
Protocolo * Formato hoja de vida * cedula * certificado antecedentes * Diplomas * Constancias laborales * Actualización de datos *copia carnet estudiantil
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Seguridad social
* ARL * EPS
Normatividad aplicada: Ley 594 de 2000 Ley 100 de 1993 Resolución Ministerio de Trabajo 1016 de 1989 Artículo 264 del Código sustantivo de trabajo. Circular 004 de 2002 y 012 DAFP–AGN
Carta de presentación
* Carta de Presentación del Pasante
Memorandos y actas * Acta entrega de activos (cuando aplique) *Requerimiento de informes *Renuncia *Cuenta bancaria *Acta de inicio de pasantía/servicio social estudiantil obligatorio del estudiante *informe final de la pasantía * recibido de certificación pasantía *Autorización de datos personales para empleados *Autorización para la utilización de imágenes
Novedades de nómina
* Incapacidades
SARLAFT *Formato de conocimiento o vinculación de empleado *Declaración de bienes y rentas *Reporte de validación SARLAFT *Acuerdo de confidencialidad SARLAFT
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Sistema de salud y seguridad * Certificado de Apto * Examen de Retiro * Accidente durante su pasantía en la empresa
104 33 NÓMINA
Papel 2 78 X X
La serie documental se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva setenta y ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza una selección sistemática del 10% la totalidad de los expedientes por vigencia para su conservación total, se seleccionará las nóminas de julio y diciembre por cada año de producción documental, y los demás documentos se eliminarán por medio de picado.
Compensatorios y bonificaciones
Entrega de deducciones de
nómina
Devengados y deducciones
Liquidación del pago de seguridad
Descuentos a terceros
Resumen general de nómina
Pago de parafiscales
Novedades de nómina
104 36 PLANES
Digital 2 8 X
La subserie se conservan dos años en el archivo de gestión y se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho años, posteriormente los documentos se eliminan por medio de picado, ya que la información queda registrada en las actas del comité de bienestar.
104 36 4 PLAN DE BENEFICIOS DE COLABORADORES
Plan
Cronograma
104 36 6 PLAN DE CAPACITACIONES Papel 2 18 X La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Encuestas de capacitación se conserva por dieciocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención los documentos que conforman la subserie se eliminan, ya que carecen de valores jurídicos, administrativos y técnicos. A estos documentos se les aplicará el procedimiento de eliminación documental, dispuesto por la organización.
Evaluación de capacitación
Registro de asistencia
Plan de capacitaciones externas
Solicitud de capacitación externa
Soporte capacitación externa -
certificado
Plan de capacitaciones generales
Plan de capacitaciones técnicas
104 36 17 PLAN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Digital 2 8 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva por ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, los documentos que conforman la subserie se conservan de forma permanente ya que adquiere valor histórico, cultural y para la investigación, en concordancia con la Circular 003 de 2015, con fines de respaldo y posterior consulta se debe garantizar su digitalización y cargue en el sistema de gestión documental adoptado por la organización.
Informes de actividades
Registro de asistencia
Evaluaciones
Profesiogramas
Mediciones ambientales
Certificaciones médicas
Socialización política integral
sistemas de gestión
Informe de brigada
Acta de conformación
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Acta de reunión
Certificados de capacitaciones
Reconocimientos
Cronograma de actividades
Presupuesto
Acta de reunión COPASST
Acta de elección
Matriz de riesgo
Plan de emergencias
Inspecciones * Botiquines * Extintores * Generales
Informe de auditorías * Locativas * Pausas activas * Orden y aseo
104 43 PROGRAMAS
Papel/digital 2 7 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva por siete años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se eliminará aplicando lo establecido en el Acuerdo 004 de
104 43 7 PROGRAMA DE MEDIO AMBIENTE
Programa
Comunicaciones pilas con el
ambiente
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Diagnóstico 2019, Artículo 22 Eliminación Documental, con fines de respaldo y posterior consulta se debe garantizar su digitalización y cargue en el sistema de gestión documental adoptado por la organización.
Estudio técnico
Comunicaciones puntos azules y
tapitas para sanar
104 43 8 PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Papel/digital 2 7 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva por siete años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se eliminará aplicando lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental, con fines de respaldo y posterior consulta se debe garantizar su digitalización y cargue en el sistema de gestión documental adoptado por la organización.
Programa
Comunicaciones
Informes de desarrollo jornadas
de responsabilidad social
104 47 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
Digital 1 5 X
Hace referencia tal como lo define el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo, a un documento en el cual las empresas reúnen las circunstancias y condiciones sobre las cuales se regirá el desarrollo de las labores que se prestan por parte de los trabajadores al empleador, cumplido su tiempo de retención se deberá conservar permanentemente, ya que adquiere valor histórico para la organización en cumplimiento con la Ley 594 de 2000, de igual manera se debe garantizar su digitalización para su consulta y como
Reglamento
Listado de socialización
reglamento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
medio de conservación del soporte físico.
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
110 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
110 3 ACTAS
Papel/digital 2 3 X
La subserie documental se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por tres años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.
110 3 7 ACTAS COMITÉ DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL
Acta de reunión
Convocatoria
Registro de asistencia
110 3 11 ACTAS COMITÉ DE RIESGOS
Papel/digital 2 3 X
La subserie documental se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por tres años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.
Acta de reunión
Convocatoria
Capacitaciones
Registro de asistencia
Matriz de riesgo
110 3 18 ACTA REUNIÓN DE PROCESO
Digital 2 8 X X
Estos documentos son de carácter administrativo contienen la evidencia de las reuniones que convoca y participa el área. Al cumplir el tiempo de retención en archivo central se seleccionan para su conservación, las de mayor importancia para la organización. Una vez concluido el tiempo de retención, se eliminan los demás expedientes, se aplicará lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental
Convocatoria
Acta de reunión
Registro de asistencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
110 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
110 6 AUDITORÍAS
Papel/digital 1 9 X
La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por nueve años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención, se elimina por medio de picado, ya que la subserie carece de valores secundarios para la organización.
110 6 1 AUDITORÍAS ENTES TERRITORIALES
Informe
Planes de mejora
Comunicaciones
110 6 2 AUDITORÍAS ENTES VIGILANCIA Y CONTROL
Papel/digital 1 9 X
La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por nueve años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención, se elimina por medio de picado, ya que la subserie carece de valores secundarios para la organización.
Informe
Planes de mejora
Comunicaciones
110 27 INFORMES
Digital 2 3 X
Cumplido el tiempo de retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio y teniendo en cuenta que estos documentos no cuentan con valores secundarios ya que su original reposa en otra área, se debe eliminar el soporte de estos documentos dejando constancia mediante Inventario y acta de eliminación aprobada por el Comité de Archivo.
110 27 8 INFORMES DE GESTIÓN
Informe
Papel de trabajo
Comunicaciones
110 32 MANUALES Digital 1 4 X La subserie documental se conserva un
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
110 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
110 32 1 MANUAL DE CÓDIGO DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO
año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.
Comunicaciones
Informes
Manual
110 32 4 MANUAL MAIAS
Digital 1 4 X
La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.
Comunicaciones
Informes
Manual
110 36 PLANES
Digital 1 4 X
La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.
110 36 14 PLAN DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO
Instructivos
Planes de trabajo
Resoluciones
110 36 20 PLAN INSTITUCIONAL
Digital 1 4 X
La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.
Cronograma
Informes
Instructivos
Plan de mejora
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
110 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Resoluciones
110 43 PROGRAMAS
Papel 2 3 X X
La subserie documental se conserva dos año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por tres años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se elige una muestra representativa de los casos cuya demanda de servicios sea más relevante para la organización, los demás documentos se eliminan por medio de picada por carecer de valores secundarios para la organización.
110 43 10 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS DE PACIENTES ALTO COSTO
Acta de cierre
Acta de apertura de auditoría
Historia clínica
110 48 REPORTES
Digital 1 4 X
La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.
110 48 2 REPORTES INSTITUCIONALES
Informes
Comunicaciones
Reporte de indicadores
110 48 3 REPORTES NORMATIVOS SI
Digital 1 4 X
La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.
Comprobante de entrega
Comunicaciones
Reporte normativo
110 48 4 REPORTES SARLAFT Papel/digital 1 4 X X
La subserie documental se conserva en un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cuatro años Acta de reunión
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS
110 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Acuerdo junta directiva en el archivo central, transcurrido el tiempo de retención se digitaliza y posteriormente se elimina el soporte papel teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa y no desarrollan valores secundarios de acuerdo con la Ley 795 de 2003 Art.22.
Comunicaciones
Documentos contrato SNA
Documentos oficial de
cumplimiento
Estudios SARLAFT
Informes
Manual de SARLAFT
Matriz de riesgos
Registro de capacitaciones
Reportes internos
Reportes externos
Reportes RVCC SNS
Reportes SIREL UIAF
Reportes Revisoría Fiscal
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS 111 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
111 3 ACTAS
Digital 2 8 X X
Estos documentos son de carácter administrativo contienen la evidencia de las reuniones que convoca y participa el área. Al cumplir el tiempo de retención en archivo central se seleccionan para su conservación, las de mayor importancia para la organización. Una vez concluido el tiempo de retención, se elimina los demás expedientes, se aplicará lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.
111 3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO
Convocatoria
Acta de reunión
Actas auditoría PAMEC
111 20 ESTUDIOS TÉCNICOS DE PROCESOS
Digital 1 9 X
Subserie documental de valor administrativo, legal y técnico. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme al cronograma de transferencia, con el fin de que sean testimonio de la gestión de la organización. Se debe garantizar su digitalización con fines de consulta y se conservará la totalidad de la serie documental.
Solicitud de estudio técnico (área)
Concepto técnico
Comunicaciones oficiales
Organigramas
111 27 INFORMES
Digital 2 8 X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se transfiere al archivo histórico, ya que adquieren valores secundarios y registran memoria histórica para la organización
111 27 8 INFORME DE GESTIÓN
Informes de gestión
Papeles de trabajo
Informes PAMEC
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS 111 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
111 36 PLANES
Papel 1 9 X X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, debido a que es un documento que tiene como objetivo mejorar la atención al usuario a través de la autoevaluación y el monitoreo constante de la calidad observada respecto de la calidad esperada, se considera de valor histórico para la organización, por lo que es necesario garantizar su conservación total después de cumplido su tiempo de retención, de igual manera se debe garantizar su preservación por medio de la digitalización para posteriores consultas.
111 36 2 PLAN DE ACCIÓN PAMEC
Plan de acción
Cronograma
Evaluación
Informe de seguimiento
Archivo ST001
111 36 3 PLAN DE AUDITORÍA DE PROCESOS
Papel 1 9 X X
La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, debido a que es un documento que tiene como objetivo mejorar la atención al usuario a través de la autoevaluación y el monitoreo constante de la calidad observada respecto de la calidad esperada, se considera de valor histórico para la organización, por lo que es necesario garantizar su conservación total después de cumplido su tiempo de retención, de igual manera se debe garantizar su preservación por medio de la digitalización para posteriores consultas.
Plan de auditoría
Cronograma
Evaluación
Informe de seguimiento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS 111 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
111 43 PROGRAMAS
Papel 2 3 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva tres años en el archivo central, debido a que es un documento que tiene como objetivo mejorar la atención al usuario a través de la autoevaluación y el monitoreo constante de la calidad observada respecto de la calidad esperada, se considera de valor histórico para la organización, por lo que es necesario garantizar su conservación total después de cumplido su tiempo de retención, de igual manera se debe garantizar su preservación por medio de la digitalización para posteriores consultas.
111 43 3 PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PROCESOS
Evaluación
Plan de auditoría
Informe de seguimiento
Programa de auditoría de procesos
111 43 4 PROGRAMA DE AUDITORÍA PAMEC
Papel 2 3 X X
La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva tres años en el archivo central, debido a que es un documento que tiene como objetivo mejorar la atención al usuario a través de la autoevaluación y el monitoreo constante de la calidad observada respecto de la calidad esperada, se considera de valor histórico para la organización, por lo que es necesario garantizar su conservación total después de cumplido su tiempo de retención, de igual manera se debe garantizar su preservación por medio de la digitalización para posteriores consultas.
Programa de auditoría
Evaluación
Informe de seguimiento
Formato ruta crítica de PAMEC
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN
AÑO MES DÍA
GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS 111 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
111 43 12 PROGRAMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Papel 2 8 X X
Una vez cumplido en tiempo de retención en archivo central y teniendo en cuenta que los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad están en constante proceso de actualización y deben mantenerse para fundamentar las actuaciones Institucionales, se recomienda que una vez transferidos al Archivo Central, sean reproducidos en un medio técnico y una vez cumplidos, los periodos de retención, los documentos físicos pueden ser eliminados.
Formatos estandarizados
Instructivos
Instructivos de monitoreo
Planes
Procesos
Procedimientos
Manuales
Programas
Diagramas de flujo
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
GERENCIA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 112 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
112 3 ACTAS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
112 3 1 ACTAS COMITÉ CONTROL DE CAMBIO
Acta conformación comité
Acta de reunión
112 3 15 ACTAS DE ESTACIONES DE CÓMPUTO
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Acta entrega estaciones de cómputo
112 3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Acta de reunión
Registro de asistencia
112 4 ACUERDOS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante 112 4 2
ACUERDOS DISPONIBILIDAD DE SERVICIO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
GERENCIA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 112 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Acuerdo
cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
112 36 PLANES
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
112 36 5 PLAN DE CAPACIDAD DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
Actas de entrega de información
digital
Plan capacidad
112 36 7 PLAN DE COMPRAS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Plan de compras
Comparativos
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
GERENCIA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 112 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
112 36 16 PLAN DE PRUEBAS TECNOLÓGICAS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Informes de pruebas
Pruebas unitarias DRP
Plan de pruebas
112 36 19 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Plan de tecnología PETI
Matriz de incidente
Matriz RACI
Matriz riesgo servicios transformación
112 43 PROGRAMAS
Digital 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se
112 43 5 PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO
Gestión documentos de control
Acta de reunión
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
GERENCIA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 112 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Acta comité de desarrollo realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización. Diccionario de datos
Indicadores de desarrollo
Informes de pruebas
Manuales
Menús
Normatividad
Parametrización
Pruebas
Roles
Web service
Proyectos XP
Implementación
Pruebas funcionales
Pruebas de aceptación
Despliegue de producción
Proceso de desarrollo
Arquitectura estándar
Documentos generales
Proceso anterior
Proceso desarrollo ISO 15504
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
GERENCIA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 112 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Proceso mantenimiento
Proceso desarrollo XP
112 43 6 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO
Digital 2 3 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Mantenimiento correctivo de equipos
Solicitud de mantenimiento
Solicitud cambio de equipo
Solicitud servicios de tecnología
Solicitud cambio DRP
Concepto técnico
Mantenimiento preventivo de equipos
112 48 REPORTES
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
112 48 1 REPORTES DE MANTENIMIENTO
Reporte mantenimiento
infraestructura tecnológica
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
GERENCIA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 112 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
112 48 5 REPORTES VISITAS TÉCNICAS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Reporte de visita
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
120 3 ACTAS
Papel 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
120 3 9 ACTAS COMITÉ DE MAIAS
Acta de reunión
Registro de asistencia
120 3 16 ACTAS PLAN DE MEJORA AUDITORÍA
Papel 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
Acta apertura seguimiento paciente
Acta planes de mejora actividades
calidad
Comunicación de notificación evento
IPS nivel 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
120 3 17 ACTAS REUNIÓN CON PRESTADORES DE SALUD
Papel 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
Acta de reunión
Registro de asistencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
120 14 CONTRATOS Papel 2 18 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
120 14 5 CONTRATOS RED DE SERVICIOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
CONTRATO PERSONA NATURAL * Hoja De Vida * Diploma De Título * Acta De Grado * Tarjeta Profesional O Registro Médico * Registro Especial De Prestadores De Salud * Registro De Inscripción * Registro Único Tributario (Rut) * Constancia De Afiliación Al Sistema De General De Seguridad Social Integral * Póliza De Responsabilidad Civil Profesional * Otrosí * Comunicaciones * Actas de contratación servicios de salud * Contrato
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
CONTRATO PERSONA JURIDICA DE DERECHO PRIVADO * Certificado De Existencia Y Representación Legal * Autorización Para Contratar * Documento De Identidad Del Representante Legal * Registro Único Tributario (Rut) * Portafolio De Servicios Ofertados * Registro Especial De Prestadores De Salud * Modelo De Prestación De Servicios Definido Por El Prestador * Capacidad Instalada * Contrato
REQUISITOS SUPERSALUD
* Resolución de la liquidación de tasa anual * Recibo de pago
ANEXOS CONTRACTUALES * Póliza De Responsabilidad Civil * Indicadores De Calidad * F 50 - Anexo De Tecnologías * Otrosí * Comunicaciones
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
OTROSI CON PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD * Registro Único Tributario Rut * Certificado De Existencia Y Representación Legal Actualizado * Requisitos Supersalud * Resolución De La Liquidación Tasa Anual * Recibo De Pago De La Tasa Anual
SARLAFT * Formato de conocimiento de prestadores de salud *Declaración de bienes y rentas *Reporte de validación SARLAFT
120 27 INFORMES
120 27 4 INFORME DE CENSO DE ATENCIÓN DOMICILIARIA
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Informe
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
120 27 9 INFORME DE INDUCCIÓN DE DEMANDA
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Actas de demandas
Consolidado de inducción
120 27 10 INFORME DE JORNADAS DE SALUD
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Encuestas de satisfacción jornada de
riesgo
Informe desarrollo jornada de gestión
de riesgo
Informe plan de promoción
Informe de jornada departamental
Acta de entrega de incentivos
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
120 27 14 INFORME DE PRESTADORES DE SERVICIO DE SALUD
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Actas planes de mejora
Informe de seguimiento servicios de
prestadores
Informe de autocontrol
Autocontrol incumplimiento PEYD
Papel de trabajo atención pacientes
VIH/SIDA
Informe auditoria atención paciente
VIH/SIDA
Papel de trabajo resultados
Papel de trabajo unidades renales
120 27 16 INFORME DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS DE SALUD
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados
Seguimiento comité PAMEC
Seguimiento seguridad de la atención
Seguimiento Programa VIH
Seguimiento programa ERC
Informe auditoría clínica unidades
renales
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
deberá reposar en el SGD.
120 36 PLANES
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
120 36 15 PLAN DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD
Plan
Seguimiento al plan
120 43 PROGRAMAS
Papel 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
120 43 1 PROGRAMA DE ATENCIÓN DOMICILIARIA
Programa
Actas de visitas domiciliarias
Acta de visita y seguimiento IPS
Cronograma actividades servicios de
salud
Censo atención domiciliaria
120 43 9 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO AFILIADOS
Papel/Digital
1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación
Visita domiciliaria
Actas de seguimiento estancias
prolongadas
Desistimiento informado
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Demanda inducida
procedimiento que se realiza mediante borrada y/o picada según el caso, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
120 43 11 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD
Papel/Digital
1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrada y/o picada según el caso, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Plan de mejora
Acta de socialización
Capacitaciones
Entrega de materiales
120 43 13 PROGRAMA UNIRAS
Papel 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Programa
Lista de chequeo
Indicadores UNIRAS
Nivel de satisfacción
Reglamento comité UNIRAS
Reglamento comité MAIAS
Formato paciente trazador
Instrumento de que evaluación
seguimiento UNIRAS para RIA MP
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Instrumento de que evaluación
seguimiento UNIRAS para EPOC
Instrumento de que evaluación
seguimiento UNIRAS para RCV
120 43 14 PROGRAMAS DE SALUD
Papel 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Programa
Ruta de atención de salud RIAS
Guías prácticas clínicas
Seguimiento de usuarios
Bases de datos usuarios
Notas técnicas
Indicadores de resultados del programa
120 46 REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA
Digital 2 8 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los
Reporte de atención servicio de
urgencia
Solicitud de servicio posterior de
servicio de urgencias
Autorización
Solicitud de ambulancia
Remisión de paciente
Epicrisis
Notas de enfermería
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Documento de identidad interesados deberá reposar en el SGD.
Carnet de salud
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN 121 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
121 3 ACTAS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO
Acta de reunión
Registro de asistencia
121 27 INFORMES
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
121 27 6 INFORME DE CONTRATACIÓN SERVICIOS DE SALUD
Informe de seguimiento a los modelos
de contratación
121 27 8 INFORME DE GESTIÓN
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años,
Informe
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN 121 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Papeles de trabajo
cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
121 36 PLANES
Digital 2 8 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
121 36 13 PLAN DE MODELOS DE CONTRATACIÓN EN SALUD
Plan
Pago por capitación
Papeles pago por episodio de
atención
Pago integral por grupo de riesgo
Pago global prospectivo
Pago por servicio
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 130 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
130 3 ACTAS
Papel 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
130 3 10 ACTAS COMITÉ DE PQRD Y TUTELAS
Acta de reunión
Registro de asistencia
130 3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Acta de reunión
Registro de asistencia
130 23 FORMULARIOS DE AFILIACIONES Y REGISTROS
Papel 1 4 X X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar
Formulario de afiliación
Registro único tributario
Cámara de comercio
Certificaciones
Documento de identificación
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 130 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Formato autorización de tratamiento
de datos personales para afiliados
su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
130 25 HISTORIAS DE MEDICINA LABORAL
Papel/digital
2 78 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante setenta y ocho (78) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrada y/o picada según el caso, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Historia clínica
Notificación de objeción afiliado
Notificación de aceptación afiliado
Derecho de petición
Tutelas
Comunicaciones
Notificación de dictamen PCL ARL
Notificación De Dictamen Co ARL
Notificación De Objeción ARL
Notificación De Aceptación ARL
Derecho De Petición ARL
Comunicaciones ARL
Notificación De Dictamen PCL AFP
Notificación De Dictamen Co AFP
Notificación De Objeción AFP
Notificación De Aceptación AFP
Derecho De Petición AFP
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 130 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Comunicaciones AFP
Notificación De Dictamen PCL JRCI
Notificación De Dictamen Co JRCI
Comunicaciones JRCI
Notificación De Dictamen PCL JNCI
Notificación De Dictamen Co JNCI
Comunicaciones JNCI
Notificación De Objeción Empleador
Notificación De Aceptación
Empleador
FURAT
FUREL
Información Laboral
Derecho De Petición Empleador
Comunicaciones oficiales
130 27 INFORMES
Digital 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
130 27 11 INFORME DE MERCADEO
Informe
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 130 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
130 27 12 INFORME DE PQRD
Digital 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Seguimiento a PQRD
Informe
130 34 NOTIFICACIONES
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
130 34 1 NOTIFICACIONES DE CARTERA
Registro de correo electrónico
Notificación primer recordatorio-
guías entregadas
Notificación segunda correo
Cobro coactivo pendiente
130 34 2 NOTIFICACIONES DE USUARIOS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Registro de correo electrónico
Registro de mensaje de texto
130 36 PLANES Digital 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al 130 36 1 PLAN DE ACCIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 130 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Plan archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Seguimiento plan de acción
130 36 12 PLAN DE MERCADEO
Digital 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Plan
Seguimiento de actividades
130 40 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
Papel 1 4 X X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
Portafolio
130 41 PQRD - PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y DERECHO DE PETICIÓN
Papel 2 18 X La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 130 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Audios archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Derechos de petición
Respuesta a derechos de petición
Quejas
Reclamos
Respuesta a reclamos
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 140 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
140 3 ACTAS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
140 3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO
Acta de reunión
Listado de asistencia
140 9 CIRCULARES
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
140 9 1 CIRCULARES INFORMATIVAS
Circular
140 9 2 CIRCULARES NORMATIVAS
Papel 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera,
Circular
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 140 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
140 27 INFORMES
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
140 27 8 INFORME DE GESTIÓN
Informe
Papeles de trabajo
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
141 3 ACTAS
Papel 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
141 3 2 ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ADJUDICACIONES
Acta de reunión
Convocatoria
Comparativos
Propuestas
141 3 3 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Convocatoria
Acta de reunión
Comunicaciones
141 3 12 ACTAS DE BAJA BIENES MUEBLES
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es
Acta baja bienes muebles
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Solicitud baja de activos
la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
141 3 14 ACTAS DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Acta de eliminación
Inventario documental
141 3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Acta de reunión
Registro de asistencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
141 13 CONSECUTIVOS COMUNICACIONES OFICIALES
Papel 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
141 13 1 CONSECUTIVOS CIRCULARES EXTERNAS
Circulares
141 13 2 CONSECUTIVOS CIRCULARES EXTERNAS
Circulares
141 13 3 CONSECUTIVOS COMUNICACIONES INTERNAS
Comunicaciones
141 13 4 CONSECUTIVOS OFICIOS
Oficios
141 14 CONTRATOS
Papel 2 18 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es selección, el cual se selecciona una muestra representativa del 20% por cada año de producción de esta subserie documental, verificando que la selección corresponda a los contratos de inmuebles de interés patrimonial y cultural de la nación, a los contratos de mayor cuantía y contratos suscritos con personas jurídicas. La muestra seleccionada se digitalizará
141 14 1 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
Acta de liquidación
Contrato
Comunicaciones
Registro único tributario
Cédula de representante legal
Cámara de comercio
Certificado tradición y libertad
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Certificación cuenta bancaria garantizando su disponibilidad, los demás documentos de este proceso se eliminarán mediante picado. Declaración de vínculos
Autorización de tratamiento de
datos personales para proveedores
Formulario de vinculación de
clientes
Declaración de bienes y rentas
Propuesta/oferta económica
Estudios previos
Manual del sistema de gestión
salud y seguridad en el trabajo
141 14 2 CONTRATOS DE COMODATO
Papel 2 8 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Actas de reunión
Contrato
Comunicaciones
Registro único tributario
Cámara de comercio
Cédula representante legal
Certificados de antecedentes de
representante legal
Formato de conocimiento de
proveedor
Declaración de bienes y rentas
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Reporte de validación
Declaración de vínculo
Formato de contratista
Autorización de datos personales
Compromiso de vídeo
141 14 3 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Papel 2 8 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
Acta de liquidación
Acta de reunión
Orden de prestación de servicio
Contrato
Comunicaciones
Certificaciones de experiencia
Hoja de vida
Registro único tributario
Cédula representante legal
Cámara de comercio
Tarjeta profesional
Declaración de vínculos
Autorización de tratamiento de
datos personales para proveedores
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Antecedentes representante legal
Declaración de bienes y rentas
Certificación cuenta bancaria
Propuesta/oferta económica
Estudios previos
Manual del sistema de gestión
salud y seguridad en el trabajo
Formato de conocimiento de
proveedor
Reporte de validación SARLAFT
Evaluación de proveedores
Encuesta proveedor
Certificado de afiliación EPS, AFP
Y ARL
Certificación trabajo en alturas
Certificación manejo sustancias
químicas
Compromiso visualización video
SGSST
Informe de supervisión
Facturas - DEF
Planillas de seguridad social
Propuesta técnica y/o económica
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
141 14 4 CONTRATOS DE PROVEEDORES ADMINISTRATIVOS
Papel 2 8 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
Actas de liquidación
Actas de reunión
Solicitud de contrato
Contrato
Otrosí
Certificaciones de experiencia
Evaluación de proveedores
Encuesta proveedor
Comunicaciones
Registro único tributario
Cédula representante legal
Cámara de comercio
Tarjeta profesional
Declaración de vínculos
Autorización de tratamiento de
datos personales para proveedores
Antecedentes representante legal
Declaración de bienes y rentas
Certificación cuenta bancaria
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Propuesta/oferta económica
Estudios previos
Manual del sistema de gestión
salud y seguridad en el trabajo
Formato de conocimiento de
proveedor
Reporte de validación SARLAFT
Evaluación de proveedores
Encuesta proveedor
Certificado de afiliación EPS, AFP
Y ARL
Certificación trabajo en alturas
Certificación manejo sustancias
químicas
Compromiso visualización video
SGSST
Informes de supervisión
Facturas - DEF
Planillas de seguridad social
Póliza de cumplimiento
Póliza de responsabilidad civil y
contractual
Póliza de calidad
Póliza de buen manejo del
anticipo
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Aceptación de garantías
141 16 CONVENIOS
Papel 2 8 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
141 16 1 CONVENIOS EDUCATIVOS
Acta inicio de pasantía
Autorización y contratación de
pasantes
Informe técnico final
Certificado de pasantía
Convenio
Otrosí
Comunicaciones
Registro único tributario
Cédula representante legal
Cámara de comercio
Licencia de funcionamiento
Consejo académico
Solicitud de pasantía
Solicitud convenio para práctica
141 16 2 CONVENIOS EMPRESARIALES
Papel 2 8 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho
Actas de liquidación
Actas de reunión
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FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Certificaciones (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Convenio
Otrosí
Comunicaciones
Registro único tributario
Cedula representante legal
Cámara de comercio
Informes de supervisión
Póliza de cumplimiento
Póliza de responsabilidad civil y
contractual
Póliza de calidad
Póliza de buen manejo del
anticipo
Aceptación de garantías
Propuesta técnica y/o económica
Solicitud de convenio
141 22 FICHAS TÉCNICAS
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado
141 22 1 FICHAS TECNICAS DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Ficha técnica maquinaria y equipo
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Historia maquinaria y equipo
que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
141 22 2 FICHAS TECNICAS DE EQUIPO DE TRANSPORTE
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Ficha técnica de equipo de
transporte
Historia equipo de transporte
141 27 INFORMES
Digital 1 4 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
141 27 5 INFORME DE CONSUMOS DE SERVICIOS PÚBLICOS
Informe de consumo de energía y
agua
141 27 8 INFORME DE GESTIÓN Digital 1 4 X La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año,
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VERSIÓN AÑO MES DÍA
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Informe cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Papeles de trabajo
141 28 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
141 28 1 INVENTARIOS DOCUMENTALES
Inventarios documentales archivo
de gestión
Inventarios documentales archivo
de central
Inventarios documentales archivo
histórico
141 28 2 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el
Plan
Cronograma de actividades
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
SGD.
141 28 3 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Diagnóstico integral de archivos
Programa
Cronograma de actividades
141 28 4 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Diagnóstico integral de archivos
Plan de conservación documental
Plan de preservación digital a
largo plazo
141 28 5 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO - TCA
Digital 1 4 X X La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año,
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Tablas de control de acceso cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Acto administrativo de aprobación
141 28 6 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Diagnóstico integral de archivos
Encuestas documentales
Cuadros de clasificación
documental
Tablas de retención documental
Acto administrativo de aprobación
Metodología de implementación
Comunicaciones
141 29 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Papel 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la
141 29 1 INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERÍA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Planilla subserie carece de valor secundario para la organización.
141 29 2 INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Papel 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Planilla
141 29 3 INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Papel 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Registro de solicitud de
documentos
141 29 4 INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE LIBROS
Papel 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Registro de solicitud de libros
141 30 INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS
Digital 2 8 X La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años,
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Acta de inventario físico cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
Inventario
Lista chequeo bienes inmuebles
Lista chequeo bienes inmuebles
141 35 ÓRDENES DE COMPRA
Papel 2 8 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Requerimiento de compra
Comparativos
Cotizaciones
Aprobación de compra
Orden de compra
141 36 PLANES
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
141 36 7 PLAN DE COMPRAS
Plan de compras
Seguimiento plan de compras
141 36 10 PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL Digital 2 3 X La subserie documental permanece en el
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Solicitud cambio de sede archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante tres (3) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Solicitud nueva sede
Cotizaciones
Comparativos
Plan de mantenimiento
141 38 PÓLIZAS
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
141 38 1 PÓLIZA DIRECTORES Y ADMINISTRADORES
Propuesta
Póliza
Comunicaciones
141 38 2 PÓLIZA MANEJO GLOBAL
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por
Propuesta
Póliza
Comunicaciones
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
los interesados deberá reposar en el SGD.
141 38 3 PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Propuesta
Póliza
Comunicaciones
141 38 4 PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
Digital 1 4 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Propuesta
Póliza
Comunicaciones
141 38 5 PÓLIZA VIDA GRUPO Digital 1 4 X La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año,
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Propuesta cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Póliza
Comunicaciones
141 50 TITULACIONES Y BIENES
Papel 2 3 X X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (1) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante tres (3) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
Avalúos
Certificado de libertad y tradición
Contrato de compraventa
Comunicaciones
Informes situación del bien
Escrituras
Tarjeta de propiedad
Impuesto predial
SOAT
141 51 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Digital 2 3 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (1) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante tres 141 51 1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO
FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Cronograma de transferencias
primarias
(3) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Inventario documental
141 51 2 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
Digital 2 3 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (1) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante tres (3) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
Cronograma de transferencias
primarias
Inventario documental
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS 140 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
140 3 ACTAS
Digital 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.
140 3 13 ACTAS DE CONCILIACIÓN
Actas de activos
Actas de ingresos
Actas de nómina
140 7 CAJA MENOR
Papel/Digital 2 18 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrada y/o picada según el caso, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Resolución de apertura
Movimiento diario de caja
Recibos de consignación
Arqueo de caja
Extractos bancarios
Conciliación bancaria
140 8 CERTIFICADOS
Digital 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece
140 8 1 CERTIFICADOS DE DEUDA ENTES TERRITORIALES
Certificado Tributarios
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS 140 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Certificado Retención ICA durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Certificado Retención Fuente
140 11 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Papel 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Órdenes de pago
Comprobantes de pago
Causación
Facturas
Soportes de facturas
Informe de interventoría
Seguridad Social
Solicitud de anticipo de proveedores
Legalización de anticipo
Nota Crédito
Nota Debito
140 12 CONCILIACIONES
Papel 2 18 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se
140 12 CONCILIACIONES BANCARIAS
Conciliación
Extractos bancarios
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN AÑO MES DÍA
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS 140 2021 04 30 2
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
140 17 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Digital 2 18 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
140 17 1 DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Declaración
Certificaciones
Comunicaciones
140 17 2 DECLARACIÓN DE RENTA Y COMPENSACIÓN
Digital 2 18 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Declaración
Certificaciones
Comunicaciones
140 17 2 DECLARACIÓN DE RETENCIÓN IMPUESTO DE VALOR AGREADO IVA
Digital 2 18 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación
Declaración
Certificaciones
Comunicaciones
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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VERSIÓN AÑO MES DÍA
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
140 19 ESTADOS FINANCIEROS
Papel 1 9 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Estados financieros y revelaciones
Balance general
Estado de flujo de efectivo
Notas de contabilidad
140 24 GLOSAS
Papel 1 4 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Actas de aceptación unilateral de
glosa
Actas de conciliación de glosas
Comunicaciones
Decisión a respuesta de glosa de
Asmet Salud
Devoluciones
Formato de glosa enviado a la IPS
Resoluciones
Respuesta de glosa de la IPS
140 27 INFORMES Digital 1 9 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida 140 27 1 INFORMES A ENTES DE CONTROL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
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Informe dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Comunicaciones
140 31 LIBROS CONTABLES
Papel 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
140 31 1 LIBROS AUXILIARES
Libro
140 31 2 LIBROS MAYOR Y BALANCE Papel 1 4 X X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Libro
durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.
140 36 PLANES
Papel 2 18 X
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
140 36 21 PLAN MENSUAL DE CAJA
Plan de caja
Certificado de ingresos y retenciones
Comprobante de pago de nómina
Comprobante de pago de planilla
Comprobante de pago reembolso
pago caja menor
Comprobantes órdenes de pago
presupuestal
140 44 RECAUDOS DIARIOS DE PAGO
Papel 1 9 X
La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se
Recaudo
Consignaciones
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
140 45 RECOBROS
Papel 2 8 x
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
140 45 1 RECOBROS A OTRAS EPS
Facturas
Soportes de factura
Glosas
140 45 2 RECOBROS AL ADRES
Papel 2 8 x
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Formato de radicación de solicitudes
de recobros MYT
Documentos de identidad
Acción de tutela
Fallo de tutelas emitidos por el
juzgado
Fórmulas médicas
Autorización de servicios
Historia clínica
Comunicaciones
Glosas
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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(REGISTROS) SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CA S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S
Comunicación notificación auditoría
por ente y/o fosyga
140 45 3 RECOBROS AL ENTE TERRITORIAL
Papel 2 8 x
La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.
Facturas
Soportes de factura
Comunicaciones
Glosas
Comunicación notificación auditoría
por ente y/o adres
CA: Código de Área
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c)
Tipo documental (i)
CT: Conservación Total
_______________________
Nombre
_______________________
Nombre
Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES
______________________
Nombre
Responsable del Área
3.4. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
El presente instructivo se encamina hacia la apropiación de cada uno de los
colaboradores del instrumento base para la organización de archivos de
gestión, el cual hace parte del proceso de la gestión documental que propende
por una óptima administración de información y de documentos en los
diferentes soportes que en la institución se generan.
3.4.1. Objetivo
Suministrar a los colaboradores y encargados de la custodia, manejo y
organización de los archivos de gestión, un instrumento que permita llevar a cabo
dicha labor de una manera eficaz, eficiente conforme a las Tablas de Retención
Documental aprobadas por la organización
3.4.2. Alcance
Aplica para los documentos físicos y electrónicos producidos y recibidos por
cada una de las áreas funcionales de Asmet Salud EPS S.A.S.
3.4.3. Definiciones
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es tan
constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y
que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la
entidad.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora
en la resolución de un mismo asunto.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
3.4.4. Metodología para la aplicación de tablas de retención documental
Consiste en un proceso mediante el cual los documentos producidos o recibidos
por las oficinas son clasificados, ordenados y ubicados de acuerdo con lo
establecido en la tabla de retención documental en las respectivas unidades de
conservación con sus correspondientes rótulos de carpeta, caja e inventario
documental, por ende, desde el archivo de gestión se debe aplicar para llevar a
cabo un procedimiento eficiente y oportuno.
Organización archivos de gestión
Los archivos de gestión comprenden cada una de las oficinas o áreas funcionales
que recibe o produce documentos conforme a las funciones establecidas por el
manual de funciones de la institución.
Ilustración 17 Proceso organización archivo de gestión
Fuente: Elaboración propia
Clasificación
Proceso técnico que consta de la agrupación de series y subseries conforme a
la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente para lo cual se debe tener en
cuenta lo siguiente:
Identificar las series y subseries de la TRD de la oficina o área funcional
correspondiente con su respectivo código.
Separar los documentos de apoyo de los documentos de archivo,
entendiéndose como documentos de apoyo aquellos que no están en la
TRD y que son de consulta como revistas, periódicos, folletos, documentos
personales, leyes, decretos, entre otros, que no han sido generados por la
empresa y que no son anexos de aquellos documentos de archivo que se
han creado o recibido en la institución conforme a las funciones y
actividades, además estos documentos no se transfieren al archivo central
y deben ser destruidos por el jefe de oficina cuando pierden utilidad o
vigencia y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de
2002).
Ubicar los documentos de archivo en la respectiva carpeta o expediente
para la vigencia correspondiente.
Nota: En caso de encontrar documentos con rasgadura no utilizar cinta
adhesiva para unir, por otra parte, evitar rayar los documentos de archivo
que han sido firmados o tramitados con lapicero, micro punta o
resaltadores.
Marcación de separadores y guías en caso de que al interior de las
unidades de almacenamiento (archivadores, gavetas, carpetas) se
requiere utilizar para identificar las series y subseries documentales, con
sus respectivos códigos.
Una vez elaborados los separadores de las series y subseries
documentales, se identifican las carpetas colgantes donde van a estar
almacenados los expedientes que sea necesario abrir de la siguiente
forma.
Para el caso de la portada de las carpetas debe tener como mínimo los
siguientes datos cuando se diligencie:
EMPRESA Escribir el nombre de la empresa
ÁREA Escribir el nombre del área productora
ASUNTO El nombre general de la serie y subserie
CÓDIGO Escriba el código asignado en la TRD
CAJA No. Este número lo asignan y llenan el Archivo Central
CARPETA No. Se debe registrar cuando se realizan las transferencias Documentales al Archivo Central
Para el caso de la portada de las cajas debe tener como mínimo los
siguientes datos cuando se diligencie:
CÓDIGO Escribir el código de oficina productora
NO. CAJA Escribir el número de caja en orden consecutivo
SECCIÓN Escribir el nombre de la sección que realiza la transferencia
SERIE DOCUMENTAL
Escribir el nombre de la serie documental que se custodia
FECHAS EXTREMAS
Escribir la fecha inicial y final de los expedientes que contiene la caja
Ordenación
La ordenación de documentos es el segundo proceso de la organización
documental, donde se procede a la ubicación física de estos dentro de la
carpeta o expediente con base en el sistema de ordenación correspondiendo al
principio de orden original, es decir, ubicar físicamente conforme al trámite que
se va dando, por ende, al interior de cada una de las unidades documentales se
tiene en cuenta su fecha de producción o de trámite, organizándolos desde el
más antiguo en primer lugar o al abrir la carpeta y el más reciente de último al
finalizar o cerrar la carpeta o expediente.
Sistemas de ordenación: son aquellos mecanismos que se utilizan para
ordenar dentro de las carpetas o expedientes según la serie o subserie
documental. Se recomienda para la serie Actas, Circulares, Consecutivos
De Comunicaciones Oficiales, Resoluciones ordenarlas de forma numérica
de acuerdo al consecutivo de éstas y las demás series y/o subseries
Ubicación del gancho legajador: los ganchos legadores deberán ubicarse
de arriba hacia abajo, con el fin que los tipos documentales que ingresan
se puedan integrar al expediente sin tener ninguna dificultad.
Los expedientes deben conformarse con un máximo de doscientos (200)
folios.
Alineación de los tipos documentales: os documentos (folios), deben quedar
alineados al margen superior izquierdo y orientados de arriba abajo y de
izquierda a derecha como se muestra en la figura en la parte superior
izquierda a tamaño oficio para su respectiva perforación.
Foliación de los tipos documentales: Consiste en colocar un número
ascendente en la parte superior derecha de la hoja con un lápiz de mina
negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras, con el fin de
evitar que los documentos sean retirados del expediente.
La foliación se realiza en el sentido en que está impreso el documento
Materiales a utilizar para la foliación: No se debe foliar con lápiz rojo o de
cualquier otro color, ajeno al negro, teniendo en cuenta que cualquier
otro color impide la reprografía del documento.
Adicionalmente, tener los siguientes en cuenta:
Se debe numerar consecutivamente, es decir, sin omitir o repetir
números.
Se registra el número de folio en la parte superior derecha, en el
mismo sentido del texto del documento.
La foliación debe hacerse en forma numérica.
Se debe escribir el número en una parte legible, se debe evitar
alteración de membretes, sellos y textos.
Se debe evitar los trazos fuertes, a fin de no rasgar el documento.
No se deben foliar las hojas en blanco.
Se deben foliar todos los documentos que se encuentren en el
expediente y/o carpeta.
Los folletos, revistas y periódicos se deben foliar como un solo folio.
Cuando se encuentren varios documentos adheridos a una hoja,
estos se foliaran como un solo folio.
Las fotografías cuando están sueltas, se foliaran en la cara vuelta una
por una.
Las radiografías, diapositivas y negativos, deberán deben colocarse
en un sobre de protección, y se foliara uno por uno
Si existen errores de foliación, esta se anulara en forma oblicua.
Descripción
Al llegar a este proceso técnico se centra en la identificación de unidades de
conservación, archivadores y diligenciamiento del inventario documental.
ESTANTE
O
MODULO
Identificación de archivador de estantería fija: el archivador comprende un
sistema modular conformado por estantes o entrepaños que pueden ser
cerrados o abiertos en el fondo y en los laterales, donde las unidades de
conservación (cajas) se deben ubicar en estantes fijos o estantería rodante,
los cuales deben ir de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en
zigzag.
Para la señalización, se debe identificar claramente el mobiliario de archivo,
como bloque, cuerpo, modulo, estante, identificando cada una de las partes
con rótulos.
BLOQUE
Para los archivadores rodantes, estos disponen de cuerpos fijos o rodantes
con módulos de estantes que a su vez contiene estantes. Por tanto, La
estantería rodante debe estar señalizada, es decir, colocar los respectivos
rótulos, como lo indica el gráfico, especificando bloque, cuerpo, modulo,
estante, con el fin de ubicar más fácil la información.
Para archivo rodante la señalización de bloque y cuerpo es: Letra Arial
60 en mayúscula y formato de negrita.
Para archivo rodante la señalización de módulos es: Letra Arial 46 en
mayúscula y formato de negrita.
MODULOS 3 BLOQUE BLOQUE
- 4 1 1
CUERPO
1
CUERPO
2
Para el caso de módulos la señalización es: Letra Arial 55 en mayúscula
y formato de negrita.
Para señalización de entrepaños en estantería rodante o fija es: Letra
Arial 55 en mayúscula y formato de negrita.
La estantería rodante debe estar señalizada, es decir, colocar los
respectivos rótulos, como lo indica el siguiente gráfico, especificando
bloque, cuerpo, modulo, estante, con el fin de ubicar más fácil la
información.
Diligenciamiento del inventario único documental: el inventario documental
es un instrumento de descripción que permite la recuperación de
información que las series o asuntos de un fondo documental, por tanto, es
fundamental su diligenciamiento. Cabe mencionar que toda transferencia
deberá ir acompañada del inventario único documental.
Transferencias documentales primarias y almacenamiento
Las transferencias documentales son los traslados de documentos del archivo
de gestión (o de oficina) al central (o intermedio), sin alteración de sus
propiedades, para su conservación y cuya frecuencia de uso ha disminuido o
culminado en el proceso de atención de trámites.
Estas transferencias toman en cuenta exclusivamente las vigencias y valores
primarios de la documentación establecida en la Tabla de Retención
Documental.
Las áreas deberán transferir al archivo central aquellos expedientes que
hayan cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión señalado
en la TRD.
Almacenamiento y preparación de expedientes para transferir: Los
expedientes que se van a transferir deberán estar legajados y ordenados
respetando el principio de orden original. El gancho legajador será
plástico por conservación documental y será ubicado dentro la caja de
archivo referencia X200.
Retiro de material metálico: Las grapas y clips pueden usarse con
moderación mientras los documentos estén en las oficinas (archivo de
gestión). Se recomienda el uso de clips revestidos en plástico para evitar
que los documentos se oxiden y cuando se utilicen las grapas de las
cosedoras, ubicar entre el documento y el gancho un segmento de papel
con el fin de evitar que el óxido que desprenden los ganchos pase al
documento.
Los colaboradores responsables de las transferencias deberán retirar
todo tipo de material abrasivo antes de entregar los documentos al
Archivo Central con mucha precaución de no romper el soporte en el cual
se encuentra el documento.
Depuración del expediente: los expedientes no deberán contener
duplicados de documentos, tarjetas sociales, circulares y memorandos
netamente informativos, que no impliquen valores de ningún tipo. Esto debe
hacerlo antes de foliar.
Instrucciones para la recepción de las de transferencias documentales en el
Archivo Central:
Se debe identificar la documentación con la serie o subserie
documental concerniente a cada sección o subsección.
Los expedientes deben ser ingresados en cajas de archivo, las
cuales solo podrán contener expedientes u otros documentos de la
misma dependencia.
No se admite documentación fragmentada ni suelta, ni tampoco
documentación depositada en grandes contenedores (AZ, cajas
grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales).
Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se
regirán por años consecutivos.
No se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de
varios, diversos, general o similares.
Se debe diligenciar el formato único de inventario documental por
cada oficina, relacionando las respectivas series que pertenezcan a
esta dependencia y que hayan cumplido el tiempo de retención
establecido.
4. PROCESO DE APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Para garantizar la convalidación de las tablas de retención documental, en este
caso particular las de Asmet Salud EPS S.A.S se deben convalidar por parte de la
Superintendencia de Salud, ente al cual se hace llamado para cumplir con dicha
labor, ya que hasta el momento no tiene establecido un procedimiento para tal fin.
Como parte del proceso de convalidación se debe asegurar la entrega de los
siguientes documentos, para su evaluación y elaboración de concepto por parte
del ente rector:
Tablas de Retención: Debidamente firmadas por el secretario general o
colaborador administrativo de igual o superior jerarquía y por el responsable
del área de archivo y gestión documental de la organización.
Copias de actos administrativos: Documentos equivalentes en los que se
establece la estructura orgánica vigente de la organización, de igual manera
en los que se establecen las funciones de cada una de las unidades
administrativas que conforman la estructura orgánica vigente y de aquellos
mediante los cuales se crean órganos consultivos o asesores.
Estructura orgánica: Estructura orgánica vigente, organigrama de la
organización, sustentada en actos administrativos o documentos
equivalentes.
Cuadro de clasificación documental: Que represente las agrupaciones
documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir sus fondos (de
ser el caso), secciones, subsecciones, series y subseries, de forma
unificada y debidamente codificada y jerarquizadas.
Acta sesión que avaló las TRD: Acta sesión en las cuales se avalaron las
TRD por parte del comité interno de archivo o quien haga sus veces.
Acto administrativo o documento equivalente: Mediante el cual el
representante legal de la organización aprueba las TRD.
Ejemplo de Resolución aprobación TRD en ASMET SALUD EPS S.A.S
Evaluación técnica: Proceso mediante la cual se evalúa que las Tablas de
Retención Documental reúnen los requisitos técnicos de elaboración y
aprobación establecidos del cual se genera un concepto técnico por la
instancia correspondiente.
Convalidación: Proceso mediante el cual la instancia competente certifica
que las Tablas de Retención Documental cumplen con los requisitos
técnicos de elaboración y aprobación del cual se genera como resultado el
certificado de convalidación
Glosario de términos: Debe tener la descripción de series y subseries
misionales registradas en las TRD.
5. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA
El impacto del presente trabajo de investigación sobre la actualización de tablas
de retención documental (TRD) para la entidad promotora de salud – Asmet Salud
EPS S.A.S de la ciudad de Popayán – Cauca es positivo y pertinente, dado que
con este instrumento se propende por el correcto archivamiento y organización de
los documentos, ya que al identificar las series y subseries documentales de las
áreas actuales y demás, se afianza el quehacer archivístico. De igual manera, se
asegura que los documentos no estén dispersos en diferentes unidades
administrativas, garantizando una oportuna prestación de servicios tanto para los
usuarios internos como externos.
Por otra parte, al poseer un instrumento actualizado como la TRD permite que no
solo los archivos de gestión estén organizados, sino que el archivo central también
y que su acervo pueda garantizar el ciclo de vida del documento, donde las
servicios de consulta y préstamo se puedan realizar dentro del marco legal,
asegurando el acceso a la información y la optimización de procesos.
Por consiguiente, cuando los documentos y expedientes que se generen en razón
de las funciones de las dependencias, estos deben encontrarse debidamente
clasificados, ordenados y descritos asegurando que la información esté a la mano
y de esta manera, permita evidenciar la trazabilidad de la misma siendo garante
de procesos administrativos transparentes y óptimos, donde coadyuve a que los
recursos materiales y financieros incrementen las operaciones y el funcionamiento
oportuno.
6. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES
En la actualización de las tablas de retención documental de Asmet Salud EPS
S.A.S, se presentó como dificultad la falta de colaboración de los funcionarios de
las áreas competentes en la entrega de información respecto a la historia de la
organización, de igual forma, se pudo evidenciar que la estructura orgánica es
muy dinámica y cambiante, por lo que para realizar este proyecto fue difícil la
consolidación e interpretación de la información.
En cuanto al procedimiento de la actualización de las tablas de retención y tras el
levantamiento del diagnóstico de archivo se colocan en consideración las
siguientes recomendaciones:
Realizar un estudio detallado y técnico sobre la estructura orgánica para que esta
sea estable y duradera, puesto que el constante cambio en la estructura genera
desgaste administrativo y más inversión, afectando el desempeño eficaz de la
organización a nivel corporativo.
Se debe garantizar el ciclo vital de los documentos, por lo tanto éstos deben ser
organizados y transferidos de acuerdo al cronograma establecido para tal fin y
según la normativa vigente.
Es fundamental que desde el nivel más alto de la organización hasta los niveles
inferiores conozcan la importancia que revisten los documentos y la información
que estos suministran para la historia empresarial y nacional, asegurando su
debido manejo y control mediante la implementación de los instrumentos
archivísticos.
Es indispensable que el área de control interno involucre dentro de su plan de
auditorías internas al proceso de gestión documental y se le realice el debido
seguimiento al cumplimiento de las actividades establecidas en los instrumentos
archivísticos.
Difundir el servicio de consulta de documentos que ofrece el sistema de gestión
documental implementado por la organización, esto con el fin de garantizar la
optimización de la productividad laboral al poder realizar la consulta de forma
rápida y sin necesidad de desplazarse al área de archivo.
7. BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA
7.1 BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. P.1-6.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Minimanual de Tablas de Retención
Documental. Bogotá. s.f.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general: teoría y práctica, 5ta edición.
Sevilla, 1991. p.146 -161
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogotá, 2010. p. 5
PINTO PUENTES, Gicela Jasmín. Propuesta de tablas de retención documental
(TRD) para las áreas misionales de la Contraloría municipal de Popayán Cauca.
Tunja, 2019, 71. Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia. Facultad de
Ciencias de la Educación. Escuela de Posgrados. Especialización en Archivística.
SIERRA ESCOBAR, Juan Carlos. Parámetros para la formulación de proyectos en
Tablas de Retención Documental TRD. Bogotá 2006. p. 56. Tesis. (Profesional en
Sistemas de Información, Bibliotecólogo y Archivista). Universidad de la Salle.
Facultad de Sistemas de Información y Documentación.
VARGAS QUIÑONES, Martha y ALDANA DE VEGA, Luz Ángela. Calidad y
servicio: conceptos y herramientas. Bogotá: Ecoe ediciones Ltda., 2006. p.142.
7.2 WEBGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Decreto 1080 de 2015 “Decreto único del
sector cultura” [En línea], mayo 2015 [Visto en internet 1 de abril de 2021].
Disponible en: https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/
ARENAS CASTRO, Carolina, et al. Plan de Responsabilidad Social Empresarial
para Asmet Salud EPSA SAS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021].
Disponible
en:https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/35416/Amunozmun.pdf?
sequence=3&isAllowed=y
BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio
de caso: “La salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”.
[En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:
https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-
0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1
CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA
REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL – RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En
línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible
en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-
reorganizacion-institucional-resolucion-127-de-2018-sns/
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la
racionalización de trámites, procesos y procedimientos [En línea], junio 2002 [Visto
en internet 09 de noviembre de 2020].Disponible en:
http://www.pereira.gov.co/Transparencia/GestionHumana/Gu%C3%ADa%20para
%20la%20racionalizaci%C3%B3n%20de%20tr%C3%A1mites,%20procesos%20y
%20procedimientos.pdf
ESLAVA, Leidy. Documentación del proceso financiero para la implementación de
la Suite financiera Siesa Interprise en la empresa Sonría basado en la norma ISO
9001:2015 [En línea], citado por HARRINGTON, James. Trabajo de grado
Ingeniería Industrial. Bogotá D.C. Universidad Católica de Colombia. Facultad de
Ingeniería, 2018. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020]. Disponible en:
https://repository.ucatolica.edu.co/jspui/bitstream/10983/22615/1/Trabajo%20de%2
0Grado%20Final.pdf
ESQUIAQUI, Giovani y ESCOBAR, William. Estructura organizacional y estrategia
empresarial [En línea]. Trabajo de grado Especialización en Gestión del
Desarrollo. Bogotá D.C. Universidad Militar Nueva Granada. Facultad de Ciencias
Económicas, 2012. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020].Disponible en:
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/7083/EsquiaquiEsquiaq
uiGiovanni2012.pdf;jsessionid=94071CF35661C125815204A16BD25FAC?sequen
ce=2
MAYA, Alfredo, et al. Una mirada crítica sobre la noción: paciente/usuario/cliente
desde la antropología en salud [En línea], mayo 2017 [Visto en internet 09 de
noviembre de 2020]. Disponible en:
https://www.medigraphic.com/pdfs/conamed/con-2017/con172h.pdf
Ministerio de la Protección Social. Proyecto evaluación y reestructuración de los
procesos, estrategias y organismos públicos y privados encargados de adelantar
las funciones de vigilancia y control del sistema de salud. [En línea], [Visto en
internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en:
https://www.minsalud.gov.co/salud/Documents/Marco%20Conceptual%20de%20A
n%C3%A1lisis%20de%20los%20Sistemas%20de%20Salud-%20CAP%201.pdf
NACIONES UNIDAS. La declaración universal de los derechos humanos. [En
línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:
https://www.un.org/es/about-us/universal-declaration-of-human-rights
Organización Panamericana de la Salud – PAHO. Análisis del sector salud:
Herramientas para la formulación de políticas. [En línea], [Visto en internet 10 de
noviembre de 2020]. Disponible en:
https://www.paho.org/hq/documents/events/guatemala04/ArmandoGuemes.pdf?ua
=1
YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de
2021]. Disponible en:
https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud
ANEXOS
1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DESACTUALIZADO
Como observación se nota que en el cuadro de clasificación no se identifica el fondo, ni la
sección ni subsección, de igual manera las series documentales no están listadas de
forma alfabética ni se sigue el número consecutivo correspondiente, en total se listan 118
series documentales.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE CÓDIGO
GENERAL
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 1 INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVA
11
1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 2 OTROS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS 12
1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 3 PROCESOS
ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
13
1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 4 PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD FISCAL 14
1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 5 REQUERIMIENTO NURC 15
2 ACCIONES JUDICIALES 1 CONTROVERSIAS CONTRACTUALES
21
2 ACCIONES JUDICIALES 2 EJECUTIVO 22
2 ACCIONES JUDICIALES 3 LABORALES 23
2 ACCIONES JUDICIALES 4 NULIDAD 24
2 ACCIONES JUDICIALES 5 NULIDAD Y
RESTABLECIMIENTO DE DERECHO
25
2 ACCIONES JUDICIALES 6 PENALES 26
2 ACCIONES JUDICIALES 7 REPARACIÓN DIRECTA 27
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
2 ACCIONES JUDICIALES 8 RESPONSABILIDAD CIVILES 28
3 ACCIONES TUTELAS 1 ACCION TUTELA 31
4 ACTAS 1 ACTA BAJA BIENES
MUEBLES 41
4 ACTAS 2 ACTA DE ASAMBLEA 42
4 ACTAS 3 ACTA DE COMITÉ CARTERA
Y ACREEDORES 43
4 ACTAS 4 ACTA DE COMITÉ
CONDUCTA 44
4 ACTAS 5 ACTA DE COMITÉ
CONTRALORÍA INTERNA 45
4 ACTAS 6 ACTA DE COMITÉ CONTROL
CAMBIO 46
4 ACTAS 7 ACTA DE ADQUISICIONES Y
ADJUDICACIONES 47
4 ACTAS 8 ACTA DE COMITÉ DE
RIESGO 48
4 ACTAS 9 ACTA DE COMITÉ
GOBIERNO ORGANIZACIONAL
49
4 ACTAS 10 ACTA DE CONCILIACION 410
4 ACTAS 11 ACTA DE ELIMINACIÓN 411
4 ACTAS 12 ACTA DE ENTREGA 412
4 ACTAS 13 ACTA DE ENTREGA
AUDITORIOS 413
4 ACTAS 14 ACTA DE ESTREGA DE INFORMACION DIGITAL
414
4 ACTAS 15 ACTA DE JUNTA DIRECTIVA 415
4 ACTAS 16 ACTA DE NOMBRAMIENTOS 416
4 ACTAS 17 ACTA DE REUNION 417
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
4 ACTAS 18 ACTA ESTACIONES DE
COMPUTO 418
4 ACTAS 19 ACTA REUNIÓN DE
PROCESO 419
4 ACTAS 20 ACTAS COMITÉ DE
DIRECCION DE RIESGO 420
4 ACTAS 21 ACTAS DE COMITÉ DE
PLANEACION DE RIESGO 421
4 ACTAS 22 ACTAS DE CONTRATACION 422
4 ACTAS 23 ACTAS COMITÉ MAIAS 423
4 ACTAS 24 ACTAS DE DEMANDAS 424
4 ACTAS 25 ACTAS DE SEGUIMIENTO
ESTANCIA PROLONGADAS 425
4 ACTAS 26 ACTAS REUNION PRESTADORES
426
4 ACTAS 27 ACTAS PLAN DE MEJORA
AUDITORIA 427
4 ACTAS 28 ACTAS DE ENTREGA DE INFORMACION DIGITAL
428
4 ACTAS 29 ACTAS DE COMITÉ CONTROL CAMBIO
429
4 ACTAS 30 ACTAS ESTACIONES DE
COMPUTO 430
4 ACTAS 31 ACTA DE ENTREGA 431
4 ACTAS 32 ACTA COMITÉ DE ARCHIVO 432
5 ACUERDOS 1 ACUERDO DE JUNTA
DIRECTIVA 51
5 ACUERDOS 2 ACUERDOS
DISPONIBILIDAD DE SERVICIO
52
6 AFILIACIONES Y REGISTROS 1 AFILIACION Y REGISTRO 61
7 ALTO COSTO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 1 CAPACITACIONES
EXTERNAS 91
9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 2 CAPACITACIONES
GENERALES 92
9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 3 CAPACITACIONES SALUD
OCUPACIONAL 93
9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 4 CAPACITACIONES
TÉCNICAS 94
9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 5 ENCUESTAS 95
9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 6 EVALUACIONES 96
10 ASESORIAS JURIDICAS 1 ASESORIA JURIDICA 101
13 BIENESTAR 1 ACTIVIDADES 131
13 BIENESTAR 2 COMITÉS DE BIENESTAR 132
13 BIENESTAR 3 PLAN DE BENEFICIOS Y
CRONOGRAMA 133
14 CAJA MENOR 1 CAJA MENOR 141
16 CERTIFICADOS 1 CERTIFICADO DE DEUDA ENTES TERRITORIALES
161
16 CERTIFICADOS 2 CERTIFICADO PARAFISCAL 162
17 COACTIVOS 1 COACTIVOS 171
20 COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD 1 NOTAS CONTABLES 201
20 COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD 2 ORDENES DE PAGO 202
21 COMUNICACIONES 1 COMUNICACIONES DE
PRESIDENCIA 211
21 COMUNICACIONES 2 COMUNICACIONES DE
JUNTA DIRECTIVA 212
21 COMUNICACIONES 3 COMUNICACIONES GRUPO
EMPRESARIAL 213
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
21 COMUNICACIONES 4 CONSECUTIVO
CIRCULARES EXTERNA 214
21 COMUNICACIONES 5 CONSECUTIVO
CIRCULARES INTERNAS 215
21 COMUNICACIONES 6 CONSECUTIVO
COMUNICACIONES INTERNAS
216
21 COMUNICACIONES 7 CONSECUTIVO OFICIOS 217
22 CONCILIACIONES 1 CONCILIACION BANCARIAS 221
22 CONCILIACIONES 2 CONCILIACION DE
CARTERA 222
22 CONCILIACIONES 3 CONCILIACION DE PREJUDICIALES
223
25 CONTRATOS 1 COMODATOS 251
25 CONTRATOS 2 CONTRATO DE ARRENDO 252
25 CONTRATOS 3 CONTRATO DE PROVEEDORES
ADMINISTRATIVOS 253
25 CONTRATOS 4 ORDENES DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS 254
25 CONTRATOS 5 CONTRATO RED DE
SERVICIOS 255
26 CONTROL DISCIPLINARIO 1 INVESTIGACIONES
LABORALES 261
27 CONVENIOS 1 CONVENIOS
EMPRESARIALES 271
27 CONVENIOS 2 CONVENIOS EDUCATIVOS 272
29 DECLARACIONES 1 INDUSTRIA Y COMERCIO 291
29 DECLARACIONES 2 RENTA Y COMPENSACION 292
29 DECLARACIONES 3 RETENCION IMPUESTO DE
VALOR AGREGADO IVA 293
30 DERECHO DE PETICIONES 1 DERECHO DE PETICION 301
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
30 DERECHO DE PETICIONES 2 REQUERIMIENTO DE
AUTORIDADES 302
32 DOCUMENTOS LEGALES 1 DOCUMENTO LEGAL DE
PRESIDENCIA 321
33 ENCUESTAS 1 ENCUESTA
HOSPITALIZACIÓN 331
34 ENCUESTAS 2 ENCUESTA PERCEPCIÓN 342
34 ESTADOS FINANCIEROS 1 ESTADOS FINANCIEROS 341
35 ESTATUTOS 1 ESTATUTO 351
37 FICHAS TECNICAS 1 FICHA TECNICA DE
MAQUINARIA Y EQUIPOS 371
37 FICHAS TECNICAS 2 FICHA TECNICA EQUIPO DE
TRANSPORTE 372
40 HISTORIAS 1 HISTORIA APRENDICES
SENA 401
40 HISTORIAS 2 HISTORIA DE INTEGRANTE
DE JUNTA DIRECTIVA 402
40 HISTORIAS 3 HISTORIA LABORAL 403
40 HISTORIAS 4 HISTORIA PASANTES 404
41 INFORMES 1 INFORME DE AUDITORIA
INTERNA 411
41 INFORMES 2 INFORME DE AUDITORIA
EXTRAORDINARIA 412
41 INFORMES 3 INFORME DE CONSUMOS 413
41 INFORMES 4 INFORME ENTES DE
CONTROL 414
41 INFORMES 5 INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO 415
41 INFORMES 6 INFORME DE GERENCIA 416
41 INFORMES 7 INFORME DE GESTION 417
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
41 INFORMES 8 INFORME DE SEGUIMIENTO
A PLANES DE MEJORA 418
41 INFORMES 10 INFORMES ENTES DE
CONTROL 4110
41 INFORMES 11 INFORME LEGALES 4111
41 INFORMES 12 INFORME CORPORATIVOS 4112
41 INFORMES 13 INFORME PQRD 4113
41 INFORMES 14 INFORME DE MERCADO 4114
41 INFORMES 15 INFORME AUTOCONTROL 4115
41 INFORMES 16 INFORMES GEAS DE RESULTADOS DPTAL
4116
41 INFORMES 17 INFORMES JORNADA
DPTAL 4117
41 INFORMES 18 INFORME DE PLAN DE
PROMOCION 4118
41 INFORMES 19 INFORME DE CENSO DE
ATENCION DOMICILIARIA 4119
41 INFORMES 20 INFORME INDUCCION DE
DEMANDA 4120
41 INFORMES 21 INFORME UNIDADES
RENALES 4121
41 INFORMES 22 INFORME VIH 4122
41 INFORMES 23 INFORME PRESTADORES DE SERVICIO DE SALUD
4123
41 INFORMES 24 INFORMES COCURRENTE 4124
41 INFORMES 25 INFORME DE SEGUIMIENTO 4125
41 INFORMES 26 INFORME DE PLAN DE
PROMOCION 4126
44 INVENTARIOS 1 EGRESO DE ALMACEN 441
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
44 INVENTARIOS 2 INGRESO DE ALMACEN 442
44 INVENTARIOS 3 INVENTARIO GENERAL DE
ACTIVOS 443
44 INVENTARIOS 4 RECLAMACIONES ANTE
ASEGURADORA 444
45 JURISDICCIONALES 1 JURISDICCIONALES 451
46 LIBROS 1 LIBRO AUXILIAR 461
46 LIBROS 2 LIBROS MAYOR Y BALANCE 462
48 LIGAS 1 LIGA 481
50 MANUALES 1 MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA
501
50 MANUALES 2 MANUAL DE CÓDIGO DE
CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO
502
50 MANUALES 3 MANUAL MAIAS 503
55 ORDENES DE COMPRA 1 ORDENES DE COMPRAS 551
56 PQRD - PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y DERECHO DE PETICIÓN
57 PLANES 1 PLAN CAPACIDAD
HERRAMIENTA TECNOLOGICA
571
57 PLANES 2 PLAN INSTITUCIONAL 572
57 PLANES 3 PLAN DE COMPRAS 573
57 PLANES 4 PLAN DE MANTENIMIENTO
ANUAL 574
57 PLANES 5 PLAN DE PRUEBAS 575
57 PLANES 6 PLAN DE SALIDAS
PERSONAL 576
57 PLANES 7 PLAN ESTRATEGICO DE
TECNOLOGIA 577
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
57 PLANES 8 PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO 578
57 PLANES 9 PLAN MENSUAL DE CAJA 579
57 PLANES 10 PLANES OPERATIVOS 5710
57 PLANES 11 PLANES DE
MEJORAMIENTO 5711
57 PLANES 12 PLANES DE MEJORA
PAMEC DEPARTAMENTALES
5712
57 PLANES 13 PLAN SUPERINTENDENCIA
DE SALUD 5713
57 PLANES 14 PLAN DE MERCADEO 5714
57 PLANES 15
PLAN NACIONAL DE PROMOCION DE LA SALUD
Y PREVENCION DE LA ENFERMEDAD
5715
59 PODERES 1 PODERES 591
60 POLIZAS 1 PÓLIZA DIRECTORES Y
ADMINISTRADORES 601
60 POLIZAS 2 PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
602
60 POLIZAS 3 PÓLIZA TODO RIESGO
DAÑO MATERIAL 603
60 POLIZAS 4 PÓLIZA VIDA GRUPO 604
60 POLIZAS 5 PÓLIZAS MANEJO GLOBAL 605
61 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
63 DOCUMENTOS DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE CALIDAD 1 PROCESOS 631
64 PROGRAMAS 1 PROGRAMA DE AUDITORIA 641
64 PROGRAMAS 2 PROGRAMA DE
AUDITORIAS PAMEC 642
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
64 PROGRAMAS 3 PROGRAMAS DE SALUD 643
65 RECOBROS 1 RECOBROS A OTRAS EPS 651
65 RECOBROS 2 RECOBROS AL ADRES 652
65 RECOBROS 3 RECOBROS AL ENTE
TERRITORIAL 653
69 REGISTROS 1 AUTORIZACION PARA VISITAS O STAND DE
EXTERNOS 691
69 REGISTROS 2 CONTROL PRESTAMO DE
DOCUMENTOS 692
69 REGISTROS 3 CONTROL PRESTAMO DE
LIBROS 693
69 REGISTROS 4 ENVÍO DE
CORRESPONDENCIA 694
69 REGISTROS 5 RADICACION DE
CORRESPONDENCIA 695
69 REGISTROS 6 SOLICITUD INGRESO
HORARIO NO LABORAL 696
69 REGISTROS 7 TRANSFERENCIA DOCUMENTALES
697
69 REGISTROS 8 TRANSMISION DE FAX 698
70 REGLAMENTOS 1 REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO 701
72 RESOLUCIONES 1 RESOLUCION DE
PRESIDENCIA 721
73 RESPONSABILIDAD SOCIAL 1 MEDIO AMBIENTE 731
73 RESPONSABILIDAD SOCIAL 2 PROGRAMA DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL 732
75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO 1 ACTIVIDADES 751
75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO 2 BRIGADA DE EMERGENCIA 752
75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO 3 COPASST 753
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO 4
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
754
75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO 5 INSPECCIONES 755
75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO 6 MATRIZ DE RIESGO 756
75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO 7 PAUSAS ACTIVAS 757
75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO 8 PLAN DE EMERGENCIA 758
76 SOLICITUDES 1 SOLICITUD CAMBIO DRP 761
76 SOLICITUDES 2 SOLICITUD SERVICIOS DE
TECNOLOGIA 762
78 TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
781
79 TITULACIONES Y BIENES 1 TITULACIONES Y BIENES 791
81 TRANSFERENCIAS 1 TRANSFERENCIAS 811
82 IDENTIDAD EMPRESARIAL 1 IDENTIDAD EMPRESARIAL 821
83 ARQUEO CAJA 1 ARQUEO CAJA 831
83 ARQUEO CAJA 1 ARQUEO CAJA 831
84 PETICIONES 1 PETICIONES 841
85 PLANILLAS DE ENTREGA DE INFORMACION AL USUARIO
1 PLANILLAS DE ENTREGA
DE INFORMACION AL USUARIO
851
86 REFERENCIA Y
CONTRAREFERENCIA
87 REGISTRO DE ACTIVIDADES
DIARIAS DE ACOMPAÑAMIENTO
1 REGISTRO DE ACTIVIDADES
DIARIAS DE ACOMPAÑAMIENTO
871
88 RECAUDOS 1 RECAUDO DIARIO DE PAGO 881
89 HISTORIA MEDICINA LABORAL 1
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
90 NOTIFICACIONES 1 NOTIFICACIÓN DE
USUARIOS 901
90 NOTIFICACIONES 2 NOTIFICACIÓN DE CARTERA 902
91 GESTION DE DESARROLLO 1 ACTAS CONTROL 911
91 GESTION DE DESARROLLO 2 COMITE DESARROLLO
INFORMES AVANCE 912
91 GESTION DE DESARROLLO 3 DICCIONARIO DATOS 913
91 GESTION DE DESARROLLO 4 ENTES DE CONTROL 914
91 GESTION DE DESARROLLO 5 GESTION DOCUMENTOS
CONTROL 915
91 GESTION DE DESARROLLO 6 INDICADORES DESARROLLO
916
91 GESTION DE DESARROLLO 7 INFORMES AVANCES
PROYECTOS 917
91 GESTION DE DESARROLLO 8 MANUALES 918
91 GESTION DE DESARROLLO 9 MENUS 919
91 GESTION DE DESARROLLO 10 NORMATIVIDAD 9110
91 GESTION DE DESARROLLO 11 PARAMETRIZACION 9111
91 GESTION DE DESARROLLO 12 PRUEBAS 9112
91 GESTION DE DESARROLLO 13 ROLES 9113
91 GESTION DE DESARROLLO 14 WEB SERVICE 9114
92 MANTENIMIENTOS 1 MANTENIMIENTO 921
93 MATRICEZ 1 MATRIZ 931
93 MATRICES 2 MATRIZ DE RIESGO
CORPORATIVO 932
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
94 PROCESO DESARROLLO 1 ARQUITECTURA ESTANDARES
941
94 PROCESO DESARROLLO 2 DOCUMENTOS GENERALES 942
94 PROCESO DESARROLLO 3 PROCESO ANTERIOR 943
94 PROCESO DESARROLLO 4 PROCESO DESARROLLO
ISO15504 944
94 PROCESO DESARROLLO 5 PROCESO MANTENIMIENTO 945
95 PROYECTOS 1 ANÁLISIS 951
95 PROYECTOS 2 CIERRE 952
95 PROYECTOS 3 CONSTRUCCIÓN 953
95 PROYECTOS 4 DISEÑO 954
95 PROYECTOS 5 EVALUACIÓN CONTROL
PROYECTO 955
95 PROYECTOS 6 GESTIÓN CAMBIOS 956
95 PROYECTOS 7 LINEA BASE 957
95 PROYECTOS 8 MEDICIONES 958
95 PROYECTOS 9 PLANEACION PROYECTOS 959
95 PROYECTOS 10 PREDESAROLLO 9510
95 PROYECTOS 12 PRUEBAS 9512
96 PRUEBAS 1 PRUEBA UNITARIAS DRP 961
97 REPORTE 1 REPORTE DE
MANTENIMIENTO 971
97 REPORTE 2 REPORTE VISITA TECNICA 972
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
97 REPORTE 3 REPORTE NORMATIVO SI 973
97 REPORTE 4 REPORTE INSTITUCIONAL 974
98 FACTURAS DE PROVEEDORES
DE SERVICIOS DE SALUD 1
FACTURAS DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE SALUD 981
99 GLOSAS 1 GLOSAS 991
100 COMUNICACIONES EXTERNAS
101 COMUNICACIONES INTERNAS
102 EVENTOS INSTITUCIONALES
103 INFORMACION AL USUARIO
104 MODELO INTEGRADO DE
ATENCION DE SALA
105 SEGUIMIENTOS 1 SEGUIMIENTO PLANES DE
ACCION 1051
106 SASTIFACCION
107 POLITICAS 1 1071
107 POLITICAS 2 POLÍTICA DE
COMUNICACIONES 1072
108 HABILITACION
109 VERIFICACION URGENCIAS /
TRIAGE
110 ENCUESTA HOSPITALIZACIÓN 1 ENCUESTA
HOSPITALIZACIÓN 1101
111 JORNADAS DE SALUD
112 UNIRAS
114 GESTION DE AFILIADOS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
115 GESTION DE PRESTADORES
116 AUDITORIAS 1 AUDITORIA ENTES TERRITORIALES
1161
116 AUDITORIAS 2 AUDITORIA ENTES
VIGILANCIA Y CONTROL 1162
117 SARLAFT
118 ATENCION DOMICILIARIA 1 ATENCION DOMICILIARIA 1181
2. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DESACTUALIZADAS
La siguiente TRD corresponde al área de gestión de calidad, para la actualización se tuvo en cuenta su nueva denominación
“gerencia de innovación y optimización de procesos”:
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCESO / ETAPA CODIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN Año Mes Día
GESTIÓN CALIDAD 2 2019 11 01 1
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) TIPO DE
INFORMACION SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CD S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S M
2 4 ACTAS
2 4 15 ACTA DE REUNION
Reservado Digital 1 9 X Estas actas de se cargan en el
aplicativo de interacciones Actas de Reunión
2 41 INFORMES
2 41 7 INFORME DE GESTION
Reservado Digital 1 2 X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se
conserva 2 año en el archivo central, se elimina ya que se
maneja copia del consecutivo de correspondencia despachada
Informes de Gestión
Informe PAMEC
2 57 PLANES
2 57 11 PLANES DE MEJORAMIENTO Reservado Digital 1 9 X Se eliminan cuando haya
terminado su tiempo de retención
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
2 57 12 PLANES DE MEJORA PAMEC
DEPARTAMENTALES
en el Archivo Central
2 63 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
2 63 1 PROCESOS
Reservado Digital 6 14 X Se eliminan cuando haya
terminado su tiempo de retención en el Archivo Central
Formatos
Instructivos
Planes
Procesos
Procedimiento
Manuales
Programas
2 64 PROGRAMAS
2 64 2 PROGRAMA DE AUDITORIAS PAMEC
Reservado Digital 6 14 X Se eliminan cuando haya
terminado su tiempo de retención en el Archivo Central Programa
CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR-GTH Gerente de Calidad
CP: Código de Proceso CT: Conservación Total
________________________ Nombre:
_______________________ Nombre:
______________________ Nombre:
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D:
Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c) M: Microfilmación
Tipo documental (i)
La siguiente TRD corresponde al área de gestión de recursos, para la actualización se tuvo en cuenta la nueva denominación
“administrativa”.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCESO / ETAPA CODIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN Año Mes Día
GESTIÓN DE RECURSOS 8 2019 11 01 1
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) TIPO DE
INFORMACION SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CP S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S M
8 4 ACTAS
8 4 7 ACTA DE ADQUISICIONES Y
ADJUDICACIONES
Reservado Papel 1 9 X X
Se digitaliza para consulta de los usuarios
a través de Docunet Web. Se conserva en
forma permanente, en el Archivo Histórico, al
término de su retención.
Acta de reunión
Convocatoria
8 4 11 ACTA DE ELIMINACIÓN
Reservado Papel 1 9 X X
Se digitaliza en la sede nacional para consulta de los usuarios a través
de Docunet Web. Se conserva en forma permanente, en el
Archivo Histórico, al término de su retención.
Acta de eliminación GR-F-13
Inventario documental
8 4 12 ACTA DE ENTREGA AUDITORIOS
Reservado Papel 1 2 X X
La Subserie permanece 1 años en el Archivo de Gestión, posteriormente se transfiere al Archivo
Central, donde se conserva 2 años más,
cumplidos estos periodos se elimina por
perder su valor administrativo.
Acta de entrega auditorio
8 4 17 ACTA REUNIÓN DE PROCESO Reservado Papel 1 9 X X
La Subserie debe permanecer 1 año en el
Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, Se
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Acta de reunión GPC-F-25
conserva en forma permanente, en el
Archivo Histórico, al término de su retención.
8 4 1 ACTA BAJA BIENES MUEBLES
Reservado Papel 1 9 X X
La Subserie tiene valor contable y legal. Se
sugiere su conservación en otro medio, sin
embargo el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), dice que los libros deben ser conservados durante 10 años en cualquier medio
que garantice su reproducción exacta.
Acta baja bienes Muebles GR-F-16
Solicitud baja activo GR-F-22
8 4 30 ACTA COMITÉ DE ARCHIVO
Reservado Papel 1 9 X X
Se digitaliza en la sede nacional para consulta de los usuarios a través
de Docunet Web. Se conserva en forma permanente, en el
Archivo Histórico, al término de su retención.
Acta
8 21 COMUNICACIONES
Clasificado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el
Archivo de Gestión, luego se transfiere al
Archivo Central, donde se reproduce en un
Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico deberá
ser eliminado.
8 21 5 CONSECUTIVO CIRCULARES INTERNAS
Circular GR-F-12
8 21 4 CONSECUTIVO CIRCULARES EXTERNA
Circular
8 21 6 CONSECUTIVO COMUNICACIONES INTERNAS
Comunicación GR-F-10
8 21 7 CONSECUTIVO OFICIOS
Oficio GR-F-11
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
8 25 CONTRATOS
8 25 1 COMODATOS
Público Papel 2 8 X X
La Subserie debe permanecer 2 años en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al
Archivo Central, donde se reproduce en un
Medio Técnico y permanece 8 años más.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, se digitalizar y eliminar el
soporte papel.
Actas
Comodato
Correspondencia
Soportes
8 25 2 CONTRATO DE ARRENDO
Público Papel 2 8 X X
La Subserie debe permanecer 2 años en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al
Archivo Central, donde se reproduce en un
Medio Técnico y permanece 8 años más.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, se digitalizar y eliminar el
soporte papel.
Actas
*Actas de liquidación
Contrato
*Contrato
Correspondencia
*Correspondencia recibida *Correspondencia despachada
Documentos soporte *Fotocopia Rut *Fotocopia cedula *Cámara de comercio *Certificado tradición y libertad *Certificación cuenta bancaria *Declaración de vínculos *Autorización de tratamiento de datos personales para proveedores *Formulario de vinculación de clientes
8 25 3 CONTRATO DE PROVEEDORES
ADMINISTRATIVOS Público Papel 2 8 X X
La Subserie debe permanecer 2 años en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actas
* Actas de liquidación - GR_F_27, GR_F_28 * Actas de reunión
Archivo Central, donde se reproduce en un
Medio Técnico y permanece 8 años más.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, se digitalizar y eliminar el
soporte papel.
Certificaciones * Certificaciones * Evaluación de proveedores * Encuesta proveedor
Contrato
* Contrato firmado y Otrosí
Correspondencia
* Correspondencia recibida * Correspondencia despachada
Documentos soporte * Fotocopia RUT * Fotocopia cedula representante legal * Cámara de comercio * Tarjeta profesional * Declaración de vínculos - GR-F-53 *Autorización de tratamiento de datos personales para proveedores - GT-F-89
Informes de interventoría
* Informes de interventoría por mes con sus soportes (facturas, DEF, pagos seguridad social.)
Pólizas * Póliza de cumplimiento * Póliza de responsabilidad civil y contractual * Póliza de calidad * Póliza de buen manejo del anticipo * Aceptación de garantías
Sistema De Gestión Salud Seguridad Trabajo *Manual del sistema de gestión salud y seguridad en el trabajo *Afiliación EPS, AFP Y ARL *Certificación trabajo en alturas *Certificación manejo sustancias químicas *Compromiso visualización video SGSST
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Solicitud De Contrato
*Solicitud de contrato *Estudios previos
SARLAFT *Formato de conocimiento de proveedor *Declaración de bienes y rentas *Reporte de validación SARLAFT
8 25 4 ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Clasificado Papel 2 8 X X
La Subserie debe permanecer 2 años en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al
Archivo Central, donde se reproduce en un
Medio Técnico y permanece 8 años más.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, se digitalizar y eliminar el
soporte papel.
Actas
*actas de liquidación *actas de reunión
Certificaciones * Certificaciones sistema de gestión salud seguridad trabajo * Manual del sistema de gestión salud y seguridad en el trabajo * Afiliación EPS, AFP, ARL *Certificación trabajo en alturas *Certificación manejo sustancias químicas *Compromiso visualización video sigs.
Correspondencia
*correspondencia recibida *correspondencia despachada
Documentos soporte *fotocopia del RUT *fotocopia de la cédula *certificado de cuenta bancaria *antecedentes *tarjeta profesional
Informes *informe de interventoría *factura *pagos a seguridad social
OPS
*OPS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Propuesta
*propuesta técnica y/o económica
8 27 CONVENIOS
8 27 1 CONVENIOS EMPRESARIALES
Reservado Papel 2 8 X X
La Subserie debe permanecer 2 años en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al
Archivo Central, donde se reproduce en un
Medio Técnico y permanece 8 años más.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,
microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte
papel.
Actas
* Actas de liquidación * Actas de reunión
Certificaciones
* Certificaciones
Convenio
* Convenio firmado y vigente * Otrosí
Correspondencia
* Correspondencia recibida * Correspondencia despachada
Documentos soporte * Fotocopia RUT * Fotocopia cedula representante legal * Cámara de comercio
Informes de interventoría
* Informes de interventoría
Pólizas * Póliza de cumplimiento * Póliza de responsabilidad civil y contractual * Póliza de calidad * Póliza de buen manejo del anticipo * Aceptación de garantías
Propuesta
* Propuesta técnica y/o económica
Solicitud de contrato
* Solicitud de contrato
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
8 27 2 CONVENIOS EDUCATIVOS
Reservado Papel 2 8 X X
La Subserie debe permanecer 2 años
en el Archivo de Gestión, luego se
transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico y
permanece 8 años más. Una vez
cumpla el tiempo en los archivos de
gestión y central, microfilmar o
digitalizar y eliminar el soporte papel.
Acta de inicio pasantías
*Formato acta inicio de pasantía *Formato autorización y contratación de pasantes
Certificaciones
* Informe técnico final *Formato de certificación de pasantía
Convenio
* Convenio firmado y vigente * Otrosí
Correspondencia
* Correspondencia recibida * Correspondencia despachada
Documentos soporte * fotocopia RUT * Fotocopia cedula representante legal * certificado cámara de comercio * Licencia de funcionamiento (resolución, acuerdo, etc.) * Consejo académico (resolución, acuerdo etc.) Oficio solicitud de pasantía Formato de Solicitud Convenio Practica.
Solicitud de convenio
* Solicitud de convenio para práctica
8 37 FICHAS TECNICAS
8 37 1 FICHA TECNICA DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Reservado Papel 1 9 X X
La Serie no se destruye porque su
contenido se considera de valor
histórico para Asmet Salud. Se sugiere conservar en un
medio técnico para salvaguardar la
información.
Ficha Técnica Maquinaria de Equipo GR-F-64
8 37 2 FICHA TECNICA EQUIPO DE TRANSPORTE
Ficha Técnica Equipo de transporte GR-F-65
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
8 41 INFORMES
8 41 7 INFORME DE GESTIÓN
Reservado Electrónico/islution 1 4 X X
La Subserie debe permanecer 1 año en
el Archivo de Gestión, luego se
transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico y
permanece 4 años más.
Informe
Anexo
8 41 3 INFORME DE CONSUMOS
Clasificado Digital 1 4 X X
La Subserie debe permanecer 1 año en
el Archivo de Gestión, luego se
transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico y
permanece 4 años más.
Informe consumo agua y energía
8 44 INVENTARIOS
8 44 3 INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS
Clasificado Papel/Electrónico/Seven
ERP 2 8 X
La Subserie tiene valor administrativo, contable y legal. Se
sugiere su conservación en otro medio, sin embargo el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), dice que los libros
deben ser conservados durante 10 años en cualquier medio que garantice
su reproducción exacta.
Acta de inventario Físico GR-F-58
Inventario
Lista chequeo bienes inmuebles GR-F-37
Lista chequeo bienes muebles GR-F-34
8 44 2 INGRESO DE ALMACEN
Ingreso de Consumo
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Ingreso de Activos
Reintegro Consumo
Reintegro Activos Fijos
8 44 1 EGRESO DE ALMACEN
EGRESO DE ALMACEN
Salida de Consumo
Salida de Activos
Solicitud de préstamo y retiro de activos físico
GR-F-32
Baja Activos
Baja Elementos de Consumo
8 44 4 RECLAMACIONES ANTE ASEGURADORA
Denuncia
Pólizas
8 55 ORDENES DE COMPRA
8 55 1 ORDENES DE COMPRAS
Reservado Electrónico/Seven ERP 2 8 X X
La Serie tiene valor administrativo,
contable y legal. Se sugiere su
conservación en otro medio, sin embargo el artículo 28 de la
Requerimiento de Compra
Comparativo
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Cotizaciones Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), dice que los libros
deben ser conservados durante 10 años en cualquier medio que garantice
su reproducción exacta.
Aprobación
Orden de Compra
8 57 PLANES
8 57 3 PLAN DE COMPRAS
Reservado Digital 1 4 X X
La Subserie permanece 1 años en el Archivo de
Gestión, posteriormente se
transfiere al Archivo Central, donde se conserva 4 años más, cumplidos
estos periodos se elimina por perder su valor administrativo.
Plan de compras
8 57 8 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
Reservado Papel 1 9 X X
Se digitaliza en la sede nacional para
consulta de los usuarios a través de
Docunet Web. Se conserva en forma permanente, en el
Archivo Histórico, al término de su
retención.
Diagnóstico Integran de Archivo
Pinar
8 57 4 PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL
Reservado Papel 2 3 X
La Subserie permanece 2 años en el Archivo de
Gestión, posteriormente se
transfiere al Archivo Central, donde se conserva 3 años más, cumplidos
estos periodos se
Solicitudes Sedes
Solicitudes Cambio Sedes GR-F-52
Cotizaciones
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Plan de Mantenimiento Anual elimina por perder su valor administrativo.
6 PLAN DE SALIDAS PERSONAL
Clasificado Digital 1 3 X
La Subserie permanece 2 años en el Archivo de
Gestión, posteriormente se
transfiere al Archivo Central, donde se conserva 3 años más, cumplidos
estos periodos se elimina por perder su valor administrativo.
Programación Salidas Personal
8 69 REGISTROS
Reservado Papel 1 4 X X Se elimina una vez cumplido su tiempo
de retención
8 69 1 AUTORIZACION PARA VISITAS O STAND DE EXTERNOS
Autorización para visitas o stand de
externosGR-F-51
8 69 2 CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Control préstamo de documentos GR-F-07
8 69 3 CONTROL PRESTAMO DE LIBROS
Control préstamo de libros
8 69 4 ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
Envío de correspondencia GR-F-08
8 69 5 RADICACION DE CORRESPONDENCIA GR-F-09
Radicación de correspondencia GR-F-09
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
8 69 6 SOLICITUD INGRESO HORARIO NO LABORAL
Solicitud Ingreso Horario No Laboral GR-F-33
8 69 7 TRANSFERENCIA DOCUMENTALES GR-F-50, GR-F-06, GR-F-61
Transferencias documentalesGR-F-50,
GR-F-06, GR-F-61
8 69 8 TRANSMISION DE FAX
Transmisión de fax GR-F-34
8 78 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Público Papel 1 9 X X
La Serie no se destruye porque su
contenido se considera de valor
histórico para Asmet Salud. Se sugiere conservar en un
medio técnico para salvaguardar la
información.
8 78 1 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Encuesta TRD
Tabla de retención documental
Actualizaciones TRD
8 79 TITULACIONES Y BIENES
Clasificado Papel 1 9 X X
Esta serie se digitaliza en la sede
nacional para consulta de los
usuarios a través de Docunet Web. Y se conserva de manera
permanente
8 79 1 TITULACIONES Y BIENES
Certificados
*Avalúos *Certificados de tradición
Contratos compraventa
*Contrato compraventa
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Correspondencia
*Oficios *Informes situación del bien
Documentos propiedad
*Escritura *Tarjeta de propiedad
Impuestos
*Impuesto predial *SOAT
8 60 POLIZAS
8 60 3 PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL
Clasificado Papel 1 9 X X
La Serie no se destruye porque su
contenido se considera de valor histórico para la Asmet Salud. Se
sugiere conservar en un medio técnico
para salvaguardar la información.
Propuesta
Póliza
Correspondencia
8 60 4 PÓLIZA VIDA GRUPO
Clasificado Papel 1 9 X X
La Serie no se destruye porque su
contenido se considera de valor histórico para la Asmet Salud. Se
sugiere conservar en un medio técnico
para salvaguardar la información.
Propuesta
Póliza
Correspondencia
8 60 5 PÓLIZAS MANEJO GLOBAL
Clasificado Papel 1 9 X X
La Serie no se destruye porque su
contenido se considera de valor histórico para la Asmet Salud. Se
sugiere conservar en un medio técnico
para salvaguardar la información.
Propuesta
Póliza
Correspondencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
8 60 2 PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL
EXTRACONTRACTUAL
Clasificado Papel 1 9 X X
La Serie no se destruye porque su
contenido se considera de valor histórico para la Asmet Salud. Se
sugiere conservar en un medio técnico
para salvaguardar la información.
Propuesta
Póliza
Correspondencia
8 60 1 PÓLIZA DIRECTORES Y
ADMINISTRADORES
Clasificado Papel 1 9 X X
La Serie no se destruye porque su
contenido se considera de valor histórico para la Asmet Salud. Se
sugiere conservar en un medio técnico
para salvaguardar la información.
Propuesta
Póliza
Correspondencia
CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR
CP: Código de Proceso CT: Conservación Total
________________________ Nombre:
_______________________ Nombre:
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c) M: Microfilmación
Tipo documental (i)
La siguiente TRD corresponde al área de gestión tecnológica, para la actualización se tuvo en cuenta la nueva denominación
“gerencia de transformación digital”:
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCESO / ETAPA CODIGO FECHA DE ELABORACIÓN
VERSIÓN Año Mes Día
GESTION TECNOLOGICA 10 2019 11 01 1
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES
(REGISTROS) TIPO DE
INFORMACION SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO CD S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E D S M
10 4 ACTAS
10 4 15 ACTA DE REUNION
Reservado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado.
Acta
10 4 6 ACTAS DE COMITÉ CONTROL CAMBIO
Reservado Papel 1 9 X X Acta
Acta Conformación Comité Control Cambio
10 4 28 ACTAS ESTACIONES DE COMPUTO
Reservado Papel 1 9 X X
Acta Entrega Estaciones Computo
10 4 29 ACTA DE ENTREGA INFORMACIÓN
DIGITAL Clasificado Papel 1 9 X X
Acta Entrega Información Digital
10 5 ACUERDOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
10 5 2 ACUERDOS DISPONIBILIDAD DE
SERVICIO Reservado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado Acuerdo Disponibilidad Nivel Servicio
10 91 GESTION DE DESARROLLO
10 91 1 ACTAS DE REUNIÓN
Reservado Digital 1 9 X
La Serie debe permanecer 1 año almacenada en Backups local, luego
se transfiere a la nube, donde se almacenara indefinidamente para el caso de información en salud y 10
años para el resto de la información.
Acta
10 91 2 ACTAS COMITE DE DESARROLLO
Reservado Digital 1 9 X Acta
Informe
10 91 3 DICCIONARIO DATOS
Reservado Digital 1 9 X
Diccionario de datos
10 91 4 GESTION DOCUMENTOS CONTROL
Reservado Digital 1 9 X
Registro de documento control
10 91 5 INDICADORES DESARROLLO
Reservado Digital 1 9 X
Indicador
10 91 6 INFORMES
Reservado Digital 1 9 X
Informe
10 91 7 MANUALES Reservado Digital 1 9 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Manual
10 91 8 MENUS
Reservado Digital 1 9 X
Menú
10 91 9 NORMATIVIDAD
Reservado Digital 1 9 X
Normas
10 91 10 PARAMETRIZACION
Reservado Digital 1 9 X
Parametrización
10 91 11 PRUEBAS
Reservado Digital 1 9 X
Plan de Pruebas
10 91 12 ROLES
Reservado Digital 1 9 X
Roles
10 91 13 WEB SERVICE
Reservado Digital 1 9 X
Web service
10 92 MANTENIMIENTOS
10 92 1 MANTENIMIENTO
Reservado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado
Mantenimiento Correctivo Equipos
Mantenimiento Preventivo Equipos
10 93 MATRICES
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
10 93 1 MATRIZ
Reservado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado
Matriz Incidente ProvcRendInadec
Matriz RACI
Matriz Riesgo Servicios TI
10 57 PLANES
10 57 1 PLAN CAPACIDAD HERRAMIENTA
TECNOLOGICA Reservado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado
Plan Capacidad Herramienta Tecnológica
10 57 7 PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIA
Reservado Papel 1 9 X X
Plan estratégico de tecnología PETI
10 57 2 PLAN DE COMPRA
Reservado Papel 1 9 X X
Plan de Compra
10 57 5 PLAN DE PRUEBAS
Reservado Papel 1 9 X X
Plan Pruebas Plataforma de Contingencia
10 94 PROCESO DESARROLLO
La Serie debe permanecer 1 año almacenada en Backups local, luego
se transfiere a la nube, donde se almacenara indefinidamente para el caso de información en salud y 10
años para el resto de la información.
10 94 1 ARQUITECTURA ESTANDARES
Reservado
Digital 1 9 X
10 94 2 DOCUMENTOS GENERALES
10 94 3 PROCESO ANTERIOR
Reservado
10 94 4 PROCESO DESARROLLO ISO15504
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
10 94 5 PROCESO MANTENIMIENTO
Reservado
10 94 6 PROCESO DESARROLLO XP
Implementación * Solicitud de Desarrollo * Especificación Técnica * Casos de Prueba * Código Fuente * Reportes * Script
Pruebas Funcionales * Manual de Usuario
Pruebas de Aceptación * Documento de Aceptación * Desplieque de Producción * Registro de Asistencia
Despliegue de Producción * Registro de Asistencia
10 95 PROYECTOS
10 95 10 PREDESAROLLO
Reservado Digital 1 9 X
La Serie debe permanecer 1 año almacenada en Backups local, luego
se transfiere a la nube, donde se almacenara indefinidamente para el
caso de información en salud e información con valor jurídico y 10
años para el resto de la información.
Análisis de viabilidad *Realizar estimación Pre-desarrollo *Reunión Para Estudiar Análisis Viabilidad *Reportar Hallazgos *Documento Análisis Viabilidad *Lista Chequeo Para Análisis *Listado Casos de Uso
Requerimiento * Documento Requerimientos * Validar Especificación Requerimientos * Aseguramiento Calidad
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
10 95 9 PLANEACION PROYECTOS
Reservado Digital 1 9 X
La Serie debe permanecer 1 año almacenada en Backups local, luego
se transfiere a la nube, donde se almacenara indefinidamente para el caso de información en salud y 10
años para el resto de la información.
Realizar Estimación
Realizar Plan Gestión Proyecto
Aseguramiento Calidad
10 95 1 ANÁLISIS
Reservado Digital 1 9 X
Realizar Flujos Sistema
Realizar Casos Uso
Validar Casos Uso
Aseguramiento Calidad
10 95 4 DISEÑO
Reservado Digital 1 9 X
Realizar Modelo BD
Diseñar Casos Prueba
Documento Especificación Técnica
Contrato Web Service
Aseguramiento Calidad
10 95 3 CONSTRUCCIÓN
Reservado Digital 1 9 X Desarrollar Código Fuente
Testing Técnico
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Aseguramiento Calidad
10 95 11 PRUEBAS
Reservado Digital 1 9 X
Hallazgos Prueba Funcionales
Hallazgos Prueba Aceptación
Documento Prueba Aceptación
Crear Manual
Aseguramiento Calidad
Pruebas Terceros
10 95 2 CIERRE
Reservado Digital 1 9 X
Acta Cierre
10 95 7 LINEA BASE
Reservado Digital 1 9 X
Pre Desarrollo
Planeación Proyectos
Análisis
Diseño
Construcción
Pruebas
Evaluación Control Proyecto
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
10 95 5 EVALUACIÓN CONTROL PROYECTO Reservado Digital 1 9 X
10 95 6 GESTIÓN CAMBIOS Reservado Digital 1 9 X
10 95 8 MEDICIONES Reservado Digital 1 9 X
10 96 PRUEBAS
10 96 1 PRUEBA UNITARIAS DRP
Reservado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado Pruebas Unitarias DRP
10 97 REPORTE
10 97 1 REPORTE DE MANTENIMIENTO
Reservado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado
*Reporte Mantenimiento Infraestructura Tecnológica
10 97 2 REPORTE VISITA TECNICA
Reservado Papel 1 9 X X
La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado Reporte Visita Técnica
10 76 SOLICITUDES
10 76 1 SOLICITUD CAMBIO DRP Reservado Papel 1 9 X X La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Solicitud Cambio DRP al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico
deberá ser eliminado 10 76 2 SOLICITUD SERVICIOS DE TECNOLOGIA
Reservado Papel 1 9 X X
Solicitud Servicios Tecnología
CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR-GTH Gerente de Tecnología
CP: Código de Proceso CT: Conservación Total
________________________ Nombre:
_______________________ Nombre:
______________________ Nombre:
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
Serie documental (g) S: Selección
Subserie documental ( c) M: Microfilmación
Tipo documental (i)