[tablas de retenciÓn documental] -...

DOCENTAL. Ed. 1 – 2008 Página

2014

E.S.E HOSPITAL SAN FERNANDO AMAGA COMITÉ DE ARCHIVO

[TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL] La Gerencia de la ESE Hospital San Fernando de Amagá, consideró como prioridad fundamental, organizar la documentación de la Institución, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación, estructurar las Tablas de Retención Documental e integrar un sistema racional y operativo que oriente y rija la administración del patrimonio documental y el archivo, con el fin de buscar, además de un control eficiente, disminución en los costos, utilizando tecnología de punta, basado en la estructuración de sistemas modernos, prácticos, coherentes y crear los mecanismos que aseguren el cumplimiento del proceso que se establezca.

E.S.E Hospital San Fernando

Amagá Antioquia

MANUAL TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: HS03M02

PROCESO RELACIONADO: GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 01

Fecha: 01/08/2013

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ELABORADAS POR:

LUZ MARINAVILLA CASTAÑEDA Técnica Administrativa

FUNCIONARIOS DE APOYO DE LA ESE:

INTEGRANTES COMITÉ DE ARCHIVO PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO

COORDINADOS POR EL DOCTOR:

JORGE IVAN CASTRO QUINTERO

Gerente

Amagá, 2013


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................... 5

OBJETIVOS ................................................................................................................................................................ 6

ACTUALIZACIONES ................................................................................................................................................ 6

PROTECCIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN ............................................................................................... 7

DATOS HISTÓRICOS .............................................................................................................................................. 7

NATURALEZA JURÍDICA ....................................................................................................................................... 9

MISIÓN ..................................................................................................................................................................... 10

OBJETIVO ................................................................................................................................................................ 10

PRINCIPIOS............................................................................................................................................................. 10

MANEJO DEL FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ....................................................... 11

ESTRUCTURACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .................................................. 13

ACTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGISLACIÓN SOBRE ENTIDADES DE SALUD .................................... 16

PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE LAS COMUNICACIONES ........................................................... 20

NORMATIVIDAD NACIONAL SOBRE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS .......................................... 24

CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO ............................................................................................... 26

REGULACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................................ 27

SOBRE CONSERVACIÓN PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DOCUMENTAL ..... 30

SOBRE CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS ................................... 33


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SOBRE PREVENCIÓN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO ..................................................................................................................................................................... 38

SOBRE ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO .................................................................................. 44

PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES 47

SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. .................. 49

TDR GERENCIA ................................................................................................................................................... 138

TDR CONTROL INTERNO ................................................................................................................................ 151

TDR SUBDIRECCIÓN ASISTENCIAL .............................................................................................................. 153

TDR SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA .................................................................................................... 161

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ............................................................................................................. 161


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INTRODUCCIÓN

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los constituyen una herramienta

indispensable, para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la

administración de justicia; son testimonio de los hechos de las obras; documentan las personas, los

derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia,

eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Los

servidores públicos o privados que cumplan función pública, son responsables de la organización,

conservación, uso y manejo de los documentos.

La Gerencia de la ESE Hospital San Fernando de Amagá, consideró como prioridad fundamental,

organizar la documentación de la Institución, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el

Archivo General de la Nación, estructurar las Tablas de Retención Documental e integrar un sistema

racional y operativo que oriente y rija la administración del patrimonio documental y el archivo, con el fin

de buscar, además de un control eficiente, disminución en los costos, utilizando tecnología de punta,

basado en la estructuración de sistemas modernos, prácticos, coherentes y crear los mecanismos que

aseguren el cumplimiento del proceso que se establezca.


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OBJETIVOS

Establecer las normas que reglamentan la administración de los documentos en la ESE.

Servir de instrumento para lograr la unidad de criterio en materia de Archivo y manejo de las

comunicaciones en la ESE.

Orientar a los funcionarios responsables de las diferentes etapas del proceso de Archivo e Información,

en el cumplimiento de sus funciones.

ACTUALIZACIONES

Las Tablas de Retención Documental, serán aprobadas por el Comité de Archivo Administrativo de la

ESE y serán adoptadas institucionalmente, mediante Resolución emitida por el Gerente de la ESE

Hospital San Fernando de Amagá; después de que sean aprobadas por el Comité Evaluador Externo;

elaboradas por Luz Marina Villa Castañeda, Técnica Administrativa Archivo y con el acompañamiento de

los funcionarios de la de la Empresa: e integrantes del Comité de Archivo Administrativo. Sólo serán

modificadas a través de la Gerencia del Hospital San Fernando de Amagá, cuando las necesidades de

la ESE, reestructuración administrativa, avances tecnológicos, legislación nacional y normas internas,

entre otras, motiven los respectivos cambios, los cuales deben ser aprobados en el Comité de Archivo

Institucional, esta revisión debe realizarse anualmente.

Cualquiera de los usuarios internos, puede solicitar actualizaciones a las Tablas de Retención

Documental, previa justificación por escrito, ante la Gerencia, quien tomará la decisión de presentarla al

Comité de Archivo o abstenerse.


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PROTECCIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

La ESE Hospital San Fernando de Amagá, es una Empresa Social del Estado con una categoría

especial de entidad pública descentralizada del orden municipal, dotada de personería jurídica,

patrimonio propio y autonomía administrativa, sometida al régimen jurídico previsto en el Capítulo III,

Título II Libro II, Art. 194 y siguientes de la Ley 100 de 1993, por lo tanto, de acuerdo con la Constitución

Política Art. 74: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los

casos que establezca la Ley. El secreto profesional es inviolable”.

DATOS HISTÓRICOS

El Hospital San Fernando funciona desde 1889, cuando fue comprado el primer lote por el presbítero

Joaquín María Giraldo, al señor Joaquín Fernández mediante escritura Nº 416 de septiembre 12 de

1889, de Titiribí Ant.

Luego fue comprado un segundo lote por el presbítero Giraldo al mismo señor Fernández contiguo al

anterior como consta en la escritura Nº 196 del Distrito de Amagá, fechada el 27 de abril de 1898.

Estos dos lotes fueron destinados para el que se conoció como el Hospital de Caridad, y al parecer fue

fundado entre 1900 y 1905.

El primer administrador fue el señor Alejandro Toro, a la muerte de éste, fue nombrado el señor Joaquín

Correa que desempeñó esta labor hasta su muerte.

(…)

En sus primeros años el hospital fue dirigido por seglares, luego la dirección fue confiada a los religiosos

de la presentación en el año 1930, para pasar a manos de las Siervas del Santísimo en el año 1943 –

1944 por un espacio de unos 20 años cuando el Gobierno Eclesiástico exige al SSSA tramitar la

personería jurídica (1963).

Durante todos estos años y hasta el año 1972, el hospital era visitado diariamente por un medico director

que se conocía en ese entonces como médico oficial del Municipio, para mas tarde con el trascurso de


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los años el médico radicarse dentro del puesto de salud, cuando fue cedido al SSSA por resolución 148

de 1964 del 14 de agosto; fecha en que se aprobó su personería jurídica. En 1972 se dictaron los

estatutos y reglamentos del hospital. Era dirigido por una junta nombrada por la arquidiócesis, la

Parroquia y el SSSA. A partir del mismo año dejó de llamarse Hospital de Caridad para llamarse Hospital

San Fernando.

Debe resaltarse que la declaratoria de nulidad de la Ordenanza No. 044 del 16 de diciembre de

1994, implica la pérdida de validez y de vigencia del acto administrativo, y con ello, de su fuerza

ejecutoria, pues conforme al artículo 66 del CCA todo acto administrativo es obligatorio mientras

no sea suspendido o anulado por la jurisdicción contencioso administrativa. Por ende, el artículo

anulado de la Ordenanza No. 44 ya no forma parte del ordenamiento jurídico, y se impone

como resultado, que todas las decisiones generales originadas en la norma declarada ilegal, quedan

sin efectos, como en el asunto bajo examen, lo es el Acuerdo No. 007 del 16 de febrero de 1995 “ Por

medio del cual se dispone la reestructuración del Hospital San Vicente de Paúl, del municipio de Pueblo

rico y se transforma una Empresa Social del Estado del orden municipal” .

consideraciones de las sentencias de 7 de febrero de 2005 y 2 de diciembre de 2010, proferidas

por el Tribunal Administrativo de Antioquia y la Sección Primera del Consejo de Estado,

respectivamente, por cuanto el acuerdo 066 transformaba en pública una entidad que ya lo era,

según se desprende de la Resolución No. 001 de 1977.

Para la Sala no es de recibo tal afirmación si se tiene en cuenta que ya esta jurisdicción había

definido la naturaleza privada de los hospitales incluidos en el artículo 1º de la ordenanza 44 de

1994, entre ellos el Hospital Municipal del Carmen de Viboral, luego es claro que la conversión

definida en el acto acusado si es de una entidad privada a una pública”

Luego de esta sentencia se produjo un re direccionamiento por parte del Tribunal Administrativo

de Antioquia en relación con el tema y fue así como se decretó igualmente la invalidez del

acuerdo 008 del 10 de julio de 2011 del concejo San Jerónimo, con argumentos idénticos a los


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expuestos para decretar la invalidez del acuerdo del concejo de Pueblo rico, así mismo es

pertinente señalar, que el Tribunal había decretado la invalidez del acuerdo 015 del 28 de

noviembre de 2011 del concejo municipal de Entrerrios mediante sentencia del 06 de junio de

2012, en esta oportunidad el concejo creó una empresa social del estado, obsérvese entonces,

que las soluciones que intentaron los municipios en aquel momento han sido desvirtuadas y

decretada la invalidez de las mismas.

El nombramiento del médico director se produjo el 28 de diciembre de 2012 y en esa fecha se reactivo la

junta directiva, la cual según los estatutos de 1972, estaba conformada por: Un delegado de la DSSA,

Un delegado de BENEDAN, Un delegado del Ministerio de salud, el Cura Párroco y un representante del

municipio elegido por el concejo municipal.

Dicha junta sesiono en varias ocasiones, pero El Hospital perdió su vida jurídica de naturaleza privada,

como consecuencia del fallo del Tribunal Administrativo de Antioquia, Sala Primera de Oralidad con

radicado 05001-23-33-00-2013-00134-00 del 16 de Abril de 2013, reiniciando actividades la Empresa

Social del Estado Hospital San Fernando, de naturaleza pública y a su vez la Secretaria de Salud y

Protección Social del departamento revoco el nombramiento del médico director, ante lo cual el alcalde

municipal, mediante el decreto 0080 de julio 24 de 2013, ratifica el nombramiento del gerente de la ESE,

en las mismas condiciones del nombramiento de 2012.

El 1 de agosto se tramita ante la DIAN el RUT, como EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL SAN FERNANDO, adquiriendo así su vida jurídica como de naturaleza pública.

NATURALEZA JURÍDICA

La ESE Hospital San Fernando de Amagá, es una persona jurídica de derecho público, Resolución 148

del 14 de agosto de 1964, de la Gobernación de Antioquia, dotada de autonomía administrativa,

personería jurídica, patrimonio independiente adscrito a la Administración Municipal de Amagá.


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MISIÓN

La ESE Hospital San Fernando de Amagá, tiene como misión brindar servicios de salud de acuerdo con

las políticas del sector y el Régimen de Seguridad Social en Salud y con base en la capacidad de

resolución garantizando la calidad humana, científica y tecnológica, la eficiencia y rentabilidad, tanto

económica y social de sus servicios, teniendo como fortaleza el talento humano con que cuenta.

OBJETIVO

Brindar a los usuarios atención integral en salud física y mental, entendida ésta como la articulación de

los siguientes componentes:

Fomento a la promoción de la salud

Prevención de la enfermedad

Diagnóstico precoz

Asistencia y rehabilitación con los recursos humanos, técnico-científicos y financieros adecuados.

PRINCIPIOS

La ESE Hospital San Fernando de Amagá, para cumplir con su objetivo como principios:

Eficiencia, definida como la mejor utilización económica y social de los recursos humanos,

administrativos, técnicos y financieros disponibles para prestar mejor los servicios.

Participación, intervención de la comunidad, de los afiliados y beneficiarios de la seguridad social en la

organización, control, gestión y fiscalización.


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Unidad, articulación de políticas, instituciones, regímenes y procedimientos para alcanzar los fines de la

seguridad social.

Calidad, relacionada con la atención oportuna, personalizada, humanizada, integral y continua de

acuerdo con estándares aceptados sobre procedimientos técnico-científicos y administrativos y

mediante

la utilización de la tecnología adecuada de acuerdo con los requerimientos de los servicios de salud que

ofrecemos y de las normas vigentes sobre la materia.

Equidad, entendida como la atención a los usuarios en la medida en que lo determinen sus necesidades

particulares de salud, las disposiciones que rigen la seguridad social en salud y los recursos

institucionales, sin que medien otros criterios que condicionen la atención o discriminen la población.

Compromiso social, entendido como la firme disposición de la empresa de contribuir al desarrollo

integral de la población, poniendo todo lo que esté a su alcance para responder a las necesidades

sociales afines con su misión.

MANEJO DEL FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Para estructurar las Tablas de Retención Documental, se utilizó el formato normalizado por el Archivo

General de la Nación, en el cual se diligenciaron los siguientes datos:

Entidad Productora: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ

Oficina Productora. Cada una de las Unidades Administrativas de la ESE Hospital San Fernando de Amagá, las cuales se

encuentran definidas en la Resolución No 226 del 9 de noviembre de 2012 .


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Hoja. _ de_ El primer espacio identifica cada hoja, en orden consecutivo y éste determina el total de hojas utilizadas

para cada unidad administrativa. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para

cada oficina productora.

Código. Identifica las unidades productoras de documentos y la serie respectiva.

Serie. Es el conjunto de unidades documentales, producidas por cada unidad administrativa, organizadas en

orden alfabético y conservando el mismo código de la serie, cuando ésta se repite en diferentes

unidades administrativas.

Retención. Identifica la ubicación física de los documentos y el almacenamiento, determinando el plazo en tiempo,

(dado en años) determinado por los responsables de la documentación, con base en la legislación

existente y aprobadas por el Comité de Archivo de la ESE Hospital San Fernando de Amagá, en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central.

Archivo de Gestión: En la ESE Hospital San Fernando de Amagá, el Archivo es Descentralizado, por lo tanto, los

documentos permanecen en las oficinas productoras.

Archivo Central. En la ESE Hospital San Fernando de Amagá, se maneja Archivo Centralizado.

Disposición Final. A cada Serie Documental y algunas Subseries, se les asignó la correspondiente retención:

conservación total (CT), eliminación (E), Microfilmación (M) o selección (S). A los documentos que se


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dispusieron para Selección (S) o para Eliminación (E) se les debe practicar un muestreo del 10% para

conservar.

Conservación Total. Se aplicó a aquellas series que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal

o los que por su contenido informan sobre el origen. Desarrollo, estructura, procedimientos y políticas

de la entidad productora, convirtiéndose en testimonios de su actividad y trascendencia, son patrimonio

documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la

cultura.

Eliminación. Disposición que se le asignó a las series que pierden su valor administrativo, legal o fiscal y que no

tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Selección. Se aplicó a series que pierden valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y

carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Muestreo. Se dispuso dejar el 10% como muestra de las series que se dispuso seleccionar o eliminar.

Procedimientos. Se explican las etapas por las que pasa la Serie Documental y la decisión final que se tomó.

ESTRUCTURACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

INVENTARIO DOCUMENTAL: Con base en las encuestas realizadas a cada oficina productora de documentos y la verificación del

contenido de las carpetas del Archivo Central, se identificaron los documentos que se producen en todas

las dependencias de la ESE. En el Hospital el Archivo es descentralizado, la documentación estaba en

cada oficina y en sitios improvisados.


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Esta información se llevó al Comité de Archivo, donde los integrantes, tomaron las decisiones para cada

caso.

Con base en esta información, se definieron las Series, Subseries y Tipos Documentales, las cuales se

presentaron al Comité de Archivo, para su revisión análisis y aprobación.

CODIFICACIÓN: La codificación de la estructura administrativa de la ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ,

obedece a un consecutivo jerárquico, sin tener en cuenta centros de costos o numeración de sistemas,

ya que éstos no eran coherentes con las directrices del AGN, para la asignación de los códigos de las

dependencias, series documentales y subseries.


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CODIFICACIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL Resolución 226 del 9 de noviembre de 2013

100 GERENCIA

110 CONTROL INTERNO

120 SUBDIRECCIÒN ASISTENCIAL

12010 URGENCIAS

12011 CONSULTA EXTERNA

12012 PEDT

12013 SERVICIO FARMACEUTICO

12014 ODONTOLOGÍA

12015 HOSPITALIZACIÓN

12016 AYUDAS DIAGNÓSTICAS

12017 TRASLADO ASISTENCIAL

12018 ARCHIVO CLINICO

12019 LABORATORIO

130 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

13010 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

13011 ADMISIONES Y FACTURACIÓN

13012 COSTOS

13013 TALENTO HUMANO

13014 SERVICIOS GENERALES

13015 TESORERÍA

13016 CARTERA

13017 ALMACÉN

13018 ARCHIVO ADMINISTRATIVO

13019 SIAU


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ACTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGISLACIÓN SOBRE ENTIDADES DE SALUD

LEY 100 DE 1993. CREA EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL.

LEY 100 DE 1993. CAPÍTULO III. RÉGIMEN DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO.

DECRETO 1298 DE 1994. POR EL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO ORGÁNICO DEL SISTEMA

GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

DECRETO 1298 DE 1994. CAPÍTULO VII EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO.

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO SEGUNDO DE LA FINANCIACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD

SOCIAL EN SALUD. CAPÍTULO II REGLAS APLICABLES AL SITUADO FISCAL PARA SALUD.

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO TERCERO DE LOS RIESGOS. CAPÍTULO II CONSUMO SECCIÓN

PRIMERA. ALIMENTOS Y BEBIDAS.

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO TERCERO DE LOS RIESGOS. CAPÍTULO III SUSTANCIAS

POTENCIALMENTE TÓXICAS SECCIÓN TERCERA. SUSTANCIAS QUÍMICAS DE CONSUMO

GENERAL

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO TERCERO DE LOS RIESGOS. CAPÍTULO IV SUMINISTRO DE

AGUA

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO TERCERO DE LOS RIESGOS. CAPÍTULO V DE LAS

EDIFICACIONES. SANEAMIENTO DE LAS EDIFICACIONES.

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO TERCERO DE LOS RIESGOS. CAPÍTULO VI RÉGIMEN DE

EMERGENCIAS Y DESASTRES.

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO TERCERO DE LOS RIESGOS. CAPÍTULO VII VIGILANCIA Y

CONTROL EPIDEMIOLÓGICO

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO TERCERO DE LOS RIESGOS. CAPÍTULO VIII DEFUNCIONES,

TRASLADO DE CADÁVERES, INHUMACIÓN Y EXHUMACIÓN, TRASPLANTE Y CONTROL DE

ESPECÍMENES

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO TERCERO DE LOS RIESGOS. CAPÍTULO IX VIGILANCIA Y

CONTROL

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO CUARTO RÉGIMEN DE PERSONAL

DECRETO 1298 DE 1994. LIBRO QUINTO INSPECCIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA

DECRETO 1292 DE 1994. REESTRUCTURA EL MINISTERIO DE SALUD

DECRETO 1876 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTAN LOS ARTÍCULOS 96, 97 Y 98 DEL

DECRETO-LEY 1298 DE 1994 EN LO RELACIONADO CON LAS EMPRESAS SOCIALES DEL

ESTADO.


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DECRETO 1892 DE 1994. POR EL CUAL SE ESTABLECE EL SISTEMA DE SELECCIÓN,

NOMBRAMIENTO Y EL RÉGIMEN ESPECIAL DE SALARIOS Y ESTÍMULOS DE LOS CARGOS DE

DIRECTORES DE HOSPITALES PÚBLICOS O GERENTES DE EMPRESAS SOCIALES DE SALUD

DEL NIVEL TERRITORIAL Y SE ADICIONA EL DECRETO 1335 DE 1990.

DECRETO 1894 DE 1994. POR EL CUAL SE ESTABLECE PARCIALMENTE EL PROCESO GRADUAL

DE NIVELACIÓN DE SALARIOS DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS DE SALUD A NIVEL

TERRITORIAL.

DECRETO 1769 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL ARTÍCULO 90 DEL DECRETO 1298

DE 1994.

DECRETO 1757 DE 1994. POR EL CUAL SE ORGANIZA Y ESTABLECEN LAS MODALIDADES Y

FORMAS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD,

CONFORME A LO DISPUESTO EN EL NUMERAL 11 DEL ARTÍCULO 4º DEL DECRETO LEY 1298

DE 1994.

DECRETO 1664 DE 1994. POR EL CUAL SE DEFINEN LOS GASTOS EN SALUD FINANCIABLES

CON LAS PARTICIPACIONES DE INVERSIÓN SOCIAL Y EL SITUADO FISCAL DE CONFORMIDAD

CON LO DISPUESTO EN EL DECRETO 1298 DE 1994 Y LA LEY 60 DE 1993 Y SE DICTAN OTRAS

DISPOSICIONES.

DECRETO 1770 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTAN PARCIALMENTE LOS ARTÍCULOS

13º, 14º Y 16º DE LA LEY 60 DE 1993, EN RELACIÓN LA CERTIFICACIÓN DE REQUISITOS PARA LA

ADMINISTRACIÓN AUTÓNOMA DEL SITUADO FISCAL PARA SALUD POR PARTE DE LOS

DEPARTAMENTOS, DISTRITOS Y MUNICIPIOS, SUS PROCEDIMIENTOS Y FORMALIDADES.

DECRETO 1920 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTAN PARCIALMENTE LOS ARTÍCULOS 3º

Y 5º DEL DECRETO LEY 1298 DE 1994 EN RELACIÓN CON LOS PRINCIPIOS DE

SUBSIDIARIEDAD, COMPLEMENTARIEDAD Y CONCURRENCIA EN LA ORGANIZACIÓN DEL

SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.

DECRETO 1893 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTAN LOS ARTÍCULOS 31 DEL DECRETO

LEY 1298 DE 1994 Y 19 DE LA LEY 60 DE 1993 SOBRE LOS FONDOS DE SALUD DE CARÁCTER

DEPARTAMENTAL, DISTRITAL Y MUNICIPAL Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.

DECRETO 1918 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTAN LOS ARTÍCULOS 76 Y 78 DEL

DECRETO 1298 DE 1994.


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DECRETO 1259 DE 1994. POR EL CUAL SE REESTRUCTURA LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL

DE SALUD.

DECRETO 374 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTAN PARCIALMENTE LOS ARTÍCULOS 152

Y 245 DE LA LEY 100 E 1993, Y LA LEY 9 DE 1979, EN CUANTO A LA EXPEDICIÓN DE LICENCIAS

Y DE REGISTROS SANITARIOS DE MEDICAMENTOS, COSMÉTICOS, PREPARACIONES

FARMACÉUTICAS A BASE DE PRODUCTOS NATURALES, PRODUCTOS HOMEOPÁTICOS,

MATERIALES ODONTOLÓGICOS E INSUMOS PARA LA SALUD, Y SE DICTAN OTRAS

DISPOSICIONES SOBRE LA MATERIA.

DECRETO 1917 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE EL DECRETO LEY

1298 DE 1994, EN CUANTO A LOS REQUISITOS Y CONDICIONES TÉCNICO SANITARIAS PARA EL

FUNCIONAMIENTO, ACREDITACIÓN Y LICENCIAMIENTO DE LOS LABORATORIOS CLÍNICOS Y

DE SALUD PÚBLICA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES SOBRE LA MATERIA.

DECRETO 1922 DE 1994. POR EL CUAL SE REGLAMENTA LA INTERVENCIÓN DEL MINISTERIO

DE SALU EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, CONFORME A LO DISPUESTO EN

EL DECRETO LEY 056 DE 1975, LA LEY 60 DE 1993 Y EL DECRETO 1298 DE 1994

DECRETO 2174 DE 1996. POR EL CUAL SE ORGANIZA EL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTÍA

DE CALIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.

DECRETO 1795 DE 1995. POR EL CUAL SE ADOPTAN LOS LINEAMIENTOS PARA GARANTIZAR

LA PRESDTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE SALUD A LAS PERSONAS OBJETO DEL SUBSIDIADO

DEL SITEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, DISPUESTOS EN EL ACUERDO 22

DE 1995 DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.

RESOLUCIÓN 65 DE 1994. POR LA CUAL SE ESTABLECEN CRITERIOS DE FOCALIZACIÓN DEL

GASTO SOCIAL PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES.

DECRETO 0139 DE 1996. POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS REQUISITOS Y FUNCIONES PARA

LOS GERENTES DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO Y DIRECTORES DE INSTITUCIONES

PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD DEL SECTOR PÚBLICO Y SE ADICIONA EL DECRETO

1335 DE 1990.

RESOLUCIÓN 04445 DE 1996. POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL

CONTENIDO DEL TÍTULO IV DE LA LEY 09 DE 1979, EN LO REFERENTE A LAS CONDICIONES

SANITARIAS QUE DEBEN CUMPLIR LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE

SALUD Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS.


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DECRETO 2423 DE 1996 POR EL CUAL SE DETERMINA LA NOMENCLATURA Y CLASIFICACIÓN

DE LOS PROCEDIMIENTOS MÉDICOS, QUIRÚRGICOS Y HOSPITALARIOS DEL MANUAL

TARIFARIO Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.

RESOLUCIÓN 00741 DE 1997. POR LA CUAL SE IMPARTEN INSTRUCCIONES SOBRE

SEGURIDAD PERSONAL DE USUARIOS PARA INSTITUCIONES Y DEMÁS PRESTADORES DE

SERVICIOS DE SALUD.

DECRETO 2609 DE DICIEMBRE DE 2012. POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL TITULO V

DE LA LEY 594 DE 2000 Y PARCIALMENTE LOS ARTICULOS 58 Y 59 DE LA LEY 1437 DE 2011y

SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA TODAS

LAS ENTIDADES DEL ESTADO”.

DECRETO 2578 REGLAMENTA EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS S.N.A


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PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE LAS COMUNICACIONES

DOCUMENTOS INTERNOS RECIBIDOS

OFICINAS DE ORIGEN

ARCHIVO GENERAL

OFICINAS DESTINATARIAS

NO SI

SELECCIONA TIPO DOCUMENTO DE ACUERDO CON EL

ASUNTO.

CONSULTA EL INSTRUCTIVO MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO Y LA

PLANTILLA.

ELABORA

DOCUMENTO

RECIBE DOCUMENTO Y ANEXOS, SI LOS HAY.

DOCUMENTO Y ANEXOS

REVISA Y VERIFICA QUE EL DOCUMENTO CUMPLA CON LOS

REQUISITOS.

¿CUMPLE? DOCUMENTO RECHAZADO.

NUMERA EL DOCUMENTO, EN EL

ORIGINAL Y TODAS LAS COPIAS.

COLOCA LA FECHA EN EL DOCUMENTO ORIGINAL Y TODAS

LAS COPIAS.

ORGANIZA EL DOCUMENTO Y LO

DISTRIBUYE.

ARCHIVA LA COPIA DEL DOCUMENTO Y SUS ANEXOS, EN LA CARPETA DEL COSECUTIVO DE COMUNICACIONES

INTERNAS.

ORIGINAL DEL

DOCUMENTO

FIRMA CONTROL

DE ENTREGAS

FIN


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Fecha: 01/08/2013

21

DOCUMENTOS EXTERNOS RECIBIDOS

REMITENTE ARCHIVO GENERAL DEPENDENCIAS DESTINATARIAS

NO SI

ENTREGA DOCUMENTOS

PERSONALMENTE.

RECIBE, REVISA, CLASIFICA Y ORGANIZA LOS DOCUMENTOS.

IMPRIME SELLO DE RECIBIDO EN EL ORIGINAL Y LA COPIA Y ENTREGA COPIA AL PETICIONARIO.

ANOTA CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA DESTINATARIA Y REGISTRA EL DOCUMENTO EN EL APLICATIVO, DILIGENCIANDO TODOS LOS CAMPOS.

CONSULTA EL DOCUMENTO,

POR

PANTALLA.

DILIGENCIA EL FORMATO “CONTROL

DE ENTREGAS DE DOCUMENTOS.”

FORMATO DILIGENCIADO.

1

COPIA DEL DOCUMENTO CON LOS DATOS DE RECIBIDO

IMPRESOS.

CORREO

¿ESCANEA?

ARCHIVA EL DOCUMENTO EN EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE AL ASUNTO, DEFINIDO POR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VIGENTES Y APROBADAS.


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Fecha: 01/08/2013

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REMITENTE ARCHIVO GENERAL DEPENDENCIAS DESTINATARIAS

DISTRIBUYE LOS DOCUMENTOS, ADJUNTANDO EL FORMATO “CONTROL

DE ENTREGAS DE DOCUMENTOS”.

DOCUMENTOS Y FORMATO

“CONTROL DE ENTREGAS”.

RECIBE Y REVISA LOS DOCUMENTOS, FIRMA EL FORMATO

CONTROL DE ENTREGAS.

1

REMITE FIRMADO EL CONTROL DE

ENTREGAS DE DOCUMENTOS.

FORMATO CONTROL DE ENTREGA DE

DOCUMENTOS.

REVISA EL FORMATO CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS Y LOS

ARCHIVA CRONOLÓGICAMENTE.

CONTROL CRONOLÓGICO

DE ENTREGA

CONTROL DE

RESPUESTA

TRASCURRIDO UN TIEMPO PRUDENCIAL, SIN QUE LA COMUNICACIÓN RECIBIDA HAYA GENERADO UNA RESPUESTA, ENVÍA RECORDATORIO, DE ACUERDO CON LAS INDICACIONES DEL INSTRUCTIVO MANEJO

DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO.

RECORDATORIO

RESPUESTA DILIGENCIADA, DE ACUERDO CON LAS INDICACIONES DEL INSTRUCTIVO MANEJO DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVO.

DOCUMENTO ORIGINAL, COPIAS Y ANEXOS,

SOBRE DILIGENCIADO.

REVISA Y VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN ESTÉ COMPLETA Y CUMPLA CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN EL INSTRUCTIVO.

2


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Fecha: 01/08/2013

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NO

SI

NO SI

CUMPLE

COMUNICACIÓN

RECHAZADA

2

NUMERA EL DOCUMENTO DE ACUERDO CON EL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

ENVIADAS E IMPRIME LA FECHA ACTUAL.

ORGANIZA EL DOCUMENTO DENTRO DEL SOBRE PARA DESPACHAR, DILIGENCIA EL FORMATO CONTROL DE ENTREGAS

EXTERNAS.

ARCHIVA COPIA DEL DOCUMENTO CON SUS ANEXOS, EN EL EXPEDIENTE DEL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

ENVIADAS.

FORMATO CONTROL DE ENTREGAS EXTERNAS, DOCUMENTO Y COPIA

PARA FIRMAR.

CORREO

GUÍA DE ENVÍO.

RECIBE COPIA FIRMADA POR EL DESTINATARIO Y FORMATO CONTROL DE ENTREGAS EXTERNAS

DILIGENCIADO.

COPIA DEL DOCUMENTO FIRMADO

POR EL DESTINATARIO.

ARCHIVA EL DOCUMENTO, EN EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE

AL ASUNTO, CON BASE EN LAS

TRD.

FIN


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Fecha: 01/08/2013

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NORMATIVIDAD NACIONAL SOBRE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que

cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor.

La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resulta indispensable dado el

valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carácter de bien cultural de los archivos

históricos.

La larga historia de los archivos en el mundo occidental pone en evidencia cómo la permanente

preocupación por la normatividad, la legislación y los reglamentos, se genera por la naturaleza jurídica

de los documentos y del valor probatorio y testimonial que se les ha reconocido a lo largo de los siglos.

El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamente ligado a las estructuras

políticas y administrativas del estado desde sus propios orígenes que se confunden con el surgimiento

de la sociedad política y más exactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del

concepto mismo del poder público.

De esta forma, la normatividad lejos de ser un fin en sí misma, se constituye en un medio para lograr

propósitos administrativos y sociales de rango superior. En efecto, el Estado como expresión política de

la sociedad, funciona y administra tomando decisiones que quedan registradas en documentos de

diverso soporte. La documentación que producen las dependencias oficiales pertenece a la Nación,

interesa a la sociedad y se convierte en el testimonio histórico que se integra al patrimonio general de la

humanidad.

El acceso a la información y a los documentos públicos que consagran las leyes fundamentales de los

sistemas democráticos tanto como el flujo informativo de la propia administración, hacen que la relación

entre Estado y Sociedad sea más dinámica e integral y por lo mismo haya un mayor grado de

compromiso y solidaridad entre los miembros de una comunidad.

La posibilidad de acceder a los documentos de la administración permite una mayor participación

ciudadana en la vida política, hace más transparente la gestión pública y contribuye a consolidar el

sentido de pertenencia a la comunidad nacional.

De lo anterior se deriva la necesidad de disponer de una legislación con fundamento en las teorías

archivísticas más elaboradas y a partir de las tendencias metodológicas más depuradas.

Normatividad que en primer término debe estar acorde con los principios constitucionales y las

disposiciones legales vigentes, ajustarse estrictamente a la razón de ser de los archivos - la


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Fecha: 01/08/2013

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conservación y la consulta -, tener en cuenta los requerimientos de una sociedad en permanente

evolución y cambio, cuyo dinamismo demanda información permanente, abrir espacio a los avances

tecnológicos y científicos y desde luego confrontar la teoría con la práctica para que los cambios sean

fácilmente asimilables.

A partir del concepto de «Archivo Total», que alude no sólo a las diferentes etapas del ciclo vital del

documento sino a los distintos soportes en que se pueda hallar la información, el presente reglamento

da pautas sobre los aspectos más importantes del trabajo archivístico, con el objeto de que se

establezca un control racional y ordenado tanto de la producción como del trámite documental. Desde

luego, muchos de los principios que lo inspiran y muchos conceptos que se adoptan como el propio de

archivo, siguen siendo objeto de una gran controversia.

Las disposiciones acordadas definen pautas para la prestación de servicios archivísticos y buscan

superar la informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios y técnicas seguidas en el trabajo de

archivos que tanto daño ocasiona y que van desde un deficiente servicio hasta la desaparición de gran

cantidad de documentos esenciales para la administración y valiosos para el patrimonio cultural del país.

Las diferencias conceptuales que pueden darse, están acordes con la naturaleza de una disciplina en

formación como la archivística y asimismo surgen gracias a la profunda renovación metodológica de un

quehacer de larga tradición o por las aplicaciones tecnológicas y de la informática que se están dando

en el trabajo de los archivos. La discusión teórica y metodológica que suscite el presente instrumento de

trabajo será bienvenida porque permitirá refinar principios, actualizar conceptos y elaborar nuevas

normas hasta llegar a una Ley General de Archivos que tanta falta hace al país.


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CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO

ACUERDO 12 de 1995

Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994" Reglamento General de

Archivos", "Órganos de dirección, coordinación y asesoría".

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80de 1989 y el Decreto1777de

1990, y

ARTÍCULO 4º.- El ARTÍCULO 19 del Reglamento General de Archivos quedará así:

ARTICULO 19. Creación del Comité de Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo

legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección,

responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos

administrativos y técnicos de los archivos.

PARÁGRAFO: El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por las siguientes personas; El

funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma

inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su

delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la unidad de

organización y métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que

evaluaran y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo. Quien actuará como secretario.

Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar

elementos de juicio necesarios en la sesiones correspondientes (Jefe de la Unidad de Control Interno,

técnicos, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen estos

funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores

similares o afines.


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REGULACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ACUERDO NÚMERO 039 DE 2002

(Octubre 31)

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención

Documental en desarrollo del ARTÍCULO 24 de la Ley 594 de 2000 "por el cual se regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del

ARTÍCULO 24 de la Ley 594 de 2000."

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de las facultades que le confieren la Ley

80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que el ARTÍCULO 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en

su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la

conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes

y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo en virtud del

Decreto 1126 de 1999;

Que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones

públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia

de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la

información contenida en los documentos de archivo;

Que las Tablas de Retención Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento

de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;

Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la

normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la

institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las

entidades,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1º. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes

niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan

servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que

comprenderá las etapas relacionadas a continuación.


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Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios

de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación

de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades

documentales que producen y/o tramitan.

Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada.

Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones

asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos,

contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase

de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección

del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su

disposición final.

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas

internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o

eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series

documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales

cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo

el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo

en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su

aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la

Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia,

acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en

su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la

propuesta.


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Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de

la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora

correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta Etapa. Aplicación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia

competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su

difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.

La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las

TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los

documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se

hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos

establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de

limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por

biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará

constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de

la dependencia respectiva.

Quinta Etapa. Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental. La unidad de

Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación

de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo,

para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas

organizacionales y funciones.

Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud

de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el

Comité de Archivo de la misma.

Parágrafo. La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de

referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con

anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre

la cual se basó la elaboración de las TRD.

ARTÍCULO 2º. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia,

verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere

pertinente.


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ARTÍCULO 3º. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente

los demás que le sean contrarios.

SOBRE CONSERVACIÓN PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DOCUMENTAL

ACUERDO 048 de 2000

Por el cual se desarrolla el ARTÍCULO 59 del capítulo VII "Conservación de Documentos", del

Reglamento General de Archivos sobre " Conservación preventiva, conservación y restauración

documental".

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en uso de sus facultades legales y en especial las

conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

CONSIDERANDO:

Que el ARTÍCULO segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación

y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir reglamentos no necesarios para organizar la

conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes

y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva”.

Que el ARTÍCULO octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN,

ahora Consejo Directivo del Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar

periódicamente la política archivística en el ámbito nacional”.

Que se hace necesario reglamentar los criterios que se deben tener en cuenta para ejecutar

procedimientos de conservación preventiva, conservación y restauración.

ACUERDA:

ARTICULO 1. INTERVENCIÓN. Para la ejecución de procedimientos de intervención documental en

los niveles de conservación preventiva, conservación y restauración, donde la conservación física y

funcional se establece como una función archivística más en cualquiera de las fases por las cuales

atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte, se deben tener en

cuenta los siguientes criterios:

1. Unidad del Objeto documental: La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha

adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales que de ellos se derivan,

deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor documental esta


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dado por la información que se transmite y por la forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera

que sea su soporte.

El objeto a tratar posee un contexto inmediato que es la unidad documental de la cual hace parte. Ella

puede integrar varios tipos de documentos, con diferentes técnicas y diversos estados de conservación,

esta debe ser intervenida bajo parámetros uniformes, solucionando los tratamientos particulares entro de

un nivel equilibrado para el conjunto. Por ello los procedimientos de conservación en archivos debe

tender al tratamiento de grupos documentales y no al manejo individual y aislado de solo algunas

unidades.

2. Unidad del soporte y de la imagen gráfica: Partiendo del punto de vista tecnológico, el

documento esta conformado por un soporte, sea cual sea su material de elaboración, y por una serie de

elementos gráficos que transmiten la información consignada. En los documentos como en pocos

materiales estos dos elementos se encuentran íntimamente ligados, el soporte integra en su estructura

los materiales que forman la imagen gráfica, uno no existe sin el otro, así se crea una simbiosis donde

los dos elementos interactúan y se transforman. Por lo tanto es muy difícil separar el soporte de los

elementos sustentados. Es así que no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin afectar aunque

sea de manera exigua al otro. En consecuencia todo tipo de intervención debe preservar tanto el

soporte como la información que éste contiene.

3. Integridad Física del Documento: Todo tipo de tratamiento en cualquiera de los niveles de

intervención, debe responder al respeto de las calidades y cualidades materiales, estructurales y

plásticas de la documentación. No obstante toda intervención ejecutada implica en mayor o menor

grado modificación de las calidades y cualidades físicas. Por ello es indispensable realizar un cuidadoso

análisis de los materiales, garantizando su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y

posibilidad de futuros tratamientos.

ARTICULO 2. CRITERIOS DE INTERVENCION: Los criterios de intervención se implementan de

acuerdo con una serie de principios de actuaciones que deben considerar los tratamientos que impliquen

la mínima intervención. Asimismo, al ejecutar cualquier proceso sobre el documento se deben usar

materiales inocuos y compatibles con aquellos que componen su tecnología de elaboración. Deben ser

estables en el tiempo y a las condiciones ambientales y en lo posible reversibles. Por otro lado no

deben interferir con intervenciones futuras y ser legibles. De esta manera la responsabilidad en la

ejecución de los procesos impone una revisión crítica y constante, máxime cuando se debe dar

tratamiento a una gran cantidad de unidades con variedad de técnicas de elaboración como

manuscritos, impresos, fotográficos, micrográficos, imágenes análogas o digitales. En general los

tratamientos masivos de conservación deben adoptarse con precaución.


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ARTICULO 3. VALOR DE USO DE LOS DOCUMENTOS. Las intervenciones deben ser acordes con

la funcionalidad de la documentación tanto en sus valores primarios como secundarios. Esta al prestar

un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión no podrá tratarse como un

objeto de museo, su valor de uso siempre se pondrá de manifiesto.

PARAGRAFO: El documento de archivo como bien material que forma parte del patrimonio cultural de

la Nación, producido en diversos momentos históricos, trasciende su propia materialidad, hace

referencia al contexto cultural en el cual se produjo. En el momento que de él se realiza su

reconocimiento se potencializan diferentes instancias de conocimiento, las cuales no son relativas

únicamente a la información que transmite, su significación es también cultural. Esto hace que todo

tratamiento realizado sobre él cuente con el análisis profesional interdisciplinario que permita y

contribuya a su entendimiento como bien cultural.

ARTICULO 4. CONSERVACIÓN INTEGRAL. Los tratamientos de Conservación Preventiva,

Conservación o Restauración deben estar precedidos de la estricta documentación del bien documental,

del examen diagnóstico que fundamenta, sustenta y justifica el tipo y alcance de las medidas o

tratamientos a realizar o del establecimiento de proyectos y programas de conservación integral.

Asimismo deberán implementarse los seguimientos y controles necesarios para los programas o

procesos ejecutados de acuerdo a los niveles que se plantee alcanzar.

PARAGRAFO: Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clínica de los procedimientos

ejecutados, darán cuenta de la patología, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los

materiales y métodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones para

procurar la preservación del bien documental, en ella se consignará el nombre del profesional que

ejecutó el tratamiento, con su firma asumirá la responsabilidad derivada de su actuación.

ARTICULO 5. AVAL. Los materiales de intervención, así como los procedimientos metodológicos que

se implementen en cualquiera de las fases de conservación-preventiva, conservación y restauración

documental serán avalados por el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación

mediante los acuerdos, resoluciones o normas técnicas que se expidan en este sentido.


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SOBRE CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS

ACUERDO 049 de 2000


Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos".

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, En uso de sus facultades legales y en especial

las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

CONSIDERANDO


y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la


y programas que sobre la material adopta la Junta Directiva”.

Que el ARTÍCULO octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN,

ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y

evaluar periódicamente la política archivística en el ámbito nacional”.

Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de

archivos.

ACUERDA:

ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos

deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y

de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

ARTICULO 2º : Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ubicación.

Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que

ofrezca estabilidad.

Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos

bélicos.

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.

Aspectos Estructurales

Si se utilizan estantería de 2.20 m de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar

dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se

va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.


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Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia

mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de

secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento. Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los

procesos de retención y valoración documental.

Distribución

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de

control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de

almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las

condiciones ambientales en las áreas de depósito.

Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento

que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas

de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

ARTICULO 3º: Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a

partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes

aspectos:

Estantería:

Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que

produzcan daños sobre los documentos.

Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes estables con

tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable:

Deberá tener una altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de 100 Km lineal.

La estantería total no deberá tener más de 100 m de longitud.

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y

tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes

con sistemas de fijación a piso.

La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm para facilitar la manipulación y el acceso del

operario a la documentación.


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La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.

Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el

almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm o menos.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en

la documentación.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de

ningún otro material.

Distribución de Estanterías

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm, entre

éstos y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm, y un

corredor central mínimo de 120 cm.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la

signatura topográfica.

Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de

separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación

almacenada.

Mobiliario para Obras de gran Formato: Además de las características anotadas deberán

dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación.

Así las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cm o menos. Cada una de ellas debe

poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de

atascamiento o caída de la gaveta.

Archivadores verticales: Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales

estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

Mobiliario para documentos en otros formatos: Para la documentación de imagen análoga como

microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o

digital como disquetes, CD principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento

especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones

y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

Contenedores

Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de

protección, acordes con las características de tamaño y función.


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Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje

para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de

una manera considerable la conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al

cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.

El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar

dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble

no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos

cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD, se tendrá en cuenta lo

siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y

nunca emplear materiales plásticos.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material

estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente

identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las

especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Los disquetes y CD podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro

polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos

retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.

ARTÍCULO 5: Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar

material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de

temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

Condiciones Ambientales. Material Documental: Soporte en papel.

Temperatura de 15 a 20ºC con una fluctuación diaria de 4ºC

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Material documental: Fotografía.

Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20ºC.

Humedad relativa de 40% a 50%

Color: Temperatura menor a 10ºC.


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Grabaciones: Temperatura 10 a 18ºC


Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10ºC.


Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20ºC.


Microfilm: Temperatura 17 a 20ºC.


Ventilación.

El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora.

Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren

mantener y al espacio.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada

ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire: Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas

como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de

emplazamiento de la edificación.

Iluminación en depósitos.

Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando

filtros ultravioleta.

Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito

y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y

de agua.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde con

las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.


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Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la

atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento.

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad

ambiental.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se

deben emplear aspiradoras.

SOBRE PREVENCIÓN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO

ACUERDO 050 de 2000


Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y

situaciones de riesgo".

Por el cual se desarrolla del ARTÍCULO 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento

General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de

riesgo”.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en uso de sus facultades legales y en especial las

conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

CONSIDERANDO

Que el ARTÍCULO segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la

Nación y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar

la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los

planes y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva”.


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Que el ARTÍCULO octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo

General de la Nación, ahora... Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1995 y en su numeral a)

dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística en el ámbito nacional”.

Que se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención de deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo.

ACUERDA:

ARTICULO 1. Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto

plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce

consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material.

Las situaciones de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios, agentes vandálicos,

hurto y vandalismo entre otros.

PARÁGRAFO. Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y

erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos

terroristas o conflictos armados que pueden se producidos intencionalmente o resultantes de fallas

humanas.

ARTICULO 2. Planificación de preservación: La prevención de desastres y situaciones de riesgo es

una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado

acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro

tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo

los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de

medidas de prevención y protección de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias

de recuperación después del siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá

incluir una capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la

ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de

los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.

PARÁGRAFO. El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en

las entidades por los Comité Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo establecido por la

Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comité que apoyará todas las medidas de

reacción y recuperación.

ARTICULO 3. Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de

riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones


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se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el

establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias; tales como:

LEVANTAMIENTO Y VALORACION DEL PANORAMA DE RIESGOS. Para la identificación y

valoración de los posibles riesgos que puedan afectarse el material documental, se puede establecer la

siguiente clasificación:

Riesgos provenientes del exterior del edificio.

Riesgos provenientes de la estructura del edificio.

Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales.

Riesgos por las personas o grupos que tenga como blanco una institución o algún tipo de material.

Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinación de peligros ambientales

sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecánicos y del material documental. Para

evitar lo antes señalado se procederá previamente a:

Identificar los peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgo el edificio y las colecciones,

tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institución con la presencia de industrias o

establecimientos adyacentes que se identifican como riesgos para la institución.

Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante. Dentro del

edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el estado de los materiales, los sistemas de

servicios como hidráulicos y eléctricos y los mecanismos de protección contra incendios.

Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental, estableciendo el

grado presente y tomando medidas preventivas.

Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico teniendo en cuenta la

existencia de algún tipo de seguros, inventarios documentales y de duplicados que puedan existir

dentro o fuera del archivo. Partiendo de la importancia del material documental, se deberán

establecer prioridades de rescate en caso de incendio o de inundación, fijados por la valoración de

los documentos y teniendo en cuenta que todos los documentos de un archivo revisten igual

relevancia.

MEDIDAS PREVENTIVAS. Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro

la integridad de los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas concretas y

recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario

establecer un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención

más eficaces.

Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:

Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia.


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Personal de vigilancia

Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales,

sistemas de extinción fijos.

Puertas cortafuego.

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las

salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles

como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de

almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los sistemas hidráulicos

como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las

canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las placas de las salas de

almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas.

PREPARACION DE UN PLAN DE EMERGENCIA. Este se deberá coordinar en estrecha colaboración

con todos los servicios relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificación,

servicios de mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad de defensa civil y el

Comité Paritario de Salud Ocupacional de las entidades entre otros. Los responsables de los acervos

documentales deberán preparar un plan de medidas de emergencia en un documento escrito. Este

reporte deberá ser leído por todo el personal de la entidad y ubicado en un lugar estratégico de manera

que se pueda consultar rápidamente en caso de emergencia.

La información que se encuentran en un plan de emergencia aborda en términos generales los

siguientes aspectos:

Números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía.

Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de emergencia como

extinguidores y materiales para intervención, y los puntos donde la electricidad y el agua pueden

suspenderse entre otros.

Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad donde se deben

incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser sometidos a

tratamientos especiales.

Orden y detalles de las operaciones de salvamento.


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Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento, bibliografía

especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia.

Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte eventual

congelamiento, lugares para almacenamiento.

Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a requerir para

facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones.

REACCION EN CASO DE SINIESTRO. En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el

pánico. Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los servicios de

intervención de las emergencias con los que previamente se han establecido planes conjunto de trabajo.

Se debe contactar rápidamente al responsable del Plan de Prevención de Desastres quien hará los

contactos del Comité de Apoyo y de los especialistas de manejo de emergencia para los Consejos

Técnicos sobre métodos de acción. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin

tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores, suspensión de las redes de agua, de electricidad

y de gases entre otros.

Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la magnitud de los daños. No

hay que desechar ningún documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está muy

húmedo, por agua de inundación o bomberos, hay que ensayar en bajar las tazas de humedad relativa

para evitar la aparición de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas bastan para

que una infestación se desate. Hay que asegurar una buena circulación de aire y si es posible instalar

técnicamente equipos de des humidificación.

Se deberán evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de

salvaguarda, reuniendo de manera sistemática la información necesaria como fotografía de los

documentos y de los locales, inventario del material afectado.

Estos datos serán necesarios para el expediente de la seguranza en el caso de que exista y en la

evaluación del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que asegurarse bien contra el robo.

Se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los

materiales de emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan falta. Hay que adecuar

espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte documental. Así mismo se hace

necesario escoger métodos de tratamiento según las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su

valor el presupuesto y las posibilidades locales de adelantar dos tipos de acción:

a. Secado de documentos. Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda

del texto lo que prima sobre la encuadernación.


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Secado Manual: con cuidado, los documentos que pueden disponerse abiertos, sobre las hojas de

papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente. Se puede favorecer la evaporación con un

ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con un secador de pelo. Esta

operación es lenta pero muy económica y eficaz, si se disponen del equipo humano necesario.

Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Solo los documentos de pocas

hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar

regularmente en la sala de secado con un producto fungicida.

No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o glaseado. Lo

ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente tipo liofilización o también se podrá intercalar

entre cada página papel absorbente hasta el fondo de la encuadernación y cambiarlo de tiempo en

tiempo.

Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar ligeramente pasándolos

en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien para que el agua no penetre. Todos los

documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser

tratados por especialistas.

Secado asistido mecánicamente: Sistema de deshumificación del aire, congelación y secado manual,

congelación y liolización.

b. Desinfección. Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del método de secado, será

necesaria una desinfección cuando todos los documentos estén secos. Igualmente se desinfectarán los

depósitos.

El equipo mínimo con el que se debe contar incluye: Lonas, cajas plásticas, restregaderas, traperos,

baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano,

máscaras, guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en rollos,

extensiones eléctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para congelamiento), bolsas de

basura, marcadores indelebles, termo higrómetros, productos desinfectantes, secadores de pie y

secadores de pelo.


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Fecha: 01/08/2013

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SOBRE ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ACUERDO 056 de 2000

Por el cual se desarrolla el ARTÍCULO 45, "Requisitos para la consulta", del capítulo V, "Acceso a los

Documentos de Archivo", del Reglamento General de Archivos.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de

1990 y,

CONSIDERANDO

Que el ARTÍCULO 74 de la Constitución Política de Colombia establece que: “Todas las personas tienen

el derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Que la Sentencia de La Corte Constitucional T-443 de octubre 12 de 1994 señala los deberes de las

entidades que manejan archivos, la importancia de estos como garantes de los derechos fundamentales,

las obligaciones por parte de los ciudadanos respecto de la información suministrada y reitera que: “El

uso de los documentos públicos, se debe hacer respetando fielmente su contenido y el contexto en el

cual se produjo y sin propósito de crear confusión o desorientación”.

Que el ARTÍCULO 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en

su literal b. preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la


y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”.

Que el ARTÍCULO 8º del Decreto 1777 establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo

General de la Nación – ahora Consejo Directivo- en virtud del Decreto 1126 de 1999, y en su literal a.

dispone: ”Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística en el ámbito nacional”.

Que hace necesario establecer los requisitos y normas para la consulta de los documentos públicos y

las obligaciones del Investigador.

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO.- ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS: En concordancia con el

ARTÍCULO 74 de la Constitución Política “Todas las personas tienen el derecho a acceder a los

documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.


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Fecha: 01/08/2013

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PARÁGRAFO: ACCESO A LA INFORMACIÓN: Toda persona interesada en obtener la información

que reposa en los archivos, deberá identificarse y cumplir lo establecido en el respectivo reglamento,

para tener acceso a la misma.

ARTÍCULO SEGUNDO. CONSULTA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: La consulta de expedientes o

documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en días y horas laborales, con la

presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos.

ARTÍCULO TERCERO. CONSULTA DE LOS ARCHIVOS CON FINES DE INVESTIGACIÓN

HISTÓRICA: Para la consulta de los documentos históricos se debe obtener carné de investigador,

previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Carta de presentación, preferiblemente institucional o, en su defecto, de carácter personal, indicando

el interés específico en el campo de la investigación.

2. Fotocopia simple del documento de identidad.

3. Diligenciamiento del formato de registro, el cual será suministrado gratuitamente, por el archivo

respectivo.

4. Dos fotografías tamaño cédula (una para el formato de registro y otra para el carné).

ARTÍCULO CUARTO.- EXPEDICIÓN DE CARNÉ: La expedición del carné no tiene costo alguno, pero

su reposición por pérdida ocasionará el pago de un salario mínimo diario. Su renovación se hará cada

dos años, a solicitud del peticionario.

PARÁGRAFO. DATOS MÍNIMOS QUE DEBE CONTENER EL CARNÉ DE INVESTIGADOR.

1. Nombre del Archivo

2. Encabezado de manera visible: INVESTIGADOR

3. Número consecutivo de registro

4. Nombre y apellidos

5. Tipo y número del documento de identificación. En el caso de usuarios extranjeros, indicar el país.

6. Fechas de expedición y vencimiento

7. Firma autorizada

8. Al reverso, el carné debe contemplar las siguientes advertencias:

a. El usuario se compromete a cumplir con el reglamento de servicio y consulta.

b. La reposición del carné por pérdida tendrá un costo de un salario mínimo diario.

ARTÍCULO QUINTO. FORMATO DE REGISTRO: En los archivos históricos se llevará un Registro con

los datos del investigador y deberá mantenerse actualizado en bases de datos, en formato CDS/Isis (de

dominio público), soporte que será suministrado por el Archivo General de la Nación con el fin de

garantizar el intercambio de información entre los diferentes archivos históricos del país.


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Fecha: 01/08/2013

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Los datos que debe contener este formato registro, serán los siguientes:

Nombre y Apellidos

Nacionalidad

Documento de Identidad

Profesión

Entidad para la cual trabaja

Domicilio permanente

Dirección Temporal

Teléfono, Fax, E-mail

Ciudad/ País

Descripción breve del Proyecto de Investigación

Señalamiento de las obligaciones del Investigador en lo referente a:

a. Cumplir las normas y reglamentos de la institución

b. Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le suministren.

c. Entregar al Archivo una copia de la publicación.

d. Dar los créditos correspondientes y/o responder por los derechos que se deriven de la

reproducción de materiales gráficos con fines comerciales.

e. En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del archivo, el

investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía la información

f. Fecha de diligenciamiento del formato registro

g. Firma

PARÁGRAFO: Los usuarios deberán cumplir con el Reglamento General de Archivos y el Reglamento

particular de cada entidad.

ARTÍCULO SEXTO. COPIAS DE DOCUMENTOS: Toda persona tiene derecho a que se le expidan

copias de los documentos que reposan en los archivos, siempre y cuando la reproducción no afecte al

documento original. En todo caso el solicitante pagará los costos de reproducción de acuerdo a las

tarifas señaladas por cada entidad.

PARÁGRAFO: No habrá restricción a la información contenida en los documentos, salvo los casos que

establezca la ley.


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Fecha: 01/08/2013

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PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN, FUSIÓN O

PRIVATIZACIÓN Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

ACUERDO 057 de 2000

Por el cual se establecen los procedimientos para la entrega de documentos y archivos de las Entidades

en proceso de liquidación, fusión o privatización y se dictan otras disposiciones.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de

1990 y,

CONSIDERANDO


y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la

conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y

programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”, ahora Consejo Directivo, en virtud del decreto

1126 de 1999, para la aprobación o improbación de las Tablas de Retención Documental que presenten

los Organismos Nacionales para su consideración o estudio.

Que el ARTÍCULO 5º del Decreto 1382 de 1995 indica que: “Los organismos nacionales que por

cualquier razón se supriman deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones,

o al Ministerio al cual hayan estado adscritos o vinculadas”.

Que el ARTÍCULO 39 del Decreto 254 de 2000 “Por el cual se expide el régimen para la liquidación de

las entidades públicas del Orden Nacional establecen que: “Los archivos de la entidad en liquidación se

conservarán conforme a lo dispuesto por el Archivo General de la Nación. Será responsabilidad del

liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo requerido para atender los gastos de

conservación, guarda y depuración de los archivos. La destinación de recursos de la liquidación para

estos efectos, se hará con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la entidad

en liquidación”.

Que el ARTÍCULO 8 del Acuerdo 07 de 1994 “REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS”, establece

que: “los documentos de los archivos de gestión e intermedios, son potencialmente parte integral del

patrimonio documental de la Nación, lo que genera la obligación de los funcionarios responsables de su

manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados”.


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Fecha: 01/08/2013

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ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO. ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE ENTIDADES EN PROCESO

DE LIQUIDACION Ó FUSIÓN. Las entidades que se liquiden o fusionen deberán entregar sus archivos

a las entidades que asumen sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o

vinculadas.

ARTÍCULO SEGUNDO. ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE ENTIDADES EN PROCESO

DE PRIVATIZACIÓN: Las entidades que se privaticen deberán transferir sus archivos al ministerio o

entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculas, mediante acta debidamente suscrita por

quienes en ella intervinieron.

ARTÍCULO TERCERO. INVENTARIO DOCUMENTAL INDIVIDUAL. Los servidores públicos, al

desvincularse de las funciones, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente

inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación,

sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

PARÁGRAFO: En concordancia con el Código Único Disciplinario y el Reglamento General de Archivos,

todos los funcionarios son responsables de la custodia, manejo y cuidado de la documentación y de los

archivos que por razón de su cargo o función estén bajo su cuidado, sin perjuicio de la responsabilidad

que tienen los Secretarios Generales en los términos que señala el Decreto 1382 de 1995.

ARTÍCULO CUARTO. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Las entidades que se liquiden, fusionen o

privaticen no podrán eliminar documentos, independientemente del tipo de soporte en que se

encuentren, sin la autorización del Comité de Archivo de la respectiva entidad. Copia del Acta de

eliminación se remitirá al Archivo General de la Nación para lo de su competencia.

ARTÍCULO QUINTO. PLAN DE TRABAJO: Las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen

elaborarán un Plan de Trabajo Archivístico Integral previendo los recursos que este plan demande con

miras a la organización, conservación y consulta de los documentos y archivos. Dicho plan será un

anexo del acta de entrega y recepción a que se refieren los artículos segundos y séptimo del presente

Acuerdo. Para el efecto se atenderá el siguiente procedimiento, teniendo en cuenta la estructura

orgánico funcional de las entidades.

a. Inventario: Se levantará un inventario esquemático del Fondo documental, el cual contendrá los

siguientes campos:

Identificación de la Entidad productora

Ubicación geográfica

Sección o unidad administrativa


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Fecha: 01/08/2013

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Oficina productora

Entidad remitente

Número consecutivo de serie o asunto por dependencia

Código de la dependencia, serie y subserie si se tiene

Nombre de la serie o contenido

Fechas extremas

Unidades de conservación

Número de folios

Observaciones o notas

PARÁGRAFO: Las entidades diligenciarán el inventario siguiendo el instructivo que para el efecto

suministre el Archivo General de la Nación.

b. Entrega y recepción: La entrega y recepción de los documentos y archivos se hará mediante acta

suscrita por los respectivos funcionarios, identificando el lugar y fecha en que ser realizara así como los

nombres y cargos de quienes participan en la entrega y recepción.

PARÁGRAFO: En todo caso previo la suscripción del Acta se cotejará la documentación a entregar y

recibir por quienes en ella intervienen y el inventario formara parte integral del acta.

ARTÍCULO SEXTO. RECURSOS: En concordancia con lo previsto con el ARTÍCULO 39 del Decreto

254 de 2000, será responsabilidad del liquidador constituir con recursos de la Entidad el fondo requerido

para atender los gastos que demanden los procesos de entrega y el Plan de Trabajo Archivístico

Integral. La destinación de recursos para esos efectos se hará con prioridad sobre cualquier gasto o

pago o cargo de la masa de entidad en liquidación.

ARTÍCULO SÉPTIMO. PUBLICIDAD DEL INVENTARIO Y ACTA DE ENTREGA. El ministerio o

entidad receptora para facilitar la consulta de la información producida por las entidades que se liquiden,

fusionen o privaticen, dará amplia difusión a los interesados y ciudadanos en general, del inventario y del

acta de entrega y recibo de los documentos y archivos.

SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS.

ACUERDO 060 de 2001

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.


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Fecha: 01/08/2013

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El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las

otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.

CONSIDERANDO:

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que

hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar

políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el

Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la

función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio

electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que

busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la

competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la

información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios

existentes en la Administración Pública.

Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre

otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario

normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDA:

ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de

correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con

los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,

conservación y consulta de los documentos.

ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes

conceptos así:

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso

natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.


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Fecha: 01/08/2013

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Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a

título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es

producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los

principios y procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que

permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o

con su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades

asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la

fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de

vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de

radicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan

en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o

recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)

competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y

Tiempo de respuesta (Sí lo amerita), entre otros.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se

asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.

Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las

específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.


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ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de

acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y

normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera,

que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas

de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e

históricos.

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes

y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades,

si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá

unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en

cada entidad.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y

de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las

comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo

electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que

contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de

procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino

interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto

cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo

establecido.

ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los

procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la

actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá

números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden

de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la

correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año,

se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o

automatizados.

PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar

constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos

administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de


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llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se

reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén

debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la

dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter

oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado

seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y

sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia,

elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción

de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para

el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada

conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y

en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el

momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la

durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes

digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y

magnéticas”.

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de

lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la

NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas

de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no

presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de

sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la

posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán

adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de

almacenamiento y formatos de grabación de la información.

ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que

ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y


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los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar

respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del

mismo.

PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o

responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina

de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

ARTICULO UNDÉCIMO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas

en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario,

la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los

anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de

correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los

cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

ARTICULO DUODÉCIMO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y

enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de

las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad

de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los

procedimientos adecuados para su administración.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este

documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

ARTICULO DECIMOTERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades

que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán

responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de

correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones

oficiales recibidas y enviadas.

Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas

digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

ARTICULO DECIMOCUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen

corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar

oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax

institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.


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ARTICULO DECIMOQUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de

correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para

los ciudadanos.

SE SUPRIMEN, REFORMAN REGULACIONES, PROCEDIMIENTOS O TRÁMITES INNECESARIOS

DECRETO NÚMERO 2150 DE 1995

(diciembre 5)

Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la

Administración Pública.

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere el

artículo 83 de la Ley 190 de 1995, oída la opinión de la Comisión prevista en dicho artículo, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 83 de la Constitución Política señala que las actuaciones de los particulares y de las

autoridades públicas deben ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presume en todas las

gestiones que aquellos adelanten ante éstas;

Que el artículo 84 de la Constitución Política señala que cuando un derecho o una actividad hayan sido

reglamentados de manera general, las autoridades públicas no podrán establecer ni exigir permisos,

licencias o requisitos adicionales;

Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función administrativa está al servicio de los

intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad y eficacia,

economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y

desconcentración de funciones;

Que el artículo 333 de la Constitución Política garantiza la libertad económica para cuyo ejercicio determina

que nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley y consagra la libre

competencia como un derecho de todos;

Que el artículo 83 de la Ley 190 de 1995, "por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad

en administración pública y se fijan disposiciones", con el fin de facilitar las relaciones entre el Estado y los

ciudadanos y erradicar la corrupción administrativa, facultó al Gobierno por el término de seis meses para

expedir normas con fuerza de ley para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos o trámites

innecesarios, existentes en la administración pública, y


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Que es voluntad del Gobierno, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado, promover la prosperidad

general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución,

mediante la eliminación de toda regulación, trámite o requisito que dificulte el ejercicio de las libertades

ciudadanas,...

Artículo 32. VENTANILLAS ÚNICAS. Para la recepción de documentos, solicitudes y atender

requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se

realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario.


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I. NOMBRE DE LA OFICINA

GERENCIA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Nivel central

2. Fecha de última asignación de funciones: Resolución Número 226 del 9 noviembre de 2012, Por medio

del cual se modifica el Manual de Funciones y Competencias Laborales.

3. Funciones: Ejecución de labores de dirección, planeación, evaluación y control en la administración y gestión

de la Empresa Social del Estado Hospital San Fernando de Amagá.

4. Unidades documentales que tramita: Actas, acuerdos, comunicaciones, acciones de tutela, boletines,

circulares, Derechos de petición, contratos, convenios, estudios, informes, registros, títulos de propiedad

(muebles o inmuebles) inventarios, licencias, manuales, planes, proyectos de inversión, resoluciones.

5. ¿Realizan selección y descarte documental? SI___X__ NO____

6. Sistemas de ordenación de los archivos de gestión: Asuntos

7. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? No determinado. (metros lineales.)

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora: GERENCIA

2. Nombre de la unidad documental: Actas: , Actas Comité de Compras, Comité Archivo Administrativo, Actas

Comité de Conciliación y Repetición, Actas Comité Financiero y de Costos, Actas Comité de Glosas, Actas

reuniones de personal.

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Ejecución de labores de dirección, planeación, evaluación

y control en la administración y gestión de la Empresa Social del Estado Hospital San Fernando de Amagá.

4. Caracteres externos:

4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO

Papel x Expediente x

Cinta Magnética Libro

Microfilme Documento simple Otro

4.3 ORDENACION: Numérico por Asuntos

4.4 ESTADO DE CONSERVACIÓN: Buena

4.5 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Carpetas

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación: Normas Icontec.

6. Trámite: ORIGINAL 1 COPIAS

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? SI NO

x en ¿cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los requeridos de acuerdo con los temas tratados

en el comité o la reunión.


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9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Subdirección Administrativa, Control Interno,

Coordinación Asistencial.

10. ¿Con qué periodicidad se produce?

10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual x

10.4 Otras ¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? No se tienen políticas

de conservación.

12. En el archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma Oficina x

12.2 Otras oficinas x

12.3 Otras entidades ¿Cuáles?

12.4 Personas Naturales SI NO

12.5 ¿Por qué lo consultan? Para verificación de información en la toma de decisiones.

13. ¿Este documento ha sido objeto de transferencia del Archivo de Gestión a otros Archivos? No

Central Histórico Otros ¿Cuáles?

14. ¿Con qué periodicidad se realizan?

15. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?

16. ¿Con qué frecuencia?

17. ¿Qué años?

18. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad

documental? Ninguno.

19. OBSERVACIONES:

Funcionarios entrevistados

Nombre y Cargo: María Victoria Agudelo, Secretaria de Gerencia

Nombre del Encuestador: Luz Marina Villa Castañeda

Funcionario responsable del Archivo: Luz Marina Villa Castañeda, Técnica Administrativa Archivo

Ciudad y fecha: Amagá, 27 de agosto de 2013

III. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Contratos y convenios.


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4.3 ORDENACION: Numérico, cronológico

4.4 ESTADO DE CONSERVACIÓN: Bueno


5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación: No especificadas.


7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? SI NO x en

¿cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los soportes que legalizan el contrato o convenio,

comunicaciones, facturas, informes, actas de inicio y finalización, entre otros.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: La dependencia donde se vaya a desarrollar el contrato

o convenio.


Diaria

Semanal

Mensual

Otras x ¿Cuál? Cada vez que se requiera.

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? No se tienen políticas de

conservación.





12.4 Personas Naturales SI x NO








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17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:






IV. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Comunicaciones (comunicados de prensa, circulares).








4.3 ORDENACION: Asuntos




6. Trámite: ORIGINAL 1 COPIAS 1


x en ¿cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Ninguno.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Todas las áreas de la ESE, de acuerdo con el asunto de

la comunicación interna.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual


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10.4 Otras x ¿Cuál? Cada vez que se requiera.


conservación.






¿Por qué lo consultan? Para verificación de información en la toma de decisiones.






17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:


Nombre y Cargo: María Victoria Agudelo , Secretaria de Gerencia


Funcionario responsable del Archivo: Luz Marina Villa Castañeda, Técnica Administrativo Archivo



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V. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Informes: Informes de Gestión, a Junta Directiva, Organismos de

Control, Entidades de Salud, Entidades Nacionales, Departamentales, Municipales, particulares y personas

naturales.













7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? SI x NO en

¿cuál o cuáles? En el informe consolidado.

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los soportes requeridos de acuerdo con el

informe.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Todas las áreas de la ESE, de acuerdo con el asunto

del informe.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual x

10.4 Otras ¿Cuál?


conservación.




12.3 Otras entidades x ¿Cuáles? Organismos gubernamentales y de control.




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17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:




Funcionario responsable del Archivo: Luz Marina Villa Castañeda Técnica Administrativa Archivo

Ciudad y fecha: Amagá, 14 de agosto 2013

VI. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Estudios: Estudios de estructura administrativa y encuestas de clientes.














¿cuál o cuáles?


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estudio.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Todas las áreas de la ESE.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual

10.4 Otras x ¿Cuál? Indeterminada


conservación.












17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:


Nombre y Cargo: María Victoria Agudelo , Secretaria de Gerencia


Funcionario responsable del Archivo: Luz Marina villa Castañeda, Técnica Administrativa Archivo



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VII. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Consecutivo de comunicaciones externas e internas, consecutivos

presupuestales, registros de comunicaciones recibidas, registro de quejas y reclamos.














¿cuál o cuáles?


estudio.



Diaria

Semanal

Mensual

Otras x ¿Cuál? Indeterminada


conservación.










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17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:




Funcionario responsable del Archivo: Luz Marina Villa Castañeda , Técnica Administrativa


VIII. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Planes: Plan de Desarrollo Institucional; de Mantenimiento; de Mercadeo; de

Emergencias; de Mejoramiento, Portafolio de servicios; Sistema General de Calidad.













7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? SI x NO en

¿cuál o cuáles? En el Plan de Desarrollo Institucional.


estudio.


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Diaria

Semanal

Mensual



conservación.












17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:


Nombre y Cargo: MARIA VICTORIA AGUDELO, SECRETARIA





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IX. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Proyectos de inversión: Proyectos de Inversión, Presupuesto y de Obra.













7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? SI x NO en ¿cuál

o cuáles? En el Plan de Desarrollo Institucional.


estudio.



Diaria

Semanal

Mensual



conservación.








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17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:


Nombre y Cargo MARIA VICTORIA AGUDELO Secretaria de Gerencia

Nombre del Encuestador: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA

Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA Técnica Administrativa Archivo


X. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Resoluciones.

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Resoluciones: Ejecución de labores de dirección,

planeación, evaluación y control en la administración y gestión de la Empresa Social del Estado Hospital San

Fernando de Amagá.






4.3 ORDENACION: Consecutivo






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¿cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Ninguno



Diaria

Semanal

Mensual



conservación.












17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:




Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLLA CASTAÑEDA Técnica Administrativa Archivo



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XI. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Procesos judiciales.













7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? SI NO x en ¿cuál

o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los soportes requeridos de acuerdo con el asunto

de la investigación o el proceso.



Diaria

Semanal

Mensual



conservación.











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17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:


Nombre y Cargo: MARIA VICTORIA, Secretaria de Gerencia


Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA, Técnica Administrativa Archivo


XII. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Manuales y Tablas de Retención Documental.














¿cuál o cuáles?




Diaria


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Semanal

Mensual



conservación.












17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES:


Nombre y Cargo MARIA VICTORIA AGUDELO Secretaria de Gerencia


Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLLA CASTAÑEDA Técnica Administrativa archivo



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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Subdirectivo

2. Fecha de última asignación de funciones: Resolución número 226 del 9 noviembre de 2012, por medio

del cual se modifica. el Manual especifico de Funciones y Competencias Laborales.

3. Funciones: Ejecución de labores de planeación, organización, evaluación y control de actividades de apoyo

administrativo que garanticen una adecuada atención integral en salud a la comunidad; además, ejecución de

labores de planeación, organización, supervisión y evaluación en la implementación de sistemas y programas

en el área financiera.

4. Unidades documentales que tramita: Actas, Certificados, comprobantes, comunicaciones organismos de

regulación, vigilancia y control, declaraciones, Estudios, historial, informes, instrumentos de control, inventarios,

libros contables, manuales, planes, procesos y programas.

5. ¿Realizan selección y descarte documental? SI______ NO__X__

6. Sistemas de ordenación de los archivos de gestión: Alfabético por asuntos, numérico, alfabético.

7. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? No determinado (metros lineales.)


1. Oficina Productora: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la unidad documental: Actas: Actas Comité de sostenibilidad del sistema Contable, Actas Comité

Bienestar Social, Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional, actas de reuniones administrativas, Buzones de

Sugerencias.

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Ejecución de labores de planeación, organización,

evaluación y control de actividades de apoyo administrativo que garanticen una adecuada atención integral en

salud a la comunidad; además, ejecución de labores de planeación, organización, supervisión y evaluación en

la implementación de sistemas y programas en el área financiera.





Microfilme Documento simple

Otro

4.3 ORDENACION: Por asuntos consecutiva.


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¿cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los soportes requeridos de acuerdo con lo

tratado en cada reunión.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Las oficinas que dependen de la Subdirección

Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual x

10.4 Otras ¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? No hay indicaciones

específicas al respecto.




12.3 Otras entidades x ¿Cuáles? Entidades gubernamentales


12.5 ¿Por qué lo consultan? Para verificación de información, en la toma de decisiones.






17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES

Funcionarios entrevistados:


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Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO, Subdirector Administrativo©; ADRINA

SANCHEZ MOLINA , Auxiliar Administrativa; YAIR MORLAES , Auxiliar Administrativa.

Nombre del Encuestador: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA,


Ciudad y fecha: Amagá, 3 de septiembre de 2013

III. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Comunicaciones










Otro

4.3 ORDENACION: Consecutiva.


4.5 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Carpeta




¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal


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10.3 Mensual


11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? No hay normas

establecidas al respecto.




12.3 Otras entidades x ¿Cuáles?


12.5 ¿Por qué lo consultan? Para verificar información en la toma de decisiones.

13. ¿Este documento ha sido objeto de transferencia del Archivo de Gestión a otros Archivos? No Central

Histórico Otros ¿Cuáles?




17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO , Subdirector Administrativo ©; YAIR MORALES,

Auxiliar Administrativa; ADRIANA SÁNCHEZ, Auxiliar Administrativa.

Nombre del Encuestador: LUZ MARINA VILLLA CASTAÑEDA

Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLLA CASTAÑEDA, Técnica Administrativa Archivo




2. Nombre de la unidad documental: Informes: Informes contables, informes de personal, informes financieros.




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¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual





La misma Oficina x

Otras oficinas x

Otras entidades x ¿Cuáles?

Personas Naturales SI x NO

¿Por qué lo consultan? Para verificar información en la toma de decisiones.






17. ¿Qué años?


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

81



19. OBSERVACIONES

Funcionarios entrevistados: Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO Subdirector

Administrativo; YAIR MORALES, Auxiliar Administrativa; ADRIANA SÁNCHEZ, Auxiliar Administrativa.






2. Nombre de la unidad documental: Manuales: Manual de Funciones y Competencias, Manual de Procedimientos.
















¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria


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Fecha: 01/08/2013

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10.2 Semanal

10.3 Mensual







12.3 Otras entidades x ¿Cuáles?


12.5 ¿Por qué lo consultan? Para verificar información en la toma de decisiones.






17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO, Subdirector Administrativo; YAIR MORALES ,






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Fecha: 01/08/2013

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2. Nombre de la unidad documental: Comprobantes Contables

3. Función de la oficina que la genera o la tramita:

4. Ejecución de labores de planeación, organización, evaluación y control de actividades de apoyo administrativo

que garanticen una adecuada atención integral en salud a la comunidad; además, ejecución de labores de

planeación, organización, supervisión y evaluación en la implementación de sistemas y programas en el área

financiera.












¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual





La misma Oficina x

Otras oficinas x




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Fecha: 01/08/2013

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18. ¿Qué años?



20. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO, Subdirector Administrativo; ;YAIR MORALES ,







2. Nombre de la unidad documental: Declaraciones













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Fecha: 01/08/2013

85





¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual





La misma Oficina x

Otras oficinas x









17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES

Funcionarios entrevistados :Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO , Subdirector

Administrativo; YAIR MORALES , Auxiliar Administrativa; ADRIANA SÁNCHEZ, Auxiliar Administrativa.

Nombre del Encuestador: LUZ MARINA VILLLA CASTAÑEDA,

Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLLA CASTAÑEDA, Técnica Administrativa

Ciudad y fecha: Amagá, 03 de marzo de 2013


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

86

VIII. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Estudios.
















¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual





La misma Oficina x

Otras oficinas x





Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

87






17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES







IX. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Historias laborales














Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

88




¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual





La misma Oficina x

Otras oficinas x









17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO Subdirector Administrativo; YAIR MORALES ,




Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

89



X. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Programas: Programas de Capacitación en Salud Ocupacional, Programas de

Mejoramiento Administrativo, Programas de Bienestar Social, Programas de Salud Ocupacional.
















¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual






Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

90

La misma Oficina x

Otras oficinas x









17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONOD, Subdirector Administrativo; YAIR MORALES,





XI. UNIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Certificados: Certificados de bono pensional, Consecutivo Certificados

Disponibilidad Presupuestal.










Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

91








¿cuál o cuáles?



Administrativa.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual





La misma Oficina x

Otras oficinas x









17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

92




Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA, Ttécnica Administrativa archivo


XII. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (Recursos humanos)

2. Nombre de la unidad documental: Informes: Informes de Personal, Informes de Nómina.

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Ejecución de labores auxiliares de Administración de

Personal en la Empresa, en áreas de contabilidad y nómina. Tramitar las novedades de personal y preparar

las comunicaciones y certificaciones requeridas. Realizar actividades relacionadas con la liquidación de

nómina y prestaciones sociales.



Papel Expediente



Otro

4.3 ORDENACION:

4.4 ESTADO DE CONSERVACIÓN:

4.5 UNIDAD DE CONSERVACIÓN:

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación:

6. Trámite: ORIGINAL COPIAS


en ¿cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual

10.4 Otras ¿Cuál?


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

93

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?


12.1 La misma Oficina

12.2 Otras oficinas



12.5 ¿Por qué lo consultan?

13. ¿Este documento ha sido objeto de transferencia del Archivo de Gestión a otros Archivos? Central





17. ¿Qué años?


documental?

19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO, Subdirector Administrativo; ADRIANA SÁNCHEZ,

Auxiliar Administrativa.

Nombre del Encuestador: LUZ MARINAVILLA CASTAÑEDA

Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA, Técnica Administrativa


XIII. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (Recursos humanos)

2. Nombre de la unidad documental: Autoliquidaciones EPS, FPC, Sena, Caja de Compensación Familiar

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Ejecución de labores auxiliares de Administración de

Personal en la Empresa, en áreas de contabilidad y nómina. Tramitar las novedades de personal y preparar

las comunicaciones y certificaciones requeridas. Realizar actividades relacionadas con la liquidación de

nómina y prestaciones sociales.



Papel Expediente


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

94



Otro

4.3 ORDENACION:










10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual

10.4 Otras ¿Cuál?



La misma Oficina

Otras oficinas

Otras entidades ¿Cuáles?

Personas Naturales SI NO

¿Por qué lo consultan?






17. ¿Qué años?


documental?

19. OBSERVACIONES



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

95

Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO, Subdirector Administrativo; ADRIANA SÁNCHEZ,



Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA, Técnica Administrativa

Ciudad y fecha: Amagá, 03 de septiembre 2013

XIV. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto)

2. Nombre de la unidad documental: Conciliaciones bancarias.

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Ejecución de labores auxiliares para el desarrollo de la

contabilidad de la Empresa. Llevar control de los libros auxiliares de acuerdo con el Plan Contable y las

normas y procedimientos vigentes. Elaborar conciliaciones bancarias. Registrar todos los actos y hechos

contables en los libros contables, libro de caja, libro diario, cuentas corrientes y mayor.




Cinta Magnética Libro x


Otro

4.3 ORDENACION: Consecutivo, cronológico.


4.5 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Carpetas, libros.


6. Trámite: ORIGINAL x COPIAS

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? SI x NO

en ¿cuál o cuáles? En los balances semestrales.

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los soportes de las conciliaciones.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Toda el área financiera contable.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual x

10.4 Otras ¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? Permanente ya que no

había un sitio asignado para el Archivo Central.


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

96




12.3 Otras entidades x ¿Cuáles? Organismos gubernamentales.








17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGA ARREDONDO, Subdirector Administrativo; YAIR MORALES ,


Nombre del Encuestador: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA .

Funcionario responsable del Archivo: LUZ AMRINA VILLA CASTAÑEDA, Técnica Administrativa archivo


XV. UNIDAD DOCUMENTAL

2. Oficina Productora: Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto

3. Nombre de la unidad documental: Libros contables.

4. Función de la oficina que la genera o la tramita: Ejecución de labores auxiliares para el desarrollo de la

contabilidad de la Empresa. Llevar control de los libros auxiliares de acuerdo con el Plan Contable y las

normas y procedimientos vigentes. Elaborar conciliaciones bancarias. Registrar todos los actos y hechos

contables en los libros contables, libro de caja, libro diario, cuentas corrientes y mayor.




Cinta Magnética Libro x


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

97


Otro

4.3 ORDENACION: Consecutivo, cronológico.


4.5 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Carpetas, libros.


6. Trámite: ORIGINAL x COPIAS


en ¿cuál o cuáles? En los balances semestrales.

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los soportes de las conciliaciones.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Toda el área financiera contable.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual x

10.4 Otras ¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? Permanente ya que no

había un sitio asignado para el Archivo Central.




12.3 Otras entidades x ¿Cuáles? Organismos gubernamentales.








17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

98




Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA , Técnica Administrativa


XVI. UNIDAD DOCUMENTAL

2. Oficina Productora: ALMACÉN

3. Nombre de la unidad documental: Inventarios físicos.

4. Función de la oficina que la genera o la tramita: Realizar labores de recepción, almacenamiento, distribución

y control de las existencias de materiales, equipos e insumos en el almacén de la empresa. Diligenciar y

mantener actualizado el inventario de los insumos o elementos que ingresan por dicha dependencia



Papel x Expediente


Microfilme Documento simple Otro AZ

4.3 ORDENACION: Cronológica


4.5 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: AZ




en ¿cuál o cuáles? En el movimiento mensual de inventarios en medio magnético y en papel.

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? El pedido interno o externo, la factura de compra.



10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual x

10.4 Otras ¿Cuál?


precisas al respecto.



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

99

12.1 La misma Oficina

12.2 Otras oficinas









17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: LUIS ALEXANDER VANEGAS ARREDONDO, Subdirector Administrativo; CÉSAR HURTADO,

Auxiliar Administrativo.





Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

100


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

101


SUBDIRECCIÓN ASISTENCIAL

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Subdirección.

2. Fecha de última asignación de funciones: Resolución 226 del 9 de noviembre de 2012 , por medio del cual

se modifica el Manual de Funciones y Competencias. laborales

3. Funciones: Ejecución de labores de coordinación y asesoría científica en la adopción y desarrollo de políticas,

planes y programas de salud en el Municipio de Amagá. Organizar y controlar las actividades de P y P, así

como la consolidación de la información para su posterior facturación. Mantener actualizada la información

estadística de los servicios asistenciales, así como la información epidemiológica, y demás requerimientos por

las autoridades de Salud en coordinación con el área de sistemas. Atender los procesos relacionados con la

Vigilancia Epidemiológica del Municipio. Coordinar las actividades relacionadas con Medicina Legal. Coordinar

los Comités del Área Asistencial que se creen en la Empresa

4. Unidad documental que tramita: Actas, Historias, Informes, Instrumentos de control, Manuales (protocolos),

Programas.

5. ¿Realizan selección y descarte documental? SI______ NO__x__

6. Sistemas de ordenación de los archivos de gestión: Alfabético, numérico.

7. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? No determinados (Metros lineales.)


1. Oficina Productora: COORDINACIÓN ASISTENCIAL

2. Nombre de la unidad documental: Actas: Actas Comité de Altas y Complicaciones, Actas Comité de Emergencias y

Desastres, Actas Comité de Ética Hospitalaria, Actas Comité de Farmacia, Actas Comité de Infecciones Intrahospitalarias,

Actas Comité Técnico Científico, Actas Comité Vigilancia Epidemiológica, Actas reuniones administrativas.

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Ejecución de labores de coordinación y asesoría científica

en la adopción y desarrollo de políticas, planes y programas de salud en el Municipio de Amagá. Organizar y

controlar las actividades de P y P, así como la consolidación de la información para su posterior facturación.

Mantener actualizada la información estadística de los servicios asistenciales, así como la información

epidemiológica, y demás requerimientos por las autoridades de Salud en coordinación con el área de sistemas.

Atender los procesos relacionados con la Vigilancia Epidemiológica del Municipio. Coordinar las actividades

relacionadas con Medicina Legal. Coordinar los Comités del Área Asistencial que se creen en la Empresa.






4.3 ORDENACION: Consecutiva por asuntos


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

102






¿cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los soportes de acuerdo con el contenido de las

reuniones.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Las oficinas del Área Asistencial.


10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual x

10.4 Otras ¿Cuál?


precisas al respecto.



12.2 Otras oficinas









17. ¿Qué años?



19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: MEDICO DELIO BUSTAMANTE , Subdirector Asistencial MARITZA GUISAO , Jefe de

Enfermería, YOES ALVAREZ DIAZ , Farmacia,

Nombre del Encuestador: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA.

Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLLA CASTAÑEDA , Técnica Administrativa Archivo


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

103


III. UNIIDAD DOCUMENTAL


2. Nombre de la unidad documental: Historias Clínicas, Historias de equipos biomédicos, historias de equipos

de patología clínica.










Papel Expediente



Otro

4.3 ORDENACION:










10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual

10.4 Otras ¿Cuál?




Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

104

La misma Oficina

Otras oficinas









17. ¿Qué años?


documental?

19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: MEDICO DELIO BUSTAMANTE , Subdirector Asistencial YOES DIAZ , Farmacia, MARITZA GUISAO ,

jefe de Enfermería , SANDRA RESTREPO GRANADOS, Auxiliar de Archivo Clinico

Nombre del Encuestador: LUZ AMRINA VILLLA CASTAÑEDA





2. Nombre de la unidad documental: Informes (cancelaciones y complicaciones de cirugía, central de esterilización,

partos y nacimientos, infecciones intrahospitalarias por servicio y localización de la infección, infecciones intrahospitalarias

según grado de contaminación.










Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

105


Papel Expediente



Otro

4.3 ORDENACION:










10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual

10.4 Otras ¿Cuál?



La misma Oficina

Otras oficinas









17. ¿Qué años?


documental?

19. OBSERVACIONES


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

106


Nombre y Cargo: JEFE DE ENFERMERIA MARITZA GUISAO , Jefe de Enfermería






2. Nombre de la unidad documental: Listados (perfil de morbilidad y mortalidad).










Papel Expediente



Otro

4.3 ORDENACION:










10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

107

10.4 Otras ¿Cuál?



La misma Oficina

Otras oficinas









17. ¿Qué años?


documental?

19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: DELIO BUSTAMANTE, Subdirector Asistencial , MARITZA GUISAO Jefe de Enfermería



Ciudad y fecha: Amagá,3 de septiembre de 2013



2. Nombre de la unidad documental: Manuales (protocolos) Manuales (guías de manejo para enfermería, guías

de manejo para instrumentación, protocolos y guías de manejo en urgencia, manual de procedimientos para la

gestión integral de residuos hospitalarios y similares).







Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

108





Papel Expediente



Otro

4.3 ORDENACION:










10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual

10.4 Otras ¿Cuál?



La misma Oficina

Otras oficinas









17. ¿Qué años?


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

109


documental?

19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: JEFE DE ENFERMERIA

MARITZA GUISAO , Jefe de enfermería






2. Nombre de la unidad documental: Programas educativos y de Promoción y Prevención.










Papel Expediente



Otro

4.3 ORDENACION:









Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

110



10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual

10.4 Otras ¿Cuál?



La misma Oficina

Otras oficinas









17. ¿Qué años?


documental?

19. OBSERVACIONES


Nombre y Cargo: JEFE DE ENFERMERIA MARITZA GUISAO , Jefe de Enfermería


Funcionario responsable del Archivo: LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDA, Técnica Administrativa Y Archivo



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

111

NORMAS SOBRE DOCUMENTOS

LEGISLACIÓN SERIE DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA

LEY 962 DE 2005 TÍTULO 1 CAPÍTULO 1

"Artículo 25. Utilización del correo

para el envío de información. Las

entidades de la Administración Pública

deberán facilitar la recepción y envío de

documentos, propuestas o solicitudes y

sus respectivas respuestas por medio

de correo certificado y por correo

electrónico.

En ningún caso, se podrán rechazar

o inadmitir las solicitudes o informes

enviados por personas naturales o

jurídicas que se hayan recibido por

correo dentro del territorio nacional.

Las peticiones de los administrados

o usuarios se entenderán presentadas

el día de incorporación al correo, pero

para efectos del cómputo del término

de respuesta, se entenderán radicadas

el día en que efectivamente el

documento llegue a la entidad y no el

día de su incorporación al correo.

Las solicitudes formuladas a los

administrados o usuarios a los que se

refiere el presente artículo, y que sean

enviadas por correo, deberán ser

respondidas dentro del término que la

propia comunicación señale, el cual

empezará a contarse a partir de la

fecha de recepción de la misma en el

domicilio del destinatario. Cuando no

sea posible establecer la fecha de

recepción del documento en el domicilio

del destinatario, se presumirá a los diez

(10) días de la fecha de despacho en el

correo.

Igualmente, los peticionarios podrán

solicitar el envío por correo de

documentos o información a la entidad

pública, para lo cual deberán adjuntar a

su petición un sobre con porte pagado y

debidamente diligenciado.

Parágrafo. Para efectos del

presente artículo, se entenderá válido el

envío por correo certificado, siempre y

cuando la dirección esté correcta y

claramente diligenciada".

ACUERDO 060 de 2001 del AGN

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que

COMUNICACIONES OFICIALES

Acciones de Tutela

Derechos de Petición

GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

112

cumplen funciones públicas.

LEY 962 DE 2005 TÍTULO 1 CAPÍTULO 1

Artículo 21. Copias de los registros del

estado civil. Las copias de los registros

del estado civil que expida la

Registraduría Nacional del Estado Civil

o las Notarías mediante medio

magnético y óptico, tendrán pleno valor

probatorio. El valor de las mismas será

asumido por el ciudadano teniendo en

cuenta la tarifa que fije anualmente el

Registrador Nacional del Estado Civil la

cual se fijará de acuerdo a las normas

constitucionales y legales y en ningún

caso el precio fijado podrá exceder el

costo de la reproducción.

Parágrafo. Las copias del registro civil

de nacimiento tendrán plena validez

para todos los efectos, sin importar la

fecha de su expedición. En

consecuencia, ninguna entidad pública

o privada podrá exigir este documento

con fecha de expedición determinada,

excepto para el trámite de pensión,

afiliación a la seguridad social de salud,

riesgos profesionales y pensiones y

para la celebración del matrimonio,

eventos estos en los cuales se podrá

solicitar el registro civil correspondiente

con fecha de expedición actualizada, en

ningún caso, inferior a tres (3) meses.

CERTIFICACIONES

RECURSOS HUMANOS


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

113

LEGISLACIÓN

SERIE DOCUMENTAL O SUBSERIE

DEPENDENCIA PRODUCTORA

CAPITULO II

Racionalización de trámites para el ejercicio de actividades por los

particulares

Artículo 26. Factura electrónica. Para

todos los efectos legales, la factura

electrónica podrá expedirse, aceptarse,

archivarse y en general llevarse usando

cualquier tipo de tecnología disponible,

siempre y cuando se cumplan todos los

requisitos legales establecidos y la

respectiva tecnología que garantice su

autenticidad e integridad desde su

expedición y durante todo el tiempo de

su conservación.

La posibilidad de cobrar un servicio con

fundamento en la expedición de una

factura electrónica se sujetará al

consentimiento expreso, informado y por

escrito del usuario o consumidor del bien

o servicio.

CAPITULO VI

De las regulaciones, procedimientos y

trámites del sector

de Hacienda y Crédito Público

Artículo 45. Exigencias sobre

numeración consecutiva para el caso de

facturación mediante máquinas

registradoras. Adiciónase el siguiente

parágrafo al artículo 617 del Estatuto

Tributario:

"Artículo 617. Estatuto Tributario.

(...)

"Parágrafo. Para el caso de facturación

por máquinas registradoras será

admisible la utilización de numeración

diaria o periódica, siempre y cuando

corresponda a un sistema consecutivo

que permita individualizar y distinguir de

manera inequívoca cada operación

facturada, ya sea mediante prefijos

numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o

mecanismos similares."

COMPROBANTES CONTABLES



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

114

Artículo 28. Racionalización de la

conservación de libros y papeles de

comercio. Los libros y papeles del

comerciante deberán ser conservados

por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último

asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a

elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier

medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que

legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

DOCUMENTOS CONTABLES


CAPITULO VII


trámites

del sector de Protección Social

Artículo 55. Supresión de la revisión y

aprobación del Reglamento de Higiene, y

Seguridad por el Ministerio de la

Protección Social. El artículo 349 del

Código Sustantivo del Trabajo, quedará

así:

"Los empleadores que tengan a su

servicio diez (10) o más trabajadores

permanentes deben elaborar un

reglamento especial de higiene y

seguridad, a más tardar dentro de los

tres (3) meses siguientes a la iniciación

de labores, si se trata de un nuevo

establecimiento. El Ministerio de la

Protección Social vigilará el cumplimiento

de esta disposición."

COMITÉ PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL


ART. 289 de la Ley 4 de 1913 sobre el

Régimen Político y Municipal establece: “Los Jefes de las oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. A efecto, impondrán multas sucesivas a los secretarios que han funcionado o que funcionen, para que cumplan con sus deberes”.

COMITÉ DE ARCHIVO

GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

115

CAPITULO VI


trámites del sector

de Hacienda y Crédito Público

Artículo 46. Racionalización de la

conservación de documentos soporte. El

período de conservación de informaciones y

pruebas a que se refiere el artículo 632 del

Estatuto Tributario, será por el plazo que

transcurra hasta que quede en firme la

declaración de renta que se soporta en los

documentos allí enunciados. La conservación

de informaciones y pruebas deberá efectuarse

en el domicilio principal del contribuyente.

“ART. 632 ESTATUTO TRIBUTARIO. Deber

de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección Nacional de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando ésta así lo requiera: 1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos. Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos. 2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes. 3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su

DECLARACIONES TRIBUTARIAS



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

116

calidad de agente retenedor. 4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.

CIRCULAR No.004 DE 2003 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y AGN ASUNTO: Organización de las Historias Laborales

(…) Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

Documentos de identificación

Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

Acta de posesión

Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales

Certificado de Antecedentes Fiscales

Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Declaración de Bienes y Rentas

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

Evaluación del Desempeño

Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

HISTORIAS LABORALES



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

117

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

No DE SERIE SERIE DOCUMENTAL Nº DE SERIE

SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA

1 ACTAS

01.1 ACTAS DE COMITÉ

ACTAS COMITÉ TÉCNICO CIENTÌFICO

GERENCIA

ACTAS COMITÉ DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

ACTAS COMITÉ PARITARIO SALUD OCUPACIONAL


ACTAS COMITÉ ÉTICA HOSPITALARIA


ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO

GERENCIA

ACTAS COMITÉ HISTORIAS CLÍNICO


ACTAS COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL


ACTAS COMITÉ EMERGENCIAS

SUBDIRECCION ASISTENCIAL

ACTAS COMITÉ FARMACIA Y TERAPÉUTICA


ACTAS LIGA DE USUARIOS GERENCIA

ACTAS COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

118



ACTAS DE COMITTE DE COMPRAS

GERENCIA

ACTAS COMISIÒN DE PERSONAL

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

ACTAS COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA


COMITÉ EVALUADOR DE GLOSAS


COMITÉ DE BAJAS DE INVENTARIO

SUBDIRECCIÒN ADMINISTRATIVA

ACTAS COMITÉ DE CAPACITACIÒN


ACTAS COMITÉ GRUPO ADMINISTRATIVO DE GESTIÒN AMBIENTAL

SUDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ACTAS COMITÉ CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

SUBDIRECCIÒN ADMINISTRATIVA

ACTAS COMITÉ FONDO DE LA VIVIENDA

GERENCIA

01.2

ACTAS DE JUNTA

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

JUNTA DIRECTIVA

01.3

ACTAS DE REUNIONES

ACTAS REUNIONES ADMINISTRATIVAS

GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

119



ACTAS DE REUNIONES DE ENFERMERIA


2 ACUERDOS

JUNTA DIRECTIVA

3 CERTIFICACIONES

03.1 CERTIFICADOS DE BONO PENSIONAL


03.2 CERTIFICADOS PAZ Y SALVOS (CARTERA Y ARCHIVO)


4 COMPROBANTES

04.1 COMPROBANTES DE AJUSTES


COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

CONCILIACIONES BANCARIAS

EXTRACTOS BANCARIOS

04.2 COMPROBANTES DE EGRESO


CUENTAS POR PAGAR SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

120



PAGOS POR TRANSFERENCIA ELECTRONICA


COMPROBANTES DE IMPUESTO PARA PRESERVAR LA SEGURIDAD DEMOCRÁTICA

NOTAS DÉBITO

04.3 COMPROBANTES DE INGRESO


CUENTAS POR COBRAR

FACTURAS DE VENTAS

NOTAS CRÉDITO DE VENTAS

PAGOS POR GERENCIA ELECTRÓNICA

RECIBOS DE CAJA

04.4 COMPROBANTES DE NÓMINA


05.1 ACCIONES DE TUTELA GERENCIA

05.2 BOLETÍN INSTITUCIONAL GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

121



05.3 COMUNICADOS DE PRENSA

GERENCIA

05.4 CIRCULARES NORMATIVAS

GERENCIA

05.5 CIRCULARES INFORMATIVAS


05.6 DERECHOS DE PETICIÓN GERENCIA

6 CONTRATOS

06.1 CONTRATO PRESTACIÓN SERVICIOS PROFESIONALES

GERENCIA

06.2 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

GERENCIA

06.3 CONTRATO DE CONCURRENCIA PASIVO

GERENCIA

06.4 CONTRATO DE MANTENIMIENTO

GERENCIA

06.5 CONTRATO DE OBRA GERENCIA

06.6 CONTRATO DE SERVICIOS DE ASESORÍA JURÍDICA

GERENCIA

06.7 CONTRATO DE SUMINISTROS

GERENCIA

06.8 CONTRATO INTERADMINISTRATIVO

GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

122



06.9 CONTRATO DE COMODATO

GERENCIA

06.10 CONTRATO DE PÒLIZAS DE SEGUROS

GERENCIA

7 CONVENIOS Y ALIANZAS

07.1 CONVENIO DOCENTE ASISTENCIAL

GERENCIA

8 DECLARACIONES

08.1 DECLARACIONES DE TRASFERENCIA A LA SEGURIDAD SOCIAL


APORTES ICBF

APORTES SENA

AUTOLIQUIDACIONES EPS

AUTOLIQUIDACIONES FONDOS DE CESANTÍAS

AUTOLIQUIDACIONES FONDOS DE PENSIONES

FORMULARIOS ARP

PASIVO PRESTACIONAL


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

123



SITUADO FISCAL PRESTACIONAL

08.2 DECLARACIONES TRIBUTARIAS


IMPUESTO PARA PRESERVAR LA SEGURIDAD DEMOCRÁTICA


DECLARACIÓN MEDIOS MAGNÉTICOS


DECLARACIÓN DE RENTAS


DECLARACIÓN IVA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DECLARACIÓN RETENCIÓN EN LA FUENTE


9 ESTUDIOS

09.1 ESTUDIOS TÉCNICOS

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS


DISEÑO Y EVALUACIÓN DE SISTEMAS DE CONTROL


ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

124



PRESUPUESTO DE COSTOS


ESTUDIOS DE MERCADEO SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ESTUDIOS Y ENCUESTAS CLIENTES EXTERNOS


ESTUDIOS Y ENCUESTA CLIENTESI INTERNOS


PRESUPUESTO DE COSTOS


PRESUPUESTO DE VENTAS


10 HISTORIAS

10.1 HISTORIAS CLÍNICAS GERENCIA

10.2 HOJA DE VIDA EQUIPOS BIOMÉDICOS


10.3 HOJA DE VIDA EQUIPOS DE CÓMPUTO


10.4 HOJA DE VIDA EQUIPOS DE PATOLOGÍA CLÍNICA



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

125



10.5 HOJA DE VIDA EQUIPOS VEHÍCULOS (ambulancias)


10.6 HISTORIAS LABORALES SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

11 INFORMES

11.1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

INFORMES A ENTIDADES DE SALUD

GERENCIA


INFORMES A ENTIDADES MUNICIPALES, DEPARTAMENTALES, NACIONALES, PARTICULARES Y PERSONAS NATURALES.

GERENCIA

SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

11.2 INFORMES CONTABLES SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

INFORMES DE COSTOS INSTITUCIONALES

INFORMES DE COSTOS UNITARIOS

INFORMES ANUAL DE VENCIMIENTOS DE CARTERA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

126



INFORME DE VENTAS

11.3 INFORME DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORIA

INFORME A ORGANISMO DE CONTROL

11.4 INFORMES DE GESTIÓN GERENCIA

CONTROL INTERNO



INDICADORES DE GESTIÓN

CONTROL INTERNO

INFORMES DE SALUD SUBDIRECCIÓN ASISTENCIAL


INFORMES DE VENTAS

INFORMES DE LAVANDERÍA



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

127



INFORMES DE RESULTADOS DE ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN


INFORME DE PRODUCCIÓN DE DESECHOS SÓLIDOS ORDINARIOS


INFORME MENSUAL DE TRANSPORTE


INFORMES SALIDA DE MEDICAMENTOS


INFORMES CENSO DIARIO DE PACIENTES


INFORMES DE AUDITORÍA DE MANEJO DE PACIENTE URGENTE


11.5 INFORMES DE PERSONAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

INFORMES DE NOVEDADES DE NÓMINA

INFORMES FINANCIEROS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

INFORMES DE NOVEDADES DE NÓMINA



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

128



11.6 INFORMES FINANCIEROS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

BALANCES SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL


ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS


ESTADO DE RESULTADOS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

INDICADORES FINANCIEROS


INFORMES DE CUENTAS POR PAGAR Y COBRAR


INFORMES TÉCNICOS

11.7

INFORMES CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN


INFORMES DIARIOS DE PARTOS Y NACIMIENTOS


INFORMES DE REPORTES DE NOTIFICACIÓN OBLIGATORIA. PROGRAMA SIVIGILA (suicidios, hepatitis, picaduras o mordeduras)


INFORMES TÉCNICOS MEDICINA LEGAL



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

129



INFORMES MANEJO EQUIPOS DE CÓMPUTO


INFORMES INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS POR SERVICIO Y LOCALIZACIÓN DE LA INFECCIÓN

COORDINACIÓN ASISTENCIAL

INFORMES INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS SEGÚN GRADO DE CONTAMINACIÓN


INFORMES SOLICITUD DE DIETAS


12 INSTRUMENTOS DE CONTROL

12.1 CONSECUTIVOS

CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES EXTERNAS ENVIADAS

GERENCIA

CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES INTERNAS ENVIADAS

GERENCIA

CONSECUTIVO DE CERTIFICADOS PRESUPUESTALES



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

130



CONSECUTIVO INFORMES MEDICINA LEGAL


12.2 LISTADOS

LISTADOS DE AUTOLIQUIDACIONES


PERFIL DE MORTALIDAD Y MORBILIDAD


LISTADOS DE PERSONAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

LISTADOS DE AUSENTISMO LABORAL


12.3 REGISTROS

REGISTRO COMUNICACIONES RECIBIDAS

GERENCIA

REGISTROS CONTROL MALARIA


REGISTROS DIARIOS URGENCIAS Y HOSPITALIZACIÓN


REGISTROS DE PACIENTES DEL SISBEN


REGISTROS ÓRDENES Y RESULTADOS DE CITOLOGÍA



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

131



REGISTRO QUEJAS Y RECLAMOS


REGISTRO DE REQUERIMIENTOS DE COMPRAS Y SERVICIOS


REGISTROS DIARIOS DE CONSULTA EXTERNA


REGISTROS VARIOS DE MICROBIOLOGÍA


DILIGENCIAS DE NECROPSIAS


RECONOCIMIENTOS MÉDICO LEGALES


12.4 TÍTULOS GERENCIA

AVALÚOS TÉCNICOS DE PLANTA Y EQUIPOS

GERENCIA

13 INVENTARIOS

13.1 COMPROBANTES DE MOVIMIENTO


ACTAS DE BAJA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ACTAS ENTREGA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

132



ACTAS INSERVIBLES SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

13.2 INVENTARIOS DE ACTIVOS MUEBLES E INMUEBLES


ACTAS DE RECONOCIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS


ACTAS DE AJUSTES ACTIVOS FIJOS


13.3 INVENTARIOS DE ALMACÉN


13.4 INVENTARIOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO


13.5 INVENTARIOS DOCUMENTALES


14 LIBROS SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

14.1 LIBROS AUXILIARES SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

14.2 LIBRO MAYOR Y BALANCE SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

15 LICENCIAS


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

133



15.1 LICENCIA DE LICENCIA DE CONSTRUCCIÓN

GERENCIA

15.2 LICENCIA FUNCIONAMIENTO

GERENCIA

15.3 LICENCIA FUNCIONAMIENTO EQUIPO RX

GERENCIA

15.4 HISTORIALES DE LICENCIAS DE SOFTWARE


16 MANUALES

16.1 MANUALES ARCHIVÍSTICOS


INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES Y EL ARCHIVO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

16.2 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS


16.3 MANUALES DE GESTIÓN AMBIENTAL

16.4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GUÍAS DE MANEJO PARA ENFERMERÍA



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

134



GUÍAS DE MANEJO PARA INSTRUMENTACIÓN



MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS


PROTOCOLOS Y GUÍAS DE MANEJO EN URGENCIAS


MANUAL PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TALENTO HUMANO


MANUAL DE SELECCIÓN DE PERSONAL

SUBDGERENCIA ADMINISTRATIVA

MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

GERENCIA

17 PLANES

17.1 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

135



PLAN ANUAL DE COMPRAS

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRASTIVA

PLAN DE MANTENIMIENTO SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

PLAN DE MERCADEO GERENCIA

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

GERENCIA

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

GERENCIA

PLAN DE MEJORAMIENTO GERENCIA

PLAN DE EMERGENCIAS GERENCIA

17.2 PLAN DE GESTIÓN AMBIENTAL Y SANITARIA

GERENCIA

17.3 PLAN DE INVERSIÓN GERENCIA

18 PROCESOS

18.1 PROCESOS DISCIPLINARIOS


18.2 PROCESOS JUDICIALES GERENCIA

PROCESOS JUDICIALES DE DEMANDAS


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

136



INFORMES TRIMESTRALES DE DEMANDAS

19 PROGRAMAS

19.1 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN EN SISTEMAS


PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO


PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL


19.2 PROGRAMAS CULTURALES


PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL

19.3 PROGRAMAS EDUCATIVOS

PROGRAMAS EXTRAMURALES


20 PROYECTOS

20.1 PROYECTOS DE INVERSIÓN

GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

137



MONTAJE DE NUEVOS SERVICIOS

GERENCIA

20.2 PROYECTOS DE OBRA GERENCIA

PROYECTO REMODELACIÓN INSTALACIONES LOCATIVAS

GERENCIA

20.3 PROYECTO DE PRESUPUESTO

GERENCIA

21 RESOLUCIONES GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

138

TDR GERENCIA


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

139

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja __1_de_12 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

Dep. serie subserie AG AC CT M S E

100 01 ACTAS

100 01 1 ACTAS DE COMITÉ

· Acto administrativo de creación del comité.

2 5 x Transcurrido el tiempo de conservación en el AG y AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total

· Citación 1 3 x Transcurrido el tiempo de conservación en el AG y AC, se elimina el documento

· Comunicaciones de representación o de excusas.

1 1 x Transcurrido el tiempo de conservación en el AG y AC, se elimina el documento

· Comunicaciones enviadas al comité. 1 3 x Transcurrido el tiempo de conservación en el AG y AC, se elimina el documento

· Anexos de acuerdo con los temas tratados en el comité.


Actas Comité de Calidad 5 15 X Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

Actas Comité de Compras 5 15 x Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

CONVENCIONES:

AG – Archivo de Gestión AC – Archivo Central CT – Conservación Total FIRMA RESPONSABLE: M – Microfilmación E – Eliminación S – Selección Técnica Administrativa de archivo FECHA: 27/07/2014


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

140


CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

Dep. serie subsidie AG AC CT M S E

100 01 1 Actas de Comité Científico

100 01 1 Actas de Comité de Archivo Administrativo

Actas de reuniones Administrativas 5 15 X Transcurrido el tiempo de conservación en el AG y AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total

5 5 X

Transcurrido el tiempo de conservación en el AG y AC, se llevan ala archivo histórico

1 1 x

Transcurrido el tiempo de conservación en el AG y AC, se elimina el documento

· Comunicaciones enviadas al comité.


· Anexos de acuerdo con los temas tratados en el comité.

3 x Transcurrido el tiempo de conservación en el AG y AC, se elimina el documento

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

141

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja _3__de_12_ OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 100.02

ACUERDOS

5

15

X

Se generan en la Junta Directiva y se conservan en Gerencia. Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

100.05

COMUNICACIONES OFICIALES

2 2 x Cumplido el tiempo de retención en el AG y en el archivo central se eliminan

100.05.1

ACCIONES DE TUTELA

2

5

X

Cumplido el tiempo de retención en el AG y en el archivo A,C, se hace un muestreo del 3 % y luego pasa al archivo histórico AH.

100.05.2

BOLETÍN INSTITUCIONAL

5

15

X

Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

100.05.3

BOLETINES DE PRENSA

5

15

X


100.05.4

CIRCULARES NORMATIVAS

3

2

x Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar .

100.05.5

DERECHOS DE PETICIÓN

3

2

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

142


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E

100.06

CONTRATOS Requerimiento de la dependencia. Disponibilidad presupuestal. Pliego de condiciones o términos de referencia. Oferentes Evaluaciones de los oferentes. Contrato legalizado. Soportes legalización del contrato. Comunicaciones recibidas y enviadas Informes Facturas o comprobantes de pago. Avales Adenda u otrosí. Actas de inicio y finalización.

2 18 x Cumplido el tiempo en el AC y en el AG pasan al archivo histórico

100.06.1

CONTRATO CIVIL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

2

18

x

Cumplido el tiempo de retención en el AG y en AC, de acuerdo con la especialidad del contratado, se hace un muestreo el 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria.

100.06.2 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 2

5

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo general y A.G Y A.C dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria.

100.06.3

CONTRATO DE CONCURRENCIA PASIVO

5

15

X


100.06.4

CONTRATO DE MANTENIMIENTO

2

5

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se deja una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

143


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 100.06.5 CONTRATO DE OBRA

Aviso de prensa (apertura de la licitación)

Condiciones generales para la ejecución de la obra

Pliego de condiciones

Consignación compra pliego de condiciones

Certificado de no morosidad con ninguna entidad del estado

Certificado de aportes a seguridad social

Certificado de aportes parafiscales

Relación de contratos en ejecución (realizados por el contratista)

Certificación de estados financieros

Propuesta técnica

Fotocopia NIT

Presupuesto de obra

Póliza de cumplimiento

Certificado de disponibilidad presupuestal

Resumen evaluación técnica y financiera de propuestas

Contrato de obra publica

Acta de inicio contrato

Relación pagos del contrato

Factura

Pólizas de cumplimiento

Adición al contrato

Plano, licencias

Fotografía

Informe de interventoría

Acta de liquidación del contrato

5

15

x Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se hace un muestreo del 3 % y se lleva al archivo histórico.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

144


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 100.06.6

CONTRATO DE SERVICIOS DE ASESORÍA JURÍDICA

4

5

x Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se eliminan

100.06.7

CONTRATO DE SUMINISTROS

2

5

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo general y A.C se eliminan

100.06.8

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO

5

15

X


100.06.9

CONTRATO DE COMODATO

5

15

X


100.06.10

CONTRATO PÓLIZAS Y SEGUROS

1

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar el 3% anual, de acuerdo con el asunto de la misma y transferir al archivo histórico como memoria.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

145


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 100.07 CONVENIOS Y ALIANZAS 1 20 x Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar el

3% anual, de acuerdo con el asunto de la misma y transferir al archivo histórico como memoria

100.07.1

CONVENIO DOCENTE ASISTENCIAL

2

3

X


100.09 ESTUDIOS

100.09.1 ESTUDIOS TÉCNICOS

100.09.2 ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

3

2

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, llevar al archivo histórico como memoria.

100.11

INFORMES

100.11.1

INFORMES A LA JUNTA DIRECTIVA

5

15

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, llevar al archivo histórico como memoria.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

146


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E

100.11.1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5

15

x Cumplido el tiempo de retención en el AG y en el AC se hace un muestreo del 3% y se lleva al archivo histórico

INFORMES A ENTIDADES DE SALUD

INFORMES A ENTIDADES MUNICIPALES, DEPARTAMENTALES, NACIONALES, PARTICULARES Y PERSONAS NATURALES.

100.11.4 INFORMES DE GESTIÓN

Informes de Auditoría

Informes de Seguimiento

5

5

X

Cumplido el tiempo de retención, en el archivo central, trasladar al archivo histórico ya que se constituye en patrimonio cultural y memoria institucional.

100.12

INSTRUMENTOS DE CONTROL

100.12.1 Instrumentos de Control

comunicaciones oficiales recibidas

2

5

X


Comunicaciones Internas

2

5

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

147

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja __9_de__12 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 100.12.3

REGISTROS

Registro Comunicaciones Recibidas

5

5

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria. Reposan en cada expediente de acuerdo con el asunto.

100.12.4

TÍTULOS DE PROPIEDAD (MUEBLES E INMUEBLES

Avalúos Técnicos de Planta y Equipos

Avalúos Técnicos de Propiedades

Títulos de Propiedad (Escrituras)

5

15

X


100.13 INVENTARIOS

100.13.5

INVENTARIOS DOCUMENTALES

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico como memoria.

100.15

LICENCIAS

5

15

X


100.15.2

LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DE EQUIPOS

3 5 X Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se eliminan

100.15.3

LICENCIA FUNCIONAMIENTO EQUIPO RX

3 5 X Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se eliminan

100.15.4 HISTORIALES DE LICENCIAS DE SOFTWARE 3 5 x Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

148


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E

100.16 MANUALES

100.16.3

MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

5

15

X


100.17 PLANES

100.17.1

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

5

5

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

149


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 100.17.1

Plan de Emergencias

2

4

X


100.17.2 PLAN DE GESTIÓN AMBIENTAL Y SANITARIA 5

5

X


100.17.3

PLAN DE INVERSIÓN

5

5

X


100.18 PROCESOS

100.18.1 PROCESOS DISCIPLINARIOS 2 5 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria.

Queja o denuncia Pliego de cargos Remisión al consejo disciplinario Descargos Pruebas Alegatos Fallo Notificaciones

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

150

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ_____________________ Hoja __12_de__12 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 100.18.2

PROCESOS JUDICIALES

5

15

X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria.

Procesos Judiciales de Demandas

100.20 PROYECTOS

100.20.1

PROYECTOS DE INVERSIÓN

5

15

X


Proyecto Montaje de Nuevos Servicios

100.20.2

PROYECTOS DE OBRA

5

15

X


Proyecto Remodelación de las instalaciones locativas.

100.20.3

PROYECTO DE PRESUPUESTO

5

5

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria. Queda el presupuesto ejecutado.

100.21

RESOLUCIONES

5

15

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

151

TDR ASESOR CONTROL INTERNO


Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

152

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja __1_de__1 OFICINA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO

CÓDIGO


RETENCIÓN

EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

AG AC CT M S E

110.01 ACTAS

110.01.1

ACTAS DE COMITÉ Acto administrativo de creación del comité. Citación Comunicaciones de representación o de excusas. Comunicaciones enviadas al comité. Acta Anexos de acuerdo con los temas tratados en el

comité.

2 15 X Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

110.11

INFORMES

110.11.3

INFORMES DE CONTROL INTERNO

5

15

X


Informes de Auditoría

Informes a Organismos de Control

Informes Control Interno Contable

110.11.4

INFORMES DE GESTIÓN

5

15

X


Informes de indicadores de gestión

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

153

TDR



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

154

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja __1_de__7_ OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ASISTENCIAL

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 120.01 ACTAS

120.01.1

ACTAS DE COMITÉ Acto administrativo de creación del comité. Citación Comunicaciones de representación o de excusas. Comunicaciones enviadas y recibidas. Acta Anexos de acuerdo con los temas tratados en el

comité.

5

15

x


Actas Comité de Archivo Clínico

5

15

x


Actas Comité Emergencias y Desastres

5

15

X

Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se hace un muestreo del 3% y se lleva al archivo histórico

Actas Comité de Ética Hospitalaria

5

15

x


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

155


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E

Actas Comité de Infecciones y Complicaciones

5

15

x


Actas Comité de Farmacia y Terapéutica

5

15

x


Actas Comité Vigilancia Epidemiológica

5

15

x


120.01.3 ACTAS DE REUNIONES

Actas Reuniones de Enfermería

2

3

X


120.10 HISTORIALES

120.10.0.2 HISTORIALES EQUIPOS BIOMÉDICOS INFORMES DE REPARACIONES PREVENTIVAS

Y CORRECTIVAS MANUALES O INSTRUCTIVOS DE MANEJO. PÓLIZAS DE GARANTÍA.

3

7

X


120.10.4

HISTORIALES EQUIPOS PATOLOGÍA CLÍNICA INFORMES DE REPARACIONES PREVENTIVAS

Y CORRECTIVAS MANUALES O INSTRUCTIVOS DE MANEJO. PÓLIZAS DE GARANTÍA.

3

7

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

156

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ _______________________ Hoja __3_de__7_ OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ASISTENCIAL _______________________________________

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS


INFORMES

120.11.4

INFORMES DE GESTIÓN

5

10

X


Informes de Salud

5

10

X


Informes Censo Diario de Pacientes

5

5

X


Informes de Auditoría de Manejo de Paciente Urgente

2

1

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

157


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 120.11.7

INFORMES TÉCNICOS

Informes Infecciones Intrahospitalarias por Servicio y Localización de la Infección

5

5

X


Informes Infecciones Intrahospitalarias según grado de Contaminación

5

5

X


Informes Solicitud de Dietas

2

1

X


Informes Central de Esterilización

2

2

X


Informes Diario de Partos y Nacimientos

2

2

X


Informes de Reportes de notificación obligatoria. Programa SIVIGILA (suicidios, hepatitis, picaduras o mordeduras).

5

5

X


Informes técnicos de medicina legal. 5

5

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

158


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS


INSTRUMENTOS DE CONTROL

120.12.3

REGISTROS

Registros Control de Malaria

2

2

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria. Quedan en los informes de gestión consolidados.

Registros diarios de urgencias y hospitalización

3

2

X


Registro de Pacientes del Sisben

2

2

X


Registros Órdenes y Resultados de Citología

2

2

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

159


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E

Registros diarios de Consulta Externa 2

2

X


Registros varios de Microbiología

2

2

X


Diligencias de Necropsias

5

15

X


Reconocimientos Médico Legales

5

15

X


120.12.2

LISTADOS

Perfil de Mortalidad y Morbilidad

2

3

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

160


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS


MANUALES

120.16.2

MANUAL DE FUNCIONES

Manual de Funciones Personal de Cirugía

5

15

X


120.16.4

MANUALES DE PROCEDIMIENTO

5

15

X


Guías de manejo para enfermería

Guías de manejo para instrumentación

Protocolos y Guías de Manejo en Urgencias

Manual para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios

120.19 PROGRAMAS

120.19.3 PROGRAMAS EDUCATIVOS

5

5

X


Programas Extramurales

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

161

TDR



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

162

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja _1__de__16_ OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.01 ACTAS

130.01.1 ACTAS DE COMITÉ

Acto administrativo de creación del comité. Citación Comunicaciones de representación o de excusas.

Comunicaciones enviadas al comité. Acta Anexos de acuerdo con los temas tratados en el comité.

5 15 x Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se eliminan dejando una muestra del 3% anual y se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

Actas Comité de Bienestar Social

2

3

X


Actas Comité de Glosas

5

15

X

Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se eliminan dejando una muestra del 3% anual y se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional

2

3

X


Comité de Sostenibilidad del sistema contable Contable

2

3

X


Actas Comité ética

5

15

X


130.01.3 ACTAS DE REUNIONES

Actas Reuniones Administrativas

3

2

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

163


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E

130.03 CERTIFICADOS

130.03.1

CERTIFICADOS DE BONO PENSIONAL

5

15

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria. Quedan en la historia laboral.

130.03.2 CERTIFICADOS PAZ Y SALVO CARTERA Y ARCHIVO

5

15

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria. Quedan en la historia laboral.

130.04 COMPROBANTES

130.04.1

COMPROBANTES DE AJUSTE

5

15

X


Comprobantes de Contabilidad

Conciliaciones Bancarias

Extractos Bancarios

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

164


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.04.2

COMPROBANTES DE EGRESO

5

15

X


Comprobante de Impuesto Industria y Comercio

Comprobantes de Impuesto Predial

Cuentas por Pagar

Pagos por Gerencia Electrónica

Impuesto para preservar la seguridad democrática

Notas débito

130.04.3

COMPROBANTES DE INGRESO

5

15

X


Cuentas por Cobrar

Facturas de Venta

Notas Crédito de Ventas

Pagos por Gerencia Electrónica

Recibos de Caja

130.04.4

COMPROBANTES DE NÓMINA

5

15

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

165


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.05 COMUNICACIONES OFICIALES

130.05.5

CIRCULARES INFORMATIVAS

2

3

X


130.08 DECLARACIONES

130.08.1

DECLARACIONES DE TRASFERENCIA A LA SEGURIDAD SOCIAL

5

15

X


Aportes ICBF

Aportes SENA

Autoliquidaciones EPS

Autoliquidaciones Fondos de Cesantías

Autoliquidaciones Fondos de Pensiones

Formularios ARP

Pasivo Prestacional

Situado Fiscal Prestacional

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

166


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.08.2

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

5

15

X


Impuesto para Preservar la Seguridad Democrática

Declaración medios magnéticos

Declaración de Rentas

Declaración IVA

Declaración Retención en la fuente

130.09 ESTUDIOS

130.09.1 ESTUDIOS TÉCNICOS

Análisis y Diseño de Procesos

5

15

X


Diseño y Evaluación de Sistemas de Control

5

5

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

167


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E

Presupuesto de Costos 2

1

X


Diseño de Programas de Sistemas

2

1

X


Estudios técnicos y de mercadeo

2

1

X


Estudios y encuestas clientes externos

2

1

X


Estudios y encuestas clientes internos

2

1

X


Presupuesto de Ventas

2

1

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

168

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja __7_de__16_ OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.10 HISTORIAL

130.10.3

HISTORIAL EQUIPOS DE CÓMPUTO

2

3

X


130.10.5

HISTORIAL DE VEHÍCULOS (AMBULANCIAS)

3

7

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico como memoria, hasta que el vehículo se le dé de baja totalmente.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

169


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.10.6 HISTORIAS LABORALES

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo, legalizado por las partes.

Fotocopias documentos de identificación

Hoja de Vida

Soportes de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

Acta de posesión

Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales

Certificado de Antecedentes Fiscales

Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Declaración de Bienes y Rentas

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

Evaluación del Desempeño

Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

20

60

x Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

170


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.11 INFORMES

130.11.1

INFORMES A ORGANISMOS DE REGULACION, VIGILANCIA Y CONTROL

5

10

X


130.11.2

INFORMES DE AJUSTES CONTABLES

5

5

X


Informes de Costos Institucionales

Informes de Costos Unitarios

Informes Anual de Vencimientos de Cartera

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

171

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ _______________________ Hoja __10_de__16_ OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.11.4 INFORMES DE GESTIÓN

Informes Indicadores de Gestión

3

2

X


Informes de Ventas

3

2

X


Informes de Resultados de Encuestas de Satisfacción

3

2

X


Informe de Producción de Desechos Sólidos Ordinarios

Informe Mensual de Transporte

Informes Salida de Medicamentos

130.11.5 INFORMES DE PERSONAL (cuadros de turnos)

20

60

X Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se eliminan.

Informes de Novedades de Nómina

3

2

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

172

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja _11_de__16_ OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.11.6

INFORMES FINANCIEROS

5

5

X


Balances

Ejecución Presupuestal

Estado de Pérdidas y Ganancias

Estado de Resultados

Indicadores Financieros

Informes de Cuentas por Pagar y Cobrar

130.11.7 INFORMES TÉCNICOS

Informes Manejo de Equipos de Cómputo

3

2

X


Informes técnicos de medicina legal

3

2

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico como memoria.

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

173


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.12 INSTRUMENTOS DE CONTROL

130.12.1 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES

Consecutivo Certificados Presupuestales

5

10

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria. Queda el original en el contrato, orden de servicio o convenio.

130.12.2 LISTADOS

LISTADOS DE DECLARACIONES DE APORTE A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

5

30

X Trascurrido el tiempo de conservación el AG y en el AC, se llevan al Archivo Histórico para su conservación total.

Administradora de Riesgos Profesionales

Caja de Compensación Familiar

Empresas Prestadoras de Servicios de Salud

Fondos de Cesantías

Fondos de Pensiones

Listados de personal

Listados ausentismo laboral

130.12.3

REGISTROS

5

5

X


Registros de Quejas y Reclamos

2

2

X


Registros de Requerimientos de Compras y Servicios

2

2

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

174


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.13 INVENTARIOS

130.13.1

COMPROBANTES DE MOVIMIENTO

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar, ya que éstos se van actualizando semestralmente, dejar una muestra del 3% anual y transferir al archivo histórico como memoria.

Actas de Baja

Actas Entrega

Actas de Inservibles

130.13.2

INVENTARIOS DE ACTIVOS MUEBLES E INMUEBLES

2

3

X


Actas de reconocimiento de activos fijos

Actas de ajustes activos fijos

130.13.3

INVENTARIOS DE ALMACÉN

2

3

X


130.13.4

INVENTARIOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

2

3

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

175

ENTIDAD PRODUCTORA: ESE HOSPITAL SAN FERNANDO DE AMAGÁ Hoja _14_de__16_ OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.14 LIBROS CONTABLES

130.14.1

LIBROS AUXILIARES

5

15

X


130.14.2

LIBRO MAYOR Y BALANCE

5

20

x


130.15 LICENCIAS

130.15.4 LICENCIAS DE SOFTWARE

Factura

Certificado de autenticidad

Licencias

5

5

X


CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

176


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.16 MANUALES

130.16.1

MANUALES ARCHIVÍSTICOS

5

5

X


Instructivo Manejo de Comunicaciones y Archivo

Tablas de Retención Documental

130.16.2 MANUALES DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS 5

15

X


130.16.4

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

5

15

X


Manual de Procesos y Procedimientos de Talento Humano

Manual de Selección de Personal

Manual de Normas y Procedimientos Financieros

Manual para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios

CONVENCIONES:



Amagá Antioquia



Fecha: 01/08/2013

177


CÓDIGO


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

AG AC CT M S E 130.17 PLANES

Plan Anual de Compras

2

3

X


Plan de Mantenimiento

2

3

X


130.18.1

PROCESOS DISCIPLINARIOS

5

15

X


130.19 PROGRAMAS

130.19.1

PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar el 10 % anual, de acuerdo con la importancia del tema de capacitación, transferir al archivo histórico como memoria.

Programas de Mejoramiento Administrativo

Programas de Salud Ocupacional

CONVENCIONES:


[tablas de retenciÓn documental] -...

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