prosedur kawalan dokumen dan tarikh: 12/02/2015...

PENGURUSAN

Kod Dokumen: UPM/PGR/P001

Halaman: 1/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD ISO

Tarikh: 12/02/2015

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara kawalan Dokumen dan Rekod Sistem Pengurusan ISO di Universiti Putra Malaysia.

2.0 SKOP

Skop prosedur ini adalah: 2.1 Kawalan Dokumen merangkumi penghasilan, kelulusan, kawalan edaran,

penyelenggaraan, dan pelupusan semua dokumen dalam Sistem Pengurusan ISO seperti Manual ISO, prosedur dan dokumen sokongan termasuk dokumen rujukan dalaman dan luaran.

2.2 Kawalan Rekod merangkumi aktiviti pengawalan rekod meliputi keperluan mengenalpasti, mengindeks, mengesan, menyenggara dan melupuskan sesuatu rekod merangkumi kawalan rekod dalam bentuk bercetak dan elektronik.

3.0 TANGGUNGJAWAB

WP dan sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. PKD bertanggungjawab mengawal dan menyelenggara semua dokumen yang digunakan dalam sistem e-ISO. Bagi dokumen yang disediakan dan disimpan dalam bentuk media elektronik, PKD bertanggungjawab memastikan bahawa:

(a) pegawai tertentu sahaja (TPKD PP) yang boleh membuat penyediaan dan pengemaskinian dokumen dengan memakai ID Pengguna dan kata laluan yang ditetapkan.

(b) hanya pengguna (staf) yang mempunyai ID UPM sahaja yang boleh mengakses semua dokumen sistem e-ISO.

(c) Pelajar/orang awam hanya boleh mengakses dokumen tertentu sahaja yang ditetapkan oleh PKD/TPKD PP.

PENGURUSAN


Halaman: 2/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015


PRJ atau sesiapa yang berkaitan bertanggungjawab mengawal dan menyelenggara semua rekod yang dinyatakan dalam setiap prosedur ISO UPM.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

UPM/ISO/EMS/MK Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar

UPM/ISMS/PGR/MP Manual Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat

MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems – Requirements

MS ISO 14001:2004 Environmental Management Systems – Requirements

ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Systems – Requirements

- Panduan Proses Penyediaan/Pindaan Dokumen ISO UPM

- Akta Rahsia Rasmi

- Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Dokumen : Merujuk kepada Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja,

Garis Panduan, Borang, Log, Senarai Semak, Senarai Utama, Senarai Edaran, Arahan Tetap, dan Dokumen Rujukan

Dokumen Terkawal : Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang terpapar secara online dalam sistem Pengurusan ISO (e-ISO) di mana kawalannya dibuat secara elektronik. Pengesahan dokumen dalam Sistem e-ISO secara tandatangan tidak diperlukan.

PENGURUSAN


Halaman: 3/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015


Dokumen Tidak Terkawal

: Salinan Keras Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang dicetak daripada Sistem e-ISO.

e-ISO : Sistem Pengurusan ISO UPM

Manual ISO : Merangkumi Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia, Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar, dan Manual Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat

Rekod : Merupakan dokumen, hasil daripada sesuatu aktiviti dalam Prosedur yang dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab menghasilkannya, kebanyakan tercatat bahagian rekod setiap prosedur.

Senarai Edaran Dokumen Terkawal

: Senarai penerima Dokumen Terkawal (*- merujuk kepada edaran dokumen rujukan luar)

Sistem Pengurusan ISO

: Merangkumi Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001, Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) ISO 14001, dan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) ISO/IEC 27001

Staf : Staf Universiti Putra Malaysia

BDR UPM : Bilik Dokumen dan Rekod Universiti Putra Malaysia, Bahagian Pengurusan Kualiti

BJK Peneraju Proses : Bilik Jaminan Kualiti Peneraju Proses

BPQ : Bahagian Pengurusan Kualiti

ISO : International Organization for Standardization

JKISO : Jawatankuasa ISO UPM

KBPQ : Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti

PKD : Pegawai Kawalan Dokumen

PRJ : Pegawai Rekod Jabatan

PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian /Operasi)

PTJ : Pusat Tanggungjawab

PYB : Pegawai yang bertanggungjawab (Peneraju Proses) menyedia dokumen / menjaga dan menyelenggara rekod (rujuk setiap prosedur bahagian Rekod pada ruangan Tanggungjawab Menyelenggara.

PENGURUSAN


Halaman: 4/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015


TWP : Timbalan Wakil Pengurusan

TPKD : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

WP : Wakil Pengurusan

PENGURUSAN


Halaman: 5/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015


6.0 PROSES TERPERINCI

A. Kawalan Dokumen

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

WP/ TWP PP / PKD / TPKD PP

6.2 Kenal pasti kategori dan bentuk dokumen. Terdapat dua (2) kategori dokumen iaitu: (a) Dokumen dalaman seperti Manual ISO, Prosedur,

Arahan Kerja, Garis Panduan, borang, log, dokumen rujukan dalaman dan lain-lain dokumen yang berkaitan.

(b) Dokumen luaran seperti Pekeliling Kerajaan, Piawai (Standard), Akta dan sebagainya

PYB 6.3 Dokumen Dalaman (a) Jika ya, ikut langkah 6.5. (b) Jika tidak, ikut langkah 6.4.

WP / TWP PP

PKD / TPKD PP

PKD / TPKD PP

PKD / TPKD PP / TPKD PTJ




6.4 Kawal Penggunaan Dokumen Luaran, iaitu: (a) Kenal pasti dan luluskan pemakaian semua dokumen

luaran yang perlu dirujuk dalam Sistem Pengurusan ISO.

(b) Maklum senarai dokumen rujukan luar dan

kemukakan softcopy dokumen (jika ada) kepada PKD untuk dimuatnaik dalam portal Sistem e-ISO.

(c) Pastikan hardcopy dokumen rujukan dicap ‘Dokumen

Terkawal’. (d) Jika perlu edaran, edarkan dokumen rujukan luar yang

dikenalpasti dengan kepada pegawai yang berkenaan dengan merujuk kepada Senarai Edaran Dokumen Terkawal.

(e) Maklumkan kepada staf mengenai Dokumen Rujukan

yang terkini, sekiranya perlu. (f) Simpan dokumen rujukan luaran di lokasi yang

dinyatakan pada Senarai Utama Dokumen Rujukan Luar yang dipaparkan dalam Sistem e-ISO sebagai bahan rujukan.

(g) Pastikan jika ada staf yang memerlukan salinan

dan/atau ingin membuat peminjaman dokumen rujukan, permintaan rasmi perlu dibuat kepada PKD / TPKD PP.

Senarai Utama Dokumen Rujukan

Luar (Dalam e-ISO)

6.1 Mula

6.2 Kenal pasti Kategori Dokumen

6.3 Dokumen Dalaman?

Ya

Tidak

6.4 Kawal Penggunaan

Dokumen Luaran

A B

PENGURUSAN


Halaman: 6/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015



Rujukan

PKD / TPKD PP / TPKD PTJ / Pemilik

Proses / Staf

6.5 Laksanakan proses penyediaan dokumen baru atau cadangan pindaan dokumen dengan merujuk kepada Panduan Penyediaan/Pindaan Dokumen ISO UPM.

Panduan Penyediaan/

Pindaan Dokumen ISO UPM

PKD 6.6 Kawal semua softcopy dokumen yang dipaparkan. Terdapat tiga (3) status dokumen iaitu:

PKD (a) Dokumen Terkawal - Dokumen secara online dalam sistem e-ISO.

PKD / TPKD PP (b) Dokumen Tidak Terkawal - Dokumen dicetak daripada sistem e-ISO.

PKD (c) Dokumen Luput - Dokumen yang diarkib dan disimpan dalam sistem e-ISO.

PKD 6.7 Laksanakan proses arkib dokumen dengan mengemaskini tarikh mula arkib pada mana-mana dokumen yang terlibat dengan proses gugur atau pindaan dokumen dalam Sistem e-ISO.

6.5 Laksanakan Proses Penyediaan/Pindaan

Dokumen

A

6.6 Kawal Paparan Dokumen

6.7 Laksana Proses Arkib Dokumen

B

6.8 Tamat

PENGURUSAN


Halaman: 7/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015


B. Kawalan Rekod


Rujukan

PYB/ Ketua PTJ

6.2 Pastikan rekod yang dihasilkan mudah difahami dan diperolehi apabila diperlukan. Kenalpasti rekod yang dihasilkan samada: (c) Aktiviti menyelenggara; (d) Aktiviti Meminjam.

PYB

6.3

Aktiviti menyelenggara. (a) Jika ya, ikut langkah 6.4. (b) Jika tidak, ikut langkah 6.8.

PYB/ PRJ

6.4 Daftar rekod supaya mudah dikesan mengikut jenis rekod. (a) Rekod bercetak: Daftarkan Rekod ke dalam Senarai

Daftar Rekod atau sistem daftar fail yang berkaitan dan pastikan rekod yang didaftar/diselenggara seperti tercatat dalam ruangan Rekod pada setiap prosedur. Ciri-ciri berikut perlu dimasukkan: i. Bil: Ini adalah senarai bilangan yang

menunjukkan bilangan fail rekod. ii. Kod Fail: Mengkod fail rekod supaya mudah

dikenalpasti melalui kod tertentu. iii. Tajuk Fail: Nama fail yang menggambarkan

aktiviti secara umum. iv. Senarai Rekod: Rekod yang

diperlukan/terdapat dalam setiap fail yang dikenalpasti dalam ruangan Rekod setiap prosedur.

v. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail: Merujuk kepada individu yang bertanggungjawab mengumpul serta memfail/menyimpan rekod dan memastikan rekod boleh dibaca.

vi. Tanggungjawab Menyelenggara: Merujuk kepada individu yang bertanggungjawab menyelenggara fail rekod. Tugas meliputi aktiviti mengakses dan menyelenggara rekod.

vii. Tempat Simpanan: Menerangkan tempat atau lokasi simpanan fail rekod bagi memudahkan rekod dirujuk.

viii. Tempoh Simpanan: Merujuk kepada tempoh minimum simpanan setiap rekod. Setelah tamat tempoh simpanan, rekod dilupuskan setelah mendapat kelulusan daripada orang yang berkuasa melupuskan.

ix. Kuasa Melupus: Merujuk individu yang bertanggungjawab menentukan sama ada rekod boleh dilupuskan mengikut kaedah pelupusan yang dikenalpasti.

Senarai Daftar Rekod / Sistem

daftar fail

Tidak

B

6.2 Kenalpasti Rekod dan Aktiviti

6.3 Aktiviti Menyelenggara?

6.1 Mula

Ya

6.4 Daftarkan Rekod

A

PENGURUSAN


Halaman: 8/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015



Rujukan

(b) Rekod elektronik: Tiada daftar rekod dalam sistem elektronik kerana semua data yang dimasukkan akan disimpan di pangkalan data (database) yang terdapat pada pelayan (server) di Pusat Data UPM.

PT (P/O) /

PYB

6.5 Simpan/pelihara rekod ditempat yang selamat dan mudah dicapai.

(a) Rekod bercetak i. Failkan rekod dengan merujuk bahagian Rekod

dalam setiap prosedur dan minitkan kemasukan rekod ke dalam fail mengikut jenis rekod.

PYB

ii. Simpan fail di tempat/lokasi yang ditentukan di PTJ, selamat dan sesuai serta mudah pengambilannya bila diperlukan. Pastikan rekod yang simpan dipelihara dan berada dalam keadaan dengan baik supaya tidak rosak.

PTM/PPTM/ PYB di iDEC

(b) Rekod Elektronik i. Simpan semua rekod-rekod yang dimasukkan ke

dalam sistem elektronik di pangkalan data (database) yang terdapat dalam pelayan (server) di Pusat Data UPM.

PYB di iDEC

ii. Buat back up rekod pada setiap hari di Pusat Data UPM bagi memastikan rekod-rekod terpelihara dengan baik.

PYB

PYB

6.6 Pastikan Rekod Mudah Dikesan (a) Rekod Bercetak

i. Susun setiap rekod dengan sistematik (termasuk penglabelan) sama ada mengikut tarikh, nombor siri, aktiviti dan sebagainya bagi memudahkan pencarian apabila diperlukan.

ii. Semak rekod peminjaman pada Log Pinjaman

Dokumen dan Rekod (PGR/BL02/LOG-PDR) sekiranya rekod yang diperlukan tidak dapat dikesan.

(b) Rekod Elektronik

i. Cari maklumat rekod dalam sistem elektronik berpandukan kepada perkara seperti berikut (bergantung kepada jenis sistem elektronik yang digunapakai): 1. Staf - Nombor Staf / Nama Staf 2. Pelajar - Nombor Matriks / Nombor Kad

Pengenalan. 3. Pelanggan (Pesakit) – MR No. / Nama

Pelanggan

Nota: Rekod dan maklumat yang berkaitan pelanggan adalah dilindungi. Hanya pengguna (User) yang mempunyai ID dan kata laluan (Password) tertentu boleh mengakses maklumat tertentu.

Log Pinjaman Dokumen dan

Rekod (PGR/BL02/LOG-

PDR)

A

6.5 Simpan/Pelihara Rekod

6.6 Pastikan Rekod Mudah

Dikesan

C

PENGURUSAN


Halaman: 9/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015



Rujukan

PYB

6.7 Lupus/Arkib rekod yang tersenarai dalam prosedur ISO. (a) Rekod Bercetak

i. Kenalpasti keperluan pelupusan rekod yang

berkenaan apabila tempoh penyimpanan rekod telah tamat. Rekodkan ke dalam Senarai Rekod Lupus.

Senarai Rekod Lupus

PYB

ii. Dapatkan kelulusan untuk pelupusan daripada Pegawai Yang Berkuasa Melupus

PYB

iii. Semak senarai Rekod Lupus bagi senarai rekod/fail yang perlu dilupuskan.

Ketua PTJ

iii. Sekiranya diluluskan, lakukan proses pelupusan mengikut Akta Arkib Negara.

PYB

iv. Jika tidak diluluskan, simpan dokumen di tempat yang telah dikenalpasti dan diarkibkan.

v. Rekodkan ke dalam Senarai Rekod Arkib bagi mana-mana rekod/fail yang perlu diarkibkan.

Senarai Rekod Arkib

PTM/PPTM

(b) Rekod Elektronik

Simpan kekal rekod dalam sistem elektronik.

Pemohon

6.8 Buat permohonan untuk meminjam rekod dan rekodkan maklumat permohonan yang berkaitan dalam borang Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PGR/BL02/LOG-PDR) atau melalui rekod elektronik (contoh dlm excell).

Log Pinjaman

Dokumen dan Rekod

atau rekod elektronik

Peminjam

PT (P/O)

PT (P/O)

6.9 Pulangkan Rekod yang Dipinjam a) Pulangkan dokumen/fail rekod mengikut tempoh

yang ditetapkan. b) Rekodkan pemulangan dokumen/fail rekod ke dalam

borang Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PGR/BL02/LOG-PDR) atau melalui rekod elektronik (contoh dlm excell).

c) Beri peringatan sekiranya pemulangan tidak dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan. Catat dalam buku log tersebut atau rekod berkaitan.

Log Pinjaman Dokumen dan

Rekod atau rekod elektronik

6.10 Tamat

C B

6.7 Lupus/Arkib

6.8 Buat Permohonan Peminjaman

Rekod

6.9 Pulangkan Rekod Yang

Dipinjam

PENGURUSAN


Halaman: 10/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015


7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/100-4/1 Kawalan Dokumen

Senarai Utama Dokumen Terkawal (Rujuk e-ISO)

Senarai Utama Dokumen Rujukan (Rujuk e-ISO)

Senarai Edaran Dokumen Terkawal

Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) bagi skop Pengurusan yang telah dilengkapkan

Rekod permohonan dokumen

Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen Terkawal (PGR/BR01/LULUS-DOk) yang telah dilengkapkan

Petikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen skop Pengurusan

PT (P/O) PKD BDR

3 Tahun

Pendaftar

2. UPM/(kod PTJ)/100-4/1 Kawalan Dokumen

Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) bagi skop Peneraju Proses yang telah dilengkapkan

Rekod permohonan dokumen

Petikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen

Surat Menyurat yang berkaitan

PT (P/O) TPKD PP BDR/BJK Peneraju

Proses

3 Tahun

Ketua PTJ

PENGURUSAN


Halaman: 11/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015


Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

3. - Senarai Daftar Rekod

PT (P/O) PYB PTJ

3 Tahun

Ketua PTJ

4. - Senarai Rekod Arkib

PT (P/O) PYB PTJ

3 Tahun

Ketua PTJ

5. - Senarai Rekod Lupus

PT (P/O) PYB PTJ

3Tahun

Ketua PTJ

6. PEND/BL02/LOG-PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod

PT (P/O) PT (P/O) / PYB

PTJ

3 Tahun

Ketua PTJ

PENGURUSAN


Halaman: 12/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 12/02/2015


8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia

dan Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu

persijilan KBBMPK WP 03/01/2011

02 01 PGR: 2/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2 KBJK UPM

WP 23/05/2011

02 02 PGR: 1/2012 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-7 KBJK UPM

WP 30/01/2012

02 03 PGR: 1/2013 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-

11 KBJK UPM

WP 17/01/2013

02 04 PGR:1/2015 Mesyuarat JKISO UPM Kali ke-

21 KBPQ WP 12/02/2015

prosedur kawalan dokumen dan tarikh: 12/02/2015...

Documents