PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN : PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN : 01

KAWALAN DOKUMEN NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017 MUKA SURAT : 1/ 21

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

PK.PPAS(P)01

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH SITI MOHAIRAH BT YAHAYA Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 01/06/2017

DISEMAK OLEH NIHAYAH BT EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017

DILULUSKAN OLEH MASTURA BT HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 2/ 21

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka

Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 3/ 21

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4 – 5

4. Isu-Isu Risiko 5

5. Definisi 5 – 7

6. Singkatan 7

7. Tindakan dan Tanggungjawab 8 – 13

8. Carta Aliran Kerja 14 - 19

9. Rekod Kualiti 20

10. Lampiran 21

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 4/ 21

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan

dokumen yang diperlukan bagi keberkesanan operasi sistem

pengurusan kualiti dikawal dan diuruskan dengan baik dari segi

penyediaan, pengedaran, pengemaskinian, penyimpanan,

penyenggaraan dan pelupusan seperti yang telah ditetapkan

oleh MS ISO 9001:2008 dan pekeliling yang digunapakai di

PPAS.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai untuk semua dokumen yang berkaitan

dengan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) termasuk dokumen-

dokumen sokongan luaran. Ia digunapakai oleh pemegang

dokumen dan pegawai yang bertanggungjawab semasa proses

penyediaan dokumen sehingga ke peringkat pelupusan dokumen

di PPAS.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 4.2.2 - Kawalan Rekod

Seksyen 4.2.3 - Kawalan Dokumen

Seksyen 6.1 - Tindakan untuk menangani aspek-

aspek risiko

Seksyen 7.5.2 - Mewujud dan Menyelenggara

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 5/ 21

Dokumentasi

Seksyen 7.5.3 - Kawalan Dokumen dan Maklumat

Operasi

3.2 Arahan Perkhidmatan Bab. 3 - Pengurusan Rekod

Kerajaan

3.3 Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia

3.4 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/ 1984

3.5 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) yang

berkuatkuasa.

4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Kemusnahan Data

Kemusnahan data semasa bencana alam seperti banjir,

kebakaran, bangunan runtuh.

5. DEFINISI

5.1 Dokumen Kualiti Ianya adalah meliputi semua dokumen dalaman dan luaran

yang digunapakai oleh PPAS.

5.2 Dokumen Dalaman

Bermaksud dokumen rujukan yang diperlukan oleh PPAS

bagi memastikan perancangan, operasi dan kawalan ke atas

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 6/ 21

proses dijalankan dengan berkesan seperti yang

disenaraikan dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti.

5.3 Dokumen Luaran

Bermaksud dokumen rujukan yang digunapakai oleh PPAS

(i.e. AACR2, Pekeliling - pekeliling rasmi kerajaan) seperti

mana yang disenaraikan dalam Senarai Induk Dokumen

Kualiti.

5.4 Salinan Terkawal Ianya adalah dokumen salinan daripada Dokumen Induk

yang diserahkan kepada setiap seorang yang termasuk di

dalam Senarai Pemegang Salinan Terkawal.

5.5 Salinan Tidak Terkawal Ianya adalah dokumen salinan daripada Dokumen Induk

yang dipaparkan di laman sesawang PPAS. Dokumen ini

hanya boleh dibaca atau dicetak sahaja dan tidak boleh

diubah oleh semua.

5.6 Pengurus Kualiti Pegawai yang dilantik oleh Pengarah PPAS bagi

memastikan Dokumen Kualiti yang dirujuk adalah terkini,

ditempatkan di lokasi yang selamat dan yang mudah dirujuk

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 7/ 21

oleh mereka yang memerlukan. Pengurus Kualiti yang

dilantik hendaklah dikalangan pegawai PPAS yang

berjawatan tetap.

5.7 Pegawai Dokumen

Pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk pengurusan

dokumen.

6. SINGKATAN

PSM - Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia

Pengarah - Pengarah PPAS

KB - Ketua Bahagian

PQ - Pengurus Kualiti

KAD - Ketua Audit Dalaman

PD - Pegawai Dokumen

SPST - Senarai Pemegang Salinan Terkawal

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 8/ 21

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A DOKUMEN KUALITI BARU Pengarah 1.

Tentukan/ kenalpasti Dokumen Kualiti yang perlu

disediakan seperti berikut:

a) Manual Kualiti;

b) Prosedur Kualiti (Prosedur Kualiti Pengurusan dan

Operasi);

c) Senarai Induk Dokumen Luaran dan Dalaman, Fail

Meja, dan carta proses.

2. Arahkan KB menyediakan draf Dokumen Kualiti yang telah

dikenalpasti seperti di atas.

3. Sediakan draf Dokumen Kualiti. KB

4. Cetak Perkataan ‘DRAF’ dengan dakwat merah dan

kemukakan kepada Pengarah.

5. Semak draf Dokumen Kualiti yang telah disediakan dan

arahkan buat pindaan, jika perlu.

PQ

6. Kemukakan dokumen yang dipinda kepada PD untuk

penyelarasan penyediaan dokumen.

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 9/ 21

TINDAKAN T/JAWAB

7.

Selaraskan Dokumen Kualiti dan pastikan setiap dokumen

mengandungi maklumat berikut:

(a) Nama dokumen/ nama prosedur;

(b) Nombor rujukan dokumen;

(c) Nombor keluaran; dan

(d) Tarikh keluaran.

PD

8. Kemukakan Dokumen Kualiti kepada Pengarah untuk

kelulusan.

PQ

9. Semak dan jika setuju, turunkan tandatangan kelulusan

pada Dokumen Kualiti dan kembalikan kepada PQ.

Pengarah

10.

11.

Tentukan pemegang Dokumen Kualiti dan buat tambahan

pada Senarai Induk Edaran Dokumen Kualiti yang sedia

ada dimana perlu. Format Senarai Induk Edaran

Dokumen Kualiti seperti di Lampiran 1.

Tentukan tarikh kuatkuasa dan dapatkan kelulusan

(tandatangan).

PQ

12. Sediakan Dokumen Kualiti secukupnya:

(i) Satu set asal Dokumen Kualiti ditanda (cop) setiap

helaian dokumen dengan perkataan “DOKUMEN INDUK”

dengan dakwat hijau untuk simpanan PD.

(ii) Cop “SALINAN DOKUMEN TERKAWAL” dengan

dakwat biru untuk SPST.

PD

13. Edarkan Dokumen Kualiti serta dapatkan akuan PQ

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 10/ 21

TINDAKAN T/JAWAB

penerimaan daripada pemegangnya. 14. Sediakan Daftar SPST seperti contoh di Lampiran 2 untuk

tujuan kawalan dan kemaskini rekod.

PD

B. DOKUMEN KUALITI PINDAAN PD

PD

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Terima cadangan pindaan/ penambahbaikan yang telah

diluluskan melalui borang di Lampiran 3.

Semak format dan rujukan kawalan pada muka surat yang

baru.

Rekod pindaan (Lampiran 4). Cop ‘BATAL UTK RUJUKAN SAHAJA’ pada Dokumen

Induk yang dipinda dengan dakwat merah.

Kemaskini Senarai Induk dan Dokumen Induk yang

berkaitan.

Sediakan Daftar Transmital seperti contoh di Lampiran 5 untuk tujuan kawalan dan kemaskini rekod.

C. 21.

DOKUMEN KUALITI DI LAMAN SESAWANG PPAS Sediakan Dokumen Kualiti di dalam format ‘pdf’ serta

diaktifkan tetapan keselamatan.

PD

22. Pastikan Dokumen Kualiti tersebut dimuat naik ke laman

sesawang PPAS.

NOTA: Salinan bercetak yang dimuat turun dari laman sesawang

dikategorikan sebagai SALINAN DOKUMEN TIDAK

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 11/ 21

TINDAKAN T/JAWAB

TERKAWAL.

23. Maklumkan kepada semua pemegang melalui surat atau

emel.

PD

D. 24.

25.

26.

PELUPUSAN DOKUMEN KUALITI Terima dokumen baru/ mukasurat yang dipinda.

Gantikan Dokumen Kualiti lama dengan yang telah

dipinda. Serahkan Dokumen Kualiti yang lama (usang)

untuk tujuan pelupusan.

Lupuskan dokumen yang tidak digunakan lagi atau yang

telah dibatalkan dengan merincih atau lain-lain kaedah

yang sesuai mengikut pekeliling Jabatan Arkib Negara

yang berkuatkuasa.

NOTA: Penyerahan Dokumen Kualiti yang mana pemegangnya

telah bertukar atau bersara.

PD

27.

28.

Sediakan akuan serahan Dokumen Kualiti mengandungi

senarai Dokumen Kualiti yang perlu diserahkan. Kemukakan akuan serahan berserta Dokumen Kualiti

kepada PQ.

PD

29. Terima Dokumen Kualiti dan buat penyerahan kepada

pegawai baru/ pengganti serta dapatkan akuan

penerimaan. Kemaskini Daftar SPST. (Lampiran 2)

PQ

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 12/ 21

TINDAKAN T/JAWAB

E.

30.

31.

32.

KAWALAN DOKUMEN SOKONGAN DALAMAN DAN LUARAN Kenal pasti dokumen-dokumen sokongan dalaman dan

luaran yang perlu dikawal.

Arahkan PQ mengadakan kawalan ke atas dokumen yang

terlibat.

Sediakan senarai bagi semua dokumen sokongan

dalaman dan luaran.

PD

33. Arahkan PD kemaskini dokumen sokongan dalaman dan

luaran.

PQ

34. Pastikan setiap naskhah dokumen sokongan dalaman dan

luaran diberikan nombor rujukan (jika perlu), pengesahan

Pengarah PPAS dan copkan ke atas muka surat hadapan

(kulit luar) sebagai NASKHAH TERKINI dan tarikh

kuatkuasa.

PD

35. Sediakan sistem pengkodan bagi setiap dokumen. PD 36. Sediakan senarai dokumen luaran.

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 13/ 21

TINDAKAN T/JAWAB

37.

38.

39.

Bincang dengan PQ dari masa ke semasa berkenaan

dengan Senarai Dokumen Luaran yang perlu diedar/

diluluskan untuk rujukan.

Gantikan dokumen lama dengan dokumen baru jika

terdapat naskhah terbaru (pindaan).

Lupuskan dokumen sokongan dalaman dan luaran yang

lama dengan tanda “BATAL UTK RUJUKAN SAHAJA”

dengan warna merah.

PD

40. Terima Senarai Induk Dokumen Kualiti daripada PD dan

arahkan untuk mengemaskini dokumen berdasarkan

senarai tersebut.

PQ

F. PENYIMPANAN DOKUMEN KUALITI PQ/ PD

41. Simpan Dokumen Kualiti di tempat yang selamat bagi

mengelakkan kemusnahan data seperti:

i) Di dalam rak/ kabinet berkunci

ii) Storan sekunder seperti ‘pen-drive’/ cakera padat

iii) Server Web PPAS

iv) Emel

42. Beri peluang kepada semua staf PPAS untuk merujuk dan

melaksanakan tindakan-tindakan di dalam Dokumen

Kualiti yang berkaitan melalui laman web PPAS

(http://www.ppas.gov.my).

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 14/ 21

8. CARTA ALIRAN KERJA

A. DOKUMEN KUALITI BARU

TINDAKAN T/ JAWAB

Pengarah - Arah PQ kenalpasti dokumen kualiti

- Arah KB sediakan draf dokumen kualiti

KB

-

Sediakan draf dokumen kualiti

- Cetak ‘DRAF’ dakwat merah

Pengarah

-

Bincang dengan PQ

-

Setuju?

PQ

-

Arah PD untuk pindaan

Tidak

A

MULA

Ya

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 15/ 21

A. DOKUMEN KUALITI BARU (sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

PD

-

Pinda dokumen

- Kemuka kepada PQ

PQ - Dapatkan kelulusan Pengarah

-

Lulus?

Pengarah

-

Tandatangan dan serah dokumen kepada PQ

PQ

-

Tentukan pemegang dokumen

PD

-

Buat salinan dokumen

PQ - Tentukan tarikh kuatkuasa, akuan penerimaan

PD - Sedia Daftar Pemegang Salinan Dokumen Terkawal

TAMAT

Tidak

A

Ya

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 16/ 21

B. DOKUMEN KUALITI PINDAAN

TINDAKAN T/ JAWAB

PD - Terima cadangan pindaan dokumen kualiti dari PQ

- Ganti muka surat berkaitan

-

Catat nombor keluaran, nombor pindaan & tarikh kuatkuasa

-

Pinda dokumen

- Catat pindaan dalam Rekod Pindaan

- Buat salinan dokumen

PD

-

Cop ‘BATAL UTK RUJUKAN SAHAJA’ dakwat merah bagi salinan asal yang dipinda

-

Kepil bersama dokumen baru dipinda

MULA

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 17/ 21

C. PENGEDARAN DOKUMEN KUALITI

TINDAKAN T/ JAWAB

PQ - Kenalpasti pemegang dokumen

PD - Arahkan PD edar dokumen kualiti

- Sediakan salinan dokumen kualiti dalam format PDF

-

Tetapan keselamatan (katalaluan)

-

Masukkan ke laman web PPAS

-

Maklum semua pemegang melalui surat/ emel

-

Sediakan Daftar Transmital

MULA

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 18/ 21

D. PELUPUSAN DOKUMEN KUALITI TINDAKAN T/ JAWAB

PD - Terima dokumen perlu dipinda

- Ganti dokumen baru

-

Rincih dokumen lama

MULA

TAMAT

E. KAWALAN DOKUMEN SOKONGAN DALAMAN DAN LUARAN

TINDAKAN T/ JAWAB

PD -

Kenalpasti dokumen sokongan dalaman/ luaran

- Arah PQ buat kawalan

- Sediakan senarai dokumen dalaman/ luaran sokongan

PQ - Arahkan PD kemaskini senarai dokumen sokongan

PD - Pastikan dokumen diberi nombor rujukan, pengesahan Pengarah dan tarikh kuatkuasa.

PD

-

Sediakan sistem pengkodan

-

Sediakan senarai dokumen luaran

-

Cop ‘NASKHAH TERKINI’

-

Dapatkan pengesahan Pengarah

- Ganti dokumen lama dengan dokumen baru

- Lupuskan dokumen luaran/ sokongan yang lama

dan cop ‘BATAL UTK RUJUKAN SAHAJA’

9. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

MULA

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 20/ 21

9.1 Senarai Edaran Terkawal PSM 5 Tahun

9.2 Senarai Induk Dokumen Kualiti PSM 5 Tahun

9.3 Senarai Induk Dokumen

Sokongan

PSM

5 Tahun

9.4 Dokumen Kualiti yang dilupuskan PSM 5 Tahun 9.5 Rekod Pindaan Prosedur Kualiti Setiap bahagian 5 Tahun

9.6 Fail Kawalan Dokumen Kualiti

(No. Fail : PA 3/35(2))

PSM

5 Tahun

9.7 Fail MS ISO:Am

(No. Fail : PA 3/35 )

PSM

5 Tahun

9.8 Fail Pengurusan Risiko PSM 5 Tahun

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)01

NO. KELUARAN

: 01

KAWALAN DOKUMEN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 21/ 21

10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran

10.1 Contoh Senarai Induk Edaran Dokumen Kualiti PK.PPAS(P)01(L1)

10.2 Contoh Daftar Pemegang Salinan Dokumen

Terkawal

PK.PPAS(P)01(L2)

10.3 Contoh Borang Cadangan Baru/ Cadangan

Pindaan Dokumen

PK.PPAS(P)01(L3)

10.4 Contoh Rekod Pindaan PK.PPAS(P)01(L4)

10.5 Contoh Daftar Transmital PK.PPAS(P)01(L5)