prosedur pengendalian dan penyelenggaraan ict/ digital pk.ppas(s)14

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/

DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 1/31

PROSEDUR PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/ DIGITAL

PK.PPAS(S)14

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

HAIZIAH ABU Pegawai Teknologi Maklumat

SITI MOHAIRAH YAHAYA Pen. Pegawai Teknologi Maklumat

01/02/2010

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan

01/02/2010

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

01/02/2010

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 2/31

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

05/06/2014 12,20,37 10,12,14 Penambahbaikan proses Pengarah

05/06/2014 A(b), B 21, 25 Penambahbaikan proses Pengarah

05/06/2014 8.8 - 8.14 29, 30 Senarai rekod Pengarah

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 3/31

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7. Carta Aliran Kerja

8. Rekod Kualiti

9. Lampiran

4

4

4-5

5-7

8

9-17

18-28

29-30

31

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 4/31

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pengendalian dan

penyelenggaraan perkakasan ICT/ peranti digital, perisian, sistem rangkaian ICT,

laman web dan portal dilaksanakan dengan terancang dan berkesan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian

Knowledge Management bagi pengendalian dan penyelenggaraan perkakasan,

perisian, sistem pengkomputeran dan portal.

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

Seksyen 6.3 - Infrastruktur

Seksyen 7.5.1 - Kawalan bagi pelaksanaan proses-proses

Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk

Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan pengukuran proses

Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk

Seksyen 8.3 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

3.2 The Malaysian Public Sector ICT, MAMPU, 2003.

3.3 The Malaysian Public Sector ICT Management Security Handbook (MyMis)

3.4 Dokumen Perjanjian Penyelenggaraan Komputer

3.5 Dokumen Perjanjian Penyelenggaraan Portal

3.6 Garis Panduan Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

3.7 Peraturan-Peraturan Penggunaan Pusat Perkhidmatan PSR dan Multimedia

3.8 Panduan Penyelenggaraan Peralatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 5/31

3.9 Quality Management Systems – Requirements (First Revision)

(ISO 9001:2008, IDT)

4. DEFINISI

4.1 Penyelenggaraan

Bermaksud kerja-kerja yang terlibat di dalam menjamin kestabilan dan

keselamatan perkakasan, perisian, rangkaian ICT, laman web dan portal.

4.2 Perkakasan ICT

Semua peralatan ICT iaitu server, komputer peribadi (PC), pencetak, komputer

riba, pengimbas, pengimbas barkod (barcode scanner), CD-Writer serta

peralatan lain yang berkaitan dengan komputer seperti Self-Check Machine,

UPS (Uninterruptible Power Supply), thumb/ pen/ flash drive, external speaker

dll.

4.3 Perisian Komputer

Perisian komputer yang terdiri daripada sistem operasi dan sistem aplikasi,

digunakan untuk menjalankan dan memudahkan perjalanan kerja seperti

antivirus, Microsoft Windows, Internet Explorer dan lain-lain.

4.4 Sistem rangkaian

Merangkumi pangkalan data dan pengawalan rangkaian dalaman (intranet) dan

luaran (internet) antara bahagian dan cawangan di perpustakaan dan

organisasi luar.

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 6/31

4.5 Kontraktor/ Vendor

Syarikat yang dilantik oleh PPAS untuk menyelenggara dan membaikpulih

perkakasan dan perisian ICT/ digital, laman web dan portal.

4.6 Kerosakan Kecil (Minor)

Kerosakan kecil seperti sambungan (connection), debug, hang (system freeze),

mesej ralat dan sebagainya

4.7 Kerosakan Besar (Major)

Kerosakan besar seperti modul sistem yang tidak beroperasi, kerosakan

peralatan ICT, pencerobohan oleh penggodam (hacker), ketidakcapaian

melalui internet dan sebagainya.

4.8 Kerosakan Lain

Kerosakan selain daripada yang didefinisikan di Para 4.6 dan 4.7.

4.9 Pihak Bertanggungjawab (PBT)

Bermaksud kumpulan kerja yang terdiri daripada kakitangan Bahagian

Teknologi Maklumat dan Kontraktor yang bertanggungjawab mengurus dan

memastikan semua aduan yang diterima diberi perhatian dan diambil tindakan

segera.

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 7/31

4.10 Penyelenggaraan Rangkaian

Membuat penyelenggaraan kepada peralatan rangkaian. Penyelenggaraan

yang lain termasuklah membuat 'setting' kepada konfigurasi rangkaian,

membuat 'troubleshooting' kepada masalah akses rangkaian dan membuat

peningkatan kepada perisian rangkaian apabila diperlukan.

4.11 Penyelenggaraan Perkakasan

Membuat penyelenggaraan kepada perkakasan seperti Komputer Peribadi,

Pencetak, dan aksesori yang lain. Penyelenggaraan yang lain termasuklah

menginstal semula sistem operasi Komputer peribadi, membuat

'troubleshooting’ kepada perisian, membuat peningkat kepada operasi sistem,

'memory', dan sebagainya.

4.12 Penyelenggaraan Perisian

Melindungi dan mengemaskini integriti perisian dan maklumat dari pendedahan

atau kerosakan yang disebabkan oleh perisian berbahaya seperti virus, worm,

trojan dan spyware.

4.13 Kawalan Data Pelanggan

Melindungi harta hak milik atau maklumat untuk pelanggan yang menggunakan

perkhidmatan PPAS sahaja.

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 8/31

5. SINGKATAN

PPAS : Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

BTM : Bahagian Teknologi Maklumat

KM : Bahagian Knowledge Management

KEW/P : Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan

KS : Ketua Seksyen

KB : Ketua Bahagian

PPP : Penolong Pegawai Perpustakaan

PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

JTK : Juruteknik Komputer

PP : Pembantu Perpustakaan

PBT : Pihak Bertanggungjawab (Kontraktor/ PPTM/ JTK)

OPAC : Online Public Access Catalog

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 9/31

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/ JAWAB

A. PENYELENGGARAAN PERKAKASAN

1. Maklumkan KB supaya memastikan sistem pengkomputeran

sentiasa beroperasi dengan baik.

Pengarah

a.

2.

3.

4.

5.

Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan)

Pastikan penggunaan komputer serta OPAC mengikut peraturan

dan arahan yang ditetapkan.

Kenalpasti perkakasan ICT yang memerlukan penyelenggaraan.

Sediakan perancangan bagi memastikan sistem pengkomputeran

beroperasi dengan baik.

Maklumkan PBT untuk membuat penyelenggaraan mengikut

spesifikasi dan perjanjian yang telah ditetapkan.

(i) Penyelenggaraan yang dikontrakkan

Kerja penyelenggaraan dijalankan oleh pihak Kontraktor.

(ii) Penyelenggaraan yang TIDAK dikontrakkan

Kerja penyelenggaraan dijalankan oleh PPTM/ JTK.

KB

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 10/31

TINDAKAN T/ JAWAB

6.

7.

8.

Pastikan PBT menjalankan penyelenggaraan mengikut jadual

yang telah ditetapkan.

Pantau kerja-kerja penyelenggaraan yang dijalankan oleh PBT.

Sekiranya TIADA masalah dalam penyelenggaraan;

a. Dapatkan laporan penyelenggaraan

b. Sahkan laporan penyelenggaraan

c. Serahkan laporan kepada PP untuk difailkan

PPTM

PPTM

b.

9.

10.

11.

12.

13.

Pembaikan Kerosakan Minor/ Major

Edar borang Aduan Kerosakan Komputer kepada semua KB.

Terima borang Aduan Kerosakan Komputer yang telah

dilengkapkan oleh kakitangan PPAS (jika ada).

Semak laporan kerosakan komputer sama ada benar atau tidak.

Rekodkan aduan ke dalam Rekod Aduan Komputer (jika benar).

Hubungi dan serahkan laporan Aduan Kerosakan Komputer

kepada PBT.

PPTM/ JTK

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 11/31

TINDAKAN T/ JAWAB

14.

15.

16.

17.

18.

Dapatkan maklum balas daripada PBT mengenai kerosakan

sama ada minor atau major.

i. Minor – pelaksanaan pembaikan dalam tempoh satu (1)

hingga dua (2) hari bekerja.

ii. Major – pelaksanaan pembaikan dalam tempoh tujuh (7)

hari bekerja.

Arahkan PBT melaksanakan kerja-kerja pembaikan komputer

seperti yang telah dilaporkan.

Dapatkan laporan bertulis daripada PBT sekiranya tindakan

pembaikan kerosakan melebihi dari tempoh yang ditetapkan.

Terima laporan tindakan pembaikan yahg telah dilakukan oleh

PBT.

Minta PBT buat penyelenggaraan semula sekiranya masih

menghadapi masalah.

PPTM

19.

Serah laporan Aduan Kerosakan Komputer kepada pihak

pengadu dan dapatkan pengesahan sekiranya berpuashati

dengan kerja yang dilakukan.

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 12/31

TINDAKAN T/ JAWAB

20.

21.

Kemaskini Rekod Aduan Kerosakan mengikut status baikpulih.

Failkan laporan Aduan Kerosakan Komputer.

JTK

c.

22

Pembaikan Kerosakan Lain

Sekiranya kerosakan melebihi tempoh yang ditetapkan/ tidak

boleh dibaiki,

i. Dapatkan laporan daripada PBT.

ii. Buat laporan tentang permasalahan kerosakan dan baikpulih.

iii. Serah laporan kepada KB BTM untuk tindakan lanjut.

PPTM

23.

Serahkan laporan permasalahan kepada Pengarah beserta

cadangan tindakan pembaikan dan anggaran kos (jika ada).

KB

24.

Semak dan pertimbangkan untuk kelulusan pembaikan

permasalahan.

Pengarah

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN

ICT/DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 13/31

TINDAKAN T/ JAWAB

25.

Terima kelulusan dan arahkan PBT untuk pembaikan

permasalahan.

KB

26.

Arah PPTM untuk memantau kerja-kerja pembaikan yang

dilakukan.

27.

28.

Laporkan status pembaikan kepada KB dari masa ke semasa.

Maklum kepada KB kerja-kerja pembaikan telah siap sepenuhnya.

PPTM

29.

30.

Periksa dan sahkan kerja-kerja pembaikan yang telah

disempurnakan dan laporkan kepada Pengarah.

Kemukakan invois kepada KEW/P bagi proses pembayaran.

KB

31.

Failkan rekod pembaikan di dalam fail berkaitan.

JTK

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


ICT/DIGITAL

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 14/31

TINDAKAN T/ JAWAB

d.

32.

33.

34.

35.

Penyelenggaraan Bulanan dan Berjadual

Periksa kerja-kerja penyelenggaraan bulanan dijalankan dengan

sempurna mengikut Panduan Penyelenggaraan Peralatan

Teknologi Maklumat dan Komunikasi.

Kemukakan job sheet dan invois (penyelenggaraan yang

dikontrakkan)/ tuntutan perjalanan (penyelenggaraan yang tidak

dikontrakkan) kepada KB untuk pengesahan jika kerja-kerja

penyelenggaraan memuaskan.

Catat tindakan susulan di dalam job sheet dan laporan jika perlu.

Failkan salinan jobsheet penyelenggaraan ke dalam fail

berkenaan.

PPTM/ PPP

B.

36.

37.

PENYELENGGARAAN PORTAL/ LAMAN WEB

Pengendalian Aduan Masalah

Terima aduan masalah laman web/ portal dari pengguna melalui:

i. Telefon

ii. Faks

iii. E-mel

Rekodkan masalah ke dalam Rekod Aduan Komputer.

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


ICT/DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 15/31

TINDAKAN T/ JAWAB

38.

39.

40.

Maklumkan masalah kepada PBT melalui borang elektronik

secara:

i. E-mel

ii. Faks

Keluarkan notis kepada pengguna secara:

i. Bertulis

ii. Paparan di laman web/ portal

Pastikan kerja-kerja pembaikan dilakukan oleh PBT dalam masa

tidak melebihi dua minggu.

PPTM/ PPP

41.

Keluarkan surat peringatan kepada PBT sekiranya kerja-kerja

pembaikan tersebut tidak dilaksanakan mengikut jangka masa

yang ditetapkan.

42.

Dapatkan laporan penuh daripada PBT dan kemukakan kepada

KB untuk pengesahan.

43.

Maklum dan mohon kelulusan daripada Pengarah sekiranya

melibatkan tambahan kos.

KB

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


ICT/DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 16/31

TINDAKAN T/ JAWAB

44.

Rekodkan laporan ke dalam fail berkenaan.

PPTM/ PPP

C.

45.

46.

47.

PENYELENGGARAAN PERISIAN

Pastikan semua komputer dipasang perisian yang diperlukan bagi

memastikan komputer berada di dalam keadaan yang baik.

Maklum kepada semua kakitangan mengenai ancaman

keselamatan ICT dari masa ke semasa

Kemaskini perisian dari masa ke semasa seperti yang dijadualkan

PPTM/ JTK

48.

49.

50.

Kemaskini Borang Pemantauan dan Penyelenggaraan Komputer

mengikut komputer yang diselenggara

Dapatkan pengesahan daripada KB BTM

Failkan borang ke dalam fail berkaitan

D.

51.

52.

PENYELENGGARAAN RANGKAIAN (NETWORKING)

Periksa status operasi server perkhidmatan setiap hari bekerja

Pastikan semua server perkhidmatan berfungsi

PPTM

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


ICT/DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 17/31

TINDAKAN T/ JAWAB

53.

54.

55.

Jika server didapati “down” jalankan kerja penyelenggaraan

server merujuk kepada AK/PPAS/29.

Kemaskini laporan penyelenggaraan server

Failkan laporan

PPTM

E.

56.

57.

KESELAMATAN DATA PELANGGAN

Pastikan data pelanggan yang mendaftar dimasukkan ke dalam

server pangkalan data.

Memastikan perkara berikut dilaksanakan:

i. Kata laluan untuk mengakses server dihadkan kepada

‘system admin’ sahaja.

ii. ‘Back up’ data pelanggan dijalankan setiap hari dan

disimpan di dalam ‘tape library’.

iii. ‘Full back up’ (data dan ‘operating system’) dijalankan

seminggu sekali dan disimpan di dalam ‘tape library’.

iv. Uji ‘back up’ data 3 bulan sekali (‘restore’).

v. Penyelenggaraan server.

PPTM

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


ICT/DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 18/31

7. CARTA ALIRAN KERJA

A. PENYELENGGARAAN PERKAKASAN

a. Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan)

TINDAKAN T/ JAWAB

Pengarah - Maklumkan kepada KB agar sistem pengkomputeran beroperasi dengan baik

KB - Rancang dan kenalpasti perkakasan ICT yang perlu diselenggara

- Pastikan penggunaan komputer serta OPAC mengikut peraturan dan arahan

- Maklumkan PBT untuk membuat penyelenggaraan i) Dikontrakkan – Kontraktor ii) Tidak dikontrakkan – PPTM/ JTK

PPTM - Pantau dan pastikan PBT menjalankan penyelenggaraan mengikut jadual

- Masalah semasa selenggara?

- Dapatkan laporan penyelenggaraan

MULA

Tiada

masalah

Bermasalah

A

Pembaikan Kerosakan Minor/ Major

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 19/ 31

a. Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan) (Sambungan)

TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM - Sahkan laporan penyelenggaraan

- Serahkan laporan kepada PP untuk difailkan

A

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 20/ 31

b. Pembaikan Kerosakan Minor/ Major

TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM/ JTK - Edar borang Aduan Kerosakan Komputer kepada semua KB

- Terima borang Aduan Kerosakan yang lengkap diisi

- Semak aduan

- Rekod aduan

- Hubungi dan serahkan borang aduan kepada PBT

PPTM - Dapatkan maklum balas daripada PBT jenis kerosakan

MULA

Benar

Tidak

A

Aduan

dibatalkan

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 21/ 31

b. Pembaikan Kerosakan Minor/ Major (Sambungan)

TINDAKAN

T/ JAWAB

PPTM - Arahkan PBT membuat kerja-kerja pembaikan

- Dapatkan laporan bertulis daripada PBT jika pembaikan melebihi tempoh yang ditetapkan

- Terima laporan pembaikan oleh PBT

- Masih bermasalah?

- Pengesahan pembaikan daripada pengadu

JTK

- Kemaskini rekod aduan kerosakan

- Failkan borang Aduan Kerosakan Komputer

A

TAMAT

Tidak

Ya

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 22/ 31

c. Pembaikan Kerosakan Lain

TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM - Dapatkan laporan kerosakan yang melebihi tempoh/ tidak boleh dibaiki daripada PBT

- Serah laporan kepada KB BTM

KB - Kaji laporan/ cadangan/ kos (jika ada) pembaikan dan serah kepada Pengarah

Pengarah - Semak cadangan pembaikan

KB - Arahkan PBT untuk pembaikan

- Arah PPTM memantau kerja-kerja pembaikan

PPTM - Laporkan status pembaikan kepada KB

MULA

Lulus

Tidak lulus

A

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 23/ 31

c. Pembaikan Kerosakan Lain (Sambungan)

TINDAKAN T/ JAWAB

KB - Periksa dan sahkan kerja pembaikan

- Selesai?

- Laporkan kepada Pengarah

- Kemukakan invois kepada KEW/P

JTK - Failkan laporan

A

TAMAT

Ya

Tidak Arah PBT buat pembaikan

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 24/ 31

d. Penyelenggaraan Bulanan dan Berjadual

TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM/ PPP - Periksa dan pastikan kerja penyelenggaraan dijalankan oleh PBT mengikut jadual serta panduan yang diberi

- Kemukakan job sheet/ invois/ tuntutan perjalanan kepada KB untuk pengesahan

- Catat tindakan susulan di dalam job sheet dan laporan jika perlu.

- Failkan salinan job sheet.

MULA

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 25/ 31

B. PENYELENGGARAAN PORTAL/ LAMAN WEB

Pengendalian Aduan Masalah

TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM/ PPP - Terima aduan masalah

- Rekodkan masalah

- Maklumkan masalah kepada PBT melalui

borang elektronik

- Keluarkan notis kepada pengguna

- Pastikan kerja pembaikan dilakukan tidak

melebihi dua minggu

- Lebih tempoh?

- Dapatkan laporan penuh daripada PBT

dan pengesahan KB BTM

MULA

A

Ya

Tidak

Keluarkan surat peringatan kepada PBT

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 26/ 31

Pengendalian Aduan Masalah (Sambungan)

TINDAKAN T/ JAWAB

KB BTM - Maklum kepada Pengarah jika melibatkan kos

- Lulus Tambahan Kos?

PPTM/ PPP - Rekodkan laporan

Ya

Tidak

Kerja Pembaikan oleh PBT

A

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 27/ 31

C. PENYELENGGARAAN PERISIAN

TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM/ JTK - Periksa dan pastikan semua komputer dipasang perisian yang diperlukan

- Lengkap?

- Maklumkan semua kakitangan mengenai ancaman keselamatan ICT

- Kemaskini perisian seperti yang dijadualkan

- Kemaskini Borang Pemantauan dan Penyelenggaraan Komputer

- Dapatkan pengesahan KB BTM

- Failkan borang

MULA

TAMAT

Tidak

Ya

Instal perisian

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 28/ 31

D. PENYELENGGARAAN RANGKAIAN (NETWORKING)

TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM - Periksa status operasi semua server perkhidmatan

- Berfungsi?

- Kemaskini laporan penyelenggaraan server

- Failkan laporan

MULA

Tidak

Ya

Selenggara server mengikut AK/PPAS/29

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 29/ 31

8. REKOD KUALITI

BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN

8.1

Fail Aduan Kerosakan Komputer RATU (PA 3/14.19)

BTM

5-7 Tahun

8.2 Fail Aduan Kerosakan Komputer Daerah (PA 3/14.19.1)

BTM/ Perpustakaan Daerah

5-7 Tahun

8.3 Fail Aduan Kerosakan Sistem di Daerah (PA 3/14.19.2)


5-7 Tahun

8.4 Fail Aduan Kerosakan Komputer PSR (PA 3/14.19.3)

BTM 5-7 Tahun

8.5 Fail Aduan Kerosakan Komputer USP (PA 3/14.19.4)

BTM 5-7 Tahun

8.6 Fail Aduan Kerosakan Komputer Bilik Multimedia (PA 3/14.19.5)

BTM 5-7 Tahun

8.7 Fail Aduan Kerosakan Portal (PA 3/14.19.6)

BTM/ KM 5-7 Tahun

8.8

8.9

8.10

Fail Penyelenggaraan Portal Rekod Penyelenggaraan Komputer RATU (PA 3/14.13) Rekod Penyelenggaraan Komputer Daerah (PA 3/14.13.1)

KM

BTM


5-7 Tahun

5-7 Tahun

5-7 Tahun

5-7 Tahun

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 30/ 31

8. REKOD KUALITI

BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN

8.11

8.12

8.13

Rekod Penyelenggaraan Perkhidmatan Multimedia (PA 3/14.13.2) Rekod Penyelenggaraan Komputer PSR (PA 3/14.13.3) Rekod Penyelenggaraan Sistem (PA 3/14.14)



BTM

5-7 Tahun

5-7 Tahun

5-7 Tahun

PROSEDUR SOKONGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01


DIGITAL

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 31/ 31

9. LAMPIRAN

Bil. Jenis Lampiran Lampiran

9.1 9.2

Contoh Borang Aduan Kerosakan Komputer (PPAS (KOM) 661) Contoh Borang Semakan Penyelenggaraan Peralatan ICT

Lampiran 1

Lampiran 2

prosedur pengendalian dan penyelenggaraan ict/ digital pk.ppas(s)14

Documents