prosedur pengurusan perakaunan tarikh:...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-AKN/P006

Halaman: 1/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN PERAKAUNAN Tarikh: 22/08/2011

1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Perakaunan.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut:- (i) Memproses permohonan daripada Pusat Tanggungjawab berkaitan

(a) pembukaan akaun amanah (b) pendaftaran pengguna untuk sistem Standard Accounting for Government

Agencies (ii) Menyediakan kombinasi kod projek/Pusat Tanggungjawab/akaun/bajet (iii) Menguruskan terimaan bayaran (iv) Kemaskini transaksi ke lejar am (v) Penyediaan Laporan secara berkala

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/SOK/KEW/AK006/AKN Arahan Kerja Pengeluaran Resit

UPM/SOK/KEW/AK007/AKN Arahan Kerja Penyediaan Laporan Hutang Pelajar daripada Student Accounting Systems (SAS)

UPM/SOK/KEW/AK009/AKN Arahan Kerja Mengemaskini Resit melalui Receipting System

SOK/KEW/GP021/AKN Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter

SOK/KEW/GP022/AKN Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab

SOK/KEW/GP024/AKN Garis Panduan Permohonan Pembukaan Akaun Amanah

OPR/BEN/GP017/AKN Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank

OPR/BEN/GP020/AKN Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal)

UPM/OPR/BEN/AK008/AKN Arahan Kerja Muat Turun Penyata Bank

UPM/OPR/BEN/AK011/AKN Arahan Kerja Pengeluaran Inbois

UPM/OPR/BEN/AK014/AKN Arahan Kerja Pengeluaran Laporan Daripada Modul Receivables



Halaman: 2/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


UPM/OPR/BEN/AK015/AKN Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment)

UPM/OPR/BEN/AK017/AKN Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA

UPM/OPR/BEN/AK018/AKN Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet

UPM/OPR/BEN/AK019/AKN Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS)

UPM/OPR/BEN/AK020/AKN Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger

UPM/OPR/BEN/AK021/AKN Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing

UPM/OPR/BEN/AK022/AKN Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables

UPM/OPR/BEN/AK023/AKN Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan daripada Modul Claim_Advance

UPM/OPR/BEN/AK024/AKN Arahan Kerja Penyediaan Jernal

UPM/OPR/BEN/AK026/AKN Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Cash Book

M003 Manual Pembetulan/Pembatalan Invois Pembekal melalui AP Adjustment

Act 240 1980 Statutory Bodies (Accounts and Annual Reports) Act 1980

Seksyen III Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 15 Tahun 1994

Garis Panduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan-Badan Berkanun Persekutuan

Akta 61 Akta Acara Kewangan 1957

Bab A-Bab C Akta Perbendaharaan

Pekeliling Bendahari Bil. 9 Tahun 2001

Garis Panduan Pengendalian Kehilangan



Halaman: 3/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2004

Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan

Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia

Piawaian Perakaunan Malaysia

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2007

Garispanduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

Surat Kementerian Pengajian Tinggi KP.S (PT) BPK 7009 Jld.XII (56) bertarikh 17 Jan 2003

Prestasi Perbelanjaan Peruntukan Mengurus IPTA Tahun 2003

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

IHRMS : Integrated Human Resource Management Systems JPAA : Jawatankuasa Pembukaan Akaun Amanah yang mana keahliannya

dilantik oleh Bendahari KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PA : Penolong Akauntan PB : Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 di

bawah Skim Perkhidmatan SSM Penolong SA : Penolong System Analyst (Penolong Pegawai Sistem Maklumat) PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan PTPTJ : Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab SA : System Analyst (Pegawai Sistem Maklumat) SAGA : Standard Accounting For Government Agencies SSM : Sistem Saraan Malaysia TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W48, W52

dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM

5.0 TANGGUNGJAWAB

Bendahari, TB, PB, SA, PSA, PA, dan PTK bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan perakaunan di Universiti Putra Malaysia.



Halaman: 4/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


6.0 CARTA ALIR

Permohonan Pembukaan

Akaun Amanah dari PTJ (7.1.1))

Permohonan Pendaftaran

Pengguna Sistem SAGA (7.2)

Pengurusan

Terimaan (7.3)

Terimaan Bayaran di

PTJ (7.3.1)

Kemaskini Transaksi (7.4)

Pengwujudan ID Pengguna

(7.2.1)

Maklumkan kepada

Pemohon

(7.1.6)

Daftar permohonan /

Wujudkan struktur

kombinasi kod projek.

(7.1.5)

MULA

Kelulusan

(7.1.4)

Kemaskini Terimaan

(7.4.1)

Pemantauan ID Pengguna

(7.2.3)

Kemaskini ID Pengguna

(6.2.4)

Kemaskini Invois

(7.4.2)

Kemukakan permohonan ke

Seksyen Perakaunan Kewangan

(7.1.2)

Mesyuarat JPAA (7.1.3)

Lengkap?

Ya

Tidak

Lengkap?

Semakan di Zon/Seksyen

Kewangan

Ya

Tidak

Semakan di Seksyen Perakaunan

Kewangan

Ya

Tidak

Terimaan Bayaran di

Kaunter (7.3.2)

Kemaskini pendapatan

dari yuran (7.4.3)

Kemaskini Pendapatan

dari penghutang (7.4.4)

Kemaskini Jernal (7.4.5)

Penyediaan Laporan

(7.5)

Penyerahan Laporan (7.6)

Penyediaan Laporan

Bulanan/ Tahunan/Ad-

Hoc (7.5.1)

Penyediaan Penyata

Kewangan (7.5.2)

TAMAT



Halaman: 5/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Permohonan Pembukaan Akaun Amanah

7.2.1 Terima borang permohonan pembukaan akaun amanah

daripada PTJ. Rujuk Garis Panduan Pembukaan Akaun Amanah (SOK/KEW/GP024/AKN).

7.2.2 Kemukakan permohonan ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk pertimbangan JPAA.

7.2.3 Adakan mesyuarat JPAA untuk memperakukan permohonan.

7.2.4 Dapatkan pengesahan PB Seksyen Perakaunan Kewangan dan kelulusan Bendahari bagi permohonan yang telah diperakukan oleh JPAA.

7.2.5 Daftarkan permohonan yang telah diluluskan dan wujudkan struktur kombinasi kod projek. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet (UPM/OPR/BEN/AK018/AKN).

7.2.6 Maklumkan kepada pemohon dan proses tamat.

PA Zon/Seksyen Kewangan

PA Seksyen Perakaunan Kewangan

7.3 Permohonan Pendaftaran Pengguna Sistem SAGA 7.3.1 Terima Borang Pendaftaran Pengguna SAGA

(SOK/KEW/BR043/AKN) dari PTJ dan daftarkan id pengguna melalui Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA (UPM/OPR/BEN/AK017/AKN) dalam tempoh dua (2) hari bekerja setelah borang diterima.

7.3.2 Semua permohonan yang telah diluluskan hendaklah

dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh kelulusan melalui e-mel atau surat.

7.3.3 Dapatkan maklumat berkaitan staf yang akan bersara melalui

sistem IHRMS untuk menamatkan id pengguna sistem SAGA staf berkenaan. Rujuk Arahan Kerja Pendaftaran ID

SA



Halaman: 6/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Pengguna SAGA (UPM/OPR/BEN/AK017/AKN) dan proses tamat.

7.4 Pengurusan Terimaan Bayaran 7.4.1 Pegawai yang diberikuasa untuk menerima bayaran di PTJ

hendaklah mematuhi Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab (UPM/SOK/KEW/GP022/AKN).

7.4.2 Pegawai yang diberikuasa untuk menerima bayaran di

kaunter hendaklah mematuhi Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter (UPM/SOK/KEW/GP021/AKN).

PTJ

PA/PTK

7.5 Kemaskini Transaksi ke Lejer Am 7.5.1 Semua terimaan dikemaskini ke Lejer Am secara automatik

melalui modul-modul berikut:-

(a) Terimaan di kaunter melalui Receipting System. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Resit melalui Receipting System – (UPM/SOK/KEW/AK009/AKN)

(b) Terimaan melalui bank untuk Telegraphic Transfer dan

Channel-E diuruskan melalui Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank – (UPM/OPR/BEN/GP017/AKN)

7.5.2 Semua invois dikemaskini ke Lejer Am secara automatik

melalui Modul Payables. Rujuk semua prosedur pembayaran yang menggunakan Modul Payables dan Manual Kerja Proses Pembayaran M003.

7.5.3 Semua pendapatan yuran diakrukan dan dikemaskini di Lejer

Am secara automatik melalui proses Automatic Fees Charging (AFC) di dalam Student Accounting Systems. Rujuk Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS)-(UPM/OPR/BEN/AK019/AKN).

7.5.4 Lain-Lain Pendapatan diakrukan dan dikemaskini di Lejer Am

secara automatik melalui Modul Billing. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Inbois – (UPM/OPR/BEN/AK011/AKN) dan Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment)-(UPM/OPR/BEN/AK015/AKN).

7.5.5 Semua pelarasan transaksi yang dilakukan melalui modul-

modul di dalam sistem SAGA hendaklah merujuk Garis

PA/PTK



Halaman: 7/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal) (OPR/BEN/GP020/AKN).

7.5.6 Semua baucar bayaran hendaklah dihantar ke Seksyen

Perakaunan Kewangan untuk dikemaskini mengikut modul.

7.6 Penyediaan Laporan

7.6.1 Laporan-laporan bulanan/tahunan hendaklah dikeluarkan

dengan merujuk arahan kerja berikut:- (a) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul

General Ledger (UPM/OPR/BEN/AK020/AKN) meliputi:- (i) Penyata Kewangan:-

Lembaran Imbangan

Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (ii) Summary Trial Balance (iiI) Penyata Perbelanjaan Belanja Mengurus Mengikut

Dasar

(b) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing (UPM/OPR/BEN/AK021/AKN)

(c) Arahan Kerja Pengeluaran Laporan daripada Modul Receivables (UPM/OPR/BEN/AK014/AKN)

(d) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables (UPM/OPR/BEN/AK022/AKN)

(e) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan daripada Modul Claim_Advance (UPM/OPR/BEN/AK023/AKN)

(f) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Hutang Pelajar daripada Student Accounting Systems (SAS) (UPM/OPR/BEN/AK019/AKN)

(g) Penyediaan Laporan daripada modul Cash Book (UPM/OPR/BEN/AK026/AKN)

7.6.2 Sediakan penyata kewangan tahunan selewat-lewatnya pada

31 Mac tahun berikutnya. 7.6.3 Kemukakan penyata kewangan tahunan kepada pihak

berikut :- (a) Pihak Pengurusan Universiti dan Jawatankuasa Audit

Universiti untuk makluman, (b) Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti untuk

perakuan,

PA

PB/PA



Halaman: 8/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


(c) Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan. (d) Pesuruhjaya Sumpah/Majistret Mahkamah untuk

pengesahan sebelum dikemukakan kepada Audit Negara.

7.7 Penyerahan Laporan

7.7.1 Laporan Penyata Perbelanjaan Bulanan Belanja Mengurus

hendaklah dikemukakan kepada pihak agensi pusat tidak lewat dari 10 haribulan bulan berikutnya.

7.7.2 Penyata Kewangan Tahunan hendaklah dikemukakan kepada

pihak Audit Negara sebelum 30 April setiap tahun. Serahan penyata kewangan tahunan universiti boleh dilanjutkan sekiranya mendapat kelulusan Kementerian Kewangan.

PB/PA



Halaman: 9/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. SOK/KEW/BR042/AKN

Surat Permohonan Pembukaan Akaun Amanah

PA/PTK PA Zon/Seksyen Kewangan

Selagi akaun

amanah tidak ditutup

PB


Borang Pendaftaran Pengguna SAGA

PSM PSM Seksyen IT

3 Tahun

PB


Penyata Hantaran Bil Tunai

PA/PTK PA Bilik Fail 2 3 Tahun

PB


Borang Pengesahan Baki Wang Runcit

PA/PTK PA Billik Fail 5 2 Tahun

PB


Borang Pemeriksaan Wang Tunai dan Lain-Lain

PA/PTK PA/PTK Kabinet Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB

6. SOK/KEW/DF037/AKN

Surat Perwakilan Kuasa dan Pelaksanaan Kewajipan

PTPTJ

PTK

PTPTJ

PTK

Pejabat PTJ

Pejabat Bendahari

Selagi Pegawai Dipertanggung

jawabkan menjalankan

Tugas Tersebut

KPTJ

PB

7. OPR/BEN/BR012/AKN

Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank

PA/PTK PA Kabinet Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB

8. OPR/BEN/BR013/AKN

Borang Bayaran Melalui Kad Kredit - Laporan Settlement - Slip Kad Kredit

PA/PTK PA Kabinet Seksyen Kewangan Pelajar

2 Tahun

PB

9. OPR/BEN/BD020/AKN

Daftar Kelulusan Akaun Amanah

PA/PTK PA Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB



Halaman: 10/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02



Daftar Pengambilan dan Pengembalian Bil Tunai

PTK PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB


Daftar Stok Bil Tunai

PTK PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB


Daftar Stok Resit

PTK PTK Kabinet Seksyen Kewangan Pelajar

2 Tahun

PB


Daftar Terimaan Jernal

PA PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB


Daftar Terimaan Borang Akaun Amanah

PA PA Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB


Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian

PTK PTK Kabinet Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB

16. UPM/BEN/SPK/06/AP-160

Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah

PA PA Kabinet Seksyen Perakaunan Kewangan

Selagi Akaun

Amanah tidak ditutup

PB

17. UPM/BEN/SHA/06/17/TAHUN

Salinan Bil Tunai

PA/PTR PA/PTR Bilik Fail 2 3 Tahun

PB

18. UPM/BEN/SPK/06/JERNAL/MODUL/ BULAN

Fail Transaksi Jernal

PA/PTK PTR/PTK Bilik Cek 7 Tahun

PB

19. UPM/BEN/SHA/06/

Salinan Resit (22/TAHUN)

Statement of Balances (Claim_Advance) (57/TAHUN)

Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors-bulanan (38/BULAN)

PA/PTK/PTR

PA/PTK/PTR

Kabinet Seksyen Pengurusan Hasil

7 Tahun

PB

20. UPM/BEN/SPK/06/

Penyata Kewangan (AP-176)

Balance Sheet (AB-47)

PB/PA PA Kabinet Seksyen Perakaunan Kewangan

PB



Halaman: 11/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Penyata Penyesuaian Bank (AP-

169)

Laporan Pendapatan dan Perbelanjaan Akaun Amanah (AP-167)

Laporan Hutang Pelajar (J7)

Laporan AP Aged Creditor Analysis (AA-44)

Summary Trial Balance (AS-112)

Laporan Belanja Mengurus (AL-59/TAHUN)

Surat Penyerahan Penyata Tahunan kepada Agensi Pusat (AS-114)

7 Tahun

2 Tahun

2 Tahun



Halaman: 12/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No.

Semakan No. CPD Huraian Pindaan Disemak

Oleh Disahkan

Oleh Tarikh

Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan Bendahari WP 03/01/2011

02 01 OPR

(10032) 04/2011

Mesyurat Pengurusan Kali Ke-5/2011

Bendahari WP 22/08/2011

prosedur pengurusan perakaunan tarikh:...

Documents