qm-systemeinführung in fünf phasen · und ihre rolle in diesem qm-system phase 2: qualifikation...

Wilfried Zimmermann

Praxiswissen Qualitätsmanagement

QM-Systemeinführung in fünf Phasen

ISBN 978-3-8249-1470-8

© by TÜV Media GmbH, TÜV Rheinland Group, 2011Gesamtherstellung: TÜV Media GmbH, Kölnwww.tuev-media.de

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von

Wilfried Zimmermann

Die Einführung eines Qualitätsmanagements ist für jedesUnternehmen ein bedeutsames Projekt, das Auswirkungenauf das Gesamtunternehmen bzw. den betreffenden Betriebs -teil hat. Soll die Einführung des QM-Systems einen nach-haltigen Erfolg haben, ist ein systematisches Projektmana-gement für die Planung und Realisierung des Einführungs-prozesses unerlässlich.

In diesem Beitrag wird anhand eines Fallbeispieles einepraxiserprobte Vorgehensweise beschrieben, die auch dieEinführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses,wie er von der ISO 9001 gefordert wird, beinhaltet.

Das Beispiel-Unternehmen, das sich für die Einführung ei-nes QM-Systems entschieden hat, lässt sich wie folgt be-schreiben:

• im Familienbesitz befindliches Industrieunternehmen mitinsgesamt ca. 400 Mitarbeitern an drei verschiedenenStandorten;

• die Organisation ist stablinienorientiert und auf die tech-nische und kaufmännische Geschäftsführung hin ausge-richtet;

• die Verkaufsbasis wird durch die Säulen Verkaufsinnen-dienst, Verkaufsaußendienst und Handelsvertretungen ge-bildet;

• Kundenwünsche werden durch eine zentrale Konstruk-tionsabteilung (Mustermacherei) in machbare Produkteumgesetzt;


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Zum Inhalt

Das Fall-

beispiel

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• den jeweiligen Produktionsbereichen bzw. Teilbetriebenstehen Betriebsleiter vor;

• neben einem zentralen QMB gibt es in allen Produktions-stätten jeweils mindestens einen Mitarbeiter, der für dieQualitätssicherung verantwortlich ist;

• die Bereiche Materialwirtschaft, Personal und Rech-nungswewsen/Controlling sind in einer zentralen Verwal-tung an einem der Standorte untergebracht.

Die Vorbereitungsphase

Nach der Entscheidung für die Einführung eines QM-Sys-tems entschloss sich die Geschäftsführung für den Einsatzeines Moderators (Coach), der das Projekt über alle Phasender Planung und Umsetzung in einem ausgewählten Pilot-bereich des Betriebes begleiten sollte.

Grundsätzlich ist zu empfehlen, einen Moderator zuwählen, der nicht aus dem eigenen Betrieb stammt. Eskommen hierfür sowohl ein erfahrener Kollege aus einemSchwesterbetrieb oder einem Zentralbereich als auch einexterner Berater in Betracht.

In einem ersten Schritt entwickelten die Geschäftsführung,der QM-Beauftragte und der Moderator ein grobes Umset-zungskonzept (Abb. 1), definierten die internen und exter-nen Rahmenbedingungen und legten den Pilotbereich fest.

Um die Bedeutung des Projektes für das ganze Unterneh-men klarzumachen und die Entschlossenheit der Geschäfts-führung zu dokumentieren, wurde ein so genanntes „Kick-off-Meeting“ vorbereitet, in dem die Unternehmensleitungdie gesamte Belegschaft über die grundsätzlichen Ziele desProjektes informieren und zur aktiven Mitarbeit und Unter-stützung motivieren sollte.


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Praxistipp

„Kick-off-

Meeting“

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Das unmissverständliche persönliche Eintreten der Unter-nehmensspitze (oberste Leitung) für die Projektziele ist vonelementarer Bedeutung für den erfolgreichen Verlauf desProjektes. Hierauf zu verzichten kommt einem vorzeitigenEinfrieren der Wirksamkeit des QM-Systems praktischgleich.

Phase 1: Konzeption

Qualitätskultur des Unternehmens entwickeln

Die Ebenen A und B (Führungskreis bestehend aus Ge-schäftsleitung und Management) erhielten einen groben


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Praxistipp

Baustein 1.1

Ebenen A–B

Abb. 1: Unternehmenskonzeption in 5 Phasen

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Prozess-

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Überblick über die geplante Qualitätsmanagementkonzepti-on und die Beschreibung der Rolle des Managements inner-halb dieses Konzeptes. In dem anschließenden 2-Ebenen-Workshop 1 (Abb. 2) wurden von den Beteiligten

• die Qualitätspolitik formuliert,

• die Qualitätsphilosophie erarbeitet (Abb. 3),

• gemeinsam die groben Rahmenbedingungen definiert,

• sichtbar Qualitätsverantwortung übernommen und

• sichergestellt, dass Qualitätsmanagement im Führungs-kreis verstanden und akzeptiert wird.

Alle Mitglieder des Führungskreises verpflichteten sich in-nerhalb des Workshops zur Mitarbeit. Dies war die Voraus-setzung für die angestrebte Veränderung der unternehmens-weiten Qualitätskultur.


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Abb. 2: Struktur des Unternehmens und Beteiligte der 2-Ebenen-Workshops

GL

Bereich I Bereich

Abt.1

Abt.2

Abt.3

Abt.2

Abt.1

Abt.3

Abt.1

Abt.2

Abt.3

Abt.4

Bereich

Pilot-

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Aufgabenverteilung in Phase 1.1


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• Bei uns ist QM ein schrittweiser, zyklischer Verbesserungsprozess

• Die Zieldefinitionen und -vereinbarungen bilden den roten Faden unseresQM-Systems

• Konzentration auf das Wesentliche bedeutet für uns eine schlanke QM-Dokumentation

• Verbesserungen werden mit geeigneten Maßstäben sichtbar und damitkorrigierbar gemacht

• Moderierter vertikaler und horizontaler Kommunikationsprozess hilftuns, die Anforderungen zu klären

• Unser QM-Grundaufbau wird auf TQM-Basis mit dem Ziel einer Zertifi-zierung nach ISO 9001:2008 entwickelt

• Prozesseigentümer übernehmen in allen Ebenen Qualitätsverantwortung

• Selbstüberwachung durch Zielvereinbarung findet auf allen Ebenen statt

• Audits unterstützen und korrigieren den QM-Prozess

Moderator/Berater

• Information zum QM-System und der geplantenVorgehensweise

• Moderation des Work-shops

• Aufbereitung der Arbeits-ergebnisse

• Transfer in die Folge-workshops

Geschäftsführung

• Die Geschäftsführung er-arbeitete gemeinsam ineinem moderiertenWorkshop die Rahmenbe-dingungen für eine Qua-litätskultur

Abb. 3: Qualitätsphilosophie des Unternehmens

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Vorzüge und Besonderheiten dieser Vorgehensweise

• Der 2-Ebenen-Workshop (2 Hierarchieebenen) gewährleis-tet, dass zwischen den Ebenen keine Missverständnisse,Fehlinterpretationen oder Informationslücken entstehenkönnen

• Neutrale Moderation hält den roten Faden

• Themen werden nicht personifiziert

Ziel: Qualitätspolitik und Grobkonzeption für die näch-

sten Ebenen

Qualitätskultur für den Pilot-Bereich übersetzen

Die Managementebene (Bereichs-/Abteilungsleitung) inter-pretierte in diesem Schritt für den Pilotbereich die Vorgabender Geschäftsführung aus Baustein 1.1 und leitete darausdie Aufgabenstellung für sich und die Mitarbeiter ab.

Vorgaben waren hierbei

• die Qualitätsphilosophie und

• die Qualitätspolitik.

Die Führungsebene des Bereiches

• definierte gemeinsam die Vorgehensweise für den Be-reich (Pilot-Bereich),

• übernahm sichtbar die Qualitätsverantwortung und

• stellte sicher, dass Qualitätsmanagement bei allen Vorge-setzten und den Mitarbeitern des Bereiches (Pilot-Berei-ches) verstanden wurde.

Die Voraussetzung einer angestrebten Veränderung der un-ternehmensweiten Qualitätskultur war die Akzeptanz bei al-len Mitarbeitern. Diese musste im nächsten Schritt gefun-den werden.


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Baustein 1.2

(Ebenen B–C)

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wie bei Baustein 1.1

Ziel: Qualitätspolitik und Konzeption für die Mitarbei-

ter im Bereich (Pilot-Bereich)

Mitarbeiterinformation im Bereich (Pilot-Bereich)

Informationsmärkte

Das Management stellte

• die Qualitätsphilosophie und

• die Qualitätspolitik des Unternehmens

in so genannten Informationsmärkten mittels Meta-Plan-Wänden vor.

Das Management

• diskutierte mit den Mitarbeitern gemeinsam die Konzep-tion für den Bereich,

• übernahm damit sichtbar die Qualitätsverantwortung und

• stellte sicher, dass Qualitätsmanagement bei den Mitar-beitern verstanden und akzeptiert wurde.


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Baustein 1.3

(Ebenen B–C)

Management

• Management erarbeitetegemeinsam in einem mo-derierten Workshop dieRahmenbedingungen fürden Bereich

Moderator/Berater

• Moderation des Work-shops

• Aufbereitung der Ergeb-nisse für die Mitarbeiter-information

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Rückmeldungen aus den Informationsmärkten wurden, woimmer möglich, als wichtige Mitarbeiterbeiträge in das Pro-jekt integriert.



• Vorgesetzte müssen sich in Vorbereitung auf die Diskus-sionen mit dem Thema auseinander setzen

• Kommunikation fördert die Akzeptanz bei den Mitarbei-tern

• Kurze, präzise Präsentation des Themas, um den Dialogzu fördern

Ziel: Alle Mitarbeiter kennen das Ziel, das Vorgehen

und ihre Rolle in diesem QM-System

Phase 2: Qualifikation

Führen mit Zielen

Von der Qualitätspolitik zu Qualitätskennzahlen

Die Geschäftsführung hat die Rückmeldungen aus den 2-Ebenen-Workshops der Bereiche (des Pilot-Bereiches)genutzt, um Qualitätskennzahlen zur Steuerung des QM-


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Baustein 2.1

(Ebenen A–B)

Management

• Das Management stelltein den Informationsmärk-ten das QM-System vor

• Der Dialog mit den Mit-arbeitern wurde gesucht,um Hemmnisse zu erken-nen

Moderator/Berater

• Vorbereitung der Infor-mationsmärkte

• Unterstützung bei den In-formationsmärkten

• Vorgesetzte in Moderati-onstechniken qualifizie-ren

qm-systemeinführung in fünf phasen · und ihre rolle in diesem qm-system phase 2: qualifikation...

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