La facture client électronique

Rencontres Informatiques de Bretagne du COEC Rennes - 23 septembre 2013

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Introduction

La dématérialisation des factures : un sujet d’actualité et prometteur

• Sujet protéiforme : factures clients, BPO, GED, factures fournisseurs, dématérialisation fiscale, dématérialisation non fiscale…

• Sujet en pleine évolution : directive 2010-45 CE en cours de transcription en droit français – Loi du 29 décembre – Décrets d’application le 25 avril – Textes au BOI en attente

• Sujet plein de promesses, de bénéfices, d’avantages… mais pas toujours

simple à mettre en œuvre en pratique

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Agenda

• La dématérialisation fiscale des factures

• Les bénéfices pour l’émetteur, le récepteur et l’Expert-Comptable

• Points clés de la mise en œuvre pratique

• La solution Qweeby et ses avantages

• Démonstration

• Questions - Réponses

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Le parcours d’une facture B2B

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De la dématérialisation des factures fournisseurs à la dématérialisation fiscale

Facture en papier ou PDF Conserve papier

Emetteur Récepteur

Saisit ou numérise Conserve papier

Facture en papier ou PDF Conserve électronique

Saisit ou numérise Conserve papier

Facture électronique non fiscale Conserve papier ou électronique

Saisit, numérique ou Intègre directement

Conserve papier

Facture électronique fiscale Conserve électronique

Intègre directement Conserve électronique

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L’article 289-VII du CGI

• 289-VII 1° : papier ou PDF non signé (ou signé avec un certificat non qualifié)

• 289-VII 2° : PDF signé avec un certificat qualifié (RGS **)

• 289-VII 3° : EDI

• Instruction fiscale n4c du 11 janvier 2007

Attention : les textes définitifs ne sont pas encore sortis au BOI

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La dématérialisation des factures clients : un projet facile et gagnant

La dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre

Mise en œuvre

ROI

Rapide

Long

Complexe Facile

Dématérialisation de factures fournisseurs

Impacts technique, humain et

organisationnel forts

Dématérialisation de factures clients

Impacts technique, humain et

organisationnel faibles

La dématérialisation fiscale des factures clients est un bon point d’entrée pour le

numérique dans les entreprises : bénéfices réels et rapide + impacts modestes et limités

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Agenda

• La dématérialisation fiscale des factures

• Les bénéfices pour l’émetteur, le récepteur et l’Expert-Comptable

• Points clés de la mise en œuvre pratique

• La solution Qweeby et ses avantages

• Démonstration

• Questions - Réponses

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Côté émetteur Côté récepteur

Fiabilisation du processus de facturation • Réduction des temps de transmission • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Alertes et relances automatisées

Réduction des frais généraux : • Moins de papier et d’impressions • Moins d’affranchissement • Moins d’archives à stocker

Réduction des coûts opérationnels • Moins de manipulations (envoi, classement, mise

sous pli, affranchissement, bourrages…)

Création d’un avantage concurrentiel • Facteur différentiant • Généralisation aux donneurs d’ordres

Développement durable

Réduction des coûts opérationnels : • Moins de manipulations en réception • Pas de ressaisies • Automatisation des processus de traitement • Moins de manipulations de classement • Moins d’archives à conserver • Accès facilité aux factures (en ligne) • Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD

Fiabilisation de la gestion des paiements • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et

réduction du cycle de traitement) • Fiabilité des données de facturation

Les bénéfices de la dématérialisation

La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus

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Focus sur le différentiel de coût

Emettre une facture client électronique avec Qweeby permet une économie directe de 2,43 € par rapport à l’émission de la même facture au format papier

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Bénéfices pour l’expert-comptable

• Intégration facilitée par la récupération des données des factures reçues

• Suivi des factures facilité par l’archivage électronique

• Interface avec JeDéclare.com

L’expert comptable de l’entreprise peut bénéficier aussi des avantages de la dématérialisation des factures de ses clients (émetteurs ou récepteurs)

Et il peut aussi dématérialiser fiscalement ses factures clients

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Agenda

• La dématérialisation fiscale des factures

• Les bénéfices pour l’émetteur, le récepteur et l’Expert-Comptable

• Points clés de la mise en œuvre pratique

• La solution Qweeby et ses avantages

• Démonstration

• Questions - Réponses

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La facture électronique : une affaire à priori simple…

Produire les factures électroniques avec les garanties d’authenticité et d’intégrité, les

conserver de manière pérenne et inaltérable (art. 289-VII du Code Général des Impôts)

Transmettre la facture électronique par voie électronique à chaque

client destinataire

La dématérialisation fiscale des factures est simple conceptuellement et sur le papier

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… qui se corse vite

1

<XLM>

2

<CSV>

n

<EDI>

Cohabitation papier

et électronique

Intégration dans les

pratiques et habitudes

Interconnexion avec les

plateformes majeures

Diversité des formats

et protocoles

Suivi efficace et

fiable des envois

Maintient de la

productivité du

processus

Avec une structure de coût

permettant un ROI réel et rapide

La pratique est une autre affaire : le processus existant n’attend pas la dématérialisation et les contraintes pratiques sont nombreuses

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Conseil pour réussir le projet et déployer

La dématérialisation des factures n’a d’intérêt que si elle est déployée largement grâce à un projet ambitieux et mobilisateur

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Agenda

• La dématérialisation fiscale des factures

• Les bénéfices pour l’émetteur, le récepteur et l’Expert-Comptable

• Points clés de la mise en œuvre pratique

• La solution Qweeby et ses avantages

• Démonstration

• Questions - Réponses

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Qweeby

Un service de facture électronique pour dématérialiser les factures client

Connecté aux opérateurs et plateformes de réception Capable de répondre aux cahiers des charges des clients Orienté utilisateurs non techniciens Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP Ouvert et interopérable Economique à l’installation et à l’usage Facile à mettre en œuvre et à déployer Conforme aux disposition fiscales applicables (art. 289-VII du CGI)

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Notre vision de la facture électronique

⃞ La dématérialisation est un sujet métier qui relève des utilisateurs

⃞ Les entreprises ont (heureusement) de nombreux clients différents à facturer

⃞ Ce n’est pas aux clients d’imposer leur(s) solution(s) à leur fournisseur

⃞ Le processus de facturation est un processus opérationnel et industriel

⃞ Le déploiement de la dématérialisation est progressif car tous les clients n’acceptent pas en même temps

⃞ La dématérialisation requiert de l’interopérabilité (formats, certificats, protocoles, archivages…)

a

a

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a

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Permettre à l’utilisateur de mettre en œuvre sans requérir de compétences techniques

Ouvrir la dématérialisation à tous les clients, quels qu’ils soient

L’émetteur doit disposer d’un outil unique capable de répondre aux demandes

Insérer la dématérialisation dans le processus et non refondre le processus autour ou dégrader sa productivité

Permettre un déploiement souple et non contraignant ; assurer la cohabitation fluide des différents modes de facturation

Se focaliser sur le process et garantir l’interopérabilité avec les solutions d’archivage et les autorités de certification

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Alertes et rappels

Comment cela fonctionne

Notification e-mail tracée

Facture PDF émise par l’outil usuel

Archivage électronique

QweebyNET, plateforme web sécurisée pour le suivi des factures, la récupération des fichiers

PDF et données et plein d’autres choses…

Suivi des transmissions et alertes

Accès sécurisé en ligne aux factures et au journal d’achats

Transmission directe (plateformes ou EDI)

Signature électronique

ou

Emetteur Récepteur

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Nos engagements

• Monitoring continu de 8h à 18h des flux par une équipe dédiée

• Transmission par des protocoles sécurisés avec acquit technique de livraison au destinataire

• Pas d’adresse mail « NO REPLY » et gestion des retours d’erreurs (bounces)

• Contrôle des fichiers de données et correction directe sans intervention de l’émetteur lorsque c’est possible

• Confidentialité totale des données (contenu des factures et informations des destinataires)

• Traçabilité totale en temps réel des transmissions

• Qweeby est assuré à hauteur de 300 000 € pour les conséquences financières d’une retard avéré de transmission

Vos factures…

…transmises…

…instantanément…

…au bon format…

…en sécurité…

…confiance…

…et traçabilité

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Un dispositif validé et reconnu

Certification GS1 France pour

l’émission de factures électroniques

conformément à l’article 289 V du

Code Général des Impôts

3ème prix lors des E-DOC award 2011 de

la FedISA pour l’innovation dans le

domaine de la gestion électronique des

documents et informations

Mention spéciale du Jury du concours

Eureka 2012 organisé par le Conseil

Supérieur de l’Ordre des Experts

Comptables

Qweeby participe aux travaux du Forum

National de la Facture Electronique

(animé par l’ADETEF – MINEFI) Participation au programme PEPPOL

(Communauté Européenne) sur les

processus dématérialisés « Business

to Government »

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Qweeby est interopérable pour respecter les choix de ses clients

La conservation des documents numériques et l’identité électronique sont des décisions stratégiques de nos clients. Notre mission est d’assurer la transmission tracée

et sécurisée de flux exploitables, pas d’imposer des composants techniques

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Depuis juin 2013, Qweeby opère plus de 1 200 000 factures par mois pour plus de 100 clients émetteurs, TPE ou grand compte ; 2000 entreprises sont interconnectées

Quelques uns de nos clients

Récepteur prescripteurs

Autres récepteurs PDF

Et plus de 2000 entreprises interconnectées à la

plateforme QweebyNET ou en mode EDI

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Agenda

• La dématérialisation fiscale des factures

• Les bénéfices pour l’émetteur, le récepteur et l’Expert-Comptable

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• Démonstration

• Questions - Réponses

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• La dématérialisation fiscale des factures

• Les bénéfices pour l’émetteur, le récepteur et l’Expert-Comptable

• Points clés de la mise en œuvre pratique

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• Démonstration

• Questions - Réponses

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Pour en savoir plus…

www.qweeby.com

www.scoop.it/t/facture-electronique

www.demo.qweeby.net

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Contact commercial

Notre réseau de distribution est à votre disposition pour vous accompagner dans vos projets

Partenaire commercial régional :

Contact : Noel Minard – 02 99 85 59 59 – nminard@a2com.fr

www.qweeby.com

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