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Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA version 08-06-2017

Notre mission est de veiller la scurit de la chane

alimentaire et la qualit de nos aliments, afin de protger

la sant des hommes, des animaux et des plantes.

Agence fdrale pour la Scurit

de la Chane alimentaire

Audit interne, Qualit & Prvention

CA Botanique

Food Safety Center Bd du Jardin botanique, 55

B-1000 Bruxelles Tl. 02 211 82 11

www.afsca.be

NE 0267 387 230

Rapport annuel de laudit interne Activits 2016

Comit daudit de lAFSCA

http://www.afsca.be/

Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA 2 / 27

Table des matires 1. Avant-propos ................................................................................................................................... 3 2. Dfinition, mission et objectifs de laudit interne ............................................................................. 4

2.1. Dfinition ................................................................................................................................ 4 2.2. Mission et objectifs ................................................................................................................. 4

3. Acteurs du processus d'audit interne .............................................................................................. 5 3.1. Le Comit daudit de lAdministration fdrale (CAAF).......................................................... 5 3.2. Le Service fdral d'audit interne (FAI).................................................................................. 5 3.3. Le Comit d'audit de l'AFSCA ................................................................................................ 6 3.4. La cellule d'audit interne......................................................................................................... 6 3.5. Les experts techniques .......................................................................................................... 7 3.6. Les audits internes techniques de la DG LABO ..................................................................... 7 3.7. La DG SANT Unit F (Health and Food audits and analysis) en tant quacteur europen 8 3.8. Autres acteurs nationaux ....................................................................................................... 8 3.9. Cour des Comptes ................................................................................................................. 9

4. Organisation de la cellule d'audit interne ........................................................................................ 9 4.1. Structure et budget ................................................................................................................. 9 4.2. Fonctionnement de la cellule d'audit interne .......................................................................... 9

4.2.1. Profil de fonction et valuation ....................................................................................... 9 4.2.2. Formation ....................................................................................................................... 9 4.2.3. Outils de support pour laudit ....................................................................................... 10 4.2.4. Rapportage des activits .............................................................................................. 10 4.2.5. Amlioration continue ................................................................................................... 10 4.2.6. Fonctionnement dans le contexte national .................................................................. 11 4.2.7. Fonctionnement dans le contexte europen ................................................................ 11

5. Aperu des activits d'audit interne en 2016 ................................................................................ 12 5.1. Activits gnratrices d'assurance ....................................................................................... 12

5.1.1. laboration du programme daudit 2016 ...................................................................... 12 5.1.2. Ralisation du programme daudit 2016 ...................................................................... 12 5.1.3. Objectifs et KPI de la cellule d'audit interne ................................................................. 15 5.1.4. Conclusions principales des audits initiaux raliss par la cellule d'audit interne ....... 16 5.1.5. Rsultats des audits de suivi ........................................................................................ 17 5.1.6. Conclusions principales des audits raliss par la DG LABO ..................................... 18 5.1.7. Aperu des audits externes raliss en vue de la certification et de l'accrditation de l'AFSCA 18

5.2. Activits consultatives et devoirs d'enqute spcifiques ..................................................... 19 6. Suivi des plans d'action ................................................................................................................ 20

6.1. Cellule d'audit interne ........................................................................................................... 20 6.2. DG LABO ............................................................................................................................. 20

7. Rapport du contrle interne .......................................................................................................... 21 8. Conclusion gnrale ..................................................................................................................... 22 9. Abrviations .................................................................................................................................. 23 10. Annexe 1 : Programme daudit 2016 (AIQP) ........................................................................... 24

Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA version 08-06-2017

1. Avant-propos La charte de laudit interne prvoit que le Comit daudit de lAFSCA rdige chaque anne un rapport des activits menes en matire daudit interne. Le prsent rapport est dj le 10e depuis linstauration de la cellule daudit interne lAFSCA. Vous trouverez dans ce rapport une description des acteurs du processus d'audit et de l'organisation de la cellule d'audit interne, un aperu des activits d'audit effectues en 2016, ainsi quun aperu des audits externes et des principales conclusions pouvant en tre tires.

En 2015, de nouveaux objectifs stratgiques et oprationnels ont t formuls dans le 5e business plan de l'AFSCA (priode 2015-2017). Aucun objectif spcifique na t formul pour le service d'audit interne mais un certain nombre d'objectifs oprationnels ont toutefois t prvus titre d'actions secondaires.

Veiller en permanence la qualit et l'efficience du travail dans le cadre d'une gestion optimale de l'organisation constitue un objectif stratgique pour le haut management. Un systme de contrle interne soutenu et implment par le personnel, et un systme de qualit certifi cibl sur une amlioration continue, doivent contribuer la ralisation de cet objectif. Il relve de la mission du service d'audit interne de fournir au haut management l'assurance raisonnable que ces systmes fonctionnent de manire efficace et efficiente.

Le Comit daudit raffirme l'indpendance de la cellule d'audit interne au sein de l'organisation.

Peter Maes,

Prsident du Comit daudit 2016

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2. Dfinition, mission et objectifs de laudit interne 2.1. Dfinition

L'audit interne est une activit indpendante et objective qui offre une organisation une certaine assurance sur le degr de matrise de ses processus et activits, apporte des opportunits damlioration et contribue ainsi crer de la valeur ajoute pour lorganisation.

L'audit interne aide cette organisation atteindre ses objectifs via une approche systmatique et mthodique afin d'valuer et d'amliorer lefficacit de ses processus de gestion des risques, de contrle et de gestion organisationnelle (gouvernance).

2.2. Mission et objectifs

Laudit interne de lAFSCA revt une fonction dapprciation et dvaluation indpendante, il a t instaur pour tudier et valuer les activits de lorganisation afin de rendre service lensemble de celle-ci.

Les objectifs de l'audit interne sont les suivants :

vrifier la conformit avec les prescriptions lgales (nationales et europennes) et les exigences de qualit pertinentes (normes) ;

vrifier que les processus de bonne gouvernance sont bien dfinis, qu'ils sont connus, compris et appliqus ;

examiner si l'AFSCA est en mesure d'atteindre ses objectifs et ce de manire efficiente ; valuer le bon fonctionnement, l'efficacit et l'efficience du systme de contrle interne.

Les structures intgres suivantes garantissent un haut degr d'objectivit et d'indpendance dans le processus d'audit interne :

l'emplacement de la cellule d'audit interne un haut niveau de l'organisation, savoir dans un service du CEO ;

l'existence d'un Comit daudit fdral (CAAF) et d'un Comit d'audit propre l'AFSCA (voir points 3.1 et 3.3) ;

l'existence d'une charte d'audit et d'un code dontologique pour l'auditeur interne, reprenant entre autres les principes de base de l'audit interne (indpendance, expertise, intgrit, objectivit, accs illimit tou(te)s les activits, proprits, fichiers, membres du personnel et informations) ;

un contrle indpendant priodique du processus d'audit interne par un organisme externe ; un mode de rapportage transparent et la publication des rapports et des plans daction sur

l'intranet ; un rapportage aux comits d'audit prcits et une supervision par ceux-ci.


3. Acteurs du processus d'audit interne 3.1. Le Comit daudit de lAdministration fdrale (CAAF)

Depuis 2010, les activits d'audit interne de l'AFSCA sont places sous la surveillance du Comit daudit de l'Administration fdrale (CAAF).1 Il s'agit d'un organe consultatif indpendant, au service du gouvernement fdral, dont l'objectif est de contribuer une bonne gestion des services publics fdraux et de veiller ce que ceux-ci utilisent bon escient l'argent des contribuables. Le CAAF prend note du programme daudit et donne son avis ce sujet.

En 2016, le CAAF a rdig deux rapports, dont un concernait directement le fonctionnement du systme de contrle interne de l'AFSCA. Les principales conclusions formules dans ce rapport sont que le service d'audit interne de l'AFSCA travaille de manire professionnelle et structure. En ce qui concerne le systme de contrle interne, l'AFSCA dmontre que son organisation accorde de l'intrt au systme de contrle interne et l'amlioration de celui-ci. Dans son rapport, le CAAF formule une srie de recommandations et d'opportunits damlioration. Le CAAF recommande ainsi d'ajouter au rapport un relev clair des recommandations formules par la Cour des Comptes et par les autres instances de contrle, avec un tat d'avancement des ralisations et un inventaire de tous les processus. De plus, le registre des risques devrait galement indiquer quelles sont les personnes propritaires de ces risques. Par ailleurs, ce registre des risques devrait tre intgr dans le tableau de bord o sont enregistres les actions correctives, prventives et damlioration, de manire garantir un suivi optimal. Enfin, le CAAF conseille galement de faire mention des rsultats des actions damlioration dans le rapport.

3.2. Le Service fdral d'audit interne (FAI)

L'accord de gouvernement du 10 octobre 2014 prvoit l'organisation d'un service commun d'audit interne pour les services publics fdraux. Le 11 dcembre 2015, le conseil des ministres a approuv un projet d'AR portant cration du Service fdral d'audit interne (FAI). Cet AR prvoit une structure en clusters qui serait pleinement dploye partir de 2018. Un cluster horizontal est ainsi prvu pour les matires transversales prsentes dans chaque dpartement (RH, IT, finances, dveloppement de lorganisation,) et un certain nombre de clusters verticaux spcifiques afin de maintenir la connexion avec les dpartements.

Pour chacune des organisations membres, le FAI valuera la fiabilit de leur systme de contrle interne ainsi que leur gestion de l'organisation et des risques (bonne gouvernance). Aprs dlibration, il s'est avr que la ralisation daudits lgaux (tels que prvus dans lAR) ntait pas un bon choix et quune sparation stricte entre les deux fonctions tait souhaite. La fonction d'auditeur lgal rclame tout de mme quelques autres comptences et d'autres droits. Le FAI exerce ses activits sous la supervision du CAAF et est dirig par un responsable de l'audit interne (RAI). L'AR du 4 mai 2016 portant cration du FAI2 prvoit qu'un certain nombre de services publics se rajouteront un stade ultrieur : le ministre de la Dfense, le SPF Finances, l'Agence fdrale des Mdicaments et Produits de Sant (AFMPS) et l'AFSCA. L'intgration de cette 2e vague, dont fait partie lAFSCA, devra tre acheve dici le 1er janvier 2018. Des entretiens exploratoires ont dj eu lieu et les ngociations sintensifieront dans le courant de lanne 2017. Les dcisions relatives aux modalits de transition doivent tre prises dici lt 2017 de sorte que les AR ventuels puissent encore tre publis avant le 31 dcembre 2017. Les difficults qui mergent dans le cadre de cette transition sont des discussions propos des activits d'audit interne versus le core business de lAFSCA. L'AFSCA doit en effet respecter certaines obligations europennes et satisfaire aux exigences des normes ISO. Le FAI ne peut pas garantir qu'il sera en mesure d'y rpondre ds le dbut de ses activits. Nanmoins, la transition na pas t attendue pour dj impliquer les organisations de la 2e vague dans les discussions relatives au dveloppement du FAI, du point de vue de la mthodologie d'audit, de lanalyse du risque, du partage d'informations et des aspects P&O.

1 Le CAAF a t institu par larrt royal du 17 aot 2007 portant cration du Comit daudit de l'Administration fdrale (CAAF) et est compos de 7 membres. 2 Arrt royal du 4 mai 2016 portant cration du Service fdral d'audit interne.

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3.3. Le Comit d'audit de l'AFSCA

Le Comit daudit a pour mission dassister le CEO et le Comit de direction de lAFSCA en exerant une surveillance sur le fonctionnement de l'Agence. Il a t institu par l'article 11 de l'AR du 20 dcembre 20073 et ses tches principales sont :

d'valuer le programme annuel daudit, les demandes daudit intermdiaires et les rvisions trimestrielles du programme annuel daudit ;

d'assurer le suivi des audits internes et externes effectus ; d'valuer les audits raliss ; de rdiger un rapport annuel.

En 2016, le Comit daudit tait prsid par Peter Maes (consultant externe et expert en audit et assurance qualit) et tait compos des membres suivants :

Vicky Lefevre : directrice gnrale de la Politique de Contrle Yvan Dejaegher : reprsentant du secteur (APFACA) ; Ana Granados-Chapatte : reprsentante du secteur (FWA) ; Joost Vandenbroucke : reprsentant des consommateurs (Test-Achats) ; Martine Delanoy : reprsentante du ministre de tutelle Willy Borsus ; Steve Carlos Braem (a dmissionn du comit daudit dans le courant de 2016) de lAssociation

belge de recherche et d'expertise des organisations de consommateurs (REOC). Les auditeurs internes, ainsi qu'un reprsentant de la DG LABO (cellule qualit), sont prsents aux runions du Comit daudit mais n'ont pas de voix dlibrative. Un reprsentant du CAAF est galement invit. En 2016, le Comit daudit sest runi quatre fois : les 18 fvrier, 22 juin, 20 septembre et 29 novembre. Le secrtariat est assur par le CAE (directeur AIQP), qui tablit l'ordre du jour en concertation avec le prsident du Comit daudit et qui rdige les comptes rendus des runions.

3.4. La cellule d'audit interne

La cellule daudit interne fait partie du service AIQP (audit interne, qualit, prvention et service de mdiation). Le service AIQP relve du CEO et fait rapport de ses activits d'audit auprs des comits d'audit de l'AFSCA et du CAAF ainsi qu'au management de l'AFSCA.

La cellule d'audit interne est responsable de l'laboration du programme annuel daudit (voir point 5.1.1), du rapportage de celui-ci et constitue aussi le point de contact pour le Comit daudit et le management. Une partie de ce programme daudit est prise en charge par les auditeurs techniques internes de la DG LABO et nest pas reprise dans le programme daudit du service AIQP (voir point 3.6). Ces audits techniques relvent de la responsabilit de la DG LABO et ne sont donc pas abords dans le prsent rapport. Cette structure est reprsente dans le schma ci-dessous.

La cellule d'audit interne effectue chaque anne un audit de systme dans chaque laboratoire de lAFSCA. Le scope de cet audit est tabli en concertation avec le responsable qualit de la DG LABO.

3 AR du 20 dcembre 2007 fixant le lieu d'tablissement, l'organisation et le fonctionnement de l'Agence fdrale pour la Scurit de la Chane alimentaire.


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Figure 1 : Organigramme des services du CEO, avec positionnement du service audit interne, qualit et prvention (AIQP).

3.5. Les experts techniques

Pour lexcution de ses tches, la cellule daudit interne fait appel des collaborateurs dautres services, possdant une expertise technique et/ou une exprience spcifique au scope audit. Cette collaboration est prvue aussi bien dans la norme IIA que dans la norme ISO-19011 et la dcision europenne 2006/677/CE4. Ces auditeurs ad hoc ou experts techniques sont placs, pour la dure de laudit, sous la supervision du directeur du service AIQP et sont dirigs par lauditeur principal. Avant de prendre en charge leurs activits d'audit, ils reoivent une formation relative au droulement du processus d'audit interne et signent la charte et le code dontologique de l'audit interne. En 2016, la cellule d'audit interne a fait appel plusieurs experts techniques de la DG Contrle.

3.6. Les audits internes techniques de la DG LABO

Les audits techniques sont raliss par les auditeurs techniques internes la DG LABO (au moins un audit technique par labo par an, en tenant compte du cycle d'accrditation BELAC). Il s'agit de collaborateurs de la DG LABO ou d'un partenaire externe qui disposent des comptences techniques ncessaires pour valuer la conformit du scope technique concern. Ces experts techniques ne seront pas qualifis en tant qu'auditeurs internes. Enfin, en cas d'extension du scope d'accrditation et/ou en cas de constatation de certains points problmatiques, il est possible d'ajouter des audits internes supplmentaires dans le programme daudit. La procdure Audits internes techniques DG Laboratoires : organisation pratique (2014/877/LAB) dcrit la manire dont les audits internes des activits de laboratoire sont organiss.

4 Dcision 2006/677/CE du 29 septembre 2006 tablissant des lignes directrices fixant des critres pour la ralisation des audits en application du Rglement (CE) n 882/2004 du Parlement europen et du Conseil relatif aux contrles officiels effectus pour s'assurer de la conformit avec la lgislation sur les aliments pour animaux et les denres alimentaires et avec les dispositions relatives la sant animale et au bien-tre des animaux.

Administrateur dlgu (CEO) Comit d'audit

Service d'encadre-

ment

Service communication

Service prvention et

gestion de crise

Service audit interne, qualit et prvention Mdia-

teur

Cellule prvention

Cellule d'audit

Cellule qualit

Auditeurs DG LABO


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3.7. La DG SANT Unit F (Health and Food audits and analysis) en tant quacteur europen

La DG SANT Unit F vrifie que les tats membres respectent bien la lgislation et les normes europennes, notamment en matire d'audit interne (article 4.6 du Rglement 882/20045 et Dcision 2006/677/CE). Au cours de ces missions, elle interroge les tats membres sur la ralisation des audits relatifs des thmes spcifiques relevant de la rglementation europenne. En 2016, la DG SANT - Unit F a effectu 3 audits et 3 visites dtude (fact finding) auprs de lAFSCA :

2016-8680 : Campylobacter in poultry (fact finding) ; 2016-8822 : National Audit System ; 2016-8856 : Food additives ; 2016-8872: Import controls enhanced checks : products of animal origin and live

animals/products of non-animal origin ; 2016-8879: Composite products (fact finding) : food containing both products of plant origin and

processed products of animal origin ; 2016-8900 : Feed importers (fact finding). Du 18 au 22 janvier 2016, la DG SANT Unit F a ralis une valuation du processus d'audit interne de lAFSCA (2016-8822). Les conclusions gnrales du rapport taient les suivantes : Un systme d'audit prouv et efficace a t mis en place, couvrant tous les contrles officiels

qui relvent du champ d'application du Rglement (CE) n 882/2004 et susceptible datteindre les objectifs de l'article 4, alina 6 de ce rglement. Ce systme comporte un processus de priorisation systmatique, bas sur les risques, pour la dtermination du programme d'audit et des modalits appropries, incluant des procdures documentes permettant la mise en uvre efficace du plan d'audit et la comptence du personnel mobilis dans les activits daudit. En outre, le processus d'audit est monitor et valu, et les rsultats de ce monitoring sont utiliss en vue d'une amlioration continue du processus et de la diffusion des bonnes pratiques en faveur de lexcution des contrles officiels ;

Les directives stipules dans la Dcision 2006/677/CE de la Commission ont t prises en considration et les dispositions existantes garantissent l'indpendance du processus d'audit ainsi que le contrle indpendant du systme d'audit. Par ailleurs, les dispositions dtailles existantes visant garantir la transparence du processus d'audit peuvent galement, aux yeux des parties prenantes internes mais aussi externes, fournir une assurance dans le cadre des prestations effectues ;

Le systme d'audit est en mesure didentifier lui-mme les domaines devant tre amliors et de prendre des mesures pour implmenter ces amliorations, de sorte que les dispositifs d'audit continuent dtre dvelopps et quils apportent une plus grande valeur ajoute lorganisation ;

Les dispositifs d'audit existants peuvent gnrer des rsultats crdibles et fiables, et les systmes de suivi systmatique peuvent attester de lefficacit des mesures prises la lumire de ces rsultats.

Dans ce rapport, une recommandation tait formule lattention des autorits rgionales comptentes en matire de contrle du bien-tre animal. Ces autorits rgionales devaient prendre des mesures afin d'assurer que les objectifs formuls larticle 4(6) du Rglement 882/2004 relatif l'audit interne soient atteints et que des mesures appropries soient prises lgard des constatations faites.

3.8. Autres acteurs nationaux

Chaque anne, des rviseurs dentreprises effectuent une vrification de la comptabilit, conformment aux dispositions lgales et aux normes de lInstitut des Rviseurs dEntreprises. Le rapport du commissaire a t transmis. Le rviseur dentreprise a galement ralis un audit concernant les comptes annuels 2015. Aucune anomalie na t constate lors de cet audit.

5 Rglement 882/2004 du Parlement europen et du Conseil du 29 avril 2004, article 4.6 Les autorits comptentes procdent des audits internes, ou peuvent faire procder des audits externes, et prennent les mesures appropries la lumire de leurs rsultats pour s'assurer qu'elles atteignent les objectifs fixs par le prsent rglement. Ces audits font l'objet d'un examen indpendant et sont excuts de manire transparente .


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Laudit de la Cour des Comptes concernant la comptabilit se droulera en 2017 (et portera sur les comptes annuels de 2015 et 2016).

3.9. Cour des Comptes

En ce qui concerne laudit Autocontrle des oprateurs actifs dans la chane alimentaire encadrement par l'AFSCA , lAFSCA ntait pas entirement d'accord avec plusieurs des recommandations formules et a exprim son point de vue par lintermdiaire du ministre de tutelle, dans un courrier transmis le 17 juin 2016. Il nen demeure pas moins que les recommandations de la Cour des Comptes ont t examines en profondeur et quun plan daction a t transmis en mme temps que un courrier du 17 juin 2016, avec indication de la manire dont il allait tre donn suite aux 10 recommandations de laudit.

4. Organisation de la cellule d'audit interne 4.1. Structure et budget

En 2016, la cellule d'audit interne comptait quatre auditeurs (3,4 ETP) : deux collaborateurs francophones (1,8 ETP) et deux collaborateurs nerlandophones (1,6 ETP). Un des auditeurs a quitt le service dbut 2016 et a t remplac en juillet 2016. Ceci a eu un impact sur le planning et sur lexcution du programme daudit. En tant que Chief Audit Executive (CAE), le directeur du service AIQP (0,3 ETP) est responsable de la surveillance de la qualit du travail de la cellule d'audit interne. Il veille la ralisation des objectifs, la qualit des audits, au rapportage des audits et value les auditeurs internes. La cellule d'audit interne peut faire appel au soutien administratif du secrtariat de direction AIQP pour une charge de travail quivalente 0,3 ETP.

Le service AIQP disposait en 2016 d'un budget de fonctionnement de 161 088 euros. Dans ce budget, 94 090 euros ont t utiliss de manire effective pour les frais gnraux de fonctionnement, les audits externes, les frais de fonctionnement du Comit d'audit et l'affiliation l'Institut des Auditeurs internes de Belgique (IIA-Bel).

4.2. Fonctionnement de la cellule d'audit interne

4.2.1. Profil de fonction et valuation

Le profil de fonction de l'auditeur interne est rest inchang en 2016. Les objectifs et les KPI de la cellule, ainsi que les objectifs de dveloppement personnel des auditeurs internes, ont t valus en 2016 par le CAE. Le CAE a t valu par le CEO.

4.2.2. Formation

En 2016, les quatre auditeurs internes et le CAE ont suivi un total de 59,5 jours de formation. Chaque auditeur suit un programme de formation adapt ses besoins.

Tous les auditeurs, ainsi que le CAE, ont suivi la formation Modlisation de processus & ARIS Express ; les auditeurs ont galement tous suivi le recyclage ISO 9001 version 2015 ;

tant donn que la cellule d'audit interne a repris pour son compte les audits de systme ISO 17025 qui devaient initialement tre pris en charge par la DG LABO, un auditeur a suivi une formation ce sujet. Les autres auditeurs avaient dj suivi cette formation dans le pass ;

Un auditeur a suivi la formation Quality Assessment of an Audit Activity auprs de linstitut IIA Belgium ;

Un auditeur a assist un audit interne effectu auprs de lAgence irlandaise de scurit alimentaire ;

Enfin, un auditeur a particip au module B2 advanced level de la formation BTSF en matire d'audit (projet Better Training for Safer Food, organis par la Commission europenne).

En 2017, les autres auditeurs et le CAE suivront le module B2 advanced level de la formation BTSF en matire d'audit. Lauditeur entr en service en 2016 devra, lui, tout d'abord suivre le module B1.


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4.2.3. Outils de support pour laudit

Lorganisation du processus d'audit interne est dcrite dans un certain nombre de procdures et dinstructions. En 2016, la procdure 2007/003/ADGB : laborer et grer un programme d'audit annuel a fait lobjet d'une rvision. cette occasion, la procdure 2007/005/ADGB : Demander un audit en dehors du programme d'audit a t intgre dans la procdure 2007/003/ADGB. En 2017, la procdure 2007/004/ADGB : Raliser un audit interne sera elle aussi rvise.

Vu que la cellule d'audit interne preste des services pour l'ensemble de l'organisation et pour le management en particulier, elle s'efforce de perfectionner en permanence son fonctionnement en faveur de ces partenaires. Depuis le programme daudit 2016, chaque audit, une fois termin, est suivi dune enqute de satisfaction mene auprs de chaque service audit. Les rsultats de ces enqutes seront exploits afin doptimiser le processus d'audit partir de 2017.

La structure des rapports d'audit a t adapte dans le courant de 2016, ce la demande du management. En outre, plus aucune recommandation nest formule lors des audits. Les non-conformits sont constates et consignes en ltat dans le rapport.

La cellule d'audit interne utilise un certain nombre d'outils (tableaux Excel) pour surveiller le processus d'audit et le rectifier si ncessaire :

Suivi du programme annuel daudit. Ce tableau sert galement calculer et suivre les KPI et autres indicateurs de la cellule ;

Suivi des plans d'action : statut et suivi des recommandations et des non-conformits partir de la mi-2016 ;

Univers d'audit (subdivis en un univers des processus et un univers sectoriel).

4.2.4. Rapportage des activits

Lors des runions trimestrielles du Comit daudit, le CAE, en tant que secrtaire du Comit d'audit, prsente une valuation intermdiaire des objectifs raliss. Les comptes rendus de ces runions ont t publis sur le site intranet de l'AFSCA. Le rapport dactivits de lAFSCA est publi la fois sur le site intranet et sur le site internet de l'AFSCA.

Des prsentations sur le fonctionnement de l'audit interne ont t donnes dans le cadre de la revue de direction, mais aussi au sein du Comit consultatif et du Comit de concertation management de la DG Contrle.

4.2.5. Amlioration continue

La cellule d'audit interne vise une amlioration continue de ses activits afin d'amliorer sa prestation de services l'gard du management. Toutes les remarques reues propos de cette prestation de services sont enregistres dans un tableau de bord par le CAE et, si ncessaire, font l'objet d'une discussion avec les auditeurs internes. Dans ce tableau, une distinction est faite entre recommandations, plaintes et points dattention. En 2016, aucune plainte na t reue. Depuis janvier 2016, les auditeurs font systmatiquement parvenir une enqute de satisfaction aux services audits. Le nombre denqutes compltes et retournes ntant pas encore suffisant, l'analyse de ces enqutes ne sera expose que dans le prochain rapport annuel. Dans le cadre de la ralisation de lvaluation du processus d'audit interne de lIrlande et de lEstonie, la DG SANT a fait appel 2 auditeurs de la cellule. Un auditeur a rejoint l'quipe d'audit pour lIrlande, et un autre lquipe d'audit pour lEstonie.


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4.2.6. Fonctionnement dans le contexte national

Les deux univers daudit ont t revus. Lunivers li aux processus a t adapt en fonction de la cartographie des processus. Lunivers li aux oprateurs et activits a t adapt en fonction des check-lists utilises lors des contrles sur le terrain. Ces adaptations ont t approuves par le Dircom et le Comit daudit, et ont t la base de lanalyse de risque pour le programme daudit 2017. Cela a t pris en compte dans le cycle de 5 ans pour la Direction DG SANT F (voir point 6.5 de la Dcision 2006/677).

Il ny a pas eu, en 2016, de demande dinvestigation pour fraude ou dautres enqutes.

4.2.7. Fonctionnement dans le contexte europen

En 2016, la cellule d'audit interne a particip aux 2 runions du National Audit System Network organises par l'OAV Grange, en Irlande (20 21 avril 2016 et 16 17 novembre 2016). Lors de la runion du mois davril, la nouvelle structure de la Direction DG SANT F Health and Food Audits and Analysis a t prsente, ainsi que le projet CIRCABC (Communication and Information Resource Centre for Administrations, Businesses and Citizens). Le projet de nouveau RCO (Rglement sur les contrles officiels), qui remplacera le Rglement 882/2004, a t prsent lors de la runion de novembre.

Un des auditeurs et le directeur du service daudit interne se sont investis en tant que formateurs dans le cadre des modules de formation A, B1 et B2 du BTSF en matire daudit.


5. Aperu des activits d'audit interne en 2016 5.1. Activits gnratrices d'assurance

5.1.1. laboration du programme daudit 2016

Le programme daudit pluriannuel est bas sur une analyse des risques et s'appuie sur deux piliers :

un univers d'audit des processus de l'AFSCA (47 lments au total) ; un univers d'audit sectoriel sur base du Rglement 882/2004 et du business plan de l'AFSCA (40

lments au total). Pour chacun de ces deux sous-univers, une grille des risques ou de la vulnrabilit est labore, avec une pondration pour les critres appliqus. En tenant compte de l'apport du management, le programme daudit 2016 a t distill au dpart du planning pluriannuel. Les autres paramtres pris en compte sont les suivants : la rpartition de l'univers d'audit, telle que dfinie dans la rglementation europenne; la ralisation de deux audits gnraux de suivi ; et la ralisation d'audits de seconde partie auprs d'organisations externes auxquelles sont confies

des tches et des comptences relevant de l'AFSCA.

La proposition de programme daudit a t aborde le mardi 22 septembre 2015 lors de la runion du Comit daudit de l'AFSCA, et quelques adaptations y ont t apportes. Le programme daudit adapt a t prsent au Comit de direction le lundi 14 dcembre 2015. Le 23 dcembre 2015, le programme daudit 2016 a t publi sur l'intranet.

Le programme d'audit initial de lanne 2016 comportait 22 audits internes : 20 audits initiaux (6 audits sectoriels, 5 processus transversaux, 5 audits de systme dans les labos, 3 audits de seconde partie, 1 audit dans le cadre de la bonne gestion dune UPC) et 2 audits de suivi.

Ce programme d'audit fait l'objet de modifications dans le courant de l'anne. Ces modifications sont toujours soumises l'approbation du Comit d'audit de l'AFSCA et du management. Un aperu dtaill du programme daudit complet est fourni en annexe 1 du prsent rapport.

5.1.2. Ralisation du programme daudit 2016

1. Cellule d'audit interne

Deux audits (2016-05 et 2016-15) ont t annuls et seront repris dans le programme daudit 2017. L'audit 2016-10 sera finalis dbut 2017 suite la formation du nouvel auditeur et son intgration dans la cellule.

Lanne 2016 clture le second cycle de cinq ans de couverture de lunivers daudit sectoriel, comme prvu par la DG SANT F.


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2. DG LABO

La DG LABO avait initialement planifi 30 audits internes pour l'anne 2016. Les 5 audits de systme ont t repris dans le programme daudit de la cellule d'audit interne du service AIQP et ont t raliss en novembre/dcembre 2016. Quelque 25 audits techniques ont t planifis en 2016, parmi lesquels 17 ont effectivement eu lieu. Six audits portant sur la microbiologie ont t reports au premier semestre de 2017 vu quun audit BELAC stait droul en septembre 2016 pour ce scope et qu'un audit dextension tait prvu en mai 2017 pour ce mme scope, ncessitant ds lors un audit interne pralable. L'audit Hydrocarbures aromatiques polycycliques dans les aliments pour animaux et les matires premires des denres alimentaires a t postpos vu que ces analyses ont t sous-traites depuis la mi-2016 dans l'attente d'un nouvel appareil. L'audit portant sur la dtection du Norovirus GI dans les fruits, les lgumes et les mollusques bivalves na pas t ralis en raison du fait que cela avait dj t audit par BELAC la fin septembre et que lenchanement daudits (internes et externes) sur un mme scope prsente peu d'intrt.

Figure 2 : Ralisation du programme daudit 2016

3. Ralisation de l'univers d'audit Aprs la ralisation du programme daudit, 27 des 47 secteurs de l'univers des processus et 21 des 40 secteurs de l'univers sectoriel taient dj entirement couverts. Dans l'univers sectoriel, 2 secteurs nont pas encore t audits, ainsi que 8 processus de l'univers des processus. Ces secteurs devront tre repris dans une programmation ultrieure (voir figure 3).

22

25

20

17

0

5

10

15

20

25

30

Service d'audit interne DG LABOS

Programm

Ralis


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Figure 3 : Ralisation du cycle 2012-2016 de l'univers d'audit aprs excution du programme daudit 2016.

9

5

26

13

8

1919

8

13

19

14

7

21

17

2

0

5

10

15

20

25

30

entirementcouvert

partiellementcouvert

non couvert

Univers sectoriel

31/12/2012

31/12/2013

31/12/2014

31/12/2015

31/12/2016

68

33

14

5

28

21

6

2023

14

10

27

12

8

0

5

10

15

20

25

30

35

entirementcouvert

partiellementcouvert

non couvert

Univers des processus

31/12/2012

31/12/2013

31/12/2014

31/12/2015

31/12/2016


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5.1.3. Objectifs et KPI de la cellule d'audit interne

La runion de clture a toujours eu lieu dans les 5 jours ouvrables qui suivaient la dernire activit d'audit. Les auditeurs ont en moyenne eu besoin de 27,5 jours pour envoyer le projet de rapport aux services audits. Les remarques reues ont t intgres dans un rapport final d'audit dans un dlai moyen de 6 jours.

Tableau 1 : Aperu des KPI raliss en 2016 par la cellule d'audit interne (en date du 14/03/2016)

Activit KPI Ralisation 2013 Ralisation

2014 Ralisation

2015 Ralisation

2016 Ralisation du programme daudit 80% 100% 95% 105% 91%

Runion de clture* 100 % < 5 jours ouvrables 95% 100% 95% 100%

Envoi du projet de rapport**

90% < 30 jours calendrier 53% 78% 70% 80%

100% < 50 jours calendrier 100% 94% 95% 95%

> 50 jours calendrier - 6% 5% 5%

Envoi du rapport final***

80% < 10 jours ouvrables 56% 80% 90% 95%

100% < 20 jours ouvrables 94% 93% 100% 100%

> 20 jours ouvrables 6% 7% - -

* aprs la dernire activit d'audit

** aprs la runion de clture

*** aprs rception des dernires remarques

Figure 4 : volution des KPI de 2013 2016.

0

20

40

60

80

100

120

2013 2014 2015 2016

Evolution des KPI (% de ralisation)

Ralisation du programme d' audit Runion de clture

Project de rapport (< 30 jours calendrier) Papport final (< 10 jours ouvrables)


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5.1.4. Conclusions principales des audits initiaux raliss par la cellule d'audit interne

Les audits de l'univers sectoriel (production d'aliments pour animaux, parcs gibier, ovins, caprins et cervids, secteur bovin, denres alimentaires dorigine non animale, commerce ambulant, plants de pommes de terre, contrles prrcoltes) dmontrent que le plan d'inspection et d'chantillonnage est excut conformment la lgislation et aux procdures en vigueur, ainsi qu' la norme ISO 17020. Les non-conformits constates font l'objet d'un suivi adquat. La gestion de certaines maladies animales, les informations relatives aux activits et au contrle, ainsi que le suivi des objectifs de contrle des oprateurs ambulants peuvent nanmoins tre amliors.

Les processus audits sont garantis et bien grs (contrles en dehors du plan de contrle, processus des amendes administratives, gestion d'une UPC, laboration et transposition de textes lgislatifs, collaboration avec le SPF conomie, communication interne et externe). Plusieurs processus et sous-processus doivent encore tre documents (p.ex. communication interne/externe). La documentation de certains processus doit tre revue et amliore (amendes administratives, veille documentaire). Les objectifs environnementaux doivent tre suivis par les UPC. Au niveau stratgique, lanalyse de risque, la description de certains objectifs ou de certaines actions lies (protocole SPF conomie, communication, veille documentaire) et lvaluation des projets lis aux alternatives aux amendes administratives, sont prvoir.

Les exigences ISO 17025 en matire de systme sont en gnral respectes par les laboratoires. Certains enregistrements peuvent nanmoins tre amliors (remplacements, dclarations de confidentialit, sous-traitance, donnes brutes).

Il ressort des audits de seconde partie (Dept. LV, SPW, SPF conomie, Cries) que les tches dlgues aux partenaires externes sont effectues correctement et ce, conformment aux modalits convenues.

Au total, le service d'audit interne a formul 74 non-conformits/recommandations6 de type B et 97 suggestions/points dattention (S). Aucune non-conformit de type A n'a t formule en 2016. La figure 5 ci-dessous illustre lvolution des diffrents types de recommandations/non-conformits et suggestions/points dattention formul(e)s depuis 2013.

6 Dans le courant de lanne 2016, suite une demande du management, le service daudit interne a formul des non-conformits en lieu et place de recommandations.


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Figure 5 : volution du nombre de recommandations et de suggestions/points dattention formul(e)s pour le service AI.

5.1.5. Rsultats des audits de suivi

Deux audits gnraux de suivi figuraient dans le programme daudit 2016 (services de lAdministrateur dlgu et de la DG Services gnraux). Les recommandations encore ouvertes au niveau des UPC et des laboratoires ont, si possible, t reprises dans le scope des audits initiaux.

Au total, 137 recommandations ont t values. Les recommandations dont la deadline prvue n'tait pas encore dpasse n'ont pas t prises en compte dans cette valuation. Les actions proposes ont t values tant du point de vue de leur efficacit que de leur efficience. Parmi toutes les recommandations values, 78 % ont pu tre cltures. Pour 15 d'entre elles (11%), l'action n'tait pas encore suffisamment ralise pour permettre de clturer la recommandation. Il ny avait pas de recommandations pour lesquelles aucune action n'avait encore t entreprise. En raison du fait que l'ancienne formulation n'tait plus en adquation avec la situation actuelle, 15 recommandations (11%) ont galement t reformules.

Figure 6 : Aperu des audits de suivi raliss en 2016

0

50

100

150

200

250

2013 2014 2015 2016

Evolution du nombre de recommandations/non-conformits et de suggestions/points

d'attention

REC/NC TYPE A REC/NC TYPE B Suggestions/Points d'attention

78%

11%

0% 11%Recommandationscltures

Recommandations en cours dexcution

Recommandationsouvertes

Recommandationsreformules


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5.1.6. Conclusions principales des audits raliss par la DG LABO

Au total, 83 non-conformits de type B ont t formules. Pour chaque anomalie constate requrant une mesure corrective et/ou prventive, l'auditeur interne de la DG LABO formule une recommandation (La DG LABO ne fait pas de suggestions lors de ses audits techniques). Les NC portaient essentiellement sur des documents qualit qui ntaient pas en ordre sur le plan textuel, des dossiers de validation qui ntaient pas tout fait en ordre sur le plan technique, des fiches de qualification/RAM incompltes, une mauvaise configuration du rapportage, des enregistrements incomplets,

Figure 7 : volution du nombre de recommandations et de suggestions/points dattention formul(e)s pour la DG LABO

5.1.7. Aperu des audits externes raliss en vue de la certification et de l'accrditation de l'AFSCA

Les efforts fournis dans le pass en vue de parvenir la certification ISO 9001 et d'obtenir les accrditations ISO 17020, ISO 17025 et ISO 17043 ont t poursuivis en 2016.

5.1.7.1. Audits ISO 9001 et ISO 17020

En 2016, dans le cadre de la recertification ISO 9001(incluant la transition vers version 2015 de la norme), le 1er audit du nouveau cycle a t effectu par Vinotte. cette occasion, les 5 laboratoires ont galement t intgrs dans le scope pour ce qui concerne la gestion des aspects environnementaux et des aspects lis la scurit. L'administration du FSC, 2 laboratoires et 4 UPC ont t audits et ce, sur une dure de 12 jours/homme. Aucune non-conformit n'a t constate. La conclusion gnrale est que l'AFSCA dispose d'un systme mature et structur de management de la qualit, avec une approche processus trs bien dveloppe. Plusieurs propositions damlioration ont t formules et ajoutes dans le tableau de bord de l'AFSCA.7

En mai 2016, BELAC a effectu le deuxime audit de surveillance de l'ISO 17020 (2e cycle d'accrditation). Le certificat sest vu prolong et restera valable jusque 2019, moyennant la ralisation des audits de suivi. Une non-conformit de type A a t constate au niveau de l'assignation et de lenregistrement des comptences de certains agents. Huit non-conformits de type B ont t constates, dont une au niveau du service daudit interne. Plusieurs rapports daudits internes effectus en 2015 ne comportaient pas de rfrence vers les exigences values de la norme ISO 17020. De plus, lors de la formulation de non-conformits, il ntait pas toujours renvoy aux exigences concernes de la norme. Les autres non-conformits portaient notamment sur lenregistrement des comptences, sur certains lments relatifs aux certificats dtalonnage, sur les

7 Parmi lesquelles : optimiser le systme ABS de l'audit interne, enregistrer dans le tableau de bord les suggestions formules par l'audit interne, suivre de manire centralise les tableaux de bord des UPC au moyen d'un outil central, viter les risques de confusion en utilisant la terminologie prvue.

0

50

100

150

200

250

2013 2014 2015 2016

Evolution du nombre de recommandations/non-conformits et

de suggestions/points d'attention

REC/NC TYPE A REC/NC TYPE B Suggestions/Points d'attention


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rapports dinspection et d'audit, les rcipients striles et certains lments relatifs la procdure de report d'une inspection en raison de circonstances familiales. Le plan daction pour ces non-conformits a t valid par BELAC.

5.1.7.2. Audits ISO 17025 et ISO 17043

En 2016, dans le cadre de l'audit de prolongation, 284 heures d'audit ont t prvues pour les dossiers 014-TEST, 014-CAL et 014-PT. Les 5 laboratoires ont t audits, de mme que l'administration centrale de la DG LABO. Six NC de type A et 60 de type B ont t formules. Les recommandations de type A concernaient l'absence d'un contrle de 3e ligne, un rapportage erron, le non-respect du planning daudit interne, des dossiers de validation qui ntaient pas tout fait en ordre sur le plan technique et le mauvais fonctionnement d'appareils. Les recommandations de type B portaient essentiellement sur des documents qualit qui ntaient pas en ordre sur le plan textuel, un suivi insuffisant du contrle de 1re ligne, des enregistrements incomplets,

5.2. Activits consultatives et devoirs d'enqute spcifiques

Le programme daudit 2016 ne prvoyait aucun audit consultatif ni audit de type fact finding .


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6. Suivi des plans d'action 6.1. Cellule d'audit interne

La dernire phase dans le processus d'audit est l'laboration d'un plan daction par les services audits, l'implmentation de ce plan d'action et son suivi par la cellule d'audit interne. Le plan daction mentionne les actions prventives et/ou correctives destines rpondre la constatation rapporte, ainsi que la personne responsable et la date limite d'implmentation. Aprs validation par la cellule d'audit interne, ces actions sont enregistres dans un tableau Excel afin de pouvoir en assurer le suivi.

Tableau 2 : Aperu des recommandations values, hors EMAS et DG LABO (en date du 31/03/2017)

Anne Nombre de recommandations

values

Encore valuer Cltures

En cours de

ralisation aprs suivi

Ouvertes aprs suivi Reformules

2007 119 112 0 0 7 0 2008 228 205 0 0 23 0 2009 295 260 4 2 29 0 2010 454 430 8 1 15 0 2011 510 470 13 2 21 4 2012 227 201 5 0 6 15 2013 212 141 20 1 8 42 2014 181 72 8 2 8 91 2015 130 18 4 0 0 108 2016 74 3 0 0 0 71 Total 2430 1912 62 8 117 331

% 78,7% 2,6% 0,3% 4,8% 13,6%

Depuis le lancement du service d'audit interne en 2007 jusqu'en 2016 (inclus), 2 396 recommandations ont t formules au total. Les chiffres du tableau 2 refltent la situation un moment ponctuel et tiennent uniquement compte des rsultats des audits de suivi. Vu qu'un audit gnral de suivi est ralis tous les deux ans dans chaque DG, il est possible que des actions aient t entreprises depuis ces audits de suivi mais que les recommandations n'aient pas encore t cltures officiellement par la cellule d'audit interne.

Sur les 2.430 recommandations formules, 331 d'entre elles (13,6%) doivent encore tre values au cours d'un audit de suivi. Seule une petite minorit des recommandations dj values ont le statut ouvertes aprs suivi (pour 0,3% d'entre elles, aucune action n'avait encore t entreprise) ou en cours de ralisation aprs suivi (pour 2,6% des recommandations, une premire bauche a t pose mais la mise en uvre n'tait pas encore suffisante).

6.2. DG LABO

La manire de grer les anomalies (valuations, plaintes, audits (internes),) constates par la DG LABO est dcrite dans la procdure Gestion des anomalies et mesures (2011/432/LAB). L'enregistrement, l'valuation (analyse causale, analyse d'impact), l'implmentation des mesures et l'valuation de leur efficacit se font au moyen de l'application Q-app. La DG LABO ne peut pour le moment pas encore donner de chiffres propos des NC ouvertes vu que cela doit encore fait lobjet de discussions avec les labos lors des revues de direction.


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7. Rapport du contrle interne

En 2016, lAFSCA a continu renforcer son systme de contrle interne en maintenant lacquis et en travaillant au dveloppement de nouveaux outils plus performants.

Les actions visant raliser les objectifs du business plan 2015-2017 ont t poursuivies par lintermdiaire de lensemble des processus et projets documents dans une banque de donnes centralise ( STROPS ). Un suivi rgulier de celles-ci a t organis dans chaque administration. Cet outil offre de belles perspectives pour lintgration du cycle objectifs processus risques mesures de contrle - indicateurs , qui seront dveloppes et implmentes en 2017, en prparation au nouveau business plan 2018-2020.

La recertification ISO 9001 en 2016, y compris la transition russie la nouvelle version de la norme publie en septembre 2015, a apport une nouvelle contribution au dploiement de lapproche processus et de la gestion des risques vu la place importante accorde ces matires dans la norme. Cette orientation accrot encore davantage la synergie existante entre la qualit et le contrle interne.

Le maintien de laccrditation ISO 17020 pour les contrles et la prolongation des accrditations ISO 17025 et ISO 17043 pour les analyses ont confirm le maintien du niveau lev dexigences de lAgence par rapport aux performances et la qualification du personnel dans ces domaines cls pour la ralisation de la mission de lAFSCA. Ces accrditations offrent aussi des garanties objectives sur la qualit du fonctionnement de lAFSCA, gages de confiance de la part des consommateurs, des oprateurs, des autorits publiques et des autres stakeholders, en Belgique ou ltranger.

Lattention la problmatique des rductions budgtaires et de personnel est reste fortement prsente en 2016 dans toutes les administrations, o laugmentation de lefficacit a t recherche systmatiquement. Des mesures rcurrentes de surveillance et de planification sont prises, dautre part, pour chercher matriser les impacts ventuels de ces restrictions sur le fonctionnement du core business afin de maintenir le niveau de scurit de la chane alimentaire, comme en tmoignent les rsultats des activits de contrle en 2015, prsents au Comit consultatif le 27/04/2016.


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8. Conclusion gnrale Le programme daudit 2016 a t men bien et les KPI prdfinis ont en grande partie t atteints. En 2016, le programme daudit de la DG LABO a t rationalis avec celui du service d'audit interne. Tous les audits de systme de la DG LABO ont t effectus par les auditeurs internes du service AIQP.

Les audits raliss mettent en vidence que les processus sont matriss et appliqus correctement par l'AFSCA.

Le service d'audit interne a lui-mme t soumis en 2016 une valuation externe par la Commission europenne (DG SANT) en vue dvaluer le systme mettant excution larticle 4, alina 6 du Rglement (CE) n 882/2004 (Systme national d'audit). La conclusion de la DG SANT tait que le systme d'audit mis en place, fond sur un programme daudit bas sur les risques, tait efficace et que les procdures ncessaires permettaient une mise en uvre efficace de ce programme.

Depuis dbut 2016, une enqute de satisfaction est adresse aux services audits une fois le plan daction soumis et valid. Les rsultats de cette enqute seront utiliss afin dencore amliorer le fonctionnement du service. Le nombre denqutes compltes et retournes tant encore limit au moment de la rdaction du prsent rapport annuel, le rapportage ce sujet sera fourni dans le rapport annuel 2017.

La cration du FAI en 2016 et l'intgration planifie de l'AFSCA au premier Janvier 2018 au service fdral d'audit interne (FAI) reprsentera un dfi pour l'anne venir.


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9. Abrviations ANT : Anvers AFMPS : Agence fdrale des Mdicaments et des Produits de Sant AFSCA : Agence fdrale pour la Scurit de la Chane alimentaire AIQP : Service Audit interne, Qualit et Prvention APFACA : Association professionnelle des fabricants d'aliments composs pour

animaux AR : Arrt royal B&CG : Budget et Contrle de Gestion BRU : Bruxelles BRW : Brabant wallon BTSF : Better Training For Safer Food CAAF : Comit daudit de l'Administration fdrale CAE : Chief Audit Executive (chef de la cellule d'audit interne) CDM : Vtrinaire charg de mission CEO : Chief Executive Officer CER : Centre dconomie Rurale, Marloie C/I : Contrleur / Inspecteur CONT : DG Contrle CRA-W : Centre wallon de Recherches agronomiques CRIOC : Centre de recherche et d'information des organisations de consommateurs Dept.LV : Departement Landbouw & Visserij DG : Directeur gnral ou Direction gnrale EMAS : Environmental Management and Audit Scheme ETP : quivalent temps plein FAI : Service fdral d'Audit interne FLVVG : Laboratoire fdral pour la Scurit alimentaire, Gentbrugge FLVVM : Laboratoire fdral pour la Scurit alimentaire, Melle FLVVT : Laboratoire fdral pour la Scurit alimentaire, Tervuren FWA : Fdration wallonne de lAgriculture HAI : Hainaut IFA : Institut de Formation de l'Administration fdrale IIA : Institut des auditeurs internes ISP : Institut scientifique de Sant publique KPI : Key Performance Indicator (indicateur cl de performance) LFSAGx : Laboratoire fdral pour la Scurit alimentaire, Gembloux LFSAL : Laboratoire fdral pour la Scurit alimentaire, Lige (Wandre) LIE : Lige LIM : Limbourg LUX : Luxembourg NAM : Namur NC : Non-conformit OAV : Office alimentaire et vtrinaire (Food and Veterinary Office) OCI : Organisme de certification et d'inspection OVL : Flandre orientale P&O : Personnel et Organisation PCCB : Politique de Contrle Controlebeleid PIF : Poste dinspection frontalier RAI : Responsable de l'audit interne REOC : Association belge de recherche et d'expertise des organisations de

consommateurs SPF : Service public fdral SPSCAE : Sant publique, Scurit de la Chane alimentaire et Environnement UE : Union europenne UNE : Unit nationale dEnqute UPC : Unit provinciale de Contrle VBR : Brabant flamand WVL : Flandre occidentale


10. Annexe 1 : Programme daudit 2016 (AIQP)

N Type daudit Entit Audits (scope) FR Qui Nombre de

recommandations et de suggestions

AIQP 2016-01 Audit de suivi SGAD Audit gnral de suivi AIQP -

AIQP 2016-02 Audit de suivi ADGB Audit gnral de suivi AIQP 2 NC B

AIQP 2016-03 Oprationnel PCE WVL CONT > PRI + TRA PCCB > S1, S2

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des contrles lis la production la ferme daliments pour animaux et leur utilisation. Ceci concerne notamment les mlanges raliss en ferme et les aliments mdicamenteux utiliss chez les dtenteurs danimaux de production.

AIQP

2 NC B 1 suggestion

AIQP 2016-04 Oprationnel UPC LIE CONT > PRI PCCB > S2

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des contrles lis la dtention danimaux dans les parcs gibier et la dtention dovins, de caprins et de cervids.

AIQP 6 NC B

9 suggestions

AIQP 2016-05 Oprationnel UPC HAI CONT > IEC PCCB > S4

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des certifications dans le cadre des changes intracommunautaires et des exportations vers des pays tiers. Ceci concerne les certifications effectues sur tous les produits et dans tous les secteurs de lUPC, tant par les C/I que par les CDM.

AIQP

Annul

AIQP 2016-06 Oprationnel

UPC LUX Le scope de la mission est l'encadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi (1) des contrles lis la dtention de bovins et (2) de la dlgation l'ARSIA de certaines activits dans le cadre de l'identification et de l'enregistrement des bovins.

AIQP

5 NC B 6 suggestions


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PCE ANT Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des contrles lis la fabrication de denres alimentaires d'origine non animale.

AIQP

5 suggestions

AIQP 2016-08 Oprationnel Drogation/ seconde partie

UPC BRW Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des contrles dans le secteur professionnel des vendeurs ambulants de denres alimentaires. Ceci concerne tant les contrles sur le lieu de vente que sur le lieu dtablissement.

AIQP



SGAD > ABAA SGAD > FIN ADGB > COMM

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi (1) des propositions damendes administratives ou des alternatives possibles, (2) du paiement des amendes, (3) des relations avec la justice dans le cadre des mesures prises la suite de contrles dfavorables.

AIQP



UPC NAM CONT > AC ADGB > COMM PCCB > S3 LABO (AC)

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des contrles en dehors du plan de contrle en relation avec les RASFF, les plaintes des consommateurs et les TIA / TIAC.

AIQP


AIQP 2016-11 Oprationnel Audit de suivi

PCE ANT PCE LIM PCE WVL CONT > PRI PCCB > S1 Veiling Belorta Veiling Hoogstraten Veiling LTV Reo-veiling

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des contrles prrcolte raliss par les organismes de contrle, les organisations de producteurs et lAFSCA. Ceci concerne galement lagrment des organismes de contrle et des organisations de producteurs.

AIQP



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PCE OVL PCE VBR

Le scope de la mission est la gestion dune UPC en ce qui concerne notamment le personnel et la communication, le budget, le btiment, les objectifs et le management de la qualit, la gestion de crise, et le fonctionnement gnral.

AIQP



PCCB SGAD > SJJD

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi de la veille rglementaire, de la rdaction et de la transposition des textes lgaux, et de la collaboration au niveau europen dans ce cadre.

AIQP 7 NC B

1 suggestion

AIQP 2016-14 Oprationnel CONT > UNE ADGB > COMM PCCB > S6, S2, S3 CONT > AC SPF conomie

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des protocoles et accords conclus entre lAFSCA et le SPF conomie, et notamment ce qui concerne les changes dinformations, la collaboration sur le terrain et les plateformes de collaboration.

AIQP


AIQP 2016-15 Oprationnel UPC BRU CONT > AER Commissions de recours

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi des sanctions administratives ayant pour rsultat la suspension ou le retrait des agrments et autorisations des oprateurs. Ceci concerne aussi le fonctionnement des commissions de recours dans ce cadre.

AIQP

Annul

AIQP 2016-16 Oprationnel ADGB > COMM PCCB CONT LABO SGAD

Le scope de la mission est lencadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi de la communication interne et externe. Ceci concerne notamment la participation aux vnements et foires, la gestion des mdias sociaux, les communiqus de presse, la communication de crise, lInternet destin aux consommateurs et certaines activits de la cellule de vulgarisation.

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AIQP 2016-17 Oprationnel LFSAL LABO + (AC) AIS

Le scope de la mission est la gestion dun laboratoire en ce qui concerne notamment le dispatching et la manipulation des chantillons, le personnel et la communication, le budget, le btiment, les objectifs et le management de la qualit, les plaintes, et le fonctionnement gnral.

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4 NC B

AIQP 2016-18 Oprationnel FLVVG Le scope de la mission est la gestion dun laboratoire en ce qui concerne notamment le dispatching et la manipulation des chantillons, le personnel et la communication, le budget, le btiment, les objectifs et le management de la qualit, les plaintes, et le fonctionnement gnral.

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LFSAGx Le scope de la mission est la gestion dun laboratoire en ce qui concerne notamment le dispatching et la manipulation des chantillons, le personnel et la communication, le budget, le btiment, les objectifs et le management de la qualit, les plaintes, et le fonctionnement gnral.

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AIQP 2016-20 Oprationnel FLVVT Le scope de la mission est la gestion dun laboratoire en ce qui concerne notamment le dispatching et la manipulation des chantillons, le personnel et la communication, le budget, le btiment, les objectifs et le management de la qualit, les plaintes, et le fonctionnement gnral.

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1 NC B

AIQP 2016-21 Oprationnel FLVVM Le scope de la mission est la gestion dun laboratoire en ce qui concerne notamment le dispatching et la manipulation des chantillons, le personnel et la communication, le budget, le btiment, les objectifs et le management de la qualit, les plaintes, et le fonctionnement gnral.

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1 NC B 1 suggestion

AIQP 2016-22 RW DGARNE ALV PCCB > S1

Le scope de la mission est l'encadrement, l'organisation, la ralisation et le suivi de la dlgation aux Rgions des contrles lis la production des plants de pommes de terre.

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1. Avant-propos2. Dfinition, mission et objectifs de laudit interne2.1. Dfinition2.2. Mission et objectifs

3. Acteurs du processus d'audit interne3.1. Le Comit daudit de lAdministration fdrale (CAAF)3.2. Le Service fdral d'audit interne (FAI)3.3. Le Comit d'audit de l'AFSCA3.4. La cellule d'audit interne3.5. Les experts techniques3.6. Les audits internes techniques de la DG LABO3.7. La DG SANT Unit F (Health and Food audits and analysis) en tant quacteur europen3.8. Autres acteurs nationaux3.9. Cour des Comptes

4. Organisation de la cellule d'audit interne4.1. Structure et budget4.2. Fonctionnement de la cellule d'audit interne4.2.1. Profil de fonction et valuation4.2.2. Formation4.2.3. Outils de support pour laudit4.2.4. Rapportage des activits4.2.5. Amlioration continue4.2.6. Fonctionnement dans le contexte national4.2.7. Fonctionnement dans le contexte europen

5. Aperu des activits d'audit interne en 20165.1. Activits gnratrices d'assurance5.1.1. laboration du programme daudit 20165.1.2. Ralisation du programme daudit 20165.1.3. Objectifs et KPI de la cellule d'audit interne5.1.4. Conclusions principales des audits initiaux raliss par la cellule d'audit interne5.1.5. Rsultats des audits de suivi5.1.6. Conclusions principales des audits raliss par la DG LABO5.1.7. Aperu des audits externes raliss en vue de la certification et de l'accrditation de l'AFSCA5.1.7.1. Audits ISO 9001 et ISO 170205.1.7.2. Audits ISO 17025 et ISO 17043

5.2. Activits consultatives et devoirs d'enqute spcifiques

6. Suivi des plans d'action6.1. Cellule d'audit interne6.2. DG LABO

7. Rapport du contrle interne8. Conclusion gnrale9. Abrviations10. Annexe 1 : Programme daudit 2016 (AIQP)

rapport annuel de l’audit interne activités 2016 comité d ... · rapport annuel 2016 - audit...

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