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Association des Œuvres Sociales de l’Office National Interprofessionnel des céréales et des légumineuses

RAPPORT D’AUDIT

INTERNE -EXCERCICE 2013-Version définitive

RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE L’AOS

RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE L’AOS EXCERCICE 2013

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION 4

I. PRESENTATION DE LA MISSION 4

1. CONTEXTE DE LA MISSION 4

2. OBJECTIF DE LA MISSION 5

3. OBJET DE LA MISSION D’AUDIT 5

4. REFERENCES REGLEMENTAIRES DE LA MISSION 6

5. METHODOLOGIE DE TRAVAIL 6

II. SYNTHESE DES TRAVAUX 8

1. PRESENTATION DES MARCHES ET DES BONS DE COMMANDES 8

2.ANALYSE GRAPHIQUE DES DEPENSES ET DES RECETTES 10

3. POINTS FORTS SOULEVES 12

4.MATRICE DE RECOMMANDATION 14

CONCLUSION 21

PLAN D’ACTION PROPOSÉ 22

Version provisoire - Octobre 2014- 2


RAPPORT DES CHARGES DE MISSION D’AUDIT INTERNE

EXERCICE DU

1 ER JANVIER AU 31 DECEMBRE 2013

Conformément à la mission qui nous a été confiée par l’Association des œuvres sociales de l’ONICL (AOS-ONICL), nous avons procédé à l’Audit interne du système de contrôle interne au titre de l’exercice 2013 selon les normes de la Profession.

Nous attirons votre attention sur le fait que cette mission a été effectuée dans un délai insuffisant, mais nous estimons que nous avons abordé l’ensemble des points liés au fonctionnement du processus de gestion des dépenses et des recettes.

Nous tenons à apprécier la forte collaboration du bureau de l’association, qui n’a pas hésité à consacrer son temps pour répondre à nos interrogations et les entretiens menés nous ont permis de mieux appréhender l’activité audité de l’AOS et de mieux identifier les risques y associés .

On a pu également accéder à tous les documents demandés. La mission s’est déroulé dans un climat de confiance entre les auditeurs et les audités.

Nous estimons que ce rapport répond aux attentes des organes administratifs et des adhérents de l’Association, apporte les propositions et recommandations nécessaires à valider par les structures concernées et contribue à l’efficacité continue du système de contrôle interne de l’Association des œuvres sociales de l’ONICL.


Al Mostafa RAJALIChargé de la mission d’Audit

Interne AOS ONICL

Khalifa HMIDDOUCHEChargé de la mission d’Audit

Interne AOS ONICL


INTRODUCTION

Dans le cadre de l’exécution de la mission d’audit interne de l’association de l’ONICL, l’équipe des auditeurs a élaboré le présent rapport pour récapituler les différentes étapes de la mission, rassembler les divers constats relevés et dégager un ensemble de recommandations ciblées visant à améliorer le fonctionnement du système de contrôle interne.

Cette mission a été effectuée conformément aux normes d’Audit Interne qui garantissent l’intégrité et l’objectivité des travaux.

I. PRESENTATION DE LA MISSION

1. CONTEXTE DE LA MISSION

Conscient des enjeux financiers, opérationnels et réglementaires auxquels l’association est confronté, l’AOS ONICL nous a été proposé de faire un audit interne afin d’évaluer le cadre organisationnel, d’examiner le niveau de sécurité du contrôle interne et d’assurer le respect de la réglementation en vigueur.

Il est à rappeler que L’Association des Œuvres Sociales « AOS » de l’ONICL a été créée en Septembre 2009, et s’est fixée comme objectifs de:

1. Représenter et défendre les intérêts sociaux de ses adhérents ;2. Créer un climat social et culturel propice à la consolidation des liens de solidarité, d’amitié et

de fraternité entre ses adhérents ;3. Organiser des activités socioculturelles et sportives pour les adhérents et leurs enfants

(conférences, colloques, séminaires, voyages, excursions, tournois sportifs, colonie de vacances, fête d’achoura…)

4. Réaliser des projets et œuvres sociales à l’instar de : centres d’estivage, infirmerie, club de sport;

5. Agir en vue de tisser des liens de coopération avec d’autres associations et organismes à même vocation



2. OBJECTIF DE LA MISSION L’objectif de cette mission d’audit est double :

a- évaluer et apprécier le degré de maîtrise des risques de la structure à travers sa politique de contrôle interne et ce, en vérifiant :

: -La régularité et la conformité du processus de gestion des recettes et des dépenses par rapport aux lois et règlements en vigueur ;

-La séparation des fonctions des membres du bureau de l’AOS;

-l’utilisation efficiente des ressources.

-b Proposer des mesures d’amélioration réalistes et opérationnelles à travers

: -l’élaboration d’une matrice des recommandations renseignée par les constats et problèmes soulevés, les risques encourus et le plan d’action de la structure concernée pour atténuer les risques.

3. OBJET DE LA MISSION D’AUDIT

Type d’audit : Audit de régularité et de conformité

Domaine : : Exercice 2013.

Date de début de la mission : 15 Aout 2014

Date de fin de la mission : 28 Septembre 2014.

Sujets audités : les dépenses et recettes relatives à l’exercice 2013

Entité auditée : L’Association des Œuvres Sociales (AOS)

But : évaluer les risques juridiques et opérationnels liés au contrôle interne.

Moyen : Analyser le processus de gestion de l’AOS.

Equipe d’audit : - M. Al Mostafa RAJALI

- M. Khalifa HMIDDOUCH.

Destinataires : - Direction générale

- Le bureau de l’AOS.

- Adhérents de l’AOS



4. REFERENCES REGLEMENTAIRES

1- Convention cadre entre l’AOS et l’ONICL2- LOI 75-00, modifiant et complétant le dahir n°158-376 du 03 joumada I 1378(15 novembre

1958) règlementant le droit des associations 3- LOI 62-99 , formant le code de juridiction comptable et financiére 4- Circulaire n°07/2003, du 27/06/2003, partenariat entre l’Etat et les Associations5- Arrêté du ministre chargé des finances du 31 Janvier 1959 portant sur les conditions

d’organisation financière et comptable des associations subventionnées périodiquement par une collectivité publique

6- Règlement du 20 mars 2009 des marchés de l’ONICL fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l’ONICL ainsi que certaines regles relatives à leur gestions

7- Plan comptable des associations au Maroc, Conseil national de la comptabilité marocaine8- Code général de normalisation comptable 9- Les procedures internes: Gestion des deplacements, gestion des courriers, gestion des

engagement liquidation et paiement, gestion des aides secours, gestions des opérations de l’estivage, gestion OMRA, gestion des prets immobiliers, gestion des immobilisations, mise à jours du site web, gestion assurance maladie complementaire, aide funerailles, frais scolaires, aide pelerinage

10- Fiche d’organisation de travail au niveau du bureau de l’AOS 11- Statut et Reglement interne de l’Association 12- Budget de l’Association 2013

5. METHODOLOGIE DE TRAVAIL

a- Documents examinés lors de l’audit interne 1- La situation des paiements des depenses budgétaire et comptable de l’exercice 20132- Les pièces justificatives des dépenses et des recettes de l’excercice 20133- PV des réunions du bureau de l’Association 4- Procedures internes de gestion des depenses et des recettes 5- PV des reunions de l’Assemblée general de l’AOS ONICL6- Situation des recettes du régisseur des recettes du centre socio éducatif d’Ifrane7- Situation des cotisations des adherents de l’excercice 2013

b- Travaux effectués :1- Prise de connaissance du cadre réglementaire des associations et de la procédure de

gestion des dépenses et des recettes budgetaires .2- Tenue de la réunion d’ouverture des travaux de la mission et de présentation de l’équipe

d’audit ;3- Identification du référentiel de base servant au fonctionnement de l’Association et

l’établissement du plan d’approche ;4- Détermination des points forts et des points faibles du processus ;5- vérification des documents relatifs aux dossiers audités selon le programme de

vérification;



6- interviews du personnel concerné par le processus de gestion des dépenses et des recettes ;

7- Constitution d’une base de données propre à l’equipe d’audit pour délimiter les zones à risques habituels ou éventuels du contrôle interne ;

8- Elaboration d’une matrice de vérification de la régularité et de la conformité des documents ;

9- Elaboration des tests de conformité des documents au règlement des marchés;10- Elaboration les FRAP pour les dysfonctionnements détectés;11- Appréciation du niveau du risque pour chaque dysfonctionnement ;12- Rédaction du rapport de synthèse et proposition des recommandations



II. SYNTHESE DES TRAVAUX

1. Présentation des marchés et des bons de commandes

a- Opérations passées par voie de bon de commande :

Les bons de commandes passés au titre de l’exercice 2013 sont au nombre de vingt dont le détail est comme suit :

BC N° DATE FOURNISSEUR OBJET MONTANT D_PAIEMENTN°1 09/01/13 RELAIS RAS EL MAA Gasoil et gaz Butane 14 110,00 05/02/13N°2 07/03/13 AU FOURS Réception du 08 mars 6 600,00 08/03/13N°3 07/03/13 KHAOULA FLEURS Fleurs du 08 mars 3 450,00 08/03/13N°4 14/03/13 LOCAMED Matériel médical 18 105,59 Bon

PharmaceutiqueN°5 21/03/13 BOUTAYNA TRAITEUR Réception AG 22_03_2013 1 600,00 12/04/13N°6 21/03/13 CARREFFOUR TECHNOLOGIE Achat rubans pour cartes

adhérents3 840,00 01/07/13

N°7 21/03/13 ISO EDIT Totem 19 800,00 07/08/13N°8 02/05/13 DEVALCOM Site Web 19 000,00 07/08/13N°9 06/06/13 L.G.D.S Réfection piscine Ifrane 18 200,00 12/11/13N°10 06/06/13 NAHDI HAMID Réfection centre Ifrane 108 455,28 12/09/13N°11 14/06/13 Ets EL MESSOUAB Réception retraités

(cadeaux)9 750,00 12/07/13

N°12 15/06/13 Sté AFRAH MABROUK Réception retraités 10 800,00 09/07/13N°13 21/06/13 RELAIS RAS EL MAA Gasoil Ifrane 24 900,00 09/07/13N°14 01/07/13 DESERT MULTISERVICES Entretien et gardiennage

d'Ifrane13 920,00 03/02/14

N°15 19/07/13 RELAIS RAS EL MAA Gaz Butane 1 660,00 11/09/13N°16 07/11/13 BOUTAYNA TRAITEUR Réception AG 08_11_2013 3 000,00 12/11/13N°17 08/11/13 GUERICH HAMID bois chauffage Ifrane 28 080,00 03/12/13N°18 21/11/13 ASSOCIATION NAHDAT LHAY Achoura 2013 14 570,00 10/12/13N°19 17/12/13 FRIG CHOK EQUIPEMENT Hotte extraction 100 200,00 10/04/14

429 730,87

Deux bons de commande (2) qui dépassent le seuil de 100 000 dhs, ont été engagés au titre de l’exercice 2013 , concernent essentiellement l’agencement et aménagement du cafeteria qui a été réglé au titre de l’exercice 2014 pour un montant de 100 200 ,00 DH et du centre socio éducatif d’Ifrane qui a été réglé au titre de l’exercice 2013 pour un montant de 108 455,28 DH ;

Deux bons de commande (2) qui dépassent le seuil de 20 000 dhs, ont été engagé et réglé au titre de l’exercice 2013, concernent essentiellement le Gasoil pour un montant de 24 900,00dhs et le bois pour chauffage du centre d’Ifrane ;



L’engagement de quinze bons de commande pour un seuil qui ne dépassent pas 20 000, DH, quatorze bons de commande qui sont réglés dans le même exercice et un seul bon de commande qu’est réglé au titre de l’exercice 2014 ;

b- Opérations passées par voie d’appel d’offre

les marchés engagés au titre de l’exercice 2013 :

Il s’agit de trois (3) marchés conclus pour un montant de 879 516,00 Dhs suite au lancement de 3 appels d’offres dont un seul marché qui a été achevé partiellement et réglé dans le même exercice et pour le premier paiement des autres marchés a été effectué au titre de l’exercice 2014 :

Marche n°01/2013 Marche n°02/2013 Marche n°03/2013Objet PRESTATIONS D'ACCUEIL, DE

GARDINAGE DE SURVEILLANCE ET DE SECURITE DES LOCAUX DU CENTRE SOCIOEDUCATIF ET DES ANCIENS CHALETS A IFRANE

L'ACQUISITION DES EQUIPEMENTS POUR LE COMPTE DE L'ASSOCIATION DESŒUVRES SOCIALES DE L'ONICL (AOS-ONICL)

TRAVAUX DE NETTOYAGE, DE PROPRETE ET D'HYGIENE ET D'ENTRETIEN DES ESPACES VERTS ET DE LA PISCINE DES LOCAUX DU CENTRE SOCIOEDUCATIF ET DES ANCIENS CHALETS A IFRANE

Montant (412.128,00) (233 868,00) (233.520,00)Type de marché LOT UNIQUE LOT UNIQUE LOT UNIQUEMode de passation appel d'offres ouvert appel d'offres ouvert appel d'offres ouvertSoumissionnaires - SOGESMI NET

- SNJH- ACTIVEILLE- VIP BLADI- MARJANE NET- SOGEGAR

- Sté GEKA EQUIPEMENT- COMPTOIR DARY EQUIPEMENT

- SOGESMI NET- NEWVERA

Date d’ouverture des plis

24/06/2013 02/07/2013 31/07/2013

Date de jugement 26/06/2013 09/07/2013 31/07/2013Attributaire La SOCIETE SERVICES

NOUVEAUX J H «NJH » SARL. au capital de 700.000,00Dhs ayant le siège social à MaJ!ka KM 14 Route de KENITRA- SALE,

La société COMPTOIR DARY EQUIPEMENT, au capital de 100.000,00 Dhs ayant le siège social à 190, Avenue Hassan II, Rabat,

La Société SOGESMI NET, ayant le siège social au 253 bis, Guich LOUDAYA, Témara

1ier paiement 103 032,00 le 12/11/2013

217 497,24 DH LE 03/02/2014

52 680,00 le 11/03/2014

2ième paiement 103 032,00 le 05/05/2014

Non encore réglé 39 960,00 le 26/03/2014



les marchés antérieurs à 2013, mais achevés et réglés au titre du même exercice :

DATE Rubrique

N° règlement

Montant BENEFICIAIRE Nature Prestations EMARGEMENT

8/04/2013 612631 VIR 26 128 880,00 SOGESMI GARDIENNAGE 1 TR/2013

9/04/2013

18/03/2013 612631 VIR 24 128 880,00 SOGESMI GARDIENNAGE 4 TR/2012

20/03/2013

12/11/2013 612631 VIR 78 128 880,00 SOGESMI GARDIENNAGE 2TR/2013

13/11/2013

2. Analyse graphique des dépenses et des recettes 2013

a- Les dépenses réalisées en 2013

Le graphique ci-dessus, représente les principaux indicateurs budgétaires de l’exercice 2013 :

L’analyse graphique des dépenses budgétaires exécutées au titre de l’exercice 2013 qui s’élèvent à 2 814 246,23 DH, montre que les postes budgétaires qui consomment plus de fonds, se présentent comme suit :

les dépenses de gardiennages représentent 17% du total des dépenses exécutés (soit un montant de 489 672 DH) ;

la location des chalets d’estivage représente 17 % du total des dépenses exécutés (soit un montant de 473 120,00 DH) ;

l’eau et l’électricité représentent 14% du total des dépenses exécutées (soit un montant 392 793 DH) ;

Equipement du centre socio éducatif et des anciens chalets, représentent 9% du total des dépenses exécutées (soit un montant de 258 603,08 );



la variation entre la situation des dépenses exécutées au titre de l’exercice 2012 et 2013 comme le montre le tableau ci-dessus, marque une baisse de 10% sur le total des dépenses exécutées, pour la colonie des vacances, marque également une baisse de 6% sur le total des dépenses exécutées et une augmentation de 7% pour l’équipement du centre et les anciens chalets d’estivage.


Tableau n° 1 : Variations des dépenses exécutées entre l’exercice 2012 et 2013

LIBELLE 2012 structure 12 %

2013 structure 13%

Variation

GARDIENNAGE 684 720,00 28% 489 672,00 17% -10% COLONIE DES VACANCES 291 030,24 12% 167 520,00 6% -6%

RECEPTION 79 220,60 3,19% 50 570,00 2% -1%

PÉLÉRINAGE 180 000,00 7% 175 600,00 6% -1%

AIDE AID AL ADHA 88 600,00 4% 78 000,00 3% -1%

ACTIONS MEDICALES 14 120,00 1% 834,92 0% -1%

AVANCE OMRA 12 000,00 0% - 0% 0%

INDEMNITE KILOMETRIQUE 18 416,00 1% 9 656,00 0% 0%

AIDE SCOLAIRE 128 400,00 5% 137 200,00 5% 0%

ACHOURA 18 200,00 1% 16 800,00 1% 0%

FRAIS DE DEPLACEMENT 9 550,00 0% 9 100,00 0% 0%

FRAIS DE TRANSPORT 575,00 0% 260,00 0% 0%

SERVICES BANCAIRES 10,00 0% 29,00 0% 0%

ANNONCES ET INSERTIONS 7 800,00 0% 9 600,00 0% 0%

FOURNITURE DE BUREAU ET D'INFORMATIQUE

0% 3 840,00 0% 0%

AUTRES CHARGES A REPARTIR

0% 19 000,00 1% 1%

PUBL.PUBLICATION ET RELAT.PUBLIQ

- 0% 19 800,00 1% 1%

OMRA - 0% 20 000,00 1% 1%

REMUNERATION D'INTERMEDIAIRES ET

HONORAIRES

91 357,13 4% 125 142,84 4% 1%

CHAUFFAGE ET COMBUSTIBLES

41 090,00 2% 68 750,00 2% 1%

AIDES AUX FUNÉRAILLES 60 000,00 2% 97 000,00 3% 1%

LOCATIONS DES CHALETS D'ESTIVAGE

391 600,00 16% 473 120,00 17% 1%

ASSURANCES 1 529,80 0% 64 699,40 2% 2%

EAU ET ELECTRICITE 271 590,60 11% 392 793,71 14% 3%

ENTRETIEN ET REPARATION DES CHALETS D'ESTIVAGE

33 152,00 1% 126 655,28 5% 3%

EQUIPEMENT DU CENTRE ET DES ANCIENS CHALETS

63 828,00 3% 258 603,08 9% 7%

2 486 789,37 2 814 246,23


Les recettes réalisées en 2013 :

L’examen des recettes de l’exercice 2013, montre que la principale ressource financière se trouve au niveau de la contribution accordée par l’ONICL à l’Association des Œuvres sociales soit un taux de 86% en 2012 et 55% en 2013 et en contre partie une augmentation de 24% des locations divers reçus et également une augmentation de 7 % des cotisations des adhérents, le tableau ci dessus présente de manière détaillé les recettes réalisées:

LIBELLE RECETTE 13 %13 RECETTE 12 %12 Var 13/12COTISATION RETRAITE 24 009,00 1,32% 22 350,00 0,63% 0,69%

COTISATION PERSONNEL PERMANANT

263 052,00* 14,49% 269 758,00 7,59% 6,90%

LOCATIONS DIVERSES RECUES 528 758,81 29,12% 184 350,00 5,18% 23,94%

CONTRIBUTION ONICL 1 000 000,00 55,07% 3 080 000,00 86,60% -31,53%

TOTAL 1 815 819,81 100% 3 556 458,00 100% (*) Cotisations de 259 adhérents au lieu de 270 employés au sein l’ONICL

Le total des cotisations des adhérents représente la sommation des versements mensuels effectués par l’ONICL au profil de l’association pour la période allant du 01/01/2013 au 31/12/2013 :

Cotisations mensuelles de l’année 2013 sont totalement versées, pour deux cent quarante quatre (244) adhérents ;

Cotisations mensuelles de l’année 2013 sont partiellement versées, pour quinze (15) adhérents, et que cette situation s’explique par le départ à la retraite, (11 adhérents) le décès (1 adhérent), la mise en disponibilité (1 adhérent) et la démission (2 adhérents)

3. Points forts soulevés

AU NIVEAU STRATÉGIQUE : APPRÉCIATION GÉNÉRALE

cette mission nous a permis de relever un ensemble de point fort dont les plus importants sont

: - Le respect de l’objet social ;

- La présence des procédures internes claire et transparente ;

- l’existence des documents justificatifs des dépenses et des recettes;

- La collaboration des membres avec l’équipe des auditeurs ;

Au niveau de la séparation des fonctions on a constaté le

- Respect du principe de la séparation des fonctions d’exécution, de contrôle et d’autorisation



AU NIVEAU OPÉRATIONNEL : CYCLE DE GESTION DES DÉPENSES ET DES RECETTES

Cycle Structure auditée Points fortsGestion administrative

Service des œuvres sociales

- Le service des œuvres sociales de l’ONICL porte un grand intérêt à l’amélioration du processus du contrôle interne et fait preuve d’une forte implication ;

Engagement Bureau de l’AOS - L’existence des pièces justificatives attestant l’engagement de la dépense

- L’existence de tous les PV de réunion du bureau de l’AOS

Liquidation Secrétariat générale

- Absence d’une double liquidation - Suivi rigoureux dans le traitement des dossiers

Paiement Trésorerie - Le suivi de la situation de trésorerie est assuré- L’existence d’un rapprochement bancaire

mensuelle- Les paiements examinés n’excèdent pas les

crédits engagés- Les dépenses ont été engagées dans la limite des

crédits autorisés globalement- L’existence des pièces justificatives attestant le

paiement des dépenses


4- Matrice de recommandation

Objet Faits Risques Recommandation Réponses

1* Passation des marchés (Bon de commande)

Certains bons de commandes ne déterminent pas le cas échéant le délai d'exécution ou la date de livraison et les conditions de garanties nécessaires

Risque de non-conformité lié aux dispositions réglementaires du règlement et passation des marchés de l’ONICL (l’article 75)

Concevoir un modèle standard qui prévoit le délai d'exécution ou la date de livraison et les conditions de garanties nécessaires

Concevoir un règlement de passation qui décrit les règles de gestion des marchés propres à l’AOS

L’AOS a déjà prévu un modèle de bon de commande qui prendra compte des mentions obligatoires et nécessaires.

L’AOS a effectivement inclut parmi ses projets les plus urgent : la conception d’un règlement des marchés propre à l’AOS.

2* La discipline comptable et budgétaire (Procédure d’engagement)

l’autorisation budgétaire n’est pas matérialisée par une fiche d’engagement pour l’ensemble des opérations passées

la case réservée pour le visa trésorier (montant, compte budgétaire, visa) n’est pas établie de manière régulière sur l’ensemble des opérations passées par voie de bon de commande

Non respect de la procédure interne d’engagement des dépenses

Risque d’engager une dépense sur un compte non autorisé

Etablir une fiche d’imputation budgétaire pour l’ensemble des d’engagements budgétaires et comptables.

Observation retenue pour 2013, mais mise déjà en

application depuis janvier 2014.

3* Passation des marchés (nomenclature des pièces justificatives

Les bons ou PV de réceptions des opérations passées par voie de bon de commande ne sont signés que par des membres de la commission désignée par le bureau de l’AOS, sachant que les bons et PV de réception doivent être signés par le représentant légal ou de son délégataire

Non conformité avec la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat (arrêté 2012)

Designer des membres habilités à signer les PV ou bons de réceptions au nom du président de l’AOS et par délégation

Conformément à la procédure de dépenses de l’AOS, la commission de réception est désigné par le bureau de l’AOS.


4* Passation des marches (commission des bons de commande)

Pour les opérations passées par voie de bon de commande, le président au sein la commission n’est pas nommé, sachant que la procédure interne prévoit la nomination du président de la commission pour prononcer la réception et en cas de son absence, il y a lieu de désigner le suppléant

Non conformité avec la procédure interne d'engagement, liquidation et paiement

Désigner le président de la commission et de son suppléant en cas d’absence

Observation retenue. Le président sera désigné dans les PV du bureau de l’AOS dorénavant.

5* Passation des marches (Bon de commande)

paiement d’une opération de bon de commande, qui dépasse le seuil de 20 000DH, sans faire appel à la concurrence (Réf. dossier : STE RELAIS RAS AL MA, VB N° 50 DU 09/07/2013, Montant 29400, compte budgétaire 612513)

Liquidation et paiement d’une opération passée par voie de bon de commande, qui dépasse 20 000 dhs avec deux devis contradictoires (Réf. dossier : STE GUERRICH, VB 97 DU 31122013, Montant 28080 dhs, compte budgétaire : 612513)

Non respect de l'article 75 du règlement des marchés de l'ONICL 2009

Etablissement d’une note de présentation qui démontre les raisons de passation des BC sans faire appel à la concurrence

- comme dans les autres cas d’achat par marché ou bons de commande, l’AOS fait toujours appel à la concurrence. Or, la spécificité pour ce Bon de Commande c’est qu’ il n’y a pas de concurrents pour la marchandise demandée dans le lieu demandé. Ceci est démontré dans une note explicative qui est jointe au dossier de paiement.

- le PV de la commission d’ouverture des plis explique bien que la procédure réglementaire a été respectée et que la demande de prix a été envoyée à tous les fournisseurs de la ville et qui sont au nombre de 3, mais 2 concurrents seulement, ont répondu.

6* Organisation comptable et financière (situation budgétaire des recettes du trésorier

le compte budgétaire saisie au niveau du bon de commande n°10, MT 19 800 dhs (2358001) et le compte de la situation budgétaire au 31-12-2013 (6144001) ne sont pas conformes (Réf. dossier : STE :

l'exécution d'un virement sur un compte non-conforme au compte d'engagement

Mettre en place une fiche d’imputation pour éviter le risque d’une dépense sur un compte non autorisé

Observation retenue. Il s’agit d’une erreur.



et du régisseur) IZO EDIT, VB 56 DU 07/08/2013, Mt 19 800 dhs, compte budgétaire : 614400)

7* Passation des marchés (Bon de commande)

un support en langue arabe prévu au niveau des spécifications techniques d’un bon de commande et ne figure pas au niveau des livrables (Réf dossier : STE DEVALICOM, VB 57 DU 07082013, Mt 19 000, compte budgétaire 212800)

Non respect des spécifications techniques formulées dans l’objet du bon de commande

Respect des spécifications techniques du bon de commande

Observation retenue. On va demander au fournisseur une version en langue arabe.

8* Nomenclature des pièces justificatives (Bon de réception)

l'ensemble des bons de réception ne retrace pas le suivi chronologique des réceptions effectuées.

Risque opérationnel lié au suivi chronologique des réceptions

Mettre en place un carnet réservé pour le suivi des réceptions

Observation retenue. A intégrer dans la procédure de dépenses.

9* Organisation comptable et financière (Présentation des comptes budgétaires )

On remarque que le budget de l'association est arrête par rubrique budgétaire à 6 chiffres et que la réglementation budgétaire précise que les comptes budgétaires sont arrêtés par compte, chapitre et par article

Non respect de la discipline budgétaire et comptable (l’arrête 1959 portant organisation comptable et financière des associations subventionnées)

Respect des dispositions réglementaires

Observation retenue. A prévoir dans la procédure d’élaboration du budget .

10*L’organisation comptable et financière (la comptabilisation des opérations)

La comptabilité est non tenue selon le principe de la partie double, et les opérations ne sont pas inscrites au jour le jour d'une part dans un journal, d'autre part dans le compte

L’absence des états financiers, conformément à la réglementation comptable des associations

Non respect de la nomenclature comptable des associations et de la réglementation en vigueur


La comptabilité de l’AOS a été externalisé à un comptable agrée. Les livrables de la dite mission sont en cours de validation par l’AOS.

11* Procédures internes (Attestation du service fait)

l'absence de la mention du service fait : les factures ne portent pas la mention du service fait du secrétaire général.

La certification du service fait, Le paiement ne peut intervenir avant l’exécution de service fait

Respect de la procédure interne d’engagement, qui stipule que le secrétaire général atteste le service fait sur les factures

Observation retenue. A intégrer dans la procédure de dépense.

12* Procédures interne (gestion des aides, avance OMRA,…)

Pour la liquidation des autres dépenses (aides aux funérailles, OMRA, pèlerinage,…..) autres que les marchés et les bons de

L'absence de l'acte de liquidation


A intégrer dans la procédure de dépenses quoique que l’AOS juge que la décision fait place a cet état du fait qu’elle est



commandes, on trouve que le paiement est fait au vu de l'engagement (décision),

la procédure interne de l’engagement, liquidation et paiement prévoit l’établissement de l’état de liquidation comme pièce nécessaire.

non respect de la procédure interne

révision de la procédure interne de liquidation des dépenses

individuelle et arrête le montant et le bénéficiaire.

13* La procédure interne (Signature du président)

La procédure interne ne prévoit pas la signature du président et du secrétaire général sur les PV des déplacements, stipule « que les mémoires sont signés par les bénéficiaire et envoyés au secrétaire général pour établissement de l’état de liquidation »

la procédure de liquidation ne prévoit pas la signature du président sur les mémoires ou PV des déplacements

Révision de la procédure de gestion des déplacements

Il s’agit d’un plus. La procédure sera amendée pour tenir compte de cette disposition.

14* La procédure interne (pièces justificatives)

l'absence de la copie du certificat de décès ascendant /descendant (des aides aux funérailles)

La procédure interne prévoit le certificat de décès ascendant ou descendant

Révision de la procédure interne de gestion des aides aux funérailles

les dossiers de liquidation d’aide aux funérailles ne comportent pas l’attestation de décès des défunts, puisque l’objectif de cette aide est de mettre à la disposition des bénéficiaires en temps opportun le montant concerné pour faire face aux dépenses liées à cette opération ponctuelle. Les pièces justificatives qui ne sont pas disponibles au moment du décès sont remises par les bénéficiaires au SOS dans les mois qui suivent, sachant que l’avis de décès est diffusé aussi bien par l’AOS que par l’ONICL.

15* La procédure interne (Registre spécial des

S'assurer de l'existence d'un registre spécial reportant toutes les indications mentionnées des déplacements avec un

La procédure interne de gestion des déplacements prévoit un registre spécial

Révision de la procédure interne de gestion des déplacements

Observation retenue



déplacements) ordre d'enregistrement chronologique qui reporte toutes les indications mentionnées des déplacements avec un ordre d'enregistrement chronologique

16* La procédure interne (Prise en charge OMRA, aides pèlerinage)

le maque du passeport d'entrée et de sortie a l'Arabie Saoudite pour les aides au pèlerinage, avance ou prise en charge OMRA)

Non respect de la procédure interne de gestion des avances ou prise en charge OMRA et aide pèlerinage


Les pièces justificatives de tous les dossiers de paiement sont disponibles dans le service des œuvres sociales. Toutefois ces pièces peuvent être enlevées provisoirement du dossier pour une autre fin utile.

17* Situation budgétaires des recettes

L'existence d'une différence entre la situation délivrée par le régisseur des recettes 90 267,50 et la situation du trésorier pour le compte client "régisseur" (100452) soit une différence de 10 184 dhs

il reste un montant de 3930 dhs non identifié dans la situation budgétaire

Le rapprochement entre le trésorier et le régisseur n’est pas formalisé

L'existence des écarts entre le régisseur des recettes et le trésorier, ainsi des recettes non identifiée

le rapprochement doit être systématiquement effectué et matérialisé entre le régisseur et le trésorier

Il s’agit de recettes non identifiées. Des rapprochements seront établi pour identifier ces recettes.

18* La discipline comptable et budgétaire (comptes budgétaires)

L'absence d'un PV ou une note expliquant et autorisant les modifications apportées sur le passage des comptes budgétaires de l'exercice 2012 à l'exercice 2013 , ( X2012-612270 au lieu 2013-612631 X2012-614313 au lieu 2013-614310 X2012-614311au lieu 2013-614200 X2012-235800 au lieu 2013-235000 X2012-617633 au lieu 2013-614621 X2012-617634 au lieu 2013-614622 X2012-617635 au lieu 2013-614623 X2012-617636au lieu 2013-

Non respect de l'article 12 de la convention ONICL AOS, qui stipule «qu’un plan comptable des opérations de recettes et de dépenses est arrêté entre les deux parties conformément à la réglementation en vigueur »).

Mettre en place un PV ou une note expliquant et autorisant les modifications apportées sur le passage des comptes budgétaires

Lors de l’externalisation de la comptabilité, il a été demandé au comptable d’établir les comptes budgétaires en tenant compte de la comptabilité budgétaire des associations.



614624 X2012-617637 au lieu 2013-614625 X2012-617631 au lieu 2013-613121 X2012-617632 au lieu 2013-612630 )

19* Discipline comptable et budgétaire (Publication des comptes)

Non publication des marchés de l'AOS sur le portail publique des marches et sur le site de l’ONICL, respect de l'art 76 du règlement des marchés de l’ONICL)

Non respect des dispositions de la dématérialisation des procédures de passation des marchés (art 76 du règlement de l'ONICL)

Conception d’un règlement de passation qui décrit les règles de gestion des marchés de l’AOS

L’AOS n’est pas autorisée à publier les AO dans le portail des marchés publics.

20* Sécurisation du système d’information

La situation budgétaire et comptable est tenue sur fichier Excel, à ce niveau le risque de perte des données, de changement des chiffres est élevé

L’absence d’un outil informatique sécurisé pour le traitement et le suivi des opérations engagées, liquidées et payées

Le fichier Excel ne permet pas d’assurer l’information pertinente et fiable

Mettre en place une conception informatique ou un logiciel d’exploitation budgétaire et comptable

L’AOS juge que cette action n’est pas encore prioritaire.

21.Passation des marchés (Bon de commande)

Le mode de passation n’est pas énoncé pour le cas la dépense relative au transport des parents de la colonie des vacances, Mt 9690, CB 030981

Non respect des règles de gestions des dépenses


Cette opération a fait l’objet d’une lettre de commande


CONCLUSION

Nous estimons que le présent rapport d’audit interne donne une vision en général sur la santé du fonctionnement des opérations budgétaires, le niveau de la sécurité du système de contrôle interne et également la nature et le nombre des opérations passées au titre de l’exercice 2013.

Afin de garantir une assurance raisonnable sur le degré de maitrise des risques juridiques et opérationnels, l’équipe des auditeurs a fait ressortir sur la base de l’examen de l’activité, une matrice qui récapitule les constats et les principales recommandations nécessaires à l’amélioration des axes à valider par les structures concernés (voir plan d’action proposé ci-dessus).

PLAN D’ACTION PROPOSE POUR L’EXCERCICE 2015


Objet Recommandations /Constats

Objectifs Délai

passation des marchés de l’AOS

Concevoir un règlement de passation des marchés

identifier les règles de gestion qui permet de mieux identifier la procédure à suivre pour passer les différents types de marchés

Assurer un cadre réglementaire

Court terme

Procédures internes Production de l’acte de liquidation

pour le cas des autres dépenses

L’établissement de la fiche d’engagement

L’attestation du service fait sur les factures

Revoir la nomenclature des pièces justificatives de la gestion des aides aux funérailles, prise en charge ou avance OMRA et pèlerinage

Identifier les dépenses qui peuvent être liquidées sans l’état de liquidation

Assurer le suivi des engagements budgétaires

Détermination de la nature des dépenses qui nécessite l’attestation du service

Révision de la procédure interne de gestion des prestations sociales

Urgent

Urgent

Urgent

Urgent

Organisation comptable et financière

L’organisation budgétaire et comptable n’est pas formalisée

Mettre en place un arrête portant organisation budgétaire et comptable de l’AOS

Court terme

Support d’information interne (SIG)

Comptabilisation des opérations budgétaires et comptable seulement que sur un fichier Excel

Traitement et exploitation des opérations exécutées sur un support sécurisé

Supprimer le risque de modification des données et des informations et renforcer la rapidité du reporting

La sécurité, la disponibilité, l’exhaustivité des données

Se conformer à la réglementation comptable des associations

Urgent
