recalls en la industria farmacéutica: importancia y recopilación

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Recopilacin regulatoria sobre Recalls de productos farmacuticos

Qum. Farm. Eleonora Scoseria

Ver. 1, 8/01/2003

Infodynamics s.r.l. Recopilacin regulatoria Tema: Recalls de productos

farmacuticos Ver. 1 Fecha: 8/01/2003 Autora: Eleonora Scoseria Pgina 2 de 70

Tabla de contenidos

3 Definiciones y Conceptos ..............................................................................4 3.1 Recall ................................................................................................4 3.2 SubRecall ...........................................................................................6 3.3 Estrategia de recall ...............................................................................6 3.4 Clasificacin de los recalls ......................................................................6

3.4.1 Ejemplos de los diferentes tipos de recall ............................................7 3.5 Tiempos de respuesta ...........................................................................8 3.6 Profundidad del recall............................................................................9 3.7 Finalizacin del recall ............................................................................9

4 Procedimientos de recall............................................................................. 12 4.1 Por qu son necesarios ........................................................................ 12 4.2 Aspectos a considerar en la redaccin de un procedimiento de recall.............. 12

4.2.1 Qu eventos pueden dar lugar a un recall. ......................................... 12 4.2.2 Responsables.............................................................................. 12 4.2.3 Actividades a tener en cuenta......................................................... 13 4.2.4 Obtencin de datos ...................................................................... 14 4.2.5 Documentacin ........................................................................... 15 4.2.6 Comunicados a realizar ................................................................. 15 4.2.7 Seguimiento de la efectividad del recall............................................. 18 4.2.8 Finalizacin del recall .................................................................... 18

5 Evaluacin de eficacia ................................................................................ 10 ? Durante el recall.................................................................................... 10 ? Retrospectiva de recalls realizados............................................................. 11 ? Simulacin de recalls .............................................................................. 11

6 Fuentes consultadas.................................................................................. 18 Ejemplos de formularios y comunicados ............................................................... 19

Formulario de apertura del recall ..................................................................... 20 Formulario de balance y seguimiento del recall ................................................... 22 Comunicacin a los clientes directos - Ejemplo traducido al Espaol......................... 24 Comunicados de prensa................................................................................. 27

Comparacin regulatoria ................................................................................... 29 OMS ......................................................................................................... 32 PIC/S........................................................................................................ 34 UE............................................................................................................ 35 EEUU ........................................................................................................ 37

21CFR211............................................................................................... 37 21CFR7 .................................................................................................. 39 Compliance Policy Guides ........................................................................... 48 cGMP Notes............................................................................................. 49

Canada...................................................................................................... 53 Australia .................................................................................................... 55 MERCOSUR ................................................................................................ 56 Ejemplos reales tomados de los enforcement reports de la FDA.............................. 57 Ejemplo de comunicado a los clientes directos en el ingls original.......................... 66



1 Introduccin

El recall de productos es una actividad que tanto los responsables tcnicos como comerciales de las empresas farmacuticas quisieran poder olvidar. Constituye una situacin de crisis para la empresa, pero tiene la ventaja de ser una crisis que puede ser prevista y para la cual se puede contar con mecanismos de respuesta giles.

Estar preparados para esa eventualidad, y contar con un plan de contingencia apropiado va a permitir que la empresa logre minimizar el dao ocasionado por la necesidad de hacer un recall, y en algunos casos puede fortalecer su imagen.

Si bien se trata de una situacin particular en la cual el problema estuvo dado por una adulteracin en plaza, la actitud de Johnson & Johnson ante las muertes de consumidores de su producto Tylenol1, le permiti salir adelante ante una situacin que hubiera devastado a empresas menos preparadas2.

2 Objetivo de este documento

Este documento pretende proporcionar a los profesionales que se desempean en la industria farmacutica una recopilacin de las regulaciones acerca de recalls de productos y un comentario sobre la aplicacin de las mismas para apoyarles en el desarrollo de sus propios planes de contingencia.

La primera parte del documento presenta conceptos generales sobre recalls, y ana las reglamentaciones ms relevantes, fuentes bibliogrficas diversas y nuestra experiencia en consultora. La segunda parte contiene fundamentalmente una comparacin regulatoria, los textos en el idioma original de las reglamentaciones, ejemplos reales de recalls con sus clasificaciones respectivas y ejemplos de algunas comunicaciones propuestas por la FDA. Esta pensado como un documento que pueda servir a cualquier profesional de habla hispana que necesite basarse en lineamientos internacionales y regionales de Buenas Prcticas de Elaboracin y Control (BPEC). No toma en cuenta (porque sera imposible) lo que puedan ser reglamentaciones especficas de cada pas o formularios o requisitos especficos de cada autoridad sanitaria de Espaa o Amrica Latina.

1 Sitio oficial de Johnson & Johnson http://www.jnj.com/contact_us/info_for_students/question03.htm#question03 2 Kaplan, Tamara The Tylenol Crisis: How Effective Public Relations Saved Johnson & Johnson, The Pennsylvania State University, http://www.personal.psu.edu/users/w/x/wxk116/tylenol/crisis.html



En algunos detalles de procedimiento y ejemplo, este documento se basa en recomendaciones de la FDA publicadas en el Ttulo 21, parte 7 del Code of Federal Regulations (21CFR7). Esto se debe a la tradicin de la FDA en lo que tiene que ver con asuntos regulatorios y BPEC y a la facilidad para acceder a la informacin oficial. Similarmente, los ejemplos de recalls son tomados de empresas del mercado estadounidense, no porque no haya recalls en otros pases, sino por la facilidad para acceder a los datos oficiales sobre los mismos. Esta es la primera versin de una recopilacin que esperamos mejorar con el tiempo. Aceptamos todas las sugerencias y aporte de experiencias que los usuarios de la misma puedan hacer.

3 Definiciones y Conceptos

3.1 Recall

El recall o retiro de un producto ocurre cuando una empresa, por su propia iniciativa o a pedido de la autoridad sanitaria, debe retirar de circulacin uno o ms lotes de uno o ms productos, debido a que los mismos violan alguna reglamentacin. En EEUU se define recall como el retiro o correccin de un producto comercializado que la FDA considera que se encuentra en violacin de las leyes que administra y contra el cual la agencia iniciara accion legal (por ej. confiscacin). En la terminologa empleada en EEUU, el recall no incluye el retiro de mercado3 (market withdrawal) o la recuperacin de stock4 (stock recovery). El recall puede desencadenarse como consecuencia de diferentes eventos que lleven a la empresa o a la autoridad sanitaria a concluir que existe un problema con un producto que se encuentra en plaza, y que dicho problema amerita el retiro del producto.

3 Se habla de market withdrawal como actividad diferente al recall, cuando el producto presenta una violacin menor que no estara sometida a accin legal por parte de la FDA.

4 La recuperacin de stock implica el retiro o correccin de un producto que no ha sido comercializado o que no ha salido del control directo de la empresa (ej. el producto se encuentra en instalaciones que son propiedad de la empresa o que estn bajo el control directo de la empresa, y ninguna porcin del lote en cuestin ha sido liberado para la venta o el uso).



Detallamos a continuacin algunos de los eventos o actividades que pueden desencadenar un recall.

? Reclamos de clientes: ante la investigacin de un reclamo y la

determinacin de que el mismo es justificado, la empresa puede decidir el recall de uno o ms lotes.

? Eventos adversos observados por profesionales de la salud: esto sera similar a la situacin anterior, solo que puede haber sido planteado como reclamo o como consulta. Resulta muy importante en este sentido que tanto reclamos formales como consultas sean registrados correctamente y derivados al personal competente para atenderlos, investigarlos y actuar sobre los mismos.

? Intervencin de la autoridad sanitaria: el recall puede ser desencadenado por un control en plaza o por una inspeccin de las instalaciones llevada a cabo por la autoridad sanitaria.

? Resultados de seguimientos de estabilidad: un seguimiento de estabilidad a largo plazo puede hacer llegar a la conclusin de que producto que se encuentra en el mercado no cumple con las especificaciones a lo largo de toda su vida til y debe por lo tanto ser retirado.

? Autoinspecciones: los resultados de autoinspecciones pueden dejar al descubierto fallas de BPEC que hagan dudar de la calidad, seguridad y/o eficacia de uno o ms productos que se encuentren en el mercado.

? Resultados fuera de especificaciones: la investigacin de resultados fuera de especificaciones para ensayos correspondientes a productos an no liberados pueden hacer dudar de los resultados obtenidos anteriormente para productos que se encuentran en el mercado, y puede llevar a la decisin de realizar un recall.

? Investigacin de fallas: similarmente al punto anterior, la investigacin de fallas en un proceso asociado a un producto an no liberado, o la investigacin de fallas detectadas durante corridas de validacin o revalidacin de un proceso pueden llevar a la decisin de realizar un recall. Los siguientes son algunos ejemplos: ? la realizacin de corridas de simulacin de llenado asptico (o medium

fill test) que dieran resultados inaceptables. Ante un resultado semejante, la empresa debera cuestionarse la esterilidad de los lotes sin esterilizacin terminal que haya producido esa lnea de llenado asptico luego de la ltima validacin exitosa de la misma.

? Las fallas detectadas en el cierre de un producto, deberan llevar a cuestionarse el cierre de otros productos elaborados con el mismo lote de material de envase y pueden llevar a la decisin de recall de esos lotes.

Las cGMP Notes incluidas en la segunda parte junto con la reglamentacin de EEUU, aportan algunos otros ejemplos de recalls desencadenados por problemas detectados en diferentes actividades. Para que sea posible desencadenar un recall a partir de alguno de los eventos o actividades indicados anteriormente, la(s) persona(s)



responsable(s) de cada actividad debern estar entrenadas para informar inmediatamente a los responsables de decidir un recall. Esto implica que deben existir procedimientos que aseguren que existen mecanismos adecuados de comunicacin.

3.2 SubRecall

Se habla de subrecall para referirse al recall iniciado por un intermediario en la cadena de distribucin a raz del recall iniciado por la empresa fabricante o importadora. Sera el caso del recall iniciado por un distribuidor farmacutico luego del recall iniciado por el fabricante.

3.3 Estrategia de recall

La estrategia de recall se refiere a un plan de acciones especfico y planificado para llevar a cabo un recall especfico. La estrategia de recall estar condicionada por:

? Los resultados de la evaluacin de riesgo para la salud llevada a cabo para la clasificacin del recall.

? La facilidad para identificar el producto. ? El grado en el cual el defecto es obvio

para el consumidor o usuario. ? El porcentaje de producto que se estima

permanece sin uso en el mercado. ? La disponibilidad en el caso de

productos esenciales. La estrategia de recall deber definir los siguientes aspectos: - la profundidad del recall - si hay necesidad de realizar advertencias pblicas - la extensin de las verificaciones de efectividad del recall. Se detallan a continuacin cada uno de estos aspectos.

3.4 Clasificacin de los recalls

La clasificacin de un recall es una indicacin numrica que permite indicar la severidad del problema por el cual se inicia el recall y el riesgo que implica el producto para la salud. Un recall clase I implica una situacin en la cual existe una probabilidad razonable de que el uso del producto o la exposicin al mismo, d como resultado consecuencias adversas serias a la salud, pudiendo llegar a la muerte.



Un recall Clase II implica una situacin en la cual el uso del producto o la exposicin al mismo, puede causar efectos adversos temporales o mdicamente reversibles, o en la cual la probabilidad de consecuencias adversas serias para la salud es remota. Un recall Clase III implica una situacin en la cual el uso del producto o la exposicin al mismo, no tiene probabilidades significativas de causar efectos adversos a la salud.

Para la clasificacin del recall se deber evaluar el riesgo a los usuarios, para lo cual se deben tener en cuenta una serie de factores, incluyendo:

? si ya han ocurrido problemas como consecuencia del uso del producto.

? si patologas preexistentes podran aumentar el riesgo para los usuarios.

? las indicaciones del producto. ? la poblacin a la cual el producto est destinado, teniendo en cuenta

especialmente sectores que pudieran tener un mayor riesgo (nios, ancianos, pacientes quirrgicos, etc.).

? la gravedad del defecto. ? la seriedad del dao al cual se expondran los usuarios. ? la probabilidad de que ocurra ese dao. ? las consecuencias inmediatas y mediatas del dao que pueda causar

el producto.

3.4.1 Ejemplos de los diferentes tipos de recall5

Clase I:

- Producto equivocado (la rotulacin y el contenido corresponden a productos diferentes).

- Producto correcto, pero dosis equivocada, con consecuencias mdicas serias.

- Contaminacin microbiana de producto estril, inyectable u oftlmico.

5 Traducido del documento de la PHARMACEUT ICAL INSPECTION CONVENTION / PHARMACEUTICAL INSPECTION CO-OPERATION SCHEME PI 010-1, 24 June 2002, STANDARD OPERATING PROCEDURE, PROCEDURE FOR HANDLING RAPID ALERTS AND RECALLS ARISING FROM QUALITY DEFECTS



- Contaminacin qumica que tenga consecuencias mdicas

serias. - Mezcla de productos con ms de un contenedor involucrado. - Ingrediente activo incorrecto en un producto multi-

componente, con consecuencias mdicas serias. Clase II:

- Error de rotulacin (ej. Texto o imgenes incorrectas o faltantes).

- Informacin incorrecta o faltante (ej. en insertos / prospectos) - Contaminacin microbiana de productos no estriles, con

consecuencias mdicas. - Contaminacin qumica / fsica (impurezas significativas,

contaminacin cruzada, partculas). - Mezcla de productos en los contenedores. - No cumplimiento de especificaciones (ej. dosificacin,

estabilidad, peso/llenado). - Cierre inseguro con consecuencias mdicas serias (ej.

citotxicos, a prueba de nios, productos potentes.) Clase III:

- Empaque defectuoso (ej. Nmero de lote o fecha de vencimiento equivocados o faltantes).

- Cierre defectuoso. - Contaminacin (ej. Deterioro microbiano, suciedad, partculas.

Se incluyen adems como anexo ejemplos reales tomados de los Enforcement reports de la FDA.

3.5 Tiempos de respuesta

La Medicines Control Agency del Reino Unido considera 6 que:

? un recall clase I exige una accin inmediata, incluso fuera de hora de trabajo.

? un recall clase II exige accin dentro de 48 horas.

? un recall clase III requiere accin en un lapso de 5 das.

6 Medicines Control Agency Rules and Guidance for Pharmaceutical Manufacturers and Distributors 2002 (Orange Guide), Part III, Inspection and Enforcement Division of the Medicines Control Agency, Chapter 11 Defective Medicines Report Center, 6th edition, TSO, London, 2002.



3.6 Profundidad del recall

La profundidad del recall implica el nivel en la cadena de abastecimiento al que llegar el recall, dependiendo del riesgo involucrado y del tipo y extensin de la distribucin.

- Consumidor o usuario: implica llegar hasta el usuario individual abarcando adems las etapas intermedias de mayoristas y minoristas.

- Minoristas: implica llegar al nivel previo al consumidor, y abarca adems los mayoristas intermediarios que pudiera existir.

- Mayoristas: indica llegar hasta los niveles de distribucin entre el elaborador y el minorista.

3.7 Advertencias pblicas

La finalidad de una advertencia pblica es alertar a la poblacin de que un producto que est siendo retirado presenta un riesgo serio para la salud. Este tipo de advertencia se reserva para situaciones de urgencia en las cuales cualquier otro medio para evitar el uso del producto cuestionado parece inadecuado.

En EEUU, este tipo de comunicado normalmente es

definido por la FDA en consulta con la empresa que inicia el recall. Si la



empresa decide emitir su propio comunicado pblico, debe presentar su propuesta para el contenido y distribucin del mismo ante la FDA. La estrategia de recall de la empresa debe especificar si se necesita una advertencia pblica y si la misma ser:

o generalizada a travs de los medios de comunicacin masivos ya sea nacionales o locales segn sea apropiado.

o dirigida a travs de los medios de comunicacin especializados como los dirigidos a profesionales de la salud, hospitales, etc.

Una de las Compliance Policy Guides de la FDA que incluimos como anexo7 da lineamientos sobre la forma de llegar al consumidor final en el caso del recall Clase I de un producto de venta bajo receta. La poltica de la FDA es que en esa situacin, los puntos de dispensacin del producto al consumidor (farmacia privada, farmacias de hospital, etc.) debern revisar los archivos de recetas correspondientes al perodo de distribucin del producto a ser retirado, a los efectos de identificar a todos los clientes / pacientes a los que se dispens el producto. El farmacutico responsable de dichos puntos de dispensacin deber informar a los mdicos tratantes de los pacientes que recibieron el producto y registrar la notificacin de los mismos. El mdico ser responsable de decidir si sus pacientes deben ser contactados. Si el farmacutico no puede determinar qu pacientes recibieron el lote en cuestin, o qu pacientes recibieron el producto de otro fabricante, deber como medida de precaucin notificar a los mdicos de todos los pacientes / clientes que hayan recibido el frmaco. En caso de que el farmacutico no pueda identificar a qu personas fue dispensado un producto para el cual se est haciendo un recall clase I, la FDA deber emitir una advertencia al pblico en general.

3.8 Evaluacin de eficacia

3.8.1 Durante el recall

El propsito de las evaluaciones de eficacia es verificar que todos los clientes, al grado de profundidad especificado en la estrategia de recall, han recibido la notificacin de recall y han tomado medidas adecuadas. Los clientes pueden ser contactados por medio de visitas personales, cartas y/o llamadas telefnicas.

En la estrategia de recall se deber especificar los mtodos a emplear para evaluar la eficacia del recall, y el nivel de verificaciones de eficacia a llevar a cabo.

7 CPG 7132.01



Los diferentes niveles son definidos en el 21CFR7 de la siguiente manera:

- Nivel A: se contactar al 100 % de los destinatarios del producto.

- Nivel B: porcentaje entre 10 y 100 % de los destinatarios a determinar en cada caso individual.

- Nivel C: 10 % del nmero total de destinatarios. - Nivel D: 2 % del nmero total de destinatarios.. - Nivel E: sin verificaciones de eficacia.

3.8.2 Retrospectiva de recalls realizados

Peridicamente se debera evaluar la eficacia de los recalls realizados, y la eficacia del procedimiento empleado. Esto permitir mejorar dicho procedimiento.

3.8.3 Simulacin de recalls

Dado que idealmente una empresa no debera tener que realizar recalls, o si lo hiciera los mismos deberan ser muy poco frecuentes, es factible simular el recall, sin llegar a ponerlo en prctica efectivamente. La simulacin puede comenzar con la necesidad de reunir rpidamente al equipo de recall, y seguir hasta el momento de la redaccin y envo de las comunicaciones sin llegar a las mismas. Se puede sin embargo, contactar telefnicamente a clientes que figuren en la lista de distribucin primaria para el lote empleado como objeto de la simulacin para verificar que tengan el lote en cuestin y llamar a otros clientes que hayan recibido producto en los das previos y posteriores al despacho de dicho lote, para verificar que NO tengan unidades del mismo. Estas simulaciones deberan registrarse y emplearse para mejorar el procedimiento de recalls. El procedimiento de recall, como todo procedimiento, debera ser revisado peridicamente para asegurar que conserve su pertinencia, que los datos sean obtenibles de la manera especificada, que se hayan previsto las diferentes actividades y que se siga cumpliendo con los requisitos regulatorios.

3.9 Finalizacin del recall

Cada autoridad sanitaria podr definir de forma diferente los conceptos siguientes. Empleamos las definiciones de la FDA simplemente como orientacin.

3.9.1 La FDA considera que un recall se da por terminado cuando se han

realizado todos los esfuerzos razonables para retirar el producto y se ha dado el destino adecuado al mismo.



3.9.2 La FDA considera el recall completado, desde el punto de vista del

monitoreo del mismo, cuando se ha retirado todo el producto que es esperable que pueda encontrarse en el mercado.

4 Procedimientos de recall

4.1 Por qu son necesarios

4.1.1 Ante una situacin de crisis sirven como gua y evitan improvisaciones, omisiones involuntarias o decisiones apresuradas.

4.1.2 Delimitan responsabilidades en cuanto a la decisin, implementacin, seguimiento y cierre de un recall.

4.1.3 Detallan la manera eficaz de evitar que contine la distribucin de producto en poder de la empresa y ubicar el producto a retirar existente en el mercado.

4.1.4 Permiten retirar el producto del mercado de la mejor manera posible.

4.1.5 Permiten contar con informacin actualizada a travs de todo el perodo de recall.

4.1.6 Son una exigencia regulatoria (ver comparacin normativa).

4.2 Aspectos a considerar en la redaccin de un procedimiento de recall

4.2.1 Qu eventos pueden dar lugar a un recall.

4.2.2 Responsables

Se debe tener en cuenta que un recall Clase I debe poder implementarse incluso fuera de las horas de trabajo normal, por lo

cual el procedimiento debe hacer posible dichas acciones. Bsicamente debe permitir que se rena el equipo responsable del recall de la manera ms rpida posible an fuera de horario de trabajo.

El informe OMS 92 establece que debe designarse una

persona como responsable de la ejecucin y coordinacin de las rdenes de retiro de un producto, que tenga a su disposicin el personal suficiente para manejar todos los aspectos del retiro con la debida celeridad, y que dicha persona debe ser independiente de los departamentos de venta y marketing. Si esta persona es otra que la persona encargada de la autorizacin del producto, sta debe ser informada acerca de toda operacin del retiro. El procedimiento debe definir las actividades a realizar y podr o no indicar los responsables de llevar a cabo cada una de estas

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Tema: Recalls de productos farmacuticos

Anexo: Ejemplos de formularios y comunicados

Ver. 1 Fecha: 8/01/2003 Autora: Eleonora Scoseria Pgina 19 de 70


Ejemplos de formularios y comunicados





Formulario de apertura de recall11 N

Fecha Hora Abierto por

Producto Lote Presentacion(es)

Unidades producidas Fecha de inicio de la distribucin

reas de distribucin

Unidades distribuidas Unidades remanentes Pases de distribucin

Fecha de deteccin del problema

Va de deteccin del problema 12

Detalles

Descripcin del problema o defecto

Clasificacin propuesta para el recall I II III Justificacin

Responsables Firmas

Profundidad propuesta para el recall

Consumidor Minorista Mayorista

Justificacin

11 Si el recall afectara a ms de un producto y/o a ms de un lote de producto, recomendamos abrir un formulario por cada uno. 12 Indicar si se detect dentro o fuera de la empresa y por qu medio (autoinspeccin, reclamo, etc.)




Ver. 1 Fecha: 8/01/2003 Autora: Eleonora Scoseria Pgina 24 de 70 Comunicacin a los clientes directos14 - Ejemplo traducido al Espaol

Laboratorios John Doe AlgnLado, EEUU , 12345 Divisin Control

Fecha ___________

(impreso en rojo) -- URGENTE: RECALL DE MEDICAMENTO Inyectable no estril

Re: List 1234, Cianocobalamina Inyectable, Lote No. 4321

Ensayos recientes muestran que el lote arriba indicado de este producto no es estril y por lo tanto representa un riesgo potencial para la salud pblica.

Como consecuencia este lote est siendo retirado del mercado. No estn involucrados otros lotes de dicho producto.

Por favor examinen inmediatamente sus stocks para determinar si tienen existencias del Lote 4321. Si as fuera, discontinen la dispensacin del mismo, y devuelvan el producto a nuestra planta de la ciudad de Nueva York; ATENCIN: MERCADERA DEVUELTA.

(NOTA: si en una situacin dada corresponde un sub-recall, el siguiente prrafo debera ser agregado:)

Si han distribuido producto del lote 4321, por favor contacten inmediatamente a sus clientes, hganles saber la situacin de recall, y pdanles que devuelvan el stock remanente que posean a ustedes. Luego devuelvan estos productos de la manera indicada ms arriba.

Les reembolsaremos por cheque o nota de crdito por la mercadera devuelta y los gastos de envo.

Por favor devuelvan la tarjeta adjunta a esta carta proporcionando la informacin solicitada.

Este recall se est llevando a cabo con el conocimiento de la Food and Drug Administration. La FDA ha clasificado este recall como clase _______ (si ha sido clasificado).

Agradecemos su colaboracin.

John Doe Presidente

14 FDA, Office of Regulatory Affairs, Investigation of Operations Manual 2002, Captulo 8, Actividades de Recall, Exhibit 810-A RECALL COMMUNICATIONS - EXAMPLES


Tema: Recalls de productos farmacuticos Anexo: Comparacin de la reglamentacin



Comparacin regulatoria OMS (7. Product recalls) PIC/S UE FDA Canad Australia MERCOSUR 7.1 Principio. Debe existir un sistema para retirar del mercado en forma rpida y efectiva un producto cuando ste tenga un defecto o exista sospecha de ello.

Idem Principle

Idem Principio

Idem 21CFR211 211.150 Distribution procedures.

Idem C.02.012

Idem Principle

Idem 4.1 y 4.2

7.2 Debe designarse una persona como responsable de la ejecucin y coordinacin de las rdenes de retiro de un producto, que tenga a su disposicin el personal suficiente para manejar todos los aspectos del retiro con la debida celeridad. Dicha persona debe ser independiente de los departamentos de venta y organizacin. Si esta persona es otra que la persona encargada de la autorizacin del producto, sta debe ser informada acerca de toda operacin del retiro.

Idem 8.8

Idem 8.8

Idem C.02.012 1-1.3

Idem 8.8

Idem 4.3 y 4.4

7.3 Se debe determinar por escrito el procedimiento de la operacin de retiro, el cual debe ser revisado y actualizado peridicamente. La operacin de retiro de un producto debe iniciarse con rapidez, al menos al nivel de hospitales y farmacias.

Idem 8.9 y 8.10

Idem 8.9 y 8.10

Idem 21CFR211 211.180 General Requirements. (e)-2 y (f)

Idem C.02.012 1-1.2, 1.4 y 1.5

Idem 8.9 y 8.10

Idem 4.1

21CFR7 Sec. 7.49 La empresa que inicia el recall es responsable de notificar sin demoras a cada uno de sus

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Organismo: OMS


Referencia original: OMS, Serie de Informes Tcnicos N 823, Comit de Expertos de la OMS en especificaciones para las preparaciones farmacuticas, 32 Informe, OMS, Ginebra, 1992. Good manufacturing practices for pharmaceutical products. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations. Thirty-second report. Geneva, World Health Organization, 1992:1479 (WHO Technical Report Series, No. 823).

OMS 7. Retiro de un producto 7.1 Principio. Debe existir un sistema para retirar del mercado en forma rpida y efectiva un producto cuando ste tenga un defecto o exista sospecha de ello. 7.2 Debe designarse una persona como responsable de la ejecucin y coordinacin de las rdenes de retiro de un producto, que tenga a su disposicin el personal suficiente para manejar todos los aspectos del retiro con la debida celeridad. Dicha persona debe ser independiente de los departamentos de venta y organizacin15. Si esta persona es otra que la persona encargada de la autorizacin del producto, sta debe ser informada acerca de toda operacin del retiro. 7.3 Se debe determinar por escrito el procedimiento de la operacin de retiro, el cual debe ser revisado y actualizado peridicamente. La operacin de retiro de un producto debe iniciarse con rapidez, al menos al nivel de hospitales y farmacias. 7.4 Se debe notificar inmediatamente a las autoridades competentes de todos los pases en los que pudo haber sido distribuido un producto que ha sido retirado del mercado por tener un defecto real o sospechado. 7.5 Para que el retiro del producto sea efectivo, la persona responsable del retiro debe tener a su disposicin los registros de distribucin, los cuales deben contener informacin suficiente sobre los clientes mayoristas y los destinatarios de la distribucin directa (incluyendo, en el caso de los productos exportados, los destinatarios que han recibido muestras para ensayos clnicos y muestras mdicas). 7.6 Debe registrarse el desarrollo del proceso de retiro y redactarse un informe sobre el mismo, como tambin conciliarse los datos relacionados con las cantidades de productos distribuidos y retirados. 7.7 Peridicamente debe efectuarse una revisin y evaluacin de la eficiencia del sistema de retiro. 7.8 Deben darse instrucciones en el sentido de que los productos sujetos a retiro se almacenen en un lugar seguro y separado, hasta que se decida su destino final.

15 El informe OMS 92 en Espaol usa la palabra organizacin. Sin embargo la versin en ingls se refiere a marketing.


Organismo: PIC/S


Referencia original: PHARMACEUTICAL INSPECTION CONVENTION PHARMACEUTICAL INSPECTION CO-OPERATION SCHEME PH 1/97 (Rev. 3) 15 January 2002

PIC/S PRINCIPLE All complaints and other information concerning potentially defective products must be carefully reviewed according to written procedures. In order to provide for all contingencies, a system should be designed to recall, if necessary, promptly and effectively products known or suspected to be defective from the market. RECALLS 8.8. A person should be designated as responsible for execution and co-ordination of recalls and should be supported by sufficient staff to handle all the aspects of the recalls with the appropriate degree of urgency. This responsible person should normally be independent of the sales and marketing organisation. If this person is not the authorised person, the latter should be made aware of any recall operation. 8.9. There should be established written procedures, regularly checked and updated when necessary, in order to organise any recall activity. 8.10. Recall operations should be capable of being initiated promptly and at any time. 8.11. All Competent Authorities of all countries to which products may have been distributed should be informed promptly if products are intended to be recalled because they are, or are suspected of, being defective. 8.12. The distribution records should be readily available to the person(s) responsible for recalls, and should contain sufficient information on wholesalers and directly supplied customers (with addresses, phone and/or fax numbers inside and outside working hours, batches and amounts delivered), including those for exported products and medical samples. 8.13. Recalled products should be identified and stored separately in a secure area while awaiting a decision on their fate. 8.14. The progress of the recall process should be recorded and a final report issued, including a reconciliation between the delivered and recovered quantities of the products. 8.15. The effectiveness of the arrangements for recalls should be evaluated from time to time.


Organismo: FDA


21CFR7 [Code of Federal Regulations] [Title 21, Volume 1] [Revised as of April 1, 2002] From the U.S. Government Printing Office via GPO Access [CITE: 21CFR7] [Page 77-87] TITLE 21--FOOD AND DRUGS CHAPTER I--FOOD AND DRUG ADMINISTRATION, DEPARTMENT OF HEALTH AND HUMAN SERVICES PART 7--ENFORCEMENT POLICY Subpart A--General Provisions Sec. 7.1 Scope. 7.3 Definitions. 7.12 Guaranty. 7.13 Suggested forms of guaranty. Subpart B [Reserved] Subpart C--Recalls (Including Product Corrections)--Guidance on Policy, Procedures, and Industry Responsibilities 7.40 Recall policy. 7.41 Health hazard evaluation and recall classification. 7.42 Recall strategy. 7.45 Food and Drug Administration-requested recall. 7.46 Firm-initiated recall. 7.49 Recall communications. 7.50 Public notification of recall. 7.53 Recall status reports. 7.55 Termination of a recall. 7.59 General industry guidance. Subpart D [Reserved] Subpart E--Criminal Violations 7.84 Opportunity for presentation of views before report of criminal violation. 7.85 Conduct of a presentation of views before report of criminal violation.


Organismo: FDA


cGMP Notes Fecha de emisin: 09/1998

Volumen: 6 Nmero: 3

Ttulo original: If an annual stability lot fails to meet specifications during testing at the end of the product's expiration dating period, is a failure investigation required? Ttulo en espaol: Si un lote anual de estabilidad, no cumple las especificaciones durante el ensayo al final del perodo de vida til del producto: se requiere una investigacin de fallas?

Referencias: 21 CFR 211.137, Expiration dating; 211.166, Stability testing; 211.192, Production record review

Yes. Because the failure was discovered at expiry, there no longer would be concern about the failed stability lot in market channels. However, the failure at expiry signals that the product may not be stable through the end of its expiration dating period (i.e., testing indicates the product went out-of-specifications at some time between expiry and the preceding passing stability test). Consequently, the failure has implications for unexpired lots in commercial channels. CGMPs require a thorough failure investigation to include the extent to which other lots of the same and other products are affected by the failure. The investigation should prompt appropriate corrections, which may include recall of affected lots and/or shortening of the product's expiry period. Similarly, if stability testing that is supposed to be performed prior to the end of the expiration dating period is delayed past the stability lot's expiration date, it would not be appropriate to ignore an out-of- specification test result. As above, the out-of- specification test result should be thoroughly investigated to determine its implications for lots in market channels. Such an investigation may entail testing other lots to ensure the product's stability throughout the expiration dating period. Investigators also should be aware that a firm's recall of a stability lot that fails prior to its expiry is not a sufficient correction if the firm has not thoroughly investigated the extent to which other marketed lots are affected, and has not made corrections accordingly. Normally, not every lot of a product is monitored on stability; therefore, stability lots are intended to be representative of the product, not just the lot being tested. To ensure that stability testing is performed at the assigned test intervals in an approved stability testing protocol, SOPs should specify a reasonable and justifiable time frame for testing each product relative to the assigned intervals. Failure to test at the assigned intervals in an approved protocol is a CGMP deviation. Moreover, it may delay uncovering a product that falls out-of-specifications.


Organismo: TGA


Referencia original: http://www.health.gov.au/tga/docs/html/gmpcodau.htm

Australia PRINCIPLE All complaints and other information concerning potentially defective products must be carefully reviewed according to written procedures. In order to provide for all contingencies, a system should be designed to recall, if necessary, promptly and effectively products known or suspected to be defective from the market. RECALLS 8.8. A person should be designated as responsible for execution and co-ordination of recalls and should be supported by sufficient staff to handle all the aspects of the recalls with the appropriate degree of urgency. This responsible person should normally be independent of the sales and marketing organisation. If this person is not the authorised person, the latter should be made aware of any recall operation. 8.9. There should be established written procedures, regularly checked and updated when necessary, in order to organise any recall activity. 8.10. Recall operations should be capable of being initiated promptly and at any time. 8.11. All Competent Authorities of all countries to which products may have been distributed should be informed promptly if products are intended to be recalled because they are, or are suspected of, being defective. 8.12. The distribution records should be readily available to the person(s) responsible for recalls, and should contain sufficient information on wholesalers and directly supplied customers (with addresses, phone and/or fax numbers inside and outside working hours, batches and amounts delivered), including those for exported products and medical samples. 8.13. Recalled products should be identified and stored separately in a secure area while awaiting a decision on their fate. 8.14. The progress of the recall process should be recorded and a final report issued, including a reconciliation between the delivered and recovered quantities of the products. 8.15. The effectiveness of the arrangements for recalls should be evaluated from time to time.


Organismo: MERCOSUR


Referencia original: MERCOSUR/GMC/RES. N 14/96 VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS BUENAS PRACTICAS DE FABRICACION Y CONTROL EN ESTABLECIMIENTOS DE LA INDUSTRIA FARMACEUTICA

MERCOSUR

4. RECOLECCION DE PRODUCTOS DEL MERCADO

Nota: Se define como distribucin a nivel primario, aquella entrega en forma directa en la cadena de comerciaiizacin, promocin e investigacin aplicada desde la firma propietaria del producto al primer receptor del mismo. Todo el esquema de preguntas involucradas en este captulo contempla la responsabilidad de la firma propietaria, en la distribucin a nivel primario y el correspondiente rescate del producto desde este nivel de mercado. 4.1. La Empresa establece y mantiene procedimientos de retiro de

productos del Mercado? R

4.2. Establece y mantiene un sistema que garantiza la correcta aplicacin de dichos procedimientos?

R

4.3. Existe una persona responsable designada para la coordinacin y ejecucin del procedimiento del retiro?

R

4.4. Si la persona responsable designada no pertenece al departamento de Control de Calidad, este departamento es informado de las operaciones efectuadas?

R

4.5. Son mantenidos informes de los retiros de productos del mercado, as como de sus causas?

R

4.6. En caso de retiro de productos, por desvios de calidad, las autoridades competentes de los dems pases son informadas inmediatamente?

I

4.6.1. Son tomadas las providencias inmediatas para el retiro del producto, en todo el territorio en el cual fue distribuido?

N

4.6.2. Existe documentacin y su debido registro? N 4.7. Los registros de distribucin a nivel primario de los productos

quedan disponibles para una pronta accin de retiro del mercado? R

4.7.1. Esos registros contienen informacin que permitan el rastreo y determinacin de cules son los destinatarios resultantes de la distribucin primaria?

R

4.7.2. Cules son las informaciones de estos ltimos? INF 4.8. Est prevista un rea apropiada y segura para el almacenamiento

de los productos retirados del mercado, mientras aguardan su destino?

N

4.8.1. Esta rea est delimitada fisicamente y administrativamente, as como los productos retirados estn debidamente identificados?

N

4.9. Existen informes concludentes sobre todo proceso para cada producto retirado del mercado?

R

4.10. Existen informes sobre el destino de los productos retirados del mercado?

R


Organismo: Ejemplos de recalls


Producto Lotes Fabricante Retirado por Distribucin Cantidad Razn Clase are under recall: April 1,3,10,12,18,26,30 1996; May 1,6,9,10,13-16 1996; June 3,4,7,13,20,26,28 1996; July 1,11,30 1996; August 2, 1996.

of good manufacturing practices.

Lunelle Monthly Contraceptive Injection (medroxyprogesterone acetate 25mg and estradiol cypionate 5mg) Injectable Suspension, Single Use 0.5 mL syringe and physician samples, For Intramuscular Use Only, Rx only. Recall # D-064-3.

All lots distributed in 2002.

Pharmacia Corporation, Puurs, Belgium.

Pharmacia Corporation, Kalamazoo, MI, by press release on October 10, 2002. Manufacturer: Firm initiated recall is ongoing.

Nationwide.

800,000 units.

Subpotency; the active ingredients.

I

Prograf Tacrolimus Capsules, 1 mg, in bottles

Lot 1C3062B EXP 4/30/99.

Fujisawa Ireland Ltd., Republic of Ireland.

Fujisawa USA, Inc., Deerfield, Illinois, by

Nationwide.

6,890 bottles were distributed; firm

Mislabeling -- At least one bottle labeled to

I

recalls en la industria farmacéutica: importancia y recopilación

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