redaccion comercial destrezas

8/19/2019 Redaccion Comercial Destrezas

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/05/12 Harvard ManageMentor PLUS | Redacción comercial | La impresión de todo el tema

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Resumen del tema

Este tema incluye información relevante sobre cómo:

Organizar el documento de acuerdo a las necesidades de sus lectores

Utilizar diversas estrategias para comenzar sus tareas de escritura

Aplicar principios de edición y diseño para realzar el impacto de su mensaje

Mapa del tema

Descripción general del tema

¿Qué haría usted?Mapa del temaResumen del tema Acerca del mentor Utilizar el tema

Conceptos básicos

Principios básicos de redacción comercialDeterminar el alcance de su proyectoUsar estrategias de inicioOrganizar el material según el propósitoRedactar el primer borrador Estructurar los párrafosEditar el contenidoCorregir el estiloRedactar correo electrónico

Pasos

Pasos para la planeación de su tarea de redacciónPasos para editar el contenidoPasos para corregir el estilo


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Consejos

Consejos para utilizar el método de orden de importanciaConsejos para utilizar el método de comparación y contrasteConsejos para escribir un mensaje de correo electrónicoConsejos para redactar un memorando comercialConsejos para redactar una carta comercialConsejos para redactar una propuesta

Práctica

InstruccionesHerramientas

Focus Sheet(tm)Guía para la organización de documentosGuía de referencia para un diseño que cause un impacto visualLista de verificación para "ser su propio editor"

Autoevaluación

Instrucciones

Para aprender más

Artículos en línea

ArtículosLibros

Acerca del mentor

Deborah Dumaine

Deborah Dumaine es la presidenta y fundadora de Better Communications,una empresa educadora que imparte talleres de redacción comercial, deliderazgo, técnica, financiera y de ventas reconocidos a nivel mundial. Desde1978, 86.000 estudiantes han asistido a los talleres de Better Communications. La Sra. Dumaine es autora de Write to the Top: Writing for Corporate Success, recientemente actualizado y publicado por RandomHouse, y de The Instant-Answer Guide to Business Writing (iUniverse). También ha contribuidocon secciones sobre redacción comercial en World Book Encyclopedia. La Sra. Dumaine obtuvolos títulos de B.A. y M.A. en Smith College. Para obtener más información, visite su sitio Web enwww.writetothetop.com.

¿Qué haría usted?

Normalmente, los compañeros de trabajo de Celeste ofrecían su apoyo, pero últimamente noestaban siguiendo sus solicitudes y ella no comprendía por qué. Hace dos semanas, cuando envióal equipo el resumen de la conferencia por correo electrónico, incluyó una nota en la que citaba a

una reunión del equipo para el viernes en la mañana. Sin embargo, el viernes sólo llegaron dospersonas. Una semana más tarde, Celeste les volvió a enviar un correo electrónico, esta vezacerca de los informes mensuales. En su mensaje incluyó una nota respecto a la visita de losejecutivos a sus reuniones de personal. El grupo se sorprendió cuando el vicepresidente de ventascorporativas asistió a la siguiente reunión. ¿Sus compañeros de equipo la estaban ignorando? ¿Osimplemente no logró comunicarse con ellos? ¿Qué haría usted?

¿Qué podría hacer?

Es posible que Celeste no se conecte con sus compañeros de equipo debido a que envíademasiada información en sus correos electrónicos. Como regla general, cada mensaje debetratar un solo tema. Si el mensaje de correo electrónico abarca varios temas y es largo, los


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lectores se confundirán y no lo leerán completamente. Celeste también debe dejar claro elpropósito del mensaje, tanto en la línea de asunto como al inicio del mensaje en sí. Si desea quelas personas asistan a una reunión, tiene que captar su atención inmediatamente. E, igualmenteimportante, Celeste debe enviar correos electrónicos concisos, ya que la brevedad normalmentebeneficia a todos.

En este tema, aprenderá a organizar sus ideas, escribir un completo primer borrador y hacer desus correos electrónicos, memorandos e informes rutinarios algo útil, lógico y convincente.Después de haber explorado las ideas de este tema, asegúrese de hacer clic en "Práctica" para

participar en un escenario interactivo, tomar decisiones y recibir retroalimentación inmediata sobresus alternativas.

Utilizar el tema

Estructura del tema

El contenido de Redacción comercial se divide en las siguientes secciones. Los vínculos a estassecciones aparecen en la parte superior de su pantalla.

Descripción general del tema

Haga clic en Descripción general del tema para obtener una introducción al tema. Evalúe

una situación hipotética, ¿Qué haría usted?, seguida de una respuesta, ¿Qué podríahacer? El Mapa del tema proporciona un “mapa del sitio” con vínculos a todos loselementos del tema.

Conceptos básicos

Haga clic en Conceptos básicos para obtener una presentación completa de las ideasprincipales del tema. Aprenda pautas que lo ayudarán a comunicar en forma eficaz sumensaje a la audiencia. Estos principios lo ayudarán durante todo el proceso, desdegenerar ideas hasta perfeccionar lo que ha escrito.

Pasos

Haga clic en Pasos para obtener procedimientos que le permitirán planear su tarea de

escritura y editar el contenido y el estilo.Consejos

Haga clic en Consejos para obtener sugerencias sobre cómo escribir mensajes de correoelectrónico, memorandos, cartas y propuestas.

Práctica

Haga clic en Práctica para participar en un escenario interactivo, donde asuma la funciónde un gerente, tome decisiones y reciba retroalimentación inmediata sobre sus alternativas.

Tools

Haga clic en Herramientas para obtener formularios que lo ayudarán a: enfocarse en lo quenecesita decir, organizar el material, aprovechar al máximo el diseño visual y editar su

documento para que sea claro, conciso y con el estilo apropiado.

Autoevaluación

Haga clic en Autoevaluación para ver lo que ha aprendido. Recibirá retroalimentacióninmediata sobre sus alternativas. Una página de resumen proporciona vínculos a materialde referencia.

Para aprender más

Haga clic en Para aprender más y podrá leer dos artículos relacionados con el tema.También encontrará una lista de artículos con notas y otros recursos.

Exploración del tema


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Para explorar el tema, haga clic en los vínculos de la parte superior e izquierda de la pantalla.Cuando haga clic en un vínculo en la parte superior de la pantalla, los de la izquierda cambiarán.Para explorar el tema en forma completa y lineal, siga estos pasos:

Visite cada sección del tema haciendo clic en los vínculos en la parte superior, de izquierdaa derecha.Revise la información de cada sección haciendo clic en los vínculos de la izquierda, desdearriba hacia abajo.En la sección Práctica, haga clic en Siguiente para continuar explorando el escenario.

Cuando llegue a un punto de decisión, elija una opción y lea la retroalimentación. Luegoanalice las otras opciones para obtener información adicional. Nuevamente, haga clic enSiguiente para continuar.En la sección Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta. Puedeimprimir una copia de la herramienta para usarla cuando no esté conectado. Tambiénpuede completar la herramienta en línea y grabarla en su disco duro.Para finalizar, responda la prueba de Autoevaluación y lea los Artículos en línea de lasecc ión Para aprender más.

Principios básicos de redacción comercial

La redacción comercial eficaz se fundamenta en principios básicos. Si los domina, sabrá cómomanejar las muy diversas tareas de redacción que enfrentará.

Aclare su propósito al escribir

Al comenzar a redactar un documento comercial, lo primero que se debe preguntar es: "¿Por quéestoy escribiendo este documento?" La redacción comercial está destinada a servir a variospropósitos, como:

Explicar o justificar acciones: "Puesto que todas las ofertas que recibimos de nuestrosactuales proveedores son altas, decidimos rechazarlas y buscar a otros".

Comunicar información: "La administración desea que todos los empleados sepan quelas ventas t rimestrales del nuevo producto superaron las expectativas".

Influir en el lector: "El equipo de ingeniería puede cumplir con estos plazos".

Entregar buenas o malas noticias: "Lamentablemente, el incendio del motor que nosinformó ocurrió un día después del vencimiento de la garantía".

Solicitar una acción: "El equipo de diseño debe finalizar y entregar las especificacionesdel producto a más tardar el 1 de mayo."

Mantenga su propósito presente al comenzar a escribir. Muchos redactores, al ocuparse de las


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tareas rutinarias de preparar un documento, pierden de vista su propósito. Para mantenerse en elcamino, anote el propósito al principio de su borrador como recordatorio y vuelva a consultarlomientras avanza. Cuando termine el borrador, revíselo para asegurarse de que cumple con supropósito inicial.

Adopte un enfoque "centrado en el lector"

Al igual que una empresa no se conectará con sus clientes si no considera sus necesidades oaptitudes, usted no se conectará con sus lectores si no comprende sus deseos y cómo prefierenrecibir información.

Pensar, redactar, organizar y editar desde el punto de vista de sus lectores mejora la claridad eimpulsa la acción. Cuando los lectores comprenden qué intenta comunicarles y cuáles deberíanser sus pasos siguientes, les resulta más fácil su trabajo.

¿Por qué es importante adoptar un enfoque "centrado en el lector"? Considere esta historia real deuna empresa que no analizó a su audiencia al escribir lo que parecía un simple tarjeta queanunciaba un cambio de dirección. Al no situarse en el lugar de sus lectores, la empresa olvidóincluir la información más importante: la fecha del traslado. Los clientes sabían dónde ponerse encontacto con la empresa, pero no cuándo deberían usar la nueva dirección.

Consulte también el tema de Harvard ManageMentor Realizar una presentación: Preparar su

presentación.

Establezca claramente su mensaje clave

Una vez que identifique el propósito de su documento y haya considerado a su audiencia, supróxima tarea es aislar el mensaje clave que desea que recuerden los lectores. Este mensajedebería ser claro y conciso; por lo general sólo una o dos oraciones. Por ejemplo, "Para cumplir con el plazo de entrega a nuestro cliente, debemos finalizar el diseño del producto a más tardar el1 de mayo".

En muchos casos, su mensaje clave se establecerá al principio del documento o cerca de éste, yse usará el resto del documento para desarrollar los detalles y responder la pregunta "¿Por qué?"o "¿Cuáles son las repercusiones de lo que estoy proponiendo?"

Concéntrese en un tema por documento para optimizar la claridad de su documento. Si descubreque tiene dos mensajes clave que no están relacionados, escriba dos documentos diferentes.

Escriba un mensaje corto y simple

Los lectores ocupados agradecen los documentos concisos. De hecho, mientras más breve serámejor si el documento sigue comunicando la información requerida. Al mantener su documentobreve se asegurará de que su mensaje clave se destaca. El ahorro de palabras también ahorra asus lectores tiempo valioso.

Considere el siguiente ejemplo:

"A sugerencia de su jefe, y con la ayuda del abogado de la empresa, Viviana escribió unacarta de disculpa a los cinco clientes contrariados que amenazaron con interponer unademanda".

Como escritor, su desafío es saber cuándo una oración ha alcanzado su capacidad decomunicación óptima. En las oraciones de ejemplo anteriores, el conocimiento de la audiencia esuna guía útil. ¿Necesitan saber los lectores que el jefe de Viviana sugirió la carta o que se hizointervenir al abogado de la empresa? ¿Es relevante el hecho de que había cinco clientescontrariados o que amenazaron con interponer una demanda? Si esta información no es necesariaconsidere eliminarla.

Luego su oración diría:


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"Viviana escribió una carta de disculpa a los clientes contrariados".

Confirme su estrategia de entrega

Los escritores eficaces saben que incluso un documento bien escrito perderá efecto si no provienede la persona adecuada, en el momento adecuado y en el formato adecuado.

Antes de comenzar a escribir, considere de quién debe provenir la comunicación. ¿Debe provenir de usted? ¿Su jefe? ¿Todo el equipo? Sin duda la decisión marcará una diferencia en el efecto enlos lectores.

Además, considere si está escribiendo el documento en forma demasiado anticipada o demasiadotardía. Si escribe en forma demasiado anticipada, la gente no estará preparada para concentrarseen el tema que está planteando. Si espera demasiado, perderá la oportunidad de hacer unasugerencia o evitar un problema.

Por último, el formato de su redacción también influirá en su efecto. Considere su propósito, suaudiencia y la información que desea comunicar al elegir un formato. Por ejemplo, para divulgar lasconclusiones de una encuesta sobre satisfacción del cliente, podría enviar por correo electrónicoun resumen del informe a toda la empresa y proporcionar los detalles de cómo obtener el informecompleto. Es posible que también invite a la administración y a otras partes clave a unapresentación de las conclusiones del estudio.

Decidir sobre el formato ideal de su comunicación requiere reflexión. Aun cuando utilice un formatoescrito, es posible que le resulte útil complementar un documento con una comunicación verbalpara lograr el mayor impacto.

Consulte también Focus SheetTM.

Determinar el alcance de su proyecto

Antes de comenzar a escribir cualquier documento, primero debe determinar el alcance de suproyecto. Determinar el alcance significa definir la amplitud de su tema y con qué profundidad lo

tratará. Si determina el alcance del tema en forma adecuada, evitará que usted y su audienciaempleen innecesariamente una gran cantidad de tiempo y trabajo.

Alcance amplio versus limitado

Al considerar el alcance de cualquier proyecto, puede examinar el tema ya sea en forma amplia olimitada. Por ejemplo, un informe con un alcance amplio sobre las debilidades de la función demercadeo de su empresa podría incluir:

Cómo el mercadeo contribuye a las metas corporativas

Desarrollo histórico del departamento de mercadeo de la empresa

Recursos humanos de mercadeo

Áreas de problemas específicos de desempeño

Posibles soluciones

Una versión de alcance limitado de este tema se concentraría sólo en una o dos áreas y podríaincluir:

Dos áreas de desempeño deficiente: apoyo a los comerciantes y promociones


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Soluciones sugeridas

Como escritor, debe determinar la amplitud o limitación del alcance de su documento, dado supropósito y su audiencia. En el caso del informe de mercadeo recién descrito, podría adoptar unenfoque muy amplio si su propósito es proporcionar información a un grupo de trabajo asignadopara estudiar el departamento y las posibles soluciones. Esa audiencia desearía obtener la mayor cantidad posible de información sobre el departamento.

Por otro lado, es probable que aplique la alternativa de alcance limitado si está informando a laadministración superior sobre las conclusiones reales del grupo de trabajo. En este caso, suaudiencia estaría más interesada en los detalles específicos de los problemas que ha identificadoy las soluciones que recomienda.

Usar estrategias de inicio

Para muchos gerentes, una de las partes más difíciles del proceso de redacción simplemente escomenzar. Después de determinar el alcance del proyecto, comience por identificar los temas quedesea tratar en el documento. Existen varias estrategias para lograr esta tarea.

Formular preguntas

Una forma de comenzar es escribir las preguntas que podrían tener sus lectores sobre su tema.Este método le permite asegurarse de que su documento le informe a los lectores sobre lo quenecesitan saber. Además, le permite anticiparse a las respuestas de los lectores a su documento.

Por ejemplo, Gabriela tiene que escribir un memorando sobre la introducción de una reuniónsemanal interdepartamental de los empleados que colaboran en el lanzamiento de un nuevoproducto. Al tratar de anticiparse a las inquietudes de sus lectores, genera las siguientespreguntas:

¿Por qué tendremos estas nuevas reuniones?

¿Qué habrá en la agenda?

¿Qué debo preparar para las reuniones?

Al transformar estas preguntas en expresiones afirmativas, Gabriela puede crear la lista de puntosque necesita tratar en su memorando. Por ejemplo: "Para la primera reunión, vengan preparadoscon los planes de trabajo de su unidad".

Al usar este método, considere su conocimiento de los intereses e inquietudes de la audiencia. Sino está familiarizado con su audiencia, obtenga la ayuda de alguien que si lo esté para aumentar su lista de preguntas anticipadas.

El esquema tradicional

Otra estrategia para comenzar la redacción es usar un esquema tradicional. Este método parecefuncionar mejor para los que pueden concebir una estructura lógica para un documento antes de


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escribirlo. Es especialmente útil si no tiene experiencia en escribir y necesita tratar un temacomplejo.

Un esquema tradicional usa letras y números romanos y arábigos para indicar los niveles deinformación.

1. Número romano en mayúsculas, punto

I.2. Letra mayúscula, punto A.3. Número arábigo, punto 1.4. Letra minúscula, punto a.5. Número arábigo, entre paréntesis (1)6. Letra minúscula, entre paréntesis (a)7. Número romano en minúsculas, entre paréntesis (i)

Para la mayoría de los documentos comerciales, tres niveles de encabezados (Números romanos,letras mayúsculas y números arábigos) deberían ser suficientes.

Una vez que tenga un esquema, pregúntese:

¿Están indicados aquí todos los temas que necesito tratar?

¿Están dispuestos en una secuencia lógica?

¿Están claras la parte inicial, parte central y parte final?

Una vez que se encuentre satisfecho con la lógica y el flujo de su esquema, comience adesarrollar cada línea para crear su documento.

El esquema de lluvia de ideas

El esquema de lluvia de ideas es una técnica de formato libre para anotar ideas en tanto se levienen a la mente. La libre asociación estimulada por el esquema de lluvia de ideas le permiteimpulsar la creatividad. Es un método especialmente útil al escribir con un grupo, puesto quecapta las ideas de todos al inicio del proceso. Para crear un esquema de lluvia de ideas:

Dibuje un círculo en el centro de una hoja de papel.

Escriba su propósito dentro del círculo. Recuerde, su propósito es el motivo por el cual estáescribiendo el documento. Mantenga la simpleza: comience con la palabra "para" e incluyaun verbo de acción como persuadir".

Mientras piensa en ideas relacionadas con su tema, trace líneas desde el círculo, como losrayos de una rueda, y escriba cada idea en una línea.

Si una idea inspira otras ideas relacionadas con ésta, trace más líneas desde esa línea yescriba sus ideas en ellas.

Si se le ocurre una idea que es completamente diferente a las ideas que ha escrito hastaahora, trace una nueva línea desde el círculo central.

Continúe generando ideas, trazando líneas desde el círculo central y desde otras líneas.


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Preocúpese de definir las categorías de la idea principal que salen del círculo central. Una vez quelas haya organizado, esas ideas son los temas que necesitará tratar en su redacción.

Escritura libre

Cuando se siente bloqueado para escribir, lo que también se conoce como "síndrome de pantallaen blanco", a menudo la escritura libre es la mejor solución. Al igual que el esquema de lluvia deideas, la escritura libre permite que su imaginación divague, facilitando así la expresión de grandesideas, ya sea sobre el papel o la pantalla. La norma más importante que se debe recordar sobre laescritura libre es que no hay normas. Para usar el método de escritura libre:

Coloque el lápiz sobre el papel o los dedos sobre el teclado y deje que su mente divague.

Anote todo lo que se le venga a la mente, aun cuando no tenga ninguna relación con eltema de su redacción.

Escriba libremente por lo menos durante 10 minutos para dejar que las ideas fluyan.

Cuando quede estancado, escríbalo también. No se detenga.

No edite su trabajo. Si está trabajando con su computadora, oscurecer la pantalla podríaser útil para evitar que edite prematuramente.

Cuando haya terminado la escritura libre, lea lo que anotó, destacando los puntos e ideasimportantes. Luego organice esos puntos en categorías lógicas, exactamente como lo haría en unesquema tradicional o de lluvia de ideas o su contrapartida de lluvia de ideas.

Consulte también el Artículo en línea: "Ayn Rand: acerca de la escritura."

Organizar el material según el propósito

Lo que escriba se debe organizar en forma lógica; de lo contrario, no cumplirá con el propósitoprevisto. Al seleccionar el método de organización más adecuado, puede hacer que su mensajeresulte más claro para el lector.

Para comenzar, considere las necesidades y preferencias de su audiencia. Seleccione un métodode organización formulando y respondiendo preguntas como las siguientes:


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¿Cuál es mi conclusión?

¿Mi lector probablemente responderá en forma receptiva o reacia?

¿Qué podría necesitar saber mi lector de inmediato?

Método de orden de importancia

Los lectores con frecuencia uti lizan un enfoque de "conclusión al principio" (BLOT) para muchosdocumentos internos. Al colocar la información más crítica al principio de un documento, permiteque los lectores ocupados vean con rapidez su mensaje más importante.

Consulte también Consejos para utilizar el método de orden de importancia.

Método cronológico

El método cronológico de desarrollo describe un tema indicando eventos en el orden en queocurrieron. Es útil para el contenido que incluye información, como la historia del desarrollo de unproducto.

Cuando utilice este método:

Aténgase a los hechos principales y trascendentales.

Use un diseño visual para destacar una información importante, como su mensaje clave,que podría perderse en este método de desarrollo.

Evite comenzar cada oración con una fecha si hay más de cinco fechas.

Métodos de proceso y procedimiento

Los métodos de proceso y procedimiento son útiles tanto para las instrucciones como para losmanuales de usuario.

Un proceso describe, en términos generales, quién hace qué y qué sucede (o sucederá) enetapas. Puesto que estas etapas ocurren independientemente del lector, use la tercera personapara describirlas. Por ejemplo: "Una factura primero se envía al departamento que incurrió en elgasto, para su aprobación, luego se envía a contabilidad para su pago".

Un procedimiento proporciona acciones que el lector efectivamente puede seguir , en el ordennecesario para cumplir la meta. Puesto que un procedimiento es un conjunto de pasos ordenado,preséntelo en la misma forma que lo haría para una receta o para las instrucciones de instalaciónde software. Use la segunda persona para describir los pasos y comience cada paso con un verbode acción. Por ejemplo, "Timbre la fecha en la factura", o "Desprenda la copia rosada para losregistros de su departamento".

Al usar cualquiera de estos métodos:

Coloque los procedimientos formales en una tabla y numere cada paso.

Presente las etapas o los pasos en un proceso o procedimiento en el orden preciso en quese producen.

Método de disposición espacial

Este método de disposición espacial es útil para los informes de viajes, descripciones demaquinaria e informes de investigación de ventas. Considérelo como un mapa de dos o tres


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dimensiones que permite que sus lectores comprendan su mensaje llevándolos en un viaje através de su tema.

Por ejemplo, para explicar el plan territorial de ventas de una empresa de EE.UU., primero podríadescribir las oportunidades en Los Angeles, luego los nuevos clientes de Newark, y finalmente, lasperspectivas del gobierno en Washington, D.C.


Cree un orden coherente y concreto que sea fácil de seguir, como de izquierda a derecha,

de arriba hacia abajo, o del exterior hacia el interior.

Use el detalle para crear una imagen visual para sus lectores mientras los traslada de unespacio a otro.

Haga un esfuerzo consciente por atraer a sus lectores variando las oraciones yreemplazando las frases excesivamente usadas por otras nuevas.

Método de comparación y contraste

El método de comparación y contraste demuestra de qué manera los conceptos son similares o

diferentes. Funciona bien para los estudios de factibilidad, resultados de investigaciones einformes de planeación. Es especialmente eficaz cuando necesita evaluar las ventajas ydesventajas de dos posibilidades.

Por ejemplo, para dar una recomendación de la ubicación de una nueva oficina en el centrodespués de estudiar dos posibilidades, podría presentar sus conclusiones en esta secuencia:

Ventajas: Lugar A y Lugar B

Desventajas: Lugar A y Lugar B

Consulte también Consejos para utilizar el método de comparación y contraste.

Método de específico a general o de general a específico

El método de específico a general o de general a específico es útil para las órdenes de trabajo,materiales de capacitación y cartas de servicio al cliente. La pregunta clave que se debe plantear al adoptar cualquiera de estos enfoques es: "¿Cuánto ya sabe mi lector?" Una vez que hayarespondido la pregunta, comience su documento con información que sea familiar para el lector.

Por ejemplo, al anunciar una exigencia de que todos los directores de departamento revisen suspresupuestos mensuales, use un método de específico a general para desarrollar el memorandoque enviará al departamento de contabilidad. Dado que el equipo de contabilidad originó laexigencia, estructure su comunicación primero reformulando los detalles de las revisiones que

solicitaron y luego aborde el efecto de las revisiones a nivel de la empresa en forma más amplia.Para todos los demás departamentos, redacte memorandos individuales desde una descripción denivel superior de la exigencia hasta los cambios específicos que cada grupo debe implementar para proporcionar un presupuesto revisado. Asegúrese de explicar los términos clave que puedanresultar poco familiares durante el proceso.


Determine cuánto ya sabe su lector sobre el tema.

Comience su documento con información que sea familiar para el lector.


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Cambie de específico a general para los lectores familiarizados con su tema.

Cambie de general a específico para los lectores no familiarizados con su tema.

Destaque su mensaje clave cada vez que sea posible.

Método analítico

Para usar el método analítico, comience por formular una hipótesis y luego pruebe rigurosamentesu validez a través de un proceso interrogativo. Este método es útil para los informes técnicos,informes anuales y los análisis financieros.


Asegúrese de incluir cada aspecto de su hipótesis para evitar verse desacreditado, o peroaún, tomar una mala decisión de negocios.

Analice los datos para verificar si hay similitudes, diferencias, vínculos lógicos,repercusiones y acciones sugeridas.

Simplifique el lenguaje técnico para el lector no técnico, en especial al escribir un informe

de la empresa destinado al público general.

Consulte también Guía para la organización de documentos.

Redactar el primer borrador

Al sentarse a escribir su primer borrador, recuerde: Es más importante escribir que lograr quecada detalle esté correcto. El primer borrador puede ser poco riguroso en estructura, ortografía,gramática y puntuación. Es sólo para usted.

Escribirlo en forma de borrador tiene dos beneficios. Primero, permite que se concentre en lasideas clave que necesitará incluir en este documento. Segundo, puesto que usted sólo habráinvertido poco esfuerzo en un borrador poco riguroso, es probable que se sienta más cómodo sicambia el orden de su material, o incluso si lo descarta totalmente.

Comience por donde se sienta más cómodo

No hay ninguna norma que diga que debe comenzar exactamente por el principio. Mantenga suesquema o plan frente a usted y utilícelo para decidir dónde le acomoda más empezar a escribir.Los escritores con más experiencia guardan el material introductorio para el final; con frecuenciaes más fácil redactar un párrafo inicial atractivo una vez que sabe cuáles son sus conclusiones.

Seleccione un título, por ejemplo, y escriba un párrafo para éste. Cuando haya terminado con eso,seleccione el próximo punto con el cual se sienta cómodo y así sucesivamente. Deténgase de vezen cuando para comparar su borrador con su plan.

Escriba en "categorías"


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La tarea de escribir una carta importante puede parecer desalentadora si no cuenta con un métodopara dividirla en partes manejables. Su redacción seguramente mejorará si la considera como unaserie de tareas más pequeñas.

Las categorías que aparecen con frecuencia en las cartas comerciales, memorandos y correoselectrónicos incluyen:

Anuncio de un cambio

Información básica

Plan de implementación

Plazo

Explicación de un proceso

Resultados

Conclusiones

RecomendacionesObservaciones

Acciones propuestas

Solicitudes de acción

Evaluación

Las partes estándar de un propuesta formal incluyen:

Página de título

Tabla de contenido

Resumen ejecutivo

Introducción

Declaración de las necesidades del cliente

Procedimientos propuestos (o plan técnico)

Beneficios del plan

Impacto del plan

Plan de implementación

Calificaciones

Análisis de costos (o su inversión)

Declaración de acuerdo


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Apéndice

Consideraciones especiales para un documento técnico

Al redactar un documento técnico para una audiencia no técnica, dedique un tiempo adicional alanálisis de ésta. Asegúrese de que pueda responder con exactitud la pregunta, "¿Cuánto yacomprende la audiencia sobre este tema?"

Un método que ha resultado útil para muchos escritores es utilizar dos columnas. En una

columna, escriba la información para un lector técnico. En la otra, simplifique y condense lainformación para el lector no técnico.

Estructurar los párrafos

Los párrafos son los elementos fundamentales de cualquier documento. Introducen los temas alos lectores y, en algunos casos, señales de que se ha iniciado otro paso en un argumento. Enese sentido, los párrafos guían al lector y también a usted, como escritor, le permiten mantener las ideas claras y concisas.

Límite la cantidad de temas en cada párrafo

El control de los temas en todos los párrafos es fundamental para dar a sus lectores unasensación de coherencia y simplicidad. Por lo general, un párrafo tendrá de tres a doce oraciones.Cada una de estas oraciones tendrá un tema.

Asegúrese de mantener la cantidad de temas usada en un párrafo en un mínimo. Emplear más detres o cuatro temas en un párrafo promedio probablemente confundirá al lector. No obstante,recuerde que si bien limitar la cantidad de temas es una buena idea, estructurar todos los temasdentro de un párrafo exactamente de la misma manera puede hacer que su escritura parezcademasiado simple e incluso en algunos casos, condescendiente.

Crear transiciones fluidas

Al construir los párrafos, considere cómo cada uno se ajusta al documento en general. Lastransiciones fluidas entre los párrafos y las oraciones dentro de los párrafos pueden permitir a loslectores percibir la relación entre las ideas y el desarrollo de un argumento.

Considere la siguiente oración de transición (en cursiva):

"Los proponentes de ampliar el número de asientos en un restaurante no han proporcionadoninguna estimación de los costos de construcción, de operación, ni impuestos. Sin esasestimaciones, cualquier intento por evaluar la propuesta de éstos será una pérdida detiempo.

Aun cuando los costos de construcción fueran razonables y manejables para la operación,

seguiríamos enfrentando un alto nivel de incertidumbre con respecto a los ingresos . Nadiesabe cómo la duplicación del número de asientos afectará los ingresos anuales. ¿Esrazonable suponer que los ingresos se duplicarán, o un 75% de aumento es una cifra másprobable?"

Estos párrafos de ejemplo incluyen dos temas muy diferentes: el costo de ampliar un restauranteexistente y cómo podrían aumentar los ingresos si se realiza tal ampliación. La afirmación detransición proporciona a los lectores un paso fluido entre los costos de construcción y los temasde ingresos.

Entre las oraciones, las palabras o frases pueden efectuar el mismo tipo de conexión que la fraseanterior. Considere el siguiente ejemplo de una transición (en cursiva):


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"Nuestros gerentes de inventario han controlado estrictamente las existencias o losproductos terminados. En consecuencia, las necesidades de capital de trabajo handisminuido en un 8%".

En este caso, el término, en consecuencia, establece una relación causal entre las dosoraciones. Entre otras transiciones útiles, se incluyen: como resultado, además, asimismo, entretanto, por ejemplo, finalmente, por otro lado, por otra parte, y sin embargo.

Editar el contenido

Al escribir su primer borrador, su meta es asegurarse de que ha expuesto todas sus ideas clavede manera lógica. Una vez finalizado ese borrador, su siguiente tarea es editar su contenido. Laprimera etapa de edición es finalizar la estructura, la lógica y el mensaje de su documento.

Concéntrese en su mensaje.

Los escritores pierden la concentración porque no tienen claro lo que desean decir. Si un escritor es poco claro, ¿cómo se puede esperar que los lectores comprendan? Otro error común quecometen muchos escritores es concentrarse en sus propias agendas y descuidar las necesidadesde los lectores.

Para evitar estos problemas comunes, revise su primer borrador y pregúntese:

¿Establecí claramente mi mensaje clave?

¿Incluí toda la información que mis lectores necesitarán para comprender lo que debenhacer?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, revise lo que ya ha identificado como supropósito, audiencia y conclusión. Edite su documento para abordar las necesidades de suaudiencia y para establecer claramente su mensaje clave.

Revise si está claro

Al leer el primer borrador, considere si su propósito es fácil de encontrar y comprender. Además,revise la precisión y el alcance del contenido.

Al editar para obtener claridad, formúlese estas preguntas:

¿Mi información es precisa?

¿Mi información es completa?

¿Indiqué las solicitudes de acción y los plazos de manera que resulten evidentes para ellector?

¿Destaqué los pasos siguientes?

Establezca una secuencia estratégica para su mensaje clave.

Otro elemento que debe observar en su borrador es la ubicación del mensaje clave. ¿Qué es loque usted desea que su lector recuerde? En muchos casos, necesita ubicar esta información alprincipio de su documento. Cuando el mensaje clave está oculto, es probable que su lector sólo ledé un vistazo.

Si ha determinado que es probable que lector se muestre poco receptivo a sus ideas, ubique el


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mensaje clave en una posición estratégica: en un lugar donde sin duda lo lean y tomen en cuenta.Quizás descubra que tiene más sentido crear un contexto para el mensaje clave antes depresentarlo.

Responda a la pregunta de sus lectores: "¿Por qué?"

Su documento no sólo debe exponer el mensaje clave, sino también debe explicar al lector por qué es importante. Por ejemplo, si su mensaje clave es que necesita más tiempo para finalizar eltrabajo en un proyecto, no se detenga simplemente una vez que haya explicado su necesidad.Responda la pregunta "¿Por qué?" mediante las siguientes afirmaciones:

Qué sucederá si no obtiene el tiempo adicional

A quién afectará su extensión

Cómo afectará una extensión a otros proyectos en que está trabajando

Cómo su lector o lectores se verán afectados

Al escribir su documento, asegúrese de incluir una afirmación clara del impacto de su mensajeclave en términos adecuados para su audiencia. Por ejemplo, en lugar de simplemente afirmar:

"La Opción A es mejor que la Opción B", escriba: "La Opción A es mejor que la Opción B porquenos permitirá ahorrar un 30% de nuestros costos generales anuales".

Corregir el estilo

Una vez que esté convencido de que tiene toda la materia prima para un mensaje eficaz yorientado hacia la acción, concéntrese en perfeccionar y energizar su documento de entrega.

Diseñar para causar un impacto visual

La redacción clara, precisa y coherente por sí sola no es suficiente. Es necesario que un lector pueda mirar su documento y encontrar las ideas clave sin buscar a través de una redacción muycomplicada. Cuando un documento es fácil de leer y los puntos clave emergen, tiene impactovisual.

Tómese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a su audiencia. Usar mejorasvisuales puede hacer que un mensaje se destaque entre los cientos de mensajes que un lector recibe con regularidad. Pero sea cuidadoso al usar el correo electrónico o cualquier otrodocumento electrónico, puesto que es posible que su lector no tenga las capacidades oprogramas de formato necesarios para abrir el documento en el formato en que lo creó, o inclusoni siquiera abrirlo.

Los siguientes son ejemplos de mejoras visuales:

Encabezados que destaquen los puntos más importantes

Oraciones que no tengan más de 20 palabras de extensión


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Párrafos cortos y grupos de oraciones de 5 a 6 líneas como máximo

Espacio en blanco suficiente

Tipos de letra negrita y cursiva que destaquen la información importante

Viñetas o números para las listas, incluso dentro de las oraciones

Tablas para organizar la información en grupos

Ajuste su tono a la audiencia

El tono que utiliza al escribir afectará la forma en que el lector recibe lo que usted tiene que decir.Por ejemplo, un tono informal puede ser adecuado para un colega que conoce bien, pero no lo espara un cliente o supervisor.

El tipo de lenguaje que use en su mensaje también afectará la comprensión de sus lectores.Muchos escritores utilizan lenguaje confuso o anticuado porque piensan que los hace sonar másinteligentes. Por el mismo motivo, muchos escritores seleccionan la palabra o la frase más larga ycomplicada en lugar de la más corta y simple.

No hay nada malo en desear parecer inteligente. Pero la claridad y la simplicidad, no el lenguajerimbombante, cumplirán mejor con su objetivo. Por ejemplo, en lugar de escribir:

"Convocaremos a una reunión de planeación anticipada, de breve duración, para consolidar el trabajo asignado al comité de Nora antes de que prosigan."

Escriba:

"Nos reuniremos brevemente para consolidar el trabajo del comité de Nora antes de que elgrupo continúe".

Verifique que sea conciso.

Así como su tono debe ser directo, la estructura de las oraciones y párrafos debe ser concisa.

Al verificar si es conciso, formúlese estas preguntas:

¿Limité mis párrafos a 6 líneas?

¿Concentré mis párrafos en sólo un pensamiento?

¿Limité mis oraciones entre 15 y 20 palabras?

¿Eliminé todas las palabras innecesarias posibles?

Consulte también el Artículo en línea: "Cinco maneras rápidas de sintetizar su redacción".

Utilice la voz activa

Considere la siguiente oración: "La voz pasiva es utilizada por demasiados escritores". ¿Quésucede con ésta? Está escrita en la voz pasiva. Una oración con mayor impacto diría:"Demasiados escritores utilizan la voz pasiva".

La diferencia esencial entre las oraciones activas y pasivas consiste en que las activas incluyenun participante que realiza algo. Por lo general, puede detectar una oración pasiva al identificar suverbo: las oraciones pasivas siempre contienen alguna forma del verbo "ser" más otro verbo. Por ejemplo, "La reunión es realizada en la sala de conferencias grande".


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Edite para obtener precisión.

Un documento exacto emplea gramática, puntuación y ortografía correctas. Evite depender exclusivamente de la función de corrección de ortografía de su computadora, puesto que nodetectará los errores como usar hay en lugar de ahí o afecto en lugar de efecto. Solicite a uncolega que tenga buena redacción que revise los documentos importantes.

Redactar correo electrónico

Es fácil enviar un correo electrónico que a veces parece no haber sido redactado en absoluto. Peroel correo electrónico es una forma de correspondencia que requiere el mismo tipo de atención quelas cartas comerciales, los memorandos y los informes que se reciben.

Problemas comunes

En una cantidad creciente de empresas, el correo electrónico se ha convertido en el métodopredominante de comunicación porque es rápido, fácil y poco costoso. Desafortunadamente, larapidez y facilidad del correo electrónico también ha creado algunos problemas para losredactores comerciales y sus empresas, como:

Los empleados envían y reciben mensajes innecesarios que hacen perder el tiempo.

Muchos correos electrónicos se escriben en forma deficiente y precipitada.

Los escritores a veces envían mensajes que son emocionales o inadecuados para unentorno de negocios.

En ocasiones, los mensajes se dirigen incorrectamente o se envían a destinatarios noprevistos, a veces, con consecuencias negativas.

A menudo, los correos electrónicos se leen en forma tan rápida que los destinatarios pasanpor alto detalles importantes.

Con frecuencia, se pueden evitar estos problemas aplicando el sentido común y algunos sólidosprincipios de redacción.

Comience por la línea de asunto

La línea de asunto es el encabezado de su mensaje, el atractivo que hace que su lector seinterese e involucre. Tómese el tiempo para escribir una línea de asunto que:

Contenga el mensaje clave (por ejemplo, "Reunión de ventas reprogramada para el viernes alas 3 p.m.")

Incluya la acción o respuesta deseada (por ejemplo, "Comentarios requeridos hasta las 4p.m. de hoy")

Sea específica pero no demasiada extensa (por ejemplo, "¿Almuerzo mañana?")

Permita a su lector archivar y recuperar el mensaje fácilmente (por ejemplo, "Informe globalde la empresa de Juan")

Si la línea de asunto es demasiado general o vaga, el lector podría pasarlo por alto. Si la línea deasunto está en blanco, el lector podría eliminarlo. Recuerde: La gente ocupada con frecuenciarecibe entre 50 a 100 mensajes de correo electrónico al día. Para asegurarse de que el suyo se


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abra y lea, debe destacarse.

Aborde un tema por correo electrónico

Trate cada correo electrónico como un paquete de información coherente: para plantear unapregunta, comunicar su opinión, informar noticias, etc. Para lograr la coherencia, limite cadacorreo electrónico a sólo un mensaje. Este enfoque tiene dos ventajas principales:

Los destinatarios pueden asimilar y responder un solo mensaje con mayor facilidad.

Permite al destinatario reenviar el mensaje a otra parte sin arrastrar otros mensajes, lo quepodría ser muy inadecuado para esa audiencia.

Deje en claro el propósito del mensaje

Comunique su propósito al lector de inmediato, en la línea de asunto y al inicio del mensaje.Informe a su lector si es un llamado a la acción, una solicitud de información, una transmisión deinformación o una recomendación.

Sea conciso y utilice archivos adjuntos

Los mensajes de correo electrónico largos requieren mucho desplazamiento molesto a través dela pantalla por parte del destinatario. De modo que escriba mensajes cortos. Cuando tenga queenviar un mensaje extenso, envíelo como un archivo adjunto en lugar de texto de correoelectrónico. Use el mensaje de correo electrónico para informar al lector de qué se trata el archivoadjunto y lo que debe hacer el lector con él.

Recuerde su audiencia

Al escribir a sus colegas y amigos, puede ser todo lo informal que desee. Al escribir a un superior o a un cliente, procure que su correo electrónico luzca como un breve memorando profesional. Adapte su tono y lenguaje al lector.

Mantenga su formato simple

En el entorno del correo electrónico, no puede controlar cómo aparecerá un mensaje en la pantalladel destinatario, de modo que no espere que un formato extravagante se mantenga después de latransferencia. Para los encabezados o énfasis, use mayúsculas en todas las letras (sin embargo,no envíe todo el mensaje en mayúsculas, puesto que se considera como gritar). Use espacio enblanco para que el lector pueda comprender el mensaje con rapidez, demasiado texto junto sehace difícil de leer.

Revise la política de correo electrónico de su empresa.

A pesar de su conveniencia para los negocios, el correo electrónico podría dejar a una empresavulnerable a acciones legales por acoso y difamación. Como resultado, muchas empresas tienen

una política que claramente resume cómo se debe usar el correo electrónico en el trabajo. Averigüe si su empresa tiene esa política, de modo de estar seguro de cumplir con ella.

Sepa cuándo no enviar un correo electrónico

El correo electrónico puede ser la forma de comunicación preferida en muchas organizacionesactuales, pero no siempre es el método más eficaz o adecuado. Además de cumplir con laspolíticas de correo electrónico de su empresa, considere las siguientes sugerencias:

Evite enviar mensajes privados a través del correo electrónico. Llame o reúnase con alguienpara tratar asuntos personales o confidenciales.

Organice una reunión personal cuando los mensajes de correo electrónico parecen no estar


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funcionando con eficacia. Si mantiene el intercambio de mensajes sin llegar a una solución,ya sea durante un período de horas o varias semanas, tome el teléfono y acuerde unareunión. Una pauta general es limitar los intercambios de correo electrónico a no más decuatro.

Elimine los correos masivos; no los reenvíe.

Tenga especial cuidado al expresar emociones en un correo electrónico. El humor puede no

comprenderse, la crítica podría malinterpretarse y los sentimientos de rabia se pueden exaltar aúnmás. Si no está seguro si se comprenderá su intención, reconsidere enviar el mensaje. Unareunión personal o una llamada telefónica podría ser una mejor opción.

Pasos para la planeación de su tarea de redacción

1. Aclare su propósito al escribir.

Piense cuidadosamente en la respuesta que desearía recibir de sus lectores. ¿Cuál es supropósito al escribir? Quizás desee:

Explicar

Informar

Influir

Entregar

Solicitar

Considere aclarar aún más su propósito al combinar uno de los verbos de acción anteriorescon información detallada.

2. Analice a su audiencia.

Hágase las siguientes preguntas sobre su audiencia:

¿Responderán mis lectores en forma receptiva, indiferente o intolerante a mipropuesta?

¿Qué saben mis lectores acerca del tema?

¿Cuánta información técnica comprenden mis lectores?

¿Cuál es el estilo de mis lectores y cómo puedo ajustarme a él?

¿Cuál es el aporte para mis lectores?

3. Aísle y perfeccione su conclusión.

La conclusión es el mensaje clave que usted desea que sus lectores recuerden. Mientras


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más pronto pueda expresar su mensaje clave en una o dos oraciones, más fácil le resultaráescribir el documento. Si descubre que tiene dos mensajes clave que no estánrelacionados, escriba dos documentos. Concéntrese en un tema por documento paraobtener resultados óptimos de su lector.

4. Planee su estrategia para escribir.

Mientras piensa en su estrategia, hágase las siguientes preguntas:

¿Soy la persona adecuada para comunicar esta información?

¿Tengo que incluir una carta explicativa junto al documento?

¿Qué método de transmisión debería usar? ¿Correo electrónico? ¿Courier?

¿Es muy pronto o demasiado tarde para enviar el mensaje?

Pasos para editar el contenido

1. Asegúrese de que su mensaje esté enfocado en la audiencia.

Uno de los errores más comunes es enfocarse en su propia agenda y no abordar lasnecesidades de los lectores. Revise cuidadosamente los documentos para asegurarse deque los mensajes tomen en cuenta las necesidades del lector.

2. Revise si está claro.

Haga que su propósito sea fácil de descubrir y comprender, en especial las acciones oplazos que el lector debe cumplir. Asegúrese también de que su redacción sea precisa y

que el alcance del contenido abordado sea manejable.3. Establezca una secuencia estratégica para su mensaje.

Para lectores receptivos, coloque la conclusión o mensaje clave en la parte superior deldocumento. Si cree que el lector puede mostrarse poco receptivo a sus ideas, ubique elmensaje clave en una posición estratégica: en un lugar donde sin duda lo lean y lo tomenen cuenta. Quizás descubra que tiene más sentido crear un contexto para el mensaje claveantes de presentarlo.

4. Asegúrese de contestar los "¿por qué?" No ignore esta pregunta, ya que es clave para sucredibilidad. Asegúrese de que su documento explique exactamente por qué el mensaje

clave es importante en términos que el lector pueda entender.

Pasos para corregir el estilo

1. Utilice un diseño que cause un impacto visual.

Tómese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a los lectores. Lograr unimpacto visual adecuado puede permitir que un mensaje se destaque entre los cientos demensajes que un lector recibe con regularidad.


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Ayude a sus lectores a procesar el documento empleando encabezados, columnas, tablas,fuente en negrita y cursiva, listas con viñetas y numeradas y bastante espacio libre.

2. Ajuste su tono a la audiencia.

El tono que utiliza al escribir afectará la forma en que el lector recibe lo que usted tiene quedecir. Un tono informal puede ser adecuado para un colega que conoce bien, pero no lo espara un cliente o supervisor.

Además, el tipo de lenguaje que use para su mensaje afectará la forma en que lo entiendensus lectores. Escoja palabras que aclaren el mensaje y no que lo compliquen.

3. Verifique que sea conciso. Escriba un mensaje breve pero completo.

4. Utilice la voz activa.

Siempre que pueda, use la voz activa para crear afirmaciones enérgicas que generenacciones. La diferencia esencial entre las oraciones activas y pasivas consiste en que lasactivas incluyen un "participante" que realiza activamente algo. Por ejemplo, en lugar deescribir: "El software fue diseñado por el ingeniero en jefe", escriba: "El ingeniero en jefe

diseñó el software".

5. Edite para lograr mayor precis ión. Revise cuidadosamente para asegurarse de no cometer errores de gramática, puntuación u ortografía.

Consejos para utilizar el método de orden de importancia

Cuando escriba para dos lectores o más, tenga en cuenta la reacción probable del lector másimportante, generalmente el encargado de tomar las decisiones. Organice el documento deacuerdo a esto.

Para los lectores receptivos, ubique su mensaje al principio.

Para lectores poco receptivos o resistentes, deberá proporcionar más contexto yantecedentes antes de plantear su mensaje clave. Utilice el principio del documento para

convencer al lector de que su recomendación es buena.

Consejos para utilizar el método de comparación y contraste

Cuando compare dos temas, mencione primero el más familiar.

Use gráficos o tablas para comparar información técnica.


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Evite mezclar declaraciones sobre ventajas y desventajas en la misma sección.

Sea coherente en las comparaciones al usar frases clave como: "por una parte" y "por otraparte"; "el primero" y "el último"; y "al igual que" y "al contrario de".

Consejos para escribir un mensaje de correo electrónico

Ponga el mensaje clave en la línea de asunto para asegurarse de que el lector no lo elimine.

Escriba un mensaje corto. Intente incluir toda la información importante en la primera pantalla.

Aborde sólo un tema por mensaje.

Edite y revise la ortografía del mensaje antes de enviarlo.

Nunca envíe un mensaje cuando esté enojado. Una buena prueba es preguntarse si le diríapersonalmente lo que está pensando. Si la respuesta es no, evite hacerlo por vía electrónica.

Cuando reenvíe un mensaje, revise la línea de asunto original. ¿Entenderá el tema el lector nuevo? Si no es así, modifique lo que sea necesario.

Incluya un conclusión. Para lectores externos, use algo simple como "Atentamente" o"Saludos". Para mensajes internos, siga las pautas de su organización.

Escriba la dirección del remitente sólo antes de hacer clic en "Enviar". Esto reduce laposibilidad de enviar mensajes inconclusos o a la persona equivocada.

Envíe mensajes de correo electrónico solamente a las personas que necesitan recibirlos.

Consejos para redactar un memorando comercial

Aborde sólo un tema por memorando.

Escriba una línea de asunto específica.

Use títulos claros y específicos para destacar los plazos y las solicitudes de acción.

Agrupe las ideas relacionadas en categorías.

Diseñe su memorando de manera que cause un impacto visual.

Use la voz activa siempre que sea posible.


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Si conoce a sus lectores, el tono debería ser más amigable y menos formal que el de unacarta comercial.

Consejos para redactar una carta comercial

Comience con una nota personal.

Capte la atención de sus lectores en la primera oración con su mensaje clave.

Escriba oraciones de alrededor de 20 palabras.

Use espacios en blanco para facilitar la búsqueda. Mantenga la longitud de los párrafos en 5 ó6 líneas aproximadamente.

Prefiera el uso de la voz activa en lugar de la voz pasiva.

Adopte un tono positivo. Por ejemplo, use palabras como inversión en lugar de pagos ocostos.

Dé formato a su carta para que cause un impacto visual.

Antes del final, resuma los puntos principales o sugiera los próximos pasos para sus lectores.

No mencione los documentos adjuntos en su oración inicial. Si envía documentos adjuntoscon su carta, menciónelos después, en el cuerpo del mensaje.

Evite usar un estilo demasiado formal.

Si es apropiado, incluya una breve nota amistosa o un toque personal en la despedida.

Consejos para redactar una propuesta

Antes de comenzar, solicite una reunión para planear la propuesta con el destinatario, a fin deconocer mejor las necesidades de la empresa

Enfoque su propuesta en el cliente. Indique a sus lectores de qué manera el producto oservicio cumplirá sus necesidades. No mencione todas las características de su producto oservicio, más bien haga coincidir las necesidades del cliente con los beneficios de suproducto y el impacto que tendrá en las actividades del cliente.

Responda los "¿Por qué?".


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Sea específico: mientras más concreta es la información, más real y factible parece susolución.

Diseñe su propuesta de manera que cause un impacto visual.

Práctica

La práctica es una actividad en línea basada en escenario que le da la oportunidad de participar enun escenario interactivo, donde asume la función de un gerente, toma decisiones y reciberetroalimentación inmediata sobre sus alternativas. Para obtener más información, visite estaactividad en línea.


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Autoevaluación

¿Para cuál de los siguientes temas sería más adecuado un informe de amplio alcance?

Informar a un grupo de trabajo recién constituido sobre los problemas de precios que enfrentasu empresa.

En este caso, su objetivo es que los lectores estén informados sobre los problemas.Probablemente la audiencia desee saber lo más posible sobre el tema, ya que el grupo de

trabajo revisará el problema en detalle. Como escritor, debe determinar la amplitud del alcancede su documento según el objetivo y la audiencia; en este caso, un alcance amplio dará a loslectores los antecedentes que necesitan.

Consulte también Redacción comercial: Conceptos básicos, Determinar el alcance de suproyecto

¿Qué significa la frase "redacción centrada en el lector"?

"Redacción centrada en el lector" significa tomar en cuenta las necesidades del lector en


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todos los pasos del proceso de redacción.

Redacción centrada en el lector significa tomar en cuenta las necesidades de los lectores entodos los pasos del proceso de redacción o, en otras palabras, escribir desde el punto de vistade los lectores. Imaginar que usted es uno de los lectores le ayudará a anticipar los tipos depregunta que pueden tener sobre su tema. Pensar desde la perspectiva de los lectores lepermite, además, evitar la principal queja que tienen los lectores de documentos comerciales:no saber qué espera el escritor de ellos.

Consulte también Redacción comercial: Conceptos básicos, Redacción comercial básica

¿Cuál de las siguientes es una estrategia recomendada para escribir un primer borrador?

Divida el documento en categorías y trabaje en cada una a su propio ritmo.

La tarea de escribir un documento importante puede parecer desalentadora si no cuenta conun método para dividirla en partes manejables. Su redacción seguramente mejorará cuandocomience a verla como una serie de tareas más pequeñas y trabaje en cada una de ellas a supropio ritmo.

Consulte también Redacción comercial: Conceptos básicos, Redactar el primer borrador

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es un ejemplo de un error de estilo común en queincurren muchos escritores?

"Es fundamental que usted tenga en mente que esta solución fue diseñada y desarrollada por el ingeniero en jefe."

Esta oración presenta dos ejemplos de uso excesivo de la voz pasiva. La afirmación tendría

mayor impacto si dijera simplemente: "Considere que el ingeniero en jefe diseñó y desarrollóesta solución".

Consulte también Redacción comercial: Conceptos básicos, Corregir el estilo

Las oraciones largas pueden ser engorrosas o provocar que el lector no entienda el mensajeclave. ¿Cuál es una buena pauta para la longitud de las oraciones?

Alrededor de 20 palabras.

Es buena idea limitar las oraciones a aproximadamente 20 palabras y los párrafos a 6 líneas. Aunque pueda parecer poco, si revisa su primer borrador verá que no es difícil dividir unaoración en dos y agregar un espacio cada cinco o seis líneas.

Consulte también Redacción comercial: Conceptos básicos, Corregir el estilo

¿Cuál de las siguientes no es una estrategia de inicio recomendada?

Crear una excelente oración inicial.


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aprender a escribir de manera concisa. Usted necesita c laridad, precisión, relevancia,sinceridad, transparencia y coherencia para que su escritura sea concisa y, en general,mejor.

Nick Morgan. "Writing Well When Time is Tight." Harvard Management Communication Letter ,May 2002.

Presentar en forma clara y convincente sus ideas es más fácil de lo que parece, incluso siusted no es un orador elocuente y enfrenta un plazo inminente. En este artículo se explicacómo usted, usando principios organizacionales básicos, puede escribir sus ideas demanera organizada y persuasiva.

Harvard Business School Publishing. "The Ten Commandments of Writing." Harvard Management Communication Letter , November 2000.

Ayude a su equipo a lograr una redacción efectiva y emocionante con estas 10 reglascomprobadas.

Libros

Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing . Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall,1997.

Ordenada de la A a la Z, esta guía portátil incluye ejemplos de la vida real sobre redaccióncomercial eficaz. Las entradas abarcan todo, desde dar formato a los documentos hastaredactar propuestas de venta ganadoras. Los lectores se beneficiarán de los 20 años decarrera de Dumaine entrenando a gente de negocios en todo el mundo.

Harvard Business School Publishing. The Manager's Guide to Effective Business Writing. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School Publishing,

2000.

Esta completa colección de Harvard Management Communication Letter ofrece ochoartículos sobre redacción comercial eficaz.

University of Chicago Press Staff. The Chicago Manual of Style: The Essential Guide for Writers,Editors, and Publishers. 15th ed. Chicago: University of Chicago Press, 2003.

Esta referencia clásica es una herramienta invaluable para todos los escritores. Entregapautas detalladas y coherentes, como también muchos ejemplos de gramática y uso

correctos.

Kenneth W. Houp, Thomas E. Pearsall, Elizabeth Tebeaux, and Sam Dragga. Reporting Technical Information. 10th ed. New York: Oxford University Press, 2002.

Los temas tratados incluyen correspondencia comercial, búsqueda de empleo, informes,instrucciones, propuestas, informes de avance e informes verbales. Los autores practican loque predican, ya que esta gran cantidad de información técnica se presenta en un formatode fácil lectura.


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Notas de fuente

Conceptos básicos

Tony Buzan, with Barry Buzan. The Mind Map: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain's Untapped Potential . Paris: Plume, 1996.

Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing . Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall,

1997.

Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House,1989.

Harvard Business School Publishing. Business Communication. Boston: Harvard Business SchoolPress, 2004.

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