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SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR DEL POSGRADO*
Graciela Rojas Argelles y Clara E. Rojas Archiga**
Antecedentes
Todos nosotros, alguna o muchas veces nos hemos enfrentado delante de una ventanilla al mal
trato e incongruencia de burcratas que nos obligan a dar un sinfn de vueltas para trmites
administrativos. Desde pagar el telfono o la luz, hasta inscribirnos en un curso de Posgrado.
En varios casos esto se debe al deficiente control y manejo de la informacin. Es decir,
para que nos den una respuesta, hay que esperar, a que la forma, solicitud, o lo que hayamos
presentado, d un equis nmero de vueltas, pase por un sinnmero de personas, tenga una
enorme cantidad de sellos antes de que nos digan si est o no autorizada, registrada, aprobada o
lo que se requiera.
El manejo y control de la informacin de forma manual, para muchos de los trmites que
realizamos hoy en da, se ha vuelto no slo lento y problemtico, sino obsoleto.
El uso de las computadoras ha venido a simplificar y ordenar muchos de los procesos que
cotidianamente realizamos. Su utilizacin hoy en da, en casi todos los mbitos en donde nos
desenvolvemos, es ya comn. La optimizacin del control de informacin, la rapidez en la
respuesta, la flexibilidad, entre otros aspectos, hacen del uso de la computadora una herramienta
indispensable.
En la Coordinacin General de Estudios de Posgrado (CGEP), especficamente en lo
relativo a la administracin escolar, hasta 1989 se contaba con terminales de computadora
UNYSIS A6 y A12 para realizar los procesos de inscripcin e historias acadmicas.
Aun cuando en su momento dio respuestas positivas, este sistema se volvi insuficiente y
poco flexible para adecuarlo a las actuales necesidades especficas del Posgrado de la UNAM.
Operativamente la informacin se encontraba centralizada, por lo que cualquier consulta que
quisiera hacer el estudiante, sobre su situacin acadmica, la tena que realizar necesariamente en
la CGEP.
*Sistema desarrollado por el Fsico Efran Lpez Sansalvador de la Unidad de Cmputo de la Secretara Tcnica de la CGEP. Software propiedad de la UNAM. ** Secretara Tcnica. Coordinacin General de Estudios de Posgrado.
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A pesar de que la informacin se encontraba en bancos de datos del sistema mencionado, ste no
permita dar solucin a los requerimientos cotidianos de informacin, ni a las modificaciones
constantes de los contenidos de los Planes de Estudio del Posgrado (cambios en carga
acadmica, en valor en crditos, en el nombre del plan de estudio, entre otros). La dinmica de
este sistema no permita la consulta y utilizacin de informacin con la rapidez requerida. Se tenan
que desarrollar programas especficos para usar los datos, y el tiempo necesario para elaborarlos
implicaba de dos a tres jornadas de trabajo de un programador, siempre y cuando no hubiese
cambios de ltimo momento. A manera de ejemplo: un programa de etiquetas contena de 600 a
800 lneas de programacin, implicando el acceso a los bancos de datos con factor de dispersin.
A partir de esta situacin, se comenz a trabajar en 1989 en el desarrollo de un sistema en
microcomputadora y para 1991 no slo se encuentra terminado, sino que ya es utilizado por las
veintin facultades y escuelas que tienen programas de Posgrado.
El Posgrado
Por sus caractersticas, el Posgrado de la UNAM constituye un sistema muy complejo para el
adecuado control de la poblacin estudiantil, y representa un desafo para un sistema de cmputo,
el cual tiene que abarcar un sinfn de posibilidades.
De las veintitrs facultades y escuelas de la UNAM, veintin ofrecen programas de
Posgrado. La diversidad de los cursos a los que un estudiante puede optar constituye un amplio
espectro de opciones dentro del cual el alumno puede definir y disear su propio programa de
estudio, asesorado por su tutor.
Los planes de estudio del Posgrado han evolucionado de un sistema rgido de asignaturas
fijas y seriadas, a un sistema flexible donde se incorporan temas, seminarios y trabajos de
investigacin acordes al desarrollo de la ciencia, la tecnologa, las humanidades y el arte.
Para ubicarnos en el universo que se maneja mencionaremos algunos datos: los
programas de Posgrado en la Universidad ascienden a trescientos tres, correspondiendo ciento
veintitrs a especializaciones, ciento treinta a maestras y cincuenta a doctorados.
En relacin a las reas de conocimiento, el 41% corresponde a Planes de Estudio del rea
de ciencias de la salud; 12% a humanidades; 10% a la de ingeniera; 9% a ciencias sociales; 8% a
ciencias exactas; 7% a las econmicoadministrativas; las reas de tecnologa y qumica contienen
un 4% cada una, la de biologa 3% y artes con un 2%.
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La Facultad de Medicina concentra durante 1991 la mayor parte e la poblacin del
Posgrado dentro del nivel de especializacin, con 5,339 estudiantes distribuidos en ciento diez
sedes hospitalarias en toda la Repblica.
La matrcula total para 1991 es 11,904 estudiantes, de los cuales 5,475 corresponden a la
Facultad de Medicina, siendo el 45.9% de la poblacin total del Posgrado, de la cual 7,656 son
hombres y 4,248 mujeres.
Por niveles, en 1991 la poblacin de especializacin asciende a 6,989, la de maestra es
de 4,235 y la de doctorado es de 680.
Sistema de control escolar del Posgrado
El sistema de control escolar se desarroll con objeto de solucionar uno de los problemas que
presentaba la administracin escolar del Posgrado: el control y manejo de la informacin relativa a
inscripciones e historias acadmicas, para agilizar, y por lo tanto optimizar el servicio que presta a
los estudiantes, esta Coordinacin, a travs de las unidades de Registro e Informacin (la
tenebrosa URI)1 y Cmputo.
El sistema en s est compuesto por dos subsistemas relacionados entre s: el de
inscripciones y el de historias acadmicas. Los conforman bases de datos interrelacionadas.
Las bases de datos principales son: planes de estudio, asignaturas y temas selectos, datos
generales de los alumnos (nombre, nmero de cuenta y nmero de expediente del Posgrado) para
el sistema de inscripciones, y para el sistema de historias acadmicas se suman las bases de
datos que contienen la informacin sobre las actas de examen, e informacin complementaria
sobre los planes de estudio.
Las bases de datos mencionadas contienen la informacin generada desde 1980 a la
fecha, por lo que son bases de gran tamao. Por ejemplo, la base de datos de asignaturas, en los
once aos considerados asciende a 11,264 registros; la base de temas selectos y seminarios
ascienden a 10,950; las calificaciones a 350,000 y los estudiantes suman 35,771.
El sistema permite la actualizacin permanente de las bases de datos, lo que es un enorme
avance en relacin al sistema anterior. Asimismo tiene la caracterstica de ser suficientemente
flexible para adecuarse a las necesidades particulares de cada escuela o facultad, derivadas de los
planes de estudio, as como de la operacin particular de cada una de ellas. Varios aspectos se
conjugaron para poder desarrollar este sistema, en primer lugar, los problemas derivados de las
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necesidades del estudiante de Posgrado para conocer y resolver su situacin
acadmicaadministrativa oportunamente; segundo, la decisin poltica y tercero, contar con la
tecnologa adecuada.
El paso de las computadoras macro a microcomputadoras conllev la planeacin y diseo
de los sistemas, el desarrollo del software necesario para traslado de informacin de un sistema a
otro, depuracin y captura de toda la informacin derivada de los planes (asignaturas, crditos,
temas, leyendas que cada historia acadmica debe contener, la estructura del plan, los requisitos
de ingreso y egreso, actividades acadmicas, por semestre, etc), as como el propio desarrollo y
programacin.
En un primer momento, se implement este sistema paralelo al sistema UNYSIS, para
resguardar la informacin en caso de falla en el primero. Cabe mencionar que este resguardo se
contina llevando a cabo aun cuando todas las funciones son realizados por microcomputadora.
Actualmente este sistema representa un importante apoyo para las veintin divisiones y
coordinaciones de Posgrado en la UNAM, ya que por una parte la informacin se ha
desconcentrado con respecto ala CGEP, y las actividades relativas a las inscripciones las realizan
actualmente las divisiones en forma computarizada.
Esto permite que por un lado, exista mejor control interno en cada divisin y por otro, que el
flujo de informacin entre la CGEP y las divisiones no slo sea ms gil sino ms homogneo.
El sistema permite a cada divisin realizar todo tipo de consultas y reportes respecto a su
poblacin escolar, as como realizar los procesos de inscripcin rpidamente, abatiendo los
tiempos considerablemente.
Para la CGEP, en contar con la informacin homognea por parte de las divisiones, ha
permitido una respuesta ms gil y eficiente por lo que respecto a emisin de actas, historias
acadmicas, actualizacin de calificaciones e informacin en general.
Por otra parte se cuenta con un sistema de diagnstico (de uso exclusivo en la
Coordinacin), que ha permitido mejorar el control de las inscripciones y reinscripciones el
Posgrado. Con este sistema se tiene la posibilidad de detectar problemas tales como: terceras
inscripciones, inscripcin en asignaturas ya aprobadas, cambio de plan de estudios, cambio de
facultad o escuela, que de una u otra forma repercuten en el estudiante si no se resuelven
anticipadamente, ya que van contra el Reglamento General de Estudios de Posgrado.
De manera paralela la informacin proporcionada por este sistema ha permitido la
generacin y alimentacin de un sistema de informacin estadstica del Posgrado, que contiene
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informacin de la poblacin escolar del Posgrado a partir de 1980. Con este sistema, la CGEP
cuenta con una herramienta adecuada para realizar estudios estadsticos confiables y dar
respuesta a solicitudes de informacin tanto de dependencias universitarias como externas a ella
(SEP, CONACYT).
A partir del 15 de mayo del presente alto, se puso en marcho oficialmente el sistema de
historias acadmicas. Mediante el cual el estudiante tiene la posibilidad de consultar en pantalla su
historia acadmica y obtener, si as lo desea, una impresin al momento.
Asimismo, en la Unidad de Registro e Informacin, la revisin de estudios ya sea para
graduarse, diplomarse o como constancia para estudiantes becarios o extranjeros, se realiza por
personal capacitado en el uso del sistema, abatindose los tiempos de entrega de la
documentacin requerida.
Anteriormente este trabajo se realizaba en su totalidad en forma manual por no tener la
informacin concentrada en un sistema. El personal de revisiones tena que sacar el expediente
del archivo, cotejar actas de examen y la documentacin del estudiante requerida por el plan de
estudios, realizar la contabilidad de crditos y obtener el promedio para, finalmente, pasar todos
los datos para su trascripcin en mquina de escribir.
Todo el proceso descrito se ha simplificado, ahora se realiza mediante la
microcomputadora, y la emisin de la historia acadmica por una impresora. Con esto no
queremos decir que el trabajo humano ha sido relegado, sino que se ha facilitado. De una u otra
forma, esto ejemplifica los resultados que se han obtenido con el uso de este sistema.
La simplificacin en las labores internas de la CGEP y en las divisiones de estudios de
Posgrado; el abatimiento en el tiempo de respuesta a las solicitudes de los estudiantes; la facilidad
para obtener y controlar la informacin, son algunas de las ventajas que ofrece la utilizacin de
este sistema en la administracin escolar.
Aspectos tcnicos
Los programas se desarrollaron en Clipper versin 1987. Las bases de datos son compatibles con
Dbase III plus combinado con lenguaje C para una mayor rapidez en tiempo de consulta y proceso,
utilizando bases de datos dinmicas.
El equipo utilizado para su programacin fue una microcomputadora AT y puede ser
utilizado en cualquier equipo compatible con IBM con sistema operativo MS-2.
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Dada la organizacin en base de datos compatibles con Dbase, la consulta y elaboracin
de reportes es tan flexible coma sea la necesidad del usuario. Adems, puede ser exportable a
programas como Lotus, HG, DGE, entre otros. Cuenta con ayudas en lnea y validaciones en
lnea y en pantalla. Las indexaciones se autorresconstruyen automticamente, esto es, por
ejemplo si existe alguna falla elctrica.
El tiempo de consulta de la historia acadmica de un alumno es en promedio de 2.5 segundos (en una microcomputadora modelo 386 de 16MHz de velocidad). El acceso a la
informacin en una historia acadmica se puede llevar a cabo por tres diferentes variables:
Nmero de expediente, Nmero de cuenta y nombre (o parte de l). El sistema contempla
diferentes seguridades: tres claves de acceso, resguardos en diskettes, en cinta y la exportacin al trmino de un semestre a los sistemas UNYSIS A-12 y A-6.
El sistema fue elaborado para ser utilizado por personal capacitado en l y con
conocimientos mnimos del funcionamiento de una microcomputadora, y para ser instalado en
equipo con las caractersticas de ser PC compatibles, con una memoria de 640 en RAM y con un disco duro de 20 a 30 MB.
Notas
1 Segn lo calific el Dr. Ruy Prez Tamayo, en un artculo publicado en La Jornada.