REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS EN EXCEL

Referencias relativas

Una referencia relativa a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autor rellenar", se ajusta automáticamente para hacer referencia a otras celdas.

Son las referencias más utilizadas y las que, en la mayoría de las veces, se obtienen por defecto en Excel al hacer click en una celda para hacer referencia a ella. Son del tipo A1.

Por ejemplo, si tenemos la expresión = A1*2 en la celda B1 y utilizamos "Autor rellenar" hacia abajo, las fórmulas que se obtienen van a justando el número de forma que en la celda B2 tendremos la fórmula =A2*2, en la celda B3 tendremos la fórmula =A3*2 y así sucesivamente.

Podemos ver en la siguiente imagen como se ajustan las fórmulas a medida que "arrastramos" con "Autor rellenar":

El resultado sería:

Referencias absolutas

Una referencia absoluta a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autorrellenar", NO se ajusta y queda bloqueada haciendo referencia siempre a la misma celda.

Para hacer una referencia absoluta a una celda, se deben introducir los símbolos del dólar $ antes de la letra y antes del número de una referencia normal del tipo A1. Es decir, una referencia absoluta a la celda A1, sería: $A$1

Con ello, conseguimos que al copiar y pegar o bien al utilizar "Autorrellenar" siempre mantenemos la referncia a la misma celda:

El resultado es:

Referencias mixtas

Una vez aprendidos los conceptos de "referencia relativa" y "referencia absoluta", es fácil entender el concepto de referencia mixta. Una referencia mixta a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autorrellenar", ajusta sólo la letra o sólo el número de la referencia, quedando bloqueado sólo el número o sólo la letra respectivamente.

Por lo tanto, si queremos bloquear la letra, debemos colocar el símbolo del dólar "$" antes de la letra y si queremos bloquear el número, debemos colocar el símbolo del dólar "$" antes del número. 

Las referencias mixtas son útiles en multitud de ocasiones, especialmente cuando tenemos que utilizar "Autorrellenar" en una matriz de celdas (varias celdas x varias celdas), puesto que nos permite "arrastrar" una fórmula introducida en una esquina, hasta la celda opuesta en la matriz, para operar con los encabezados de columnas y filas rápidamente y de una sóla vez. Podemos ver en la siguiente imagen una referencia mixta preparada para "arrastrar":

Teniendo el siguiente efecto, una vez "arrastrada" la fórmula de la celda C3 hasta la celda E5:

Truco: cambio rápido del tipo de referencia con la tecla F4

Estando el cursor dentro de la fórmula, podemos convertir rápidamente el tipo de referencia mediante la tecla F4. Por ejemplo, la primera vez que presionamos dicha tecla de función, la referencia A1 se convierte en una referencia absoluta (por ejemplo $A$1), la segunda vez se convierte en una referencia mixta que bloquea sólo el número de fila  (por ejemplo A$1), la tercera vez se convierte en una referencia mixta que bloquea sólo la letra de la columna  (por ejemplo $A1), la cuarta vez se convierte de nuevo en referencia relativa.

QUÉ ES UNA FUNCIÓN EXCEL

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

ESTRUCTURA DE UNA FUNCIÓN

LA SINTAXIS DE CUALQUIER FUNCIÓN ES:

=nombre función (argumento1; argumento2;…; argumento)

Esto es:

Signo igual (=).

Nombre de la función.

Paréntesis de apertura.

Argumentos de la función separados por puntos y comas.

Paréntesis de cierre.

Insertar función

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:

Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la fórmula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma.

Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, además una descripción de la función y de cada argumento.

Funciones Anidadas

Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo:

=SI (PROMEDIO (A1:A10) > 50; SUMA (B1:B10); 0)

La siguiente función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada), si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada).

Resultados válidos

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Límites del nivel de anidamiento

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

Función SUMALa función suma es una de las más usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial para efectuar sumas rápidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se llama auto suma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y listo.

Fijémonos en la barra inferior de Excel y veremos siempre la suma, el promedio y cuantas celdas se seleccionaron para efectuar la suma.

Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnas dejando espacio para poner los totalesy luego aplicamos autosuma

Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es la secuencia de números puesta verticalmente u horizontalmente (tiene que estar activa una cela en la columna o fila respectivamente), en estos casos inserta automáticamente la función suma con los rangos que interpreta queremos sumar, para obtener la suma solo nos falta apretar ENTER, para aclarar las cosas veamos los siguientes gráficos.

Apretamos ENTER y obtenemos la suma

Y si la secuencia es horizontal

Apretamos ENTER y obtenemos la suma

También podemos utilizar la auto suma para obtener sub totales por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

seleccionando los rangos de cada subtotal apretando la tecla control

y obtenemos los subtotales apretando e icono de autosuma

En la suma rápida, esta entrega la suma de los valores que están en las celdas a que hacen referencia los argumentos y estos pueden ser: un valor numérico, la referencia o el nombre de una celda, la referencia o el nombre de un rango, una fórmula matemática o una función. =SUMA(parametro-1, parametro-2,parametro-3,...,parámetro-n..)

Donde se ve que la expresión =SUMA(A1:C4;E1;230;E4*F4) ubicada en la celda A7 devuelve la suma de las celdas1-  A1,B1,C1,A2,B2,C2,A3,B3,C3.A4,B4,C42- La celda E13- El número 2304- El producto de las celdas E4 y F4

Los totales se hacen con auto suma y el total final con =SUMA (d4;-E4)Ejemplo:

Seleccionar la celda B14, que está en blanco, excepto por el resaltado verde. Pretenderemos que este es un buen lugar para algunos totales nuevos.  

  Hacer un clic en el botón    Autosuma.Excel estima que usted quiere sumar los números que están arriba de la celda seleccionada y hasta B6, la próxima celda en blanco. Abarca el rango B7:B13 con un borde de guiones que titilan.  La fórmula es mostrada tanto en la barra Fórmula como en la celda. Si fuera necesario se superpondrá con otras celdas mientras se está trabajando.   

Todas las fórmulas deben empezar con un signo = .

Función PROMEDIOLa función PROMEDIO () sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos. 

Ejemplo:=PROMEDIO.SI(rango;criterio; [rango_promedio])Esta expresión podemos traducirla como:=PROMEDIO.SI(“grupo de celdas donde se buscará el criterio seleccionado”;”condición a promediar”; ["grupo de celdas donde se aplicará el promedio de acuerdo al criterio evaluado"])

FUNCIÓN CONTAR

En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónCONTAR de Microsoft Office Excel.

Esta función  es una combinación de las funciónes CONTAR y SI , tiene  dos argumentos, el primero es el rango cuyas celdas se desean contar y el segundo es el criterio que determina que celda sera contada o no

Descripción

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Ejemplo:con esta misma tabla podríamos preguntar cuántos hombres hay

FUNCIÓN MÍNIMO

MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la imagen:

Número1, número2…   son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

A considerar Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.Ejemplo:

En una tabla tenemos una serie de artículos de los cuales queremos solo obtener el valor mínimo del artículo, esto seria muy tedioso hacerlo de forma manual y más aun si son  numerosos valores así que con la función MIN simplificamos esta tarea y ahorramos tiempo para realizar otras tareas, veamos la solución de este ejemplo mediante la siguiente imagen:

Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artículo solo es el valor mínimo de la fila seleccionada.

FUNCIÓN MÁXIMO

MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la imagen:

Número1, número2…   son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

A considerar Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.Ejemplo:En una tabla tenemos una serie de artículos de los cuales queremos solo obtener el valor máximo del artículo, esto seria muy pesado hacerlo de forma manual y más aun si son  numerosos valores y a través de la función MAX podemos facilitar en gran manera esta tarea, veamos la solución de este ejemplo mediante la siguiente imagen:

Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artículo solo es el valor máximo de la fila seleccionada.No dudes en poner en práctica estas funciones ya que con ellas obtendrás ahorrar tiempo que puedes invertir en otras actividades.Les dejamos anexos los archivos con los que preparamos este artículo, en versiones para Excel 2007 y Excel 2003, para que puedan aplicar sus propias prácticas ensayando con los datos de los mismos o aplicando sus propios datos.

FUNCIÓN SI DE EXCEL

.Entendiendo la Función SI de Excel

La función SI es una función lógica. Comprueba si una cierta condición es verdadera o falsa y a continuación actúa acorde. Por ejemplo, si un estudiante ha obtenido más de 75 puntos en un examen, imprime “Aprobado”, si no, imprime “Suspendido”. Sus usos más comunes:

Comparar valores (¿A1 es mayor que B1?) Usar cálculos basados en el resultado de la comparación de valores (si A1 es mayor que B1, multiplica

A1 por 10)

Sintaxis

La función Si tiene al siguiente sintaxis:

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Donde:

prueba_lógica = la condición puesta a prueba, por ejemplo: ¿Tu nombre es John? ¿Obtuviste más de 75 puntos?

valor_si_verdadero = texto, valor numérico o fórmula si la condición es verdadera

valor_si_falso = texto, valor numérico o fórmula si la condición es falsa

Para poner a prueba si una condición es verdadera o no, puedes usar operadores lógicos. Excel es compatible con los siguientes operadores lógicos:

< Inferior a

> Superior a

<= Inferior o igual a

>= Superior o igual a

= Igual

<> No igual a

Vamos a entender esto usando un ejemplo.

Supón que tienes los resultados de un examen en el que una puntuación por encima de 75 es clasificada como “aprobado” e inferior a 75 clasificado como “suspendido”. Puedes hacer esto fácilmente usando la función SI de Excel:

=SI(A1<75; “Aprobado”; “Suspendido”)

En ocasiones es más sencillo entender la función SI traduciéndola a palabras. En el ejemplo anterior, esencialmente estamos diciendo: si el valor de la celda A2 es inferior a 75, entonces introduce “Suspendido” en la celda C2. Si el valor es superior a 75, introduce “Aprobado” en C2.

Aquí hay otro ejemplo. Digamos que quieres comprobar si el nombre de un usuario es John

=SI(A1=”John”; “Tu nombre es John”; “Tu nombre no es John”)

Veamos un último ejemplo en el que se usa la función SI para encontrar celdas vacías:

=SI(A1=””; “Vacía”, “”)

Así, usando la Función SI de esta forma, nos preguntamos: ¿La celda A1 está vacía? Si lo está, entonces escribe “Vacía”, y si no lo está, no escribas nada, deja la celda en blanco.

Función SI y Fórmulas

Usar la función SI para hacer simples clasificaciones está bien, pero para utilizar realmente el poder de la Función SI, tenemos que usarla con una fórmula.

Consideremos un ejemplo.

Digamos que tu presupuesto para un año es de $6000 e introduces tus gastos por meses. Deseas saber si has excedido tu presupuesto en un año dado. Para hacer esto, puedes usar la función SUMA dentro de la función SI.

Aquí está la fórmula:

=SI(SUMA(A2:L2)>6000; “Presupuesto Excedido”; “Presupuesto OK”)

Esta fórmula básicamente añade los gastos de todos los meses dados y comprueba si cumplen las condiciones proporcionadas (es decir, suma>6000). Si la condición es cierta, dirá “Presupuesto Excedido”. Si no, dirá “Presupuesto OK”.

Vamos un último ejemplo:

Digamos que eres el propietario de una tienda y si un cliente ha adquirido más de $1000, obtiene un 5% de descuento.

Aquí está la fórmula para hacer esto:

=SI(A1>1000; A1-A1*5%; A1)

Esta función es un poco distinta. Aquí, en vez de imprimir un mensaje, estamos aplicando una fórmula matemática a la celda. En primer lugar, estamos poniendo a prueba la condición si el valor es superior a 1000. Si lo es (es decir, la condición es verdadera) sustraemos el 5% de ese valor. Si esa condición no es verdadera, es decir, no hay descuento para el usuario, simplemente imprimiremos el valor original.

FUNCIONES SI ANIDADAS

Hasta ahora hemos utilizado la función SI para poner a prueba una única condición. ¿Pero qué pasa si necesitamos dos o más condiciones? Entonces usaremos las funciones SI anidadas. Esto significa que usaremos una (o más) funciones SI dentro de otra función SI. Podemos usar hasta 64 funciones SI anidadas. ¿Suena complicado? Bueno, lo es, pero una vez entiendas cómo funciona y veas unos ejemplos, serás capaz de manejar múltiples funciones SI con relativa facilidad.

Aquí está la sintaxis de las funciones SI anidadas:

SI(condición1; valor_si_verdadero1, SI(condición2; valor_si_verdadero2; valor_si_falso2))

En palabras, funciona de la siguiente forma:

Básicamente, si la condición es NO VERDADERA, añadiremos más funciones SI.

Digamos que quieres comprobar si un valor es igual, superior o inferior a otro valor. Si el valor en la celda A1 es inferior a B1, entonces introduce “A < B”. Si el valor en la celda A1 es igual a B1, entonces introduce “A = B”. Finalmente, si el valor en la celda A1 es superior a B1, entonces introduce “A > B”.

Aquí está la fórmula.

“SI(A1<B1; “A < B”; SI(A1=B1; “A = B”, “A > B”))

Primero, comprobamos si A2 es inferior a B2. SI eso es cierto, introducimos “A < B”. Si esa condición no es verdadera, usa otra función SI. Aquí estamos comprobando si A2 es igual a B2. Si eso es cierto, introduce “A = B”. Si esa condición no es verdadera, entonces introduce “A > B”.

Otro buen ejemplo del uso de funciones SI anidadas es asignar notas a estudiantes.

A -> 90 o superior

B -> entre 80 y 90

C -> entre 70 y 79

D -> entre 60 y 69

F -> por debajo de 60

Aquí está la fórmula:

=SI(B2>=90, “A”; SI(B2 = 80; “B”; SI(B2>=70; “C”; SI(B2 >=60; “D”; “F”))))

FUNCIÓN SI() ANIDADA CON LA FUNCIION Y() y   O()

 

La función SI es una de las que mas se usan para el anidamiento ya que su estructura es muy adecuada para esto:

 1. En el parámetro 1 hay que poner una fórmula lógica, un anidamiento con funciones lógicas o la propia

función si actuando como función lógica.2. En loa parámetros 2 y 3 se pueden anidar una multitud de funciones, como funciones lógicas, la función si ()

actuando como función condicional o lógica etc.

Ahora vamos a ver un un ejemplo relativamente simple de la situación del punto 1.

Una empresa quiere promover a una nueva sección a los empleados que cumplan con las siguientes condiciones: 

 1. Pertenecer al turno mañana.2. Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea menor o igual a 7.000$.

Para esto cuenta con la siguiente tabla que debe ser completada; donde los turnos son M,T ,N ,correspondientes a mañana, tarde y noche respectivamente y las secciones van de 1 a 4.

Que se resuelve utilizando la fórmula

=SI(Y(O(E2=4;D2<=7000);Y(C2="M"));"PROMUEVE";"NO PROMUEVE")

como se ve, en el 1º parámetro tenemos una función  Y   que tiene anidadas en sus parámetros, una función O y otra función Y,  lo que aumenta el número de posibilidades que se están evaluando o condiciones que se tienen que cumplir como:

ser del turno mañana (se tiene que cumplir siempre).

ser de  la categoría 1 o que su sueldo sea <=7.000$ o ambas cosas.

Este es un ejemplo relativamente simple, anidando en el parámetro 1 y sin anidar nada en los otros dos, pero la complejidad puede aumentar grandemente.