rendiciÓn de cuentas recursos 2021 manual de usuario

RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2021 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE

RENDICIÓN DE CUENTAS CAPÍTULO II: RENDICIÓN DE INGRESOS

FICOM

Versión 01

Fecha Emisión 03-08-2021

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 2

2. ESTRUCTURA DE RENDICIÓN ....................................................................................................... 2

3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS ........................................................................... 3

4. LIBRO DE FICOM .......................................................................................................................... 5

4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla .................................................................................................. 6

• COMPLETAR PLANTILLA (ARCHIVO CSV) ........................................................................... 7

• ESTRUCTURA DEL ARCHIVO .............................................................................................. 7

4.2. Etapa II – Cargar Libro ............................................................................................................... 9

• VALIDACIÓN .................................................................................................................... 10

• VALIDACIONES NO EXITOSAS. ......................................................................................... 11

• VALIDACIONES EXITOSAS. ............................................................................................... 12

4.3. Etapa III – Ver Resultados ....................................................................................................... 15

4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro ........................................................................................... 16



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Superintendencia de Educación División de Fiscalización

1. INTRODUCCIÓN

En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2021, se expone a

continuación el Capítulo V: Rendición de Ingresos FICOM, del Manual de Usuario del Sistema de

Rendición de Cuentas, para dar a conocer la funcionalidad y operatividad en materia de la

declaración de Ingresos por concepto de Financiamiento Compartido.

La rendición de ingresos FICOM, corresponde a una declaración anual por alumno de aquellas

mensualidades pagadas entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año 2021, y los intereses y/o

gastos de cobranza percibidos, en caso de que corresponda. Es importante destacar que el detalle

de estos ingresos puede contemplar mensualidades de periodos anteriores o adelantados, pero

cuyos pagos hayan sido realizados durante el periodo de rendición. En el caso de que existieran

pagos de mensualidades en el año calendario de periodos escolares muy anteriores y/o antiguas,

éstas deben ser rendidas en el libro de “Otros Ingresos”.

Cabe destacar que los montos declarados por concepto de Ingresos por Financiamiento Compartido

se verán reflejados automáticamente en las cuentas respectivas de la Subvención General. Es

importante verificar que los montos hayan sido correctamente sincronizados en el módulo

visualizador antes de realizar el cierre de esta fase.

Es importante señalar que, este Libro estará habilitado para todos aquellos establecimientos

educacionales de sostenedores regidos por el Título II del DFL. N° 2, de 1998 “De la Subvención a

Establecimientos Educacionales de Financiamiento Compartido y del Sistema de Becas”.

A continuación, se expone la forma de uso y funcionalidad del Libro de FICOM, del Sistema de

Rendición de Cuentas.

Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de

rendición de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaración.

2. ESTRUCTURA DE RENDICIÓN

El proceso de rendición del libro de FICOM, se estructura de la siguiente manera:

i. Etapa I – Descargue Plantilla: en este apartado podrá encontrar el archivo en formato “.CSV”

correspondiente al proceso de Rendición de Cuentas (RC) seleccionado.

ii. Etapa II – Cargar Libro: en este apartado se realiza la carga de la declaración de ingresos

realizada por el sostenedor, según lo solicitado en el archivo dispuesto en la etapa anterior.

iii. Etapa III – Ver resultados: en este apartado se observará un resumen de la declaración

realizada por el sostenedor, donde se muestran los totales de los ingresos declarados.

iv. Etapa IV – Cierre Rendición Libro: esta sección presenta el resumen de ingresos rendidos

por el sostenedor. Esta etapa será activada en fechas distintas al inicio del proceso de

rendición de cuentas, con el propósito de que el sostenedor tenga la opción de revisar la

información declarada.



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A continuación, se describe paso a paso las acciones a desarrollar para llevar a cabo la carga de

ingresos en el libro de FICOM del sistema de rendición de cuentas.

3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS

Ingrese al Portal de Transparencia Financiera en la dirección http://ptf.supereduc.cl.

Ilustración 01

Luego, en el menú lateral haga click en la imagen “Acceso a Sistema Rendición de Cuentas 2021”

Una vez seleccionado este ícono, el usuario ingresará al sistema web de Rendición de Cuentas de la

Superintendencia de Educación, el cual solicitará la autentificación del sostenedor, tal como se

aprecia en la siguiente ilustración.

http://ptf.supereduc.cl/



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Ilustración 02

Luego, en la página principal, del menú, deberá seleccionar el botón “Procesos”, donde aparecerá

una línea de tiempo en la que se verán reflejados los distintos procesos que el sostenedor tiene

vigentes, tal como se muestra en la imagen:

Ilustración 03

Al ingresar se mostrará una línea de tiempo con el o los procesos en los que el usuario está

participando en el periodo. Para comenzar con su rendición de cuentas debe seleccionar el proceso

y luego ingresar al libro que desea declarar, tal como se muestra en las imágenes a continuación:



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Ilustración 04

Ilustración 05

El Sistema de Rendición de Cuentas contempla la declaración de 5 libros (incluyendo el libro FICOM

según corresponda al tipo de sostenedor). Ver detalle en cada uno de los Manuales publicados en

nuestra página ptf.supereduc.cl.

4. LIBRO DE FICOM

A continuación, se presenta el libro de FICOM, para ingresar a este, debe seleccionar haciendo clic

como se visualiza en la ilustración 06:

Ilustración 06

Una vez dentro del libro de FICOM, se presentarán las cuatro Etapas correspondientes a la

estructura de Rendición de Libros.



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4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla

Donde se encuentra el archivo “.CSV” a completar con la información de los ingresos percibidos por

concepto de financiamiento compartido.

En esta etapa, para acceder al archivo de FICOM a utilizar para el proceso de rendición de cuentas

2021, el usuario debe presionar el botón “Descargar Plantilla”, tal como se visualiza en la ilustración

07. Con esta acción se realizará la descarga del archivo correspondiente

Ilustración 07

Ilustración 08

Esta plantilla que ha descargado contiene los campos específicos a ser completados para la

declaración de los ingresos percibidos por FICOM del sostenedor. Por tanto, no se pueden eliminar

ni agregar columnas al archivo y/o modificar los encabezados de cada columna, sólo se deben

completar los datos requeridos. A continuación, se describe la plantilla y la forma de ingresar la

información requerida, de acuerdo con lo establecido por la Superintendencia de Educación.



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COMPLETAR PLANTILLA (ARCHIVO CSV)

La plantilla descargada, corresponde a un archivo “.CSV” delimitada por comas [(*.CSV)], que se

puede abrir con cualquier hoja de cálculo (Ejemplo: Excel), y trabajar directamente sobre ese

archivo. El sostenedor deberá elaborar una plantilla “.CSV”, por cada uno de los establecimientos

educacionales que tiene a su cargo, es decir, por cada RBD. Cabe señalar que, para poder subir la

información a la plataforma, el archivo debe quedar guardado con la extensión “.CSV”, dado que el

sistema no permite la carga de otro tipo de archivos.

Consideraciones elementales:

• No deben existir espacios en blanco debido a que es un archivo de

texto y reconoce los espacios en blanco como datos. (Revisar

consideraciones de llenado Columna C: RUN alumno y Columna D: DV

alumno)

• El archivo debe contener sólo una hoja de trabajo (no permite más de

una).

• Cada ingreso que se declare debe ser registrado en una fila única del documento.

• Se deben completar todas las celdas presentadas para cada fila o ingreso.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO

El archivo está estructurado para que en cada fila se ingrese un registro correspondiente al pago

anual de cada estudiante, el que debe contener los datos requeridos en cada columna, las que se

explican a continuación.

Ilustración 9

Columna A: RBD

Se debe ingresar el número de RBD, sin dígito verificador, de acuerdo a lo siguiente:

• Para registrar ingresos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD al

que pertenece el alumno por el cual se percibieron los ingresos FICOM que se están

declarando.

Columna B: Posee RUN, SI=1 NO=2.

En esta columna se registra el número que corresponda para cada alumno, en caso de tener un RUN

se debe completar con un 1 y en caso contrario un 2.

Esta columna se incorpora para permitir al sostenedor la declaración de los ingresos percibidos por

los pagos de alumnos extranjeros que aún no cuentan con un RUN.



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Columna C: RUN alumno.

Rol Único Nacional del alumno por el cual se percibieron los ingresos FICOM que se están

declarando.

En caso de ser un extranjero sin RUN (código 2 en la columna B) este campo debe ir vacío.

Columna D: DV alumno.

Dígito Verificador del Rol Único Nacional del alumno por el cual se percibieron los ingresos FICOM

que se están declarando.

En caso de ser un extranjero sin RUN (código 2 en la columna B) tanto esta, como la columna RUN,

deben ir vacías.

Columna E: Annio mensualidad percibida.

Año calendario de escolaridad para el cual se percibieron los ingresos FICOM que se están

declarando.

NOTA: Sólo podrá ingresar como dato el año 2021, 2020 y 2022.

Tal como se mencionó en el inicio de este manual, en el caso de que se declaren pagos de

mensualidades en el año calendario de periodos escolares muy anteriores y/o antiguas, éstas deben

ser rendidas en el libro de “Otros Ingresos”.

Columna F: Monto total mensualidad.

Sumatoria de las mensualidades que se están declarando como ingreso FICOM para el alumno y año

indicados.

Columna G: Monto total intereses y/o gastos de cobranza.

Sumatoria de los intereses generados por las mensualidades que se están declarando como ingreso

FICOM para el alumno y año indicado.

En caso de no haber generado intereses se debe declarar el valor “0”.

Columna H: Cantidad de mensualidades.

Número de mensualidades que generaron el ingreso por concepto FICOM que se está declarando,

el cual tiene un máximo de 12.

Columna I: Tipo de Documento.

Tipo de documento que respalda los ingresos que se están declarando. Los documentos permitidos

deben ser ingresados con sus códigos detallados a continuación:

N° TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

1 BOLETA EXENTA BOLE

2 BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLEX

3 OTRO DOCUMENTO EXENTO ODE

Tabla 01



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4.2. Etapa II – Cargar Libro

El usuario luego de completar las plantillas con los datos de sus ingresos percibidos por FICOM, debe

cargarlas al sistema, por cada uno de los RBD que tenga.

Para esto, en la “Etapa II – Cargar Libro”, se debe hacer clic en la lista desplegable “Seleccione

Establecimiento”, donde aparecerá una lista con todos los RDB asociados al sostenedor. Aquí tendrá

que seleccionar uno de ellos, el que debe coincidir con el RBD en el archivo a cargar. Luego, haga

clic en el botón “Seleccione un CSV”, y en la ventana emergente, tendrá que seleccionar el archivo

correspondiente al establecimiento elegido.

El archivo a cargar debe tener terminación “.CSV”, para que la plataforma pueda leer la información

declarada por el sostenedor, de lo contrario el sistema indicará error en el formato de archivo.

Ilustración 10

Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón “subir archivo” y presionar

el botón “Refrescar”. Esta acción, se deberá repetir, para todos los “.CSV” que desee cargar.

Aparecerá el mensaje: “Procesando archivo” y se mostrará en el historial de plantillas subidas,

donde se verá el RBD, nombre de archivo, fecha de carga, estado y el acceso al reporte de errores

y/o la opción de eliminar el registro, según corresponda.



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Ilustración 11

VALIDACIÓN

Al subir el archivo “.CSV”, la plataforma verificará la información de la plantilla y realizará tres

validaciones, las que se especifican a continuación:

1) Validación inmediata, verifica que el archivo subido tenga el formato “.CSV”.

2) Validación “online”, que tiene por objetivo verificar el formato de la plantilla, en cuanto a la

cantidad de columnas, y su contenido, en relación con la existencia de datos numéricos

donde corresponde y la detección de celdas vacías. El resultado de esta validación se

entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores para revisar los detalles, en

caso que en caso de que el archivo los presente.

3) Validación “offline”, en donde se verifica la integridad y consistencia de la totalidad de los

datos entregados en el archivo comprobando el set de reglas de negocio, es decir, que se

cumplas las instrucciones y restricciones de llenado de la plantilla. El resultado de esta

validación se entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores para revisar los

detalles, en caso de que el archivo los presente.

Según el resultado de las validaciones o las acciones del sostenedor, los estados que pueden

visualizar en el historial de libros subidos son:

Su archivo presenta errores en los datos ingresados. Favor revise que los formatos sean

adecuados, corrija y vuelva a subir el archivo.

Error(es) en validación online: el archivo presenta inconsistencias, los errores son

identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma web, y detallados en el

reporte de errores.

En espera de validación offline: el archivo pasó la primera validación, subió al sistema y está

a la espera de la validación offline.

Error(es) de validación offline: el archivo presenta inconsistencias, es decir, hay

instrucciones y restricciones de llenado de plantilla con errores, los que son identificados e

informados al sostenedor a través del reporte de errores.



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Archivo eliminado: el archivo fue eliminado por el usuario y no será considerado por el

sistema en la rendición del libro.

Guardando datos del archivo exitoso: el archivo aprobó las validaciones offline, y el sistema

se encuentra registrando la información declarada en la base de datos.

Cargado exitosamente: la información declarada ha sido registrada exitosamente en la base

de datos.

Carga del archivo cancelada por tiempo de espera.

Ilustración 12

VALIDACIONES NO EXITOSAS.

En el caso de que un archivo “.CSV” subido por el sostenedor presente errores en alguna de las

pruebas de validación, el sistema proveerá al usuario un reporte en el que se presenta cada error

que se detectó en el archivo. En dicho reporte, se establecen los siguientes campos:

Tipo: señala en qué etapa de las validaciones se encontró el error.

Regla: indica la regla de validación que el archivo no cumplió.

Ubicación: señala la fila y la columna donde se detectó el error.

Ayuda: corresponde a la propuesta de corrección de la falta hallada por el sistema.

Ilustración 13

En estos casos, el archivo puede quedar con el estado “Error(es) en Validación Online” o “Error(es)

en Validación Offline”, dependiendo en qué validación se encontró la falta, tal como se presenta a

continuación.



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Ilustración 14

VALIDACIONES EXITOSAS.

Una vez que el archivo haya “cargado exitosamente”, el sostenedor puede hacer clic en el botón

“reporte”, donde aparecerá un resumen con la información relacionada con las validaciones que

realiza el sistema sobre los archivos cargados por el sostenedor, tal como se presenta a

continuación.

Ilustración 15

Ilustración 16

Para efectos de facilitar la búsqueda de los archivos cargados en esta sección, el sistema presenta

filtros que permiten identificar el archivo que se requiera. Lo anterior permite la búsqueda ágil de

archivos cuando se presenta una cantidad significativa de ellos cargados.



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Los filtros de búsqueda pueden ser por RBD o por Estado de validación, al hacer clic en ellos se

despliega el detalle de RBDs o de tipo de validación según corresponda:

Filtro RBD:

Ilustración 17

Filtro Estado de Validación:

Ilustración 18

Una vez efectuados los filtros, éstos pueden ser desactivados presionando el botón “Limpiar Filtros”.

Lo anterior desplegará la totalidad de los archivos cargados en el sistema.



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Ilustración 19

Esta etapa también presenta funcionalidades de actualización de carga de archivo presionando el

botón “Refrescar”, como así también la funcionalidad de descarga del reporte de validación de carga

de archivo:

Ilustración 20

Una vez que todas las plantillas a declarar se encuentran en estado “Cargado Exitosamente”, debe

presionar el botón continuar para pasar al siguiente paso.

Ilustración 21



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4.3. Etapa III – Ver Resultados

Ilustración 22

En esta etapa se puede visualizar el resultado de las cargas exitosas, con la siguiente información

general:

• Nombre Archivo: corresponde al nombre con que el sostenedor identificó la plantilla.

• Cantidad Registros: corresponde a la cantidad de registros (filas) que contiene la plantilla.

• Cantidad de Mensualidades: corresponde a la sumatoria de las mensualidades percibidas

declaradas en el archivo.

• Monto Total Mensualidades: corresponde al monto total de mensualidades percibidas

declaradas en el archivo.

• Monto Total Intereses y/o Gastos Cobranza: corresponde al monto total de intereses y/o

gastos de cobranza percibidos y declarados en el archivo.

• Descargar: permitirá realizar la descarga del archivo “.CSV”.

También se puede visualizar un detalle por archivo cargado, haciendo clic en el nombre del archivo.

Los datos a visualizar son:

• RBD.

• Posee RUN, SI=1 NO=2.

• RUN Alumno.

• DV Alumno.

• Año Mensualidad Percibida.

• Monto Total mensualidad.

• Monto total interés y/o gastos de cobranza.

• Cantidad de mensualidades.

• Tipo Documento.



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Ilustración 23

4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro

En este apartado, el sostenedor deberá realizar el cierre del libro, con lo que se indica al sistema

que no se agregarán más archivos.

Es responsabilidad del sostenedor, que antes de proceder con esta etapa, se corrobore que han sido

declarados todos los ingresos correspondientes al libro FICOM. Cabe señalar, que esta etapa no

genera ningún certificado de cierre, pero es indispensable finalizarla, para consolidar la información

en el módulo de cierre y en el visualizador.

En este apartado, el botón “Cerrar Rendición Libro”, se activará con posterioridad, próximo al

término del plazo del proceso de rendición de cuentas, lo que será informado oportunamente.

Ilustración 24

Una vez cerrado el libro existirá la opción “Reaperturar Rendición Libro”, que permitirá continuar

agregando archivos al libro de compras en el segundo paso “Cargar Libro”.

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