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5/21/2018 Reporteria Exogena Colombia

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MANUAL PARA LA GENERACIN DE INFORMACIN EXGENA EN MEDIOSELECTRONICOS PARA LA DIAN

OBJETIVO DEL PROCESO

El objeto principal de este manual es ser una gua para extraer la informacin del sistema SAP ERP, paraapoyar la preparacin y presentacin a la DIAN de la informacin exgena tributaria.

CONVENCIONES

Convencin Es usada para:

Texto de pantallaPalabras o caracteres que usted puede ver en pantalla (estoincluye mensajes, nombres de campos, nombres de mens yopciones de men).

Entrada de UsuarioEntrada de usuario. Estas son palabras o caracteres queusted digita, de la misma forma en que se encuentra en estadocumentacin.

Entrada de variable de usuarios. Los parntesis cuadrados,indican que usted debe reemplazar las variables con lasentradas correctas.

MAYUSCULASNombre de reportes, nombres de programas, cdigos detransaccin, nombres de tablas, nombres de archivos ydirectorios.

Titulo de un Libro Referencia a otros libros

KEY CAP Funciones en el teclado (por ejemplo, F2 y ENTER).

Iconos Ayuda a identificar:

Un Ejemplo

Una nota. Las notas pueden tener informacinimportante para consideraciones y excepciones.

Una precaucin. Las precauciones puedenayudarle a prevenir posibles errores.

Para visualizar detalle de documentos

Para visualizar casos especiales


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Para ingresar a tabla de resultados

Para revisar los datos extrados por periodo

Proceso de Generacin de los Programas

Lo diferentes literales cubiertos descritos en el alcance, se encuentran disponibles mediante los programaslocalizados, los cuales se acceden desde el men funcional por la transaccin ZDIAN_11, la cual presentaen la pantalla un men con las siguientes opciones:

1.- Datos maestros2.- Extraccin3.- Mantenimiento4.- Generacin

Estas opciones permiten el acceso a los programas que ofrecen, entre otras, pantallas de seleccin decriterios y listados de resultados, para extraer la informacin de:

Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones - Formato 1001

Retenciones en la Fuente que le practicaron - Formato 1003

IVA - Formatos 1005 y 1006

Ingresos Recibidos por Operaciones Propias - Formato 1007

Saldos Cuentas por Cobrar Deudores - Formato 1008


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Saldos Cuentas por Pagar Acreedores - Formato 1009

2.- DATOS MAESTROS:

2.1.1 PARAMETROS BASICOS: Esta opcin presenta una pantalla que le permite definir parmetros

legales especficos de Tipo de Documento segn la Resolucin DIAN para cada ao.

El usuario debe revisar y/o incluir todos los datos segn sean requeridos enla resolucin vigente teniendo en cuenta que los parmetros se ingresan de acuerdo al ao sobre el cual seest reportando la informacin.

2.1.2 FORMATOS: Esta opcin presenta una pantalla que le permite definir los formatos cubiertos dentro delalcance de la solucin:


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El usuario debe revisar y/o incluir todos los formatos cubiertos dentro delalcance de la solucin SAP.

2.1.3 PARAMETRIZACION DE CONCEPTOS: Esta opcin presenta una pantalla que le permite definir elao y el formato para el cual va a definir los conceptos pertenecientes a dicho formato:

Definicin de conceptos: Esta opcin permite definir conceptos por formato haciendo click en entradasnuevas y entrando los datos conforme a los conceptos pertenecientes al formato segn la resolucin de laDIAN, indicando concepto, descripcin, cuanta mnima vigente, nit cuanta mnima y nombre de la cuantamnima.


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El usuario debe revisar y/o incluir todos los conceptos pertenecientes alformato, segn el alcance definido en este manual.

Cuentas: Para los formatos 1007 Ingresos recibidos por operaciones propias; 1008 - Saldos decuentas por cobrar Deudores; y 1009 Saldos de cuentas por pagar Acreedores, se debe marcar cadaconcepto, elegir nicamente la opcin Cuentas e ingresar all las cuentas contables o el rango decuentas contables que reportan bajo cada concepto oficial. Tambin se debe seleccionar el flag activopara que la cuenta o el rango sea tomado al extraer la informacin.

Para los formatos mencionados, el usuario debe indicar bajo cada concepto,todas las cuentas contables que considere son pertenecientes y deban reportars e en cada concepto.

Parametrizar aqu las cuentas, es requerido para que en el paso extraccin la informacin de la pantalla enel segmento cuentas sea tomada en forma automtica.

RETENCIONES: Para el formato 1003 - Retenciones en la fuente que le practicaron, se debe marcarcada concepto, elegir la opcin Retenciones, e ingresar los tipos y los indicadores de retencin quereportan bajo cada concepto oficial. Tambin se debe seleccionar el flag activo para que el tipo eindicador de retencin sean tenidos en cuenta al extraer la informacin referente a retenciones en lafuente, segn cada formato y concepto.


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IVA (Sin concepto): Para los formatos de IVA descontable e IVA generado, elegido el formato, sedebe presionar la opcin IVA (sin concepto) e ingresar los Indicadores de IVA y claves de operacin deIVA que reportan bajo cada formato oficial, tambin se debe seleccionar la opcin activo para que elindicador y la clave de operacin de IVA sean tenidos en cuenta al extraer la informacin referente alIVA, segn cada formato.

Una vez extrada la informacin relacionada con el IVA descontable, elusuario debe hacer la respectiva validacin de la proporcionalidad del IVA, toda vez que la misma no sehace a travs de indicadores ni claves de IVA, sino que es un clculo posterior efectuado para propsitos dela declaracin bimestral de este impuesto.

La Resolucin vigente solicita informar para el Formato 1006 - IVA GENERADO las operacionesconsideradas de cuanta mnima, para cubrir este requerimiento se debe parametrizar en este formato 1006

un concepto cero, en el que se parametriza la descripcin, valor, nit y nombre para las partidas de cuantamnima. El valor a evaluar como cuanta mnima corresponde a la base de los ingresos que dan origen alIVA generado.


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2.1.3.1 PARAMETRIZACION DE CONCEPTOS PARA EL FORMATO 1001PAGOS/ABONOS ENCUENTA Y RETENCIONES PRACTICADAS

Para el formato 1001 Pagos/abonos en cuenta y Retenciones, dados los cambios introducidos por laltima Resolucin, es necesario tener en cuenta que la parametrizacin para cada concepto debe serrealizada de la siguiente manera: Para cada concepto a reportar bajo el formato 1001 se debe indicar talcomo se indica a continuacin- cuentas contables, tipos e indicadores de retencin e indicadores de IVAcontabilizado como mayor valor del costo/gasto; as como los valores, NIT y nombre de la cuanta mnima, sila empresa reportara bajo esta opcin.

A continuacin se detalla el paso a paso de la parametrizacin para este formato, segn lo mencionado en elprrafo anterior.

CUENTAS: Se debe marcar cada concepto perteneciente al formato 1001 , se elige la opcin Cuentas,y se ingresan las cuentas o el rango de cuentas que reportan bajo cada concepto oficial. Tambin sedebe seleccionar el flag activo para que la cuenta sea tomada al extraer la informacin referente a losregistros de la cuenta o cuentas a reportar por cada concepto:


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RETENCIONES: Se debe seleccionar cada concepto perteneciente al formato 1001, luego se elige laopcin Retenciones y se ingresan all los tipos y los indicadores de retencin que corresponden cadaconcepto oficial del formato 1001. Tambin se debe seleccionar el flag activo para que el tipo eindicador de retencin sean tenidos en cuenta al extraer la informacin referente a retenciones en lafuente, segn cada concepto. Para cada tipo e indicador de retencin, por concepto, es necesarioescoger la correcta clasificacin, estableciendo si el tipo/indicador corresponde a Retencin en la Fuentepor Renta, Retencin en la Fuente a titulo de IVA (rgimen comn, simple y no domiciliado), Retencinen la Fuente Asumida:

La Resolucin vigente mantiene dentro de la informacin a suministrar en elFormato 1001 Pagos/abonos en cuenta y Retenciones, las Retenciones Asumidas a ttulo de renta. Demanera estndar, para estas retenciones deben ser creados Tipos e Indicadores de retencin separados.Los indicadores deben ser creados con indicador de contabilizacin 3 con el fin de que los registroscontables sean correctamente contabilizados como corresponde al concepto de retencin asumida.

As mismo, la Resolucin vigente mantiene los conceptos en los que se debe reportar la devolucin de

retenciones correspondientes a operaciones de aos anteriores. De manera estndar, para estasretenciones deber ser creados Tipos e Indicadores de retencin separados.

IVA (MAYOR VALOR): Se debe seleccionar cada concepto perteneciente al formato 1001, luego seelige la opcin Iva (Mayor Valor) y se parametrizan all los indicadores o la clave de operacin y seselecciona si corresponde a mayor valor del costo/gasto deducible o no deducible:


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Los 3 pasos de parametrizacion (cuentas, retenciones e IVA -Mayor Valor-)indicados previamente se deben realizar para cada uno de los conceptos que la compaa va a reportar bajoel formato 1001, excepto para los conceptos nuevos relacionados con Autorretenciones y

Retenciones practicadas a titulo de timbre, para los cuales se debe parametrizar nicamente Tipos eIndicadores de Retencin, seleccionando para stos conceptos si corresponde a Autorretencin o aRetencin de Timbre:

2.1.4 Equivalencias Tipos de Documento de Identidad: Esta opcin se ha dispuesto para permitirflexibilidad en cuanto al manejo de los registros maestros versus lo indicado en la resolucin para loscdigos identificadores de la clase de documento fiscal, y as facilitarle al usuario manejar, bajo esta tabla, laequivalencia de definiciones segn anteriores resoluciones (C,E,T,R) a los nuevos cdigos oficiales(11,12,13,21,22,31,41, 42, 43) y evitar cambiar este dato en los registros maestros de terceros.


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2.1.5 Equivalencias Pases: La Resolucin vigente solicita informar como campo obligatorio el cdigo depas de residencia o domicilio del tercero, para lo cual se deben utilizar los cdigos de la tabla Pases,emitida por la DIAN. De manera estndar, en la definicin de clave de pas, SAP proporciona el cdigo ISOde dos caracteres segn la norma ISO 3166. Como esta codificacin no coincide con la establecida por laDIAN, se ha dispuesto esta opcin a fin de realizar la equivalencia entre una codificacin y otra. Esresponsabilidad del usuario, verificar los datos de la tabla, segn el requerido de la compaa.

2.1.6 Copia de Parametrizacin de Conceptos: Esta Opcin se ha dispuesto para facilitar al usuariola copia de los criterios de parametrizacin de conceptos para cada formato de un ao a otro.

Segmento Copiar DE:

Ejercicio: Indica el ao al cual pertenecen los formatos cuya parametrizacin se desea copiar.Diligenciar este campo es obligatorio.

Formato: Indica el formato los formatos que se desean copiar. Si no se indica ningn dato, secopiaran los conceptos de todos los formatos que estn creados para el ao de referencia.

Segmento Copiar A:

Ejercicio: Indica el ao al cual se copiar la parametrizacin. Diligenciar este campo es obligatorio.

Segmento Detalle de informacin a copiar

Concepto: Indica el los conceptos cuya parametrizacin se desea copiar. Si no se indica ningndato, se copiaran los conceptos de todos los formatos que estn creados para el ao de referencia.

Incluir Parmetros de Cuentas:Marcar este flag permite que se copien las cuentas que reportanbajo cada concepto oficial. Si no se marca, la copia de parmetros no incluir las cuentas contables.

Incluir Parmetros de Retencin: Marcar este flag permite que se copien los tipos de retencin ylos indicadores de retencin que reportan bajo cada concepto oficial. Si no se marca, la copia deparmetros no incluir los tipos ni los indicadores.


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Incluir Parmetro de IVA: Marcar este flag permite que se copien los indicadores de IVA y lasclaves de operacin de IVA que reportan bajo cada formato oficial. Si no se marca, la copia deparmetros no incluir los indicadores ni las claves.

Al momento de ejecutar la transaccin, si ya existe algn concepto creado, el sistema preguntar si deseareemplazarlo. Una vez efectuada la copia de parametrizacin de conceptos, el sistema muestra un log con eldetalle de la informacin copiada.

Una vez copiada la parametrizacin de los conceptos, es responsabilidad delusuario revisar los datos para completar los que puedan estar haciendo falta, dados los cambios que puedenocurrir de un ao a otro.

2.1.7 Copia de Variantes: Esta Opcin se ha dispuesto para facilitar al usuario la copia de los criterios delas variantes de extraccin para cada Formato de un ao a otro.


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La copia se hace escogiendo el Programa/Reporte (segn Formato oficial) del ao que se desea copiar, conopcin de indicar una o varias variantes, incluso aquellas variantes creadas por un usuario en particular. Sisolamente se selecciona el programa/reporte que se desea copiar de un ao a otro, la copia incluir todaslas variantes que estn grabadas para dicho reporte. Una vez seleccionadas las variantes del reporte acopiar, en el segmento Copiar A se escoge el Programa/Reporte (formato) al cual se desean copiarvariantes y sus criterios.

Se debe revisar al efectuar la copia que los Programas/reportes (formatos)de los que se estn copiando las variantes, sean los mismos a los cuales se transfieren, con el fin de evitarerrores al extraer la informacin. As mismo, una vez copiadas las variantes, el usuario debe revisar losdatos para completar los que puedan estar haciendo falta en las variantes copiadas, dados los cambios quepueden ocurrir de un ao a otro.

2.2.- EXTRACCION

Al ingresar a esta opcin, la solucin de medio magntico permite extraer la informacin disponible en labase de datos contable, para cada formato/concepto cubierto dentro del alcance de la solucin SAP demedio magntico y procesada bajo transaccionalidad core estndar dispuesta para cada proceso denegocios.

2.2.1.- ZDIPA_11Pagos/Abonos en Cuenta y Retenciones - Formato 1001: Seleccionando esta opcin,presenta la pantalla de asignacin de criterios para construir las variantes y extraer la informacin segncada concepto a reportar y cuya informacin est disponible en la base de datos.

Esta opcin permite realizar la lectura de todos los tipos de documentos de comprobantes de contabilidadque decida el usuario, que afectan las cuentas del rango de CUENTAS seleccionadas y que tenganidentificado un nmero de tercero, ya sea a travs del registro maestro del tercero, o excepcionalmente bajo

la utilizacin de los campos Clave Ref.1 y Clave Ref.3 para los comprobantes manuales de contabilidadingresados por FI-Libro Mayor. As mismo, y dados los cambios introducidos por la ltima resolucin, serealiza la lectura de todos los tipos de documentos de comprobantes de contabilidad que decida el usuario,que contienen los tipos e indicadores de retencin en la fuente practicada, como tambin los indicadores oclaves de operacin de IVA, registrado como mayor valor del costo o gasto.

La pantalla de seleccin de criterios contiene todas las variables necesarias para extraer la totalidad demovimientos por NIT para cada uno de los conceptos construidos y solicitados (dentro del marco de alcanceque cubre esta herramienta y segn requerimiento oficial del medio magntico DIAN para este alcance). Laextraccin de la informacin se realiza de manera acumulada por la identificacin tributaria - NIT - deltercero, para quien se gestion la transaccin econmica que afecta los criterios CUENTAS,RETENCIONES e IVA MAYOR VALOR DEL COSTO O GASTO, los cuales conforman la informacin areportar en cada concepto.

El listado de resultados, contiene dos partes:

Archivo Sumarizado de totales por tercero - soporte para medios magnticos: el cual muestraacumuladas las transacciones por cada NIT, para las cuentas ingresadas en segmento Informacin decuentas, as como para los tipos e indicadores de retenciones en la fuente practicadas y de IVAcontabilizado como mayor valor del costo o gasto.

Contiene la siguiente informacin: concepto, nmero de identificacin, nombre, pas, cdigo pas,columnas para valores totales de las operaciones, mensaje, descripcin, acreedor, columnas de valorespara IVA mayor valor del gastodeducible y no deducible- y para retenciones en la fuente practicadas.


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Para transacciones que estn identificados con el mismo NIT pero diferente nombre se presentarn en elmismo campo del nmero del NIT y a continuacin los campos con los diferentes nombres.

Para transacciones que estn identificadas con el mismo nombre pero diferente NIT, se presentarn enel mismo campo los registros con los diferentes nombres y a continuacin los campos con los diferentesNITs.

Archivo lista detallada de documentos por tercero: si se desea obtener el detalle por documentofinanciero, se debe hacer clic en el valor correspondiente, ya sea el del pago o abono en cuenta, el del IVAregistrado como mayor valor del costo o gasto el de las retenciones en la fuente practicadas (por renta,asumidas, por IVA)


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EJECUCION DEL REPORTE ZDIPA_11 Pagos/Abonos en Cuenta y Retenciones - Formato 1001:

La ruta para la ejecucin del Reporte es la siguiente: Acceder por men ZDIAN_11 extraccin-> Seleccinopcin: ZDIPA_11 Pagos/ abonos en cuenta y retenciones formato 1001.

Presenta la siguiente pantalla de seleccin de criterios:


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Parmetros

Segmento: Selecciones Generales

Sociedad: Identificacin de la sociedad (Company code) para la cual se est generando el reporte. Fecha de Contabilizacin: Lmites de fechas para delimitar la bsqueda de informacin. Dentro de

las ltimas mejoras incluidas en el programa de medios magnticos, se ha habilitado la opcin de


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extraccin y acumulacin en la tabla de resultados por perodo contable (mes). De esta manera,se puede hacer la extraccin de la informacion mensual, se actualiza la tabla de resultados y amedida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros.

Si en el periodo de extraccin se seleccionan fechas diferentes al periodocompleto (mes), por ejemplo, bimestre, trimestre, semestre, el programa har la extraccin y mostrar lainformacin extrada pero no actualizar la tabla de almacenamiento de la informacion. Aparecer unmensaje que indica:

Periodos inferiores al mes y por el ao completo s permiten la extraccin y la actualizacin de la tabla deresultados.

Ejercicio: Ao fiscal para el cual se est extrayendo la informacin. Adicionalmente es requeridopara validar si existe o no informacin extrada en la tabla para esa vigencia.

Proveedor: Para propsitos de anlisis, se ha habilitado este campo, con el fin de filtrar lainformacin para un tercero, un listado de terceros o un grupo de terceros.

Este campo se ha dispuesto nicamente para facilitar el anlisis de lainformacion. Se debe tener en cuenta que aquellos documentos manuales FI-GL que no tienen tercerovinculado NO sern extrados cuando este campo sea poblado. Igualmente cuando se introduce informacionen dicho campo, automticamente se desactiva la opcin Generar Tabla Medio Magnetico para evitarproblemas con el tiempo de ejecucin del programa y actualizacin errnea de la tabla de resultados.

Clase de Documento: En forma opcional, permite al usuario segn su conveniencia, excluir o incluirmovimientos provenientes de algunos tipos especficos de documentos.

Segmento Informacin de Cuentas:


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Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extraccin

Concepto:Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer lainformacin

Cuentas Manuales: El usuario solo debe usar este botn para introducir en forma manual lascuentas si desea que no sean ledas automticamente aquellas definidas en el men Datosmaestros.

Segmento Cuentas No Deducibles:

Cuentas: Se debe indicar el cdigo de la cuenta contable o el rango de cuentas contables en las cualesse han registrado los pagos o abonos en cuenta (causacin) que no fueron solicitados fiscalmente comocosto o deduccin, segn requerido de la DIAN en la Resolucin vigente.

Segmento Documentos Manuales del Exterior (FI-GL):

Nits del Exterior: Con el fin de identificar en la tabla de extraccin, transacciones de Terceros delExterior que poseen nmero, cdigo o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debeingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en elcampo XREF1, correspondientes a transacciones del exterior con cdigo.

Nits del Exterior sin Cdigo: Con el fin de identificar en la tabla de extraccin, transacciones deTerceros del Exterior que no poseen o no se conoce su nmero, cdigo o clave, provenientes dedocumentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados encomprobantes manuales FI_GL en el campo XREF1, correspondientes a transacciones del exterior sincdigo.

Agru par Valores x NIT, en Docs Manuales con n ombre (XREF3) de Dato Maestro: Para aquellosdocumentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una lnea de tercero (proveedor/cliente),con los cuales se hace afectacin directa a las cuentas contables, se ha dado la opcin de diligenciar los

campos XREF1 y XREF3 con el numero del NIT y el nombre del tercero respectivamente. El programade medios magnticos valida la informacion all almacenada y si encuentra los mismos datos ya sea enla tabla de almacenamiento de medios magnticos en los datos maestros del tercero, completa paraestos documentos la informacion faltante (direccin, municipio y departamento, etc.). La condicin paraello es que los datos almacenados en dichos campos coincidan de manera exacta con el dato maestrodel tercero, sin embargo, se tiene la limitacin en el numero de caracteres del campo XREF3 (20), por loque si el nombre del tercero tiene ms de 20 caracteres, ste no se guardar completo en el campoXREF3 y por lo tanto no coincidir con el nombre del dato maestro, dejando la informacion en blanco enla extraccin de medios magnticos.

Debido a esta situacin y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se debencontinuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el nmero del NIT y el nombre del tercerorespectivamente, el programa de medios realizar la validacin (bsqueda de dichos datos en la tabla de

resultados y si no estn all almacenados, entonces ir hasta el dato maestro), si no coinciden ambospero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacen en el dato maestro del tercero,tomar la informacion de all y la completar en la tabla de resultados.

Si el usuario selecciona la opcin, tal como all se indica, se agruparn los valores por NIT, para aquellosdocumentos manuales cuyo Nombre diligenciado en el campo XREF3 no coincida con el almacenado enel dato maestro del tercero y la informacion extrada aparecer como sigue (en lnea):


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Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo dedocumentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que soncampos que no tienen ningn tipo de validacin) as como de la opcin mencionada previamente (flagAgr upar Valores x NIT, en Doc s Manuales con nom bre (XREF3) de Dato Maestro)

Segmento Tipo de Impuesto:

Persona Natural: Con propsito de identificar en la extraccin la personas naturales para segregarlos nombres y apellidos de las personas naturales en el archivo oficial, ingrese el tipo de impuestodefinido correspondiente a personas naturales.

Tipos de Documento para gastos de viaje:

Clase de Documento: Solo para propsito de transacciones que provienen de la Integracin delaplicativo de Gastos de Viaje, se debe ingresar en este campo la clase de documento financieroasociada a los correspondientes comprobantes contables, donde se identificarn los nits asociadosal gasto, a travs de los campos XREF1 y XREF3. Con esta opcin, la informacin del pago oabono en cuenta NO ser mostrada en cabeza del empleado sino que desplegar cada uno de los

terceros cuyos datos han sido almacenados en los campos indicados. Segmento Opciones de Salida:

Generar Tabla Medio Magntico: Fijar este flag permite actualizar y almacenar en la tabla la ltimacorrida de la informacin extrada.

Detalle Documento (Background):Esta opcin permite omitir o no la impresin de la lista detalladade documentos, cuando la ejecucin del programa se realiza en fondo.

Incluir Costos Indirectos: Fijar este flag permite generar la informacin por tercero, relacionadacon pedidos de compra que incluyen manejo de costos indirectos, si es el caso en la data a extraer.


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Disposicin ALV: Este campo permite fijar la forma en que se presentar la informacin solicitada.Es til en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propsitos diferentes a obtencin deinformacin para medios magnticos o para analizar la informacin suministrada de distintasmaneras.

Para que la extraccin de los costos indirectos, por este formato 1001funcione correctamente es necesario que se cumplan las siguientes condiciones:

Al crear la orden de pedido, dependiendo el procedimiento de la empresa, se debe decidir si el manejode los costos indirectos ser tratado a nivel de cabecera del pedido o de posicin del pedido.

En la orden de pedido de compra, en la condicin de costo indirecto correspondiente se debe asignar elcdigo del proveedor que suministra el costo indirecto.

Al realizar el paso de la entrada de almacn, aunque el costeo del inventario incluir el costo del bien oservicio del proveedor principal y los costos indirectos correspondientes, la solucin del medio magntico

permitir extraer la informacin por cada tercero involucrado.

En el paso de la verificacin de factura es mandatorio procesar de manera separada la verificacin defactura para la factura del proveedor principal del bien o servicio, y para cada una de las facturas del olos terceros que suministran los costos indirectos, haciendo la seleccin correcta en el campo:Indicador: Posicin mca. / Costes ind.adquisicin / Ambos.


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Cuando se tiene ms de un proveedor de costos indirectos, se debe seleccionar el proveedor correcto alcual se le verificara la factura.

Cuando se realice el paso de verificacin de cada una de las facturas de costos indirectos, el usuarioque ingrese la factura debe verificar el indicador de IVA que aplica a la factura y fijar el flag del calculode impuestos

Cuando el indicador de IVA a aplicar en el costo indirecto, corresponda a un IVA que deba ser tratadocomo mayor valor del bien o servicio adquirido, es importante que el usuario se asegure de habercompletado el proceso hasta el paso de verificacin de factura del costo indirecto, para que la extraccinde la informacin en el medio magntico sea adecuada, en concordancia con el requisito fiscal deaceptacin de costo o deduccin siempre y cuando se hayan practicado el IVA y retenciones deimpuestos correspondientes.

Las recomendaciones previas permiten que en la extraccin de la informacin de costos indirectos parael medio magntico, el reporte pueda identificar en forma correcta por tercero el valor del IVA y el valorde las retenciones en la fuente.

Segmento Parametrizaciones Retenciones:

Parmetros Retencin Manuales: Dado que con la ltima resolucin emitida por la DIAN, en elFormato 1001 se debe reportar tambin la informacion relacionada con la retencin en la fuentepracticada, el usuario puede usar este botn para introducir en forma manual los tipos de retencin e


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indicadores de retencin, si desea que no sean ledos automticamente aquellos que se definieron en elmen Datos maestros

2.2.2- ZDIRE_11 - Retenciones en la Fuente que le practicaron - Formato 1003

La ruta para la ejecucin del Reporte es la siguiente: Accederpor transaccin ZDIAN_11 extraccin->Seleccin opcin ZDIRE_11 - Retenciones en la Fuente que le practicaron - Formato 1003


Parmetros

Segmento Selecciones requeridas:

Sociedad: Identificacin de la sociedad (Company code) para la cual se est generando el reporte.

Periodo del Informe:Lmites de fechas para delimitar la bsqueda de informacin. Dentro de lasltimas mejoras incluidas en el programa de medios magnticos, se ha habilitado la opcin deextraccin y acumulacin en la tabla de resultados por perodo contable (mes). De esta manera,se puede hacer la extraccin de la informacion mensual, se actualiza la tabla de resultados y amedida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros.


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Si en el periodo de extraccin se seleccionan fechas diferentes al periodocompleto (mes), por ejemplo, bimestre, trimestre, semestre, el programa har la extraccin y mostrar lainformacin extrada pero no actualizar la tabla de almacenamiento de la informacion. Aparecer un

mensaje que indica:




Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extraccin

Concepto:Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer lainformacin.

Para metros Retencin Manuales: El usuario puede usar este botn para introducir en formamanual los tipos de retencin e indicadores de retencin, si desea no sean ledas automticamentede las definidas en el men Datos maestros.


Persona Natural: Con propsito de identificar en la extraccin la personas naturales para segregarlos nombres y apellidos de las personas naturales en el archivo oficial, ingrese el tipo de impuesto

correspondiente a personas naturales.

Segmento Otra Seleccin:

Indicadores CME: Este campo se diligencia digitando los indicadores de operacin en cuenta demayor especial que se han utilizado en el registro automtico de documentos ingresados bajo estafuncionalidad (CMECuentas de Mayor Especial).


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Si no se indica ningn indicador de operacin en cuenta de mayor especial, el programa extraernicamente los documentos cuyo indicador de operacin en cuenta de mayor especial esESPACIO.

Si se ha completado el indicador de operacin en cuenta de mayor especial, el programa extraerlos documentos cuyo indicador de operacin en cuenta de mayor especial es ESPACIO y elintroducido por el usuario.

Si se utilizan los indicadores de operacin en cuenta de mayor especial,para la correcta extraccin de la informacin, se deben diligenciar en este campo todos los indicadoresmanejados, teniendo en cuenta si son del tipo de acreedores o deudores.

Clases de documento abono: En este campo se diligencian las clases de documento que se hanutilizado para registrar contablemente las notas de crdito o los abonos.

Segmente Opciones de Salida:


Detalle documento (Background): Esta opcin permite omitir o no la impresin de la lista detalladade documentos, cuando la ejecucin del programa se realiza en fondo.

Disposicin ALV: Este campo permite fijar la forma en que se presentar la informacin solicitada.Es til en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propsitos diferentes a obtencin deinformacin para medios magnticos o para analizar la informacin suministrada de distintasmaneras.

2.2.3.- ZDIIV_11 - IVA - Formatos 1005 y 1006

La ruta para la ejecucin del Reporte es la siguiente: Acceder por transaccin ZDIAN_11 extraccin->Seleccin opcin ZDIIV_11 - IVA - Formatos 1005 y 1006



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Parmetros

Segmento Selecciones Generales:


Feche de Contabilizacin: Lmites de fechas para delimitar la bsqueda de informacin. Dentro delas ltimas mejoras incluidas en el programa de medios magnticos, se ha habilitado la opcin deextraccin y acumulacin en la tabla de resultados por perodo contable (mes). De esta manera,se puede hacer la extraccin de la informacion mensual, se actualiza la tabla de resultados y amedida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros.





Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extraccin Par .IVA Manuales: El usuario puede usar este botn para introducir en forma manual los

indicadores de IVA o claves de operacin, si desea no sean ledas automticamente de lo definidoen el men Datos maestros


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Segmento Informacin de IVA:


NIts del Exterior sin Codigo:Con el fin de identificar en la tabla de extraccin, transacciones deTerceros del Exterior que no poseen o no se conoce su nmero, cdigo o clave, provenientes dedocumentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresadosen comprobantes manuales FI_GL en el campo XREF1, correspondientes a transacciones delexterior sin cdigo.

Agrupar Valores x Nit, en docs Manuales con Nombre (XREF3) Dato Maestro: Para aquellosdocumentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una lnea de tercero(proveedor/cliente), con los cuales se hace afectacin directa a las cuentas contables, se ha dado laopcin de diligenciar los campos XREF1 y XREF3 con el numero del NIT y el nombre del tercerorespectivamente. El programa de medios magnticos valida la informacion all almacenada y siencuentra los mismos datos ya sea en la tabla de almacenamiento de medios magnticos en losdatos maestros del tercero, completa para estos documentos la informacion faltante (direccin,

municipio y departamento, etc.). La condicin para ello es que los datos almacenados en dichoscampos coincidan de manera exacta con el dato maestro del tercero, sin embargo, se tiene lalimitacin en el numero de caracteres del campo XREF3 (20), por lo que si el nombre del tercerotiene ms de 20 caracteres, ste no se guardar completo en el campo XREF3 y por lo tanto nocoincidir con el nombre del dato maestro, dejando la informacion en blanco en la extraccin demedios magnticos.

Debido a esta situacin y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se debencontinuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el nmero del NIT y el nombre del tercerorespectivamente, el programa de medios realizar la validacin (bsqueda de dichos datos en latabla de resultados y si no estn all almacenados, entonces ir hasta el dato maestro), si nocoinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacen en el datomaestro del tercero, tomar la informacion de all y la completar en la tabla de resultados.

Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo dedocumentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que soncampos que no tienen ningn tipo de validacin) as como de la opcin mencionada previamente (flagAgrupar Valores x Nit, en docs Manuales con Nombre (XREF3) Dato Maestro)

Segmento Opciones de Salida:


Detalle Documento (Background): Esta opcin permite omitir o no la impresin de la lista detalladade documentos, cuando la ejecucin del programa se realiza en fondo.

Disposicin ALV:Este campo permite fijar la forma en que se presentar la informacin solicitada.Es til en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propsitos diferentes a obtencin deinformacin para medios magnticos o para analizar la informacin suministrada de distintasmaneras.


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La resolucin vigente establece que la informacin del IVA debe realizarseteniendo en cuenta que se debe reportar el valor del impuesto sobre las ventas descontable y el de lasventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas as como el valor del impuesto sobre las generado

y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindaso resueltas. Esta informacion deber reportarse en dos columnas diferentes, una para el impuesto y otrapara el impuesto resultante por devoluciones. En este punto es importante indicar que el reporte extraer lainformacin tanto del IVA descontable como sus correspondientes devoluciones, as como del IVA generadoy sus correspondientes devoluciones, luego al momento de la generacin del archivo oficial, ya sea en XMLo en Excel, el programa llevar a cada columna los valores correspondientes segn lo requiere la resolucin.

2.2.4.- ZDIIN_11 - Ingresos Recibidos por Operaciones Propias - Formato 1007

La ruta para la ejecucin del Reporte es la siguiente: Acceder por transaccin ZDIAN_11 extraccin->Seleccin opcin ZDIIN_11Ingresos recibidos por operaciones propias Formato 1007



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Parmetros

Segmento Selecciones Generales


Fecha de Contabilizacin: Lmites de fechas para delimitar la bsqueda de informacin. Dentro delas ltimas mejoras incluidas en el programa de medios magnticos, se ha habilitado la opcin deextraccin y acumulacin en la tabla de resultados por perodo contable (mes). De esta manera,se puede hacer la extraccin de la informacion mensual, se actualiza la tabla de resultados y amedida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros.



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Ejercicio:Ao fiscal para el cual se est extrayendo la informacin. Adicionalmente es requeridopara validar si existe o no informacin extrada en la tabla para esa vigencia.

Cliente: Para propsitos de anlisis, se ha habilitado este campo, con el fin de filtrar la informacinpara un tercero, un listado de terceros o un grupo de terceros.

Este campo se ha dispuesto nicamente para facilitar el anlisis de lainformacion. Se debe tener en cuenta que aquellos documentos manuales FI-GL que no tienen tercerovinculado NO sern extrados cuando este campo sea poblado. Igualmente cuando se introduce informacionen dicho campo, automticamente se desactiva la opcin Generar Tabla Medio Magntico para evitarproblemas con el performance del programa y actualizacin errnea de la tabla de resultados.

Clase de Documento: En forma opcional, permite al usuario segn su conveniencia, excluir o incluirmovimientos provenientes de algunos tipos de documentos

Segmento Informacin de Cuentas

Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extraccin.

Concepto: Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer lainformacin.

Cuentas Manuales: El usuario puede usar este botn para introducir en forma manual las cuentas,si desea no sean ledas automticamente de lo definido en el men Datos maestros

Segmento Cuentas de Devoluciones, Rebajas y Descuentos

Cuentas: La Resolucin vigente indica para el Formato 1007 Ingresos, que se debe informar endos columnas diferentes tanto los ingresos como las devoluciones, rebajas y descuentos. Con el finde extraer adecuadamente esta informacin, el usuario debe indicar en este campo las cuentascontables en las cuales son registrados los valores de las devoluciones, rebajas y descuentos.

Segmento Documentos Manuales del Exterior (FI-GL):


Nits del Exterior Sin Cdigo: Con el fin de identificar en la tabla de extraccin, transacciones deTerceros del Exterior que no poseen o no se conoce su nmero, cdigo o clave, provenientes de


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documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresadosen comprobantes manuales FI_GL en el campo XREF1, correspondientes a transacciones delexterior sin cdigo.

Agrupar Valores x Nit, en docs Manuales con Nombre (XREF3) Dato Maestro: Para aquellosdocumentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una lnea de tercero(proveedor/cliente), con los cuales se hace afectacin directa a las cuentas contables, se ha dado laopcin de diligenciar los campos XREF1 y XREF3 con el numero del NIT y el nombre del tercerorespectivamente. El programa de medios magnticos valida la informacion all almacenada y siencuentra los mismos datos ya sea en la tabla de almacenamiento de medios magnticos en losdatos maestros del tercero, completa para estos documentos la informacion faltante (direccin,municipio y departamento, etc.). La condicin para ello es que los datos almacenados en dichoscampos coincidan de manera exacta con el dato maestro del tercero, sin embargo, se tiene lalimitacin en el numero de caracteres del campo XREF3 (20), por lo que si el nombre del tercerotiene ms de 20 caracteres, ste no se guardar completo en el campo XREF3 y por lo tanto nocoincidir con el nombre del dato maestro, dejando la informacion en blanco en la extraccin demedios magnticos.

Debido a esta situacin y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se debencontinuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el nmero del NIT y el nombre del tercero

respectivamente, el programa de medios realizar la validacin (bsqueda de dichos datos en latabla de resultados y si no estn all almacenados, entonces ir hasta el dato maestro), si nocoinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacen en el datomaestro del tercero, tomar la informacion de all y la completar en la tabla de resultados.

Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo dedocumentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que soncampos que no tienen ningn tipo de validacin) as como de la opcin mencionada previamente (flagAgrupar Valores x Nit, en docs Manuales con Nombre (XREF3) Dato Maestro)

Segmento Tipo de Impuesto

Persona Natural: Con el propsito de identificar en la extraccin a las personas naturales parasegregar los nombres y apellidos en el archivo oficial, ingrese el tipo de impuesto correspondientea personas naturales.

Segmento Opciones de Salida


Detalle Documento (Background):Esta opcin permite omitir o no la impresin de la lista detalladade documentos, cuando la ejecucin del programa se realiza en fondo.

Disposicin ALV:Este campo permite fijar la forma en que se presentar la informacin solicitada.Es til en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propsitos diferentes a obtencin deinformacin para medios magnticos o para analizar la informacin suministrada de distintasmaneras.


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2.2.5.- ZDIDE_11 - Saldos CxC Deudores - Formato 1008

La ruta para la ejecucin del Reporte es la siguiente: Accederpor transaccin ZDIAN_11 extraccin->Seleccin opcin ZDIDE_11 - Saldos CxC Deudores - Formato 1008


Parmetros

Segmento Seleccin Deudor:

Cuenta de Deudor: No relevante llenar este campo para el medio magntico Sociedad: Identificacin de la sociedad FI (Company code) para la cual se est generando el

reporte.

Segmento Seleccin de Partidas

Partida Abierta en Fecha Clave: Delimitacin de la seleccin a una fecha determinada. Seseleccionan todas las partidas que hayan sido contabilizadas hasta la fecha clave indicada y estnabiertas a dicha fecha.

Segmente Informacin de Cuentas:

Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extraccin. Concepto: Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer la

informacin


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Cuentas Manuales: El usuario puede usar este botn para introducir en forma manual las cuentas,si desea no sean ledas automticamente de lo definido en el men Datos maestros


Persona Natural: Con el propsito de identificar en la extraccin a las personas naturales parasegregar los nombres y apellidos en el archivo oficial, ingrese el tipo de impuesto correspondientea personas naturales.

Segmento Opciones de Salida:

Generar Tabla Medio Magnetico: Fijar este flag permite actualizar y almacenar en la tabla la ltimacorrida de la informacin extrada.

Detalla Documento (Background): Esta opcin permite omitir o no la impresin de la lista detalladade documentos, cuando la ejecucin del programa se realiza en fondo.

Disposicin ALV: Este campo permite fijar la forma en que se presentar la informacin solicitada.Es til en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propsitos diferentes a obtencin deinformacin para medios magnticos o para analizar la informacin suministrada de distintas

maneras.

Segmento Tipo de Cotizacin:

Tipo de Tasa de Cambio: Entre el tipo de cambio correspondiente al de la TRM al 31/12/ XX

2.2.6.- ZDIAC_11 - Saldos CxP Acreedores - Formato 1009

La ruta para la ejecucin del Reporte es la siguiente: Acceder por transaccin ZDIAN_11 extraccin->Seleccin opcin ZDIAC_11 - Saldos CxP Acreedores - Formato 1009



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Parmetros

Aplica los mismos descriptivos indicados en el formato previo.

2.3.- MANTENIMIENTO:

MANTENIMIENTO: Al ingresar a esta opcin, la solucin de medio magntico permite hacer mantenimiento(modificar, retirar, crear) a la informacin extrada en el paso Extraccin y que reside almacenada en latabla (ZDITOT_11) dispuesta para tal fin.

2.3.1.- ZDITO_11 - Resultados Medios Magnticos DIAN.

El usuario puede ingresar a esta opcin por la ruta: Opcin mantenimiento-> ZDITO_11 - Resultados MediosMagnticos DIAN.

Esta transaccin permite corregir, borrar o adicionar informacin de la tabla de Medio Magntico usandofunciones naturales del manejo de vistas en R/3.

Al acceder este botn, el sistema presenta la siguiente pantalla:

El usuario deber ingresar la sociedad, el ejercicio, y el formato con el fin de filtrar la informacin a sermodificada por estos criterios de seleccin.


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Adicionalmente varios usuarios pueden modificar la tabla de mediomagntico al mismo tiempo si utilizan diferentes filtros de seleccin: Sociedad, Ejercicio, Formato.

Una vez ingresados los datos de Sociedad, Ejercicio y formato, se presenta la siguiente pantalla:

Debido a que todas las columnas de la tabla no se pueden visualizar, al dar doble click en cualquier registro,se puede ver el detalle de la informacin.

La vista de la tabla ZDITOT_11 presenta los siguientes campos:

Cpto: cdigo del concepto oficial.

No.ident.fis.1: Identificacin del tercero a reportar.

Nombre: Nombre del tercero a reportar.

DV: Dgito de Verificacin

TD: Clase de Identificacin del tercero (13, 31, 42, 43...)

EX: Flag que indica si el tercero a reportar es un tercero del exterior.

CM: Flag que indica que el tercero se reportar dentro del grupo de terceros identificados con el NIT ynombre de Cuantas Mnimas. Este flag se activa una vez se ha realizado el paso Generacin delmedio magntico. Por lo tanto cada vez que se realice mantenimiento de la tabla de Medio Magntico seDEBE realizar el proceso de Generacin para que este flag se mantenga ac tualizado.

Direccin: Direccin del tercero a reportar, campo obligatorio en caso de que el pas de residencia seaColombia


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Ciudad: Cdigo Departamento y Municipio, campo obligatorio en caso de que el pas de residencia seaColombia

Pas: Cdigo Pas, de acuerdo a los definidos por resolucin.

Importe 1: Monto a reportar (correspondiente al del formato y concepto requerido)

Importe 2: Monto a reportar (correspondiente al del formato y concepto requerido) si aplica Primer nombre: Para el caso de registros de Personas naturales

Otros Nombres: Para el caso de registros de Personas naturales

Primer apellido: Para el caso de registros de Personas naturales

Segundo apellido: Para el caso de registros de Personas naturales

IVA May.Vlr G/C Deducible: informacin que aplica para el Formato 1001

IVA May.Vlr G/C No Deducible: informacin que aplica para el Formato 1001

Retencin practicada: informacin que aplica para el Formato 1001

Retencin asumida: informacin que aplica para el Formato 1001

Retencin rgimen comn: informacin que aplica para el Formato 1001

Retencin rgimen simplificado: informacin que aplica para el Formato 1001

Retencin no domiciliados: informacin que aplica para el Formato 1001

Columnas para discriminacin de Ingresos: informacin que aplica para el Formato 1007

El paso Generacin requiere siempre ser ejecutado cada vez que la tablasufra modificaciones, con el fin de asegurar que las correcciones sean validadas nuevamente e incluidas enel resultado definitivo.

Selecciones por contenidoTabla ZDITOT_11

Lista de anlisis cuanta mnima:Al gestionar mantenimiento de la tabla ZDITOT_11, en elmen seleccin, opcin Por contenido, usted puede tratar filtros que le permiten obtenerlistas de anlisis por los criterios elegidos. Ejemplo: lista detalle de terceros clasificadosdentro de un formato por concepto a reportar.

Esta tabla ZDITOT_11 maneja las siguientes caractersticas dealmacenamiento:

Permite almacenar la informacin de ms de una compaa.


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La llave para las validaciones de almacenamiento est formada por compaa, ao fiscal, formato,concepto, NIT y nombre.

El almacenamiento permitido por compaa es solo para un (1) ao fiscal (en este caso, ao 2011), loque significa que al correr variantes para un ao fiscal diferente al almacenado para una compaa,borra para esa compaa toda la informacin almacenada en la tabla, teniendo en cuenta, que cuandose cambia de ao, el programa presentar el siguiente aviso, cuyo manejo es de completa

responsabilidad del usuario:

En el ejemplo dado, se ha estado haciendo extraccin para el ao 2003 (con la opcin ZDIAN_11 yalmacenamiento en la tabla ZDITOT_11)

Si en la transaccin ZDIAN_11, en cualquiera de los formatos cubiertos por el alcance, se cambia elao fiscal:

El programa presentar los siguientes mensajes:


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Si el usuario escoge el botn SI todos los registros en la tabla de almacenamiento de la informacin sernborrados y reemplazados por la nueva extraccin, si escoge el botn NO Cancelar aparecer elsiguiente mensaje:


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Por lo tanto, el borrado de la tabla cuando se cambia de ao/periodo gravable ya no se har de maneraautomtica por el programa, debe existir aceptacin por parte del usuario para llevar a cabo el proceso, porlo tanto, se recalca que es responsabilidad de ste la corrida del programa para diferentes aos gravablescon la misma transaccin ZDIAN_11.

Si ya existe informacin para un formato y concepto, para la misma compaa y mismo ao fiscal y se corre

una nueva ejecucin para las mismas caractersticas, la informacin ser reemplazada para ese criterio, porla de la ltima ejecucin.

2.3.2.- ZDITT_11 - Tabla Medios Magnticos DIAN

El usuario puede ingresar a esta opcin por la ruta: Opcin mantenimiento-> ZDITT_11 - Tabla MediosMagnticos DIAN

Esta opcin permite consultar la tabla de Medio Magntico (ZDITOT_11) como lo ofrece la funcionalidadestndar de la transaccin SE16.

Al acceder este botn, el sistema presenta la siguiente pantalla:


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Al oprimir el icono ejecucin, se presenta as:

Observe que al final ofrece 3 campos (fecha creacin, hora modificacin,autor), que son actualizados con esta informacin, para cada registro que sufra modificacin por la opcin dela ZDITO_11 - Resultados Medios Magnticos DIAN

Observe que la tabla solo almacena la informacin solicitada para cada formato Ej. El formato 1007 nosolicita informacin respecto a direccin, ciudad; por lo tanto esta informacin no es mostrada.


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2.3.3.- ZDIUPActualizacin Tabla de Resultados modificando Formatos y Conceptos

Esta opcin se ha dispuesto para que el usuario pueda extraer informacin y presentarla en los formatos yconceptos correspondientes segn el requerimiento legal y que dado el diseo estndar del software, en laextraccin inicial no es posible.

De manera especfica, la opcin se ha creado para soportar la siguiente situacin: tanto los anticipos dadosa proveedores como aquellos recibidos de clientes, son manejados en cada uno de los respectivos mdulos(Cuentas por Pagar/Cuentas por Cobrar) haciendo uso de los Indicadores de Cuentas de Mayor Especial(CME), los cuales permiten desviar la contabilizacin normal de las cuentas asociadas a cadaproveedor/cliente y llevar dichos registros a las cuentas indicadas segn el plan de cuentas.

As por ejemplo, se tiene creado el indicador de cuenta de mayor especial V, utilizado cuando se gira unanticipo a un proveedor y cuya configuracin es la siguiente:

Este indicador tiene una clase de cuenta K que indica su manejo a travs de Acreedores; la cuentaasociada a acreedor es la 22050100 y al utilizar este indicador el registro del anticipo girado al proveedorser llevado no a la cuenta contable 22050100, sino a la cuenta contable 13303000 de anticipos (la cualcorresponde al segmento de cuentas por cobrar en el Plan de Cuentas).

Ahora bien, al funcionar el programa de Medio Magntico a travs de cuentas contables (salvo los reportesde IVA y Retenciones, los cuales lo hacen a travs de claves de operacin en indicadores), al parametrizarpor ejemplo la cuenta 13303000 (Anticipos girados a proveedores) en el Formato 1008 Concepto 1315

Cuentas por Cobrar Clientes y efectuar la extraccin, el programa NO extrae la informacin registrada enesta cuenta, ya que su configuracin es de naturaleza Acreedor y no Deudor. Este funcionamiento estotalmente estndar, ya que al sacar un reporte de cuentas por cobrar, aparecen all todos los registrosabiertos correspondientes a clientes solamente y no es posible que dicho reporte nos muestre los saldos deanticipos girados a proveedores, que aun cuando se hayan contabilizado en una cuenta por cobrar a travsdel indicador CME- su naturaleza continua siendo K acreedor

Entonces, esta nueva funcionalidad lo que permite es hacer la extraccin de la informacin en el Formato yconcepto de acuerdo a la naturaleza de la operacin y posteriormente trasladar la informacin all obtenida alFormato y concepto en el que segn Resolucin de la DIAN y Balance General debe aparecer.

Para ello es necesario seguir estos pasos:

1. Se debe crear en el formato correspondiente (esto es, si es anticipo girado a proveedores -> Formato1009; anticipo recibido de clientes -> Formato 1008) un concepto XXXX (no oficial) y vincularle a ste lascuentas de mayor especial a las que apuntan cada uno de los Indicadores CME

2. Efectuar la extraccin de este concepto y permitir que se llene la tabla de extraccin

3. Una vez se tenga la informacin en el concepto XXXX, se procede a efectuar la transaccin ZDIUP Actualizacin Tabla de Resultados modificando Formatos y Conceptos


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Paso 1 -> creacin del concepto 2299 (XXXX no oficial) y vinculacin a stede la cuenta o las cuentas contables asociadas a anticipos (cuentas contables de los indicadores CMEcorrespondientes a anticipos girados a proveedores)

Paso 2 -> Extraccin del concepto 2299 (XXXX no oficial) con llenado de la tabla de extraccin


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Paso 3 -> Transaccin ZDIUP para trasladar esta informacin correspondiente a anticipos girados aproveedores al Formato y concepto de Deudores

Al ejecutar la opcin, aparecer el siguiente mensaje:


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Si se indica S, el proceso contina y aparecen los siguientes mensajes:

Al observar ahora la tabla de resultado para el Formato 1009 Concepto 2299 se tiene que la informacin delConcepto 2299 ya no aparece:


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Observe que si ya existe en la tabla destino el tercero cuyos valores setrasladarn, el programa hace acumulacin de los mismos.

Esta funcionalidad se debe utilizar con precaucin ya que se reemplazainformacin, que en caso de no ser correcta se debe proceder a correr cada formato y concepto inicial. Esresponsabilidad del usuario revisar, analizar y efectuar los traslados que considere convenientes y en todocaso, los resultados obtenidos al usar la funcionalidad de traslado deben ser verificados y confrontadossegn controles establecidos por la compaa.

2.3.4.- ZDIDTInicializacin Tabla de Resultados Medios Magnticos

Esta opcin se ha dispuesto para que el usuario, bajo su total responsabilidad, borre e inicialice la Tabla dealmacenamiento de la informacion de medios magnticos. Al seleccionarla aparecer el siguiente mensaje:


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Al seleccionar el flag:

Se visualiza el siguiente mensaje:

Al escoger la opcin Si se borraran todos los registros y el siguiente mensaje ser desplegado:

En este evento, se deben correr nuevamente todas las transacciones de extraccin.

Esta funcionalidad se debe utilizar con precaucin ya que se borra toda lainformacin, obligando a correr nuevamente cada formato y concepto. Es responsabilidad del usuario haceruso de la transaccin.

2.4.- GENERACIN:

Esta opcin del men , una vez extrados los formatos con sus conceptos, permite generar por cadaFORMATO, los archivos oficiales cubiertos dentro del alcance de la solucin SAP para medios magnticos y

bajo el diseo y especificacin tcnica oficial requeridos.

Este paso del proceso debe ser corrido por Formato uno a uno.

Al ejecutar el paso Generacin, el programa de medios magnticos hace evaluacin de la cuanta mnima ydems condiciones como operaciones del exterior sin nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal,


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campos de apellidos y nombres poblados, para identificadas las distintas caractersticas, generar el archivooficial cumpliendo con las especificaciones de diseo y contenidos indicados por la DIAN.

La evaluacin de la cuanta mnima si opta por reportar bajo este criterio de reporte, el programa la evala apartir de lo indicado en el paso Datos maestros para la parametrizacin de cada formato y sus conceptos.

2.4.1. ZDIGE_11 - Generacin Formatos

Accederpor el men Generacin-> transaccin ZDIGE_11 - Generacin Formatos.

Presenta la siguiente pantalla de seleccin:

Este paso del proceso debe ser corrido por Formato uno a uno.

Parmetros

Segmento Selecciones Generales

Sociedad: Identificacin de la sociedad FI (Company code) para la cual se est generando el mediomagntico.

Ejercicio:Requerido para validar si existe o no informacin extrada en la tabla para esa vigencia.

Formato:Ingresar el formato oficial (uno a uno), correspondiente al archivo oficial que se va agenerar

Versin:Ingresar la versin indicada en la especificacin de la DIAN para cada formato (paraalgunos es 8 y para otros continua siendo 7)

Ao de Envo: Requerido para indicar el ao de envo en el encabezado de los archivos XML y elnombre del archivo.


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Fecha de Envo:Requerido para indicar fecha de envo en el encabezado de los archivos XML.

Segmento Identificacin de Nits

Operaciones del Exterior Sin Codigo: De acuerdo al requerimiento oficial de la resolucin DIAN,

los terceros del exterior en cuyo pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se deben informarcon identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta444449000.

Segmento Opciones de Generacin

Concepto (Ins=1, Reem=2) : Ingresar este concepto de acuerdo con la instruccin de la resolucinDIAN.

Consecutivo de Envo por ao: Este dato DEBE ser ingresado de manera manual por el usuario ybajo su responsabilidad, de acuerdo a la instruccin de la resolucin de la DIAN

Test:Marcar este botn para la ejecucin, permite obtener en modo test el resultado del proceso degeneracin. Este proceso genera un Log de errores que de manera lgica el sistema puededeterminar , el cual debe ser 100% corregido para poder correr la ejecucin en modo definitivo yaque valida si el log de errores presenta cero errores.

Definitivo:Marcar este botn para la ejecucin, permite obtener en modo Definitivo el resultado delproceso de generacin (Archivos de salida. Este proceso valida que el Log de errores presentecero errores.

Segmento Archivo de Salida

XML: El usuario debe marcar esta opcin cuando ejecuta la generacin del archivo oficial en modoDefinitivo y corresponde a la versin final que presentar a la DIAN.

Archivo de Excel:El usuario puede elegir este formato de salida para propsito de anlisis delresultado final.

Opcin test:

Al accionar el icono de Ejecucin, inmediato presenta la informacin del log de errores


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El usuario debe corregir la totalidad de errores presentados, para que elsistema permita ejecutar la generacin en definitivo.

Inmediatamente despus, presenta la salida del resultado como se muestra aqu:

Asegrese de entrar manualmente y en forma correcta el consecutivo deenvo por ao, ya que este hace parte del nombre del archivo oficial.


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Al ejecutar la generacin en Definitivo, marca el flag Mostrar, se visualiza muestra el siguiente archivo.

En caso que el archivo generado contenga ms de 5000 registros, obtenidala primera vista de los primeros 5000 registros, ejecuta back para obtener el siguiente archivo de nuevos5000 registros y as sucesivamente hasta generar la informacin por el formato en su totalidad.

Seguidamente puede ir al directorio a donde fue exportado y tiene disponible el archivo oficial generado,para que a partir de all proceda si desea, a chequearlo con el validador de la DIAN, para luego presentarlosegn la manera de entrega por la que opte.

2.4.2.- ZDILG - Log de Generacin

Ejecutada la opcin Generacin-> transaccin Opcin: ZDIGE_11 - Generacin Formatos, el procesopresenta, si se tienen, la lista de errores:


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Por medio de la opcin ZDILG, puede visualizar e imprimir, por formato, el detalle del resultado del log delproceso de Generacin. Esto ser muy til para poder identificar los registros que requieren de correccin.

Con el botn y la opcin Salidalista, podr maximizar la pantalla del log, para poder revisar en sutotalidad los textos de errores y/o warnings. Igualmente dispondr de toda la funcionalidad estndar deinformes ALV, para manipular este log.

Es respon sabi l idad del usuario com o paso previo a la mo dificacin de la tabla y a partir de las listas deresumen, Casos especiales, hacer entre otras las tareas de:

Verificar las cifras

Analizar los documentos que debe incluir por proceder de situaciones atpicas como en verificacioneslogsticas donde el emisor factura es distinto al tercero del pedido, o donde existe un CPD con unaentrada de almacn y varias logsticas verificacin factura con distintas identificaciones de nit.

Verificar los movimientos con inconsistencias, pe. Movimientos sin NIT, sin nombre

Corregir los casos resultantes del anlisis.

Adicionar informacin de sistemas externos a R/3 que afecten la informacin soportada por el alcancedel programa SAP en lo referente a formatos y conceptos cubiertos por el alance.

Verificar lneas de registro extradas con avisos de warning o errores.

Todas las dems que considere o identifique a partir del anlisis.

Los errores deben ser analizados por el usuario y corregidos en su totalidad de

manera manual, por la opcin Mantenimiento->ZDITO_11 - Resultados Medios Magnticos DIAN

Proceso de validador DIAN

Obtenidos los archivos oficiales en el paso de generacin Definitiva bajo formato XML, y exportados aldirectorio indicado, el usuario puede instalar el validador publicado en la pgina web de la DIAN, y correr laopcin de validar, para comprobar que la generacin del archivo resultante es correcta y cumple con laespecificacin oficial.

* Es importante tener en cuenta que a la fecha de liberacin de la Nota que aplica para el ao 2011, la DIAN aunno haba publicado en su pgina WEB el prevalidador correspondiente, por lo que las pruebas de los archivosxml no incluyen este paso.


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Informacin procedente del aplicativo Nmina Localizada SAP - Proceso de Generacin de los Archivos:Nmina

3.2.- ACTIVIDADES DE PARAMETRIZACION (CUSTOMIZINGIMG)

Para el correcto funcionamiento de la solucin de medio magntico DIAN, en la extraccin de la informacin deNmina segn el alcance mencionado en pginas anteriores, es necesario hacer actividades de parametrizacin,as:

Men de Customizing: (IMG)Transaccin SPRO -> IMG Referencia SAP -> Clculo de la nmina -> Clculo de nmina: Colombia

3.2.1.Actualizacin de CC-Nminas relevantes para el programa de Medio Magntico

En esta actividad, se deben actualizar las clases de tratamiento, acumulaciones y clases de evaluacinrequeridas para el procesamiento de los CC-nminas de medios magnticos DIAN y se debe verificar que las

clases de tratamiento, acumulaciones y clases de evaluacin hayan sido asignadas correctamente.

Para esta actividad, se han creado dos clases de evaluacin para actualizar los CC-nominas que son relevantespara el medio magntico:

Clase de Evaluacin 8 -> Operacin CC-nmina para Medios Magnticos DIAN, cuyos valores sonVaco para suma y - para resta.

Clase de Evaluacin 9 -> CC-nmina para Medios Magnticos DIAN, cuyos valores son los siguientes:

01 -> Ingresos Laborales


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02 -> Retencin en la fuente salarios y dems pagos laborales03 -> Pagos por Aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensacin, ICBF)04 -> Pagos por Aportes Seguridad Social05 -> Pagos por Aportes obligatorios Fondos de pensiones

Para verificar la existencia de estas dos clases de evaluacin se sigue la ruta mencionada a continuacin:Transaccin SPRO -> IMG Referencia SAP -> Clculo de la nmina -> Clculo de nmina: Colombia - >Parametrizaciones bsicas -> Entorno de la actualizacin de CC-nminas -> Clases de tratamiento y clasesde evaluacin -> Actualizar clases de evaluaciones y sus particularidades -> Pas Colombia

Una vez se ha verificado la existencia de las dos clases de evaluacin, se debe proceder a asignar los cc-nminas que sern relevantes para el medio magntico DIAN a dichas clases de evaluacin.

Para ello se ha creado el Grupo de CC-Nminas DIAN, con el fin de asignar a este grupo aquellos CC-Nminas que son relevantes y a los cuales se les asignar las clases de evaluacin mencionadas.


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El Grupo de CC-Nminas permite realizar una vista limitada de los CC-Nminas que son relevantes para una actividad, de manera que los CC-Nminas se puedan seleccionar msfcilmente.

La ruta en el IMG para desarrollar esta actividad es la siguiente: Transaccin SPRO -> IMG Referencia SAP-> Clculo de la nmina -> Clculo de nmina: Colombia - > Parametrizaciones bsicas -> Entorno de laactualizacin de CC-nminas -> Vistas Lgicas -> Verificar asignacin a un grupo de CC-nminas

Una vez all, se selecciona el Grupo de CC-Nminas DIAN, y se oprime el botn

Se desplegar una lista que contiene todos los CC-Nminas disponibles. Los CC-nminas que ya estnasignadas al grupo de CC-nminas estn marcados. Si desea incluir un CC-nmina al grupo de CC-nminas, mrquelo; si desea suprimir un CC-nmina del grupo de CC-nminas, borre la marca del CC-nmina.

Es responsabilidad del usuario marcar los CC-Nminas que a su criteriodeban ser relevantes para el Reporte de Medio Magntico. De esta seleccin depende que la extraccin dela informacin se ejecute en forma correcta.

Una vez se han seleccionado los cc-nminas relevantes para el reporte de Medio Magntico, se debeparametrizar cada cc-nmina con el tipo de evaluacin correspondiente.

Las clases de evaluacin se deben asignar a cada cc-nmina segnpertenezca a cada formato y concepto del medio magntico DIAN:


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La ruta a utilizar es: Transaccin SPRO -> IMG Referencia SAP -> Clculo de la nmina -> Clculo denmina: Colombia - > Medios Magnticos DIAN -> Parametrizacin de CC-nminas Medio Magntico DIAN

All aparecer una pantalla en la que se pueden observar todos los cc-nminas que se preseleccionaron,segn criterio del usuario sobre relevancia del cc-nmina para el medio magntico DIAN.

Una vez all, se selecciona el cc-nmina a evaluar y se escoge la opcin Detalle. En la pantalla que sedespliega, se debe escoger el tipo de evaluacin que aplicar para el cc-nmina seleccionado. Una vezseleccionado el valor, se debe grabar y regresar para continuar con la misma evaluacin para todos los cc-nminas escogidos.


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Una vez evaluado cada cc-nmina, a travs del reportePC00_M99_DLGA20 - Utilizacin CCnminas se puede observar qu cc-nmina ha quedado asignado acada tipo de evaluacin.


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3.2.2. Agrupacin de conceptos: En esta actividad se deben definir los diferentes formatos y conceptosque se utilizarn para los respectivos valores de la clase de evaluacin 09 correspondiente a los Medios

Magnticos de la DIAN. Este valor de la clase de evaluacin 09 se debe configurar en cada CC-Nmina deacuerdo a las normas legales vigentes.

La ruta a utilizar es: Transaccin SPRO -> IMG Referencia SAP -> Clculo de la nmina -> Clculo denmina: Colombia - > Medios Magnticos DIAN -> Agrupacin de conceptos

All, se deben configurar cada uno de los siguientes campos:


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Valor: Valor de la clase de evaluacin, que representar un concepto para el medio magntico.

Vlido a: Fecha final de un perodo de validez.

Vlido de: Fecha inicial de un perodo de validez.

Denominacin: Este campo contiene la descripcin del valor de la clase de evaluacin. Es un campo devisualizacin

Formato: Corresponde al nmero del formato definido por la DIAN para la presentacin de los mediosmagnticos.

Concepto: Corresponde al nmero del concepto definido por la DIAN para la presentacin de los mediosmagnticos al que pertenece el concepto.

Campo al cual pertenece un importe: en esta columna se debe indicar si el valor extrado ser ubicadoen la tabla de resultados como Importe 1 Importe 2. Por defecto, se elige Importe 1 excepto parael tipo de evaluacin 02, en el cual se debe seleccionar Importe 2.

Ent.Seg.Soc.: Este campo debe marcarse con un flag, solo cuando el concepto que se est definiendocorresponda a una Entidad de Seguridad Social. Es utilizado por el programa para indicar la forma deextraer la informacin.

Validacin pago en FI: Solo se marca para algunos conceptos que hacen relacin a informar el valorefectivamente pagado en el periodo gravable, por lo que se hace necesario sealar si la clase deevaluacin requiere validacin de pago efectivamente efectuado en finanzas.


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Moneda: Indica la Clave de la moneda en la que se gestionan los importes.

3.2.3. Tipos de entidad por clase de evaluacin/concepto: En esta actividad se deben definir los tipos deentidad que se utilizarn para los respectivos valores de la clase de evaluacin 09. De esta forma seobtendrn los acumulados de cada entidad por clase de evaluacin a travs del tipo de entidad indicado enesta tabla. Este valor de la clase de evaluacin 09 se debe configurar en cada CC-Nmina de acuerdo a las

normas legales vigentes.

La ruta a utilizar es: Transaccin SPRO -> IMG Referencia SAP -> Clculo de la nmina -> Clculo denmina: Colombia - > Medios Magnticos DIAN -> Tipos de entidad por clase de evaluacin/concepto

En esta pantalla se deben configurar cada uno de los siguientes campos:

Valor: Valor de la clase de evaluacin, que representar un concepto para el medio magntico.

Tipo de entidad: Tipo de entidad a las cual se afilia el empleado y se realizan los aportes de seguridadsocial, prestaciones sociales y aportes voluntarios.

Vlido a: Fecha final de un perodo de validez.

Vlido de: Fecha inicial de un perodo de validez.

3.2.4. Equivalencias Tipos de Documento Medio Magntico: Esta opcin ha sido reemplazada por laTabla de Equivalencias Tipos de Documento, que de manera general que aplica para la solucin de MediosMagnticos, descrita en la pgina 21 de este manual.

3.3.- TRANSACCION PC00_M38_DIAN - MEDIOS MAGNETICOS DIAN

3.3.1. Extraccin de la Informacin: Una vez hecha la parametrizacin en el IMG, desde el men funcionalse accede a la transaccin PC00_M38_DIAN, cuya ruta de ejecucin es la siguiente:


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Acceder por men SAP Recursos Humanos -> Colombia -> Actividades siguientes -> Anual ->PC00_M38_DIAN

Seleccionando esta opcin, presenta la pantalla de asignacin de criterios para construir las variantes yextraer la informacin segn cada concepto a reportar y cuya informacin est disponible en la base dedatos.


Parmetros

SegmentoSeleccin :

Nmero de Personal: No relevante para el medio magntico, se recomienda dejar en blanco, y extraer la

informacin para todos los empleados de la compaa. (Identificacin del nmero del empleado para el cualse est generando el reporte. Se puede escoger un solo nmero, un intervalo para propsitos de anlisis)

Sociedad: Identificacin de la sociedad (Company code) para la cual se est generando laextraccin de la informacin.

rea de Nmina: Identificacin de un rea de nmina de personal. Su uso para el reporte demedios magnticos DIAN es opcional.

SegmentoPer. clcu lo nm ina:


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Ejercicio: Corresponde al ao fiscal para el cual se har la extraccin de la informacin

Perodo: comprende una fecha valida para la cual se desee extraer la informacin. En todo casodebe coincidir con el valor ingresado en el campo anterior ejercicio

Tipo de Nmina: este campo no es relevante para la extraccin de la informacin de mediomagntico

SegmentoOtras seleccion es

Concepto (Clase evaluacin): en este campo se debe indicar la agrupacin y/o clasificacin de losconceptos de nmina, para los cuales se extraer la informacin:

01 -> Ingresos Laborales02 -> Retencin en la fuente salarios y dems pagos laborales03 -> Pagos Aportes Parafiscales04 -> Pagos Aportes Seguridad Social05 -> Pagos por Aportes obligatorios Fondos de Pensiones

SegmentoSalida

Tabla Aplicacin Medios Magnticos: se debe seleccionar esta entrada si se desea que la informacinextrada deba llenar la tabla de resultados de informacin extrada para el medio magntico (tablaZDITOT_11). Si se escoge esta opcin, se debe indicar el nombre de la tabla en el campo NombreTabla. En este caso no ser mostrado ningn resultado en la pantalla, aparecer un mensaje como elsiguiente, que indicar que los datos ya se han actualizado en la tabla:

SAP List ALV: este campo permite fijar la forma en que se presentar la informacin solicitada. Es til parapropsitos de anlisis o en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propsitos diferentes aobtencin de informacin para medios magnticos o para analizar la informacin suministrada de distintasmaneras.


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Si se tiene alguna variante especfica para el formato de lista estndar, se deber indicar el nombre de lavariante en el campo Variante disposicin. Si se utiliza esta opcin, una vez ejecutada la accin, apareceren la pantalla un detalle de la informacin extrada, as:

Esta opcin solamente muestra la informacin, no permite hacer drill-down en cada registro. Esresponsabilidad del usuario revisar y analizar los datos extrados para garantizar que la informacin que

llenar la tabla es consistente y correcta.

Archivo Plano: esta opcin se marcar si se desea que la informacin sea mostrada como archivoplano, como posible formato de salida de la lista en el formato de tabla. Si esta es la opcin escogida sedebe indicar el nombre del archivo en el campo Modelo de fichero PC


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Si existen resultados de nmina que no han sido contabilizados, en elmomento de ejecutar el proceso, el sistema mostrar el siguiente mensaje de error, indicando que no sehace extraccin de informacin debido precisamente a que existen procesos de corridas de nmina para uno

o ms empleados que no han sido contabilizados. Es responsabilidad del usuario verificar el estatus dedichos procesos y efectuar los ajustes necesarios para poder continuar con la extraccin de la informacin.


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Si se escoge la entrada Tabla Aplicacin Medios Magnticos, y ya se haejecutado previamente la aplicacin para un mismo concepto (misma llave de registro), aparecer elsiguiente mensaje de advertencia:

Caso en el cual el usuario debe decidir si se sobrescribe o no el concepto o si se cancela la operacin.Importante tener en cuenta que al escoger sobre- escribir el concepto, los cambios que se hayan realizado

en la tabla de resultados se perdern.

Una vez se han corrido cada uno de los formatos y conceptos cubiertos dentro del alcance de la solucin, severifica que la informacin haya sido correctamente almacenada en la tabla de resultados ZDITOT_11, atravs de la transaccin ZDIAN_11, opcin del men Mantenimiento -> ZDITO_11.

Cuando la extraccin se haga para el concepto (clase de evaluacin) 03 Pagos Aportes Parafiscales, esnecesario que cada una de las entidades (Caja de compensacin, SENA e ICBF) estn creadas comoacreedor y que la contabilizacin de la nmina se haga a cada uno de ellos segn corresponda. De locontrario, esto es, si solamente se encuentra creada como acreedor la Caja de Compensacin y en dichoacreedor se contabilizan adems de los aportes a la caja, los aportes tanto del SENA como del ICBF, lainformacin extrada se har en cabeza solamente del acreedor de la Caja de Compensacin.

reporteria exogena colombia

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dicho formato

nombres de programas

formatos cubiertos

nombres de tablas

nombres de campos

nombres de mens

datos segn

generacin de informacin