rsvz bouwde een digitale postkamer
DESCRIPTION
In het gewestelijk kantoor Brussel-Hoofdstad komen bij de dienst verplichtingen en de dienst internationale overeenkomsten van het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen (RSVZ) elke dag 200 poststukken binnen. Vroeger werden deze met de hand gesorteerd en in mappen naar de dossierbeheerders gebracht. RSVZ deed een beroep op hun IT-partner Cegeka om een digitale postkamer uit te werken. In april 2013 werd het project uitgerold in de gewestelijke kantoren Brussel-Hoofdstad, Gent en Bergen. De digitalisering en dematerialisatie met wettelijke bewijskracht zorgen ervoor dat het RSVZ de dossiers en vragen van hun klanten steeds sneller kan behandelen.TRANSCRIPT
CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E [email protected] - www.cegeka.be
CASE STORY
Dossierbeheerders besparen anderhalf uur per dagOp alle binnenkomende poststukken zonder
RSVZ-barcode wordt in de digitale postkamer een
barcode gekleefd. Ook voor uitgaande briefwisseling
die terugkeert naar het RSVZ. De stukken worden
nadien ingescand. Eens gedigitaliseerd wordt elk
stuk gevalideerd door twee medewerkers, om de
foutenmarge te minimaliseren. De documenten met
een RSVZ-barcode worden na afwerking van het
scan- en validatieproces automatisch toegewezen
aan het dossier of de opdracht waarbinnen ze
werden aangemaakt. Hiervoor zijn geen manuele
handelingen meer nodig. Via de elektronische
postbox kunnen dossierbeheerders de aan hen
toegewezen documenten inkijken. “Vroeger
werden de papieren documenten bezorgd aan
de dossierbeheerders, die ze zelf stuk voor stuk
dienden in te scannen. De centralisatie van het
scan- en validatieproces in de digitale postkamer
resulteert in een dagelijkse tijdswinst van anderhalf
uur per dossierbeheerder. Hierdoor kunnen we ons
meer toeleggen op onze kerntaken”, zegt Didier
Frerot, Business Project Manager bij het RSVZ.
Kortere doorlooptijdNaast de tijdsbesparing bij de dossierbeheerders
zorgt het systeem voor een sterk ingekorte
doorlooptijd. De tijd tussen de ontvangst van
het papieren document en het toekomen
ervan bij de juiste eindbestemmeling werd
drastisch teruggedrongen. “Deze winsten zijn
het grootst bij de uitwisseling van dossiers over
verschillende kantoren heen. We hoeven steeds
minder beroep te doen op onze koerierdienst,
en kunnen schriftelijke vragen sneller beant-
woorden en dossiers sneller afhandelen”, aldus
Patrick Vanderbauwede, IT Manager bij het RSVZ.
Vlottere aanvraag tot herbehandelingIndien een document niet goedgekeurd wordt
door de dossierbeheerder gaat het opnieuw naar
de postkamer. “Eerst bekijken we waarom het niet
goedgekeurd werd. Dat kan bijvoorbeeld zijn
omdat het verkeerd geadresseerd werd”, vertelt
postkamermedewerkster Sylvie Van Vaerenbergh.
Het komt vaak voor dat in een poststuk docu-
menten zitten voor verschillende dossiers. “Als
we deze toch als één document inscannen en
doorsturen naar de elektronische postbox, kan
de dossierbeheerder via een knop in de tool om
een herscan vragen.” Op die manier krijgen de
verschillende documenten elk hun eigen barcode
en kunnen ze snel en gemakkelijk aan de correcte
dossiers gekoppeld worden. “Deze manier van
werken zorgt ervoor dat we veel minder
In het gewestelijk kantoor Brussel-Hoofdstad komen bij de dienst verplichtingen en de dienst internationale overeenkomsten van het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen (RSVZ) elke dag 200 poststukken binnen. Vroeger werden deze met de hand gesorteerd en in mappen naar de dossierbeheerders gebracht. RSVZ deed een beroep op hun IT-partner Cegeka om een digitale postkamer uit te werken. In april 2013 werd het project uitgerold in de gewestelijke kantoren Brussel-Hoofdstad, Gent en Bergen. De digitalisering en dematerialisatie met wettelijke bewijskracht zorgen ervoor dat het RSVZ de dossiers en vragen van hun klanten steeds sneller kan behandelen.
OVER RSVZ
RSVZ staat voor Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen en verzorgt de sociale zekerheid van de zelfstandigen met de expertise van ongeveer 800 werknemers. Zelfstandigen kunnen terecht in het hoofdkantoor in Brussuel of in een van de 12 bijkantoren over het hele land. Het RSVZ beschikt ook over een eigen socialeverzekeringsfonds, de Nationale Hulpkas, dat instaat voor de toepassing van de sociale wetgeving.
RSVZPatrick Vanderbauwede, IT Manager
“De digitalisering zorgt voor een snellere doorlooptijd waardoor onze medewerkers zich meer kunnen toeleggen op hun kerntaken”
UITDAGINGEN:
• Uitbouw van e-dossier voor zelfstandigen en vennootschappen
• Vragen sneller beantwoorden door verkorten van de doorlooptijd van de postbehandeling
• Automatisering van de postkamer met behoud van wettelijke bewijskracht
• Efficiënter en flexibeler werken door snelle uitwisseling van info tussen diensten en kantoren
• Besparing op archief- en kantoorruimte
• Rapporteren over aantal vragen, dossiers, doorlooptijden enz.
CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E [email protected] - www.cegeka.be
CASE STORY
heen en weer moeten zeulen met poststukken.
Het dringt ook het aantal e-mails en telefoontjes
terug”, aldus Sylvie Van Vaerenbergh.
Wettelijke bewijskrachtDoordat de procedure van inscannen en valideren
volledig volgens de regels van de Kruispuntbank
van de Sociale Zekerheid verloopt, krijgt elk digitaal
document wettelijke bewijskracht. “We moeten
papieren versies drie kwartalen bewaren voor
controle door externe auditeurs. Eens die periode
verstreken is worden de papieren documenten
vernietigd. Dat heeft als bijkomend voordeel
dat de papierberg sterk verkleind wordt”, vertelt
Patrick Vanderbauwede. Om deze certificatie
te verkrijgen moet het
systeem door verschillende
instanties goedgekeurd
worden, wat zeker vier
maanden in beslag neemt.
“In die goedkeuringsperi-
ode hebben de digitale
documenten nog geen
bewijskracht. Je werkt in
een soort pilootfase waar
je alles dubbel moet bij-
houden. Dat speelde mee
in onze beslissing om de
digitalisering eerst in drie
kantoren op te zetten en
later uit te breiden naar de volle dertien vestigin-
gen. Zo hadden eventuele problemen met de
goedkeuring een minder grote weerslag. Nu de
certificering er is, krijgen digitale documenten bij
de verdere uitrol meteen bewijskracht.”
Van externe naar interne opleidingDe postkamermedewerkers kregen van Cegeka
een opleiding van één dag in de week, gespreid
over zes maanden. De 140 dossierbeheerders
die momenteel met de elektronische postbox
werken, werden opgeleid door Didier Frerot en
Jurgen De Vos van het RSVZ. Eens de uitrol naar
de andere vestigingen een feit is komen daar
nog eens 500 à 600 beheerders bij. Zij worden
intern opgeleid. “Op het kantoor in Brussel heb-
ben we alle denkbare scenario’s al meegemaakt,
we kennen het programma nu echt door en
door. Als de tien andere gewestelijke kantoren
binnenkort overschakelen, zullen onze postka-
mermedewerkers ook als een soort helpdesk
fungeren”, aldus Patrick Vanderbauwede. Hierbij
kunnen ze zich baseren op de werkinstructies en
procedures die door Cegeka werden opgesteld
voor de postkamer en postbox.
Het opstellen van werkinstructies en procedures
was noodzakelijk voor het verkrijgen van de
wettelijke bewijskracht bij het inscannen. Patrick
Vanderbauwede legt uit:
“Dat houdt onder andere
in dat onze medewerkers
moeten weten wanneer
een document vernietigd
mag worden, hoe er gecon-
troleerd en geauditeerd
wordt, wat er gescand
mag worden en wat niet.
Zo mogen er bijvoorbeeld
geen medische attesten
of vertrouwelijke brieven
ingescand worden. Deze
stukken worden nog steeds
met de hand bezorgd. Als
er toch een vertrouwelijk document wordt inge-
scand, kan de dossierbeheerder dat simpelweg
laten wissen.”
ToekomstperspectiefNaast de uitrol van de digitale postkamer naar
alle dertien vestigingen in België, wil men bij het
RSVZ ook aan de slag met statistieken. “Informatie
over de hoeveelheid ingescande poststukken en
doorlooptijden is conceptueel voorzien in het
systeem, maar momenteel nog niet operationeel.
We willen deze accurate gegevens in de toekomst
gaan gebruiken voor onze beleidsrapportering”,
besluit Patrick Vanderbauwede.
“De centralisatie van het scan- en validatieproces in de digitale postkamer resulteert in een dagelijkse tijdswinst van anderhalf uur per dossierbeheerder.”
- Didier Frerot, Business Project Manager
TECHNOLOGIEËN:
• IBM Filenet• Unix/Java• Oracle Database / Weblogic• Kofax Capture• Kofax Transformation Modules
CEGEKA SOLUTIONS:
• Application Development • Information Management