Sensus-methode®

& VVSG

Uw totaaloplossing voor procesmanagement

Ruud Bourmanne Hans Haack

Traject naar Uitmuntendheid VVSG

Ruud Bourmanne

• Lange termijn visie SECTORDYNAMIEK

– Ad hoc werken (vandaag)

• Systematisch werken (PDCA)

• Uitmuntendheid (lange termijn)

VVSG Traject naar Uitmuntendheid (sinds 2010)

T R A J E C T

Interne controle en externe audit

VVSG Traject naar Uitmuntendheid (sinds 2010)

• Vertaald naar de taal, vakjargon en (werk)praktijk van: – WZC, DGAT, GAW, DVC, LDC, OCMW, gemeenten, HRM, financieel management,

SD, ICT, INT COMM, EXT COMM, facility management, werking MAT, …

ZODAT: • Iedereen vanuit zijn/haar eigen praktijk, taal en vakjargon kan nagaan hoe

ver dat hij/zij staat op het vlak van het systematisch werken op zijn/haar niveau en binnen zijn/haar domein ZELFEVALUATIE (ANALYSE) op maat

• Iedereen vanuit zijn/haar eigen praktijk, taal en vakjargon kan toewerken naar meer systematisch werken op zijn/haar niveau en binnen zijn/haar domein LEIDRAAD op maat

VVSG-totaalconcept van organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement

• Sluit volledig aan bij stap 2 van het Traject naar Uitmuntendheid – De PDCA-cyclus rond maken (= systematiek

brengen): • Op alle niveaus • Binnen alle domeinen • Op alle vlakken

• Vanuit een intrinsieke motivatie uw eigen verhaal schrijven, uw eigen menu samenstellen, uw eigen puzzel leggen, uw eigen systeem bouwen

Cf. poster concept

VVSG-totaalconcept van organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement

VVSG-totaalconcept van organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement

28/05/2015 7 -

Trajecten naar Uitmuntendheid

• Thema’s werkboeken “Verbeteren door zelfevaluatie Overzicht publicatiereeks

• Trajecten naar uitmuntendheid

“Samen leren, inspireren en werken aan verandering, verbetering en

uitmuntendheid”

– 1e fase: opstart – 2e fase: inventarisatie – 3e fase: nazorg Uitwerking

Traject naar Uitmuntendheid

• Op basis van de vragen van een specifiek werkboek gaan de deelnemers uitvoerig en zeer concreet met elkaar het gesprek aan

• Met elkaar reflecteren, dialogeren en discussiëren

• Inventariseren wat er vandaag reeds gebeurt of reeds aanwezig is

• Met elkaar delen en uitwisselen van sterke punten, verbeterpunten, voorstellen van verbeteracties en concrete praktijken

• Analyse, beoordeling & evaluatie van de eigen praktijk (= foto)

Traject naar Uitmuntendheid

• DEEL 1: OPSTART (= halve dag) – Inleiding (kennismaking & situering) – Toelichting van het kwaliteitskader (a.d.h.v.

een werkboek) – Toelichting bij & voorbereiding van de

huisopdracht voor de deelnemers • De vragen worden verdeeld onder de deelnemers • Elke deelnemer moet na de opstartsessie een

aantal vragen vanuit zijn/haar eigen bestuur goed en concreet voorbereiden & de resultaten invullen in een sjabloon van presentatie

Vraag 1 Bewijsvoering (wat doet u reeds, wat heeft u reeds en/of wat is er reeds m.b.t. de gestelde vraag)

28/05/2015 11

-

Sterke punten

Zwakke punten

Vraag 1 Sterke en zwakke punten

12 - 28/0

Vraag 1 Beoordeling & concrete voorstellen van verbeteracties (= verbeteren naar de toekomst toe)

28/05/2015 13

-

Niet relevant Ruim voldoende of

maximaal

Voldoende

Neutraal Onvoldoende Ruim onvoldoende

of onbestaande

Traject naar Uitmuntendheid

• DEEL 2: INVENTARISATIE (= max. 3 dagen) – Per vraag het volgende stramien:

• Deelnemer die de vraag voorbereid heeft, presenteert zijn/haar resultaten aan de hand van het ingevulde sjabloon

• Groepsgesprek, -dialoog, -discussie en –reflectie (vertrekkende vanuit de presentatie)

– Elkaar aanvullen – Gericht uitwisselen, delen, leren van elkaar,

elkaar inspireren • Op basis van wat naar boven is gekomen tijdens

de presentatie en het groepsgesprek, krijgt elke deelnemer de kans een inschatting of evaluatie te maken van zijn/haar eigen praktijk

28/05/2015 14

-

Traject naar Uitmuntendheid

• DEEL 3: NAZORG (= een halve dag) – Presentatie van het globale groepsrapport van

de 3-daagse inventarisatie en de voorstellen van verbeteracties die hierbij naar boven zijn gekomen

– Presentatie & analyse van de globale groepsresultaten van de 3-daagse inventarisatie aan de hand van enkele tabellen en grafieken

– Het in groep bepalen van de prioritaire noden, behoeften, thema’s en werkpunten als basis voor het uitwerken van een vervolgaanbod op maat van de groep uitwerken van een meerjarenplan waarin aangegeven staat wanneer rond welke thema’s zal samengewerkt worden

28/05/2015 15

-

Traject naar uitmuntendheid

• Uitwerking van een meerjarenplanning (= op 5 jaar) met voorstellen van ondersteunings- en begeleidingsinitiatieven met bijhorende aanpak, timing en uitvoerders MAATWERK

• De uitvoering van het meerjarenplan wordt gedurende 5 jaar opgevolgd en bewaakt worden aan de hand van 2 opvolgmomenten per jaar (telkens in juni & december)

• Na de uitvoering van het meerjarenplan (= na 5 jaar uitwerking) zal een nieuwe inventarisatieronde georganiseerd worden om: – De voortgang te kunnen meten Evolutie te kunnen zien – Een volgend meerjarenplan te kunnen uitwerken op 5 jaar

met nieuwe thema’s en werkpunten die uit te werken of te behandelen zijn

28/05/2015 16

-

Traject naar Uitmuntendheid

• Concrete resultaten – Concreet werken aan organisatiebeheersing, -

ontwikkeling en kwaliteit – Uitwisseling & samenwerking met en inspiratie van

collega’s – Concrete voorstellen van verbeteracties – Een groepsrapport, -foto & bijhorende

analyseresultaten – Een foto van uw praktijk in uw bestuur & bijhorende

analyseresultaten – Een meerjarenplan op maat van de groep – Concrete voorbereiding externe audit en integratie-

oefening financiële diensten gemeente/OCMW – Intervisie / visitatie / benchmarking

28/05/2015 17

-

Over Sensus-Methode B.V.

• Opgericht in 2000

• Sensus-methode® Procesmanagement en de Sensus BPM software in eigen beheer ontwikkeld

• Organisatieadviesbureau – Procesmanagement – Procesoptimalisatie – Verbetermanagement

• 16 werknemers

• 220 klanten

• 850 gebruikers van de software • Ruim 10.000 mensen werken volgens de Sensus-methode

• Nederland • België, Verenigd Koninkrijk, Curaçao • Nieuw markten: Thailand, Brazilië, Australië

Een greep uit onze klanten in het onderwijs

Klanten in de Gezondheidszorg

Zorgcentrum Vreedenhoff: De Sensus-methode® leert mensen procesgericht te denken, waardoor men anders gaat kijken naar de eigen werkzaamheden,

Een greep uit onze klanten

Een greep uit onze klanten bij Gemeenten

Santa Jhingoer, Gemeente Rotterdam: De mogelijkheid om de beschreven processen op een laagdrempelige manier via Intranet ter beschikking te stellen aan onze “interne klanten” vinden wij heel prettig.

Sensus-methode® Procesmanagement

Sensus-methode is een totaal systeem gericht op :

1. Werken en communiceren op basis van processen

2. Een eenvoudige uniforme procestaal voor alle klanten

3. Beleggen van taken en verantwoordelijkheden

4. Sturen / meetbaar maken van processen

5. Integreren van processen in de dagelijkse praktijk

6. Innoveren en verbeteren van processen

Waar ligt uw focus?

Processen structureren

Iedere organisatie bestaat maar uit 5 niveau’s

Organisatie

Hoofdprocessen

Processen

Activiteiten

Handelingen

Visie / Missie Beleid / Strategie

26

Processen definiëren

Met de proceselementen van Sensus-methode

Basis- en sturingselementen voor hoofdprocessen en processen

28

Klant - Leverancier Input - Output Mensen - Actoren

Risico - Maatregel Middelen Kader Prestatie Indicatoren

Doel

Modelleren Met de iconen van Sensus-methode

Actie

Invoerdocument Uitvoerdocument

Keuze

Computeractie

Archief Proces

verwijzing

Aanleiding/ Resultaat

Processen vastleggen met de 8 iconen van Sensus-methode

Modelleersessies Met de iconen van Sensus-methode

Processen vastleggen In de Sensus-BPM software

Sensus-software

• Sensus-software is gekoppeld aan een database

• Maakt het mogelijk om:

• Koppeling met functies/afdelingen • Koppeling met documenten • Koppeling met systemen • Koppeling met prestatie-indicatoren • Genereren van rapportages

• Onderhoudsvriendelijk bij wijzigingen

Sensus-software beheeromgeving

Rapportage-mogelijkheden

Processen publiceren

Sensus-software publicatie