sähköisen työpöydän rakentaminen

Perttu TolvanenWeb & CMS Expert, Partner

North Patrol Oy1

Sähköisen työpöydän rakentaminen

Koulutusmateriaali 2013 kevät

North Patrol Oy2

Verkkopalveluhankintojen neuvonantaja

North Patrolin ovat perustaneet verkkopalvelujen asiantuntijat Sami Kalanen ja Perttu Tolvanen.

Lisätietoja verkossa:www.northpatrol.com

Tunnemme hyvin verkon mahdollisuudet, teknologiat ja alan toimijat. Riippumattomana konsultti-yhtiönä voimme tukea asiakkaitamme valitsemaan omiin tarpeisiinsa parhaiten sopivat ratkaisut.

North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle internet-, intranet- ja extranet-projekteissa.

Autamme asiakkaitamme hankkeiden suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten arvioijana.

http://www.northpatrol.com/

North Patrol Oy3

Perttu TolvanenKTM Perttu Tolvanen on verkkopalvelukonseptien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita julkaisujärjestelmien ja toteuttajakumppaneiden valinnassa. Hänen erityisalueitaan ovat mm. verkkopalvelukonseptien kirkastaminen ja julkaisujärjestelmävalinnat.

Pertulla on kymmenen vuoden kokemus web- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön ja konsultin rooleissa. Perttu on urallaan toiminut mm. tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina suuressa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu seminaariesiintyjä ja bloggaaja. Perttu on päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi-blogissa ja intranet-ammattilaisille suunnatussa Viides taso -blogissa.

linkedin.com/in/perttutolvanen

http://vierityspalkki.fi/

http://viidestaso.wordpress.com/

http://www.linkedin.com/in/perttutolvanen

North Patrol Oy4

Perusteet

1. Mistä kaikesta puhutaan? (käsitesekamelskaan järjestystä & eri näkökulmat)2. Millainen organisaatio tarvitsee intranetin?3. Intranetin asema + tyypilliset kaverit4. Mitä intranet omistaa?5. Kuka omistaa intranetin?6. Intranetin suhde organisaation johtoon7. Tyypilliset intranet-konseptit8. Kypsyystasot: johtamisviestintä & tietotyö9. Suomen markkinoilla vahvat intranet-järjestelmät10. Intranet-projektin vaikeusasteen arviointi

North Patrol Oy5

Valikoidut syventävät osiot

11. Järjestelmien tarkemmat kuvaukset + katsaukset toteuttajakumppaneihin12. Hakukonevaihtoehdot13. Projektimallit ja vaiheistus14. Erityismateriaali: Ketterä kehitys ja ketteryyden soveltuvuuden arviointi

15. Yhteenveto ja erityisvinkit

North Patrol Oy6

Mistä kaikesta puhutaan?

North Patrol Oy7

Käsitesekamelska

”Intranet”

”Kollaboraatio””Sähköinen työpöytä”

”Sosiaalinen layeri” (sisäinen facebook)

Henkilöhakemisto (profiilit)

Uutiset (sisäisen viestinnän pääkanava)

Raportit(näkymät datamassoihin)

Projektityötilat(myös ulkopuolisia jäseniä)

Hakukone

”Tärkeät dokumentit”

Dokumenttien yhteinen

työstäminen ja jakaminen

Dokumenttienhallinta (arkistointi,

versionhallinta)

Asiakirjahallinta (records management) Asianhallinta

Wikit ja blogit

Sivut (ohjeet, oppaat ym. ”intran perussisältö”)

Pikaviestintä

Laatujärjestelmä (toimintajärjestelmä)

Integraatiot

Lomakkeet

Mobiili

Käyttäjähallinta

North Patrol Oy8

Eri näkökulmat

”Intranet”

”Kollaboraatio””Sähköinen työpöytä”

Johdon sitouttaminen

Yhteistyö IT:n kanssa

Budjetointi

Yhteistyö HR:n kanssa

SharePoint

Tavoitteiden asettaminen

Teknologiavalinta

Toteutus-kumppanin valinta

Muiden hyödyllisten kumppaneiden

löytäminenMäärittely ja suunnittelu Kilpailutus

Toimintatapamuutosten valinta ja läpivienti

Käyttöönoton johtaminen omassa organisaatiossa

Jatkokehitys

Hankkeen valmistelu

Projektimallit toteutukseen

Sisäinen resursointi

North Patrol Oy9

“Sähköinen työpöytä” -käsitteestä

• Hyvin epämääräinen ja ongelmallinen käsite, joka on paljon enemmän lähtöisin eri IT-firmojen visioinnista kuin asiakkaiden todellisista tarpeista

• ”Yhden super-aloitussivun” –visio sinänsä on tavoittelemisen arvoinen asia – kukapa ei haluaisi aloittaa aamuaan näkymällä joka tyylikkäästi kertoisi mitä pitää tehdä seuraavana ja mikä on tänään tärkeintä...

• Yhteen näkymään koottu roolipohjainen työpöytä on kuitenkin kustannustehokas ja järkevä yhtälö lähinnä hyvin prosessiohjautunutta työtä tekeville henkilöille, esim. ”liukuhihnamaisesti päätöksiä tekeville vakuutuspäätöskäsittelijöille” tai ”tehtaan tuotantolinjan toimintaa tarkkaileville valvomopäälliköille” Mitä enemmän työ on itsenäistä tietotyötä, niin tärkeämmäksi muodostuvat hyvät yksittäiset työvälineet ja näiden yhteistoiminta – ei illuusio yhdestä keskinkertaisesta superportaalista

• Realismi tuotteiden ja konseptien kohdalla on myös johtanut siihen, että käytännössä ”sähköinen työpöytä” –visiot jäävät visiotasolle ja projektit tuottavat ”intranetteja” ja ”työtiloja” ym. käytännön palveluita siksi tämä koulutus käsittelee näitä

North Patrol Oy10

Tulevaisuudesta

• Intranettienkin evoluutiossa usein on järkevää tehdä erilaisia toiminto- tai roolikohtaisia ponnistuslautoja/kojelautoja, mutta nämä ovat organisaatiokohtaisia – ja usein vain hyvin tehtyjä intran osa-alueita, kuten ”Johdon raportit” tai ”Automyyjän aloitussivu” –tyyppisiä koosteosioita intrassa – eivät mitään monimutkaisia ”Johdon työpöytä” –tyyppisiä roolipohjaisia etusivuja (”Sähköinen työpöytä” –supervisio ei siis toimi, muuten tavoite hyvä)

• Sosiaalisuus on nouseva merkittävä alue, ja osittain sosiaalisuuden roolista käydään kovaakin taistelua tällä hetkellä eri teknologiatoimittajien visioissa toiset uskovat sosiaalisuuteen omana ”sosiaalisena layerina” (IBM Connections, Yammer, Salesforce Chatter), toiset näkevät sosiaalisuuden osana intranettia vahvemmin (ns. ”sosiaalinen intranet”)

• Selvää on, että monista järjestelmistä tulee sosiaalisia ja esim. kommentointia tapahtuu tulevaisuudessa lähes kaikissa järjestelmissä – mutta onko tämän sosiaalisuuden keskipisteenä intranet? Ei ole vielä mitenkään yksiselitteistä, ja ei välttämättä edes todennäköistä, koska intranetin rooli on monessa organisaatiossa vakiintunut luotettavan tiedon lähteeksi, ei välttämättä avoimeksi keskustelualueeksi.

North Patrol Oy11

Millainen organisaatio tarvitsee intranetin?

North Patrol Oy12

Milloin intranetin rooli on huomattava?

Jatkuvia muutoksia toiminnassa

Hajautetut ja monialaiset

organisaatiot

Paljon itsenäistä työtä tekeviä

henkilöitä

North Patrol Oy13

Milloin intranetin rooli on huomattava?

Jatkuvia muutoksia toiminnassa

Hajautetut ja monialaiset

organisaatiot

Paljon itsenäistä työtä tekeviä

henkilöitä

Tarve viestiä uudesta suunnasta, muutoksista, tarve näyttää esimerkkiä

Tarve viestiä laajalti eri puolille

organisaatiota, tehokkaasti ja

tarkasti

Tarve sitouttaa organisaation

yhteisiin työtapoihin ja yhteishenkeen

North Patrol Oy14

Intranetin asema + tyypilliset kaverit

North Patrol Oy15

Intranet osana organisaatioiden tietojärjestelmäpalettia

HR:n tietojärjestelmät

(SAP, Oracle, jne.)

Toiminnan-ohjausjärjestelmät (SAP, tuotetietojärjestelmät ja muut

tuotantoa tai prosesseja ohjaavat tietojärjestelmät)

CRM (asiakkuudenhallinta

& myynnin tuki)Dokumenttien-hallinta & työtilat

tiimeille

Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,

sopimushallinta ym.)

Intranet (omistaa uutiset,

työsuhteeseen liittyvän ohjeiston,

puhelinluettelon ym. ”navigaatiotietoja”)

Puhelin-luettelo

Sisäiset järjestelmät + ulkoiset

Extranet (kumppaneille)

Internet-sivusto

(markkinointi & viestintä)

Extranet (asiakkaille)

North Patrol Oy17

Mitä intranet omistaa?

Intranet & sisäiset järjestelmät + ulkoiset

Extranet (kumppaneille)

Internet-sivusto

(markkinointi & viestintä)

Extranet (asiakkaille)

North Patrol Oy19

Intranet tyypillisesti

HR:n tietojärjestelmät (SAP,

Oracle, jne.)

Toiminnanohjaus (operatiiviset järjestelmät)


& myynnin tuki)

Dokumenttien-hallinta



Intranet - uutiset- työsuhdeasioiden ohjeet- hakukone- johdon linjaukset- ruokalistat- linkit järjestelmiin- laatujärjestelmä /

toimintakäsikirja

Puhelin-luettelo

North Patrol Oy20

Intranetin roolin muutos


(SAP, Oracle, jne.)





tiimeille






Puhelin-luettelo

North Patrol Oy21



(SAP, Oracle, jne.)





tiimeille






Puhelin-luettelo

North Patrol Oy22



(SAP, Oracle, jne.)





tiimeille






Puhelin-luettelo

North Patrol Oy23

Iso linjavalinta

AUsean palvelun yhteistoiminta

BYhtenäinen ”superkokonaisuus”

North Patrol Oy24

Kuka omistaa intranetin?

North Patrol Oy25

Intranetin “omistajat”

• Johto ja HR ovat intranetin keskeiset omistajat tyypillisesti. • Intran pyörittäminen ja kehityksestä vastaaminen on silti yleensä viestinnällä.• Johto pystyy tukemaan intranetin avulla strategiamuutoksia ja vuorovaikuttamaan

henkilöstön kanssa. • Johto voi myös hyödyntää intranettia operatiivisen tehokkuuden parantamisessa – yleensä

yhdessä IT:n kanssa, joka voi olla myös keskeinen hyvästä intranetista hyötyjä saava taho.• HR pystyy intranetin avulla tehostamaan mm. perehdytystä, esimiestyötä ja vähentämään

muutospyyntöjä & pitämään tietonsa paremmin ajan tasalla.• Intranetin rooli voi vaihdella organisaatioissa a) perustyön tukijärjestelmästä aina b)

strategiseksi vuorovaikutuskanavaksi ja seurantavälineeksi. • Yhteistä ns. ”hyville intraneteille” on se, että ne toimivat aina jonkinlaisena organisaation

”sisäisenä majakkana” opastaen työntekijöitä oikeisiin paikkoihin ja keskittymään oikeisiin asioihin.

North Patrol Oy26

Haasteet omistajuudessa

• Viestintä on vahvin ”stakeholder” ja viestinnälle intranet voi tarjota myös keinon nostaa omaa rooliaan organisaation sisäisessä hierarkiassa – ja yleensä viestinnän asema organisaation hierarkiassa korreloi myös vahvasti intranetin aseman kanssa

• HR on aina erittäin tärkeä sidosryhmä, mutta myös haasteellinen yhteistyökumppani• HR on usein myös alhaalla organisaatiohierarkiassa, ja usein HR on myös varsin sisäänpäin

kääntynyt yksikkö joka ei ole tottunut laaja-alaiseen yhteistyöhön• HR saattaa myös tehdä omia ratkaisujaan – ja lähteä jopa tekemään ”omaa intranet –

juttuaan” – tai esim. henkilöhakemistoa tai ”työntekijän portaalia” – ja tähän kannustavat myös valitettavasti monet HR-yksiköiden käyttämät tietojärjestelmätuotteet (SAP, Oracle, jne.)

• Toimivien ja tasaisesti päivittyvien intranettien takana on usein viestinnän ja HR:n hyvä yhteistyö – intranet voikin parhaimmillaan yhdistää viestintää ja HR:aa ja nostaa kummankin asemaa organisaation hierarkiassa – ja tämä on usein edellytys myös siihen, että ylin johto ryhtyy kiinnostumaan intranetista johtamisvälineenä

North Patrol Oy27

Intranetin suhde organisaation johtoon

North Patrol Oy28

Intranet osana johtamisjärjestelmää

• TASO 1: Majakka = huomiovalo työntekijöille, opastuspalvelu työsuhteeseen liittyviin muutoksiin ja itsepalveluun, strateginen työväline lähinnä HR:lle, IT:lle ja ylimmälle johdolle

• TASO 2: Kahvihuone = sisältää myös keskusteluja päivittäisen työn ongelmapisteistä ja ajankohtaisista asioista, uutisointi kattaa myös rivityöntekijän elämää koskettavia asioita

• TASO 3: Jatkuva kehityspäivä = johto on jalkautunut intranettiin ja keskustelee siellä keskenään ja työntekijöiden kanssa tulevaisuuden haasteista ja parannuskohteista

Käyttöaste työntekijöiden keskuudessa

Strateginen merkitys

Majakka

Kahvihuone

Jatkuva kehityspäivä

North Patrol Oy29

Mitä johto voi tehdä intranetilla?

North Patrol Oy30

Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa

Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa

Roolit + tavoitteet

Huom. Tässä kuvassa prosessityöntekijät viittaavat organisaation ”ydintoimintaa” tekeviin henkilöihin –

tämä voi olla sairaanhoitotyötä, opetusta tai kaavoituksen suunnittelua. Tietotyöläiset viittaa taas kehitys/hallintohenkilökuntaan. (*Tietoa, hiljaista ja

äänekästä, on kaikilla!)

North Patrol Oy31



Suunnan näyttämistä ja muutoksista viestimistä

Roolit + tavoitteet

North Patrol Oy32




Tavoitteellista vuorovaikutusta hajallaan olevan

organisaation ”yhteisfiiliksen” rakentamiseksi

Roolit + tavoitteet

North Patrol Oy33

Roolit + tavoitteet




Tavoitteellista vuorovaikutusta hajallaan olevan

organisaation ”yhteisfiiliksen” rakentamiseksi

Asenteen ja motivaation kehittämistä työyhteisön

lujittamiseksi

North Patrol Oy34

Mitä johto voi tehdä intran avulla?

Suunnan näyttämistä

Tavoitteellista vuorovaikutusta

Asenteen ja motivaation kehittämistä

... kertoa tarinoita (blogata, keskustella, kommentoida)...

... sitouttaa henkilöstöä tuleviin päätöksiin (tiivistelmät kokouksista)...

... opettaa ymmärtämään eri liiketoiminnan alueita (blogit,

ihmisten esittelyt, johdon esittelyt)

... näyttää esimerkkiä avoimuudesta (luvut,

päätökset, ”keskeneräiset asiat”)...

... näyttää esimerkkiä neuvotteluasenteesta...

... näyttää esimerkkiä asiakaspalveluasenteesta...

... julkaista videoita johdon tilaisuuksista...

... osallistua keskusteluun...

... johtajien väliset keskusteluketjut

yleensä luetuimpia kohteita...

... julkaista tehtävälistoja esim. muutoshankkeissa..

... kysymys-vastaus-palstat...

... johtajat esiin myös ihmisinä, ei vain

johtajina...

North Patrol Oy35

Tyypilliset intranet-konseptit

North Patrol Oy36

“Iso jako”

Tietotyöläiset = aktiivisia kuluttajia ja sisällöntuottajia

Prosessityöläiset = säännöllisiä lukijoita, satunnaisia ”kevytosallistujia”

North Patrol Oy37


Tietotyöläiset = aktiivisia osallistujia ja kuluttajia, odottavat työvälineitä oman työnsä tueksi myös

Prosessityöläiset = pääasiallisesti lukijoita, ”kevytosallistujia”

Viestinnällinen intranet

(uutispainotteinen, sisältää pääosin ohjeistusta ja linkkejä,

voi myös sisältää esim. puhelinluettelon ym. päivittäistä työtä helpottavia hakemistoja)

North Patrol Oy38







Sosiaalinen intranet

(viestinnällinen intranet jossa ”kahvihuone”-

tyyppistä keskustelua ja ”sosiaalinen

puhelinluettelo”)

North Patrol Oy39










puhelinluettelo”)

”Sähköinen työpöytä”(viestinnällisen intranetin rinnalla/yhdessä

kiinteästi työtilat, dokumenttienhallinta, tehtävälistat ja raporttinäkymiä muista

järjestelmistä)

Työtilat (”uusi

dokumenttien-hallinta”)

North Patrol Oy40










puhelinluettelo”)



järjestelmistä)

Työtilat (”uusi


”Prosessityöläisten sähköinen työpöytä” (harvinaisempi konsepti, mutta selkeästi erillinen

silti, yleensä hyvin raporttivetoinen

”dashboard” -malli)

North Patrol Oy41










puhelinluettelo”)



järjestelmistä)

Työtilat (”uusi


”Monimutkainen viestinnällinen

intranet”

(useita kieliversioita ja useita maasivustoja sisältävät intranetit,

usein myös monimutkainen organisaatiorakenne, lisäksi

erityishaaste jos paljon prosessityöläisiä JA tietotyöläisiä,

esim. isot kaupungit)




North Patrol Oy42

Kypsyystasot: johtamisviestintä & tietotyö

North Patrol Oy43

Kypsyystaso: johtamisviestintä


Strateginen merkitysTASO 3: Jatkuva kehityspäivä- Johto on jalkautunut kasvollisesti intranettiin- Johtoryhmän muistiot julkaistaan intranetissa- Keskustelut kohdistuvat niin strategiaan kuin

päivittäisasioihin (koko organisaation työtila)

TASO 2: Tiedon keskipiste- Luotettavan tiedon keskipiste, mutta myös ajankohtaisen

ja lyhytkestoisen tiedon ensisijainen välityskanava- Etenkin hajanaisessa organisaatiossa uusi ”kahvihuone”

TASO 1: Suuntaa näyttävä majakka- Huomiovalo ja opastuspalvelu työntekijöille- ”Luotettavan tiedon” pölyyntyvä varasto

North Patrol Oy44

Kypsyystaso: johtamisviestintä


Strateginen merkitysTASO 3: Jatkuva kehityspäivä- Johto on jalkautunut kasvollisesti intranettiin- Johtoryhmän muistiot julkaistaan intranetissa- Keskustelut kohdistuvat niin strategiaan kuin

päivittäisasioihin (koko organisaation työtila)

TASO 2: Tiedon keskipiste- Luotettavan tiedon keskipiste, mutta myös ajankohtaisen

ja lyhytkestoisen tiedon ensisijainen välityskanava- Etenkin hajanaisessa organisaatiossa uusi ”kahvihuone”

TASO 1: Suuntaa näyttävä majakka- Huomiovalo ja opastuspalvelu työntekijöille- ”Luotettavan tiedon” pölyyntyvä varasto

Etenkin hajanaiset

organisaatiot joissa johto ei ehdi kaikkialle

Hajanaiset organisaatiot

joissa itsenäisiä työntekijöitä

Organisaatioille joissa tapahtuu

usein muutoksia

North Patrol Oy45

Kypsyystasot: tietotyö

Tietotyön tehokkuus

TASO 1: Sähköpostikivikausi- Organisaation tiedotusta paljon sähköpostilla, dokumentteja liikkuu sähköpostitse- Sähköposti = työlista, sähköposti on käytännössä ainut ryhmätyön todellinen väline

TASO 2: Dokumenttikasojen aikakausi- Dokumentteja omilla koneilla, verkkolevyillä, intrassa, ryhmätyötiloissa ja ties missä- Yksiköillä omia ratkaisuja ja käytänteitä dokumenttienhallintaan

TASO 3: Pikaviestinnällä kiihdytetty kaaos- Pikaviestintä nopeuttaa viestintää ja tuo läsnäolotiedot koko organisaatioon- Tiedostojen tallennus ei kuitenkaan edelleenkään hallinnassa, päinvastoin

TASO 4: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (projektit ja tiimit)- Pysyvät ryhmät ja projektit keskittävät dokumenttinsa ryhmätyötiloihin, haku kattaa nämä kaikki- Ryhmätyötiloihin sovitaan pelisääntöjä ja näiden kasvua ja kehitystä hallitaan systemaattisesti

TASO 5: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (liiketoimintayksiköiden omat ponnistuslaudat)- Liiketoimintayksiköille aletaan rakentamaan omia ”ponnistuslautoja” ja dokumenttivarastoja- Kaikki ovat osa kokonaisuutta, mutta eri liiketoiminnot saavat vain omia ”sähköisiä työpöytiä”

1990-luku

2020-luku

2013

North Patrol Oy46

Kypsyystasot: tietotyö

Tietotyön tehokkuus

TASO 1: Sähköpostikivikausi- Organisaation tiedotusta paljon sähköpostilla, dokumentteja liikkuu sähköpostitse- Sähköposti = työlista, sähköposti on käytännössä ainut ryhmätyön todellinen väline

TASO 2: Dokumenttikasojen aikakausi- Dokumentteja omilla koneilla, verkkolevyillä, intrassa, ryhmätyötiloissa ja ties missä- Yksiköillä omia ratkaisuja ja käytänteitä dokumenttienhallintaan

TASO 3: Pikaviestinnällä kiihdytetty kaaos- Pikaviestintä nopeuttaa viestintää ja tuo läsnäolotiedot koko organisaatioon- Tiedostojen tallennus ei kuitenkaan edelleenkään hallinnassa, päinvastoin

TASO 4: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (projektit ja tiimit)- Pysyvät ryhmät ja projektit keskittävät dokumenttinsa ryhmätyötiloihin, haku kattaa nämä kaikki- Ryhmätyötiloihin sovitaan pelisääntöjä ja näiden kasvua ja kehitystä hallitaan systemaattisesti

TASO 5: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (liiketoimintayksiköiden omat ponnistuslaudat)- Liiketoimintayksiköille aletaan rakentamaan omia ”ponnistuslautoja” ja dokumenttivarastoja- Kaikki ovat osa kokonaisuutta, mutta eri liiketoiminnot saavat vain omia ”sähköisiä työpöytiä”

1990-luku

2020-luku

2013

Johdon tukea tarvitaan:

Intra tärkeimmäksi tiedotuskanavaksi

ja ”tärkeiden dokumenttien”

tallennuspaikaksi.

Johdon tukea tarvitaan:

Sähköpostia vähennetään

systemaattisesti. Ryhmätyöhön

laaditaan pelisäännöt.

North Patrol Oy47

Intranet-järjestelmät Suomessa 2013

North Patrol Oy48

Soveltuvuus eri skenaarioihin

• Soveltuvuus skenaarioon viittaa siihen kuinka paljon tuote tarjoaa tarvittavia toiminnallisuuksia suoraan paketista tai hyvin pienellä käyttöönottotyöllä.

• Kokonaiskustannus käyttöönotosta tarkoittaa projektikustannusta ja ylläpitokustannusta kolmelle vuodelle.

• Arvioissa on huomioitu myös osaavien kumppaneiden saatavuus.

Soveltuvuus skenaarioon

Kokonaiskustannus käyttöönotosta

Korkea kustannus, vähän sisältöä

Isolla rahalla saa mitä haluaa (Oracle, IBM, jne.)

Maltillinen kustannus suhteessa saatavaan sisältöön

LiferayConfluence

SharePoint Drupal

Alfresco

EPiServer (Web CMS)

North Patrol Oy49


• Viestinnälliset intranetit ovat projektina hyvin samankaltaisia kuin isot verkkosivustoprojektit. Kyse on uutisten ja sivujen julkaisemisesta.

• Erityishaasteita tulee lähinnä käyttäjähallinnasta, monikielisyyshallinnasta ja eri liiketoimintojen / toimipisteiden huomioimisesta.

• SharePoint lienee yleisin järjestelmä Suomessa, vaikkakin SharePointin ominaisuudet jäävät pitkälti hyödyntämättä tässä skenaariossa yleensä.









Lähes mikä tahansa laadukas web-julkaisujärjestelmä (EPiServer, Crasman Studio, jne.)

Confluence

SharePoint 2013

Liferay Drupal

Wordpress

SharePoint intranet-paketoinnit

Oracle / IBM

North Patrol Oy50


• Yleensä viestinnällisiä intranetteja joissa on ”kahvihuone”-tyyppistä keskustelua mukana joko omana keskustelualueenaan, sivuihin liittyvänä kommentointina tai profiilisivujen kautta tapahtuvana.

• Käyttöönotot haasteet eivät ole teknisiä vaan toimintatapahaasteita.• SharePoint ja Confluence tarjoavat suoraan paketista tähän toimintoja, tosin

varsin eri tavoilla. Drupalin päälle voi koodata oman ideansa.






Jokin laadukas web-julkaisujärjestelmä (EPiServer, Crasman Studio, jne.)

Confluence

SharePoint 2013Liferay

Drupal

Wordpress


Oracle / IBM




puhelinluettelo”)

EPiServer Relate+

North Patrol Oy51

Sähköinen työpöytä

• SharePoint-filosofian mukainen sähköinen työpöytä sisältää viestinnällisen intranetin, työtilat, dokumenttienhallinnan, hakukoneen ja käyttäjien omat profiilisivut. Tällaisessa skenaariossa SharePoint on ylivoimainen.

• Confluence esimerkiksi tarjoaa hyvät työtilat ja sosiaaliset toiminnot, mutta ei sisällä järkevää dokumenttienhallintaa.

• Oraclen ja IBM:n järjestelmät kilpailevat SharePointin kanssa ja tarjoavat jopa parempaa skaalautuvuutta ja toimintoja, mutta kovemmalla hinnalla.






Jokin laadukas web-julkaisujärjestelmä (EPiServer, Crasman Studio, jne.) Confluence

SharePoint 2013

Liferay + Alfresco

Drupal

Wordpress


Oracle / IBM



järjestelmistä)

Työtilat (”uusi


North Patrol Oy52

Sähköinen työpöytä prosessityöläisille

• ”Johdon työpöytä”-filosofiasta ponnistava portaalimainen sähköinen työpöytä on tyypillinen esim. tuotanto-organisaatioissa, joissa useista eri järjestelmistä halutaan koostaa dataa”kojelauta”-tyyppisiin näkymiin.

• Perinteiset portaalityökalut ovat tässä mallissa soveltuvimpia. • SharePoint tarjoaa tähän myös työkaluja, mutta ei ole keskittynyt tähän.• Liferay on vallannut alaa IBM:ltä ja Oraclelta mm. finanssimaailmassa.






Jokin laadukas web-julkaisujärjestelmä (EPiServer, Crasman Studio, jne.) Confluence

SharePoint 2013

Liferay

Drupal

Wordpress

Oracle / IBM




North Patrol Oy53

Monimutkaiset intranetit

• Useissa maissa toimivat organisaatiot joilla on useita erilaisia liiketoimintoja ovat intranet-konseptoinnin ”rosvosektori”, eli näiden problematiikkaan on hyvin vähän elegantteja teknisiä ratkaisuja – jos ollenkaan.

• On myös hyvin vaikeata – ellei mahdotonta – tehdä intranet-konseptia joka palvelisi hyvin prosessityöläisiä JA tietotyöläisiä. Käyttötilanteet ja tarpeet ovat kaukana toisistaan – ja lopputuloksena on usein sekavia palveluita.

• Järjestelmät tarjoavat hyvin vähän valmisratkaisuja näihin tilanteisiin.






Jokin laadukas web-julkaisujärjestelmä (EPiServer, Crasman Studio, jne.)

Confluence SharePoint 2013

Liferay

Drupal

Wordpress

Oracle / IBM


intranet”





North Patrol Oy54

Yhteenveto









puhelinluettelo”)



järjestelmistä)

Työtilat (”uusi



intranet”








SharePoint

Drupal

Confluence

Liferay

Liferay

SharePoint

Drupal

Alfresco

Wordpress

EPiServer Relate+


Confluence

Mikä tahansa laadukas web-julkaisujärjestelmä (esim. EPiServer, Crasman Studio)

SharePoint-paketoinnit

Confluence

Liferay

SharePoint

North Patrol Oy55

Intranet-projektin vaikeusaste

North Patrol Oy56

Intranet-projektin “vaikeutta” lisääviä tekijöitä

Rajallinen budjetti

Useita työkieliä

Toimintaa useissa eri

toimipisteissä

Useita erilaisia liiketoiminta-

alueita

Tietotyötä JA ”tehdastyötä”

Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri

North Patrol Oy57

Harjoitus: 1 piste / väite

1. Useita eri liiketoiminta-alueita tai tuotelinjoja, jotka toimivat kohtuullisen itsenäisesti

2. Toimintaa useassa eri toimipisteessä

3. Useita työkieliä organisaation sisällä

4. Toimintaa useassa eri maassa

5. Monimuotoinen kielipolitiikka (ei selkeätä master-kieltä, paikallisia eroavaisuuksia)

6. Monimuotoista toimintaa samassa organisaatiossa (tietotyötä JA prosessityötä)

7. Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri, ei selkeitä masterdata-sääntöjä

8. Sähköposti isossa roolissa, myös tiedottamisessa

9. Uudistat samalla kertaa ryhmätyön käytänteitä ja organisaatiosi käyttämän dokumenttienhallinnan ratkaisun

North Patrol Oy58

Tulokset

• 8 pistettä, tai enemmän= edessäsi on kaupallinen rosvosektori ja poliittinen viidakko, varmista että projektijohtajasi voi keskittyä hankkeeseen täysipäiväisesti ja sitouta johto hyvissä ajoin hankkeen taakse.

• 5 pistettä, tai enemmän = edessäsi on erittäin haastava intranet-projekti, mutta panostamalla esiselvitykseen ja sisältösuunnitteluun pystyt viemään hankkeen läpi ennakoitavalla budjetilla ja aikataululla – mikäli saat oman organisaatiosi sitoutumaan muutosprosessiin.

• 2-4 pistettävä = edessäsi on mukava intranet-projekti, johon pystyt löytämään kokeneen toimittajan joka hoitaa projektin mallikkaasti yhteistyössä maaliin – voit ehkä jopa hoitaa muita työtehtäviä samalla kun projektipäälliköit hanketta!

• 0-1 pistettä = edessäsi on varsin suoraviivainen verkkosivustoprojekti, jonka voit melkein toteuttaa vaikka jonkun digitoimiston avustuksella.

North Patrol Oy59

Järjestelmien kuvaukset

North Patrol Oy60

Sisällönhallintajärjestelmät

North Patrol Oy61

SharePoint

• SharePoint = viestinnällinen intranet ja dokumenttienhallinta + ryhmätyötilat + hakukone + profiilisivut + keskustelut.

• Viimeisin versio on vienyt SharePointtia yhä enemmän tuoteratkaisun suuntaan. Myös pilvivaihtoehto (Office 365) vie SharePointtia yhä enemmän valmisratkaisuksi.

• SharePoint sopii viestinnällisiin intranetteihin ja sähköisen työpöydän konsepteihin. Uudessa 2013 versiossa on myös varsin kypsä näkemys yhdenlaisesta sosiaalisesta intranet –kokonaisuudesta – joskin ”newsfeed” ei vielä kata esim. kaikkia sisältöjä.

• Projektien kokoluokat 60 000 – 200 000 euroa (projektikustannukset). Tuhansien käyttäjien organisaatioissa myös projektikustannukset yleensä yli 200 000 euroa.

• Lisenssit ja järjestelmän ”filosofia” kannustaa ottamaan käyttöön laajasti koko organisaatiossa ja hyödynnettäväksi kaikkine ominaisuuksineen.

• Suunniteltu erittäin voimakkaasti käytettäväksi yhdessä muiden Microsoft-tuotteiden kanssa.• Huom. Office 365 kiinnostava vaihtoehto alle 300 hengen organisaatioille kevyeen käyttöön.

”Tietotyö-elefantti”

North Patrol Oy62

Suuret (SharePoint-)integraattorit

• Tieto• Digia• Logica• Accenture/Avanade• Capgemini• Fujitsu • Affecto

Vinkki: Suurista toimittajista yleensä

kannattaa poimia vain ne joiden

kanssa muutenkin yhteistyötä.

North Patrol Oy63

Keskikokoiset SharePoint-toimijat

• Aktiiviset SharePoint-talot – atBusiness– Sininen Meteoriitti

• Ruotsalaisten IT-talojen Suomen tytäryhtiöt– HiQ– KnowIT

• Keskikokoiset suomalaiset integraattorit/IT-talot– Solita – Innofactor – Appelsiini

Vinkki: Keskikokoiset pystyvät yleensä

tarjoamaan uskottavimman

toteutus&ylläpito-yhdistelmän, koska näistä moni on paljon enemmän erikoistunut SharePointtiin

kuin edellisen sivun sekatavarakaupat.

North Patrol Oy64

Pienet SharePoint-toimijat

• SharePoint-toteutuksia tekevät pienet toimittajat:– Systems Garden– Visual Web– Digital Illustrated Finland– Solu Digital– Tietotalo– JPPsoft (Lahti)– Javerdel

• Pienet konsulttitalot:– Sulava– OnSight

Vinkki: Yli 100 000 euron toteutuksissa

kannattaa hyödyntää pieniä taloja auditointi & sparraus –roolissa.

North Patrol Oy65

SharePoint-paketoinnit (intranet)

• Useat toimittajat ovat tehneet tuotteistettuja intranet-ratkaisuja SharePointin päälle. Esimerkiksi:– Sinisen Meteoriitin Valo (on-premise –versio ja Office 365 –versio)– Systems Gardenin Verso

• Kiinnostaville toimittajille kannattaa tehdä kyselykierros heidän SharePoint-osaamisestaan ja painottaa, että haluaa tietoa myös heidän tuotteistetuista ratkaisuistaan.

• Osa paketoinneista on SharePointin päälle rakennettuja, täysin suljettuja, palveluna tarjottavia tuotteita (esim. Cloudrivenin Sydän).

• Parhaimmillaan SharePoint-tuotteistukset ovat kokoelmia hyviä käytänteitä yhdistettynä vakioituun projektitoimitusmalliin. Paljon omaa koodia sisältäviä erikoisratkaisuja kannattaa välttää.

• Olennaista paketointien ostamisessa on vaatia tuotteen täydet käyttöoikeudet itselleen ja mahdollistaa oman palvelun jatkokehitys myös toisen kumppanin toimesta.

North Patrol Oy66

Confluence

• Confluence = viestinnällinen intranet ja profiilisivut + hakukone + (työtilat).• Confluence on SharePointin vahvin kilpailija viestinnällisten ja sosiaalisten intranettien

saralla. Confluencen ainut merkittävä heikkous on dokumenttienhallinta, jota siinä ei oikeastaan ole lainkaan.

• Confluence on soveltuvin organisaatioille joilla on jo toinen dokumenttienhallintaratkaisu (kuten M-Files tai vastaava) tai tarkoitus on nimenomaan luopua dokumenttivetoisuudesta.

• Confluencen ryhmätyötilat ovat toimiva konsepti, mutta ilman dokumenttienhallintaa.• Projektien kokoluokat 20 000 – 90 000 euroa (projektikustannukset). Tuhansien käyttäjien

organisaatioissa projektikustannukset lähempänä 100 000 euroa.• Pitkälle viety tuotteistus ja hiotut ominaisuudet sisällöntuottajille. Päivittyy tasaisesti ja

saatavilla satoja lisäosia, joista merkittävä osa intranet-käyttöön soveltuvia. • Confluence-palvelun siirrettävyys integraattorilta toiselle on poikkeuksellisen kivutonta.• Lisenssit isoillekin organisaatioille varsin edulliset.

”Tietopankki”

North Patrol Oy67

Confluence-integraattorit

• Ambientia• Polar Shift Oy• Eduix Oy

Ambientialta löytyy myös osaamista

laajempien introjen suunnitteluun. Polar

Shift ja Eduix ovat enemmän

toteuttajia ja ylläpitäjiä.

North Patrol Oy68

Liferay

• Liferay = viestinnällinen intranet + räätälöityjä piensovelluksia / raporttinäkymiä• Liferay on portaalijärjestelmä joka muistuttaa SharePointtia muutaman vuoden takaa.

Kankeahko sisällönhallinta ja matala tuotteistusaste ei houkuttele intranet-projekteissa, mutta mitä enemmän oma intranet integroituu taustajärjestelmiin ja sisältää räätälöityjä piensovelluksia, niin sitä vahvemmaksi vaihtoehdoksi Liferay nousee – ja etenkin jos organisaatiolla on paljon Java-pohjaisia järjestelmiä ja aiempaa kokemusta Liferaysta.

• Projektien kokoluokat 150 000 – 400 000 euroa (projektikustannukset). Tuhansien käyttäjien organisaatioissa projektikustannukset lähempänä 300 000 euroa.

• Voidaan laajentaa Alfrescolla, joka tuo järeän dokumenttienhallinnan rinnalle.• Liferay jakautuu Community Editioniin ja Enterprise Editioniin. CE on ”oikea avoimen

lähdekoodin” versio. EE taas sisältää päivityspalvelun ja tuen eikä ole avointa lähdekoodia. Integraattoreista suurin osa suosittelee EE-version käyttöä, koska on sitoutunut työskentelemään sillä (ja ei CE:llä). Täten Liferayn kohdalla avoimesta lähdekoodista puhuminen ei ole kovin suositeltavaa. EE:n lisenssihinta on kohtuullinen verrattuna kilpailijoihin (SharePoint/Oracle/IBM).

”Portaalikehys”

North Patrol Oy69

Liferay-integraattorit

• Ambientia• Arcusys• Proactum• Logica• Ixonos• Samcom• Solita• Gofore

Osa tekee EE:llä, osa CE:llä. Täten samassa listassa esittäminen on hieman

hämäävää – mutta toisaalta asiakkaana valinta CE:n ja EE:n

välillä tulisi tehdä jo paljon ennenkuin miettii

toimittajavalintaa...

North Patrol Oy70

Drupal

• Drupal = viestinnällinen intranet + räätälöityjä piensovelluksia• Drupal on melko matalan tuotteistustason web-julkaisujärjestelmä, joka rakentuu varsin

projektikohtaisesti (palikoista). Drupalin vahvuudet ovat räätälöidyissä, isoissa verkkosivustoissa. Intraneteissa Drupal on vahva jos intranet-konsepti on hyvin viestinnällinen ja sisältää räätälöitäviä piensovelluksia – ja mikäli organisaatiolla on Drupalia käytössä jo muissa palveluissa.

• Projektien kokoluokat 60 000 – 400 000 euroa (projektikustannukset). Tuhansien käyttäjien organisaatioissa projektikustannukset lähempänä 300 000 euroa.

• Drupalin ekosysteemi on korostuneesti julkisten verkkosivustojen tarpeisiin keskittynyt. Intranet-palveluita ei Drupalilla ole maailmanlaajuisesti tehty kovin paljon.

• Drupal ei sisällä dokumenttienhallintaa tai ryhmätyötilatoiminnallisuuksia.• Drupal-palvelun toteutuksen tekninen laatu on hyvin riippuvainen valitusta toteuttajasta,

koska esimerkiksi moduulivalikoiman tuntemus vaihtelee varsin paljon tekijöiden keskuudessa. Drupal-palvelun siirtäminen integraattorilta toiselle myös yleensä kallista.

”Palikkakokoelma”

North Patrol Oy71

Drupal-integraattorit

• Wunderkraut• Exove• KWD Digital• Verkkojulkaisut• Brain Alliance• ActiveArk

Huom. Drupal-toimijoita on paljon enemmänkin, mutta

näiden projektien kokoluokat ovat

hyvin pieniä (alle 10k).

North Patrol Oy72

Villikissat

• Pienille organisaatioille (alle 300 henkeä) kiinnostavin uutuus intranet-rintamalla on ehdottomasti Office 365, jonka mukana tulee palveluna tarjottava SharePoint 2013. Tämän ratkaisun räätälöitävyys ja mukautettavuus on hyvin rajallista, mutta pienille organisaatioille kustannustehokkuus voi olla erittäin hyvä. Intranetin ja työtilojen rakentaminen Office 365 –ympäristöön voi onnistua jopa alle 30 000 euron alkuinvestoinnilla. Parhaimmillaan tämä kustannustehokkuus on silloin kun sähköpostit ja kalenterit on myös hankittu Office 365 –paketissa jolloin intranetin ja työtilojen käyttökustannukset ovat tässä samassa kokonaisuudessa. Isommille organisaatioille Office 365 on vielä toistaiseksi kovin rajoitettu, ja esimerkiksi työtilojen hallintaan ei ole saatavilla työkaluja – tekeminen pilvessä on siis pitkälti manuaalista naksuttelua.

• Oracle WebCenter Suite on Suomessa raskaan sarjan villikissa, joka voi olla perusteltu vaihtoehto jos organisaatiolla on aiempia, raskaita investointeja Oraclen järjestelmiin ja intranettiin halutaan paljon integraatioita muihin järjestelmiin. Oraclen tuotekokonaisuudet vaativat kuitenkin poikkeuksellisen paljon suunnittelu- ja pystytystyötä ja johtavat poikkeuksetta hyvin asiakaskohtaisiin palvelukokonaisuuksiin (hintaluokka 300 000e ->).

North Patrol Oy73

Hakukonevaihtoehdot

North Patrol Oy74

Hakukonevaihtoehdot

• Iso valinta: Hyödynnätkö intranet-tuotteen hakukonetta ja konseptoit hakukoneen osaksi intranettia VAI teetkö stand-alone hakukoneen omana palvelunaan?

• Ensimmäinen vaihtoehto rajaa hakukoneen intranetin kattavaksi sisältöhauksi, jälkimmäinen lähestyy asiaa ”enterprise search” asenteella – ja jälkimmäisessä vaihtoehdossa hakukoneprojekti kannattaa toteuttaa omana kokonaisuutena – koska silloin intranet on vain yksi hakukohde kymmenien muiden kohteiden joukossa.

• Kolmas vaihtoehto (etenkin isoille organisaatioille) on tehdä kummatkin. Intranetilla on oma hakukoneensa joka kattaa viestinnälliset sisällöt ja ehkä työtilojen dokumentit. Näiden lisäksi on olemassa erillinen hakupalvelu joka kattaa lukuisia eri organisaation tietovarastoja (ja sijaitsee erillisessä osoitteessa tyyliin superhaku.intranet.fi ja on brändätty myös visuaalisesti erilliseksi palveluksi).

• Hakukonevalinta on olennainen lähinnä tilanteessa jossa organisaatio tekee stand-alone hakukoneen intranetin rinnalle. Seuraava kalvo kuvaa vaihtoehtoja tässä tilanteessa.

North Patrol Oy75

Hakukonevaihtoehdot Suomessa 2013

SharePoint Fast (Microsoft-ympäristöissä vahva

ja paras laajennettavuus, osaaminen rajallista Suomessa ja konfigurointi maksaa – silti

ylivoimainen vaihtoehto)

*huom.* SharePoint 2013 –maailmassa hakukone ei ole

enää samalla tavalla irrallinen kokonaisuus.

Google GSA(helppo asennus ja

hankinta, stand-alone-ratkaisuna hyvä)

Lucene Solr(avoin lähdekoodi,

räätälöitävissä ”mihin tahansa”)

Tuotteiden omat Lucene –versioinnit

(usein Solr-pohjaisia, esim. Confluence)

North Patrol Oy76

Projektimallit ja vaiheistus

Koulutus käsittelee projektimalleja jotka

soveltuvat organisaatioille joilla on

useita satoja tai tuhansia työntekijöitä – ja joiden

intranet-hankkeen kokonaisbudjetti on 50k-

300k.

North Patrol Oy77

Keskeiset vaiheet (ja termit)

Seuraavat vaiheet toistuvat tavalla tai toisella lähes kaikissa projektimalleissa:

1. Projektia edeltävä sisäinen valmistelu, voidaan kutsua myös vaihe nollaksi tai kokonaiskonseptin laatimiseksi. Kokonaiskonsepti on allekirjoittaneen termi laajojen intranet-hankkeiden valmisteluun.

2. Esiselvitysvaihe on projektin varsinaista suunnitteluvaihetta edeltävä vaihe jonka avulla kerätään vaatimuksia, varmistetaan projektin kannattavuus ja linjataan mm. rajauksia ja teknologioita mikäli tämä katsotaan tarpeelliseksi.

3. Määrittely- ja suunnitteluvaihe viittaa toteutettavan palvelun konseptointivaiheeseen jonka pohjalta tuotetaan kilpailutuksen tueksi tarvittava dokumentaatio palvelun keskeisistä toiminnoista ja sisällöistä. Voidaan kutsua myös ”konseptointivaiheeksi”.

4. Toteutusvaihe viittaa teknisen toteutuksen vaiheeseen joka tyypillisesti alkaa teknisellä määrittelyllä tai vaatimusten tarkentamisella ja etenee palvelun toteutukseen, testaukseen ja luovutukseen.

5. Käyttöönottovaihe viittaa järjestelmän luovutukseen ja lanseeraamiseen organisaatiossa.

Vaihe 0: Kokonaiskonsepti

Kokonaiskonsepti (tai ”intranet-strategia) rakentuu seitsemästä elementistä: 1. Liiketoimintastrategian tavoitteet (joihin hanke sitoutuu)2. Nykytilan kuvaus (sisällöntuottajat + keskeiset järjestelmät + käyttäjät)3. Tavoitetilan kuvaus (sisällöntuottajat + keskeiset järjestelmät + käyttäjät)4. Mittaristo (tavoitteet + mittarit)5. Tiekartta (toiminnot + sisällöt + projektit)6. Resurssit7. Budjetti

Vaihe 0 ja ”kokonaiskonsepti” kuvaavat tässä organisaation sisäistä hankevalmistelua, joka usein tapahtuu ennen kuin projektilla on vielä rahoitusta tai virallista hyväksyntää.

Esimerkkejä, nykytila ja tavoitetila

Esimerkit ovat ison yliopiston koko verkkopalvelu-

kokonaisuudesta, mutta samanlaisen roolituksen voi tehdä myös sisäisestä

kokonaisuudesta pelkästään.

Esimerkkejä, tavoitetila Esimerkki on todellinen reilun 3000 työntekijän yrityksen malli intranet-projektin rajauksesta ja

painopisteistä ja projektin keskeisistä

sidoksista.

Esimerkkejä, mittaristo

Intranet-projekteissa tavoitteiden tarkka

seuranta on yleensä harvinaisempaa, mutta

verkkoseurannan kanssa samansuuntainen malli voi

olla viestinnälle hyvin luonteva

Esimerkkejä, tiekartta

Hankkeen valmistelu (teoria)

Tyypilliset hankevalmistelun alueet intranet-projektissa:1. Esiselvitys (tai ”esitutkimus”)

– Käyttäjälähtöinen katsaus tarpeisiin ja keskeisiin rajauksiin

– Intranet-hankkeissa korostuvat myös sisäisten järjestelmien nykytila ja nykyiset teknologiat

– Intranet-hankkeissa esiselvityksen rooli on yleensä huomattava

2. Vaatimusmäärittely (tai ”konseptisuunnitelma”)– Yksityiskohtaisempi kiteytys siitä millainen palvelu halutaan

– Konseptisuunnitelma on tyypillisesti powerpoint-muotoinen esitys sisäiseen myyntiin

– Vaatimusmäärittelydokumentti on jo sitten ”oikea dokumentti” hankinnan tueksi

– Huom. Intranet-hankkeissa ei ole suositeltavaa tehdä tarkkaa konseptointia/määrittelyä ennen teknologiavalintaa

3. Resurssien käyttö (-suunnitelma)– Tilaajaorganisaation resursointi (aikataulut, henkilöt, budjetit)

4. Projektimallin valinta– Kiinteä kokonaisuus vai ketterä kehitysmalli – vai jokin yhdistelmä

5. Toimittaja- ja teknologiakartoitus (viimeistään tässä kohtaa)– Vaatimuksia vastaavien teknologioiden ja palveluntarjoajien kartoitus ja arviointi

Esitutkimus

Vaatimus-määrittely

Resur-sointi

Kokonais-konsepti

Projekti-malli

Teknologiat ja

kumppanit

KonseptiPersoonat

North Patrol Oy84

Vaihe 1: Esiselvitys

• Esiselvitys on tyypillisin tapa aloittaa laajoja tietojärjestelmähankkeita. Esiselvityksen tehtävänä on selvittää hankkeen keskeiset vaatimuskokonaisuudet, rajaukset ja arvioida hankkeen kannattavuus. Hankkeen kannattavuuden arvioimiseksi on yleensä tehtävä mm. alustavat linjaukset teknologiavalinnoista ja hankkeen vaatimista sisäisistä resursseista.

• Olennaista on, että esiselvityksen tulosten perusteella ohjausryhmällä (tai muulla päättävällä taholla) on vielä mahdollisuus tehdä merkittäviäkin muutoksia tai keskeyttää hankkeen eteneminen kokonaan. Esiselvityksen ei tulisi johtaa automaattisesti projektiin.

• Moni organisaatio tekee esiselvitykset itsenäisesti, mutta myös konsultteja käytetään paljon esiselvityksien tukena. Yleensä konsulttityönä läpiviety esiselvitys maksaa 25k-60k. Intranet-hankkeissa useimmiten ollaan 20k-30k haarukassa.

• Pienimmillään esiselvitys on sisäinen tarvetarkoitus (haastatteluita ja henkilöstökysely) ja laajimmillaan 3-4kk pituinen yhdessä konsulttien kanssa tehtävä kartoitusprojekti.

• Esiselvityksen keskeisiä lopputuloksia tulisi olla mm. budjetti, teknologiavalinta ja resursointi.

North Patrol Oy85

Esimerkki: Esiselvityksen sisältö

• Kappale 1: Sisäisen viestinnän, ryhmätyön ja tiedon löydettävyyden kipupisteet organisaatiossa.

• Kappale 2: Nykytila & tavoitetila. Tavoiteltava palvelukokonaisuus visuaalisesti kuvattuna (intranet, extranetit, internet, muut keskeiset palvelut).

• Kappale 3: Palvelukokonaisuuden kehityksen tiekartta, erityisesti intranetin ja sähköisen työpöydän näkökulmasta.

• Kappale 4: Priorisoitu lista keskeisistä vaatimuksista, jotka kohdistuvat intranet/sähköinen työpöytä – palveluun.

• Kappale 5: Soveltuvat järjestelmätuotteet/alustat.• Kappale 6: Toimintatapamuutokset joille edellytetään johdon tukea ja

muutosviestintää. Ehdotettavat pilottiyksiköt ja –hankkeet.• Kappale 7: Projektin organisointi ja hallinta, vaiheistus ja aikataulu,

kustannukset, seuraavat askeleet.

Huom. Otsikko voi olla tässä vaiheessa mm. ”Sähköisen työpöydän esiselvitys”.

North Patrol Oy86

Kumppaneita esiselvitysprojekteihin

• Teknologiariippumattomia ja intranetteihin erikoistuneita konsulttiyrityksiä on Suomessa (ja myös maailmalla) hyvin rajallinen joukko. Tämä rajoittaa olennaisesti mm. laajojen, teknologiariippumattomien esiselvityksien toteutusta tällä hetkellä.

• Tyypilliset kandidaatit: North Patrol ja Adage• Muita soveltuvia tietyin varauksin: Intosome Oy, Sofigate• Isommat konsulttitalot pystyvät myös tekemään näitä selvityksiä, mutta monen talon

teknologiatuntemus rajoittuu vain heidän itsensä käyttämiin järjestelmiin ja myös intranet-osaaminen on hyvin rajallista (keskittynyt muutamiin konsultteihin). Käytännössä näitä esiselvityksiä tekevät kuitenkin mm. Logica, Accenture, Tieto, Digia ja monet muut.

• Jos teknologiavalinta on tehty jo hyvin varhaisessa vaiheessa, niin hyviä esiselvityskumppaneita löytyy etenkin SharePoint-kumppaneista. Esimerkiksi Sininen Meteoriitti, AtBusiness, Tieto, Logica.

North Patrol Oy87

Erilaiset projektimallit

1. Hyvän diilin hakeminen: Vahva valmistelu + tarkka suunnittelu + toteutuksen tiukka kilpailutus + toteutus suunnitteluvaiheessa määritetyllä tavalla

2. Vaihe-vaiheelta tarkentaen: Kevyt valmistelu + hyvä suunnittelu + kumppanin valinta + tarkentava määrittely + hinnan tarkentaminen + toteutus

3. Kumppanuusmalli: Vahva valmistelu + kumppanivalinta + projektin läpivienti valitun kumppanin suosittelemalla tavalla projektivaiheesta aina ylläpitoon

4. Itse johdettu toteutus: Vahva valmistelu + tarkka suunnittelu + tiimin valinta + ketterä toteutus asiakkaan tiloissa pääosin

5. Neuvottelumenettely: Vahva valmistelu + esikarsintakierros kumppaneille + neuvottelut + vaatimusmäärittelyn tarkennus + kilpailutus / kumppanivalinta + toteutus

• Harvinainen: ääriketterä: kevyt valmistelu ja roadmappaus + tiimin valinta + ketterä toteutus• Lähes kadonnut malli: klassinen vesiputous: valmistelu, suunnittelu, toteutus ja käyttöönotto

North Patrol Oy88

Projektimalli 1: “Hyvän diilin hakeminen”

• Vaihe 0: Sisäinen hankevalmistelu (= kokonaiskonsepti)• Vaihe 1: Esiselvitys, kattava, yleensä konsulttityönä 20-30k euron projektina jo

esiselvityksessä pyritään kirkastamaan intranet-konsepti toteutettavaksi kokonaisuudeksi• Vaihe 2: Konseptointi ja määrittely, tuloksena kilpailutuksen tueksi määrittelydokumentti –

yleensä 20-30k euron projekti jossa 5+ työpajaa joiden myötä intranetin konsepti kirkastuu ja vaatimukset saadaan kuvattua varsin tarkasti 30-40 sivuiseen dokumenttiin

• Vaihe 3: Kevyt tapaamiskierros sopivimmiksi valikoitujen kandidaattien kanssa (toteuttajakandidaateilla mahdollisuus kommentoida vaatimuksia ja kertoa omista toimintamalleistaan)

• Vaihe 4: Vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön tarkentaminen tapaamisten perusteella• Vaihe 5 Tarjouspyynnöt sopiville kandidaateille (3-6) kumppanin valinta tarjousten

perusteella kiinteähintainen toteutusprojekti

• Julkisten organisaatioiden hankintamenettely voi seurata tätä prosessia myös pitkälti.

North Patrol Oy89

Projektimalli 2: Vaihe-vaiheelta tarkentaen

• Vaihe 0: Sisäinen hankevalmistelu (= kokonaiskonsepti)• Vaihe 1: Esiselvitys, kevyt tai laajempi, riippuen organisaation koosta ja monimutkaisuudesta

(mahdollista tehdä itse, tai ostaa konsulttityönä 10-30k euron projektina)• Vaihe 2: Konseptointi ja määrittely, tuloksena kilpailutuksen tueksi määrittelydokumentti –

yleensä 20-30k euron projekti jossa 5+ työpajaa joiden myötä intranetin konsepti kirkastuu ja tavoitetila saadaan kuvattua 30-40 sivuiseen dokumenttiin

• Vaihe 3: Tarjouspyynnöt sopiville kandidaateille (3-6) kumppanin valinta tarjousten ja neuvotteluiden perusteella

• Vaihe 4: Valitun kumppanin kanssa tarkentava määrittely (5k-20k) tarkentavan määrittelyn pohjalta kumppani voi antaa sitovan tarjouksen toteutuksesta

• Vaihe 5: Toteutus tarkennetun, sitovan tarjouksen pohjalta (tai tavoitehintaisesti)

• Julkisten organisaatioiden hankintamenettely voi seurata tätä prosessia myös pitkälti.

North Patrol Oy90

Projektimalli 3: Kumppanuusmalli

• Vaihe 0: Sisäinen hankevalmistelu (= kokonaiskonsepti)• Vaihe 1: Esiselvitys, kevyt tai laaja, keskeistä lähinnä teknologiavalinnan tekeminen ja sisäisen

resursoinnin varmistaminen hankkeelle• Vaihe 2: Sopivien kumppaneiden kanssa vapaamuotoiset neuvottelut kumppanivalinta (1-2

kumppania) valittujen pääkumppaneiden kanssa voidaan tehdä esimerkiksi puitesopimusjärjestely

• // valitun kumppanin kanssa eteneminen heidän suosittelemalla mallilla //

Huom. Tämä malli soveltuu lähinnä isoille organisaatioille, jotka ovat houkuttelevia asiakkuuksia toteutuskumppaneille ja näin voivat olla kohtuullisen varmoja saatavan palvelun tasosta ja asiantuntijoiden saavutettavuudesta.

North Patrol Oy91

Ketterä kehitys

Erikoismateriaali aiheesta joka on kovin

hypetetty tällä hetkellä – myös intranet-

toimittajien keskuudessa.

Ketterä kehitys ja intranetit

• Fiksu ketteryys intranet-tekemisessä on useimmiten fiksua prototyyppien käyttöä ja oppimisen kiihdyttämistä näiden avulla.

• Puhdasoppinen ketterä kehittäminen ei ole mitenkään erityisen soveltuva intranet-maailmaan, koska isossakin intranet-projektissa on kyse paljon enemmän toimintatapamuutoksesta ja käytänteiden uudistamisesta kuin ohjelmistokehityksestä.

• Toteuttaja voi toki käyttää ketteryyttä teknisen toteutuksen mallina halutessaan, mutta asiakkaan kannalta toteutusvaiheen projektimalli ei ole kovin iso juttu.

• Esim. Lean-startup-filosofiaa intranet-maailmaan on soveltanut mm. Tim Walters joka kehottaa mm. nopeisiin (MVP-henkisiin) kokeiluihin esim. Huddle tai Box –tuotteita käyttäen. Intranet-ketteryys ei siis ole välttämättä ”raakaa koodaamista” vaan ketterää erilaisten pilvipalveluiden soveltamista nopeaan oppimiseen – esim. oman sosiaalisen intranetin konseptin löytämiseksi. (Lähde: http://blogs.forrester.com/tim_walters/12-05-01-were_all_lean_startups_now)

http://blogs.forrester.com/tim_walters/12-05-01-were_all_lean_startups_now

http://blogs.forrester.com/tim_walters/12-05-01-were_all_lean_startups_now

North Patrol Oy93

Intranet-jatkokehityksen johtaminen

Jatkokehityksen johtaminen

Käytännön näkökulma ”hallintamalliin”:

1. Sovitut periaatteet uusien sisältöjen luomiseen ja poistamiseen – ja säännöllisiin läpikäynteihin

2. Säännöllinen tilastojen läpikäynti ja julkaiseminen intrassa

3. Puutarhurointi linkityksien ja tärkeimpien sisältöjen osalta yhdessä sisältöryhmän kanssa

4. 1-3 kertaa vuodessa sisällöntuottajat kasaan ja yhdessä kehityslistan läpikäyntiä ja hyvien käytänteiden jakamista

5. Työtilojen hallinnassa hyvin samankaltaiset mallit toimivat – mutta nämä tilaisuudet avoimia kaikille – ja pakollisia etenkin projektipäälliköille ja useiden työtilojen omistajille

Toimiva jatkokehitys nojaa yleensä kahden hengen tiimiin, toinen viestinnästä ja toinen IT:stä. Näiden tehtävä on poimia parhaita käytänteitä ja jakaa näitä eteenpäin – ja mm. huolehtia, että uusien työntekijöiden perehdytys kattaa keskeiset pelisäännöt.

Sisällöntuottajat

Intranet-ylläpitäjä/

admin

Intranet-päätoimittaja

/manager

North Patrol Oy95

Vinkit intranet-projektipäällikölle

North Patrol Oy96

Intranet-projektipäällikön muistilista

1. ”HR on ystävä. HR on ystävä.” (mutta pidä HR hyvin tiukassa liekassa ja tarvittaessa palkkaa tiedustelijoita osaston sisältä jotta tiedät mitä siellä suunnitellaan...;)

2. ”IT on ystävä. IT on ystävä.” (mutta neuvottele ajoissa IT:n kanssa käyttäjähakemiston nykytilanne, sen vaatimat parannustoimet ja aikataulut..)

3. Sisäisten järjestelmien välillä integraatiot ovat purkkaa, eivät ratkaisuja. Vältä tietojen kopiointia aina kun voit. Jos et voi välttää kopiointia, niin pidä ainakin huoli, että tietoja päivitetään vain yhdestä paikasta – ja varmista että kaikki tietävät mikä se paikka on!

4. Ei ole olemassa ”helppoja integraatioita”. Jos joku väittää integraatiota helpoksi, niin todennäköisesti kyse ei ole integraatiosta vaan jonkinsortin ikkunoinnista/portletista/iframesta tai muulla tavoin vain integraatiolta näyttävästä viritelmästä.

5. Kaikki on pelastettavissa ensimmäisen vuoden aikana hyvällä käyttöönotolla ja lanseerauksella. Älä siis hyydy taisteluhautoihin, vaan säästä voimiasi (ja rahaa) ensimmäisen vuoden pienparannuksiin, koulutuksiin ja muutosviestintään!

North Patrol Oy97

Loppusanat

1. Aloita intranet-projekti kokonaiskuvan hahmottamisesta! Mikä on intranetin rooli organisaatiossasi? Konseptoi kokonaiskuva ja roolita eri järjestelmät.

2. Tee teknologiavalinta mahdollisimman ajoissa – mieluiten heti kokonaiskuvan kirkastamisen jälkeen. Intranetin teknologiavalinta ei ole rakettitiedettä!

3. Intranetin sisältösuunnittelun ja informaatioarkkitehtuurin suunnittelun voit aloittaa heti kun uudistuksesta on sisäisesti päätetty – se on joka tapauksessa asiakkaan tehtävä – korkeintaan osta konsulttiapua työn tueksi.

4. IT-toimittajat voivat tarjota vain rajallisesti tukea intranettien konseptisuunnitteluun – harvalla on aiheeseen erikoistuneita suunnittelijoita – ja vielä harvempi suunnittelija ymmärtää erilaisten organisaatioiden sisäistä työnjakoa ja näiden tuottamien palveluiden jäsentelyä toimivaksi intranet-palveluksi. Ota sen sijaan itse omistusta suunnittelutyöstä!

5. Osta määrittely ja toteutus samalta taholta, mutta vaiheista projekti tarvittaessa kahteen osaan (ja pyydä toteutuksesta tarkennettu tarjous määrittelyn jälkeen).

6. Muista jättää 40% budjetista ja resursseista ensimmäiselle vuodelle käyttöönoton tukeen!

North Patrol Oy98

Mitkä olivat isoimmat oppimiset? (osallistujien vastauksia)

• ”Intranetiin ei tarvitse tunkea kaikkea – tärkeintä on, että eri järjestelmillä on selkeä rooli.”• ”Office 365 –logiikka”• ”Sähköinen työpöytä on aika selkeytymätön termi.”• ”Olo tavallaan huojentunut siitä että ei olla tehty ”vääriä” asioita projektissa”• ”Intranetin rooli ja tehtävä, ei kannata tehdä liikaa tai liian hienoa”• ”Palveluiden roolien tunnistaminen ja määrittely”• ”Sosiaalinen intranet ja sen mahdollisuudet”• ”Kustannusten arviointi projektissa ja kustannusten hallinta”• ”Järjestelmät (niiden hyvät ja huonot puolet)”• ”Aihe on ajankohtainen ja kiinnostava!!!”• ”Järjestelmien keskinäisen roolituksen kuvaamisen merkitys. Ja selkeä ja helppo tapa toteuttaa.”• ”Microsoft-landiassa on muitakin totuuksia (retorinen, itsestään selvä)”

North Patrol Oy99

Lisälukemisto ja suositellut blogit

• Viides taso –blogi on kouluttajan pitämä blogi joka julkaisee tasaisesti vinkkejä intranet-projektipäälliköille ja myös kotimaiseen intranet-kenttään liittyviä uutisia. http://viidestaso.wordpress.com/

• Step Two Designs on australialainen konsulttifirma, jonka sivustolta löytyy satoja, erittäin hyviä artikkeleita intranet-kehittämisen eri osa-alueista. StepTwo:n julkaisemat kirjat ovat myös käytännössä ainoita suositeltavia intranet-aiheisia kirjoja (englanniksi toki). http://www.steptwo.com.au/

• CMS Wire on aktiivisimpia sisällönhallintajärjestelmiin keskittyneitä uutispalveluita. CMS Wiren avulla pystyy hyvin seuraamaan mitä eri teknologia- ja tuotetoimittajat tekevät ja millaisia uudistuksia on tulossa. http://cmswire.com/

• Real Story Groupin blogi käsittelee isoja enterprise-tuotteita ja niiden kehityksen tilannetta varsin kriittisellä otteella. Heidän sivustoltaan löytyy myös kokonaismarkkinaa esittelevä ”metrokartta”. http://www.realstorygroup.com/Blog/

• J. Boye –konsulttifirman blogi on ainoita Euroopassa sijaitsevien konsulttifirmojen blogeja joita voi suositella varauksetta. Kyseisen firman järjestämä marraskuun seminaari Tanskassa on myös yksi alan johtavia seminaareja maailmassa. http://jboye.com/blog/




http://www.steptwo.com.au/

http://www.steptwo.com.au/

http://cmswire.com/

http://cmswire.com/

http://www.realstorygroup.com/Blog/

http://www.realstorygroup.com/Blog/

http://jboye.com/blog/

http://jboye.com/blog/

NorthPatrol Oy100

Yhteystiedot

Perttu TolvanenWeb & CMS Expert, PartnerNorth Patrol Oy

050 368 [email protected]

www.northpatrol.com

http://www.northpatrol.com/

North Patrol Oy101

BUYER´S GUIDE TO WEB PROJECTSwww.northpatrol.com/blog