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SCHEMA DEL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE DELLA REGIONE AUTONOMA FRIULI VENEZIA GIULIA

PRIMA PARTE – QUADRO INTRODUTTIVO ................................................................5 DESCRIZIONE GENERALE ............................................................................................................................. 5 1. Premessa ................................................................................................................................................................... 5 2. Contributi .................................................................................................................................................................. 6 DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO ................................................................................................ 6 3. Obiettivi dello Schema di manuale .............................................................................................................. 7 4. Articolazione dello Schema di manuale ..................................................................................................... 7 5. Approvazione dello Schema di manuale e degli allegati ................................................................... 8 6. Destinatari e pubblicazione.............................................................................................................................. 8 STRUTTURE DELL’ORGANIZZAZIONE AMMINISTRATIVA .................................................................... 9 7. Misure di coordinamento in materia di gestione documentale ..................................................... 9 8. Descrizione dell’Amministrazione regionale ............................................................................................ 9 9. Aree Organizzative Omogenee (AOO) ....................................................................................................... 10 10. Unità Organizzative Responsabili (UOR) ................................................................................................... 11 11. Ufficio per l’Archivio e il Protocollo e postazioni operative (UdAP) .............................................. 12 COMPITI E RESPONSABILITA’ ..................................................................................................................... 13 12. Attribuzioni dei responsabili delle Aree Organizzative Omogenee .............................................. 13 13. Attribuzioni del responsabile UdAP ............................................................................................................. 14 14. UdAP della AOO funzionale “Direzione generale” .................................................................................. 15 15. Manuale integrativo di struttura ................................................................................................................... 16 INDIRIZZI PER LE COMUNICAZIONI ........................................................................................................... 18 16. Recapiti telematici delle strutture amministrative regionali ........................................................... 18 17. Accreditamento IPA dell’Amministrazione regionale .......................................................................... 18 18. Recapiti telematici privati: di cittadini, professionisti e imprese ................................................... 19

SECONDA PARTE – REGOLE OPERATIVE ....................................................................20 PRODUZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE ............................................................................................ 20 DOCUMENTI OGGETTO DI GESTIONE DOCUMENTALE ............................................................................. 20 19. Premessa generale ............................................................................................................................................... 20 20. Documento amministrativo ............................................................................................................................. 20 21. Documento non amministrativo ................................................................................................................... 21 22. Supporto scrittorio del documento .............................................................................................................. 21 23. Documento analogico ......................................................................................................................................... 21 24. Segue: caratteri distintivi dell’originale analogico (cartaceo) .......................................................... 21 25. Documento informatico .................................................................................................................................... 22 26. Segue: caratteri distintivi dell’originale informatico ............................................................................ 22 STRUMENTI E MODALITA’ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ............................................................... 23 27. Modalità di formazione dei documenti cartacei .................................................................................... 23 28. Modalità di formazione dei documenti informatici .............................................................................. 23 29. Redazione dei documenti mediante strumenti informatici ............................................................. 24 30. Documento redatto con software: immodificabilità e integrità .................................................... 24

30.1. Segue: sottoscrizione con firma digitale, qualificata o avanzata....................................... 24 30.2. Segue: verifica della firma dell’originale informatico ............................................................... 25 30.3. Segue: apposizione di una validazione temporale .................................................................... 25 30.4. Segue: trasferimento a mezzo PEC con ricevuta completa .................................................. 25 30.5. Segue: memorizzazione su sistemi di gestione documentale sicuri ................................ 25 30.6. Segue: versamento ad un sistema di conservazione ............................................................... 26

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30.7. Segue: registrazione del documento amministrativo ............................................................. 26 31. Acquisizione del documento informatico e di copia informatica da analogico ...................... 26 32. Acquisizione di istanze, dichiarazioni e comunicazioni ....................................................................... 26 33. Registrazione informatica di dati e informazioni ................................................................................... 26 34. Elaborati per generazione o raggruppamento da basi dati .............................................................. 27 35. Veste grafica dei documenti ............................................................................................................................ 27 36. Formati delle principali tipologie di documenti prodotti o acquisiti ............................................ 28 37. Formati digitali accettatati ............................................................................................................................... 28 38. Metadati dei documenti amministrativi informatici ............................................................................ 28 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO ............................................................................................................ 30 39. Premessa ................................................................................................................................................................... 30 40. Principi generali sulla gestione del protocollo ........................................................................................ 30 41. Organizzazione del sistema del protocollo generale ........................................................................... 31 42. Sistema di protocollo e di gestione dell’archivio (SdP) ....................................................................... 31

42.1. Segue: Sistema di protocollo generale - GIFRA ......................................................................... 31 42.2. Segue: Sistemi di protocollo particolare ........................................................................................ 33

43. Registrazione di protocollo sul Sistema di Protocollo (SdP) ............................................................ 34 44. Obbligo della registrazione di protocollo .................................................................................................. 34 45. Documenti esclusi dalla registrazione ........................................................................................................ 35 46. Comunicazioni oggetto di registrazione .................................................................................................... 36 47. Documenti oggetto di registrazione particolare ................................................................................... 36 48. Informazioni minime ed obbligatorie di protocollo .............................................................................. 36 49. Informazioni aggiuntive di protocollo ......................................................................................................... 37 50. Informazioni facoltative del protocollo ...................................................................................................... 37 51. Divieto di frazionamento o variazione della registrazione obbligatoria ..................................... 38 52. Annullamento delle registrazioni obbligatorie ....................................................................................... 38 53. Modifica degli elementi aggiuntivi e facoltativi ..................................................................................... 38 54. Segnatura di protocollo ..................................................................................................................................... 39 55. Modalità di apposizione o associazione della segnatura .................................................................. 40 56. Gestione dei documenti interconnessi ....................................................................................................... 40 57. Redazione degli oggetti e delle anagrafiche............................................................................................ 40 58. Composizione delle anagrafiche .................................................................................................................... 41 ELENCO DEI REGISTRI DI PROTOCOLLO GENERALE ................................................................................... 42 59. Registro generale .................................................................................................................................................. 42 60. Registro giornaliero .............................................................................................................................................. 42 61. Registro di emergenza ........................................................................................................................................ 42 ELENCO DEI REGISTRI PARTICOLARI..................................................................................................................... 44 62. Premessa sui registri particolari ..................................................................................................................... 44 63. Raccolte/Registri interni per scopi gestionali ......................................................................................... 46 CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE .................................................................................................... 48 64. Classificazione ........................................................................................................................................................ 48 65. Titolario di classificazione ................................................................................................................................. 48 66. Allegazione del Sistema di classificazione al manuale integrativo di struttura ..................... 49 67. Fascicolazione ......................................................................................................................................................... 49 68. Segue: modalità operative della fascicolazione ..................................................................................... 49 69. Repertorio dei fascicoli ....................................................................................................................................... 50 70. Particolari categorie di fascicoli ..................................................................................................................... 51 71. Metadati dei fascicoli .......................................................................................................................................... 51 FLUSSI DOCUMENTALI ................................................................................................................................. 52 72. Premessa ................................................................................................................................................................... 52 73. Fonte delle comunicazioni ................................................................................................................................ 52 74. Valore delle comunicazioni - documenti formali e informali ........................................................... 52

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75. Strumenti e modalità di comunicazione .................................................................................................... 53 DISCIPLINA DEI CANALI DI COMUNICAZIONE ................................................................................................. 53 76. Principi generali ...................................................................................................................................................... 53 77. Comunicazioni a mezzo posta elettronica ................................................................................................ 54

77.1. Segue: Posta Elettronica Certificata (PEC) istituzionale ........................................................ 55 77.2. Segue: Posta Elettronica Ordinaria (PEO) istituzionale ......................................................... 56 77.3. Segue: Posta Elettronica personale del dipendente ................................................................ 57

78. Comunicazione in cooperazione applicativa............................................................................................ 57 79. Comunicazioni ai cittadini (art. 3-bis del CAD) ....................................................................................... 57 80. Comunicazioni a mezzo posta tradizionale .............................................................................................. 58 81. Comunicazioni a mezzo fax .............................................................................................................................. 59 82. Consegna diretta presso gli sportelli o uffici competenti ................................................................. 59 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DOCUMENTALE ................................................................................................... 60 83. DOCUMENTI IN ARRIVO (FASI) ..................................................................................................................... 60

83.1. Fase preliminare di acquisizione ........................................................................................................ 60 83.1.1. Ricezione ............................................................................................................................... 60 83.1.2. Verifica ................................................................................................................................... 60

83.2. Fase di registrazione ................................................................................................................................ 60 83.2.1. Registrazione di protocollo .......................................................................................... 60 83.2.2. Classificazione ................................................................................................................... 61 83.2.3. Segnatura ............................................................................................................................. 61 83.2.4. Fascicolazione .................................................................................................................... 61

83.3. Fase di gestione ......................................................................................................................................... 61 83.3.1. Smistamento ...................................................................................................................... 61 83.3.2. Assegnazione ..................................................................................................................... 61 83.3.3. Archiviazione e conservazione ................................................................................... 62

84. Comunicazioni errate – smistamento ad AOO interne e esterne ................................................ 62 85. Rilascio delle ricevute .......................................................................................................................................... 62 86. DOCUMENTI IN PARTENZA (FASI) ............................................................................................................... 63

86.1. Fase preliminare di produzione .......................................................................................................... 63 86.1.1. Formazione del documento ........................................................................................ 63 86.1.2. Verifica e sottoscrizione ................................................................................................ 63

86.2. Fase di registrazione ................................................................................................................................ 64 86.2.1. Registrazione di protocollo .......................................................................................... 64 86.2.2. Classificazione ................................................................................................................... 64 86.2.3. Segnatura ............................................................................................................................. 64

86.3. Fase di gestione ......................................................................................................................................... 64 86.3.1. Spedizione ........................................................................................................................... 64 86.3.2. Fascicolazione .................................................................................................................... 64 86.3.3. Archiviazione e conservazione ................................................................................... 64

87. Contenuto minimo delle comunicazioni in partenza ........................................................................... 64 88. Gestione delle copie per immagine di documenti cartacei .............................................................. 65 89. Trasmissione telematica di copia semplice di originali cartacei .................................................... 65 FATTISPECIE PARTICOLARI ......................................................................................................................................... 65 90. Gare .............................................................................................................................................................................. 66 91. Corrispondenza in lingua straniera ............................................................................................................... 66 92. Corrispondenza nuovamente pervenuta (già registrata al protocollo) ...................................... 66 93. Documenti anonimi o non sottoscritti ....................................................................................................... 66 94. Corrispondenza personale o riservata ........................................................................................................ 67 95. Comunicazione a mezzo servizi online ........................................................................................................ 67 ARCHIVIAZIONE .............................................................................................................................................. 68

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96. Premessa generale sugli archivi ..................................................................................................................... 68 97. Archivio corrente .................................................................................................................................................... 68 98. Archivio di deposito .............................................................................................................................................. 69 99. Archivio storico ....................................................................................................................................................... 69 100. Scarto archivistico ................................................................................................................................................. 69 101. Documenti che non possono essere assoggettati allo scarto ....................................................... 70 102. Elenchi di scarto e di versamento .................................................................................................................. 70 103. Norme che disciplinano il diritto di accesso agli archivi e la copia dei documenti amministrativi ..................................................................................................................................................................... 71 104. Conservazione dei documenti ......................................................................................................................... 71 105. Regole generali in materia di accesso ......................................................................................................... 72 106. Copie di atti amministrativi .............................................................................................................................. 72 107. Piano di conservazione degli Archivi ............................................................................................................ 72 CONSERVAZIONE ........................................................................................................................................... 73 108. Premessa sulla conservazione documentale ........................................................................................... 73 109. Sistema di conservazione .................................................................................................................................. 73 PIANO DELLA SICUREZZA INFORMATICA ................................................................................................ 74 110. Obiettivi del piano della sicurezza informatica dei documenti....................................................... 74 111. Contesto di riferimento ...................................................................................................................................... 74 112. Formazione dei documenti - Aspetti attinenti alla sicurezza .......................................................... 75 113. Gestione dei documenti informatici ............................................................................................................ 75 114. Componente organizzativa della sicurezza .............................................................................................. 75 115. Componente fisica della sicurezza ............................................................................................................... 76 116. Componente logica della sicurezza .............................................................................................................. 76 117. Componente infrastrutturale della sicurezza .......................................................................................... 77 118. Sicurezza delle informazioni nel sistema di conservazione documentale ................................ 77 119. Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza .................................................................... 77 120. Strumenti per la trasmissione e l’interscambio dei documenti informatici ............................. 78 121. Accesso ai documenti informatici e gestione delle abilitazioni ..................................................... 78

121.1. Utenti interni alla Regione .................................................................................................................... 78 121.2. Utenti esterni alla Regione - Amministrazioni ............................................................................ 80 121.3. Utenti esterni alla Regione - Privati ................................................................................................. 80

122. Conservazione delle registrazioni di sicurezza ........................................................................................ 80 123. Elenco utenti autorizzati .................................................................................................................................... 81 124. Politiche di sicurezza adottate dalla Regione ......................................................................................... 81 RISERVATEZZA E TUTELA DEI DATI ............................................................................................................. 82

125. Quadro generale .................................................................................................................................................... 82

TERZA PARTE - ALLEGATI ................................................................................................83 126. Allegati ........................................................................................................................................................................ 83 127. Manuale integrativo di struttura - articolazione .................................................................................... 83

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PRIMA PARTE – QUADRO INTRODUTTIVO

DESCRIZIONE GENERALE

1. Premessa

Secondo quanto previsto dalle Regole tecniche sul protocollo, introdotte con il DPCM 03 dicembre 2013, e a norma delle previsioni contenute nelle Regole tecniche sui documenti informatici introdotte con il DPCM 13 novembre 2014, le pubbliche amministrazioni sono tenute ad adottare un manuale di gestione documentale che descriva il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisca le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

A norma delle citate regole tecniche, la predisposizione del manuale è un’attività affidata al Responsabile della gestione documentale, ossia al soggetto che si occupa di definire, all’interno di una determinata Area Organizzativa Omogenea (AOO - una struttura o un insieme di strutture aventi regole comuni di gestione documentale) le politiche di gestione dei flussi, il trattamento e la sicurezza informatica dei documenti, la tenuta del protocollo, l’archiviazione, e la conservazione.

Qualora esigenze di uniformità lo richiedano, soprattutto in realtà amministrative complesse con un elevato numero di strutture interoperanti, è prevista una figura di coordinamento che agevoli l’individuazione di regole minime comuni che descrivano una cornice di principi e di linee operative generali.

Nell’Amministrazione regionale, in cui sono presenti molte strutture operative, ciascuna con una diversa sedimentazione procedimentale e procedurale, appare sfida di non poco momento la stesura di un unico manuale che descriva le modalità e le prassi di gestione documentale di ciascuna singola unità; sfida che invece, fondatamente, conduce ad affrontare detto tema in un’ottica di coordinamento complessivo.

Tale esigenza risulta ancora più sentita in considerazione della necessità di fornire un quadro unitario di riferimento sulle varie fonti normative e regolamentari che si presentano spesso eterogenee quanto a fonte di produzione ma che, direttamente o indirettamente, incidono sulla materia della gestione documentale e che risultano non sempre facilmente comprensibili tanto dall’operatore quanto dal cittadino.

Pertanto, si è inteso il presente documento definito da qui in avanti come «Schema di manuale» di gestione documentale, quale strumento di coordinamento rivolto sia all’applicazione da parte delle strutture amministrative regionali sia alla trasparenza in favore dei cittadini.

Il presente Schema di Manuale si applica alle AOO: Direzione Generale, Ufficio di gabinetto e Ufficio stampa e comunicazione mentre le rimanenti AOO, nell’ambito della visione unitaria qui illustrata, sono tenute a fare proprio tale Schema di Manuale, così recependo gli standard operativi descritti in questo documento e ad integrarlo con la descrizione delle soluzioni adottate dai propri uffici nello svolgimento delle materie di loro competenza.

In conclusione, con la predisposizione del presente Schema di Manuale - adottato quale documento di sintesi e di indirizzo - la Direzione generale della Regione intende avviare un’azione istituzionale di uniformazione in materia di gestione dei documenti, del protocollo e degli archivi e, conseguentemente, innovare gradualmente, alla luce dell’attuale quadro normativo, l’assetto operativo impostato con l’adozione del Regolamento regionale 4 ottobre 1999 n. 0309/Pres.

Quadro generale sull’adozione del manuale di gestione documentale.

Introduce il concetto di Area Organizzativa Omogenea applicato alla realtà amministrativa regionale.

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2. Contributi

Questo documento nasce dalla collaborazione tra le strutture amministrative regionali, il Consiglio regionale, INSIEL S.p.A. società di sistema della Regione, e la Soprintendenza archivistica del Friuli Venezia Giulia.

I soggetti innanzi menzionati operano all’interno del “Gruppo di lavoro inter-direzionale per lo studio e il supporto in materia di gestione documentale, archiviazione e conservazione – Ge.DAC” costituito con decreto del Direttore generale della Regione del 21 ottobre 2015 n. 1510.

I contenuti del documento sono stati predisposti, per le parti di rispettiva competenza, dalla Direzione generale, dal SIEG - Servizio sistemi informativi ed e-government, con il supporto di INSIEL S.p.A. e della Struttura Stabile per la gestione dell'archivio e del protocollo della Direzione Generale; hanno contribuito altresì la Soprintendenza archivistica del Friuli Venezia Giulia, per la parte relativa agli archivi, e gli uffici di protocollo delle Direzioni centrali della regione con suggerimenti e osservazioni. Il coordinamento dei testi è stato curato dalla Direzione generale della Regione.

DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO

In questo documento si intende per:

AOO «Area Organizzativa Omogenea» ai sensi dell’art. 50, comma 4, del D.P.R. 28dicembre 2000 n. 444; ogni Direzione centrale della Regione costituisce, ciascuna, una AOO;

CAD Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e ss. mm.ii.);

Schema di manuale Questo documento;

Manuale integrativo di struttura

Documento descrittivo delle peculiarità del sistema di gestione documentale e del sistema di protocollo delle singola AOO ai sensi del DPCM 30 dicembre 2013;

PEC Posta Elettronica Certificata; in questo Schema di manuale, ogni riferimento alla PEC si intende anche in relazione ad ogni eventuale altro servizio elettronico direcapito certificato previsto dall’art 1-ter del CAD;

PEO Posta Elettronica Ordinaria;

Regolamento regionale

Decreto del Presidente della Regione 4 ottobre 1999 n. 0309/Pres. (“Legge regionale 11/1999, articolo 3. Regolamento recante norme per la gestione delprotocollo e la conservazione degli archivi della Regione autonoma Friuli-Venezia Giulia”);

Regole tecniche sulla conservazione

DPCM 3 dicembre 2013 “Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione aisensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del CAD di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;

Regole tecniche sul protocollo

DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degliarticoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui aldecreto legislativo n. 82 del 2005”;

Regole tecniche sui documenti

DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informaticinonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubblicheamministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82del 2005.”;

Responsabile AOO Responsabile della gestione documentale della AOO, coincide con il Direttore centrale preposto alla struttura;

Responsabile del procedimento

Soggetto che, ai sensi dell’articolo 8 e ss. della legge regionale 20 marzo 2000, n. 7 (“Testo unico delle norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto diaccesso”), assume la responsabilità di un determinato procedimento (o,estensivamente, di un’attività amministrativa) di competenza della struttura di appartenenza;

Responsabile Soggetto individuato dal responsabile del procedimento ai sensi dell’articolo 9 e

Quadro sintetico dei principali termini usati nello Schema di manuale. Rinvio.

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dell'istruttoria (istruttore)

ss. della Legge regionale 20 marzo 2000, n. 7, per la cura dell’istruttoria di undeterminato procedimento (o, estensivamente, di un’attività amministrativa). In mancanza di individuazione il responsabile del procedimento è anche responsabile dell'istruttoria;

SdP Sistema di Protocollo e gestione documentale adottato dall’Amministrazione regionale;

Testo Unico Decreto del presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazioneamministrativa”);

UdAP Ufficio per la tenuta dell’Archivio e del Protocollo;

UOR Unità Organizzativa Responsabile;

Il dettaglio degli acronimi e delle principali norme di riferimento citate nel presente testo, è descritto nell’Allegato n. 1 “Norme di riferimento e definizioni”.

3. Obiettivi dello Schema di manuale

Questo documento ha lo scopo di fornire un modello di riferimento basato sulle norme attualmente vigenti in ambito nazionale e regionale nonché sui criteri di gestione documentale, protocollazione ed archiviazione consolidati presso la Direzione generale della Regione.

Su questi principi e criteri operativi la Regione concentra ogni sforzo verso il coordinamento e l’uniformazione complessiva del sistema documentale, nell’ottica della valorizzazione delle aree di esclusiva competenza di ciascun Responsabile di AOO, così come previste dalla normativa vigente.

Questo documento non raccoglie, dunque, le prassi esistenti presso ogni Struttura regionale ma, nel rispetto delle competenze attribuite ad ogni responsabile AOO, intende fornire un modello operativo applicabile alla generalità delle strutture amministrative regionali per il coordinamento delle procedure di gestione del protocollo e degli archivi.

Inoltre, questo Schema di manuale persegue lo scopo di fornire un quadro coordinato delle principali fonti normative di riferimento statali e regionali, applicabili in materia documentale, affinché gli operatori possano, attraverso i richiami operati nel testo, attingere direttamente alla vigente disciplina a cui questo documento non pretende di sostituirsi.

Ogni responsabile AOO, all’interno della propria struttura, cura l’applicazione delle regole organizzative e operative descritte nel presente Schema di manuale e, nel farle proprie, adotta un ”Manuale integrativo di struttura” della AOO sulla base delle indicazioni di cui al punto 15. A tal fine, e a solo scopo indicativo, è fornito in allegato uno “Schema per la redazione del manuale integrativo di struttura” (cfr. Allegato n. 2).

Questo documento costituisce, in sintesi, lo strumento che:

a) descrive uno standard operativo di riferimento - definito sulla base dell’infrastruttura tecnico-funzionale del sistema di protocollo in uso presso la Direzione generale della Regione - relativo alla gestione dei flussi documentali, alla tenuta del protocollo e degli archivi;

b) fornisce un quadro comune delle competenze dei responsabili AOO ai fini di agevolare gli stessi nell’adozione dei rispettivi manuali di struttura in conformità con le predette regole generali di riferimento.

4. Articolazione dello Schema di manuale

La trattazione degli argomenti qui presenti è suddivisa nelle seguenti parti:

a) una prima parte (Quadro introduttivo) illustra il modello organizzativo dell’Amministrazione regionale, le risorse utili ai fini della gestione dei documenti e degli

Obiettivi dello Schema di manuale quale modello di riferimento per il coordinamento delle AOO regionali.

Struttura del manuale.

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archivi, gli obiettivi di semplificazione e razionalizzazione per il raggiungimento di un sistema di gestione unitario del protocollo regionale. Questa parte descrive i ruoli e le responsabilità delle strutture e dei soggetti individuati dagli articoli 50 e 61 del D.P.R. 445/2000 (Aree Organizzative Omogenee e Servizi per la tenuta del protocollo) adattata alla realtà dell’organizzazione regionale; particolare attenzione è posta in relazione al coordinamento tra la normativa statale e quella regionale;

b) una seconda parte (Regole Operative) illustra le regole per la gestione documentale, la registrazione del protocollo e il sistema di classificazione, trattando gli elementi previsti dall’articolo 5 delle Regole tecniche adottate con D.P.C.M. 03 dicembre 2013. Tale parte descrive le procedure adottate dalla Direzione generale e mira a fornire uno standard operativo applicabile a tutte le Aree organizzative Omogenee;

c) una terza parte (Allegati) presenta i documenti, richiamati nel corpo di questo documento, a cui è affidata una funzione descrittiva di dettaglio. Gli allegati costituiscono le parti variabili ed accessorie dello Schema di manuale in quanto descrivono scelte tecnologiche o organizzative soggette a variazione o aggiornamento, o in quanto riportano documenti provenienti da contesti operativi extraregionali.

5. Approvazione dello Schema di manuale e degli allegati

L’adozione nonché l’eventuale modifica e/o integrazione di questo documento è disposta con decreto del Direttore generale della Regione.

Unitamente al presente documento sono altresì adottati, quale parte integrate e sostanziale dello stesso, gli allegati: n. 1 “Norme di riferimento e definizioni”; n. 2 “Schema per la redazione del manuale di struttura”; n. 7 “Manuale per i decreti digitali Direttori / Assessori”; n. 10 “Metadati dei documenti del protocollo generale”; n. 11 “Metadati dei fascicoli del protocollo generale”; n. 12 “Metadati relativi ai contratti pubblici”; n. 13 “Regole per l'utilizzo di strumentazioni informatiche”; n. 14 “Elenco Servizi Online con protocollazione automatica”; n. 15 “Modello elenco di versamento”; n. 16 “Modello dichiarazione di deposito”; n. 17 “Registro di emergenza verbali di autorizzazione e revoca”; n. 18 ”Titolario della Direzione generale, Ufficio di gabinetto e Ufficio stampa e comunicazione della Regione”. La modifica e/o l’integrazione dei predetti allegati avviene, parimenti, con decreto del Direttore generale della Regione.

Gli ulteriori documenti presenti in allegato, in quanto strumenti operativi per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi in uso presso l’amministrazione regionale, sono richiamati in questo Schema di manuale per ragioni di sistematicità e per favorirne una consultazione agevole e coordinata.

Questo documento potrà essere aggiornato a seguito di: normativa sopravvenuta, introduzione di nuove pratiche migliorative dell’azione amministrativa, modifiche degli allegati.

Questo Schema di manuale e i suoi allegati sono pubblicati sul sito istituzionale della Regione all’indirizzo http://www.regione.fvg.it sotto la voce “Amministrazione trasparente”.

6. Destinatari e pubblicazione

Ogni AOO della Regione regola la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, sia al suo interno che nei servizi sotto ordinati, in conformità alle regole illustrate in questo Schema di manuale.

Il presente documento è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna ed è pubblicato all’indirizzo internet http://www.regione.fvg.it, sotto la voce “Amministrazione trasparente”, sono pubblicati unitamente ai manuali integrativi di struttura di ciascuna AOO.

Diffusione dello Schema di manuale.

Modalità di adozione e modifica del manuale e dei suoi allegati.

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STRUTTURE DELL’ORGANIZZAZIONE AMMINISTRATIVA

7. Misure di coordinamento in materia di gestione documentale

La Direzione generale della Regione, in continuità con l’attività svolta dal Segretariato generale della Regione, svolge un ruolo proattivo nella realizzazione di strategie e di strumenti, anche organizzativi, idonei a conseguire una progressiva standardizzazione dei processi in materia di gestione documentale, fornendo supporto nella definizione di criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai sensi dell'art. 50 , comma 4, del Testo Unico (art. 4, comma 2, delle Regole tecniche sul protocollo).

Tali competenze costituiscono il fulcro del corrente processo di unificazione e razionalizzazione delle procedure di gestione, protocollazione e archiviazione documentale, esplicandosi nell’instradare l’Amministrazione regionale sul percorso volto al superamento di prassi particolaristiche che, in una certa misura, risultano ancora presenti nelle varie strutture dell’Amministrazione regionale.

Considerata l’attuale articolazione amministrativa della Regione - che presenta diverse Aree Organizzative Omogenee, ciascuna con una propria storia documentale e con proprie metodologie di classificazione talvolta distanti da un sistema unificato di catalogazione documentale - il suddetto processo tende altresì alla graduale realizzazione di un titolario unico regionale e alla definizione di regole comuni di classificazione documentale.

Oltre quanto detto, le principali misure di coordinamento poste in essere dalla Regione vedono:

l’affidamento ad INSIEL S.p.A., società in house della Regione a totale capitale pubblico, delle attività relative allo sviluppo e gestione del Sistema Informativo Integrato Regionale (S.I.I.R.), previsto dall’articolo 4, comma 5 della L.R. 9/2011, e del Sistema di protocollo informatico.

l’affidamento alla predetta società della responsabilità del processo di conservazione dei documenti della Regione, della sicurezza dei sistemi informativi e tecnologici erogati e del trattamento dei dati che in essi transitano. Il piano della sicurezza informatica del sistema di gestione documentale, previsto dall’articolo 4 comma 1, lettera c) delle Regole tecniche sul protocollo, è stato redatto in collaborazione con INSIEL S.p.A.

la nomina di un responsabile della conservazione documentale unico per tutte le strutture regionali aderenti (cfr. Deliberazione della Giunta regionale dd. 21.07.2010, n. 1408);

la costituzione di un “Gruppo di lavoro inter-direzionale per lo studio e il supporto in materia di gestione documentale, archiviazione e conservazione – Ge.DAC” (cfr. Decreto del Direttore generale n. 1510/DGEN del 21/10/2015), a cui partecipano i rappresentanti esperti in materia di protocollo e archiviazione documentale individuati da ciascuna Direzione centrale e Servizi autonomi della Regione, il Consiglio regionale e la Soprintendenza archivistica del Friuli Venezia Giulia. All’interno del gruppo ciascuna struttura è chiamata a contribuire ad elaborare strategie, applicabili a livello regionale, per l’uniformazione e la semplificazione del sistema di protocollazione, gestione e archiviazione documentale, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 22 del Regolamento regionale e dall’articolo 3, comma 1, lettera e) delle Regole tecniche sul protocollo.

la predisposizione e la proposta di adozione, da parte della Direzione generale della Regione – nello svolgimento delle sue funzioni di coordinamento - del presente Schema di manuale di gestione documentale quale modello unico per la gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi a livello regionale.

Attualmente, ogni AOO adotta un unico sistema di protocollo generale e alcuni protocolli particolari per le esigenze descritte al punto 62 e seguenti del presente documento. I protocolli particolari delle singole strutture sono indicati nei rispettivi manuali integrativi di struttura.

8. Descrizione dell’Amministrazione regionale

Pianificazione del processo di razionalizzazione della gestione documentale. Coordinamento.

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Il Decreto del Presidente della Regione 27 agosto 2004, n. 0277/Pres., e successive modifiche e integrazioni, articola l’Amministrazione regionale in:

STRUTTURA DESCRIZIONE

Direzione generale unità di livello direzionale operante a supporto dell’attività delDirettore generale

Direzioni centrali

distinte in direzioni di staff e direzioni di line, costituiscono leunità di livello direzionale di massima dimensione e vengono istituite secondo le indicazioni e le priorità desumibili dalprogramma di governo.

Aree

unità organizzative di livello direzionale, preordinate alcoordinamento di attività omogenee individuate per ampiambiti di competenza, istituite nell’ambito delle direzioni centrali, o strutture direzionali equiparate, caratterizzate daparticolare complessità organizzativa e funzionale; le areepossono ricomprendere servizi della direzione centrale ostruttura direzionale equiparata

Servizi unità organizzative di livello direzionale inserite nelle direzionicentrali o equiparate ovvero tra le strutture della Presidenza

Posizioni organizzative

incarichi che possono essere conferiti alle dipendenze delledirezioni centrali, dei servizi ovvero dei vice direttori centrali per lo svolgimento di mansioni particolari con responsabilità direttadel titolare della posizione.

Strutture stabili unità organizzative di livello non direzionale istituite peresigenze di subarticolazione, di decentramento territoriale delle strutture direzionali, per lo svolgimento di attività ricorrenti oripetitive ovvero a supporto dell’attività dei dirigenti

La creazione di nuove Direzioni centrali, e strutture sotto ordinate, è disposta con delibera della Giunta regionale in conformità a quanto previsto dal Decreto 277/2004.

All’indirizzo della Regione: http://www.regione.fvg.it Amministrazione Trasparente Organizzazione Articolazione degli uffici Organigramma

è reperibile ogni informazione sull’organigramma regionale ed ogni altro dato connesso (nominativi dei titolari di struttura, responsabili degli uffici di protocollo, recapiti telefonici degli uffici, recapiti telematici, le declaratorie delle strutture, e altre informazioni di interesse pubblico). Dalla home page del sito è altresì possibile effettuare, tra l’altro, ricerche sulle norme statutarie e sugli atti costitutivi delle strutture.

9. Aree Organizzative Omogenee (AOO)

Ai fini del presente documento ogni Direzione centrale costituisce una distinta Area Organizzativa Omogenea, ovvero - ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del Testo Unico di cui al DPR 445/2000 - un ambiente composto da uffici su cui si applicano regole unitarie di gestione documentale, criteri uniformi di archiviazione e classificazione, e di comunicazione interna.

Il modello organizzativo adottato dalla Regione in materia di gestione documentale presenta una gestione distribuita su più AOO.

L’articolo 3 comma 1 lett. b) e dell’articolo 4 delle Regole tecniche sul protocollo (DPCM 3/12/2013), prevede che presso ciascuna AOO sia individuato un Responsabile della gestione documentale e un responsabile vicario, operante in caso di indisponibilità del primo.

A norma dell’art. 4, comma 1, del Regolamento regionale (D.P.Reg 309/1999), «Ciascun Direttore regionale o di Servizio autonomo o preposto alle strutture individuate a norma dell’articolo 26, comma 2, [cfr. strutture organizzative decentrate sul territorio a livello provinciale, oggi non

Descrizione delle tipologie di strutture dell’organigramma regionale. Rinvio al sito istituzionale regionale.

Descrizione delle Aree Organizzative Omogenee e individuazione dei Responsabili della gestione documentale.

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presenti] è responsabile della registrazione al protocollo e della conservazione dei documenti formati o ricevuti dalla propria struttura organizzativa».

Ne consegue che nell’attuale sistema organizzativo regionale il Direttore centrale, in qualità di responsabile AOO, è il Responsabile della gestione documentale previsto dalle Regole tecniche sul protocollo, sicché i ruoli funzionali di Direttore centrale, di responsabile AOO e di Responsabile della gestione documentale risultano coincidenti.

La funzione di Responsabile vicario della gestione documentale, prevista dall’articolo 3, comma 1, lettera b), delle Regole tecniche sul protocollo, conseguentemente, viene svolta dalla persona espressamente nominata dal Responsabile della gestione documentale ovvero, in mancanza, dal Dirigente sostituto, così come individuato dal “Regolamento di organizzazione dell'Amministrazione regionale e degli enti regionali” (DPReg. 27 agosto 2004, n.0277/Pres. e ss.mm.ii).

Di seguito sono riportate le informazioni relative alle AOO a cui si applica il presente Schema di Manuale: Direzione Generale, Ufficio di gabinetto e Ufficio stampa e comunicazione

AOO di riferimento Direzione Generale

Sede operativa (indirizzo/città-CAP): Piazza Dell’Unità D'Italia, 1 34121 Trieste

Responsabile dell’AOO Responsabile della gestione documentale

Direttore generale

Responsabile vicario della gestione documentale:

Andrea Presta

AOO di riferimento Ufficio di gabinetto



Capo di gabinetto


Dirigente sostituto ex art. 29 del Regolamento di organizzazione dell'Amministrazione regionale

AOO di riferimento Ufficio Stampa e comunicazione



Direttore dell’Ufficio Stampa e comunicazione


Dario Cociani

10. Unità Organizzative Responsabili (UOR)

Nell’Amministrazione regionale le Unità Organizzative Responsabili (UOR), previste dall’articolo 4 della L. 241/1990, sono uffici costituiti nell’ambito di ciascuna AOO, o servizio sotto ordinato, per lo svolgimento di specifici tipi di procedimento o per il compimento di determinate attività.

Alla UOR che, per disposizione normativa o regolamentare, debba trattare dati e documenti da tenere distinti rispetto ai documenti che transitano sul protocollo generale, può essere assegnato un registro di protocollo separato per le comunicazioni in arrivo e in partenza.

L’elenco delle UOR attive presso la Regione è disponibile sul sito istituzionale all’indirizzo:

http://www.regione.fvg.it Amministrazione Trasparente Organizzazione Articolazione degli uffici Organigramma

nel quale, per ogni unità, è riportato ogni dato di rilievo tra cui la declaratoria indicante i procedimenti e le attività di competenza, i nominativi dei relativi responsabili, i recapiti telefonici,

Definizione degli uffici che si occupano di un determinato tipo di procedimento o di affare all’interno della AOO.

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civici e telematici.

Nell’ambito della Direzione Generale è stato istituito l’Ufficio del “Responsabile della trasparenza e della prevenzione della corruzione dell'Amministrazione regionale” che costituisce una UOR per la specifica materia di cui alla legge 6 novembre 2012 n. 190. Tale UOR è dotata di un sistema di protocollo particolare (riservato) in ossequio a quanto stabilito dalla Delibera della Giunta regionale n. 1134 del 20 giugno 2014.

Denominazione UOR: Responsabile della trasparenza e della prevenzione dellacorruzione dell'Amministrazione regionale

AOO/Servizio da cui dipende: Direzione Generale

Sede (indirizzo/città-CAP): Piazza Dell’Unità D'Italia, 1 34121 Trieste

Telefono: 040 3773707

PEC istituzionale: [email protected]

Protocollo automatico SI

PEO istituzionale: [email protected] Protocollo automatico NO

Responsabile: Mauro Vigini

Ruolo: Direttore centrale per particolari funzioni

Responsabile sostituto: Dirigente sostituto ex art. 29 del Regolamento diorganizzazione dell'Amministrazione regionale

Procedimenti/attività di competenza: Attività e compiti individuati dall’articolo 43 del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, e ss.mm.ii., e dall’articolo 1, comma 7, della Legge 6 novembre 2012, n. 190,e ss.mm.ii.

11. Ufficio per l’Archivio e il Protocollo e postazioni operative (UdAP)

Presso ogni AOO è individuata almeno una specifica UOR che si occupa della gestione documentale, della tenuta del protocollo e degli archivi, svolgendo le attività previste dall’articolo 4 del Regolamento regionale e dall’articolo 61, comma 1, del Testo Unico come descritto al successivo punto 13.

Nel presente documento detta tipologia di unità - a prescindere dalla specifica nomenclatura, declaratoria o posizione gerarchica attribuita nell’ambito della AOO di competenza - è definita Ufficio per la tenuta dell’Archivio e del Protocollo (UdAP).

Da un punto di vista funzionale un UdAP è organizzato nella forma di un ufficio a cui è preposto un responsabile con la qualifica di Posizione Organizzativa, oppure nella forma di una di Struttura Stabile, a cui è assegnato un Coordinatore (cfr. prospetto al punto 8).

A seconda delle funzioni espletate dalla AOO sul territorio regionale, ogni UdAP può avere diverse postazioni operative di protocollazione che, per le aree di loro competenza, gestiscono i flussi documentali in ingresso e in uscita, la protocollazione dei documenti e la tenuta dei relativi archivi.

Tali postazioni fanno capo all’unico UdAP della AOO con il quale condividono il medesimo regime di protocollazione anche mediante l’utilizzo dello stesso sistema di protocollo informatico. Quanto nel presente Schema di manuale è riferito all’UdAP, quindi, si intende parimenti riferito alle eventuali postazioni correlate.

All’UdAP è preposto un responsabile in possesso di idonei requisiti professionali maturati con esperienza nel ruolo o a seguito di specifici processi di formazione.

Nel manuale integrativo di struttura sono dettagliate le informazioni relative all’UdAP della AOO e alle eventuali postazioni operative di protocollazione, nonché ogni altra eventuale UOR dotata di protocollo separato.

Definizione degli uffici che si occupano della gestione del protocollo e dell’archivio per la AOO di appartenenza.

A cura del responsabile AOO

Indicare nel manuale di struttura la/le UOR-UdAP e le postazioni operative di protocollazione.

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COMPITI E RESPONSABILITA’

A seguire sono elencati, in forma sintetica, i compiti e le responsabilità delle principali figure attive nell’ambito della gestione del sistema di protocollo, dell’archiviazione e della conservazione.

La lettura comparativa delle norme, di seguito articolata, rappresenta un estratto coordinato delle disposizioni regionali (Regolamento regionale) e statali (Testo Unico), concernenti l’individuazione di responsabilità e l’affidamento di compiti dei soggetti sopra indicati; con la finalità di fornire indicazioni generali in relazione a determinate norme di legge; essa pertanto non costituisce un testo sostitutivo delle medesime norme richiamate.

Gli specifici obblighi e responsabilità, oggetto del presente punto, restano dunque disciplinati dalla normativa vigente.

12. Attribuzioni dei responsabili delle Aree Organizzative Omogenee

Il Responsabile AOO, in quanto Responsabile della gestione documentale per la propria struttura, detta le direttive all’UdAP, in coerenza con quanto previsto nel presente Schema di manuale, per la corretta applicazione delle procedure di registrazione al protocollo e per la conservazione dei documenti ivi formati o ricevuti.

In particolare:

1. individua il responsabile dell’UdAP a cui affida il coordinamento delle attività per la tenuta dell’archivio e per le operazioni di registrazione al protocollo, classificazione, conservazione e scarto di tutti i documenti formati o ricevuti (articolo 4, comma 2, lett. «b» del Regolamento regionale);

2. impartisce al responsabile d’archivio ogni direttiva necessaria per l’esecuzione dei compiti relativi alla tenuta del sistema di gestione dei documenti ai sensi dell’articolo 61, comma 3, del Testo Unico e del regolamento regionale, in coerenza con le misure di coordinamento della Regione in materia documentale, tenuta del protocollo, archiviazione, conservazione, e sicurezza nella gestione dei documenti (art. 4, comma 1, lett. «c» delle Regole tecniche sul protocollo);

3. predispone, adotta ed aggiorna, sentito il responsabile dell’UdAP, il manuale integrativo di

struttura, disponendone la pubblicazione sul sito istituzionale della Regione;

4. elabora, sentito il responsabile dell’UdAP, una proposta di dettaglio per la razionalizzazione del sistema di gestione documentale per la propria AOO, con specificazione dei relativi tempi, modalità e misure organizzative in coerenza con il dettato delle Regole tecniche sul protocollo (art. 4, comma 1, lett. «b» delle Regole tecniche sul protocollo) ed in coerenza con le misure di coordinamento della Regione in materia documentale, tenuta del protocollo, archiviazione, conservazione, e sicurezza nella gestione dei documenti.

Con il supporto del responsabile dell’UdAP, inoltre:

5. vigila sull’applicazione, da parte degli addetti della propria AOO, delle disposizioni vigenti in materia di protocollazione, gestione e archiviazione documentale, (articolo 4, comma 2, lett. «a» del Regolamento regionale);

6. vigila sul corretto svolgimento delle procedure di trasferimento dei documenti e dei

fascicoli nel sistema di conservazione secondo l’organizzazione adottata dall’Amministrazione regionale, e stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, i tempi in cui questi devono essere versati in conservazione (art. 11 e art. 15 delle Regole tecniche sui documenti);

7. vigila sul rispetto del piano della sicurezza informatica relativo alla formazione, alla

Doveri del responsabile AOO per la gestione documentale, la protocollazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti.

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gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici, e sul rispetto delle misure poste a tutela della riservatezza dei documenti e dei dati personali.

13. Attribuzioni del responsabile UdAP

Il responsabile UdAP supporta il responsabile AOO nei compiti indicati al precedente punto e coordina, su indicazione dello stesso, le attività per la tenuta dell’archivio e per le operazioni di registrazione al protocollo, classificazione, conservazione e scarto di tutti i documenti formati o ricevuti dalla struttura.

In particolare, a titolo esemplificativo, fermo restando quanto espressamente previsto dalle norme vigenti a cui si rinvia, il responsabile UdAP:

1. coordina - secondo quanto indicato nel manuale integrativo di struttura e su indirizzo del responsabile della AOO - gli adempimenti attribuiti agli addetti alla registrazione ed archiviazione dei documenti nella struttura di appartenenza, tenuto conto, ove possibile, delle indicazioni fornite dai responsabili dei singoli procedimenti amministrativi (art. 4, comma 3, lett. «a» del Regolamento regionale);

2. vigila sulla corretta applicazione delle prescrizioni contenute in questo Schema di manuale, da parte degli addetti dell’UdAP e delle postazioni operative di protocollazione, e garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle norme vigenti in materia (art. 61, comma 3, lettere «b» e «h» del Testo Unico; art. 4 comma 3 lett. «b» del Regolamento regionale);

3. vigila sulla corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo (art. 61 comma 3 lettera «c» del Testo Unico; art. 4 comma 3 lett. «c» del Regolamento regionale);

4. garantisce il buon funzionamento del sistema informativo, degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo e di gestione dei documenti, provvedendo, nei casi di guasti o anomalie del sistema informativo, alla pronta attivazione del personale addetto al ripristino e manutenzione del medesimo, adottando ogni misura necessaria atta a ripristinare il sistema entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile (art. 4 comma 3 lett. «d» del Regolamento regionale; art. 61 comma 3 lettera «d» del Testo Unico);

5. garantisce, su direttiva del responsabile AOO, l’accesso esterno ai documenti amministrativi (art. 59 Testo Unico), l’accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni (art. 60 Testo Unico), il corretto svolgimento dell’attività di gestione degli archivi inerenti al trasferimento dei documenti all’archivio di deposito (art. 67 Testo Unico), la conservazione degli archivi (art. 60 Testo Unico) e la formazione e gestione degli archivi storici (art. 69 Testo Unico);

6. attribuisce, su indicazione del Responsabile AOO, il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni (art. 61, comma 3, lett. «a» del Testo Unico);

7. vigila sulla conservazione dei supporti contenenti le informazioni di protocollo e di gestione documentale, incluse quelle relative al registro di emergenza, di cui agli articoli 62 “Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema” e 63 “Registro di emergenza” del Testo Unico (art. 61 comma 3, lettera «e» del Testo Unico; art. 4 comma 3 lett. «e» ed art. 7 del Regolamento regionale) in luoghi sicuri e diversi da quello in cui è presente il sistema di protocollo;

8. provvede alle operazioni connesse allo scarto dei documenti (art. 4 comma 3 lett. «f», art. 20 e art. 21 del Regolamento regionale);

Compiti del responsabile dell’Ufficio per l’Archivio e il protocollo.

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9. provvede alle operazioni di annullamento di cui all'articolo 54 del Testo Unico e dall’articolo 12 del Regolamento regionale (art. 61 comma 3 lettera «g» del Testo Unico; art. 12 del Regolamento regionale) previa autorizzazione del responsabile AOO sentito il responsabile del procedimento;

10. predispone un apposito registro d’emergenza temporaneamente sostitutivo del sistema informatico in caso di indisponibilità di quest’ultimo (art. 11 comma 1 del Regolamento; art. 63 del Testo Unico);

Per quant’altro non contemplato nel presente punto si rinvia alle norme dettate dalle Regole tecniche sul protocollo, dal Regolamento regionale, e dal Testo Unico in materia di documentazione amministrativa.

14. UdAP della AOO funzionale “Direzione generale”

Presso la Direzione generale delle Ragione, opera l’UdAP “Direzione generale” per la gestione dell'archivio e del protocollo della direzione generale, dell'ufficio di gabinetto e dell'ufficio stampa e comunicazione e per il coordinamento sull'applicazione del codice dell'amministrazione digitale.

Benché le summenzionate strutture costituiscano AOO distinte, dotate di proprie competenze e propria autonomia amministrativa, sotto il profilo della gestione documentale sono unitariamente servite dall’unico UdAP incardinato presso la Direzione generale, di seguito descritta:

Denominazione: Struttura stabile per la gestione dell’archivio e delprotocollo della Direzione generale, dell’Ufficio diGabinetto e dell’Ufficio stampa e comunicazione e per ilcoordinamento sull’applicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale e degli archivi regionali

AOO/Servizio da cui dipende: Servizio sistemi informativi ed e-government

Sede (indirizzo/città-CAP): Piazza Dell’Unità D'Italia, 1 34121 Trieste

Telefono: 0403774278 Fax: 0403774279

PEC istituzionale: [email protected]


PEO istituzionale: [email protected]

Protocollo automatico NO

Altro indirizzo email istituzionale: [email protected]


Responsabile: Cristina Palumbo

Responsabile sostituto: Roberta Colautti

L’UAP della Direzione generale altresì svolge, a supporto del coordinamento espletato dalla struttura di vertice, le seguenti attività:

1. raccogliere eventuali proposte di modifica inerenti alle materie oggetto del presente Manuale di gestione, provenienti dalle AOO regionali, al fine di costituire una base esperienziale comune da sottoporre al Gruppo di lavoro indicato in premessa;

2. coadiuvare la Direzione generale nel supportare gli uffici regionali per la corretta applicazione delle indicazioni contenute nel presente Schema di manuale e favorire l’interscambio informativo tra le diverse AOO regionali in materia di gestione documentale, protocollo e archiviazione.

AOO funzionale della Direzione generale.

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15. Manuale integrativo di struttura

Ciascuna AOO si dota di un proprio manuale integrativo di struttura predisposto, con il supporto del responsabile dell’UdAP, dal responsabile della AOO che lo adotta con proprio decreto.

Il manuale integrativo di struttura recepisce le indicazioni presenti in questo documento e fornisce ulteriori indicazioni sulla realtà organizzativa ed operativa della AOO e sulle determinazioni adottate dal relativo responsabile per le attività di propria competenza.

Con l’adozione del manuale integrativo di struttura, il Responsabile AOO descrive:

1. l’UdAP della AOO con indicazione della denominazione e della declaratoria nonché eventuali postazioni operative di protocollazione ed eventuali UOR, diverse dall’UdAP, costituite all’interno della AOO con specificazione delle attività o dei procedimenti ad esse assegnati (art. 5, comma 2, lett. «i» delle Regole tecniche sul protocollo);

2. il responsabile dell’UdAP e il suo sostituto (art. 4, comma 2, lett. «b» del Regolamento regionale);

3. le informazioni e i documenti da sottoporre a registrazione particolare di protocollo, con descrizione del contesto operativo, delle modalità di trattamento e dei metadati aggiuntivi associati (art. 9, comma 2, del Regolamento regionale; art. 5, comma 2, lett. «k» ed «e» delle Regole tecniche sul protocollo; art. 3, comma 9, e art. 9, comma 7, delle Regole tecniche sui documenti);

4. particolari tipologie documentali escluse dalla registrazione di protocollo, diverse o ulteriori rispetto alle tipologie individuate al punto 45 del presente Schema di manuale (art. 8, comma 6, del Regolamento regionale; art. 5, comma 2, lett. «j» delle Regole tecniche sul protocollo);

5. i registri particolari per il trattamento di registrazioni informatiche, albi, elenchi e raccolte di dati concernenti stati, qualità personali e fatti realizzati su supporto informatico (art. 5, comma 2, lett. «l» delle Regole tecniche sul protocollo);

6. i documenti da non assoggettare allo scarto (art. 18, comma 1, e art. 19, comma 2, del

Regolamento regionale; art. 5, comma 2, lett. «m» delle Regole tecniche sul protocollo);

7. il titolario di classificazione dei documenti di competenza della AOO, con indicazione degli elementi richiesti dalle Regole tecniche sul protocollo (art. 14, comma 3, del Regolamento regionale; art. 5, comma 2, lett. «m» delle Regole tecniche sul protocollo);

8. le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e alle aggregazioni documentali informatiche, eventuali metadati aggiuntivi ad essi associati e l’indicazione del corrispondente repertorio dei fascicoli (art. 5 comma 2 lett. «h» delle Regole tecniche sul protocollo; artt. 13 e 14 delle regole tecniche sui documenti; art. 15, comma 4, ed art. 16, comma 2, del Regolamento regionale);

9. le modalità di consultazione del sistema informatico da parte del personale addetto all’istruttoria dei procedimenti amministrativi e le modalità di assegnazione e revoca delle abilitazioni all’accesso e alla consultazione del sistema (art. 6, comma 1, del Regolamento regionale);

L’allegato “Schema per la redazione del manuale integrativo di struttura” (cfr. Allegato n. 2), fornisce una cornice indicativa volta a sintetizzare e organizzare, in coerenza con questo documento, le informazioni e le procedure descritte nel manuale integrativo di struttura.

Il manuale integrativo di struttura, il cui contenuto è definito dalle Regole tecniche sul protocollo di cui al DPCM 3 dicembre 2013, recepisce questo Schema di manuale per le procedure e le informazioni qui già descritte.

Contenuto del manuale di struttura.

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Le modalità di modifica del manuale integrativo di struttura sono le stesse previste per la sua approvazione. Un’eventuale modifica dello Schema di manuale della Regione non comporta la revisione e l’aggiornamento del manuale integrativo di struttura.

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INDIRIZZI PER LE COMUNICAZIONI

16. Recapiti telematici delle strutture amministrative regionali

L’indirizzo di posta elettronica istituzionale di ciascuna AOO costituisce il suo recapito virtuale ed è utilizzato per la corrispondenza e la trasmissione di documenti sia in arrivo che in partenza.

Presso ogni AOO sono in uso tre tipi di indirizzi elettronici:

PEC istituzionale – Posta Elettronica Certificata istituzionale della struttura (es. Direzione centrale) o di un ufficio identificato al suo interno come UOR e che tratta quindi un unico procedimento (in quest’ultimo caso trattasi di PEC dedicata). La PEC è utilizzata per le trasmissioni che necessitano di una ricevuta formale (informatica) di avvenuta consegna. Un documento firmato digitalmente, trasmesso a mezzo PEC su altra PEC, si considera notificato ad ogni effetto di legge. La PEC è agganciata al SdP per la registrazione delle comunicazioni in ingresso e in uscita. L’articolo 1 comma 1-ter del CAD, come introdotto dall’art.1 del D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179, in conformità alle disposizioni del regolamento eIDAS (Regolamento UE n° 910/2014), equipara alla PEC anche altri eventuali servizi elettronici di recapito certificato.

PEO istituzionale – Posta Elettronica Ordinaria istituzionale della struttura (es. Direzione centrale) o di un ufficio identificato al suo interno come UOR e che tratta quindi un unico procedimento (in quest’ultimo caso trattasi di PEO dedicata). La PEO rappresenta il principale strumento di comunicazione all’interno e all’esterno dell’Amministrazione regionale; è utilizzata principalmente per le trasmissioni che non necessitano di una formale ricevuta di consegna. La PEO può essere agganciata al SdP per la registrazione delle comunicazioni in ingresso e in uscita.

PEO personale – Posta Elettronica Ordinaria personale assegnata a ciascun dipendente della struttura. Ogni dipendente, ancorché non dotato di postazione informatica, è dotato di una casella di posta elettronica personale in attuazione di quanto previsto dalla Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie 18 novembre 2005 sull'impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. L’utilizzo delle PEO personali è limitato ad attività informali tra dipendenti e allo svolgimento delle attività d’ufficio.

Ogni AOO è titolare di almeno una casella istituzionale di posta elettronica certificata (PEC) e di almeno una casella istituzionale di posta elettronica ordinaria (PEO). Gli indirizzi PEC e PEO sono controllati, almeno una volta al giorno, dagli incaricati della struttura che operano su indicazione del relativo responsabile.

L’elenco completo degli indirizzi civici, telematici e telefonici dell’Amministrazione regionale è consultabile sul sito istituzionale dell’Amministrazione regionale.

17. Accreditamento IPA dell’Amministrazione regionale

Gli indirizzi di posta elettronica certificata e ogni altra informazione inerente alle AOO regionali, sono reperibili, oltre che sul sito istituzionale della Regione, anche sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (iPA) all’attuale indirizzo http://indicepa.gov.it, ove l’Amministrazione regionale è accreditata. La consultazione degli indirizzi è libera.

Ai fini dell’accreditamento, la Regione ha fornito tutte le informazioni relative alle proprie strutture e all’articolazione delle stesse, assegnando a ciascuna un determinato codice identificativo.

La Regione aggiorna tempestivamente l’iPA delle proprie strutture comunicando all’iPA ogni eventuale modifica delle proprie strutture o dei propri indirizzi istituzionali e la data in cui la modifica stessa sarà operativa, impegnandosi a garantire l'affidabilità dell'indirizzi di posta elettronica e di ogni altro riferimento pubblicato.

Organizzazione dei recapiti telematici della Regione.

Accreditamento IPA e pubblicità degli indirizzi.

A cura del Responsabile AOO

Comunicare con tempestività ogni evento inerente l’attivazione, la cessazione o la funzionalità delle proprie caselle di posta elettronica istituzionale.

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Ai fini di tale aggiornamento, ciascun responsabile AOO comunica all’UdAP della Direzione generale ogni eventuale modifica, cessazione o attivazione di un nuovo indirizzo di posta elettronica certificata o ordinaria istituzionale nell’ambito della propria struttura.

18. Recapiti telematici privati: di cittadini, professionisti e imprese

La normativa vigente in materia di amministrazione digitale assegna alla posta elettronica certificata la funzione di strumento privilegiato per le comunicazioni formali tra imprese, professionisti, cittadini e pubblica amministrazione.

L’utilizzo della posta elettronica certificata costituisce, per imprese e professionisti, un obbligo (ai sensi dell’art. 5-bis del CAD) e per i cittadini una possibilità (ai sensi dell’art. 3-bis del CAD), assolvendo dunque ad una funzione comunicativa e di notifica valida ad ogni effetto di legge.

Nel rapporto tra privati cittadini e pubblica amministrazione, tuttavia, assume rilievo giuridico anche la posta elettronica privata del cittadino il cui uso, soprattutto se espressamente previsto nell’ambito del singolo procedimento, può risultare uno strumento di comunicazione valido anche ai fini amministrativi (a tal fine, ad esempio, si richiama il disposto dell’articolo 38 del Testo Unico, ex D.P.R. 445/2000, per l’inoltro alla pubblica amministrazione di istanze e dichiarazioni per via telematica).

Per tale ragione son considerati validi canali di comunicazione in arrivo anche gli indirizzi di posta elettronica con cui cittadini, imprese e professionisti interagiscono con l’Amministrazione regionale. Si individuano quindi:

la PEO privata del cittadino: la posta elettronica ordinaria per l’effettuazione delle comunicazioni rilevanti ai fini amministrativi ai sensi dell’articolo 38 del Testo Unico;

la PEC privata del cittadino: la posta elettronica certificata che il cittadino comunica all’amministrazione come proprio domicilio digitale ai sensi dell’articolo 3-bis del CAD;

le PEC delle imprese e dei professionisti: la posta elettronica certificata di cui imprese e professionisti devono dotarsi per l’esercizio della propria attività nei confronti della pubblica amministrazione ai sensi dell’articolo 5-bis e dell’articolo 6 del CAD.

ogni altro servizio elettronico di recapito certificato: l’articolo 1 comma 1-ter del CAD, come introdotto dall’art.1 del D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179, in conformità alle disposizioni del regolamento eIDAS (Regolamento UE n° 910/2014), equipara alla PEC anche altri eventuali servizi elettronici di recapito certificato.

Al fine di coordinare la memorizzazione delle informazioni anagrafiche, il database delle anagrafiche del protocollo è unico a livello regionale e viene gestito dall’UdAP della Direzione generale, che svolge il ruolo di coordinatore del processo di razionalizzazione delle anagrafiche esistenti, in collaborazione che le UdAP istituite presso ciascuna AOO. L’abilitazione all’inserimento in anagrafica di un nuovo destinatario o indirizzo PEC o PEO è assegnata al responsabile UdAP di ciascuna AOO e agli operatori da lui eventualmente delegati, sotto la sua responsabilità; un nuovo inserimento deve essere preceduto da un’attenta verifica delle anagrafiche già esistenti.

Ciascun responsabile UdAP deve comunicare all’indirizzo [email protected] i nominativi degli operatori abilitati all’inserimento di nuove anagrafiche.

Gli indirizzi acquisiti da ciascuna AOO nello svolgimento delle proprie funzioni sono trattati nel pieno rispetto dei principi di riservatezza di cui al Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”).

Rilevanza degli indirizzi esterni all’amministrazione nell’ambito del procedimento amministrativo.

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SECONDA PARTE – REGOLE OPERATIVE

PRODUZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE

DOCUMENTI OGGETTO DI GESTIONE DOCUMENTALE

19. Premessa generale

Nel sistema di gestione documentale transitano tanto documenti aventi uno specifico valore amministrativo, ossia documenti di origine privatistica o pubblicistica apprezzabili per lo svolgimento dell’attività amministrativa dell’ente destinatario, quanto documenti privi di tale valore.

Compito di un sistema di gestione documentale è tener traccia di tutti i documenti che entrano nella sfera di attività della pubblica amministrazione, a prescindere dal loro valore intrinseco o dal loro effettivo impiego in ambito procedimentale; parallelamente, compito di un sistema di protocollo è attestare la ricezione di un determinato documento e, conseguentemente, attestarne l’esistenza nell’ambito delle attività di competenza dell’amministrazione destinataria.

Da un punto di vista organizzativo, il sistema di protocollo è una parte del sistema di gestione documentale, che non si concretizza soltanto un’infrastruttura tecnologica, ma in un insieme di relazioni anche fisiche, giuridiche e umane che lega fra loro i componenti di un’organizzazione. Inoltre, al di là della funzione giuridico-probatoria, il protocollo assolve a un’importante funzione gestionale, di reperimento e primo ordinamento cronologico della documentazione.

In Regione, il sistema di gestione documentale e di protocollo risultano dunque fusi nel SdP “GIFRA - Gestione Integrata Flussi e Registrazione Atti”, che gestisce – per i documenti protocollati – le due funzioni essenziali concettualmente distinte: la dinamica dei documenti in arrivo e in partenza, e la attestazione del momento in cui il documento assume rilievo, ai fini di legge, nel contesto amministrativo di riferimento.

A tal fine, è opportuno effettuare le seguenti distinzioni preliminari in ordine alla natura e alle caratteristiche delle principali fattispecie di documenti trattati.

20. Documento amministrativo

La nozione di documento amministrativo assume diverse definizioni (comunque coerenti) in relazione al contesto normativo di riferimento.

Dalla legge nazionale sul procedimento amministrativo, il documento amministrativo è definito come «ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale» (cfr. art 22, comma 1, lett. «d» della legge 7 agosto 1990 n. 241).

Con espressione di analogo tenore, il testo unico sulla documentazione amministrativa lo definisce come «ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa» (cfr. art. 1 lett. «a» del DPR 445/2000).

Il Regolamento regionale qualifica il documento amministrativo, da un punto terminologico, semplicemente come «documento», definendolo «ogni rappresentazione rilevante ai fini delle competenze esercitate indipendentemente dal tipo e dalla qualità del supporto utilizzato» (cfr. art. 2 lett. c del Regolamento).

Rapporto tra sistema di gestione documentale e sistema di protocollo.

Documento, rilevante ai fini amministrativi, avente valore giuridico-probatorio.

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Questo Schema di manuale, in conformità al Regolamento regionale, adotta per semplicità descrittiva, quest’ultima impostazione, senza tuttavia disconoscere la valenza definitoria delle precedenti e, in genere, di quelle contenute nei testi normativi vigenti.

Dal punto di vista del concreto supporto scrittorio in cui è rinvenibile l’informazione, il documento costituisce l’entità, materiale o digitale, in cui, e attraverso cui, è registrata, rappresentata e conservata - in forma testuale o audiovisiva - la memoria di un’informazione giuridicamente rilevante nell’ambito di una determinata attività amministrativa.

Tutti i documenti a carattere amministrativo, a prescindere dal supporto scrittorio utilizzato o dal produttore, sono gestiti all’interno del sistema informativo documentale e sono oggetto di registrazione di protocollo.

21. Documento non amministrativo

Il documento a carattere non amministrativo è, specularmente, la rappresentazione di qualunque tipo di informazione non rilevante per il compimento di un’attività amministrativa (es. lettere di cortesia, note augurali, comunicazioni ed informative di carattere generale, articoli della stampa, etc.).

Questo genere di documento trova comunque collocazione all’interno del sistema di gestione documentale posto che l’Amministrazione, di fatto, è destinataria di comunicazioni o documenti anche privi di valore giuridico-probatorio o procedimentale come ad esempio, riviste, giornali, inviti ed altro, rivolti tanto al personale interno quanto ai responsabili delle strutture.

La tipologia dei documenti sopra indicati, che costituisce un riflesso a-giuridico ed a-procedimentale della realtà amministrativa operante, può trovare spazio nel sistema informativo dell’amministrazione a livello puramente gestionale ma non trova spazio anche a livello giuridico-probatorio o procedimentale non implicando quindi obblighi di sottoscrizione, protocollazione, archiviazione e conservazione.

22. Supporto scrittorio del documento

L’amministrazione tratta, sia in arrivo che in partenza, documenti formati su due tipi di supporto scrittorio: quello analogico e quello digitale, ognuno dei quali presenta diverse modalità di gestione, protocollazione e archiviazione, oltre ad alcune differenze rilevanti soprattutto nella formazione degli originali e delle copie.

23. Documento analogico

Il documento analogico è l’oggetto fisico contenente la «rappresentazione non-informatica di atti, fatti o dati, giuridicamente rilevanti» prodotta o acquisita dall’Amministrazione (cfr. art. 1, lett. p-bis, CAD).

Il termine analogico richiama la materialità del supporto su cui l’informazione è rappresentata e qualifica la registrazione dell’informazione come un’attività risultante da un processo di elaborazione di matrice fisica: scrittura su carta, registrazione audio su nastro magnetico, cattura di immagini o di video su pellicola, stampa di immagini su materiale fotografico, e così via dicendo (ad esempio, quando l’informazione è riportata su carta – scritta manualmente o stampata – essa è contenuta su supporto analogico di tipo cartaceo, formando dunque un documento cartaceo).

24. Segue: caratteri distintivi dell’originale analogico (cartaceo)

Un documento cartaceo è un tipo di documento analogico. L’originale del documento cartaceo

Documento irrilevante ai fini amministrativi perché carente di valore giuridico/probatorio.

Materia atta a contenere e rappresentare informazioni.

Elementi che qualificano un documento amministrativo cartaceo come originale.

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è il documento nella sua redazione definitiva, autentico, e completo di ogni requisito di validità formale e sostanziale per la produzione degli effetti giuridici ad esso legati, inclusa la registrazione di protocollo.

Di norma, ogni documento cartaceo è redatto in due esemplari originali: l’originale (in senso stretto) e la minuta. L’originale è destinato alla trasmissione; la minuta è il documento originale che rimane agli atti interni dell’ufficio competente. Nel caso di un documento in arrivo, l’Amministrazione regionale acquisisce un originale; nel caso di un documento in partenza trasmette l’originale e ne conserva la relativa minuta.

L’originale e la minuta presentano i medesimi requisiti di autenticità e validità formale e sostanziale, inclusa la sottoscrizione autografa del responsabile.

Nell’uso corrente, per riferirsi al documento cartaceo si usa impropriamente il sinonimo di documento analogico, per contrapposizione al concetto di documento informatico, sebbene, come detto, l’aggettivo «analogico» non abbia una corrispondenza esclusiva con l’aggettivo «cartaceo» in quanto il primo contempla una varietà di fattispecie molto più ampia inclusiva, ad esempio, di supporti di tipo audiovisivo.

25. Documento informatico

Il documento informatico è il «documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati, giuridicamente rilevanti» (cfr. art. 1, lett. p) CAD), ossia l’oggetto digitale prodotto o acquisito dall’Amministrazione su supporto informatico.

Il documento informatico è costituito da una sequenza di dati binari (c.d. “file”) (come ad esempio .pdf; .doc, .jpeg, .TIF, e così via).

In quanto oggetto digitale, il documento informatico non è tangibile, è accessibile esclusivamente attraverso un sistema elettronico idoneo ad interpretare le informazioni in esso contenute ed esiste in quanto memorizzato su un supporto elettronico adatto a contenerlo.

26. Segue: caratteri distintivi dell’originale informatico

L’originale del documento informatico è, analogamente al cartaceo, il documento nella sua redazione definitiva, autentico, e completo di ogni requisito di validità formale e sostanziale per la produzione degli effetti giuridici ad esso legati, inclusa la registrazione di protocollo.

Un originale informatico deve possedere requisiti di immodificabilità e integrità tali da consentirne il trattamento, la gestione e la conservazione mantenendone intatta l’entità digitale. A tal fine, le Regole tecniche sui documenti di cui al DPCM 13 novembre 2014 dettano disposizioni per la formazione dei documenti informatici con procedure e strumenti idonei a garantirne l’immodificabilità e la integrità. Sull’argomento si rinvia a quanto descritto al successivo punto 28 e seguenti.

Diversamente dall’originale cartaceo non è possibile distinguere un originale informatico e una sua minuta, posto che un secondo esemplare dell’originale informatico (propriamente definito “duplicato”) è a sua volta un originale esattamente identico a quello da cui deriva.

Nel caso di un documento in arrivo, l’Amministrazione regionale acquisisce l’originale informatico; nel caso di un documento in partenza ne conserva una copia identica all’originale chiamata “duplicato”.

Informazione contenuta in memorie digitali, accessibile tramite sistema elettronico.

Elementi che qualificano un documento amministrativo informatico come originale.

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STRUMENTI E MODALITA’ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

27. Modalità di formazione dei documenti cartacei

Nell’attuale fase di transito verso la dematerializzazione e digitalizzazione dell’attività amministrativa, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto, è consentita soltanto se strettamente necessaria in relazione all’attività svolta.

Quando risulti imprescindibile l’utilizzo del supporto cartaceo, l’Amministrazione regionale forma i propri originali mediante l'utilizzo di strumenti informatici per la produzione del testo o di altro contenuto grafico. Il documento così prodotto è quindi stampato su carta prima di essere soggetto alle ordinarie procedure di perfezionamento e registrazione di protocollo, se richiesta.

Ogni documento cartaceo che abbia rilevanza giuridico-probatoria, di norma, è redatto in originale e minuta prima di essere protocollato. La minuta può essere corredata dalle sigle degli estensori ed è conservata nel fascicolo del relativo procedimento. L’originale del documento acquisisce un numero di protocollo generato dal SdP; questo numero è visualizzato, attraverso segnatura, sul frontespizio del documento stesso.

Un originale cartaceo acquista piena validità giuridica quando è prodotto in esito ad una regolare procedura di formazione e validazione, risultando completo di ogni elemento formale idoneo a conferirgli efficacia e a ricondurlo ad un centro di responsabilità amministrativa (es. la sottoscrizione autografa da parte del responsabile o dei responsabili, l’apposizione delle eventuali sigle degli estensori, l’identificazione dell’ufficio di provenienza mediante l’utilizzo di appositi timbri, etc.), inclusa la registrazione di protocollo che ne sancisce l’esistenza ai fini giuridici e amministrativi.

28. Modalità di formazione dei documenti informatici

L’Amministrazione regionale predispone i propri originali informatici a norma dell’articolo 40 del CAD, e ne cura la gestione conformemente a quanto previsto dal Codice e dagli articoli 3 e 9 delle Regole tecniche sui documenti adottate con DPCM 13 novembre 2014.

L’originale informatico risulta dunque correttamente formato quando possiede le caratteristiche della immodificabilità e dell’integrità risultando idoneo: a) a non subire, una volta perfezionato, variazioni o modifiche occulte; b) a costituire un’entità unica e non scomponibile, secondo quanto previsto dall’articolo 3 delle Regole tecniche sui documenti.

L’originale informatico acquista piena validità giuridica quando prodotto in esito ad una regolare procedura di formazione e approvazione e risulti quindi completo di ogni elemento, intrinseco ed estrinseco, che ne conferisca efficacia e consenta di imputarlo ad un determinato centro di responsabilità amministrativa.

L’originale informatico, perfezionato con un valido tipo di sottoscrizione elettronica (es. firma digitale) del responsabile, è successivamente acquisito al sistema di gestione documentale contestualmente alla registrazione di protocollo.

Nei punti seguenti si illustrano le modalità di formazione dei documenti informatici secondo la suddivisione prevista dalle citate Regole tecniche sui documenti. Il manuale integrativo di struttura riporta l’indicazione di eventuali strumenti specifici e particolari modalità di produzione dei documenti informatici in uso presso la relativa AOO.

L’articolo 3 delle succitate regole tecniche, a cui si rinvia, definisce, per ciascuna modalità di formazione del documento informatico, gli elementi e le procedure che conferiscono al documento le caratteristiche di immodificabilità e integrità. Fermo restando quanto previsto da tali regole tecniche, alla cui disciplina sostanziale si rimanda, si forniscono a seguire alcune indicazioni operative.

Descrizione sintetica sulla formazione dei documenti cartacei.

Formazione dei documenti informatici, validità giuridica e modalità di formazione.

Un originale informatico assume validità giuridica dopo essere stato correttamente formato, validato e sottoposto a registrazione.


Riportare nel manuale di struttura eventuali strumenti informatici e modalità specifiche per la produzione dei documenti informatici in uso presso la AOO.

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29. Redazione dei documenti mediante strumenti informatici

L’articolo 3, comma 1, lettera «a», delle Regole tecniche sui documenti prevede, come modalità di formazione documentale la «Redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software».

I documenti informatici vengono normalmente redatti mediante strumenti di produttività individuale, coerentemente con le indicazioni fornite dal Servizio sistemi informativi ed e-government della Regione.

In ogni postazione di lavoro è presente uno o più software di produttività per la realizzazione di documenti informatici nei formati proprietari e open più diffusi. Sono presenti anche software per la composizione e la trasmissione della posta elettronica.

Prima di essere sottoposti alla firma del responsabile ed essere protocollati, i documenti prodotti devono assumere, eventualmente tramite un processo di conversione, il formato .PDF o un formato coerente con quanto disposto dal DPCM 13 novembre 2014, Allegato 2.

Possono fare eccezione a tale processo di conversione i documenti la cui fruizione da parte dei destinatari potrebbe essere compromessa dal processo di conversione medesimo e il cui utilizzo è condizionato al mantenimento del formato originale (a titolo di esempio possono essere citati fogli Excel).

In fase di conservazione, il processo prevede l’esecuzione di controlli sui formati. Nel caso in cui sia riscontrata la presenza di documenti informatici prodotti in formati non ammessi (ai sensi del citato DPCM 13 novembre 2014, Allegato 2) viene rilevata una “anomalia”; questa è tempestivamente comunicata al Responsabile della Conservazione della Regione che indica al gestore della conservazione le relative modalità di risoluzione.

30. Documento redatto con software: immodificabilità e integrità

A norma dell’articolo 3, comma 4, delle Regole tecniche sui documenti, nel caso di documento informatico formato tramite l'utilizzo di appositi strumenti software le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni.

30.1. Segue: sottoscrizione con firma digitale, qualificata o avanzata

La sottoscrizione digitale dei documenti informatici – ove prevista come requisito per la validità del documento e la conseguente produzione di effetti – è ottenuta con l'utilizzo di un sistema che assicura il corretto svolgimento del processo di sottoscrizione e la univoca attribuzione della firma al suo titolare, conformemente alle vigenti disposizioni di legge e alle relative regole tecniche.

La sottoscrizione può avvenire all'interno del SdP che consente la conversione del documento, se necessario, in un formato idoneo alla firma e alla conservazione. Il processo di firma è svolto nel rispetto delle norme tecniche di riferimento e della normativa vigente (art.4 DPCM 22 febbraio 2013).

In particolare, al momento, la Regione adotta i seguenti formati di sottoscrizione digitale secondo quanto previsto all’art. 21 della deliberazione del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione n. 45 del 21 maggio 2009 e ss.mm.:

CMS Advanced Electronic Signatures CAdES in conformità alle specifiche ETSI TS 101 733; PDF Advanced Electronic Signature PAdES in conformità alle specifiche ETSI TS 102 778; XML Advanced Electronic Signatures XAdES in conformità alle specifiche ETSI TS 101 903;

L’apposizione della firma digitale avviene mediante utilizzo di dispositivi sicuri per la generazione delle firme di cui all’art. 35 del Codice, nominativamente assegnati a ciascun Responsabile AOO o del procedimento conformemente a quanto previsto dalle Regole tecniche sul protocollo ed alle norme generalmente riconosciute a livello internazionale.

Formazione del documento mediante utilizzo di software per la composizione del testo.

Trattamento e caratteristiche di integrità e immodificabilità del documento informatico predisposto mediante software.

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L'autorità di certificazione della firma digitale, di cui si avvale l'Amministrazione regionale, è iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Per particolari tipologie di affari o procedimenti è utilizzata la firma elettronica avanzata, secondo le prescrizioni dettate dal Titolo V del DPCM 22 febbraio 2013.

30.2. Segue: verifica della firma dell’originale informatico

Il SdP consente la verifica della firma digitale apposta al documento informatico, sia generato che acquisito.

Tale verifica avviene all’interno del SdP attraverso l’attivazione di specifiche funzionalità che consentono, in un unico passaggio:

1. l’apertura del documento e dell’eventuale busta virtuale che lo contiene

2. la verifica della validità del certificato di firma

3. la verifica della firma

In alternativa, la verifica della firma può essere conseguita mediante l’utilizzo di un qualsiasi software esterno al SdP che svolge le medesime funzioni di base sopra indicate, installato sulle postazioni dei dipendenti che lo richiedano.

30.3. Segue: apposizione di una validazione temporale

La validazione temporale è il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi. In particolare, al fine di verificare la validità del documento informatico e della firma elettronica ad esso apposta nel tempo (art. 62 DPCM 22 febbraio 2013), è possibile associare al documento un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del certificato utilizzato per la firma.

30.4. Segue: trasferimento a mezzo PEC con ricevuta completa

Il trasferimento di documenti a soggetti terzi rispetto alla AOO che li produce e trasmette avviene per mezzo della posta elettronica certificata.

Nel caso in cui la casella di posta elettronica destinataria della comunicazione sia di tipo certificato (PEC) viene, di norma, richiesto il rilascio di una ricevuta di avvenuta consegna, cosiddetta “completa” in quanto contiene al proprio interno la copia dell’intero messaggio di posta elettronica certificata consegnato, inclusivo di eventuali allegati.

Le ricevute rilasciate dai gestori di PEC vengono automaticamente associate alla registrazione di protocollo che ha attivato la trasmissione del messaggio, permettendo, in tal modo, la consultazione della copia dei documenti effettivamente trasmessi, di cui il sistema di PEC assicura l’integrità.

30.5. Segue: memorizzazione su sistemi di gestione documentale sicuri

I documenti protocollati vengono memorizzati nell’ambito del SdP che risponde alle politiche di sicurezza indicate nel Piano per la Sicurezza informatica documentale riportato nel presente Schema di manuale.

Per ogni documento informatico protocollato viene calcolata e memorizzata l’impronta informatica che permette di assicurarne l’integrità.

Verifica della firma dei documenti sottoscritti digitalmente.

Dopo l’apertura di un documento informatico, la validità di una firma avviene attraverso specifiche funzioni del SdP.

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30.6. Segue: versamento ad un sistema di conservazione

I documenti ricevuti o trasmessi tramite Posta Elettronica; i documenti firmati digitalmente ed archiviati nell’ambito del SdP sono versati al sistema di conservazione a norma secondo le modalità descritte nell’allegato “Classi Documentali” al manuale di conservazione della Regione, di cui all’Allegato n. 9.

30.7. Segue: registrazione del documento amministrativo

Il documento amministrativo, ai sensi dell’articolo 9, comma 5, delle Regole tecniche sui documenti, assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità di cui all'art. 3 delle medesime Regole tecniche (richiamate sinteticamente dal precedente punto 30.1 al punto 30.5), anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, repertori, albi, elenchi, archivi o raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti, secondo le modalità descritte in questo Schema di manuale.

31. Acquisizione del documento informatico e di copia informatica da analogico

L’articolo art. 3, comma 1, lettera «b», delle Regole tecniche sui documenti, prevede la seguente modalità di formazione documentale: «Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico».

Qualora, ai fini del procedimento, risulti necessario acquisire un documento dall’analogico a digitale, mantenendone il valore giuridico, si applicano le modalità operative stabilite dalle Regole tecniche sui documenti, articoli 4 e seguenti.

Il documento cartaceo di norma è dematerializzato in forma digitale. A tal fine l’UdAP procede alla scansione del documento cartaceo originale e all’immissione della relativa copia per immagine all’interno del SdP (cfr. anche punto 88). La dematerializzazione, così effettuata, comporta la creazione di una versione digitale del documento cartaceo dal valore giuridico di semplice copia, utile essenzialmente per una più agevole gestione e di un più facile reperimento del contenuto documentale.

Per le operazioni di acquisizione, ogni operatore si avvale di un dispositivo di scansione (in genere la fotocopiatrice condivisa in rete e posta al di fuori della singola stanza di ufficio).

32. Acquisizione di istanze, dichiarazioni e comunicazioni

L’Amministrazione regionale acquisisce, quali originali informatici validi ai fini procedimentali, le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni pervenute sulla PEC o sulle PEO istituzionali ai sensi del CAD (e in particolare degli articoli: 5-bis, relativo alle comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche; 40-bis, relativo alle comunicazioni pervenute su protocollo informatico; 65, relativo alle istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica), nonché recepiti attraverso sistemi di protocollazione informatica di cui al punto successivo.

Tali trasmissioni sono trattate come documenti di rilievo procedimentale, soggetti a protocollo informatico e gestiti all’interno del SdP.

33. Registrazione informatica di dati e informazioni

L’art. 3, comma 1, lettera «c», delle Regole tecniche sui documenti, prevede come modalità di formazione documentale la «Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente».

Formazione del documento mediante acquisizione o realizzazione di una copia informatica.

Formazione del documento mediante registrazione informatizzata di dati.

Grazie a servizi online, utenti esterni possono trasmettere dati che vanno a creare un documento in formato PDF, che è sottoposto a protocollazione automatica.

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L’Amministrazione regionale dispone di servizi online collegati ad un sistema automatico di protocollazione per consentire agli interessati esterni di produrre e trasmettere le istanze atte ad avviare i rispettivi procedimenti.

Al termine delle operazioni interattive con l’utente, alcuni applicativi generano un documento in formato PDF che compendia l’istanza dell’utente su uno schema uniforme, differente per ciascun applicativo; il documento così generato è sottoposto a protocollazione automatica.

In alcune applicazioni di ultima generazione il PDF è corredato da un documento XML (c.d. “documento esteso”) connesso al PDF originale e contenente i metadati della transazione effettuata; il documento XML consente la gestione, da parte dell’applicazione, delle informazioni raccolte riguardanti il documento protocollato.

I principali servizi a protocollazione automatica sono indicati nell’Allegato n. 14 “Elenco Servizi Online con protocollazione automatica” aggiornato periodicamente.

34. Elaborati per generazione o raggruppamento da basi dati

L’articolo art. 3, comma 1, lettera «d», delle Regole tecniche sui documenti, prevede come modalità di formazione documentale la «Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica».

Questa riguarda, tra l’altro, la formazione del registro di protocollo generale e dei registri particolari, nonché ogni altra raccolta derivante da elaborazione di dati (albi, elenchi, etc.) su supporto informatico.

Con particolare riferimento alla fattispecie dei registri giornalieri di protocollo, questi vengono generati tramite l’estrazione, dalla base dati del SdP, delle necessarie informazioni formalizzate in documenti in formato xml. I registri giornalieri vengono quindi inviati direttamente al sistema di conservazione che ne assicura l’integrità.

E’ altresì prevista la generazione automatica di documenti da parte di sistemi applicativi utilizzati all’interno dell’Amministrazione regionale. I documenti così generati possono essere inseriti nel SdP per mezzo di una funzione di protocollazione automatica, ovvero inseriti nel flusso documentale per essere successivamente sottoposti alla firma digitale del referente.

35. Veste grafica dei documenti

Al fine di rendere uniforme la veste grafica dei documenti prodotti, sia in formato cartaceo che digitale, l’Amministrazione regionale, a tutela della propria identità visiva, ha adottato un disciplinare di “immagine coordinata” che impartisce le regole per la composizione grafica uniforme dei documenti e fornisce modelli di documento e caratteri stampa standard.

Gli standard grafici di riferimento sono stati approvati con D.P.Reg. 26 giugno 2006, n. 199/Pres e relativi allegati, portante il “Regolamento recante disposizioni sull’immagine coordinata della Regione”, adottato in attuazione dell’articolo 1 della legge regionale 24 maggio 2004 n. 17 rubricato “Progetto di immagine coordinata della Regione autonoma Friuli Venezia Giulia”.

I modelli predefiniti dei documenti sono reperibili ad uso del personale regionale all'indirizzo intranet http://intranet.regione.fvg.it/Pagine/immaginecoordinata.aspx.

Il regolamento citato, con successive modifiche ed integrazioni, è richiamato quale parte integrante di questo Schema di manuale.

Formazione del documento mediante generazione e condivisione di informazioni.

Per assicurarne l’integrità, i dati vengono inviati al sistema di conservazione dopo esser stati estratti dalla base dati del SdP.

Standard compositivi.

All’indirizzo web indicato, la Regione fornisce modelli di documenti e caratteri stampa standard utilizzabili dall’Amministrazione.

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36. Formati delle principali tipologie di documenti prodotti o acquisiti

Con l’attività di produzione o acquisizione dei documenti mediante sistemi informatici, e per le ordinarie attività amministrative, l’Amministrazione regionale tratta le seguenti principali tipologie di documenti:

Principali tipologie di documenti Formato Principale contesto operativo

Documenti di testo .doc.; .docx; .odt; .pdf; .txt; .rtf; Uso ordinario Ambito amministrativo/generale

Fogli di calcolo .xls; .xlsx; .ods Uso ordinario Settore statistico/contabile

Presentazioni .ppt; pptx; .odp Uso occasionale Ambito generale

Immagini .TIF/tif; .pdf; .bmp; .png; .jpeg/jpg;

Uso ordinario Ambito amministrativo/protocollo

Metadati .xml; ooxml Uso ordinario Ambito Informatico/documentale

Documenti firmati digitalmente .p7m (CAdES); .pdf (PAdES) Uso ordinario Ambito generale

Archivi compressi .zip; .7z; .rar Uso ordinario Ambito generale

Posta elettronica Standard di riferimento: RFC 2822/MIME

Uso ordinario Ambito generale

L’Amministrazione regionale, nella produzione dei documenti amministrativi, adotta formati conformi a quanto stabilito dall’articolo 3, comma 8, delle Regole tecniche sui documenti e indicati nel relativo allegato n. 2.

Il manuale integrativo di struttura descrive eventuali ulteriori tipologie di documenti prodotti o acquisiti nell’ambito della AOO fornendo indicazioni circa il contesto operativo in cui sono utilizzati, il supporto ammesso, cartaceo o digitale, specificando, in quest’ultimo caso, il formato del file.

Ai fini della conservazione, il Responsabile AOO verifica con il Responsabile della conservazione la compatibilità del formato dei documenti prodotti nella propria AOO.

37. Formati digitali accettatati

Sono accettati i documenti informatici, ricevuti per via telematica, in uno dei formati indicati al punto precedente, nonché tutti i formati indicati nell’allegato 2 delle Regole tecniche sui documenti.

Documenti pervenuti in formati diversi sono accettati solo se risultano leggibili con le tecnologie a sua disposizione dell’Amministrazione ricevente.

I documenti accettati sono sottoposti alla verifica del protocollista e alle successive fasi di registrazione secondo quanto descritto al punto 83 e seguenti. I documenti trasmessi, che risultino illeggibili, non sono soggetti a registrazione; in quest’ultimo caso è cura del responsabile UdAP informare il mittente della illeggibilità dei documenti ricevuti.

38. Metadati dei documenti amministrativi informatici

L’insieme minimo dei metadati relativi ai documenti oggetti di protocollazione generale è riportato all’Allegato n. 10 “Metadati dei documenti del protocollo generale” ed è riferito a tutti i documenti creati all’interno del sistema di protocollo generale descritto al punto 41.

Elenco delle tipologie documentali trattate nella AOO, del contesto operativo e dei formati ammessi.


Descrivere nel manuale integrativo di struttura eventuali ulteriori tipologie documentali trattate ed il relativo contesto operativo.


Indicare nel manuale di struttura i metadati di eventuali tipologie documentali ulteriori rispetto a quelle descritte nel presente Schema di manuale.

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L’insieme minimo dei metadati associati ai documenti oggetto di protocollazione particolare comuni a tutta l’Amministrazione regionale sono riportati al punto 62.

Eventuali metadati aggiuntivi afferenti a documenti particolari prodotti o gestiti presso ciascuna AOO è riportato nei rispettivi manuali integrativi di struttura.

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REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

39. Premessa

Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che attesta l’effettivo momento della ricezione o della spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità formale o dalla validità giuridico-amministrativa dello stesso.

La registrazione di un documento al protocollo costituisce un’operazione fondamentale dell’attività della pubblica amministrazione in quanto decreta il momento in cui il documento stesso viene ad esistere nella sua peculiare dimensione amministrativa. Fornisce altresì certezza giuridica agli atti che transitano in arrivo e in partenza dall’amministrazione costituendo quindi garanzia di trasparenza amministrativa.

Un documento non protocollato risulta giuridicamente inesistente. La registrazione di un documento al registro protocollo (comunemente definita protocollazione) è dunque un’attività idonea a produrre concreti effetti giuridici verso terzi. Per tale motivo il registro di protocollo fa fede, sino a querela di falso, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento ed è soggetto alle forme di pubblicità, tipiche degli atti pubblici, poste a tutela delle situazioni giuridicamente rilevanti.

Ne discende che l’attestazione dell’invio o della acquisizione di un determinato documento in un determinato momento è assimilabile a quella notarile ed è pertanto soggetta ad ogni forma di responsabilità in materia di atti facenti pubblica fede.

40. Principi generali sulla gestione del protocollo

A norma dell’articolo 8, comma 2, del Regolamento regionale, presso ciascuna Direzione regionale o Servizio autonomo è istituito un unico registro di protocollo dei documenti trasmessi o ricevuti.

Il sistema del protocollo generale di ciascuna AOO è basato su un unico SdP - descritto nel dettaglio al punto successivo e seguenti - che governa il registro generale di protocollo con ogni corrispondente attività di carattere documentale.

Per determinate tipologie di documenti, connotati da elementi che li pongono oggettivamente al di fuori di una gestione documentale generalizzata, sono presenti registri particolari di protocollo gestiti nell’ambito di sistemi dedicati (cfr. punti 47 e 62).

Il SdP consente la generazione, per ogni documento registrato, di un numero di protocollo unico, composto da sette cifre, con una numerazione progressiva che inizia il primo gennaio di ogni anno per chiudersi allo scadere del 31 dicembre dell’anno medesimo.

Ogni registrazione di protocollo è univocamente associata ad un solo documento, in modo che non sia possibile l’esistenza di due o più documenti distinti aventi lo stesso numero di protocollo. Nel caso in cui l’UdAP riceva nuovamente una medesima comunicazione o un medesimo documento già protocollato si segue la procedura indicata al punto 92.

L’attività di registrazione di protocollo è così organizzata:

la protocollazione in partenza dei documenti digitali (trasmessi per via telematica) è curata direttamente dagli istruttori della pratica;

la protocollazione in partenza dei documenti cartacei (trasmessi per posta tradizionale) è curata dall’UdAP;

la protocollazione in partenza dei documenti trasmessi con entrambe le modalità: sia in formato digitale (per via telematica) sia in formato cartaceo (per posta tradizionale) è curata rispettivamente dagli istruttori della pratica e dall’UdAP;

la protocollazione in arrivo dei documenti digitali (pervenuti per via telematica) e cartacei (pervenuti per posta tradizionale), è curata dall’UdAP.

Per i documenti in partenza, la protocollazione avviene dopo il perfezionamento del documento

Natura e funzione del protocollo e della relativa attività di registrazione.

Il registro di protocollo è un atto pubblico che attesta, con validità legale, la ricezione o la spedizione di un documento.

Registro di protocollo generale e registri particolari presso ogni AOO. Criteri di gestione del protocollo in arrivo e in partenza.

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e prima della sua spedizione; per i documenti in arrivo, la protocollazione avviene nella giornata in cui il documento è ricevuto, seguendo immediatamente la sua ricezione e prima del suo smistamento.

Qualora non sia possibile procedere immediatamente alla registrazione del documento in arrivo, questa è effettuata nell’arco delle 48 ore successive dalla ricezione del documento.

Gli operatori dell’UdAP hanno visibilità su tutti i documenti in arrivo e in partenza della AOO e controllano la regolarità della procedura gestita dal SdP attraverso una apposita funzione di reportistica attualmente in corso di implementazione.

41. Organizzazione del sistema del protocollo generale

Il sistema di protocollazione generale di ciascuna AOO è unico - con un progressivo di numerazione a protocollo e un titolario di classificazione specifico - ed è di tipo misto, ovvero basato su un flusso documentale di tipo:

a) accentrato per le trasmissioni in arrivo: le comunicazioni in arrivo confluiscono nell’UdAP della AOO competente;

b) decentrato per le trasmissioni in partenza: le comunicazioni in partenza possono essere registrate a protocollo e spedite dagli istruttori delle singole pratiche.

L’attività della registrazione di protocollo è trattata al punto 39 e ss. Il funzionamento del protocollo generale di ciascuna AOO è garantito dal sistema informatico descritto nei punti a seguire.

42. Sistema di protocollo e di gestione dell’archivio (SdP)

Il Sistema di Protocollo (SdP) descritto in questo Schema di manuale è il sistema informatico che gestisce il protocollo generale della AOO.

Il SdP è organizzato secondo i requisiti tecnici e funzionali che consentono di trattare i flussi documentali nella loro interezza, includendo funzionalità di ricezione e spedizione dei documenti informatici, protocollazione, classificazione, smistamento, fascicolazione e di ogni altra attività connessa; consente altresì l’archiviazione, la ricerca e l’estrapolazione dei documenti e delle relative informazioni.

Il sistema di protocollo generale operativo presso la Direzione generale della Regione è prodotto e amministrato dalla società in house della Regione INSIEL S.p.A. Questo sistema, attualmente, risulta comune alla quasi totalità delle AOO regionali.

Eventuali sistemi di protocollo diversi da quello descritto in questo Schema di manuale sono descritti nei singoli manuali di struttura.

42.1. Segue: Sistema di protocollo generale - GIFRA

Il protocollo generale in uso presso la Direzione generale è denominato “GIFRA - Gestione Integrata Flussi e Registrazione Atti”. Il GIFRA implementa il sistema informatico di precedente concezione “Protocollo client/server”, ancora autonomamente accessibile.

Il sistema di protocollo si basa sul set di metadati di cui all’Allegato n. 10 “Metadati del protocollo generale” e all’Allegato n. 11 “Metadati dei fascicoli del protocollo generale”.

La descrizione delle due componenti è la seguente:

Configurazione del sistema di protocollo generale. Cenno ai protocolli particolari. Rinvio.

Caratteristiche del protocollo generale e cenno ai protocolli particolari. Rinvio.

Descrizione del sistema di protocollo generale.


Descrivere nel manuale di struttura l’eventuale utilizzo di sistemi di protocollo diversi da quello indicato.

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Gestione Integrata Flussi e Registrazione Atti – GIFRA

Fornitore: INSIEL S.p.A. Assistenza tecnica e formazione: INSIEL S.p.A. Caratteristiche del sistema: è strutturato nei seguenti sottosistemi, fra loro integrati ed interoperanti:

Protocollo: gestisce la registrazione a protocollo e l’archiviazione dei documenti, analogici ed informatici, ricevuti e spediti attraverso i canali tradizionali e telematici

Visura: permette di estrarre, tramite l’utilizzo di svariati criteri di ricerca, dati e documenti protocollati

Iteratti: gestisce il flusso dei documenti, principalmente all’interno della AOO. Nel caso di documenti di cui sia prevista la trasmissione al di fuori della AOO, è prevista la possibilità di effettuarne la protocollazione sul registro di riferimento.

Oltre alle macrofunzioni descritte sopra, il SdP mette a disposizione, fra le altre, le seguenti funzionalità:

‐ Classificazione ‐ Fascicolazione ‐ Gestione di registri particolari ‐ Verifica integrata della firma digitale ‐ Apposizione della firma digitale (Cades e Pades) tramite l’utilizzo di

certificati locali o remoti ‐ Marcatura temporale ‐ Accesso integrato all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni ‐ Gestione anagrafiche (semplificata)

Ambito d’uso: protocollo generale per tutte le strutture coinvolte nella gestione e nei flussi di documenti.

Ultimo rilascio: 20 ottobre 2014 (SAR-31-GIFRA-MOU-04) Manuale utente: “Manuale Operativo Utente del Prodotto GIFRA – versione 2.0”, Allegato n. 3.

Sistema di protocollo generale -Protocollo client / server

Fornitore: INSIEL S.p.A. Assistenza tecnica e formazione: INSIEL S.p.A. Caratteristiche del sistema: è strutturato nei seguenti sottosistemi, fra loro integrati ed interoperanti:

Protocollo: gestisce la registrazione a protocollo e l’archiviazione dei documenti, analogici ed informatici, ricevuti e spediti attraverso i canali tradizionali e telematici

Gestione sistema: mette a disposizione numerose funzionalità, fra cui:

‐ Interrogazione protocollo: permette di estrarre, tramite l’utilizzo di svariati criteri di ricerca, dati e documenti protocollati

‐ Gestione anagrafiche, utenti, organigramma: permette di inserire e modificare le anagrafiche riferite a mittenti / destinatari esterni, strutture dell’Amministrazione, utenti del sistema e le relazioni che intercorrono fra di esse

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‐ Abilitazioni: permette di definire le configurazioni che regolano le funzionalità disponibili per le strutture e gli utenti ed i diritti di accesso e visibilità ai dati ed ai documenti gestiti

Oltre alle macrofunzioni descritte sopra, il sistema mette a disposizione, fra le altre, le seguenti funzionalità:

‐ Classificazione ‐ Fascicolazione ‐ Gestione di registri particolari ‐ Verifica integrata della firma digitale ‐ Accesso integrato all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni

Ambito d’uso: protocollo generale per tutte le strutture coinvolte nella gestione e nei flussi di documenti.

Ultimo rilascio: 30 settembre 2003 (SAR-31-U1-MOU/99600) Manuale utente: “Manuale operativo (protocollo Client/Server) - Sottosistema protocollo e

archivio”, Allegato n. 4.

Il regime delle abilitazioni per l’accesso operativo sui predetti sistemi di protocollo è disciplinato secondo le politiche di sicurezza descritte dal punto 121 e seguenti del presente Schema di manuale.

42.2. Segue: Sistemi di protocollo particolare

I sistemi di protocollo particolare sono utilizzati per la registrazione dei documenti e la tenuta dei relativi archivi indicati al punto 62 e seguenti del presente documento.

Al pari del SdP, ogni sistema informatico di gestione dei documenti e del protocollo garantisce i requisiti previsti dall’articolo 5 del Regolamento regionale, assicurandone ogni funzionalità, anche in termini di sicurezza, in relazione alla natura e alla destinazione dei documenti registrati.

Descrizione dei sistemi di protocollo particolare.

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43. Registrazione di protocollo sul Sistema di Protocollo (SdP)

Per ogni documento ricevuto o trasmesso dalla AOO, la registrazione di protocollo avviene attraverso il SdP del protocollo generale, ovvero, a seconda dei documenti trattati, attraverso i sistemi di protocollo particolare.

L’attività di registrazione di protocollo consiste nell’annotare sul registro di protocollo, in forma non modificabile:

a) le informazioni minime obbligatorie utili ad identificare il documento e ad attestare il momento della sua acquisizione o trasmissione, così come indicate dall’articolo 9 del Regolamento regionale e dall’articolo 53 del Testo Unico (cfr. punto 48).

b) il numero progressivo di registrazione, fornito dal SdP, che connota il documento in modo univoco e irripetibile.

In sede di registrazione, è possibile annotare anche informazioni aggiuntive e facoltative indicate ai punti 49 e 50 atte a contestualizzare il documento in relazione all’ambito o alle finalità per cui è trasmesso o ricevuto.

La registrazione innanzi descritta riguarda tanto le comunicazioni cartacee quanto quelle elettroniche. Eventuali allegati al messaggio trasmesso (sia in forma cartacea che elettronica) ottengono tutti il medesimo numero di protocollo del messaggio a cui afferiscono; in presenza di documenti inviati tramite link presente nel messaggio trasmesso, è necessario procedere allo scarico degli allegati da inserire nella registrazione di protocollo.

Alla registrazione di protocollo dei documenti informatici sono associate le ricevute generate dal SdP e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione (art. 18, comma 1, Regole tecniche sul protocollo).

Operativamente, la registrazione dei documenti si sviluppa in queste fasi contestuali:

1. generazione del numero di protocollo attraverso il SdP;

2. registrazione del documento sul SdP corredato da ogni elemento necessario o comunque utile;

3. associazione della segnatura al documento informatico, o “applicazione” della segnatura, se si tratta di documento cartaceo, a mezzo timbro o etichetta adesiva (cfr. punto 54);

A tali operazioni seguono quelle di:

4. caricamento sul SdP della copia per immagine del documento con la segnatura già apposta, soltanto per gli originali cartacei in partenza o in arrivo (cfr. punto 88);

5. fascicolazione (cfr. punto 67);

6. trasmissione del documento ai destinatari ovvero, per i documenti in arrivo, smistamento alle strutture competenti interne alla AOO, o archiviazione a seconda dei casi.

Il sistema di sicurezza adottato dall’AOO (cfr. punto 110) garantisce il controllo sull’accesso alle proprie risorse, l’identificazione univoca degli utenti e l’attribuzione di livelli differenziati di abilitazione stabiliti per ciascun utente o gruppo di utenti; assicura altresì la tracciabilità di ogni operazione effettuata l’individuazione del relativo autore e la protezione delle informazioni che transitano nel SdP secondo quanto indicato nel Piano per la sicurezza informatica documentale.

44. Obbligo della registrazione di protocollo

Il dettato dell’articolo 53, comma 1, del Testo Unico stabilisce che la registrazione di protocollo debba avvenire per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni statuendo, al successivo comma 5, che “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e

Attività di registrazione e funzionamento del sistema di protocollo. Fase di registrazione e fase di gestione documentale.

Principi sulla obbligatorietà generalizzata della registrazione di protocollo.

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spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.” Parimenti, l’articolo 8 del Regolamento regionale, al comma 1, stabilisce che ogni documento formato o ricevuto dev’essere registrato nel registro di protocollo.

Tanto sulla base del presupposto che ogni documento trasmesso ad una pubblica amministrazione è potenzialmente idoneo ad esplicare effetti giuridico-probatori, risultando dunque rilevante ai fini amministrativi (cfr. punto 19 e ss.).

Tuttavia, tale presunzione è superata dal fatto che alcuni documenti sono palesemente irrilevanti da un punto di vista amministrativo. A tal proposito, le norme vigenti individuano alcune tipologie di documenti per le quali non occorre procedere alla registrazione di protocollo a causa della loro irrilevanza giuridico-probatoria (queste tipologie documentali sono indicate al punto successivo).

La regola generale ad uso dell’addetto al protocollo, dunque, è quella per cui deve essere protocollato qualsiasi documento in partenza o in arrivo dalla struttura di propria competenza, indipendentemente dal supporto sul quale il documento è formato o trasmesso, sempreché, ovviamente, il documento risulti materialmente leggibile.

Qualora il documento in arrivo sia palesemente irrilevante ai fini amministrativi - in quanto appartenente ad una delle categorie documentali espressamente escluse dalla legge - il documento non va protocollato. Qualora, invece, la rilevanza o meno del documento ai fini amministrativi risulti dubbia, il documento va comunque protocollato, rimettendo al responsabile del procedimento, o al responsabile AOO, ogni giudizio in merito al mantenimento della registrazione o all’annullamento della stessa.

Nel rispetto delle regole generali sopra indicate, è comunque possibile che il responsabile AOO individui determinate tipologie di documenti che, all’interno della propria struttura, devono (o non devono) essere assoggettati alla registrazione di protocollo (ad esempio, alcune strutture potrebbero avere interesse a registrare gli inviti ad eventi, documenti che normalmente non ricevono un protocollo; ancora, alcune tipologie documentali possono essere escluse dalla protocollazione sebbene non siano espressamente previste dalla legge, come ad esempio le nuove forme di informativa massiva a mezzo email, c.d. «spam», o l’invio di comunicazioni apparentemente rilevanti ma invece finalizzate alla truffa c.d. «phishing»). Per ciascuna AOO, il relativo responsabile deve quindi predisporre l’eventuale elenco dei documenti che, rispetto alla disciplina standard, ricevono uno specifico regime di protocollazione.

45. Documenti esclusi dalla registrazione

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i seguenti documenti, a norma dell’articolo 53, comma 5, del Testo Unico:

Gazzette ufficiali; Bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione; Note di ricezione delle circolari e di altre disposizioni; Materiali statistici; Atti preparatori interni; Giornali, riviste, libri; Stampe e materiali pubblicitari o informativi; Inviti a manifestazioni

Secondo quanto previsto dall’articolo 8, comma 5, del Regolamento regionale, sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti che per il loro contenuto non rivestono alcuna rilevanza pratica o giuridica, ritenendosi tali ad esempio:

Comunicazioni informali tra uffici; Comunicazioni tra personale dipendente; Comunicazioni informali con l’esterno; Biglietti d’occasione e note di circostanza (auguri, condoglianze, etc.); Trasmissioni massive in arrivo qualificate come spam.

I documenti elencati innanzi possono comunque essere soggetti a registrazione di protocollo a

Elenco dei documenti da non sottoporre a registrazione.


Descrivere nel manuale di struttura eventuali ulteriori tipologie di documenti escluse dalla registrazione di protocollo.

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seconda della necessità di tenerne traccia. Sull’opportunità della registrazione decide il responsabile del procedimento.

Il manuale integrativo di struttura definisce eventuali ulteriori tipologie di documenti escluse dalla registrazione di protocollo, ferme restando le tipologie indicate nel presente Schema di manuale.

46. Comunicazioni oggetto di registrazione

Fermi restando i casi di esclusione di cui al precedente punto, sono soggette a protocollazione le comunicazioni telematiche in arrivo o in partenza, anche corredate di allegati, che transitano attraverso un indirizzo di posta elettronica (PEC o PEO) pubblicato sull’iPA o sul sito istituzionale della Regione.

Si evidenziano i seguenti casi di esempio:

a) comunicazioni, spedite o ricevute su caselle di PEC istituzionale, ovvero di PEO istituzionale agganciata al SdP, o trasmesse in cooperazione applicativa;

b) comunicazioni relative ad istanze e dichiarazioni presentate da privati alle pubbliche amministrazioni per via telematica, anche mediante utilizzo di PEO privata, a norma dell’articolo 65 del CAD e dell’articolo 38 del Testo Unico.

c) comunicazioni, relative al rapporto di lavoro, spedite dall’amministrazione ai propri dipendenti a mezzo posta elettronica istituzionale (PEO o PEC) su PEO personale del dipendente;

Sono altresì soggette a registrazione tutte le comunicazioni ricevute per via telematica riportanti in allegato almeno un documento firmato digitalmente.

Il manuale integrativo di struttura definisce eventuali ulteriori tipologie di documenti oggetto di registrazione di protocollo, ferme restando le tipologie indicate nel presente Schema di manuale.

47. Documenti oggetto di registrazione particolare

Alcune tipologie di documenti sono escluse dalla registrazione di protocollo generale in quanto soggette a registrazione particolare.

L’elenco di tali tipologie documentali è riportato nel successivo punto 62. Ulteriori tipologie possono essere previste nel manuale integrativo di struttura.

La registrazione particolare implica comunque lo svolgimento di ogni attività di protocollazione, classificazione, e fascicolazione sinora descritta; è possibile la ricerca dei documenti attraverso campi specifici previsti dai relativi sistemi di registrazione.

48. Informazioni minime ed obbligatorie di protocollo

Costituiscono informazioni minime ed obbligatorie della registrazione di protocollo i dati indicati espressamente dal combinato disposto dell’articolo 53 del Testo Unico e dell’articolo 9 del Regolamento regionale, ed in specie:

a) numero di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente (o i mittenti) per i documenti ricevuti, registrato in forma non modificabile o, in alternativa, il destinatario (o i destinatari) per i documenti formati, registrati in forma non

Comunicazioni telematiche oggetto di protocollazione.


Descrivere nel manuale di struttura eventuali ulteriori tipologie di documenti oggetto di registrazione obbligatoria.

Registrazioni particolari.

Dati che devono essere necessariamente immessi nel sistema di protocollo per la registrazione del documento.

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modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) impronta del documento informatico, formato o ricevuto, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile e calcolata per ciascun documento informatico associato alla registrazione di protocollo.

49. Informazioni aggiuntive di protocollo

L’articolo 9, comma 1, del Regolamento regionale prevede che la registrazione di protocollo possa essere corredata da ulteriori informazioni:

a) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibile (art. 9, comma 1, lett. g, cfr. altresì art. 53 lett e del Testo Unico);

b) contenuto del documento in forma riassuntiva (art. 9, comma 1, lett. e);

c) data del documento formato se diversa da quella di registrazione (art. 9, comma 1, lett. f);

d) classificazione del documento (art. 9, comma 1, lett. h);

e) numero di repertorio del fascicolo al quale il documento si riferisce, nonché, ove necessario, il collegamento con altri documenti contenuti in fascicoli diversi (art. 9, comma 1, lett. i);

f) numero progressivo, interno ad ogni classifica, del fascicolo al quale il documento si riferisce (art. 9, comma 1, lett. j);

g) indicazione del servizio o struttura competente in ordine alla trattazione del procedimento amministrativo (art. 9, comma 1, lett. k).

Le informazioni di cui al presente punto vanno sempre inserite nella registrazione di protocollo, affinché il SdP possa consentire la ricerca dei documenti mediante l’utilizzo di uno qualunque degli indici suindicati (cfr. art. 9, comma 3).

50. Informazioni facoltative del protocollo

Ciascun Responsabile AOO, sentiti i responsabili del procedimento operanti presso la propria struttura, con proprio provvedimento può stabilire l’inserimento di elementi ulteriori rispetto a quelli indicati ai predetti punti (cd. facoltativi), atti a connotare con più precisione la registrazione.

La registrazione degli elementi facoltativi, può essere modificata, integrata e cancellata in base alle effettive esigenze della AOO.

A titolo esemplificativo, sono oggetto di registrazione facoltativa:

a) con riferimento all’identità documentale:

• tipo di documento; • mezzo di trasmissione utilizzato per l’acquisizione o la trasmissione del

documento; • collegamento a documenti precedenti e susseguenti; • numero degli allegati e relativi riferimenti;

b) con riferimento alle competenze coinvolte:

• nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza; • struttura competente;

Ulteriori dati registrabili a protocollo a norma del regolamento regionale.

Elenco indicativo di informazioni il cui inserimento è del tutto facoltativo in base alle esigenze dell’AOO.

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c) con riferimento alla gestione documentale e all’archiviazione e conservazione:

• classificazione del documento (dati ulteriori a quelli indicati dal Regolamento regionale);

• fascicolazione del documento (dati ulteriori a quelli indicati dal Regolamento regionale, es. data di apertura o di chiusura del fascicolo, numero del sottofascicolo, numero dell’inserto);

• numero di repertorio della serie (delibere, determinazioni, verbali, circolari e contratti);

• tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto;

• scadenzario.

51. Divieto di frazionamento o variazione della registrazione obbligatoria

Data la natura certificatoria delle informazioni minime ed obbligatorie di cui al punto 48, la loro registrazione non può essere frazionata in più fasi successive ma deve avvenire contestualmente all’effettivo momento della acquisizione o spedizione del documento ovvero, in caso di impossibilità, al massimo entro le 48 ore successive.

E’ precluso, in particolare, l’uso di un protocollo prenotato, preassegnato o a campo libero (es. del numero, della data o altro).

Tali informazioni, una volta registrate, non possono essere eliminate o alterate salvo il loro preventivo annullamento con le modalità appresso indicate. L’inosservanza delle regole poste a garanzia della certezza del protocollo determina illecito su atti facenti pubblica fede.

52. Annullamento delle registrazioni obbligatorie

L’eventuale necessità di modificare uno degli elementi minimi ed obbligatori del protocollo, anche nel semplice caso di correzione di errori materiali, comporta esiti differenti a seconda dell’elemento oggetto di intervento ed in particolare:

a) la modifica del numero o della data di protocollo, in quanto generati automaticamente dal SdP, comporta l’annullamento dell’intera registrazione;

b) la modifica di ogni altro campo comporta l’annullamento del singolo elemento.

L’operazione di annullamento consiste nella cancellazione della registrazione (o del singolo elemento) e nella sua contestuale sostituzione.

E’ effettuata attraverso una specifica funzione del SdP che consente di contrassegnare come annullata l’intera registrazione o l’elemento oggetto di intervento.

Il sistema memorizza l’intera registrazione originaria annullata (o del singolo dato originario annullato) e ne consente la visibilità, tenendo quindi traccia della cronologia delle modifiche eventualmente intervenute nel tempo. In particolare, il SdP memorizza: le informazioni originarie oggetto di annullamento - e contrassegnate con una specifica dicitura del tipo “registrazione annullata” – il momento ed il soggetto che ha operato la modifica al registro, la motivazione dell’annullamento ed il nuovo numero di protocollo assegnato.

L’operazione di annullamento è autorizzata e motivata dal responsabile AOO, sentito il responsabile del procedimento, ed è eseguita dal responsabile UdAP, o da un operatore delegato, previa acquisizione formale della nota giustificativa del richiedente l’annullamento.

Per i documenti in partenza, l’annullamento risulta possibile soltanto prima della trasmissione del documento, essendo invece preclusa successivamente alla trasmissione.

53. Modifica degli elementi aggiuntivi e facoltativi

Unicità e contestualità della registrazione di protocollo.

La registrazione delle informazioni obbligatorie deve avvenire normalmente al momento della ricezione o spedizione del documento.

Limiti e modalità di rettifica delle informazioni di protocollo.

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In quanto contenuti descrittivi a completamento delle informazioni immodificabili, i dati di cui al punto 49 e le informazioni facoltative di cui al punto 50, possono essere inserite anche successivamente alla registrazione del protocollo e possono essere soggette a variazione, integrazione o modificazione, senza necessità di annullare l’intera registrazione.

La modifica, l’integrazione o la cancellazione degli elementi facoltativi di protocollo è eseguita direttamente dal responsabile UdAP, o da un operatore delegato, ed è effettuata attraverso una specifica funzione offerta dal SdP che, comunque, tiene traccia di ogni modifica intervenuta.

54. Segnatura di protocollo

La segnatura (o timbro) di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (cfr. art. 55 del Testo Unico).

La registrazione di protocollo e la segnatura costituiscono un'operazione unica e contestuale finalizzata alla identificazione univoca e certa del documento.

L’apposizione della segnatura è effettuata dall’operatore dell’UdAP o dall’istruttore abilitato alla registrazione di protocollo.

Da un punto di vista informativo, la segnatura risulta così articolata:

Codice identificativo dell’Amministrazione

indica la Regione Autonoma Friuli-Venezia-Giulia. Il codice è assegnato automaticamente dall’iPA in fase di accreditamento; per la Regione tale codice è: r_friuve.

Nome della struttura (codice identificativo della AOO)

indica la Direzione regionale che trasmette o riceve il documento. La denominazione coincide con quella indicata nell’iPA.

Codice identificativo del registro

indica il registro di protocollo a cui è ascritto il documento;

Numero progressivo di protocollo

indica il numero di protocollo con cui la struttura ha registrato il documento; esso è rappresentato, conformemente a quanto prescritto dall’art. 57 del Testo Unico, nel formato: «Prot. n. 0000000 / X» dove le sette cifre numeriche indicano il progressivo di protocollo, mentre la lettera seguente indica la destinazione del documento: essa può assumere alternativamente il valore “P” se trattasi di documento in partenza; “A” se trattasi di documento in arrivo;

Data della registrazione di protocollo

indica il giorno in cui il documento è stato acquisito a protocollo; la data è rappresentata nel formato «GG/MM/AAAAA» dove “GG” indica il giorno esibito in doppia cifra; “MM” indica il mese esibito in doppia cifra; “AAAA” indica l’anno esibito in quadruplice cifra;

Classificazione

indica il codice con cui il documento è classificato; è un’informazione che, ai sensi dell’articolo 55 del Testo Unico, può essere esplicitata nella segnatura di protocollo qualora tale informazione sia disponibile già al momento della registrazione di protocollo.

Al documento informatico protocollato e trasmesso da una AOO, è associato un file di segnatura allegato al messaggio di trasmissione conformemente a quanto prescritto dagli articoli 20 e 21 delle Regole tecniche sul protocollo. Il file di segnatura è conforme alle specifiche dell'Extensible Markup Language (XML), compatibile con un file XML Schema e/o DTD (Document Type Definition).

La segnatura costituisce l’evidenza della registrazione di protocollo. Sui documenti cartacei è apposta tramite timbro o etichetta dall’addetto al protocollo, mentre per i documenti informatici è associata digitalmente mediante il SdP.

Le registrazioni non obbligatorie posso essere oggetto di modifiche, aggiunte o variazioni, senza necessità di annullare la registrazione di protocollo.

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Il file XML della segnatura, oltre alle informazioni sopra indicate, riporta obbligatoriamente l’oggetto, il mittente e il destinatario (o i destinatari) della comunicazione.

Per favorire la comunicazione a mezzo di cooperazione applicativa tra amministrazioni, il file della segnatura può inoltre contenere l’indicazione della persona o dell’ufficio della struttura destinataria del documento, l’identificazione degli allegati, l’informazione sul procedimento e sul relativo trattamento da applicare al documento, nonché ogni altra informazione oggetto di registrazione di protocollo, utile alla condivisione, riutilizzo, gestione e archiviazione del documento.

La segnatura di documenti soggetti a registrazione particolare contiene tutti gli elementi sopra descritti e può includere ulteriori informazioni attinenti alla specifica tipologia documentale e al contesto di utilizzo. Rimangono invariate le finalità, i criteri e le modalità di apposizione della segnatura descritti per la segnatura del protocollo generale.

55. Modalità di apposizione o associazione della segnatura

L’operazione di segnatura avviene contestualmente alla registrazione di protocollo con le modalità indicate nell’articolo 13 del Regolamento regionale in relazione al quale si evidenziano le seguenti regole operative.

Per i documenti cartacei la segnatura è apposta manualmente dall’addetto al protocollo, a mezzo timbro o etichetta, sull’originale cartaceo registrato; l’operazione è effettuata in modo tale che l’eventuale scansione e acquisizione al SdP, descritta al punto 88, consenta di leggere chiaramente la grafica della segnatura.

Per i documenti informatici, la segnatura è associata dal SdP al documento protocollato. La segnatura è un oggetto informatico inscindibilmente legato al documento protocollato: i dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti in un file, connesso al documento protocollato, conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML).

56. Gestione dei documenti interconnessi

Per l’unicità del numero di protocollo assegnato a ciascun singolo documento, il collegamento tra documenti funzionalmente connessi, sia in arrivo che in partenza, è assicurata attraverso le operazioni di fascicolazione e precedentazione (catena documentale).

La fascicolazione, descritta al punto 67, consiste nell’aggregare documenti interconnessi all’interno di un unico contenitore logico definito fascicolo. Questo può essere fisico per il raggruppamento dei documenti cartacei, o informatico per il raggruppamento dei documenti digitali.

La precedentazione è un’operazione che consiste nell’annotare, all’atto della registrazione di protocollo, l’identificativo del documento da cui il nuovo documento registrato deriva o a cui si collega. Questa operazione consente di ricostruire l’intera catena dei documenti interconnessi (c.d. catena documentale) a partire dall’individuazione di uno di essi.

57. Redazione degli oggetti e delle anagrafiche

La registrazione delle informazioni di cui al punto 48 lettere c), d), e) costituisce una delle fasi più delicate della registrazione del documento al protocollo informatico.

In particolare, l’oggetto deve rappresentare un unico argomento sintetizzando il contenuto della comunicazione.

Sul punto, si evidenzia che l’indicazione corretta dell’oggetto - per ogni comunicazione in ingresso ed in uscita - oltre che essere un requisito obbligatorio di legge (tra l’altro necessario per la corretta metadatazione dei documenti ai sensi dell’articolo 3, comma 9 del DPCM 13/11/2014),

Contestualità della segnatura alla registrazione di protocollo.

Modalità per tracciare le interconnessioni tra documenti.

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costituisce una condizione essenziale per il funzionamento del sistema di protocollo nel suo complesso. Le funzioni del SdP che consentono la ricerca testuale sul campo oggetto potrebbero essere compromesse dalla scarsa qualità dell’informazione relativa al documento protocollato, ovvero dall’utilizzo di criteri descrittivi non uniformi; risulta invece essenziale che un documento possa essere reperito, sempre ed immediatamente, anche attraverso una ricerca testuale sul campo dell’oggetto;

A tal fine, per la redazione degli oggetti si osservano le regole contenute nel documento “Le Raccomandazioni di Aurora” redatto dal Gruppo di lavoro interistituzionale AURORA (“amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e la redazione delle anagrafiche nel protocollo informatico”) dell’Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo 2009 – (ed. CLEUP - Padova 2009). Il documento è reperibile in formato digitale all’indirizzo web: http://www.unipd.it/archivio/progetti/aurora/.

58. Composizione delle anagrafiche

La corretta indicazioni delle anagrafiche è un requisito fondamentale per evitare ridondanze, imprecisioni ed errori nella formazione nella gestione del database dei soggetti mittenti e destinatari, criticità che potrebbero neutralizzare l’efficacia delle trasmissioni nonché le successive operazioni di ricerca.

Anche per la per la composizione delle anagrafiche si osservano le regole contenute nel predetto documento “Le Raccomandazioni di Aurora”.

L’inserimento di una nuova anagrafica segue le regole indicate al punto 18 di questo Schema di manuale.

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ELENCO DEI REGISTRI DI PROTOCOLLO GENERALE

59. Registro generale

E’ il registro di protocollo principale, destinato a dare certezza legale di ogni comunicazione in arrivo e in partenza dalle AOO.

60. Registro giornaliero

Al fine di tutelare l'integrità e la regolarità delle registrazioni, il sistema di gestione del protocollo genera un registro giornaliero per mezzo di una procedura attivata automaticamente, con frequenza quotidiana, in un orario compreso fra le ore 24:00 e le ore 6:00.

Il registro giornaliero di protocollo è costituito da due documenti in formato xml:

Nuove registrazioni: elenca le registrazioni effettuate nella giornata precedente a quella della produzione del documento;

Registrazioni aggiornate: elenca le registrazioni, non ricomprese nel documento “Nuove registrazioni”, che hanno subito una modifica oppure un annullamento nel corso della giornata precedente a quella della produzione del documento.

Per ogni registrazione vengono riportati, oltre alle informazioni descritte all’art. 53 del DPR 445/2000, anche gli eventuali ulteriori dati di carattere gestionale presenti nel sistema, compreso il dettaglio delle azioni di aggiornamento o annullamento intercorse successivamente alla protocollazione.

I documenti così prodotti sono automaticamente inviati al sistema di conservazione a norma, che ne garantisce l’immodificabilità del contenuto - ai sensi dell’articolo 3, comma 4, lettera e), delle Regole tecniche sui documenti - secondo le modalità descritte nell’allegato “Classi Documentali” al manuale di conservazione della Regione (cfr. Allegato n. 9).

61. Registro di emergenza

Nei casi in cui, per ragioni tecniche, il SdP risulti inutilizzabile per oltre 4 ore, il responsabile UdAP, su autorizzazione del Responsabile della gestione documentale, apre un apposito registro di emergenza temporaneamente sostitutivo del registro di protocollo, nei limiti e con le modalità previste dall’articolo 11 del Regolamento regionale e dall’articolo 63 del Testo Unico.

Il registro di emergenza in uso presso la AOO è cartaceo e, qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, può esserne autorizzato l’utilizzo per periodi successivi di non più di una settimana al termine del quale è chiuso.

Per procedere con l’apertura del registro di emergenza, il responsabile UdAP deve:

a) compilare un verbale di attivazione del registro, firmato dal Responsabile della gestione documentale, in cui sono indicati la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione della registrazione informatica;

b) comunicare l’avvenuta attivazione alla propria AOO di appartenenza; c) comunicare l’avvenuta attivazione alla Sovrintendenza Archivistica. La numerazione è utilizzata in modo sequenziale anche a seguito di successive interruzioni, in modo tale da garantire l’identificazione univoca del documento.

Giornalmente è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni effettuate manualmente.

Al rispristino delle funzionalità del SdP il responsabile UdAP deve:

a) compilare un verbale di revoca del registro di emergenza, firmato dal Responsabile della gestione documentale, in cui sono indicate la data e l’ora di ripristino della registrazione informatica;

Tracciatura giornaliera delle registrazioni.

Registro straordinario, temporaneamente sostitutivo in caso di inaccessibilità del registro ordinario.

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b) verificare che, attraverso un’apposita funzione di recupero dei dati, tutti i documenti registrati nel registro di emergenza siano inseriti nel sistema informatico;

c) comunicare l’avvenuta revoca alla propria AOO di appartenenza; d) comunicare l’avvenuta revoca alla Sovrintendenza Archivistica. I modelli di verbale e registro di emergenza sono riportati nell’Allegato n. 17 “Registro di emergenza verbali di autorizzazione e revoca”.

Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza è attribuito un numero di protocollo ed inserito nel campo note con la seguente dicitura “Documento registrato su registro di emergenza n. [numero del registro] dd. [data] cl.“. Parallelamente, gli estremi di protocollo sono riportati sul registro di emergenza a fianco del numero corrispondente al documento in questione affinché sia in evidenza la loro correlazione.

Il responsabile UdAP è tenuto alla conservazione del registro di protocollo di emergenza unitamente ai verbali di attivazione e revoca.

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ELENCO DEI REGISTRI PARTICOLARI

62. Premessa sui registri particolari

Sono soggetti a registrazione particolare i documenti che - per la peculiarità delle loro caratteristiche legate anche alla tipologia specifica di atto o al contesto operativo in cui svolgono i loro effetti - sono raccolti in serie archivistiche.

Tali documenti sono gestiti da un proprio sistema di protocollo che genera i registri particolari di protocollo considerati aggregazioni documentali i cui metadati, laddove non esplicitamente specificato, corrispondono a quelli propri del protocollo generale.

Le tipologie documentali, oggetto di registrazione particolare presso ciascuna AOO, sono indicate nel relativo manuale integrativo di struttura.

Costituiscono registri particolari comuni a tutta l’Amministrazione regionale:

a) Fatture elettroniche

Contesto operativo: documenti presenti nel “Registro fatture” collegato al “Registro Lotti/fatture” ed elaborati nel contesto operativo della fatturazione elettronica ove è prevista registrazione ai sensi della normativa vigente in materia.

SdP utilizzato e modalità di trattamento: le fatture elettroniche, trasmesse da Sistema Di Interscambio nazionale, pervengono all’Amministrazione regionale attraverso il sistema SDI-FVG. L’Amministrazione, per consentire una più agevole e pratica gestione dei pagamenti, ha attivato 9 punti di ingresso per la ricezione della fattura elettronica dandone comunicazione ai propri fornitori.

L’elenco completo dei “bocchettoni” di ricezione della fattura elettronica sono pubblicati sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (iPA) all’URL http://indicepa.gov.it.

La fattura arriva a SDI-FVG in lotti che il sistema registra automaticamente nell’apposito “registro lotti” che acquisisce un numero di protocollo nel seguente formato: «codiceAOO–LOTTI–anno–numeroProgressivo».

I lotti sono quindi spacchettati e le singole fatture messe a disposizione dell’operatore addetto a SDI-FVG che verifica la correttezza dell’invio al proprio ufficio fatture.

Nel caso in cui l’operatore verifichi che la fattura non è di competenza dell’Amministrazione regionale procede al rifiuto della fattura rinviandola, con apposita motivazione, allo SDI nazionale; qualora si tratti di una fattura di competenza di un altro “bocchettone” dell’Amministrazione regionale procede direttamente all’inoltro della stessa al “bocchettone” competente.

Nel caso in cui la verifica abbia esito positivo l’operatore inoltra la fattura alla sottostruttura competente associata. Quando il responsabile della sottostruttura accetta il documento, il sistema procede alla registrazione automatica nel “registro fatture”. In caso di rifiuto da parte della sottostruttura, la fattura torna al “bocchettone” che può assegnarla ad un’altra sottostruttura o ad un altro “bocchettone”.

Quindi il SdP effettua la registrazione sul registro fatture solo nel momento in cui la fattura viene accettata dal responsabile di una sottostruttura che si assumere l’onere di trattarla.

Le fatture cartacee, ovvero le fatture che per legge non sono soggette ad invio elettronico (es. prestazioni d’opera, etc.), sono registrate in arrivo nel “Registro fatture” sul sistema informatico e acquisite digitalmente tramite scansione. Le fatture sono dotate di un numero di protocollo nel seguente formato: «codiceAOO–FATT–anno–numeroProgressivo– flusso» (flusso: A=Arrivo; P=Partenza)

La segnatura riporta i seguenti dati «Numero», «Data», «Nome del cedente», «Identificativo SDI», «indicazione della AOO», «Estremi protocollo», «Data di protocollazione».

I manuali operativi per la gestione della fatturazione in arrivo e in partenza costituiscono rispettivamente, nel presente Schema di manuale, l’Allegato n. 5 “manuale SDI-FVG - fattura passiva” e l’Allegato n. 6 “manuale SDI-FVG - fattura attiva”.

Registri destinati a raccogliere i protocolli di particolari categorie documentali che vivono in un sistema autonomo. Hanno valore giuridico-probatorio.


Indicare nel manuale di struttura i registri particolari in uso presso la propria struttura, i documenti che vi sono trattati e il contesto operativo.

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b) Decreti direttoriali/assessoriali

Contesto operativo: documenti presenti nel “Registro decreti” ed elaborati nel contesto operativo dell’attività amministrativa di vertice.

SdP utilizzato e modalità di trattamento: Nell’ambito del processo di completa digitalizzazione degli atti dell’Amministrazione regionale il sistema Decreti consente la gestione di tali atti in una piattaforma dedicata.

All’interno di tale sistema il funzionario incaricato predispone l’atto da sottoporre alla firma del responsabile (Assessore, Direttore centrale, Direttore di Servizi, Posizione organizzativa) che, verificata la correttezza dello stesso, lo sottoscrive digitalmente.

Nel caso in cui si tratti di provvedimenti di spesa, sottoposti al controllo preventivo di regolarità contabile, il provvedimento viene contestualmente inoltrato alla struttura competente.

Il sistema attribuisce al documento, automaticamente, un numero progressivo e lo registra a protocollo nel seguente formato: «codiceAOO-DEC-anno-numeroProgressivo».

Il manuale operativo per la gestione dei decreti direttoriali è riportato all’Allegato n. 7 “manuale per i decreti digitali Direttori / Assessori”.

c) Contratti stipulati dall’ufficiale rogante

Contesto operativo: documenti presenti nel “Repertorio ufficiale della Regione” ed elaborati nel contesto operativo dell’attività negoziale.

SdP utilizzato e modalità di trattamento: ai sensi dell’articolo 32, comma 14, del nuovo codice degli appalti (D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50) gli accordi e gli appalti riguardanti lavori, servizi e forniture devono essere stipulati in modalità elettroniche. Qualora sia necessario o ritenuto opportuno, il contratto è stipulato in forma pubblica amministrativa a cura dell'Ufficiale rogante dell'Amministrazione regionale; ad esso viene attribuito un numero di repertorio da un registro apposito con numerazione perpetua nel formato: «0-numeroProgressivo-flusso» (flusso: A=Arrivo; P=Partenza).

Indicazioni sui metadati documentali sono riportate nell’Allegato n. 12 “Metadati relativi ai contratti pubblici”.

d) Scritture private e accordi ex art. 15 L. 241/90

Contesto operativo: documenti presenti nel “Registro contratti” ed elaborati nel contesto operativo dell’attività negoziale.

SdP utilizzato e modalità di trattamento: ai sensi dell’articolo 32, comma 14, del nuovo codice degli appalti gli accordi e gli appalti riguardanti lavori, servizi e forniture devono essere stipulati in modalità elettroniche; analogamente, ai sensi dell’art. 15, comma 2bis, della legge 241/90 sono stipulati con modalità elettroniche gli accordi tra pubbliche amministrazioni atti a disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune.

Al documento, sottoscritto digitalmente da entrambe i contraenti, viene attribuito un numero di protocollo da un registro apposito con numerazione che, nei diversi contesti, può essere annuale o perpetua, ed è registrata nel seguente formato: «codiceAOO-CON-anno-numeroProgressivo».

Indicazioni sui metadati documentali sono riportate, come per il precedente punto c), nell’Allegato n. 12 “Metadati relativi ai contratti pubblici”. Nella fattispecie, la valorizzazione dei metadati descritti è facoltativa.

e) Proposte di deliberazione

Contesto operativo: documenti presenti nel “Registro proposte di deliberazione” ed elaborati nel contesto operativo dell’attività amministrativa di vertice.

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SdP utilizzato e modalità di trattamento: nell’ambito del processo di completa digitalizzazione degli atti dell’Amministrazione regionale, il sistema Atti deliberativi consente la gestione di tali atti in una piattaforma dedicata che si integra con il SdP nelle fasi in cui è necessario attribuire un numero di protocollo ai documenti gestiti.

All’interno di tale sistema il funzionario incaricato predispone l’atto da sottoporre alla firma dei responsabili (Direttore di Servizio, Direttore centrale, Assessore) che, verificata la correttezza dello stesso, lo sottoscrive digitalmente insieme ai documenti allegati parte integrante. All’atto dell’apposizione dell’ultima firma il sistema procede quindi automaticamente alla protocollazione in partenza del documento sul registro di protocollo dell’AOO proponente.

Il protocollo della proposta di deliberazione è registrato nel seguente formato: «codiceAOO-PDL-anno-numeroProgressivo».

Contestualmente il documento viene automaticamente protocollato sul registro di protocollo del Segretariato Generale e reso disponibile all’iscrizione all’Ordine del Giorno della Giunta Regionale.

Il protocollo della proposta di deliberazione è registrato nel seguente formato: «anno-numeroProgressivo».

Successivamente all’adozione dell’atto da parte della Giunta Regionale, viene effettuata la numerazione della deliberazione nell’ambito del registro denominato GR/DELI.

I documenti vengono successivamente sottoposti alla firma del Segretario Generale e del Presidente (o loro sostituti).

All’interno di questo contesto, e con le medesime modalità sopra descritte, sono registrati gli atti denominati “Generalità di Giunta” che rappresentano verbali interni su argomenti di indirizzo e o a valenza organizzativa adottate dalla Giunta regionale.

Il processo di invio in conservazione avviene, di conseguenza, solamente quando è stato completato l’iter di perfezionamento dei documenti.

f) Decreti del Presidente

Contesto operativo: documenti presenti nel “Registro decreti del Presidente” ed elaborati nel contesto operativo dell’attività amministrativa di vertice.

SdP utilizzato e modalità di trattamento: i Decreti del Presidente, la cui bozza viene predisposta tramite un’apposita piattaforma software e successivamente trasmessa per via informatica al Servizio competente, vengono successivamente numerati sul registro di protocollo denominato PRES/DPGR nel seguente formato: «PRES-DEC-anno-numeroProgressivo».

63. Raccolte/Registri interni per scopi gestionali

Per scopi esclusivamente organizzativi o gestionali i documenti omogenei per tipologia o finalità, siano essi già protocollati o meno, possono essere raggruppati in raccolte (o registri interni).

Queste raccolte non esplicano valore giuridico/probatorio in relazione alle informazioni in esse contenute.

Le raccolte presenti presso ciascuna AOO sono indicate nel relativo manuale integrativo di struttura.

Presso la Direzione generale, l’Ufficio di gabinetto e l’Ufficio stampa e comunicazione della Regione, costituiscono raccolte:

a) Registro Interno per Iteratti

Comprende i documenti istruttori, acquisiti con Iteratti per essere sottoposti a firma digitale da parte del responsabile del procedimento, in attesa di registrazione al protocollo

Libri destinati a tracciare l’emissione o la ricezione di particolari categorie di documenti. Non hanno valore giuridico-probatorio.


Indicare nel manuale di struttura ulteriori raccolte/registri interni in uso presso la AOO.

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e contestuale invio telematico (PEC o PEO). Questi documenti, che in questa fase di pre-firma non rivestono ancora alcun rilievo giuridico o amministrativo in un determinato stato di elaborazione, vengono caricati nel SdP per il successivo svolgimento delle procedure di revisione o di visto e approvazione da parte del responsabile della Struttura o del procedimento.

Al documento è attribuito un numero progressivo di registrazione che consente di individuare il documento in sospeso e identificare il suo autore. Tale registrazione vale soltanto ai fini gestionali interni, ed è visibile esclusivamente all’interno del SdP; non costituisce dunque un numero di protocollo ma un numero progressivo di registrazione utile ai fini gestionali. Quando il responsabile sottoscrive il documento, quest’ultimo viene registrato sul protocollo generale.

b) Registro Circolari

Comprende le comunicazioni che i vari responsabili di AOO inoltrano, per motivi istituzionali, gestionali o normativi, a tutte le AOO, agli Enti regionali, al Consiglio regionale, agli organi politici o alle organizzazioni sindacali.

Alla circolare, prima della sua protocollazione sul registro generale in partenza, è attribuito un numero progressivo annuale. Tale numerazione ha lo scopo di consentire una rapida individuazione del tipo di comunicazione e darne evidenza.

c) Registro Ordini di Servizio

Comprende le comunicazioni riguardanti essenzialmente la gestione del personale con rilevanza all’interno delle singole AOO. Possono riguardare l’assegnazione di personale alle singole strutture dell’AOO piuttosto che la specifica attribuzione di compiti o mansioni, mediante ordini di servizio, e include anche le comunicazioni anche di carattere impositivo. Come per le Circolari, a questi documenti viene attribuito un numero progressivo annuale prima di essere protocollate sul registro generale in partenza.

d) Registro allegati

Comprende l’insieme degli allegati contenuti in una comunicazione con più destinatari. In particolare, nell’ambito della gestione del fascicolo del dipendente, atto a contenere esclusivamente i documenti riguardanti il dipendente stesso, quando perviene una comunicazione con più allegati, riferibili ognuno ad un singolo dipendente, la comunicazione in sé viene protocollata nel registro generale mentre ciascun allegato è annotato nel registro allegati per permetterne il corretto inserimento nel fascicolo del dipendete, ogni allegato è collegato mediante precedentazione con la relativa nota di comunicazione registrata nel protocollo generale.

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CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE

64. Classificazione

La classificazione è - insieme alle operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura - un’operazione necessaria per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti (art. 56 T.U.) che consiste nell’assegnare a un documento, in arrivo o in partenza, a prescindere dal supporto sul quale è formato, un codice identificativo definito nel titolario di classificazione.

Tale assegnazione consente di collocare il documento nell’ambito operativo in cui è destinato a svolgere i propri effetti. Trattasi dunque di un’operazione di ordine logico che risulta obbligatoria per la corretta gestione dei documenti.

La classificazione dei documenti, in arrivo o in partenza, è effettuata da chi protocolla il documento al momento della registrazione; la classificazione può essere comunque perfezionata successivamente al suo primo inserimento (cfr. punto 83).

Le modalità di classificazione dei documenti sono indicate dall’articolo 14 del Regolamento regionale; esse si basano sul titolario di classificazione (definito nel Regolamento regionale anche come «quadro» di classificazione) adottato da ciascuna AOO e riportato in allegato al manuale integrativo di struttura.

A livello operativo, fermo restando che il documento deve ricevere in ogni caso una classifica, e che la classificazione non è una informazione obbligatoria di protocollo, il protocollista che riscontri difficoltà nell’attribuire immediatamente un’esatta classifica al documento, può protocollare immediatamente il documento con una classifica generica attribuendovi successivamente il codice di classificazione più adeguato.

Da un punto di vista giuridico-funzionale, il fatto che la classifica non sia un elemento espressamente indicato come obbligatorio della registrazione di protocollo significa che si pone quale attività parallela a quella della protocollazione, con una sua autonoma rilevanza. E’ infatti la norma la norma (D.P.R. 445/2000, art. 56) che considera la classificazione - insieme alla protocollazione (art. 53) e alla segnatura (art. 55) – un’operazione necessaria e sufficiente per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni. Essa dunque ha un’importanza pari alla registrazione di protocollo per la futura strutturazione delle serie archivistiche.

65. Titolario di classificazione

Attraverso il titolario di classificazione, ciascuna AOO definisce lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle materie di propria competenza ed alle funzioni affidate ai singoli servizi o strutture stabili inferiori che la compongono.

Il titolario prevede una ripartizione dei documenti secondo un albero di voci in cui il livello più alto è rappresentato dal titolo, indicativo di una macro funzione dell’AOO, ed i livelli inferiori da classi e sottoclassi, indicativi di funzioni, competenze e attività specifiche collegate al titolo.

Il titolario di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in generale, in voci di I livello, II livello, III livello.

A norma dell’articolo 14 del Regolamento regionale, il titolario di classificazione è un atto formale adottato dal Direttore centrale, sentiti i Direttori dei servizi ed il responsabile dell’UdAP.

Titoli, classi, sottoclassi, etc. sono in un numero prestabilito e non sono in alcun modo modificabili se non con provvedimento esplicito del Direttore centrale e sentito il parere della Soprintendenza archivistica competente per territorio.

Le eventuali modifiche al titolario non possono essere retroattive e non sono quindi applicabili ai documenti già classificati, il che esclude ogni eventuale intervento di riclassificazione dei documenti.

Per ciascuna modifica alle voci del titolario vengono riportate le relative date di introduzione e di variazione. E’ comunque garantita la memorizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di

La classificazione è l’operazione che consente di assegnare ad un documento un codice identificativo inquadrandolo nel titolario della AOO.

Albero delle competenze della AOO ai fini documentali. E’ lo strumento che permette al documento di ricevere un codice identificativo tramite ripartizioni su più livelli.

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ricostruire le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di approvazione del nuovo titolario e valgono almeno per l’intero anno.

In ambito regionale, sono attualmente corso le operazioni per l’adozione di un titolario unico organizzato per funzioni, che consenta una più corretta ed efficiente gestione degli affari anche nel caso di riorganizzazioni dei singoli uffici competenti, che comportino nuove configurazioni degli organigrammi e trasferimenti di competenze da una AOO all’altra.

Il titolario di classificazione utilizzato presso la Direzione generale, l’Ufficio di gabinetto e l’Ufficio stampa e comunicazione della Regione è allegato n. 18 “Titolario della Direzione generale, Ufficio di gabinetto e Ufficio stampa e comunicazione della Regione” al presente Schema di Manuale.

66. Allegazione del Sistema di classificazione al manuale integrativo di struttura

Ogni responsabile AOO allega al manuale integrativo di struttura il sistema di classificazione adottato per la propria struttura. Il sistema di classificazione consiste nel titolario delle classi documentali trattate all’interno della AOO suddivise come descritto al punto precedente e adottato secondo le modalità ivi indicate.

Il sistema di classificazione, a norma dell’articolo 5, comma 2, lett. m) delle Regole tecniche sul protocollo, deve riportare le modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto.

In mancanza, qualora il titolario sia in corso di adozione ma non ancora formalmente adottato, il sistema di classificazione può consistere nell’elenco delle classi documentali trattate all’interno della AOO con indicazione dei tempi necessari all’adozione del titolario e delle altre informazioni indicate nell’articolo 5 sopra richiamato.

67. Fascicolazione

L’operazione di fascicolazione consiste nell’aggregare documenti - già classificati - nell’ambito di un’area logica coerente, con uno specifico oggetto di riferimento (affare, procedimento, persona, soggetto istituzionale o giuridico coinvolto in un’attività, etc.).

Gli obblighi di fascicolazione sono definiti a norma dell’articolo 41 del Codice e dagli articoli 13 e 14 delle Regole tecniche sui documenti, e le relative modalità operative - che risultano applicabili tanto ai documenti cartacei quanto ai documenti informatici attraverso il SdP - sono indicate nei punti seguenti in coerenza con quanto indicato agli articoli 15 e 16 del Regolamento regionale.

Come la protocollazione e la classificazione, anche la fascicolazione riveste un ruolo imprescindibile per la corretta gestione di un sistema documentale.

Il SdP fornisce gli strumenti per creare e gestire la fascicolazione dei documenti e in particolare per collegare ogni documento classificato, indipendentemente dal supporto in cui è contenuto, ai fascicoli digitali relativi agli affari o ai procedimenti cui il documento afferisce.

In via generale, si distinguono due tipologie di fascicolo:

Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;

Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (es. personali dei dipendenti, associazioni, attività economiche).

68. Segue: modalità operative della fascicolazione

Il fascicolo è creato con il primo atto che riguarda una determinata evidenza procedurale ed è chiuso con l’adozione del relativo provvedimento finale.

Raggruppamento dei documenti sotto un medesimo o affare.


Descrivere nel manuale di struttura particolari modalità di fascicolazione eventualmente adottate e l’insieme minimo dei metadati associati ai fascicoli trattati nella AOO.

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La creazione e la chiusura del fascicolo è di competenza del responsabile del procedimento che, a tal fine, può demandare l’operazione agli istruttori competenti o all’UdAP. Il fascicolo aperto è normalmente gestito e alimentato dagli istruttori che si occupano del relativo procedimento.

L’operazione di apertura del nuovo fascicolo (sia informatico che cartaceo) comporta la registrazione delle seguenti informazioni essenziali:

numero del fascicolo; oggetto del fascicolo, individuato sulla base degli standard definiti dall'AOO; data di apertura del fascicolo; AOO e UdAP; collocazione fisica di eventuali documenti cartacei ad esso inerenti; livello di riservatezza, se diverso da quello standard attribuito dal sistema.

Di norma, il fascicolo viene aperto all'ultimo livello della struttura gerarchica del titolario. A tal proposito si distinguono due ipotesi:

nel caso in cui il fascicolo è destinato a raccogliere i documenti di un’unica attività o un unico affare, e risulti quindi monoprocedimentale, assume la classifica del documento che ne determina l’apertura ed è destinato a contenere solo documenti aventi la medesima classifica. Il fascicolo può contenere sottofascicoli e questi contenere dei sotto-sottofascicoli a seconda della gerarchia dei sotto procedimenti trattati nell’ambito del procedimento principale.

nel caso in cui il fascicolo è creato per raccogliere i documenti relativi ad un singolo soggetto, persona fisica o giuridica, e risulti quindi multi-procedimentale, può assumere una classifica specifica e trasversale rispetto ai diversi procedimenti o attività inerenti al soggetto per il quale il fascicolo è stato creato (es. fascicoli personali dei dipendenti contenenti documentazione di differente tipologia).

La collocazione del documento all’interno del fascicolo (o dei suoi sottofascicoli) segue l’ordine di registrazione al numero di protocollo o, se assente, la data di acquisizione.

Uno stesso documento, se interessa più di un procedimento, può essere presente nei fascicoli aperti per quei procedimenti.

I documenti erroneamente assegnati al fascicolo possono essere reinseriti nel fascicolo corretto, in tal caso il SdP tiene traccia di tale modifica.

I fascicoli relativi al personale dipendente a tempo determinato, indeterminato o comunque in rapporti di dipendenza o collaborazione con l’Amministrazione regionale, vengono gestiti dall’UdAP della Direzione Generale, che ne cura la formazione, la gestione e la consultazione da parte degli aventi diritto.

69. Repertorio dei fascicoli

Ogni fascicolo è registrato nel repertorio dei fascicoli secondo quanto previsto dall’articolo 16 del Regolamento regionale a norma del quale per repertorio dei fascicoli si intende il registro cronologico nel quale vengono progressivamente annotati, secondo l’ordine di formazione, tutti i fascicoli presenti nell’archivio.

Il repertorio dei fascicoli è lo strumento che consente la ricerca dei procedimenti trattati dalla AOO, in corso o conclusi, e consente di sapere quali e quanti fascicoli sono aperti all’interno del sistema e quindi di monitorare il workflow dell’attività dell’ente. Inoltre svolge, a livello di fascicolo, la stessa funzione giuridico-probatoria che il registro di protocollo svolge a livello di singoli documenti.

Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l'ente può esercitare in base alla propria missione istituzionale, il repertorio dei fascicoli rappresenta in concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività. Il repertorio dei fascicoli è costantemente aggiornato.

E’ cura del responsabile della AOO o del procedimento, ovvero di un suo incaricato, aggiornare il repertorio dei fascicoli individuando, in particolare, i fascicoli aperti e quelli chiusi.

Elenco cronologico dei fascicoli aperti e chiusi, presenti in archivio.

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70. Particolari categorie di fascicoli

A norma dell’articolo 15, comma 5, del Regolamento regionale, particolari categorie di fascicoli vengono formate:

a) per la raccolta degli originali dei documenti non assoggettabili allo scarto;

b) per la raccolta di circolari, istruzioni, programmi e documenti di carattere generale riferiti alla singola classificazione;

c) per la raccolta di documenti ricevuti per conoscenza o simili e, più in generale, di documenti che non danno luogo ad avvio di alcun procedimento amministrativo.

71. Metadati dei fascicoli

L’insieme dei metadati relativi ai fascicoli del protocollo generale è riportato all’Allegato n. 11 “Metadati dei fascicoli del protocollo generale”.

Il manuale integrativo di struttura riporta l’insieme di metadati aggiuntivi associati a ciascun tipo di fascicolo particolare, e ad eventuali aggregazioni documentali particolari, gestite presso la relativa AOO.

Elenco delle categorie di fascicoli contenenti particolari aggregati documentali.


Indicare nel manuale di struttura i metadati di eventuali fascicoli particolari e aggregazioni documentali utilizzati presso la AOO.

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FLUSSI DOCUMENTALI

72. Premessa

La gestione dei flussi documentali rappresenta un insieme di attività strettamente connesse all’attività di gestione del protocollo. La descrizione dei flussi e la descrizione del protocollo disegnano due aspetti distinti ma complementari dello stesso fenomeno incentrato sulla trasparenza della gestione documentale ossia, rispettivamente, la dinamica del trattamento dei documenti, e l’assegnazione di valore giuridico, ai fini amministrativi, dei documenti trasmessi o ricevuti.

Nell’ottica della gestione documentale, i documenti che transitano all’interno di una AOO possono essere distinti, sostanzialmente, in ragione della loro fonte, del valore giuridico-probatorio che rivestono e dei mezzi con cui circolano.

73. Fonte delle comunicazioni

Con riferimento alla fonte di produzione, si individuano:

Documenti interni agli uffici della medesima AOO: documenti ricevuti o trasmessi nell’ambito degli uffici di una AOO.

Documenti interni all’Amministrazione regionale: documenti ricevuti o trasmessi tra diverse AOO della stessa Amministrazione regionale.

Documenti esterni: documenti ricevuti o trasmessi tra una AOO e soggetti pubblici o privati esterni all’Amministrazione regionale.

Con riferimento al flusso di trasmissione, si individuano:

Comunicazione in arrivo: è “in arrivo” ogni forma di comunicazione (intendendosi per tale anche quella finalizzata alla mera trasmissione di un documento) che ha principio da una fonte esterna alla UOR ricevente.

Comunicazione in partenza: è “in partenza” ogni forma di comunicazione (intendendosi per tale anche quella finalizzata alla mera trasmissione di un documento) che ha principio all’interno della UOR di competenza ed è destinata all’esterno della stessa.

74. Valore delle comunicazioni - documenti formali e informali

Con riferimento alla portata operativa e all’efficacia giuridico-probatoria, si distinguono:

Comunicazioni e documenti formali comprendono documenti amministrativi riconducibili ad un specifico procedimento, ovvero documenti che possono rivestire una qualche evidenza giuridico-probatoria nell’ambito dell’attività amministrativa svolta dalla AOO.

Per le comunicazioni e i documenti formali, in arrivo e in partenza, è obbligatoria la sottoscrizione elettronica del responsabile, la protocollazione, l’archiviazione e la conservazione.

Comunicazioni e documenti informali riguardano lo scambio di informazioni o di documenti irrilevanti ai fini procedimentali (es. semplici comunicazioni organizzative, segnalazioni, notizie stampa, note colloquiali, etc.), o documenti e informazioni che, seppur riconducibili ad una generale attività o ad un procedimento amministrativo, non ne costituiscono elementi definitivi posti a base dell’iter procedimentale (es. documenti parziali scambiati nel corso di un’istruttoria, note a carattere informativo, appunti, memorie, bozze di elaborati, etc.).

Introduzione alla tematica dei flussi. Connotazione dei documenti in base a macro-caratteristiche descrittive. Mezzi di comunicazione e ambito d’uso.

Distinzione dei documenti a seconda della collocazione nella fase di ricezione o di trasmissione.

Distinzione dei documenti a seconda dell’ambito di produzione.

La documentazione formale si differenzia da quella informale in quanto la prima è esplicitamente destinata a svolgere effetti giuridico/probatori.

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Per le comunicazioni e i documenti informali, in arrivo e in partenza, non è richiesta la sottoscrizione elettronica del responsabile; se il responsabile del procedimento ritiene il documento comunque rilevante può disporne la protocollazione.

75. Strumenti e modalità di comunicazione

Per lo svolgimento delle sue attività, l’Amministrazione regionale comunica con le proprie strutture interne, con i dipendenti, con le altre Pubbliche amministrazioni e con i privati principalmente attraverso i propri indirizzi di posta elettronica istituzionale (PEO o PEC).

Diversi strumenti di comunicazione, come la posta tradizionale o analoghi, sono adoperati soltanto nel caso in cui non risulti possibile utilizzare la posta elettronica, o per esigenze di cortesia o di rappresentanza.

A seguito della modifica intervenuta all’articolo 47, comma 2, lettera c) del CAD ad opera dell’art. 14, comma 1-bis, del D.L. 69/2013, il fax non è più utilizzato per le trasmissioni ai fini del procedimento tra pubbliche amministrazioni, sopravvivendo invece come canale di comunicazione in arrivo riservato ai privati ai sensi dell’articolo 38 del Testo Unico.

Sono ammessi in arrivo ed in partenza i documenti spediti tramite:

posta elettronica all’indirizzo istituzionale della struttura competente; posta elettronica certificata all’indirizzo istituzionale della struttura competente; cooperazione applicativa; servizi telefax; consegna di documenti informatici su supporto informatico (DVD, CD, memoria su

chiave USB, etc.); consegna di documenti cartacei a mezzo posta ordinaria, raccomandata o servizio di

consegna diretta con ricevuta (es. a mezzo corrieri); consegna diretta da parte dell’interessato o da suo delegato.

DISCIPLINA DEI CANALI DI COMUNICAZIONE

76. Principi generali

La trasmissione e lo scambio di documenti all’interno e all’esterno della AOO avviene in modalità informatizzata attraverso l’utilizzo della posta elettronica (certificata o ordinaria) e in cooperazione applicativa, con uso residuale della posta tradizionale.

In particolare:

è preferito l’utilizzo della posta elettronica certificata nei casi in cui la trasmissione di un documento o di una comunicazione assolva agli effetti tipici della notifica con relativa ricevuta di consegna; a tale scopo è utilizzato ogni eventuale altro servizio elettronico di recapito certificato previsto dall’art 1-ter del CAD;

in ogni altro caso è preferibile l’utilizzo della posta elettronica ordinaria;

l’utilizzo della posta tradizionale, o mezzi analoghi, è circoscritta ai casi specifici nei quali, per la natura del documento o la tipologia dei destinatari, non è possibile utilizzare lo strumento informatico.

L’utilizzo dei sistemi di cooperazione applicativa è circoscritto ad ambiti specifici come quello della fatturazione elettronica.

Tanto considerato, per lo scambio e la registrazione di comunicazione e documenti l’Amministrazione regionale adotta:

quale modalità di comunicazione principale la posta elettronica certificata e la posta elettronica ordinaria basate sul protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) per la trasmissione di messaggi via internet e sullo standard MIME (Multipurpose Internet Mail

L’Amministrazione regionale comunica principalmente attraverso gli indirizzi di posta elettronica istituzionale.

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Extensions) per il formato dei messaggi, così come definiti nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045 e 2049 e successive modificazioni;

modalità di predisposizione della registrazione di protocollo unitarie, strutturando i dati obbligatori della registrazione di protocollo di cui all’art. 53 del Testo Unico, secondo lo schema XML descritto nella circolare AGID n. 60 del 23 gennaio 2013 che viene allegato alle comunicazioni trasmesse per via telematica;

modalità di protocollazione della corrispondenza ricevuta per via telematica da altre Pubbliche Amministrazioni conformi al dettato della citata circolare AGID n. 60 del 23 gennaio 2013.

Il dettaglio sui canali di comunicazione e sulle relative modalità di utilizzo è descritto ai punti successivi.

77. Comunicazioni a mezzo posta elettronica

A norma dell’articolo 16 delle Regole tecniche sul protocollo «lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045 e 2049 e successive modificazioni».

Un messaggio di posta elettronica (c.d. “email”) può essere considerato nella sua funzione di veicolo di un testo, di veicolo di un allegato, o di veicolo di testo ed allegati. Nel primo caso, l’email è assimilabile alla busta di una missiva tradizionale contenente la sola lettera da recapitare al destinatario, nel secondo caso l’email è assimilabile alla busta di una missiva tradizionale contenente i soli documenti da trasmettere senza messaggio di accompagnamento. Nell’ultimo caso è assimilabile ad una busta contente documenti accompagnati da una nota di inoltro.

La comunicazione trasmessa mediante posta elettronica - anche se costituita dal solo messaggio senza allegati - rappresenta un documento informatico valido a tutti gli effetti di legge, sebbene possa assumere una diversa rilevanza giuridico-probatoria a seconda dello strumento di posta elettronica utilizzato, del rilievo che le norme riconoscono all’email in relazione al contesto di utilizzo, e delle finalità a cui è destinata.

In tale contesto, si colloca la posta elettronica certificata (PEC) che, se spedita ad altra PEC, assume la peculiare valenza di strumento di notificazione (art. 48, comma 2, del CAD) sia del messaggio trasmesso sia dell’eventuale allegato, al pari di una raccomandata con avviso di ricevimento.

Per la spedizione di documenti formali attraverso posta elettronica (PEC o PEO), è necessario eseguire le seguenti operazioni:

redigere il documento con un sistema di videoscrittura;

verificare la completezza dei contenuti (cfr. punto 87);

perfezionare il documento con la firma del responsabile: il sistema di firma provvede ad apporre automaticamente un riferimento temporale al documento firmato (cfr. punto 30.1 e 30.3);

tramite SdP, assegnare il numero di protocollo in partenza al documento firmato digitalmente;

tramite SdP, inviare alla casella del destinatario il messaggio di posta, contenente il documento firmato digitalmente.

Per la spedizione dei documenti informatici, l’AOO si avvale di un servizio di Posta Elettronica Certificata, conforme al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, che può essere offerto da un soggetto esterno in grado di assicurare la sicurezza del canale di comunicazione e di dare certezza sulla data di spedizione e consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio di ricevute di ritorno elettroniche.

Descrizione delle procedure e delle caratteristiche di spedizione di comunicazioni e documenti mediante posta elettronica. Quadro generale.

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77.1. Segue: Posta Elettronica Certificata (PEC) istituzionale

La posta elettronica certificata è concepita per la trasmissione telematica di comunicazioni e di documenti che necessitano, per la loro validità, di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna certe.

La trasmissione del documento informatico a mezzo PEC equivale alla notifica per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

L’articolo 1-ter del CAD, aggiunto da dall’ art. 1, comma 2, D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179, prevede altresì la possibilità di utilizzare un eventuale altro servizio elettronico di recapito certificato previsto dall’art 1-ter del CAD, con funzioni certificatorie equivalente alla PEC, che tuttavia, attualmente, risulterebbe in corso di individuazione. Quanto riferito al sistema delle PEC, quindi, si intende riferito, ove compatibile, ad ogni eventuale altri sistema certificatorio equivalente.

I messaggi trasmessi via PEC viaggiano nella cosiddetta “busta di trasporto”, un documento informatico che garantisce la provenienza, l’integrità e l’autenticità del messaggio, certificando altresì la data e l’ora di spedizione e di ricezione con efficacia opponibile ai terzi. La trasmissione di comunicazioni a mezzo PEC (del mittente) verso PEC (del destinatario) equivale, dunque, all’utilizzo dello strumento di notificazione a mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.

Il documento informatico trasmesso via PEC si intende inviato e recapitato al destinatario se spedito all'indirizzo elettronico da quest’ultimo dichiarato. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, attestate dalle ricevute di accettazione (rilasciata dal gestore del servizio PEC del mittente) e di consegna (rilasciate dal gestore del servizio PEC del destinatario), sono opponibili ai terzi.

La PEC di per sé non soddisfa i requisiti di sottoscrizione elettronica avanzata o qualificata del documento, per cui la sottoscrizione dell’originale informatico del documento, qualora debba esplicare efficacia legale, deve essere effettuata mediante una delle firma di cui al punto 30.1 del presente Schema di manuale. Inoltre, il descritto sistema certificatorio, tuttavia, funziona esclusivamente per messaggi (inclusi i relativi documenti allegati) trasmessi da PEC a PEC.

Ambito di utilizzo prevalente

La PEC istituzionale è utilizzata come canale preferenziale per:

Comunicazioni interne in arrivo e in partenza tra AOO e suoi uffici, ovvero tra AOO ed AOO della stessa Amministrazione regionale, se trattasi di atti o documenti per il quali è necessaria la notifica. L’interscambio di documenti all’interno di una AOO avviene tramite il sistema di gestione dei flussi documentali, messo a disposizione dal SdP, da cui è possibile trasmettere le PEC.

Comunicazioni in partenza verso soggetti privati o pubblici diversi dall’Amministrazione regionale, per esigenze di notifica o in tutti i casi in cui, per legge o regolamento, la PEC sia prevista come unico (o principale) canale di comunicazione (es. domicilio digitale del cittadino, ex art. 3-bis del Codice; indirizzo PEC delle imprese o dei professionisti, ex art. 5-bis del Codice).

Comunicazioni in arrivo da privati o soggetti pubblici diversi dall’Amministrazione regionale.

Il documento informatico trasmesso o ricevuto via PEC è sempre soggetto a protocollo sia in partenza che in arrivo. I messaggi trasmessi e ricevuti via PEC sono protocollati nel loro complesso, ossia busta di trasporto, messaggio ed eventuali documenti allegati: pertanto, alla busta, al messaggio e agli eventuali allegati è associato un unico numero di protocollo.

Il SdP associa automaticamente le ricevute rilasciate dai gestori di PEC al relativo documento.

In caso di ricezione di un'unica trasmissione PEC contenente singoli allegati, destinati ciascuno a soggetti diversi (es. schede del personale trasmesse in blocco con PEC), è protocollata la PEC nel suo insieme ed ogni suo allegato è ulteriormente repertoriato come una unità a sé stante collegata al numero di protocollo della PEC medesima; al termine, ciascun allegato è trasmesso al relativo destinatario. I numeri di repertorio sono annotati in un apposito registro (cfr. punto 63 lett. e).

Ambito operativo della posta elettronica certificata.

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Se i documenti trasmessi a mezzo PEC superano la dimensione massima prevista dal sistema di PEC utilizzato dall'AOO si procede tramite SdP alla generazione di un link da inserire nel messaggio di invio ovvero, qualora tale soluzione non sia praticabile, si procede alla realizzazione di copia analogica conforme dei documenti da trasmettere, ai sensi dell’articolo 10 delle Regole tecniche sui documenti, e alla spedizione mediante servizio interno di consegna (se i destinatari sono interni alla Amministrazione regionale) o mediante posta tradizionale (se i destinatari sono esterni).

La PEC istituzionale è agganciata al SdP che consente, per le comunicazioni in arrivo o in partenza, l’assegnazione di un numero progressivo di protocollo. La registrazione è effettuata dal personale secondo quanto descritto al punto 39 e ss.

Nel caso in cui il corrispondente non avesse a disposizione una casella di Posta Elettronica Certificata, è discrezione del responsabile del procedimento o dell’istruttoria l’invio ad un indirizzo di Posta Elettronica Ordinaria.

77.2. Segue: Posta Elettronica Ordinaria (PEO) istituzionale

L’indirizzo di posta elettronica ordinaria istituzionale è impiegato per lo svolgimento di attività o procedimenti di competenza della struttura titolare del relativo indirizzo, ed è utilizzabile per la trasmissione telematica di comunicazioni e di documenti che non necessitano, per la loro validità, di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna certe.

L’articolo 47 del CAD stabilisce che «Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l’utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza».

Requisito di validità per l’impiego della posta elettronica ai fini istituzionali è la verifica della provenienza delle comunicazioni, intendendosi con ciò il riscontro dell’ufficialità – ma soprattutto della operatività - dell’indirizzo di posta elettronica da cui o verso cui transita il documento.

E’ possibile verificare gli indirizzi ufficiali istituzionali di posta elettronica tra quelli pubblicati sui siti delle pubbliche amministrazioni e sull’iPA raggiungibile all’indirizzo: http://indicepa.gov.it. Il riscontro dell’operatività dell’indirizzo è ottenibile, ad esempio, attraverso conferme interlocutorie preliminari con la struttura titolare, da svolgersi attraverso il medesimo indirizzo di posta elettronica oggetto di verifica.


La PEO istituzionale è impiegata come canale preferenziale per:

Comunicazioni interne in arrivo e in partenza tra AOO e suoi uffici, ovvero tra AOO ed AOO della stessa amministrazione regionale. Ai fini del procedimento sono ammesse tanto le trasmissioni di documenti formali (firmati digitalmente) quanto le trasmissioni informali scambiate in forma collaborativa;

Comunicazioni in arrivo da privati verso l’amministrazione con riferimento alla presentazione di istanze e dichiarazioni ai sensi dell’articolo 38 del Testo Unico;

Comunicazioni in partenza dall’amministrazione verso i privati, soltanto per scopi meramente informativi. In questo caso il Responsabile AOO valuta l’idoneità della comunicazione tra PEO istituzionale e PEO privata in relazione alle esigenze di certezza del procedimento (per le comunicazioni formali si utilizza invece la PEC o la posta tradizionale raccomandata).

I documenti ricevuti sulla PEO istituzionale della AOO da parte di privati o strutture amministrative, sia interne che esterne alla AOO, sono soggetti a registrazione di protocollo secondo le regole indicate al punto 39 e ss.

La PEO istituzionale può essere è agganciata al SdP che consente, per le comunicazioni in arrivo o in partenza, l’assegnazione di un numero progressivo di protocollo.

Ambito operativo della posta elettronica istituzionale.

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77.3. Segue: Posta Elettronica personale del dipendente

Ogni dipendente dell’Amministrazione regionale è titolare di un indirizzo di PEO personale, associato al proprio codice identificativo, avente il seguente formato: [email protected].

L’indirizzo PEO del dipendente è strettamente personale perché assegnato in funzione del rapporto di pubblico impiego che lega il dipendente con l’amministrazione di appartenenza.

La Posta elettronica ordinaria personale del dipendente (PEO del dipendente) è utilizzata per le comunicazioni tra il dipendente medesimo e la propria AOO o altre AOO dell’Amministrazione regionale, ovvero per le comunicazioni verso altre amministrazioni con cui il dipendente debba rapportarsi in ragione del lavoro svolto.

L’utilizzo delle PEO personali è dunque limitato alle comunicazioni di lavoro, ad agevolare le normali attività d’ufficio, allo svolgimento di rapporti di collaborazione e condivisione di documenti interni non ufficiali o comunque non definitivi, e cosi via dicendo.

Salvo i casi in cui la legge prescriva requisiti formali di comunicazione con il dipendente, l’AOO normalmente comunica con il dipendente sulla casella PEO di quest’ultimo.


comunicazioni informali tra dipendenti;

comunicazioni tra amministrazione e dipendente circa il rapporto di servizio.

Le comunicazioni trasmesse da PEO personale a PEO personale non rilevano ai fini amministrativi o giuridico-probatori, sono tuttavia soggette a registrazione di protocollo quando attengano al rapporto di lavoro ovvero nel caso in cui sia stabilito dal responsabile della struttura o del procedimento o da norme di legge.

Le comunicazioni trasmesse da PEO personale a PEO istituzionale, e viceversa, sono generalmente irrilevanti ai fini procedimentali salvo che non sia stabilito diversamente dal responsabile della struttura o del procedimento o da norme di legge. In quest’ultimo caso sono soggette a registrazione di protocollo.

78. Comunicazione in cooperazione applicativa

La cooperazione applicativa riguarda l’attitudine di determinate applicazioni software - destinate ad una particolare funzione (es. gestione del protocollo) e progettate per un determinato sistema informatico - a comunicare con applicazioni progettate per sistemi informatici diversi dal proprio.

La cooperazione applicativa si basa sulla c.d. interoperabilità, ossia l’attitudine di sistemi informatici diversi a scambiare informazioni sulla base di standard condivisi.

A livello di protocollo informatico, l’interoperabilità si concretizza nella possibilità per diverse amministrazioni – attraverso la sottoscrizione di specifici accordi di servizio - di trattare uniformemente i dati di protocollo dei documenti trasmessi al fine di automatizzare le attività ed i processi amministrativi conseguenti (art. 55, Testo Unico) nell’ottica dello sviluppo del Sistema pubblico di connettività (SPC) previsto dall’articolo 73 e ss. del CAD.

Al momento, le procedure di cooperazione applicativa sono utilizzate principalmente nell’ambito della fatturazione elettronica, ove il protocollo è mediato dall’applicativo apposito SdIFVG (Sistema di Interscambio FVG).

Negli ambiti in cui l’amministrazione non opera in cooperazione applicativa, le comunicazioni e la trasmissione di documenti avviene mediante posta elettronica semplice o certificata a seconda dell’effetto giuridico che si intende ottenere (cfr. punto 77 e ss.).

79. Comunicazioni ai cittadini (art. 3-bis del CAD)

Ambito operativo della posta elettronica personale del dipendente.

Descrizione della cooperazione applicativa, una modalità di scambio di informazioni tra amministrazioni basato su standard condivisi.

In attesa dell’adesione generalizzata al Sistema Pubblico di Connettività, a seconda delle esigenze, sono utilizzate la PEC o la PEO.

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Ai sensi dell’articolo 3-bis del CAD, le comunicazioni destinate ai cittadini provvisti di domicilio digitale sono effettuate in via telematica. Le comunicazioni destinate ai cittadini sprovvisti di domicilio digitale possono essere trasmesse a mezzo posta tradizionale con le modalità appresso indicate.

Il documento deve:

essere redatto in originale informatico in osservanza delle prescrizioni formali di composizione del documento indicate ai punti 35 e 87, con particolare specificazione dell’amministrazione mittente;

essere firmato dal responsabile con una delle firme previste dall’articolo 21 del CAD (cfr. punto 30.1);

riportare la firma a stampa del responsabile, con l’indicazione della struttura di appartenenza e della funzione ricoperta, secondo un formato del tipo: Nome, Cognome, Ruolo, Struttura;

riportare la dizione “firma autografa sostituita a mezzo stampa - documento firmato digitalmente”;

riportare la dichiarazione “Il documento informatico, da cui la copia è tratta, è stato predisposto e conservato presso questa amministrazione in conformità alle norme vigenti”;

essere spedito a mezzo posta tradizionale (ordinaria o raccomandata) all’indirizzo del destinatario.

La descritta modalità di formazione e spedizione del documento non risulta valida nel caso in cui il documento costituisca una certificazione rilasciata dall’amministrazione da utilizzarsi nei rapporti tra privati (art. 3-bis comma 4-quater del CAD).

80. Comunicazioni a mezzo posta tradizionale

Nell’attuale fase di transizione verso la completa dematerializzazione della documentazione amministrativa, rimane in uso l’utilizzo della documentazione cartacea e della posta tradizionale, sia all’interno dell’Amministrazione regionale che verso terzi, in caso di inaccessibilità dei sistemi informatici o telematici o del SdP (es. blackout temporanei) e in ogni altro caso in cui l’utilizzo del supporto cartaceo risulti mezzo imprescindibile della comunicazione (es. a causa di limiti infrastrutturali, limiti applicativi del sistema di gestione e trasmissione dei documenti di grandi dimensioni, etc.).

In questi casi, la posta tradizionale è adoperata per trasmettere tanto documenti cartacei quanto documenti informatici su supporto informatico (es. CD, DVD, memorie USB, etc.).

Per le comunicazioni esterne rivolte a privati, l’Amministrazione adopera il servizio di posta tradizionale qualora il privato non abbia dichiarato l’elezione di un proprio domicilio digitale ai sensi dell’articolo 3-bis del codice dell’amministrazione digitale, o non abbia comunque comunicato un proprio indirizzo di posta elettronica ordinaria per la ricezione di eventuali comunicazioni, sempreché queste ultime, per la loro validità, non necessitino di una ricevuta di avvenuta consegna.

Il servizio di posta tradizionale, a discrezione del Responsabile AOO, è altresì ammessa per l’inoltro di comunicazioni di cortesia e di rappresentanza verso il cittadino o altre istituzioni.

Il manuale integrativo di struttura riporta un elenco della documentazione che può essere trasmessa o acquisita agli atti del procedimento in originale cartaceo.

Le macro-fasi delle comunicazioni di posta tradizionale sono:

Trasmissione

L’UdAP provvede direttamente a tutte le operazioni di spedizione della corrispondenza il giorno in cui è stata protocollata. A livello operativo, l’UdAP riceve, da parte

Modalità di comunicazione con il cittadino via telematica e con posta tradizionale.

Casi e modalità di uso della posta tradizionale.

Tramite posta tradizionale è possibile inviare documenti su qualsiasi supporto, anche informatico.

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dell’istruttore, la posta già protocollata ed imbustata; procede quindi a compilare le distinte suddividendo la posta tra interna, prioritaria, raccomandate e raccomandate per l'estero; inoltra il tutto, infine, all’Ufficio Posta del Servizio logistica della Regione che provvede alla pesatura, all’affrancatura e alla spedizione.

Acquisizione

Il ritiro della posta indirizzata all’Amministrazione regionale è effettuato da un incaricato dell’Ufficio posta del Servizio logistica della Regione. L’incaricato sigla le ricevute di ritorno delle raccomandate, ove presenti, e successivamente provvede allo smistamento della corrispondenza per singola AOO e sue eventuali sedi territoriali.

La posta che giunge alla AOO è presa in consegna dall’UdAP che provvede alla relativa protocollazione al momento della ricezione o, al più tardi, il primo giorno lavorativo utile successivo alla data di consegna. La busta contenente il documento, munita dei timbri postali, è allegata al documento stesso.

81. Comunicazioni a mezzo fax

Alcune strutture regionali sono dotate di un numero attivo per la ricezione di fax; eventuali numeri di fax attivi sono indicati, per ciascuna struttura, sul sito istituzionale della Regione all’indirizzo internet indicato al punto 8.

L’articolo 38 del Testo Unico ammette la trasmissione mediante fax come strumento valido per la presentazione di istanze o dichiarazioni da parte dei privati, essa e quindi è valida ai fini del relativo procedimento ed è soggetta a registrazione di protocollo con riferimento a queste fattispecie.

Al contrario, l’articolo 47 lett. c) del CAD esclude l’uso del fax per le trasmissioni tra pubbliche amministrazioni.

La comunicazione pervenuta via fax segue le regole generali sulla protocollazione. In particolare, si precisa che la trasmissione fax, anticipatoria di un documento che deve essere acquisito in originale entro un preciso termine a pena di decadenza, vale ad interrompere i termini di decadenza se il documento originale successivamente prodotto è ritenuto, dal responsabile del procedimento, conforme al fax ricevuto. In questo caso, l’originale successivamente pervenuto costituirà parte integrante del fax inizialmente pervenuto e ne acquisirà il medesimo numero di protocollo. In caso contrario, ai fini dei termini decadenziali, si terrà conto esclusivamente della data di acquisizione dell’originale pervenuto.

82. Consegna diretta presso gli sportelli o uffici competenti

I documenti cartacei possono essere consegnati direttamente presso gli UdAP dell’AOO competente a riceverli.

I documenti digitali consegnati su supporti amovibili (come ad esempio i supporti ottici) sono accettati dall’UdAP se risultano leggibili con le tecnologie a sua disposizione o, comunque, se sono contrassegnati come riservati con espressa indicazione del soggetto destinatario.

Alla consegna seguono gli ordinari controlli e adempimenti descritti nei punti successivi di questo Schema di manuale.

Casi e modalità di uso del fax.

L’uso del fax è escluso tra pubbliche amministrazioni ai fini del procedimento. Se in arrivo da parte dell’utenza esterna, comunque, va sottoposto a protocollazione.

Casi e modalità di consegna a mano.

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DESCRIZIONE DEL FLUSSO DOCUMENTALE

83. DOCUMENTI IN ARRIVO (FASI)

I documenti in arrivo sono acquisiti dai dipendenti addetti all’UdAP della AOO competente o, nel caso di documenti cartacei, dal personale a ciò abilitato addetto al servizio di portineria dello stabile in cui ha sede la AOO.

A prescindere dal supporto documentale trattato, il flusso documentale in arrivo si svolge secondo le seguenti fasi che richiamano e ampliano – in un’ottica sistematica e operativa - concetti, nozioni e pratiche accennate in precedenza.

83.1. Fase preliminare di acquisizione

83.1.1. Ricezione

Il documento è acquisito attraverso uno dei canali di trasmissione precedentemente indicati al punto 75.

83.1.2. Verifica

L’addetto al protocollo verifica, in base alle proprie competenze, la corrispondenza effettiva tra il destinatario indicato nella comunicazione ricevuta e la propria struttura, e tra l’oggetto e il contenuto della comunicazione.

Se non riscontra incongruenze o errori nella trasmissione, l’addetto acquisisce a protocollo il documento e lo inquadra ai fini della corretta classificazione, altrimenti attiva le procedure di gestione delle trasmissioni erroneamente ricevute indicate al successivo punto 84.

83.2. Fase di registrazione

83.2.1. Registrazione di protocollo

La protocollazione dei documenti è effettuata: a) manualmente dal personale dell’UdAP presente presso ciascuna AOO; b) oppure in modalità automatizzata nel caso di applicativi online per l’acquisizione di istanze e documenti, indicati al precedente punto 33.

In caso di protocollazione manuale:

a) se il documento ricevuto appartiene alla categoria dei documenti esclusi dalla protocollazione - cfr. punto 45 - l’addetto non effettua la registrazione a protocollo ma gestisce il documento in modo che ne sia realizzata la relativa funzione (es. distribuzione della stampa). Se di nessuna utilità, il documento non soggetto a protocollo è eliminato (es. materiale pubblicitario cartaceo o pervenuto via posta elettronica);

b) in ogni altro caso, l’addetto registra il documento a protocollo;

c) nei casi dubbi, ed in particolare quando vi è difficoltà a determinare se protocollare o meno un documento, l’addetto registra comunque il documento a protocollo rimettendo al responsabile del procedimento la valutazione di un eventuale annullamento della registrazione - cfr. punto 52.

Il documento ricevuto per posta elettronica ordinaria che - a prescindere dalle sue caratteristiche di formato, di originalità e autenticità - si intenda registrare a protocollo per avere prova della sua ricezione, è inserito nel SdP con il formato di origine e protocollato con la dicitura “Documento ricevuto via posta elettronica”.

Descrive, per fasi, il percorso seguito dai documenti in arrivo e le procedure relative al loro trattamento, dalla ricezione all’archiviazione.

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83.2.2. Classificazione

L’operazione di classificazione del documento è un’attività necessaria di natura gestionale che inquadra il documento nell’ambito funzionale della AOO destinataria sulla base del titolario adottato dalla AOO medesima (cfr. punto 64 e seguenti).

Di norma, la classificazione è eseguita dall’UdAP tramite il SdP contestualmente alla protocollazione e, successivamente al suo inserimento, può essere rettificata, anche dal responsabile del procedimento o dall’istruttore, per inquadrare il documento all’interno della categoria concettuale/procedimentale più pertinente.

83.2.3. Segnatura

La segnatura avviene contestualmente alla registrazione di protocollo.

Con riferimento al documento informatico, la segnatura è un’operazione che consiste nella produzione di un oggetto informatico riportante informazioni relative alla registrazione di protocollo, associato in modo univoco ed inscindibile al documento cui si riferisce.

Con riferimento al documento cartaceo, la segnatura consiste nella apposizione delle informazioni relative alla registrazione di protocollo mediante sistemi fisici quali: timbri, etichette o soluzioni analoghe.

In ogni caso, la segnatura è associata o apposta sul documento in modo permanente e non modificabile. Il dettaglio della segnatura è descritto al punto 54.

83.2.4. Fascicolazione

L’operazione di fascicolazione segue quella della classificazione e consiste nel collocare il documento registrato al protocollo all’interno del fascicolo informatico del relativo procedimento, o dei fascicoli collegati. Alla fascicolazione provvede l’UdAP competente che successivamente, ove necessario, può rettificare la collocazione del documento in altro fascicolo come descritto al punto 67.

83.3. Fase di gestione

83.3.1. Smistamento

Lo smistamento consiste nella trasmissione del documento alla struttura interna alla AOO e competente del relativo procedimento. Questa operazione è effettuata dell’UdAP che ha ricevuto, registrato e classificato il documento.

In particolare, al fine di individuare con chiarezza l’ufficio competente, il documento è trasmesso direttamente all’ufficio che si occupa della materia (o meglio che esegue la specifica pratica), mentre è inoltrato per conoscenza agli altri uffici che ne potrebbero essere interessati.

Il responsabile dell’ufficio destinatario accetta il documento prendendolo in carico ovvero, qualora riscontri un errore di smistamento, lo restituisce all’UdAP con opportuna motivazione.

La procedura di smistamento è effettuata tramite il SdP sia per i documenti informatici che per quelli cartacei, i quali ultimi vengono preliminarmente acquisiti al sistema, in copia per immagine, ai fini gestionali (cfr. punto 88) e successivamente trasmessi in originale all’ufficio competente.

83.3.2. Assegnazione

L’assegnazione consiste nell’attribuzione di un documento alla specifica persona che se ne occupa.

In particolare, l’assegnazione avviene: a) per competenza all’istruttore responsabile a trattare il procedimento o l’attività; b) per conoscenza: ai soggetti comunque interessati o coinvolti.

L’operazione di assegnazione è effettuata, generalmente, dal responsabile dell’ufficio competente a cui il documento è stato smistato.

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In caso di errata assegnazione, il ricevente restituisce il documento al responsabile dell’ufficio competente che provvederà, se ritiene opportuno, alla assegnazione a diverso istruttore.

In ogni caso, i termini del procedimento decorrono dalla registrazione di protocollo del documento e non dal momento in cui questo perviene effettivamente all’istruttore responsabile.

Tutte le operazioni sopra indicate sono effettuate mediante il SdP che tiene traccia dei vari passaggi conservando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione e la data e l’ora di esecuzione.

83.3.3. Archiviazione e conservazione

L’archiviazione è gestita dall’UdAP della AOO competente; in argomento si rimanda al punto 96 e seguenti. Per la conservazione si rimanda al punto 109 e seguenti.

84. Comunicazioni errate – smistamento ad AOO interne e esterne

In caso di comunicazioni erroneamente pervenute a mezzo posta elettronica o posta tradizionale:

se la comunicazione era indirizzata ad un’altra AOO della stessa amministrazione (se desumibile, ad esempio, dall’indirizzo errato o dall’incoerenza dell’oggetto della comunicazione rispetto al contenuto della stessa), l’addetto all’UdAP provvede a inoltrarla direttamente alla AOO di competenza;

se la comunicazione risulta non essere di competenza dell’Amministrazione regionale, l’addetto all’UdAP non registra la comunicazione al protocollo ma la restituisce al Servizio postale o al mittente.

Per le comunicazioni pervenute su una casella di posta elettronica non monitorata ai fini del protocollo (es. PEO non istituzionale), il ricevente provvede all’inoltro all’UdAP competente.

L’inoltro o la restituzione delle comunicazioni e dei documenti erroneamente ricevuti avviene attraverso medesimo sistema di comunicazione adottato dal mittente (informatico o cartaceo); per i documenti informatici che transitano attraverso il SdP è tenuta traccia di ogni operazione di inoltro o restituzione.

85. Rilascio delle ricevute

Documenti informatici

Per i documenti informatici spediti attraverso PEC, il gestore del servizio PEC del mittente fornisce a quest’ultimo la ricevuta di accettazione, mentre il gestore del servizio PEC del destinatario fornisce la ricevuta di avvenuta consegna, entrambe con indicazione della data e l’ora esatta del rilascio. Queste ricevute hanno valore giuridico-probatorio.

Il SdP al momento non rilascia ricevute valide ai fini giuridico-probatori relativamente alle operazioni effettuate (funzione attualmente in corso di implementazione).

Documenti cartacei

Per i documenti cartacei:

In caso di impossibilità ad eseguire immediatamente la protocollazione del documento e consiste nell’apposizione, sulla fotocopia della prima pagina del documento consegnato, l’UdAP può rilasciare una semplice ricevuta di consegna.

Questa ricevuta riporta: a) il timbro datario/orario di avvenuta ricezione; b) la dicitura “Ricevuta extra-protocollo. La protocollazione sarà effettuata entro il primo giorno lavorativo utile dalla data odierna”; c) la dicitura “L’incaricato del protocollo” seguita dalla sigla autografa dell’operatore che lo ha ricevuto.

Gestione delle trasmissioni errate. L’UdAP inoltra il documento all’ufficio competente o lo rispedisce al mittente se non destinato alla Regione.

Procedure di rilascio delle ricevute. Distinzione tra tipi di ricevute.

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Questa ricevuta non ha valore giuridico-probatorio, assolvendo a tale funzione soltanto la ricevuta di avvenuta registrazione del documento al protocollo (ricevuta di protocollo).

la ricevuta di protocollo ha valore giuridico-probatorio. E’ rilasciata dall’addetto all’UdAP con l’apposizione, sulla fotocopia della prima pagina del documento consegnato: a) del timbro datario/orario dell’avvenuta ricezione; b) degli estremi della segnatura di protocollo; c) del sigillo identificativo dell’amministrazione; d) della sigla dell’addetto che ha effettuato la registrazione di protocollo.

86. DOCUMENTI IN PARTENZA (FASI)

I documenti in partenza sono predisposti dagli istruttori, a cui è affidata l’elaborazione di un determinato documento, che operano presso ciascun ufficio della AOO secondo questo schema funzionale.

86.1. Fase preliminare di produzione

86.1.1. Formazione del documento

I documenti informatici o cartacei sono formati con una delle modalità indicate al punto 27 e seguenti.

Per le comunicazioni che non necessitano di una sottoscrizione digitale (o equipollente), ma che si intende registrare a sistema, il SdP consente di digitare un messaggio di testo che viene protocollato e trasmesso all’indirizzo di posta elettronica, certificata o ordinaria, associato all’anagrafica di protocollo del destinatario.

86.1.2. Verifica e sottoscrizione

Prima della sottoposizione del documento alla sottoscrizione del responsabile del procedimento, l’istruttore verifica che il documento sia completo di ogni suo elemento formale (corretta indicazione del mittente e dei destinatari, indicazione dell’oggetto, presenza della firma a stampa del responsabile e di ogni altro elemento estrinseco del documento) e che sia completo degli allegati necessari.

Il documento è dunque trasmesso alla firma del responsabile del procedimento con le seguenti modalità:

Per il documento informatico: l’istruttore carica il documento sul SdP; il responsabile, in caso di verifica positiva, fa proprio il documento apponendovi la sua firma elettronica digitale o equipollente a norma di legge. Se il documento è firmato da un delegato del responsabile, occorre che il documento riporti espressamente tale circostanza con indicazione degli estremi della delega. Segue la protocollazione e le trasmissione telematica o cartacea per i casi di documenti destinati a privati che non abbiano eletto domicilio digitale secondo quanto descritto al punto 79.

Per il documento cartaceo: l’istruttore sottopone il documento alla verifica del responsabile del procedimento che, in caso di verifica positiva, fa proprio il documento apponendovi la sua firma autografa. Segue la protocollazione e le trasmissione a mezzo posta tradizionale secondo quanto descritto al punto 80. In quest’ultimo caso il documento protocollato viene altresì acquisito per copia immagine ed inserito nel SdP ai fini gestionali secondo quanto descritto al punto 88.

Descrive, per fasi, il percorso seguito dai documenti in partenza e le procedure relative al loro trattamento, dalla formazione all’archiviazione.

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86.2. Fase di registrazione

86.2.1. Registrazione di protocollo

Gli originali informatici in partenza sono protocollati dal relativo istruttore mediante il SdP; gli originali cartacei, sono inviati all’UdAP della relativa AOO ai fini della loro protocollazione e trasmissione.

86.2.2. Classificazione

Si rimanda a quanto detto per i documenti in arrivo.

86.2.3. Segnatura

Si rimanda a quanto detto per i documenti in arrivo.

86.3. Fase di gestione

86.3.1. Spedizione

Gli originali informatici sono spediti dall’ufficio competente attraverso apposite funzioni del SdP; i documenti cartacei sono spediti dall’UdAP. Per la spedizione dei documenti si adopera uno dei canali descritti al punto 75 e con le modalità di cui al punto 76 e ss., a seconda delle esigenze di trasmissione, escluso il fax tra pubbliche amministrazioni ai fini del procedimento.

86.3.2. Fascicolazione

Successivamente alla spedizione, l’istruttore o un addetto dell’UdAP inseriscono il documento che resterà all’Amministrazione nel relativo fascicolo informatico. Si osserva quanto detto per la fascicolazione dei documenti in arrivo.

86.3.3. Archiviazione e conservazione

L’archiviazione è gestita dall’UdAP della AOO competente; in argomento si rimanda al punto 96 e seguenti. Per la conservazione si rimanda al punto 109 e seguenti.

87. Contenuto minimo delle comunicazioni in partenza

Le comunicazioni in partenza devono contenere tutti gli elementi necessari ad individuare il tipo di documento in trasmissione, la struttura mittente, il destinatario, l’oggetto, il luogo e la data nonché l’indicazione del responsabile del procedimento, se presente, e il numero di protocollo se soggetto a protocollazione.

Ogni documento destinato alla trasmissione formale deve essere identificato univocamente da un solo numero di protocollo; l’oggetto deve sintetizzare il contenuto della comunicazione rappresentando un unico argomento.

Le firme necessarie al perfezionamento giuridico del documento devono essere apposte prima della sua protocollazione.

La determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dai responsabili delle singole AOO. In ogni caso, gli elementi minimi di un documento sono:

• denominazione e glifo dell’Amministrazione; • indicazione dell’area organizzativa omogenea e dell’ufficio che ha prodotto il

documento; • indirizzo completo con numero di telefono; • indirizzo istituzionale di posta elettronica e di posta elettronica certificata; • numero di protocollo; • classificazione strutturata in livelli gerarchici;

Informazioni obbligatorie per l’individuazione certa del contenuto e dei destinatari del documento in fase di trasmissione.

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• riferimento ad eventuale protocollo precedente; • sigle alfabetiche dell’autore del testo e dell’estensore nel formato: Autore/estensore

(AA/ee); • oggetto del documento; • sottoscrizione del responsabile della struttura o del procedimento, o di entrambi ove

necessario.

88. Gestione delle copie per immagine di documenti cartacei

I documenti trasmessi su supporto cartaceo, ai fini gestionali, sono caricati sul SdP come copia per immagine.

Il processo di trasposizione dall’analogico al digitale si articola nelle seguenti operazioni:

1. acquisizione delle immagini mediante processo di scansione; per ogni documento, anche se composto da una pluralità di pagine si ottiene un unico file in formato .TIF/.PDF; eventuali allegati sono acquisiti assieme al documento principale o su un ulteriore file in formato .TIF/.PDF;

2. verifica della leggibilità e della qualità del .TIF/.PDF; nel caso in cui il documento non risulti chiaro in ogni sua parte si esegue nuovamente il processo di acquisizione;

3. collegamento del .TIF/.PDF alla registrazione di protocollo dell’originale cartaceo mediante associazione della segnatura in modo non modificabile;

4. memorizzazione del .TIF/.PDF sul SdP in modo non modificabile.

Il documento originale cartaceo rimane acquisito e gestito dalla AOO competente. Il manuale integrativo di struttura può fornire un elenco delle tipologie documentali sottoposte, in modo ordinario, al descritto processo di gestione.

89. Trasmissione telematica di copia semplice di originali cartacei

Nel caso in cui sia necessario procedere alla trasmissione via posta elettronica, ordinaria o certificata, di un documento cartaceo con firma autografa del responsabile, è possibile acquisire il documento in formato digitale con le modalità sopra indicate, sottoporlo a protocollazione e trasferirlo all’indirizzo di posta elettronica associato all’anagrafica del destinatario.

Il documento oggetto di questa procedura ha il valore di una semplice copia digitale dell’originale cartaceo.

Se rivolto al privato, il messaggio di trasmissione dell’allegato riporta la seguente precisazione “Il documento allegato costituisce copia semplice dell’originale cartaceo, prodotto e conservato presso questa amministrazione, che, su richiesta dell’interessato, può rilasciarsi in copia autentica per gli usi consentiti dalla legge” o analoga.

Tale procedura non vale comunque a soddisfare l’obbligo di notifica del documento originale che - qualora richiesto ai fini del procedimento - è trasmesso in copia conforme cartacea a mezzo posta tradizionale, oppure, a mezzo PEC, in copia informatica conforme all’originale cartaceo secondo quanto previsto dall’art. 22 del CAD e con le modalità di cui all’articolo 10 delle Regole tecniche sui documenti.

FATTISPECIE PARTICOLARI

Sono esposte, a seguire, alcune regole generali e procedure applicabili in specifici ambiti procedimentali.

Gestione informatizzata delle copie dei documenti cartacei.

Procedure da eseguire per trasmettere un documento cartaceo con firma autografa in via telematica.

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90. Gare

In caso di gare d’appalto, in attesa di adottare procedure totalmente informatizzate, si osservano le seguenti modalità operative.

L’ufficio di competenza comunica all’ufficio di protocollo il giorno e l’ora della scadenza dei termini per la presentazione delle offerte.

Le offerte, che pervengano all’ufficio di protocollo in busta chiusa e sigillata, con l’evidenza dell’oggetto “gara” o simile, sono protocollate senza alterazione alcuna e consegnate immediatamente all’ufficio destinatario che ne assicura la custodia.

La registrazione a protocollo include la data e l’ora di ricezione. Sulla busta sono riportate la data, l’ora di ricezione e gli estremi della registrazione a protocollo.

Il frontespizio della busta, corredata delle predette informazioni, è scansionato e inserito nel SdP ai fini gestionali con le modalità di cui al punto 88.

L’ufficio che gestisce la gara provvede, nell’ambito della procedura di gara, a custodire le buste e la documentazione in essa contenuta con mezzi idonei sino all’espletamento della gara stessa.

Nel calendario della casella tematica del protocollo, relativa alle gare, sono riportate le scadenze delle gare al fine di consentire a tutti i protocollisti di monitorare con periodicità eventuali scadenze.

91. Corrispondenza in lingua straniera

La corrispondenza in lingua straniera è protocollata, ove possibile, nella lingua originale. Pertanto l’oggetto della comunicazione è inserito nella lingua originaria, così come indicato, seguito dalla sua traduzione.

92. Corrispondenza nuovamente pervenuta (già registrata al protocollo)

Nel caso in cui pervenga della corrispondenza o un documento già registrato a protocollo si osserva la seguente procedura:

per i documenti cartacei: il protocollista appone un timbro con una dicitura del tipo “Gia’ pervenuto a [struttura ricevente] in via [indirizzo] e registrato al prot. n. [numero di protocollo] dd. [data] cl. [classifica]”;

per i documenti informatici: il protocollista risponderà al mittente con una dicitura del tipo “Buongiorno, si comunica che la nota di trasmissione è già pervenuta e registrata al prot. n. [numero di protocollo] dd. [data] cl. [classifica]. Distinti saluti“.

93. Documenti anonimi o non sottoscritti

I documenti anonimi, pervenuti sia in forma digitale che cartacea, come ad esempio le lettere firmate con uno pseudonimo, o privi di firma o con firma illeggibile, sono regolarmente registrati al protocollo.

L’addetto al protocollo attesta che il documento, così come pervenuto, è stato registrato. Il documento anonimo o privo di firma è registrato con la dicitura “anonimo”, i documenti con firma illeggibile sono registrati con la dicitura “firma illeggibile”.

Una volta protocollati, l’addetto al protocollo consegna detti documenti al Responsabile AOO che ne dispone lo smistamento all’ufficio competente per eventuali adempimenti.

In caso di ricezione di documenti riguardanti gare d’appalto, le buste vanno protocollate chiuse.

I documenti anonimi ricevuti vanno protocollati.

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94. Corrispondenza personale o riservata

La corrispondenza personale, pervenuta sia in forma digitale che cartacea, è contraddistinta dall’indicazione del nominativo del destinatario con domicilio presso la Regione (es. Mario Rossi c\ Regione FVG). Questa corrispondenza, se trasmessa all’UdAP è soggetta a regolare protocollazione.

In caso di documenti cartacei, sulla busta è riportata la dicitura “riservata” o “personale” o “s.p.m.” o analoghe, l’addetto al protocollo trasmette la busta chiusa direttamente al destinatario senza aprirla né verificarne il contenuto.

In caso di documenti informatici, il documento è inoltrato direttamente alla PEO personale del destinatario. Per facilitare la gestione della corrispondenza informatica riservata, nell’oggetto dell’email è necessario anteporre la parola “RISERVATA:” seguita dal nome del diretto destinatario (l’inserimento dell’oggetto è facoltativo e subordinato ad esigenze di riservatezza).

95. Comunicazione a mezzo servizi online

L’Amministrazione regionale si avvale di strumenti per la ricezione di comunicazioni ed istanze e per la protocollazione automatica delle stesse come descritto al punto 33.

I documenti generati dalle applicazioni esposte sono prodotti, di norma, in formato PDF e - laddove richiesto - sono firmati digitalmente dal responsabile tenuto a sottoscriverli.

La protocollazione ed il conseguente inserimento nel SdP del documento, generato o acquisito dal servizio on-line, avviene contestualmente all’invio o alla ricezione del documento stesso.

L’interessato ha la possibilità di verificare tramite un’interfaccia web l’avvenuta protocollazione del documento inviato ed il numero di protocollo assegnato.

La corrispondenza personale o riservata va trasmessa direttamente al destinatario, che su richiesta può richiederne la protocollazione.

Sistemi online per la ricezione e trasmissione di istanze.

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ARCHIVIAZIONE

96. Premessa generale sugli archivi

Un archivio è il complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento della propria attività; in particolare, l’archivio informatico è costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico.

Nell’arco del proprio ciclo di vita, un documento è gestito nell’ambito di tre fasi d’archiviazione: a) corrente; b) di deposito; c) storica. Ciascuna fase assolve a una funzione propria delineata dalla legge e in particolare dal Testo Unico e dal Codice dei beni culturali e del paesaggio.

Gli archivi degli enti pubblici fanno parte del demanio culturale e come tali sono inalienabili (artt. 53 e 54, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio).

L’archiviazione dei documenti e dei fascicoli informatici avviene all’interno del SdP che garantisce l’integrità e l’organicità dell’archivio, impedendone la frammentazione e l’accesso a terzi non abilitati. I documenti cartacei sono archiviati presso ogni struttura competente o in depositi destinati allo scopo.

Le sezioni di deposito e storica dell’archivio della Regione sono fissate stabilmente nella loro sede di conservazione, da cui non possono essere spostate o date in gestione esternalizzata se non previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica del Friuli Venezia Giulia.

97. Archivio corrente

A norma dell’articolo 17, comma 2, del Regolamento regionale per «archivio corrente» si intende il complesso dei documenti riguardanti procedimenti amministrativi in corso di trattazione, ovvero, nelle ipotesi di cui all’articolo 15, comma 5, del Regolamento regionale, relativo a particolari categorie di fascicoli, il complesso dei documenti verso i quali esista un interesse corrente.

Attivazione dell’archivio corrente

Secondo disponibilità dell’AOO, l’archivio corrente può essere gestito dal SdP.

I documenti trasmessi per via telematica sono resi disponibili, sempre all’interno del SdP, subito dopo l’effettuazione delle operazioni di protocollazione.

I documenti pervenuti in formato cartaceo sono protocollati e quindi inseriti nel SdP in forma di copia-immagine ai fini gestionali come descritto al punto 88.

I documenti sono archiviati nel fascicolo informatico corrispondente predisposto con le modalità indicate al punto 67.

Chiusura del fascicolo e trasferimento all’archivio di deposito

La data di chiusura di un fascicolo dell’archivio corrente corrisponde alla data dell’ultimo documento prodotto nell’ambito del relativo procedimento.

Il fascicolo che sia stato chiuso transita dall’archivio corrente all’archivio di deposito. Le operazioni di trasferimento sono effettuate dall’addetto all’UdAP, che annota nel repertorio dei fascicoli gli estremi dell’operazione, e sono tracciate dal SdP che attesta il momento dell’operazione ed il soggetto che l’ha posta in essere.

Definizione, natura e funzioni degli archivi.

In sintesi, l’archivio è l’insieme della documentazione prodotta da un soggetto durante la sua attività.

Luogo fisico o digitale di mantenimento delle pratiche in corso.

E’ formato dalla documentazione della Struttura nel momento in cui essa è ancora in attività.

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98. Archivio di deposito

A norma dell’articolo 17, comma 3, del Regolamento regionale per «archivio di deposito» si intende il complesso dei documenti relativi a procedimenti amministrativi conclusi, ovvero, nelle ipotesi di cui all’articolo 15, comma 5, del Regolamento regionale, relativo a particolari categorie di fascicoli, dei documenti verso i quali non esiste un interesse corrente.

L’operazione di spostamento nell’archivio di deposito dall’archivio corrente avviene con periodicità almeno annuale a cura del responsabile dell’UdAP secondo le indicazioni fornite dal responsabile della AOO (art. 67, comma 1 del Testo Unico). Vengono riversati nell’archivio di deposito tanto i documenti e fascicoli del protocollo generale quanto quelli dei repertori.

E’ altresì possibile che, per necessità amministrative, un fascicolo appartenente all’archivio di deposito debba essere trasferito nuovamente all’archivio corrente; in questo caso l’addetto all’UdAP procede allo spostamento con riapertura del fascicolo nell’archivio corrente e corrispondente chiusura nell’archivio di deposito, annotando tali operazioni nel repertorio dei fascicoli. Il SdP tiene comunque traccia della suddetta transizione attestando il momento dell’operazione ed il soggetto che l’ha posta in essere.

99. Archivio storico

In conformità a quanto previsto dall’articolo 69 del Testo Unico l’archivio storico è destinato a contenere documenti dal valore storico, selezionati per la conservazione permanente.

Prima del versamento all’archivio storico la documentazione deve essere sottoposta alle necessarie operazioni di selezione e scarto.

L’Amministrazione regionale, con l’ausilio della Soprintendenza archivistica del Friuli Venezia Giulia, sta compiendo le operazioni necessarie per istituire la sezione separata dell’archivio storico della Regione autonoma Friuli Venezia Giulia.

100. Scarto archivistico

Lo scarto archivistico è l’operazione che deve necessariamente svolgersi prima del passaggio dei documenti dall’archivio di deposito a quello storico.

Attraverso lo scarto vengono selezionati i documenti che esprimono una qualche utilità per l’attività amministrativa, o ai fini storici, e i documenti che invece costituiscono un superfluo residuo documentale: per principio generale, quindi, i documenti possono essere scartati quando è venuta meno la loro utilità ai fini amministrativi o giuridico-probatori e, al contempo, risultano irrilevanti come fonti per la ricerca storica.

Il corretto mantenimento dell’archivio viene tutelato esercitando la vigilanza sulla conservazione ottimale di quanto si ritiene investito di valore permanente ed incoraggiando un’adeguata prassi di selezione e scarto dei materiali via via meno utili all’ordinaria esigenza del servizio e privi di interesse storico-culturale. L’attività di scarto risulta pertanto funzionale a una migliore gestione dell’archivio dell’ente poiché seleziona il materiale destinato alla conservazione.

Garantire, indiscriminatamente, la sopravvivenza di ogni documento non significa però attuare una conservazione archivistica.

Le operazioni di scarto prevedono:

a) l’individuazione dei documenti da assoggettare allo scarto; la relativa determinazione è assunta da ciascun responsabile di AOO che redige, sentito il responsabile dell’UdAP, l’elenco dei tipi di documenti che non possono essere assoggettati allo scarto. Tale operazione viene effettuata con regolarità, in linea integrativa, almeno ogni dodici mesi;

b) la redazione di un elenco di documenti da assoggettare allo scarto; l’elenco è redatto secondo un modello predefinito rinvenibile sul sito della Soprintendenza archivistica della Regione FVG: www.sa-fvg.archivi.beniculturali.it;

Luogo fisico o digitale di mantenimento delle pratiche chiuse.

E’ formato dalla documentazione oggetto dell’attività dismessa della Struttura.

Luogo fisico o digitale di mantenimento delle pratiche che rivestono un valore storico, selezionati dopo i lavori di riordino e scarto presso l’archivio di deposito.

Operazione di selezione del materiale privo di concreta utilità amministrativa o storica, al fine di preservare soltanto la documentazione utile ai fini storici e giuridici. Modalità e tempistiche.

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c) la predisposizione e la trasmissione alla Soprintendenza di una lettera formale con la richiesta di autorizzazione allo scarto; la Soprintendenza, a seguito di valutazione della richiesta, può acconsentire alla distruzione integrale o parziale del materiale indicato, oppure respingere la richiesta su basi motivate.

d) l’approvazione dello scarto archivistico con deliberazione della Giunta regionale.

e) successivamente all’approvazione si procede alla distruzione dei materiali. Tale operazione avviene mediante l’intervento della Croce Rossa e, in caso di rifiuto di quest’ultima a ritirare la documentazione da scartare, rivolgendosi a ditte specializzate operanti sul territorio. Queste rilasciano un verbale di avvenuta distruzione che deve essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica per la chiusura del procedimento.

L’attività di scarto è disciplinata dagli articoli 18, 19, 20 e 21 del Regolamento regionale e dall’articolo 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio.

101. Documenti che non possono essere assoggettati allo scarto

A norma dell’articolo 18, comma 2, del Regolamento regionale non possono essere assoggettati allo scarto i testi originali:

a) delle leggi regionali; b) dei Regolamenti; c) delle deliberazioni della Giunta regionale; d) dei decreti del Presidente della Giunta regionale; e) dei verbali delle sedute del Consiglio regionale; f) dei verbali delle sedute delle Commissioni consiliari; g) delle deliberazioni dell’Ufficio di presidenza del Consiglio regionale; h) dei verbali dell’Ufficio di presidenza del Consiglio regionale; i) dei verbali della Giunta per il Regolamento del Consiglio regionale; j) dei verbali della Giunta delle elezioni del Consiglio regionale; k) dei verbali della Giunta per le nomine del Consiglio regionale; l) dei verbali delle sedute della Giunta regionale; m) dei contratti e delle convenzioni rogati dal Segretario generale della presidenza della

Giunta e dagli Ufficiali roganti aggiunti e del relativo repertorio; n) degli ordini di pagamento, delle circolari emesse dalle singole Direzioni regionali, dei

documenti inerenti i diritti reali di cui la Regione è titolare, dei decreti dei Direttori regionali;

o) dei Direttori dei Servizi autonomi e dei Direttori dei servizi; nonché:

p) i registri di protocollo; q) i repertori dei fascicoli; r) la documentazione relativa alle operazioni di scarto;

s) i fascicoli che raccolgono gli originali dei documenti non assoggettabili allo scarto ai sensi dell’articolo 15, comma 5, del Regolamento regionale.

L’elenco dettagliato della documentazione da conservare (con relative tempistiche per lo svolgimento delle operazioni di scarto) è consultabile sul Massimario di selezione e scarto per le Giunte Regionali e per i Consigli Regionali, reperibile sul sito della Sovrintendenza Archivistica www.sa-fvg.archivi.beniculturali.it.

102. Elenchi di scarto e di versamento

Al momento del trasferimento dei materiali presso l’archivio di deposito, l’ufficio interessato consegna la documentazione unitamente ad un elenco dettagliato dei contenuti della suddetta, chiamato elenco di versamento secondo il modello riportato nell’Allegato n. 15 “Modello elenco di versamento”

Individuazione dei documenti esclusi dallo scarto


Indicare nel manuale di struttura l’elenco dei documenti che non possono essere oggetto di scarto, ulteriori a quelli definiti dalla norma regolamentare regionale.

Tempistica per lo scarto.

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Il versamento in archivio di deposito deve avvenire unitamente alla selezione del materiale, ovvero lo scarto archivistico: azione delicata, in quanto, consistendo nell’eliminazione di parte dell’archivio, irreversibile.

Dei documenti eliminati resterà solo la descrizione del contenuto, cioè l’elenco di scarto, da conservare illimitatamente.

Le tempistiche per lo scarto dei documenti sono indicate dettagliatamente nel già citato Massimario di selezione e scarto per le Giunte Regionali e per i Consigli Regionali.

Il versamento di documenti presso l’archivio di deposito deve essere correlato da una dichiarazione sottoscritta dal responsabile del Servizio secondo il modello riportato nell’Allegato n. 16 “Modello dichiarazione di deposito”.

Una volta depositato il materiale presso l’archivio di deposito, esso è accessibile e consultabile secondo le norme vigenti.

103. Norme che disciplinano il diritto di accesso agli archivi e la copia dei documenti amministrativi

Le principali norme in vigore riguardanti l’accesso agli archivi e la riproduzione documentaria sono:

- D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 recante “Disciplina dell'imposta di bollo”;

- Artt. 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241 recante “Nuove norme sul procedimento amministrativo” e s.m.i.;

- Titolo IV della legge regionale 20 marzo 2000, n. 7 recante “Testo unico delle norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso”;

- D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo Unico);

- DPR 12 aprile 2006, n. 184 “Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi”;

- Art. 5 del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 recante “Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”, che regola l’accesso civico (ossia il diritto di richiedere la documentazione la cui pubblicazione è obbligatoria ai sensi della normativa vigente che l’amministrazione ha omesso di pubblicare sul sito istituzionale), così come modificato ed integrato, in particolare, dal D.Lgs. 25 maggio 2016, n. 97, che regola il libero accesso all’informazione pubblica e agli atti della Pubblica Amministrazione, seguendo il regolamento del FOIA (Freedom of Information Act).

Costituiscono casi particolari l’esclusione o il differimento dell’accesso in relazione alla tutela dei dati personali e sensibili: in tal caso si fa riferimento all’”Allegato A2 Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici” del Codice Privacy.

104. Conservazione dei documenti

Secondo il Codice dei beni culturali e del paesaggio, così come modificato dall’art. 12 del D.Lgs. del 29 luglio 2014, n. 106 (Disposizioni urgenti per la tutela del patrimonio culturale, lo sviluppo della cultura e il rilancio del turismo), le P.A. sono tenute al versamento all’Archivio di Stato della documentazione da conservare - per motivi storici e di studio - riguardante affari conclusi da più di trent’anni nel caso in cui l’amministrazione non disponga di un proprio archivio storico.

Le tempistiche per la consultazione dei documenti che trattano dati da tutelare sono: 40 anni per documentazione contenente dati personali e provvedimenti penali, 50 anni per documentazione contenente dati sulla politica interna ed esterna dello Stato, 70 anni per documentazione contenente dati personali sensibilissimi.

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105. Regole generali in materia di accesso

Successivamente ad una richiesta di accesso alla documentazione, è necessario verificare che questa provenga da un soggetto interessato in modo diretto, concreto e attuale (cfr. art. 22, comma 1, lettera b) della legge 241/1990 e L.R. 7/2000, titolo IV) annotando e verificando l’identità del richiedente e il suo diritto ad accedere alla documentazione.

Inoltre la richiesta di accesso deve essere motivata (cfr. art. 25, comma 2, legge 241/1990 e L.R. 7/2000, titolo IV) e non deve sussistere condizione che possa limitare l’accesso alla documentazione richiesta (cfr. art. 22, commi 2 e 3, e 24 della legge 241/1990 e L.R. 7/2000, titolo IV).

Secondo le regole previste all’”Allegato A2 Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici” del Codice Privacy è obbligatorio osservare correttezza verso l’utenza, favorire l’accesso agli archivi tutelandone l’integrità e l’autenticità dei documenti.

106. Copie di atti amministrativi

L’utente che intenda estrarre copia di un documento amministrativo visionato (si ricorda che da un punto di vista giuridico se un documento risulta consultabile, l’utente ha diritto a richiederne la riproduzione) deve specificare se viene richiesta copia semplice oppure copia autentica, differente per valore giuridico, in quanto quella semplice non possiede valore legale essendo semplice riproduzione di un documento, mentre quella autentica, detta anche conforme all’originale, è copia di atto di cui un Pubblico Ufficiale autorizzato attesta, sotto la propria responsabilità, la conformità all’originale (art. 18 Testo Unico).

Qualora sia fatta istanza da parte di un dipendente di visionare il proprio fascicolo personale, è necessario che la richiesta avvenga nel modo più particolareggiato possibile (tramite posta elettronica) specificando il motivo della stessa, quali documenti debbano essere visionati, ed indicando l’eventuale necessità di copia.

107. Piano di conservazione degli Archivi

I criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti ai sensi dell’art. 68 del DPR 445/2000, descritti in questo Schema di manuale, possono essere oggetto di ulteriore specificazione, per quanto di competenza di ciascun responsabile AOO (cfr. punto 12), nei relativi manuali di struttura.

Per la conservazione informatica dei documenti, ai sensi dell’articolo 44 del CAD, la Regione si avvale di INSIEL S.pA. (cfr. punto 108).

Obblighi archivistici di conservazione.


Indicare nel manuale di struttura eventuali criteri particolari per la conservazione.

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CONSERVAZIONE

108. Premessa sulla conservazione documentale

La conservazione documentale, ove prevista per legge, è il processo informatico che consente di gestire l'intero ciclo di vita dei documenti archiviati, certificandone il contenuto tramite apposizione di firma digitale e marca temporale, che rendono un documento non modificabile, opponibile a terzi e non deteriorabile, quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.

Ai sensi dell’art. 3 delle Regole tecniche sulla conservazione il sistema di conservazione documentale assicura, dalla presa in carico dal produttore fino all’eventuale scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:

- i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;

- i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione documentale.

Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione.

109. Sistema di conservazione

L’Amministrazione regionale conserva i propri documenti informatici con sistemi di conservazione e secondo le modalità previste dalla normativa di settore e, in particolar modo, dal codice dell’Amministrazione digitale e dalle Regole tecniche sulla conservazione. A tal fine, la Regione ha nominato, un Responsabile della conservazione e ha adottato un “Manuale del Servizio di conservazione dei documenti informatici”, di cui all’Allegato n. 8 di questo documento.

Con riferimento al piano di conservazione, le classi documentali, i tempi e le regole per la conservazione sono indicate nell’allegato “Classi Documentali” al manuale di conservazione sopracitato.

Nello svolgimento dell’attività di conservazione la Regione si avvale di INSIEL S.p.A.

Descrizione dell’obbligo di conservazione dei documenti amministrativi.

La conservazione documentale consente di preservare l’integrità e la immodificabilità della documentazione archiviata.

Manuale di conservazione della Regione.

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PIANO DELLA SICUREZZA INFORMATICA II presente capitolo, ai sensi dell’art. 4, comma 1, lett. c), e dell’art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013, nonché ai sensi dell’articolo 12 del DPCM 13 novembre 2014, riporta le misure adottate per la sicurezza in materia di formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici, anche in relazione alle norme sulla protezione dei dati personali a norma dell’articolo 8, comma 2, secondo periodo del DPCM 13 novembre 2014.

110. Obiettivi del piano della sicurezza informatica dei documenti

II piano di sicurezza è finalizzato a garantire che:

i documenti e le informazioni trattate dalla Regione siano disponibili, integre e riservate; i dati personali comuni, sensibili e giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al

minimo, mediante l'adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.

111. Contesto di riferimento

Il SdP e il sistema per la conservazione documentale sono ospitati presso il Data Center regionale gestito da INSIEL S.p.A., nominata Responsabile Esterno al trattamento dei dati personali, che garantisce il rispetto delle misure minime di sicurezza.

Alla Regione, in quanto fruitrice del servizio, è demandata la componente "locale" della sicurezza, poiché attraverso la propria organizzazione, nonché le sue misure e le politiche di sicurezza, contribuisce a stabilire adeguati livelli di sicurezza proporzionati al "valore" dei dati/documenti trattati.

Pertanto il piano di sicurezza:

comprende due componenti: una di competenza di INSIEL S.p.A, quale fornitore del SdP e una di competenza della Regione;

si basa sui risultati dell'analisi dei rischi a cui sono esposti i dati trattati, relativamente alle misure in essere nel contesto delle infrastrutture di sicurezza fisica e logica del Data Center regionale;

si fonda sulle direttive strategiche di sicurezza stabilite.

Il piano di sicurezza definisce:

le misure generali e particolari di sicurezza adottate all'interno, rispettivamente, del Data Center regionale e degli uffici regionali, a livello fisico, logico e organizzativo;

le ulteriori misure di sicurezza specifiche del sistema di conservazione documentale; le modalità di accesso al SdP; gli aspetti operativi della sicurezza, con particolare riferimento alle misure minime di

sicurezza, di cui al Disciplinare tecnico richiamato nell'allegato B) del D.lgs. 196/2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali;

i piani specifici di formazione degli addetti.

Le misure descritte sono oggetto di monitoraggio periodico in merito alla loro efficacia ed efficienza.

Il piano in argomento è soggetto a revisione con cadenza almeno biennale. Esso può essere modificato a seguito di eventi gravi.

Piano per la sicurezza informatica dei documenti ai sensi dell’articolo 4, comma 1, lett. c), e dell’art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013.

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112. Formazione dei documenti - Aspetti attinenti alla sicurezza

Le procedure atte a garantire la sicurezza nella formazione dei documenti informatici, con particolare riferimento alla loro immodificabilità e integrità, sono descritte al punto 30 e ss. di questo Schema di manuale.

L’acquisizione a protocollo dei documenti ne comporta l’immodificabilità, garantendo altresì l’accesso unicamente ai soggetti in possesso delle opportune abilitazioni.

Laddove richiesto, i documenti formati all’interno dell’Amministrazione regionale vengono firmati digitalmente prima della registrazione a protocollo. La firma digitale assicura l’inalterabilità del documento e ne attribuisce in modo certo la paternità.

113. Gestione dei documenti informatici

Il sistema di gestione dei documenti informatici:

garantisce la disponibilità, la riservatezza e l'integrità dei documenti e del registro di protocollo;

assicura la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in arrivo e in partenza;

fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e gli atti dalla stessa formati al fine dell'adozione del provvedimento finale;

consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; consente, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei

soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di "privacy", con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili e giudiziari;

garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato.

Si riportano di seguito gli aspetti rilevanti per la sicurezza delle informazioni nel contesto della gestione documentale.

114. Componente organizzativa della sicurezza

INSIEL S.p.A. si avvale di un Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni certificato secondo la norma UNI EN ISO/IEC 27001:2014, che comprende nell’ambito di applicazione le infrastrutture di sicurezza fisica e logica del Data Center.

Coerentemente da quanto richiesto dallo standard, INSIEL S.p.A. ha individuato e definito formalmente ruoli e responsabilità che comprendono la figura del Responsabile del Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni, e diversi soggetti responsabili dell’implementazione e dell’adozione delle misure di sicurezza nell’ambito degli ambiti di responsabilità coerenti con l’organizzazione aziendale.

E’ presente un processo di gestione degli eventi rilevanti per la sicurezza che prevede la rilevazione, la gestione di tali eventi, la risoluzione degli incidenti, la raccolta degli spunti per il miglioramento.

Il personale specializzato sui temi della sicurezza informatica contempla tecnici certificati ISO 27001 (Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni), CISSP (Certified Information Systems Security Professional) e CISM (Certified Information Security Manager).

La componente organizzativa della sicurezza afferente la Regione è articolata e gestita secondo quanto stabilito dalla Direzione Generale.

Nella conduzione del sistema informativo sono Responsabili del trattamento dei dati i dirigenti preposti ad ogni Servizio dell’Amministrazione regionale.

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Nella piattaforma regionale relativa alla formazione dei dipendenti sono inseriti, annualmente, corsi di formazione relativi all’utilizzo del SdP.

115. Componente fisica della sicurezza

La sede che ospita il Data Center soddisfa i requisiti di cui al D.Lgs. n. 81/2008 “Tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro”.

L’accesso fisico è controllato. I dipendenti utilizzano badge magnetici per gli ingressi e gli ospiti devono venir identificati. Le aree esterne sono sorvegliate da un sistema televisivo a circuito chiuso mediante telecamere dislocate lungo il perimetro; le uscite di sicurezza sono controllate da sensori a contatto che rilevano intrusioni o anomalie.

E’, inoltre, presente un controllo regolare di ronda notturna da parte di un servizio di Guardie Giurate che integra il presidio operativo comunque presente 24 ore su 24; l'accesso ai locali tecnici è permesso solamente al personale autorizzato. L’intera area è protetta da un impianto automatico di controllo fumi e spegnimento automatico a gas.

Il controllo degli accessi fisici alle risorse delle sedi della Regione è regolato secondo i principi stabiliti dal Servizio gestione patrimonio immobiliare dell’Area per il coordinamento e la programmazione delle politiche economiche, patrimoniali e comunitarie della Direzione centrale finanze, patrimonio, coordinamento e programmazione politiche economiche e comunitarie.

116. Componente logica della sicurezza

La componente logica della sicurezza è ciò che garantisce i requisiti di integrità, riservatezza, disponibilità e non ripudio dei dati, delle informazioni e dei messaggi.

Per gli utenti interni all’Amministrazione regionale, l’accesso al SdP avviene, per le applicazioni di tipo web, per mezzo del trasferimento automatico delle credenziali utente acquisite al momento dell’autenticazione al dominio, mentre, per le applicazioni di tipo client / server, per mezzo di codice utente e password.

Viene richiesta la modifica della password al momento del primo accesso al sistema ed allo scadere di sei mesi dall’ultima variazione. Il mancato accesso ad un sistema applicativo per un periodo superiore ai sei mesi comporta la decadenza delle credenziali dell’utente interessato, che deve richiederne la riattivazione.

Nel SdP sono presenti, per ogni utente, le informazioni che determinano la disponibilità delle funzioni applicative e la possibilità di accedere ai dati ed ai documenti archiviati nel sistema.

I soggetti esterni accedono, di norma, ai servizi online di acquisizione di istanze per mezzo del sistema di autenticazione “loginfvg”.

Il sistema è ospitato nel Data Center regionale dove:

è presente una struttura di accesso ad Internet a più livelli, separati dai dispositivi firewall. Inoltre, sono implementate politiche di segmentazione delle reti in contesti logici diversi a seconda delle caratteristiche dei servizi erogati;

sono in uso sistemi IDS (Intrusion Detection System) e IPS (Intrusion Prevention System);

esiste un presidio attivo 24 ore su 24 che provvede alle attività necessarie a garantire la regolare operatività dei servizi;

è presente un sistema di backup dei dati. In particolare viene eseguito un backup completo del Database ogni settimana ed uno incrementale ogni notte;

i sistemi utilizzano dispositivi di ridondanza.

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117. Componente infrastrutturale della sicurezza

Presso il Data Center regionale sono disponibili i seguenti impianti che costituiscono la componente infrastrutturale della sicurezza:

uscite di sicurezza; luci di emergenza; sistema di videosorveglianza; guardiola all’ingresso presidiata da guardie giurate; sensori anti-intrusione; controllo degli accessi e dei varchi fisici; sistema di controllo dei fumi e spegnimento automatico a gas Inergen; continuità elettrica.

Gli impianti e le considerazioni precedenti valgono anche per la componente infrastrutturale della sicurezza per la Regione, coerentemente con il livello di criticità di ciascuna sede. In particolare:

antincendio; luci di emergenza; continuità elettrica; controllo degli accessi e dei varchi fisici.

118. Sicurezza delle informazioni nel sistema di conservazione documentale

Il sistema di conservazione documentale beneficia di tutti i requisiti per la sicurezza delle informazioni ai sensi della certificazione ISO 27001 che prevedono, oltre alla dimensione prettamente tecnologica:

politiche per la sicurezza delle informazioni; organizzazione della sicurezza delle informazioni; sicurezza delle risorse umane; gestione degli asset; controllo degli accessi; crittografia; sicurezza fisica e ambientale; sicurezza delle attività operative; sicurezza delle comunicazioni; acquisizione, sviluppo, manutenzione dei sistemi; relazioni con i fornitori; gestione degli incidenti relativi alla sicurezza delle informazioni; aspetti relativi alla sicurezza delle informazioni nella gestione della continuità operativa; conformità.

Il rispetto di tutti i requisiti della norma ISO27001, essendo il sistema di gestione certificato, è supportato da regolari e periodiche attività di audit sia interno sia di terza parte ed è garantito da parte di un Ente Certificatore specializzato e accreditato.

119. Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza

Il SdP registra gli accessi da parte degli utenti e le attività riferibili all’attribuzione ed alla modifica delle password ed alla riattivazione di credenziali scadute.

Vengono altresì memorizzate le attività di aggiornamento dei dati di protocollo con evidenza dell’utente che le ha effettuate e, per quanto riguarda i dati essenziali, con registrazione della versione precedente dell’informazione.

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Le registrazioni degli accessi da parte degli Amministratori di Sistema (System Administrator) vengono effettuate con l’impiego di un’apposita infrastruttura tecnologica che garantisce l’accesso mediante credenziali di autenticazione individuali ed è volto a garantire:

la registrazione degli accessi (access log) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici, comprendenti i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate;

che le registrazioni possiedano caratteristiche di completezza e inalterabilità; che le registrazioni vengano conservate per un periodo non inferiore ai sei mesi.

Vengono, inoltre, eseguite le registrazioni degli accessi al Database da parte degli Amministratori di Sistema. Tali registrazioni comprendono i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate e vengono conservate per un periodo non inferiore ai sei mesi.

120. Strumenti per la trasmissione e l’interscambio dei documenti informatici

Le caselle di posta certificata di cui si avvale la Regione sono rilasciate da un fornitore esterno certificato (Gestore), che fornisce garanzie che vengono considerate dall’Amministrazione idonee dal punto di vista della sicurezza.

Fra le principali misure di sicurezza che vengono adottate per garantire che le attività del Gestore si svolgano secondo i requisiti di sicurezza richiesti dalla normativa vigente, si ricordano:

I meccanismi per il controllo dell’accesso logico e fisico alle risorse informatiche e ai sistemi del Gestore, che forniscono le seguenti funzionalità: ‐ identificano ed autenticano le persone autorizzate ad accedere alle risorse

informatiche; ‐ impediscono ad una persona non autorizzata di poter accedere alle risorse

informatiche; ‐ registrano i dati significativi di tutti gli eventi di accesso in modo che si possa in

ogni caso risalire alla persona che ha dato origine ad un determinato evento.

Il controllo dell’accesso ai locali protetti adotta una politica di autorizzazioni e di procedure di registrazione e auditing: ‐ l’accesso alla Sala Sistemi del Centro Servizi del Gestore è basata sul principio

secondo il quale è consentito l’accesso solo a chi è esplicitamente autorizzato: ‐ ogni persona che intende accedere alle risorse della Sala Sistemi è identificata in

modo certo, mediante l’utilizzo di una smartcard o un token personale. ‐ ogni operazione di firma di messaggi, avvisi e ricevute svolta dal sistema di posta

certificata viene tracciata in un registro di controllo al quale viene associata con periodicità almeno giornaliera una marca temporale.

121. Accesso ai documenti informatici e gestione delle abilitazioni

L’accesso ai documenti informatici è effettuato mediante il SdP, con le modalità di seguito descritte.

121.1. Utenti interni alla Regione

L’accesso al SdP è consentito solamente agli utenti esplicitamente autorizzati e la fruizione di funzioni ed informazioni è condizionata dal tipo di abilitazione attribuita ad ogni utente.

Le abilitazioni vengono attribuite per mezzo di apposite funzioni messe a disposizione del SdP e vengono richieste e formalizzate secondo le modalità descritte nel seguito di questo paragrafo.

Gli utenti vengono, di norma, associati ad uno o più gruppi funzionali ai quali sono stati attribuiti specifici diritti di accesso, registrazione, modifica, annullamento su uno o più registri di protocollo, generale o particolare. Gli utenti ereditano le caratteristiche proprie dei gruppi funzionali a cui sono associati.

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In più, per ogni utente, possono essere definite specifiche abilitazioni che determinino ulteriori diritti rispetto a quelli dei gruppi funzionali di appartenenza.

Di norma, la fruizione delle registrazioni di protocollo è consentita agli utenti ai quali, in modo diretto oppure in quanto appartenenti ad una struttura, sia stato attribuito uno specifico diritto di accesso. Ciò può avvenire o perché l’utente o la struttura sono gli autori del documento, oppure perché risultano essere assegnatari di un documento pervenuto, oppure perché partecipano ad un flusso di lavorazione interno.

I documenti che presentano particolari caratteristiche di riservatezza, possono essere contrassegnati in modo da permetterne l’accesso solamente agli utenti in possesso di un adeguato livello di abilitazione.

E’ possibile definire strutture alle quali vengano assegnati utenti che, in virtù del loro ruolo istituzionale o delle loro mansioni, accedono alla totalità delle registrazioni di uno o più registri.

Le abilitazioni dei dipendenti dell’Amministrazione regionale vengono richieste dai viceconsegnatari delle singole strutture regionali tramite CRM (Customer Relationship Managment). E’ necessario che il CRM sia corredato da apposita autorizzazione di un funzionario responsabile (Direttore centrale, di Servizio, Posizione Organizzativa) o delegato per le applicazioni di protocollo.

Le richieste di abilitazione alle funzioni di protocollo, visura o iteratti devono necessariamente riportare le seguenti informazioni:

A) Richiesta di abilitazione:

Descrizione richiesta: Abilitazione a protocollo e/o visura protocollo e/o iteratti Utente: Matricola / Cognome / Nome Struttura/e alla quale l’utente va assegnato: codice della struttura / descrizione

della struttura così come definiti nel sistema di protocollo, con l’indicazione della struttura primaria

La presente richiesta di abilitazione sostituisce oppure integra le abilitazioni eventualmente già attribuite all’utente

Livello di abilitazione (da 1 a 9) per consentire l’accesso a documenti caratterizzati da un livello di segretezza superiore a “0”. Se non fornito, viene attribuito il livello di abilitazione “0”.

B) Richiesta di attribuzione di una delega nell’ambito della gestione di iteratti:

Descrizione richiesta: Delega iteratti Utente delegante: Matricola / Cognome / Nome Utente delegato: Matricola / Cognome / Nome Tipo delega: totale (pervenuti / in esame / trattati), parziale (solo pervenuti) Data inizio delega: data Data fine delega: data.

C) Richiesta di disabilitazione:

Descrizione richiesta: Disabilitazione a protocollo e/o visura protocollo e/o iteratti

Utente: Matricola / Cognome / Nome

Il Servizio sistemi informativi ed e-government della Direzione generale, ricevuto il CRM, provvede alla valutazione delle richieste e, in caso positivo, le approva e le inoltra ad INSIEL per l’esecuzione.

Ogni utente abilitato ad accedere al SdP viene configurato per quanto riguarda:

Le funzioni di cui può fruire (protocollazione in arrivo/partenza, interrogazioni, firma digitale, ed altro)

I dati ed i documenti su cui vengono attribuiti i diritti di gestione o visibilità.

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Di norma gli utenti ereditano le abilitazioni attribuite alle rispettive strutture di appartenenza.

Nel caso in cui, a seguito di modifiche dell’organizzazione interna dell’Amministrazione regionale, si renda necessario istituire nuove strutture o modificare la configurazione di strutture esistenti tale richiesta dovrà essere inoltrata dai viceconsegnatari delle singole strutture regionali tramite CRM (Customer Relationship Managment).

E’ necessario che il CRM sia corredato da apposita autorizzazione di un funzionario responsabile (Direttore centrale, di Servizio, Posizione Organizzativa) e che riporti le seguenti informazioni:

Creazione di una nuova struttura

‐ Codice struttura ‐ Denominazione struttura

Configurazione struttura

‐ Codice e denominazione delle strutture eventualmente collocate a livello gerarchico superiore

‐ Codice e denominazione delle strutture eventualmente collocate a livello gerarchico inferiore

‐ Diritti di visibilità rispetto ai documenti di pertinenza di strutture di cui ai punti precedenti

‐ Codice AOO e codice registro su cui la struttura può operare

Per ogni registro:

‐ Diritto di visibilità completo/parziale ‐ Protocollazione in arrivo/partenza ‐ Aggiornamento protocollo ‐ Annullamento protocollo

In alternativa, è possibile indicare codice e descrizione di una struttura la cui configurazione deve essere replicata sulla struttura interessata.

121.2. Utenti esterni alla Regione - Amministrazioni

Sono in fase di studio funzioni che permettano l’accesso diretto ai documenti da parte di altre Amministrazioni.

121.3. Utenti esterni alla Regione - Privati

Sono in fase di studio funzioni per l'esercizio, per via telematica, del diritto di accesso ai documenti da parte di privati cittadini.

122. Conservazione delle registrazioni di sicurezza

Le registrazioni degli accessi da parte degli Amministratori di Sistema vengono effettuate con l’impiego di un’apposita infrastruttura tecnologica, che garantisce l’accesso mediante credenziali di autenticazione individuali ed è volto a garantire:

la registrazione degli accessi (access log) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici, comprendenti i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate;

che le registrazioni possiedano caratteristiche di completezza e inalterabilità; che le registrazioni vengano conservate per un periodo non inferiore ai sei mesi.

Vengono, inoltre, eseguite le registrazioni degli accessi al Database da parte degli Amministratori di Sistema. Tali registrazioni comprendono i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate e vengono conservate per un periodo non inferiore ai sei mesi.

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Vengono, infine, eseguite le registrazioni sulle attività applicative.

Viene eseguito un backup completo del Database ogni settimana ed uno incrementale ogni notte.

123. Elenco utenti autorizzati

Il responsabile AOO predispone l’elenco degli utenti autorizzati all’accesso al SdP con le relative abilitazioni che dispone mediante Ordine di servizio. L’elenco è quindi comunicato all’UdAP. Nel manuale integrativo di struttura sono descritte eventuali particolarità sulle modalità di individuazione dei soggetti o sul conferimento delle abilitazioni.

124. Politiche di sicurezza adottate dalla Regione

Le politiche di sicurezza della Regione, riportate nel documento “Regole per l'utilizzo di strumentazioni informatiche” di cui all’Allegato n. 13, stabiliscono le misure preventive per la tutela e l'accesso al patrimonio informativo.

Come previsto dal provvedimento 2 luglio 2015, n. 393, del Garante della protezione dei dati personali, le amministrazioni pubbliche sono tenute a comunicare al Garante le violazioni dei dati personali (data breach) che si verificano nell’ambito delle banche dati (qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti, art. 4, comma 1, lett. p del Codice in materia di protezione dei dati personali 196 del 2003) di cui sono titolari.

È compito dei servizi competenti in materia di sistemi informativi procedere al perfezionamento, alla divulgazione, al riesame e alla verifica delle politiche di sicurezza, ciascuno per quanto di propria competenza.

II riesame delle politiche di sicurezza è conseguente al verificarsi di incidenti attinenti alla sicurezza, di variazioni tecnologiche significative, di modifiche all'architettura di sicurezza che potrebbero incidere sulla capacità di mantenere gli obiettivi di sicurezza o portare alla modifica del livello di sicurezza complessivo, ad aggiornamenti delle prescrizioni minime di sicurezza richieste dall’Agenzia per l’Italia digitale, o a seguito dei risultati delle attività di audit.


Predisporre l’elenco dei soggetti autorizzati all’accesso al sistema di protocollo con le relative abilitazioni.

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RISERVATEZZA E TUTELA DEI DATI

125. Quadro generale

Il sistema di protocollo rispetta le misure di sicurezza in materia di riservatezza dei dati personali, previste dagli articoli da 31 a 36 del Codice Privacy e dal relativo disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza di cui all’allegato B (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196).

In ottemperanza alle norme sulla riservatezza e la tutela dei dati personali di cui al D.Lgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici, non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni, anche in forma sintetica o per estratto, dell’esistenza o del contenuto della corrispondenza, delle comunicazioni o dei messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche.

Come previsto dalla normativa vigente, i dati e i documenti trasmessi per via telematica sono di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.

Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i dati, i certificati ed i documenti trasmessi all'interno delle AOO della Regione o ad altre AOO esterne, contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali che sono strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono trasmesse.

Nello svolgimento delle attività di registrazione di protocollo, il sistema di sicurezza adottato dall’AOO garantisce la protezione di tali informazioni sulla base dell’architettura del sistema informativo, sui controlli d’accesso e sui livelli di autorizzazione previsti.

Nel rispetto della normativa in materia di tutela dei dati personali, gli addetti al protocollo adottano tutti gli accorgimenti necessari per la tutela dei dati sensibili e giudiziari verificando che non risultino nel campo “oggetto” del registro di protocollo.

Osservanza delle norme sulla tutela dei dati personali.

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TERZA PARTE - ALLEGATI

126. Allegati

Formano parte integrante di questo Schema di manuale i seguenti allegati:

1. Norme di riferimento e definizioni 2. Schema per la redazione del manuale integrativo di struttura 3. Manuale Operativo Utente del Prodotto GIFRA –versione 2.0 4. Manuale operativo protocollo Client/Server 5. Manuale SDI-FVG per la fattura passiva 6. Manuale SDI-FVG per la fattura attiva 7. Manuale per i decreti digitali Direttori / Assessori 8. Manuale del Servizio di conservazione dei documenti informatici 9. Classi documentali 10. Metadati dei documenti del protocollo generale 11. Metadati dei fascicoli del protocollo generale 12. Metadati relativi ai contratti pubblici 13. Regole per l'utilizzo di strumentazioni informatiche 14. Elenco Servizi Online con protocollazione automatica 15. Modello elenco di versamento 16. Modello dichiarazione di deposito 17. Registro di emergenza verbali di autorizzazione e revoca 18. Titolario della Direzione generale, Ufficio di gabinetto e Ufficio stampa e

comunicazione della Regione

I suddetti allegati, validi alla data di approvazione del presente Schema di manuale unitamente al quale vengono pubblicati, sono suscettibili di aggiornamento, modifica o integrazione secondo le modalità indicate al punto 5.

127. Manuale integrativo di struttura - articolazione

Il manuale integrativo di struttura riporta, per descrizione o allegazione, le informazioni di competenza del Responsabile AOO, sulla base dei contenuti minimi indicati nel presente documento e nel modello “Schema per la redazione del manuale di struttura” di cui all’Allegato n. 2.

Ciascun manuale di struttura è pubblicato, separatamente dal presente manuale, sul sito istituzionale della Regione a cura del responsabile AOO.

schema del manuale di gestione documentale della …€¦ · funzionamento del servizio per la...

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