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Sede Administrativa CAD Carrera 30 N° 25 – 90 Sede Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá - DIB: Av. Calle 17 N° 65 B – 95 PBX 369 2700 - 338 5000 www.haciendabogota.gov.co Información: Línea 195

SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA DESPACHO DEL SECRETARIO DE HACIENDA

ÁREA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORÍA PROCESOS DE CONTRATACIÓN E INTERVENTORÍA AÑO 2011

DECRETO 371 DE 2010

Bogotá D. C., 10 de julio de 2012

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Secretario de Hacienda Distrital

Ricardo Bonilla González

Asesor de Control Interno Luis Francisco Cante Céspedes

Grupo de Trabajo

Andrea Camila Garrido Collazos Profesional Universitario Auditora Líder Rubiela de Jesús Hernández V. Profesional Especializado Gustavo Navarro Cocunubo Profesional Universitario Víctor Manuel Hernández Herrera Profesional Universitario

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CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 6

2 ASPECTOS GENERALES DEL PLAN DE AUDITORÍA .................................... 6

2.1 OBJETIVOS .......................................................................................................... 6

2.1.1 General ......................................................................................................................... 6 2.1.2 Específicos .................................................................................................................. 6

2.2 ALCANCE ............................................................................................................. 7

2.2.1 Muestra de auditoría ................................................................................................... 7

2.3 RECURSOS .......................................................................................................... 8

2.4 ANTECEDENTES.................................................................................................. 8

3 INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS ........................................................ 9

3.1 ANÁLISIS DEL AMBIENTE DEL CONTROL Y LA EXPOSICIÓN AL RIESGO ..... 9

3.1.1 Importancia relativa del proceso (Volumen económico, impacto en objetivos y/o metas estratégicas y visibilidad) ................................................................................................ 9 3.1.2 Cambios en la Organización .................................................................................... 11 3.1.3 Complejidad ............................................................................................................... 12 3.1.4 Sistema de Control Interno ...................................................................................... 13 3.1.5 Administración de recursos físicos y financieros ................................................. 14 3.1.6 Calificación y ponderación ...................................................................................... 15

3.2 HALLAZGOS Y OBSERVACIONES ................................................................... 16

3.2.1 Verificación de la existencia de procedimientos, manuales, instructivos y formatos actualizados, formalizados y socializados, acordes con la normatividad vigente. 16

3.2.1.1 Caracterización del Proceso de Contratación .................................................................. 17 3.2.1.2 Procedimiento de Contratación ......................................................................................... 17

3.2.1.2.1 Observación 1 ................................................................................................................ 19 3.2.1.3 Procedimiento de Supervisión e Interventoría ................................................................. 19

3.2.1.3.1 Hallazgo 1 ....................................................................................................................... 20 3.2.2 Verificación de la existencia de documentos formales en los cuales se establezca la metodología para la elaboración de los estudios y documentos previos a la contratación. ............................................................................................................................... 21

3.2.2.1 Observación 2 ..................................................................................................................... 21 3.2.3 Verificación de la existencia de documentos formales donde se establezca la metodología para la determinación del presupuesto oficial de una contratación, de acuerdo con los estudios previos y los precios del mercado. .............................................. 21

3.2.3.1 Hallazgo 2 ............................................................................................................................ 22 3.2.4 Verificación de la existencia de documentos formales donde se describen las funciones y responsabilidades de los interventores y supervisores de contratos, los mecanismos para su selección y para la verificación de su idoneidad. .............................. 23

3.2.4.1 Observación 3 ..................................................................................................................... 24

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3.2.5 Verificación de la metodología empleada para la determinación de riesgos previsibles para cada proceso contractual y si en dicho proceso se tuvo en cuenta la participación de la ciudadanía y otras partes interesadas. ................................................... 24

3.2.5.1 Hallazgo 3 ............................................................................................................................ 25 3.2.6 Verificación de la conformación, funciones, idoneidad y actuaciones de los Comités Técnicos, Financieros y Jurídicos. ........................................................................... 26

3.2.6.1 Observación 4 ..................................................................................................................... 27 3.2.6.2 Observación 5 ..................................................................................................................... 28

3.2.7 Verificación en una muestra de contratos de la publicación en medios electrónicos de los estudios previos, para la consideración de los usuarios y ciudadanos interesados.................................................................................................................................. 28 3.2.8 Verificación de una muestra de contratos, la definición previa de las instancias de coordinación intra e inter sectorial e institucional, requeridas para el desarrollo normal de los contratos, así como la existencia de los documentos que soporten la operación dichas instancias. ....................................................................................................................... 28 3.2.9 Verificación de la existencia de espacios formales empleados por la SDH, para retroalimentar a sus servidores sobre las experiencias exitosas y las problemáticas encontradas en los procesos de contratación, así como las acciones de prevención y mejoramiento emprendidas....................................................................................................... 28 3.2.10 Verificación de una muestra de contratos de la existencia de documentos formales donde se realiza la designación de los interventores y supervisores de los contratos. .................................................................................................................................... 29

3.2.10.1 Hallazgo 4 ............................................................................................................................ 29 3.2.11 Verificación de una muestra de contratos de la existencia de los bienes y servicios objeto de la contratación de acuerdo con los respectivos planes de contratación o compras.................................................................................................................................... 30

3.2.11.1 Observación 6 ..................................................................................................................... 30 3.2.11.2 Observación 7 ..................................................................................................................... 31 3.2.11.3 Hallazgo 5 ........................................................................................................................... 31 3.2.11.4 Hallazgo 6 ............................................................................................................................ 31 3.2.11.5 Hallazgo 7 ............................................................................................................................ 32 3.2.11.6 Observación 8 ..................................................................................................................... 33

3.2.12 Verificación en una muestra de contratos del cumplimiento de las funciones y el control realizado por el interventor sobre el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales. ...................................................................................................... 33

3.2.12.1 Observación 9 ..................................................................................................................... 33 Contrato No. 052000-360-0-2011 ............................................................................................... 33

3.2.12.2 Observación 10 ................................................................................................................... 34 3.2.12.3 Observación 11 ................................................................................................................... 35 3.2.12.4 Observación 12 ................................................................................................................... 35

3.2.13 Observaciones sobre la racionalización en la asignación de Interventorías ..... 35 3.2.14 Observación 13 ........................................................................................................ 35 3.2.15 Verificación de la aplicación por parte de los interventores, de los procesos y procedimientos que están en el Sistema de Gestión de Calidad. ......................................... 36

3.2.15.1 Hallazgo 8 ............................................................................................................................ 36 3.2.15.2 Observación 14 ................................................................................................................... 37 3.2.15.3 Observación 15 ................................................................................................................... 37 3.2.15.4 Observación 16 ................................................................................................................... 37 3.2.15.5 Observación 17 ................................................................................................................... 38 3.2.15.6 Observación 18 ................................................................................................................... 38 3.2.15.7 Observación 19 ................................................................................................................... 38 3.2.15.8 Observación 20 ................................................................................................................... 39

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3.2.16 Verificar el cumplimiento de las acciones correctivas y plazos previstos en el plan de mejoramiento realizado en atención a los resultados de la auditoría de contratación e interventoría ejecutada por Control Interno en 2011 .................................... 39

4 SUGERENCIAS Y/O RECOMENDACIONES ................................................... 39

5 FUENTES DE INFORMACIÓN .......................................................................... 42

6 ANEXOS ............................................................................................................ 42

1. TABLA NO. 1 DESCRIPCIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA. .................................... 42

2. TABLA NO. 2 RELACIÓN DE DOCUMENTOS FORMALES ASOCIADOS A LOS PROCESOS DE

CONTRATACIÓN E INTERVENTORÍA, INSCRITOS EN EL SGC DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE

HACIENDA. ....................................................................................................................... 47

3. TABLA NO. 3 OBLIGACIONES A CARGO DEL INTERVENTOR (EJEMPLO DE ALGUNAS LAS

FUNCIONES EXPRESAMENTE DESCRITAS EN EL PROCEDIMIENTO DE INTERVENTORÍA VIGENTE EN

LA SDH EN 2011) ............................................................................................................. 48

4. TABLA NO. 3 RELACIÓN DEL NÚMERO DE CONTRATOS ASIGNADOS PARA

INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN SEGÚN DATOS REGISTRADOS EN SISCO. ........................... 49

5. TABLA NO. 5 DETALLE DE LA VERIFICACIÓN REALIZADA RESPECTO A LA PUBLICACIÓN

DE LOS CONTRATOS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS. ................................................................ 52

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1 INTRODUCCIÓN

El Área de Control Interno, en cumplimiento de lo estipulado en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, la Ley 87 de 1993 y demás normas que los complementan; de conformidad con lo previsto en el Programa Anual de Auditoría aprobado en sesión de abril 17 de 2012 por el Comité de Coordinación de Control Interno para la vigencia 2012 y atendiendo lo ordenado mediante el Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía Mayor, realizó una auditoría de gestión a los procesos de “Contratación” e “Interventoría” desarrollados en 2011 por la Secretaría Distrital de Hacienda (en adelante SDH).

2 ASPECTOS GENERALES DEL PLAN DE AUDITORÍA

2.1 OBJETIVOS

2.1.1 General

Realizar auditoría a la contratación e interventoría desarrolladas en la SDH en el período enero a diciembre de 2011, de acuerdo con la exigencia y lineamientos establecidos en el Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía Mayor, la Circular de la Veeduría Distrital No. 03 de 2011 y los procesos inscritos en el Sistema de Gestión de la Calidad – SGC.

2.1.2 Específicos

Evaluar el ambiente de control en el proceso de contratación e interventoría.

Verificar la existencia de procedimientos, manuales, instructivos y formatos actualizados, formalizados y socializados, acordes con la normatividad vigente.

Verificar la existencia de documentos formales en los cuales se establezca la metodología para la elaboración de los estudios y documentos previos a la contratación.

Verificar la existencia de documentos formales donde se establezca la metodología para la determinación del presupuesto oficial de una contratación, de acuerdo con los estudios previos y los precios del mercado.

Verificar la existencia de documentos formales donde se describen las funciones y responsabilidades de los interventores y supervisores de contratos, los mecanismos para su selección y para la verificación de su idoneidad.

Verificar la metodología empleada para la determinación de riesgos previsibles para cada proceso contractual y si en dicho proceso se tuvo en cuenta la participación de la ciudadanía y otras partes interesadas.

Verificar la conformación, funciones, idoneidad y actuaciones de los comités técnicos, financieros y jurídicos.

Verificar en una muestra de contratos la publicación en medios electrónicos de los estudios previos, para la consideración de los usuarios y ciudadanos interesados.

Verificar en una muestra de contratos la definición previa de las instancias de coordinación intra e inter sectorial e institucional, requeridas para el desarrollo normal

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de los contratos, así como la existencia de los documentos que soporten la operación dichas instancias.

Verificar la existencia de espacios formales empleados por la SDH para retroalimentar a sus servidores sobre las experiencias exitosas y las problemáticas encontradas en los procesos de contratación, así como las acciones de prevención y mejoramiento emprendidas.

Verificar en una muestra de los contratos la existencia de documentos formales donde se realiza la designación de los interventores y supervisores de los contratos.

Verificar en una muestra de contratos la existencia de los bienes y servicios objeto de la contratación de acuerdo con los respectivos planes de contratación o compras.

Verificar en una muestra de contratos el cumplimiento de las funciones y el control realizado por el interventor sobre el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales.

Revisar la racionalización en la asignación de Interventorías mediante identificación de cuántas Interventorías tienen asignadas los funcionarios y las labores que adicionalmente realizan.

Verificar la aplicación por parte de los interventores, de los procesos y procedimientos que están en el Sistema de Gestión de Calidad.

Verificar el cumplimiento de las acciones correctivas y plazos previstos en el plan de mejoramiento en atención a los resultados de la auditoría de contratación e interventoría ejecutada por Control Interno en 2011.

2.2 ALCANCE La auditoría comprendió la revisión y/o evaluación de los procesos de contratación e interventoría adelantados por la SDH durante la vigencia 2011, con sujeción a la documentación inscrita en el SGC de la entidad, lo establecido en la circular de la Veeduría Distrital No. 03 de 2011, el Decreto Distrital 371 de 2010 y demás normatividad legal vigente aplicable.

2.2.1 Muestra de auditoría

Para la ejecución de la auditoría se seleccionaron como muestra de auditoría 56 contratos, cuya cuantía es equivalente al 17.11% del valor total de los contratos activos en 20111, seleccionados atendiendo a los siguientes criterios:

Objeto contractual

Cuantía del contrato (Mayor valor)

Modalidad de contratación

Fuente de financiación (presupuesto de inversión principalmente)

Plazo de ejecución de la auditoría

Número total de contratos

1 Los contratos considerados como universo son aquellos contratos que independientemente de su etapa contractual se

encontraron activos en el Sistema de Contratación – SISCO, en algún momento de la vigencia 2011 (contratos en etapa precontractual, contractual o liquidados en 2011).

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En todos los casos el universo considerado comprendió los contratos activos en el Sistema de Contratación – SISCO en 2011, independientemente de su etapa contractual. (Ver “Descripción de la muestra” en Anexos Tabla No. 1).

De la muestra seleccionada hubo limitación en el alcance de la evaluación de los contratos abajo relacionados, al estar en revisión por parte de la Contraloría de Bogotá, lo cual no fue posible realizar su consulta cuando se solicitaron.

041000-648-0-2010 Data Point de Colombia S.A.S

042000-6-0-2011 María Cristina Tafur Preciado

042000-10-0-2011 Germán Ricardo Santos Escobar

042000-18-0-2011 Flor del Carmen Mateus Fernández

050000-146-0-2011 GYE Grupo y Estrategía SAS

2.3 RECURSOS

El Asesor de Control Interno de la SDH dispuso para la ejecución de la auditoría de cuatro (4) funcionarios del Área de Control Interno.

Andrea Camila Garrido Collazos Auditora Líder Rubiela de Jesús Hernández V. Auditora de apoyo Gustavo Navarro Cocunubo Auditor de apoyo Víctor Manuel Hernández Herrera Auditor de apoyo

Para este mismo fin, se contó con los recursos tecnológicos del área y con el acceso a los expedientes de los contratos seleccionados en la muestra disponibles en el archivo de la Subdirección de Asuntos Contractuales y/o dependencia origen.

En cuanto al archivo y manejo documental de los contratos, se destaca su organización y el cumplimiento del procedimiento y las normas de gestión documental (foliación, marcación, conservación, orden cronológico, etc.), lo que garantiza su integridad y disponibilidad. Así mismo, se destaca la buena disposición y atención ofrecida por los funcionarios responsables de dicho archivo.

2.4 ANTECEDENTES

La contratación es uno de los instrumentos de gestión pública que mayor impacto tiene en los objetivos y metas de los diferentes organismos del Estado. Consecuentemente con esta premisa y ante las crecientes problemáticas de corrupción que han afectan la adecuada destinación de los recursos públicos y con ello, el mejoramiento de las condiciones económicas y sociales de los ciudadanos; el Estado en sus diferentes niveles ha intensificado los esfuerzos por mejorar la normatividad que regula y orienta las prácticas, procedimientos y controles que se deben implementar en las entidades públicas para garantizar la transparencia y eficiencia de los procesos contractuales y reducir en ellos, la

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corrupción. En el ámbito Distrital los recientes avances normativos en asuntos de lucha anticorrupción, materializados en decretos, circulares y directivas, se orientan a garantizar la transparencia y efectividad de la gestión pública para lo cual insisten en el fortalecimiento del sistema de control interno, las herramientas de mejoramiento continuo, los mecanismos de control social y los procesos de atención al ciudadano. En este mismo sentido, en materia de contratación, se requiere como postulado general que los procesos contractuales de cada entidad se rijan por los principios constitucionales y legales inherentes a la función administrativa, a los contenidos en el Ideario Ético del Distrito Capital y a los Códigos de Bueno Gobierno que tenga establecido cada entidad. Consientes de que los avances normativos no son en sí mismos suficientes para asegurar la transparencia y efectividad de la gestión pública y que para garantizar su cumplimiento se requiere entre otros, de la implementación, el sostenimiento y la mejora continua de mecanismos de prevención y control, el área de Control Interno de la SDH, en ejercicio de sus funciones, promueve la aplicación de las disposiciones legales vigentes y en cumplimiento de lo establecido en el Decreto Distrital 371 de 2010, ejecutó la Auditoría de Gestión a los procesos de “Contratación” e “Interventoría” desarrollados por la SDH en 2011.

3 INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS

3.1 ANÁLISIS DEL AMBIENTE DEL CONTROL Y LA EXPOSICIÓN AL RIESGO

Como parte del proceso de auditoría, a continuación se presenta la síntesis que argumenta la evaluación del ambiente de control y exposición al riesgo de los procesos de Contratación, Supervisión e interventoría:

3.1.1 Importancia relativa del proceso (Volumen económico, impacto en objetivos y/o metas estratégicas y visibilidad)

Los procesos de Contratación, Supervisión e Interventoría permiten celebrar y vigilar la correcta ejecución de los contratos para adquirir bienes y servicios que requieren la SDH y el Concejo de Bogotá, para garantizar el normal funcionamiento y desarrollo de los fines a su cargo, en el marco de la normatividad vigente en materia de Contratación Estatal. Su desarrollo se orienta a través de la documentación vigente en el Sistema de Gestión de la Calidad, en virtud del cual los procesos, procedimientos, instructivos, formatos y demás documentos inscritos son de obligatoria aplicación, cumplimiento y observancia en todas las dependencias, con excepción de los contratos relativos a las operaciones de crédito público, los suscritos con organismos multilaterales y los de manejo de las operaciones de tesorería a los cuales se refiere el artículo 81 del Decreto Distrital 714 de 1996; para los cuales el procedimiento de Contratación contempla su exclusión, no obstante su participación en el proceso.

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La importancia relativa de estos procesos se sustenta en su objetivo estratégico, orientado a “proveer y consolidar con calidad y oportunidad los recursos necesarios para fortalecer la gestión hacendaria, basados en una cultura del conocimiento y la corresponsabilidad”. A manera ilustrativa y con el fin de sustentar la importancia relativa de los procesos evaluados, a continuación se presenta el grado de ejecución presupuestal de los proyectos de inversión de la SDH con corte al 31 de diciembre de 2011.

EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

(Millones de pesos)

Respecto a la gestión de los proyectos de inversión, en esta evaluación se pudo observar que del valor total del presupuesto apropiado para la ejecución de los proyectos por $43.309 millones de pesos se ejecutaron $30.882 millones de pesos, equivalentes al 71.31% del presupuesto.

De los once (11) proyectos gestionados en el año 2011, tres (3) obtuvieron un índice de ejecución inferior al 51%, por lo cual el valor total del presupuesto apropiado para los

36,37%

98,57%

98,12%

97,83%

50,23%

93,09%

97,37%

99,38%

100%

100%

28,99%

Implementación de un modelo de Desarrollo Organizacional en la SDH y el CAD

Gestión de ingresos y antievasión

TIC para las finazas distritales

Fortalecimiento de la cultura tributaria y serviico al contribuyente

Fortalecimiento del sistema de gestión del Copncejo de Bogotá D.C.

Comunicación al serviico de los ciudadanos

Tarjeta ciudadana Bogotá Capital

Consolidación del Sistema Integral de Gestión hacendaria

Coordinación de inversiones de Banca Multilateral y apoyo a proyectos de impacto distrital

Diseño y desarrollo de estudios económicos y fiscales para la sostenibilidad de las finanzas distritales

Fortalecimiento de la gestión de riesgo financiero y pasivos contingentes EJECUCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

PRESUPUESTO APROPIADO 2011

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proyectos, sin ejecutar al final de la vigencia, fue de $12.427 millones de pesos.

En cuanto al Plan de Contratación con financiamiento del presupuesto de inversión, se observó que la variación acumulada de las modificaciones realizadas en 2011, fueron del 49% del valor total del plan inicialmente programado, situación que hace evidente las debilidades que se presentan en la planeación de los recursos con cargo a los proyectos de inversión, así como los efectos del grado de ejecución de dichos proyectos en la Contratación.

Teniendo en cuenta la importancia y el impacto que tienen los procesos de Contratación e Interventoría en la ejecución de los proyectos de inversión y consecuentemente en las metas y objetivos de la entidad, el grado de exposición al riesgo de los procesos evaluados se calificó MEDIO ALTO en la escala valorativa de la matriz de ambiente de control. 3.1.2 Cambios en la Organización (Cambios en procesos o procedimientos, estructura funcional y normas aplicables)

La estructura interna y funcional de la Dirección Jurídica- Subdirección de Asuntos Contractuales, se encuentra establecida en los Decretos 545 de diciembre de 2006 y 616 del 28 de diciembre 2007, en dónde se le asigna entre otras, la responsabilidad de la coordinación, ejecución y control de las políticas y planes generales relacionados con la actividad contractual de la SDH. Teniendo en cuenta la importancia que tienen la experticia y la formación de los servidores públicos que intervienen en la gestión de los procesos de contratación, supervisión e interventoría, que de los que actualmente laboran en la Subdirección de Asuntos Contractuales (12), ocho (8) son supernumerarios y que de igual forma, los funcionarios de las diferentes dependencias que manejan el tema contractual en su gran mayoría tienen vinculaciones temporales, existe un riesgo medio asociado a la posible falta de continuidad del recurso humano.

De otra parte, son también fuente de riesgo los continuos cambios en la normatividad aplicable a los procesos y entre los cuales se encuentran para el año 2011 la Providencia del C. E., Sala de lo contencioso administrativo, Sección tercera del 26 de enero de 2011, la Ley 1474 del 12 de julio de 20112 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

2 Entre los cambios más significativos que trajo consigo la expedición de la ley 1474 de 2011, se destacan entre otros los

siguientes artículos 77, 86 87, 94, 95, 96 y 119.

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mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” y el Decreto No. 2516 del 12 de julio de 2011 por el cual se reglamenta la modalidad de selección de Mínima Cuantía", entre otros, por cuanto dichos cambios exigen a quienes intervienen en estos procesos la comprensión y actualización permanente en las normas con el fin de asegurar su adecuada aplicabilidad, lo cual implica también la modificación de la documentación inscrita en el SGC por parte de la dependencia responsable. 3.1.3 Complejidad (Características intrínsecas, interrelación con otros procesos, sofisticación de herramientas)

La complejidad de los procesos de “Contratación”, “Supervisión e Interventoría” en la SDH se dimensiona desde la misión misma de la entidad, se incrementa por el extenso y riguroso marco normativo que regula éstos procesos y puede comprenderse también en la aplicación de la documentación disponible e inscrita en el SGC, para la formalización y el control de las actividades desarrolladas en su ejecución. La SDH es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera, que tiene por objeto orientar y liderar la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas hacendarias, la planeación y programación fiscal para la operación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y de obras públicas.

Para el cumplimiento de estos objetivos, resultan indispensables los procesos de “Contratación”, “Supervisión e interventoría” para los cuales la entidad puede vincular a otras entidades descentralizadas, funcionalmente o por servicios relacionados. Esta situación conlleva a que la SDH, realice la coordinación de los proyectos y procesos contractuales que tienen origen en la ejecución de una política pública o proyecto sectorial y adicionalmente, desarrolle los requeridos en los asuntos específicos de su función, tanto a nivel de funcionamiento como de proyectos de inversión. Dada la transversalidad de estos procesos, cualquier dependencia de la entidad que requiera efectuar un proceso contractual para el desarrollo de las funciones y/o proyectos a su cargo, puede ser proveedor de la información necesaria para su ejecución y simultáneamente cliente de la misma3, por lo cual estos procesos tienen un número importante de proveedores, clientes y productos. En la evaluación de la complejidad de los procesos asociados a la contratación, se considera también el número de actividades que componen el procedimiento, el número de formatos empleados en el mismo, así como las frecuentes actualizaciones que ha

3 Se involucran de manera especial al proceso de contratación, las siguientes áreas:(i) de manera permanente la Subdirección

de Asuntos Contractuales; (ii) la Subdirección Financiera, y (iii) la Subdirección de Talento Humano que participa en los contratos de prestación de servicios. Adicionalmente, las oficinas asesoras de Planeación y Análisis y Control de riesgos en lo relacionado con el seguimiento a los procesos contractuales ejecutados con cargo al presupuesto de inversión y la revisión de la asignación y estimación de riesgos previsibles de los procesos contractuales (realizadas por cada área origen), respectivamente. Finalmente iv) la Subdirección de Banca multilateral y Operaciones cuando se trate de contratos de préstamo y/o Proyectos de Inversión con recursos de Banca Multilateral, junto con las dependencias encargadas de estos temas en las entidades del respectivo Sector, por cuanto en estos se requiere la interrelación con cada entidad ejecutora.

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demandado la documentación de los procesos como resultado de los cambios en el marco legal4.

Incide favorablemente en la exposición al riesgo, el uso permanente del módulo SISCO del sistema SI CAPITAL, en la medida que esta herramienta apoya el desarrollo de los procesos contractuales facilitando su gestión y control desde la elaboración del plan de contratación hasta la finalización de la etapa contractual. 3.1.4 Sistema de Control Interno (Control estratégico, control de gestión y control de evaluación)

En el contexto del direccionamiento estratégico, los procesos de Contratación e interventoría apoyan la labor misional de la SDH, su ejecución es transversal en la entidad y se encuentran bajo responsabilidad de la Dirección Jurídica. En su estructura organizacional la Dirección Jurídica se encuentra compuesta por la Subdirección Jurídica de Hacienda, la Subdirección de Gestión Judicial y la Subdirección de Asuntos Contractuales. Para el desarrollo de sus funciones, esta última dependencia cuenta con el servicio de doce funcionarios con perfil idóneo para el cargo, según su formación y experiencia profesional5. En este mismo contexto, se observó que existen diferentes niveles de autorización, ejecución y control6 para el desarrollo de las actividades descritas en los procedimientos de “Contratación e “Interventoría”. En la evaluación del componente de administración del riesgo, se observa que la Dirección Jurídica ha definido como causa crítica de riesgo en el proceso de Contratación, el incumplimiento del cronograma del Plan de Contratación. Acorde con esta identificación se contempla como indicador del proceso el “Porcentaje de solicitudes de contratación atendidas”, cuyo objetivo es lograr la atención oportuna de los contratos programados en el Plan de Contratación. El resultado consolidado de este indicador en 2011 fue del 65%, porcentaje inferior a la meta prevista del 75%.

4 A la fecha del presente informe el procedimiento de Contratación cuenta con 16 versiones y se encuentra en curso una nueva

actualización a la luz del Decreto 734 del 13 de abril de 2012. Este procedimiento puede catalogarse como el más amplio de la SDH, pues además de las 157 páginas que contienen su documentación, en él se señalan 38 formatos, 15 diagramas de flujo y la definición de aproximadamente 442 actividades. En cuanto al procedimiento de Supervisión e Interventoría 38-P.01, este cuenta actualmente con 10 versiones, 12 formatos, 73 páginas de documentación, un solo diagrama de flujo y 118 especificaciones de actividades. 5 Para verificar la idoneidad se solicitó a la Subdirección de Asuntos Contractuales la información correspondiente a formación

y experiencia profesional de los servidores públicos que laboran en esta dependencia. (Para tres de éstos funcionarios no se indicó la formación y experiencia relacionada con las funciones del cargo).

6 En lo relacionado con la segregación de funciones en la SDH los manuales de funciones cuentan, en los casos aplicables,

con una descripción específica de actuación y de responsabilidad acorde con su nivel jerárquico. Corresponde a funcionarios del más alto nivel ejercer la función de interventor y para las actividades de seguimiento y verificación de las obligaciones contractuales éstos cuentan con el apoyo de profesionales especializados y universitarios para los cuales los manuales de funciones contemplan tal obligación. Esta segregación facilita el cumplimiento de los compromisos a cargo de los supervisores e interventores de la SDH, dado el volumen de Interventorías que se encuentran bajo responsabilidad de algunos directivos.

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De otra parte, en el procedimiento de Interventoría se han identificado cuatro (4) escenarios de riesgo7, para los cuales se encuentra establecido el correspondiente control. Asociado a uno de los escenarios de riesgo identificados “Que no se liquide el contrato dentro de los plazos previstos en la ley”, el proceso de Interventoría define como indicador el “Porcentaje de contratos liquidados oportunamente”, del cual el resultado consolidado de la vigencia 2011 fue del 72%, porcentaje inferior a la meta establecida del 90%. Considerando los resultados de estos indicadores y las modificaciones realizadas en los mismos, en la última actualización de los procesos (marzo de 2012), en dónde se redujo el nivel de exigencia en las metas definidas para cada indicador; se evidencia que los controles establecidos no han sido efectivos en la gestión de los riesgos identificados y consecuentemente, persisten las causa de su ocurrencia así como los efectos derivados de estas debilidades tanto en la ejecución del Plan de Contratación, como en la gestión administrativa de liquidación de los contratos. En la evaluación del control de gestión, se evidencia una fortaleza en los procedimientos y formatos establecidos para su ejecución, situación que puede evidenciarse en la oportunidad de la comunicación y oficialización de los cambios aplicables a los procedimientos, la definición de puntos de control en actividades claves de los mismos, la implementación de los formatos requeridos para documentar cada actividad, la especificidad de descripción de actividades de cada procedimiento y la formalidad de la documentación directamente asociada al cumplimiento las disposiciones legales vigentes. De otra parte, se observa debilidad en la oportunidad, efectividad y publicidad de los servicios de desarrollo de procesos de selección de contratistas, perfeccionamiento y legalización de contratos prestados por la Subdirección de Asuntos Contractuales, para los cuáles el índice de satisfacción, según la encuesta practicada por la firma Ipsos Napoleón Franco, se ubicó en rango medio con una calificación de 66.2% y 67.7% respectivamente y en dónde el índice de satisfacción del servicio de perfeccionamiento y legalización de contratos disminuyó respecto al resultado obtenido en 2010 (70.3%). Respecto al control de evaluación se observó que en 2011 la Dirección Jurídica adelantó diversas actividades en el marco de los planes de mejoramiento producto de las auditorías desarrolladas internamente y las practicadas por la Contraloría de Bogotá. A la fecha de elaboración del presente informe las actividades de mejora descritas en estos planes se reportaron con cumplimiento del 100%. 3.1.5 Administración de recursos físicos y financieros Considerando que la administración de recursos físicos y financieros es una gestión

7 i) Que el servicio, bien u obra no se reciba en las condiciones en que fue contratado reuniendo las especificaciones técnicas

establecidas en el contrato, ii) Que la autorización de los pagos parciales o totales no se realice de acuerdo con lo pactado en el contrato, iii) Que las garantías que amparan el contrato no estén vigentes durante el plazo de ejecución y liquidación del contrato y iv) Que no se liquide el contrato dentro de los plazos previstos en la ley.

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inherente a la ejecución de los procesos contractuales, con el fin de reducir la exposición al riesgo derivado de esta gestión y en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, para la aplicación de los procedimientos de Contratación, Supervisión e Interventoría en los procedimientos se contemplaron entre otros, los siguientes controles:

Descripción detallada de las normas y procedimientos de contratación administrativa, con el fin de asegurar que mediante su adecuada aplicación, el ejercicio de la función contractual se encuentre dentro de los parámetros de transparencia, economía, responsabilidad, eficacia y eficiencia, que deben regir estos procesos.

Para la elaboración del Plan de Contratación y el desarrollo de la etapa precontractual y contractual:

Realización por parte de la OAP y la unidad ejecutora responsable del presupuesto de un análisis técnico y presupuestal de las solicitudes de contratación incorporadas en el SISCO, así como de las solicitudes de modificación realizadas al mismo.

Revisión y aprobación por parte de la Junta de Contratación, del plan de Contratación de cada vigencia y de las modificaciones solicitadas del mismo.

Verificación por parte de la OAP y la unidad ejecutora responsable del presupuesto del cumplimiento del Plan de Contratación

3. Para el desarrollo de la etapa precontractual y contractual

Descripción explícita y detallada de las obligaciones a cargo del supervisor e interventor en el procedimiento de Interventoría (orientadas a garantizar el óptimo cumplimiento del objeto contractual del cual se deriva la recepción de bienes y/o servicios).

Verificación por parte de la OAP de la consistencia y coherencia del objeto contractual definido en los estudios previos con el proyecto de inversión con cargo al cual se ejecuta.

Revisión y aprobación de las garantías constituidas para asegurar los riesgos que pueden afectar el cumplimiento del objeto contractual.

Tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que pueden afectar el equilibrio financiero del contrato y adicionalmente, en los casos aplicables, revisión y aprobación de la estimación y asignación de riesgos realizada por pare de la OAP.

Los controles indicados, adicionados a todas aquellas prácticas (documentadas en el SGC y descritas a lo largo de este informe) que promueven la aplicación de las disposiciones legales vigentes y de manera especial la publicidad, transparencia y responsabilidad en la contratación de la entidad, permiten considerar que la exposición al riesgo de fraude derivado de la administración de recursos físicos y financieros en los procesos evaluados es BAJA. 3.1.6 Calificación y ponderación

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Con fundamento en los motivos expuestos sustentados en la evaluación del grado de exposición al riesgo de los procesos evaluados, en cada uno de los Subfactores considerados, este equipo auditor calificó el grado de propensión al riesgo con las siguientes calificaciones:

MATRIZ DE EXPOSICIÓN AL RIESGO

Factor Subfactores o Eventos Calificación Subfactor

Calificación factor

1. IMPORTANCIA RELATIVA DEL

PROCESO

Volumen económico 3.8

3.4 Impacto en objetivos y/o metas estratégicas 4

Visibilidad (Impacto en imagen y/o reputación de la organización)

2.5

2. CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN

Cambios en procesos o procedimientos 3.3

2.5 Cambios en la estructura funcional 1

Cambios en tecnología 1

Cambios en normas aplicables 3.7

3. COMPLEJIDAD

Características intrínsecas (Insumos, actividades, productos, etc.)

3.5

2.97 Interrelación con otras áreas u otros procesos 3.2

Sofisticación de herramientas 2.2

4. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Formalización, actualización y difusión de procesos, procedimientos, manuales, etc.

1

1.67

Estructura organizacional y segregación de funciones (mecanismos de revisión y supervisión)

1.2

Implementación y seguimiento de acciones y/ o planes de mejora

1.5

Manejo y control de indicadores de gestión 3

5. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

FÍSICOS Y FINANCIEROS

Políticas, directrices y prácticas para la administración de recursos

1.3 1.3

Exposición a riesgo de fraude 1.3

De acuerdo con esta matriz, el grado de exposición al riesgo de los procesos evaluados es en promedio MEDIO (2.38), en dónde la mayor propensión al riesgo deviene de la importancia relativa de los procesos y su complejidad.

3.2 HALLAZGOS Y OBSERVACIONES

3.2.1 Verificación de la existencia de procedimientos, manuales, instructivos y formatos actualizados, formalizados y socializados, acordes con la normatividad vigente.

La documentación empleada para la formalización de las actividades relacionadas con los procesos de contratación adelantados por la SDH, se encuentra conformada por un conjunto de procesos, procedimientos, instructivos y formatos que se encuentran inscritos el Sistema de Gestión de la Calidad. En virtud de esta condición, la documentación inscrita en el SGC de la entidad:

Se revisa y actualiza periódicamente atendiendo a los procesos dinámicos que desarrolla la entidad, acorde a las necesidades de los usuarios de estos documentos y/o a las disposiciones normativas vigentes.

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Los cambios realizados en su contenido, se socializan entre los usuarios a través de capacitación o comunicación, previa publicación en la intranet en dónde se encuentra disponible para la consulta de todos los usuarios.

En el año 2011, del total de documentos asociados a los procesos de contratación e interventoría vigentes en 20108, se actualizaron seis (6) documentos, de los cuales se relacionan a continuación, los principales cambios: 3.2.1.1 Caracterización del Proceso de Contratación

Se actualizó la documentación legal y reglamentaria incluyendo los dos (2) últimos Decretos reglamentarios de la Ley 1150 de 2007, expedidos por el Gobierno Nacional a finales del año pasado.

Se modificó la periodicidad de cálculo del indicador “Porcentaje de solicitudes de contratación atendidas” (mensual a trimestral), teniendo en cuenta que la medición se realiza de forma trimestral y que el trámite de la etapa precontractual, especialmente de procesos de selección, cuyo valor supera el 10% de la menor cuantía de la entidad conlleva en muchos casos, más de un (1) un mes.

3.2.1.2 Procedimiento de Contratación

En el año 2011, se realizaron dos actualizaciones del procedimiento y en el mes de febrero del año en curso (2012), se emitió la versión No. 16, vigente a la fecha. El periodo de vigencia del procedimiento, en cada una de sus versiones, se resume en el siguiente cuadro:

Versión Periodo de vigencia

13 Desde el 8 de septiembre de 2010 hasta el 29 de junio de 2011

14 Desde el 30 de junio de 2011 hasta el 30 de octubre de 2011

15 Desde el 31 de octubre de 2011 hasta el 02 de febrero de 2012

16 Desde el 02 de febrero de 2012 hasta la fecha.

En lo relacionado con las modificaciones realizadas en 2011 en el procedimiento de contratación, se destacan las siguientes: Versión No. 14:

Atendiendo a los cambios normativos motivados por la Providencia del C. E., Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera del 26 de enero de 2011, en firme del 18 de febrero del 2011; el 22 de febrero de 2011 la Dirección Jurídica emitió el Boletín de Calidad en el cual enunciaban la actualización que se realizaría del procedimiento, los cambios normativos que lo ocasionaban y el efecto en este documento de dichos cambios. Según lo anunciado, en el mes de octubre del año 2011, se oficializó en el SGC de la entidad, la versión No. 14 del procedimiento en dónde se incluyó en la Documentación legal

8 La totalidad de documentos asociados a los procesos de contratación e interventoría vigentes durante 2010, fue de cincuenta y un documentos, de los cuales seis (6) fueron modificados en 2011.

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y reglamentaria, la cita de la mencionada Providencia, así como el fallo del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso administrativo sección Tercera, del siete (7) de marzo de 2011. Con ocasión de esta Providencia del C.E, (en la que se confirma la suspensión provisional de los Arts. 1 y 2 del Decreto 3576 de 2009), se eliminaron los numerales correspondientes a Modalidad de Selección Abreviada:

Subasta inversa. Adjudicación al mejor postor de Contratación igual o inferior a 100 SMLMV.

Menor cuantía – Invitación pública de Contratación igual o inferior a 100 SMMLV.

Se ajustaron y/o modificaron los numerales de descripción de actividades para las modalidades siguientes:

Selección abreviada- Bienes y servicios de condiciones uniformes y común utilización – Subasta inversa presencial.

Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para este evento, se prescinde del acto administrativo de justificación de la contratación directa, de conformidad con el fallo del C.E. Sección tercera del 7 de marzo de 2011.

Contratación directa – Contratos interadministrativos, único proveedor, actividades científicas y tecnológicas arrendamiento y adquisición de inmuebles.

Adicionalmente, se adicionaron las siguientes actividades:

Corresponde al interventor, previo a la suscripción del acta de inicio, verificar las garantías constituidas por el contratista y en los casos necesarios, solicitar el ajuste de los amparos de manera que cumplan las exigencias de la cláusula respectiva del contrato.

Como control se asignó a un funcionario la revisión de las garantías constituidas por los contratistas a fin de garantizar el cubrimiento de las vigencias pactadas en el contrato y solicitar, en los casos necesarios, la ampliación de las mismas. En el caso de que la garantías no cumplan las vigencias requeridas, se devuelve el acta de inicio al interventor solicitando la ampliación de las mismas.

Versión No. 15:

• En el “GLOSARIO DE TÉRMINOS”, se adicionó la definición de Contratación de Mínima Cuantía.

En el numeral “Número del contrato”, se adicionó la comunicación de aceptación de la oferta.

Teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011 y su Decreto Reglamentario 2516 de 2011, se eliminó el numeral descrito para “celebración de Contratos con cuantía igual o inferior al 10% de la menor cuantía de la entidad” y se adicionó el proceso de selección de contratación de mínima cuantía.

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En la “DOCUMENTACIÓN LEGAL Y REGLAMENTARIA”, se incluyeron las Leyes 1450 y 1474 de 2011, así como el Decreto 2516 de 2011.

Se adicionó un formato para los Estudios Previos en Contratación de Mínima Cuantía.

En la “DETERMINACIÓN DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN”, se adicionó modalidad de selección de Contratación de Mínima Cuantía.

Se adicionó la descripción de actividades para la modalidad de Selección de Contratación de Mínima Cuantía.

Se eliminaron los numerales referentes al “CONCURSO DE MÉRITOS CONTRATACIÓN IGUAL O INFERIOR A 100 SMLMV”.

Se ajustó la descripción de actividades para el “PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS”, incluyendo la comunicación de aceptación de la oferta, la publicación en el Portal Único de Contratación SECOP en cabeza del abogado encargado del proceso y teniendo en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, se adicionó así mismo el término supervisor.

La última modificación realizada al procedimiento de Contratación se realizó en el mes de febrero de 2012 (Versión No. 16), atendiendo a los cambios normativos aplicables a esta fecha con la expedición de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012.

3.2.1.2.1 Observación 1

En la revisión del procedimiento 37-P.01 de Contratación, se observó que este documento no conserva la estructura definida en el procedimiento 01-P.01 CONSTRUCCIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD y en el formato 01-f.04 Procedimiento o instructivo, en dónde se indican cada uno de los capítulos que debe contener un procedimiento. En el procedimiento de Contratación, no se encuentran separados los capítulos correspondientes a diagrama de flujo y descripción de actividades.

3.2.1.3 Procedimiento de Supervisión e Interventoría

En lo relacionado con este procedimiento 38P-01, en concordancia con lo dispuesto la Ley 1474 de 2011, en enero de 2012, se cambio su denominación, contemplando que la vigilancia de la correcta ejecución de los contratos puede realizarse a través de un SUPERVISOR o INTERVENTOR, según corresponda. En este mismo sentido se ajustaron sus definiciones y el contenido del procedimiento para precisar que el mismo aplica a cualquiera de estas dos actividades de vigilancia contenidas en la citada Ley. Otros cambios fueron:

Actualización del numeral “Documentación legal y reglamentaria”.

Actualización de las “Implicaciones Jurídicas del Estatuto de Contratación Pública”, “Implicaciones jurídicas en materia disciplinaria” y “Prohibiciones a los servidores públicos en materia contractual y presupuestal”.

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Actualización de los numerales correspondientes a “Del Control de la Gestión Contractual”, “DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS”, “INFORMES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA”, este último en el sentido de señalar que el Interventor y el Supervisor deberán presentar informes periódicos en todos los contratos cuyo plazo de ejecución sea superior a un (1) mes.

Actualización de la parte correspondiente a “PROCESO SANCIONATORIO”, según lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011.

La relación del total de documentos asociados a los procesos de Contratación e Interventoría que se encuentran vigentes a la fecha de elaboración del presente informe (Junio 2012) se relacionan en la Tabla No. 2 del Anexo. 3.2.1.3.1 Hallazgo 1

El procedimiento 01-P01 CONSTRUCCIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD define el diagrama de flujo como la “Representación gráfica de un procedimiento que permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica de la secuencia del trabajo”, para su elaboración en la tabla No. 2 este documento describe los símbolos a utilizar en los diagramas de flujo que acompañan los procedimientos. En la revisión del procedimiento 37 P.01 Contratación se observó que en los diagramas de flujo no se mantiene la secuencia lógica de la ejecución del procedimiento debido a que:

Hay rompimiento de la secuencia lógica de la ejecución del procedimiento en la actividad 31 (Concurso de meritos contratación igual o inferior a 100 SMLMV) al no estar señalada la actividad siguiente o su finalización.

Se utilizan símbolos de decisión con una sola salida y conector entre páginas con doble salida (con tratamiento similar a símbolo de decisión) en el flujograma de las modalidades de contratación Selección abreviada – contratación de menor cuantía, Selección abreviada –Bienes y servicios de condiciones uniformes y común utilización y Licitación pública básica con presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa

En la descripción del procedimiento de precalificación, concurso de meritos abierto y concurso de meritos con precalificación, perfeccionamiento y legalización de contratos; se hace uso inadecuado de conectores dentro de la misma página al graficar solo el de salida (o entrada),

En el procedimiento de Interventoría (38-P01) se evidenció que no está el diagrama de flujo correspondiente a la descripción de actividades, numerales 9.2 INICIO CONTRATO DE INTERVENTORÍA EXTERNA, 9.3 PROCESO SANCIONATORIO, 9.4 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL, 9.5 ARCHIVO DE DOCUMENTOS, 9.6 MODIFICACIÒN DEL CONTRATO, 9.7 SUSPENSIÓN DEL CONTRATO y 9.8 CESIÓN DEL CONTRATO.

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En consecuencia el procedimiento no cumple con lo establecido en el formato 01-f.04 Procedimiento o instructivo, en dónde se indica que el diagrama de flujo es la representación gráfica de una secuencia lógica de actividades o pasos de un procedimiento para el cual es necesario identificar en color amarillo los puntos de control. 3.2.2 Verificación de la existencia de documentos formales en los cuales se

establezca la metodología para la elaboración de los estudios y documentos previos a la contratación.

Los lineamientos concernientes a la elaboración de los estudios y documentos previos, se encuentran planteados en el procedimiento 37-P01, como una actividad consistente en el diligenciamiento de un formato dispuesto según el proceso o modalidad de contratación (4 tipos) y cuyo responsable de diligenciamiento es el área de origen, también se aclara lo referente a su publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP y en el Portal de Contratación a la Vista de la Alcaldía Mayor y finalmente se hace referencia a la normatividad que estipula su confección (Decreto 2474 de 2008).

3.2.2.1 Observación 2

El alcance de la descripción de las actividades de elaboración de los estudios previos y documentos previos a la contratación se circunscribe a una definición muy general sin que el procedimiento profundice en el concepto y/o técnicas necesarias para contribuir a una mejor ejecución de esta actividad clave para la contratación. 3.2.3 Verificación de la existencia de documentos formales donde se establezca la

metodología para la determinación del presupuesto oficial de una contratación, de acuerdo con los estudios previos y los precios del mercado.

La contratación en toda entidad pública obedece a directrices basadas en la planeación presupuestal, para la cual es insumo indispensable el plan de contratación de la entidad.

Dicha proyección es elaborada a partir de la identificación de las necesidades de contratación para los proyectos y actividades a cargo de las diferentes dependencias que se expresan en el plan de compras, el plan de consumo, los proyectos de inversión y en los planes de capacitación y bienestar (cavila) de la entidad; herramientas de gestión que posibilitan el control de la ejecución presupuestal y por ende, la evaluación de la gestión.

La SDH tiene documentados en su Sistema de Gestión de la Calidad, los diferentes insumos que conforman el plan de contratación. En primera instancia se cuenta con el procedimiento 40-P04 Administración Anual del Plan de Consumo, a cargo de la Dirección de Gestión Corporativa, siendo su objetivo “Apoyar a la Entidad en la programación y ejecución del plan anual de consumo, generado con base en los consumos del año anterior, la partida

presupuestal asignada, las existencias de almacén y las necesidades de compra,…”, para los proyectos de inversión el SGC cuenta con el procedimiento 58-P02 Formulación, Ejecución y seguimientos de proyectos de inversión, a cargo del Despacho del Secretario – Oficina Asesora de Planeación, cuyo objetivo se encuentra especificado como: “Definir de manera ordenada los parámetros que seguirá la Secretaría Distrital de Hacienda (SDH),

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para la formulación, reformulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión pública….”, y finalmente está el procedimiento 41-P01 Programación, ejecución y cierre del presupuesto de gastos e inversiones de la SDH, siendo su objetivo: “Elaborar de manera oportuna y coordinada con las dependencias de la SDH, Unidad Ejecutora 01- Dirección de Gestión Corporativa y Unidad Ejecutora 04 - Fondo Cuenta Concejo de Bogotá, el documento mediante el cual se establece el presupuesto de gastos e inversiones de la Secretaría Distrital de Hacienda y el Fondo Cuenta Concejo de Bogotá D.C, su ejecución mediante la gestión contractual y el cierre del mismo, de tal forma que permita el cumplimiento de sus objetivos y metas.”

Por otro lado La Dirección Distrital de Presupuesto cuenta con los procedimientos 10-P01 Programación Presupuestal y 11-P01 Ejecución, seguimiento y cierre presupuestal, que son de carácter distrital y de obligatorio cumplimiento para todas la entidades de este nivel territorial.

La Dirección de Gestión Corporativa emite el programa de bienestar (04-P01) y el Plan de Institucional de Capacitación (04-P04), que para su cumplimiento requieren eventualmente la contratación de bienes y/o servicios no provistos por la entidad.

La elaboración del Plan de Contratación, en el cual se consolidan las necesidades de funcionamiento e inversión que deben ser suplidas por medio de la contratación se encuentra documentada en el procedimiento 37-P01 Contratación, en cual se establecen entre otros, grosso modo, los pasos para definir cada uno de sus rubros, realizar los ajustes técnicos al mismo, aprobar su contenido y finalmente, realizar seguimiento a su ejecución.

Por esta razón, el plan de Contratación también es la fuente principal que permite a las dependencias de la SDH, previa solicitud de contratación, determinar el presupuesto oficial de la contratación, el cual deberá durante la etapa de estudios previos soportarse en el estudio de mercado en donde se analizan los precios del mismo mediante la consulta en el SICE y/o las cotizaciones obtenidas de proveedores de bienes y/o servicios equivalentes a los establecidos en el plan de contratación y de acuerdo con los requerimientos técnicos, especificaciones esenciales y/o condiciones necesarias para el objeto contractual.

3.2.3.1 Hallazgo 2

La elaboración del plan de contratación se encuentra incorporada dentro del procedimiento 37-P01 Contratación, en dónde al comienzo del documento se discriminan las actividades de creación, modificación y actualización de dicho plan. En esta descripción y en el primer flujograma del procedimiento, no se pudo establecer la forma cómo interactúan los procedimientos 40-P.04 Administración Anual del Plan de Consumo, 58-P02 Formulación, Ejecución y seguimientos de proyectos de inversión y 41-P01 Programación, ejecución y cierre del presupuesto de gastos e inversiones de la SDH y los planes de capacitación y bienestar, que como fue mencionado son sus insumos.

En cuanto al plan de contratación se observó que dentro de las diferentes modalidades de contratación este únicamente es citado para efectos de la verificación que se realiza previo a la expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

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Por lo anterior se puede concluir que no se cumple con el principio de enfoque, basado en procesos de la NTCGP 1000:2009, lo que dificulta determinar la red de procesos que todos los involucrados deben desarrollar articuladamente para hacer efectiva la gestión del plan de contratación.

Al respecto esta norma técnica precisa: “la orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que forman parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción”

Como se observó en la evaluación del ambiente de control y como se expone más adelante, existen debilidades en la eficacia de la gestión del Plan de Contratación evidentes en las numerosas modificaciones realizadas al mismo, así como en la frecuente reprogramación de juntas de contratación realizadas, entre otros, para aprobar cambios requeridos en el mismo. 3.2.4 Verificación de la existencia de documentos formales donde se describen las

funciones y responsabilidades de los interventores y supervisores de contratos, los mecanismos para su selección y para la verificación de su idoneidad.

Con el fin de proveer una guía a los servidores de la entidad encargados de vigilar el cumplimiento del objeto contractual en el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría, la SDH mantuvo vigente en el año 2011 la versión No. 9 del Procedimiento de Interventoría.

De acuerdo con este la función principal de los interventores se orientó al seguimiento y control de las labores desarrolladas por los contratistas con el fin de lograr el cumplimiento del objeto y las obligaciones pactadas en el contrato. Para este fin, el interventor debe responder, hasta la finalización del contrato, por todas las obligaciones que deba asumir el contratista.

Según lo dispuesto en este procedimiento 38-P01, las funciones específicas a cargo del Interventor se clasificaron en: i) Administrativas, ii) Técnicas y ambientales, iii) Financieras y contables y iv) Legales. La descripción de algunas de estas obligaciones se resume en la Tabla No. 3 del Anexo.

Respecto a la formalización de los criterios de selección y la verificación de la idoneidad del Interventor, en la actualización del procedimiento vigente a partir del mes de enero de 2012, se incluyeron, entre otros, los siguientes:

El SUPERVISOR, podrá ser un funcionario de la Secretaría o del Concejo de Bogotá, según corresponda, designado por la Secretaría Distrital de Hacienda, cuando no requieren conocimientos especializados. (…) El Supervisor y el Interventor deben dar aplicación a las directrices fijadas por la entidad sobre la organización, disposiciones, normas y métodos de trabajo, con el fin de tramitar adecuadamente la correspondencia, utilizar los formatos y procedimientos convenidos, y cumplir con las disposiciones contenidas en el presente manual, circulares, resoluciones, decretos y leyes que se relacionen con el ejercicio de la Supervisión e Interventoría.

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Teniendo en cuenta la responsabilidad del Supervisor y del Interventor en el desarrollo del contrato, deberá contar con el suficiente apoyo y autonomía, reflejada en los siguientes aspectos: • Autonomía en la toma de decisiones relacionadas con su función de Supervisor o Interventor, para hacer cumplir el objeto contratado. • Independencia en su correspondencia, por ser los representantes de la Secretaría ante el contratista. • Autonomía en la programación de actividades, con el fin de hacer cumplir el cronograma establecido en el

contrato o una vez iniciado el mismo.

Así mismo, para los cargos asociados a los procesos de “Supervisión e Interventoría” se precisó, conforme a lo establecido en los manuales de funciones y competencias laborales (vigilar, ejercer o cumplir la Interventoría de los contratos del área que le sean asignados) que “la SUPERVISIÓN de contratos sólo podrá asignarse hasta el grado de Profesional especializado 222-19”, no obstante la participación de los profesionales universitarios en la elaboración de documentos y en la realización de actividades transversales a dichos procesos.


Se evidenció que en los contratos Nos. 050000-235-0-2011, 060000-242-0-2011, 070000-493-0-2010, 070000- los -0-2010, 070000-499-0-2010, 070000-500-0-2010, 070000-501-0-2010, 070000-502-0-2010, 070000-505-0-2010, 070000-506-0-2010, 070000-508-0-2010, 070000-509-0-2010, 070000-512-0-2010, 070000-514-0-2010, 070000-520-0-2010, 070000-502-0-2010; en los cuáles se presentó cambio de interventor, el nuevo interventor designado no mantuvo contacto directo y permanente con el contratista debido a que en algunos de ellos dicha designación se realizó cuando el contrato se encontraba en un estado muy avanzado de ejecución (incluso terminado el plazo de ejecución). Esta situación dificulta la adecuada vigilancia y control de ejecución del contrato, así como la verificación de la calidad y oportunidad de los productos entregados.

3.2.5 Verificación de la metodología empleada para la determinación de riesgos

previsibles para cada proceso contractual y si en dicho proceso se tuvo en cuenta la participación de la ciudadanía y otras partes interesadas.

Según lo establecido en el procedimiento de contratación vigente al 31 de diciembre de 2011, corresponde al área de origen elaborar la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que pueden afectar el equilibrio económico del contrato, para lo cual la Oficina Asesora de Análisis y Control de Riesgos dentro de sus competencias realiza la revisión y aprobación9.

De otra parte, en aras de garantizar la participación de la ciudadanía y otras partes interesadas en la determinación de riesgos previsibles de cada proceso contractual, la entidad realiza la publicación de la “Matriz de Riesgo contractual” en los estudios previos y pliegos de condiciones, de los cuales se reciben observaciones que se analizan y se remiten

9 La elaboración del soporte de la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que pueden afectar el

equilibrio económico del contrato es realizada en todas las modalidades de contratación por la dependencia origen. Cuenta con la revisión y aprobación de la OACR en todos los casos excepto en la modalidad de contratación de mínima.

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a la dependencias solicitantes de la contratación para la respuesta y/o trámite de su competencia (Ver observaciones sobre la publicación de los contratos, numeral 3.2.7).

3.2.5.1 Hallazgo 3

Se confirmó que las dependencias no están dando aplicación al instructivo con código 37-I01 “APLICATIVO DE TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN ESTABLECIDOS EN LA LEY 1150 DE 2007”, vigente a partir del 8 de diciembre de 2010, en dónde se suministra una guía unificada para la realización de las actividades que tienen como producto el soporte de

la estimación, tipificación, asignación y de los riesgos en mención10

.

Si bien, las dependencias están dando cumplimiento a la exigencia legal, en la medida que se realiza y se soporta como parte de los estudios previos la estimación, asignación y tipificación de los riesgos y que dicho soporte hace parte de los estudios previos; este documento no resulta de la aplicación de la metodología descrita en el instructivo, según el cual:

El aplicativo para la tipificación, estimación y asignación del riesgo es una herramienta que permite a los responsables del proceso contractual en las Áreas de Origen, cumplir con las siguientes actividades: 1) Identificar claramente los posibles eventos que puedan constituir riesgos que alteren el equilibrio económico del contrato; 2) Estimar el riesgo como un valor expresado como porcentaje de la cuantía del contrato; 3) Asignar la parte dentro de la relación contractual que será responsable de asumir los efectos de la ocurrencia del evento que materialice el riesgo; 4) Mitigar los riesgos tipificados, lo que corresponde al establecimiento de medidas tendientes a evitar su materialización o disminuir su impacto.

La estimación de los riesgos se define como:

La valoración en términos porcentuales que resultan de la aplicación de una fórmula matemática desarrollada por la OACR, de los riesgos que se encuentran latentes en los contratos de acuerdo a la tipificación que se ha hecho y que se podrían materializar en la fase de ejecución de los mismos

Entre las actividades descritas se contemplan, entre otras:

Diligenciamiento de los datos generales del contrato.

Identificación y clasificación de los riesgos de acuerdo con la tipología determinada por la OACR (Riesgos en la operación del contrato, riesgos derivados de circunstancias económicas y/o financieras, riesgos regulatorios, riesgos por actos humanos, riesgos posteriores a la recepción de bienes o servicios o riesgos específicos).

Identificación de la causa probable del riesgo.

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Esta situación se confirmó con el líder técnico del SISCO en la Subdirección de Ingeniería de Software y

mediante entrevista con los funcionarios que apoyaron las funciones de interventoría en algunos de los contratos

seleccionados como muestra.

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Estimación o valoración del riesgo, que corresponde a la asignación de un valor porcentual del contrato, de lo que podría costar la implementación de los mecanismos y actividades con las cuales se pretende evitar su materialización.

Determinación de la probabilidad de ocurrencia del riesgo.

Asignación de los riesgos previsibles, lo que corresponde a establecer quien soportará los efectos de la materialización del riesgo.

Definición de las medidas e instrumentos que se emplearán para mitigar los riesgos estimados.

Aprobación de la estimación realizada y visible en la matriz o reporte de tipificación y estimación de los riesgos previsibles.

Generación del soporte y firma por parte de los involucrados (quienes realizaron, aprobaron y revisaron).

Como una de las consecuencias de la inaplicabilidad del instructivo se observó que se presentan varias situaciones tales como:

No hay claridad en los criterios que deben emplearse para la identificación y tipificación de los riesgos, ya que mientras en algunos contratos se identificaron riesgos de diferentes tipologías que no cumplen los requisitos establecidos para su determinación como previsibles (identificables, cuantificables, con incidencia en la ecuación financiera del contrato), en otros no se detectó ningún riesgo que pudiera generar desequilibrio económico contractual, como por ejemplo el contrato No. 011000-250-0-2011 en dónde el objeto contempla la implementación del Sistema de Seguridad de la información, bajo estándares ISO27001.

No hay uniformidad en los criterios empleados para la estimación de la probabilidad del riesgo, ya que en algunos casos se valora en una escala cualitativa entre alta, media-alta, media-baja, baja y en otros casos, con una “calificación” de “mitigable” o “controlable”.

No hay una valoración cuantitativa del riesgo como lo indica el instructivo. 3.2.6 Verificación de la conformación, funciones, idoneidad y actuaciones de los

Comités Técnicos, Financieros y Jurídicos. Comités Técnicos, Financieros y Jurídicos — Contratos

Según lo establecido en el procedimiento de Interventoría durante la ejecución de los contratos, y de acuerdo con la complejidad y especialidad del objeto, para tener una adecuada interrelación entre las partes, así como para la generación de unas instancias apropiadas de seguimiento y toma de decisiones, se podrán establecer comités. Para que estos comités operen deben quedar establecidos en el contrato. Dentro de estos comités se encuentran, el Comité Coordinador o Ejecutivo y el Comité de Obra Junta de Contratación

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La conformación de la Junta de Contratación y su reglamento operativo se encuentran establecidos en la Resolución SDH-00351 de 2008, respecto a su conformación esta contará con: Participación con voz y voto de los siguientes: Subsecretario de Hacienda (quien Preside) Director(a) Jurídico(a) Director(a) de Gestión Corporativa Director(a) Distrital de Contabilidad Jefe(a) Oficina Asesora de Planeación Jefe(a) Oficina de Análisis y control de Riesgo Subdirector(a) de Asuntos Contractuales (Quien ejercerá la secretaría) Participación con voz pero sin voto de: Asesor(a) de Control Interno Subdirector(a) Financiero Asesor Responsable Inversión OAP Para la aprobación de las decisiones se debe contar con una mayoría absoluta, es decir la mitad mas uno, que para este caso por ser 7 sus miembros, estas son probadas con por lo menos 4 votos a favor de aquellos que ostentan esta facultad, la designación es indelegable, pues recae sobre los funcionarios que ostenten las calidades relacionadas (cargo) y no sobre dependencias y su asistencia puede considerarse de carácter necesaria para la aprobación de las disposiciones que sean tomadas en sus cesiones, dada la necesidad de contar la mayoría requerida para el quórum decisorio. La junta, al comienzo de cada año elabora el cronograma para sus reuniones, no obstante el Subsecretario de Hacienda podrá convocar a la junta en casos excepcionales. En el año 2011 el cronograma establecía las fechas 08-Febrero, 30-Marzo, 27-Abril, 25-Mayo, 29-Junio, 27-Julio, 31-Agosto, 28-Septiembre, 26-Octubre y 30-Noviembre; para un total de 10 sesiones programadas. 3.2.6.1 Observación 4

Respecto a la gestión documental de los archivos de actas, se encontraron varias inconsistencias que a continuación se resumen: El Acta No. 27, no se encontró disponible en la carpeta donde se relaciona, para esta solo fueron ubicados los soportes (folios 45 – 83). El Acta No. 18, no se encontró con la foliación consecutiva de la carpeta en donde se encontraba. No se encontraron hojas de asistencia en el acta No. 8,

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Se presenta una alta reprogramación de las Juntas de Contratación. El cronograma aprobado en la reunión del 8 de febrero (acta No. 1), contempló la realización de 10 deliberaciones a lo largo del año, en la revisión de las actas de 2011, se encontraron 33 actas, compuestas por 10 reuniones presenciales programadas, 11 reuniones no presenciales y 12 reuniones presenciales no programadas, estableciéndose que el 70% de las citas de los miembros de la junta de contratación, se encontraron por fuera del cronograma establecido sin contar que las reuniones programadas en los meses de marzo y junio no fueron realizadas en la fecha acordada. 3.2.7 Verificación en una muestra de contratos de la publicación en medios

electrónicos de los estudios previos, para la consideración de los usuarios y ciudadanos interesados.

Para los contratos de la muestra de auditoría se confirmó su publicación en los medios electrónicos SECOP y Contratación a la Vista, observando el cumplimiento de esta obligación. El detalle de la confirmación realizada se presenta en la tabla No. 4 del anexo. 3.2.8 Verificación de una muestra de contratos, la definición previa de las instancias

de coordinación intra e inter sectorial e institucional, requeridas para el desarrollo normal de los contratos, así como la existencia de los documentos que soporten la operación dichas instancias.

En lo relacionado con la definición previa de instancias de coordinación intra e inter sectorial e institucional se observó que las dependencias coordinan las actividades necesarias para el desarrollo normal de los contratos. En este sentido y como se mencionó anteriormente, participan de manera especial en los procesos de contratación las dependencias de presupuesto, subdirección financiera, planeación y análisis y control de riesgo. En el contrato suscrito por la SDH para la obtención del servicio de vigilancia y seguridad privada, para el cual es relevante la coordinación interinstitucional, se observó adicionalmente la actuación de la Subdirección Administrativa de la entidad como instancia coordinadora de los asuntos relacionados con la prestación del servicio contratado, para lo cual requirió la atención de las otras entidades del CAD receptoras del mismo. Los soportes de la operación de estas instancias se conforman por las actas, planillas de asistencia, comunicaciones electrónicas y formatos en los cuáles se documenta la participación de las áreas involucradas en cada proceso contractual. 3.2.9 Verificación de la existencia de espacios formales empleados por la SDH, para

retroalimentar a sus servidores sobre las experiencias exitosas y las problemáticas encontradas en los procesos de contratación, así como las acciones de prevención y mejoramiento emprendidas.

Para este objetivo se solicitó información a la Subdirección de Asuntos Contractuales de la SDH la relación de actividades y soportes en dónde se evidencien los espacios formales

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empleados para retroalimentar sobre las experiencias en contratación. En la información suministrada se evidenció la existencia de dichos espacios, dado el desarrollo de las actividades que se resumen a continuación:

ACTIVIDAD TEMÀTICA

Capacitación (Dirigida a todas las dependencias)

Actualización – Responsabilidad y obligaciones de los interventores y supervisores en la actividad contractual y post contractual (ley 1474 de 2011)

Comunicación, instrucción y/o sensibilización mediante divulgación realizada en el banner de la intranet

Términos para liquidar los contratos

Funciones y responsabilidades de los interventores

Plan de Contratación y gestión de solicitudes de contratación en la Dirección Jurídica

Medición del grado de ejecución del Plan de Contratación

Procedimiento de contratación

Caracterización de procesos de contratación

Socialización a través de correo electrónico de cambios efectuados en documentación relacionada con la Contratación

Boletín de calidad No. 73 – Actualización del procedimiento de Contratación

Boletín de calidad No. 72 – Actualización del procedimiento “Rendición informe contratación a la Contraloría de Bogotá D.C.

Actualización del procedimiento de Contratación (principales cambios)

Comunicación e instrucción a través de correo electrónico

Contratos pendientes de liquidación según registro en SISCO (dependencias involucradas)

Reuniones de seguimiento al Plan de Contratación 2011

Ejecución del Plan de Contratación (Subdirección de Proyectos Especiales)

Ejecución del Plan de Contratación (Dir. Estadísticas y estudios fiscales )

Ejecución del Plan de Contratación (Dir. Dirección Distrital de Crédito Público)

Ejecución del Plan de Contratación (Dir. Distrital de Contabilidad )

Ejecución del Plan de Contratación (Dir. Distrital de Tesorería )

Ejecución del Plan de Contratación (Dir. Distrital de Impuestos )

Ejecución del Plan de Contratación (Dir. Jurídica )

Ejecución del Plan de Contratación (Dir. De Gestión Corporativa y Fondo Cuenta)

Ejecución del Plan de Contratación (Dir. De Sistemas e Informática)

Ejecución del Plan de Contratación (Oficina de análisis y control de riesgos)

Ejecución del Plan de Contratación (Oficina Asesora de planeación)

3.2.10 Verificación de una muestra de contratos de la existencia de documentos

formales donde se realiza la designación de los interventores y supervisores de los contratos.

Revisado el archivo de los contratos y los expedientes de supervisión e interventoría se evidenció que la designación del Interventor se realiza mediante el formato 37-f.11 “Comunicación perfeccionamiento y legalización del contrato”, a través del cual también se imparten instrucciones al Interventor para la suscripción del acta de inicio, se indican algunos de los requisitos que debe cumplir el contratista para dar inicio al contrato y se solicita llevar un expediente de Interventoría, el cual se debe hacer entrega al final de la vigencia contractual a la Subdirección de Asuntos Contractuales.

3.2.10.1 Hallazgo 4

En cuanto a la designación formal del interventor, se observó que en algunos contratos (Nos. 050000-235-0-2011, 070000-419-0-2010 y 042000-7-0-2011), en dónde hay cambio del mismo no hay evidencia de la comunicación en dónde se formalice el cambio en el funcionario designado como interventor.

Al respecto, una vez revisado el procedimiento de contratación, se observó que para todas las modalidades de contratación descritas en dicho documento, con posterioridad a la

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legalización del contrato o sus modificaciones, corresponde al funcionario encargado del grupo de legalización entregar al interventor designado la comunicación de perfeccionamiento y legalización del contrato (en dónde se formaliza la designación del interventor) o la comunicación de aceptación de la oferta con los respectivos anexos.

Adicionalmente en el procedimiento de Interventoría se contempló entre las funciones administrativas a cargo del interventor “Solicitar oportunamente al Director o Jefe de Área, la designación de interventor cuando se presente alguna de las siguientes situaciones: traslados, vacaciones, comisión, renuncia o despido, eventos en los cuales debe presentar el informe sobre el estado del contrato en el momento de presentarse dicha situación”. 3.2.11 Verificación de una muestra de contratos de la existencia de los bienes y

servicios objeto de la contratación de acuerdo con los respectivos planes de contratación o compras.

Para determinar la conformidad de los bienes y servicios contratados con el plan de contratación, corresponde a los responsables de las unidades ejecutoras, verificar previa expedición del Certificado de disponibilidad presupuestal, que la contratación solicitada se encuentre prevista en el plan de Contratación.

En los casos en que la contratación se va a realizar con cargo a un proyecto de inversión, adicionalmente la Oficina Asesora de Planeación, analiza la coherencia y consistencia del objeto contractual plasmado en los estudios previos con el proyecto con cargo al cual se ejecutará.

Para determinar la existencia de los bienes y servicios contratados, se verificó el cumplimiento de las obligaciones especiales y la entrega de los resultados esperados, conforme al contenido expresado en los estudios previos. De esta actividad surgieron los siguientes hallazgos y observaciones:


Contrato No. 030000-112-2011

Con el fin de apoyar las actividades de recolección, validación y transformación de la información necesaria para hacer el seguimiento a la dinámica económica de la ciudad relacionada con la vivienda nueva, la SDH suscribió un contrato con La Galería Inmobiliaria Ltda. para que entre otras obligaciones se permitiera el acceso al sistema de información georeferencial de vivienda nueva.

En la base de datos que se suministra a través de la página web se observó que en algunos predios (se seleccionaron aleatoriamente tres) esta información no es consistente con el valor real de los mismos, por lo cual dicha información no es de la calidad requerida. Así mismo, en cuanto al suministro de información georreferenciada, se informó que el contratista envía los datos a solicitud de la entidad sin que se tenga acceso permanente a la misma como se encuentra establecido en las obligaciones especiales del contratista en los estudios previos.

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Contrato 011000-250-0-2011

Pese a al cumplimiento de las obligaciones especiales del contratista, entre las cuales se encuentran revisar y ajustar el borrador de la política de seguridad actual de la SDH, de los objetivos de seguridad y de la estrategia de seguridad; la Oficina de Análisis y Control de Riesgos no ha expedido los documentos oficiales por lo cual no es posible determinar que el contrato ejecutado satisfizo la necesidad que justificó su realización, establecida como … Para el momento de la revisión (vencido el plazo de ejecución del contrato) no se pudieron evidenciar los soportes del cumplimiento de las obligaciones especiales relacionadas con la estrategia de recuperación de desastres (Numerales 38, 39, 40, 41 y 42) de los estudios previos, que de acuerdo con la información suministrada se entregarían el 6 de junio de 2012. 3.2.11.3 Hallazgo 5

Contratos No. 070000-493-0-2010 y 070000-568-0-2010

Verificado en el área origen de la contratación y en dónde se ejerció la interventoría, en el momento de la visita de auditoría no se halló evidencia del cumplimiento de las siguientes obligaciones a cargo del contratista, entre las cuales se encuentran:

Corregir en el flujo de información tributario 70.000 declaraciones tributarias. Depurar y establecer la ejecutoria de 26.000 Actos Oficiales. Realizar la conciliación del recaudo de impuestos al consumo de procedencia extranjera de las relaciones de pago que tienen novedades de mayores o menores valores girados. Incorporar en el sistema, las actuaciones administrativas que tiene por objeto la depuración de la cartera.

Posteriormente, como evidencia de las funciones desarrolladas por el contratista (solamente se suministro información relacionada con el contrato No. 070000-568-0-2010), el área en dónde se ejerció la interventoría, para la fecha de discusión del presente informe suministró, además de una presentación en dónde se presenta entre otros, la metodología del proyecto, unas bases de datos en hoja electrónica excel en dónde no se identifica plenamente el nombre del contratista y una presentación. Sin embargo, no se suministró evidencia de los registros a intervenir asignados por parte del interventor y adicionalmente, no hay claridad en el número de declaraciones y actos oficiales corregidos y/o depurados, las conciliaciones realizadas en los impuestos al consumo de procedencia extranjera y las actuaciones administrativas incorporadas en el sistema como producto de la depuración de cartera. En cuanto a la documentación del proyecto no se suministraron el plan de trabajo y las actas producto de su gestión. 3.2.11.4 Hallazgo 6

Contrato 070000-497-0-2010

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En la descripción de la necesidad que se pretendía satisfacer con la ejecución de este contrato, se indicó apoyar la estrategia de intervenir en un plazo de seis meses aproximadamente 100.000 registros así:

Depuración 70.000 registros. Ejecutoria de 26.000 actos oficiales. Realizar conciliaciones. Ubicación física e incorporación de 2056 Actos Oficiales cuenta corriente vigencias anteriores a 2008 y 1433 vigencias 2009-2008

Consecuentemente, entre las obligaciones del contratista se encontraban las siguientes:

Corregir en el flujo de información tributario 70.000 declaraciones tributarias Depurar, aclara y establecer la ejecutoria de 26.000 actos oficiales Realizar la conciliación de la careta identificando y ajustando el sistema de información tributario Realizar la conciliación del recaudo de impuestos al consumo de procedencia extranjera de las relaciones de pago que tiene novedades de mayores valores girados o menores valores girados Incorporar en el sistema las actuaciones administrativas que tiene por objeto la depuración de la cartera

Revisados los soporte de los servicios prestados por el contratista, se confirmó que a éste se le asignaron trámites relacionados con el proceso de sucesiones, que se lleva a cabo en la Oficina de Cuentas Corrientes, por lo cual en desarrollo de los mismos realizó las correcciones consideradas pertinentes en el flujo de información tributario y así mismo incorporó las actuaciones administrativas objeto de la depuración realizada. No obstante, debido a la asignación realizada por el interventor, el contratista no cumplió con los resultados esperados de la ejecución del contrato. 3.2.11.5 Hallazgo 7

Contrato No. 012000-9-0-2010

Entre las obligaciones especiales del contratista se encontraba la de “10. Realizar un documento sobre el balance de la implementación del SGC, indicando entre otros: Cómo ha sido el proceso de implementación del SGC, cómo se encuentra frente a otras entidades distritales, nacionales y frente al SIGH, al igual que recomendaciones a corto, mediano y largo plazo para el mejoramiento y consolidación del SIGH…”. Sobre el cumplimiento de esta obligación se observó la existencia del borrador de un documento, del cual no hay constancia de entrega o existencia de destinatario. Si bien el documento en mención aborda temas relacionados con el estado del SGC, no ofrece un balance sobre cómo ha sido el proceso de implementación del SGC y su comparativo frente a otras entidades distritales y nacionales. En este mismo contrato, se observó que entre las obligaciones del contratista se encontraba la de presentar un informe mensual sobre los avances de la mejora continua del SGC, no obstante la existencia de un reporte del estado de las acciones correctivas, preventivas y demás de las áreas asignadas, no hay evidencia de la periodicidad con la cual se rendía el

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citado informe. 3.2.11.6 Observación 8

Contrato No. 050000-259-0-2011

Se verificó aleatoriamente el cumplimiento de algunas de las obligaciones a cargo del contratista, según lo establecido en el anexo técnico del contrato y entre las cuales se encuentran cámaras instaladas, servicios de vigilancia y seguridad privada, sitios y puestos de servicio, estudio de seguridad, entre otras. En la inspección realizada se encontró que el resumen ejecutivo del proceso de selección del personal que presta el servicio de vigilancia, no contenía el procedimiento adoptado por la empresa frente a la conducta laboral y casos disciplinarios de sus empleados, así como la forma en la cual se realizarían los reemplazos; como se encuentra establecido en numeral 33 del anexo técnico. En cuanto al Servicio de Vigilancia ofrecido, se encontró que para el parqueadero central se contrató (según anexo técnico) el servicio de 16 horas con arma (tipo 6), no obstante el vigilante de este puesto no disponía de tal elemento de seguridad. Las situaciones observadas, consecuentemente con las observaciones realizadas en la auditoría, fueron subsanadas por la dependencia responsable. 3.2.12 Verificación en una muestra de contratos del cumplimiento de las funciones y

el control realizado por el interventor sobre el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales.

Contratos Nos. 040000-170-0-2011, 042000-19-0-2011, 042000-7-0-2011, 070000-068-0-2011, 070000-67-0-2011

En estos contratos se observó la conservación organizada y foliada del archivo de la interventoría; sin embargo en este archivo no hay evidencia de la verificación de cumplimiento de todas las obligaciones a cargo del contratista, particularmente de las relacionadas con los servicios y productos entregables, no obstante la certificación de cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato.


Contrato No. 052000-360-0-2011

En la vigilancia y control de este contrato (supervisión e interventoría) no se está dando adecuado cumplimiento a la obligación de “Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la supervisión o Interventoría, de acuerdo con lo establecido en el instructivo de Gestión Documental Documentos Supervisión e Interventoría.”

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Relacionado con ésta y con el control ejercido por el interventor, se encontró que en ejercicio de la interventoría no se conserva debidamente la evidencia del cumplimiento de las siguientes obligaciones a cargo del contratista e interventor, contenidas en los estudios previos y en el Anexo No. 1 del contrato en dónde se definen las especificaciones técnicas de las actividades:

9. Llevar un control sobre el número real de participantes y el cumplimiento de las actividades programadas, entregando un informe detallado de la ejecución de cada actividad al interventor

(…)

Los informes de actividades de seguimiento deben ser entregados a la Subdirección de Talento Humano de la Secretaria Distrital de Hacienda por medio del SUPERVISOR, dentro de los quince días siguientes a la fecha de cada uno de los eventos en copia física y vía correo electrónico.

Vacaciones recreativas

“Las diferentes opciones de alimentos ofrecidos para las actividades deberán presentarse para la aprobación del supervisor con mínimo diez (10) días de anticipación a la actividad”

“11. Aportar las hojas de vida con los soportes correspondientes del personal requerido, para cada actividad solicitados en los anexos”

“Cualquier cambio en los lugares o el diseño de las actividades debe ser aprobado, previamente, por el SUPERVISOR”

“Estos lugares deberán contar con las condiciones requeridas las cuales serán aprobadas por el SUPERVISOR mediante visita realizada con antelación no inferior a 8 días antes de la realización de la actividad”

“Todos los materiales, y elementos lúdicos necesarios para el buen desempeño de las actividades deben ser suministrados por el contratista, el listado de los mismos y el contenido de las actividades detallado debe ser enviado al SUPERVISOR por lo menos 10 días antes del inicio de las actividades.


Contrato No. 070000-232-0-2011

Para este contrato, entre los productos terminados se contempla la transferencia del conocimiento para el manejo de la herramienta SAS a la SDH. En la verificación realizada se observó que dicha transferencia del conocimiento sobre el aplicativo encuentra en cabeza de un funcionario con vinculación de Libre Nombramiento y Remoción, quien es el único competente para su operación y quién cuenta con el apoyo técnico de dos funcionarios con vinculación en carrera administrativa. Dada la naturaleza de la vinculación de quien a la fecha de esta auditoría ha apropiado todo el conocimiento del aplicativo SAS, es pertinente que la entidad asegure la transferencia de dicho conocimiento a la entidad, extendiéndolo a funcionarios con vinculación permanente en la SDH (Carrera Administrativa) y para este mismo fin, determine la aplicabilidad de la ampliación de la cobertura del aplicativo a otras dependencias que eventualmente puedan beneficiarse del uso de la misma.

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Contrato No. 070000-44-0-2011

Los informes del contratista de los meses de febrero, abril y octubre de 2011, radicados con cordis 2011ER22620, 2011ER44875 y 2011ER112299 se entregaron por fuera del plazo señalado en la obligación especial no. 36, en la cual se establece que “el contratista rendirá al interventor del contrato, un informe dentro de los cinco primeros días hábiles de cada mes, del movimiento del mes anterior”; adicionalmente durante la visita de auditoría no se encontró documentado el seguimiento al cumplimiento de esta obligación.

En cuanto a los informes periódicos se observó que en su revisión (por parte de la entidad) se realizan anotaciones a mano sobre copia de los mismos sin que se conserve evidencia en la carpeta de interventoría de los ajustes realizados a estos informes y/o de su aprobación por parte del interventor.

3.2.12.4 Observación 12 Contrato 054000-288-0-2011

La obligación especial descrita en el numeral 6 de los estudios previos establece que el contratista debe presentar al interventor para efectos de pagos y seguimiento un informe mensual en medio magnético e impreso de las entregas y devoluciones con el respectivo consolidado estadístico e histórico que se desarrolle durante el tiempo de ejecución del contrato.

En la visita de auditoría se evidenció que el interventor recibe un reporte diario soportado en las planillas de asistencia y otros documentos suministrados por el contratista, sin embargo para la realización del pago no se está exigiendo el informe mensual como se encuentra establecido en los estudios previos. No obstante con ocasión de la visita de auditoría el área en adelante, exigirá dicho informe.

3.2.13 Observaciones sobre la racionalización en la asignación de Interventorías

Con base en la información generada en el aplicativo SISCO y el listado actualizado de los interventores suministrado por la Subdirección de Ingeniería de Software se determinó el nombre de los interventores designados para los contratos activos en 2011.

3.2.14 Observación 13

En el análisis realizado, se observó que la función de interventor / supervisor generalmente recae en el directivo responsable del área solicitante de la contratación lo cual ocasiona que en algunas dependencias el director o subdirector tenga un gran volumen de Interventorías bajo su responsabilidad, no obstante el apoyo recibido por los profesionales del área que conforme a su manual de funciones, acompañan las labores de seguimiento y control de ejecución de los contratos.

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Esta alta concentración en el número de Interventorías bajo responsabilidad de algunos funcionarios, aunada a las demás responsabilidades propias de las funciones a su cargo, dificulta las labores de vigilancia, seguimiento y control que se deben desarrollar durante la interventoría, con lo cual se incrementan sensiblemente los riesgos asociados a la ejecución de los procesos contractuales, la certificación del cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales; toda vez que para algunos de los contratos relacionados, la interventoría se asignó terminado el periodo de ejecución del contrato quedando circunscrita a la certificación del cumplimiento y recibo a satisfacción sin el pleno conocimiento del desarrollo del contrato.

En el siguiente cuadro, a manera ilustrativa se presentan los funcionarios que en el 2011 tuvieron más de veinte interventorías a su cargo (Algunos de los contratos enumerados pueden tener el mismo objeto contractual). La descripción completa del número Interventorías asignadas por funcionario, se detalla en la tabla No. 4 del Anexo.

Nombre Interventor (SISCO) No. Contratos (Asignados para

supervisión o interventoría)

Ana Lucia Angulo Villamil 138

Elbert Wisner Espitia Olaya 60

Alba Milena Gómez Delgado 59

Rubén Ciro Castillo Sánchez 39

Rafael Mauricio Sopo Solano 36

Héctor Octavio Parada Ballén 29

José Agustín Hortua Mora 27

Fuente: Base de datos SISCO

3.2.15 Verificación de la aplicación por parte de los interventores, de los procesos y

procedimientos que están en el Sistema de Gestión de Calidad.

En la mayoría de los contratos se observó que se da correcta aplicación a la documentación inscrita en el SGC de la entidad, con excepción del hallazgo descrito frente al incumplimiento del Instructivo 37-I-01 “APLICATIVO DE TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN ESTABLECIDOS EN LA LEY 1150 DE 2007” y los siguientes:

3.2.15.1 Hallazgo 8

En el procedimiento 38 P.01 se establece la obligación a cargo del interventor:

Recibir todos los servicios, obras, bienes y/o elementos entregados por el contratista, verificando que la cantidad y calidad de los mismos estén acordes con los exigido en las condiciones esenciales del contrato o pliego de condiciones, en la propuesta y en el contrato; aprobarlos y declararlos recibidos a satisfacción, solicitar correcciones, formular observaciones, recomendaciones y solicitudes de precisión a los mismos, si ello es pertinente.”

En este mismo sentido en el numeral 6.6 literal c) se establece el contenido mínimo del informe final de interventoría.

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Respecto al cumplimiento de estas obligaciones se observó que hay informes de interventoría ((Contratos Nos. 070000-568-0-2010, 070000-068-0-2011, 070000-67-0-2011, 012000-9-0-2010, 040000-170-0-2011, 070000-419-0-2010, 042000-19-0-2011, 070000-497-0-2010, 042000-7-0-2011) dónde no se relacionan los productos y/o bienes recibidos a satisfacción, aquellos pendientes de entrega, las obligaciones incumplidas por el contratista, los retrasos presentados en el cronograma o plan de ejecución del contrato, las novedades, las situaciones anormales presentadas durante el desarrollo mismo ó se transcriben las obligaciones especiales del contratista establecidas en los estudios previos sin que dicho informe permita establecer la ubicación, existencia, calidad y otras características relevantes para determinar el cumplimiento del objeto contractual.


Contrato No. 041000-455-0-2011

Verificada la carpeta de interventoría (6 de junio de 2012), no se halló el informe final de interventoría, el cual debe efectuarse al finalizar la ejecución del contrato según lo establece el punto 6.6 de condiciones generales del procedimiento 38-P.01 Supervisión e interventoría. Para el caso, el contrato terminó el 22 de mayo de 2012. Es de aclarar que en la discusión de este informe la dependencia allegó dicho informe.


En la mayoría de los contratos de la muestra se observó que no se diligenció de forma completa el formato “Hoja de ruta contratos” (37- f.22) en los campos de información, fecha de entrada, fecha de salida, devolución y firma del encargado en la mayoría de las actividades que contiene este documento. Considerando que este registró está diseñado para controlar y determinar la trazabilidad del expediente contractual, dicho control no es efectivo cuando se diligencia de forma incompleta o cuando se utiliza repetidamente (aún cuando no hay adiciones u otras modificaciones contractuales que justifiquen tal repetición). Algunos de los contratos para los cuáles se confirmo esta situación son (Contratos 050000-235-0-2011, 060000-242-0-2011, 070000-568-0-2010, 012000-45-0-2011, 012000-9-0-2010, 042000-53-0-2010, 070000-67-0-2011) En cuanto al diligenciamiento incompleto de los formatos relacionados con el procedimiento de contratación, también se observó el inadecuado uso (diligenciamiento parcial o en blanco) de los formatos 37-f.14 “Hoja de constatación de la carpeta del contrato” (Contratos No. 050000-84-0-2011, 070000-568-0-2010, 0125000-45-0-2011, 070000-68-0-2011, 070000-67-0-2011, 012000-9-0-2010, 042000-53-0-2010), 38-f.07 “Lista de chequeo - actas de liquidación” (Formato sin diligenciar en contratos No. 050000-235-01-2011, 070000-568-0-2010) y 37-f.09 Instrucciones para legalización de contratos.


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Para los contratos Nos. 070000-67-0-2011, 050000-235-0-2011, 070000-568-0-2010 se evidenció que el interventor no dio cumplimiento al plazo establecido en el procedimiento de interventoría (numeral 9.1 ACTIVIDADES GENERALES DE INTERVENTORÍA) para la elaborar el Acta liquidación del contrato, en donde se establece la directriz de elaborar el acta de liquidación del contrato (liquidación de mutuo acuerdo) dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del mismo. Frente a esta obligación a cargo del interventor designado se precisa que “pese a lo establecido en el inciso 3 del artículo 11 de la ley 1150 de 2007, aquí transcrito, los contratos de la Secretaría de Hacienda deberán liquidarse oportunamente”. No obstante es dable mencionar el cumplimiento del plazo dispuesto en las normas legales “Si vencido el término previsto para efectuar la liquidación de mutuo acuerdo o en forma unilateral de los contratos celebrados después del 16 de enero de 2008, fecha de entrada en vigencia de la ley 1150 de 2007, no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término previsto, para liquidar de mutuo acuerdo o unilateralmente. Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C.C.A. sobre la forma como se contabilizan los términos de caducidad de la acción contractual”. Contrato 012000-17-0-2011 3.2.15.5 Observación 17

Se evidenció que la solicitud de modificación del contrato (folios 78 a 80) no fue solicitada con los 10 días de antelación a la terminación del mismo, como se encuentra establecido en el procedimiento de Interventoría. Para el caso, el contrato en mención culminaba el 24 de febrero de 2012 y la fecha de solicitud de la modificación fue radicada el 22 de febrero de 2012.


En la revisión de los contratos seleccionados como muestra de auditoría (Ver en Anexo tabla. No. 1) no se halló evidencia del control efectuado por el interventor con posterioridad al plazo de ejecución del contrato y durante el periodo de cobertura de las garantías. Al respecto, el procedimiento de Interventoría (38 –P.01) indica como una de las funciones legales a cargo del interventor “Adelantar revisiones periódicas, por lo menos cada dos (2) meses, durante el término de vigencia de las garantías de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.”


En el instructivo “GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA INTERVENTORÍA” (38-I.01), se cita

equivocadamente en el numeral 4.1.2 CARPETA INTERVENTORÍA el formato 38-f.09

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como aquél en donde se reflejan los tipos documentales más frecuentes en la ejecución de un contrato. Aún cuando en el numeral 5. CONTROL DE CAMBIOS se menciona la corrección de este error, el instructivo no hace referencia al documento correcto 37-f.14 “Hoja de constatación de la carpeta del contrato”.


En todos los contratos seleccionados como muestra se observó que la dependencia responsable del diligenciamiento del formato 37 f.09 INSTRUCCIONES PARA LEGALIZACION CONTRATOS, no diligencia la parte correspondiente a la fecha, nombre del contratista y fecha en la cual se realiza la comunicación. Al respecto es importante destacar que según lo dispuesto en el procedimiento de contratación, el contratista se encuentra obligado a constituir las pólizas de garantía del contrato en un plazo máximo de cinco (5) días contados a partir de la fecha de recibo de dicha comunicación.

3.2.16 Verificar el cumplimiento de las acciones correctivas y plazos previstos en el plan de mejoramiento realizado en atención a los resultados de la auditoría de contratación e interventoría ejecutada por Control Interno en 2011

En atención a los resultados de la auditoría de contratación e interventoría desarrollada en 2011, la Subdirección de Asuntos contractuales elaboró un plan de mejoramiento cuyas acciones correctivas a la fecha de elaboración del presente informe, se reportan finalizadas.

Entre las actividades desarrolladas se encuentran:

Publicación de contratos en portales de Contratación a la Vista y SECOP, actualización del formato de estudios previos, actualización del procedimiento de contratación, capacitación en el tema de supervisión e interventoría y sensibilización en el tema de obligaciones a cargo de los supervisores e interventores.

4 SUGERENCIAS Y/O RECOMENDACIONES Mantener comunicación permanente y aunar esfuerzos con otras entidades para efectos

de utilizar de manera efectiva los recursos destinados a la ejecución de contratos que demanden coordinación intersectorial e institucional en razón a la destinación y utilización común de los bienes y/o servicios contratados.

Implementar en cada dependencia como mecanismo de autocontrol la presentación en el Comité de Junta de Contratación del indicador de las líneas y contratos programados vs radicados, con el fin de que se tomen las acciones necesarias para mejorar la programación y ejecución contractual, en la medida de que la responsabilidad en dicha ejecución corresponde a cada área origen de la contratación.

Este mecanismo es particularmente importante teniendo en cuenta los efectos que tienen los retrasos en la contratación, tales como i) la concentración de los procesos contractuales en el último trimestre del año, ii) incremento en la carga operativa en la Subdirección de

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Asuntos Contractuales, iii) baja ejecución presupuestal, iv) reprocesos y desgaste administrativos, etc.; situaciones que incrementan los riesgos asociados a la contratación.

Evaluar la herramienta informática SISCO que apoya la gestión del proceso de contratación, específicamente la funcionalidad de estimación, tipificación y valoración de riesgos con el fin de estandarizar esta actividad y dar cumplimiento a la valoración exigida en las normas vigentes. Para este fin se sugiere también revisar en la herramienta VIGIA, su aplicabilidad para el apoyo en la administración de los riesgos involucrados en los procesos contractuales.

Evaluar la documentación (procesos, procedimientos, formatos e instructivos) empleada en los procesos de contratación e interventoría para aprovechar la actualización que debe realizarse en los mismos, con motivo en los recientes cambios normativos, donde se simplifique su ejecución. En tal revisión es importante considerar la aplicabilidad y funcionalidad de algunos de los formatos empleados en tales procedimientos.

Con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento del objeto contractual, se recomienda que en la designación del interventor se posibilite su contacto directo y permanente con el contratista, para que esta pueda verificar la calidad y oportunidad de los productos entregados y el cumplimiento de las obligaciones a cabalidad.

Implementar un modelo de informe de Supervisión e Interventoría que posibilite a partir de su lectura determinar el cumplimiento del objeto contractual y los aspectos relevantes asociados a la ejecución del contrato tales como existencia, calidad, cantidad y ubicación de los productos y/o bienes entregados por el contratista, así como la calidad de los servicios prestados por mismo.

Atendiendo a la relevancia que tiene para la entidad la labor ejecutada por los supervisores e interventores, en la medida de que su función conduce a la correcta, coordinada y oportuna ejecución del objeto de los contratos, es pertinente mejorar el contenido de los informes de supervisión e interventoría atendiendo a las observaciones realizadas en el presente informe.

Realizar un estudio de las buenas prácticas que ha implementado la DSI en el tema de las actividades de vigilancia y control que se desarrollan en ejercicio de la interventoría y supervisión con el fin de extender su uso a todos los contratos que generen conocimiento para la entidad, como los de prestación de servicios profesionales, buscando implementar estándares en materia de la gestión de los documentos y archivos resultantes de la ejecución de los contratos (nombre de archivos, formato de conservación PDF, constancia de entrega y recibo, etc.) de forma que se garantice la conservación de la memoria institucional (fácil acceso y consulta) de la cual pueden hacer parte los productos generados por los expertos contratados.

Lo anterior teniendo en cuenta que en la visita a los interventores de esta dependencia se evidenció el constante uso del SharePoint, una herramienta de consulta de los documentos relacionados con las Interventorías de los contratos a su cargo. En cuanto a esta herramienta se observó que su utilización facilita, entre otros, la ubicación y el control de los

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soportes de los trabajos realizados por los contratistas. Dado que el SharePoint también cuenta con módulos de administración de proceso, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documento, es destacable su utilidad en os procesos de supervisión e interventoría y por lo tanto, recomendable su implementación en otras dependencias de la entidad.

Implementar las acciones pertinentes con el fin de que los productos desarrollados en la ejecución del contrato No. 011000-250-0-2011 sean ajustados, divulgados y/o aprovechados en la entidad con el fin de que se avance en la implementación del Sistema de Seguridad de la información. En este sentido, se destaca la importancia de incorporar en el SGC los productos resultantes de la obligación No. 30 de este contrato “Documentar un set de 20 procedimientos operativos para la implementación de un SGSI”.

De igual forma, para el contrato No. 091000-244-0-2011 evaluar la aplicabilidad de los productos del desarrollo de la obligación No. 1 “Verificar de manera permanente la concordancia del desarrollo de los procesos coactivos con los procedimientos de calidad del área proponiendo los ajustes que la dinámica propia de la gestión requiera”.

Implementar acciones que conduzcan al mejoramiento de la percepción del cliente interno en los servicios de “perfeccionamiento y legalización de contratos” y “procesos de selección de contratistas” en los atributos de oportunidad, efectividad y publicidad; para los cuales se obtuvo menor índice de satisfacción.

Establecer e implementar el plan contentivo de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora necesarias para subsanar las observaciones y/o debilidades que están reseñadas en el presente informe y evaluar periódicamente su cumplimiento (autocontrol), con el fin de garantizar el avance y/o continuidad de la mejora.

ANDREA CAMILA GARRIDO COLLAZOS Auditora Líder

RUBIELA DE JESÚS HERNÀNDEZ V. Auditora Interna

GUSTAVO NAVARRO COCUNUBO

Auditor Interno VICTOR MANUEL HERNÁNDEZ H.

Auditor Interno

Vo. Bo. LUIS FRANCISCO CANTE CÉSPEDES Asesor de Control Interno

Despacho del Secretario de Hacienda Distrital

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5 FUENTES DE INFORMACIÓN

Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía Mayor de Bogotá

Circular 3 de 2011 de la Veeduría Distrital.

Documentos Sistema de Gestión de la Calidad (Procesos, procedimientos, instructivos, y formatos relacionados con los procesos de “Contratación” e “Interventoría” (versiones vigentes en 2011 y 2012).

Módulo Sistema de Contratación (SISCO).

Disposiciones legales vigentes (Documentación legal y reglamentaria en Procedimientos de “Contratación”, “Interventoría” y “Supervisión e interventoría”)

6 ANEXOS

1. Tabla No. 1 Descripción de la muestra de auditoría.

AÑO PROCESO

SELECCION NOMBRE

DEPENDENCIA No. CONTRATO OBJETO

VALOR TOTAL CONTRATO

2011 MINIMA CUANTIA UNIDAD EJECUTORA 4 - FONDO CUENTA

120000-428-0-2011

Alquiler de Medios Tecnológicos para ser utilizados como apoyo en el esquema se seguridad para la permanente y adecuada protección de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Concejo de Bogotá, de conformidad con lo establecido en la invitación pública

No. SDH-SMINC-041-2011 y la propuesta presentada por el contratista.

49.949.347

2011 CONTRATACION

DIRECTA

SUBDIRECCION DE INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

041000-63-0-2011

Compraventa de la actualización de las licencias de software para los servicios de colaboración (estadístico, econométrico, de evaluación de riesgos y desarrollo de software),

de conformidad con los estudios previos. 18.661.500

2011 MINIMA CUANTIA

DESPACHO DEL DIRECTOR DE

GESTIÓN CORPORATIVA

050000-356-0-2011

Adquirir a título de compraventa elementos de protección personal para los servidores públicos de la SDH, de conformidad con lo establecido en la Invitación Pública SDH-SMINC-

032-2011. 19.662.000

2010 SEL.ABREVIADA.SUB.INV.ELECTR

O.


TECNOLÓGICA

041000-648-0-2010

Adquisición de elementos de tecnología informática para la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría Distrital de Planeación de conformidad con lo establecido para los ítems 2, 3

y 4 en el pliego de condiciones del proceso SDH-SIE-24-2010. 905.869.051


O.


TECNOLÓGICA

041000-455-0-2011

Adquisición de elementos de tecnología informática para la Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones del proceso de selección No.

SDH-SIE-037-2011 y la propuesta presentada por el contratista. 367.456.724


O.

DESPACHO DEL DIRECTOR DE SISTEMAS E

INFORMATICA

040000-265-0-2011

Contratar la adquisición de Elementos de Tecnología Informática: Computadores de Escritorio y Portátiles, con destino a la Secretaria Distrital de Hacienda, de conformidad con

lo establecido en el pliego de condiciones. 505.424.638

2011 MINIMA CUANTIA UNIDAD EJECUTORA 4 - FONDO CUENTA

120000-298-0-2011

Realizar la interventoría técnica, administrativa, ambiental, contable, contractual, financiera y legal, para el contrato cuyo objeto es el ¿Mantenimiento integral locativo, con el suministro de personal, equipo y repuestos en las instalaciones físicas del Concejo de Bogotá D.C.¿,

de conformidad con lo establecido en la invitación pública del proceso de selección de mínima cuantía No. SDH-SMINC-023-2011 y la propuesta presentada por el contratista.

25.324.832

2008 SEL. ABREVIADA SUB.INV.PRES.


040000-1129-0-2008

Prestar los servicios de mantenimiento, actualizaciones, suministro de partes, repuestos y soporte para el sistema de corriente regulada y su infraestructura (UPS APC), de

1.105.661.019

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SISTEMAS E INFORMATICA

conformidad con los requerimientos establecidos en el Pliego de Condiciones del proceso de selección abreviada SDH-SIP-014-2008 y en el acta de adjudicación. ITEM 2.

2011 SEL. ABREVIADA MENOR CUANTIA



050000-290-0-2011

Prestar el mantenimiento integral locativo con el suministro de personal, equipo y repuestos, en las instalaciones físicas de la Secretaría Distrital de Hacienda y las áreas comunes del

Centro Administrativo Distrital CAD, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones del Proceso de Selección SDH-SAMC-010-2011, el Anexo Técnico No. 1 y la

propuesta presentada por el contratista.

204.475.000

2010 CONTRATACION

DIRECTA

DESPACHO DEL DIRECTOR DISTRITAL

DE IMPUESTOS

070000-419-0-2010

Prestar bajo la modalidad de outsourcing el servicio de sistematización y automatización para el control integral del impuesto al consumo de cervezas, sifones, mezclas y refajos de

procedencia nacional y extranjera, y de cigarrillos y tabaco elaborado de procedencia extranjera, mediante un sistema informático que permita conectarse a una máquina

principal, la cual se encuentra interconectada con otras Entidades Territoriales que poseen similar sistema y con la central ubicada actualmente en la ciudad de Bucaramanga y a la

que converge diariamente la totalidad de la información, con el fin de conocer la ubicación y el estado de movilización, tránsito o reenvío de los productos gravados con el impuesto al

consumo, así como la correspondiente liquidación de éste, en el momento en que BOGOTA D.C., lo requiera, de conformidad con lo establecido en los Estudios Previos.

193.348.043

2011 CONTRATACION

DIRECTA


DE IMPUESTOS

070000-68-0-2011

Apoyar la estrategia diseñada para informar los beneficios otorgados a los contribuyentes mediante acuerdo, e incentivarlos para que se acojan y se pongan al día con sus

obligaciones tributarias. 6.000.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA


DE IMPUESTOS

070000-67-0-2011

Apoyar la estrategia diseñada para informar los beneficios otorgados a los contribuyentes mediante acuerdo, e incentivarlos para que se acojan y se pongan al día con sus

obligaciones tributarias. 6.000.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA


DE IMPUESTOS

070000-44-0-2011

Prestar bajo la modalidad de outsourcing el servicio de sistematización y automatización para el control integral del impuesto al consumo de cervezas, sifones, mezclas y refajos de

procedencia nacional y extranjera, y de cigarrillos y tabaco elaborado de procedencia extranjera y la captura de la información de la participación del Distrito Capital en el

impuesto al consumo de cigarrillos y tabaco elaborado de producción nacional, mediante un sistema informático que permita conectarse a una máquina principal, la cual se encuentra

interconectada con otras Entidades Territoriales que poseen similar sistema y con la central ubicada actualmente en la ciudad de Bucaramanga y a la que converge diariamente la

totalidad de la información, con el fin de conocer la ubicación y el estado de movilización, tránsito o reenvío de los productos gravados con el impuesto al consumo, así como el

correspondiente calculo de éste.

338.082.864

2011 CONTRATACION

DIRECTA



050000-84-0-2011

Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo ocasional (con suministro de repuestos) a nueve (9) ascensores marca SCHINDLER instalados en el Centro

Administrativo Distrital, Torre A., de conformidad con lo establecido en los estudios previos y en la propuesta presentada por el contratista.

53.836.333

2011 CONTRATACION

DIRECTA

SUBDIRECCION DE INGENIERIA DE

SOFTWARE

042000-7-0-2011

Elaborar, poner en funcionamiento, probar y/o mantener, las herramientas de automatización de datos, requeridas para el desempeño y apoyo de la gestión; enmarcadas en la planeación estratégica institucional, de las Direcciones de la Secretaria Distrital de Hacienda; las cuales harían y hacen parte de los componentes Administrativo y Hacendario del sistema de Información Distrital Si Capital, de acuerdo con lo establecido en

el acta de asignación de usos y sus modificaciones.

44.408.898

2010 LICITACION

PUBLICA

DESPACHO DEL TESORERO DISTRITAL

090000-263-0-2010

La Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá D.C, está interesada en contratar un proveedor que suministre en forma integral una solución tecnológica que incluya el diseño,

estructuración, montaje, operación, soporte, mantenimiento, capacitación del personal vinculado y transferencia total de los resultados y componentes al Distrito Capital, para la

ejecución de la fase inicial dentro del proyecto de inversión 551 ¿Tarjeta Ciudadana Bogotá Capital¿, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones del proceso SDH-

LP-009-2009.

2.218.485.000

2011 LICITACION

PUBLICA



050000-56-0-2011

Contratar el servicio de digitalización e indexación de documentos para la Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones de la

Licitación Pública No. SDH-LP-09-2010, en el Anexo Técnico No. 1 y la propuesta presentada por el contratista.

2.176.710.000

2011 LICITACION

PUBLICA



050000-259-0-2011

Prestar el servicio integral de vigilancia y seguridad privada para la permanente y adecuada protección de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Secretaría de Hacienda Distrital, así como de aquellos por los que le correspondiere velar en virtud de disposición

legal, contractual o convencional, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones de la Licitación Pública No. SHD-LP-001-2011 y la propuesta presentada por el

contratista.

1.457.808.290

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UNIDAD EJECUTORA 4 - FONDO CUENTA

120000-58-0-2011

Contratar una solución integral para la organización física y electrónica de las historias laborales del Concejo de Bogotá D.C., de conformidad con lo establecido en los pliegos de

condiciones Proceso No. SDH-SAMC-014-2010. 427.147.200


OFICINA DE CORRESPONDENCIA,

QUEJAS Y SOLUCIONES

054000-288-0-2011

Prestar los servicios de mensajería expresa masiva y servicio de outsourcing de personal y equipos, para la Secretaria Distrital de Hacienda, de conformidad con lo señalado en el

pliego de condiciones del Proceso de Selección SDH-SAMC-008-2011. 440.800.000


SUBDIRECCIÓN DEL TALENTO HUMANO

052000-360-0-2011

Desarrollar las actividades contenidas en los Planes de Bienestar e Incentivos y Mejoramiento del Clima Laboral, de conformidad con lo establecido en el pliego de

condiciones y anexos del proceso de selección SDH-SAMC-017-2011. 524.650.000


O.



050000-146-0-2011

Prestar el servicio integral de aseo y cafetería para las instalaciones de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, D.C., zonas comunes del Centro Administrativo Distrital- CAD y para los inmuebles por los que la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, sea

legalmente responsable, y aquéllos por los que responda en virtud de disposición legal, de conformidad con los requerimientos establecidos en el Pliego de Condiciones del proceso

de Selección Abreviada de Subasta Inversa Electrónica SDH-SIE-003-2011 y a la propuesta.

1.510.750.000

2010 CONTRATACION

DIRECTA


DE IMPUESTOS

070000-568-0-2010

Apoyar la estrategia de mejoramiento de la información a través de la intervención de un universo de 99.489 registros de la base de información tributaria de las vigencias 2010 y

anteriores. 20.700.000

2010 CONTRATACION

DIRECTA


DE IMPUESTOS

070000-497-0-2010



2010 CONTRATACION

DIRECTA


DE IMPUESTOS

070000-493-0-2010



2010 CONTRATACION

DIRECTA SUBDIRECCIÓN DEL TALENTO HUMANO

052000-578-0-2010

Prestar servicios profesionales en la implementación de acciones de modernización de la estructura y modificación de la planta de personal, manuales de funciones alineados con los

procesos y procedimientos de la Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con lo señalado en los estudios previos.

49.500.000

2010 CONTRATACION

DIRECTA


SOFTWARE

042000-53-0-2010

Elaborar, Poner en funcionamiento, probar y/o mantener, las herramientas de automatización de datos, requeridas para el desempeño y apoyo de la gestión;

enmarcadas en la planeación estratégica institucional, de las Direcciones de la Secretaria Distrital de Hacienda; las cuales harían y hacen parte de los componentes Administrativo y Hacendario del sistema de Información Distrital Si Capital, de acuerdo con lo establecido en

los estudios previos y en el acta de asignación de usos y sus modificaciones.

57.487.248

2010 CONTRATACION

DIRECTA


SOFTWARE

042000-42-0-2010

Elaborar, Poner en funcionamiento, probar y/o mantener, las herramientas de automatización de datos, requeridas para el desempeño y apoyo de la gestión;

enmarcadas en la planeación estratégica institucional, de las Direcciones de la Secretaria Distrital de Hacienda; las cuales harían y hacen parte de los componentes Administrativo y Hacendario del sistema de Información Distrital Si Capital, de acuerdo con lo establecido en

el acta de asignación de usos y sus modificaciones.

57.487.248

2010 CONTRATACION

DIRECTA OFICINA ASESORA DE PLANEACION

012000-9-0-2010

Adelantar el proceso de seguimiento de las auditorías internas de calidad y asistencia técnica para el mantenimiento del SGC de la SDH de conformidad con los estudios previos.

56.592.300

2011 CONTRATACION

DIRECTA

OFICINA DE EJECUCIONES

FISCALES

091000-244-0-2011

Prestar asesoría jurídica en el proceso de cobro coactivo, generar conceptos jurídicos, realizar la revisión del proceso y procedimientos que lleva la Oficina de Ejecuciones

Fiscales de la DDT, y apoyar a la Oficina en la etapa de medidas cautelares, secuestro y remate de bienes.

24.144.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA


090000-47-0-2011

Realizar la estructuración, el seguimiento, el acompañamiento y la evaluación de la implementación de la etapa de expansión y mantenimiento - Fase II en términos del sistema de gestión de la tarjeta, las bases de datos, las comunicaciones, los controles y seguridades del sistema TCBC y la interoperabilidad de los distintos sistemas de las entidades distritales

que hacen parte de la TCBC. Igualmente, participar en el estudio y adopción de nuevos desarrollos tecnológicos en pro del posicionamiento de la Tarjeta Ciudadana en relación con

los proyectos de Gobierno Electrónico Distrital.

53.750.576

2011 CONTRATACION

DIRECTA


090000-3-0-2011

Asesorar en la implementación, seguimiento y evaluación, diseño y estructuración de la etapa de expansión y mantenimiento, así como en el proceso de enrolamiento del proyecto

de inversión 551 "Tarjeta Ciudadana Bogotá Capital". De igual forma en los procesos de gestión con el organismo operador en materia de la sostenibilidad y el mantenimiento de la

Tarjeta Ciudadana Bogotá Capital; es decir, en procesos de planeación, toma de decisiones y evaluación de la ejecución del proyecto.

67.121.100

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45


2011 CONTRATACION

DIRECTA


DE IMPUESTOS

070000-232-0-2011

Apoyar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en la parametrización y apropiación del conocimiento específico de utilización de la herramienta SAS, así como en la codificación de las lógicas estadísticas para el modelo de caracterización de los

contribuyentes

19.600.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA


DE IMPUESTOS

070000-149-0-2011

Apoyar el proceso de validación e imputación de bases de datos de información de los programas de fiscalización en la subdirección de impuestos a la producción y consumo en

la implementación y desarrollo de herramientas estadísticas para apoyar el estudio: "Modelo de ecuaciones estructurales - Scoring de cartera".-

19.600.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA SUBDIRECCION DE GESTION JUDICIAL

063000-34-0-2011

Representar judicial, extrajudicial y/o administrativamente a la Secretaria Distrital de Hacienda en la atención de hasta 200 procesos judiciales de diferente naturaleza.

68.541.952

2011 CONTRATACION

DIRECTA SUBDIRECCION DE GESTION JUDICIAL

063000-32-0-2011

Representar judicial, extrajudicial y/o administrativamente a la Secretaria Distrital de Hacienda en la atención de hasta 200 procesos judiciales de diferente naturaleza.

69.468.195

2011 CONTRATACION

DIRECTA DESPACHO DEL

DIRECTOR JURIDICO 060000-242-0-

2011

Desarrollo, soporte y mantenimiento del módulo de procesos concursales de SIPROJWEB, de acuerdo a los lineamientos propuestos por la Subdirección de Gestión Judicial de la

Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con los estudios previos. 43.200.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA DESPACHO DEL

DIRECTOR JURIDICO 060000-173-0-

2011

Ejercer la representación judicial de Bogotá, D. C. Secretaría Distrital de Hacienda dentro del proceso No 2011-00150 que cursa en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca

Sección Primera - ACTOR CORPORACIÓN AUTONOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA CAR, DEMANDADO- DISTRITO CAPITAL SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA, hasta la interposición del recurso de apelación contra el fallo de primera

instancia en el evento que éste resulte desfavorable al Distrito Capital - SDH o hasta el fallo de primera instancia en el evento que sea favorable al Distrito Capital - SDH, de

conformidad con los estudios previos.

175.000.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA

OFICINA DE ANALISIS Y CONTROL DE

RIESGO

011000-210-0-2011

Brindar acompañamiento a la Secretaria Distrital de Hacienda para la implementación de la estrategia de aseguramiento de los procesos productivos e industriales y de mezcla de usos

de la ciudad de Bogotá. 20.000.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA



050000-235-0-2011

Apoyar profesionalmente en los aspectos técnicos en la ejecución del proyecto de Inversión 350 "Implementación de un modelo de desarrollo Organizacional en la Secretaría Distrital de

Hacienda, de conformidad con los estudios previos. 32.000.000

2011 CONTRATACION


012000-17-0-2011

Prestar los servicios profesionales para desarrollar las labores requeridas para el seguimiento y Consolidación del Sistema Integral de Gestión Hacendario, de conformidad

con los estudios previos. 72.862.575

2011 CONTRATACION

DIRECTA


SOFTWARE

042000-6-0-2011

Elaborar, poner en funcionamiento, probar y/o mantener, las herramientas de automatización de datos, requeridas para el desempeño y apoyo de la gestión; enmarcadas

en la planeación estratégica institucional, de las Direcciones de la Secretaria Distrital de Hacienda; las cuales harían y hacen parte de los componentes Administrativo y Hacendario del sistema de Información Distrital Si Capital, de acuerdo con lo establecido en el acta de

asignación de usos y sus modificaciones.

64.146.186

2011 CONTRATACION

DIRECTA


SOFTWARE

042000-19-0-2011



asignación de usos y sus modificaciones, de conformidad con lo establecido en los estudios previos.

44.408.898

2011 CONTRATACION

DIRECTA


SOFTWARE

042000-18-0-2011



asignación de usos y sus modificaciones, de conformidad con los estudios previos.

64.146.186

2011 CONTRATACION

DIRECTA


SOFTWARE

042000-10-0-2011



asignación de usos y sus modificaciones de conformidad con los estudios previos.

64.146.186

2011 CONTRATACION


012000-45-0-2011

Prestar servicios profesionales en la ejecución del proyecto 579 "Consolidación del sistema integral de gestión hacendaria", la cual incluye el seguimiento físico y financiero a los

proyectos de inversión que hacen parte del plan de desarrollo de la Entidad, de conformidad 71.168.100

Pág

ina

46


con los estudios previos.

2011 CONTRATACION

DIRECTA


INFORMATICA

040000-170-0-2011

Prestar los servicios profesionales como Implementador de Siebel CRM dentro de la Estrategia de Rit de Oro y Data Quality, y realizar formalmente la correspondiente

transferencia de conocimiento al equipo técnico y funcional de la SDH. 78.000.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA


INFORMATICA

040000-162-0-2011

Prestar los servicios profesionales como Implementador de Siebel CRM con conocimiento de procesos de limpieza y calidad de datos, dentro de la Estrategia de Rit de Oro y Data

Quality, y realizar formalmente la correspondiente transferencia de conocimiento al equipo técnico y funcional de la SDH.

78.000.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA


ESTADÍSTICAS Y ESTUDIOS FISCALES

030000-201-0-2011

Consolidación de las bases de datos y estudios elaborados por diferentes entidades distritales, y elaboración de un documento que permita hacer una caracterización de la

ciudad a partir de los estudios e información estadística recopilados de conformidad con los estudios previos.

61.500.000

2011 CONTRATO


INFORMATICA

040000-364-0-2011



asignación de usos y sus modificaciones.

29.605.932

2011 DIRECTA.PRESTACION.SERVIC.PR

OF

DESPACHO DEL DIRECTOR JURIDICO

060000-236-0-2011

Prestar Asesoría jurídica en materia penal y representar judicial, extrajudicial y /o administrativamente a Bogotá D.C. Secretaría Distrital de Hacienda, durante la etapa de indagación, hasta la audiencia de formulación de imputación en la siguientes acciones penales: 1) acción penal cuya denuncia fue radicada con el número 2008- 08636 y que cursa en la Fiscalía Seccional 217- hoy 222- Unidad de Delitos contra la Administración

Pública,2) Acción penal cuya denuncia fue radicada con el No 2011-06985 y que cursa en la Fiscalía 242, Unidad de Orden Económico. 3) Una Acción Penal de impacto para las

finanzas distritales que le asigne la Directora Jurídica, lo anterior de conformidad con los estudios previos.

174.000.000


OF


RIESGO

011000-0-0-2011

Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, bajo estándar ISO 27001 mediante la estructuración y puesta en marcha de sistemas y procedimientos

para cumplir el PHVA que asegure el ciclo de de vida del SGSI en los procesos y procedimientos publicados en el Sistema de Gestión de Calidad a las áreas: Dirección de

sistemas e Informática, Dirección de Impuestos de Bogotá, y Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital De Hacienda.

111.000.000


OF


RIESGO

011000-250-0-2011

Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, bajo estándar ISO 27001 mediante la estructuración y puesta en marcha de sistemas y procedimientos

para cumplir el PHVA que asegure el ciclo de de vida del SGSI en los procesos y procedimientos publicados en el Sistema de Gestión de Calidad a las áreas: Dirección de

sistemas e Informática, Dirección de Impuestos de Bogotá, y Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital De Hacienda.

111.000.000


OF


SOFTWARE

042000-22-0-2011


en la planeación estratégica institucional, de las Direcciones de la Secretaria Distrital de Hacienda; las cuales harían y hacen parte de los componentes Administrativo y Hacendario del sistema de Información Distrital Si Capital, de acuerdo con lo establecido en los estudios previos, la aceptación de especificaciones esenciales y en el acta de asignación de usos y

sus modificaciones.

64.146.186




050000-382-0-2011

Suministro de combustible para la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C. 48.000.000

2011 CONTRATACION

DIRECTA


ESTADÍSTICAS Y ESTUDIOS FISCALES

030000-112-0-2011

Realizar la suscripción al sistema de información sobre vivienda nueva en Bogotá de conformidad con los estudios previos.

35.844.000

VALOR TOTAL CONTRATOS SELECCIONADOS COMO MUESTRA $ 14.634.277.607 VALOR TOTAL CONTRATOS ACTIVOS EN 2011 (Universo) $ 85.537.669.749

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ina

47


2. Tabla No. 2 Relación de documentos formales asociados a los procesos de Contratación e Interventoría, inscritos en el SGC de la Secretaría Distrital de Hacienda.

TITULO DEL DOCUMENTO CÓDIGO No. VERSIÓN VIGENCIA ÚLTIMA

VERSIÓN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Contratación CPR-37 12 07/03/2012

Interventoría CPR-38 11 07/03/2012

PROCEDIMIENTOS

Contratación 37-P01 16 03/02/2012

Rendición Informe deContratación a la Contraloría de Bogotá D.C. 37-P-02 1 03/05/2006

Supervisión e Interventoría 38-P01 10 25/01/2012

INSTRUCTIVOS

Aplicativo de tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación.

37-I-01 1

08/09/2010

Gestión archivística de la interventoría 38-I-01 2 08/09/2010

FORMATOS

Solicitud de cotización - estudio de condiciones del mercado 37-F.02 7 20/10/2008

Constancia estudio mercado 37-F.03 8 13/03/2012

Estudios previos proceso de contratación directa - prestación de servicios profesionales y de apoyo 37-F.04 7 09/03/2011

Selección de contratistas - proceso de contratación directa - prestación de servicios profesionales 37-F.05 5 20/10/2008

Aceptación de especificaciones esenciales - proceso de contratación directa - prestación de servicio 37-F.06 8 20/10/2008

Solicitud de elaboración contrato. 37-F.07 9 21/12/2009

Hoja de estudio para contratos 37-F.08 7 30/05/2011

Instrucciones para legalización de contratos 37-F.09 9 30/05/2011

Hoja de estudio garantía y póliza de responsabilidad extracontractual 37-F.10 5 21/10/2010

Comunicación perfeccionamiento y legalización contrato. 37-F.11 5 21/10/2010

Hoja constatación de documentos contrato 37-F.14 4 08/05/2008

Solicitud proceso de selección 37-F.15 9 02/08/2011

Adendas 37-F.16 4 20/10/2008

Verificación requisitos jurídicos - modalidades de selección licitación, abreviada y concurso de mér 37-F.17 4 20/10/2008

Informe verificación requisitos jurídicos - modalidades de selección abreviada licitación y concurso 37-F.18 4 20/10/2008

Acta de audiencia pública - modalidad de selección licitación pública. 37-F.19 4 20/10/2008

Estudios previos - modalidades de selección abreviada, licitación, y concurso de méritos. 37-F.21 10 03/02/2012

Hoja de ruta contratos 37-F.22 4 20/10/2008

Aceptación de especificaciones esenciales - proceso de contratación modalidad de selección abreviada

37-F.23 2

20/10/2008

Aviso de convocatoria pública ¿ selección abreviada, licitación pública y concurso de méritos. 37-F.24 3 21/12/2009

Acta de audiencia - modalidad de selección abreviada ¿ menor cuantía con presentación de la oferta d

37-F.25 2 20/10/2008

Acta de audiencia pública - modalidad de selección licitación pública con presentación de la oferta 37-F.26 2 20/10/2008

Acto administrativo de justificación de contratación directa. 37-F.27 3 21/10/2010

Acto administrativo de apertura de proceso de selección - modalidades de selección abreviada y concu.

37-F.28 3 30/07/2010

Estudios previos proceso de contratación directa. 37-F.29 4 09/03/2011

Conformación del comité asesor - concurso de méritos con precalificación 37-F.30 2 20/10/2008

Comunicación para notificación personal decisión de integración lista corta - concurso de méritos pr. 37-F.31 1 20/10/2008

Invitación a presentar propuesta - concurso de méritos con precalificación 37-F.32 1 20/10/2008

Solicitud de certificación de insuficiencia o inexistencia de personal 37-F.38 2 03/03/2011

Estudios previos contratación de mínima cuantía 37-F.39 2 03/02/2012

Análisis para determinar la modalidad de selección 37-F.40 1 03/02/2012

Acta de iniciación de contrato 38-F.01 3 10/11/2008

Orden de entrega de contrato 38-F.02 3 10/11/2008

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-37.pdf

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-38.pdf

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/37-P01.pdf

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/37-P-02.pdf

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/38-P01.pdf

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/37-I-01.pdf



http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/37-F.02.doc




































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48


Acta de recibo final de elementos o terminación 38-F.03 3 10/11/2008

Solicitud de modificación contractual 38-F.04 5 13/03/2012

Acta de suspensión de contrato 38-F.05 4 10/11/2008

Acta de liquidación de contrato 38-F.06 6 09/03/2011

Lista de chequeo 38-F.07 4 09/03/2011

Acta de terminación por mutuo acuerdo 38-F.08 3 10/11/2008

Hoja de constatación de documentos carpeta de interventoría 38-F.09 3 10/11/2008

Cesión de contrato 38-F.10 1 10/11/2008

3. Tabla No. 3 Obligaciones a cargo del interventor (Ejemplo de algunas las funciones expresamente descritas en el procedimiento de Interventoría vigente en la SDH en 2011)

ADMINISTRATIVAS

Supervisar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, con el fin de garantizar a la SDH el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato), así como, también por el control técnico, ambiental, administrativo, contable, legal y financiero, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.).

Disponer y administrar los recursos de personal, equipos, implementos y demás servicios necesarios para el normal desarrollo de la supervisión o Interventoría

Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la supervisión o Interventoría, de acuerdo con lo establecido en el instructivo de Gestión Documental Documentos Supervisión e Interventoría.

Exigir a los CONTRATISTAS el empleo de personal técnico capacitado y eficiente para el buen desarrollo del contrato, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente, insubordinado o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la SDH. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada.

Revisar y analizar, en forma completa y detallada, el contrato, anexos técnicos, condiciones esenciales del contrato o pliego de condiciones, solicitud de cotización, propuesta o aceptación de condiciones esenciales del contrato y demás documentos de la etapa precontractual, así como, las normas internas de la entidad y la normativa vigente sobre el tema objeto del contrato.

Realizar con el contratista la planeación de labores, revisar y aprobar el cronograma de ejecución del contrato, de acuerdo con el objeto del mismo.

Realizar el seguimiento correspondiente para que se tramite oportunamente la modificación solicitada y el contratista realice oportunamente los trámites de perfeccionamiento y legalización. Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demanden la correcta ejecución y desarrollo del contrato.

Informar al director del área sobre dificultades que se presenten durante el desarrollo de su contrato o el del contratista, y conceptuar sobre las alternativas de solución.

TÉCNICAS Y AMBIENTALES

Conocer los aspectos y exigencias técnicas de los pliegos de condiciones, así como el ofrecimiento plasmado en la propuesta del contratista.

Verificar y controlar permanentemente la calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de las normas, especificaciones y demás condiciones contractuales. La Supervisión e Interventoría exigirá al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido.

Verificar el cumplimiento de normas, código y estándares que se requieran para el cumplimiento del objeto y del alcance del contrato, y que hayan sido previamente establecidas.

Verificar que el contratista ponga en la ejecución del contrato el personal, instalaciones y equipos ofrecidos, vigilando que éstos se ajusten a los perfiles, experiencia, marcas, capacidad, condiciones físicas exigidas en los pliegos de condiciones o establecidas en la propuesta en las partes

aceptadas por la entidad. Aprobar los avances reportados por el contratista

Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc. necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes.

Solicitar al contratista las pruebas de calidad que estime convenientes para establecer y evaluar el correcto funcionamiento del objeto contratado.

Ordenar y solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato.

En caso de suministro o compraventa de elementos, siempre que el contrato supere la cuantía de 100 SMLV, al recibir los bienes, se debe exigir al contratista el certificado de conformidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto el Decreto 679 de 1994.

FINANCIERAS Y CONTABLES

Aprobar las actas de avance que sirven de base para la presentación de facturas o cuentas de cobro por parte del contratista. En dichas actas se debe consignar el estado de avance de la obra, servicio o suministro, el valor por pagar y el fundamento contractual de la procedencia del pago.

Verificar para la realización de cada pago derivado del contrato que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al









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Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, en especial en lo que corresponde a la facturación, anticipo y ejecución de los mismos.

Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos.

Verificar que el valor ejecutado del contrato no exceda el valor del contrato y el valor reservado para reajustes.

Comunicar, en forma veraz y oportuna, la liberación de los dineros que no serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente. Solicitar, con la sustentación correspondiente y con el debido tiempo de anticipación, las adiciones al contrato a que haya lugar, lo mismo que el CDP correspondiente.

Revisar y aprobar los documentos financieros y contables que sean necesarios para la liquidación final del contrato.

LEGALES

Antes de suscribir el acta de iniciación, verificar las coberturas de la garantía, de acuerdo con lo pactado en el contrato y solicitar los ajustes a la misma, si a ello hay lugar.

Para efecto del cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, es decir, para dar inicio al contrato, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en salud, pensiones y aportes parafiscales, si a ello hay lugar.

Adelantar el trámite y gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de sanciones pecuniarias y garantías a que haya lugar, verificando su cumplimiento.

Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos.

Atender y contestar dentro del término legal las peticiones y reclamaciones que presente el contratista.

Exigir al contratista la extensión de las garantías del contrato que amparen los riesgos posteriores a la ejecución propiamente dicha, como calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio suministrado; estabilidad de obra; pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; la responsabilidad civil; la provisión de repuestos y accesorios, etc., según lo pactado en el contrato.

Adelantar revisiones periódicas, por lo menos cada dos (2) meses, durante el término de vigencia de las garantías de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral o unilateral y dejar constancia de ello. Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista, de acuerdo con los límites legales, las cesiones de derechos, patentes, etc., a favor de la Secretaría Distrital de Hacienda.

4. Tabla No. 3 Relación del número de contratos asignados para interventoría o supervisión según datos registrados en SISCO.

Nombre interventor (sisco) No. Contratos (asignados para

supervisión o interventoría)

Ana Lucia Angulo Villamil 138

Elbert Wisner Espitia Olaya 60

Alba Milena Gómez Delgado 59

Rubén Ciro Castillo Sánchez 39

Rafael Mauricio Sopo Solano 36

Héctor Octavio Parada Ballén 29

José Agustín Hortua Mora 27

Jorge Alberto Bravo Rubiano 18

Javier Francisco Funeme Arias 16

Silvia Fernanda Alzate Pérez 14

Clara Esperanza Salazar Arango 14

Gustavo Adolfo Vélez Achury 14

Patricia Duque Cruz 12

Juan Carlos Sánchez Mera 12

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50


Patricia Ovalle Giraldo 11

Miguel Rodrigo Olarte Pinzón 11

Rosa María Martínez González 11

Martha Cecilia Muriel parra 11

Carlos Manuel Sanabria Gómez 10

Claudia marcela González Sánchez 9

Dalila Astrid Hernández corzo 9

Myriam Nelly Borda Torres 9

Irina Margarita Amín David 9

Laura Ardila Rueda 9

María Cristina Duran Amaya 8

Héctor Henry Pedraza Piñeros 8

Hernando Rojas Martínez 7

María Teresa Rodríguez Leal 7

N/A 6

Gustavo Adolfo Marulanda Morales 6

Martha Clemencia Díaz Téllez 6

Aida Patricia Niño Mora 6

Lorena Jeisel Arias Pinzón 6

Andrés Felipe Rivera Valencia 5

Jairo Hernan Barragán Gómez 5

Maritza Rocio Serrano Villamil 5

Adriana Osorio Rincón 4

Natalia Astrid Cardona Ramírez 4

José Darío Téllez Cifuentes 4

Vilma esperanza Castañeda Camacho 4

Jairo Eduardo Lemus García 4

Jairo Antonio rojas Castiblanco 4

Jaime Mayorga Lara 4

Nury Astrid Bloise carrascal 3

Dirección de gestión corporativa 3

Juan Carlos Vizcaíno Novoa 3

Luis Leonardo Ascencio Mozo 3

Nelson Fabio Herrera Serrano 3

Manolo Montoya Merino 3

Beatriz Eugenia Morales Vélez 3

Gloria Esperanza Segura Monsalve 3

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51


Esperanza Alcira Cardona Hernández 3

Lisbeth Triana Casas 3

Wilintong Tunjano Huertas 3

Carmen Luz Sarmiento Ariza 3

Luis Javier Montero Méndez 3

Leandro Gómez Zambrano 3

Angel Florez Venegas 2

Omar Ricardo Parra Mojica 2

Guillermo Enrique Guio Ramirez 2

Iván Fernando Flórez Espinosa 2

Ricardo Augusto Nieto Rodríguez 2

Dirección de Sistemas 2

Armando Alfonso Leyton González 2

Yorly Johana Fajardo Vivas 2

Carlos José Gómez Murillo 1

Patricia Parada 1

Olga Lucia Vanegas Santos 1

Maria Alejandra Vidal Samboni 1

Amauri De Jesús Díaz Díaz 1

Humberto Alfonso Calderón Lancheros 1

Vilma Margarita Bernal 1

María Patricia Lozano Peña 1

Elkin Mauricio Dimas Montoya 1

Dirección de impuestos 1

Claudia García correal 1

Guillermo Gomez Gomez 1

Andres Fernando Agudelo Aguilar 1

Martha Beatriz Melo Garcia 1

Subdirector Juridico Tributario 1

Iván Javier Gómez Mancera 1

Clara Margarita Montilla Herrera 1

Libia Janeth Vargas Corzo 1

Dik Martínez Velásquez 1

Martha Lucia Parra Garcia 1

Jorge Eduardo Bernal Gonzalez 1

Edgar Esteban Dangond 1

Rafael Duque Pabon 1

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52


Efrén González Rodríguez 1

Reinaldo Ruiz Solórzano 1

Alexander Lezama Espinosa 1

Cesar Gómez Duarte 1

Angela Patricia Umaña 1

Secretario de Hacienda 1

Gloria Nancy Jara Beltran 1

Subdirector de informática de la unidad administrativa especial de catastro distrital. 1

Aristides Gómez Suárez 1

Magda Sirley Rodriguez Murillo 1

Nohora Galeano Jerez 1

Vladimir Ramirez Barrera 1

Nubia Cristina Mejia Perez 1

Johan Byron Plazas Acuña 1

Jefe oficina servicio al contribuyente (e) 1

Néstor Mauricio Sánchez Cuevas 1

Total general 787

5. Tabla No. 5 Detalle de la verificación realizada respecto a la publicación de los contratos en medios electrónicos.

CLASE CONTRATO NUMERO

CONTRATO SECOP CONTRATACIÓN A LA VISTA

PRESTACION SERV. PROFESIONALES 090000-3-0-2011 SI

Múltiple registro

SI

PRESTACION SERV. PROFESIONALES 011000-210-0-2011 SI SI




SUSCRIPCION 030000-112-0-2011 SI SI

Múltiple registro

PRESTACION SERV. PROFESIONALES 030000-201-0-2011 NO SI



COMPRAVENTA 041000-63-0-2011 SI SI







Múltiple registro

PRESTACION DE SERVICIOS 042000-7-0-2011 NO SI


Pág

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PRESTACION DE SERVICIOS 070000-419-0-2010 SI SI
















COMPRAVENTA 050000-356-0-2011 NO SI

CONSULTORIA 120000-298-0-2011 NO SI

ARRENDAMIENTO 120000-428-0-2011 NO SI

OBRA 050000-290-0-2011

SDH-SAMC-010-2011 SI SI

SUMINISTRO 050000-382-0-2011

SDH-SAMC-018-2011

SI SI

PRESTACION DE SERVICIOS 052000-304-0-2011







SDH-SAMC-014-2010 SI

SI Múltiple registro

MANTENIMIENTO 040000-1129-0-2008 NO SI





secretarÍa distrital de hacienda despacho del … · distrital no. 03 de 2011, el decreto...

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