sekretärinnen service · ein standardtext trifft da kaum den richtigen nerv aller adres-saten. •...

Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz

Ausgabe November 14/2008 www.sekretaerinnen-service.de

Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Heraus-geberin Doris Bader seit 14 Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

Sekretärinnen SERVICE

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Ausgabe 14/2008

Meistern Sie souverän die WeihnachtszeitSind Sie sich eigentlich sicher, dass alle Geschäftspartner Ihres Chefs, denen Sie eine Karte/Brief senden möchten, Weihnachten feiern? Haben Sie Sorge, dass Sie „irgendetwas“ bei der Vorbereitung Ihrer diesjäh-rigen Weihnachtsfeier vergessen haben? Mit den folgenden Tipps ent-geht Ihnen in diesem Jahr mit Sicherheit nichts!

Schauen Sie nicht weg!

jeder 8. Arbeitnehmer gibt nach Angaben des Markt- und Sozial-forschungsinstituts IFAK an, schon einmal in seinem derzeitigem Job gemobbt worden zu sein. Gut jeder Dritte hat Mobbing bereits bei Teamkollegen miterlebt.

Diese Zahlen sind erschreckend – insbesondere, weil Mobbingver-suche eigentlich schon früh im Keim erstickt werden können. Lesen Sie ab Seite 9 wie Sie Kollegen in einer solchen Situation helfen können und wie Sie sich selbst gegen Mob-bing wehren.

Stets gute Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen wünscht Ihnen

Doris Bader Herausgeberin und Chefsekretärin

Im deutschsprachigen Raum sind wir darauf geeicht, dass Weihnach-ten die „Heilige Nacht“ vor dem 25. Dezember ist. Da Sie englisch-sprachigen Geschäftspartner aller Voraussicht nach auch vor den Fei-ertagen Weihnachtsgrüße zusen-den, kommt Ihre Post auf jeden Fall zeitnah an – auch wenn dort erst am 25. Dezember das kirchliche Fest gefeiert wird.

PRAXIS-TIPP: In den USA besitzt das Fest „Thanksgiving“ in manchen Familien eine größere Bedeutung als Weihnachten. Ob dies bei einzelnen Geschäftspartnern Ihres Chefs auch der Fall ist, können Sie am leichtes-ten mit einem Gruß zu diesem Tag testen: In den USA fällt Thanksgiving in diesem Jahr auf den 27. Novem-ber (immer der 4. Donnerstag im November). In Kanada wird das Fest dagegen schon im Oktober (2. Mon-tag) gefeiert, weil der Herbst – und damit auch Erntedank – aufgrund der nördlicheren Lage des Landes sehr viel früher ist.

Vorsicht FalleMöchten Sie jedoch beispielswei-se einem Geschäftspartner in Russ-

land „Schöne Weihnachtstage“ wünschen, dürfen Sie die Post nicht zu früh versenden: Da in diesem Land der Kalender der orthodoxen Kirche gilt, wird Weihnachten erst am 7. Januar gefeiert.

Außerdem gehen die Menschen dort zwar zu einem feierlichen Gottes-dienst in die Kirche – eine Besche-rung gibt es aber nicht.

Länder mit orthodoxer WeihnachtÄgypten, Äthiopien, Eritrea, Kir-gistan, Mazedonien, Moldau, Geor-gien, Serbien und Montenegro, Ukraine, Weißrussland.

Auch wenn Muslime kein Weih-nachtsfest feiern, zeigen viele sich dennoch mit ihren christlichen Geschäftspartnern verbunden und übermitteln ihnen die besten Wün-sche für ein friedliches und erfülltes Fest. Ergreifen Sie dieses Dialog-angebot: Senden Sie gleichfalls an diese Geschäftspartner eine per-sönliche Karte. Wählen Sie aber auf jeden Fall ein neutrales Motiv und vermerken Sie, dass Sie wissen, dass es „nicht ihr Fest“ ist.

Kontakt und Internet-Archiv:www.sekretaerinnen-service.de

Benutzername: sekretaerinIhr Passwort ab November: zeit

Effektive Chefassistenz

Korrespondenztraining (11)� � � Passen Sie Ihre Grüße dem Anlass an

PC-Top-Tipps 5 Excel: Arbeiten Sie mit Ihrem eigenen Kassenbuch

Business English 11 11 So kommt Ihr Jahresdank gut an

Flotte Feder 1� 1� Gut in Form – So gehen die Mails ab

TOP-Themen


� www.sekretaerinnen-service.de

Gleiches gilt für den asiatischen Raum: Weihnachten besitzt zwar beispielsweise in China keine Tra-dition – mit dem neuen Wohlstand in den nach außen hin offeneren Sonderwirtschaftszonen und durch die rund 10 Millionen Baptisten ist jedoch der Weihnachtsbrauch ins Land gekommen. Inzwischen gibt es auch einige Chinesen, die sich zu Weihnachten einen kleinen Plas-

tikbaum ins Wohnzimmer stellen. Ebenso hat die Sitte bereits Einzug gehalten, seine Socken aufzuhän-gen – in der Hoffnung, dass sie am nächsten Morgen reich gefüllt sind.

Jüdischen Geschäftspartner gra-tulieren Sie am besten zum Lichter-fest (Chanukka), das in diesem Jahr am 21. Dezember mit dem Zünden der ersten Kerze beginnt und am 29. Dezember endet.

Beweisen Sie KreativitätDie folgenden Geschenke sind individuell und machen sehr viel Freude.

1. Fotowürfel „Cubic“ von Philippi

Der Fotowürfel bietet Platz für 3 Fotografien. Je nachdem, wie der Würfel betrachtet wird – von oben, oder von den Seiten – sehen Sie eine Fotografie. Der Würfel passt in jedes Ambiente.

Kosten: 11,90 € (Größe 5 x 5 x 5 cm) oder 19,50 € (Größe 6,5 x 6,5 x 6,5 cm); erhältlich in Design- und Einrichtungs-Fachgeschäften

�. multifunktionale Uhr „Meet me“

Diese Uhr im Retro-Stil ist sowohl eine Uhr als auch ein Meeting-Timer: So können Sie beispielsweise ein-stellen, dass Sie in einer Stunde zum Meeting müssen – und der Count-down-Alarm klingelt rechtzeitig.

Maße: 30 x 60 x 58 mm; Farbkom-bination: Silber/Schwarz; Kosten: 28,50 €; erhältlich unter www.troika.de.

�. Krawattenbox

Mit dieser Krawattenbox verknittert ab sofort auf Reisen keine Krawatte mehr im Koffer. Die Optik überzeugt mit Leder, poliertem Edelstahl und einem magnetischen Verschluss.

Kosten: 19,80 € (zzgl. Versand-kosten); erhältlich unter www.design3000.de.

PRAXIS-TIPP: Weitere Geschenk-ideen finden Sie im Abonnenten-Download (www.sekretaerinnen-service.de unter Download 2008).

Sind Sie unsicher, ob Ihre Weih-nachtsfeier auch gut vorbereitet ist? In nebenstehender Checkliste kön-nen Sie die Oberpunkte Ihrer Pla-nung überprüfen.

Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen und Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag – auch auf dem Deutschen Sekretärinnen- und Assistentinnentag, den GWI alljährlich veranstaltet.

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Ihre Checkliste für die betriebliche WeihnachtsfeierOk

Größe des Budgets Was ist inbegriffen: Essen, Raummiete, Ge-schenke, „Aktionen“ …?

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Termin/Dauer • Liegt das Datum so, dass der Termin nicht mit anderen Festen oder Veranstaltungen am gleichen Tag kollidiert?

• Können möglichst viele Kollegen kommen?• Um wie viel Uhr fängt die Feier an?• Wie lange dauert sie?

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Wer wird eingeladen? • Wir mit oder ohne Partner/alle Mitarbeiter oder abteilungsweise/ehemalige Mitarbeiter/zukünftige Mitarbeiter/freie Mitarbeiter/wich-tige Geschäftspartner/Presse eingeladen?

• Einladungsliste mit genauer Personenzahl erstellen.

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4

Geschenke • Bestellung veranlassen/Verpackung organi-sieren.

• Wer verteilt die Geschenke („Weihnachts-mann“, Chef, Ehrengast, Künstler)?

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4

Spenden Aktion festlegen/planen/kommunizieren 4

Feier im Unterneh-men

Stehen ausreichend Räume zur Verfügung? Catering buchen/Dekorationsmittel besorgen/Bestuhlung klären/Musik/Künstler bestellen

4

externe Feier rechtzeitig Räume anmieten, Angebote einho-len, Räume vorab ansehen, Catering testen, Künstler engagieren, Transfer organisieren

4

Anreise Transfer organisieren/Fahrt mit eigenem Pkw/evtl. Übernachtungsmöglichkeiten buchen

4

Raum-/Tischdekora-tion

Motto/Menükarten drucken/Programm dru-cken/Tischdekoration aussuchen

4

Kleidung entspre-chend der Feier

festliche Kleidung/warme Kleidung 4

Essen Menü/Buffet 4

Rahmenprogramm Buchungen bestätigen lassen/Programmab-lauf festlegen

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Ansprachen Wer? Wie lange? Welche Hilfsmittel? 4

Presse Bericht über Ehrengäste/spezielle Aktionen 4

nach der Feier im eigenen Betrieb: Aufräumaktion 4


�www.sekretaerinnen-service.de

Die Weihnachtswünsche zum 15. November auf den Tisch zu bekommen ist vielleicht originell, aber nicht wirklich stilvoll. Zum Geburtstag gratulieren Sie ja auch nicht 6 Wochen zu früh.

Wenn Sie sich dennoch für einen sehr frühen Termin entschei-den, dann versenden Sie keine Weihnachtskarte, sondern einen Adventsgruß (der 1. Advent ist in

diesem Jahr am 30. November) oder einen Nikolausgruß (6. Dezember). Natürlich können Sie sich dabei auch für die gute Zusammenarbeit bedanken und Wünsche für das neue Jahr anschließen. Anlass soll-te aber ganz klar der 1. Advent oder der Nikolaustag sein.

PRAXIS-TIPP: Wenn Sie den Nach-satz handschriftlich einfügen, wird Ihr Brief noch persönlicher.

Schreiben Sie ruhig etwas späterViele Unternehmen haben zwischen den Feiertagen Betriebsferien oder fahren mit reduzierter Mannschaft. Richtig durchgestartet wird erst wie-der im Januar. Da bietet es sich an, auf die üblichen Weihnachtsgrüße ganz zu verzichten und stattdessen zum Start ins neue Jahr zu schrei-ben. Das hat folgende Vorteile:

• Ihre Grüße gehen nicht im Vor-weihnachtstrubel unter.

• Die Weihnachtsgrüße sind vom Ton her eher passiv, besinnlich, nachdenklich und jeder verbindet etwas anderes mit Weihnachten: Ein Standardtext trifft da kaum den richtigen Nerv aller Adres-saten.

• Neujahrsgrüße sind nicht so sen-sibel. Sie vermitteln eher eine Aufbruchstimmung. Wenn Sie also ein junges, modernes Unter-nehmen sind, passt das vielleicht besser zu Ihrer Philosophie.

PRAXIS-TIPP: Der letzte Tag des Jahres ist nach Papst Silvester I. benannt, nicht nach dem Schau-spieler Sylvester Stallone. Folglich wird Silvester nicht mit „y“ geschrie-ben, auch wenn man es immer häu-figer so sieht.

Bleiben Sie beim AnlassNatürlich können Sie sich in Ihrem Weihnachtsbrief für die guten Geschäftsbeziehungen bedanken – aber vermeiden Sie es, den Dank mit einer Sonderangebotsofferte zu verknüpfen.

Machen Sie UnterschiedeDer Wert einer Standardkarte mit vor-gedrucktem Text und eingescannter Unterschrift ist zweifelhaft, weil sie dem Empfänger demonstriert: „Etwas Besonderes bin ich nicht – ich laufe mit der Masse!“ Es kann also durchaus sein, dass Sie den Empfänger eher verärgern als erfreuen. Eine handschriftliche Signatur sollte es zumindest sein. Bei besonderen Kunden, können Sie noch einen handschriftlichen individuellen Gruß hinzufügen. So bekommt auch die Standardkarte eine persönlichere Note.

PRAXIS-TIPP: Wenn Sie eine Stan-dardkarte an einen großen und sehr unterschiedlichen Adressatenkreis schreiben, sollten Sie neutral blei-ben, also möglichst auf religiöse Motive und Texte verzichten.

Musterbrief

AdventsgrußLiebe Frau Dr. Berger,

selbst gebackene Vanille-Kipferl gehören zur Adventszeit, wie unse-re wetterfesten Wanderstiefel zum Winterspaziergang. Die Funktiona-lität unserer handgefertigten Stiefel steht und fällt mit der Qualität des Rohmaterials. Ihre hervorragenden Lederqualitäten, auf die wir uns stets verlassen können, haben also entscheidenden Anteil am Erfolg unserer Produkte. Herzlichen Dank für die gute, vertrauensvolle Zusam-menarbeit und Ihre kompetente Beratung, die uns im vergangenen Jahr vor einer folgenschweren Fehl-entscheidung bewahrt hat.

Wir wünschen Ihnen einen stim-mungsvollen Advent, ein paar ruhige Tage zwischen den Jahren und einen guten Start in ein erfolg-reiches neues Jahr.

Herzliche Grüße

Ihr

Übrigens: Auch das beiliegende Vanille-Kipferl-Rezept gelingt be-sonders gut, wenn Sie hervorra-gendes „Rohmaterial“ verwenden. Viel Spaß bei der Umsetzung!

Passen Sie Ihre Grüße dem Anlass anIst es Ihnen auch schon aufgefallen: Nicht nur die Schokoladen-Niko-läuse kommen jedes Jahr früher in die Supermärkte – auch die Weih-nachtsgrüße. Jeder will der Erste sein – um nur ja nicht in der allgemei-nen Glückwunschkartenflut unterzugehen.

Musterbrief

Negativ-Beispiel: Vermischung von Wer-bung und GlückwunschSehr geehrter Herr Winter,

pünktlich zur Weihnachtszeit kön-nen wir Ihnen wieder unsere 1A-Schneeketten zum Super-Knüller-Sonder-Preis von 198 € anbieten. Sie sind damit für alle Wetterlagen gerüstet. Wenn Sie sich bis zum 6. Dezember zum Kauf entschlie-ßen, erhalten Sie außerdem noch 5 % Nikolausrabatt.

Zugleich danken wir Ihnen für Ihre Kundentreue im vergangenen Jahr und wünschen Ihnen ein frohes Fest und ein glückliches Jahr 2009!

Ihr Autohaus Brunner

Korrespondenztraining (11)



So bleiben Sie flexibelLeichter zu individualisieren als Grußkarten, sind Serienbriefe: Hier können Sie …

• Ihren Text für wichtige Kunden ganz einfach ändern oder

• Anrede und Gruß handschriftlich einfügen.

Nehmen Sie für Weihnachtsbriefe aber nicht Ihren Geschäftsbogen mit Bankverbindung und Steuer-nummer, sondern einen Repräsen-tationsbogen – nur mit Logo und Anschrift.

PRAXIS-TIPP: Guten Stil zeigen Sie, wenn Sie den Umschlag des persön-lich adressierten Weihnachtsbriefs an Ihren Premium-Kunden nicht durch den Freistempler laufen las-sen, sondern eine weihnachtliche Sonderbriefmarke verwenden.

Bitte nicht zu gefühlvoll!Weihnachtsbriefe sind ein dank-bares Tummelfeld für allerlei Stil-Sünden: Schwülstige Floskeln und abgedroschene Plattitüden – alles was man in der alltäglichen Geschäftskorrespondenz meidet, wird am Jahresende gnadenlos her-vorgeholt, um Frieden, Freude und

Dankbarkeit zu vermitteln. Hüten Sie sich auch vor Textvorschlägen in Weihnachtskarten-Katalogen. Sie sind selten gut. Formulieren Sie lie-ber Ihre Wünsche selber.

Die Autorin: Margit Bauer koordiniert Projekte in der Akademie Handel und assistiert der Geschäftsleitung. Sie schreibt nicht nur beruflich, sondern auch privat gerne individuelle Briefe. n

n

Sekretärinnen SERVICE: Wie unterscheidet sich generell das Arbeitsleben in deutschen und tür-kischen Unternehmen?

Bilgin Ölek: Von der Kultur her kann ich sagen, dass wir sehr viel gelas-sener sind: Wenn wir Kollegen tref-fen, schütteln wir uns erst einmal die Hände und fragen uns gegen-seitig, wie es uns geht. Wir laufen also nicht einfach aneinander vor-

bei und sagen nur kurz „Hallo“ wie es oftmals in Deutschland zu finden ist. Auch der Umgang mit den Chefs ist gelassen. Ich hatte auch noch niemals einen unhöflichen Chef.

Sekretärinnen SERVICE: Wird in türkischen Sekretariaten genauso gearbeitet wie deutschen?

Ölek: In der Türkei gibt es Unter-schiede bei den Aufgabenvertei-lungen: Während Sekretärin ein

reiner Frauenberuf ist, gibt es für organisatorische Tätigkeiten einen männlichen Assistenten.

Als ich in einem rein türkischen Unternehmen arbeitete, habe ich mich nur um einen Chef und des-sen Besucher gekümmert, d. h. Rei-sen gebucht, Aufträge ausgeführt, Übersetzungen angefertigt. Als Sekretärin in einer deutschen Firma übernehme ich zudem auch Projek-tarbeiten.

Sekretärinnen SERVICE: Worauf sollten deutsche Sekretärinnen im Umgang mit türkischen Geschäfts-besuchern denn besonders achten?

Ölek: Sie sollten nicht zu ernst wir-ken und ein bisschen lockerer auf-treten.

Zeigen Sie sich gelassenIn früheren Ausgaben von „Sekretärinnen SERVICE“ (wie Sie es im Down-load-Bereich von www.sewkretaerinnen-service.de finden)� konnten Sie sich bereits über die Besonderheiten beim Umgang mit ausländischen Besuchern informieren. Im Folgenden informiert Sie Bilgin Ölek, die für ein großes deutsches Unternehmen in einer türkischen Stadt arbeitet, über ihren Arbeitsalltag.

Übersicht: Wie Sie weniger und mehr Stil zeigenschwülstige Texte aus dem Weihnachtskar-ten-Katalog

Anregungen für individuelle Formulierungen

Zum kommenden Weihnachtsfes-te möchten wir Ihnen unsere besten Wünsche senden.

Wir möchten nicht versäumen, Ihnen ein fried-volles, gesegnetes Weihnachtfest zu wünschen

Die allerbesten Wünsche zum Fest der Freude!

Angenehme, kompetente Partner machen den Ar-beitsalltag leichter und erfreulicher: Danke für die gute, vertrauensvolle Zusammenarbeit im vergan-genen Jahr.

Wir wünschen Ihnen ein paar ruhige Tage zwischen den Jahren – zum Innehalten, Nachdenken und Ent-spannen, sodass Sie Kraft tanken und voller Elan in ein glückliches erfolgreiches Jahr 2009 starten können.

Auch im neuen Jahr wünschen wir Ihnen eine glückli-che Hand für all Ihre Unternehmungen!

Für die bevorstehenden Feiertage wünschen wir Ih-nen vor allem Zeit, sich Dingen zu widmen, die im Alltag oft zu kurz kommen.

Verlässliche Partner sind nicht selbstverständlich: Auf Ihre Kompetenz konnten wir im vergangenen Jahr immer bauen – herzlichen Dank dafür!

Schade, dass unsere so erfolgreiche Zusammenar-beit derzeit ruht, aber vielleicht gibt es ja im kom-menden Jahr wieder neue Anknüpfungspunkte. Wir würden uns sehr über eine Fortsetzung freuen und stehen mit guten Ideen parat.

Interkulturelle Kommunikation

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PC-Top TIPPS

Arbeiten Sie mit Ihrem eigenen KassenbuchMüssen auch Sie – in kleinerem oder größerem Maße – Geld verwalten? Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in Excel ein einfaches Kassenbuch einrichten, das beispielsweise als Grundlage für eine Einnahmenüber-schussrechnung dienen kann.

Das Kassenbuch soll folgenden grundlegenden Aufbau haben:

• In der Tabelle stehen die Beleg-nummern, Einnahmen, Ausgaben, ein kurzer Buchungstext.

• Unterhalb der Tabelle werden dann die Transaktionen summiert und der Kassenbestand am Ende einer Periode errechnet.

Legen Sie hierfür zunächst ein neu-es Excel-Dokument an. Wechseln Sie in die erste Tabelle und tragen Sie in die folgende Zellen zunächst die Überschriften ein:B2: Einnahmen C2: Ausgaben D2: Belegdatum E2: Text

In der Tabelle sollen Belegnum-mern erscheinen. Besonders kom-fortabel ist dies, wenn Excel diese Nummern nur dann vergibt, wenn sie auch tatsächlich benötigt wer-den. Platzieren Sie hierfür die Schreibmarke in die Zelle A3 und schreiben Sie dort die Formel „=WENN(ISTLEER(D3);““;1)“. Damit über-prüfen Sie …

• zunächst mit der Formel „WENN“ das Vorhandensein einer bestimm-ten Bedingung.

• Zugleich legen Sie das Verhalten fest.

In diesem Beispiel soll – wenn die Bedingung zutrifft – keine weitere Eingabe erfolgen. Ist das Ergebnis der Überprüfung dagegen „unwahr“, soll die Zelle eine „1“ als Wert erhal-ten.

Die Bedingung, die Sie prüfen, steckt in der Formel „ISTLEER“. Es wird geprüft, ob in der Zelle D3 ein Inhalt hinterlegt wurde oder nicht.

In der dargestellten Zelle wird das Belegdatum eingetragen. Machen Sie hier eine Angabe, weil Sie einen Beleg erfassen wollen, weist Excel diesem dann automatisch eine Nummer zu.

Wollen Sie in anderen Zellen einen anderen Wert als „1“ vergeben (* Abb. 1)�, dann …

platzieren Sie die Schreibmarke in der Zelle A4 und

• tragen Sie dort unsere Formel in veränderter Form ein: =WENN(ISTLEER(D4);““;A3+1).

Wie Sie sehen, ist der Aufbau grundsätzlich der gleiche, aller-dings soll hier nicht der Wert 1 ein-getragen werden, sofern die Bedin-gung erfüllt ist, sondern der Wert aus Zelle A3 erhöht sich um 1. Im nächsten Schritt müssen Sie nun lediglich dafür sorgen, dass dieser Mechanismus für alle Zeilen in der Tabelle angewendet wird.

Wie Sie schneller zum Ziel gelangenGlücklicherweise ist es nicht not-wendig, alle Zellen manuell zu bear-beiten. Mit der Excel-Funktion des automatischen Ausfüllens, sparen Sie sich viel Arbeit:

1. Markieren Sie die Zelle A4 durch Anklicken mit der Maus.

�. Platzieren Sie die Schreibmarke in der rechten unteren Ecke der Markierung. Damit verwandelt sich der Mauszeiger zu einem kleinen Kreuz.

�. Klicken Sie mit der linken Maus-taste, lassen Sie diese gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger nun nach unten.

* Abb. 1:Diese Formel müssen Sie eingeben, damit Excel automatisch das Vorhandensein eines Datums prüft.

* Abb. 2:In diesem Dialog legen Sie das Format so fest, dass aus Ihrer Angabe der Name des Monats gebildet wird.

Excel

Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinforma-tion GmbH & Co. OHG, Römerstraße 4, 86438 Kissing, Tel.: 08233 23-7850, Fax: 08233 23-7860, E-Mail: [email protected]: www.sekretaerinnen-service.com

Geschäftsführung: Werner Pehland, Dr. Heinz Weinheimer

Redaktion: Dr. Jutta Gröschl (Chefredakteurin, V.i.S.d.P.), Doris Bader (Herausgeberin), Stephanie Twele (Objekt-leitung), James M. Croft, Stephan Lamprecht, Helmut Walter (Fachautoren)

Layout/Satz: Medien-Print and More, Mayschoß

Alle Angaben in Sekretärinnen SERVICE wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basie-ren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise monatlich.

ISSN: 1861-6933

Impressum

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PC-Top TIPPS

* Abb. 3:Legen Sie einen Rahmen um die Spaltenüber-schriften für mehr Übersicht.

* Abb. 4:Sie haben einen wichtigen ersten Schritt Ihres Kassenbuchs erreicht.

Mit etwa 40 Zeilen, was dann ja gleichzeitig Bar-Buchungen sind, dürften Sie wohl auskommen. Las-sen Sie Excel also entsprechend viele Zellen ausfüllen.

Geben Sie Ihrem Buch eine OptikDirekt über der Zeile, die die Über-schriften der einzelnen Spalten ent-hält, soll der Zeitraum hinterlegt werden, für den das Kassenbuch auf dem aktuellen Tabellenblatt gefüllt wird. Auch hier wird Komfort groß-geschrieben: Sie tragen ein Startda-tum ein und Excel konvertiert dar-aus automatisch den Namen des aktuellen Monats und das aktuelle Jahr. Dies erreichen Sie einfach über die Zellenformate:

1. Tragen Sie in die Zelle A1 den Begriff Monat ein.

�. In die Zelle C1 geben Sie nun eine Datumsangabe ein, wie 1.9.08. Nach einem Druck auf die Eingabetaste wandelt Excel Ihre Angabe sofort in ein Datum um, da es diese Angabe automatisch erkennt.

�. Platzieren Sie die Schreibmarke wieder in der Zelle C1. Rufen Sie sich per rechten Mausklick das Kontextmenü auf und wählen Sie dort den Befehl für das Zel-lenformat.

4. Im Register Zahlen markieren Sie den Eintrag Benutzerdefiniert.

5. Unter Typ tragen Sie nun ein MMMM JJJJ. Damit weisen Sie Excel an, aus Ihrer Angabe ledig-lich den Monat und das Jahr in vierstelliger Form auszugeben (* Abb. �)�.

6. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

7. Formatieren Sie mit der Sym-bolleiste Format diese erste Zeile ganz nach Ihren Wünschen. Ver-ändern Sie also die Größe der verwendeten Schrift oder setzen Sie Fettdruck ein.

8. Da Sie schon dabei sind, geben Sie nun auch gleich der Über-schrift der Zellen den letzten Schliff. Markieren Sie die Zel-

len B2 bis E2 mit der Maus.

9. Führen Sie einen Rechtsklick dar-auf aus und markieren Sie den Eintrag Zellen formatieren.

10. Wechseln Sie in das Register Rahmen (* Abb. �)�.

11. Über die Schalter für die Vor-einstellungen legen Sie einen innenliegenden und außenlie-genden Rahmen fest.

1�. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Passen Sie nun noch die Spalten-breite Ihren Wünschen an. Das Feld für den Buchungstext werden Sie wahrscheinlich etwas breiter wäh-len wollen, damit Sie die Einzel-heiten zu dem Beleg besser lesen können. Damit haben Sie einen wichtigen Zwischenschritt erreicht (* Abb. 4)�.

Hier kommen Sie zum ErgebnisDie nachfolgenden Formeln bezie-hen sich auf eine Länge von knapp 40 Zeilen für eine Seite des Kas-senbuchs. Sie können die Formeln natürlich auch an Ihre eigenen Wünsche anpassen – je nachdem, wo Sie die entsprechenden Sum-men bilden wollen:

• Platzieren Sie die Schreibmarke in Zelle B43. Tragen Sie dort die For-mel ein: =SUMME(B2:B42). Damit errechen Sie also die Summe der Einnahmen.

• Die Formel =SUMME(C3:C42) in der Zelle C43 summiert die Aus-gaben.

• In die Zelle E43 tragen Sie den Begriff Summe ein. Damit sind die Werte gekennzeichnet.

• Platzieren Sie die Schreibmarke nun in der Zelle C44 und tragen Sie folgende Formel ein: =C45-C43.

• In die Zelle E44 geben Sie als Erläuterung Anfang/Bestand ein.

Bei der Gesamtbetrachtung der Einnahmen und Ausgaben ist zu beachten, dass sich dieser aus der Summe der Einnahmen – bzw. der

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Sie erreichen unsere Hotline telefonisch jeden Mittwoch von 10:00 bis 1�:00 Uhr unter

0410� �008��sowie jederzeit per E-Mail unter

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PC-Top TIPPS

* Abb. 5:Ganz komfortabel legen Sie in Excel 2007 eine Kopfzeile an.

* Abb. 6:Definieren Sie in diesem Dialog das Format Wäh-rung für die Zellen der Geldbeträge.

Ausgaben – plus aktuellem Bestand zusammensetzt. Das Ziel der aus-geglichenen Kasse sieht vor, dass diese beiden Summen gleich groß sind. Tragen Sie in Zelle E45 das Wort Gesamt ein:

• In Zelle B45 notieren Sie die For-mel: =B43+B44. Dabei handelt es sich um die Gesamtsumme der Einnahmen.

• In Zelle C45 notieren Sie sich als Formel =B45.

Damit sind die Rechenarbeiten abgeschlossen.

Testen Sie zunächstTragen Sie zunächst einen Wert (Bargeldmenge, z. B. 100) in die Zelle B44 als Anfangsbestand Ihrer Kasse ein:

• Platzieren Sie die Schreibmarke nun innerhalb der Tabelle, …

• geben Sie unter Belegdatum ein erstes Datum und …

• einen glatten Geldbetrag ein.

Es sollte nun automatisch die Belegnummer zu sehen sein, die Sie handschriftlich später auf den Papierbeleg ergänzen.

Das Feld für den Bestand zeigt nun Ihre ursprüngliche Einlage abzüg-lich der Ausgabe. Sollte irgendet-was nicht so funktionieren, kont-rollieren Sie anfangs dargestellten Schritte.

So wird’s richtig schönDa Sie sicherlich eine Papierkopie des jeweiligen Monatsberichts mit den Belegen abheften werden, ist die Einrichtung einer Kopfzeile in Excel sinnvoll:

• Über Einfügen wählen Sie den Ein-trag Kopfzeile aus. Damit gelan-gen Sie zu einem eigenständigen Dialog oder ganz komfortabel in Excel 2007 in einen Abschnitt auf der Seite (* Abb. 5)�.

• Im linken Abschnitt der Kopfzeile tragen Sie Ihren Namen oder den Namen des Mandanten/Bereichs ein, für den die Kasse geführt wird (also etwa Kassenbuch Mustermann OHG oder Abteilung XG).

• Im rechten Bereich der Kopfzeile wird die Blattnummer erschei-nen. Klicken Sie also in diesen Abschnitt und wählen Sie aus der Symbolleiste den Eintrag für die Seitenzahl aus oder tragen Sie den Platzhalter [&Seite] dort ein.

• Verlassen Sie den Dialog.

Bauen Sie ein Währungszeichen einBei den von Ihnen erfassten Einnah-men und Ausgaben handelt es sich um Geldbeträge. Es sieht einfach professioneller aus, wenn Sie diese Daten in Excel auch als Währung-sangaben kennzeichnen:

• Markieren Sie in der Tabelle alle Zellen, in denen Sie Beträge erfas-sen, also die Spalten für Einnah-men, Ausgaben und die Summen.

• Führen Sie einen Rechtsklick aus und wählen Sie aus dem Kontext-menü den Befehl Zellen formatieren.

• Wechseln Sie in das Register Zah-len und markieren Sie im linken Bereich den Eintrag Währung (* Abb. 6)�.

• Wählen Sie das Währungssymbol aus sowie die grafische Gestaltung der Einträge. Da Sie nur mit posi-tiven Werten rechnen, bleiben alle Angaben schwarz.

• Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Machen Sie sich die Arbeit leichtWenn Sie es wünschen, verändern Sie nun noch etwas die Datei-Optik. So können Sie beispielswei-se die Summen und den Bestand vom Rest der Seite abheben, in dem Sie die Zellen …

• umranden oder

• mit einem farbigen Hintergrund versehen.

Die entsprechenden Optionen errei-chen Sie nach Markieren der Zellen und dem Befehl Zellen formatieren mit einem Rechtsklick.

Im letzten Schritt dieses Workshops legen Sie nun ausreichend Tabel-lenblätter als Vorlagen für das

* Abb. 7:Aus dem Kontextmenü des Registers entschei-den Sie sich für Verschieben und Kopieren.

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PC-Top TIPPS

* Abb. 8:Über die Optionen schieben Sie die Kopie eines Blattes ganz an das Ende der Reihung.

Jahr an. Dazu vergewissern Sie sich zunächst, dass die Testeingabe (s. Seite 7) auf dem aktuellen Tabel-lenblatt von Ihnen gelöscht wurde. Danach gehen Sie wie folgt vor.

1. Klicken Sie mit der rechten Maus-taste auf die Registertaste am unteren Rand des Bildschirms der Tabelle, die die Vorlage des Kassenbuchs enthält.

�. Entscheiden Sie sich aus dem Kontextmenü für Umbenennen. Damit können Sie das Register nun beschriften und Ihr Muster eintragen.

�. Führen Sie anschließend auf dieses Register erneut einen Rechtsklick aus und entscheiden

Sie sich diesmal für den Eintrag Verschieben/Kopieren (* Abb. 7)�.

4. Im nachfolgenden Dialog wäh-len Sie die Option Ans Ende stellen aus.

5. Markieren Sie zusätzlich die Option Kopie erstellen (* Abb. 8)�.

6. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Wiederholen Sie jetzt für jedes der Blätter der folgenden Monate die Schritte 3 bis 6.

Damit haben Sie Ihr Kassenbuch erfolgreich eingerichtet. Jeden Monat können Sie nun das Register zunächst umbenennen und Ihr indi-viduelles Startdatum festlegen. n

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In Ihrer nächsten Ausgabe 1�/0�

Effektive Chefassistenz So arbeiten Sie mit Outlook noch effizienter

Business English Wie Sie schnell Kerninhalte verstehen

Tipps – nur für Sie Verwirklichen Sie Ihren Vorsatz, viele Dokumente effizienter zu lesen


Individuelles Ausfüllen mit der Auto-FunktionSicher kennen Sie die praktische Excel-Funktion des Auto-Ausfüllens. Aber wussten Sie, dass Sie diese auch an Ihre Wünschen anpassen können?

Wer Zahlenfolgen oder die Monats-namen in einem Tabellenblatt wie z. B. dem Kassenbuch benötigt, gibt wie selbstverständlich ledig-lich die ersten Elemente ein und klickt dann auf die kleine Hervor-hebung am rechten unteren Rand der markierten Zelle, um die Funk-tion „Auto-Ausfüllen“ zu nutzen. Sie können diese Funktion aber auch so anpassen, dass Excel Ihnen beim Ausfüllen hilft, wenn Sie die Namen oder Kostenstellenfolgen eintragen wollen. Dazu gehen Sie so vor:

• Füllen Sie zunächst die Zellen mit den gewünschten Inhalten, die Sie später immer wieder brauchen (z. B. Namen, Kostenstellen, etc.).

• Markieren Sie die Zellen mit der Maus.

• Wählen Sie aus dem Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“ und anschlie-ßend in das Register „Benutzerde-finierte Listen“. Im unteren Bereich des Dialogs ist bereits der Zellen-bereich Ihrer Markierung darge-stellt. Drücken Sie nun auf „Impor-tieren“ (* Abb. 9)�.

• Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Ab sofort steht Ihnen Ihre Liste unter Auto-Ausfüllen zur Verfügung. Sie brauchen also lediglich das ers-te Elemente der Folge eintragen und ziehen dann die Zellenmarkie-rung nach unten. n

* Abb. 9:In diesem Dialog importieren Sie die Zeichen-folge, die Sie später über „Auto-Ausfüllen“ benötigen.

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Erleben Sie jedoch, dass …

• das menschliche Grundbedürf-nis eines Kollegen, akzeptiert und anerkannt zu werden, regelmäßig und systematisch verletzt wird und

• Gespräche mit dieser Person nicht unter wertschätzenden Gesichts-punkten geführt werden,

… können Sie davon ausgehen, dass dieser Kollege gemobbt wird.

Praxis-Fall: Seit einigen Wochen arbeitet eine Auszubildende in Ihrem Team, die übermäßig lang-sam ihre Aufgaben erledigt. Außer-dem kommt es vor, dass Sie und Ihre Kollegen ihr Arbeitsvorgänge mehrfach erklären müssen, weil sie sie „zwischenzeitlich vergessen hat“. Parallel dazu beobachten Sie, dass sich bereits 2 Kollegen im Beisein mit anderen über die Auszubilden-de lustig machen und auch gegen-über der jungen Kollegin keinen Respekt zeigen.

Wie Sie helfen könnenKlagt Ihnen gegenüber jemand, dass er gemobbt werde, oder beob-

achten Sie eine Situation wie die eben dargestellte, dann …

• gehen Sie auf die betroffene Per-son zu,

• sprechen Sie sie auf Ihre Beob-achtungen an und

• hinterfragen Sie gezielt deren Meinung zum Konflikt.

PRAXIS-TIPP: Stellen Sie aber deutlich gegenüber dem gemobbten Kollegen heraus, dass Sie zwar hel-fen, sich aber dabei neutral verhal-ten wollen.

Hören Sie immer beide Seiten anGehen Sie anschließend auf den/die Mobber zu und sprechen Sie ihn/diese einzeln auf Ihre Beob-achtungen an. Hinterfragen Sie anschließend auch hier gezielt den Hintergrund des Konflikts.

PRAXIS-TIPP: Je früher Sie bei Mobbing als Kollegin – aber auch als Betroffene – tätig werden, desto größer sind die Chancen, dass dieser Konflikt gelöst werden kann. Oftmals versuchen nämlich Mobber (un-) bewusst auszutesten, wie weit sie mit ihrem Verhalten gehen können.

Versuchen Sie im dritten Schritt, ein Gespräch zwischen beiden Beteiligten zu arrangieren. Ziel ist es, beiden die jeweils unterschied-lichen Sichtweisen transparent zu machen:

• Lenken Sie in Ihrem Gespräch mit den beiden Konfliktparteien vor allem den Blick in die Zukunft („Was sollte morgen anders und besser sein?“).

• Halten Sie möglichst nur Rück-schau auf die vergangenen Vorfäl-le, damit die Mobbingbeteiligten darlegen können, warum sie sich so verhalten haben.

PRAXIS-TIPP: Wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie allein nicht diesen Konflikt bewältigen können/wollen, dann berichten Sie Ihrem Chef von Ihren Beobachtungen und Ihre bisherige Vorgehensweise. Da er aufgrund seiner Vorgesetzten-Fürsorgepflicht ein Interesse an der Konfliktlösung haben dürfte, wird er Ihre Vorleistung sicherlich posi-tiv zur Kenntnis nehmen und die Gesprächsführung gerne überneh-men.

Handelt es sich um unbewusstes Mobbing, werden die beiden Kon-fliktparteien im Laufe des Gesprächs bereit sein, die eigenen Annahmen und Verhaltensmuster zu überden-ken. Damit eröffnet sich ein neuer Diskussionsraum, da die Kontra-henten nicht ihre bisherige Mei-nung über dann anderen krampfhaft bewahren müssen.

Stellen Sie hingegen fest, dass der/die Mobber gar nicht an einer Kon-fliktlösung interessiert ist/sind, ist es sinnvoll, dass Gespräch zu been-den und Ihren Vorgesetzten über die Situation und Ihre bisherigen Akti-vitäten zu informieren. Der Grund: Nur er …

• kann klare Regeln für die zukünf-tige Zusammenarbeit der Kon-fliktpartner festlegen und

• (gegebenenfalls) Sanktionen an-drohen bzw. realisieren.

Wie Sie bei Mobbing helfen könnenSchnell ist heutzutage von „Mobbing“ die Rede, wenn sich jemand in irgendeiner Weise benachteiligt fühlt. Doch nicht jede Auseinanderset-zung ist gleich Mobbing!

Diese Fragen helfen IhnenWas wäre, wenn (…)?

Welche Konsequenzen hätte das (…)?

Wie würde es aussehen, wenn (…)?

Was könnte (würde) schlimmsten-falls geschehen, wenn (…)?

Gab es irgendwann einmal einen Moment, in dem Sie das Gefühl hat-ten, dass die Zusammenarbeit mit Ihrem/Ihren Kollegen funktioniert?

Was war damals anders?

Gab/gibt es auch Situationen, in denen es besser läuft?

Wie sah/sieht das dann genau aus, was lief/läuft da anders?

n

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Gehen Sie Schritt für Schritt vorAls Ergänzung zu diesem Beitrag finden Sie im aktuellen Download www.sekretaerinnen-service.de ➜ Downloads ➜ Downloads für Abonnenten eine Checkliste, mit der Sie Schritt für Schritt die Kon-fliktlösung begleiten können sowie eine Übersicht, welche Aussagen dabei nützen – und welche nicht. Ihre aktuellen Zugangsdaten finden Sie wie gewohnt im Kasten auf Sei-te 1 unten links.

Tipps – nur für Sie


10 www.sekretaerinnen-service.de

Als Mobbing wird das systematische Anfeinden, Schikanieren oder Diskri-minieren von Arbeitnehmern unter-einander, durch Vorgesetzte oder durch den Arbeitgeber bezeichnet (BAG, Beschluss vom 15.01.1997, Az.: 7 ABR 14/96). Typische Mob-bing-Attacken sind:

• Androhung von Gewalt

• Missachtung

• Rufschädigung

• sexuelle Belästigungen

• ungerechte Kritik.

Solche Handlungen stellen prinzi-piell Eingriffe in Ihr Persönlichkeits-recht, Ihre Ehre und Ihre Gesundheit dar. Daher verstoßen Mobber gegen die Art. 1 und 2 des Grundgesetzes. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verpflichten jedoch Ihren Arbeitgeber, gegen Mobbing vorzu-gehen.

Daneben können Sie sich abhängig von Ihrer individuellen Situati-on auch auf folgende Vorschriften berufen:

• Allgemeines Gleichbehandlungs-gesetz (§ 3 Abs. 3 i. V. m. § 1 AGG).

• Beschäftigtenschutzgesetz (§ 2 Abs. 1 BeschSchG).

• Sozialgesetzbuch ( § 81 Abs. 2 IX SGB) in Verbindung mit AGG gegen Benachteiligungen von schwerbehinderten Mitarbeitern

Mit diesen Mitteln können Sie sich wehrenEinmalige oder gelegentliche Zurechtweisungen sind kein Mob-bing. Dieser Sachverhalt liegt nur vor, wenn es sich um fortgesetzte, aufeinander aufbauende oder inein-ander übergreifende Diskriminie-rungen handelt. Ist dies bei Ihnen

der Fall, dann gehen Sie schrittwei-se wie folgt vor:

1. Schritt: Suchen Sie das Gespräch

Informieren Sie frühzeitig Ihren Arbeitgeber, damit dieser Abhilfe (Personalgespräch, Er- oder Abmah-nung, Um-/Versetzung, Kündigung) schaffen kann.

Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, sollten Sie ihn hinzu-ziehen. Nach § 84 BetrVG haben Sie nämlich ein Beschwerderecht, dem-zufolge Sie die zuständigen Stellen im Betrieb über Beeinträchtigungen Ihrer Person informieren können. Der Betriebsrat muss Sie hierbei unterstützen.

�. Schritt: Klagen Sie auf Unterlassung

Nimmt das Mobbing gegen Sie kein Ende, können Sie den Mobbenden auf Unterlassung verklagen. Dabei ist besonders wichtig, dass Sie sein Vorgehen darlegen und beweisen können:

• Notieren Sie (etwa in einem eigens dafür angelegten Heft) die gegen Sie gerichteten Mobbing-maßnahmen.

• Erfassen Sie dabei die Namen von anwesenden Zeugen oder sons-tige Beweismittel (wie beispiels-weise Fotos bei Eigentumsbe-schädigungen).

�. Schritt: Stellen Sie Ihre Arbeitsleistung ein

Sind Sie in der Lage, das Mobbing zu beweisen, können Sie die Arbeit verweigern. Ihr Arbeitgeber muss Ihnen trotzdem das Arbeitsentgelt weiterzahlen. Voraussetzung ist aber, dass Sie Ihrem Arbeitgeber eine angemessene Frist eingeräumt haben, die Attacken zu unterbin-den.

In besonders schweren Fällen können Sie auch außerordentlich (fristlos)� kündigen. Aber auch hier müssen Sie den Arbeitgeber erst auffordern, Abhilfe zu schaffen.

PRAXIS-TIPP: Werden Sie aufgrund des Mobbings arbeitsunfähig, wird Ihr Arbeitgeber möglicherweise an eine krankheitsbedingte Kündigung denken. Diese ist aber nur unter besonders strengen Vorausset-zungen sozial gerechtfertigt, die in der Regel bei gelegentlichen Krank-schreibungen nicht erfüllt sind.

4. Schritt: Verlangen Sie schadenersatz

Schadenersatzansprüche können Sie …

• zum einen gegen den Mobbenden stellen. Dazu gehören etwa Ihre Arztkosten, Ihr Verdienstausfall, Ihre Kosten für die Bewerbung bei einem anderen Arbeitgeber, Schmerzensgeld u. Ä.

• zum anderen gegenüber Ihrem Arbeitgeber geltend machen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass dieser trotz Kenntnis keine Abhilfe geschaffen hat.

PRAXIS-TIPP: In Tarif- oder Arbeits-verträgen sind oft Ausschluss- oder Verfallsfristen enthalten. Danach sind Ihre Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nach einer bestimmten Frist (etwa 3 Monate) ausgeschlossen. Das gilt aber nicht für Mobbing, sofern die Attacken systematisch sind (BAG, Urteil vom 16.05.2007, Az.: 8 AZR 709/06).

Helmut Walter ist Experte für arbeitsrecht-liche Fragen in Mönchengladbach. n

Business-EnglishExklusiv für Abonnenten: Sekre-tärinnen SERVICE unterstützt Ihre Arbeit mit Übersetzungen von unserem Business-English-Experten und Übersetzer James Martin Croft. Sie erreichen ihn jederzeit per Fax unter 08233 23-7860 sowie per E-Mail: [email protected].

Mobbing: Wehren Sie sichMobbing am Arbeitsplatz ist weit verbreitet. Als Mobbing-Opfer sind Sie aber nicht schutzlos. Lernen Sie im Folgenden Ihre Rechte kennen.

Recht im Office


11www.sekretaerinnen-service.de

Ebenso wie in der deutschen Kor-respondenz kann ein Brief, der vor-rangig aus Standardfloskeln und blumigen Worten besteht, nega-tiv beim Empfänger ankommen. Schließlich ist der Dankesbrief eine Visitenkarte für Ihren Chef und Ihre Firma und muss daher wohl überlegt sein – insbesondere in der Fremdsprache.

“No duty is more urgent than that of returning thanks.”

Saint Ambrose

Achten Sie auf die DetailsBitten Sie Ihren Chef, Ihnen Details mitzuteilen, die ein auf den eng-lischen Geschäftspartner persön-lich zugeschnittenes Dankeschön ermöglichen.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie …

• Dankesbriefe immer zeitnah zum Anlass versenden.

• für das Schreiben qualitativ hoch-wertiges Papier/Geschäftspapier verwenden und es nur per Post versenden.

• Ihren Dank an eine bestimmte Person adressieren.

• klar, kurz und prägnant schrei-ben.

• aufrichtig in Ihrem Schreiben sind – die meisten Menschen spü-ren es, wenn der Verfasser nicht hinter seinen Aussagen steht.

• Details des Anlasses nennen.

• den Brief Korrektur lesen, bevor Sie ihn versenden. Schließlich zeugen Grammatik- und Tippfeh-

ler nicht nur für mangelnde Profes-sionalität, sondern sie vermitteln gegenüber dem Adressaten auch fehlenden Respekt.

PRAXIS-TIPP: Bei besonderen Anlässen ist eine handschriftliche Version des englischen Briefs ange-messen. Auf alle Fälle sollte Ihr Chef immer am Briefende handschriftlich unterzeichnen.

So treffen Sie den richtigen Ton“Thank you very much for your kindness (= Freundlichkeit, Liebenswürdig-keit)“ klingt abgedroschen. Besser:

• “Thank you very much for your kind (= freundlich, liebenswürdig) and thoughtful gift.”

• “I sincerely thank you for your kind help in solving the problem of the faulty (= fehlerhaft, defekt) products.”

• “Many many thanks for all your help in …”

Wollen Sie sich (im Namen Ihres Chefs) für ein Geschenk bedan-ken, dann schreiben Sie nicht: “Your generosity overwhelms me“. Dies wirkt bei geringem Anlass (z. B. kleinem Geschenk) übertrieben und iro-nisch. Besser ist:

• “Thank you very much indeed (= hier etwa: wirklich) for your thoughtful gift.”

Im Voraus danken Sie am besten nicht mit “Thanking you in advance for your help in this matter (= in dieser Gelegenheit)”, weil das aufdringlich wirken kann. Besser ist:

• “If you could possibly assist me in this matter, your help would be very much appreciated.”

Wollen Sie sich mit dem Satz “Thanks for getting the report to me on time (= pünktlich)” für die rechtzeitige Abgabe bedanken, kann die von einem (über-)sensiblen Geschäfts-partnern falsch verstanden werden. Besser:

• “Thank you for your report which I am reading with great interest.”

Diese Sätze kommen gut an 1. Dankeschön für Geschenk

“Thank you for your thoughtful-ness (= Aufmerksamkeit).” – bei kleinerem Geschenk

“Thank you for your thoughtful gift (= aufmerksames Geschenk).” – bei kleinerem Geschenk

“Thank you ever so much for your wonder-ful gift.” – bei größerem Geschenk

“I cannot thank you enough for your kind generosity (= Großzügigkeit).” – bei großzügigem Geschenk

“Your generosity overwhelms (überwäl-tigen) me.” – bei sehr großzügigem Geschenk

�. Dankeschön für gute Geschäfts-beziehungen

“I wish to thank you personally for the excellent cooperation between us through-out the past few months (= in den ver-gangenen Monaten)/last year.”

“I sincerely doubt (= ernsthaft bezwei-feln) we could have managed without (= klarkommen ohne) your invaluable (= unschätzbar, unersetzlich) help (in the matter).”

“Thank you for your invaluable (= Sanie-rungs-/Restrukturierungsmaßnah-men) help with … (our restructuring measures, etc.).”

“I am more than happy about the progress (= Fortschritt, Erfolge) we have made together in … (opening up the Chinese market (= den chinesischen Markt öffnen für) for our products, etc.).” n

So kommt Ihr Jahresdank gut anBestimmt ist es Ihnen im Kontakt mit britischen Geschäftspartnern schon aufgefallen, dass diese sehr höfliche Umgangsformen pflegen. Begehen Sie aber dennoch nicht den Fehler, besonders überschwäng-lich zu schreiben – wenn Ihr Vorgesetzter seinem englischsprachigen Partner für die Zusammenarbeit/ein Projekt im abgelaufenen Jahr dan-ken möchte.

Business English


1� www.sekretaerinnen-service.de

So fordert DIN 5008, dass Sie …

• in die Betreffzeile stichwortartig den Inhalt Ihrer Mail schreiben,

• den Haupttext inhaltlich durch Absätze gliedern, wobei jeweils eine Leerzeile dazwischen frei bleiben muss,

• unter Ihre Grußformel („Freund-liche Grüße“/„Viele Grüße sendet Ihnen“) Ihren kompletten Namen sowie die Kommunikations- und Firmenangaben schreiben.

Was unbedingt hinein mussAchten Sie außerdem darauf, dass unter Ihrem Grußabsatz und den Kontaktdaten …

• der Name Ihres Unternehmens mit Rechtsform,

• alle Geschäftsführer mit Vor- und Zunamen (bei GmbH) bzw. der Vorsitzende des Aufsichtsrats (bei AG),

• Sitz der Niederlassung,

• das Registergericht und

• die Handelsregisternummer

… verzeichnet sind. Die Nichtein-haltung kann nämlich eine emp-findliche Geldbuße in Höhe von 1.000 € zur Folge haben.

PRAXIS-TIPP: Es reicht nicht, einen Link auf das Impressum der Unter-nehmenswebsite zu setzen – auch wenn Sie davon ausgehen können, dass die Empfänger Ihrer Mails einen Internetanschluss besitzen.

Archivieren Sie auch Ihre E-Mails Achtung: Auch bei E-Mails gelten Aufbewahrungsfristen! Entspre-chend empfiehlt es sich, E-Mail-

Archive anzulegen und nur ter-mingerecht auszusortieren: 6 Jahre sind beispielsweise Geschäftsbriefe nach dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) zu steuerlichen Prüf-zwecken aufzubewahren, Rechnung und Angebote sogar 10 Jahre. Noch länger müssen Sie die Unterlagen aufbewahren, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abge-laufen ist (vgl. §§ 169, 170 Abgaben-ordnung).

PRAXIS-TIPP: Jeweils zu Jahresbe-ginn finden Sie im Abonnenten-Download auf www.sekretae-rinnen-service.de eine detaillierte Aufstellung über alle Dokumente, die Sie nun beruhigt entsorgen kön-nen.

Checken Sie Ihre MailsMachen Sie es sich zur Gewohnheit, vor Ihrem Klick auf „Senden“ Form und Inhalt Ihrer E-Mail zu prüfen: Mit jedem Fehler den Sie vermei-den, verstärken Sie den positiven Eindruck, den der Adressat bereits von Ihnen bekommt bzw. besitzt.

Checkliste für Ihre E-Mail-Kontrolle

Ok

Die Betreffzeile ist aussage-fähig.

4

Ihr Schreibstil ist korrekt. 4

Es gibt keine verbalen Atta-cken.

4

Der Text ist gegliedert. 4

Sie haben die Mail Korrektur gelesen.

4

Alle angekündigten Doku-mente sind angehängt.

4

Sie haben keine Pflichtanga-ben vergessen.

4

Gut in Form – So gehen die Mails ab E-Mails haben häufig den Charakter von raschen unkomplizierten Grü-ßen – flüchtig, schnell geschrieben und ebenso schnell gelöscht. Bei allem Charme des Spontanen sollten Sie jedoch nicht vergessen, dass die meisten Ihrer Mails zugleich Geschäftsbriefe sind. Sie müssen also die gleichen Etikette-Regeln und Formalien beachten.

Gedanken zum Schluss

Überlegen Sie regelmä-ßig Ihre ArbeitssituationEigentlich wissen wir ja schon, was wir in unserem Beruf wollen: In ers-ter Linie einen guten Chef (26,7 %), ein interessantes Aufgabenspekt-rum (20,8 %) und nette Kollegen (12,8 %). Dies hat unsere exklusive Online-Umfrage unter Ihnen im Sommer deutlich gezeigt.

Doch sind Sie auch bereit, Ihre Wünsche in den derzeit laufenden Jahresendgesprächen zu formulie-ren? Viele von Ihnen brachten näm-lich beispielsweise in der Befragung auch zum Ausdruck, dass Ihr Chef oft nicht klar genug ausdrückt, was er eigentlich möchte. Folglich sind gut 2/

3 von Ihnen auch nur bedingt

zufrieden mit Ihrem Chef.

Mit dieser Umfrage wollten wir Ihnen auch Mut machen, öfters einmal über Ihre Arbeitszufrieden-heit nachzudenken – insbesondere jedoch vor Jahres- und Zielverein-barungsgesprächen. Genau dann haben Sie nämlich die Chance, auch etwas an Ihrer gegenwärtigen Situation zu ändern. Also: Erst über Ihre Zufriedenheit nachdenken, dann erkannte Defizite ansprechen.

Viel Erfolg dabei wünscht Ihnen

Doris Bader Herausgeberin und Chefsekretärin

PS: Die detaillierten Umfrage-Ergeb-nisse finden Sie im Download für Abonnenten (www.sekretaerinnen-service.de/download2008).

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Flotte Feder

sekretärinnen service · ein standardtext trifft da kaum den richtigen nerv aller adres-saten. •...

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