sharepoint my site
DESCRIPTION
Anvendelse af Mit websted i SharePoint 2010. Overvejelser omkring anvendelse af Mit websted i et intranet samt hvorledes Mit websted kan spille sammen med de andre dele af intranettet.TRANSCRIPT
Mit websted i SharePointved Peter Gøtterup
21-06-2011
Agenda
Hvorfor anvendes Mit websted ikke Hvad er Mit websted i SharePoint 2010 Mit websted som en del af intranettet Hvilke dele er der i Mit websted Hvordan tages Mit websted i brug
2www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Hvem er jeg = Mit websted
HVAD SIGER KOLLEGAERNE OM MIT WEBSTED!
Hvad siger kollegaerne !!
”Mit websted benyttes, men der er langtfra altid en plan med, hvad det bruges til, herunder opfølgning, afstemning af mål og ressourcer, indtænkning i forretningen osv.”
”Jeg tror i hvert fald ikke jeg kender til en positiv case på ovenstående...”
”Der skal være en ide med anvendelsen af Mit websted - ligesom med et afdelingswebsted”
”Brug af mit websted vokser typisk nedefra, og er styret af en eller nogle få indsjæle”
5www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Hvad siger kollegaerne !!
”Virksomhederne undervurderer deres brugere og tror ikke det vil blive anvendt”
”Derudover er virksomhederne "bange" for hvor meget tid, der vil blive brugt på det og derfor vælger man ikke at prioirtere det”
6www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
HVORFOR LANCERER ORGANISATIONER DERES SHAREPOINT INTRANET UDEN MIT WEBSTED
De typiske årsager hertil er
Man ser ikke en værdi i brugen af Mit websted på intranettet
Man betragter Mit Websted som en lidt spøjs størrelse Man mister med Mit Websted ”kontrollen” med
medarbejderne og taler hellere om man kan etablere et centralt dokumentarkiv
Man har rigeligt at gøre med at få stablet et Intranet på benene
Man vil hellere fokusere på de klassiske Intranet dyder indhold og kommunikation
Projektgruppen har mandat til at lave et nyt intranet og ikke et nyt Facebook
Alternative metodikker som blog og wiki har det også svært 8www.webtop.dk
COPYRIGHT©Webtop
VIL SHAREPOINT 2010 FORANDRE NOGET I VORES SYN OG BRUG AF MIT WEBSTED
Mit websted i SharePoint 2010
Mit websted = de sociale funktioner Mit Websted præsenterer og opsumerer min
sociale aktivitet De sociale funktioner binder Mit websted sammen
med resten af intranettet og omvendt Hvad så hvis brugeren ikke anvender de sociale
funktioner ??
10www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Evolutionen af SharePoint
2001
Team Sites / WorkspacesDiscussionGruppe kalendereAlertsSøgningerMetadataRouting / Workflow
2003
Mit webstedDelte kalendereSøge alertsVisning af tilstedeværelseDiskussionerUdvidet “workspaces”
2007
BlogsWikisMit webstedTeam SitesOutlook integrationDrag & drop calendarsRSSSøgningMobil adgangEmail arkiveringProfilerPersonsøgningLetvægts workflow
2010
RatingsManaged Metadata ServiceAdvanced routing (based on metadata)Multi Import Sourced ProfilesStatus updateringerAktivitets feedsKnowledge miningBogmærkerFeedback/ratingNote board (Wall)Tag cloudsSocial taggingEnterprise taggingUdvidet Wiki funktionerShare & Track tabIndividual og team baseret blogsPerson og social søgningDiskussionerOffline “Workspaces”Udvidet tilstedeværelseUdvidet Mobile overblik
De “sociale processer” i SharePoint
SKAL AL DEN TEKNOLOGI BARE LIGGE HEN UDEN AT BLIVE BRUGT ?
Hvori kan værdien i Mit websted og de sociale funktioner ligge
Nedbryde organisatoriske barrierer Højne medarbejdertilfredsheden
Kan intranettet udgøre kittet Tiltrække ”de nye talenter”
Hvis ikke de får værktøjerne så finder de dem andetsteds
...
14www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
EKSEMPLER PÅ DET NYE I MIT WEBSTED I SHAREPOINT 2010
Det nye i Mit websted i SharePoint 2010
Aktivitetsstrøm for alle personer brugeren ”følger”
Det nye i Mit websted i SharePoint 2010
Det nye i Mit websted i SharePoint 2010
Aktivitetsstrøm
Brugerens seneste aktiviteter
Det nye i Mit websted i SharePoint 2010
Brugerens mærker og noter (indlæg)
De enkelte elementer der er mærket eller kommenteret
Det nye i Mit websted i SharePoint 2010
Brugerens angiver et Mærke på en side. Kan markeres som privat
Det nye i Mit websted i SharePoint 2010
Det nye i Mit websted i SharePoint 2010
Man kan aktivere de forskellige funktioner til forskellige brugere: Personalisering Personligt
indholdsområde Sociale funktioner
22www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
KAN MAN SÅ BRUGE SHAREPOINT 2010 UDEN MIT WEBSTED ?
Kan man så bruge Sharepoint 2010 uden Mit websted ?
Det bliver svært at komme uden om Det gør en strategi for brug af Mit websted
vigtigere end nogen sinde før Men måske har vi endelig fået argumenterne for
at bruge Mit websted
24www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
OPGAVEN BESTÅR I AT DEFINERE ET FORMÅL MED MIT WEBSTED
Formål med Mit websted
Vi må først spørge overordnet
Vi har en startside for intranettet, så hvornår skal brugeren anvende Mit websted ?
Vi har en afdelingsside i intranettet, så hvornår skal brugeren anvende Mit websted ?
Vi har et team site i intranettet, så hvornår skal brugeren anvende Mit websted ?
26
www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Afdelings websted
Intranettets startside
Team site
Formål med Mit websted
Formål med Mit websted
Startsiden Nyheder for og til hele organisationen, fælleskabet
Afdelingssiden Den eksterne side ud mod organissationen og/eller Det interne rum for afdelingen
Team sites Samarbejde omkring adhoc opgaver
28
www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Formål med Mit websted
Mit websted Udadvente formål Præsentation af
medarbejderen Grundlaget for en
dynamisk telefonbogen Overblik over personen
Brugerens portefolio Netværk Relationer Aktiviteter Kompetencer
29
www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Mit websted Indadvendte formål Mit CV Mine projekter Mit netværk Mine relationer Mine aktiviteter Mine opgaver Mine dokumenter Min blog Mit dashboard
NÅR VI HAR BESLUTTET AKTIVT AT TAGE MIT WEBSTED !
Afgrænsning af brug af Mit websted
Har vi valgt at gå videre med Mit websted må vi spørge
Skal vi anvende min profil til at opbygge en dynamisk telefonbog ? de sociale funktioner som tags, noter m.v. ? indholdsdelen i Mit websted og til hvad ? interne og eksterne services i Mit websted ?
31www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Afgrænsning af brug af Min profil
Hvis vi vil anvende Min profil til at opbygge en dynamisk telefonbog må vi spørge Hvilke oplysninger skal registreres på medarbejderen Hvor kommer disse oplysninger fra og hvor
vedligeholdes de Hvilke oplysninger skal gøre tilgængelig for hvilke
personer Skal vi indbygge funktioner så som generering af CV
via profilen Skal HR kunne rette i nogle oplysninger Skal vi knytte chef - medarbejder relation til og skal vi
opbygge et organisationsdiagram ...
32www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Afgrænsning af de sociale funktioner i Mit websted
Mit websted og andre sociale funktioner distribuerer kontrollen på tværs af organisatonen, men er det ikke også her at de nye ideer og innovation skabes
Understøtte den sociale interaktion Ny baby, Superliga Stærke sociale relationer understøtter samarbejde og
engagement Medarbejderne bruger allerede de sociale
værktøjer De bruger allerede LinkedIn, Facebook, Twitter Disse værktøjer kan ikke fuldstændigt overvåges
33www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Afgrænsning af de sociale funktioner i Mit websted
Motivationsfaktorer for at deltage i de sociale funktioner på intranettet Læring Socialisering Konkurrence Anerkendelse Samarbejde Deling Godkendelse Samhørighed Opmærksomhed Accept
34www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Afgrænsning af brug af indholdsdelen i Mit websted
Hvis vi vil anvende indholdsdelen i Mit websted må vi spørge hvilke informationer ønsker vi at ”Mit indhold” skal
indeholde ? hvilke arbejdsprocesser ønsker vi at ”Mit indhold” skal
understøtte medarbejdere i at udføre ? Kan vi skubbe dokumenter ind fra C: eller
fællesdrevet og hvad får organisationen og brugeren ud af det ?
Kan vi bruge funktioner som Blog, Powerpoint slidebibliotek, OneNote til notedeling m.v. som løftestang til smart informationsdeling via Mit websted 35www.webtop.dk
COPYRIGHT©Webtop
Afgrænsning af brug af indholdsdelen i Mit websted
Bloggen er nem at anvende til at komme af med en oplevelse, erfaring eller holdning
Brug bloggen i Mit websted som Notesblokken Mine meninger Mine erfaringer Feedback Hør lige her
Bloggen har rigtig god Word integration
36www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Afgrænsning af interne services i Mit websted
Skal vi indbygge funktioner så som Min Mus skema, Min kørselregnskab Mine tidsregistreringer Opdater dit CV ...
37www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Afgrænsning af eksterne services i Mit websted
Skal der være integration til andre personprofil tjenester som f.eks. LinkedIn med syndikering af personoplysninger ?
Skal der være status syndikering mellem eksterne services og Mit websted som f.eks. Twitter Facebook
Skal vi anvende Outlook Social Connector
38www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Mit websted er ikke det eneste personlige
Personalisering i SharePoint Rollebaseret profiler ind i Mit Websted Links i Mit Websted
Disse kan være målgruppestyret Målgrupper (Audience) på sider, webparts..
Stærk funktion til at give brugerne det som de har brug for
Baseret på AD, SharePoint eller Audience grupper Personaliser siden
40www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
HVAD SKAL TIL I UDRULINGEN AF MIT WEBSTED
Hvad skal til!
Udarbejd politik for brug af Mit websted og de sociale funktioner
Relater til andre relevante politikker F.eks. politikker for brug af e-mail og internettet
Relater politikken til organisationens grad af modenhed for teknologien
Etabler brugerhistorier der beskriver brugen af Mit websted og de sociale funktioner
Etabler undervisning i brug af Mit websted og de sociale funktioner
42www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
Kan Mit websted være løftestangen
til at flytte os fra at Intranettet af idag understøtter ”Læs og lad dig informere” til at Intranettet af i morgen understøtter ”arbejd og deltag aktivt i intranettet med din viden, kompetencer, ideer, initiativer....”
43www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop
SPØRGSMÅL