si të dizajnoni dokumente efektive në...
TRANSCRIPT
SI TË DIZAJNONI DOKUMENTE EFEKTIVE NË
POWERPOINT
Plani (faqosja), struktura dhe mesazhi
Përmbledhja ekzekutive
Zgjedhni nje dizajn te faqes shume te thjeshte dhe jini konsistent ne tere dokumentin.
Mos shfrytezoni vetem “bullets”: fusni diagrame, grafikë, harta per ta mbeshtetur mesazhin tuaj.
Prezentimi juaj duhet te jete nje seri logjike e titujve qe e tregojne krejt ngjarjen: organizoni argumentet tuaja per te mbeshtetur mesazhet kyçe.
Shfrytezoni “storyboard” per ta strukturuar storien tuaj.
Titujt duhet te jene te qartë me fjali te shkurta dhe direkte
Diz
ajn
i Str
uktu
ra
Mesa
zhi
Faqja
Nese jeni i punesuar zgjedhni
shabllonin e Kompanise suaj
- Dukja e shabllonit te kompanise reflekton
kulturen e Kompanise
- Reflekton poashtu menyren se si Kompania
deshiron te perceptohet nga audienca e
jashtme
- Nese Kompania ka disa shabllone
tendryshem, zgjidhni ate qe eshte me I
thjeshte dha ka me pak informata ne te
Perndryshe, shfrytezoni shabllon
te thjeshte dhe standard (si ky ne
kete dokument)
Së pari zgjidhni nje format shume te thjeshte dhe
standard
Duhet të jeni konsistent gjatë tërë dokumentit
Perdorni fontin e njejte te shkronjave ne tere prezentimin (mund
te fusni vetem varianta si bold, italic ose te nenvizuar, zgjidhni
nje arial ose helvetica)
Mos perdorni shume ngjyra: max 2 per ngjyrim te mesazheve,
dhe nje ngjyre per tekst (me e mira eshte e zeza) per secilin
ngjyrim mund te perdorni ndritje te ndryshme.
Mundohuni te perdorni hapesiren e njejte ne mes rreshtave per
tere dokumentin
Mundohuni te ikni nga clip artet (posaqerisht ato nga ppt te
gjithe i kane pare per shume here)
Dokumenti juaj duhet te jete profesional. Imagjinoni se jeni duke dizajnuar liber qe do
te shtypet dhe shitet
Do te pershpejtojë punimin e dokumentit tuaj dhe
efektivitetin e komunikimit
Punimin e dokumentit
Nje format standard dhe i thjeshte
do te ju ofroje nje kornize te
gatshme
Do te ju ndihmoje te strukturoni
idetë ne menyre efikase dhe te
zgjuar.
Do te ju shtyje me merni vendim
per formatin kur duhet te punoni
dokumentin tuaj
Efektivitetin ne komunikim
Audienca (ose lexuesit) do te dijne
ku te shikojne per informatat e
veçanta:
• mesazhet kyçe
• sqarimet
Nje format standard dhe I
thjeshte do te zhduket para syve
te audiences dhe do t’i beje ata te
perqendrohen ne ate qe eshte e
rendesishme, ne substancë.
Secila pjese e dokumentit ka objektiven e vet
Titulli tregon ngjarjen
Permbajtja shpjegon
ngjarjen
Kick – box tregon
implikimin e ngjarjes
Titulli
Përmbajtja (texti, diagrami,
grafiku)
Kick - box
Secila faqe tregon ngjarje tjeter
Titulli tregon një ngjarje: vetëm një mesazh i
thjeshtë për çdo faqe
Shfrytezoni titujt si “storyboard” te dokumentit tuaj.
Kur audienca do te lexoje vetem titujt tuaj, do ta kuptojë idenë e teresishme te prezentimit tuaj
Perdorni fjali te shkurtra:
Dy vija maximumi pernje titull (nje eshte me se miri)
Shkruani dicka me kuptim, qe e drejton vemendjen te pikat kryesore te mesazhit.
Kompania X ka rentabilitet 3 here me te larte se Kompania Y
Mos shkruani deklarata te zbrazta ose numra.
“Metodologjia eshte e pershkruar me poshte”
“Ne gjetem kater çeshtje kryesore”
Titulli
Nje titull i shkruar mirë e fokuson vëmendjen në përmbajtjen e faqes më poshtë
Permbajtja e shpjegon ngjarjen: shfrytezo
elementet ashtu qe audienca juaj te ju kuptoj lehte
Permbajtja e faqes
Bullet points te renditura mire
Shembuj
Diagrame
Grafike ose tabela
Harta
Te gjitha keto elemente ju ndihmojne qe te dizajnoni nje permbajtje qe shjegojne
qarte mesazhet shume komplekse
Kick – box tregon implikimet qe i kane lexuesit
ose audienca ne ngjarje
Kick – box zakonisht pergjigjet ne pyetjen “ani çka?”
ne fund te faqes
Nuk eshte kontinuitet i titullit
Kick-boxes duhet të jetë konciz dhe i drejtëpërdrejtë
Kick – boxet do te bejne prezentimin dhe raportin tuaj me efektiv
Struktura
Secila pjesë e prezentimit e ka qëllimin e vet të
domosdoshëm
Titullin
1
Permbledhjen
2
Objektivat Permbajtjen (trupin) Permbledhjen
perfundimtare
Hapat e
ardhshem
3 4 5 6
Piku i vemendjes
Duhet te
jete sa me
I qarte
E permbledh
ngjarjne si
mesazhe
kyçe
Tregon qellimin
e studimit /
prezentimit
Tregon ngjarjen
ne teresi
Tregon mesazhin
kyç prap
Shpjegon çka
do te ndodhe
me tutje
Titulli i prezentimit (sllajdi i pare)eshte aq i
rendesishëm sa tërë dokumenti tjeter
Titulli i prezentimit duhet te kete tonin e duhur dhe duhet te jap
idenë e parë të objektivës dhe mesazhit kryesorë
Keshtu qe duhet te kete disa elemente bazë
o Emrin e audiences te ciles ia drejtojme
o Nje titull aktiv qe gjeneron interes, ne fund te sllajdit: duhet te jete sa me I
qarte qe te jete i mundur
o Emrin e autorit
o Daten e prezentimit ose raportit
Permbledhja ekzekutive duhet te permbledhë
vijen e ngjarjes dhe mesazhet kyçe
E permbledhë ngjarjen ne nje vijë Duhet te mund te vendoset vetem ne nje faqe
Permban mesazhet kyçe Permban vlerat numerike kyçe (fitimet, humbjet, ejt)
Përmbledhja ekzekutive
Mesazhet kyçe mvaren shume nga permbajtja e
prezentimit
• Te informon (A eshte subjekti kompleks? A eshte shume inovativ?)
• Te Binde (A kerkon vendim te veshtire?)
• Te kerkoje aksion (A kerkon ndonje aksion qe duhet audienca ta ndermerr?)
Objektivat e ndryshme te dokumentit tuaj
• Cilat jane ndjenjat e tyre ne lidhje me prezentimin apo raportin?
• Çka jane shqetesimet e tyre kryesore?
• A eshte dikush ne pozite te marr vendime ose akcione?
• Si eshte qendrimi I tyre kunderjt autorit/prezentuesit?
• A do te jen ata pranues apo skeptike te mesazhit tuaj?
Audienca / Lexuesit
Nje prezentim efektiv duhet te jete nje seri
logjike qe e tregon ngjarjen
Secili titull
Logjikisht duhet te percjell te parin
Qe audienca te kuptoje arsyen
Dhe percjell vijen e ngjarjes
Nga fillimi deri ne fund
Duhet te definoni idetë kyçe nga te gjeturat
kryesore te punes suaj
Idetë kyçe
Perdorni trungun
logjik per te
organizuar,
mbledhur faktet
kryesore dhe te
gjeutrat dhe
keshtu definoni
idetë tuaja kyçe
Transformimi I ideve kyçe ne mesazhe kyçe do te jete hapi I pare I nje komunikimi efektiv
Nje “story board”do te ju ndihmoje ta vizuelizoni
dokumentin gjate dizajnit
Deshiron te dijsh
arsyen kryesore
per…
Per arsye se…
Gjasat kryesore
jane…
Kemi gjetur
diagnozen …
Te gjetura
kryesore jane…
Dhe nga… Rekomandojme
qe…
Por nje kercenim
I madh eshte…
Keshtu qe plani
aksional do te
jete
Per te ngritur efektivitetin duhet te revidoni “story
board”in gjate punimit te prezentimit
Strukturoni
hipotezen e pare
te idesë
Draftoni
dokumentin tuaj
Versioni suksesiv i
dokumentit
Versioni final
Fillimi Fundi
Evolucioni i Story Board-it
Ne projekt, fillo te dizajnosh storybordin qe nga fillimi
Nje storyboard do te ju ndihmoje te dizajnoni
storyline-in posacerisht nese punoni ne ekip
Storyboard
Ndihmon te kontrollosh
gjendjen dhe progresin e
dokumentit
Mundeson ta vizuelizosh
cdo faqe te dokumentit
Ndihmon te
komunikohen idetë
Ndihmon te kontrolloni rrjedhen
logjike te prezentimit Organizon prodhimin e
dokumentit ne kuader te ekipit
Menyra me e mire te krijosh storyboarding eshte
te printosh fletet dhe te i ngjisni ato ne mur
Skiconi manualisht sllajdet ne A4 ose edhe i postoni
Printoni sllajdet e PPT
Shfrytezoni “slides sorter” ne Powerpoint
Mesazhet
Çdo titull duhet te tregojë mesazh me vlerë
Titulli
Fjali
E qartë E lidhur per
permbajtje
Duhet te jete fjali e vertete
qe tregon idetë
Nuk duhet te kete
dykuptimesi ne mesazh
Mesazhi ne titull duhet te jete
sinteza e permbajtjes se
sllajdit
Titulli e tregon ngjarjen, permbajtja e shpjegon ngjarjen
Duhet te jete fjali e verteteë
Permbajtja
Metodologjia
Sasia e shitjeve
Profiti
Rruga
Faktoret kyç per sukses
Te mos aplikohet Te shkruhet
Kompania jone ka qene e afektuar nga
kthimi ekonomik
Metodologjia jone bazohet ne intervistat me
punetoret
Shitja e produktit X eshte ngritur per 10% dy
vitet e fundit
Profiti I Kopmanise eshte shume larg
pritshmerive
Tri fazat e projektit do te perfudnojne ne
prill
Suksesi bazohet kryesisht ne involvimin e
menaxhmentit
Lloji i mesazhit tuaj mvaret nga objektiva e
dokumentit dhe perfshirjes tuaj
Informues Trego fakte
Bindese Jep nje mendim
Kerkesa per veprim
Keshillo
Objektiva Lloji i mesazhit
Permbledhje
Dizajni i faqes : duhet te jete I thjeshte dhe
konsistent, Shfrytezo diagrame, grafiket, dhe
harta
Struktura: shfrytezo storybording per ta
strulturuar prezentimin tuaj. Cdo lezues duhet te
kuptoj prezentimin vetem nga titujt
Mesazhet: mesazhet duhet te jete te qarta.
Shfrytezoni fjali te shkurta dhe direkte
Ushtroni, ushtroni dhe prap ushtroni…
Lista kontrolluese e kualitetit
Disajni i
sllajdit
Dizajni I sllajdit eshte I thjeshte
Te gjitha faqet jane konsistente
Nuk ka cliparte
Ka edhe diagrame, grafike, harta per mbeshtetje te mesazheve
Jane vetem disa ngjyra te perdorura
Kick boxi ju pergjigjet pyetjeve
Struktura
Mund te kuptohet idea e prezentimeve vetem nga titujt
Qellimet e dokumentet jane treguar qarte ne fillim
Permbledhja ekzekutive I jep mesazhet kyçe te dokumentit
Titujt jane te lidhur me rrjedhe logjike dhe tregojne ngjarjen
Ne te gjitha faqet, permbajtja e mbeshtet titullin
Mesazhi Cdo titull eshte I qarte
Fjalite jane te shkurta dhe direkte
Cdo element ne secilen faqe eshte I shfrytezueshem per kutpimin e ngjarjes