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Manual de Usuario SIAPER Registro Electrónico

SSiisstteemmaa ddee IInnffoorrmmaacciióónn yy CCoonnttrrooll ddeell PPeerrssoonnaall ddee llaa AAddmmiinniissttrraacciióónn ddeell EEssttaaddoo

v 3.0.1

Registro Electrónico

2 0 1 3

2


PREFACIO

“…Cuando entra este enorme barco que es

SIAPER, no nos damos cuenta que lo que se está

generando es una tremenda oportunidad de reinvención

para el eje esencial de nuestra función, para los servicios,

para la sociedad estatal y para los funcionarios que la

componen, los que tienen derecho a disponer la mejor

calidad de información de la cual nosotros somos

detentatarios y custodios...”

RAMIRO MENDOZA ZÚÑIGA

Contralor General de la República

3


ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................... 6

2. GENERALIDADES ............................................................................................................................................. 8

2.1 REQUISITOS PARA EL INGRESO A SIAPER ............................................................................................................ 8

2.2 PERFIL DE USUARIO DE REGISTRO ELECTRÓNICO............................................................................................... 8

2.3 PRIVILEGIOS DEL USUARIO EN LA PLATAFORMA SIAPER RE ............................................................................... 9

2.4 PROPIEDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS CREADOS EN EL SISTEMA ......................................... 9

3. GUÍA METODOLÓGICA .................................................................................................................................. 10

4. CAPÍTULO I: ¿CÓMO REGISTRAR ELECTRÓNICAMENTE UN DOCUMENTO EXENTO? ...................................... 11

4.1 ETAPA 1 : INGRESAR A LA PLATAFORMA SIAPER REGISTRO ELECTRÓNICO ...................................................... 12

4.1.1 DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA SIAPER REGISTRO ELECTRÓNICO ........................................................ 14

4.2 ETAPA 2: CÓMO CREAR UN DOCUMENTO EN REGISTRO ELECTRÓNICO .......................................................... 15

4.3 ETAPA 3: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS ....................................................................................................... 18

4.4 ETAPA 4: SECCIÓN AGREGAR CASOS ................................................................................................................ 21

4.4.1 INGRESO NUEVO FUNCIONARIO ........................................................................................................... 23 i. Ingreso Nuevo Funcionario con RUN ....................................................................................................................... 23 ii. Ingreso Nuevo Funcionario con Otra Identificación:................................................................................................ 24

4.5 ETAPA 5: MATERIAS DE REGISTRO ELECTRÓNICO ............................................................................................ 26

4.5.1 CONTRATAS INFERIORES A 15 DÍAS ...................................................................................................... 26 i. Sección Contrato de Reemplazo .............................................................................................................................. 30

4.5.2 PRÓRROGA DE CONTRATA.................................................................................................................... 34

4.5.3 SUPLENCIA DISPUESTA CON PERSONAL DEL MISMO SERVICIO ............................................................ 38 i. Sección Causal de Suplencia por Cargo Vacante ...................................................................................................... 41 ii. Sección Causal de Suplencia por Ausencia del Titular .............................................................................................. 42

4.5.4 CESE DE SUPLENCIAS Y TÉRMINO DE CONTRATAS INFERIORES A 15 DÍAS ........................................... 46

4.5.5 HONORARIOS MENORES 75 UTM / MENORES 150 UTM ..................................................................... 51 i. Ingreso de Honorarios con Período de Pago MENSUAL ........................................................................................... 54 ii. Ingreso de Honorarios con Periodo de Pago GLOBAL .............................................................................................. 55

4.5.6 TÉRMINO HONORARIOS MENORES 75 UTM / MENORES 150 UTM ..................................................... 58

4.5.7 RENOVACIÓN HONORARIOS ASIMILADO A GRADO ............................................................................. 62

4.5.8 PERMISOS Y FERIADOS .......................................................................................................................... 66 i. Tipo de Información: PERMISO CON GOCE DE REMUNERACIONES ......................................................................... 67 ii. Tipo de Información: Permiso especial con Goce de Remuneraciones para Deportistas (Ley 19.712) ................... 68 iii. Tipo de Información: Permiso sin Goce de Remuneración ...................................................................................... 69 iv. Tipo de Información: PERMISOS GREMIALES ........................................................................................................... 70 v. Tipo de Información: descanso complementario..................................................................................................... 71 vi. Tipo de Información: FERIADO LEGAL ...................................................................................................................... 72 vii. Tipo de Información: PERMISO POSTNATAL PARENTAL .......................................................................................... 73

4.5.9 CALIFICACIONES .................................................................................................................................... 76

4.5.10 LICENCIAS MÉDICAS .............................................................................................................................. 81 i. Proceso 1.1: INGRESAR Licencia Médica .................................................................................................................. 81 ii. Proceso 1.2: INFORMAR Licencia Médica ................................................................................................................ 88 iii. Proceso 2.1:. Crear acto administrativo ................................................................................................................... 90 iv. Proceso 2.2:. Ingresar los Días Aprobados en cada Licencia Médica Informada ...................................................... 91 v. Proceso 2.3:. Asociar Licencias Médicas Informadas al Acto Administrativo que las Aprueba ................................ 93 vi. Proceso 2.4:. Enviar a Registro el Acto Administrativo aprobatorio ........................................................................ 95

4.5.11 RESPALDOS MÉDICOS ........................................................................................................................... 96 i. Proceso 1.1. INGRESAR Respaldo Médico ................................................................................................................ 96 ii. Proceso 1.2. INFORMAR Respaldo Médico ............................................................................................................ 102 iii. Proceso 2.1. Crear acto administrativo .................................................................................................................. 104 iv. Proceso 2.2. Asociar Respaldos Médicos Informados al Acto Administrativo que los Aprueba ............................ 109 v. Proceso 2.3. Enviar a Registro el Acto Administrativo aprobatorio ....................................................................... 111

4.5.12 MODIFICA/RECTIFICA EN REGISTRO ELECTRÓNICO ............................................................................ 115 i. ETAPA 1: CREAR UN DOCUMENTO MODIFICA/RECTIFICA EN REGISTRO ELECTRÓNICO ....................................... 115

4


ii. ETAPA 2: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS............................................................................................................. 118 iii. ETAPA 3: SECCIÓN AGREGAR CASOS...................................................................................................................... 120 iv. ETAPA 4: FORMULARIO DE INGRESO MODIFICA/RECTIFICA .................................................................................. 122

4.5.13 ANULACIÓN Y CORRECCIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRADOS EN SIAPER REGISTRO

ELECTRÓNICO ..................................................................................................................................................... 127 i. ETAPA 1: solicitar a mesa de ayuda la anulación de un documento registrado en SIAPER RE ............................... 127 ii. ETAPA 2: Mesa de Ayuda anula documento y genera documento clon ................................................................ 132 iii. ETAPA 3: Corrección de DOCUMENTO CLON ......................................................................................................... 134 iv. ETAPA 4: ENVIAR DOCUMENTO A REGISTRO ELECTRÓNICO ................................................................................. 136

4.5.14 DEJA SIN EFECTO PERMISOS Y FERIADOS ........................................................................................... 140 i. ETAPA 1: CREAR UN DOCUMENTO DEJA SIN EFECTO EN REGISTRO ELECTRÓNICO .............................................. 140 ii. ETAPA 2: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS............................................................................................................. 143 iii. ETAPA 3: SECCIÓN AGREGAR CASOS...................................................................................................................... 146 iv. ETAPA 4: FORMULARIO DE INGRESO DEJA SIN EFECTO ......................................................................................... 148

4.6 ETAPA 6: VISTA PREVIA ................................................................................................................................... 153

4.7 ETAPA 7: ENVIAR DOCUMENTO A REGISTRO ELECTRÓNICO .......................................................................... 156

5. CAPÍTULO II: HERRAMIENTAS DEL SISTEMA ................................................................................................ 162

5.1 BUSCAR DOCUMENTOS EN LA BANDEJA DE DOCUMENTOS .......................................................................... 163

5.2 BANDEJA DE CERTIFICADOS DE REGISTRO ..................................................................................................... 165

5.3 PESTAÑA INFORMACIÓN PERSONAL .............................................................................................................. 167

5.4 MENÚ ADMINISTRAR FUNCIONARIO ............................................................................................................. 171

6. CAPÍTULO III: ¿QUÉ HACER SI REQUIERE AYUDA? ....................................................................................... 175

6.1 MESA DE AYUDA ............................................................................................................................................. 176

7. CAPÍTULO IV: PROCESO DE CARGA MASIVA ................................................................................................ 179

7.1 CARGA MASIVA DE PRÓRROGAS DE CONTRATA ............................................................................................ 181

7.2 CARGA MASIVA DE PERMISOS Y FERIADOS .................................................................................................... 194

7.3 CARGA MASIVA DE CALIFICACIONES .............................................................................................................. 215

7.4 CARGA MASIVA DE LICENCIAS MÉDICAS ........................................................................................................ 230 i. Proceso 1.1: Carga masiva de licencias médicas. ................................................................................................... 230 ii. Proceso 1.2: INFORMAR Licencia Médica .............................................................................................................. 242 iii. Proceso 2.1:. Crear acto administrativo ................................................................................................................. 244 iv. Proceso 2.2:. Ingresar los días aprobados en cada licencia médica informada. .................................................... 245 v. Proceso 2.3:. Asociar Licencias Médicas Informadas al Acto Administrativo que las Aprueba .............................. 247 vi. Proceso 2.4:. Enviar a Registro el Acto Administrativo aprobatorio ...................................................................... 248

8. CAPÍTULO V: CONTENIDOS JURÍDICOS BÁSICOS PARA LA APLICACIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO

SIAPER RE ............................................................................................................................................................. 250

8.1 OBJETIVOS ...................................................................................................................................................... 251

8.2 ANTECEDENTES GENERALES .......................................................................................................................... 251

8.2.1 Introducción ........................................................................................................................................ 251

8.2.2 Noción de funcionario público ............................................................................................................ 251

8.2.3 Concepto de cargo público .................................................................................................................. 251

8.2.4 Concepto de carrera funcionaria ........................................................................................................ 251

8.3 CALIDADES JURÍDICAS DE LOS EMPLEOS ........................................................................................................ 252

8.3.1 Empleos de planta .............................................................................................................................. 252

8.3.2 Calidades en las cuales se pueden desempeñar los empleos de planta ............................................. 252 i. Titular ..................................................................................................................................................................... 252 ii. Subrogante ............................................................................................................................................................. 252 iii. Suplente ................................................................................................................................................................. 253

8.4 EMPLEOS A CONTRATA .................................................................................................................................. 255

8.5 CONTRATADOS A HONORARIOS .................................................................................................................... 258

8.6 INGRESO A LA ADMINISTRACIÓN ................................................................................................................... 262

8.7 CALIFICACIONES ............................................................................................................................................. 265

8.8 INCOMPATIBILIDADES .................................................................................................................................... 269

8.9 DERECHOS Y OBLIGACIONES .......................................................................................................................... 272

8.10 FERIADO ......................................................................................................................................................... 275

5


8.11 PERMISOS....................................................................................................................................................... 277

8.12 LICENCIAS MÉDICAS ....................................................................................................................................... 281

8.13 RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA ............................................................................................................ 283

8.14 CESE................................................................................................................................................................ 286

9. CAPÍTULO VI: GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................................................................... 290

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1. INTRODUCCIÓN

El Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado (SIAPER), es una

plataforma pensada en apoyar los procesos operativos relacionados con el manejo y gestión del

personal que presta algún servicio en la Administración del Estado, entregando la información del

funcionario y facilitando la generación y tramitación de los actos administrativos, y con ello, la toma de

decisiones en el área de recursos humanos.

Además, SIAPER propone un cambio en la forma de relacionarse entre Contraloría General de la

República y los Servicios, apuntando a aumentar las coberturas en materia de personal,

convirtiéndose en el proveedor único en materia de información de personal del Estado.

En este contexto surge SIAPER Registro Electrónico (RE), siendo una modalidad de tramitación que

sustituye el tradicional proceso de registro de documentos en soporte papel, por el ingreso de

información esencial contenida en los actos administrativos sujetos a registro en la base de datos de

Contraloría, por parte de los mismos Servicios Públicos.

De esta manera, el 16 de agosto de 2011 comenzaron a operar 31 servicios pilotos, mientras que

para el 2 de mayo de 2012, se sumaron 88 servicios. Adicionalmente, se espera que durante el año

2013 se incluya el resto de los servicios públicos, e incorporar a algunas Municipalidades a esta

nueva modalidad de tramitación.

El Registro Electrónico ha demostrado que produce un positivo impacto para la Administración, pues

los tiempos de los actos exentos en materia de personal han disminuido notoriamente. Hoy la gestión

y administración en dichos tiempos depende de los propios servicios públicos. Además, los trámites

se registran inmediatamente en Contraloría, quedando los respectivos antecedentes o respaldos

documentales del registro en el Servicio para su posterior fiscalización.

Cabe señalar además que los datos que se ingresan a SIAPER RE servirán para alimentar el sistema

y, a futuro, se pretende que sirva de insumo a otros organismos para el diseño e implementación de

mejores políticas públicas.

Para esto, el presente Manual es una herramienta que orienta en el correcto uso de la plataforma

SIAPER RE de Contraloría General de la República, para la codificación y registro de los actos

administrativos exentos del trámite de toma de razón, relativos al personal de cada Servicio Público.

En su primer capítulo se explicará, paso a paso y de manera gráfica, cada una de las etapas que

involucra el proceso de registro electrónico, permitiendo al Usuario contar con una completa guía que

tiene por objetivo resolver todas las inquietudes que pudieran surgir en el normal uso de la

plataforma.

El segundo capítulo, se detallan cuatro herramientas adicionales del sistema, mediante las cuales se

podrá encontrar en todo momento la información disponible acerca de los documentos que se han

dejado en estado de borrador para su posterior edición, los actos administrativos enviados a registro y

sus respectivos certificados de operación exitosa, como así también, todos los datos relativos al

personal del Servicio, que actualmente son almacenados por este ente fiscalizador.

Posteriormente, en el tercer capítulo, se indica el procedimiento regular de consultas a Contraloría

General de la República, que involucran el registro electrónico de actos administrativos de personal,

por medio del botón de ayuda.

7


A continuación, en el cuarto capítulo, se describe de manera similar al capítulo I, cada una de las

etapas del proceso de carga masiva de documentos. Esta herramienta permite que el Usuario, que al

extraer los datos almacenados en la base de datos de su propio Servicio, pueda traspasarlos a un

archivo plano [con una extensión “.csv (delimitado por comas)”], y luego cargarlos directamente a

SIAPER RE, disminuyendo considerablemente el tiempo de registro por la vía regular a través del

llenado de formularios.

Con el objeto de ayudar en la comprensión de las materias sujetas a registro electrónico, en el quinto

capítulo se explican los contenidos jurídicos básicos que debe manejar el Usuario de SIAPER RE, a

los cuales se hacen referencia por medio de notas al pie de página, a lo largo de todo el presente

Manual.

Finalmente, se presenta un glosario de términos y simbología utilizados de manera frecuente en la

plataforma SIAPER Registro Electrónico.

8


2. GENERALIDADES

2.1 REQUISITOS PARA EL INGRESO A SIAPER

Para poder utilizar SIAPER RE, los usuarios deberán cumplir los siguientes requisitos:

1) Contar con su identificador “Nombre de Usuario” y “Contraseña” personal. Recuerde que

esta información será proporcionada por Contraloría General de la República a través de la

respectiva Contraparte Técnica del Servicio.

Sobre el particular, se hace presente que las claves entregadas a los usuarios para la

operación en el sistema son personales e intransferibles, por lo que se solicita a los

usuarios no facilitar o “prestar” su clave. Del mismo modo, si en el servicio se lleva a cabo

alguna baja de usuario o cambio, la Contraparte Técnica deberá informar a Contraloría para

que de baja la correspondiente clave y entregue una nueva al usuario que lo necesite.

2) Disponer de una computadora que tenga instalado el navegador Web “Internet Explorer”.

3) Tener nombramiento (titular, contrata, código del trabajo, etc.) o contrato a honorarios

VIGENTE en el Servicio.

2.2 PERFIL DE USUARIO DE REGISTRO ELECTRÓNICO

Los usuarios del sistema deben contar con los contar con conocimientos jurídico-administrativos

básicos en relación a las materias de personal de su Servicio, es decir, que conozcan de la

tramitación de Contrataciones y Ceses de funciones, gestión de permisos y feriados, como también

Licencias médicas y calificaciones, según sea el caso.

Se considera deseable que sean funcionarios con desempeño en los Departamentos o Unidades de

Personal, Gestión de Personas, Recursos Humanos y/u Oficina de Partes, como así también a los

encargados administrativos de Unidades Operativas.

Además, los Usuarios deben poseer conocimientos y experiencia en la utilización del sistema

operativo Windows XP o superiores, como así también, en las herramientas Internet Explorer 8 o

superior, correo electrónico y nociones de Word y Excel.

9


2.3 PRIVILEGIOS DEL USUARIO EN LA PLATAFORMA SIAPER RE

Los usuarios de Siaper Registro Electrónico tendrán privilegios particulares en el sistema, que les

permitirá realizar las siguientes acciones:

1) Acceder al sistema Siaper Registro Electrónico.

2) Crear Documentos en calidad de Borrador.

3) Editar los Documentos en calidad de Borrador.

4) Consultar la Bandeja de Documentos Borradores

5) Enviar Actos Administrativos exentos y otras materias de personal para su Registro en

CGR.

6) Consultar la Bandeja de Certificados de Registro.

7) Ingresar un nuevo funcionario al sistema.

8) Consultar Información Personal.

9) Buscar Funcionarios y sus hojas de vida respectivas.

10) Realizar cargas masivas de documentos

11) Realizar consultas y peticiones a la Mesa de Ayuda.

2.4 PROPIEDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS CREADOS

EN EL SISTEMA

El usuario de un mismo servicio podrá crear actos administrativos en calidad de borrador, los cuales

serán de su propiedad para efectos de edición y/o envío para su registro en Contraloría General.

Estos borradores serán identificados con su nombre de usuario en la columna “Propietario” de la

Bandeja de Documentos Borradores. Sólo el usuario que tenga la calidad de “Propietario” de un

documento borrador podrá editar los documentos de su propiedad y enviar estos mismos a Registro;

no obstante, en la Bandeja de Documentos borradores podrá visualizar la existencia de otros

documentos en calidad de borrador que hayan sido creados por otros usuarios del mismo Servicio.

10


3. GUÍA METODOLÓGICA

Se recomienda seguir las siguientes orientaciones para una mejor comprensión:

1) Estudie en forma secuencial para una mayor y mejor comprensión.

2) Una vez que estudie los contenidos de este módulo, repáselo nuevamente hasta estar seguro que

domina los aspectos fundamentales.

3) Una vez que concluya el estudio de un módulo responda las preguntas asociadas a los contenidos

que se incluyen en el siguiente cuadro.

4) Repita el ejercicio anterior una vez que concluya el estudio íntegro del Manual.

Al finalizar el estudio de este manual usted deberá dominar los siguientes temas:

1) Registrar Electrónicamente las materias:

1.1) Contratas inferiores a 15 días

1.2) Prórroga de contrata

1.3) Suplencia dispuesta con personal del mismo servicio

1.4) Cese de suplencias y término de contratas inferiores a 15 días

1.5) Honorarios menores a 75 UTM / menores a 150 UTM

1.6) Término de honorarios menores a 75 UTM / menores a 150 UTM

1.7) Renovación honorarios asimilado a grado

1.8) Permisos y feriados

1.9) Calificaciones

1.10) Licencias médicas

1.11) Respaldos médicos

1.12) Modifica/rectifica

1.13) Anulación o corrección de documentos

1.14) Deja sin efectos permisos y feriados

2) Buscar documentos en la bandeja de documentos y en la de certificados de registro.

3) Revisar hoja de vida de funcionarios a través del menú administrar funcionario.

4) Realizar requerimientos a la Mesa de Ayuda

5) Realizar carga masiva de las materias:

5.1) Contratas inferiores a 15 días

5.2) Prórrogas de contrata

5.3) Permisos y feriados

5.4) Licencias médicas

11


4. CAPÍTULO I: ¿CÓMO REGISTRAR

ELECTRÓNICAMENTE UN DOCUMENTO

EXENTO?

En este capítulo, usted aprenderá:

1. A ingresar a la plataforma SIAPER

Registro Electrónico.

2. Todas las etapas que involucran el

proceso de registro electrónico de los

actos administrativos exentos del

trámite de toma de razón.

3. Detalles de las materias posibles de

registrar en SIAPER RE.

12


4.1 ETAPA 1 : INGRESAR A LA PLATAFORMA SIAPER REGISTRO

ELECTRÓNICO

Para acceder a la plataforma, el Usuario deberá realizar los siguientes pasos:

Por medio del

navegador Internet

Explorer, deberá

ingresar al sitio web:

www.contraloria.cl

(Ver: Ilustración 1)

Paso 1

Hacer clic en el botón

“Acceso Privado

Intranet - Extranet”.

Paso 2

Paso 1

Paso 2

Se desplegará el

menú “ACCESO

PRIVADO” (Ver:

Ilustración 2), en

la que el Usuario

deberá ingresar su

respectivo Nombre

de Usuario y

Contraseña.

Paso 3 Paso 3

Presionar el botón Paso 4

Paso 4

Recuerde:

El nombre de usuario y contraseña debe solicitarlos a la

Contraparte Técnica de su Servicio.

Ilustración 1

Ilustración 2

http://www.contraloria.cl/

13


Se desplegará el sitio EXTRANET de Contraloría General (Ver: Ilustración 4), en la que

el Usuario tendrá disponible las siguientes opciones:

Si lo desea, el Usuario podrá

cambiar su contraseña haciendo

clic en el link que se indica en la

parte superior derecha de la

pantalla.

a

a

En caso de requerir ayuda para

cambiar su contraseña, puede

descargar el “Manual de cambio de

contraseña” correspondiente.

b

b

Sección Novedades Siaper en el

menú central. c

c

Para acceder al sistema Siaper, el Usuario deberá hacer clic en el link de acceso en la parte

izquierda de la pantalla.

Paso 4

Al completar las acciones de la ETAPA 1, se desplegará la plataforma Siaper Registro

Electrónico (ver: Ilustración 3), mediante la cual podrá acceder a todas las

funcionalidades del sistema, descritas en el presente Manual.

Paso 4

Ilustración 4

Ilustración 3

14


4.1.1 DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA SIAPER REGISTRO ELECTRÓNICO

Una vez dentro de la plataforma Siaper Registro Electrónico, el Usuario podrá acceder a las

siguientes funcionalidades (ver Ilustración 5).

: Permite regresar directamente a la página inicial de Siaper Registro Electrónico. a

a

: Despliega un formulario de requerimientos a la Mesa de Ayuda Siaper, para

canalizar las inquietudes, requerimientos, problemas y/o mejoras al sistema. b

: Indica la versión y fecha de la última actualización del Siaper. c

: Termina la sesión en Siaper Registro Electrónico.

d

b c d

Nombre, Cargo y Servicio en el que se desempeña el Usuario que ingresó a Siaper.

e

Pestaña “Información Personal”: Contiene un menú específico denominado “Datos

Personales”, mediante el cual el Usuario del Sistema podrá acceder a la información que

posee la Contraloría General en relación a su vida funcionaria.

f

Pestaña “Servicio”: A través de la cual se realizarán todas las acciones relativas al trámite de

registro electrónico, que son las siguientes:

1) Crear y Editar Documentos en calidad de Borrador.

2) Consultar la Bandeja de Documentos Borradores.

3) Enviar Actos Administrativos exentos y otras materias de personal para su Registro en

Contraloría General.

4) Consultar la Bandeja de Certificados de Registro.

5) Ingresar un nuevo funcionario al sistema.

6) Buscar Funcionarios y sus hojas de vida respectivas.

7) Realizar cargas masivas de documentos.

g

e

f g

Ilustración 5

15


4.2 ETAPA 2: CÓMO CREAR UN DOCUMENTO EN REGISTRO

ELECTRÓNICO

Para crear un documento en Siaper Registro Electrónico, el Usuario deberá realizar los siguientes

pasos:

Paso 1

Paso 2

Paso 3

El primer paso es seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús:

“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”. Paso 1

Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán

cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados

de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.

Paso 2

Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú “Crear

Documento”, se desplegará la pantalla “Borrador del Documento” (ver Ilustración 7). Paso 3

Datos del Encabezado: Esta sección contiene los datos que identifican el documento que el

Servicio desea enviar a Registro.

a

a

Paso 4

Ilustración 6

Ilustración 7

16


Al seleccionar el menú desplegable del campo “Tipo Documento”, permitirá ver el

listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el acto

administrativo que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 7).

Paso 4

Paso 5

Seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Tipo de Documento”, según el

documento que el Usuario tiene a la vista (ver Ilustración 8).

Los tipos de documentos posibles de registrar electrónicamente son:

1) Decreto Exento

2) Información de Personal (aplica sólo para ingresar “Calificaciones”)

3) Resolución Exenta

Paso 5

Al seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Tipo de Documento” (que para

efectos de este ejemplo se seleccionó “Resolución Exenta”), se activarán adicionalmente los

siguientes campos:

Paso 6

Ilustración 8

Ilustración 9

17


El Usuario deberá completar los siguientes campos:

* Número Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar el número del acto

administrativo que se desea enviar a Registro. Corresponde al

número que su Servicio le ha otorgado al acto administrativo.

* Fecha de Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar la fecha del documento

(dd/mm/aaaa) o seleccionar la misma desde calendario adjunto.

Corresponde a la fecha que, junto con el número, su Servicio le ha

otorgado al acto administrativo.

* Servicio Documento: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el

nombre del Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado

al portal.

* Dependencia: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el nombre de la

Dependencia que ha realizado el acto administrativo. Según la

información contenida en el campo “Servicio Documento”, el usuario

podrá seleccionar una de las dependencias que ofrece el listado;

también podrá ingresar la opción “Sin dependencia” cuando

corresponda. Se entiende por dependencia cada unidad que genera

actos administrativos con numeración propia.

* Región: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la Región a la

que corresponde la Dependencia.

Comuna: Campo opcional. Se debe seleccionar la Comuna, del listado a la

cual se encuentra vinculada la Región ingresada anteriormente.

Paso 6

18


4.3 ETAPA 3: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS

Una vez completada la sección Datos del Encabezado, el Usuario estará en condiciones de agregar las

materias al acto administrativo sometido a Registro, pudiendo ingresar más de una materia por cada

acto administrativo. Para ello deberá seguir los siguientes pasos:

Al seleccionar el menú desplegable del campo “Materia de Ingreso”, permitirá ver

el listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el documento

que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 10).

Paso 1

Paso 1

Es preciso agregar que, de acuerdo al Tipo de Documento que haya sido seleccionado

previamente, se listarán distintas alternativas en el campo “Materia de Ingreso”. En el

ejemplo utilizado en esta etapa, se detallarán las materias para los tipos de documentos

RESOLUCIÓN EXENTA y DECRETO EXENTO.

En el caso de los documentos INFORMACIÓN DE PERSONAL, estos aplican sólo para la

materia “Calificaciones”, por lo que se tratará más adelante.

Ilustración 10

19


Seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Materias de Ingreso”, que para los

Tipos de Documento RESOLUCIÓN EXENTA o DECRETO EXENTO, permite al Usuario

optar por las siguientes materias:

1) Cese de suplencias y término de contratas

2) Contratas inferiores a 15 días

3) Deja sin Efecto

4) Honorarios menores 75 UTM /menores 150 UTM

5) Respaldo Licencias Médicas FFAA

6) Prórroga de contratas

7) Renovación honorarios asimilado a grado

8) Suplencias mismo servicio

9) Término honorarios menores 75 UTM/menores 150 UTM

10) Permisos y feriados

11) Licencias médicas y maternales

12) Modifica / Rectifica

Paso 2

Paso 2

Una vez seleccionada la materia en el listado (que para este ejemplo será un “Cese de

suplencias y término de contratas”), se debe presionar el botón . Paso 3

P a s o

3

Una vez agregada la materia al documento, el Usuario no podrá modificar el campo “Tipo de

Documento”.

Ilustración 12

Ilustración 11

De esta manera, la materia de ingreso seleccionada ha quedado incorporada en la columna

materia (ver Ilustración 11).

20


Una vez agregada la materia, se recomienda presionar el botón , ya

que le dará vida electrónica al Acto Administrativo, permitiendo que posteriormente pueda ser

visualizado en la Bandeja de Documentos.

Paso 4

Paso 4

En caso de que el Usuario requiera eliminar una materia ya asociada al documento,

deberá seleccionarla en el botón izquierdo: (ver Ilustración 13), en la materia que

corresponda, y luego presionar el botón .

Cabe señalar que una materia podrá eliminarse sólo cuando no contenga casos

agregados. Para ello, el Usuario deberá primero borrar los casos ingresados y luego

eliminar la materia correspondiente.

a

a

a

En caso de que el Usuario requiera eliminar todo el documento, incluso de la Bandeja de

Documentos, deberá presionar el botón .

b

b

Ilustración 13

21


4.4 ETAPA 4: SECCIÓN AGREGAR CASOS

Una vez ingresados los “Datos del Encabezado” y agregada una “Materia de Ingreso” al documento, el

Usuario deberá ingresar los casos (Número de RUN) de los interesados que dispone el acto administrativo a

registrar para cada materia ya asociada.

Para ello debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la materia que corresponda en el botón izquierdo de la lista “Materias

Asociadas”.

Paso 1

Paso 1

Para ingresar el caso, el Usuario debe hacer clic en el botón . Paso 2

Paso 2

Al ejecutar el paso 2, se activará una nueva pantalla llamada “Lista de Casos” (ver

Ilustración 14), con los campos que a continuación se explican.

a

b

c

Para ingresar el caso, el Usuario debe hacer clic en el botón .

Paso 3

Al ejecutar el paso 3, se desplegará una nueva sección en la parte inferior de la pantalla,

llamada “Identificar Funcionario” (ver Ilustración 16).

Paso 3

d

Ilustración 15

Ilustración 14

22


Materia: El sistema informará en la parte superior de esta página cuál es la materia que

actualmente se encuentra ingresando. a

Por Run: Sirve solamente para comprobar si el funcionario existe en la base de datos.

No es para agregar un caso a la materia del documento.

b

El usuario podrá agregar e identificar en la Lista de Casos cada uno de los interesados

(RUN) que contiene el acto administrativo en la materia que se quiere Registrar.

c

Para retornar a la página inicial del “Borrador del Documento”, el Usuario debe hacer clic

en el botón . d

Se debe digitar RUN del interesado, u otra identificación, según sea el caso, en la casilla que

corresponda. El formato de ingreso es sin puntos y con guión (Ej. 22222222-2), el que será

validado por el sistema.

Paso 4

Paso 4

Presionar el botón . Paso 5

Paso 5

Al aceptar el RUN u Otra Identificación, será derivado al formulario de ingreso de la

respectiva materia.

Ilustración 16

23


4.4.1 INGRESO NUEVO FUNCIONARIO

En caso de que en la sección Identificar Funcionario, el usuario complete los campos “RUN” u “Otra

Identificación” con un identificador desconocido para el sistema, se entenderá que aquél interesado no

existe actualmente en la Base de Datos del sistema, y consecuentemente, se derivará al usuario a las

siguientes pantallas para el llenado de los Datos Personales de la persona, según sea el caso:

i. Ingreso Nuevo Funcionario con RUN

Luego de completados los datos solicitados, se presiona “Aceptar”, para crear el funcionario en la Base de

datos de SIAPER y el sistema lo deriva al formulario de la materia ingresada a codificar.


* Nombres: Campo obligatorio. Se debe ingresar el o los nombres del

interesado, sin abreviaturas.

* Apellido Paterno: Campo obligatorio. Se debe ingresar el apellido paterno del

interesado.

* Apellido Materno: Campo opcional. Se debe ingresar el apellido materno del

interesado.

* Nacionalidad: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el país de

nacionalidad del interesado.

* Sexo: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la opción

correspondiente al sexo del interesado.

* Fecha de Nacimiento: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de nacimiento del

interesado en formato (dd/mm/aaaa) o seleccionar la data

correspondiente en el calendario adjunto.

Ilustración 17

24


ii. Ingreso Nuevo Funcionario con Otra Identificación:

Luego de completados los datos solicitados, se presiona “Aceptar”, y el sistema lo deriva a la página

siguiente, donde le despliega una lista “Búsqueda por Otra Identificación”. Esta lista contiene un conjunto de

coincidencias, en base a los datos completados en los datos Personales, para los efectos de verificar si el

sujeto ingresado existe en la base de datos.


* Nombres: Campo obligatorio. Se debe ingresar el o los nombres del

interesado, sin abreviaturas.

* Apellido Paterno: Campo opcional. Se debe ingresar el apellido paterno del

interesado. (Debe tener presente que al menos debe ingresar uno

de los apellidos, ya sea paterno o materno).

* Apellido Materno: Campo opcional. Se debe ingresar el apellido materno del

interesado. (Debe tener presente que al menos debe ingresar uno

de los apellidos, ya sea paterno o materno).

* Nacionalidad: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el país de

nacionalidad del interesado.

* Sexo: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la opción

correspondiente al sexo del interesado.

* Fecha de Nacimiento: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de nacimiento del

interesado en formato (dd/mm/aaaa) o seleccionar la data

correspondiente en el calendario adjunto.

Ilustración 18

25


De lo anteriormente descrito pueden ocurrir tres posibilidades:

Que un sujeto de la lista coincida con el que ingresó el usuario anteriormente en “Datos

Personales”, entonces el usuario debe seleccionar ese registro coincidente y presionar

“Aceptar” y el sistema lo deriva al formulario de la materia ingresada a codificar.

Que ningún sujeto de la lista coincida con el que ingresó el usuario anteriormente en

“Datos Personales”, entonces el usuario, debe seleccionar el check box “ No existe

Coincidencia” y presionar el botón “Aceptar”, con lo cual el sistema emitirá el mensaje

“Con la información ingresada por usted se creará un nuevo funcionario en el Sistema,

¿desea continuar?” opciones “Aceptar/Cancelar”. Para continuar, el usuario deberá

presionar la opción “Aceptar” y el sistema creará el funcionario en la Base de datos de

SIAPER con los antecedentes registrados anteriormente en “Datos Personales”, para

luego derivarlo al formulario de la materia ingresada a codificar.

Que el sistema no arroje coincidencias, entonces el usuario debe seleccionar el check

box “No existe Coincidencia” y presionar el botón “Aceptar”, con lo cual el sistema emitirá

el mensaje “Con la información ingresada por usted se creará un nuevo funcionario en el

Sistema, ¿desea continuar?” opciones “Aceptar/Cancelar”. Para continuar, el usuario

deberá presionar la opción “Aceptar” y el sistema creará el funcionario en la Base de

datos de SIAPER con los antecedentes registrados anteriormente en “Datos

Personales”, para luego derivarlo al formulario de la materia ingresada a codificar.

a

b

c

Ilustración 19

26


4.5 ETAPA 5: MATERIAS DE REGISTRO ELECTRÓNICO

Esta etapa se desglosa en cada una de las materias disponibles en SIAPER Registro Electrónico. Al interior

de cada una de ellas, el Usuario tendrá disponible un resumen de todo el proceso que involucra ingresar las

respectivas materias, por lo que tendrá una guía clara y precisa respecto a cada uno de los pasos que debe

seguir para lograr un adecuado registro electrónico.

4.5.1 CONTRATAS INFERIORES A 15 DÍAS1

1 Para profundizar, revise la sección EMPLEOS A CONTRATA en la página 255.

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 1 : INGRESAR A LA PLATAFORMA SIAPER

REGISTRO ELECTRÓNICO (Ver página 12). Paso 1

Completar los pasos contenidos en la

ETAPA 2: CÓMO CREAR UN DOCUMENTO EN REGISTRO ELECTRÓNICO (Ver página

15).

Paso 2

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 3: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS, el

Usuario deberá elegir la opción “Contratas Inferiores a 15 días” (Ver página 18). Paso 3

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 4: SECCIÓN AGREGAR CASOS (Ver

página 21). Paso 4

Completados los cuatro pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla de

Designación a Contrata Inferior a 15 días (ver Ilustración 20), en la que deberá completar

los pasos que a continuación se explican:

27


Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que

se está

registrando.

a

a

Paso 5

Paso 6

Paso 8

Paso 5.1

Paso 5.2

Paso 7

Ilustración 20

28


2

2 Para profundizar, revise la sección Duración del empleo a contrata en la página 255.

Paso 5 Designaciones: Ingrese los siguientes datos

En esta sección el sistema despliega el formulario a completar por el usuario. A continuación

se detallan cada uno de los campos.

*Cargo : Campo obligatorio. El sistema muestra dos campos más un botón de

búsqueda. Se debe seleccionar el Cargo del Funcionario, del listado

ofrecido por el segundo campo (de izquierda a derecha). En el evento que

no figure el nombre del cargo en el listado, al presionar el botón “buscar”

, se abre la pantalla Búsqueda de Cargo, donde el usuario podrá

buscar el Cargo deseado. El registro seleccionado finalmente por el

usuario, se muestra en el primer campo (de izquierda a derecha).

Grado : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, el Grado que le es

otorgado al funcionario.

*Planta : Campo obligatorio. Establecido por defecto por el sistema.

Nivel : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, el Nivel en que queda el

funcionario.

Categoría : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la Categoría que tiene el

funcionario.

*Dotación : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No si el funcionario

pertenece a la Dotación del Servicio.

*Sistema

Remuneraciones: Campo obligatorio. Se mostrará una lista con todos los sistemas de

remuneraciones ingresados en el sistema, el usuario deberá seleccionar

uno.

*Fecha Desde : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio de la contrata, bajo el

siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, lo puede

seleccionar.

*Fecha Hasta2 : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término de la contrata,

bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, lo

puede seleccionar.

*Horas

Semanales : Campo obligatorio. Se debe digitar las horas del funcionario, por defecto el

sistema da el valor de 44.

29


3

3 Para profundizar, revise la sección Cese anticipado de las contratas en la página 256.

Clasificación

de Horas : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la clasificación de las

horas que corresponda al acto administrativo:

1) Horas Ad- honorem

2) Horas Asistencia Pública

3) Horas Educación

4) Horas Médicas

5) Horas Técnicas

6) Horas Universitarias

7) Sin Información

Asignaturas : Campo opcional. Se debe digitar la asignatura a desempeñar por el

funcionario.

*Servicio de

Desempeño : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, el Servicio donde

ejercerá sus funciones el contratado, por defecto aparecerá el servicio

logueado.

Dependencia

de Desempeño : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la dependencia

asociada al Servicio donde ejercerá sus funciones el contratado.

Región : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la Región donde se

encuentra el Servicio o dependencia de desempeño.

Comuna : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la Comuna donde se


*Mientras sean

necesarios sus servicios3:

Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No en función a lo

descrito en el acto administrativo.

*Debe rendir

Caución : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No en función a lo


*¿Conserva

Cargo Titular?: Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No en función a lo


*¿Es un contrato

de Reemplazo?: Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No, según indique

el acto administrativo sobre el contrato que se está ingresando.

En caso de que el usuario seleccione la opción “SI”, se desplegará una

cantidad de campos adicionales que el usuario deberá ingresar, los cuales

se detallarán en la página siguiente (Flujo Alternativo para Contrato de

Reemplazo).

*Partida Capítulo

Programa : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la partida capítulo

programa. En caso de no encontrarse disponible el que requiere para su

acto administrativo, debe solicitarlo a la respectiva Contraparte Técnica de

su Servicio, para que ésta lo solicite a Mesa de Ayuda.

30


i. Sección Contrato de Reemplazo

Si el Usuario seleccionó la opción “SI” en el campo *¿Es un contrato en reemplazo?, dentro

del Paso 5, el sistema desplegará una sección adicional llamada “Datos de Reemplazo” la

cual es necesario completar para especificar a qué funcionario se desea reemplazar.

Datos de Reemplazo


se detallan cada uno de los campos:

* RUN del Funcionario

a reemplazar : Campo obligatorio. Se debe ingresar el RUN correspondiente al

funcionario a reemplazar.

* Otra Identificación : Se debe digitar otro tipo de verificador de identidad que posea el

interesado (ej. Pasaporte).

Después de ingresar el RUN del Funcionario a reemplazar u Otra Identificación, el

Usuario debe presionar el botón

Lista Funcionarios : Lista desplegada por el sistema (asociado al RUN que ingreso

anteriormente), se debe seleccionar el funcionario para

continuar con la codificación.

*Motivo de Reemplazo : Campo obligatorio. Se debe seleccionar de la lista el motivo del

reemplazo contemplado en el sistema, que son los siguientes:

1) Licencia Médica del reemplazado

2) Feriado del reemplazado

3) Permiso del reemplazado

4) Permiso Gremial del Reemplazado

5) Descanso compensatorio

6) Otro

* Fecha Desde : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio del motivo

del reemplazo (por ejemplo, de la licencia médica), bajo el

siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, lo

puede seleccionar.

* Fecha Hasta : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término del

motivo del reemplazo (por ejemplo, de la licencia médica), bajo

el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario,

lo puede seleccionar.

Paso 5.1

Paso 5.1

Paso 5.2

Ilustración 21

31


Datos de Subtítulos



*Subtítulo : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el subtítulo. Al

seleccionar el Subtítulo, automáticamente se llenan el Ítem, y Asignación.

*Ítem : Campo obligatorio. Se debe seleccionar el ítem asociado al subtítulo, el

cual a través del listado puede ser modificado.

*Asignación : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la asignación, el cual a través del

listado puede ser modificado.

Comentario : Campo opcional. Permite ingresar algún comentario a la designación.

Paso 6

Una vez completados los Datos de Subtítulos, el Usuario debe presionar en el botón

.

Paso 7

Paso 7

Completado el Paso 7, los Datos de Subtítulos quedarán agregados en la Lista de Subtítulo-

Ítem-Asignación (ver Ilustración 23).

b

c

Paso 8

Una vez completados los Datos de Reemplazo, el Usuario debe presionar en el botón

.

Paso 5.2

Completado el Paso 5.2, los Datos de Reemplazo quedarán agregados en la Lista de

Funcionarios a Reemplazar (ver Ilustración 22).

Ilustración 23

Ilustración 22

32


Ilustración 24

Si el Usuario desea eliminar un Subtítulo de la Lista de Subtítulo-Ítem-Asignación, debe

hacer clic en el botón .

b

Para finalizar el ingreso del formulario de Contratas Inferiores a 15 días, el Usuario debe

presionar el botón .

Paso 8

Si el Usuario desea cancelar el ingreso del caso (todo el formulario), debe hacer clic en

el botón .

c

Completados los ocho pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla

llamada “Lista de Casos”, en la cual aparecerá ingresado el RUN con los datos de la

Contrata Inferior a 15 días (ver Ilustración 24).

Si el Usuario requiere ingresar más de un caso (RUN), de acuerdo al acto administrativo

que tiene a la vista, entonces debe hacer clic en el botón , y luego repetir

desde el Paso 4 de la Etapa 4, en adelante.

d

d

Para modificar un caso ya ingresado, el Usuario debe seleccionar el caso con el botón

izquierdo de la “Lista de Casos”, y luego hacer clic en el botón ,

repitiendo desde el Paso 5 de la Etapa 5, en adelante.

e

e f g

Una vez ingresados todos los casos requeridos, el Usuario debe volver a la pantalla del

Borrador de Documento. Para ello debe presionar el botón .

Paso 9

P a s o

9

Para el eliminar un caso ya agregado, el Usuario debe seleccionar el caso con el botón

izquierdo de la “Lista de Casos”, y luego hacer clic en el botón .

f

Si el Usuario desea repetir las mismas características (idéntico caso, incluyendo fechas)

de una Contrata Inferior a 15 días para otro RUN, puede seleccionar el caso con el botón

izquierdo de la “Lista de Casos”, y luego hacer clic en el botón . Luego

se ingresa el nuevo RUN, presiona , y el caso copiado aparecerá en la Lista.

g

33


Completados los nueve pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla

“Borrador de Documento”, en ella podrá ver la cantidad de casos ingresados.

Nro. Casos : Indica la cantidad de casos ingresados.

h

h

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 6: VISTA PREVIA (ver página 153). Paso 10

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 7: ENVIAR DOCUMENTO A REGISTRO ELECTRÓNICO (ver página 156). Paso 11

Imprimir el certificado de registro y adjuntarlo al acto administrativo original. Ambos deben ser

archivados. Paso 12

Ilustración 25

34


4.5.2 PRÓRROGA DE CONTRATA4




Completar los pasos contenidos en la ETAPA 2: CÓMO CREAR UN DOCUMENTO EN



Usuario deberá elegir la opción “Prórrogas de Contrata” (Ver página 18). Paso 3

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 4: SECCIÓN AGREGAR CASOS (Ver página

21). Paso 4

Completados los cuatro pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla de Prórrogas

de Contrata (ver Ilustración 26), en la que deberá completar los pasos que a

continuación se explican:

Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que

se está registrando.

a

a

Paso 5

Paso 6

Paso 7

Paso 9

b

Paso 8

Ilustración 26

35


5


Seleccionar el nombramiento que desea prorrogar, haciendo clic en el botón izquierdo ,

correspondiente al documento. Paso 5

Si el documento que desea prorrogar no aparece, puede deberse a dos motivos:

a. No ha sido tomado de razón o registrado, según sea el caso, por lo que aún no es

parte del sistema.

b. Está inactivo, es decir, si bien está en la plataforma, no está activado para su

visualización.

Para dar solución a este inconveniente, el Usuario debe presentar el requerimiento

correspondiente a la Mesa de Ayuda SIAPER, a través del botón de ayuda dispuesto en

el sistema.

Para conocer más detalles de los documentos posibles de prorrogar, el Usuario debe

hacer clic sobre el respectivo Número de Documento, el que contiene un link hacia el

documento original.

b

Ingrese datos de la prórroga

En esta sección el sistema despliega el formulario a completar por el Usuario. A continuación

se detallan cada uno de los campos a completar:

*Fecha

Prorroga Desde: Campo obligatorio. Establecido automáticamente por el sistema.

*Fecha

Prorroga Hasta: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término de la prórroga, bajo

el siguiente formato dd/mm/aaaa, o hacer clic al calendario, lo puede

seleccionar.

*Partida Capítulo





Paso 6











Paso 7

36


Ilustración 28

Paso 8

c

d

Paso 9


.

Paso 8





c

Para finalizar el ingreso del formulario de Prórrogas de Contrata, el Usuario debe presionar el

botón .

Paso 9


el botón .

d

Completados los 9 pasos anteriores, al Usuario se desplegará nuevamente la pantalla


Prórroga de Contrata (ver Ilustración 28).

e f g

P a s o

10

Ilustración 27

37





e




f



Paso 10



g

Completados los 10 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla



h

h

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 6: VISTA PREVIA (ver página 153). Paso 11

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 7: ENVIAR DOCUMENTO A REGISTRO

ELECTRÓNICO (ver página 156).

Paso 12


archivados.

Paso 13

Ilustración 29

38


4.5.3 SUPLENCIA DISPUESTA CON PERSONAL DEL MISMO SERVICIO6

6 Para profundizar, revise la sección Suplente en la página 253.





Completar los pasos contenidos en la ETAPA 3: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS, y

luego, el Usuario deberá elegir la opción “Suplencias dispuestas con Personal del mismo

Servicio” (Ver página 18).

Paso 3


21). Paso 4


Suplencias Mismo Servicio (ver Ilustración 30), en la que deberá completar los pasos

que a continuación se explican:

Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que


a

a

Paso 5

Ilustración 30

39


Suplencia: Ingrese los siguientes datos



*Cargo : Campo obligatorio. El sistema muestra dos campos más un botón de

búsqueda. Se debe seleccionar el Cargo del Funcionario, del listado

ofrecido por el segundo campo (de izquierda a derecha). En el evento que

no figure el nombre del cargo en el listado, al presionar el botón “buscar”

, se abre la pantalla Búsqueda de Cargo, donde el usuario podrá

buscar el Cargo deseado. El registro seleccionado finalmente por el

usuario, se muestra en el primer campo (de izquierda a derecha).

*Planta : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado a qué Planta pertenece

el funcionario.

Grado : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, el Grado que le es

otorgado al funcionario.

Nivel : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, el Nivel en que queda el

funcionario.

Categoría : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la Categoría que tiene el

funcionario.

*Sistema

Remuneraciones: Campo obligatorio. Se mostrará una lista con todos los sistemas de

remuneraciones ingresados en el sistema, el usuario deberá seleccionar

uno.

*Fecha Desde : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio de la suplencia, bajo

el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, lo puede

seleccionar.

*Fecha Hasta : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término de la suplencia,


puede seleccionar.

*Horas

Semanales : Campo obligatorio. Se debe digitar las horas del funcionario, por defecto el

sistema da el valor de 44.

Clasificación

de Horas : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la clasificación de las

horas que corresponda al acto administrativo:

1) Horas Ad- honorem

2) Horas Asistencia Pública

3) Horas Educación

4) Horas Médicas

5) Horas Técnicas

6) Horas Universitarias

7) Sin Información

Paso 5

40


Dependencia

de Desempeño : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la dependencia

asociada al Servicio donde ejercerá sus funciones el suplente.

Región : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la Región donde se


Comuna : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la Comuna donde se


*Mientras sean

necesarios sus

servicios : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No en función a lo


*Debe rendir

Caución : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No en función a lo


*¿Conserva

Cargo Titular? : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No en función a lo


*Causal de

Suplencia : Campo obligatorio. Se debe seleccionar de la lista una causal de la

suplencia contemplada en el sistema, que son los siguientes:

a. Suplencia por Ausencia del Titular

b. Suplencia por Cargo Vacante

41


i. Sección Causal de Suplencia por Cargo Vacante7

7 Para profundizar, revise la sección Suplente en la página 253.

Si el Usuario seleccionó la opción “Suplencia por Cargo Vacante” en el campo * Causal de

Suplencia, dentro del Paso 5, el sistema no desplegará secciones adicionales (ver

Ilustración 31).

Ilustración 31

42


ii. Sección Causal de Suplencia por Ausencia del Titular

Si el Usuario seleccionó la opción “Suplencia por Ausencia del Titular” en el campo * Causal

de Suplencia, dentro del Paso 5, el sistema desplegará tres secciones adicionales (ver

Ilustración 32), las cuales deben ser completadas:

Ingrese RUN del Titular del cargo

RUN : Se debe ingresar el RUN correspondiente al titular del cargo.

Otra Identificación : Se debe digitar otro tipo de verificador de identidad que posea el

interesado (ej. Pasaporte).

Paso 5.2

Paso 5.2

Paso 5.4

Paso 5.5

Paso 5.3

Después de ingresar el RUN u Otra Identificación del Titular del cargo, el Usuario debe


Paso 5.3

El Usuario deberá seleccionar al titular a suplir (asociado al RUN que se ingresó

anteriormente), para continuar con el ingreso del acto administrativo. Paso 5.4

Suplencia por Ausencia del Titular

* Mientras Dure

la Ausencia del Titular : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No en

función a lo descrito en el acto administrativo.

Paso 5.5

Ilustración 32

43


Ilustración 33

* Motivo de la Suplencia : Campo obligatorio. Se debe seleccionar de la lista el motivo de

la suplencia contemplada en el sistema, que son los siguientes:

1) Licencia Médica del reemplazado

2) Feriado del reemplazado

3) Permiso del reemplazado

4) Permiso Gremial del reemplazado

5) Descanso complementario

6) Otros* (al seleccionar esta alternativa, se despliega otro

campo, donde se puede codificar el motivo de la suplencia).

Al seleccionar cualquier alternativa, se despliegan dos campos adicionales:

* Fecha Desde : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio del motivo

de la suplencia, bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al

hacer clic al calendario, lo puede seleccionar.

* Fecha Hasta : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término del

motivo de la suplencia, bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa),

o al hacer clic al calendario, lo puede seleccionar.




*Partida Capítulo












Paso 6

b

Paso 8

Paso 6

Paso 7

c

44



.

Paso 7





b

Para finalizar el ingreso del formulario de Suplencias Mismo Servicio, el Usuario debe


Paso 8


el botón .

c



Suplencia Dispuesta con Personal del Mismo Servicio (ver Ilustración 34).

d e f

P a s o

9




d




e



f

Ilustración 34

45




Paso 9




g

g

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 6: VISTA PREVIA (ver página 153).

Paso 10



Paso 11


archivados.

Paso 12

Ilustración 35

46


4.5.4 CESE DE SUPLENCIAS Y TÉRMINO DE CONTRATAS INFERIORES A 15 DÍAS8

8 Para profundizar, revise la sección CESE en la página 286.






Usuario deberá elegir la opción “Cese de Suplencias y Términos de Contratas Inferiores

a 15 días” (Ver página 18).

Paso 3


21). Paso 4

Completados los cuatro pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla de Cese de

suplencias y término de contratas (ver Ilustración 36), en la que deberá completar los

pasos que a continuación se explican:

Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que


a

a

Paso 5

Paso 6

Paso 7

b

Seleccionar el nombramiento que desea cesar, haciendo clic en el botón izquierdo ,


Respecto a las contratas, cabe recordar que mediante registro electrónico sólo se pueden

cesar aquellas contratas inferiores a 15 días.

Ilustración 36

47


Si el documento que desea cesar no aparece, puede deberse a dos motivos:


parte del sistema.


visualización.



el sistema.

Para conocer más detalles de los documentos posibles de cesar, el Usuario debe hacer

clic sobre el respectivo Número de Documento, el que contiene un link hacia el

documento original.

b

Ingrese datos del cese



*Total Trámite : Si el usuario debe registrar en el sistema un documento que viene

dispuesto a “Total Tramitación en Contraloría”, deberá seleccionar en el

campo “Total Trámite” la respuesta “SI”. De lo contrario, el sistema

REQUERIRÁ al usuario que ingrese una fecha a contar de la cual

comienza a regir el cese de funciones respectivo, estableciendo como

obligatorio el llenado del campo “Cese a Contar De” (ver¡Error! No se

encuentra el origen de la referencia. Ilustración 37).

* Cese a

Contar De : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha desde que rige el cese de

funciones señalado en el acto administrativo, bajo el siguiente formato

(dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, lo puede seleccionar.

Paso 6

*Causal de Cese: El Usuario debe seleccionar una de las causales de cese dispuestas en

este campo, y dependiendo de la opción que elijan, se activarán campos

adicionales relativos a la respectiva causal. A continuación se detallan las

distintas opciones:

Paso 6

Ilustración 38 Ilustración 37

48


910

9 Para profundizar, revise la sección Fallecimiento en la página 288.

10 Para profundizar, revise la sección Por Jubilación, pensión o renta vitalicia en la página 287.

Causal de Cese: FALLECIMIENTO9

* Fecha de

Defunción : Campo obligatorio. Se debe digitar la

fecha de defunción del occiso, bajo el

siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al

hacer clic al calendario, lo puede

seleccionar.

* Adjunta

Certificado

de Defunción : Campo obligatorio. Se debe

seleccionar la opción Sí o No.

Comentarios : Campo opcional. Permite ingresar

algún comentario.

Causal de Cese: JUBILACIÓN10

* Fecha de

Jubilación : Campo obligatorio. Se debe digitar la

fecha de jubilación señalada en el acto

administrativo, que debe corresponder

a la fecha a partir de la cual se debe

empezar a recibir la pensión o

jubilación respectiva, bajo el siguiente

formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al

calendario, lo puede seleccionar.

* Institución

Que otorga la

Jubilación : Campo obligatorio. Campo abierto que

permite ingresar el nombre de la

Institución que otorga la jubilación.


algún comentario.

Ilustración 40

Ilustración 39

49


11 12

11

Para profundizar, revise la sección Por aceptación de renuncia en la página 286.

12 Para profundizar, revise la sección Cese anticipado de las contratas en la página 256.

Causal de Cese: RENUNCIA VOLUNTARIA11

* Adjunta Carta

de Dimisión : Campo obligatorio. Se debe

seleccionar el radio button Sí o No

* Fecha de

Dimisión : Campo obligatorio. Se debe digitar la

fecha de renuncia señalada en la carta,

bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa),

o al hacer clic al calendario, lo puede

seleccionar.


algún comentario.

Causal de Cese: TÉRMINO ANTICIPADO12


algún comentario.

Para finalizar el ingreso del formulario de Cese de Suplencias y Término de Contratas

Inferiores a 15 días, el Usuario debe presionar el botón . Paso 7


llamada “Lista de Casos”, en la cual aparecerá ingresado el RUN con los datos del Cese de

Suplencias y Término de Contratas Inferiores a 15 días (ver Ilustración 41).

c d e

P a s o

8

Ilustración 43

Ilustración 42

Ilustración 41

50





c




d



Paso 8



e




f

f


Paso 9



Paso 10


archivados.

Paso 11

Ilustración 44

51


4.5.5 HONORARIOS MENORES 75 UTM / MENORES 150 UTM13

13

Para profundizar, revise la sección CONTRATADOS A HONORARIOS en la página 258.






Usuario deberá elegir la opción Honorarios menores a 75 UTM / menores 150 UTM (Ver

página 18).

Paso 3


21). Paso 4


Honorarios Menores 75 UTM / Menores 150 UTM (ver Ilustración 45), en la que deberá

completar los pasos que a continuación se explican:

52


Ilustración 45

Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que

se está

registrando.

a a

Paso 5

Paso 6

Paso 8

Paso 7

Contrato a Honorarios: Ingrese o seleccione los siguientes datos



* Modalidad : Campo obligatorio Se debe seleccionar del listado la Modalidad de la

contratación.

* Agente Público: Campo obligatorio. Se debe seleccionar de la opción Sí o No si es

contratado bajo esta figura legal.

* Descripción

de la Función : Campo obligatorio. Se debe escribir las funciones a desempeñar por el

funcionario a contratar.

* Labor : Campo obligatorio. Se debe seleccionar una de las opciones:

“ACCIDENTAL Y NO HABITUAL” o “COMETIDO ESPECIFICO”.

Paso 5

53


1415

14

Para profundizar, revise la sección Duración en la página 260.

15 Para profundizar, revise la sección Clasificación en la página 259.

* Carácter : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el carácter de la

contratación, entre las opciones “Profesional”; “Técnico”; o “Experto”.

* Situación

del Contratado : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la situación del

contratado en relación a sus vínculos con la Administración del Estado,

entre las opciones “Funcionario Del Mismo Servicio”; “Funcionario de Otro

Servicio”; “Con Honorario en el Mismo Servicio”; “Con Honorario en un

Servicio Distinto”; o “Sin Relación Laboral con el Estado”.

* Fecha Desde : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio del contrato a

honorarios, bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al


* Fecha Hasta14: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término del contrato a

honorarios, bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al


* Jornada : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, la jornada de trabajo del

funcionario.

Horario : Campo opcional. Se puede ingresar el horario que cumplirá el funcionario.

* Periodo de Pago15: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, el periodo de pago

del funcionario. Si seleccionó “Mensual”, el sistema despliega 12 campos,

los cuales debe ingresar los que a su contrato corresponda. Si seleccionó

“Global”, el sistema le despliega un campo llamado “Especifique Monto

Global”, donde Ud. debe ingresar el monto del contrato.

* Servicio de

Desempeño : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, el Servicio donde

ejercerá sus funciones el contratado, por defecto aparecerá el servicio

logueado.

Dependencia

de Desempeño : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, la dependencia asociada

al Servicio donde ejercerá sus funciones el contratado.

* Región : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, la Región donde se


* Comuna : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, la Comuna donde se


* Partida Capítulo

Programa : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, la partida del capítulo

programa conforme a la Ley de presupuestos.

* Imputación Cuenta

Complementaria: Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí posee o No imputación

cuenta complementaria. El sistema siempre desplegará opción en No.

54


i. Ingreso de Honorarios con Período de Pago MENSUAL

*Información de la Cuenta Complementaria : Campo obligatorio, éste campo se despliega si el Usuario seleccionó la

opción “SI” en el campo Imputación Cuenta Complementaria, corresponde

a un campo abierto donde se debe digitar la información que corresponda

a la cuenta complementaria.

Beneficios : Campo opcional. Se debe seleccionar del listado, el o los beneficios

estipulados en el contrato a favor del funcionario, y luego presionar el

botón para agregarlo al documento. Si desea desagregarlo solo debe

seleccionar el beneficio y presionar el botón

Comentario : Campo opcional. Se debe escribir solamente cuando el acto administrativo

requiere de una fundamentación.

Especifique valor de mensualidades:



* Especifique valor

de mensualidades : Campo obligatorio. El usuario deberá especificar el valor de

cada una de las mensualidades que especifica el documento. A

lo menos deberá ingresar 1 monto en la casilla “Valor 1”.

* Tipo de Moneda : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, el tipo de

moneda que rige al contrato.

* Monto Total del

Contrato Expresado

en pesos chilenos : Campo obligatorio. Se debe ingresar el monto total del contrato

en moneda nacional

Paso 5.1

Paso 5.1

Si el Usuario seleccionó la opción “MENSUAL” en el campo *Periodo de pago, dentro del

Paso 5, el sistema desplegará, justo a continuación de dicho campo, una sección adicional

llamada “Especifique valor de mensualidades”.

Ilustración 46

55


ii. Ingreso de Honorarios con Periodo de Pago GLOBAL

Ilustración 47

Ilustración 48

* Especifique monto

Global : Campo obligatorio. El usuario deberá especificar el valor del

contrato que indica el documento, cuando este se cancela

global.

* Tipo de Moneda : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado, el tipo de

moneda que rige al contrato.

* Monto Total del

Contrato Expresado

en pesos chilenos : Campo obligatorio. Se debe ingresar el monto total del contrato

en moneda nacional

Paso 5.1

Si el Usuario seleccionó la opción “GLOBAL” en el campo *Periodo de pago, dentro del

Paso 5, el sistema desplegará, justo a continuación de dicho campo, un campo adicional

llamado “Especifique monto Global”.

Paso 5.1

b

Paso 6

Paso 7

Paso 8

c

56



.

Paso 7





b

Para finalizar el ingreso del formulario de Honorarios menores 75 UTM / menores 150 UTM, el

Usuario debe presionar el botón .

Paso 8


el botón .

c


llamada “Lista de Casos”, en la cual aparecerá ingresado el RUN con los datos del Contrato

a Honorarios Menores 75 UTM / Menores 150 UTM (ver Ilustración 49).











Paso 6

d e f

P a s o

9

g

Ilustración 49

57





d




e



Paso 9



f




h

h


Paso 11


ELECTRÓNICO (ver página 156). Paso 12


archivados.

Paso 13

Si el Usuario desea repetir las mismas características (idéntico caso, incluyendo fechas)

de un Contrato a Honorarios para otro RUN, puede seleccionar el caso con el botón

izquierdo de la “Lista de Casos”, y luego hacer clic en el botón . Luego

se ingresa el nuevo RUN, presiona , y el caso copiado aparecerá en la Lista.

g

Ilustración 50

58


4.5.6 TÉRMINO HONORARIOS MENORES 75 UTM / MENORES 150 UTM16

16

Para profundizar, revise la sección Duración en la página 260.






Usuario deberá elegir la opción Términos Honorarios menores 75 UTM / menores 150

UTM (Ver página 18).

Paso 3


21). Paso 4

Completados los cuatro pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla de Término

Honorarios Menores 75 UTM / Menores 150 UTM (ver Ilustración 51), en la que deberá


Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que


a

a

Paso 5

Paso 6

Paso 7

b

Seleccionar el Contrato a Honorarios que desea terminar, haciendo clic en el botón izquierdo

, correspondiente al documento. Paso 5

Ilustración 51

59


Cabe recordar que mediante registro electrónico sólo se pueden terminar aquellos Contratos

a Honorarios que, sean inferiores a 75 UTM para períodos de pago mensuales, e inferiores a

150 UTM para períodos de pago globales.

Si el documento que desea terminar no aparece, puede deberse a dos motivos:


parte del sistema.


visualización.



el sistema.

Para conocer más detalles de los documentos posibles de terminar, el Usuario debe


documento original.

b

Seleccionar el Contrato a Honorarios que desea terminar, haciendo clic en el botón izquierdo

, correspondiente al documento.

* Causal de Cese: El Usuario debe seleccionar una de las causales de cese dispuestas en

este campo, y dependiendo de la opción que se elija, se activarán campos

adicionales relativos a la respectiva causal. A continuación se detallan las

distintas opciones:

Paso 5

Causal de Cese: TÉRMINO ANTICIPADO DE CONTRATO A HONORARIOS

Ilustración 52

* Fecha de

Término : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término del contrato a honorarios, bajo

el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, lo puede seleccionar.

Comentarios : Campo opcional. Permite ingresar algún comentario.

Rebaja de Monto: Campo opcional. Permite ingresar la eventual rebaja del monto convenido en el

contrato. Sólo permite anotar números.

60


Causal de Cese: TÉRMINO DE CONTRATO HONORARIOS POR ACEPTACIÓN DE RENUNCIA

Ilustración 53

* Fecha de

Término : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término del contrato a honorarios, bajo

el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, lo puede seleccionar.

* Adjunta Carta

de Dimisión : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No adjunta la carta de renuncia

el interesado, según corresponda.

* Fecha de

Dimisión : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de dimisión señalada en la carta de

renuncia del contrato a honorarios, bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer

clic al calendario, lo puede seleccionar.

Para finalizar el ingreso del formulario de Término Honorarios Menores 75 UTM / Menores

150 UTM, el Usuario debe presionar el botón . Paso 7


llamada “Lista de Casos”, en la cual aparecerá ingresado el RUN con los datos del Término

Honorarios Menores 75 UTM / Menores 150 UTM (ver Ilustración 54).

c d e

P a s o

8

Ilustración 54

61





c




d



Paso 8



e




f

f


Paso 9



Paso 10


archivados por el respectivo Servicio.

Paso 11

Ilustración 55

62


4.5.7 RENOVACIÓN HONORARIOS ASIMILADO A GRADO17

17

Para profundizar, revise la sección Clasificación en la página 259.

Ilustración 56




REGISTRO ELECTRÓNICO (Ver página 15).

Paso 2


Usuario deberá elegir la opción “Renovación Honorarios Asimilado a Grado” (Ver página

18).

Paso 3


21).

Paso 4


Renovación Honorarios Asimilado a Grado (ver Ilustración 56), en la que deberá


Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que


a

a

Paso 5

Paso 6

Paso 7

b

Paso 9

Paso 8

63


Seleccionar el nombramiento que desea renovar, haciendo clic en el botón izquierdo ,


Si el documento que desea renovar no aparece, puede deberse a dos motivos:


parte del sistema.


visualización.


correspondiente a la Mesa de Ayuda SIAPER, a través del botón de ayuda dispuesto en el

sistema.

Para conocer más detalles de los documentos posibles de renovar, el Usuario debe


documento original.

b

Ingrese fecha desde y hasta de la Renovación



* Fecha

Renovación Desde: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio de la renovación del

contrato, bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al


*Fecha

Renovación Hasta: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término de la renovación

del contrato, bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al


*Partida Capítulo




su Servicio, para que ésta lo solicite a la Mesa de Ayuda.

Paso 6










Comentario : Campo opcional. Permite ingresar algún comentario.

Paso 7

64


Paso 8

c

d

Paso 9


.

Paso 8





c

Para finalizar el ingreso del formulario de Renovación Honorarios Asimilado a Grado, el

Usuario debe presionar el botón .

Paso 9


el botón .

d



Renovación de Honorarios Asimilado a Grado (ver Ilustración 57).

e f g

P a s o

10

Ilustración 58

Ilustración 57

65





e




f



g



Paso 10




h

h


Paso 11



Paso 12


archivados.

Paso 13

Ilustración 59

66


4.5.8 PERMISOS18 Y FERIADOS19

18

Para profundizar, revise la sección PERMISOS en la página 277.

19 Para profundizar, revise la sección FERIADO en la página 275.



Paso 1



Paso 2


Usuario deberá elegir la opción “Permisos y Feriados” (Ver página 18).

Paso 3


21).

Paso 4

Completados los cuatro pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla de Permisos

y Feriados (ver Ilustración 60), en la que deberá completar los pasos que a continuación

se explican:

Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que


a

a

Paso 5

Ingrese o seleccione los siguientes datos



*Tipo de

Información : Campo obligatorio. Se despliega una lista de opciones con los tipos de

permisos o feriados que se pueden registrar. A continuación se detallan

las distintas opciones:

Paso 5

Paso 6

Ilustración 60

67


i. Tipo de Información: PERMISO CON GOCE DE REMUNERACIONES

* Fecha Desde : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio del permiso, bajo el


seleccionar.

* Fecha Hasta : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término del permiso, bajo


seleccionar.


* Total de Días : Campo obligatorio. Se debe escoger del listado la cantidad de días que

se le otorga al interesado.

Motivo : Campo opcional. Se debe escoger del listado la opción que corresponde

al motivo por el cual se otorga el permiso al interesado. En caso de que el

usuario ingrese la opción “OTRO”, el sistema agregará un campo de texto

para que el usuario escriba el motivo que corresponde. El listado de

alternativas que muestra este campo es la siguiente:

1) Trámites Personales

2) Trámites Médicos

3) Trámites por fallecimiento de Hijo o Cónyuge

4) Trámites por fallecimiento de hijo en gestación o muerte de

padre o madre

5) Trámites por Matrimonio

6) Trámites por nacimiento de hijo o adopción

7) Trámites por familiar enfermo

8) Otro (abre campo Motivo para que se especifique causa)

Paso 5.1

Paso 5.1

Ilustración 61

68


ii. Tipo de Información: Permiso especial con Goce de Remuneraciones para

Deportistas (Ley 19.712)



seleccionar.



seleccionar.


* Cuenta con la

Certificación del Instituto

Nacional del Deporte : Campo obligatorio. Se debe seleccionar la opción Sí o No. Al

seleccionar opción NO, el sistema desplegará el siguiente

mensaje al usuario:

Ilustración 63

Paso 5.2

Paso 5.2

Ilustración 62

69


iii. Tipo de Información: Permiso sin Goce de Remuneración



seleccionar.



seleccionar.


* Motivo : Campo obligatorio. Se debe escoger del listado la opción que

corresponde al motivo por el cual se otorga el permiso al interesado. En

caso de que el usuario ingrese la opción “OTRO”, el sistema agregará un

campo de texto para que el usuario escriba el motivo que corresponde. El

listado de alternativas que muestra este campo es la siguiente:

Por motivos particulares

Por permanencia en el extranjero

Becas

Otro (abre campo Motivo para que se especifique causa)

Paso 5.3

Paso 5.3

Ilustración 64

70


iv. Tipo de Información: PERMISOS GREMIALES



seleccionar.



seleccionar.


* Tiempo Total Efectivo

De Permiso Gremial : Campo obligatorio. Se debe digitar la cantidad de meses /

días / horas / minutos que corresponden al permiso otorgado

al interesado.

Paso 5.4

Paso 5.4

Ilustración 65

71


v. Tipo de Información: descanso complementario



seleccionar.



seleccionar.


** Total de Días: Campo obligatorio. Se debe escoger del listado la cantidad de días que


** Horas : Campo obligatorio. Se debe escoger del listado la cantidad de horas que


** Minutos : Campo obligatorio. Se debe escoger del listado la cantidad de minutos que


Se entenderá completado el tiempo del permiso, completando cualquiera de los

campos Total de Días, Horas y/o Minutos, los tres inclusive.

* Motivo : Campo obligatorio. Se debe escoger del listado la opción que

corresponde al motivo por el cual se otorga el descanso complementario

al interesado. El listado de alternativas que muestra este campo es la

siguiente:

1) Por trabajos extraordinarios realizados a continuación de la

jornada laboral.

2) Por trabajos nocturnos o en días sábado, domingo y festivos.

3) Asistencia a cursos de capacitación obligatorios fuera de la

jornada ordinaria de trabajo.

Paso 5.5

Paso 5.5

Ilustración 66

72


vi. Tipo de Información: FERIADO LEGAL

* Fecha Desde : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio del feriado legal,


puede seleccionar.

* Fecha Hasta : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término del feriado legal,


puede seleccionar.


Paso 5.6

Paso 5.6

Ilustración 67

73


vii. Tipo de Información: PERMISO POSTNATAL PARENTAL



seleccionar.



seleccionar.


* Tiempo Total Efectivo

de Permiso Postnatal Parental: Campo obligatorio. El usuario deberá seleccionar de la

lista el valor correspondiente a “Semanas” con una lista

desplegable que va del valor 1 al 18, y además elegir

los “Días” con una lista desplegable que va del valor

0.5 al 7. Una vez que el usuario ha completado

cualquiera de las dos listas, o ambas inclusive, se

entenderá completado el campo.

* Beneficiario del Permiso

Postnatal Parental : Campo obligatorio. El usuario deberá seleccionar del

listado la alternativa Madre o Padre.

* ¿Con reintegro laboral

de ½ jornada? : Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la

opción Sí o No, según corresponda.

Paso 5.7

Paso 5.7

Ilustración 68

74


Para finalizar el ingreso del formulario de Permisos y Feriados, el Usuario debe presionar el

botón .

Paso 6


llamada “Lista de Casos”, en la cual aparecerá ingresado el RUN con los datos de los

Permisos o Feriados (ver Ilustración 69).

b c d

P a s o

7




b




c



d



Paso 7



Ilustración 69

75



e

e


Paso 8



Paso 9


archivados.

Paso 10

Ilustración 70

76


4.5.9 CALIFICACIONES20

20

Para profundizar, revise la sección CALIFICACIONES en la página 265.



Paso 1


REGISTRO ELECTRÓNICO (Ver página 15). Recuerde que para ingresar Calificaciones,

debe seleccionar el Tipo de Documento: “Información de Personal”, tal como se muestra en la

Ilustración 72.

Paso 2

Completar los pasos contenidos en la ETAPA 3: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS (Ver

página 18). Seleccionado el Tipo de Documento: “Información de Personal”, la única materia

que podrá asociar será “Calificaciones”.

Paso 3

Completados los tres pasos anteriores, el Usuario tendrá disponible la siguiente pantalla

(ver Ilustración 71):

Los campos “Número de Documento” y “Fecha del Documento”, una vez que se

desplieguen, se rellenarán automáticamente por el sistema, al completar el paso 3.

Ilustración 72

Ilustración 71

Paso 3

77


Ilustración 73


21).

Paso 4


Calificaciones (ver Ilustración 73), en la que deberá completar los pasos que a

continuación se explican:

Esta sección

aparecen los datos

personales del

funcionario

asociado al acto

administrativo que


a

a

Paso 5

Paso 6

b

Paso 7

Seleccionar el nombramiento vigente durante el período de calificación, haciendo clic en el

botón izquierdo , correspondiente al documento. Paso 5

Si el documento que desea seleccionar no aparece, puede deberse a dos motivos:


parte del sistema.


visualización.



el sistema.

Para conocer más detalles de los documentos de nombramiento, el Usuario debe hacer


documento original.

b

c

78


2122

21

Para profundizar, revise la sección Listas de calificación y puntajes en la página 267.

22 Para profundizar, revise la sección Período de calificación en la página 265.

Ingrese datos de la calificación



*¿Calificación se

encuentra Ejecutoriada?: Campo obligatorio. El usuario debe ingresar el dato

correspondiente a la ejecución de la calificación, respondiendo a

las opciones SI o NO. En caso de ingresar la opción NO, el

sistema mostrará al usuario el siguiente mensaje:

Ilustración 74

*Lista21 : Campo obligatorio. El sistema muestra un listado de opciones de

lista correspondientes al resultado de la calificación del

interesado. El usuario deberá seleccionar una alternativa. En

caso de seleccionar la opción “OTRO” el sistema desplegará un

campo adicional “OTRA LISTA” para que especifique a qué lista

pertenece. Las opciones que muestra el listado corresponden a:

1) Lista 1

2) Lista 2

3) Lista 3

4) Lista 4

5) Otro (despliega campo “Otra Lista” para especificar el

nombre)

*Puntaje : Campo obligatorio. Es un campo abierto para que el usuario

codifique el puntaje que se le otorgó al usuario en su

calificación. Este campo permite valores numéricos de hasta dos

decimales (ej. 56,15).

Período a Calificar22

* Fecha de inicio : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de inicio del periodo

de la calificación, bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa), o al

hacer clic al calendario, lo puede seleccionar.

* Fecha de término : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha de término del

periodo de la calificación, bajo el siguiente formato

(dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, lo puede

seleccionar.

Observaciones : Campo opcional. Permite ingresar algún comentario.

Paso 6

79


Ilustración 75

Para finalizar el ingreso del formulario de Calificaciones, el Usuario debe presionar el botón

.

Paso 7


el botón .

c



Calificación ingresada (ver Ilustración 75).

d e f

P a s o

8




d




e



Paso 8



f



80



g

g


Paso 9



Paso 10


archivados.

Paso 11

Ilustración 76

81


4.5.10 LICENCIAS MÉDICAS23

El registro electrónico de una Licencia Médica, se compone de dos procesos:

PROCESO 1 : Ingresar e Informar las Licencias Médicas.

1.1. Ingresar al sistema la licencia médica emitida por el profesional competente.

1.2. Informar licencia médica a Contraloría General de la República.

PROCESO 2 : Crear Acto Administrativo y Asociarle Licencias Médicas

2.1. Crear Resolución Exenta o Decreto Exento que aprueba licencias.

2.2. Ingresar los días aprobados de cada Licencia Médica Informada.

2.3. Asociar licencias Médicas Informadas a la Resolución exenta o Decreto

exento que las aprueba.

2.4. Enviar a Registro el Acto Administrativo (Resolución Exenta o Decreto

exento) aprobatorio.

i. Proceso 1.1: INGRESAR Licencia Médica

Para registrar la Licencia Médica, el usuario deberá realizar los siguientes pasos:

23

Para profundizar, revise la sección LICENCIAS MÉDICAS en la página 281.

Paso 1

Paso 2

Paso 3 Paso 4

Ilustración 77

82







Paso 2

Dentro del Menú “Registro Electrónico”, debe hacer clic sobre el submenú “Administrar

Licencias Médicas”. Paso 3

Luego, dentro del submenú “Administrar Licencias Médicas”, debe hacer clic sobre la opción

“Ingreso Nueva Licencia”. Desplegándose la siguiente pantalla (ver Ilustración 78): Paso 4

Paso 5

El Usuario deberá ingresar el Run del funcionario o el número de la Licencia Médica que se

quiere ingresar. Paso 5

Paso 6

Una vez ingresado el Run o el número de la Licencia, deberá presionar el botón .

El sistema mostrará los datos personales del Run ingresado: Nombre, Apellido Paterno y

Apellido Materno.

Paso6

Una vez completados los 6 pasos anteriores, el sistema muestra el listado de Licencias

Médicas y Maternales pertenecientes al funcionario encontrado en la búsqueda, este

listado corresponde a todas las licencias que el funcionario tiene ingresadas en el sistema.

Además, se desplegarán los botones: , e

, tal como se muestra en la Ilustración 79.

Ilustración 78

83


Ilustración 80

El Usuario deberá presionar el botón , desplegándose la siguiente

pantalla: Paso 7

P a s o

7

En caso de que el Usuario requiera modificar una licencia médica ya ingresada al

sistema, deberá seleccionarla en el botón izquierdo: , en la licencia que corresponda,

y luego presionar el botón .

a

b

a

En caso de que el Usuario requiera eliminar una licencia médica ya ingresada al sistema,

deberá seleccionarla en el botón izquierdo: , en la licencia que corresponda, y luego


b

c

Paso 8

Paso 9

Paso 10

d

Ilustración 79

84


Esta sección aparecen los datos personales del funcionario asociado a la licencia

médica que se está registrando. c

Licencia Médica



* Número de

Licencia : Campo obligatorio. El Usuario deberá ingresar el número de

identificación de la licencia que desea registrar en el sistema.

*Fecha de emisión

de Licencia : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir fecha

de calendario adjunto.

*Fecha Inicio

Reposo : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir fecha

de calendario adjunto.

*Número de

días de licencia: Campo obligatorio. El Usuario deberá indicar el número de días de

licencia que se le otorga al interesado.

*Fecha

Término Reposo: Campo automático. El sistema mostrará la fecha que corresponde al

término del reposo en virtud de los datos ingresados anteriormente. Este

dato no podrá modificarse.

*Tipo Licencia : Campo obligatorio. Se desplegará una lista con los distintos tipos de

licencia. Dependiendo de la opción que seleccione el Usuario, se

pueden desplegar nuevos campos, los que se detallan en el paso 8.1

No se desplegarán campos adicionales si se selecciona una de las opciones:

“ENFERMEDAD O ACCIDENTE COMUN”, “PRORROGA MEDICINA PREVENTIVA”,

“ENFERMEDAD PROFESIONAL” ó “PATOLOGÍA DEL EMBARAZO”

*Características

del Reposo : Campo Obligatorio. El Usuario deberá ingresar la alternativa

correspondiente a la característica del reposo. El sistema mostrará el

siguiente listado:

a. Reposo laboral parcial

b. Reposo laboral total

Al seleccionar la opción “Reposo Laboral Parcial” el sistema abrirá un nuevo campo “*Sólo

para Reposo Parcial”, donde el Usuario deberá indicar si corresponde a; Mañana, Tarde ó

Noche, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 81

Paso 8

85


Paso 8.1 Tipo de Licencia: LICENCIA MATERNAL PRE Y POSNATAL

*Lugar de

reposo : Campo Obligatorio. El Usuario deberá ingresar la alternativa

correspondiente al lugar donde se realizará el reposo. El sistema mostrará

el siguiente listado:

Hospital

Otro domicilio

Su domicilio

Al seleccionar la opción “Otro domicilio” el sistema abrirá un nuevo campo “*Justificar si es

otro”, donde el Usuario deberá completar el campo, indicando el lugar de reposo que

corresponda, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 82

*Recuperabilidad

Laboral : Campo obligatorio. El usuario deberá responder a las opciones SI/NO

seleccionando una opción. Por defecto estará en blanco.

* Inicio Trámite

de Invalidez : Campo obligatorio. El usuario deberá responder a las opciones SI/NO

seleccionando una opción. Por defecto estará en blanco.


Si el Usuario seleccionó la opción: “LICENCIA MATERNAL PRE Y POSNATAL”, en el campo

*Tipo de Licencia, dentro del Paso 8, el sistema desplegará, justo a continuación los

siguientes campos:

* Fecha de la

Concepción : Campo obligatorio. El Usuario deberá seleccionar el mes y el año

correspondiente, señalado en la respectiva licencia médica.

Paso 8.1

Ilustración 83

86


Paso 8.2 Tipo de Licencia: ENFERMEDAD GRAVE HIJO MENOR DE 1 AÑO

Paso 8.3 Tipo de Licencia: ACCIDENTE DEL TRABAJO O DEL TRAYECTO

* Post Natal : Campo obligatorio. El usuario deberá responder a las opciones SI/NO

seleccionando una alternativa. Por defecto estará en blanco.

* Fecha de

Nacimiento del Hijo: Campo obligatorio. Se activará si y sólo si el Usuario seleccionó la

opción SI en el campo “Post Natal”.

Debe ingresar el dato correspondiente a la fecha del nacimiento del

hijo. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir fecha de

calendario adjunto.

Si el Usuario seleccionó la opción: “ENFERMEDAD GRAVE HIJO MENOR DE 1 AÑO”, en el

campo *Tipo de Licencia, dentro del Paso 8, el sistema desplegará, justo a continuación el

siguiente campo:

* Fecha de

Nacimiento del Hijo: Debe ingresar el dato correspondiente a la fecha del nacimiento del

hijo. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir fecha de

calendario adjunto.

Paso 8.2

Si el Usuario seleccionó la opción: “ACCIDENTE DEL TRABAJO O DEL TRAYECTO”, en el

campo *Tipo de Licencia, dentro del Paso 8, el sistema desplegará, justo a continuación, los

siguientes campos:

Ilustración 85

Ilustración 84

87


* Fecha del

Accidente : Campo obligatorio. El usuario debe ingresar el dato correspondiente a la

fecha del accidente del interesado. Se debe digitar la fecha

(dd/mm/aaaa), o elegir fecha de calendario adjunto.

Hora del

Accidente : Campo opcional. El usuario deberá indicar la hora en que se registró el

accidente. Campo de texto abierto, sólo acepta números y el carácter “:”

(dos puntos).

* Enfermedad

de Trayecto : Campo obligatorio. El usuario deberá responder si corresponde o no a

una enfermedad de trayecto, seleccionando una opción SI/NO. Por

defecto estará en blanco.

Paso 8.3

IDENTIFICACIÓN DEL PROFESIONAL:

En esta sección el usuario deberá ingresar los datos de identificación del Profesional que

otorgó la Licencia al interesado. Completando los siguientes campos:

Nombre Completo : Campo opcional. Campo abierto de texto, en el que se deberá digitar el

nombre y los apellidos del profesional que otorgó la licencia al interesado. RUN : Campo opcional. Se debe ingresar el número de identificación del

profesional que otorgó la licencia médica.

Especialidad : Campo opcional. El usuario deberá escribir en este campo abierto, la especialidad a la que pertenece el profesional que otorgó la licencia al interesado.

Tipo de Profesional : Campo opcional. El sistema muestra un listado con las distintas

alternativas de tipo de profesional. El usuario deberá seleccionar la que corresponde al profesional que otorgó la licencia al interesado. Las alternativas que muestra el listado son:

1) Dentista

2) Matrona

3) Médico

Paso 9

Para finalizar el ingreso del formulario de Licencias Médicas, el Usuario debe presionar el

botón .

Paso 10


el botón .

d

88


ii. Proceso 1.2: INFORMAR Licencia Médica


con la lista de Licencias Médicas.

e




Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú

“Administrar Licencias Médicas”, Se desplegarán 2 submenús: “Ingreso Nueva Licencia” y

“Asociar Licencias Médicas”.

Dentro del submenú “Administrar Licencias Médicas”, debe hacer clic sobre el submenú




Paso 12

Paso 13

Paso 14

Al ingresar a este menú, el sistema derivará al usuario a la siguiente pantalla:

Paso 15

Paso 18

Paso 16

f

g

P a s o

17

Ilustración 86

89


Una vez ingresado el campo de búsqueda, deberá presionar el botón . El sistema

mostrará las licencias médicas relativas al campo de búsqueda ingresado que aún no hayan

sido enviadas a registro mediante un acto administrativo, en la sección “Seleccione la licencia

sin Documento Asociado”.

Luego, dentro de la sección “Seleccione la licencia sin Documento Asociado”, el Usuario

deberá seleccionar en el botón la(s) licencia(s) que desee informar.

Si en la sección “Seleccione la licencia sin Documento Asociado” no aparecen las licencias

que el Usuario requiere informar, o el listado es demasiado extenso para revisarlas una a una,

él podrá buscar en el sistema las licencias médicas de sus funcionarios que hayan sido

previamente ingresadas a Siaper. Las opciones son buscarlas por Run, Número de Licencia,

por nombre y/o apellidos.

Paso 15

Paso 16

Paso 17

El Usuario debe hacer clic en el botón , desplegándose el

siguiente Mensaje de página web:

Paso 18

Finalmente, el Usuario debe hacer clic en el botón . A partir de este momento, la(s)

licencia(s) médica(s) se encontrará(n) informada(s) a Contraloría General.

Paso 19

Paso 19

En la columna “Estado Licencia”, se nominará “INFORMADA” a las licencias médicas

que se hayan informado a Contraloría General, siguiendo los 19 pasos anteriores.

Por otra parte, se nominará “EN PROYECTO” a las licencias médicas que aún no han

sido informadas a Contraloría General, por lo que aún son editables.

e

En la columna “Editar/Completar”, cuando la licencias estén aún en estado “EN

PROYECTO”, estará disponible el botón , mediante el cual se podrá editar haciendo

clic sobre él.

f

Para conocer más detalles sobre los datos ingresados anteriormente en la Licencia

Médica, el Usuario debe hacer clic sobre el respectivo Número de Licencia, el que

contiene un link hacia el documento original.

g

Ilustración 87

90


iii. Proceso 2.1:. Crear acto administrativo

Nota: El acto administrativo creado para asociarlo a la Licencia Médica aparecerá en la parte inferior del

listado de licencias sin Documentos Asociado, en la sección “Búsqueda de Documentos” (ver Ilustración

88).



Paso 1



Paso 2


Usuario deberá elegir la opción “Licencias Médicas y Maternales” (Ver página 18). Paso 3

Una vez que el Servicio ha emitido el acto administrativo correspondiente, en que apruebe

la(s) licencia(s) médica(s), y este se encuentre totalmente validado (con número de folio,

fecha, firma de la autoridad correspondiente y las visaciones que, según sea el caso,

correspondan), entonces el Usuario deberá proceder con el Proceso 2.1, Crear el Acto

Administrativo, que se detalla a continuación.

91


iv. Proceso 2.2:. Ingresar los Días Aprobados en cada Licencia Médica Informada











Paso 5

Paso 6

Paso 7


P a s o

8

Paso 10

P a s o

9

Ilustración 88

92


El Usuario debe completar, obligatoriamente, los siguientes campos en la(s) licencia(s)

médica(s) seleccionada(s):

* Condición Final : Aparecerán las siguientes opciones:

1) APROBADA

2) RECHAZADA

3) REDUCIDA

El usuario podrá seleccionar sólo una.

En el caso de que haya seleccionado “APROBADA” el sistema

autocompletará los valores de las “Fecha Desde Aprobado” y

“Fecha Hasta Aprobado” con los existentes en la Fecha Desde

y Fecha Hasta, sin posibilidad de editar.

En el caso de que haya seleccionado “REDUCIDA”, el Usuario

deberá rellenar por lo menos una de las fechas aprobadas,

“Fecha Desde Aprobado” o “Fecha Hasta Aprobado”, según

corresponda.

Si el usuario selecciona la opción “RECHAZADA”, los campos

“Fecha Desde Aprobado” y “Fecha Hasta Aprobado” quedarán

en blanco, y el campo “N° Días(s) Aprobado(s)” se rellenará con

el valor 0. Estos datos no podrán ser editados.

* Fecha Desde

Aprobado : Campo editable sólo si la Condición Final es “REDUCIDA”. El

usuario debe digitar en formato dd/mm/aaaa la data desde que se

inicia la licencia aprobada.

* Fecha Hasta


usuario debe digitar en formato dd/mm/aaaa la data de término de

los días de licencia aprobados.

* Número Días(s)


usuario debe digitar en formato dd/mm/aaaa el número de días de

licencia aprobados.

Se entenderán los campos “Aprobado”, como las fechas que se indican en el Decreto

o Resolución que está emitiendo el Servicio.

Paso 8 Luego, dentro de la sección “Seleccione la licencia sin Documento Asociado”, el Usuario

deberá seleccionar en el botón la(s) licencia(s) que desee asociar.

Paso 9

El Usuario debe hacer clic en el botón .

Paso 10

93


v. Proceso 2.3:. Asociar Licencias Médicas Informadas al Acto Administrativo que las

Aprueba

Ilustración 89

En la misma pantalla con que se trabajó en el PROCESO 2.2: (Ver Ilustración 89), se

deben seguir los siguientes pasos.

Paso 11 Dentro de la sección “Seleccione la licencia sin Documento Asociado”, el Usuario deberá

seleccionar en el botón la(s) licencia(s) que desee asociar.

Paso 12 Dentro de la sección “Seleccione un Documento para Asociar a las Licencias Seleccionadas”,

el Usuario deberá seleccionar en el botón el acto administrativo que creó anteriormente en

el PROCESO 2.1.

Paso 11

Paso 12

Paso 13

Paso 13 Una vez seleccionadas, tanto la(s) licencia(s) médica(s), como el Acto Administrativo, el

Usuario deberá presionar el botón .

El usuario podrá acceder más rápido al documento borrador correspondiente en la Sección

“Búsqueda de Documentos”, digitando el número del acto administrativo que desea asociar a la

licencia médica, y luego presionando el botón .

a

a

94


Sólo desaparecerán del listado “Licencia sin documento asociado”, las licencias médicas

que ya han sido asociadas al documento RESOLUCION EXENTA o DECRETO EXENTO.

Por su parte, estos últimos se mantendrán en la sección “Lista de Documentos”, en la

medida que no sean enviados a Registro, ya que se podrá seguir asociando licencias

médicas a dicho acto administrativo.

Si el usuario no ha informado la licencia médica o no ha completado los datos

obligatorios de las columnas Fecha Desde Aprobado, Fecha Hasta Aprobado y N° Días

Aprobados.

El sistema no permitirá asociarla al documento, arrojando el siguiente mensaje:

Ilustración 90

95


vi. Proceso 2.4:. Enviar a Registro el Acto Administrativo aprobatorio

Completar los pasos contenidos en la fase BUSCAR DOCUMENTOS EN LA BANDEJA DE

DOCUMENTOS, ingresando el Número del Acto Administrativo (Decreto Exento o Resolución

Exenta).

Paso 1


Paso 2



Paso 3


archivados.

Paso 4

96


4.5.11 RESPALDOS MÉDICOS

El registro electrónico de un Respaldo Médico, se compone de dos procesos:

PROCESO 1 : Ingresar e Informar los Respaldos Médicos.

1.3. Ingresar al sistema el respaldo médico emitido por el profesional competente.

1.4. Informar respaldo médico a Contraloría General de la República.

PROCESO 2 : Crear Acto Administrativo y Asociarle Respaldos Médicos

2.5. Crear Resolución Exenta o Decreto Exento que aprueba respaldos.

2.6. Asociar Respaldos Médicos Informados a la Resolución Exenta o Decreto

Exento que los aprueba.

2.7. Enviar a Registro el Acto Administrativo (Resolución Exenta o Decreto

exento) aprobatorio.

i. Proceso 1.1. INGRESAR Respaldo Médico

Para registrar el Respaldo Médico, el usuario deberá realizar los siguientes pasos:

Paso 1

Paso 2

Paso 3 Paso 4

Ilustración 91

97







Paso 2

Dentro del Menú “Registro Electrónico”, debe hacer clic sobre el submenú “Administrar

Licencias Médicas”. Paso 3

Luego, dentro del submenú “Administrar Licencias Médicas”, debe hacer clic sobre la opción

“Ingreso Nueva Licencia”. Desplegándose la siguiente pantalla (ver Ilustración 92): Paso 4

Paso 5

El Usuario deberá ingresar el Run del funcionario que se quiere ingresar. Paso 5

Paso 6

Una vez ingresado el Run, deberá presionar el botón . El sistema mostrará los

datos personales del Run ingresado: Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno.

Paso 6

Una vez completados los 6 pasos anteriores, el sistema muestra el listado de Licencias y

Respaldos Médicos pertenecientes al funcionario encontrado en la búsqueda, este listado

corresponde a todas las licencias y respaldos médicos que el funcionario tiene ingresadas

en el sistema.

Además, se desplegarán los botones: , ,

e , tal como se muestra en la

Ilustración 94.

Ilustración 92

98


El Usuario deberá presionar el botón , desplegándose el

siguiente mensaje:

Ilustración 93

Donde el Usuario deberá presionar el botón .

Paso 7

P a s o

7

En caso de que el Usuario requiera modificar una licencia o un respaldo médico ya

ingresado al sistema, deberá seleccionarlo con el botón izquierdo: , en el documento

que corresponda, y luego presionar el botón .

a

b

a

En caso de que el Usuario requiera eliminar una licencia o un respaldo médico ya

ingresado al sistema, deberá seleccionarlo con el botón izquierdo: , en el documento


b

c

El botón permite al Usuario ingresar sólo licencias médicas.

En el caso de los Respaldos Médicos, se debe seguir el Paso 7.

c

Ilustración 94

99


Ilustración 95

Esta sección aparecen los datos personales del funcionario asociado al Respaldo

Médico que se está registrando. d

d

Paso 8

e

Respaldo Médico



* Número de

Documento

de Respaldo : Campo obligatorio. Se podrá completar de dos formas:

1. Si el documento que el Usuario tiene a la vista posee un N°

correlativo propio, se deberá digitar manualmente por el

Usuario.

2. En caso de que el documento no posea número, entonces el

Usuario deberá presionar el botón

permitiendo que Siaper asigne un número automático, el que

será correlativo por Servicio.

*Fecha de Emisión : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir

fecha de calendario adjunto.

Paso 8

Paso 9

100


* Institución que

otorga el documento : Campo obligatorio. El Usuario deberá seleccionar una de las

siguientes opciones:

1) Mutual de seguridad

2) Asociación Chilena de Seguridad

3) Instituto de seguridad del Trabajo

4) Hospital Militar de Santiago

5) Hospital Militar del Norte

6) Hospital DIPRECA

7) Hospital de Carabineros

8) Hospital Naval

9) Hospital Clínico “Gral. Dr. Raúl Yazigi”

10) Centros de salud CAPREDENA

*Fecha Inicio Reposo: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir

fecha de calendario adjunto.

*Número de

Días de Respaldo : Campo obligatorio. El Usuario deberá indicar el número de días de

reposo que se le otorga al interesado.

*Fecha Término

Reposo : Campo automático. Se rellenará con la información indicada en el

campo anterior.

*Tipo Licencia

Médicas FFAA : Campo obligatorio. El Usuario deberá seleccionar una de las

siguientes opciones:

1) Enfermedad común o lesión

2) Medicina preventiva

3) Licencia Maternal pre y post natal

4) Enfermedad grave hijo menor de 1 año

5) Accidente en acto de servicio

6) Enfermedad profesional

7) Patología del embarazo

8) No aplica

Características

del Reposo : Campo Opcional. El Usuario deberá ingresar la alternativa

correspondiente a la característica del reposo. El sistema mostrará el

siguiente listado:

1) Reposo laboral parcial

2) Reposo laboral total

Paso 8

101


Para finalizar el ingreso del formulario de Respaldos Médicos, el Usuario debe presionar el

botón .

Paso 9


el botón .

e

Completados los 9 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla con

la lista de Licencias Médicas y Respaldos Médicos.

Lugar de reposo : Campo Opcional. El Usuario deberá ingresar la alternativa

correspondiente al lugar donde se realizará el reposo. El sistema

mostrará el siguiente listado:

1) Hospital

2) Otro domicilio

3) Su domicilio

4) Unidad

Comentarios : Campo Opcional. Permite ingresar algún comentario.

Paso 8

102


ii. Proceso 1.2. INFORMAR Respaldo Médico

f





“Administrar Licencias Médicas”, Se desplegarán 3 submenús: “Ingreso Nueva Licencia”,

“Asociar Licencias Médicas” y “Asociar Respaldo Médico”.


“Asociar Respaldo Médico”.



Paso 11

Paso 12

Paso 13


Paso 17

Si en la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado” no aparecen los

respaldos médicos que el Usuario requiere informar, o el listado es demasiado extenso para

revisarlos uno a uno, podrá buscar en el sistema los respaldos médicos de sus funcionarios

que hayan sido previamente ingresados a Siaper. Las opciones son buscarlos por Run,

nombre y/o apellidos.

Paso 14

Paso 15

g h

P a s o

16

Paso 14

Ilustración 96

103



mostrará los respaldos médicos relativos al campo de búsqueda ingresado, y que aún no

hayan sido enviados a registro mediante un acto administrativo, en la sección “Seleccione

Respaldo Médico sin Documento Asociado”.

Luego, dentro de la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado”, el

Usuario deberá seleccionar en el botón el (los) Respaldo (s) que desee informar.

Paso 15

Paso 16



Ilustración 97

Finalmente, el Usuario debe hacer clic en el botón . A partir de este momento,

el(los) Respaldo(s) Médico(s) se encontrará(n) informado(s) a Contraloría General.

Paso 17

En la columna “Estado Respaldo Médico”, se nominará “INFORMADA” a los respaldos

médicos que se hayan informado a Contraloría General, siguiendo los 17 pasos

anteriores.

Por otra parte, se nominará “EN PROYECTO” a los respaldos médicos que aún no han

sido informados a Contraloría General, por lo que aún son editables.

f

En la columna “Editar/Completar”, cuando los respaldos médicos estén aún en estado

“EN PROYECTO”, estará disponible el botón , mediante el cual se podrá editar

haciendo clic sobre él.

g

Para conocer más detalles sobre los datos ingresados anteriormente en el respaldo

médico, el Usuario debe hacer clic sobre el respectivo Número Respaldo Médico, el que


h

104


iii. Proceso 2.1. Crear acto administrativo


pasos:


el(los) respaldo(s) médico(s), y este se encuentre totalmente validado (con número de folio,




Paso 1

Paso 2

Paso 3






Paso 2



Ilustración 98

105




a

a

Paso 4




Paso 4

Paso 5




1) Decreto Exento



Paso 5

Ilustración 100

Ilustración 99

106




siguientes campos:

Paso 6











al portal.












Paso 6

Ilustración 101

107



materias al acto administrativo sometido a Registro, pudiendo ingresar más de una materia por cada acto

administrativo. Para ello deberá seguir los siguientes pasos:




Paso 7

Paso 7

Paso 8

P a s o

9

Seleccionar la opción Respaldo Licencia Médicas FFAA, dentro de las alternativas que

despliega el campo “Materias de Ingreso”.

Paso 8

Ilustración 103

Ilustración 102

108


Ilustración 104

Una vez seleccionada la materia en el listado, se debe presionar el botón

Paso 9


Documento”.



Una vez agregada la materia, se recomienda presionar el botón , ya que le

dará vida electrónica al Acto Administrativo, permitiendo que posteriormente pueda ser


Paso 10

Paso 10

b

c


deberá seleccionarla en el botón izquierdo: (ver Ilustración 104), en la materia





b



c

Ilustración 105

109


iv. Proceso 2.2. Asociar Respaldos Médicos Informados al Acto Administrativo que los

Aprueba






Paso 2



“Administrar Licencias Médicas”, Se desplegarán 3 submenús: “Ingreso Nueva Licencia”,

“Asociar Licencias Médicas” y “Asociar Respaldo Médico”.


“Asociar Respaldo Médico”.

Paso 3

Paso 4

Paso 5

Paso 6

Paso 7

a

Ilustración 106

110


Paso 5 Dentro de la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado”, el Usuario

deberá seleccionar en el botón el(los) respaldo(s) que desee asociar.

Paso 6 Dentro de la sección “Seleccione un Documento para Asociar a los Respaldos Médicos

Seleccionados”, el Usuario deberá seleccionar en el botón el acto administrativo que creó

anteriormente en el PROCESO 2.1.

Paso 7 Una vez seleccionadas, tanto el(los) Respaldo(s) Médico(s), como el Acto Administrativo, el


Sólo desaparecerán del listado “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado”, los

Respaldos Médicos que ya han sido asociados al documento RESOLUCIÓN EXENTA o

DECRETO EXENTO. Por su parte, estos últimos se mantendrán en la sección “Lista de

Documentos”, en la medida que no sean enviados a Registro, ya que se podrá seguir

asociando respaldos médicos a dicho acto administrativo.


“Búsqueda de Documentos”, digitando el número del acto administrativo que desea asociar al

Respaldo Médico, y luego presionando el botón .

a

Si el Usuario no ha informado el(los) Respaldo(s) Médico(s), el Sistema no permitirá

asociarlo al documento, arrojando el siguiente mensaje:

Ilustración 107

111


v. Proceso 2.3. Enviar a Registro el Acto Administrativo aprobatorio






Paso 2

Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú “Bandeja de

Documentos”, desplegándose la siguiente pantalla (ver Ilustración 108).

Paso 3

Paso 2

Paso 3

Paso 1

P a s o

4.1

P a s o

4.2

Paso 5

Ilustración 109

Ilustración 108

112


Respuesta 1: “Operación Exitosa”

Cuando el documento borrador enviado a Registro cumpla las condiciones de:

a. Contener por lo menos una materia asociada.

b. Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada.

c. No haber sido registrado anteriormente en CGR (esto significa que cada

documento debe tener un número y fecha distintos)

La respuesta del sistema será exitosa y el documento será correctamente registrado en la base

de datos de Contraloría General.

Desde el sistema, emergerá una nueva ventana que mostrará el siguiente mensaje: “Su

documento ha sido Registrado exitosamente”.

Adicionalmente ofrecerá al usuario, a través de un botón, la opción de “Ver Certificado de

Registro”, el cual, de ser accionado, descargará un archivo en formato PDF con el Certificado

de Registro correspondiente.

De esta manera, el sistema podrá arrojar distintos resultados según el acto administrativo a

registrar, los cuales podrán ser:


Registro”, el cual, de ser accionado, descargará un archivo en formato PDF con el

Certificado de Registro correspondiente.

El Usuario tendrá dos alternativas para buscar un documento, la primera es ingresando el

número de documento en el campo del mismo nombre, y luego presionando el botón

.

Paso 4.1

La segunda opción es presionando el botón , permitiendo mostrar al

Usuario TODOS los documentos en proceso de creación del Servicio. Paso 4.2

El Usuario deberá seleccionar el documento y presionar el botón .

Paso 5

Ilustración 110

113


El usuario deberá imprimir el certificado, y adjuntarlo al documento original, archivándolo en

su servicio, para su posterior control.

Ilustración 111

Ilustración 112

114


Respuesta 2: “Documento ya Registrado en CGR”

Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de:

a. Contener por lo menos una materia asociada.

b. Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada.

Pero existe un documento que ya se encuentra registrado en la base de datos de

Contraloría General, con igual número y fecha, el sistema mostrará una ventana

emergente con el siguiente mensaje:

Ilustración 114

Respuesta 3: “Documento sin Casos”

a. Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de:

b. Contener por lo menos una materia asociada.

c. No haber sido registrado anteriormente en CGR (número y fecha de

documento distintos)

Sin embargo, exista la condición de NO haber agregado caso alguno al documento

borrador que desea ser enviado a Registro, la respuesta del sistema será mostrar al

usuario en una ventana emergente con el siguiente mensaje:

Ilustración 113

El sistema ofrecerá al usuario el botón “Aceptar” el cual, de ser accionado, retornará

al usuario a la página de creación de documentos.

El sistema no permitirá el envío a registro de un documento que no contenga casos

ingresados.

115


4.5.12 MODIFICA/RECTIFICA EN REGISTRO ELECTRÓNICO

La materia Modifica/Rectifica, permitirá registrar aquellos actos administrativos que, a su vez,

modifiquen/rectifiquen/amplíen-complementen a otros actos administrativos.

Las materias a las cuales es posible de aplicar el modifica/rectifica, son las siguientes:

1. Cese de suplencias y término de contratas

2. Contratas Inferiores a 15 días.

3. Honorarios Menores a 75 UTM / menores150 UTM

4. Prórroga de Contratas

5. Suplencias mismo Servicio

Para ello, el (la) Usuario(a) deberá seguir los pasos que a continuación se detallan:

i. ETAPA 1: CREAR UN DOCUMENTO MODIFICA/RECTIFICA EN REGISTRO

ELECTRÓNICO


pasos:

Paso 1

Paso 2

Paso 3






Paso 2



Ilustración 115

116




a




Paso 4




1) Decreto Exento



Sin embargo, la materia Modifica/Rectifica sólo está disponible para Decretos Exentos

o Resoluciones Exentas.

Paso 5

Paso 5

Paso 4 a

Ilustración 117

Ilustración 116

117


Paso 6



siguientes campos:











al portal.












Paso 6

Ilustración 118

118


ii. ETAPA 2: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS


materias al acto administrativo sometido a Registro, pudiendo ingresar más de una materia por cada

acto administrativo. Para ello deberá seguir los siguientes pasos:




Paso 7

Paso 7

Recuerde que para documentos Modifica/Rectifica, debe haber seleccionado Decreto Exento

o Resolución Exenta.

P a s o

9

Seleccionar la opción Modifica/Rectifica, dentro de las alternativas que despliega el campo

“Materias de Ingreso”.

Paso 8

Ilustración 119

Ilustración 120

Paso 8

119








b


Documentos, deberá presionar el botón . c




Paso 10

b

c


Documento”.

Paso 9

Paso 10

Una vez agregada la materia, se recomienda presionar el botón , ya que le

dará vida electrónica al Acto Administrativo, permitiendo que posteriormente pueda ser


Ilustración 122

Ilustración 121

120


iii. ETAPA 3: SECCIÓN AGREGAR CASOS


Usuario deberá ingresar los casos (Número de RUN) de los interesados que dispone el acto administrativo a

registrar para cada materia ya asociada.


Ilustración 123


Asociadas” (ver Ilustración 124).







Paso 11

Paso 12

Paso 11

Paso 12

Paso 13

f

d

e g

Paso 13

Ilustración 124

121


Para retornar a la página inicial del “Borrador del Documento”, el Usuario debe hacer clic

en el botón .


actualmente se encuentra ingresando.

Por Run: Sirve solamente para comprobar si el funcionario existe en la base de datos.

No es para agregar un caso a la materia del documento.

El usuario podrá agregar e identificar en la Lista de Casos cada uno de los interesados

(RUN) que contiene el acto administrativo en la materia que se quiere Registrar. Para

ello deberá accionar el botón “Agregar” dispuesto en la parte inferior de la pantalla.

d

e

f

g

Paso 14

Paso 15

Se debe digitar RUN del interesado, u otra identificación, según sea el caso, en la casilla que

corresponda. El formato de ingreso es sin puntos y con guión (Ej. 22222222-2), el que será

validado por el sistema.

Presionar el botón .

Al aceptar el RUN u Otra Identificación, será derivado al formulario de ingreso de la materia

Modifica/Rectifica.

Paso 14

Paso 15

Ilustración 125

122


iv. ETAPA 4: FORMULARIO DE INGRESO MODIFICA/RECTIFICA

Ilustración 126

Completados los 15 pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla

Modifica/Rectifica (ver Ilustración 126), en la que deberá completar los pasos que a

continuación se detallan:

P a s o

17

Paso 16

h

i

k

Paso 18

Paso 19

Esta sección aparecen los datos personales del funcionario asociado al acto administrativo que

se está registrando. h

Se debe seleccionar la Materia a Modificar o Rectificar, según lo que indique el acto

administrativo que se tiene a la vista. Las opciones son las siguientes:

1) Cese de suplencias y término de contratas

2) Contratas Inferiores a 15 días.

3) Honorarios Menores a 75 UTM / menores150 UTM

4) Prórroga de Contratas

5) Suplencias mismo Servicio

Paso 16

j

123


Una vez seleccionada la Materia a Modificar o Rectificar, inmediatamente a continuación,

en la sección “Seleccione Documento a Modificar/Rectificar”, al Usuario se le desplegará un

listado con todos los documentos disponibles de modificar para la materia específica

seleccionada anteriormente. Por ejemplo, si seleccionó Prórroga de Contratas, sólo se le

desplegarán documentos asociados al Run, que contengan dicha materia.

Seleccionar el documento que desea modificar/rectificar, haciendo clic en el botón izquierdo

, correspondiente al acto administrativo. Paso 17

Para conocer más detalles de los documentos posibles de cesar, el Usuario debe hacer


documento original.

i

Si el documento que desea prorrogar no aparece, puede deberse a dos motivos:

a. No ha sido registrado, por lo que aún no es parte del sistema.


visualización.



el sistema.

124


Ingrese los siguientes datos



*Materia de

Ingreso : Campo obligatorio. Al Usuario se le desplegará un listado en que deberá

seleccionar sólo una de las opciones, de entre las que a continuación se

indican:

AMPLIA-COMPLEMENTA

MODIFICA

RECTIFICA

*Total Trámite : Si el usuario debe registrar en el sistema un documento que viene

dispuesto a “Total Tramitación en Contraloría”, deberá seleccionar en el

campo “Total Trámite” la respuesta “SI”. De lo contrario, el sistema

REQUERIRÁ al Usuario que ingrese una fecha a contar de la cual

comienza a regir el Modifica/Rectifica respectivo, estableciendo como

obligatorio el llenado del campo “Fecha Desde”.

* Fecha Desde : Este campo será obligatorio sólo si en el campo Total Trámite se

seleccionó la respuesta “NO”. Se debe digitar la fecha desde que rige el

Modifica/Rectifica señalado en el acto administrativo, bajo el siguiente

formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, también se puede

seleccionar.

Descripción

del Cambio : Campo opcional. El Usuario podrá ingresar cualquier información

atingente al Acto Administrativo Modifica/Rectifica.

Paso 18

El botón , permite regresar a la Lista de Casos.


el botón .

Para continuar con el Proceso, el Usuario debe hacer clic en el botón .

j

k

Paso 19

125


Ilustración 127

Una vez completados los 19 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará el formulario de

la materia escogida, con los datos del documento que se ingresaron originalmente, los que

el Usuario podrá modificar o rectificar, según corresponda.

Después de haber hecho las modificaciones correspondientes, es decir, sólo las que se

indican en el acto administrativo que se tiene a la vista, entonces el Usuario deberá hacer

clic en el botón , volviendo a la siguiente pantalla:

P a s o

20

e f g











e

f

g

Paso 20

126


Ilustración 128



Paso 22 Paso 21

h


Al presionar el botón , se muestra la visualización del documento

con todos los campos ingresados por el Usuario. Se recomienda al Usuario ver la vista previa,

para validar la información ingresada en el sistema antes de enviarla a registro.

h

Paso 21

Al presionar el botón , permitirá al Usuario guardar y enviar a

Registro Electrónico el documento. Paso 22

Completados los 22 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará el Certificado de Registro,

el cual se recomienda imprimir y adjuntar al acto administrativo original, y proceder a su

archivo.

127


4.5.13 ANULACIÓN Y CORRECCIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRADOS EN SIAPER

REGISTRO ELECTRÓNICO

Para la corrección de documentos exentos que fueron ingresados incorrectamente y registrados en la plataforma SIAPER Registro Electrónico por los usuarios de los Servicios Públicos sujetos a registro electrónico, ya sea por errores en la codificación de la información o por omisión de algún dato o RUN. Al respecto, Contraloría General ha establecido un procedimiento que en términos generales implica la anulación en el sistema del acto que fue registrado, y con ello, la habilitación en la Bandeja de Documentos del Servicio que solicita la corrección de su documento exento, de un nuevo documento que contendrá la misma información del anulado, el que denominaremos documento clon. De esta forma, el usuario del Servicio al que le será asignado el documento clon podrá corregir el error de codificación y registrar el acto administrativo de manera correcta en el sistema. Es importante establecer que este procedimiento sólo podrá efectuarse sobre actos administrativos exentos correspondientes a las siguientes materias:

1) Cese de Suplencias y termino de contratas 2) Contratas inferiores a 15 días 3) Honorarios menores 75 UTM /menores 150 UTM 4) Prorroga de Contratas 5) Renovación Honorarios asimilado a grado 6) Suplencias mismo servicios 7) Termino honorarios menores 75 UTM / menores 150 UTM

A continuación, se describen los pasos del procedimiento en cuestión.

i. ETAPA 1: solicitar a mesa de ayuda la anulación de un documento registrado en

SIAPER RE

La solicitud sólo podrá ser realizada por la Contraparte Técnica del Servicio, pues de esta manera, se

resguardará la seriedad de la solicitud, considerando las graves consecuencias que ello tiene, ya que de

accederse a la solicitud se anulará un documento en la base de datos de Contraloría.

Ahora bien, si la Contraparte Técnica de su Servicio no posee clave de usuario en SIAPER RE, y por lo

tanto, no puede acceder al botón “Ayuda“, el usuario deberá señalar dentro de la “Descripción de su Caso”

(que más adelante se indica) que su Contraparte Técnica ha autorizado la presente solicitud, indicando el

nombre y cargo de aquella.

El botón Ayuda se ubica en el costado superior derecho de la pantalla al ingreso del Sistema.

Usted debe ingresar su solicitud a través del botón Ayuda habilitado en la plataforma SIAPER

RE. Paso 1

128


Una vez que haga clic en el botón debe seleccionar “Solicitud de atención”, en ese momento se desplegará

el formulario que deberá completar para realizar su solicitud.

Paso 2

Ilustración 129

Ilustración 130

Ilustración 131

Completar Formulario de Solicitud de atención. Usted deberá ingresar en el campo Tipo de

Solicitud la opción “Anulación de Documento registrado para corrección”.

Paso 2

129


Las 3 áreas posibles de corregir son:

1. Datos del Encabezado del documento registrado

Paso 3

Ilustración 132

Ilustración 133

En el campo “Descripción de su caso”, usted debe:

1. Identificar claramente el documento que requiere corregir (Tipo de Documento,

Número de Documento, Fecha de Documento, N° de Folio del Certificado de

Registro, y Dependencia del Documento, si corresponde).

2. Identificar el nombre del usuario de SIAPER RE de su Servicio a quien se le deberá

asignar el documento para que realice la corrección.

3. Especificar la o las áreas del documento que se desea corregir, señalando

expresamente a cuál de estas tres corresponde: ENCABEZADO DEL DOCUMENTO,

CASOS DE LA MATERIA ASOCIADA AL DOCUMENTO, O, CAMPOS DEL

FORMULARIO DE LA MATERIA ASOCIADA AL DOCUMENTO.

4. OBLIGATORIAMENTE SE DEBE ESPECIFICAR EL ERROR de registro cometido y

que ahora se desea anular o corregir, de tal manera que pueda ser evaluado por la

Unidad de Atención de Usuarios SIAPER (Mesa de Ayuda) antes de continuar con

tan delicado procedimiento.

Paso 3

130


2. Casos de la materia asociada al documento registrado

3. Campos del Formulario de la materia asociada al documento registrado

El Usuario NO PODRÁ, a través de esta funcionalidad, agregar o eliminar materias de

un documento que ya fue registrado

Ilustración 134

Ilustración 135

131


En el campo “Archivo Adjunto” debe adjuntar una copia del acto exento (documento original)

que fue registrado en SIAPER RE.

Paso 4

De faltar alguno de los antecedentes mencionados en los pasos 2, 3 y 4 la Mesa de

Ayuda NO efectuará la anulación del documento.

Paso 4

Paso 5

Ilustración 137

Ilustración 136

Una vez completados los pasos anteriores, debe hacer clic en el botón para remitir

la solicitud de atención a la Mesa de Ayuda Siaper.

Paso 5

132


Recepción de correo electrónico enviado por Mesa de Ayuda. Paso 6

Visualización del Documento Clon en la Bandeja de Documentos Paso 7

ii. ETAPA 2: Mesa de Ayuda anula documento y genera documento clon

El usuario responsable de esta etapa será el Usuario Asignado informado por la Contraparte Técnica en su solicitud de atención

Una vez que la Mesa de Ayuda haya recibido la solicitud con todos los antecedentes solicitados, y

procesado el requerimiento el usuario a quien le fue asignado el documento recibirá el siguiente correo

electrónico:

“El sistema ha generado el documento borrador N°xx, de xx/xx/xxxx, del (Nombre del Servicio), de acuerdo

a la solicitud enviada a Mesa de Ayuda, el cual se encuentra disponible en su Bandeja de Documentos. Le

recordamos que el plazo para efectuar la modificación al documento borrador generado es de 5 días

hábiles.”

Este correo identificará el documento que fue clonado y que se encuentra disponible en la Bandeja de

Documentos del Servicio, y establecerá el plazo para efectuar la modificación. Este plazo es de 5 días,

cumplidos estos el documento desaparecerá de su bandeja y deberá realizar una nueva solicitud a mesa de

ayuda.

El Documento Clon aparecerá en la Bandeja de Documentos del Servicio asignado a Usted, y contendrá la

misma información del acto que solicitó anular, por ende, tendrá el mismo número de documento y fecha de

documento, podrá diferenciarlo del resto de documentos por la columna Estado de Documento, la cual

indicará CLONADO.

Ilustración 138

133


Visualización del Acto Administrativo Anulado en la Bandeja de Certificados Paso 8

Así también, una vez que el usuario respectivo haya recepcionado el correo electrónico antes señalado,

dicho usuario podrá visualizar el documento original que fue registrado en Contraloría en la Bandeja de

Certificados, corroborando que este aparezca con estado ANULADO.

Por su parte, al hacer clic en el icono del certificado de Registro del documento Anulado, se desplegará el

Certificado de Registro con una marca de agua que señala su Estado “ANULADO”, conjuntamente con la

Fecha de Anulación.

Ilustración 139

Ilustración 140

134


Seleccionar el Documento Clon en la Bandeja de Documentos para modificarlo. Paso 9

Una vez seleccionado, haga clic en el botón Ver/Editar Documento Paso 10

Corregir documento clon. Paso 11

iii. ETAPA 3: Corrección de DOCUMENTO CLON

El usuario de Siaper Registro Electrónico al cual se le asignó el documento clon, deberá buscarlo en su

Bandeja de Documentos ingresando el número de documento o bien ordenar por Estado de Documento,

recuerde que este documento tendrá Estado CLONADO.

Ilustración 142

Ilustración 141

135


Una vez que se hace clic en el botón “Ver/Editar Documento” el Sistema lo derivará al documento y según

sea el área que se solicitó a Mesa de Ayuda corregir, usted podrá:

Cuando el área informada por el usuario en la solicitud de atención corresponda únicamente a Encabezado

del Documento, sólo quedarán habilitados esos campos, quedando bloqueados los casos y campos de los

formularios asociados no apareciendo los botones para ver ni agregar casos.

Cuando el Tipo de Modificación seleccionada por el usuario corresponda sólo a Casos asociados o Campos del Formulario los campos del Encabezado del Documento quedarán bloqueados, no permitiendo su modificación.

Todos los campos del Encabezado del Documento quedarán habilitados para modificarse a

Se bloquean los casos y campos de los formularios asociados b

Los campos del Caso Asociado quedarán habilitados para su modificación d

Todos los campos del Encabezado del Documento quedarán bloqueados, al igual que los campos

del Formulario.

c

Ilustración 144

Ilustración 143

136


Enviar el documento ya corregido a Registro. Paso 12

El documento clonado NUNCA tendrá habilitados los botones “Agregar Materia” y “Eliminar Materia”. Esto para impedir que se pueda modificar la materia asociada al documento.

iv. ETAPA 4: ENVIAR DOCUMENTO A REGISTRO ELECTRÓNICO

Una vez Usted haya corregido el documento clon es momento de enviar a Registro Electrónico, para lo cual

podrá hacer clic en el botón Guardar y Enviar a Registro de la página inicial del Editar Documento, ó

Ilustración 145

Ilustración 146

Los botones de los campos “Agrega Materia” y “Elimina Materia” no se encuentran habilitados

en los documentos clonados.

e

137


Si el documento cumple con todas las condiciones requeridas el sistema registrará el acto

exitosamente y emitirá el Certificado de Registro. Paso 13

Desde la Bandeja de Documentos, buscar y luego seleccionar el documento clon, y hacer clic en el botón

Enviar a Registro.

El sistema desplegará una ventana con el mensaje “Su documento ha sido Registrado exitosamente”,

desde la cual Usted podrá acceder al certificado haciendo clic en el botón Ver Certificado de Registro.

Se desplegará entonces el Certificado de Registro, el cual tendrá un nuevo número de Folio, distinto del

número del documento anulado y en la parte inferior, sobre el código de barras, aparecerá la fecha de

creación del documento original en el sistema y su fecha de modificación, siendo esta última la fecha en que

se registró el documento clon.

Ilustración 147

Ilustración 148

138


Finalmente en la Bandeja de Certificados de Registros Usted podrá visualizar tanto el documento Anulado y

el documento Registrado Electrónicamente.

Documento en Estado “Anulado” f

Documento en Estado “Registrado Electrónicamente” g

Ilustración 149

Ilustración 150

139


CONSIDERACIONES DE INTERÉS

El documento clonado permanecerá en la Bandeja de Documentos asignado al usuario indicado por la Contraparte Técnica para ser corregido y enviado a Contraloría para su registro sólo por 5 días hábiles. Una vez transcurrido este plazo, es decir, al sexto día, el documento debe desactivarse, eliminándose de la Bandeja de Documento del Servicio. El documento sólo podrá ser activado nuevamente realizando una nueva solicitud fundamentada por parte de la Contraparte Técnica a la Mesa de Ayuda, de la misma forma que se describió en la Etapa 1.

140


4.5.14 DEJA SIN EFECTO PERMISOS Y FERIADOS

i. ETAPA 1: CREAR UN DOCUMENTO DEJA SIN EFECTO EN REGISTRO

ELECTRÓNICO

Para crear un documento en Siaper Registro Electrónico, el Usuario deberá realizar los siguientes pasos:






Paso 2


Documento”, se desplegará la pantalla “Borrador del Documento” (ver Ilustración 152).

Paso 3

Ilustración 151

141




a




Paso 5

Ilustración 152

Ilustración 153

142





1) Decreto Exento



Sin embargo, la materia Deja sin Efecto sólo está disponible para Decretos Exentos o

Resoluciones Exentas.

Paso 5



siguientes campos:











al portal.

Ilustración 154

143


ii. ETAPA 2: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS


materias al acto administrativo sometido a Registro, pudiendo ingresar más de una materia por cada acto

administrativo. Para ello deberá seguir los siguientes pasos:















Ilustración 155

144


Recuerde que para documentos Deja sin Efecto debe haber seleccionado Decreto Exento o

Resolución Exenta.

Seleccionar la opción Deja sin Efecto, dentro de las alternativas que despliega el campo

“Materias de Ingreso”.





Documento”.

Ilustración 157

Ilustración 156

145


Paso 10 c

b

Paso 10 c

b

Una vez agregada la materia, se recomienda presionar el botón , ya que

le dará vida electrónica al Acto Administrativo, permitiendo que posteriormente pueda ser


Paso 10









b

c

Ilustración 158

146


iii. ETAPA 3: SECCIÓN AGREGAR CASOS


Usuario deberá ingresar los casos (Número del Documento que desea Dejar sin Efecto) de los interesados

que dispone el acto administrativo (Deja sin Efecto) a registrar para cada materia ya asociada.


Paso 11


Asociadas” (ver Ilustración 160).

Paso 11

Para ingresar el caso, el Usuario debe hacer clic en el botón . Paso 12



Paso 13

d


Paso 13


actualmente se encuentra ingresando. d

Ilustración 160

Ilustración 159

Paso 12

147




Paso 14

Paso 15

Se debe digitar el NÚMERO DE DOCUMENTO, que desea Dejar sin Efecto (recuerde que

sólo se puede dejar sin efecto un acto administrativo cuya materia de ingreso corresponda a

un Permiso o Feriado).

Paso 14


Al aceptar el NÚMERO DE DOCUMENTO, será derivado al formulario de ingreso de la

materia Deja sin Efecto.

Ilustración 161

148


iv. ETAPA 4: FORMULARIO DE INGRESO DEJA SIN EFECTO

Completados los 15 pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla de Deja sin

Efecto (ver Ilustración 162), en la que deberá completar los pasos que a continuación se

detallan:


* Tipo Documento: Campo obligatorio. Al seleccionar el menú desplegable del campo “Tipo

Documento”, permitirá ver el listado de alternativas (Resolución Exenta, Decreto Exento,

Resolución Exenta de Personal o Decreto Exento de Personal). Se debe ingresar el tipo de

documento del acto administrativo que desea dejar sin efecto.

*Número Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar el número del acto

administrativo que se desea Dejar sin Efecto.

*Año: Campo obligatorio, corresponde al año del documento que desea Dejar sin Efecto.

*Servicio: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el nombre del

Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado al portal.

*Materia del Documento: Campo obligatorio. Al seleccionar el menú desplegable, se

desplegará por defecto la materia de “Permisos y Feriados”.

Paso 16

Paso 16

Paso 17

Ilustración 162

149



mostrará los documentos relativos al campo de búsqueda ingresado del documento que

desea dejar sin efecto que hayan sido registrados Electrónicamente.

Respuestas del sistema:

“Existen coincidencias en la Bandeja de Documentos”, En el caso que el sistema

contenga actos administrativos que cumplan las condiciones señaladas, estos se desplegarán

en La Lista de Documentos, el Usuario deberá escoger sólo uno.

“No existen coincidencias en la Bandeja de Documentos” Si en la Bandeja de

Documentos del Servicio no contiene actos administrativos que cumplan las condiciones

señaladas por el Usuario (Tipo, Número y Año de Documento), debidamente Registrados, el

listado aparecerá en blanco y se desplegará el siguiente aviso.”No se han encontrado

resultados para la búsqueda”

Paso 17

Si el documento que desea Dejar sin Efecto no aparece, puede deberse a dos motivos:

a. No ha sido registrado, por lo que aún no es parte del sistema.


visualización.



el sistema.

Paso 18

Paso 19

f

e

Ilustración 163

150


Una vez realizada la búsqueda del documento, aparecerá en la parte inferior de la pantalla en

la sección llamada “Lista de Documentos”. El Usuario deberá seleccionar el documento que

desea Dejar sin Efecto, haciendo clic en el botón izquierdo , correspondiente al acto

administrativo.

Paso 18


Si el Usuario desea cancelar el documento que desea dejar sin efecto, debe hacer clic

en el botón .

f


llamada “Lista de Casos”, en la cual aparecerá el documento que Deja sin Efecto (ver

Ilustración 164).

Si el Usuario desea ver el despliegue del documento que desea dejar sin efecto, deberá

posesionarse sobre el número de documento y hacer clic.

e

g h i

P a s o

20

Si el Usuario requiere ingresar más de un caso (Número de Documento que desea Dejar

sin Efecto) de acuerdo al acto administrativo que tiene a la vista, entonces debe hacer

clic en el botón , y luego repetir desde el Paso 14 de la Etapa 4, en adelante.

g

Ilustración 164

151





h



Paso 20



i



j

Paso 21 Paso 22

Ilustración 165

152


Paso 16

Paso 17


j




Paso 21


Registro Electrónico el documento. Paso 22

Completados los 22 pasos de este instructivo, al Usuario se le desplegará el Certificado de

Registro, el cual se recomienda imprimir y adjuntar al acto administrativo original, y proceder

a su archivo.

153


4.6 ETAPA 6: VISTA PREVIA

Una vez ingresado un acto administrativo al sistema, el Usuario podrá revisarlo y validarlo, antes de

enviarlo a Registro a la Contraloría General de la República. Para lo cual existen dos alternativas para

acceder al ícono de la vista previa del documento que se encuentra ubicado en la página de “Borrador de

Documentos”, las que se describen a continuación:

Alternativa 1: “CREAR DOCUMENTOS”

El Usuario al completar cada uno de los campos del formulario de la materia asociada, el sistema retornará a la siguiente página, en la cual el Usuario podrá realizar las siguientes acciones sobre el documento:

El Usuario debe presionar el botón para retornar a la página “Borrador de

Documentos”, donde se encuentran entre otras funciones, el botón vista previa.

Paso 1.1

Paso 1.1

Completado el Paso 1.1, el Usuario tendrá activada la pantalla la siguiente pantalla (ver

Ilustración 167).

Ilustración 166

154


Alternativa 2: “Bandeja de Documentos”


DOCUMENTOS (Ver página 163). Paso 1.2

Completado el Paso 1.2, el Usuario tendrá activada la siguiente pantalla (ver Ilustración

167).




Paso 2

Paso 2

Completado el Paso 2, se desplegará una nueva ventana con la vista previa

correspondiente, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 167

155


a b

Permite imprimir la vista previa. a

Este botón indica cerrar la página de la vista previa. b

Ilustración 168

156


4.7 ETAPA 7: ENVIAR DOCUMENTO A REGISTRO ELECTRÓNICO

Al igual que la vista previa, para enviar a Registro Electrónico un documento, el Usuario tiene dos

alternativas:

Alternativa 1: “CREAR DOCUMENTOS”

El Usuario al completar cada uno de los campos del formulario de la materia asociada, el sistema retornará a la siguiente página:

Ilustración 170

El Usuario debe presionar el botón para retornar a la página “Borrador de

Documentos”, donde se encuentran entre otras funciones, el botón guardar y enviar a

registro.

Paso 1.1

Paso 1.1

Completado el Paso 1.1, el Usuario tendrá activada la siguiente pantalla (ver Ilustración

170).

Paso 1.2

Ilustración 169

157


Alternativa 2: “Bandeja de Documentos”


Registro Electrónico el documento.

Paso 1.2






Paso 2



Paso 3

Paso 2

Paso 3

Paso 1

P a s o

4.1

P a s o

4.2

Paso 5

Ilustración 172

Ilustración 171

158


Respuesta 1: “Operación Exitosa”

Cuando el documento borrador enviado a Registro cumpla las condiciones de:

Contener por lo menos una materia asociada.

Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada.

No haber sido registrado anteriormente en CGR (esto significa que cada

documento debe tener un número y fecha distintos)

La respuesta del sistema será exitosa y el documento será correctamente registrado en la base

de datos de Contraloría General.

Desde el sistema, emergerá una nueva ventana que mostrará el siguiente mensaje: “Su

documento ha sido Registrado exitosamente”.


Registro”, el cual, de ser accionado, descargará un archivo en formato PDF con el Certificado

de Registro correspondiente.

De esta manera, el sistema podrá arrojar distintos resultados según el acto administrativo a

registrar, los cuales podrán ser:


Registro”, el cual, de ser accionado, descargará un archivo en formato PDF con el

Certificado de Registro correspondiente.



.

Paso 4.1


Usuario TODOS los documentos en proceso de creación del Servicio. Paso 4.2

El Usuario deberá seleccionar el documento y presionar el botón . Paso 5

Ilustración 173

159


El usuario deberá imprimir el certificado, y adjuntarlo al documento original, archivándolo en

su servicio, para su posterior control.

Ilustración 174

Ilustración 175

160


Respuesta 2: “Documento ya Registrado en CGR”


- Contener por lo menos una materia asociada.

- Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada.

Pero existe un documento que ya se encuentra registrado en la base de datos de

Contraloría General, con igual número y fecha, el sistema mostrará una ventana

emergente con el siguiente mensaje:

Ilustración 176

Respuesta 3: “Documento sin Casos”


- Contener por lo menos una materia asociada.

- No haber sido registrado anteriormente en CGR (número y fecha de

documento distintos)

Sin embargo, exista la condición de NO haber agregado caso alguno al documento

borrador que desea ser enviado a Registro, la respuesta del sistema será mostrar al

usuario en una ventana emergente con el siguiente mensaje:

Ilustración 177

El sistema ofrecerá al usuario el botón “Aceptar” el cual, de ser accionado, retornará

al usuario a la página de creación de documentos.

El sistema no permitirá el envío a registro de un documento que no contenga casos

ingresados.

161


De acuerdo a lo revisado en este capítulo:

1. ¿Cuáles son los tipos de documentos posibles de registrar

electrónicamente?

(Para mayor información, ver página 10).

2. ¿Para qué sirve el Tipo de Documento INFORMACIÓN DE PERSONAL?

(Para mayor información, ver página 18)

3. ¿Qué materias de ingreso son posibles de registrar mediante un

Decreto Exento o una Resolución Exenta?


4. ¿Detalle los dos procesos de registro electrónico de una licencia

médica?


5. ¿Qué hacer en caso de error de digitación del acto administrativo en la

plataforma SIAPER RE?


6. ¿Qué debe hacer con el Certificado de Registro?


162


5. CAPÍTULO II: HERRAMIENTAS DEL SISTEMA


1. Búsqueda de documentos en

borrador o registrados a través de las

bandejas respectivas.

2. Obtener información del Usuario

dueño de la contraseña y del personal

del mismo Servicio.

163


5.1 BUSCAR DOCUMENTOS EN LA BANDEJA DE DOCUMENTOS

La Bandeja de Documentos, permite al Usuario:

1) Buscar documentos por el número de documento, que no han sido enviados a registro.

2) Permite mostrar todos los documentos ingresados al sistema que no han sido enviados a

registro.

3) Dirigirse a la pantalla de crear documento

4) Enviar el documento a Registro, a la base de datos de la Contraloría General de la República.

5) Eliminar un documento.






Paso 2



Paso 3

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Ilustración 178

164


a

e f

d

b



.

Paso 4.1

P a s o

4.1


Usuario TODOS los documentos en proceso de creación de Servicio. Paso 4.2

P a s o

4.2

Lista de Documentos: En esta área se despliegan los documentos en estado borrador

(Resolución Exenta, Decreto Exento, Información de Personal), que el Servicio ha

ingresado al sistema. Todas las columnas de esta Lista pueden ser ordenadas en forma

creciente o decreciente, en función del criterio del Usuario, presionando el nombre de la

columna.

a

La columna Propietario indica qué Usuario ingresó el documento al sistema. Cabe

destacar que sólo los documentos de propiedad de un Usuario sólo se podrán

administrar por el mismo, sin que otros usuarios puedan editar o enviar a registro tales

documentos.

b

Opciones: Filas por página, en esta área se puede seleccionar cuantos documentos

muestre la “Lista de Documentos”, desde el listado que muestra la página. Puede

seleccionar 5, 10, 20, 30, 50, 100 o 600 documentos por página.

c

c

Permite al usuario, retornar a la primera página de la lista de documentos.

Permite al usuario retornar a la página anterior de la lista de documentos

Permite al usuario avanzar a la página siguiente de la lista de documentos

Permite al usuario avanzar a la última página de la lista de documentos

d

Si el Usuario requiere ver o editar el documento, debe seleccionarlo desde la sección “Lista

de Documento”, haciendo clic en el botón , y luego presionando el botón

.

Paso 5

Paso 5

Ilustración 179

165


5.2 BANDEJA DE CERTIFICADOS DE REGISTRO

El usuario tendrá la posibilidad de ver e imprimir los documentos que se tramitaron en la plataforma SIAPER

Registro Electrónico, cuando lo estime conveniente, para eso deberá seguir los siguientes pasos:

Permite al usuario, enviar el documento para su Registro en la Base de Datos de CGR

para su validación. e

Permite al usuario, eliminar un documento en estado Borrador de la lista que muestra la

Bandeja de Documentos. Para ello deberá marcar el documento haciendo clic en el

botón ubicado en la primera columna de la sección “Lista de Documentos” y luego


f






Paso 2


Certificados de Registro”, desplegándose la siguiente pantalla (ver Ilustración 181).

Paso 3

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Ilustración 180

166


El Usuario tendrá tres opciones para buscar un documento, la primera es por “Número

Documento”, seleccionando el botón , y luego ingresando el número de documento en el

campo del mismo nombre, y finalmente presionando el botón .

Paso 4.1

La segunda opción es por “Rango de Fechas” seleccionando el botón , y luego digitando

las fechas (desde-hasta), el cual no puede ser superior a un mes, y finalmente presionando el

botón .

Paso 4.2

Lista de Certificados de Registro: En esta área se despliegan los documentos en estado

registrado (Resolución Exenta, Decreto Exento, Información de Personal), que el

Servicio ha ingresado al sistema. Todas las columnas de esta Lista pueden ser

ordenadas en forma creciente o decreciente, en función del criterio del Usuario,

presionando el nombre de la columna.

a

Opciones: Filas por página, en esta área se puede seleccionar cuantos documentos

muestre “Lista de Documentos”, desde el listado que muestra la página. Puede

seleccionar 5, 10, 20, 30, 50, 100 o 600 documentos por página.

b

Permite al usuario, retornar a la primera página de la lista de documentos.

Permite al usuario retornar a la página anterior de la lista de documentos

Permite al usuario avanzar a la página siguiente de la lista de documentos

Permite al usuario avanzar a la última página de la lista de documentos

c

La tercera opción es presionando el botón , permitiendo mostrar al Usuario

TODOS los documentos que fueron enviados a Registro Electrónico. Paso 4.3

Paso 4.2 Paso 4.3

Paso 4.1

a

b c

Permite ver la vista previa del documento que fue enviado a registro, el Usuario debe

hacer clic sobre el número de dicho documento.

d

d

Permite visualizar el Certificado de Registro del documento tramitado en SIAPER

Registro Electrónico, el Usuario debe hacer clic sobre el ícono .

e

e

Ilustración 181

167


5.3 PESTAÑA INFORMACIÓN PERSONAL

El primer paso es seleccionar la pestaña “Información Personal”. Se desplegará un menú:

“Datos Personales”.

Paso 1

Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Datos Personales”. Se desplegarán tres

submenús: “Datos Personales”, “Ficha Resumen”, y “Hoja de Vida Funcionaria”.

Paso 2

Luego, dentro del Menú “Datos Personales, debe hacer clic sobre el submenú “Datos

Personales”.

Al seleccionar la opción “Datos Personales”, el sistema despliega 31 campos posibles de

contener información en relación al Usuario que está operando en el sistema. Información

personal tal como sus Nombres, fecha de nacimiento, Dirección, etc.

Paso 3.1

Paso 1

Paso 2

Paso 3.1 Paso 3.2

Paso 3.3

Ilustración 182

Ilustración 183

168


Luego, dentro del Menú “Datos Personales, debe hacer clic sobre el submenú “Ficha

Resumen”.

Al seleccionar la opción “Ficha Resumen”, el sistema despliega los antecedentes del Usuario

logueado en el sistema y el detalle de sus actos administrativos en relación a las materias de

Designación, Honorarios, Estudios e Inhabilidades.

Ilustración 184

Paso 3.2

169


Luego, dentro del Menú “Datos Personales, debe hacer clic sobre el submenú “Hoja de Vida

Funcionaria”.

Al seleccionar la opción “Hoja de Vida Funcionaria”, el sistema permite consultar sobre los

actos administrativos ingresados a Contraloría en relación al usuario logueado en el sistema,

entregando información histórica y vigente del funcionario. El sistema despliega una tabla en

la cual el usuario puede seleccionar conforme a:

Ilustración 185

Paso 3.3

a

b

Habilitar o Deshabilitar Todos: Permite seleccionar todo el listado de “Temas de estudio

y Estados para consultar” de una sola vez al hacer clic sobre , o bien borrar toda la

lista seleccionada, haciendo clic nuevamente.

a

Paso 4

170


Permite seleccionar por temas, para ello debe hacer clic, sobre la materia que desea

consultar. b

El botón permite al Usuario desplegar las materias seleccionadas que desea

consultar.

Paso 4

Una vez que el Usuario seleccionó las materias que desea consultar, para este ejemplo, se

seleccionó del listado “Tema Estudio” las materias “Nombramientos” y Ceses de Funciones”

(ver Ilustración 185), el sistema despliega la información en listas separadas conforme a

las materias seleccionadas, como se muestra en la siguiente pantalla:

Para conocer los detalles de cada documento, el Usuario debe hacer clic sobre su

número. c

El botón permite retornar a la página anterior. d

c

d

Ilustración 186

171


5.4 MENÚ ADMINISTRAR FUNCIONARIO

El sistema posibilita consultar la Hoja de vida de los funcionarios correspondientes al servicio logueado.

Para acceder a esta funcionalidad el Usuario debe realizar los siguientes pasos:


“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.

Paso 1

Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Adm.Funcionario”. Se desplegará un

submenú: “Buscar Funcionario”.

Paso 2

Luego, dentro del Menú “Adm.Funcionario, debe hacer clic sobre el submenú “Buscar

Funcionario”.

Paso 3

Paso 1

Paso 2 Paso 3

BUSCAR FUNCIONARIO

Con este aplicativo el usuario podrá conocer los datos personales y acceder a la hoja de

vida, la que contiene el detalle de cada uno de los actos administrativos que esta

Contraloría General ha tomado conocimiento.

Una vez seleccionado el submenú “Buscar Funcionario”, el sistema mostrará la siguiente

pantalla al usuario:

Ilustración 187

172


Búsqueda desde la pestaña “Búsqueda de Funcionarios”

Búsqueda desde la pestaña “Búsqueda de Funcionarios Activos/Pasivos”

La pestaña “Búsqueda de Funcionarios”, permite buscar la información en base al Run,

Rol o Pasaporte, sólo requiere seleccionar y completar uno de los campos para realizar

la búsqueda.

a

Seleccione un Servicio: Campo de llenado automático. El sistema mostrará al usuario el

nombre del servicio que corresponde por defecto y el usuario activar su selección .

b

a

b

La pestaña “Búsqueda de Funcionarios Activos/Pasivos”, permite buscar la información

en base a los siguientes parámetros: Nombres, Apellido Paterno, Apellido Materno, sólo

requiere el llenado de uno de los campos para realizar la búsqueda.

c

Seleccione Tipo Funcionario: El usuario deberá activar su selección . d

c

d

c

e Paso 4

Ilustración 188

Ilustración 189

173


Ilustración 190

Seleccione un Servicio: Campo de llenado automático. El sistema mostrará al usuario el

nombre del servicio que corresponde por defecto y el usuario activar su selección . e

El botón permite al usuario, realizar la búsqueda conforme a los datos ingresados. Paso 4

Una vez ingresados los datos para la búsqueda, el sistema muestra los resultados de ésta

en una Lista de Funcionarios con las respuestas coincidentes existentes en la base de

datos de Contraloría General.

La Lista de Funcionario permitirá al usuario consultar los Datos Personales y la historia del

funcionario en la Administración del Estado.

El Usuario podrá consultar los datos personales del funcionario ingresado, haciendo clic

sobre el nombre del funcionario. f

El link ubicado en la columna “Hoja de Vida”, permitirá al usuario consultar el historial del

funcionario en la Administración del Estado, haciendo clic sobre la frase Hoja de Vida. g

f g

Paso 4

174



1. ¿En qué submenú debo buscar un documento guardado (en borrador), y por

ende, que aún no ha sido enviado a registro electrónico? (Para mayor

información, ver página 163).

2. ¿Dónde puedo encontrar un respaldo de los certificados de registro

emitidos? (Para mayor información, ver página 165).

175


6. CAPÍTULO III: ¿QUÉ HACER SI REQUIERE

AYUDA?


1. Función del Botón de Ayuda SIAPER

RE.

2. Formato del formulario de solicitud de

atención.

3. Detalles del proceso a seguir ante la

presentación de un requerimiento a la

Unidad de Atención de Usuarios

SIAPER.

176


6.1 MESA DE AYUDA

Para canalizar las inquietudes, requerimientos, problemas y/o mejoras en el sistema, se encuentra habilitado

un servicio de Mesa de Ayuda, ubicado en la parte superior de la pantalla al ingreso del sistema.

Al presionar el botón , el sistema despliega un link llamado “Solicitud de Atención”,

el que está disponible para que el usuario acceda a registrar su requerimiento.

Paso 1

Paso 1

Al hacer clic sobre el link “Solicitud de atención”, el sistema despliega un formulario que debe

ser completado íntegramente por el usuario, para exponer su necesidad de ayuda por el

personal de la Contraloría.

Paso 2

Paso 2

Ilustración 192

Ilustración 191

177


Ilustración 193

Paso 3

Paso 4

DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DEL FORMULARIO: “SOLICITUD DE ATENCIÓN”

Nombre del

Funcionario : Campo obligatorio Lo da por defecto el sistema en función del

usuario logueado.

Correo Electrónico : Campo obligatorio. Lo da por defecto el sistema en función del

usuario logueado.

División/Regional/Servicio: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado a que

repartición pertenece.

Oficina : Campo obligatorio. Se debe ingresar a que unidad organizacional

en particular pertenece.

Teléfono : Campo obligatorio. Se debe ingresar un teléfono certero de contacto

y/o recados.

Materia : Campo obligatorio. El sistema lo despliega por defecto.

Tipo de Solicitud : Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado que tipo de

solicitud presenta, o bien la que más se acerque a lo que el usuario

requiera.

Descripción de su caso : Campo obligatorio. Se debe ingresar el requerimiento puntual que

desea el usuario.

Archivo Adjunto : Campo opcional. Se puede adjuntar algún documento que respalde

o justifique el requerimiento solicitado, previamente guardado en su

PC. Presionando el botón, puede buscar dicho archivo

dentro de su sistema.

Paso 3

Finalmente, el Usuario debe hacer clic en el botón para remitir la solicitud de

atención a la Mesa de Ayuda Siaper.

Paso 4

Una vez enviado el requerimiento de ayuda, el sistema envía un mensaje a la casilla de

correo electrónico del usuario, donde se le indica su número de caso, el cual es único y

particular de su requerimiento. El servicio de Mesa de Ayuda tiene un tiempo de respuesta

de 24 horas hábiles, en el cual se indicará el plazo de solución al incidente, en el caso que

corresponda.

178



1. ¿Cómo se solicita ayuda y/o soporte en SIAPER RE?


179


7. CAPÍTULO IV: PROCESO DE CARGA MASIVA


1. Manejo de la funcionalidad de

CARGA MASIVA de grandes

volúmenes de datos.

2. Aspectos de fondo y de forma que se

deben cumplir para un proceso de

carga exitoso.

3. Ubicar el proceso de carga masiva

dentro de las etapas de Registro

Electrónico SIAPER RE.

180


CARGA MASIVA

A continuación se describe el proceso de realización de Cargas Masivas en el sistema SIAPER de

Contraloría General. Ante lo cual, el Usuario debe tener las siguientes consideraciones:

1. La modalidad de cargas masivas está pensada para que el Usuario pueda extraer la información

desde su propio sistema informático de administración de personal, y poder cargarla directamente al

sistema Siaper RE a través de una planilla .csv tipo Excel (archivo plano).

2. De acuerdo al punto anterior, se recomienda que el poblamiento de la información de la planilla .csv

tipo Excel, se realice de manera electrónica directamente de la base de datos del Servicio, y en

ningún caso se recomienda ingresar los datos de forma manual a la planilla, ya que ante ese

escenario, es preferible ingresar la información vía formulario, tal como se describe en las ETAPAS

4 y 5.

3. Por otra parte, el proceso de carga masiva se ideó para un gran volumen de datos, ya que en

aquellos documentos que sólo tengan unos pocos casos, es preferible ingresar la información vía

formulario, tal como se describe en las ETAPAS 4 y 5.

4. Las materias posibles de acogerse a este proceso, son:

a. PRORROGA DE CONTRATA

b. PERMISOS Y FERIADOS

c. CALIFICACIÓN

d. LICENCIAS MÉDICAS

5. Dentro del proceso de registro electrónico descrito a lo largo del presente manual, las cargas

masivas como tal, reemplazan exclusivamente el paso de “agregar casos”, por lo que el resto de los

pasos deben realizarse de igual manera.

181


7.1 CARGA MASIVA DE PRÓRROGAS DE CONTRATA24

24

Para profundizar, revise la sección EMPLEOS A CONTRATA en la página 255.



Paso 1



Paso 2


Usuario deberá elegir la opción “Prórrogas de Contrata” (Ver página 18).

Paso 3

Seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús: “Adm.Funcionario”, “Carga

Masiva” y “Registro Electrónico”. Paso 4

Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Carga Masiva”. Se desplegarán tres

submenús: “Seleccionar Planilla”, “Cargar Planilla” y “Listado de Cargas de Planillas”

Paso 5

Luego, dentro del Menú “Carga Masiva”, debe hacer clic sobre el submenú “Seleccionar

Planilla”. Paso 6

Paso 4

Paso 6

Paso 5

Ilustración 194

182


Una vez que ingresa al submenú “Seleccionar Planilla”, el sistema desplegará una lista de las materias que

pueden ser cargadas masivamente: “Calificación”, “Licencia Médica”, Permisos y feriados” y “Prorroga

Contrato”.

Con esta acción podrá descargar el archivo definido para su acto administrativo, Sólo sobre este archivo

usted, podrá trabajar, poblando la planilla a través de su sistema de información.

Características del archivo

Archivo en formato “*.csv.”. Los ficheros CSV (del inglés comma-separated values) son un tipo de documento en formato abierto, sencillo, para representar datos en forma de tabla.

Un registro por línea; cada registro debe identificar a un funcionario.

Los caracteres dentro de una celda son ilimitados, no obstante la información contenida debe corresponder a la definición de cada campo.

Los datos numéricos deben ser números enteros sin decimales.

Los datos alfanuméricos y alfabéticos deben estar alineados a la izquierda y sin espacio posterior al último carácter.

Los caracteres a informar en los campos alfabéticos deben corresponder al rango de letras entre la A y la Z (en mayúsculas), además de caracteres de puntuación, guiones y apostrofes.

Todas las columnas son obligatorias, salvo las excepciones señaladas expresamente por Servicio.

Paso 8.1

Paso 8 La información se debe ingresar de acuerdo a los siguientes parámetros:

Paso 8

Debe seleccionar la planilla correspondiente a la materia “Prorroga contrato” y presionar el

botón

Paso 7

Paso 7

Ilustración 195

Ilustración 196

183


Instrucciones generales sobre entrega de información en la planilla

La o las planilla(s) deben presentar información por funcionario en cada una de sus filas, y en las columnas debe incluir sólo las características que correspondan a cada campo solicitado, conforme a las definiciones encontradas en este documento.

No agregue ninguna columna antes, entre o después de los campos, ni agregue información adicional no solicitada.

Mantenga el orden señalado para los campos definidos en la planilla csv.

Respete los códigos definidos por la plataforma SIAPER, cualquier otra nomenclatura provocara error en el proceso de validación. Utilice la codificación señalada en la columna CÓDIGO de cada tabla.

Asegúrese de no agregar espacios en blanco antes o después de cada código o dato ingresado.

Entregue la información en valores; no incluya fórmulas de ningún tipo.

Paso 8.2

Descripción de cada uno de los campos que se deben ingresar en la planilla de carga masiva. Los que se describen a partir de la página siguiente:

Paso 8.3

184


“PRÓRROGAS DE CONTRATA”

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "A"

Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones

6 Sin límite Identificador de Planilla, el número 6 en la columna "A" indica al sistema que la Planilla es para cargar las “Prórrogas de Contrata”.

Usted no debe completar este campo, el sistema lo arroja en forma automática, al seleccionar la planilla.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "B"


0 Sin límite Corresponde a la línea o fila que se cargará de su registro. Validador técnico del campo -Campo numérico (debe ser = 1 para cada línea o fila) -Debe informarse siempre

1 (Al ingresar el código 1, significa que el sistema lee la línea o fila informada)

Usted debe completar este campo con el dígito 1, cada vez que ingrese un Run, si usted no completa este campo, la información en su csv, no será capturada por el sistema.

185


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "C"


RUN Sin límite Corresponde al número de la cedula de identidad sin dígito verificador (número de RUN del funcionario informado), el cual no debe incorporar puntos. Validador técnico del campo - Campo numérico distinto de cero (0) - Debe ser validado con el dígito verificador informado en el campo DV, conforme a lo definido por el Servicio de Registro Civil e Identificación - No debe ser menor a 1.000 - Debe informarse siempre

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "D"


DV Sin límite Corresponde al digito verificador del RUN del funcionario informado en el campo RUN. Validador técnico del campo -Valores posibles: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y K (mayúscula) -Debe informase siempre Validador de consistencia con otros campos - Se debe verificar según el número declarado en el campo RUN, conforme a lo definido por el Servicio de Registro Civil e Identificación.

186


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "E"


NOMBRE Sin límite Corresponde a la identificación del funcionario informado (nombres más apellido paterno y apellido materno. Validador técnico del campo - Campo de caracteres alfabético - Debe informarse siempre

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "F"


COD SERVICIO Sin límite Corresponde a la identificación con el Código del servicio en la plataforma SIAPER. Validador técnico del campo -Campo numérico (máximo 6 caracteres) -Debe informarse siempre

Lista de códigos de servicio debe solicitarlo a la mesa de ayuda.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "G"


SERVICIO Sin límite Corresponde a la identificación con el nombre del servicio en la plataforma Siaper. Validador técnico del campo - Campo de caracteres alfabético - Debe informarse siempre

187


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "H"


TIPO Sin límite Corresponde al tipo de documento (acto administrativo) que será cargado en la planilla. Validador técnico del campo -Campo de caracteres alfabético -Valores posibles: "RESOLUCION EXENTA" ó "DECRETO EXENTO". -Debe informarse siempre

El tipo de documento debe ser el creado previamente la plataforma SIAPER RE.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "I"


NÚMERO Sin límite Corresponde al número del documento (acto administrativo) que será cargado en la planilla. Validador técnico del campo - Campo numérico - Debe informarse siempre

El número de documento debe haber sido creado previamente en la plataforma SIAPER RE.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "J"


FECHA Sin límite Corresponde a la fecha del documento (acto administrativo) que será cargado en la planilla. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre

Esta fecha debe ser la del documento que ha sido creado previamente en la plataforma SIAPER RE.

188


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "K"


FECHADESDE Sin límite Corresponde a la fecha desde cuando se extiende la prórroga de contrata que se está registrando. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "L"


FECHAHASTA Sin límite Corresponde a la fecha hasta cuando se extiende la prórroga de contrata que se está registrando. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "M"


HORAS Sin límite Corresponde al total de horas de la jornada laboral que registre en la contratación. Validador técnico del campo -Campo numérico -Valores posibles: 0 al 44 -Debe informarse siempre (si el documento original no señala el número de horas, se debe cargar el valor ”-1”.

189


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "N"


ASIGNATURA Sin límite Corresponde a la asignatura que debe desempeñar el contratado. Validador técnico del campo -Campo alfabético -Campo opcional de informar, solo si lo contiene el acto administrativo.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "O"


DEPDESEMPEÑO Sin límite Corresponde a la identificación de la dependencia de desempeño en la plataforma SIAPER. Validador técnico del campo -Campo numérico (máximo 12 caracteres) -Campo opcional -Si el documento original (a prorrogar) no señala la dependencia de desempeño, se debe cargar el valor "-1" (menos uno).

Lista de códigos de dependencia solicitarla a la mesa de ayuda.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "P"


NUM.PRO Sin límite Corresponde al número de documento del acto administrativo que se encuentra prorrogando. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Este es el número del contrato o prórroga inmediatamente anterior, que desea prorrogar.

190


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "Q"


FECHAPRO Sin límite Corresponde a la fecha de documento del acto administrativo que se encuentra prorrogando. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre

Esta es la fecha del contrato original y/o el último contrato al cual desea prorrogar.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "R"


ROLCARGO Sin límite Corresponde al código del cargo en la plataforma SIAPER, al cual es contratado el informado. Validador técnico del campo -Campo alfanumérico -Campo opcional de informar (sólo lo utilizan los servicios que operan con Contraloría en base a este campo)

191


El sistema lo dirigirá a la siguiente pantalla:

El listado de Cargas de Planillas está organizado por las siguientes columnas:

Paso 11 Luego, dentro del Menú “Carga Masiva”, debe hacer clic sobre el submenú “Cargar Planilla”.

Paso 10 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Carga Masiva”. Se desplegarán tres


Paso 9 Una vez poblada la planilla, el Usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”. Se

desplegarán tres menús: “Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.

El usuario deberá buscar su archivo con el botón dentro las unidades de

almacenamiento de su equipo.

Paso 12

Una vez encontrado el archivo deberá presionar el botón luego, el archivo

será objeto de validaciones por la plataforma SIAPER.

Paso 13

Paso 12

Paso 13

Una vez completado el paso 13, el Usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”. Se

desplegarán tres menús: “Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”. Paso14



Paso 15

Luego, dentro del Menú “Carga Masiva”, debe hacer clic sobre el submenú “Listado de

Cargas de Planillas”. Paso 16

Ilustración 197

192


Estados de Carga Masiva Descripción

Validando En este caso, significa que hubo un inconveniente en la carga de la planilla .csv, por lo que se recomienda volver a realizar el proceso de cargar la planilla.

No validado, por contener error Se efectuó el proceso de validación por el sistema, no obstante el archivo “csv” enviado por su servicio tiene errores.

Validado Se efectuó el proceso de validación por el sistema y el “archivo csv” se encuentra en condiciones para ser cargado por el servicio.

Cargada Estado final que informa al usuario el término del proceso de carga exitosamente

Una vez que el sistema efectuó el proceso de validación y en la columna estado aparece

“Validado”, el usuario se encuentra en condiciones para que dicha planilla sea cargada por el

Servicio.

Paso 17

Paso 17

Para ello el usuario debe presionar el botón . Paso 18

Paso 18

Una vez que usted haya enviado a validar la planilla a la plataforma Siaper, los estados

posibles de obtener serán los siguientes:

Para eliminar una determinada planilla .csv, el Usuario deberá seleccionarla , y luego

presionar el botón . a

Y luego el usuario debe presionar el botón . Paso 19

P a s o

19

Ilustración 198

193



Paso 21



Paso 22


archivados.

Paso 23

Una vez completado el Paso 19, el Estado de la planilla .csv cambiará a “Cargada”. Lo que

significa que el proceso se completó exitosamente, y puede continuar con el Paso 21. Paso 20

194


7.2 CARGA MASIVA DE PERMISOS25 Y FERIADOS26

25

Para profundizar, revise la sección PERMISOS en la página 277.

26 Para profundizar, revise la sección FERIADO en la página 275.



Paso 1



Paso 2


Usuario deberá elegir la opción “Permisos y Feriados” (Ver página 18).

Paso 3





Paso 5


Planilla”. Paso 6

Paso 4

Paso 6 Paso 5

Ilustración 199

195



pueden ser cargadas masivamente: “Calificación”, “Licencia Médica”, Permisos y feriados” y “Prórroga

Contrato”.



Debe seleccionar la planilla correspondiente a la materia “Permisos y feriados” y presionar el

botón

Paso 7

Paso 7

La información se debe ingresar de acuerdo a los siguientes parámetros:

Paso 8

Paso 8









Paso 8.1

Ilustración 200

Ilustración 201

196









Paso 8.2


Paso 8.3

197


“PERMISOS Y FERIADOS”



5 Sin límite Identificador de Planilla, el número 5 en la columna "A" indica al sistema que la Planilla es para cargar los “Permisos y Feriados”.







198







DV Sin límite Corresponde al digito verificador del RUN del funcionario informado en el campo RUN. Validador técnico del campo -Valores posibles: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y K (mayúscula) -Debe informase siempre Validador de consistencia con otros campos - Se debe verificar según el número declarado en el campo RUN, conforme a lo definido por el Servicio de Registro Civil e Identificación.

199








Lista de códigos de servicio debe solicitarla a la mesa de ayuda




200




COD DEP Sin límite Corresponde a la identificación de la dependencia que se encuentra emitiendo éste acto. Validador técnico del campo -Campo numérico (máximo 12 caracteres) -Debe informarse siempre

Lista de códigos de servicio debe solicitarla a la mesa de ayuda



DEPENDENCIA Sin límite Corresponde a la identificación con el nombre de la dependencia del servicio en la plataforma SIAPER. Validador técnico del campo - Campo de caracteres alfabético - Debe informarse siempre



TIPO Sin límite Corresponde al tipo de documento (acto administrativo) que será cargado en la planilla. Validador técnico del campo -Campo de caracteres alfabético -Valores posibles: "RESOLUCION EXENTA" ó "DECRETO EXENTO". -Debe informarse siempre

El tipo de documento debe ser el creado previamente en la plataforma SIAPER RE.

201










202




TIPO DE INFORMACION Sin límite Corresponde al código del tipo de Permiso y Feriado Validador técnico del campo -Campo numérico (máximo 12 caracteres) -Debe informarse siempre

Códigos de Tipo de Permiso y Feriado: 1 para Permiso con goce de remuneraciones. 3 para Feriado legal. 9 para Permiso especial con goce de remuneraciones para deportistas (ley 19712). 10 para Permisos sin goce de remuneraciones. 11 para Permisos gremiales. 12 para Descanso complementario. 13 para Permiso post natal parental.



FECHADESDE Sin límite Corresponde a la fecha desde cuando se extiende el permiso o feriado que se está registrando. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre

203




FECHAHASTA Sin límite Corresponde a la fecha hasta cuando se extiende el permiso o feriado que se está registrando. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre



COMENTARIO Sin límite Corresponde a la descripción de algún comentario sobre el permiso o feriado. Validador técnico del campo - Campo de caracteres alfabético - Campo opcional

204




TOTAL DE DIAS Sin límite Corresponde al total de días de Permisos otorgados al trabajador. Debe ingresarse el código asociado para cada día de permiso o feriado. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Códigos de Total de Días de Permiso o Feriado: 1 para 0.5 días 2 para 1 día 3 para 1.5 días 4 para 2 días 5 para 2.5 días 6 para 3 días 7 para 3.5 días 8 para 4 días 9 para 4.5 días 10 para 5 días 11 para 5.5 días 12 para 6 días 13 para 6.5 días 14 para 7 días

205




MOTIVO Sin límite Corresponde al motivo del Permiso y Feriado. Este código debe ir asociado al "Tipo de Información " del Permiso o Feriado. Validador técnico del campo - Campo numérico. - Debe informarse siempre.

Códigos de Motivos asociado al Tipo de Permiso y Feriado: A) Para Permisos CON GOCE de Remuneraciones:

1 para: Trámites Personales 2 para: Trámites Médicos 3 para: Trámites por Fallecimiento de Hijo o Cónyuge. 4 para: Trámites por Fallecimiento de Hijo en Gestación o Muerte de Padre o Madre. 5 para: Trámites por Matrimonio. 6 para: Trámites por Nacimiento de Hijo o Adopción. 7 para: Trámites por familiar enfermo. 13 para: Otro

B) Para Permisos especial con goce de remuneraciones para deportistas (ley 19.712) -1 para: Sin motivos (obligatorio)

C) Para Permisos SIN GOCE de Remuneraciones:

8 para: Por motivos particulares. 9 para: Por permanencia en el extranjero. 10 para: Becas 13 para: Otro

D) Para Permisos Gremiales:

-1 para: Sin motivos (obligatorio)

E) Para Descanso Complementario:

206


11 para: Por trabajos Extraordinarios realizados a continuación de la jornada laboral. 12 para: Por trabajos Nocturnos o en días sábado, domingo y festivos. 15 para: Por asistencia a cursos de capacitación obligatorios fuera de la jornada ordinaria de trabajo

F) Feriado Legal:


G) Permiso post natal parental:


207


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "S"


OTRO MOTIVO Sin límite Corresponde a la descripción de otro motivo del Permiso o feriado. Validador técnico del campo -Campo alfabético -Campo opcional de informar, solo si lo contiene el acto administrativo.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "T"


¿CUENTA CON LA CERTIFICACION DEL

INSTITUTO NACIONAL DEL DEPORTE?

Sin límite Corresponde la información si cuenta con dicha certificación. Validador técnico del campo - Campo numérico - Campo opcional de informar, sólo si lo contiene el acto administrativo.

Códigos de cuenta con la certificación del Instituto Nacional del Deporte: 0 para: NO 1 para :SI

209


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "X"


TIEMPO (MINUTOS) EFECTIVO DE PERMISO

GREMIAL

Sin límite Corresponde al tiempo en minutos otorgados de permiso gremial otorgados al trabajador. Validador técnico del campo -Campo numérico -Valores posibles: del 1 al 59 -Debe informarse siempre

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "Y"


BENEFICIARIO DEL PERMISO POSNATAL

Sin límite Corresponde al trabajador que hará uso del beneficio del permiso posnatal parental (Padre ó Madre). Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Códigos Beneficiario del Permiso Posnatal Parental 1 para Madre 2 para Padre

210


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "Z"


¿CON REINTEGRO LABORAL DE 1/2 JORNDA?

Sin límite Corresponde indicar si el beneficiario del permiso posnatal es o no con reintegro laboral de 1/2 jornada. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Códigos ¿Con reintegro laboral de 1/2 jornada? 0 para NO 1 para SI

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "AA"


SEMANAS POSNATAL Sin límite Corresponde al número de semanas de permiso post natal parental otorgados al trabajador. Validador técnico del campo -Campo numérico Valores posibles: del 0 al 18 -Debe informarse siempre

211


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "AB"


DIAS POSNATAL Sin límite Corresponde al número de días de permiso post natal parental otorgados al trabajador. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Códigos para Días de Permiso Post Natal Parental 0 para 0 días 1 para 0,5 días. 2 para 1 día. 3 para 1,5 días. 4 para 2 días. 5 para 2,5 días. 6 para 3 días. 7 para 3,5 días. 8 para 4 días. 9 para 4,5 días. 10 para 5 días. 11 para 5,5 días. 12 para 6 días. 13 para 6,5 días. 14 para 7 días.

212




Una vez poblada la planilla, el Usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”. Se

desplegarán tres menús: “Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”. Paso 9



Paso 10

Luego, dentro del Menú “Carga Masiva”, debe hacer clic sobre el submenú “Cargar Planilla”. Paso 11



Paso 12



Paso 13

Paso 12

Paso 13





Paso 15



Ilustración 202

213








“Validado”, el usuario se encuentra en condiciones para que dicha planilla se cargada por el

Servicio.

Paso 17

Paso 17


Paso 18



a



P a s o

19


Ilustración 203

215


7.3 CARGA MASIVA DE CALIFICACIONES27

27

Para profundizar, revise la sección CALIFICACIONES en la página 265.



Paso 1



Paso 2


Usuario deberá elegir la opción “Calificaciones” (Ver página 18).

Paso 3





Paso 5


Planilla”. Paso 6

Paso 4

Paso 6

Paso 5

Ilustración 204

216




Contrato”.



Ilustración 206

Debe seleccionar la planilla correspondiente a la materia “Calificaciones” y presionar el botón

Paso 7

Paso 7


Paso 8

Paso 8









Paso 8.1

Ilustración 205

217









Paso 8.2


Paso 8.3

218


“CALIFICACIONES”



1 Sin límite Identificador de Planilla, el número 1 en la columna "A" indica al sistema que la Planilla es para cargar las Calificaciones.







219








220








Lista de códigos de servicio debe solicitarlo a la mesa de ayuda.




221




COD DEP Sin límite Corresponde a la identificación de la dependencia que se encuentra emitiendo éste acto. Validador técnico del campo -Campo numérico (máximo 12 caracteres) -Debe informarse siempre

Lista de códigos de servicio debe solicitarlo a la mesa de ayuda



DEPENDENCIA Sin límite Corresponde a la identificación con el nombre de la dependencia del servicio en la plataforma SIAPER. Validador técnico del campo - Campo de caracteres alfabético - Debe informarse siempre



TIPO Sin límite Corresponde al tipo de documento (acto administrativo) que será cargado en la planilla. Validador técnico del campo -Campo de caracteres alfabético -Valores posibles: "INFORMACION DE PERSONAL". -Debe informarse siempre

El tipo de documento debe ser el creado previamente la plataforma SIAPER RE.

222












LISTA Sin límite Corresponde a la Calificación del funcionario. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Códigos de Lista: 1 para la lista 1 2 para la lista 2 3 para la lista 3 4 para la lista 4 5 para Otro

223




OTRA LISTA Sin límite Corresponde a la Calificación del funcionario, cuando el servicio ocupe una lista de calificación propia. Validador técnico del campo -Campo alfanumérico -Campo opcional



PUNTAJE Sin límite Corresponde al puntaje obtenido por el funcionario en su calificación. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre -Permite ingresar números hasta con 2 decimales (ej.: 56,15).

224




FECHA INICIO Sin límite Corresponde a la fecha de inicio del periodo calificatorio. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre



FECHA TERMINO Sin límite Corresponde a la fecha de término del periodo calificatorio. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre



OBSERVACIONES Sin límite Corresponde a la descripción de algún antecedente adicional que se quiera registrar para ese funcionario. Validador técnico del campo -Campo alfanumérico -Campo opcional

225


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "S"


TIPODOCDESIGNACION Sin límite Corresponde al tipo de documento del acto administrativo que justifica el proceso de calificación Validador técnico del campo -Campo alfanumérico -Valores permitidos "RESOLUCION", "RESOLUCION EXENTA", "DECRETO" o "DECRETO EXENTO". -Debe informarse siempre

Nombramiento que justifica el proceso calificatorio.

IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "T"


NUMDOCDESIGNACION Sin límite Corresponde al número de documento del acto administrativo que justifica el proceso de calificación. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre


226


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "U"


FECHADOCDESIGNACION Sin límite Corresponde a la fecha del documento del acto administrativo que justifica el proceso de calificación. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre


IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "V"


SERVICIODOCDESIG Sin límite Corresponde a la identificación del servicio en la plataforma SIAPER, del acto administrativo que justifica el proceso de calificación. Validador técnico del campo -Campo numérico (máximo 6 caracteres) -Debe informarse siempre


227








Paso 10




Paso 12



Paso 13

Paso 12

Paso 13





Paso 15



Ilustración 207

228









Servicio.

Paso 17

Paso 17


Paso 18



a



P a s o

19


Ilustración 208

229


Una vez completado el Paso 19, el Estado de la planilla .csv cambiará a “Cargada”, lo que



Paso 21



Paso 22


archivados.

Paso23

230


7.4 CARGA MASIVA DE LICENCIAS MÉDICAS28

El registro electrónico de una Licencia Médica, se compone de dos procesos:

PROCESO 1 : Ingresar e Informar las Licencias Médicas.

1.1. Carga masiva de licencias médicas.

1.2. Informar licencia médica a Contraloría General de la República.

PROCESO 2 : Crear Acto Administrativo y Asociarle Licencias Médicas

2.1. Crear Resolución Exenta o Decreto Exento que aprueba licencias.

2.2. Ingresar los días aprobados de cada Licencia Médica Informada.

2.3. Asociar licencias Médicas Informadas a la Resolución exenta o Decreto exento

que las aprueba.

2.4. Enviar a Registro el Acto Administrativo (Resolución Exenta o Decreto exento)

aprobatorio.

i. Proceso 1.1: Carga masiva de licencias médicas.

28

Para profundizar, revise la sección LICENCIAS MÉDICAS en la página 281.

Paso 1

Paso 3

Paso 2

Ilustración 209

231




Contrato”.



Ilustración 211

Debe seleccionar la planilla correspondiente a la materia “Licencia Médica” y presionar el

botón

Paso 4

Paso 4


Paso 5

Paso 5





Paso 2


Planilla”. Paso 3

Ilustración 210

232










Paso 5.1








Paso 5.2


Paso 5.3

233


“LICENCIAS MEDICAS Y MATERNALES”



7 Sin límite Identificador de Planilla, el número 7 en la columna "A" indica al sistema que la Planilla es para cargar las Licencias Médicas.







234




RUN Sin límite Corresponde al número de la cedula de identidad sin dígito verificador (número de RUN del funcionario informado), el cual no debe incorporar puntos. Validador técnico del campo - Campo numérico distinto de cero (0) - Debe ser validado con el digito verificador informado en el campo DV, conforme a lo definido por el Servicio de Registro Civil e Identificación - No debe ser menor a 1.000 - Debe informarse siempre




235







NÚMERO LICENCIA Sin límite Corresponde al número del documento (licencia médica) que será cargado en la planilla. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Este el número que aparece en el extremo superior derecho del documento Licencia Médica.



FECHA EMISION LICENCIA

Sin límite Corresponde a la fecha de la emisión de la Licencia médica, establecida por el médico tratante. Validador técnico del campo - Campo Fecha - Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa - Debe informarse siempre

236




FECHA INCIO REPOSO Sin límite Corresponde a la fecha desde cuando se extiende el reposo de la Licencia médica otorgada por el médico tratante. Validador técnico del campo -Campo Fecha - Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre



NUMERO DIAS DE LICENCIA Sin límite Corresponde al valor "N° de Días" de la Licencia médica otorgada por el médico tratante. Validador técnico del campo - Campo numérico - Debe informarse siempre

237




FECHA TERMINO REPOSO Sin límite Corresponde a la fecha cuando se termina el periodo de reposo establecido por el médico tratante. Validador técnico del campo -Campo Fecha -Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa -Debe informarse siempre



TIPO LICENCIA Sin límite Corresponde al tipo de licencia otorgada por el médico tratante. Debe ingresarse el código asociado a cada Tipo de Licencia. Validador técnico del campo - Campo numérico - Debe informarse siempre

Códigos de Tipo de Licencia: 1 para Enfermedad o accidente común. 2 para Prorroga medicina Preventiva. 3 para Licencia Maternal pre y post natal. 4 para Enfermedad grave hijo menor de 1 año. 5 para Accidente del trabajo o del trayecto. 6 para Enfermedad Profesional 7 para Patología del embarazo.

238




CARACTERISTICAS DEL REPOSO

Sin límite Corresponde a la característica del reposo establecida por el médico tratante en la Licencia médica. Debe ingresarse el código asociado a cada Característica del Reposo. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Códigos de Características del Reposo 1 para Reposo laboral total 2 para Reposo laboral parcial



LUGAR DE REPOSO Sin límite Corresponde al lugar donde se efectuará el descanso del trabajador, establecido por el médico tratante en la Licencia médica. Debe ingresarse el código asociado a cada Lugar de Reposo. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Códigos de Lugar de Reposo 1 para Su domicilio 2 para Hospital 3 para Otro domicilio

239




RECUPERABILIDAD LABORAL Sin límite Corresponde al valor "Recuperabilidad Laboral", establecida por el médico tratante en la Licencia médica. Debe ingresarse el código asociado a cada Lugar de Reposo. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

Códigos de Recuperabilidad Laboral: 0 para NO 1 para SI



INICIO TRAMITE INVALIDEZ Sin límite Corresponde al valor "Inicio Tramite de Invalidez", establecida por el médico tratante en la Licencia médica. Debe ingresarse el código asociado al Inicio Trámite de Invalidez. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre

códigos de Inicio Trámite de Invalidez: 0 para NO 1 para SI

240








Paso 7




Paso 9



Paso 10

Paso 9

Paso 10

Una vez completado el paso 10, el usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”. Se




Paso 12



Ilustración 212

241









Servicio.

Paso 14

Paso 14


Paso 15



a




P a s o

16

Ilustración 213

242


ii. Proceso 1.2: INFORMAR Licencia Médica

Ilustración 214

e









Para Informar las Licencias Médicas, el Usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”. Se


Paso 19

Paso 20

Paso 21


Paso 25

f g

P a s o

24

Paso 22

Paso 23

Una vez completado el Paso 16, el Estado de la planilla .csv cambiará a “Cargada”, lo que


243



mostrará las licencias médicas relativas al campo de búsqueda ingresado que aún no hayan

sido enviadas a registro mediante un acto administrativo, en la sección “Seleccione la licencia

sin Documento Asociado”.

Luego, dentro de la sección “Seleccione la licencia sin Documento Asociado”, el Usuario

deberá seleccionar en el botón la(s) licencia(s) que desee informar.

Si en la sección “Seleccione la licencia sin Documento Asociado” no aparecen las licencias

que el Usuario requiere informar, o el listado es demasiado extenso para revisarlas una a una,

él podrá buscar en el sistema las licencias médicas de sus funcionarios que hayan sido

previamente ingresadas a Siaper. Las opciones son buscarlas por Run, Número de Licencia,

por nombre y/o apellidos.

Paso 22

Paso 23

Paso 24



Paso 25

Finalmente, el Usuario debe hacer clic en el botón . A partir de este momento, la(s)

licencia(s) médica(s) se encontrará(n) informada(s) a Contraloría General.

Paso 26

Paso 26

En la columna “Estado Licencia”, se nominará “INFORMADA” a las licencias médicas

que se hayan informado a Contraloría General, siguiendo los 26 pasos anteriores.

Por otra parte, se nominará “EN PROYECTO” a las licencias médicas que aún no han

sido informadas a Contraloría General, por lo que aún son editables.

e

En la columna “Editar/Completar”, cuando la licencias estén aún en estado “EN

PROYECTO”, estará disponible el botón , mediante el cual se podrá editar haciendo

clic sobre él.

f

Para conocer más detalles sobre los datos ingresados anteriormente en la Licencia

Médica, el Usuario debe hacer clic sobre el respectivo Número de Licencia, el que


g

Ilustración 215

244


iii. Proceso 2.1:. Crear acto administrativo

Nota: El acto administrativo creado para asociarlo a la Licencia Médica aparecerá en la parte inferior del

listado de licencias sin Documentos Asociado, en la sección “Búsqueda de Documentos”.



Paso 27



Paso 28


Usuario deberá elegir la opción “Licencia Médica” (Ver página 18).

Paso 29


la(s) licencia(s) médica(s), y este se encuentre totalmente validado (con número de folio,




245


iv. Proceso 2.2:. Ingresar los días aprobados en cada licencia médica informada.









Para ingresar los días aprobados, el Usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”. Se


Paso 31

Paso 32

Paso 33


Paso 36

P a s o

34

Ilustración 216

P a s o

35

246


El Usuario debe completar, obligatoriamente, los siguientes campos en la(s) licencia(s)

médica(s) seleccionada(s):

* Condición Final : Aparecerán las siguientes opciones:

APROBADA

RECHAZADA

REDUCIDA

El usuario podrá seleccionar sólo una.

En el caso de que haya seleccionado “APROBADA” el sistema

autocompletará los valores de las “Fecha Desde Aprobado” y

“Fecha Hasta Aprobado” con los existentes en la Fecha Desde

y Fecha Hasta, sin posibilidad de editar.

En el caso de que haya seleccionado “REDUCIDA”, el Usuario

deberá rellenar por lo menos una de las fechas aprobadas,

“Fecha Desde Aprobado” o “Fecha Hasta Aprobado”, según

corresponda.

Si el usuario selecciona la opción “RECHAZADA”, los campos

“Fecha Desde Aprobado” y “Fecha Hasta Aprobado” quedarán

en blanco, y el campo “N° Días(s) Aprobado(s)” se rellenará con

el valor 0. Estos datos no podrán ser editados.

* Fecha Desde


usuario debe digitar en formato dd/mm/aaaa la data desde que se

inicia la licencia aprobada.

* Fecha Hasta


usuario debe digitar en formato dd/mm/aaaa la data de término de

los días de licencia aprobados.

* Número Días(s)


usuario debe digitar en formato dd/mm/aaaa el número de días de

licencia aprobados.

Se entenderán los campos “Aprobado”, como las fechas que se indican en el Decreto

o Resolución que está emitiendo el Servicio.

Paso 34 Luego, dentro de la sección “Seleccione la licencia sin Documento Asociado”, el Usuario

deberá seleccionar en el botón la(s) licencia(s) que desee asociar.

Paso 35

El Usuario debe hacer clic en el botón .

Paso 36

247


v. Proceso 2.3:. Asociar Licencias Médicas Informadas al Acto Administrativo que las

Aprueba

Ilustración 217

En la misma pantalla con que se trabajó en el PROCESO 2.2: (Ver Ilustración 217), se

deben seguir los siguientes pasos.

Paso 37 Dentro de la sección “Seleccione la licencia sin Documento Asociado”, el Usuario deberá

seleccionar en el botón la(s) licencia(s) que desee asociar.

Paso 38 Dentro de la sección “Seleccione un Documento para Asociar a las Licencias Seleccionadas”,

el Usuario deberá seleccionar en el botón el acto administrativo que creó anteriormente en

el PROCESO 2.1.

Paso 37

Paso 38

Paso 39

Paso 39 Una vez seleccionadas, tanto la(s) licencia(s) médica(s), como el Acto Administrativo, el



“Búsqueda de Documentos”, digitando el número del acto administrativo que desea asociar a la

licencia médica, y luego presionando el botón .

a

a

248


vi. Proceso 2.4:. Enviar a Registro el Acto Administrativo aprobatorio

Sólo desaparecerán del listado “Licencia sin documento asociado”, las licencias médicas

que ya han sido asociadas al documento RESOLUCIÓN EXENTA o DECRETO EXENTO.

Por su parte, estos últimos se mantendrán en la sección “Lista de Documentos”, en la

medida que no sean enviados a Registro, ya que se podrá seguir asociando licencias

médicas a dicho acto administrativo.

Si el usuario no ha informado la licencia médica o no ha completado los datos obligatorios

de las columnas Fecha Desde Aprobado, Fecha Hasta Aprobado y N° Días Aprobados.

El sistema no permitirá asociarla al documento, arrojando el siguiente mensaje:

Ilustración 218


DOCUMENTOS (Ver página 163), ingresando el Número del Acto Administrativo (Decreto

Exento o Resolución Exenta), creado en Proceso 2.1:. Crear acto administrativo (Ver

página 244).

Paso 40


Paso 41



Paso 42


archivados.

Paso 43

249



1. ¿En qué formato se deben guardar y posteriormente cargar la planilla de

carga masiva? (Para mayor información, ver página 180).

2. ¿Qué hacer si al cargar la planilla de carga masiva, su estado es

“Validando”? (Para mayor información, ver página 192).

3. ¿Qué etapa del registro electrónico visto en el capítulo I, reemplaza la

carga masiva? (Para mayor información, ver página 180).

250


8. CAPÍTULO V: CONTENIDOS JURÍDICOS

BÁSICOS PARA LA APLICACIÓN DEL

REGISTRO ELECTRÓNICO SIAPER RE


Contenidos jurídicos básicos que se relacionan

directamente con los actos afectos al trámite de registro

electrónico, tales como:

1) Calidades jurídicas de los empleos.

2) Empleos a contrata

3) Contratados a honorarios

4) Ingreso a la Administración

5) Calificaciones

6) Incompatibilidades

7) Derechos y Obligaciones

8) Feriado

9) Permisos

10) Licencias Médicas

11) Responsabilidad Administrativa

12) Ceses

251


8.1 OBJETIVOS

8.2 ANTECEDENTES GENERALES

8.2.1 INTRODUCCIÓN

8.2.2 NOCIÓN DE FUNCIONARIO PÚBLICO

8.2.3 CONCEPTO DE CARGO PÚBLICO

8.2.4 CONCEPTO DE CARRERA FUNCIONARIA

Todos los funcionarios públicos están sometidos a un régimen de Derecho Público de carácter

estatutario, cuyas normas se encuentran fijadas previamente por el Estado.

Al ingresar una persona a la Administración se incorpora voluntariamente a ésta para desarrollar

labores bajo un determinado ordenamiento jurídico que regula las distintas situaciones y relaciones

que se dan en torno al empleo y al funcionario. Contempla su ingreso, las modalidades de

desempeño, los derechos y obligaciones y el cese del empleo.

En términos generales, se considera como tal a quien se encuentre designado en la planta de un

servicio o a contrata, ocupando un cargo público en la Administración, excluyendo a los

contratados a honorarios.

Por su parte, cargo público, es aquel que se contempla en las plantas o como empleos a contrata

en los Ministerios, Intendencias, Gobernaciones y servicios públicos centralizados y

descentralizados.

Debe precisarse que los funcionarios públicos no se encuentran sujetos a una única y misma

normativa. En efecto, coexisten diversos cuerpos normativos de aplicación generalizada a ciertos

sectores de la Administración Pública, o bien, limitada a determinados organismos e incluso

pudiendo estar restringida a clases específicas de funcionarios en una misma institución.

En términos generales, se considera como tal a quien se encuentre designado en la planta de un

servicio o a contrata, ocupando un cargo público en la Administración, excluyendo a los

contratados a honorarios.

El presente capítulo ha sido elaborado con la finalidad de entregar de manera breve y

sistematizada ciertos contenidos jurídicos básicos que se relacionan directamente con los actos

afectos al trámite de registro electrónico, constituyendo una herramienta de apoyo a los actores

que intervienen en las decisiones, el control, la gestión operativa y desarrollo del proceso de

registro electrónico.

252


8.3 CALIDADES JURÍDICAS DE LOS EMPLEOS

8.3.1 EMPLEOS DE PLANTA

8.3.2 CALIDADES EN LAS CUALES SE PUEDEN DESEMPEÑAR LOS EMPLEOS DE

PLANTA

i. Titular

ii. Subrogante

El personal de cada servicio público se compone de funcionarios de planta y a contrata,

dependiendo si integran sus dotaciones de manera permanente o transitoria.

Las plantas constituyen el conjunto de cargos o empleos estables que la ley asigna a cada órgano,

institución o servicio de la Administración, es decir, es la dotación continua de funcionarios de las

reparticiones públicas.

Estas plantas recogen y formalizan en grados las cinco grandes especialidades: directivos,

profesionales, técnicos, administrativos y auxiliares.

Además, los cargos de planta sólo pueden tener por objeto la realización de las actividades o

funciones propias de la institución a la que pertenecen.

Aquellas personas que ocupen un empleo de planta pueden ejercerlo en calidad de titular, suplente

o como subrogante.

La calidad de titular significa que el funcionario ha sido nombrado para ocupar en propiedad un

cargo vacante.

La subrogancia es un mecanismo de reemplazo inmediato con la finalidad de proveer la ausencia

definitiva o temporal de los funcionarios que ejercen un empleo de planta, para mantener la

continuidad en el servicio público.

La principal característica de la subrogancia es que opera por el sólo ministerio de la ley en el

momento en que el titular no puede ejercer sus funciones, o sea, no requiere la dictación de un

acto administrativo.

253


iii. Suplente

Suplentes son aquellos funcionarios designados en los cargos que se encuentren vacantes y en

aquellos que por cualquier circunstancia no sean desempeñados por el titular, durante un lapso no

inferior a 15 días.

1) Registro electrónico de las suplencias

De acuerdo con el artículo 2°, N° 1 de la resolución N° 908, de 2011, de la Contraloría General,

deben registrarse electrónicamente los decretos y resoluciones exentas relativos a suplencias

dispuestas con personal del mismo servicio, salvo que se refieran a cargos de exclusiva confianza.

2) Características especiales de la suplencia

Es un mecanismo de reemplazo destinado a mantener la continuidad de la función púbica.

Para determinar la duración máxima de una suplencia es preciso distinguir si se trata de un cargo

que se encuentra o no vacante:

1.1) Si está vacante, la suplencia no puede extenderse más de 6 meses al término de los

cuales deberá necesariamente proveerse con un titular, sin que sea procedente que se

autoricen diversas y sucesivas suplencias.

1.2) Si no se encuentra vacante, no tiene límite de tiempo, y la suplencia culminará cuando

cese la causa que motivó la ausencia del titular, por ej., una comisión de servicios, un

feriado o permiso, una licencia, otro desempeño, etc.

Por otra parte, debe precisarse que una suplencia puede ser desempeñada por una persona que

pertenece al mismo servicio o a uno distinto, o bien que provenga de fuera de la Administración.

El suplente tendrá derecho a percibir las remuneraciones del cargo si la plaza se encuentra

vacante, cuando el titular no goce de dicha remuneración o cuando éste haga uso de licencia.

No opera el fuero maternal, porque se ha entendido que es la ley la que pone término a la

designación.

254


Preguntas para análisis:

1) ¿Cuáles son las calidades jurídicas que admiten los empleos de planta?

2) ¿Cuáles son las diferencias entre una subrogancia y una suplencia?

3) ¿Qué elementos hay que considerar para determinar la duración máxima de una

suplencia?

255


8.4 EMPLEOS A CONTRATA

8.4.1 REGISTRO ELECTRÓNICO DE LAS CONTRATAS

8.4.2 CARÁCTER Y OBJETO

8.4.3 DURACIÓN DEL EMPLEO A CONTRATA

De acuerdo con el artículo 2°, Nos 2 y 3, de la resolución N° 908, de 2011, de la Contraloría

General, deben registrarse electrónicamente los decretos y resoluciones exentas que dispongan:

1.1) Designaciones a contrata dispuestas por períodos inferiores a 15 días.

1.2) Prórrogas de las designaciones a contrata.

Empleo a contrata es aquel de carácter transitorio que se consulta en la dotación de una

institución.

Su finalidad es permitir la colaboración de personal externo a los cargos permanentes que forman

parte de la planta de personal de un servicio, según lo requieran sus necesidades.

Las contratas son designaciones que no ocupan cargos específicos señalados en la planta de la

respectiva institución.

Atendida su calidad, la duración de las contratas se determina en la respectiva designación, no

obstante, no pueden exceder del 31 de diciembre de cada año, de modo que los empleados que

las sirven cesan en sus funciones en la fecha fijada, por el solo ministerio de la ley, salvo que

hubiere sido dispuesta su prórroga.

De este modo, la vigencia temporal de esta clase de desempeño es determinado por la jefatura

superior del servicio en el respectivo instrumento de designación.

La jurisprudencia ha precisado que las contratas pueden disponerse por el período que la autoridad

estime pertinente, con la única limitación de no exceder del 31 de diciembre de cada año.

256


8.4.4 CARACTERÍSTICAS ESPECIALES DE LAS CONTRATAS

8.4.5 CESE ANTICIPADO DE LAS CONTRATAS

No se relacionan con la planta, ni con la estructura orgánica del servicio, pero corresponden a

funciones propias del mismo.

Existe una asimilación a un grado de una planta de acuerdo a la importancia de la función.

Por regla general, el número máximo de contratas no puede exceder del 20% del total de cargos,

sin perjuicio de excepciones legales que para ciertos servicios no contemplan dicho límite.

Los contratados no pueden asumir funciones directivas, salvo que lo autorice la ley orgánica del

servicio o una glosa de la ley de presupuestos.

Están amparadas por el fuero maternal.

En el caso de los funcionarios a contrata el cese de funciones se puede producir en forma

anticipada al plazo fijado en la designación, en el evento que la autoridad así lo decida y la

contratación se hubiera dispuesto con la fórmula “mientras sean necesarios los servicios”, evento

en el cual éste se produce a contar de la notificación al afectado de la resolución que ordena el

término de los servicios, sin que para tal efecto se requiera la aceptación del empleado.

257



1) ¿Los empleos a contrata se encuentran comprendidos dentro de la carrera

funcionaria?

2) ¿Cuáles son las diferencias entre un empleo de planta y uno a contrata?

3) ¿Cuánto puede durar un empleo a contrata?

258


8.5 CONTRATADOS A HONORARIOS

8.5.1 REGISTRO ELECTRÓNICO

8.5.2 CARÁCTER Y OBJETO

De acuerdo con el artículo 2°, N° 4, de la resolución N° 908, de 2011, de la Contraloría General,

deben registrarse electrónicamente los decretos y resoluciones exentas que aprueben contratos de

personas naturales a honorarios:

1) Que se paguen por mensualidades, por un monto mensual igual o inferior a 75 UTM.

2) A suma alzada o cualquier otra modalidad de pago, cuyo monto total sea igual o inferior a

150 UTM.

3) Renovaciones de contratos a honorarios asimilados a grado, dispuestas en iguales

condiciones.

La contratación de personas a honorarios constituye una modalidad de prestación de servicios a la

Administración.

Es un vínculo originado en un contrato que une a la persona con el servicio, que se rige por las

cláusulas del convenio y también por el Código Civil -según ha precisado la jurisprudencia

administrativa- pero que no confiere al contratado la calidad de funcionario, por lo que a estos

servidores no se les aplican las normas que rigen a los empleados públicos.

Dicho pacto no sólo constituye el marco de los derechos y obligaciones de quien presta los

servicios, sino que también del organismo de la Administración que los requiere, lo que obliga a

ambos contratantes a ceñirse expresamente a los términos convenidos.

Los derechos que poseen las personas a honorarios son los que establece el respectivo convenio,

los cuales no pueden exceder los que la ley establece para quienes son funcionarios. Así, a modo

de ejemplo, para que se beneficien de las normas de protección a la maternidad establecidas en el

Código del Trabajo, ello debe estar expresamente estipulado en el respectivo documento.

259


8.5.3 CLASIFICACIÓN

8.5.4 LIMITACIONES

8.5.5 PROBIDAD ADMINISTRATIVA

Puede distinguirse entre contratos a honorarios asimilados a grado, a suma alzada y pagados por

mensualidades:

1) Asimilados a grado implica que el monto de las retribución se relaciona con un grado de la

planta del servicio de que se trate.

2) A suma alzada corresponde a la contratación por una suma fija previamente definida, que

normalmente se divide en cuotas de igual monto, pero que también puede ser una sola.

3) Pagados por mensualidades, son aquellos casos en que la contratación se efectúa

mediante pagos mensuales.

La contratación a honorarios sólo procede para el desempeño de labores accidentales,

excepcionalmente para cometidos específicos, propios de las tareas habituales del servicio, en la

medida que estén claramente individualizados y determinados en el documento, de modo que son

esencialmente transitorias.

En virtud de este tipo de contrataciones no es posible que se desarrollen labores propias de una

jefatura, las que son permanentes y habituales, y conllevan un carácter resolutivo, decisorio o

ejecutivo. Tampoco pueden conducir vehículos estatales.

Estas limitaciones se entienden dado que estas personas, al no tener la condición de funcionarios

públicos, no se encuentran sujetas a responsabilidad administrativa.

Sin perjuicio de lo expresado, los contratados a honorarios están regulados por el principio de

probidad administrativa, puesto que aun cuando no son funcionarios públicos propiamente tales,

tienen el carácter de servidores estatales, por prestar servicios al Estado mediante un contrato

suscrito con un organismo público (artículo 5° ley N° 19.896).

260


8.5.6 DURACIÓN

Los contratos a honorarios duran el plazo que acuerden las partes, salvo que exista una cláusula

que permita el término anticipado por voluntad unilateral del servicio.

Por regla general, y atendidas razones presupuestarias, estos contratos no pueden pactarse más

allá del 31 de diciembre de cada año, salvo algunas excepciones, como el caso de proyectos que

se ejecutan con fondos manejados a través de cuentas complementarias, en que la continuidad de

los honorarios está supeditada al cumplimiento de metas o a la continuidad de dichos programas.

En caso de no existir la estipulación de término anticipado, el prestador tiene el deber de continuar

con sus servicios y el derecho a percibir por los mismos el honorario pactado hasta el vencimiento

del plazo convenido, oportunidad en que recién se producirá el término.

De esta forma, para analizar el término del convenio deberá estarse a las cláusulas que se hayan

acordado en el documento, que, como se dijo, hace las veces de estatuto normativo para estos

servidores, y en el evento que se haya convenido la posibilidad de poner término anticipado al

mismo, ello será procedente en los términos que se haya pactado.

Por otro lado, considerando que a los servidores a honorarios les resultan aplicables las normas

sobre inhabilidades e incompatibilidades administrativas establecidas por el principio de probidad

administrativa, en el caso que incurran en una inhabilidad sobreviniente, deberán declararla ante su

superior jerárquico, quien deberá arbitrar las medidas pertinentes con el objeto que se ponga

término al contrato.

261



1) ¿Cuál es la diferencia entre los contratos a honorarios a suma alzada, los

asimilados a grado y los que se pagan por mensualidades?

2) ¿Qué funciones pueden cumplir los contratados a honorarios? ¿Cuáles no?

3) ¿Cuál es la duración de un contrato a honorarios?

4) ¿Se les puede poner término anticipado?

262


8.6 INGRESO A LA ADMINISTRACIÓN

8.6.1 CONCURSO PÚBLICO

8.6.2 REQUISITOS DE INGRESO

8.6.3 CONCURSO PÚBLICO

Para el ingreso a un cargo de planta, en calidad de titular, se ha establecido el mecanismo del

concurso público. El concurso está abierto a la postulación de toda persona que reúna los

requisitos correspondientes y esté interesada en postular al empleo.

El certamen consiste en un procedimiento técnico y objetivo, cuya finalidad es seleccionar al

personal que será propuesto a la autoridad competente para hacer el nombramiento. Este

procedimiento debe ser público.

El Estatuto Administrativo establece los factores mínimos que deben considerarse en cada

concurso de ingreso, estos son: estudios y cursos de formación educacional y de capacitación, la

experiencia laboral y las aptitudes específicas para el desempeño de la función.

a) Ser ciudadano; excepcionalmente, en casos determinados por la autoridad, puede

designarse en empleos a contrata a extranjeros que posean conocimientos científicos o de carácter

especial. En todo caso, en igualdad de condiciones, se preferirá a los chilenos.

b) Haber cumplido con la ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente;

c) Tener salud compatible con el desempeño del cargo;

d) Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o

técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley;

e) No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una

calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de 5 años

desde la fecha de expiración de funciones, y

f) No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse

condenado por crimen o simple delito.

Los cargos se proveen mediante nombramiento, promoción o encasillamiento.

263


8.6.4 EL NOMBRAMIENTO

8.6.5 LA PROMOCIÓN

8.6.6 EL ENCASILLAMIENTO

El nombramiento se materializa mediante decretos o resoluciones que designan personal en

calidad de titular o suplente.

La promoción se realiza por concurso interno en las plantas de directivos de carrera, profesionales,

fiscalizadores y técnicos; y por ascenso en las plantas de administrativos y auxiliares.

El ascenso consiste en el derecho que tiene el servidor público que se encuentra en el lugar

preferente de su escalafón para acceder al cargo de grado superior que se encuentra vacante,

cumpliendo los requisitos legales y sin que exista una causal de inhabilidad para ocuparlo.

Este derecho asiste sucesivamente a los funcionarios que le siguen en el respectivo estamento.

Es un procedimiento colectivo de provisión de empleos públicos, que se rige por las disposiciones

del texto legal que lo ordena, debiendo la autoridad dictar los actos administrativos que ubiquen a

cada funcionario en las plantas.

Generalmente se realizan cuando se fijan nuevas plantas de personal.

264



1) ¿Cuáles son las formas de proveer los cargos?

2) Nombre 3 requisitos de ingreso.

265


8.7 CALIFICACIONES

8.7.1 REGISTRO ELECTRÓNICO DE LAS CALIFICACIONES

8.7.2 OBJETO

8.7.3 PERÍODO DE CALIFICACIÓN

De acuerdo con el artículo 3° de la resolución N° 908, de 2011, de la Contraloría General, quedan

sujetas a registro electrónico las calificaciones de los funcionarios públicos, el cual contendrá,

respecto de cada funcionario, la lista en que ha sido calificado, su puntaje y el período de

calificación.

El sistema de calificaciones de los funcionarios tiene como finalidad evaluar el desempeño y las

aptitudes de cada funcionario, en un período determinado, para decidir sobre los estímulos,

promociones y su permanencia en el servicio.

La calificación evalúa los 12 meses de desempeño, comprendidos entre el 1 de septiembre de un

año y el 31 de agosto del año siguiente.

No obstante ello, los reglamentos especiales, propios de cada institución, pueden establecer otras

fechas de inicio y término del período anual a evaluar.

No corresponde considerar toda la trayectoria funcionaria del empleado, ni las labores ejecutadas

con anterioridad al período evaluado, ya que la normativa limita el proceso calificatorio a un

determinado lapso de desempeño laboral.

El proceso debe iniciarse una vez que ha expirado el período que corresponde a la calificación, por

ende, no puede anticiparse ni suspenderse.

De este modo, las evaluaciones de los distintos periodos son independientes entre sí y no tienen

influencia en las posteriores.

266


8.7.4 SUJETOS DE LAS CALIFICACIONES

8.7.5 ETAPAS DEL PROCESO

Los procesos calificatorios están dirigidos a aquellas personas que poseen la calidad de

funcionarios, incluido el personal a contrata, quedando fuera sólo los servidores expresamente

exceptuados:

1) el jefe superior de la institución,

2) su subrogante legal,

3) los miembros de la Junta Calificadora Central,

4) los delegados del personal,

5) los dirigentes gremiales de las asociaciones de funcionarios , y

6) los funcionarios con un desempeño inferior a 6 meses en el organismo.

Todos ellos conservarán la calificación del año anterior, cuando corresponda. Con todo, si el

delegado del personal lo solicita, puede ser evaluado por su jefe directo.

1) Precalificación

Es la evaluación que efectúa el jefe directo de cada funcionario. Además, en forma previa a ésta,

deben emitirse dos informes de desempeño del servidor.

2) Calificación

Es la evaluación que realiza la Junta Calificadora respectiva. Existen:

2.1) La Junta Calificadora Central, que califica a los funcionarios de la Región Metropolitana y a

los de las regiones que tienen menos de 15 servidores, asimismo, a los integrantes de las

Juntas Calificadoras Regionales.

2.2) Las Juntas Calificadoras Regionales, en las regiones en que el organismo tenga 15 o más

funcionarios, son las que tienen a su cargo la calificación de éstos.

2.3) Excepcionalmente, en los Servicios de Salud, existe una Junta Calificadora en cada uno de

los hospitales que lo integran.

Sin perjuicio de lo anterior, los mencionados reglamentos especiales pueden establecer normas

distintas sobre la existencia y número de juntas calificadoras.

La hoja de vida y la hoja de calificación constituyen los documentos básicos del sistema de

calificaciones, por lo que deben ser analizados por la Junta correspondiente,

Además, esos órganos colegiados deben considerar las anotaciones de mérito o de demérito

efectuadas dentro del período a evaluar.

Asimismo, sus acuerdos deben estar fundados en antecedentes y circunstancias concretas.

267


8.7.6 LISTAS DE CALIFICACIÓN Y PUNTAJES

3) Apelación y reclamo:

El funcionario calificado tiene derecho a apelar de su calificación ante el jefe superior del servicio,

quien no puede agravar la situación del recurrente, sólo mantener o elevarle el puntaje.

Resuelta esta apelación, puede recurrir ante la Contraloría General, pero sólo en caso de que

existan vicios legales o arbitrariedades, nunca sobre el mérito de la evaluación.

Finalizado el proceso, los funcionarios deben ser incluidos en alguna de las siguientes listas:

1) Lista Nº 1, de Distinción;

2) Lista Nº 2, Buena;

3) Lista Nº 3, Condicional; o

4) Lista Nº 4, de Eliminación.

La ubicación en las distintas listas se realiza de acuerdo a un puntaje que se asigna al funcionario

en su calificación, acorde ciertos factores de calificación, y que, de acuerdo al reglamento de

calificaciones del personal afecto al estatuto administrativo, va desde 10 a 100 puntos, no obstante

lo cual, en los aludidos reglamentos especiales se pueden establecer otros rangos de puntaje.

La distribución de los funcionarios en cada una de la listas tiene un efecto muy importante, ya que

el funcionario calificado en lista 4 o por dos años consecutivos en lista 3, debe retirarse del servicio

dentro de los 15 días hábiles siguientes al término de la calificación, de no hacerlo, su cargo será

declarado vacante.

Para ello, la resolución de calificación debe estar ejecutoriada, se entiende que es así desde que

vence el plazo para reclamar, o desde que se notifica el dictamen de la Contraloría General que se

pronuncia sobre el reclamo del interesado.

Acto seguido, cada institución debe elaborar un escalafón en el cual se dispondrán a los

funcionarios de cada grado, de la respectiva planta, en orden decreciente conforme al puntaje

obtenido.

En caso de empate, los funcionarios se ubicarán en el escalafón de acuerdo a su antigüedad,

primero en el cago, luego en el grado, después en la institución, y finalmente en la Administración.

En caso de mantenerse el empate decidirá el jefe superior de la institución.

268



1) Nombre 4 casos de funcionarios que no deben ser calificados.

2) ¿Cuál es el período de calificación?

3) ¿Cuántas juntas calificadoras existen?

269


8.8 INCOMPATIBILIDADES

8.8.1 INCOMPATIBILIDADES DE EMPLEOS

8.8.2 EXCEPCIONES

Todos los empleos regulados por el Estatuto Administrativo son incompatibles entre sí. Además,

son incompatibles con todo otro empleo o toda otra función que se preste al Estado.

Lo anterior, aun cuando los empleos se encuentren regidos por normas distintas de las contenidas

en el Estatuto Administrativo. Se incluyen las funciones o cargos de elección popular.

Si un funcionario es nombrado en un empleo incompatible, en el evento que lo asuma, cesa de

pleno derecho en el cargo anterior.

No obstante lo anterior, los cargos regulados en el Estatuto Administrativo son compatibles:

1) Con los cargos docentes de hasta un máximo de 12 horas semanales.

Además, pueden desarrollar actividades docentes durante la jornada laboral, con la obligación

de compensar las horas en que no hubieren desempeñado el cargo efectivamente y de

acuerdo a las modalidades que determine el jefe del servicio, hasta por un máximo de 12 horas

semanales.

Excepcionalmente, y por resolución fundada del jefe del servicio, se puede autorizar, fuera de

la jornada, una labor docente que exceda dicho tope (artículo 8° ley N° 19.863).

2) Con el ejercicio de funciones a honorarios, siempre que se efectúen fuera de la jornada.

3) Con el ejercicio de un máximo de 2 cargos de miembro de consejos o juntas directivas de

organismos estatales.

4) Con la calidad de subrogante, suplente o a contrata. Ello es sólo para funcionarios

titulares, quienes conservan su cargo. Si un funcionario a contrata es nombrado o

designado en otro cargo, cesa en su contrata.

5) Con los cargos que tengan la calidad de exclusiva confianza y con aquellos cuyo

nombramiento sea por plazos legalmente determinados. Asimismo, ello es solo para

funcionarios titulares, quienes conservan su cargo.

La jurisprudencia ha precisado que las compatibilidades analizadas se producen siempre que el

desarrollo conjunto de los cargos sea físicamente posible, o sea, que no exista incompatibilidad

física para desempeñarlos.

Ello, con excepción de los casos de docencia autorizada por la ley N° 19.863 y en que se asume

un cargo conservándose el anterior, puesto que en esas hipótesis no se produce esta última

situación.

270


8.8.3 INCOMPATIBILIDAD POR PARENTESCO

En una misma Institución no pueden desempeñarse personas ligadas entre sí por matrimonio, por

parentesco de consanguinidad hasta el 3° grado inclusive, de afinidad hasta el 2° grado, o

adopción, cuando entre ellas se produzca una relación jerárquica.

En la medida que se genere ese vínculo, el subalterno debe ser destinado a otra función en que la

citada dependencia no se produzca.

Esta incompatibilidad no rige entre los Ministros de Estado y los funcionarios de su dependencia.

271



1) ¿Cuáles son las excepciones a las incompatibilidades de empleos?

2) Un cargo de planta ¿es compatible con uno a contrata?

272


8.9 DERECHOS Y OBLIGACIONES

8.9.1 DERECHOS QUE PUEDEN DESTACARSE

8.9.2 OBLIGACIONES QUE PUEDEN DESTACARSE

8.9.3 PROHIBICIONES QUE PUEDEN DESTACARSE

1) Estabilidad en el empleo

2) Ascender en el escalafón

3) Participar en concursos y en acciones de capacitación

4) Percibir las remuneraciones

5) Los funcionarios que denuncien hechos de carácter irregular, tienen los siguientes derechos:

5.1) No se les puede aplicar las sanciones de destitución o suspensión del empleo.

5.2) No ser trasladados de localidad o de la función que cumplen.

5.3) No ser calificados.

5.4) Se mantiene en secreto su identidad.

1) Desempeñar personalmente las funciones del cargo.

2) Cumplir la jornada de trabajo y realizar los trabajos extraordinarios que ordene el superior

jerárquico.

3) Cumplir las destinaciones y las comisiones de servicio que ordene la autoridad.

4) Obedecer las órdenes impartidas por el superior jerárquico.

5) Denunciar al Ministerio Público o a la policía los delitos, y a la autoridad competente los hechos

de carácter irregular, especialmente las faltas a la probidad.

1) Ejercer facultades que no se poseen, o no se tengan delegadas.

2) Someter a tramitación innecesaria o dilación los asuntos entregados a su conocimiento o

resolución, o exigir documentos o requisitos no establecidos en las leyes.

3) Realizar actividad política dentro de la Administración o usar la autoridad, cargo o bienes para

fines ajenos al de la institución.

4) Atentar contra los bienes de la institución; destruir materiales de trabajo o causarles daño.

5) Realizar cualquier acto atentatorio contra la dignidad de los demás funcionarios, por ejemplo, el

acoso sexual o laboral.

273


8.9.4 OBLIGACIONES ESPECIALES PARA AUTORIDADES Y JEFATURAS

1) Ejercer un control jerárquico del personal de su dependencia.

2) Velar por el cumplimiento de los planes y la normativa.

3) Desempeñar sus funciones con imparcialidad, entregando instrucciones.

274



1) Nombre dos obligaciones funcionarias y dos de las jefaturas.

2) Nombre tres prohibiciones.

3) Nombre tres derechos funcionarios.

275


8.10 FERIADO

8.10.1 REGISTRO ELECTRÓNICO DE LOS FERIADOS

8.10.2 PROCEDENCIA

8.10.3 DURACIÓN

De acuerdo con el artículo 3° de la resolución N° 908, de 2011, de la Contraloría General, deben

registrarse electrónicamente los decretos y resoluciones exentas que aprueben feriados.

El funcionario que ingrese a la Administración del Estado, no tiene derecho a hacer uso de feriado,

en tanto no haya cumplido efectivamente 1 año de servicio.

La jurisprudencia ha precisado que la restricción anterior no resulta aplicable a quienes prestaron

servicios con anterioridad, por más de un año, a una entidad de la Administración, pues en ese

caso, el ingreso de quienes se reincorporan, se produjo la primera vez que pasaron a

desempeñarse en algún organismo público.

a) 15 días hábiles para los funcionarios con menos de 15 años de servicio,

b) 20 días hábiles para quienes tengan 15 o más años de servicio, y

c) 25 días hábiles para los que alcancen 20 o más años de servicio.

Los empleados de Tarapacá, Antofagasta, Aysén, Magallanes, y las provincias de Chiloé y Palena,

de Los Lagos, tienen derecho a gozar de su feriado aumentado en 5 días hábiles.

En las comunas de Isla de Pascua, de Juan Fernández y de la Antártica, se aumenta por el tiempo

que demande el viaje de ida y regreso al continente.

Se puede hacer uso de este beneficio en forma parcializada, pero una de las fracciones no puede

ser inferior a 10 días. La autorización para el fraccionamiento no es obligatoria para la autoridad,

quien debe ponderar las necesidades del servicio.

Si bien el feriado no puede ser denegado discrecionalmente, cuando las necesidades del servicio

lo requieran, la autoridad puede anticipar o postergar la época del feriado, en tanto éste quede

comprendido dentro del año respectivo.

En ese caso, el funcionario puede solicitar su acumulación, esto es, hacer uso conjunto de su

feriado con el que corresponde al año siguiente.

276



1) ¿Cuál es la duración del feriado?

2) ¿En qué regiones el feriado se aumenta en 5 días?

3) En caso de reingreso ¿se requiere un desempeño mínimo para hacer uso de

feriado?

277


8.11 PERMISOS

8.11.1 REGISTRO ELECTRÓNICO DE LOS PERMISOS

8.11.2 PERMISOS DEL ESTATUTO ADMINISTRATIVO


registrarse electrónicamente los decretos y resoluciones exentas que aprueben permisos.

a) Con goce de remuneraciones, los cuales se pueden conceder:

i. Por motivos particulares, para ausentarse de las labores hasta por 6 días hábiles al

año, los cuales pueden fraccionarse por medios días.

ii. En caso de interferiados, se puede solicitar que los días hábiles insertos entre dos

feriados, o un feriado y un día sábado o domingo, según el caso, puedan ser de

descanso, con goce de remuneraciones, en tanto se recuperen con otra jornada u

horas de trabajo, realizadas con anterioridad o posterioridad al feriado respectivo.

b) Sin goce de remuneraciones, los que se pueden otorgar:

i. Por motivos particulares, para ausentarse hasta por 6 meses en cada año calendario.

ii. Para permanecer en el extranjero, hasta por 2 años.

iii. Por becas obtenidas por el funcionario de acuerdo a la normativa vigente, en cuyo

caso no se aplican los límites de tiempo previstos en las letras anteriores.

En estos casos -letras a) y b)- la autorización del permiso es facultativa para la autoridad.

c) Permisos establecidos en el artículo 104 bis.

La citada norma extiende los permisos del artículo 66 del Código del Trabajo a los funcionarios

regidos por el Estatuto Administrativo. Estos son:

i. Permiso por muerte de un hijo o del cónyuge, el cual es de 7 días corridos de permiso

pagado.

ii. Permiso en caso de muerte de un hijo en período de gestación o de muerte del padre

o de la madre, que es por 3 días hábiles.

Estos permisos son pagados, deben otorgarse independientemente del tiempo de servicio,

para hacerse efectivos a partir del día del respectivo fallecimiento y no pueden ser

compensados en dinero.

278


8.11.3 PERMISOS ESTABLECIDOS EN LEYES ESPECIALES

a) Permiso parental por nacimiento de un hijo (artículo 195 del Código del Trabajo).

El padre tiene derecho a un permiso pagado de 5 días en caso de nacimiento de un hijo, el que puede utilizar a su elección desde el momento del parto, caso en que será de días corridos, o bien distribuirlo dentro del primer mes desde la fecha del nacimiento.

b) Permiso parental por adopción (artículo 195 del Código del Trabajo).

El permiso anterior debe otorgarse también al padre que se encuentre en proceso de adopción, y se cuenta a partir de la notificación de la resolución que otorgue el cuidado personal o acoja la adopción del menor.

c) Permiso postnatal parental (artículo 197 bis del Código del Trabajo):

Está establecido para las trabajadoras, quienes tendrán derecho a gozar de este beneficio por un lapso de 12 semanas a continuación del período postnatal, durante el cual recibirán un subsidio calculado en la forma que allí se dispone, y que puede extenderse hasta 18 semanas, en el caso de las servidoras que se reincorporen a sus labores en la modalidad de media jornada. Las normas en estudio están ubicadas en el Título II, del Libro ll, del Código del Trabajo, que contiene normas sobre protección a la maternidad, a las que están sujetos los funcionarios públicos conforme a lo dispuesto en los artículos 89 del Estatuto Administrativo y 194 del citado Código.

d) Permisos gremiales (artículos 17, 31 a 34, 58 y 59, ley N° 19.296)

Los directores de las asociaciones de funcionarios tienen derecho a:

i.- Permisos remunerados por la institución. Dichos permisos no pueden ser inferiores a 22 horas semanales por cada director de una asociación de carácter nacional, ni a 11 horas por cada director de una asociación de carácter regional, provincial o comunal o que tenga como base uno o más establecimientos de salud.

Además, existe un permiso especial, de hasta 5 días al año, para asistir a eventos en que se traten materias relacionadas con la función pública.

ii.- Permisos remunerados por la asociación. Son permisos adicionales a los anteriores, su goce debe comunicarse por escrito a la jefatura superior de la respectiva repartición, con 10 días de anticipación, a lo menos, y las remuneraciones de los directores se asumen por la asociación pero sólo en la medida en que excedieren el tiempo de los permisos remunerados. Corresponden a tres tipos:

1) Para ausentarse por la jornada completa o por media jornada, por un lapso no inferior a 6 meses y hasta la totalidad del tiempo que dure su mandato.

279


2) Para hacer uso hasta por 5 días hábiles de permiso en el año calendario, a fin

de realizar actividades que fueren necesarias o estimaren indispensables para el cumplimiento de sus funciones.

3) Para ausentarse por el tiempo que acordaren las reparticiones con el directorio de la asociación, previo acuerdo general o especial de la asamblea respectiva.

e) Permisos para deportistas, técnicos, jueces, árbitros y dirigentes (artículo 74 de la ley N° 19.712).

Se les debe conceder un permiso especial, con goce de remuneraciones, para representar

al deporte chileno participando en eventos de carácter nacional, sudamericano,

panamericano, mundial u olímpico, por el período que dure su concurrencia en el

respectivo torneo, previa certificación del Instituto Nacional de Deportes de Chile.

280



1) Explique los permisos previstos en el Estatuto Administrativo.

2) Nombre los permisos establecidos en leyes especiales.

3) ¿Cuáles permisos pueden concederse en forma facultativa por la autoridad?

281


8.12 LICENCIAS MÉDICAS

8.12.1 REGISTRO ELECTRÓNICO DE LAS LICENCIAS MÉDICAS

8.12.2 OBJETO

8.12.3 PLAZO PARA PRESENTAR LA LICENCIA

8.12.4 EFECTOS DE LA LICENCIA

8.12.5 OBLIGACIÓN DE TRAMITAR LAS LICENCIAS

8.12.6 PAGO DE LAS LICENCIAS MÉDICAS


registrarse electrónicamente los decretos y resoluciones exentas que aprueben licencias médicas.

Las licencias médicas constituyen un beneficio de seguridad social y justifican el incumplimiento de

la jornada.

Tratándose de trabajadores dependientes del sector público, el formulario de licencia, deberá ser

presentado al empleador dentro del plazo de tres días hábiles, contados desde la fecha de inicio de

la licencia médica.

Autorizada la licencia o transcurrido los plazos que permitan tenerla por autorizada, ésta constituye

un documento oficial que justifica la ausencia del trabajador a sus labores o la reducción de su

jornada de trabajo.

La obligación del servicio, en orden a tramitar la licencia médica, sólo existe mientras el afectado

se mantenga vinculado con el organismo público respectivo, lo que no acontece una vez que ha

expirado en funciones, de modo que si el interesado cesó no procede que la referida autoridad se

haga responsable del pago de dicha licencia.

El personal afecto a la ley N°18.834, tendrá derecho durante el goce de la licencia al total de sus

remuneraciones, y su pago corresponderá al servicio o institución empleadora.

282



1) ¿Cuáles son los efectos de una licencia médica en relación con la jornada de

trabajo?

2) ¿Cuál es el plazo para presentar una licencia?

283


8.13 RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

8.13.1 OBJETO

8.13.2 MEDIDAS DISCIPLINARIAS

8.13.3 INVESTIGACIÓN SUMARIA

El empleado que infrinja sus obligaciones o deberes funcionarios puede ser objeto de medidas

disciplinarias.

Los funcionarios incurrirán en responsabilidad administrativa cuando la infracción sea susceptible

de una sanción, falta que deberá ser acreditada mediante investigación sumaria o sumario

administrativo.

a) Censura: consiste en una amonestación por escrito.

b) Multa: deducción de un porcentaje de la remuneración mensual, que puede ir desde un

5% hasta un 20%.

c) Suspensión del empleo: de 30 días a 3 meses, consiste en la separación temporal del

empleo con el goce de un 50% a un 70% de las remuneraciones y sin poder hacer uso de

los derechos del cargo.

d) Destitución: Decisión de la autoridad facultada para nombrar, para poner término a los

servicios de un funcionario.

1) Es un procedimiento breve y simplificado.

2) Las indagaciones duran 5 días.

3) Para situaciones de menor gravedad.

4) Se aplican sanciones menores, no la destitución, salvo excepciones legales.

5) Se nombra un investigador, no es necesario designar actuario.

6) Existe la posibilidad de elevarla a sumario, si los hechos revisten mayor gravedad.

284


8.13.4 SUMARIO ADMINISTRATIVO

1) Es un procedimiento más extenso y sujeto a formalidades.

2) La investigación dura 20 días, prorrogables hasta completar 60.

3) Para situaciones de mayor gravedad.

4) Se aplican sanciones más graves, incluida la destitución.

5) Se nombra un fiscal y éste debe designar un actuario.

285



1) ¿Cuáles son las diferencias entre el sumario y la investigación sumaria?

2) ¿Cuál es el procedimiento normal que permite aplicar la medida de destitución?

286


8.14 CESE

8.14.1 POR ACEPTACIÓN DE RENUNCIA

8.14.2 DECLARACIÓN DE VACANCIA DEL CARGO

La renuncia es el acto en virtud del cual el funcionario manifiesta a la autoridad que lo nombró, la

voluntad de dejar su cargo.

Debe presentarse por escrito, y ser aceptada por la autoridad llamada a hacer el nombramiento.

No se puede rechazar, sólo retener en caso que se encuentre en tramitación un sumario en el que

estuviere involucrado el funcionario, y se trate de un proceso sumarial del cual emanen

antecedentes serios que ameriten la sanción de destitución. En ese caso, solamente se puede

retener por un lapso no superior a 30 días.

La declaración de vacancia es la decisión de la autoridad administrativa de poner término a los

servicios del funcionario por las causas que la ley autoriza, las cuales, en cada caso, requieren

aplicar un procedimiento determinado, estas son:

a) Salud incompatible con el desempeño del cargo

La sola circunstancia de gozar de una licencia médica, no significa necesariamente que se incurra

en esta causal de declaración de vacancia, puesto que la consideración de si el uso de dicho

beneficio por un lapso, continuo o discontinuo, superior a 6 meses en los últimos 2 años, sin mediar

declaración de salud irrecuperable, puede considerarse como tal, corresponde al jefe superior del

servicio.

b) Salud irrecuperable

Una vez que la Comisión Médica competente ha declarado irrecuperable la salud de un

funcionario, éste deberá retirarse de la Administración dentro del plazo de 6 meses, contado desde

la fecha en que se le notifique la resolución mediante la cual se efectúa la citada declaración, lo

cual se realiza mediante una transcripción que el jefe del servicio hace llegar al empleado una vez

que la autoridad médica le haya comunicado esa determinación.

Si transcurre el lapso sin que el empleado se retire, procederá la declaración de vacancia del cargo

a contar del día siguiente de transcurrido dicho plazo.

c) Pérdida sobreviniente de alguno de los requisitos de ingreso a la Administración del

Estado

Los casos de mayor ocurrencia en esta causal, guardan relación con el hecho de ser condenado

por crimen o simple delito, o bien ser objeto de medidas disciplinarias expulsivas.

287


8.14.3 DESTITUCIÓN

8.14.4 EL TÉRMINO DEL PERÍODO LEGAL POR EL CUAL ES NOMBRADO EL

FUNCIONARIO O EL CUMPLIMIENTO DEL PLAZO POR EL CUAL ES

CONTRATADO

8.14.5 POR JUBILACIÓN, PENSIÓN O RENTA VITALICIA

8.14.6 SUPRESIÓN DEL EMPLEO

d) Calificación del empleado en lista N° 4, de Eliminación, o por dos años consecutivos

en lista N° 3, Condicional

Los funcionarios sujetos al Estatuto Administrativo, evaluados con una calificación insuficiente,

deben retirarse del servicio dentro de los 15 días hábiles siguientes al término de la calificación, y si

no lo hicieren, se les declara vacante el empleo a contar desde el día siguiente a esa fecha.

e) Por no presentar la renuncia cuando el cargo es de exclusiva confianza

Cuando el cargo es de exclusiva confianza, la remoción se realiza a través de la petición de

renuncia no voluntaria. Si el empleado no la presenta, se declara vacante el empleo.

Esta medida disciplinaria se aplica a los funcionarios previo sumario administrativo, dado que como

resultado de una investigación sumaria no puede imponerse dicha sanción, salvo los casos en que,

de manera excepcional, lo autoriza el Estatuto Administrativo. Por ejemplo, los atrasos o ausencias

reiteradas sin causa justificada.

Una vez finalizado el período por el cual es nombrado el funcionario, o vencido el plazo por el que

fue designado a contrata, se produce inmediatamente el cese del empleado.

El funcionario que jubile, se pensione u obtenga una renta vitalicia en un régimen previsional, en

relación al respectivo cargo público, cesa a contar del día en que, según la normativa pertinente,

adquiera la calidad de pensionado, esto es, cuando de acuerdo a las normas pertinentes empiece

a recibir la pensión respectiva.

La supresión de un cargo es una facultad conferida por la ley a determinadas autoridades

administrativas, sin condicionar su ejercicio a la concurrencia de determinados supuestos o

causales, correspondiendo a aquéllas ponderar las circunstancias que aconsejan su adopción.

288


8.14.7 FALLECIMIENTO

La defunción ocasiona el cese de los funcionarios afectos al Estatuto Administrativo, el cual se

produce a contar del día siguiente de aquélla.

En este caso, corresponde dictar una resolución que declare el cese por tal motivo, la que debe

enviarse a la Contraloría General para su toma de razón.

289



1) ¿Cuáles son los casos en que se pueden declarar vacantes los cargos?

2) Señale los requisitos de la renuncia.

290


9. CAPÍTULO VI: GLOSARIO DE TÉRMINOS


1. Detalle de la simbología y términos

utilizados en la plataforma SIAPER

Registro Electrónico.

291


: El Asterisco, al inicio o final de un campo o de una frase indica la obligatoriedad de

completar la información o realizar la acción que se señala.

: Permite al usuario según la selección, agregar datos a la grilla “Lista de subtítulo –

ítem – asignación.

: Permite al usuario eliminar alguna fila de la grilla “Lista de Labores Asociadas”.

: Permite al usuario admitir el conjunto de datos que ha ingresado en el Acto

administrativo, y que termina la acción de ingreso de información, derivando al usuario

a la “Bandeja de Casos”.

: Permite al usuario volver a la pantalla anterior (Bandeja de Casos) y no guardar lo

ingresado al formulario.

: Permite al usuario escoger la opción que se indica en el campo

: Campos: están constituidos por receptáculos, generalmente en forma de una línea,

cuya función es contener información ya sea esta proporcionada por el usuario en

forma manual o que provenga de las listas o dispositivos que acompañan a dichos

campos.

: Campo que indica que tiene lista de auto llenado.

: Campo con lista de auto llenado desplegada, en este caso tiene cuatro opciones, una

de ellas en blanco. Considere que al seleccionar la opción en blanco está dejando sin

información el campo.

: Campo Calendario: el campo combina acción de llenado manual (aa/mm/aaaa) o

automático. Su funcionalidad más completa opera desde que acciona el icono al lado

del campo fecha del documento que despliega un calendario por defecto marcando el

día presente. Las flechas de desplazamiento < > le llevan al mes anterior o posterior

de la fecha por defecto, y las flechas << >> retroceden o adelantan un año a la fecha

al presente.

: Campo con Lupa de búsqueda, el que puede completarse manualmente o por medio

del dispositivo de búsqueda.

: Campo de llenado manual.

: Campos opcionales con botón de selección para llenar uno u otro.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Símbolos y dispositivos frecuentes:

Botones: se trata de dispositivos que señalan las posibilidades que corresponde realizar en

cada una de las etapas del registro. El texto y símbolo que contienen expresa la síntesis de

la operación que le permite realizar. Ejemplos de botones:

292


Algunos conceptos de Uso Frecuente en Siaper:

Página : Es la imagen que contenida en su pantalla está constituida por un conjunto de

elementos que forman una o más partes del acto administrativo.

Pestaña : En Siaper, el Menú está organizado en Pestañas, las cuales están signadas

con un nombre que sintetiza las operaciones, actividades o cometidos que

posibilitan.

Menú : La diversidad temática y funcional de Siaper se estructura por medio del Menú.

Es una batería de opciones, armónica y consistente, subdividida, jerarquizada y

ordenada que contiene el total de acciones autorizadas que se deben desarrollar

para el registro de actos administrativos y mantener la optima funcionalidad del

sistema.

Opciones : Es una parte del Menú que posee características o propiedades particulares

atingentes a un tema específico.

Documento : Está constituido por el conjunto de información del acto administrativo o asunto

que se registra. Su particularidad es que reúne los datos en torno a una

persona, para lo cual se le identifica con un número propio e irrepetible,

vinculado a un servicio, a un Run y a una materia.

Materia : Es la organización de información específica de un acto Administrativo u otra

cuestión relativa a la vida funcionaria del personal de la Administración, que sea

preciso registrar para validar dicha información. En Siaper también se

denominan materia algunas acciones que permiten administrar el ingreso,

modificación y cancelación de información durante el proceso de registro.

Caso : Es la relación entre un Run y una Materia sobre la cual recae un acto

administrativo u otro aspecto de la vida funcionaria, y que es ingresado a Siaper.

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