Penggunaan dan Pengembangan Sistem

Sim, Ade Yayang, Hapzi Ali, Penggunaan Dan Pengembangan Sistem, Universitas Mercu Buana, 2017.Pdf

Virtual Office

Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat berkomunikasi ke tempat kerja secara elektronik.

Virtual Office merupakan Sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor riil, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya (Virtual Office) adalah kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data, dan juga efisiensi dibidang biaya yaitu biaya fasilitas dan biaya peralatan disamping itu juga untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif.

Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit, sehingga diterapkanlah kantor maya untuk mengatasi masalah-masalah tersebut.

Kantor maya (Virtual Office) merupakan lompatan dari teknologi informasi, Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya dapat diterapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer.

Kantor maya memiliki beberapa kelebihan yaitu :

1. Pengurangan biaya fasilitas dan pengurangan biaya peralatan.2. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan

mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.

3. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, namun dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan.

4. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja.

Disamping itu kantor maya juga memiliki beberapa kekurangan yaitu :

1) Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2) Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.

3) Semangat kerja yang rendah. Fakor yang menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja

4) Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam.

Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation)

Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (AO) yang banyak diimplementasikan pada perkantoran modern saat ini dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

Aplikasi-aplikasi yang banyak diimplementasikan dalam OA adalah :

Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

Electronic mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik :

Dengan cara menggunakan browser, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh : Yahoo Mail dan Gmail.

Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP.

Voice mail

Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.

Computer calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

Audio conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Video conferencing

Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.

Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan) yaitu :

One-way video dan two-way audio (Video satu arah dan audio dua arah) One-way video dan audio (Video satu arah dan audio satu arah) Two-way video dan audio (Video dan audio dua arah)

Computer conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah Teleconferencing digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.

Facsimile Transmission (Fax)

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

Videotex

Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.

Imaging Storage and Retrieval

Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.

Desktop publishing

Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).Dan di perusahaan tempat saya bekerja menggunakan Word Processing, Electronic mail dan Facsimile Transmission (Fax).

Terimakasih,

Ade Yayang (43115120366)