sim week 04 chapter 01
TRANSCRIPT
Management Information System Industrial Engineering Department
W e e k
I T T E L K O M
4
Model Sistem Umum Perusahaan
C h a p t e r 1
Program Studi Sistem Informasi
Murahartawaty Management Information System
Definisi Model
• Adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas (entity)
• Jenis-jenis model
– Model Fisik
– Model Naratif
– Model Grafik
– Model Matematika
Murahartawaty Management Information System
Jenis Model
Model Fisik Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi. Contoh: Maket atau Prototipe Mobil Baru
Model Naratif menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Contoh: model komunikasi bisnis
Model Grafik menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk.Contoh: DFD, Flowchart
Model Matematika segala formula atau persamaan matematika.
Contoh: Persamaan Trigonometri
Murahartawaty Management Information System
Kegunaan Model
• Mempermudah Pengertian– Suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya.
Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
• Mempermudah Komunikasi– Setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu
sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
• Memperkirakan Masa Depan– Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model
matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
Murahartawaty Management Information System
Model Sistem Umum Perusahaan
• Penyederhanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan.
• Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem secara fisik dan konseptual.
Murahartawaty Management Information System
Model Sistem Secara Fisik
Mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka
Sumber daya input
Proses Transformasi
Sumber daya output
Murahartawaty Management Information System
Aliran arus Sumber Daya Fisik
• Arus Material
• Arus Personil
• Arus Mesin
• Arus Uang
Murahartawaty Management Information System
Model Sistem Konseptual
• Sistem yang menggunakan sumber daya konseptual (informasi dan data) untuk mewakili sistem fisik
• Sistem terbuka
– Sistem lingkaran terbuka
– Sistem lingkaran tertutup
• Elemen sistem konseptual: Manajemen, Pengolah Informasi, Standar
Murahartawaty Management Information System
Sistem Lingkaran Tertutup
Sumber daya input
Proses Transformasi
Sumber daya output
Mekanisme pengendalian
Umpan balik Umpan balik
Murahartawaty Management Information System
Pengendalian Manajemen
Lingkaran umpan baliknya adalah informasi dan mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
Sumber daya input
Proses Transformasi
Sumber daya output
ManajemenInformasi Informasi
Murahartawaty Management Information System
Pengolah Informasi
Sumber daya input
Proses Transformasi
Sumber daya output
ManajemenInformasi Informasi Pengolah
Informasi
Data
Murahartawaty Management Information System
Information Processing
• Para manajer memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
• Manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 (empat) dimensi dasar informasi, yaitu (1) relevansi, (2) Akurasi (3) Ketepatan Waktu, (4) Kelengkapan informasi,
• Mekanisme pengolah informasi dalam hal ini menggunakan komputer, namun bukan sebagai suatu keharusan.
Murahartawaty Management Information System
Item Number: 410615Item Description: Upper Door Hinge
SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT.NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS
3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00 & SONS
4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 9.10 08 .02 MACHINING
0140 A.B. 1/04 550-10 350 8.12 03 .00 MERRIL
2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 11.60 19 .04
Contoh: Laporan Analisis Supplier
Murahartawaty Management Information System
Standar
Sumber daya input
Proses Transformasi
Sumber daya output
ManajemenInformasi Informasi
Pengolah Informasi
Data
Standar
Murahartawaty Management Information System
Definisi Standar
• Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual.
• Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.
• Contoh: Spesifikasi Produksi menunjukkan kualitas mutu produk
Murahartawaty Management Information System
Objectives Standards of Performance
Mencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 millionMempertahankan 20% pangsa pasarMempertahankan tingkat pertumbuhan 15%Pay dividends to stockholders each quarterMaintain the price of the firm’s common stock above $85 per share
Realize an after-tax profit of 15% of salesMaintain a record of accident-free daysKeep employee turnover below 10%
Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research and development
Achieve stockout on no more than 2% of the items in inventory during the yearKeep the number of backorders to less than 5% of all orders processedHave no plant shutdowns due to unavailable materialsHave no legal actions filed against the firm by customers, suppliers, and the government
Memenuhi kebutuhan pelanggan
Produce a return on investment for the owners
Operate efficiently
Invest in the future
Develop sources of supply
Operate ethically
Perbandingan Standar dan Tujuan
Murahartawaty Management Information System
Manajemen Sistem Umum Perusahaan
Sumber daya input
Proses Transformasi
Sumber daya output
ManajemenKeputusan Informasi
Pengolah Informasi
Data
Standar
Sumber Daya Fisik
Sumber Daya Fisik
Informasi dan Data
Lingkungan
Murahartawaty Management Information System
Penggunaan Model Sistem Umum
Contoh : Pasar SwalayanArus material: bahan makanan dan barang2 lain yang
dijualArus personil: manajer toko, kasir, pegawai gudang
dan orang2 lain yang dipekerjakanArus mesin: komputer, kalkulator, barcode scanner,
telepon, kulkas, rak-rakArus uang: pemasukan dari pelanggan dan
pengeluaran berbentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai dan pemilik
Murahartawaty Management Information System
Penggunaan Model Sistem Umum
Contoh : Pasar SwalayanProses Transformasi, Semua kegiatan yang membuat
berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik, misal; membuka karton dan mengatur barang dagangan dirak, menyiapkan sayur dan buah segar, memotong daging.
Elemen manajemen terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi meliputi komputer, barcode scanner dan menyediakan harga untuk berbagai barang
Standar kinerja: kuota penjualan, anggaran operasi
Murahartawaty Management Information System
Contoh : Kantor Pengacara
• Arus material– Perlengkapan pencatatan, kertas, buku-buku
• Arus personil– Pengacara, partner, office boy
• Arus mesin– Komputer, telepon
• Arus uang– Pemasukan dari klien, pengeluaran untuk biaya
kantor, biaya sidang, dll.
Murahartawaty Management Information System
Contoh 2 : Kantor Pengacara
• Proses Transformasi, proses mengubah bahan mentah (klien dg permasalahan hukum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya terselesaikan).
• Elemen manajemen terdiri dari pengacara, partner.• Pengolah informasi meliputi komputer, database
hukum• Standar kinerja; biasanya tidak ada standar formal dan
rinci, tapi bisa saja menangani sekian kasus, memenangkan persidangan, menerima laba, database hukum
Murahartawaty Management Information System
Management By Exception
• Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan MBE
• MBE adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas tersebut menyimpang dari kinerja yang dapat diterima/standar.
• Tiga keuntungan MBE
– Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung normal
– Lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh
– Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya
Murahartawaty Management Information System
Management By Exception
Kendala MBE :• Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak
mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan
• Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan
• Perhatian harus tetap diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat
• Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.
Murahartawaty Management Information System
Contoh : MBE
• Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus.
• Suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari.
Murahartawaty Management Information System
Contoh : MBE
• Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.Keputusan yang dapat diambil antara lain:– Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang
untuk persediaan stock.– Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan
harga yang terjangkau.– Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau
sampel.
Management Information System Industrial Engineering Department
W e e k
I T T E L K O M
4
Pendekatan Sistem
C h a p t e r 1
Program Studi Sistem Informasi
Murahartawaty Management Information System
Pemecahan Masalah
• Masalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa.
• Gejala kondisi yang dihasilkan oleh masalah• Pemecahan masalah tindakan memberi
respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.
Murahartawaty Management Information System
Jenis Masalah
• Masalah terstruktur• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah tidak terstruktur• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen tidak dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah semi terstruktur• Sebagian elemen-elemen atau hubungan-hubungan
antar elemen dipahami oleh pemecah masalah.
Murahartawaty Management Information System
Pemecahan Masalah
• Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang diperlukan tetapi pada konsekuensinya.
• Keputusan– Pemilihan suat strategi atau tindakan
• Pengambilan keputusan – Tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer
yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Murahartawaty Management Information System
Elemen-elemen dalam Pemecahan Masalah
Informasi
Pemecah Masalah (Manajer)
Standar
Masalah
Solusi
Kendala
Berbagai solusi
alternatif
Murahartawaty Management Information System
Langkah-langkah Pemecahan Masalah
• Langkah-langkah pemecahan masalah dengan pendekatan sistem :– Usaha Persiapan– Usaha Definisi– Usaha Pemecahan
Murahartawaty Management Information System
Step 1: Usaha Persiapan
Langkah 1 Memandang perusahaan sebagai suatu sistem, dgn menggunakan model umum perusahaan
Langkah 2 Mengenali sistem lingkungan; pemasok, serikat buruh, investor, pesaing, pelanggan, masyarakat global, pemerintah dan masyarakat keuangan
Langkah 3 Mengidentifikasi subsistem perusahaan, berdasarkan area fungsional, tingkatan manajemen, arus sumber daya.
Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka orientasi sistem telah tercapai
Murahartawaty Management Information System
Step 2 : Usaha Definisi
• Langkah 4– Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem; sistem
dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.
• Langkah 5– Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu
urutan tertentu;
Murahartawaty Management Information System
Step 3 : Usaha Pemecahan
Meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya.Langkah 6 Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi; brainstorming, joint application design, group decision support system.Langkah 7 Mengevaluasi berbagai alternatif solusi; seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya
Murahartawaty Management Information System
Step 3 : Usaha Pemecahan (lanjutan)
• Langkah 8 Memilih solusi terbaik; analisis (evaluasi pilihan yang sistematik dg mempertimbangkan akibatnya pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari seorang manajer) dan penawaran (negoisasi antara beberapa manajer)
• Langkah 9 Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi. Solusi itu perlu diterapkan.
• Langkah 10 membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.
Murahartawaty Management Information System
FAKTOR-FAKTOR MANUSIA
Gaya merasakan masalah (problen sensing styles); bagaimana manajer menghadapi masalahPenghindar masalahPemecah masalahPencari masalah
Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles); sikap terhadap volume informasi yang tersedia bagi manajerGaya teraturGaya menerima
Gaya menggunakan informasi (information-using styles); cara menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.Gaya sistematikGaya intuitif