simulatie bij onderwijslogistiek - jos van bilsen, barry plaisant van der wal - holink2016
TRANSCRIPT
Planning & Roostering als onderdeel van onderwijslogistiek
binnen het programma van inhuizing LIGNE
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 1
Onderwerpen• Aanleiding voor de simulatie• Onderwijslogistiek raamwerk• Uitvoering van de simulatie• Belangrijkste resultaten• Hoe nu verder…
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 2
Aanleiding voor de simulatie
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 3
LIGNE• Ligne vervangt vanaf 1 september 2016 de locaties
Havikstraat en Sportcentrumlaan.
• Het gebouw bevat naast de hogeschool nog andere functies, zoals een bibliotheek, filmhuis, museum en winkels.
• Er verhuizen dan ruim 3.500 studenten en circa 400 medewerkers
• 6 opleidingen van 3 faculteiten van 2 locaties in 1 gebouw
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 4
Onderwijslogistiek • Onderwijslogistiek bewaakt de samenhang tussen processen, systemen, informatiestromen en
geproduceerde documenten in de hele cyclus van onderwijsontwikkeling tot en met de diplomering. (personeelsadministratie, studentinformatiesysteem, onderwijsplanning, mediatheek en ruimtebeheer)
Denk hierbij aan:• studenten inschrijven• onderwijsaanbod beschrijven• onderwijsinformatie toegankelijk maken• planning van de inzet van docenten, ruimten en
leermaterialen• roostering• studenten begeleiden, zowel bij de instelling als op de stageplek• voortgangsmanagement: het leerproces en de competentieontwikkeling van studenten volgen• toetsen en examineren
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 5
Planning en Roostering Zuyd: relevante deelprojecten
Deelprojecten P&R Doelen Resultaten 1. Ondersteuning realisatie jaarplanning 2015-
2016 faculteiten SittardOpdrachtgever: faculteit Management en rechtProjectleiding: ADVITRAE
Ondersteuning bieden aan Sittardse faculteiten bij het realiseren van de inzetplanning, het in kaart brengen van zowel de inzetplanning als de inzetplanningsprocessen en de lokalenbezetting in de huidige situatie inzichtelijk maken.
-Inzetplanning in Xedule is gereed-Overzicht van lokalenbezetting in Sittard (sportcentrumlaan en havikstraat)
2. Raamwerk onderwijslogistieke uitgangspunten LigneOpdrachtgever: CvBProjectleiding: ADVITRAE
Overzicht van onderwijslogistieke uitgangspunten formuleren die als basis dienen voor het plannen en roosteren van de Lignefaculteiten o.a. jaarplanning, vakanties, roostereenheid, pauzes, tijdspad planning, beschikbaarheid docenten
Document met onderwijslogistieke uitgangspunten Ligne m.b.t. P&R
3. Simulatie P&R van Ligne m.b.v. inzetplannings en roostertool (Xedule) van ADVITRAEOpdrachtgever: CvBProjectleiding: Zuyd
Inzicht krijgen in het totaal van inzetplanning/roostering en lokaalbezetting in LIGNE- Simulatie P&R van Ligne m.b.v.
inzetplannings- en roostertool (Xedule)
- Bron is blok 1 cursusjaar 2015-2016
Overzicht van inzetplanning, roostering gekoppeld aan lokalen op basis van het vigerende curriculum van alle faculteiten in LIGNE
4. P&R Ligne 2016-2017Opdrachtgever: CvBProjectleiding: Zuyd
Uniforme inzetplanning voor docenten en studeerbaar rooster voor studentenm.b.t. Ligne
Implementatie van een P&R systeem m.b.v. het softwaresysteem Xedule t.b.v. het schooljaar 16-17
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 6
ONDERWIJSLOGISTIEKE UITDAGINGEN
2• Minder M• 6 opleidingen van 3 faculteiten van 2 locaties in 1 gebouw• Van 6 didactische concepten met minimale noodzaak tot
afstemming naar 6 didactische concepten met hoge noodzaak tot afstemming
• Van couleur locale naar couleur ligne
• Van relatieve onafhankelijkheid onderling inzake de aanlevering naar afhankelijkheid in de aanlevering
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 7
Onderwijslogistiek Raamwerk
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 8
Onderwijslogistiek Raamwerk:• Wat wil je bereiken?• Hoe wil je dat bereiken
Onderwijs-ontwikkelproces
Onderwijs-uitvoeringproces
Onderwijsplanningproces
Personele organisatie
Ondersteunende systemen
Tevreden belang-
hebbenden
wathoe
bedrijfsregels
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 9
Proces Onderwijslogistiek Raamwerk1. Inventariseren huidige knelpunten planning en roostering2. Bepalen SMART doelstellingen inzetplanning en roostering 3. Bespreken op welke punten moet je afspraken maken en op welke
punten wil je afspraken met elkaar maken.4. Invullen afspraken die we moeten maken.5. Toetsing van deze voorgenomen afspraken met simulatie6. Bespreken afspraken die je wil maken.7. Finaliseren afspraken.
10HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 10
Samenvatting ervaren knelpunten Oorzaken:• Keuze mogelijkheden zorgen voor wijzigingen: deelname aan minoren is moeilijk te
voorspellen.
• Instroom eerste jaar lastig te voorspellen.
• HR proces is slecht afgestemd op inzetplanning (zowel qua timing en inhoud)
• Beschikbaarheid docenten is vaak bottleneck bij toewijzing docent aan les.
• Docent wordt ook andere taken ingezet die vooraf niet voldoende bekend zijn qua impact in uren en timing
Gevolgen:• Inzetplanning / roosteraanvraag wordt te laat opgeleverd
• Veel wijzigingen in planning en van concept naar definitief rooster:• Meer of minder groepen• Andere docent op les
• Studenten ontevreden over rooster
11HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 11
Prioritering doelstellingen
12
Roosterdoelstellingen per belanghebbende
Organisatie niv freq ScoreOptimale bezetting beschikbare ruimtes 4 7 28Tevreden studenten en docenten 5 3 15Goede NSE score 4 3 12Efficiënt roosterproces 3 2 6Handhaving cao en contracten 3 2 6Stabiel rooster ivm nevenactiviteiten 3 2 6
Docenten niv freq ScoreInzet binnen beschikbaarheid 4 6 24Evenredige spreiding werkdruk 4 5 20Stabiel rooster (zelfde over weken heen) 4 3 12Voldoende pauzes gespreid over dag 5 2 10Tijdige publicatie rooster 4 2 8
Studenten niv freq ScoreTijdige publicatie rooster 5 7 35Weinig wijzigingen in rooster 4 5 20Geen tot weinig tussenuren 3 5 15Stabiel rooster (zelfde over weken heen) 4 2 8Vaste vrije dagdelen 3 2 6Onderwijs binnen min/max uren per dag 3 2 6
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 12
Waar moesten we afspraken over maken?• Onderwijsconcept
• Inzetplanning:• Stappenplan• Format en deadline aanleveren roosteraanvraag• Tool
• Roostering:• Grootte van Rooster Eenheid• Openingstijden, reguliere lestijden• Hoe omgaan met pauzes (huidige pauzes per opleiding of uniformeren)• Globale instellingen Roosterautomaat (die voor alle roosters van klassen, docenten en ruimtes gelden)• Tool
13HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 13
Uitvoering van de Simulatie
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 14
Uitvoering van de simulatie• Uitgangssituatie bij het starten van de simulatie:
• Onderwijs op basis van vastgestelde curriculum onderwijsperiode 1 van schooljaar 2015-2016.
• Beschikbaarheid medewerkers op basis van vastgestelde informatie onderwijsperiode 1 van schooljaar 2015-2016.
• Faciliteiten en capaciteit van gebouw op basis van de nieuwe situatie per 1 september 2016.
• Methode• Roosterautomaat Xedule• Volledig rooster gemaakt voor één week, geselecteerde week
toonde in analyse hoogste gebruik van faciliteiten.• Rooster inclusief alle destijds vastgestelde voorwaarden, w.o.
onderwijs vastgezet op dagen, lesvolgordelijkheid en onderwijsritme.
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 15
Uitvoering van de simulatie• Initieel gestart met minimale voorwaarden, belangrijkste vraagstuk:
Past het onderwijs in de voorgenomen nieuwbouw?• Na de eerste simulatie roosters, telkens nieuwe en verbeterende
voorwaarden toegevoegd:• Minimaal aantal lesuren voor studenten op één dag.• Maximaal aantal lesuren aanwezigheid studenten en medewerkers.• Flexibele pauzes, rooster bepaald wanneer er pauzes gegeven worden.
• Op basis van resultaten, voorstellen gedaan voor betere spreiding van het onderwijs.
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 16
Belangrijkste resultaten
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 17
Belangrijkste resultaten• Na eerste run, geen wenselijk resultaat. Belangrijkste vraagstuk wel
beantwoord:• Het onderwijs van onderwijsperiode 1 2015-2016 past in de voorgenomen
nieuwbouw.• Maar…
• Verdeling onderwijsdagen bij de verschillende faculteiten “oneerlijk”.• Veel ongebruikte roostereenheden (15 minuten) door vaste startmomenten van lessen. • Studenten voor beperkt aantal roostereenheden naar school op een dag.• Onderwijs vooral op de middag ingezet, door het beperken van tussenuren.
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 18
Belangrijkste resultaten – Lesuren per dag
m a a n d a g d i n s d a g w o e n s d a g d o n d e r d a g v r i j d a g
591
718
726
600
754
682
468
412
800
304
402
504
234
598
306
Commercieel & Financieel ManagementManagement & RechtSociale Studies & Educatie
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 19
Belangrijkste resultaten – Lesuren per dagdeel
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 20
Belangrijkste resultaten - Beschikbaarheid
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 21
Belangrijkste resultaten• De hiervoor getoonde onderwijs verdeling is afgekeurd door de
faculteiten. • Stuurgroep heeft Advitrae gevraagd voor advies betreft een
vernieuwde aanpak:• Optimale spreiding van onderwijs voor de verschillende faculteiten.• Op basis van dit verzoek is er een adviesdocument opgesteld, waarin
afspraken zijn voorgesteld om bovenstaande doelstelling te behalen.
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 22
Belangrijkste resultaten• Voorgestelde afspraken in adviesdocument:
• Evenredige spreiding beschikbaarheid medewerkers over de week, per faculteit.• Administratie dagen of thuiswerk dagen zijn alleen indien de mogelijkheid
bestaat na het plaatsen van de lessen.• Beschikbaarheid lessen niet meer beperken tot vaste momenten, maar op basis
van didactische voorwaarden:• Volgorde relaties• Lessen parallel roosteren• Randles
• Indien een les beperkt wordt in de beschikbaarheid, dient de faculteit zorg te dragen voor een evenredige spreiding van het faciliteitsgebruik over de dagen.
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 23
Belangrijkste resultaten – Lesuren per dag
S o m v a n M a a n d a g S o m v a n D i n s d a g S o m v a n W o e n s d a g S o m v a n D o n d e r d a g S o m v a n V r i j d a g
618
710
648
693
742
692
488
458
534
471
276
498
436
519
330
Commercieel & Financieel ManagementManagement & RechtSociale Studies & Educatie
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 24
Belangrijkste resultaten – Lesuren per dag
Simulatie 159
1
718
726
600
754
682
468
412
800
304
402
504
234
598
306
Na adviesdocument
618
710
648
693
742
692
488
458
534
471
276
498
436
519
330
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 25
Hoe nu verder…
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 26
Hoe nu verder…• Per 1 September is de intreding in: “De Ligne” een feit.• De inzetplanners van de faculteiten, hebben op basis van de
gemaakte afspraken, de jaarplanning ingevoerd in Xedule.• De roostermakers worden op dit moment geschoold in het gebruik
van de rooster automaat.• Inmiddels is er een eerste vorm van een basisrooster gemaakt, en zal
de komende weken gewerkt worden aan de verfijning van dit rooster.
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 27
Dank voor jullie interesse!Zijn er nog vragen?
HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 28