SISTEM ADMINITRASI SATUANdan

GUGUSDEPAN

SISTEM ADMINITRASI SATUANdan

GUGUSDEPAN

By Goen sr

Administrasi Gudep

• Gudep sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka perlu adanya dukungan administrasi secara tertib namun sederhana.

• Agar pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan buku-buku catatan/ administrasi

• Gudep sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka perlu adanya dukungan administrasi secara tertib namun sederhana.

• Agar pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan buku-buku catatan/ administrasi

• Berasal dari kata ‘ adminitration ‘ , dalam

pengertian sempit adalah suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan

tulis menulis/ ketatausahaan.• Yang berfungsi sebagai : a. Data Kongkret. b. Alat Ukur aktifitas kegiatan. c. Dukungan dan sarana yang dimiliki d. Perkembangan dan kemajuan yang dicapai.

Administrasi Gugus Depan

Administrasi Gugus Depan Administrasi Gugus Depan

Administrasi Satuan

Administrasi Satuan

Jenis Administrasi

Administrasi Gudep

Buku Administrasi Gudep

Buku Induk dan Catatan Pribadi PesdikBuku Inventaris.Buku Risalah Rapat/ Pertemuan.Buku Keuangan dan buku iuran.Buku Ekspedisi.Buku Kegiatan/ Latihan.Buku Harian.Buku Log/ Log BookBuku Agenda SuratBuku Sejarah dan Perkembangan Satuan

Buku Administrasi Satuan

Daftar hadir latihan.Daftar/ kartu perkembangan

anggota.Daftar Tabungan.Form pendaftaran anggota/

RegristrasiForm Program latihan rutin.Form Program kerja Tahunan.

ANEKA FORMAT BUKU ADMINISTRASI

SISTEM ADMINITRASI SATUANdan GUGUSDEPAN

BUKU INDUK

Buku yang menyimpan data peserta didik

Buku Registrasi Peserta Didik

Catatan/notulen rapat/risalah rapat:

• Catatan/notulen rapat, berisi permasalahan gudep, progja dan sebagainya. setiap pertemuan harus dicatat dan dicek hasil-hasil rapat sebelumnya.

• Log book (buku catatan) merupakan catatan peristiwa-peristiwa penting di dalam gudep, setiap kegiatan dan pengambilan keputusan yang penting harus tercatat pada buku tersebut. (Log Book berisi: catatan waktu, peristiwa, ilustrasi, gambar, tempelan/guntingan berita dan sebagainya).

• Catatan/notulen rapat, berisi permasalahan gudep, progja dan sebagainya. setiap pertemuan harus dicatat dan dicek hasil-hasil rapat sebelumnya.

• Log book (buku catatan) merupakan catatan peristiwa-peristiwa penting di dalam gudep, setiap kegiatan dan pengambilan keputusan yang penting harus tercatat pada buku tersebut. (Log Book berisi: catatan waktu, peristiwa, ilustrasi, gambar, tempelan/guntingan berita dan sebagainya).

Notulen / Risalah Rapat

Contoh Log Book

Buku InventarisBuku Inventaris merupakan buku catatan sarana pendukung yang berisi catatan alat-alat,peralatan

atau perlengkapan yang meliputi:• Nama benda/alat/perlengkapan.• Jenis/ Merk/ Tipe Barang• Jumlah masing-masing perlengkapan.• Harga• Asal usul barang tersebut• Waktu Pengadaan• Kondisi masing-masing perlengkapan.

Buku Inventaris

Pencatatan barang penting untuk pemeliharaan dan pengorganisasian secara terus-menerus, sehingga membantu mempermudah ketika akan mengadakan kegiatan dan mempermudah pemeliharaannya.

Buku agenda, dan expedisi surat menyurat

Semua surat-surat, baik yang diterima maupun yang

dikirimkan harus dicatat dengan teliti. Arsip surat-surat

harus diatur dalam tata naskah (berkas) dan setiap tahun

diadakan penilaian dan pemilahan.

Menyusun Surat

Seperti apakah

menyusun format /

bentuk surat

yang baik ?

Seperti apakah

menyusun format /

bentuk surat

yang baik ?

Buku Acara Kegiatan

Setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh gudep maupun satuan harus dicatat dengan baik, hal itu akan sangat berguna untuk

bahan referensi bagi kegiatan yang akan datang.

Setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh gudep maupun satuan harus dicatat dengan baik, hal itu akan sangat berguna untuk

bahan referensi bagi kegiatan yang akan datang.

Buku ProgramBuku ini sangat penting untuk

merencanakan dan mengoperasikan

program agar dapat sukses, susunlah

program secara detail, tulis dan catat. Hal

tersebut berguna pula untuk dipelajari guna

pengembangan di masa ke depan.

Buku ini sangat penting untuk

merencanakan dan mengoperasikan

program agar dapat sukses, susunlah

program secara detail, tulis dan catat. Hal

tersebut berguna pula untuk dipelajari guna

pengembangan di masa ke depan.

Buku Tamu

Buku ini sebagai buku pelengkap untuk mengetahui siapa

sajakah yang pernah berkunjung di gudep.Dapat dijadikan alat

ukur intensitas suatu gugusdepan

Buku ini sebagai buku pelengkap untuk mengetahui siapa

sajakah yang pernah berkunjung di gudep.Dapat dijadikan alat

ukur intensitas suatu gugusdepan

Administrasi keuangan satuan

Satuan diijinkan untuk mendapatkan dana dari gudep, Mabi, orangtua

peserta didik dan sponsor lain melalui gudep untuk kepentingan operasional

satuan. Dana tersebut dicatat secara lengkap, kwitansi-

kwaitansi dan tanda terima/pengeluaran uang harus tertib, lengkap dan

dapat di cek sewaktu-waktu bila diperlukan.

Satuan diijinkan untuk mendapatkan dana dari gudep, Mabi, orangtua

peserta didik dan sponsor lain melalui gudep untuk kepentingan operasional

satuan. Dana tersebut dicatat secara lengkap, kwitansi-

kwaitansi dan tanda terima/pengeluaran uang harus tertib, lengkap dan

dapat di cek sewaktu-waktu bila diperlukan.

Untuk menjamin agar keuangan terorganisasikan dengan baik, ketentuan dan prosedur keuangan harus dilaksanakan secara ketat (disiplin).

Untuk menjamin agar keuangan terorganisasikan dengan baik, ketentuan dan prosedur keuangan harus dilaksanakan secara ketat (disiplin).

Semua penerimaan/pendapatan dimasukkan dalam rekening bank segera (pada kesempatan pertama).Semua uang tersimpan dalam bank, hanya ada uang tunai pada kas kecil.Semua dana melalui bank, pengambilan uang harus atas persetujuan Ketua Gudep yang ditandatangani sedikitnya oleh 2 orang anggota yang telah ditentukan.Tanda terima atau kwitansi harus dibuat rangkap 2 (dua), pada setiap penerimaan/pengeluaran uang ditulis jumlah uangnya dan tanda terima atau kwitansi pembayaran harus disimpan.Pemeriksaan dan LaporanSetiap akhir tahun diperlukan adanya pemeriksaan keuangan dan di audit oleh Badan Pemeriksa Keuangan Gudep bila dianggap perlu dibantu auditor yang independen Bendahara membuat laporan bulanan kepada Ketua Gudep pada setiap akhir bulan.

CONTOH BENDERA / STEMPEL GUDEP

GUGUS DEPAN

32 cm

44 cm

SEKIAN