sistem fail dan surat menyurat
TRANSCRIPT
04/10/23 1
SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT
Pengurusan Kokurikulum
Oleh
Ruslan bin Saad
04/10/23 2
Skop / Tajuk
• Sistem dan jenis-jenis fail• Prosedur penulisan surat rasmi• Komunikasi rasmi melalui media eletronik
☻
04/10/23 3
Apakah Sistem Fail?
• Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki
• Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail
04/10/23 4
Definisi fail
• Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama
04/10/23 5
Prinsip-Prinsip Sistem Fail
• Rekod yang tersusun • Tidak banyak menggunakan ruang dan
menggunakan kulit nipis• Mudah disediakan dan disimpan• Cara yang mudah diperluas dan dipakai
berterusan• Mudah untuk dicari, dirujuk dan dikesan• Rekod penyimpanan dan pengeluaran
04/10/23 6
Pengkelasan Fail
• Fail boleh dikelaskan berdasarkan;– Abjad– Perkara– Angka– Tempat dan kawasan
• Menggunakan kod;– Nombor– Ringkasan
04/10/23 7
• Tahap pertama:– 01. Kurikulum– 02. Kokurikulum– 03. Hal Ehwal Pelajar– 04. Kewangan– 05. Asrama
…….pengkelasan fail
Kokurikulum – MPSAH/02
04/10/23 8
..pengkelasan dan nombor fail
• Tahap kedua
Nombor Perkara
02/01 JK Kokurikulum
02/02 Sukan dan permainan
02/03 Unit Berunifom
02/04 Kelab dan Persatuan
• Kokurikulum/Unit Berunifom – MPSAH/02/03/
04/10/23 9
..pengkelasan dan nombor fail
• MPSAH/02/03/02 – Pandu Puteri
Nombor Perkara
01 Persekutuan Pengakap
02 Pandu Puteri
03 Puteri Islam
04 Bulan Sabit Merah
• Tahap Ketiga
04/10/23 10
..pengkelasan dan nombor fail
• MPSAH/02/03/02/01( ) - Mesyuarat
• Tahap keempat
Nombor Perkara
01 Mesyuarat
02 Maklumat Ahli
03 Perlembagaan
04 Perancangan tahunan
04/10/23 11
Peringkat Keselamatan Fail
JENIS FUNGSI WARNA
RAHSIA BESAR •Keselamatan Negara Kuning berpalang merah (depan & belakang)
RAHSIA •Tender•Kewangan
Merah Jambu berpalang Depan / Belakang
SULIT •Laporan sulit•Soalan
Hijau
TERHAD •Fail peribadi•Dokumen
Putih
BIASA •Terbuka •Harian
Putih
04/10/23 12
Sampul Kecil
• Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui.
• Mengandungi satu tajuk sahala• Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah
ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar• Fail ini tidak aktif
04/10/23 13
Kertas Minit
• Satu fail satu kertas minit.• Setiap surat masuk dan keluar perlu
diminitkan dan direkod• Menggunakan Borang Am 6• Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail• Kandungan masuk = dakwat merah• Kandungan keluar = dakwat hitam
04/10/23 14
Penutupan Fail
• Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci)
• Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ;
MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )• Fail yang memerlukan tindakan segera,
dilabelkan “Segera”(Am 99B) @ “Tindakan Serta Merta”(Am 99)
04/10/23 15
Prosedur Penulisan Surat Rasmi
• Kategori Surat Rasmi :– Surat - menyurat dari jabatan kerajaan
dan persatuan induk dan sebaliknya– Surat panggilan mesyuarat memohon
jawatan – Memohn ceramah.– Memohon lawatan.
04/10/23 16
Format Umum
• Logo, nama dan alamat persatuan
• Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu)
• Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)
• Tarikh
• Alamat Penerima
• Melalui (jika berkenaan)
• Menghadap / pembukaan surat
04/10/23 17
….format umum
• Tajuk surat• Pembukaan dan kandungan surat• Cogan kata• Tandatangan, nama dan gelaran jawatan• Surat-surat salinan• Kependekan(initial) nama penulis dan
jurutaip
04/10/23 18
Komunikasi rasmi
• Media eletronik– Radio– Televisyen– E-mail– Faks
• Media cetak– Akhbar– Majalah
• Lain-lain– Poster– Banner– Brosur
04/10/23 19
Bahan Rujukan
• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
• Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka
04/10/23 20
Rumusan
• Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan
• Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat
• Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi