sistem informasi manajemen rapat -...
TRANSCRIPT
User Manual Sistem Informasi Manajemen Rapat
Oleh
Drs. Heru Suhartanto, MSc., Ph.D
Christine Angelina, SKOM.
Fuady Rosma Hidayat, SKOM.
Johanes,SKOM.
Yoanna Widyanti,SKOM.
Fakultas Ilmu Komputer , Universitas Indonesia
Daftar Isi Daftar Isi .................................................................................................................................... 1 Kata Pengantar.......................................................................................................................... 4 Cara Mengakses........................................................................................................................ 6 Manual Admin............................................................................................................................ 7
Login dan Logout ................................................................................................................... 7 Melihat Rapat ......................................................................................................................... 9 Melihat Agenda .................................................................................................................... 10 Melihat Tindak Lanjut........................................................................................................... 11 Administrasi Staf .................................................................................................................. 12
Tambah Staf ..................................................................................................................... 13 Ubah Staf.......................................................................................................................... 14
Administrasi Divisi ................................................................................................................ 16 Tambah Divisi................................................................................................................... 16 Ubah Divisi ....................................................................................................................... 17 Hapus Divisi...................................................................................................................... 18
Melihat Semua Rapat .......................................................................................................... 19 Cari....................................................................................................................................... 20
Manual Staf Sekretariat ........................................................................................................... 26 Login dan Logout ................................................................................................................. 26 Melihat Rapat ....................................................................................................................... 28 Melihat Agenda .................................................................................................................... 28 Melihat Tindak Lanjut........................................................................................................... 30 Manajemen Rapat................................................................................................................ 30
Tambah Rapat.................................................................................................................. 30 Ubah Rapat ...................................................................................................................... 34 Hapus Rapat..................................................................................................................... 36
Administrasi Peserta Rapat ................................................................................................. 37 Tambah Peserta Rapat .................................................................................................... 38 Hapus Peserta Rapat ...................................................................................................... 39
Mencetak Rapat Dalam Format Word Document................................................................ 39 Manajemen Agenda............................................................................................................. 41
Tambah Agenda............................................................................................................... 41 Ubah Agenda.................................................................................................................... 43 Upload File ....................................................................................................................... 45 Hapus Agenda.................................................................................................................. 47
Administrasi Jenis Rapat ..................................................................................................... 48 Tambah Jenis Rapat ........................................................................................................ 48 Ubah Jenis Rapat............................................................................................................. 49
1
Hapus Jenis Rapat ........................................................................................................... 50 Administrasi Anggota Rapat ................................................................................................ 51
Tambah Anggota Rapat ................................................................................................... 51 Hapus Anggota Rapat ...................................................................................................... 52
Melihat Semua Rapat .......................................................................................................... 52 Cari....................................................................................................................................... 53 Login dan Logout ................................................................................................................. 59 Melihat Rapat ....................................................................................................................... 61 Melihat Agenda .................................................................................................................... 61 Melihat Tindak Lanjut........................................................................................................... 63 Mencetak Rapat Dalam Format Word Document................................................................ 63 Melihat Semua Rapat .......................................................................................................... 65 Cari....................................................................................................................................... 66
Manual Staf Biasa ................................................................................................................... 72 Login dan Logout ................................................................................................................. 72 Melihat Rapat ....................................................................................................................... 73 Melihat Agenda .................................................................................................................... 74 Melihat Tindak Lanjut........................................................................................................... 76 Melihat Semua Rapat .......................................................................................................... 76 Cari....................................................................................................................................... 77
Manual Staf Biasa: Pemimpin Rapat....................................................................................... 83 Ubah Rapat ...................................................................................................................... 83 Hapus Rapat..................................................................................................................... 85
Manajemen Agenda............................................................................................................. 86 Tambah Agenda............................................................................................................... 86 Ubah Agenda.................................................................................................................... 88 Upload File ....................................................................................................................... 90 Hapus Agenda.................................................................................................................. 93
Manajemen Tindak Lanjut (Aksi) ......................................................................................... 93 Tambah Aksi..................................................................................................................... 93 Ubah Aksi ......................................................................................................................... 96 Hapus Aksi ....................................................................................................................... 97
Mengisi Absensi ................................................................................................................... 98 Mencetak Daftar Absensi................................................................................................... 100
Manual Staf Biasa: PIC Agenda........................................................................................... 100 Ubah Agenda.................................................................................................................. 100 Upload File ..................................................................................................................... 102 Hapus Agenda................................................................................................................ 104
Manajemen Tindak Lanjut (Aksi) ....................................................................................... 106 Tambah Aksi................................................................................................................... 106
2
Ubah Aksi ....................................................................................................................... 108 Hapus Aksi ..................................................................................................................... 110
Manual Staf Biasa: PIC Tindak Lanjut................................................................................... 112 Ubah Aksi ....................................................................................................................... 112 Hapus Aksi ..................................................................................................................... 114
Manual Instalasi..................................................................................................................... 115
3
Kata Pengantar
Rapat adalah suatu pertemuan yang dihadiri oleh sekelompok orang untuk membicarakan
sesuatu (agenda) dan mencari solusi dari suatu masalah yang dibicarakan. Kadang dalam
suatu rapat, pembahasan suatu agenda tidak tuntas dan memerlukan tindaklanjut yang perlu
dipantau oleh peserta rapat terutama penanggungjawab rapat. Permasalahan pengelolaan
agenda yang tidak selesai dan selesai akan bertambah rumit jika rapat tersebut terjadi pada
suatu organisasi yang memerlukan banyak rapat. Bahkan setiap divisi dari suatu organisasi
dapat mempunyai bermacam macam jenis rapat. Keadaan ini menambah rumitnya
pengelolaan hasil dan tindaklanjut rapat.
Sistem ini dibangun dengan tujuan untuk memudahkan suatu organisasi dalam mengelola
rapat dan agenda yang dibicarakan. Fungsi-fungsi untuk mendukung tujuan ini telah
disediakan misalnya antara lain Administrasi anggota, divisi, Jenis Rapat, dan Staf kemudian manajemen Tindak Lanjut dan Kemajuan suatu agenda, jadwal Rapat, Agenda, Daftar Hadir, mencetak laporan.
Penulis menyadari bahwa sistem ini belum sempurna, kritik dan saran dari para pembaca dan
pengguna sistem ini akan membantu perbaikan sistem ini di masa mendatang.
Jakarta, Januari 2007
Penulis
e-mail: [email protected]
4
Pendahuluan
Sistem ini bernama Sistem Informasi Manajemen Rapat. Sistem ini dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan dalam mengelola jadwal rapat dan hal-hal yang dibicarakan dalam
suatu rapat dan bagaimana tindak lanjutnya. Selain itu juga dapat digunakan untuk
membantu staf dalam mengetahui secara cepat hasil dari sebuah rapat dan informasi
mengenai rapat yang dilakukan (beserta hasilnya).
Fitur-fitur dari sistem ini adalah:
1. Administrasi anggota: Fitur untuk menambah dan menghapus staf yang akan
menghadiri rapat.
2. Administrasi divisi: Fitur untuk menambah, mengubah, dan menghapus divisi yang
terlibat dalam sistem.
3. Administrasi Jenis Rapat: Fitur untuk menambah, mengubah, dan menghapus jenis
rapat yang ada dalam sistem.
4. Administrasi Staf: Fitur untuk menambah dan menghapus staf pengguna sistem.
5. Manajemen Tindak Lanjut dan Kemajuan: Fitur untuk menambah, mengubah, dan
menghapus tindak lanjut dan/atau kemajuan.
6. Manajemen Rapat: Fitur untuk membuat, mengubah, dan menghapus jadwal rapat.
7. Manajemen Agenda: Fitur untuk membuat, mengubah, dan menghapus agenda.
8. Melihat Agenda: Fitur untuk melihat agenda.
9. Melihat Rapat: Fitur untuk melihat rapat.
10. Melihat Tindak Lanjut dan Kemajuan: Fitur untuk melihat tindak lanjut dan
kemajuan.
11. Mengisi Daftar Hadir: Fitur untuk mengisi daftar hadir.
12. Mencetak Daftar Hadir: Fitur untuk mencetak daftar hadir.
13. Cetak Laporan: Fitur untuk mencetak laporan (notulensi) dari sebuah rapat.
14. Cari: Fitur untuk mencari data rapat berdasarkan kriteria pencarian.
15. Login: Fitur untuk mengotentikasi pengguna sistem.
Dokumen ini nantinya digunakan sebagai petunjuk atau manual penggunaan Sistem
Informasi Manajemen Rapat yang ditujukan bagi seluruh pengguna sistem ini. Dalam
dokumen ini akan dijelaskan bagaimana penggunaan seluruh fitur serta cara pengoperasian
sistem tersebut secara detil, termasuk siapa saja pengguna yang boleh menggunakan fitur-
fitur tersebut di atas.
5
Cara Mengakses Pada saat pengguna mengakses sistem ini, akan ditampilkan halaman login [Gambar 1]
dimana pengguna harus login terlebih dahulu.
Semua pengguna yang telah terdaftar dapat menggunakan fitur login, dengan role dari
masing-masing user telah ditentukan sebagai berikut:
1. Staf Biasa
Staf biasa dibagi menjadi 3 peran, yaitu pimpinan rapat, Person In Charge (PIC)
agenda, dan PIC tindak lanjut dan kemajuan.
Pimpinan rapat dapat melakukan manajemen rapat (ubah dan hapus), manajemen
agenda, serta manajemen tindak lanjut dan kemajuan (aksi). Selain itu dapat dilakukan
pengisian dan pencetakan daftar hadir
PIC agenda dapat melakukan manajemen agenda, serta manajemen tindak lanjut dan
kemajuan (aksi).
PIC tindak lanjut dan kemajuan dapat melakukan manajemen tindak lanjut dan
kemajuan (aksi)
2. Staf Sekretariat
Mempunyai hak untuk mencetak notulen rapat (minutes of meeting), administrasi jenis
rapat dan anggotanya, manajemen jadwal dan peserta rapat, serta manajemen agenda
rapat.
3. Petinggi Fakultas
Mempunyai hak untuk mencetak notulen rapat (minutes of meeting).
4. Admin
Mempunyai tugas untuk mengelola data-data pengguna dan data administrasi
pendukung sistem lainnya.
Selain itu, ada beberapa fitur yang dapat digunakan semua role yaitu mencari rapat
berdasarkan kriteria tertentu, melihat rapat, melihat agenda, serta melihat tindak lanjut dan
kemajuan (aksi).
6
Manual Admin
Login dan Logout
Gambar 1. Login
Fitur login merupakan suatu fitur yang wajib digunakan oleh seluruh pengguna Sistem
Manajemen Rapat (Sirapat) sebelum mereka dapat mengakses semua fitur yang terdapat di
dalamnya. Fitur ini merupakan halaman utama sistem ini [Gambar 1]. Jika pengguna masih
belum login, maka tidak ada satu fiturpun yang dapat digunakan oleh pengguna tersebut.
Pengguna hanya perlu memasukkan username ke dalam field kosong yang tersedia untuk
username (begitu juga dengan passwordnya) kemudian memilih tombol ‘login’.
Setelah pengguna berhasil login, sistem akan menampilkan halaman utama tiap pengguna
[Gambar 2] disertai dengan Menu Bar yang berisi menu-menu yang dihasilkan sesuai role
tiap pengguna. Karena pengguna melakukan login sebagai admin, maka yang ditampilkan
adalah halaman utama admin yang berisi daftar rapat yang akan datang dan rapat yang
sudah berlalu yang diikuti oleh admin tersebut, beserta keterangan singkat rapat seperti
nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat
detil dari rapat yang ingin dilihat datanya.
7
Gambar 2. Halaman Utama Admin
Fitur logout dapat digunakan jika pengguna sudah melakukan semua yang perlu dilakukan
dengan fitur-fitur yang tersedia dan ingin menyudahi sesi-nya. Fitur logout dapat digunakan
melalui tombol di bagian atas sebelah kiri dari halaman utama pengguna [Gambar 2]. Setelah
logout, halaman browser akan kembali ke halaman login..
8
Melihat Rapat
Admin dapat melihat detil rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dilihat
datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan admin [Gambar 3]. Dalam
detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota
yang mengikuti rapat tersebut.
Gambar 3. Halaman Detil Rapat
9
Melihat Agenda
Admin dapat melihat detil agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang
ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan admin
[Gambar 4]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang
telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.
Gambar 4. Halaman Detil Agenda
Admin dapat men-download file mengenai sebuah agenda rapat dengan memilih tombol
‘Download’ pada sebuah file yang ingin di-download. Apabila file tersebut dalam format PDF,
sistem akan menampilkan isi dari file tersebut, [Gambar 5].
Gambar 5. Hasil dari Download File
10
Melihat Tindak Lanjut
Admin juga dapat melihat detil aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin dilihat
datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan admin [Gambar 6]. Dalam
detil aksi tersebut dijelaskan deskripsi aksi beserta kemajuan yang telah diperoleh dalam
melakukan aksi tersebut..
Gambar 6. Halaman Detil Aksi
11
Administrasi Staf
Fitur administrasi staf hanya bisa digunakan oleh admin sistem. Fitur ini dapat diakses dari
halaman utama melalui menu Administrasi Staf [Gambar 2].
Ketika seorang admin mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman
yang berisi daftar staf beserta keterangan singkat staf seperti nama, tingkat, dan username,
juga ditampilkan pilihan untuk mengubah staf [Gambar 7]. Selain itu juga ditampilkan formulir
Tambah Staf.
Gambar 7. Halaman Administrasi Staf
12
Tambah Staf
Untuk menambah staf, admin dapat mengisi formulir tambah staf yang terdiri dari :
[Gambar 8]
Gambar 8. Formulir Tambah Staf
1. Field nama (isian tekstual): untuk memasukkan nama staf, field ini tidak boleh
kosong.
2. Field tingkat (drop down menu): untuk memilih tingkat staf sehingga dapat ditentukan
role dari suatu staf, harus dipilih.
3. Field username (isian tekstual) : untuk memasukkan username sesuai dengan
username yang digunakan dalam LDAP, field ini tidak boleh kosong.
Setelah formulir ini diisikan, admin bisa menekan tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan
data-data tersebut ke dalam database sistem, sehingga staf yang baru saja didaftarkan
dapat menggunakan sistem ini.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan pengguna yaitu:
Pesan “Field harus diisi semua” akan muncul jika masih ada field yang masih kosong.
[Gambar 9].
Gambar 9. Pesan Apabila Field dalam Formulir Staf masih ada yang Kosong
13
Juga terdapat kemungkinan bahwa username yang dimasukkan sudah terdaftar
sebelumnya di dalam sistem. Jika terjadi hal ini, sistem akan menampilkan halaman yang
berisi pesan “Username sudah ada” dan diharapkan admin memasukkan username lain
[Gambar 10].
Gambar 10. Pesan Apabila Admin Memasukkan Username yang sudah ada
Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang
dikosongkan, maka data staf baru akan ditampilkan di dalam daftar staf.
Ubah Staf
Admin hanya dapat mengubah nama dan tingkat staf saja, sedangkan username tidak
dapat diubah.
Untuk mengubah nama, admin dapat langsung mengubah nama pada field nama staf
yang ingin diubah, lalu tekan tombol ‘Ubah’, sedangkan untuk mengubah tingkat, admin
dapat memilih tingkat staf yang ingin diubah, lalu tekan tombol ‘Ubah’.. Sistem akan
mengubah data staf dan menampilkan pesan :”data berhasil diubah” [Gambar 11].
14
Gambar 11. Admin telah sukses mengubah data staf
15
Administrasi Divisi
Fitur administrasi divisi hanya bisa digunakan oleh admin sistem. Fitur ini dapat diakses dari
halaman utama melalui menu Administrasi Divisi [Gambar 2].
Ketika seorang admin mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman
yang berisi daftar divisi beserta keterangan singkat divisi, yaitu nama divisi, juga ditampilkan
pilihan untuk mengubah maupun menghapus divisi [Gambar 12]. Selain itu juga ditampilkan
formulir Tambah Divisi.
Gambar 12. Halaman Administrasi Divisi
Tambah Divisi
Untuk menambah divisi, admin dapat mengisi formulir tambah divisi yang terdiri dari :
[Gambar 13]
Gambar 13. Formulir Tambah Divisi
16
Field nama divisi(isian tekstual): untuk memasukkan nama divisi, field ini tidak boleh
kosong.
Setelah formulir ini diisikan, admin bisa menekan tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan
data-data tersebut ke dalam database sistem, sehingga divisi baru sudah dapat
ditampilkan dalam daftar divisi.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan divisi yaitu:
Pesan “Field harus diisi lengkap” akan muncul jika field nama divisi masih kosong.
[Gambar 14].
Gambar 14. Pesan Apabila Field Nama Divisi masih Kosong
Juga terdapat kemungkinan bahwa divisi yang dimasukkan sudah terdaftar sebelumnya
di dalam sistem. Jika terjadi hal ini, sistem akan menampilkan halaman yang berisi pesan
“Divisi sudah ada” dan diharapkan admin memasukkan divisi lain [Gambar 15].
Gambar 15. Pesan Apabila Admin Memasukkan Divisi yang sudah ada
Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan,
maka data divisi baru akan ditampilkan di dalam daftar divisi.
Ubah Divisi
Admin dapat mengubah nama divisi, dengan mengubah nama pada field nama divisi
yang ingin diubah, lalu tekan tombol ‘Ubah’. Sistem akan mengubah nama divisi dan
menampilkan pesan :”data berhasil diubah” [Gambar 16].
17
Gambar 16. Admin telah sukses mengubah data divisi
Apabila admin mengubah nama divisi dengan memasukkan nama divisi yang sudah ada,
lalu tekan tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan data divisi mula-mula dan
menampilkan pesan :”divisi sudah ada” [Gambar 17].
Gambar 17. Admin gagal mengubah data divisi
Hapus Divisi
Apabila admin memilih tombol ‘Hapus’ pada suatu record atau baris di tabel daftar divisi,
maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan
menghapus divisi : [nama divisi]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 18]
18
Gambar 18. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Divisi
Apabila admin memilih, tombol ‘OK’, maka nama divisi tersebut akan terhapus dari
database sistem, sistem akan menampilkan halaman administrasi divisi dengan nama
divisi yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila admin memilih tombol ‘Cancel’, maka
sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman administrasi divisi [Gambar 13]
tanpa ada perubahan.
Melihat Semua Rapat
Fitur semua rapat bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari
halaman utama melalui menu Semua Rapat [Gambar 2].
Ketika seorang admin mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman
yang berisi daftar semua rapat yang akan datang dan daftar semua rapat yang sudah berlalu
yang tersimpan di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama
rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil
dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 19]. Dalam fitur ini, rapat yang ditampilkan
adalah rapat yang memiliki status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial
apabila admin merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan.
Gambar 19. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 1
19
Ketika admin, ingin melihat halaman berikutnya, admin menekan tombol ‘halaman’ yang
ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh admin [Gambar 20].
Gambar 20. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 2
Cari
Fitur cari bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman
utama melalui menu Cari [Gambar 2].
Ketika seorang admin mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman
yang berisi formulir kriteria pencarian beserta tabel daftar rapat yang dicari [Gambar 21].
Gambar 21. Halaman Kriteria Pencarian Rapat
Apabila admin mengosongkan semua kriteria, lalu menekan tombol ‘Cari’, maka sistem akan
menampilkan semua rapat dengan status non-konfidensial dan juga rapat dengan status
konfidensial apabila admin merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan
yang terdapat di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama
rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil
dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 22].
20
Gambar 22. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 1
Ketika admin, ingin melihat halaman berikutnya, admin menekan tombol ‘halaman’ yang
ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh admin [Gambar 23].
Gambar 23. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 2
Apabila admin mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan mengosongkan kriteria lainnya,
lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria
pencarian tanggal yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti
nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat
detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 24].
21
Gambar 24. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksanaan Rapat
Apabila admin mengisi kriteria jenis rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan
tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis
rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat,
jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari
rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 25].
Gambar 25. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Jenis Rapat
Apabila admin mengisi kriteria agenda rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu
menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria agenda
rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat,
jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari
rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 26].
22
Gambar 26. Halaman Cari Rapat: Mengisi Agenda Rapat
Apabila admin mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan jenis rapat, serta
mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar
rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan jenis rapat yang dimasukkan oleh admin,
beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi,
juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya
[Gambar 27].
Gambar 27. Halaman Cari Rapat: Mengisi Tanggal Pelaksaan Rapat dan Jenis Rapat
Apabila admin mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan agenda rapat, serta
mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar
rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan agenda rapat yang dimasukkan oleh
admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan
lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya
[Gambar 28].
23
Gambar 28. Halaman Cari Rapat: Mengisi Tanggal Pelaksaan Rapat dan Agenda Rapat
Apabila admin mengisi kriteria jenis rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria
lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan
kriteria pencarian jenis rapat dan agenda rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta
keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga
ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar
29].
Gambar 29. Halaman Cari Rapat: Mengisi Jenis Rapat dan Agenda Rapat
Apabila admin mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat, jenis rapat, dan agenda rapat, lalu
menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria
pencarian tanggal, jenis rapat, dan agenda rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta
keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga
ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar
30].
24
Gambar 30. Halaman Cari Rapat: Mengisi Tanggal Pelaksaan Rapat, Jenis Rapat, dan Agenda Rapat
25
Manual Staf Sekretariat
Login dan Logout
Gambar 31. Login
Fitur login merupakan suatu fitur yang wajib digunakan oleh seluruh pengguna Sistem
Manajemen Rapat (Sirapat) sebelum mereka dapat mengakses semua fitur yang terdapat di
dalamnya. Fitur ini merupakan halaman utama sistem ini [Gambar 31]. Jika pengguna masih
belum login, maka tidak ada satu fiturpun yang dapat digunakan oleh pengguna tersebut.
Pengguna hanya perlu memasukkan username ke dalam field kosong yang tersedia untuk
username (begitu juga dengan passwordnya) kemudian memilih tombol ‘login’.
Setelah pengguna berhasil login, sistem akan menampilkan halaman utama tiap pengguna
[Gambar 32] disertai dengan Menu Bar yang berisi menu-menu yang dihasilkan sesuai role
tiap pengguna. Karena pengguna melakukan login sebagai staf sekretariat, maka yang
ditampilkan adalah halaman utama staf sekretariat yang berisi daftar rapat yang akan datang
dan rapat yang sudah berlalu yang diikuti oleh staf sekretariat tersebut, beserta keterangan
singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan
‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya.
26
Gambar 32. Halaman Utama Staf Sekretariat
Fitur logout dapat digunakan jika pengguna sudah melakukan semua yang perlu dilakukan
dengan fitur-fitur yang tersedia dan ingin menyudahi sesi-nya. Fitur logout dapat digunakan
melalui tombol di bagian atas sebelah kiri dari halaman utama pengguna [Gambar 32].
Setelah logout, halaman browser akan kembali ke halaman login..
27
Melihat Rapat
Staf sekretariat dapat melihat detil rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang
ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf sekretariat
[Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda
rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.
Gambar 33. Halaman Detil Rapat
Melihat Agenda
Staf sekretariat dapat melihat detil agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda
yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan staf
sekretariat [Gambar 34]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta
daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda
tersebut.
28
Gambar 34. Halaman Detil Agenda
Staf sekretariat dapat men-download file mengenai sebuah agenda rapat dengan memilih
tombol ‘Download’ pada sebuah file yang ingin di-download. Apabila file tersebut dalam
format PDF, sistem akan menampilkan isi dari file tersebut, [Gambar 35].
Gambar 35. Hasil dari Download File
29
Melihat Tindak Lanjut
Staf sekretariat juga dapat melihat detil aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang
ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan staf sekretariat
[Gambar 36]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan deskripsi aksi beserta kemajuan yang telah
diperoleh dalam melakukan aksi tersebut..
Gambar 36. Halaman Detil Aksi
Manajemen Rapat
Tambah Rapat
Fitur tambah rapat hanya bisa digunakan oleh staf sekretariat. Fitur ini dapat diakses dari
halaman utama melalui menu Tambah Rapat [Gambar 32].
Ketika seorang staf sekretariat mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan
halaman pertama formulir penambahan rapat [Gambar 37]. Untuk menambah rapat, staf
sekretariat dapat mengisi formulir ini.
30
Gambar 37. Formulir Tambah Rapat Halaman 1
1. Field disusun oleh: sudah diisi dengan nama staf sekretariat yang sedang login.
2. Field nama rapat (isian tekstual) : untuk memasukkan nama rapat baru yang akan
dibuat, field ini tidak boleh dikosongkan.
3. Field jenis rapat (drop down menu): untuk memilih jenis rapat yang akan dibuat,
harus dipilih.
4. Field status konfidensial (drop down menu): untuk memilih status konfidensial dari
rapat yang akan dibuat, harus dipilih.
5. Field waktu mulai (drop down menu): untuk memilih tanggal dan waktu pelaksanaan
rapat akan dimulai, harus dipilih.
6. Field waktu selesai (drop down menu): untuk memilih tanggal dan waktu pelaksanaan
rapat akan diakhiri, harus dipilih.
7. Field lokasi (isian tekstual) : untuk memasukkan tempat di mana rapat akan
dilaksanakan, field ini tidak boleh dikosongkan.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan rapat halaman pertama yaitu:
Pesan “Field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih
kosong. [Gambar 38].
31
Gambar 38. Pesan Apabila Field dalam Formulir Rapat halaman 1 masih ada yang Kosong
Setelah formulir ini diisikan, staf sekretariat bisa menekan tombol ‘Lanjut’. Apabila
semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem
akan menampilkan halaman kedua formulir penambahan rapat, juga ditampilkan daftar
anggota rapat [Gambar 39].
Gambar 39. Formulir Tambah Rapat Halaman 2
1. Field disusun oleh: sudah diisi dengan nama staf sekretariat yang sedang login.
2. Field nama rapat : sudah diisi sesuai dengan nama rapat yang dituliskan pada
halaman pertama.
32
3. Field jenis rapat: sudah diisi sesuai dengan jenis rapat yang dipilih pada halaman
pertama.
4. Field anggota tambahan rapat (drop down menu): untuk memilih anggota rapat
tambahan yang dapat mengikuti rapat, boleh dikosongkan. Untuk menambah
anggota, pilih nama anggota, lalu pilih tombol ‘Tambah’.
5. Field pemimpin rapat (drop down menu): untuk memilih seorang pemimpin yang akan
memimpin rapat tersebut, harus dipilih.
6. Field catatan (isian tekstual) : untuk mengisikan keterangan tambahan mengenai
rapat yang akan dibuat, field ini boleh dikosongkan.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan rapat halaman kedua yaitu:
Pesan “Field harus diisi lengkap” akan muncul jika field pemimpin rapat masih
dikosongkan. [Gambar 40].
Gambar 40. Pesan Apabila Field Pemimpin Rapat dalam Formulir Rapat halaman 2 masih Kosong
Setelah formulir ini diisikan, staf sekretariat bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila
semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem
akan menampilkan halaman agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan
PIC, juga ditampilkan formulir Tambah Agenda Rapat [Gambar 41].
33
Gambar 41. Halaman Tambah Agenda Rapat
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan
halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar
anggota yang mengikuti rapat tersebut [Gambar 33].
Ubah Rapat
Fitur ini hanya dapat digunakan apabila rapat yang bersangkutan belum dilaksanakan.
Apabila rapat sudah dilaksanakan, maka rapat tersebut sudah tidak dapat diubah data-
datanya.
Staf sekretariat dapat mengubah rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang
ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf
sekretariat [Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta
daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Setelah itu staf
sekretariat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan
nama rapat, jenis rapat, pemimpin rapat, waktu mulai, waktu selesai, lokasi, dan
keterangan [Gambar 42].
34
Gambar 42. Formulir Ubah Rapat
Apabila staf sekretariat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali
field keterangan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah rapat dengan
pesan “Field harus diisi semua” , sedangkan formulir ubah rapat berisi data mula-mula
[Gambar 43].
Gambar 43. Pesan apabila staf sekretariat mengosongkan field rapat
Staf sekretariat mengubah data rapat, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan
kembali menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar
35
agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut, dan data rapat telah
diperbaharui [Gambar 44].
Gambar 44. Rapat Setelah Diperbaharui
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan
halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar
anggota yang mengikuti rapat tersebut, tidak terjadi perubahan apapun [Gambar 33].
Hapus Rapat
Fitur ini hanya dapat digunakan apabila rapat yang bersangkutan belum dilaksanakan.
Apabila rapat sudah dilaksanakan, maka rapat tersebut sudah tidak dapat dihapus data-
datanya.
Staf sekretariat dapat menghapus rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang
ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf sekretariat
[Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda
rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.
36
Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan
pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus rapat : [nama rapat]?” dan
ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 45]
Gambar 45. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Rapat
Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data rapat tersebut akan
terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman muka staf sekretariat
dengan data rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila staf sekretariat memilih
tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil
rapat [Gambar 33] tanpa ada perubahan.
Administrasi Peserta Rapat
Fitur administrasi peserta rapat hanya dapat digunakan oleh staf sekretariat setelah rapat
dibuat. Fitur ini dapat diakses dari halaman detil Rapat.
Staf sekretariat mengakses fitur ini dengan memilih tombol ‘Ubah’ yang terletak di sebelah bawah tabel peserta rapat, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi
daftar peserta rapat, juga ditampilkan pilihan untuk menghapus peserta rapat [Gambar 46].
Selain itu juga ditampilkan formulir Tambah Peserta Rapat.
37
Gambar 46. Halaman Administrasi Peserta Rapat
Tambah Peserta Rapat
Untuk menambah peserta rapat, staf sekretariat dapat mengisi formulir tambah peserta
rapat yang terdiri dari : [Gambar 47]
Gambar 47. Formulir Tambah Peserta Rapat
1. Field nama (drop down menu): untuk memilih staf yang akan mengikuti suatu rapat
tertentu.
Apabila nama staf sudah dimasukkan dan staf sekretariat memilih tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan data-data tersebut ke dalam basis data sistem, sehingga peserta
rapat baru sudah dapat ditampilkan dalam daftar peserta rapat.
38
Hapus Peserta Rapat
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’ pada suatu record atau baris di tabel
daftar peserta rapat, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah
Anda yakin akan menghapus [nama staf] dari rapat ini?” dan ada dua pilihan tombol,
yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 48]
Gambar 48. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Peserta Rapat
Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka nama peserta rapat tersebut akan
terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman administrasi peserta
rapat dengan data peserta rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila staf
sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di
halaman administrasi peserta rapat [Gambar 46] tanpa ada perubahan.
Mencetak Rapat Dalam Format Word Document
Staf sekretariat dapat mencetak rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin
dicetak dalam format word document. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat
pilihan staf sekretariat [Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat
beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Setelah itu
staf sekretariat memilih tombol ‘save as doc’, sistem akan menampilkan konfirmasi
pencetakan file tersebut [Gambar 49].
Gambar 49. Konfirmasi Pencetakan File
39
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Open’, maka sistem akan menampilkan file rapat
sesuai dengan format word document [Gambar 50].
Gambar 50. Contoh hasil Open File Rapat
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Save’, maka sistem akan menampilkan konfirmasi
penyimpanan file [Gambar 51]. Setelah disimpan, file tersebut dapat diakses oleh staf
sekretariat.
Gambar 51. Konfirmasi Penyimpanan File
40
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan
staf sekretariat [Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta
daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Sistem tidak
melakukan pencetakan apapun.
Manajemen Agenda
Tambah Agenda
Staf sekretariat dapat menambah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Tambah’ pada
halaman detil rapat yang ingin ditambah agendanya. Sistem akan menampilkan halaman
agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan PIC, juga ditampilkan formulir
Tambah Agenda Rapat [Gambar 41].
Untuk menambah agenda, staf sekretariat dapat mengisi formulir tambah agenda yang
terdiri dari : [Gambar 52]
Gambar 52. Formulir Tambah Agenda Rapat
1. Field nama (isian tekstual): untuk memasukkan nama agenda yang akan dibuat, field
ini tidak boleh dikosongkan.
2. Field divisi (drop down menu): untuk memilih divisi yang bertanggung jawab atas
agenda tersebut, harus dipilih.
3. Field PIC (drop down menu): untuk memilih staf yang bertanggung jawab terhadap
agenda tersebut, harus dipilih.
4. Field pembahasan (isian tekstual): untuk memasukkan hal-hal yang akan dibahas
dalam agenda tersebut, field ini tidak boleh dikosongkan.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan agenda yaitu:
41
Pesan “Semua field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih
kosong. [Gambar 53].
Gambar 53. Pesan Apabila Field dalam Formulir Agenda masih ada yang Kosong
Setelah formulir ini diisikan, staf sekretariat bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila
semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem
akan menampilkan halaman agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan
PIC yang sudah dibuat, juga ditampilkan formulir Tambah Agenda Rapat [Gambar 54].
Gambar 54. Halaman Setelah Menambah Agenda Rapat
42
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan
halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar
anggota yang mengikuti rapat tersebut [Gambar 33].
Ubah Agenda
Staf sekretariat dapat mengubah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada
agenda yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda
pilihan staf sekretariat [Gambar 55]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi
agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam
menanggapi agenda tersebut.
Gambar 55. Halaman Detil Agenda Rapat yang Akan Diubah
Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman
yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan
upload file [Gambar 56].
43
Gambar 56. Halaman Ubah Agenda Rapat
Apabila staf sekretariat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali
field keputusan dan upload file), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah
agenda dengan pesan “Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah agenda
berisi data mula-mula [Gambar 57].
Gambar 57. Pesan apabila staf sekretariat mengosongkan field agenda
44
Staf sekretariat mengubah data agenda, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan
kembali menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload,
dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, dan data agenda
rapat telah diperbaharui.
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan
halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang
dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, tidak terjadi perubahan apapun.
Upload File
Staf sekretariat dapat meng-upload file pada agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin ditambah file-nya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil
agenda pilihan staf sekretariat [Gambar 55]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan
deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan
dalam menanggapi agenda tersebut.
Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman
yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan
upload file [Gambar 56].
Untuk meng-upload file, staf sekretariat memilih tombol ‘Browse’, sistem akan
menampilkan tempat pilihan file dan nama file yang akan di-upload [Gambar 58].
Gambar 58. Cari File yang akan Di-upload
45
Staf sekretariat memilih file yang akan di-upload, kemudian memilih tombol ‘Open’, sistem
akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status
agenda, divisi, PIC, dan upload file, field upload field telah diisi dengan nama file yang akan
di-upload [Gambar 59].
Gambar 59. Field Upload File telah Diisi
Staf sekretariat memilih tombol ‘Upload’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan
nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, ada
pesan yang mengatakan bahwa “File berhasil diupload” [Gambar 60].
46
Gambar 60. Pesan berhasil proses upload file
Hapus Agenda
Staf sekretariat dapat menghapus agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada
agenda yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan
staf sekretariat [Gambar 55]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda
beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam
menanggapi agenda tersebut.
Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan
pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus agenda : [nama agenda]?”
dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 61]
Gambar 61. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Agenda
Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data agenda tersebut akan
terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil rapat dengan
data agenda yang dihapus tidak ditampilkan lagi. Apabila staf sekretariat memilih tombol
47
‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil agenda
[Gambar 55] tanpa ada perubahan.
Administrasi Jenis Rapat
Fitur administrasi jenis rapat hanya bisa digunakan oleh staf sekretariat. Fitur ini dapat
diakses dari halaman utama melalui menu Administrasi Jenis Rapat [Gambar 32].
Ketika seorang staf sekretariat mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah
halaman yang berisi daftar jenis rapat beserta deskripsi rapat, dan jumlah anggota rapat, juga
ditampilkan pilihan untuk mengubah maupun menghapus jenis rapat [Gambar 62]. Selain itu
juga ditampilkan formulir Tambah Jenis Rapat.
Gambar 62. Halaman Administrasi Jenis Rapat
Tambah Jenis Rapat
Untuk menambah jenis rapat, staf sekretariat dapat mengisi formulir tambah jenis rapat
yang terdiri dari : [Gambar 63]
Gambar 63. Formulir Tambah Jenis Rapat
1. Field nama jenis rapat (isian tekstual): untuk memasukkan nama jenis rapat, field ini
tidak boleh kosong.
48
2. Field deskripsi (isian tekstual): untuk memasukkan deskripsi dari suatu jenis rapat,
field ini tidak boleh kosong.
Setelah formulir ini diisikan, staf sekretariat bisa menekan tombol ‘Tambah’ untuk
memasukkan data-data tersebut ke dalam basis data sistem, sehingga jenis rapat baru
sudah dapat ditampilkan dalam daftar jenis rapat.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan jenis rapat yaitu:
Pesan “Field harus diisi lengkap” akan muncul jika field nama jenis rapat masih
kosong. [Gambar 64].
Gambar 64. Pesan Apabila Field Nama Jenis Rapat masih Kosong
Juga terdapat kemungkinan bahwa jenis rapat yang dimasukkan sudah terdaftar
sebelumnya di dalam sistem. Jika terjadi hal ini, sistem akan menampilkan halaman yang
berisi pesan “jenis rapat sudah ada” dan diharapkan staf sekretariat memasukkan jenis
rapat lain [Gambar 65].
Gambar 65. Pesan Apabila Staf sekretariat Memasukkan jenis rapat yang sudah ada
Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan,
maka data jenis rapat baru akan ditampilkan di dalam daftar jenis rapat.
Ubah Jenis Rapat
Staf sekretariat dapat mengubah jenis rapat, dengan mengubah nama pada field nama
jenis rapat maupun deskripsi dari jenis rapat yang ingin diubah, lalu tekan tombol ‘Ubah’.
49
Sistem akan mengubah nama maupun deskripsi jenis rapat dan menampilkan pesan
:”data berhasil diubah” [Gambar 66].
Gambar 66. Staf sekretariat telah sukses mengubah data jenis rapat
Apabila staf sekretariat mengubah nama jenis rapat dengan memasukkan nama jenis
rapat yang sudah ada, lalu tekan tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan data jenis
rapat mula-mula dan menampilkan pesan :”jenis rapat sudah ada” [Gambar 67].
Gambar 67. Staf sekretariat gagal mengubah data jenis rapat
Hapus Jenis Rapat
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’ pada suatu record atau baris di tabel
daftar jenis rapat, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah
Anda yakin akan menghapus [nama rapat]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan
‘Cancel’ [Gambar 68]
Gambar 68. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Jenis Rapat
50
Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka nama jenis rapat tersebut akan
terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman administrasi jenis
rapat dengan data jenis rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila staf
sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di
halaman administrasi jenis rapat [Gambar 62] tanpa ada perubahan.
Administrasi Anggota Rapat
Fitur administrasi anggota rapat hanya bisa digunakan oleh staf sekretariat.. Fitur ini dapat
diakses dari halaman Administrasi Jenis Rapat.
Staf sekretariat mengakses fitur ini dengan memilih tombol ‘Anggota’, maka sistem akan
menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar anggota rapat, juga ditampilkan pilihan
untuk menghapus anggota rapat [Gambar 69]. Selain itu juga ditampilkan formulir Tambah
Anggota Rapat.
Gambar 69. Halaman Administrasi Anggota Rapat
Tambah Anggota Rapat
Untuk menambah anggota rapat, staf sekretariat dapat mengisi formulir tambah anggota
rapat yang terdiri dari : [Gambar 70]
Gambar 70. Formulir Tambah Anggota Rapat
2. Field nama (drop down menu): untuk memilih staf yang akan mengikuti suatu rapat.
51
Apabila nama staf sudah dimasukkan dan staf sekretariat memilih tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan data-data tersebut ke dalam basis data sistem, sehingga anggota
rapat baru sudah dapat ditampilkan dalam daftar anggota rapat.
Hapus Anggota Rapat
Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’ pada suatu record atau baris di tabel
daftar anggota rapat, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah
Anda yakin akan menghapus [nama staf] dari rapat ini?” dan ada dua pilihan tombol,
yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 71]
Gambar 71. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Anggota Rapat
Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka nama anggota rapat tersebut akan
terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman administrasi anggota
rapat dengan data anggota rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi. Apabila staf
sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di
halaman administrasi anggota rapat [Gambar 69] tanpa ada perubahan.
Melihat Semua Rapat
Fitur semua rapat bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari
halaman utama melalui menu Semua Rapat [Gambar 32].
Ketika seorang staf sekretariat mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah
halaman yang berisi daftar semua rapat yang akan datang dan daftar semua rapat yang
sudah berlalu yang tersimpan di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 72]. Dalam fitur ini, rapat yang
ditampilkan adalah rapat yang memiliki status non-konfidensial dan juga rapat dengan status
konfidensial apabila pengguna merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan.
52
Gambar 72. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 1
Ketika staf sekretariat, ingin melihat halaman berikutnya, staf sekretariat menekan tombol
‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh staf
sekretariat [Gambar 73].
Gambar 73. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 2
Cari
Fitur cari bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman
utama melalui menu Cari [Gambar 32].
Ketika seorang staf sekretariat mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah
halaman yang berisi formulir kriteria pencarian beserta tabel daftar rapat yang dicari [Gambar
74].
53
Gambar74. Halaman Kriteria Pencarian Rapat
Apabila staf sekretariat mengosongkan semua kriteria, lalu menekan tombol ‘Cari’, maka
sistem akan menampilkan semua rapat dengan status non-konfidensial dan juga rapat
dengan status konfidensial apabila pengguna merupakan pemimpin atau anggota rapat yang
bersangkutan yang terdapat di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 75].
Gambar 75. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 1
Ketika staf sekretariat, ingin melihat halaman berikutnya, staf sekretariat menekan tombol
‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh staf
sekretariat [Gambar 76].
54
Gambar 76. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 2
Apabila staf sekretariat mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan mengosongkan
kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai
dengan kriteria pencarian tanggal yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan
singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan
‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 77].
Gambar 77. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksanaan Rapat
Apabila staf sekretariat mengisi kriteria jenis rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu
menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria
pencarian jenis rapat yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 78].
55
Gambar 78. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Jenis Rapat
Apabila staf sekretariat mengisi kriteria agenda rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu
menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria agenda
rapat yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama
rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil
dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 79].
Gambar 79. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Agenda Rapat
Apabila staf sekretariat mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan jenis rapat, serta
mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar
rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan jenis rapat yang dimasukkan oleh staf
sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai,
dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat
datanya [Gambar 80].
56
Gambar 80. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Jenis Rapat
Apabila staf sekretariat mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan agenda rapat, serta
mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar
rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf
sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai,
dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat
datanya [Gambar 81].
Gambar 81. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Agenda Rapat
Apabila staf sekretariat mengisi kriteria jenis rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan
kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai
dengan kriteria pencarian jenis rapat dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf
sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai,
57
dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat
datanya [Gambar 82].
Gambar 82. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Jenis Rapat dan Agenda Rapat
Apabila staf sekretariat mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat, jenis rapat, dan agenda
rapat, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan
kriteria pencarian tanggal, jenis rapat, dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf
sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai,
dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat
datanya [Gambar 83].
Gambar 83. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat, Jenis Rapat,
dan Agenda Rapat
58
Manual Petinggi Fakultas
Login dan Logout
Gambar 84. Login
Fitur login merupakan suatu fitur yang wajib digunakan oleh seluruh pengguna Sistem
Manajemen Rapat (Sirapat) sebelum mereka dapat mengakses semua fitur yang terdapat di
dalamnya. Fitur ini merupakan halaman utama sistem ini [Gambar 84]. Jika pengguna masih
belum login, maka tidak ada satu fiturpun yang dapat digunakan oleh pengguna tersebut.
Pengguna hanya perlu memasukkan username ke dalam field kosong yang tersedia untuk
username (begitu juga dengan passwordnya) kemudian memilih tombol ‘login’.
Setelah pengguna berhasil login, sistem akan menampilkan halaman utama tiap pengguna
[Gambar 85] disertai dengan Menu Bar yang berisi menu-menu yang dihasilkan sesuai role
tiap pengguna. Karena pengguna melakukan login sebagai petinggi fakultas, maka yang
ditampilkan adalah halaman utama petinggi fakultas yang berisi daftar rapat yang akan
datang dan rapat yang sudah berlalu yang diikuti oleh petinggi fakultas tersebut, beserta
keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga
ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya.
59
Gambar 85. Halaman Utama Petinggi Fakultas
Fitur logout dapat digunakan jika pengguna sudah melakukan semua yang perlu dilakukan
dengan fitur-fitur yang tersedia dan ingin menyudahi sesi-nya. Fitur logout dapat digunakan
melalui tombol di bagian atas sebelah kiri dari halaman utama pengguna [Gambar 85].
Setelah logout, halaman browser akan kembali ke halaman login.
60
Melihat Rapat
Petinggi fakultas dapat melihat detil rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang
ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan petinggi
fakultas [Gambar 86]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar
agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.
Gambar 86. Halaman Detil Rapat
Melihat Agenda
Petinggi fakultas dapat melihat detil agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada
agenda yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan
Petinggi fakultas [Gambar 87]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda
beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi
agenda tersebut.
61
Gambar 87. Halaman Detil Agenda
Petinggi fakultas dapat men-download file mengenai sebuah agenda rapat dengan memilih
tombol ‘Download’ pada sebuah file yang ingin di-download. Apabila file tersebut dalam
format PDF, sistem akan menampilkan isi dari file tersebut, [Gambar 88].
Gambar 88. Hasil dari Download File
62
Melihat Tindak Lanjut
Petinggi fakultas juga dapat melihat detil aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang
ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan Petinggi fakultas
[Gambar 89]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan deskripsi aksi beserta kemajuan yang telah
diperoleh dalam melakukan aksi tersebut.
Gambar 89. Halaman Detil Aksi
Mencetak Rapat Dalam Format Word Document
Petinggi fakultas dapat mencetak rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin
dicetak dalam format word document. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat
pilihan petinggi fakultas [Gambar 86]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat
beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Setelah itu
petinggi fakultas memilih tombol ‘save as doc’, sistem akan menampilkan konfirmasi
pencetakan file tersebut [Gambar 90].
Gambar 90. Konfirmasi Pencetakan File
63
Apabila petinggi fakultas memilih tombol ‘Open’, maka sistem akan menampilkan file rapat
sesuai dengan format word document [Gambar 91].
Gambar 91. Contoh hasil Open File Rapat
Apabila petinggi fakultas memilih tombol ‘Save’, maka sistem akan menampilkan konfirmasi
penyimpanan file [Gambar 92]. Setelah disimpan, file tersebut dapat diakses oleh petinggi
fakultas.
Gambar 92. Konfirmasi Penyimpanan File
64
Apabila petinggi fakultas memilih tombol ‘Cancel’, sistem akan menampilkan detil rapat
pilihan petinggi fakultas [Gambar 86]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat
beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Sistem tidak
melakukan pencetakan apapun.
Melihat Semua Rapat
Fitur semua rapat bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari
halaman utama melalui menu Semua Rapat [Gambar 85].
Ketika seorang petinggi fakultas mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah
halaman yang berisi daftar semua rapat yang akan datang dan daftar semua rapat yang
sudah berlalu yang tersimpan di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 93]. Dalam fitur ini, rapat yang
ditampilkan adalah rapat yang memiliki status non-konfidensial dan juga rapat dengan status
konfidensial apabila pengguna merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan.
Gambar 93. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 1
Ketika Petinggi fakultas, ingin melihat halaman berikutnya, Petinggi fakultas menekan tombol
‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh Petinggi
fakultas [Gambar 94].
65
Gambar 94. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 2
Cari
Fitur cari bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman
utama melalui menu Cari [Gambar 85].
Ketika seorang Petinggi fakultas mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah
halaman yang berisi formulir kriteria pencarian beserta tabel daftar rapat yang dicari [Gambar
95].
Gambar 95. Halaman Kriteria Pencarian Rapat
Apabila Petinggi fakultas mengosongkan semua kriteria, lalu menekan tombol ‘Cari’, maka
sistem akan menampilkan semua rapat dengan status non-konfidensial dan juga rapat
dengan status konfidensial apabila admin merupakan pemimpin atau anggota rapat yang
bersangkutan yang terdapat di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 96].
66
Gambar 96. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 1
Ketika Petinggi fakultas, ingin melihat halaman berikutnya, Petinggi fakultas menekan tombol
‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh Petinggi
fakultas [Gambar 97].
Gambar 97. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 2
Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan mengosongkan
kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai
dengan kriteria pencarian tanggal yang dimasukkan oleh Petinggi fakultas, beserta
keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga
67
ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar
98].
Gambar 98. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksanaan Rapat
Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria jenis rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu
menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria
pencarian jenis rapat yang dimasukkan oleh Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat
rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 99].
Gambar 99. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Jenis Rapat
Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria agenda rapat dan mengosongkan kriteria lainnya,
lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria
agenda rapat yang dimasukkan oleh Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat rapat
68
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 100].
Gambar 100. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Agenda Rapat
Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan jenis rapat, serta
mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar
rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan jenis rapat yang dimasukkan oleh Petinggi
fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan
lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya
[Gambar 101].
Gambar 101. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Jenis Rapat
Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan agenda rapat, serta
mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar
rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan agenda rapat yang dimasukkan oleh
69
Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu
mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin
dilihat datanya [Gambar 102].
Gambar 102. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Agenda Rapat
Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria jenis rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan
kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai
dengan kriteria pencarian jenis rapat dan agenda rapat yang dimasukkan oleh Petinggi
fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan
lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya
[Gambar 103].
Gambar 103. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Jenis Rapat dan Agenda Rapat
Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat, jenis rapat, dan agenda
rapat, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan
70
kriteria pencarian tanggal, jenis rapat, dan agenda rapat yang dimasukkan oleh Petinggi
fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan
lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya
[Gambar 104].
Gambar 104. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat, Jenis Rapat, dan Agenda Rapat
71
Manual Staf Biasa
Login dan Logout
Gambar 105. Login
Fitur login merupakan suatu fitur yang wajib digunakan oleh seluruh pengguna Sistem
Manajemen Rapat (Sirapat) sebelum mereka dapat mengakses semua fitur yang terdapat di
dalamnya. Fitur ini merupakan halaman utama sistem ini [Gambar 105]. Jika pengguna masih
belum login, maka tidak ada satu fiturpun yang dapat digunakan oleh pengguna tersebut.
Pengguna hanya perlu memasukkan username ke dalam field kosong yang tersedia untuk
username (begitu juga dengan passwordnya) kemudian memilih tombol ‘login’.
Setelah pengguna berhasil login, sistem akan menampilkan halaman utama tiap pengguna
[Gambar 106] disertai dengan Menu Bar yang berisi menu-menu yang dihasilkan sesuai role
tiap pengguna. Karena pengguna melakukan login sebagai staf biasa, maka yang ditampilkan
adalah halaman utama staf biasa yang berisi daftar rapat yang akan datang dan rapat yang
sudah berlalu yang diikuti oleh staf tersebut, beserta keterangan singkat rapat seperti nama
rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil
dari rapat yang ingin dilihat datanya.
72
Gambar 106. Halaman Utama Staf Biasa
Fitur logout dapat digunakan jika pengguna sudah melakukan semua yang perlu dilakukan
dengan fitur-fitur yang tersedia dan ingin menyudahi sesi-nya. Fitur logout dapat digunakan
melalui tombol di bagian atas sebelah kiri dari halaman utama pengguna [Gambar 106].
Setelah logout, halaman browser akan kembali ke halaman login.
Melihat Rapat
Staf biasa dapat melihat detil rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin
dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf biasa [Gambar
107]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan
daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.
73
Gambar 107. Halaman Detil Rapat
Melihat Agenda
Staf biasa dapat melihat detil agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang
ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan Staf biasa
[Gambar 108]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file
yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.
74
Gambar 108. Halaman Detil Agenda
Staf biasa dapat men-download file mengenai sebuah agenda rapat dengan memilih tombol
‘Download’ pada sebuah file yang ingin di-download. Apabila file tersebut dalam format PDF,
sistem akan menampilkan isi dari file tersebut, [Gambar 109].
Gambar 109. Hasil dari Download File
75
Melihat Tindak Lanjut
Staf biasa juga dapat melihat detil aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin
dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan staf biasa [Gambar
110]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan deskripsi aksi beserta kemajuan yang telah
diperoleh dalam melakukan aksi tersebut..
Gambar 110. Halaman Detil Aksi
Melihat Semua Rapat
Fitur semua rapat bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari
halaman utama melalui menu Semua Rapat [Gambar 106].
Ketika seorang staf biasa mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah
halaman yang berisi daftar semua rapat yang akan datang dan daftar semua rapat yang
sudah berlalu yang tersimpan di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 111]. Dalam fitur ini, rapat yang
ditampilkan adalah rapat yang memiliki status non-konfidensial dan juga rapat dengan status
konfidensial apabila pengguna merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan.
76
Gambar 111. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 1
Ketika staf biasa, ingin melihat halaman berikutnya, staf biasa menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh staf biasa [Gambar
112].
Gambar 112. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 2
Cari
Fitur cari bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman
utama melalui menu Cari [Gambar 106].
Ketika seorang staf biasa mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah
halaman yang berisi formulir kriteria pencarian beserta tabel daftar rapat yang dicari [Gambar
113].
77
Gambar 113. Halaman Kriteria Pencarian Rapat
Apabila staf biasa mengosongkan semua kriteria, lalu menekan tombol ‘Cari’, maka sistem
akan menampilkan semua rapat dengan status non-konfidensial dan juga rapat dengan
status konfidensial apabila admin merupakan pemimpin atau anggota rapat yang
bersangkutan yang terdapat di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 114].
Gambar 114. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 1
Ketika staf biasa, ingin melihat halaman berikutnya, staf biasa menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh staf biasa [Gambar
115].
78
Gambar 115. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 2
Apabila staf biasa mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan mengosongkan kriteria
lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan
kriteria pencarian tanggal yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 116].
Gambar 116. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksanaan Rapat
Apabila staf biasa mengisi kriteria jenis rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu
menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria
pencarian jenis rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat
seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk
melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 117].
79
Gambar 117. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Jenis Rapat
Apabila staf biasa mengisi kriteria agenda rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu
menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria agenda
rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat,
jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari
rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 118].
Gambar 118. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Agenda Rapat
Apabila staf biasa mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan jenis rapat, serta
mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar
rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan jenis rapat yang dimasukkan oleh staf
biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan
lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya
[Gambar 119].
80
Gambar 119. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Jenis Rapat
Apabila staf biasa mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan agenda rapat, serta
mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar
rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf
biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan
lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya
[Gambar 120].
Gambar 120. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Agenda Rapat
Apabila staf biasa mengisi kriteria jenis rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria
lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan
kriteria pencarian jenis rapat dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta
keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga
81
ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar
121].
Gambar 121. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Jenis Rapat dan Agenda Rapat
Apabila staf biasa mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat, jenis rapat, dan agenda rapat,
lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria
pencarian tanggal, jenis rapat, dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta
keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga
ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar
122].
Gambar 122. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat, Jenis Rapat, dan Agenda Rapat
Ada beberapa tambahan fitur untuk staf biasa yang memiliki tugas sebagai :
82
Manual Staf Biasa: Pemimpin Rapat
Ubah Rapat
Fitur ini hanya dapat digunakan apabila rapat yang bersangkutan belum dilaksanakan.
Apabila rapat sudah dilaksanakan, maka rapat tersebut sudah tidak dapat diubah data-
datanya.
Pemimpin rapat dapat mengubah rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin
diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan pemimpin rapat.
Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar
anggota yang mengikuti rapat tersebut. Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama rapat, jenis rapat, pemimpin rapat,
waktu mulai, waktu selesai, lokasi, dan keterangan [Gambar 123].
Gambar 123. Formulir Ubah Rapat
Apabila pemimpin rapat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field
keterangan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah rapat dengan pesan
“Field harus diisi semua” , sedangkan formulir ubah rapat berisi data mula-mula [Gambar
124].
83
Gambar 124. Pesan apabila pemimpin rapat mengosongkan field rapat
Pemimpin rapat mengubah data rapat, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan
kembali menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda
rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut, dan data rapat telah diperbaharui
[Gambar 125].
84
Gambar 125. Rapat Setelah Diperbaharui
Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan
halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar
anggota yang mengikuti rapat tersebut, tidak terjadi perubahan apapun.
Hapus Rapat
Fitur ini hanya dapat digunakan apabila rapat yang bersangkutan belum dilaksanakan.
Apabila rapat sudah dilaksanakan, maka rapat tersebut sudah tidak dapat dihapus data-
datanya.
Pemimpin rapat dapat menghapus rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang
ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan pemimpin rapat.
Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar
anggota yang mengikuti rapat tersebut.
85
Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan
pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus rapat : [nama rapat]?” dan ada
dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 126]
Gambar 126. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Rapat
Apabila pemimpin rapat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data rapat tersebut akan
terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman muka pemimpin rapat
dengan data rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi. Apabila pemimpin rapat memilih
tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil rapat
tanpa ada perubahan.
Manajemen Agenda
Tambah Agenda
Pemimpin rapat dapat menambah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Tambah’ pada
halaman detil rapat yang ingin ditambah agendanya. Sistem akan menampilkan halaman
agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan PIC, juga ditampilkan formulir
Tambah Agenda Rapat.
Untuk menambah agenda, pemimpin rapat dapat mengisi formulir tambah agenda yang
terdiri dari : [Gambar 127]
Gambar 127. Formulir Tambah Agenda Rapat
86
1. Field nama (isian tekstual): untuk memasukkan nama agenda yang akan dibuat, field
ini tidak boleh dikosongkan.
2. Field divisi (drop down menu): untuk memilih divisi yang bertanggung jawab atas
agenda tersebut, harus dipilih.
3. Field PIC (drop down menu): untuk memilih staf yang bertanggung jawab terhadap
agenda tersebut, harus dipilih.
4. Field pembahasan (isian tekstual): untuk memasukkan hal-hal yang akan dibahas
dalam agenda tersebut, field ini tidak boleh dikosongkan.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan agenda yaitu:
Pesan “Semua field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih
kosong. [Gambar 128].
Gambar 128. Pesan Apabila Field dalam Formulir Agenda masih ada yang Kosong
Setelah formulir ini diisikan, pemimpin rapat bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila semua
data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan
menampilkan halaman agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan PIC yang
sudah dibuat, juga ditampilkan formulir Tambah Agenda Rapat [Gambar 129].
87
Gambar 129. Halaman Setelah Menambah Agenda Rapat
Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman
detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang
mengikuti rapat tersebut.
Ubah Agenda
Pemimpin rapat dapat mengubah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda
yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan
pemimpin rapat [Gambar 130]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda
beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi
agenda tersebut.
88
Gambar 130. Halaman Detil Agenda Rapat yang Akan Diubah
Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang
berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file
[Gambar 131].
Gambar 131. Halaman Ubah Agenda Rapat
89
Apabila pemimpin rapat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field
keputusan dan upload file), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah agenda
dengan pesan “Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah agenda berisi data
mula-mula [Gambar 132].
Gambar 132. Pesan apabila pemimpin rapat mengosongkan field agenda
Pemimpin rapat mengubah data agenda, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan
kembali menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan
daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, dan data agenda rapat telah
diperbaharui.
Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan
halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang
dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, tidak terjadi perubahan apapun.
Upload File
Pemimpin rapat dapat meng-upload file pada agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin ditambah file-nya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil
agenda pilihan pemimpin rapat [Gambar 130]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan
deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan
dalam menanggapi agenda tersebut.
90
Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang
berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file
[Gambar 131].
Untuk meng-upload file, pemimpin rapat memilih tombol ‘Browse’, sistem akan menampilkan
tempat pilihan file dan nama file yang akan di-upload [Gambar 133].
Gambar 133. Cari File yang akan Di-upload
Pemimpin rapat memilih file yang akan di-upload, kemudian memilih tombol ‘Open’, sistem
akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status
agenda, divisi, PIC, dan upload file, field upload field telah diisi dengan nama file yang akan
di-upload [Gambar 134].
91
Gambar 134. Field Upload File telah Diisi
Pemimpin rapat memilih tombol ‘Upload’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan
nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, ada
pesan yang mengatakan bahwa “File berhasil diupload” [Gambar 135].
Gambar 135. Pesan berhasil proses upload file
92
Hapus Agenda
Pemimpin rapat dapat menghapus agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda
yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan pemimpin
rapat [Gambar 130]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar
file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.
Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan
pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus agenda : [nama agenda]?” dan
ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 136]
Gambar 136. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Agenda
Apabila pemimpin rapat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data agenda tersebut akan
terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil rapat dengan data
agenda yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila pemimpin rapat memilih tombol
‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil agenda
[Gambar 130] tanpa ada perubahan.
Manajemen Tindak Lanjut (Aksi)
Tambah Aksi
Pemimpin rapat dapat menambah aksi dengan memilih tombol ‘Tambah’ pada halaman detil
agenda yang ingin ditambah aksinya. Sistem akan menampilkan halaman aksi yang berisi
daftar aksi, juga ditampilkan formulir Tambah Aksi [Gambar 137].
93
Gambar 137. Halaman Tambah Aksi
Untuk menambah aksi, pemimpin rapat dapat mengisi formulir tambah aksi yang terdiri dari :
[Gambar 138]
Gambar 138. Formulir Tambah Aksi
1. Field isi (isian tekstual): untuk memasukkan aksi apa yang akan dilakukan, field ini
tidak boleh dikosongkan.
2. Field Person In Charge (drop down menu): untuk memilih staf yang bertanggung
jawab atas aksi tersebut, harus dipilih.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan aksi yaitu:
Pesan “Semua field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih
kosong. [Gambar 139].
94
Gambar 139. Pesan Apabila Field dalam Formulir Aksi masih ada yang Kosong
Setelah formulir ini diisikan, pemimpin rapat bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila semua
data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan
menampilkan halaman aksi yang berisi daftar aksi, yang sudah dibuat, juga ditampilkan
formulir Tambah Aksi [Gambar 140].
Gambar 140. Halaman Setelah Menambah Aksi
Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman
detil agenda yang berisi deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar
aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.
95
Ubah Aksi
Pemimpin rapat dapat mengubah aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin
diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan pemimpin rapat
[Gambar 141]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir
diperbaharui dari aksi yang bersangkutan.
Gambar 141. Halaman Detil Aksi yang Akan Diubah
Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang
berisikan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan [Gambar
142].
Gambar 142. Halaman Ubah Aksi
96
Apabila pemimpin rapat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field
kemajuan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah aksi dengan pesan
“Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah aksi berisi data mula-mula [Gambar
143].
Gambar 143. Pesan apabila pemimpin rapat mengosongkan field aksi
Pemimpin rapat mengubah data aksi, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali
menampilkan halaman deskripsi aksi, dan data aksi telah diperbaharui.
Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan
halaman deskripsi aksi, tidak terjadi perubahan apapun.
Hapus Aksi
Pemimpin rapat dapat menghapus aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin
dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan pemimpin rapat [Gambar
141]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari
aksi yang bersangkutan.
Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan
pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus aksi ini?” dan ada dua pilihan
tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 144]
97
Gambar 144. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Aksi
Apabila pemimpin rapat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data aksi tersebut akan terhapus
dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil agenda dengan data aksi
yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Cancel’, maka
sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil aksi [Gambar 141] tanpa ada
perubahan.
Mengisi Absensi
Pemimpin rapat dapat mengisi absensi dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin
diisi absensinya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan pemimpin rapat.
Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar
anggota yang mengikuti rapat tersebut [Gambar 145]
98
.
Gambar 145. Pemimpin Rapat Melihat Detil Rapat
Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Isi Absensi’. Sistem akan menampilkan halaman
yang berisikan nama staf dan status kehadiran, juga ada pilihan ‘Hadir’ untuk menandai
peserta rapat yang hadir dan ‘Absen’ untuk menandai peserta rapat yang tidak hadir
[Gambar 146].
Gambar 146. Halaman Absensi
99
Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman
detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang
mengikuti rapat tersebut, dengan daftar absensi telah diperbaharui.
Mencetak Daftar Absensi
Pemimpin rapat dapat mencetak daftar absensi dengan menekan tombol ‘Print Form Absensi’ pada rapat yang ingin dicetak daftar absensinya. Setelah itu, sistem akan
menampilkan detil rapat pilihan pemimpin rapat. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan
deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut
[Gambar 145]
Setelah itu sistem akan menampilkan daftar absensi yang siap dicetak.
Manual Staf Biasa: PIC Agenda
Ubah Agenda
PIC agenda dapat mengubah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang
ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan PIC agenda
[Gambar 147]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file
yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.
Gambar 147. Halaman Detil Agenda Rapat yang Akan Diubah
100
Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang
berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file
[Gambar 148].
Gambar 148. Halaman Ubah Agenda Rapat
Apabila PIC agenda mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field
keputusan dan upload file), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah agenda
dengan pesan “Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah agenda berisi data
mula-mula [Gambar 149].
101
Gambar 149. Pesan apabila PIC agenda mengosongkan field agenda
PIC agenda mengubah data agenda, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali
menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar
aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, dan data agenda rapat telah
diperbaharui.
Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan
halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang
dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, tidak terjadi perubahan apapun.
Upload File
PIC agenda dapat meng-upload file pada agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada
agenda yang ingin ditambah file-nya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda
pilihan PIC agenda [Gambar 147]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda
beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi
agenda tersebut.
Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang
berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file
[Gambar 148].
Untuk meng-upload file, PIC agenda memilih tombol ‘Browse’, sistem akan menampilkan
tempat pilihan file dan nama file yang akan di-upload [Gambar 150].
102
Gambar 150. Cari File yang akan Di-upload
PIC agenda memilih file yang akan di-upload, kemudian memilih tombol ‘Open’, sistem akan
menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status
agenda, divisi, PIC, dan upload file, field upload field telah diisi dengan nama file yang akan
di-upload [Gambar 151].
Gambar 151. Field Upload File telah Diisi
103
PIC agenda memilih tombol ‘Upload’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan
nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, ada
pesan yang mengatakan bahwa “File berhasil diupload” [Gambar 152].
Gambar 152. Pesan berhasil proses upload file
Hapus Agenda
PIC agenda dapat menghapus agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda
yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan PIC agenda
[Gambar 147]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file
yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.
Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan
pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus agenda : [nama agenda]?” dan
ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 153]
Gambar 153. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Agenda
Apabila PIC agenda memilih, tombol ‘OK’, maka semua data agenda tersebut akan terhapus
dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil rapat dengan data agenda
104
yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Cancel’, maka
sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil agenda [Gambar 147] tanpa
ada perubahan.
105
Manajemen Tindak Lanjut (Aksi)
Tambah Aksi
PIC agenda dapat menambah aksi dengan memilih tombol ‘Tambah’ pada halaman detil
agenda yang ingin ditambah aksinya. Sistem akan menampilkan halaman aksi yang berisi
daftar aksi, juga ditampilkan formulir Tambah Aksi [Gambar 154].
Gambar 154. Halaman Tambah Aksi
Untuk menambah aksi, PIC agenda dapat mengisi formulir tambah aksi yang terdiri dari :
[Gambar 155]
Gambar 155. Formulir Tambah Aksi
106
1. Field isi (isian tekstual): untuk memasukkan aksi apa yang akan dilakukan, field ini
tidak boleh dikosongkan.
2. Field Person In Charge (drop down menu): untuk memilih staf yang bertanggung
jawab atas aksi tersebut, harus dipilih.
Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan agenda yaitu:
Pesan “Semua field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih
kosong. [Gambar 156].
Gambar 156. Pesan Apabila Field dalam Formulir Aksi masih ada yang Kosong
Setelah formulir ini diisikan, PIC agenda bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila semua
data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan
menampilkan halaman aksi yang berisi daftar aksi, yang sudah dibuat, juga ditampilkan
formulir Tambah Aksi [Gambar 157].
107
Gambar 157. Halaman Setelah Menambah Aksi
Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman detil
agenda yang berisi deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi
yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.
Ubah Aksi
PIC agenda dapat mengubah aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin diubah
datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan PIC agenda [Gambar 158].
Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi
yang bersangkutan.
108
Gambar 158. Halaman Detil Aksi yang Akan Diubah
Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang
berisikan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan [Gambar
159].
Gambar 159. Halaman Ubah Aksi
Apabila PIC agenda mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field
kemajuan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah aksi dengan pesan
“Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah aksi berisi data mula-mula [Gambar
160].
109
Gambar 160. Pesan apabila PIC agenda mengosongkan field aksi
PIC agenda mengubah data aksi, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali
menampilkan halaman deskripsi aksi, dan data aksi telah diperbaharui.
Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan
halaman deskripsi aksi, tidak terjadi perubahan apapun.
Hapus Aksi
PIC agenda dapat menghapus aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin
dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan PIC agenda [Gambar 158].
Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi
yang bersangkutan.
Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan
pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus aksi ini?” dan ada dua pilihan
tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 161]
Gambar 161. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Aksi
110
Apabila PIC agenda memilih, tombol ‘OK’, maka semua data aksi tersebut akan terhapus dari
basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil agenda dengan data aksi yang
dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem
tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil aksi [Gambar 158] tanpa ada
perubahan.
111
Manual Staf Biasa: PIC Tindak Lanjut
Ubah Aksi
PIC tindak lanjut dapat mengubah aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin
diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan PIC tindak lanjut
[Gambar 162]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir
diperbaharui dari aksi yang bersangkutan.
Gambar 162. Halaman Detil Aksi yang Akan Diubah
Setelah itu PIC tindak lanjut memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang
berisikan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan [Gambar
163].
112
Gambar 163. Halaman Ubah Aksi
Apabila PIC tindak lanjut mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali
field kemajuan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah aksi dengan pesan
“Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah aksi berisi data mula-mula [Gambar
164].
Gambar 164. Pesan apabila PIC tindak lanjut mengosongkan field aksi
PIC tindak lanjut mengubah data aksi, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan
kembali menampilkan halaman deskripsi aksi, dan data aksi telah diperbaharui.
113
Apabila PIC tindak lanjut memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan
halaman deskripsi aksi, tidak terjadi perubahan apapun.
Hapus Aksi
PIC tindak lanjut dapat menghapus aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin
dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan PIC tindak lanjut [Gambar
162]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari
aksi yang bersangkutan.
Setelah itu PIC tindak lanjut memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan
pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus aksi ini?” dan ada dua pilihan
tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 165]
Gambar 165. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Aksi
Apabila PIC tindak lanjut memilih tombol ‘OK’, maka semua data aksi tersebut akan terhapus
dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil agenda dengan data aksi
yang dihapus tidak ditampilkan lagi. Apabila PIC tindak lanjut memilih tombol ‘Cancel’, maka
sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil aksi [Gambar 162] tanpa ada
perubahan.
114
Manual Instalasi
Proses instalasi sistem dilakukan dengan menduplikasi files yang terkait dengan sistem
beserta folder-nya ke dalam folder /web/root yang terdapat pada puspa.cs.ui.ac.id.
Setelah itu dilakukan pengaturan basis data sistem melalui
https://puspa.cs.ui.ac.id/phppgadmin.
Pengaturan basis data dilakukan dengan meng-import file SQL yang ada ke dalam
basis data sirapat yang ada di dalam basis data sifasilkom (sifasilkom > sirapat).
Kemudian dilakukan pemasukan data-data pendukung seperti staf yang terlibat dalam
sistem serta jenis rapat yang sudah ada selama ini.
Gambar 166. Halaman struktur basis data sifasilkom
Gambar 167. Create Table dalam basis data sirapat
115
Gambar 168. Basis data selesai diatur
116